avaliação de desempenho três tipos de abordagem: 1.financeira 2.por departamentos 3.por...

Avaliação de Desempenho

• Três tipos de abordagem:

1. Financeira

2. Por departamentos

3. Por procedimentos administrativos


Abordagem Financeira

• Vantagens:

1. Objetividade e clareza, por avaliar o desempenho em

termos de lucratividade e retorno sobre o capital

investido

2. Fácil aplicação, quando a contabilidade é bem organizada

3. É de grande utilidade não só para os administradores,

com também para os investidores e analistas de mercado


Abordagem Financeira

• Desvantagens:

1. Lentidão e atraso, pois as medidas são feitas após a

ocorrência dos fatos

2. Revela sintomas e não as causas

3. Instabilidade na credibilidade, pois os índices refletem o

passado e não necessariamente o momento presente da

avaliação


Abordagem por Departamentos

Vantagens:

1. Método ordenado e normativo que induz o envolvimento

dos funcionários na análise da forma de trabalho

2. Estimula o envolvimento entre os funcionários, o que

gera novas idéias


Abordagem por Departamentos

• Desvantagens:

1. Provoca uma rigidez na separação dos departamentos

2. Não envolve análises globais da empresa como um todo,

mas apenas de cada divisão: comercial; administrativo-

financeiro; industrial


Abordagem por Processos Administrativos

• Envolve análise de planejamento, controle, organização,

assessoria e lideranças

• Foco no equilíbrio organizacional, de modo a verificar se há um

desnível entre investimentos em produção e marketing, por

exemplo


Classes de Problemas

• Há cinco classes gerais de problemas que podem ser

detectados nas empresas através das avaliações de

desempenho: econômicos; financeiros; dados de gestão;

comportamentais e de clima organizacional



• Econômicos: preços em desacordo com o mercado, falta de

competitividade, prejuízos operacionais

• Financeiros: falta de capital de giro, atrasos em pagamentos,

altos níveis de endividamento



• Dados de gestão: falhas no acompanhamento do

desempenho da empresa, no atendimento ao cliente, nos

prazos de entrega

• Comportamentais: quadros de gestão desorientados, brigas

internas, falta de coordenação dos esforços



• Clima organizacional: qualidade do ambiente de cooperação,

visão que os funcionários têm da empresa, nível de

comprometimento dos mesmos


Gestão de Materiais

• Os gerentes de materiais devem fazer as seguintes perguntas:

Qual o desempenho atual? Qual deveria ser? O que é satisfatório e o que não é? Que ações corretivas são necessárias? Quem é o responsável? Quando deverá ser corrigido? Como acompanhar as correções?


Gestão de Materiais

• Como os gerentes de materiais acreditam que são avaliados:

Medida de Desempenho Percentagem de ImportânciaNíveis de estoque 87%Entrega nos prazos 80%Falta de estoques 71%Custo das compras 69%Custo de distribuição e transporte 53%Custo de armazenagem 29%Reclamação de clientes 27%Rentabilidade 20%Custos de produção 7%Outros 16%

