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ARQUIVOLOGIA – ESCRIVÃO DA POLÍCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI

1 www.pontodosconcursos.com.br

Olá, amigo(a) concursando(a),

É com muita satisfação que inicio este curso de Arquivologia para

o cargo de Escrivão da Polícia Federal.

Reforçando o já exposto na aula demonstrativa, nosso curso será

baseado em exercícios comentados (100% do CESPE), enfatizando-se

que todo o conteúdo teórico necessário será didaticamente exposto.

Ainda, aviso desde já que estarei atento ao fórum no decorrer do

curso. Peço que fique atento ao que é postado lá, já que as discussões

lá registradas servem de complemento às aulas.

Espero que esteja bem e muito disposto a tirar o máximo proveito

desta primeira aula do curso.

Eis o conteúdo que abordaremos nesta aula:

AULA CONTEÚDO

1

1. Conceitos fundamentais de Arquivologia Princípios, Classificação de Documentos, Classificação de Arquivos. Sigilo e proteção da documentação

Por fim, na aula demonstrativa foram trabalhados conceitos que

serão abordados de forma mais completa nesta aula. Prefiro “repetir” o

conteúdo, considerando-se, assim, esta aula como marco zero de nosso

curso.

Vamos ao trabalho!

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conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de

prova ou informação.

Vale ainda o registro da principal finalidade de um arquivo, sendo

este um conteúdo cobrado de forma recorrente nas provas do CESPE.

“A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades

administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e

deveres.”

Há características básicas de um arquivo, ressaltadas nas

definições acima:

ARQUIVO Característica Descrição

Arquivos são conjuntos de documentos

Documento é toda informação registrada em um meio físico. Este meio físico é chamado de suporte. Assim, temos que: DOCUMENTO = INFORMAÇÃO + SUPORTE

O suporte de um documento pode ser desde uma folha de papel, até fitas magnéticas, meios audiovisuais entre outros.

Arquivos podem ser produzidos e recebidos por

diferentes pessoas, de naturezas

distintas

Arquivos podem ser referentes a pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Os arquivos de um certo órgão são compostos por documentos criados ou recebidos por este órgão, guardando, pois, relação direta com suas atividades.

A finalidade primária dos documentos de

um arquivo é Trata-se do chamado valor primário dos



administrativa, funcional ou legal/fiscal

documentos de um arquivo, sendo relacionado às razões de criação destes documentos, sejam elas de fundo administrativo, funcional ou legal/fiscal.

A finalidade secundária dos

documentos de um arquivo é prova e

informação

Os documentos de um arquivo, geralmente sendo relativos às atividades de uma instituição, podem servir de simples informação ou de prova de ações tomadas em seu curso histórico.Este valor, denominado secundário, não é inerente a todos os documentos.

O arquivo possui uma natureza orgânica

A natureza orgânica de um arquivo (também conhecida como inter-relacionamento) refere-se ao fato de um documento estar logicamente relacionado a outros documentos de um acervo(=conjunto de documentos). Assim, um conjunto de documentos que não guardam relação entre si não é um arquivo.

A última característica da tabela acima – a natureza orgânica dos

documentos de um arquivo – é cobrada pelo CESPE de modo recorrente.

Devemos ter em mente que um arquivo tem por objetivo a

preservação de documentos originados na atividade de determinada

instituição ou pessoa. Assim, estes documentos “contam a história” de

determinada ação, ou ato administrativo, se for o caso. O valor de um

documento, dessa maneira, é diretamente relacionado à sua interligação

com outros documentos que contam o restante da história.



Assim, um documento referente à homologação de um

procedimento licitatório, por exemplo, caso seja destacado do restante

de documentos que contém todos os dados do certame

(especificação, edital, atas de pregão etc), não apresentará

o mesmo valor do que a integralidade do processo.

Uma metáfora simples, mas bem aplicável, é a seguinte: o

documento destacado é apenas o tijolo, o arquivo é o muro completo.

Vejamos como o CESPE cobra estes conceitos fundamentais de

Arquivologia em suas provas.

