planificacion eventos sociales

Objetivos

Pregunta al patrocinador cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar el

evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificación –

muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos–.

Pregúntate si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más

barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.

Comité de planificación y el papel del coordinador

Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su

representante, además de representantes de todos los implicados (entidades,

instituciones, público beneficiario, etc.).

Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo en

equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no es

cierto en cuanto a comités de planificación.

Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones.

A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizada para

ordenar pagos.

Público beneficiario

Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus

necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta.

Investiga lo que están haciendo tus competidores directos o asociaciones similares

para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio

en la demanda.

Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la posibilidad de

organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión

por Internet.

Presupuesto

Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible.

Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial

porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en las otras

decisiones que habrás que tomar.

Determina quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada capítulo

de gastos

Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos.

Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro

vas a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.

Formato y duración

Decide qué formato se adapta mejor al público beneficiario.

Al establecer la duración del evento, sé realista.

Asistencia prevista

Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo.

Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones

sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso, puede ahorrarte

mucho dinero y estrés a la larga).

Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a

necesitar un intérprete.

Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a utilizar

a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales.

Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participan

personalidades, exigirán medidas de seguridad.

Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.

Programación

Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de antelación.

Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado, tendrás

que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de avión (en su

caso), comidas, y salas de reunión o lugares de celebración.

Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones escolares,

otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y las condiciones

meteorológicas previstas, puesto que todos estos factores pueden influir

negativamente en la asistencia.

Contrata a los conferenciantes con mucha antelación.

Destino y lugar de celebración

Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración (que

desde luego debe adaptarse bien al formato).

Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar de celebración

accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de los asistentes. (Con el auge de

los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces por carretera y ferrocarril, en algunos casos

se puede pasar por alto esta recomendación.)

Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas y

desventajas de cada uno de ellos.

Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de

diferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convenciones rural a

media hora por carretera de un aeropuerto internacional.

Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organización o a un experto

externo, prepara una petición de presupuesto detallada.

Haz una selección rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan

proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido expresamente

recomendados.

Ten siempre un plan para situaciones improvistas.

Aunque la rápida expansión del Internet lo hace innecesario, en el caso de eventos de

envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita de inspección al

lugar de celebración.

ELEMENTOS A CONSIDERAR PARA REALIZAR UNA CAMPAÑA DE VENTAS DE PROMOCIÓN

Para realizarla, deberás contar, al menos, con algunos de los siguientes materiales: artículos

promocionales de la empresa, catálogos y folletos de tus productos, letreros o carteles,

mantas promocionales y anuncios de publicidad, exhibidores y sus accesorios. Asimismo,

deberás preparar el programa de acciones de promoción y relaciones públicas, que puede

incluir la organización de concursos, rifas y juegos para tus clientes y la asistencia de tu

empresa a ferias de productores y distribuidores. La mayor contribución que recibirá tu

empresa al participar con sus ejecutivos de ventas en este tipo de acciones se dará en las áreas

de capacitación, soporte, ayuda e impulso a sus esfuerzos de venta.

Las 5 claves principales para organizar un evento con éxito

System Account

03:57 AM

Las 5 claves principales para organizar un evento con éxito

Busque un experto en

Cómo ser un anfitrión de primera clase

Aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing y dejan demasiados aspectos al azar. Los

eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero, al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto comunica.

Ex igen un gran cuidado de todos los detalles.

Productos recomendados:

Le recomendamos que eche un ojo a los productos para pequeñas y medianas empresas de Microsoft.

Resumen:

• Si las Relaciones Públicas podrían definirse como “el arte de hacer un buen trabajo y saber comunicarlo”, en un evento absolutamente todo comunica.

• El amplio abanico de detalles en juego es lo que entraña la complejidad del asunto.

• Los elementos clave a cuidar son una buena razón para organizar un evento, un anfitrión y unos invitados, por definición,

un espacio adecuado donde llevarlo a cabo y un concepto meditado que lo envuelva.

• En los matices está lo esencial de cada uno de los elementos clave, como sucede con la mayoría de los trabajos que emprendemos.

• Podemos crear la oportunidad para pasar un buen rato y ¿por qué no? tal vez, incluso, hacer historia.

Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal,

ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por

haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente

todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante

éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento

simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.

Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito, diría que son básicamente las 5 siguientes:

1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos

asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y

memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.

Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada telefónica,

el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado,

sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.

2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro

en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa

formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que

queremos asociar a nuestra marca.

Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que se entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos

hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza.

La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivos vestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección

en torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputación se va construyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en

línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.

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para su negocio.

Ana Costas, Directora

General de Marco de

Comunicación en

Madrid

Si lo desea puede

escribir un mail

indicando la persona a

la que va dirigido y

realizar cuantas

preguntas,

sugerencias o

comentarios desee.

