ARQUIVOLOGIAProf Heron Duarte

AULA 1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS

Arquivo Funciona como guardião das informações de uma organização.

Informação: Ideia ou conhecimento Suporte: Meio no qual a informação é

registrada para gravar a informação. Documento: Toda a informação registrada em

um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova ou pesquisa. Comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem em determinado lugar.

Conceitos - Documento

Base Material papel, Cd Conteúdo

Suporte Informação

CONCEITUAÇÃO MODERNAArquivo é o conjunto de documentos especialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros (Buck, 1950).

Assim, pode-se concluir que:

Os documentos de arquivos, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos por ela;

Os documentos de arquivos podem estar registrados em vários suportes. Alguns têm seu suporte alterado para garantir a permanência das informações depositadas.

O termo Arquivo também designa:

Conjunto de documentos Móvel para a guarda de documentos Local onde o acervo documental deverá

ser conservado Órgão governamental ou institucional cujo

objetivo seja o de guardar a documentação Títulos de periódicos, geralmente no plural,

devido às influências inglesa e francesa. 

IMPORTÂNCIA DO ARQUIVOCom o aumento expressivo do volume de documentos, é necessário estabelecer critérios de guarda e eliminação de documentos, caso não mais sejam úteis. Facilita a localização e economiza recursos.

Finalidades e Função Administrativa – Servir à administraçãoGuarda de documentos que circulam na organização e garantia da preservação de documentos através de formas adequadas de acondicionamento. Servem à história através do

atendimento às consultas.

Outras finalidades Expedição de correspondência; Criação dos modelos para

documentação Criação das normas para gestão

documental da instituição.

O arquivo deverá ter:

Pessoal em número e qualificação suficientes;

Instalado em local apropriado Instalações e materiais adequados; Utilizar sistemas racionais de arquivamento,

fundamentados na teoria arquivística moderna;

Contar com normas de funcionamento; Contar com dirigente qualificado. Se possível

formado em Arquivologia.

ARQUIVO X BIBLIOTECA

Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservado para garantir a consecução de seus objetivos;

Biblioteca é o conjunto material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição, de forma temática para pesquisa e consulta.

Em resumo, O Arquivo tem finalidade funcional, A Biblioteca é essencialmente cultural.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Segundo as entidades mantenedoras (Lei 8159/91)

Arquivos públicos: Mantidos por entidades de caráter público ou, ainda, por instituições privadas encarregadas da execução de serviços públicos, seja na esfera federal, estadual ou municipal.

Arquivos privados: Mantidos por instituições de caráter particular.

Classificação dos arquivosPAES (2004) classifica como: Públicos. Quando mantidos por um

órgão público Institucionais: Mantidos por associações,

igrejas ou entidades sem fins lucrativos; Comerciais: Mantidos por firmas,

empresas ou indústrias. Pessoais ou familiares. Mantidos por

pessoas físicas.

Segundo a natureza dos documentos

Arquivos especiais: Mantêm documentos em formas físicas variadas e que exigem cuidados especiais em sua guarda e conservação; documentos digitais, fotografias, fitas de vídeo, microfilmes.

Arquivos especializados: Mantêm sob a sua guarda documentos de determinada área do conhecimento. Ex. Arquivos médicos, jornalísticos, de engenharia.

Segundo os estágios de sua evolução Correntes: Documentos mais novos e mais

utilizados na organização; Intermediários: Guardam os documentos

menos utilizados na instituição, mas que podem utilizados para fins administrativos;

Permanentes: Arquivos que já cumpriram a sua função administrativa. Conservados pelo valor histórico para a instituição.

Segundo a sua extensão Setoriais: instalados nos próprios setores que

utilizam os documentos no dia a dia; Centrais/gerais: Estão localizados fora dos setores

de trabalho e acumulam, em um único local, documentos provenientes de diversos setores da organização, de forma centralizada.

CENTRAL

FINANCEIRO RH

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

Organicidade. Diz respeito à relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que o acumulou. Ex. Compra com cartão de crédito; Pagar a apostila do curso.

