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AutorAna Claudia de Medeiros RiosGraduada em Letras/Português/Espanhol, Especialista em Educação a Distância e MBA em Gestão de Recursos Humanos. Tutora, Professora de Língua Portuguesa e Língua Espanhola e também Revisora de Textos.
Maria de Jesus RezendeLicenciada em Computação, Especialista em Educação a Distância e pós-graduada Gestão de Pessoas. Professora Universitária de Graduação. Tutora dos cursos da Universidade Aberta do Brasil – UAB/UnB. Designer Instrucional.
RevisãoTuanne Mirelly da Silva Rabelo
Projeto GráficoNT Editora
Editoração EletrônicaNT Editora e Figuramundo
CapaNT Editora
NT Educação, uma empresa do Grupo NTSCS Q2 - Bl. D - Salas 307 e 308 - Ed. Oscar NiemeyerCEP 70316-900 - Brasília - DFFone: (61) [email protected] e www.grupont.com.br
Condução de Reuniões. / NT Editora.
-- Brasília: 2014. 52p. : il. ; 21,0 X 29,7 cm.
ISBN - 978-85-68004-93-7
1. Reunião, ata, encerramento, importância, benefícios.
Copyright © 2014 por NT Editora.Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida por
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LEGENDA
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Bons estudos!
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Sumário
1. REUNIÕES COMO FERRAMENTA DE GESTÃO ............................................... 51.1 Reuniões e seus objetivos .....................................................................................................51.2 Importância das reuniões ......................................................................................................61.3 Benefícios das reuniões ..........................................................................................................71.4 Como fazer uma reunião produtiva?.................................................................................81.5 Tipos de reuniões ....................................................................................................................9
2. PLANEJAMENTO DE REUNIÕES ................................................................... 152.1 Para que fazer uma reunião? ............................................................................................. 152.2 Preparação da reunião......................................................................................................... 152.3 Convocando os participantes ........................................................................................... 162.4 Estabelecendo a pauta da reunião ................................................................................. 182.5 A agenda .................................................................................................................................. 182.6 Local ........................................................................................................................................... 182.7 Definindo quem conduz a reunião ................................................................................ 19
3. CONDUÇÃO DE REUNIÕES ........................................................................... 223.1 Conduzindo reuniões ......................................................................................................... 223.2 Abertura da reunião ............................................................................................................. 243.3 Desenvolvimento da reunião ............................................................................................ 253.4 Técnicas para conduzir uma boa reunião ..................................................................... 253.5 Falar em público .................................................................................................................... 273.6 Gestão do tempo ................................................................................................................... 283.7 Redação da ata ...................................................................................................................... 293.8 Encerramento da reunião ................................................................................................... 31
4. PROBLEMAS IDENTIFICADOS EM REUNIÕES ............................................ 354.1 Aspectos positivos em uma reunião ............................................................................. 354.2 Participação como fator essencial para a eficácia das reuniões ........................... 364.3 Aspectos negativos em uma reunião ............................................................................ 374.4 Problemas de reuniões ....................................................................................................... 39
5. AVALIAÇÃO DE REUNIÕES ........................................................................... 445.1 Os diferentes critérios de avaliação ............................................................................... 445.2 Como implementar melhorias ........................................................................................ 48
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................... 52
5Condução de Reuniões
Sinergia: Ação ou esforço simultâneos; cooperação, coesão; trabalho ou operação associados.
“A cultura de uma organização é perpetuada por meio das reuniões. Elas constituem uma forma de dizer ao funcionário: ‘Você faz parte da
equipe. ‘Reuniões mal organizadas transmitem mensagens negativas a respeito de nossa empresa e de nós mesmos’”
( William Daniels – Consultor da American Consulting and Training).
1.1 Reuniões e seus objetivosUma reunião é o encontro de duas ou mais
pessoas para discutir algum assunto em pauta, trocar ideias e até mesmo experiências sobre um ou mais assuntos para que haja aceitação por to-dos os envolvidos e assim provocar uma decisão coletiva, em que todos se comprometam com o que foi decidido. Conduzir uma reunião é um processo que é aperfeiçoado na prática diária, vivenciando dificuldades e buscando novas so-luções. E uma reunião dentro da empresa não é diferente – ela serve para definir metas e objetivos empresariais, criar sinergia em equipe, também procura agrupar a responsabilidade das decisões, dar autonomia a alguns profissionais, etc. Quando são planejadas e conduzidas de forma adequada, elas contribuem para um trabalho em equipe mais eficiente e coordenado.
