apresentação do powerpoint...para cadastrar o prontuário, preencha os campos, conforme abaixo:...

GRUPO SUPERVISÃO EDUCACIONAL - GSE ÁREA GESTÃO DE VIDA ESCOLAR - GEVE

GRUPO SUPERVISÃO EDUCACIONAL - GSE ÁREA GESTÃO DE VIDA ESCOLAR – GEVE / CADA

TUTORIAL

DO SPDOC

Secretaria Acadêmica

Cadastro / Arquivo de Prontuário de

Aluno – Plano de Classificação:

046.04.03.003


Acesse a plataforma SPdoc por meio do link: http://10.200.10.19/spdoc/Publico/Login.aspx

com login (CPF) e senha de Diretor Acadêmico /Colaborador com o Perfil de ( Cadastro).

http://10.200.10.19/spdoc/Publico/Login.aspx

Cadastrando o Prontuário do Aluno no

SPdoc


Selecione a opção

Pré - Cadastro


Selecione a opção

Gerar Protocolo



Após Gerar o “Protocolo” o

SPdoc emite essa Folha

“ Protocolo de Recebimento

de Documentos”, informamos

que não será necessário

salvar ou imprimir esta folha.

IMPORTANTE!

Clique no

Protocolo Gerado

(Número/Ano)


Para cadastrar o Prontuário, preencha os campos, conforme abaixo:

Documento: Interno

Data do Documento: Informe a

data do requerimento de

Matrícula do aluno (data de

ingresso do aluno).

Série Documental: Selecione a

opção “Nome da Série”

preencha como “Prontuário de

Aluno – 046.04.03.003”.

Assunto: Nome Completo do

aluno, RM , e Nome do Curso.

Interessado (Nome/Razão

Social): O primeiro interessado

é o aluno (descreva o nome

completo do aluno), e o segundo

interessado é a Escola

(descreva o nome da Etec).

Após o

preenchimento

Clique na

opção “Salvar”


Selecione a opção

Detalhes(s) do

Interessados, para

registrar o 2º

interessado do

Prontuário, que neste

caso é a Escola


Clique na opção

“Salvar”

Clique na opção

“Salvar”

Clique na

opção

“Concluir”


Clique na

opção “OK”


Clique na

opção “OK”

novamente



Após clicar no “Ok” o SPdoc

gerará a Folha Líder, e esta

deverá ser impressa e

inserida dentro do prontuário

do aluno.

IMPORTANTE!


Cadastro efetuado.

PRONTO!

Caso deseje corrigir

alguma informação,

basta clicar na opção

“Alterar Cadastro”

Encerrando o Prontuário do

Aluno no SPdoc



INFORMAÇÃO IMPORTANTE!

O Encerramento dos Prontuários só deverá ser realizado no SPdoc nos seguintes

casos:

- Alunos que já concluíram o Curso;

- Alunos desistentes/abandonos;

- Alunos transferidos;

- Alunos trancados que não retornaram para a Etec.

Sendo assim, para os prontuário dos alunos que estão ativos na Etec (curso em

andamento) o procedimento é:

• gerar o número do Protocolo e realizar o cadastro das informações no SPdoc,

conforme Capítulo anterior deste Tutorial (Cadastrando o Prontuário do aluno no

SPdoc).

• o encerramento será efetuado quando os alunos ativos se encaixarem em algum

dos casos citados acima.

I. Encerrando Individualmente (com um único

Protocolo)

Selecione a

opção

Documento

Selecione a opção

Encerrar

Documento


Preencha com o

número do

Protocolo gerado

anteriormente


Clique na

opção

“Salvar”


Para realizar o Encerramento do Prontuário, preencha os campos, conforme abaixo:

Nome: Informe o nome completo

do Responsável da Área

Cargo: Informe o nome completo

do Cargo do Responsável da Área.

Data do Final de Vigência:

Informe a data de encerramento

(Conclusão do Curso, Data de

Transferência , Trancamento,

Desistência ou Abandono).

Observação: Descrever neste campos no caso do motivo do encerramento for ( Transferência, Trancamento, Desitência ou Abandono)

Selecione a

opção

“Encerrar”


Clique na

opção “OK”

Clique na

opção “OK”

novamente


IMPORTANTE!

Após clicar no “Ok” o

SPdoc gerará o Termo de

Encerramento, e este

deverá ser impresso e

inserido dentro do

prontuário do aluno.


II. Realizando o Encerramento em Lote (encerrando utilizando vários Protocolos de

uma vez)


Nesta opção, a Etec

poderá adicionar

todos os

protocolos dos

prontuários dos

alunos

conseguindo assim

realizar um único

Encerramento.

Observação:

Clique na opção “Encerramento Em Lote” caso a data

final de vigência do Prontuário sejam as mesmas.

Caso contrário, encerre adicionando um protocolo por

vez, conforme explicado nos passos anteriores.


Preencha com o

número do Protocolo

Gerado, em seguida

clique no “Adicionar”


A Etec poderá adicionar

todos os protocolos dos

prontuários dos alunos

por “turma”,

conseguindo assim

realizar um único

Encerramento.


Nome: Informe o nome

completo do Responsável da

Área

Cargo: Informe o nome

completo do Cargo do

Responsável da Área.