* o seguinte texto é válido para as questões 1 e 2 *

Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.

Jean-Yves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações).

Tendo o texto acima como referência inicial, julgue os itens a seguir, relativos aos arquivos.

1. (CESPE / ANVISA / 2007) O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos.

2. (CESPE / TRE – MA / 2009) A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si.

Ambas as questões tratam da natureza orgânica que é inerente

aos arquivos. Como vimos, em um arquivo, os documentos estão

logicamente relacionados uns aos outros. Sem esta condição – o inter-

relacionamento – não há de se falar em arquivos.



Desta maneira, temos que as questões 1 e 2 estão certa / errada,

respectivamente.

3. (CESPE / DPU / 2010 – adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões artísticas, técnicas e educativas.

Como vimos, a finalidade principal do arquivo é servir de simples

informação ou de prova de ações tomadas no curso de uma

organização.

Neste aspecto, cabe falarmos sobre os valores de documentos

constantes de um arquivo:

• Valor primário: é um valor temporário que todo o

documento apresenta, concernente aos aspectos

administrativos, funcionais e legais da organização. Todo

documento nasce com esse valor, mas o perde com o

decorrer do tempo.

• Valor secundário: é um valor definitivo que o documento

apresenta para sua organização, estando intimamente

relacionado com sua importância histórica. Obviamente,

nem todo documento apresentará valor secundário.

Uma vez que o valor secundário não é apresentado por todos os

documentos, podemos afirmar que o propósito da criação de arquivos

possui estreita relação tão somente com o valor secundário. Dessa

maneira, os objetivos de produção de arquivos estão relacionados às

questões administrativas, funcionais e legais de sua organização.

A questão, portanto, está errada.

4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primário de um documento de arquivo:



a) é o valor do documento para referência e informação. b) proporciona provas das origens, das funções,

dosprocedimentos e das transações importantes de umaorganização.

c) é o valor que o documento possui em virtude de seu assunto.

d) é a qualidade do documento embasada nas utilizações nãoimediatas ou científicas.

e) é a qualidade de um documento embasada nas utilizaçõesimediatas e administrativas fornecidas pelos seus criadores.

Esta questão traz uma transcrição de Rousseau e Couture (1998, p.

117-118)1, que fazem a seguinte definição de valor primário dos

documentos:

Valor primário = “qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razões para as quais o documento foi criado. A noção de valor primário está diretamente ligada à razão de ser de documentos e recobre exatamente a utilização dos documentos para fins administrativos.”

Ante o trecho sublinhado acima, vemos que a alternativa E está

correta.

A fim de esgotar este tema, recorremos ainda ao preconizado pela

Resolução nº 14/2001 do CONARQ, que traz as seguintes definições de

valor primário e secundário:

“O valor primário refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da criação do documento (...) Relaciona-se, portanto, ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.”

1 COUTURE, C; ROUSSEAU, J. Y. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística, Lisboa: Dom Quixote, 1998.



“O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser:

a) Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; b) Informativo – quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa.”

5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundário, assinale a opção correta:

a) O valor secundário é identificado naqueles documentos que são usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento. b) É o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa. c) É o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. d) O valor secundário é dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatório. e) A existência do valor secundário em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermediário.

Conforme a definição registrada na Resolução nº 14/2001 do

CONARQ, exposta na questão anterior, vemos que as outras

funcionalidades que garantem a um documento o valor secundário são

sua finalidade probatório e/ou informativa (e não a eventual relevância

para a atividade cultural que representa). Desta maneira, a alternativa

D está correta.

Com relação às outras alternativas, vale o comentário de que o uso

de um documento de acordo com os motivos que permitiram seu

aparecimento está relacionado a seu valor primário. Da mesma forma

relacionada com o valor primário está a capacidade de um documento

constituir um direito. Por fim, a existência do valor secundário em um



documento o caracteriza como pertencente ao arquivo permanente,

como veremos no decorrer de nosso curso.

6. (CESPE / ANAC / 2009) A função primária do arquivo é funcional, isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo momento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma sociedade.

