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ARQUIVOLOGIA EM EXERCCIOS P/ ESCRIVO DA POLCIA FEDERALPROFESSOR: RENATO FENILI

1

www.pontodosconcursos.com.br

Ol, amigo (a) concursando (a),

com muita satisfao que inicio este curso de Arquivologia para o cargo de

Escrivo da Polcia Federal.

Reforando o j exposto na aula demonstrativa, nosso curso ser baseado

em exerccios comentados (100% do CESPE), enfatizandose que todo o contedo

terico necessrio ser didaticamente exposto.

Ainda, aviso desde j que estarei atento ao frum no decorrer do curso.

Peo que fique atento ao que postado l, j que as discusses l registradas

servem de complemento s aulas.

Espero que esteja bem e muito disposto a tirar o mximo proveito desta

primeira aula do curso.

Eis o contedo que abordaremos nesta aula:

AULA DATA CONTEDO

1 21.03

1. Conceitos fundamentais de ArquivologiaPrincpios, Classificao de Documentos, Classificao de

Arquivos. Sigilo e proteo da documentao

Por fim, na aula demonstrativa foram trabalhados conceitos que sero

abordados de forma mais completa nesta aula. Prefiro repetir o contedo,

considerandose, assim, esta aula como marco zero de nosso curso.

Vamos ao trabalho!

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Vale ainda o registro da principal finalidade de um arquivo, sendo este um

contedo cobrado de forma recorrente nas provas do CESPE.

A primeira finalidade do arquivo servir s atividades administrativas,

tomada de deciso e garantia de direitos e deveres.

H caractersticas bsicas de um arquivo, ressaltadas nas definies acima:

ARQUIVO

Caracterstica Descrio

Arquivos so conjuntos de

documentos

Documento toda informao registrada em um

meio fsico. Este meio fsico chamado de

suporte. Assim, temos que:DOCUMENTO = INFORMAO + SUPORTE

O suporte de um documento pode ser desde uma

folha de papel, at fitas magnticas, meios

audiovisuais entre outros.

Arquivos podem ser

produzidos e recebidos

por diferentes pessoas, de

naturezas distintas

Arquivos podem ser referentes a pessoas fsicas

ou jurdicas, pblicas ou privadas. Os arquivos de

um certo rgo so compostos por documentos

criados ou recebidos por este rgo, guardando,

pois, relao direta com suas atividades.

A finalidade primria dos

documentos de um

arquivo administrativa,

funcional ou legal/fiscal

Tratase do chamado valor primrio dos

documentos de um arquivo, sendo relacionado s

razes de criao destes documentos, sejam elas

de fundo administrativo, funcional ou legal/fiscal.

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A finalidade secundria

dos documentos de um

arquivo prova e

informao

Os documentos de um arquivo, geralmente sendo

relativos s atividades de uma instituio, podemservir de simples informao ou de prova de

aes tomadas em seu curso histrico.Este valor,

denominado secundrio, no inerente a todos

os documentos.

O arquivo possui uma

natureza orgnica

A natureza orgnica de um arquivo (tambm

conhecida como inter

relacionamento) refere

seao fato de um documento estar logicamente

relacionado a outros documentos de um acervo

(=conjunto de documentos).

Assim, um conjunto de documentos que no

guardam relao entre si no um arquivo.

A ltima caracterstica da tabela acima a natureza orgnica dos

documentos de um arquivo cobrada pelo CESPE de modo recorrente.

Devemos ter em mente que um arquivo tem por objetivo a preservao de

documentos originados na atividade de determinada instituio ou pessoa. Assim,

estes documentos contam a histria de determinada ao, ou ato administrativo,

se for o caso. O valor de um documento, dessa maneira, diretamente relacionado

sua interligao com outros documentos que contam o restante da histria.

Assim, um documento referente homologao de um procedimento

licitatrio, por exemplo, caso seja destacado do restante de

documentos que contm todos os dados do certame (especificao,

edital, atas de prego etc), no apresentar o mesmo valor do que a

integralidade do processo.

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Uma metfora simples, mas bem aplicvel, a seguinte: o documento

destacado apenas o tijolo, o arquivo o muro completo.

Vejamos como o CESPE cobra estes conceitos fundamentais de Arquivologia

em suas provas.