Unicidade. Documentos de arquivo de função única. Ex. Comprovante da compra via cartão de crédito (cada via tem função única)

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Proveniência. (respeito aos fundos) Qual a origem do documento. Não se podem misturar documentos de entidades diferentes. Esse princípio permite que sejam mantidos os valores de provas dos documentos. Não se misturam arquivos correntes, intermediários e permanentes. Não se misturam documentos de duas origens. É o princípio fundamental da Arquivologia.

Reversibilidade. Princípio que preconiza que todo procedimento arquivístico pode ser revisto e revertido, se necessário.

Cumulatividade. O arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural.

Respeito à ordem original. Conservar a ordenação original dada na origem do documento.

Pertinência. Documentos deveriam ser reclassificados sem ter em conta a proveniência (origem) desses documentos e, sim, por assunto.

Quanto ao GêneroRelacionado ao seu aspecto externo; manuscrito, impresso, sonoro, audiovisual etc Escritos/Textuais – As informações estão dispostas de forma escrita, textual ou impressa, como o suporte de papel. Ex: documentos manuscritos, datilografados, impressos, contratos, atas, relatórios, certidões etc.Audiovisuais – Possuem o suporte com imagem em movimento e com áudio. Ex: filmes, fotografias, microfilmes, discos, fitas magnéticas etc.Filmográficos: Cuja informação esteja em forma de imagem em movimento, com ou sem som. Ex: películas filmográficas, filmagens, vídeos, etc.

Cartográficos – Formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas ou arquitetônicas; representam, de forma reduzida, uma área maior. Ex: mapas, plantas, etc.Iconográficos – Possuem o suporte estático com o formato de imagens estáticas. Ex: fotografias, diapositivos (slides), desenhos, gravuras, etc.Micrográficos – Documentos em microformas, microrreprodução de imagens usando técnicas específicas. Ex: microfilmes, microfichas, etc.

Informáticos/Digitais – Produzidos, tratados e armazenados em computador; gravados em meio digital e que necessitam de equipamentos eletrônicos para ter acesso à informação. Ex: arquivo magnético, em mp3, Word, Excel etc.Sonoros – Informação em forma de som, áudio. Ex: gravações em fita cassete de reunião, escuta telefônica.

Quanto à Espécie e a Tipologia Documental

Esta classificação está ligada a dois conceitos distintos, mas relacionados entre si, que são: Espécie: é a denominação que se dá ao aspecto

formal de um documento. As instituições possuem diversas espécies. Ex: ofício, memorando, declaração, certidão.

Tipologia documental: é a denominação que se dá quando se reúne uma espécie à função ou atividade que o documento irá exercer.

Ex: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de Nascimento.

Espécie Documental Função Tipologia Documental

OfícioInscrição em curso Ofício de solicitação

FormulárioAdquirir material de consumo Formulário de aquisição

AtaRegistrar assembleia Ata de assembleia

Contrato

Prestação de serviço

Contrato de prestação de serviço

CartaProposta de patrocínio

Carta de apresentação de proposta de patrocínio

Espécies de documentos com a sua respectiva função.

Mensagem – correspondência trocada entre os três Poderes.

Ofício – correspondência de caráter oficial, equivalente à carta, trocada entre autoridades.

Circular – ofício, carta ou telegrama impresso, mimeografado ou copiado, enviados, simultaneamente, a vários destinatários.

Relatório – documento em que se expõe à autoridade superior o desenvolvimento de trabalhos relativos a certos serviços especiais ou num determinado período.

Requerimento – documento de certa forma legal, em que se faz pedido à autoridade competente.

Despacho – manifestações escritas de autoridades, sobre assuntos de sua competência.

Exposição de motivos – documento em que os ministros de Estado e dirigentes de órgãos subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem.

Aviso – correspondência entre Ministros de Estado ou de Governadores de Estados.

Notas – correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas.

Carta – forma de correspondência pela qual as empresas e instituições se dirigem aos particulares em geral.