O enunciado apenas reforça o que abordamos nas últimas questões.

Trata-se do valor primário – inerente a todo e qualquer documento de

um arquivo, justificado a partir da razão de sua existência: ser um

instrumento da administração; e do valor secundário, que nem todos os

documentos irão apresentar.

A questão está certa.

7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade:

a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificação e avaliação dos documentos arquivísticos.

b) elaborar as instruções normativas para a classificação, avaliação e destinação dos documentos.

c) planejar as diretrizes para a transferência e o recolhimento dos acervos arquivísticos públicos.

d) exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial dos documentos de arquivo.

e) orientar os órgãos públicos quanto ao estabelecimento de prazos para a guarda do acervo arquivístico.

Conforme exposto anteriormente, a questão aborda a finalidade do

CONARQ, órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil

da Presidência da República. Vejamos o conteúdo do artigo 1º do

Decreto nº 4.073/2002:



“Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.”

Veja que o CESPE cobra a “letra da lei” neste caso, sendo que a

alternativa D apresenta a transcrição do trecho sublinhado acima.

8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.

A natureza orgânica de um arquivo garante que um documento dele constante guarde relação lógica com outros documentos do acervo.

Dessa maneira, caso seja separado do conjunto, a perda do significado do documento pode ser significativa, já que estará retratando apenas “parte da história”.


Tendo visto as características gerais dos arquivos, bem como os valores atribuídos a seus documentos, é hora de nos aprofundarmos no estudo das características e dos princípios que regem a formação e a administração dos documentos arquivísticos. É o que trataremos na próxima seção da aula.



B – CARACTERÍSTICAS E PRINCÍPIOS APLICADOS AO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, inter-relacionamento e unicidade.

Os documentos arquivísticos necessitam permitir a reconstrução ou o

registro de ações levadas a cabo, seja com propósito administrativo ou

cultural (histórico), com valores respectivamente primário ou

secundário. Um documento falso ou em duplicidade com outro não

agrega valor: ao contrário, pode constituir uma barreira na sua

finalidade probatória de uma determinada transação.

Assim, as características e os princípios inerentes aos documentos

arquivístico e à sua administração estão relacionadas abaixo:

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO CARACTERÍSTICA DESCRIÇÃO

Autenticidade

É o atributo que confere a confiabilidade ao registro. Um documento é autêntico quando é o produto das ações regulares e legais (e, portanto, passíveis de comprovação) de uma organização.

Naturalidade Não se coletam os documentos de um arquivo de modo artificial (por exemplo, negociando, como seria o caso de um museu). Os documentos arquivísticos são



acumulados ao longo do tempo, “naturalmente”, de acordo com os atos e ações na busca dos objetivos organizacionais.

Imparcialidade

Sem este atributo, um documento arquivísticos perderia por completo a capacidade de servir de prova a transações efetuadas. A imparcialidade diz respeito ao pressuposto de que os registros são livres de preconceitos, sendo um retrato fiel da realidade.

Inter-relacionamento

O inter-relacionamento de um documento arquivísticos refere-se justamente ao seu caráter orgânico, discutido anteriormente. O significado de um documento, dessa maneira, passa a depender do restante dos documentos do arquivo. É o chamado valor de conjunto: quando destacado do todo, corre o risco de perder sua relevância.

Unicidade

A unicidade de um documento arquivísticos relaciona-se com o fato de assumir um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Visto que o arquivo visa a guardar informações acerca de um determinado processo de trabalho, com ações cronológicas, é de se esperar que um determinado registro não caiba em diferentes ocasiões dentro deste processo. A unicidade está intimamente relacionada ao princípio do Respeito à Ordem Original.



PRINCÍPIO DESCRIÇÃO

Respeito à ordem original

Na administração do conjunto de documentos, deve-se respeitar, para fins de guarda e registro, o fluxo natural com que ocorreu a produção. Por exemplo, as folhas de qualquer processo administrativo devem ser numeradas – e jamais substituídas, visando a retratar a ordem racional em que as ações foram tomadas. Este princípio é também conhecido como Organicidade.