Recibirá su

contestación lo antes

posible.

Muchas gracias.

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3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace,

quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida

privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía.

La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos de este

evento? Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.

Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de nuestro concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre,

sin descuidar a los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión mediática y llegue a otros públicos potenciales.

4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso.

Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que

hayamos actuado en contra de nuestros intereses.

Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas. Con esto,

detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración

innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirán que los

invitados se queden o provocará que se marchen.

Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecemos un trato personalizado.

5. Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto

elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitac ión de la zona para que sea posible cubrir

todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de

soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en

cualquiera de los demás aspectos.

Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para

rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.

Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.

• Hablamos cuando

nuestra boca calla

• La Imagen Personal,

un activo muy

importante a cuidar

• Protocolo

Empresarial: una

buena inversión

• El poder de los

pequeños detalles

• Si su empresa no

comunica, no existe.

ejemplo

PROMOCIONES EN EL PUNTO DE VENTA (POP)

El principal beneficio que se busca en una campaña de este tipo es generar mayores ventas de

las que se obtienen en periodos regulares, ayudándose del mejor uso de sus aparadores y

exhibidores -para atraer la atención de los clientes y despertarles el interés por ingresar al

local- y de un excelente servicio por parte de los vendedores para persuadirlos a realizar la

compra.

A continuación te presento una lista descriptiva de las principales ayudas de venta que tienes a

tu disposición para estructurar una exitosa campaña de promoción de tus ventas:

*Artículos promocionales.- Son artículos útiles y de bajo costo para entregar a tus clientes en

épocas específicas (aniversario, ferias, etc), asegurándote que resalte en ellos el nombre de tu

empresa, dirección, teléfono, URL y correo-e.

* Audiovisuales de la empresa y sus productos.- Para lo cual deberás contar con un monitor de

TV, reproductora de video y videocámara con casetes, así como materiales impresos y todo

tipo de accesorios que te ayuden a educar a tus clientes y demostrar tus productos.

* Manuales de información, guías o instructivos para el consumidor.- Consiste en materiales

impresos o de audio y video que diseñas para educar a tus clientes sobre cómo ensamblar el

producto o instalar los equipos, o bien, para brindar consejos sobre una amplia variedad de

tópicos.

* Programas de rifas, concursos y juegos.- Son herramientas promocionales de ayuda que

sirven para despertar el interés y entusiasmar a tus clientes en el lanzamiento de un nuevo

producto o una nueva línea de productos o servicios.

* Cupones.- Estos pequeños certificados impresos ayudan a incrementar el tráfico en los POP,

distribuyéndolos a través de periódicos, revistas de la localidad o volantes entregados en mano

o enviados por correo. Algunos consultores recomiendan, incluso, que admitas los cupones

que emiten tus competidores, igualando sus ofertas. Los cupones más populares son aquellos

que ofrecen porcentajes de descuento en determinados productos de entre el 10 y el 15 por

ciento con respecto al precio regular de venta al público.

* Demostraciones.- Estas actividades consisten en presentar en acción tu producto o servicio

ante amplios auditorios en ferias, centros comerciales o programas de televisión, donde se

muestra cómo funcionan y la mejor forma de usarlos.

* Exhibidores.- Accesorios en el interior de las tiendas que te ayudan a presentar de manera

diferente y creativa tu mercancía, para lograr atraer la atención del público y despertar su

interés.

* Aparadores.- A diferencia de los exhibidores, son accesorios externos de la tienda en los que,

por su naturaleza estática, se recomienda presentar los artículos de moda o de colección que

despierten la curiosidad y el interés entre los transeúntes.

* Artículos o servicios de cortesía- Este tipo de promoción regularmente se usa al lanzar un

nuevo producto o línea de productos, entregándolos a los clientes bajo un precio de venta

simbólico, o como un obsequio en la compra de otro artículo (en esta categoría se incluyen

tanto las promociones por una sola vez, como aquellas que son por tiempo indefinido).

* Pago de comisiones extraordinarias.- Son utilizadas cuando los supervisores deseas

incentivar a su fuerza de ventas para realizar un mayor esfuerzo de ventas, ofreciendo

comisiones más altas durante un tiempo limitado.

* Certificados de garantía de oferta.- Los cuales consisten en entregarlos a tus clientes cuando

la tienda haya agotado las existencias de alguna mercancía anunciada bajo un precio especial o

de oferta. El certificado autorizará a su poseedor a comprar el artículo al precio publicitado

cuando sea surtido de nuevo por el proveedor.

* Reembolsos de dinero parciales por parte del productor.- Este tipo de promoción puedes

utilizarla junto con tus distribuidores en la compra de ciertos productos o volúmenes de

compra específicos.

* Dotación de muestras del producto.- A través de ellas se puede inducir a los clientes a probar

el producto entregándolo de manera gratuita, esperando que lo compre en ese momento o en

el futuro.