Memorando – forma de correspondência interna de um órgão.

Edital – ordem oficial ou translado de postura afixado nos lugares públicos.

Certidão – documento emanado de autoridade pública mediante o qual se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registrado em algum outro documento ou registro.

Ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão.

Regimento – conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartição.

Regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.

Ordem de serviço – documento autorizando a execução de algum serviço.

Lei – norma jurídica escrita, emanada do poder competente, com caráter de obrigatoriedade; cria, extingue ou modifica direito.

Decreto – ato de natureza legislativa que pode ser expedido pelo Judiciário, Executivo ou Legislativo.

Portaria – ato escrito por meio do qual se determina providências de caráter administrativo.

Decreto-lei – decreto com forma de lei.

QUANTO À FORMA

Refere-se ao seu estágio de preparação: Rascunho ou minuta Original ou cópia

QUANTO AO FORMATO

Refere-se ao seu aspecto físico e não ao seu conteúdo. Ficha, livro, caderno, cartão, folder etc. 

QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO

Ostensivo Sigiloso

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS 3 IDADES)

Primeira Idade ou Corrente: Documentos em curso ou que sejam frequentemente consultados, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso

Segunda Idade, ou Intermediários. Documentos que deixam de ser frequentemente consultados. Os órgãos que os receberam ou produziram podem solicitá-los para tratar de assunto idêntico ou de retomada de um problema novamente focalizado. Desnecessária a proximidade dos escritórios e sua permanência é transitória. Em alguns países são denominados “Limbo” ou “Purgatório”.

Terceira Idade, ou Permanente. Documentos que perderam a sua natureza administrativa, mas que se conservam pelo seu valor histórico ou documental, a fim de se conhecer o passado e sua evolução. São os arquivos propriamente ditos, pois serão arquivados de forma definitiva.

São classificados como permanentes os documentos: Que revelam a origem e constituição da

organização; Que mostram como a organização

funcionou ao longo do tempo; Considerados como normas e

regulamentos; Demais documentos históricos.

VALOR DOS DOCUMENTOSPrimário ou administrativo : Documentos que dão suporte às atividades que realiza no dia a dia. Relacionado ao motivo pelo qual o documento foi criado. É um valor temporário, enquanto o documento não for prescrito.

Histórico, ou secundário.Uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram criados. Passa a ser de pesquisa e informação para terceiros, e para a organização. Após perder o seu valor administrativo um documento pode ou não adquirir valor histórico. Tendo-o adquirido, jamais o perderá.

PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS

É o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediários. Deve-se aos fatores: Frequência de uso das informações nele

contidas; Existência de leis ou decretos que regulem a

prescrição legal de documentos; Existência de outras fontes de informação Necessidade de guarda dos documentos por

precaução, em virtude de práticas administrativas.

DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS

Ocorre quando o documento perde o seu valor administrativo. Pode ser: Eliminação ou Guarda Permanente.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de sua guarda nas fases corrente e intermediária, bem como de sua destinação final. Elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Analise de Documentos e será aprovada pela autoridade competente do órgão.

PRAZOS DE

GUARDADESTINAÇÃ

O FINAL

CODIGO ASSUNTO CORRENTEINTERMEDIÁRIA

002

Planos, Programas e projetos de trabalho Cinco anos Nove anos

Guarda Permanente

020.1Legislação de Pessoal

Enqto Vigorar

Guarda Permanente

020.4 Sindicatos Cinco anos Cinco anosGuarda

Permanente

022.11 Cursos Internos Cinco anosGuarda

Permanente023.11 Admissão Cinco anos 47 anos Eliminação

024.1Folha de pagamento Cinco anos 95 anos Eliminação

024.2 Escala de Férias Sete anos Eliminação026.13 Aposentadoria Cinco anos 95 anos Eliminação

029.1 Folha de ponto Cinco anos 47 anos Eliminação

LOCALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS CORRENTES

Estão próximos aos setores em que foram produzidos ou recebidos. A instituição optará pela centralização ou não de acordo com as características de funcionamento da empresa.