Proveniência

A Proveniência é também conhecida por Princípio da Procedência ou Princípio de Respeito aos Fundos. Segundo este princípio, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora (entidade, órgão ou pessoa física) devem ser mantidos em um mesmo fundo (= conjunto documental).

Territorialidade

Os arquivos devem ser conservados o mais próximo possível do local de sua criação. A aplicação do Princípio da Territorialidade significa que os “arquivos devem ser guardados pela instituição que os criou” (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 84). Este princípio é também conhecido como Princípio da Proveniência Territorial, sendo uma derivação do Princípio da Proveniência. Em acepção muito próxima ao do parágrafo anterior, podemos dizer que a Territorialidade implica que os arquivos devem ser conservados em serviços de



arquivo do território em que foram produzidos (a exceção a esta regra é composta pelos arquivos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares).

O enunciado da questão contempla todas as características de um

documento arquivístico, listadas na tabela acima.

A questão, portanto está certa.

10. (CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos são meios naturais, imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador.

A assertiva acima se refere às características do documento

arquivístico. É possível fazermos as relações dos termos empregados no

enunciado com as características trabalhadas na questão anterior:

• “naturais” – Naturalidade;

• “imparciais” – Imparcialidade;

• “interdependentes” – Inter-relacionamento;

• “únicos resíduos” - Unicidade

Em decorrência desses atributos (somados à autenticidade do

registro), o documento passa a prestar à finalidade de servir como

prova das atividades do agente.

Portanto, a questão está certa.

11. (CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos separados, pois não podem ser misturados.

Como vimos, o atendimento ao Princípio da Proveniência (ou de

Respeito aos Fundos) implica que a organização dos arquivos deve se



ater estritamente à fonte que o produz. Isso significa que um arquivo

originário de determinada fonte (pessoa física ou jurídica) deve manter

sua individualidade, não sendo mesclado a outros de origens distintas.

A questão está, portanto, certa.

12. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princípio da territorialidade, assinale a opção correta.

a) Segundo esse princípio, os arquivos devem ser entregues ao serviço de arquivo com jurisdição arquivística sobre o território. b) Esse princípio estipula que os arquivos devem ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos. c) A aplicação desse princípio é feita somente nos planos nacional e regional. d) Há uma estreita vinculação desse princípio com o princípio da proveniência. e) Esse princípio foi elaborado na mesma época do princípio do respeito aos fundos.

O Princípio da Territorialidade, ou da Proveniência Territorial, prega

que os arquivos devem ser conservados nos serviços de arquivo do

território em que foram produzidos, com a exceção dos documentos

resultantes de operações militares ou elaborados por representações

diplomáticas.

O atendimento a este princípio permite uma melhor compreensão do

significado guardado pelo arquivo, dado que o ambiente seguramente

influencia a geração dos documentos dele constante.

Frisa-se, ainda, que a aplicação deste princípio é feita nos planos

nacional, regional e institucional, bem como a banca não entende haver

uma estreita relação entre este princípio com o da proveniência.

Desta maneira, infere-se que a alternativa B está correta.



13. (CESPE / ANTAQ / 2009) A instituição – como sujeito produtor de documentos –, o documento de arquivo – como produto da atividade da instituição – e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência.

Vimos que, segundo o Princípio da Proveniência, os documentos

provenientes de uma mesma fonte geradora devem ser mantidos em

um mesmo fundo.

Poderíamos enunciar este princípio da seguinte forma: o documento

de arquivo originário de uma certainstituição não deve ser misturado

com proveniente de outra, mantendo-se, desta maneira, a segregação

dos arquivos.

O enunciado está certo.

14. (CESPE / DPU / 2010) O princípio de respeito à ordem original refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos.

Conforme o Princípio do Respeito à Ordem Original, também

conhecido como Princípio da Organicidade, a manutenção da ordem de

criação dos documentos, no arquivo, é essencial para a compreensão

total de seu significado.