Gestão de Estoques

• O gerente de materiais é o responsável pelo sucesso ou

fracasso operacional de sua área

• Ele pode delegar tarefas, responsabilidades e autoridade, mas

não a responsabilidade geral sobre o sucesso ou fracasso da

área como um todo

• Por isso deve estar sempre bem informado a respeito da

situação nas divisões e seções da área

Gestão de Estoques

• O controle que deve exercer é o acompanhamento do progresso

efetivo da área com relação aos objetivos e metas estipulados

no planejamento

• Como há muitas pessoas, tarefas, processos e materiais

envolvidos, o gerente deve selecionar os alvos de seu controle,

com base no impacto sobre o resultado final

Gestão de Estoques

Diretrizes do Controle de Estoques

a) coordenação dos setores envolvidos na compra, recebimento,

teste, aprovação, estocagem e pagamento a fornecedores

b) centralização das compras sob a direção de um especialista,

com rotinas de procedimento bem claras e definidas

c) utilização de cotações que possibilitem a maior redução de

preços possível na aquisição de suprimentos

d) criação de um sistema de conferência em que todas as

operações de compra e consumo sejam verificadas e aprovadas

Gestão de Estoques


e) estocagem de todos os materiais em locais previamente

designados, e sujeitos a supervisão direta

f) sistema de inventário rotativo que possibilite, a qualquer

momento, conhecero valor de cada item e o total dos materiais

em estoque

g) determinação de limites (mínimos e máximos) para cada item

do estoque

h) sistema de controle de estoque, com fornecimentos através de

requisição dos setores conforme as quantidades pedidas e no

tempo devido

Gestão de Estoques


i) sistema de controle que demonstre o custo de materiais em

cada estágio, desde a matéria-prima até os produtos acabados

j) emissão regular de relatórios de materiais comprados,

entregues, saldos, itens obsoletos, devoluções a fornecedores e

outras informações necessárias para uma boa avaliação do

desempenho

Gestão de Estoques

Regras para Política de Estoques

i) Minimização dos estoques de produtos acabados

j) Busca de parcerias com fornecedores

k) Classificação dos materiais pelo método ABC

l) Padronização de peças e equipamentos

m) Dimensionamento do estoque mínimo

Recebimento de Materiais

• Conferência das condições gerais e quantidade do material

recebido, de acordo com o pedido

• Os conferentes podem trabalhar com uma via integral do

pedido, uma via sem as quantidades ou às cegas, dependendo

da política da empresa

• A cada recebimento é emitido um relatório com descrição do

material, quantidade e outras informações pertinentes

Informações para Controle de Estoques

Inspeção de Recebimento

• Tarefa do Controle de Qualidade, que faz uma verificação

completa e precisa dos materiais recebidos, de acordo com as

especificações predeterminadas

• Por ser uma tarefa demorada e custosa, as inspeções são feitas

por amostragem, seguindo determinadas regras

• Em caso de rejeição, o setor de compras é informado, e este

informa o fornecedor, procurando-se então uma solução

Informações para Controle de Estoques

Saída de Materiais

• Exemplo de procedimento de requisição de material:

1. duas vias de requisição de materiais são entregues no Almoxarifado, que entrega o material e dá baixa na ficha de estoque, arquivando a 2a via

2. a 1a via é enviada à Contabilidade para lançamento na ficha de registro de materiais de cada item da requisição

3. essa mesma cópia da requisição irá apropriar o custo do departamento requisitante, ou a ordem de produção ou uma conta de gastos para absorver o custo do material

4. esta via servirá para elaboração do resumo das saídas de materiais do período

5. Não devemos esquecer que existem sistemas integrados que lançam on line as requisições

Registros para Controle de Estoques

Apropriação dos Materiais

• Todos os materiais usados na produção são entregues com uso

de requisições

• Para que o custo do material requisitado seja corretamente

contabilizado, a requisição deve conter o setor que fez a

requisição, centro de custo, quantidade, custo unitário e total

• A apropriação é feita através da leitura, classificação e

acumulação das requisições, de acordo com a destinação

desses materiais

Registros para Controle de Estoques

Custo Total do Estoque

CT = custo total anual

Q = lotes de compra

I = custo de manutenção do estoque

P = custo unitário do item

D = demanda anual prevista

B = custo da emissão de pedidos de compra

Índices para Controle de Estoques

2

QI

Q

DBDPCT

rotatividade do estoque – matérias-primas

RMP = rotação do estoque de matérias-primas

CMP = consumo de matérias-primas no período

E = estoque


2EE

CMPRMP

finalinicial

Prazo médio de reposição – matérias-primas

PMR = prazo médio de reposição das matérias-primas

T = dias do período


TCMP2EE

PMR

finalinicial

rotatividade do estoque – produtos acabados

RPA = rotação do estoque de produtos acabados

CPV = custo dos produtos vendidos

EPA = estoque dos produtos acabados


2EPAEPA

CPVRPA

finalinicial

Prazo médio de reposição – produtos acabados

PMR = prazo médio de reposição dos PA

T = dias do período


TCPV2EPAEPA

PMR

finalinicial

rotatividade dos pagamentos aos fornecedores

RPF = rotação dos pagamentos a fornecedores

CT = compras totais faturadas no período

CD = compras totais a dinheiro no período

SF = saldo das contas com fornecedores


2SFSFCDCT

RPFfinalinicial

Prazo médio de pagamento aos fornecedores

PMP = prazo médio de pagamento aos fornecedores


CDCT2SFSF

PMP

finalinicial

obsolescência

Índices para controle de estoques

totalestoquedovalor

obsoletoestoquedovalorIobsol

Horas paradas por falta de material

Índices para controle de estoques

sdisponíveihorasdetotal

materialdefaltaporparadashorasI paradashoras

Apresentação gráfica


• Objetivos básicos da função compra:

obter um fluxo contínuo de suprimentos, a fim de atender

aos programas de produção

coordenar esse fluxo com um mínimo de investimento

sem que afete a operacionalidade da empresa

Comprar aos menores preços, obedecendo a padrões de

quantidade e qualidade

procurar sempre os melhores interesses da empresa

através de negociações justas e honradas

Gestão de Compras

• Divisões básicas no gerenciamento das compras:

quanto ao pedido de compras

quanto ao valor de compras

quanto ao fornecedor

quanto à coleta de preços

quanto à eficácia geral

Gestão de Compras

Pedido de compra - quantidade

• Análise das quantidades de pedidos realizados em determinado

período

• Apuração das Solicitações de Compra e da proporção

transformada em Pedido de Compra

• São deduzidas as importações e os pedidos cancelados

Gestão de Compras

Pedido de compra - quantidade

Gestão de Compras

Pedido de Compra – colocação de pedido

• São separadas as compras feitas por coleta de preços das que

são feitas a dinheiro

• Controle dos pedidos que estão há mais de um período

predeterminado para serem colocados

• Apuração dos tempos médios das compras por coleta de preços

e a dinheiro

Gestão de Compras

Pedido de compra – colocação de pedido

Gestão de Compras

Pedido de compra – pedidos de compra em aberto

• São quantificados os pedidos de compra que ainda não foram

atendidos, separando-se aqueles que estão atrasados dos que

estão dentro do prazo

• As quantidades também são expressas em percentagens

Gestão de Compras

Pedido de compra – colocação de pedido

Gestão de Compras

Valor da compra – valor total

• São quantificados o valor total das compras do mês ou de outro

período e o número de compras, este através da soma das

quantidades de compras a dinheiro e por coleta de preços

Gestão de Compras

Valor da compra – valor total

Gestão de Compras

Valor da compra – compras a dinheiro

• Acompanhamento das compras a vista, através da

quantificação do valor total e do número desse tipo de compra

em determinado período

Gestão de Compras

valor da compra – compras a dinheiro

Gestão de Compras

Fornecedores – índice de qualidade

• Dentre os diversos fatores que diferenciam os fornecedores,

como preço, prazo de entrega e pagamento, a qualidade é o

único que o comprador não pode analisar diretamente,

dependendo de inspeção técnica.

• Relação entre a quantidade de itens rejeitados e a quantidade

total fornecida do item

• Medida básica da performance de cada fornecedor

Gestão de Compras

Fornecedores – índice de qualidade

Gestão de Compras

amostradaqtde

amostradarejeitadaqtdeIQ

recebidaquantidade

rejeitadaquantidadeIQ

amostra

Fornecedores – eficiência

• Uma das dificuldades do setor de compras, é a ocorrência de

consultas não respondidas, devido ao desinteresse do

fornecedor, dificuldades de comunicação, escolha equivocada

de potenciais fornecedores, entre outros

• Um índice de eficiência é obtido através da proporção de

propostas conseguidas em relação ao total de consultas

realizadas

Gestão de Compras

fornecedores – eficiência

Gestão de Compras

Coleta de preços – quantidade

• Quantificação do total de coletas abertas no período, coletas em

processo de cotação e as canceladas

• São consideradas canceladas aquelas que terminaram em

compras a dinheiro, em importações ou que realmente foram

canceladas

Gestão de Compras

Coleta de preços – quantidade

Gestão de Compras

Coleta de preços – tempo de compra através das coletas

• Acompanhamento do tempo na contratação dos fornecedores

para execução de serviços ou fornecimento de material

• Verificação do atraso nas coletas pendentes

• Em geral calcula-se o tempo médio através da média aritmética

dos processos dos últimos 6 meses

Gestão de Compras

Coleta de preços – tempo de compra através das coletas

Gestão de Compras

Coleta de preços – média de propostas

• Acompanhamento da eficiência dos fornecedores em função do

número de propostas recebidas para cada coleta de preços

emitida

• O gráfico exibe a média de propostas e o total de coletas

Gestão de Compras

Coleta de preços – média de propostas

Gestão de Compras

Eficácia Geral

• O grande número de variáveis na área de compras dificulta o

estabelecimento de procedimentos-padrão para análise da

eficácia

• Dois tipos de medidas: as relativas à administração

departamental e as relativas às compras propriamente ditas

• A seguir serão mostradas algumas medidas específicas da

função compras

Gestão de Compras

eficácia geral – custo do pedido de compra

• Envolve todas as despesas na operação do departamento, como

salários, viagens, telefone e outras

• O total é dividido pelo número de pedidos realizados

Gestão de Compras

emitidospedidosdenúmero

isoperacionadespesastotalCPC

eficácia geral – compras de emergência

• As compras de emergência ocorrem devido falhas na

programação ou imprevistos, e são mais custosas que as

compras programadas

• O índice de compras de emergência (ICE) é a proporção de

compras de emergência sobre as compras totais, em

quantidade de pedidos

Gestão de Compras

pedidosdetotalºn

emergênciacompraspedidosºnICE

eficácia geral – controle de poupanças obtidas

• A poupança é todo ganho financeiro conseguido pelo comprador

em suas negociações

• Exemplos: descontos sobre o menor preço da coleta;

