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01/07/2013

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Arquivologia

- Aula 11 -

Prof. Renato Fenili

Julho de 2013

Aula Conteúdo

01 I. Arquivística: princípios e conceitos

II. Legislação Arquivística

02

III. Gestão de documentos (PARTE 1) • Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição

de documentos. • Classificação de documentos de arquivo • Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo

03

IV. Destinação: Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação V. Preservação e conservação de documentos de arquivo VI. Microfilmagem

Destinação de Documentos

Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário

Teoria das Três Idades

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“Exceções” à Teoria das Três Idades Recolhimento Eliminação

Eliminação

1. (CESPE / TRE – GO / 2009 - adaptada) A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos.

Como vimos, a Teoria das Três Idades utiliza dois critérios para a classificação dos arquivos em correntes, intermediários e permanentes: frequência de uso dos documentos e identificação de seus valores primário e secundário. A questão está CERTA.

2. (CESPE / STM / 2010) A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

O ciclo vital dos documentos é assim definido pela terminologia arquivística brasileira: Ciclo Vital dos Documentos = [corresponde às] “sucessivas fases por que passam os documentos, da sua produção à guarda permanente ou eliminação”. Vemos, assim, que há uma íntima relação entre a Teoria das Três Idades e o Ciclo Vital dos Documentos. É através da dinâmica apresentada pelo ciclo vital dos documentos que a Teoria das Três Idades ganha forma. A questão está CERTA.

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3. (CESPE / Correios / 2011) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.

Passagem dos documentos para o arquivo intermediário =

Transferência! Plano de destinação = esquema no qual se fixa a destinação dos documentos Destinação = Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação A questão está ERRADA.

Atividades Administrativas dos Arquivos Correntes

1. Protocolo (recebimento, registro, autuação, classificação e controle da movimentação, expedição/distribuição)

2. Arquivamento

3. Empréstimo e consulta

4. Destinação

4. (CESPE / ABIN / 2010) A transferência é a ação de condução dos documentos ao arquivo permanente.

Passagem dos documentos para o arquivo permanente =

Recolhimento! A questão está ERRADA.

Lei 8159/91, Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Gestão de Documentos

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Gestão de Documentos

Produção

• Criação / confecção / recebimento etc.

Utilização

• Atividades de valor primário: tramitação e uso (protocolo, empréstimo, consulta etc.).

Destinação

• Resultado da avaliação: recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação.

5. (CESPE / ABIN / 2010) A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.

A afirmativa é voltada à fase de produção documental. A fase de avaliação e destinação tem por objetivo a elaboração da Tabela de Temporalidade, a determinação de Listagens de Eliminação e as ações decorrentes.

A questão está ERRADA.

Avaliação de Documentos PRODUTOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Produto Descrição

Tabela de

Temporalidade

É o instrumento que especifica os prazos de guarda dos

documentos nos arquivos corrente e intermediário,

bem como indica a destinação final (guarda

permanente ou temporária, microfilmagem ou

eliminação).

O prazo de guarda dos documentos começa a contar da

data de sua produção.

Listagem de

eliminação

Trata-se da relação de documentos que serão

eliminados.

6. (CESPE / TRE – GO / 2009) A destinação de documentos é indicada pela tabela de temporalidade.

...apenas para reforçar a teoria.

A questão está CERTA.

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7. (CESPE / MS / 2010) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos.



Decreto nº 4.073/2002

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Comissões Permanentes de Avaliação

Resolução CONARQ nº 14/2001 (alterada pela Resolução nº 35/2012)

Define a temporalidade e a destinação de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública.

Resolução CONARQ nº 14/2001 (alterada pela Resolução nº 35/2012)

Art. 2º, § 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela1 proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos. § 2º Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. § 3º Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização periódica desta Tabela.

1 = Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública

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8. (CESPE / STM / 2011) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.

Mesmo considerando os casos em que a permanência de um documento no arquivo corrente dá-se “enquanto vigora”, o interstício temporal é aferido em anos. Conforme ensina o Professor Mayko Gomes: “ A utilização desse termo se explica pela incapacidade de se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poderá permanecer no arquivo corrente. Então, caso um documento deixe de ter frequência em seu uso na metade do período de um ano, ele ainda será corrente até que se feche o ciclo do ano”. A questão está CERTA.