Em uma reunião, podemos observar vários objetivos a serem desenvolvidos:
• Integrar os participantes que dela participarão;
• Buscar novas soluções para uma melhora da questão discutida em pauta;
• Apresentar e discutir novas ideias;
• Decidir novas regras de rotina e motivar os integrantes;
• Comunicar fatos;
• Explicar métodos de trabalho;
• Obter novas informações, fatos e opiniões;
• Harmonizar o raciocínio de várias pessoas ali reunidas em torno de um problema;
• Analisar causas de problemas;
• Tomar decisões em conjunto;
• Obter comprometimento para a aplicação de uma solução;
• Ajudar os colaboradores a trabalhar melhor em equipe;
• Ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades.
1. REUNIÕES COMO FERRAMENTA DE GESTÃO
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1.2 Importância das reuniões
Exercitando o conhecimento...
Qual a importância das reuniões?
Você já observou que o cinema ou a propaganda sempre mostra o executivo em uma reunião? Isso porque, as reuniões fazem parte do dia a dia de uma empresa, seja ela pe-quena ou grande.
( ) Certo
( ) Errado
Reunião é uma ferramenta de trabalho em grupo e fator comum a empresas de qualquer tama-nho e segmento.
Desde a década de 1960, as reuniões eram consideradas uma ferramenta importante para fazer fluir o trabalho nas empresas, democratizar e difundir informação, tanto no sentido de verificar falhas nos processos, como também de encontrar soluções inovadoras.
Segundo Neto (1994), estudos mostram que os executivos gastam entre 20 e 30% de seu tempo participando de reuniões.
Por diversos motivos, em algumas empresas, as reuniões se tornaram cada vez mais frequen-tes, gerando entre os participantes uma série de aspectos negativos, tais como: perda de tempo, de dinheiro, descrédito e ineficiência. As reuniões foram citadas como uma das grandes fontes de desper-dício de tempo e energia nas empresas (BARBOSA, 2009).
Segundo Barbosa (2009), a empresa Triad Consulting, em parceria com a revista Você S/A, rea-lizou uma pesquisa com mais de duas mil pessoas, na qual cerca de 70% dos entrevistados responde-ram que metade (ou menos) das suas reuniões tem eficácia.
No entanto, às vezes, nos perguntamos: “para que serve mesmo uma reunião? Será que é mes-mo necessária uma reunião para chegar ao resultado esperado?” A partir desses pensamentos, deve-remos pensar nos resultados e metas a serem definidos ao longo do planejamento da reunião.
Pensar em que fazer exatamente, nos resultados esperados e quem deve ir às reuniões, esses são os primeiros passos a serem pensados para o planejamento de uma reunião, pois se não há um objetivo específico, não há por que convocar para uma reunião. Toda reunião deve despertar o inte-resse de seus participantes, seja por seus propósitos, seja pela oportunidade de contribuição.
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7Condução de Reuniões
Mucchielli (1980) diz que é preciso nos aperfeiçoar na participação nas reuniões das quais somos ou seremos membros. Para Barbosa (2009), não basta a reunião ser eficaz, ela tem que produzir resultados.
A importância das reuniões está relacionada ao trabalho desenvolvido em grupo, comparti-lhamento de ideias, de informações e aprimoramento das relações em grupo. Porém, para que as reuniões sejam bem-sucedidas, são necessários o planejamento, a condução, organização e acompa-nhamentos dos participantes.
1.3 Benefícios das reuniõesAs pessoas sentem necessidade de ficar juntas, partilhar vivências e resultados e discutir ideias.
Se algo pode ser conversado em grupo, por que ficar sozinho? (BARBOSA, 2009).
Ao se realizar uma reunião, vários aspec-tos podem ser observados. Muitas vezes, reuni-ões fazem com que vários benefícios apareçam – às vezes, algum assunto em pauta pode fazer com que erros futuros não venham a acontecer em novas reuniões. Os benefícios conquistados podem ser vários, entre eles: novos conheci-mentos, soluções para problemas, debates, motivação, eles também podem gerar apazi-guamento, treinamento, promover mudanças
e gerar os famosos feedbacks, sejam eles positivos ou negativos. Por isso, reunir a equipe esporadica-mente para decidir, criar, trocar ideias, falar de novas experiências, apresentar hipóteses e soluções é importante para que todos saibam a importância de se trabalhar em equipe.