* o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 *

Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como umcapital informacionalimportante para as organizaes pblicas eprivadas. Eles esto situados em umcontexto administrativo eorganizacional em que a informao deve ser

considerada,organizada e tratada como um recurso to importante quanto osrecursos humanos, materiais ou financeiros.

JeanYves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: DomQuixote, 1998 (com adaptaes).

Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens aseguir, relativos aosarquivos.

1.(CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das caractersticas bsicas

dos arquivos.

2.(CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo documental arquivsticoindepende da relao que os documentos estabelecem entre si.

Ambas as questes tratam da natureza orgnica que inerente aos

arquivos. Como vimos, em um arquivo, os documentos esto logicamente

relacionados uns aos outros. Sem esta condio o interrelacionamento no h

de se falar em arquivos.Desta maneira, temos que as questes 1 e 2 esto CERTA / ERRADA,

respectivamente.

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3.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos estorelacionados s questes artsticas, tcnicas e educativas.

Como vimos, a finalidade principal do arquivo servir de simples informao

ou de prova de aes tomadas no curso de uma organizao.

Neste aspecto, cabe falarmos sobre os valores de documentos constantes

de um arquivo:

Valor primrio: um valor temporrio que todo o documento

apresenta, concernente aos aspectos administrativos, funcionais elegais da organizao. Todo documento nasce com esse valor, mas o

perde com o decorrer do tempo.

Valor secundrio: um valor definitivo que o documento apresenta

para sua organizao, estando intimamente relacionado com sua

importncia histrica. Obviamente, nem todo documento

apresentar valor secundrio.

Uma vez que o valor secundrio no apresentado por todos os

documentos, podemos afirmar que o propsito da criao de arquivos possui

estreita relao to somente com o valor secundrio. Dessa maneira, os objetivos

de produo de arquivos esto relacionados s questes administrativas,

funcionais e legais de sua organizao.

A questo, portanto, est ERRADA.

4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento de arquivo:

a) o valor do documento para referncia e informao.b)proporciona provas das origens, das funes, dosprocedimentos e das

transaes importantes de umaorganizao.c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto.

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d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes noimediatas oucientficas.

e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaesimediatas eadministrativas fornecidas pelos seus criadores.Esta questo traz uma transcrio de Rousseau e Couture (1998, p. 117118)1,

que fazem a seguinte definio de valor primrio dos documentos:

Valor primrio = qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e

administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razes

para as quais o documento foi criado. A noo de valor primrio est diretamente

ligada razo de ser de documentos e recobre exatamente a utilizao dos

documentos para fins administrativos.

Ante o trecho sublinhado acima, vemos que a alternativa E est correta.

A fim de esgotar este tema, recorremos ainda ao preconizado pela Resoluo

n 14/2001 do CONARQ, que traz as seguintes definies de valor primrio e

secundrio:

O valor primrio referese ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da

criao do documento (...) Relacionase, portanto, ao perodo de utilidade do

documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.

O valor secundrio referese ao uso para outros fins que no aqueles para os quais

os documentos foram criados, podendo ser:

a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da

instituio;

b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a

organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa.

5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio, assinale a opocorreta:

1

COUTURE, C; ROUSSEAU, J. Y. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica, Lisboa: Dom Quixote,

1998.

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a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usados

pelos motivos que permitiram o seu aparecimento.b) o valor que um documento possui para a atividade cultural querepresenta.c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fatoou constituir um direito.d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e valorprobatrio.e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza comopertencente ao arquivo intermedirio.

Conforme a definio registrada na Resoluo n 14/2001 do CONARQ, exposta

na questo anterior, vemos que as outras funcionalidades que garantem a um

documento o valor secundrio so sua finalidade probatrio e/ou informativa (e

no a eventual relevncia para a atividade cultural que representa). Desta maneira,

a alternativa D est correta.

Com relao s outras alternativas, vale o comentrio de que o uso de um

documento de acordo com os motivos que permitiram seu aparecimento est

relacionado a seu valor primrio. Da mesma forma relacionada com o valor

primrio est a capacidade de um documento constituir um direito. Por fim, a

existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como pertencente

ao arquivo permanente, como veremos no decorrer de nosso curso.

6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser

instrumento da administrao. Em um segundo momento, considerase o

valor para a histria e a cultura de uma sociedade.