9. (CESPE / SGAPROC / 2004) Tabela de temporalidade é o documento que especifica os prazos de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário.



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10. (CESPE / ANP / 2013) A tabela de temporalidade de documentos é aplicada no arquivo corrente, no arquivo intermediário e define a destinação final dos documentos.



11. (CESPE / DFTRANS / 2008) Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos.

Na tabela anterior, vimos que os documenos classificados sob o código 012.3, na tabela de temporalidade elaborada pelo TCU devem permanecer sob guarda temporária por 10 anos. Há documentos, contemplados no restante da tabela, que permanecerão na mesma situação por até 95 anos! Fica evidente que o prazo de manutenção de um documento em guarda temporário não é fixo, mas sim estabelecido pela tabela de temporalidade. A questão está ERRADA.

Resolução CONARQ nº 7/1997

Art. 1º A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta

Resolução.

Art. 2º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos.

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO

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12. (CESPE / EBC / 2011) A aprovação da tabela de temporalidade de documentos pelo Arquivo Nacional dispensa a elaboração da listagem de eliminação de documentos.

De acordo com a Resolução nº 7, de 1997, do CONARQ, a Listagem de Eliminação não é dispensável. A questão está ERRADA.

13. (CESPE / ABIN / 2010) Os órgãos que não tenham elaborado suas próprias tabelas de temporalidade podem eliminar documentos desde que constituam comissões de avaliação e submetam a proposta à instituição arquivística pública.

Resolução CONARQ nº 7/1997 Art. 5º Os órgãos e entidades que ainda não elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder à eliminação de documentos deverão constituir suas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para aprovação. A questão está CERTA. (corrigir no slide!!)

IN CONARQ nº 1/1997

ENTRADA DE ACERVOS ARQUIVÍSTICOS NO ARQUIVO NACIONAL

Comunicação ao Arquivo Nacional

Organização do acervo

Avaliação dos documentos, por

CPAD

Higienização do acervo

Acondicionamento em caixas-arquivo

e identificação

Listagem descritiva + Transporte

Composição de grupo de trabalho

Visita do grupo de trabalho

Relatório e parecer técnico

Termo de Transferência ou

Recolhimento

Acompanhamento da entrada do

acervo

14. (CESPE / ANEEL / 2010) A transferência de documentos de valor intermediário e o recolhimento de documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional só é possível quando esses documentos estão avaliados, higienizados, organizados e acondicionados, além de acompanhados de instrumento descritivo.

As tarefas listadas no enunciado são inerentes ao órgão detentor do acervo, de acordo com a IN CONARQ nº 01/97. A questão está CERTA.

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Atividades do Arquivo Permanente: Preservação e Conservação

Atividades do Arquivo Permanente

ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE

ATIVIDADE DESCRIÇÃO

ARRANJO

Referem-se às operações técnicas destinadas à organização da

documentação de caráter permanente.

De acordo com a terminologia arquivística brasileira, arranjo é a

“sequência de operações intelectuais e físicas que visam à

organização dos documentos de um arquivo ou coleção,

utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou

quadro previamente estabelecido”

Em outras palavras, podemos dizer que arranjo é a organização de

documentos em fundos (= conjunto de documentos de uma

mesma proveniência). Já que o arquivo permanente recebe

documentos de vários outros arquivos (correntes e

intermediários), há de se proceder à análise documental quanto à

origem, forma e conteúdo, e posterior ordenação física.




DESCRIÇÃO

É o “conjunto de procedimentos que leva em conta os

elementos formais e de conteúdo dos documentos para a

elaboração de instrumentos de pesquisa.”

Preocupa-se, nesta atividade, em lançar os dados principais

do documento em uma espécie de banco de dados,

permitindo, futuramente, sua identificação, localização ou

consulta a informações nele contidas.




PUBLICAÇÃO

É a sequência lógica da atividade de descrição. Uma vez

“descrito o documento”, publicam-se os seus dados,

permitindo ao usuário a recuperação dos dados principais

dos documentos.

CONSERVAÇÃO

Refere-se ao “ato ou efeito de promover a preservação e a

restauração dos documentos”.