Uma vez que os arquivos nada mais são do que registros de uma

série de ações que ocorrem no fluxo temporal (processos), respeitar a

ordem original de criação dos documentos possibilita a “leitura” dos

fatos à medida que foram ocorrendo.

A assertiva, assim, está certa.

Os documentos arquivísticos podem ser classificados de distintas maneiras. Esse é o assunto a ser tratado na próxima seção.



C- CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

15. (CESPE / TRE – MA / 2009) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico.

Os documentos arquivísticos podem ser classificados de acordo com

dois critérios principais: segundo o gênero e segundo a natureza do

assunto. A classificação de acordo com a natureza do assunto

(documentos ostensivos e sigilosos) será vista ainda nesta aula.

Vejamos agora com maior detalhe os gêneros de documentos.

• Classificação segundo o gênero

A classificação de um documento segundo o gênero diz respeito ao

suporte no qual é registrada ou veiculada a informação. São 7

categorias:

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Somente para esclarecer, sempre que um documento necessitar

de um equipamento de informática – usualmente um computador – para

ser lido, ele será classificado como digital. Assim, um arquivo de

extensão .MP3 é digital, bem como um vídeo .MPEG.

Bom... acho que após essa longa exposição, nem lembramos mais

da questão. Vamos voltar a ela:

“(CESPE / TRE – MA / 2009) Os filmes cinematográficos e as fitas de

vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico.”

Conforme vimos na relação de categorias relativas à classificação

dos documentos segundo o gênero, os filmes cinematográficos e as fitas

de vídeo são documentos filmográficos, uma vez que contém imagens

em movimento.

Os documentos iconográficos retratam apenas imagens estáticas.

A questão está, assim, errada.

16. (CESPE / Polícia Federal / 2009) Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

O enunciado faz referência aos documentos do gênero cartográfico.

Como vimos, os documentos iconográficos contém imagens estáticas

– desenhos, fotografias, slides, gravuras etc.

A assertiva está errada.

17. (CESPE / TRE – AL / 2009) Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

Os documentos do gênero escrito ou textual são apenas os mais

comuns de serem encontrados em arquivos. Contudo, os gêneros



informáticos ou digitais, iconográficos, filmográficos, sonoros,

cartográficos e micrográficos são, da mesma forma encontrados em

arquivos, merecendo o devido gerenciamento.

A assertiva está, assim, certa.

18. (CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico.

Mapas, projetos e plantas são exemplos de documentos classificados

no gênero cartográfico.


D- CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS

Analogamente ao visto com documentos, há mais de uma maneira de

se classificar arquivos. Os principais critérios são listados a seguir:

SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

ARQUIVO DESCRIÇÃO EXEMPLO

Especial

Necessitam de condições peculiares para o armazenamento dos documentos

Arquivos de fotografias

Especializado

Destinam-se a guardar documentos cujos conteúdos são atinentes a um assunto ou área específica do conhecimento.

Arquivos sobre a ditadura militar



SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS

ARQUIVO DESCRIÇÃO

Público

“São os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias” (artigo 7º da Lei nº 8.159/1991).

Privado

“São privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades” (artigo 11 da Lei nº 8.159/1991).Arquivos privados podem ser de interesse público e social, desde que considerados pelo Poder Público como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Cabe a observação de que entidades privadas encarregadas de

serviços públicos no exercício de suas atividades podem gerenciar

arquivos públicos, conforme preconizado pelo §1º do artigo 7º da Lei nº

8.159/1991.

SEGUNDO OS ESTÁGIOS DE SUA EVOLUÇÃO

De acordo com o estágio de sua evolução, um arquivo pode ser

classificado como corrente, intermediário ou permanente, conforme

esquematizado abaixo:

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Nessa condição, os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por essas instituições são considerados arquivos públicos, em

consonância com o §1º do artigo 7º da Lei nº 8.159/1991.

Dessa maneira, a alternativa Eestá correta.

20. (CESPE / DPU / 2010 – adaptada) Os arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.

É exatamente isso. Tendo em vista a grande frequência /

possibilidade de uso dos documentos constantes dos arquivos correntes,

não seria eficiente o uso de um arquivo central para este fim, em

especial em grandes organizações.