Forsyth (2001) relata que as reuniões bem organizadas, melhoram a comunicação interna nas empresas, consolidam o espírito de equipe e são excelentes geradoras de projetos e ideias inovadoras. As reuniões são fundamentais para o desenvolvimento de qualquer organização.
A reunião de trabalho poderá se tornar uma oportunidade de se encontrar um mínimo denomi-nador comum a partir de divergências internas, superação de conflitos no relacionamento profissional entre pessoas.
As reuniões bem organizadas atingem os objetivos do grupo e confirmam a eficácia. Devido à mediação e às técnicas do condutor, as informações parciais que cada participante detém circulam e vêm aumentar a soma de informações disponíveis. Isso tem efeito de mobilizar os sistemas de opiniões e de fazer com que evoluam pela necessidade de integrar as opiniões dissonantes (MUCCHIELLI, 1980).
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O problema não é saber se deve haver ou não reunião, mas, sim, como podemos torná-la mais eficaz para que produza bons resultados.
Portanto, é preciso nos aperfeiçoar na condução de reuniões, pois uma reunião bem conduzida tem efeitos significativos sobre o andamento do grupo e da organização.
Mucchielli (1980) diz que o funcionário se sente mais motivado e valorizado ao participar de um grupo de trabalho no qual os objetivos, os meios ou a distribuição das tarefas foram elaborados, as decisões relativas ao seu campo profissional foram tomadas isso influencia o modo de trabalho no sentido de favorecer a cooperação entre o grupo. O que poderia ser encarado como ‘um tempo perdi-do’ tem por resultados um ganho de tempo na execução, melhoria e satisfação profissional.
1.4 Como fazer uma reunião produtiva?Para uma reunião ter sucesso e tornar-se produtiva, é
importante saber conduzi-la com eficácia e, para isso, você precisa aprender as técnicas de uma boa condução. O fra-casso de várias reuniões pode ser por algum despreparo do condutor da reunião e também pelo excesso de reu-niões desnecessárias e mal conduzidas que podem ocorrer várias vezes na semana sem necessidade. Bar-bosa (2009) relata que para que a reunião fique mais produtiva, devemos focar em alguns pontos:
• Inicie a reunião esclarecendo os objetivos – esclarecendo todos os objetivos será a melhor ma-neira de se chegar a um resultado esperado;
• Permaneça sempre em pé – a pessoa que conduzirá a reunião deverá ser o foco da atenção naquele momento, logo, deve ficar em pé para garantir a atenção;
• Controle o tempo da reunião – a delimitação do tempo deverá ser planejada com o horário de início, desenvolvimento e encerramento, pois assim terá todos os objetivos atendidos;
• Registre as principais ideias da reunião – o objetivo não é chegar a uma decisão final e, sim, limitar um campo de ideias ou de opções;
• Ao término da reunião, faça uma pesquisa com os participantes para que eles possam dar a opinião a fim de aprimorar a técnica para torná-la mais produtiva.
Lembrando também que os principais objetivos a serem tratados devem ser listados para que o assunto não se perca. Para que o condutor da reunião tenha sucesso em seu discurso, deve:
• Focar no tema;
• Fazer com que não haja conversas paralelas durante a reunião;
• Apresentar as soluções e o feedback da reunião passada;
• Definir os próximos passos a serem tratados nas próximas reuniões.
Toda reunião, quando é bem planejada e conduzida, custa tempo e dinheiro. Ao serem bem planejadas, contribuem para um trabalho em equipe eficiente e aumentam o desempenho de todos dentro da equipe.
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9Condução de Reuniões
Quando os líderes não conseguem fazer uma reunião produtiva, as consequências po-dem sobrar para vários setores da organização. Reuniões que não são produtivas podem des-pertar um clima pesado entre os participantes e até mesmo para a imagem da empresa. Para que as reuniões tornem-se mais produtivas, se-gue uma lista de exemplos:
• Fazer e responder perguntas;
• Discutir assuntos importantes e tomar decisões em conjunto;
• Ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades;
• Levantar questões variadas e identificar problemas;
• Observar como os funcionários interagem;
• Aproveitar para desenvolver as habilidades gerenciais.
1.5 Tipos de reuniões Normalmente os diversos tipos de
reuniões possuem características próprias, tais como número de participantes e o obje-tivo da reunião.