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Agentes danosos aos documentos

Agentes Químicos

• Fumaça, tinta, poeira, gases etc

Agentes físicos

• temperatura, luminosidade etc

• A temperatura ideal varia de 15 a 22oC, bem como deve-se evitar a iluminação natural, em virtude da ação nociva dos raios UV.

Agentes biológicos

• mofo, insetos, microorganismos em geral, ratos, agentes humanos etc.

Principais operações de conservação

Desinfestação

Limpeza

Alisamento

Restauração ou reparo

PRINCIPAIS TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO

TÉCNICA DESCRIÇÃO

DESINFECÇÃO (DESINFESTAÇÃO)

Método químico que objetiva o combate a insetos e

pragas em geral. O procedimento mais conhecido é

a fumigação, que consiste na introdução de

documentos em uma

câmara, seguindo-se

da aplicação de

produtos químicos que

agem por um período

de 48 a 72 horas,

aproximadamente, à

vácuo (em geral).



LIMPEZA

Método simples,

que consiste na

utilização de

escovas, panos

macios ou aspirador

de pó.

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ALISAMENTO

Esta técnica resume-se

em duas etapas:

primeiramente

submete-se o

documento à ação de ar

úmido para, em

seguida, “alisá-lo”,

passando a ferro folha

por folha, por meio de

máquinas elétricas ou de

prensas manuais (no

caso de documentos

frágeis), sob pressão moderada.



RESTAURAÇÃO

(REPARO)

Há várias técnicas de restauração de documentos,

sempre visando a aumentar a resistência do papel

a ações externas, sem prejudicar sua legibilidade:

Banho de gelatina: mergulha-se o

documento em uma solução de gelatina e

cola. Aumenta-se a resistência, mas torna-o

mais suscetível a ações de insetos e fungo.

Tecido com pasta de amido: reparação por

meio de folhas de tecido muito fino, aplicadas

com pasta de amido. Ganha-se em

durabilidade, mas torna-o mais suscetível a

ações de insetos e reduz a legibilidade.

Silking: reparação por meio de tecido de alta

durabilidade (musseline de seda ou

crepeline). Afeta pouco a legibilidade, mas é

um processo caro e de difícil execução.



RESTAURAÇÃO

(REPARO)

Laminação: envolve-se o documento em

duas faces – uma de papel de seda e outra

de acetato de celulose e o submete a uma

prensa hidráulica. Seu peso aumenta, mas o

volume diminui. É o método que mais se

aproxima do ideal. A matéria-prima é de

fácil obtenção, a aplicação mecanizada é

rápida e o método não impede a passagem

de raios UV.

Laminação manual: ao invés do calor e da

pressão, utiliza-se acetona, que reage com o

acetato de celulose, formando uma camada

semiplástica que adere ao documento,

juntamente com o papel de seda.

Encapsulação: método dos mais modernos,

consiste em “encapsular” o documento em

duas lâminas de poliéster.

15. (CESPE / TRE - MG / 2009 - adaptada) As principais operações de conservação de documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.

Como vimos nesta aula, as principais técnicas (ou operações, segundo o enunciado da questão) de conservação são desinfecção (desinfestação), limpeza, alisamento e restauração (reparo). Não há outro modo a não ser decorar estas quatro técnicas. Note que a banca cobra a literalidade do nome das operações. A questão está CERTA.

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16. (CESPE / TRE - GO / 2009 - adaptada) Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros.

As técnicas listadas na questão anterior (desinfestação, limpeza, alisamento e restauração) efetivamente visam a desacelerar os processos de degradação. Logicamente, não podemos cessar este processo de degradação, mas simplesmente diminuir a taxa de deterioração, impedindo, em grande parte, que reações químicas de oxidação tomem parte. A ação do homem, neste sentido, é traduzida em um maior controle ambiental, agindo sobre aspectos como temperatura, umidade, iluminação etc. A questão está CERTA.

17. (CESPE / TRE - MA / 2009) O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação.

Silking é, na realidade, uma técnica de restauração de documentos, baseada na utilização de tecido de alta durabilidade (crepeline ou musseline de seda). Nada tem a ver com a desinfestação. A questão está ERRADA.