O enunciado apenas refora o que abordamos nas ltimas questes. Tratase

do valor primrio inerente a todo e qualquer documento de um arquivo,

justificado a partir da razo de sua existncia: ser um instrumento da

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administrao; e do valor secundrio, que nem todos os documentos iro

apresentar.

A questo est CERTA.

7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgocolegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade:

a)propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliaodos documentos arquivsticos.

b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao e

destinao dos documentos.c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervos

arquivsticos pblicos.d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo

especial dos documentos de arquivo.e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento de prazos para a

guarda do acervo arquivstico.

Conforme exposto anteriormente, a questo aborda a finalidade do

CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da

Presidncia da Repblica. Vejamos o contedo do artigo 1 do Decreto n

4.073/2002:

Art. 1oO Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo

Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no

8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade

definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao

normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de

arquivo.

Veja que o CESPE cobra a letra da lei neste caso, sendo que a alternativa D

apresenta a transcrio do trecho sublinhado acima.

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8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todoao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.

A natureza orgnica de um arquivo garante que um documento dele constante

guarde relao lgica com outros documentos do acervo.

Dessa maneira, caso seja separado do conjunto, a perda do significado do

documento pode ser significativa, j que estar retratando apenas parte da

histria.

A questo est CERTA

Tendo visto as caractersticas gerais dos arquivos, bem como os valores

atribudos a seus documentos, hora de nos aprofundarmos no estudo dascaractersticas e dos princpios que regem a formao e a administrao dosdocumentos arquivsticos. o que trataremos na prxima seo da aula.

B CARACTERSTICAS E PRINCPIOS APLICADOS AO DOCUMENTOARQUIVSTICO

9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de prova e essepotencial probatrio advm das seguintes caractersticas desse tipo dedocumento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade.

Os documentos arquivsticos necessitam permitir a reconstruo ou o registro

de aes levadas a cabo, seja com propsito administrativo ou cultural (histrico),

com valores respectivamente primrio ou secundrio. Um documento falso ou em

duplicidade com outro no agrega valor: ao contrrio, pode constituir uma barreira

na sua finalidade probatria de uma determinada transao.

Assim, as caractersticas e os princpios inerentes aos documentos arquivstico e

sua administrao esto relacionadas abaixo:

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DOCUMENTO ARQUIVSTICO

CARACTERSTICA DESCRIO

Autenticidade

o atributo que confere a confiabilidade ao

registro.

Um documento autntico quando o produto das

aes regulares e legais (e, portanto, passveis de

comprovao) de uma organizao.

Naturalidade

No se coletam os documentos de um arquivo demodo artificial (por exemplo, negociando, como

seria o caso de um museu). Os documentos

arquivsticos so acumulados ao longo do tempo,

naturalmente, de acordo com os atos e aes na

busca dos objetivos organizacionais.

Imparcialidade

Sem este atributo, um documento arquivsticos

perderia por completo a capacidade de servir de

prova a transaes efetuadas. A imparcialidade diz

respeito ao pressuposto de que os registros so

livres de preconceitos, sendo um retrato fiel da

realidade.

Interrelacionamento

O interrelacionamento de um documento

arquivsticos referese justamente ao seu carter

orgnico, discutido anteriormente.

O significado de um documento, dessa maneira,

passa a depender do restante dos documentos do

arquivo. o chamado valor de conjunto: quando

destacado do todo, corre o risco de perder sua

relevncia.

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Unicidade

A unicidade de um documento arquivsticos

relacionase com o fato de assumir um lugar nico

na estrutura documental do grupo ao qual

pertence. Visto que o arquivo visa a guardar

informaes acerca de um determinado processo

de trabalho, com aes cronolgicas, de se

esperar que um determinado registro no caiba em

diferentes ocasies dentro deste processo. A

unicidade est intimamente relacionada ao

princpio do Respeito Ordem Original.

PRINCPIO DESCRIO

Respeito ordemoriginal

Na administrao do conjunto de documentos,

devese respeitar, para fins de guarda e registro, o

fluxo natural com que ocorreu a produo.

Por exemplo, as folhas de qualquer processo

administrativo devem ser numeradas e jamais

substitudas, visando a retratar a ordem racional em

que as aes foram tomadas.