Na literatura sobre reuniões, não existe uma padronização de categorias ou classifi-cações de reuniões, por isso, iremos citar al-gumas classificações.
Além disso, a nomenclatura para no-minar os diversos tipos de reuniões é bastante variada. Nesse conteúdo vamos mostrar os tipos de reunião segundo dois autores.
Para Silveira Neto (1994), as reuniões compreendem a três categorias e são classificadas de acordo com o seu objetivo:
• ReuniãodeInformação: seu objetivo é puramente informativo, não estimula debates. Nesse tipo de reunião, pode-se envolver o recebimento ou a divulgação de informação. A participação pode ser mínima. Pode ser realizada para grandes ou pequenos grupos.
• Reuniãoparatomadadedecisão: tem por escopo, por meio de troca de informações, iden-tificar alternativas para a solução de problemas e definir a implantação das decisões adotadas.
• Reuniãodeavaliação: é aquela na qual as decisões anteriormente tomadas têm seu desen-volvimento ou implantação verificados e acompanhados, e as medidas de acerto são sugeridas quan-do existem desvios dos rumos previamente acordados.
Mucchielli (1980) diz que a obrigação de um responsável por qualquer reunião é saber qual o tipo de reunião vai conduzir, pois o papel do condutor depende do objetivo de cada reunião.
Escopo: Especifi-cação do limite dentro do qual os recursos de sistema podem ser utilizados.
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O quadro abaixo mostra a classificação das reuniões e dos papéis dos condutores segundo Mucchielli (1980).
Tipos Características Papel do condutor
Os meetings e as reuniões de massa
Congregam um grupo amplo de 500 a milhares de pessoas.
Dirigir um meeting é assumir o papel de incitador, líder, condutor.
Os auditórios Reuniões em que participam grupos ditos médios, de 30 a 500 pessoas.
O condutor ou conferencista tem um papel de informação ou de demonstração.
As reuniões de informação descendente
Realizadas geralmente em auditório. Devem ser distinguidos vários tipos: reunião de informação simples, o briefing, exposição de decisões, a reunião de contrainformação, reunião de feedback.
O condutor é encarregado de expor a informação.
As reuniões de informação ascendente
Têm em comum a procura e a obtenção de informações pela interrogação do grupo. O tema da discussão é interno ao grupo interrogado. Podem ser de diversos tipos: pesquisa de motivação, entrevista em grupo e fases de solução de tensões negativas.
O condutor interroga, faz a entrevista.
As reuniões-discussões São diferenciadas mais por seus objetivos que pelos métodos de condução. Trata-se de uma discussão que deve chegar a um resultado, sejam decisões ou soluções relativas a um determinado tema. Subdividem-se em diversos tipos: reuniões-discussões com um tema, discussões preliminares, comissões de trabalho, grupos de concertamento.
O condutor tem o papel de animador ou regulador.
As reuniões de confrontação
Reúnem-se subgrupos de opiniões divergentes para que haja uma informação recíproca, uma mediação ou uma negociação.
A reunião é conduzida por um condutor.
As reuniões de grupo com objetivo de formação
Nessa categoria de reuniões de pequenos grupos estão: os estudos de caso, as formações propriamente ditas e os grupos de formação.
O condutor tem como função utilizar a energia do grupo e dinâmica com o objetivo de fazer circular a informação que cada um detém.
Os grupos de criatividade
São reunidos para resolver problemas. Geralmente são grupos pequenos. São exemplos: grupos de solução de problema e de conflito e brainstorming.
A técnica de condução de grupos de criatividade é muito específica e o animador deve aplicar regras restritas.
Meetings: Qualquer reu-nião importan-te, que atraia um número relativamente grande de pessoas.
Briefing: Ato de dar informações e instruções concisas e obje-tivas sobre mis-são ou tarefa a ser executada (p.ex., uma ope-ração militar, um trabalho publicitário ou jornalístico).
Feedback: In-formação que o emissor obtém da reação do receptor à sua mensagem, e que serve para avaliar os resultados da transmissão.
Brainstorming: Técnica de dis-cussão em gru-po que se vale da contribuição espontânea de ideias por parte de todos os participantes, no intuito de resolver algum problema ou de conceber um trabalho criativo.
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11Condução de Reuniões
Exercitando o conhecimento...
Relacione as colunas sobre alguns tipos de reunião de acordo com Mucchielli (1980).