Atividades dos arquivos

permanentes

Arranjo

Descrição

Publicação

Conservação

Desinfestação

Limpeza

Alisamento

Restauração

Banho de gelatina

Tecido com pasta de amido

Silking

Laminação

Laminação manual

Encapsulação

18. (CESPE / TRE - MA / 2009) A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos.

Esta é mais uma questão que exige do candidato o conhecimento sobre as atividades típicas dos arquivos permanentes. Como vimos, desinfestação e alisamento são técnicas de conservação de documentos, assim como é a restauração. A questão está ERRADA.

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19. (CESPE / MPU / 2013) O método de laminação é o que mais se aproxima do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas.

Laminação é o processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de celulose, colocando numa prensa hidráulica [...] A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas [...] O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação [...] é rápida, e a matéria-prima, de fácil obtenção. [...] Assim, as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. A questão está CERTA.

20. (CESPE / DPU / 2010) São considerados agentes de degradação de documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e roedores. Quando há um programa de restauração implantado no arquivo, eliminam-se totalmente as causas do processo de deterioração.

Dividimos, anteriormente, os agentes de degradação de documentos em três categorias: químicos, físicos e biológicos. De forma simplificada, tais agentes podem ser agrupados em ambientais e físicos, como faz o enunciado (sem entrar em polêmica, poderíamos ainda considerar que todos os agentes são ambientais). No entanto, mesmo que todos os esforços sejam envidados a fim de eliminarem-se as causas do processo de deterioração, não é possível que isso seja feito. Podemos traçar um paralelo com a geladeira de nossa casa. Mesmo que guardemos um pedaço de queijo na geladeira, minimizando a velocidade das reações químicas que concorrem para sua deterioração, o queijo não estará em boas condições de consumo para sempre.

20. (continuação) O melhor modo de conservar arquivos (ou qualquer objeto, de forma geral), é retirar o oxigênio de seu ambiente, evitando a oxidação e a vida de microrganismos. Isso é feito em alguns arquivos, como o do Vaticano, por exemplo. De qualquer forma, a questão está ERRADA.

21. (CESPE / DPF / 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos.

Luz solar → concorre para o “amarelamento” dos documentos. Em arquivos, a luz solar deve ser substituída pela artificial; Ar seco → o ar extremamente seco promove o enfraquecimento estrutural do papel; Umidade → enfraquece o papel, favorecendo, ainda, o aparecimento do mofo; Mofo → mofos são tipos de fungos, que se alimentam do material do substrato onde se instalam. Em papéis, causam primeiramente manchas, seguido de enfraquecimento de fibras de celulose; Grandes variações de temperatura → segundo estudo desenvolvido por Trinkley (2001), a taxa de deterioração do papel dobra a cada aumento de 7,8oC; Poeira → acumula-se na superfície dos documentos, comprometendo seu estado de conservação. Eis que a questão está CERTA.

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212. (CESPE / ABIN / 2010) Devido à aplicação de modernas técnicas de preservação documental, a temperatura não é considerada um agente de deterioração de documentos de arquivo.

O enunciado desta questão é um pouco controverso em si: é somente pelo fato da temperatura ser efetivamente um agente de deterioração de documentos de arquivo, que são desenvolvidas técnicas de preservação documental que tentem inibir sua ação danosa. A assertiva está, assim, ERRADA.

Microfilmagem

Microfilmagem

É uma técnica que consiste em reproduzir de maneira reduzida um documento, criando-se uma cópia em formato micrográfico (microfilme ou microficha).

É a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido”.

Microfilme

É uma mídia analógica, cuja forma mais padronizada no mercado é um rolo de filme fotográfico preto e branco de 35 mm. Decreto nº 1.799/96, Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

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Microfilme – Vantagens e Desvantagens

- Economia de espaço;

- Menor custo de armazenagem;

- Durabilidade;

- Facilidade de manipulação (é uma mídia analógica);

- Segurança e confiabilidade das informações;

- Impossibilidade de leitura a olho nu;

- Perda de qualidade em cópias;

- Relativa baixa velocidade de recuperação das informações.

- Acesso individual à informação.

VA

NTA

GEN

S

DESV

AN

TAG

ENS

23. (CESPE / ANVISA / 2007) Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

O enunciado é a transcrição da definição de microfilmagem segundo a terminologia arquivística brasileira, apresentada anteriormente. A assertiva está CERTA.