Este princpio tambm conhecido como

Organicidade.

Provenincia

A Provenincia tambm conhecida por Princpio

da Procedncia ou Princpio de Respeito aosFundos.

Segundo este princpio, todos os documentos

provenientes de uma mesma fonte geradora

(entidade, rgo ou pessoa fsica) devem ser

mantidos em um mesmo fundo (= conjunto

documental).

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Territorialidade

Os arquivos devem ser conservados o mais prximo

possvel do local de sua criao. A aplicao doPrincpio da Territorialidade significa que os

arquivos devem ser guardados pela instituio que

os criou (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 84).

Este princpio tambm conhecido como Princpio

da Provenincia Territorial, sendo uma derivao do

Princpio da Provenincia. Em acepo muito

prxima ao do pargrafo anterior, podemos dizer

que a Territorialidade implica que osarquivos devemser conservados em servios de arquivo do

territrio em que foram produzidos (a exceo a

esta regra composta pelos arquivos elaborados

pelas representaes diplomticas ou resultantes

de operaes militares).

O enunciado da questo contempla todas as caractersticas de um documento

arquivstico, listadas na tabela acima.A questo, portanto est CERTA.

10.(CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios naturais, imparciais,interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seucriador/acumulador.

A assertiva acima se refere s caractersticas do documento arquivstico.

possvel fazermos as relaes dos termos empregados no enunciado com as

caractersticas trabalhadas na questo anterior:

naturais Naturalidade;

imparciais Imparcialidade;

interdependentes Interrelacionamento;

nicos resduos Unicidade

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Em decorrncia desses atributos (somados autenticidade do registro), o

documento passa a prestar finalidade de servir como prova das atividades do

agente.

Portanto, a questo est CERTA.

11.(CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou derespeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoasjurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados.

Como vimos, o atendimento ao Princpio da Provenincia (ou de Respeito aosFundos) implica que a organizao dos arquivos deve se ater estritamente fonte

que o produz. Isso significa que um arquivo originrio de determinada fonte

(pessoa fsica ou jurdica) deve manter sua individualidade, no sendo mesclado a

outros de origens distintas.

A questo est, portanto, CERTA.

12.(CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio da territorialidade,assinale a opo correta.

a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser entregues ao servio dearquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio.b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser conservados nosservios de arquivo do territrio em que foram produzidos.c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos nacional eregional.d) H uma estreita vinculao desse princpio com o princpio da

provenincia.e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio do respeitoaos fundos.

O Princpio da Territorialidade, ou da Provenincia Territorial, prega que os

arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que

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foram produzidos, com a exceo dos documentos resultantes de operaes

militares ou elaborados por representaes diplomticas.

O atendimento a este princpio permite uma melhor compreenso do

significado guardado pelo arquivo, dado que o ambiente seguramente influencia a

gerao dos documentos dele constante.

Frisase, ainda, que a aplicao deste princpio feita nos planos nacional,

regional e institucional, bem como a banca no entende haver uma estreita relao

entre este princpio com o da provenincia.

Desta maneira, inferese que a alternativa B est correta.

13.(CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito produtor dedocumentos , o documento de arquivo como produto da atividade dainstituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciadoterico do princpio da provenincia.

Vimos que, segundo o Princpio da Provenincia, os documentos provenientes

de uma mesma fonte geradora devem ser mantidos em um mesmo fundo.

Poderamos enunciar este princpio da seguinte forma: o documento de

arquivo originrio de uma certainstituio no deve ser misturado com

proveniente de outra, mantendose, desta maneira, a segregao dos arquivos.

O enunciado est CERTO.

14.(CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem original referese aorespeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que osdocumentos foram produzidos.

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Conforme o Princpio do Respeito Ordem Original, tambm conhecido como

Princpio da Organicidade, a manuteno da ordem de criao dos documentos, no

arquivo, essencial para a compreenso total de seu significado.

Uma vez que os arquivos nada mais so do que registros de uma srie de aes

que ocorrem no fluxo temporal (processos), respeitar a ordem original de criao

dos documentos possibilita a leitura dos fatos medida que foram ocorrendo.

A assertiva, assim, est CERTA.

Os documentos arquivsticos podem ser classificados de distintas maneiras.

Esse o assunto a ser tratado na prxima seo.

C CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

15.(CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeofazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico.

Os documentos arquivsticos podem ser classificados de acordo com dois

critrios principais: segundo o gnero e segundo a natureza do assunto. A

classificao de acordo com a natureza do assunto (documentos ostensivos e

sigilosos) ser vista ainda nesta aula. Vejamos agora com maior detalhe os gneros

de documentos.

Classificao segundo o gnero

A classificao de um documento segundo o gnero diz respeito ao suporte no

qual registrada ou veiculada a informao. So 7 categorias:

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Somente para esclarecer, sempre que um documento necessitar de um

equipamento de informtica usualmente um computador para ser lido, ele ser

classificado como digital. Assim, um arquivo de extenso .MP3 digital, bem como

um vdeo .MPEG.

Bom... acho que aps essa longa exposio, nem lembramos mais da

questo. Vamos voltar a ela:

(CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero

documental conhecido como iconogrfico.

Conforme vimos na relao de categorias relativas classificao dos

documentos segundo o gnero, os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo so

documentos filmogrficos, uma vez que contm imagens em movimento. Os documentos iconogrficos retratam apenas imagens estticas.

A questo est, assim, ERRADA.

16.(CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos iconogrficos so aqueles em

formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas,arquitetnicas ou de engenharia.

O enunciado faz referncia aos documentos do gnero cartogrfico.

Como vimos, os documentos iconogrficos contm imagens estticas

desenhos, fotografias, slides, gravuras etc.

A assertiva est ERRADA.

17.(CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos textuais, os arquivosocupamse do gerenciamento e arquivamento de documentospertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro.

Os documentos do gnero escrito ou textual so apenas os mais comuns de

serem encontrados em arquivos. Contudo, os gneros informticos ou digitais,

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iconogrficos, filmogrficos, sonoros, cartogrficos e microgrficos so, da mesma

forma encontrados em arquivos, merecendo o devido gerenciamento.

A assertiva est, assim, CERTA.

18.(CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gnero documentalconhecido como cartogrfico.

Mapas, projetos e plantas so exemplos de documentos classificados no gnero

cartogrfico.

A questo est CERTA.

D CLASSIFICAO DE ARQUIVOS

Analogamente ao visto com documentos, h mais de uma maneira de se

classificar arquivos. Os principais critrios so listados a seguir:

SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

ARQUIVO DESCRIO EXEMPLO

Especial

Necessitam de condies peculiares

para o armazenamento dos

documentos

Arquivos de fotografias

Especializado

Destinamse a guardar documentos

cujos contedos so atinentes a um

assunto ou rea especfica do

conhecimento.

Arquivos sobre a

ditadura militar

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SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS

ARQUIVO DESCRIO

Pblico

So os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos

pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito

Federal e municipal em decorrncia de suas funes

administrativas, legislativas e judicirias (artigo 7 da

Lei n 8.159/1991).

Privado

So privados os conjuntos de documentos produzidos

ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em

decorrncia de suas atividades (artigo 11 da Lei n

8.159/1991).Arquivos privados podem ser de

interesse pblico e social, desde que considerados

pelo Poder Pblico como conjuntos de fontes

relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico

nacional.

Cabe a observao de que entidades privadas encarregadas de servios pblicos

no exerccio de suas atividades podem gerenciar arquivos pblicos, conforme

preconizado pelo 1 do artigo 7 da Lei n 8.159/1991.

SEGUNDO OS ESTGIOS DE SUA EVOLUO

De acordo com o estgio de sua evoluo, um arquivo pode ser classificado

como corrente, intermedirio ou permanente, conforme esquematizado abaixo:

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Nessa condio, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por

essas instituies so considerados arquivos pblicos, em consonncia com o 1

do artigo 7 da Lei n 8.159/1991.

Dessa maneira, a alternativa E est correta.

20.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos correntes devem sermantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com queso consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentosdessa idade tm.

exatamente isso. Tendo em vista a grande frequncia / possibilidade de uso

dos documentos constantes dos arquivos correntes, no seria eficiente o uso de

um arquivo central para este fim, em especial em grandes organizaes.

A questo est, portanto, CERTA.

21.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento dos documentos dos

arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizadoem um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada.