* Desfiles (pasarelas), conciertos y shows.- Puedes utilizar este tipo de eventos cuando

consideres que el movimiento junto al producto juegue un papel fundamental.

* Eventos especiales.- Organiza tus eventos de promoción relacionándolos con una amplia

variedad de celebraciones que incluyan aniversarios, inauguraciones de un local, ventas de

pre-temporada, ventas nocturnas, venta de regreso a clases, ventas de locura, ventas de los

compradores etc. También puedes participar en actividades de relaciones públicas como:

fiestas religiosas, fiestas de la comunidad, fiestas estatales y nacionales, ventas de

estacionamiento, ventas para ayudar a resolver o mitigar algún problema social (drogadicción,

abuso a mujeres o menores, ferias de empleo) y otros.

* Promociones conjuntas.- Únete con una o más empresas para planear, financiar y conducir

eventos de interés, de manera conjunta.

* Promociones de intercambio.- Ofrece pagos a tus clientes por intercambiar sus artículos de

modelo antiguo por uno nuevo, del mismo tipo o características similares.

* Ferias de productores y distribuidores.- Participa como asociación en este tipo de eventos

junto con otros productores y distribuidores, aprovechando una oportunidad de exhibir tus

productos/ servicios a compradores mayoristas y minoristas.

* Cupones de descuento o libretas de Estampillas.- Entrega cupones o estampillas impresas a

tus clientes que representen un porcentaje o cantidad de descuento en las compras que

realizan, las cuales se pueden redimir directamente en caja, o pegar en una hoja o libreta, que

se intercambia por algún producto determinado al ser llenada.

Diez claves para que tu evento sea perfecto (y II)

Continuando con la serie de consejos para un evento perfecto, van los cinco siguientes:

6) Backchannel.

Si hay un detalle que ha cambiado el comportamiento de los asistentes a un evento, es

el backchannel. Se trata de algo tan sencillo como colocar una pantalla lateral que muestra en

tiempo real los comentarios del evento en Twitter bajo la etiqueta creada. Hay

varias herramientas que te ayudan a crear el backchannel y el evento ganará: interacción entre

asistentes, ponentes, organizadores y seguidores tuiteros; visibilidad on line y posicionamiento

SEO; debates y preguntas en directo; análisis de la satisfacción de manera instantánea…

7) Streaming.

Contar con un servicio de videocasting es fundamental si se desea tener un gran impacto. Hoy

en día el coste del streaming es bastante asequible sobre todo si se relaciona con la relevancia

y visibilidad que aporta. Además, la posibilidad de colgar el evento en plataformas como

YouTube es otro punto a tener en cuenta.

8) Pausas.

Planificar descansos de diez minutos cada dos horas es lo normal. Es el tiempo necesario para

un café, un cigarrito, una llamada, o estirar las piernas… Además, si hay varios ponentes se

debe dejar un breve margen entre ellos, para que se acomoden, prueben sus presentaciones,

etc.

9) Networking.

Si tras el preceptivo turno de ruegos y preguntas se organiza un coffee break,

aperitivo, catering o similar (basta con unas cañas y refrescos) se conseguirá conectar a los

asistentes y generar un networking activo. Si el ponente se queda, el éxito está asegurado. Es

importante que se celebre en el mismo lugar para no perder asistentes.

10) Post evento.

Tan importante como organizar un evento es el análisis de sus resultados a posteriori. Se

necesita articular procedimientos para el seguimiento y medición de la satisfacción de

asistentes y ponentes. En los puntos anteriores hemos visto varias herramientas (etiqueta de

Twitter y backchannel) que nos ayudan a conocer la opinión de los participantes, pero hay tres

fundamentales: encuestas, votaciones y debates. Si el evento cuenta con un grupo en LinkedIn

es muy interesante abrir un debate sobre las conclusiones del acto: los asistentes suelen

participar activamente para alargar el networking y conseguir visibilidad. Las encuestas tienen

el inconveniente del escaso índice de respuesta: generalmente encontramos opiniones

extremas, ya que solo contestan los insatisfechos y los súper satisfechos. Las votaciones suelen

ser más dinámicas: en Iniciador Burgos seleccionamos varias frases del ponente y lanzamos la

elección de la mejor. Hay más alternativas tan válidas como las anteriores, pero algo hay que

hacer, porque si se puede medir, se puede mejorar.

No he entrado a valorar la convocatoria y su difusión, y seguro que además me he dejado

algún punto clave que estaré encantado de añadir. ¿Qué echas en falta cuando asistes a

eventos?

Cómo ser un anfitrión de primera clase

Aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está

especificado en su plan de marketing y dejan demasiados aspectos al azar.

Los eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero, al mismo

tiempo, quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto comunica. Exigen un

gran cuidado de todos los detalles.