A questão está, portanto, CERTA.

21. (CESPE / DPU / 2010 – adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada.

Uma vez que os documentos constantes dos arquivos correntes são

utilizados com frequência, é recomendável o uso de um arquivo setorial

para este fim.

A assertiva está errada.

E- SIGILO E PROTEÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

22. (CESPE / SGAPROC / 2004) Em razão do seu teor e dos seus elementos intrínsecos, as informações sigilosas

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§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

Dentro da categoria “documento sigiloso”, há ainda classificações

atinentes ao grau de sigilo, definida pelo Decreto nº 4.553/2002. São 4

os graus de sigilo, listados em ordem crescente:

Classificação de documentos sigilosos Grau de Sigilo Descrição

Reservado Dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos

Confidencial Dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade ou do Estado.

Secreto Dados ou informações cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade ou do Estado.

Ultrassecreto Dados ou informações cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade ou do Estado.



Por fim, cabe esclarecer que, quando classificados como sigilosos,

os documentos não carregam eternamente esse rótulo. Veja o conteúdo

do artigo 7º do Decreto nº 4.553/2002:

Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes:

I - ultra-secreto: máximo de trinta anos;

II - secreto: máximo de vinte anos;

III - confidencial: máximo de dez anos; e

IV - reservado: máximo de cinco anos.

Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria.

Com relação à questão, apesar de seu conteúdo estar contemplado

na tabela acima, nunca é demais nos reportarmos à letra da lei. Assim,

eis o que nos apresenta o artigo 5º do Decreto nº 4.553/2002:

Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.

§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Podemos ver que o enunciado está em conformidade com o Decreto.


23. (CESPE / SGAPROC / 2004) É possível atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento,



mas, no seu todo, ele receberá o grau de sigilo mais elevado aplicado às suas partes.

Vejamos o que nos traz o artigo 13 do Decreto nº 4.553/2002:

Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes

ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes

classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o

grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

Assim, se um determinado relatório, classificado como sigiloso, tiver

15 capítulos, mas apenas um deles receber o grau de sigilo

ultrassecreto, o relatório todo será classificado nesta categoria.

A questão está CERTA.

24. (CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

Esta questão engloba conhecimentos tanto sobre protocolo quanto

sobre a classificação de documentos quanto à natureza do assunto.

Os documentos ostensivos e os oficiais que ingressam no protocolo

através dos Correios, ao serem recebidos, deverão ser abertos,

registrados, analisados, classificados e depois distribuídos a seus

destinatários.

De forma distinta, os documentos sigilosos e os particulares (um

extrato de cartão de crédito de um funcionário, que chegou pelo correio,

por exemplo) não são abertos, mas apenas distribuídos a seus

destinatários.

A assertiva está certa.

25. (CESPE / TST / 2008) Na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo



deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.

O acondicionamento de documentos sigilosos realmente deve ser

feito em envelopes duplos quando forem expedidos ou tramitados, mas

o grau de sigilo não é indicado no envelope externo, e sim no interno.

Vejamos o conteúdo do artigo 24 do Decreto nº 4.553/2002:

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitaçãoobedecerão às seguintes prescrições:

I - serão acondicionados em envelopes duplos;

II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento;

III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo;

IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento;

V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

A questão está, portanto, errada.

26. (CESPE / STJ / 2004) É indicada a guarda armada para os documentos ultra-secretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte.

São necessárias condições especiais de segurança para a proteção e

guarda de documentos sigilosos, sendo que tais condições são mais

rígidas quanto maior é o grau de sigilo conferido. Vejamos o conteúdo

do artigo 30 do Decreto nº 4.553/2002:



Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em condições especiais de segurança, conforme regulamento.

§ 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior.

§ 2ºNa impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º, os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda armada.

O enunciado da questão está em conformidade com o §2º,

destacado acima.


Bom, ficaremos por aqui nesta primeira aula. Na próxima semana

veremos com maior atenção os arquivos correntes e intermediários, em

especial os procedimentos administrativos que são neles efetuados.