Uma vez que os documentos constantes dos arquivos correntes so utilizados

com frequncia, recomendvel o uso de um arquivo setorial para este fim.

A assertiva est ERRADA.

E SIGILO E PROTEO DA DOCUMENTAO

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Mostrase relevante transcrever aquilo que a Lei n 8.159/91, no 1 do

artigo 23, v como documentos originalmente sigilosos:

1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem

como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra

e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.

Dentro da categoria documento sigiloso, h ainda classificaes atinentes

ao grau de sigilo, definida pelo Decreto n 4.553/2002. So 4 os graus de sigilo,

listados em ordem crescente:

Classificao de documentos sigilosos

Grau de Sigilo Descrio

Reservado

Dados ou informaes cuja revelao noautorizada

possa comprometer planos, operaes ou objetivos

neles previstos ou referidos

Confidencial

Dados ou informaes cuja revelao noautorizada

possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano

segurana da sociedade ou do Estado.

Secreto

Dados ou informaes cujo conhecimento no

autorizado possa acarretar dano grave segurana da

sociedade ou do Estado.

Ultrassecreto

Dados ou informaes cujo conhecimento no

autorizado possa acarretar dano excepcionalmente

grave segurana da sociedade ou do Estado.

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Por fim, cabe esclarecer que, quando classificados como sigilosos, os

documentos no carregam eternamente esse rtulo. Veja o contedo do artigo 7

do Decreto n 4.553/2002:

Art. 7o

Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir dadata de produo do dado ou informao e so os seguintes:

I - ultra-secreto: mximo de trinta anos;

II - secreto: mximo de vinte anos;

III - confidencial: mximo de dez anos; e

IV - reservado: mximo de cinco anos.

Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igualperodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superiorcompetente para dispor sobre a matria.

Com relao questo, apesar de seu contedo estar contemplado na tabela

acima, nunca demais nos reportarmos letra da lei. Assim, eis o que nos

apresenta o artigo 5 do Decreto n 4.553/2002:

Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos,confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos.

4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelaono-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos.

Podemos ver que o enunciado est em conformidade com o Decreto.

A questo est CERTA.

23.(CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus diferentes de sigilo apartes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele receber o grau desigilo mais elevado aplicado s suas partes.

Vejamos o que nos traz o artigo 13 do Decreto n 4.553/2002:

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Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um

documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo,

ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.Assim, se um determinado relatrio, classificado como sigiloso, tiver 15

captulos, mas apenas um deles receber o grau de sigilo ultrassecreto, o relatrio

todo ser classificado nesta categoria.

A questo est CERTA.

24.(CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais

das particulares e a correspondncia de carter ostensivo da de cartersigiloso.

Esta questo engloba conhecimentos tanto sobre protocolo quanto sobre a

classificao de documentos quanto natureza do assunto.

Os documentos ostensivos e os oficiais que ingressam no protocolo atravs dos

Correios, ao serem recebidos, devero ser abertos, registrados, analisados,

classificados e depois distribudos a seus destinatrios.

De forma distinta, os documentos sigilosos e os particulares (um extrato de

carto de crdito de um funcionrio, que chegou pelo correio, por exemplo) no

so abertos, mas apenas distribudos a seus destinatrios.

A assertiva est CERTA.

25.(CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, aunidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento dessesdocumentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelopeexterno.

O acondicionamento de documentos sigilosos realmente deve ser feito em

envelopes duplos quando forem expedidos ou tramitados, mas o grau de sigilo no

indicado no envelope externo, e sim no interno. Vejamos o contedo do artigo 24

do Decreto n 4.553/2002:

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Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintesprescries:

I - sero acondicionados em envelopes duplos;

II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor dodocumento;

III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, demodo a serem identificados logo que removido o envelope externo;

IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar,necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique odocumento;

V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscritaa palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

A questo est, portanto, ERRADA.

26.(CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada para os documentos ultrasecretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte.

So necessrias condies especiais de segurana para a proteo e guarda de

documentos sigilosos, sendo que tais condies so mais rgidas quanto maior o

grau de sigilo conferido. Vejamos o contedo do artigo 30 do Decreto n

4.553/2002:

Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais desegurana, conforme regulamento.

1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forteou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior.

2Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os documentos ultra-secretosdevero ser mantidos sob guarda armada.