substituição de materiais ou embalagens, redução em custo de

transporte, entre outros

Gestão de Compras

eficácia geral – controle de poupanças obtidas

Gestão de Compras

eficácia geral – controle por comprador

• A supervisão do trabalho dos compradores é realizada pelo

chefe de compras ou gerente de materiais

• É mostrado a seguir um exemplo de relatório de controle por

comprador de um departamento que faz compras para três

fábricas, F1, F2 e F3, sendo:

• SC1 = solicitação de compra recebida

• SC2 = solicitação de compra em processamento

• PC1 = pedidos com valores inferiores a $ 50.000

Gestão de Compras

Análise da Eficácia Geral

• Através de relatório que expõe uma visão completa do

departamento de compras, por seções ou por compradores

• Serve como base para estipulação dos objetivos e metas, bem

como seu acompanhamento, em relação ao que é realizado

• É importante comparar os índices realizados com índices-alvo

estabelecidos no planejamento da área

Gestão de Compras

Análise da Eficácia Geral

Gestão de Compras

• Processo de planejamento, revisão e análise, em que partes

distintas procuram um acordo e compromissos aceitáveis

• São utilizados como instrumentos de negociação conferências,

discussões e barganhas

• As decisões tomadas pelas partes em consenso transformam-se

em cláusulas contratuais

Negociações

Objetivos do comprador

a) obter um preço satisfatório e razoável

b) obter do fornecedor o cumprimento dos prazos e

condições contratuais

c) convencer o fornecedor a dar a máxima cooperação

d) desenvolver uma saudável e continuada relação

amistosa

com os fornecedores competentes

Negociações

Processo de negociação

• Inicia-se com a solicitação de propostas feita aos fornecedores e

é seguida pela preparação do comprador para a discussão das

propostas apresentadas

• Nessa preparação, o comprador deve avaliar suas limitações,

fraquezas e virtudes, assim como as dos fornecedores

envolvidos

Negociações

Barganha do fornecedor

• Fatores principais

a) Interesse do fornecedor pelo contrato

b) Certeza do fornecedor na obtenção do contrato

c) Tempo disponível para negociar

Negociações

Barganha do fornecedor – interesse pelo contrato

• O comprador pode sentir o interesse do fornecedor através da

freqüência com que o mesmo estabelece contatos e das

condições gerais do mercado

• Ambientes de crescimento econômico oferecem muitas

oportunidades de negócio e o interesse em cada negociação

diminui; por outro lado, em ambientes de recessão, as

oportunidades são escassas e cada negociação passa a ter

grande importância, diminuindo seu poder de barganha

Negociações

Barganha do fornecedor – certeza no contrato

• Quanto maior o grau de certeza dos fornecedores em relação à

competitividade de seus preços e qualidade de seus produtos

ou serviços, maior será seu poder de barganha, pois sabe que o

comprador não terá melhores alternativas no mercado

• A posição das empresas para negociar é fortalecida quando há

uma política clara estabelecendo que somente seu

departamento de compra pode discutir cláusulas contratuais

com os fornecedores

Negociações

Barganha do fornecedor – tempo disponível

• Quanto maior a urgência do comprador em concluir a

negociação, maior o poder de barganha do fornecedor, visto

que o comprador terá pouco tempo para analisar e discutir as

propostas dos fornecedores

Negociações

Barganha do comprador

• Fatores principais

a) Quantidade de fornecedores

b) Adequação das análises de custos e preço

c) Eficiência na preparação da negociação

Negociações

Barganha do comprador – quantidade de fornecedores

• A competição fortalece a posição do comprador

• O comprador tem mais elementos para análise do mercado e

referência no estabelecimento de seus objetivos

Negociações

Barganha do comprador – adequação das análises

• É responsabilidade do comprador um conhecimento completo

da análise de custos e preços

• Essa análise torna-se vital nos casos de contratos que envolvem

parcelas da capacidade de produção dos fornecedores,

especialmente para produtos acabados

Negociações

Barganha do comprador – eficiência na preparação

• Requisitos:

Conhecimento completo do objeto da negociação

Análise de todos os detalhes das propostas entregues

Conhecimento sobre as condições do mercado em questão

Análise dos pontos fortes e fracos de ambas as partes

Passar para a outra parte confiança no próprio preparo

Negociações

avaliação de desempenho três tipos de abordagem: 1.financeira 2.por departamentos 3.por...

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