24. (CESPE / ABIN / 2010) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.

É importante sabermos que o CESPE costuma cobrar em suas provas os conhecimentos constantes da legislação que rege a microfilmagem. Neste aspecto, recomenda-se a leitura da Lei no 5.433/68 e do Decreto no 1.799/96 da Casa Civil, que regulamenta esta lei.

24. (Continuação) A Lei no 5.433/68 regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Vejamos o conteúdo de seu artigo 1o: Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. Note que desde 1968 a microfilmagem encontra respaldo legal em nosso território. O Decreto no 1.799/96, também em seu artigo 1º, é ainda mais específico neste aspecto: Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional [...] abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. A questão está ERRADA. É importante sabermos que o CESPE costuma cobrar em suas provas os conhecimentos constantes da legislação que rege a microfilmagem. Neste aspecto, recomenda-se a leitura da Lei no 5.433/68 e do Decreto no 1.799/96 da Casa Civil, que regulamenta esta lei.

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25. (CESPE / SEPLAG - DFTRANS / 2008) Os documentos em tramitação ou em estudo podem, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

O enunciado da questão aborda (literalmente) o estatuído pelo artigo 11 do Decreto no 1.799/96, transcrito a seguir: Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. A assertiva está, assim, CERTA. É recomendável guardar a informação de que, até a definição da destinação final, não é permitida a eliminação dos documentos microfilmados.

Digitalização versus Microfilmagem

A digitalização, segundo a terminologia arquivística nacional, é definida como o “processo de conversão de imagens e sons de código analógico para código digital por meio de dispositivo apropriado, como um scanner”.

Digitalização versus Microfilmagem Digitalização versus Microfilmagem MICROFILMAGEM DIGITALIZAÇÃO

Armazenamento do

documento Rolos de microfilmes

Discos rígidos, dispositivos de

memória flash (pendrive, HD

externo etc), CDs, DVDs etc.

Acesso à informação

Restrita ao ambiente de

armazenamento, já que se trata

de um meio analógico.

É facilitada, já que se trata de

um arquivo de computador,

passível de

compartilhamento

Consulta

Necessita de máquinas específicas

para a consulta, que também

possibilitam a impressão.

Facilitada, via computador.

Valor legal

Sim. A microfilmagem de um

documento equivale à posse do

documento original

Não!

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26. (CESPE / MCT / 2008) A digitalização de documentos é uma técnica superior à microfilmagem por não apresentar uma dependência tecnológica, que é, na verdade, a principal fragilidade do processo de microfilmagem.

Pela própria definição de digitalização, vemos que há forte dependência deste processo com a tecnologia (afinal, carece do uso de um scanner). A questão está, portanto, ERRADA.

27. (CESPE / TRE – GO / 2009) A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio de processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.

No que concerne a documentos oficiais ou públicos, mesmo após efetuada a microfilmagem, é vedada a eliminação. É o preconizado pelo artigo 13 do Decreto no 1.799/96, transcrito abaixo: “Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.” A questão está ERRADA.

28. (CESPE / DPF / 2009) A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.

É exatamente isso. Devemos ter em mente que a principal razão para o uso da microfilmagem é a redução do espaço de armazenagem de documentos. No entanto, no caso de documentos permanentes originais, o artigo 13 do Decreto no 1.799/96 é taxativo ao vedar sua eliminação, mesmo após a microfilmagem. A questão está CERTA.

29. (CESPE / INSS / 2008) A baixa velocidade de recuperação, o acesso individual e a perda de resolução devido a cópias sucessivas constituem desvantagens da microfilmagem.

Já vimos este conteúdo, no início de nossa abordagem sobre microfilmagem. Além das desvantagens listadas no enunciado, poderíamos mencionais ainda a impossibilidade de leitura do microfilme ou da microficha a olho nu. A questão está CERTA.

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30. (CESPE / ANVISA / 2007) Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental. Devemos entender que o microfilme é um documento arquivístico. Assim, é passível de atendimento aos princípios e atividades dos arquivos. O microfilme não pode prescindir (=deixar de atender) da organização arquivística, e nem do cumprimento de um programa de avaliaçaõ e de seleção. A questão está, assim, ERRADA.

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