4. Como organizar o arquivo administrativo (1)

Como organizar o Arquivo

Questões prévias

4. Como organizar o arquivo administrativo (2)

• A organização do arquivo administrativo exige a equação de várias questões prévias das quais se destacam:

– Consciência das necessidades.

– Reunião de trabalho.

– Quando começar a organização?

– Documentação mínima necessária.

4. Como organizar o arquivo administrativo (3)

• Quanto à consciência das necessidades há que abordar:

– Necessidades presentes e perspectivas futuras.• Exige elaboração de bom plano de trabalho• Exige conhecimento de técnicas de organização

– Particularidade dos serviços.– Razão da necessidade de (re)organização.

• Razões habituais• Razões técnicas

4. Como organizar o arquivo administrativo (4)

• A necessidade de (re)organizar o arquivo administrativo tem duas ordens de razões:

– Razões habituais:• Falta de espaço

• Impossibilidade de encontrar documentos

• Mudança de responsáveis ou funcionários

– Razões técnicas:• Acessibilidade à informação / apoio à decisão

• Conservação e eliminação

• Preservação da memória institucional

4. Como organizar o arquivo administrativo (5)

• A organização deve ser iniciada com uma reunião de trabalho com responsáveis e funcionários dos serviços e com quem coordena a organização, tendo em vista obter:

– Uma análise do problema.– Uma fixação de objectivos.– Um consenso.

4. Como organizar o arquivo administrativo (6)

• Na análise do problema analisam-se quais as disfunções existentes no arquivo, sendo as mais comuns:

– Acumulação de documentos– Mudanças na composição do quadro de pessoal– Alteração de dependência hierárquica de tarefas atribuídas– Indefinição de tarefas atribuídas a cada posto de trabalho– Diferentes critérios de arquivo entre os funcionários– Falta de uniformização dos circuitos dos documentos– Inexistência de um arquivo geral e de um sistema de arquivo– Mobiliário insuficiente ou inadequado– Utilização insuficiente ou inapropriada dos meios informáticos– Falta de normalização de impressos

4. Como organizar o arquivo administrativo (7)

• Para a análise dos problemas no arquivo de um serviço será de grande utilidade a utilização de um questionário que permita reflectir:

– Sobre a situação actual dos documentos

• Adequação às funções que devem cumprir

• Circuito que descrevem no serviço e na instituição

• Tipo de suporte e eventual transferência do mesmo

• Características e dificuldades no arquivamento

– Sobre as funções e actividades dos serviços

4. Como organizar o arquivo administrativo (8)

• Após a análise dos problemas devemos fixar os objectivos principais que a organização pretende atingir e que podem ser a quatro níveis:

– Organização dos documentos

– Gestão e controlo de processos

– Gestão automatizada de documentos

– Gestão da Informação

4. Como organizar o arquivo administrativo (9)

• Quanto à organização dos documentos ela compreende:

– Identificação das séries de documentos

– Classificação

– Elaboração do Quadro de Classificação

– Ordenação

– Instalação

– Instrumento de recuperação da informação

– Normas de arquivo

4. Como organizar o arquivo administrativo (10)

• Quanto à gestão e controlo de processos deve-se atender fundamentalmente a:

– Normalização de formulários

– Racionalização de procedimentos

4. Como organizar o arquivo administrativo (11)

• Na gestão automatizada de documentos poderemos equacionar:

– Gestão do correio electrónico

– Digitalização ou miniaturização de documentos em papel

– Necessidade de sistemas automatizados de gestão documental

4. Como organizar o arquivo administrativo (12)

• Quanto à gestão da informação em sentido global será equacionado o papel de cada serviço no contexto da instituição:

– Gestão de todos os documentos dos serviços

– Ligação a outras fontes de informação

4. Como organizar o arquivo administrativo (13)

Objectivo principal

Gestão e controlo da informação

Só possível somando três factores

• Boa organização dos documentos• Boa coordenação do sistema de arquivo

•Software adequado à realidade de cada serviço

4. Como organizar o arquivo administrativo (14)

Os objectivos devem ser realistas e estar de acordo com os recursos materiais e os recursos humanos

existentes.

4. Como organizar o arquivo administrativo (15)

• A (re)organização do arquivo administrativo necessita de um completo consenso em todo o serviço:

– Da necessidade de (re)organizar o arquivo.

– A actual organização não corresponde às necessidades.

– O arquivo é tarefa exclusiva dos funcionários administrativos.

– Com os técnicos apenas devem permanecer os processos pendentes e documentação informativa auxiliar.

4. Como organizar o arquivo administrativo (16)

• Quando começar a organização?

– De acordo com as funções do serviços e dos timings para o seu cumprimento.

– O momento arquivístico ideal é normalmente o segundo semestre do ano:

• Porque a organização deve partir da análise dos documentos mais recentes.

• Porque existe uma visão mais completa dos assuntos tratados pelo serviços.

4. Como organizar o arquivo administrativo (17)

• A organização deve iniciar-se e continuar-se:

– Fora do horário normal de expediente.– Evitando os horários de atendimento:

• Ao público externo

• Ao público interno

– Fixando horários para o efeito durante o qual não se cumprem outras tarefas.

4. Como organizar o arquivo administrativo (18)

• A organização deve iniciar-se ainda com a preparação do espaço físico para o efeito:

– Disponibilidade de uma mesa grande de trabalho.

– Existência de uma estante apropriada livre para a colocação da documentação a tratar.

– Localização em área que não complique o trabalho diário do serviço.

4. Como organizar o arquivo administrativo (19)

• Para o início da organização do arquivo, devemos ainda ter à disposição um mínimo de material:

– Lápis e folhas de papel formato DIN A4.

– Capas de arquivo e capilhas de papel ou cartolina.

– Etiquetas adesivas e de diferentes cores (que evitam escrever nos documentos).

– Caixas de arquivo tipo francês

– Folhas de índice de cartolina

– Arquivador com fichas de cartolina em branco.

4. Como organizar o arquivo administrativo (20)

• A organização da documentação administrativa, exige ainda a recolha de documentação fundamental:

– Legislação geral que afecte o serviço e instituição.

– Regulamentos internos que se apliquem ao serviço.

– Normas de procedimento existentes para tramitação de assuntos.

– Organograma da instituição.

– Informações dos responsáveis dos serviços que afectem a organização do mesmo.

– Relatórios anuais de actividades.

– Manuais de arquivística.

4. Como organizar o arquivo administrativo (21)

• O estudo da documentação relativa ao serviço e à instituição deve ser complementada por:

– Cursos de formação.– Reuniões de trabalho.– Congressos e seminários.– Contacto com serviços semelhantes com trabalho feito

nesta área.