Quaisquer dúvidas, ficarei atento ao fórum.

Bons estudos!!



QUESTÕES APRESENTADAS NESTA AULA

* o seguinte texto é válido para as questões 1 e 2 *

Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.

Jean-Yves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações).

Tendo o texto acima como referência inicial, julgue os itens a seguir, relativos aos arquivos.

1. (CESPE / ANVISA / 2007) O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos.

2. (CESPE / TRE – MA / 2009) A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si.

3. (CESPE / DPU / 2010 – adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões artísticas, técnicas e educativas.

4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primário de um documento de arquivo:

a) é o valor do documento para referência e informação. b) proporciona provas das origens, das funções, dos procedimentos e das transações importantes de uma organização. c) é o valor que o documento possui em virtude de seu assunto. d) é a qualidade do documento embasada nas utilizações não imediatas ou científicas. e) é a qualidade de um documento embasada nas utilizações imediatas e administrativas fornecidas pelos seus criadores.



5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundário, assinale a opção correta:

a) O valor secundário é identificado naqueles documentos que são usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento. b) É o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa. c) É o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. d) O valor secundário é dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatório. e) A existência do valor secundário em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermediário.

6. (CESPE / ANAC / 2009) A função primária do arquivo é funcional, isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo momento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma sociedade.

7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade:

a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificação e avaliação dos documentos arquivísticos. b) elaborar as instruções normativas para a classificação, avaliação e destinação dos documentos. c) planejar as diretrizes para a transferência e o recolhimento dos acervos arquivísticos públicos. d) exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial dos documentos de arquivo. e) orientar os órgãos públicos quanto ao estabelecimento de prazos para a guarda do acervo arquivístico.

8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.

9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes



características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, inter-relacionamento e unicidade.

10. (CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos são meios naturais, imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador.

11. (CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos separados, pois não podem ser misturados.

12. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princípio da territorialidade, assinale a opção correta.

a) Segundo esse princípio, os arquivos devem ser entregues ao serviço de arquivo com jurisdição arquivística sobre o território. b) Esse princípio estipula que os arquivos devem ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos. c) A aplicação desse princípio é feita somente nos planos nacional e regional. d) Há uma estreita vinculação desse princípio com o princípio da proveniência. e) Esse princípio foi elaborado na mesma época do princípio do respeito aos fundos.

13. (CESPE / ANTAQ / 2009) A instituição – como sujeito produtor de documentos –, o documento de arquivo – como produto da atividade da instituição – e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência.

14. (CESPE / DPU / 2010) O princípio de respeito à ordem original refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos.

15. (CESPE / TRE – MA / 2009) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico.



16. (CESPE / Polícia Federal / 2009) Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

17. (CESPE / TRE – AL / 2009) Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

18. (CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico.

19. (CESPE / DPU / 2010) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo:

a) governamental. b) privado. c) particular. d) privado de interesse social. e) público.

20. (CESPE / DPU / 2010 – adaptada) Os arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.

21. (CESPE / DPU / 2010 – adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada.

22. (CESPE / SGAPROC / 2004) Em razão do seu teor e dos seus elementos intrínsecos, as informações sigilosas são classificadas em ultra-secretas, secretas, confidenciais e reservadas. São classificados como reservados os documentos cuja revelação não-autorizada possa comprometer os objetivos neles previstos.

23. (CESPE / SGAPROC / 2004) É possível atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento,



mas, no seu todo, ele receberá o grau de sigilo mais elevado aplicado às suas partes.

24. (CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

25. (CESPE / TST / 2008) Na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.

26. (CESPE / STJ / 2004) É indicada a guarda armada para os documentos ultra-secretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte.



GABARITO

1- C 2- E 3- E 4- E 5- D 6- C7- D 8- C 9- C 10- C 11- C 12- B 13- C 14- C 15- E 16- E 17- C 18- C 19- E 20- C21- E 22- C 23- C 24- C 25- E 26- C

Sucesso!

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