1. Reuniões-discussões
2. Reuniões de confrontação
3. Grupos de criatividade
4. Reuniões de grupo com objetivo de formação
( ) Esses grupos são reunidos para resolver problemas.
( ) Reúnem-se subgrupos de opiniões divergentes para que haja uma informação recíproca, uma media-ção ou uma negociação.
( ) Trata-se de uma discussão que deve chegar a um resultado, sejam decisões ou soluções relativas a um determinado tema.
( ) Reunião com objetivo de formação.
Reuniãovirtual
Além dos tipos de reuniões já citados acima, vamos abor-dar a reunião virtual, pois nos dias atuais a tecnologia da informa-ção vem expandindo e modificando a maneira como nos comu-nicamos. Existem ferramentas de reuniões que podem integrar os participantes por meio da internet.
As reuniões virtuais podem aguçar nosso senso de propó-sito, pois geralmente requerem mais concentração e disciplina e podem restringir a socialização improdutiva (STREIBEL, 2008).
A autora salienta que a tecnologia permite economizar tem-po, reduzir despesas, produzir mais e minimizar inconveniências.
Streibel (2008) cita três recomendações para utilizar a tec-nologia na realização de reuniões:
• Concentrem-seempropósitos,pessoaseprocessos: ao avaliar as modalidades de reuniões virtuais, pense da mesma maneira que faria ao considerar reuniões convencionais. Decida os propó-sitos, quais pessoas serão convidadas e escolha os processos mais eficientes para atingir os objetivos.
• Façaascontas: em um levantamento entre executivos, o resultado foi que apenas 56% das reuniões eram produtivas e que telefonemas, memorandos, e-mails ou teleconferências poderiam ser substituídos por mais de 25% das reuniões realizadas.
• Atenteparaosrequisitosessenciais: considere acima de tudo os requisitos psicológicos, emocionais e sociais dos funcionários. De que eles irão precisar caso você organize reuniões virtuais?
O artigo intitulado “Trabalho cooperativo: uma ferramenta de apoio para reuniões a distância” lista as vantagens oferecidas pela reunião a distância para aumentar a produtividade:
Disponível em: < http://guaiba.ulbra.tche.br/>.
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• Melhor gerenciamento pessoal de tempo;
• Redução com custos de comunicação;
• Trabalho cooperativo facilitado;
• Melhor preparação para a reunião;
• Trabalho assíncrono, isto é: que não ocorre ou não se efetiva ao mesmo tempo;
• Reunião mais curta e mais eficiente;
• Acompanhamento;
• Acesso independente do lugar;
• Fácil de usar;
• O sistema já registra a documentação do processo decisório;
• Aumenta o número de ideias geradas;
• Transforma decisões em ações.
A reunião virtual apresenta benefícios no plano ad-ministrativo de infraestrutura e operacional, como a redu-ção de custos, flexibilidade, agilidade, produtividade e faci-lidade de controle.
Vimos que para as reuniões alcan-çarem os objetivos, são necessárias
uma boa condução e preparação mais adequada possível à atividade. Na
próxima lição, vamos abordar todas as etapas de planejamento de reuniões.
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13Condução de Reuniões
Parabéns, você fina-lizou esta lição!
Agora responda às questões ao lado.
Exercícios
Questão01 – As reuniões quando planejadas e conduzidas de forma adequada:
a) contribuem para um trabalho eficiente em equipe;
b) causam problemas;
c) deixam de comunicar alguns fatos;
d) desmotivam os integrantes.
Questão02 – Com reuniões frequentes em empresas, um exemplo de aspecto negativo é:
a) novas soluções;
b) ineficiência;
c) novas ideias;
d) motivação.
Questão03 – Para Barbosa (2009), não basta a reunião ser eficaz, ela também precisa:
a) tornar-se frequente;
b) verificar falhas;
c) ajudar os colaboradores;
d) produzir resultados.
Questão04 – Para que o condutor da reunião tenha sucesso em seu discurso, ele deve conduzir a reunião e:
a) fazer com que haja conversas paralelas nas reuniões;
b) focar o tema e os assuntos pessoais;
c) terminar a reunião sem definir os próximos passos;
d) apresentar soluções gerando feedback.
Questão05 – A reunião de caráter informativo, que não estimula debates, chama-se:
a) reunião produtiva;
b) reunião para tomada de decisão;
c) reunião de informação;
d) reunião de avaliação.
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