Independentemente da centralização ou não, as normas e atividades de controle e orientação devem ser centralizadas, necessariamente, a fim de aplicação de critérios diferentes no modo onde funcionarão os arquivos da instituição. (...)

Arquivos setoriais Llocalizados nos próprios setores que produzem ou recebem documentos, mantendo aqueles que são muito utilizados. São arquivos correntes.

Arquivos gerais ou centrais Destinados a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores da organização, como uma extensão daqueles. Medidas especiais devem ser tomadas, como identificação dos funcionários solicitantes, setores de trabalho e a data de empréstimo dos documentos.

SELEÇÃO DOS DOCUMENTOSRealizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por meio de técnicos previamente orientados, segundo os critérios da Tabela de Temporalidade, ou nos relatórios de avaliação. É a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação para Eliminação. Transferência Recolhimento:

Eliminação. Destruição dos documentos; Transferência: envio dos documentos para

o arquivo intermediário, acompanhado de listagem, para aguardar o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;

Recolhimento: Envio dos documentos para o arquivo permanente. O arquivo deverá instrumentos de recuperação da informação com vistas à guarda permanente e ao acesso público.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

É o processo em que são estabelecidos os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos da instituição. É a confecção da Tabela de Temporalidade.

É preciso identificar a utilidade das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem ser constituídas equipes técnicas integradas por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição:

Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;

Autoridade administrativa a que esteja subordinado o setor responsável pela guarda dos documentos;

Profissionais da área jurídica; Profissional da área financeira; Profissionais ligados ao campo de

conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliação.

Deve-se evitar transferir ao arquivo intermediário documentos que ainda não tenham sido avaliados. Avaliá-los nessa fase é oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.

Vantagens da Avaliação para a instituição:

Possibilita a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário, trazendo ganho de espaço físico;

Diminui os gastos com RH e material, já que não serão conservados documentos inúteis.

Facilidade de recuperação nas informações contidas no arquivo, visto ser o menor o seu volume.

ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO

Incialmente deve-se fazer uma campanha de sensibilização que atinja os funcionários em todos os níveis hierárquicos, para que todos se envolvam no projeto.

1. LEVANTAMENTO DE DADOSExaminar estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas, e conhecer os dados relativos à documentação que circula no órgão. Conhecer e analisar dados como: Gênero da documentação (textual, sonoro...); Espécies mais frequentes (ofícios, relatórios...); Os modelos e formulários em uso; Quantidade e estado de conservação do acervo; Métodos de arquivamento adotados para os

documentos; A existência de registros e protocolos;

A média de arquivamentos diários; O controle de empréstimos de documentos; A existência de normas ou manuais de arquivos.

Ainda, O número de funcionários encarregados do arquivo,

escolaridade e formação; A quantidade de equipamento existente, modelo e

estado de conservação; A situação física do arquivo – extensão da área

ocupada, condições de iluminação e umidade, estado de conservação das instalações e tipo de proteção contra incêndio.

ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS

Após cumprir a etapa anterior, analisar e verificar a situação real dos serviços de arquivo do órgão, fazendo o seu diagnóstico. Então, propor as modificações necessárias ao sistema a ser implantado.O diagnóstico deve apontar os pontos de atrito, falhas ou lacunas no complexo administrativo onde o arquivo está sendo organizado.

3. PLANEJAMENTO

Elaboração do Plano Arquivístico, que deverá considerar: A posição do arquivo na estrutura da

organização; A centralização ou descentralização dos

serviços de arquivo; A escolha de métodos de arquivamento

adequados; O estabelecimento de normas de

funcionamento (Manual de Arquivo); ...

A qualificação dos recursos humanos; A escolha das instalações e

equipamentos; A constituição de arquivos intermediário

e permanente; Os recursos financeiros disponíveis e

necessários.

4. Implementação e ControleVerificar se os resultados estão de acordo com o planejamento. Estudar modificações caso não estejam.