O enunciado da questo est em conformidade com o 2, destacado acima.

A questo est CERTA.

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Bom, ficaremos por aqui nesta primeira aula. Na prxima semana veremos

com maior ateno os arquivos correntes e intermedirios, em especial os

procedimentos administrativos que so neles efetuados.

Quaisquer dvidas, ficarei atento ao frum.

Bons estudos!!

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QUESTES APRESENTADAS NESTA AULA

* o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 *

Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como umcapital informacionalimportante para as organizaes pblicas eprivadas. Eles esto situados em umcontexto administrativo eorganizacional em que a informao deve serconsiderada,organizada e tratada como um recurso to importante quanto osrecursos humanos, materiais ou financeiros.

JeanYves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom

Quixote, 1998 (com adaptaes).

Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens aseguir, relativos aosarquivos.

1. (CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das caractersticasbsicas dos arquivos.

2. (CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo documentalarquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre

si.

3. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo dos arquivosesto relacionados s questes artsticas, tcnicas e educativas.

4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento de arquivo:

a) o valor do documento para referncia e informao.b) proporciona provas das origens, das funes, dos procedimentos e das

transaes importantes de uma organizao.c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto.d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes no imediatas oucientficas.e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaes imediatas eadministrativas fornecidas pelos seus criadores.

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5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio, assinale a opocorreta:

a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usadospelos motivos que permitiram o seu aparecimento.b) o valor que um documento possui para a atividade cultural querepresenta.c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar umfato ou constituir um direito.d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo evalor probatrio.e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como

pertencente ao arquivo intermedirio. 6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser

instrumento da administrao. Em um segundo momento, considerase ovalor para a histria e a cultura de uma sociedade.

7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgocolegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade:

a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliaodos documentos arquivsticos.b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao edestinao dos documentos.c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervosarquivsticos pblicos.d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteoespecial dos documentos de arquivo.e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento de prazos para aguarda do acervo arquivstico.

8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todoao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.

9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de prova e essepotencial probatrio advm das seguintes caractersticas desse tipo dedocumento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade.

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10.(CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios naturais, imparciais,interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seu

criador/acumulador.

11.(CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou derespeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoasjurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados.

12.(CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio da territorialidade,assinale a opo correta.

a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser entregues ao servio de

arquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio.b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser conservados nosservios de arquivo do territrio em que foram produzidos.c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos nacional eregional.d) H uma estreita vinculao desse princpio com o princpio daprovenincia.e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio do respeitoaos fundos.

13.(CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito produtor dedocumentos , o documento de arquivo como produto da atividade dainstituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciadoterico do princpio da provenincia.

14.(CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem original referese aorespeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que osdocumentos foram produzidos.

15.(CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeofazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico.

16.(CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos iconogrficos so aqueles emformatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas,arquitetnicas ou de engenharia.

17.(CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos textuais, os arquivosocupamse do gerenciamento e arquivamento de documentospertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro.

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18.(CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gnero documental

conhecido como cartogrfico.

19.(CESPE / DPU / 2010) O acervo arquivstico acumulado pelas empresaspblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordocom a legislao, arquivo:

a) governamental.b) privado.c) particular.d) privado de interesse social.

e) pblico.

20.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos correntesdevem sermantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com queso consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentosdessa idade tm.

21.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento dos documentos dosarquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizadoem um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada.

22.(CESPE / SGAPROC / 2004) Em razo do seu teor e dos seus elementosintrnsecos, as informaes sigilosas so classificadas em ultrasecretas,secretas, confidenciais e reservadas. So classificados como reservados osdocumentos cuja revelao noautorizada possa comprometerosobjetivos neles previstos.

23.(CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus diferentes de sigilo apartes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele receber o grau de

sigilo mais elevado aplicado s suas partes.

24.(CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiaisdas particulares e a correspondncia de carter ostensivo da de cartersigiloso.

25.(CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, aunidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses

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documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelopeexterno.

26.(CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada para os documentos ultrasecretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte.

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GABARITO

1 C 2 E3 E 4 E5 D 6 C7 D 8 C9 C 10C11C 12B13C 14C15E 16E

17

C 18

C19E 20C21E 22C23C 24C25E 26C

Sucesso!

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