Data do Final de Vigência:

Informe a data de encerramento

(Conclusão do Curso, Data de

Transferência , Trancamento,

Desistência ou Abandono).

Clique na opção

“Encerrar”

Para realizar o Encerramento do Prontuário, preencha os campos, conforme abaixo:

Clique na

opção “OK”

novamente

Cadastrando o Local de

Arquivamento dos Prontuários

no SPdoc


I. Cadastrando o Endereço e Local de Arquivamento dos

Prontuários


Em seguida

selecione a

opção Local de

Arquivamento -

“Cadastrar”

Selecione a

opção Arquivo

Informamos que a partir desse passo iremos orientar como cadastrar o

Endereço de Arquivamento dos Prontuários. Salientamos que o endereço é

cadastrado no SPdoc apenas uma única vez.

Uma vez cadastrado o SPdoc salva permanentemente, bastando apenas

que a Etec nos próximos arquivamentos realize apenas a inclusão do local

de arquivamento (sala, armário, caixa).

Clique na opção

“Novo

Endereço”


Para cadastrar o Local de Arquivamento , preencha os campos, conforme abaixo:

CEP: Informe o número

completo do CEP da

Etec.

Nº: Informe o número

do endereço da Etec.

Andar: Informe o andar

onde está localizado o

Arquivo.


Preencha o

CEP e clique

no “OK”

Após o preenchimento,

Clique na opção “Salvar”


Clique na

opção

“OK”

Preencha alguma

dessas opções e

em seguida

Clique na opção

“+”



Clique na opção

“Adicionar”

Clique na

opção

“Inserir”


Para cadastrar o Local de Arquivamento , preencha os campos, conforme abaixo:

Exemplo:

Sala: Informe o número da

Sala do Arquivo

Armário: Informe o número

do Armário do Arquivo.

Prateleira: Informe o

número da prateleira do

arquivo.

Caixa: Informe o número

da caixa do arquivo.

Após preencher as

informações clique na

opção “Incluir”



Pronto!

Endereço e

Local de

Arquivamento

registrado.

II. Incluindo apenas o local de arquivo

(sala, armário, caixa) no endereço já

existente

Selecione a

opção

“Endereço”


Informamos que a partir desse passo iremos orientar como incluir o Local de

Arquivamento no Endereço já existente, conforme orientamos anteriormente uma

vez cadastrado o endereço, o Sistema salva permanentemente, bastando apenas

incluir o Local de Arquivamento novo (sala, armário, caixa).

Clique na

opção

“Pesquisar”



Clique na opção

“Alterar”

Clique na

opção

“Editar”


Preencha alguma

dessas opções e

em seguida

Clique na opção

“+”


Clique na opção

“Adicionar”


Clique na

opção

“Inserir”


Exemplo:

Sala: Informe o número

da Sala do Arquivo

Estante: Informe o

número da Estante do

Arquivo.

Prateleira: Informe o

número da prateleira do

arquivo.

Caixa: Informe o número

da caixa do arquivo.

Após preencher as

informações clique na

opção “Incluir”



Pronto!

Local de

Arquivamento

registrado.


Pronto!

Todos os Locais

de Arquivamento

registrado.

Arquivando os Prontuários no

SPdoc



INFORMAÇÃO IMPORTANTE!

O Arquivamento dos Prontuários só deverá ser realizado no SPdoc nos seguintes

casos:

- Alunos que já concluíram o Curso;

- Alunos desistentes/abandonos;

- Alunos transferidos;

- Alunos trancados que não retornaram para a Etec.

Sendo assim, para os prontuário dos alunos que estão ativos na Etec (curso em

andamento)o procedimento é:

• gerar o número do Protocolo e realizar o cadastro das informações no SPdoc,

conforme Capítulo anterior deste Tutorial (Cadastrando o Prontuário do aluno no

SPdoc).

• o encerramento será efetuado quando os alunos ativos se encaixarem em algum

dos casos citados acima.

I. Arquivando os Prontuários

individualmente


Selecione

a opção

Arquivo

Clique na

opção

“Arquivar”

1. Preencha com o

número do

Protocolo Gerado

Anteriormente


2. Em seguida selecione a opção “+”.

Esta mesma opção é utilizada também

para incluir mais de um protocolo, no

próximo Capitulo deste Tutorial

explicaremos como realizar este

procedimento.

(II. Arquivando os Prontuários incluindo

mais de um Protocolo)

Selecione a

opção

“Adicionar”


Para cadastrar o Documento selecionado para Arquivamento , selecione os campos, conforme abaixo:

Selecione as opções de

acordo com as informações

cadastradas anteriormente

referente ao local de

arquivamento:

*Endereço e

*Local de Arquivamento

Não é obrigatório preencher

o campo da Palavra-Chave

IMPORTANTE!


Clique na

opção

“Arquivar”



Clique na

opção “OK”

Clique na

opção “OK”

novamente


Selecione a

opção

Documento

Selecione a

opção

“Pesquisar”



Informe o número do

Protocolo gerado

anteriormente, e em

seguida clique na

opção “pesquisar”

Nessa tela de pesquisa

podemos visualizar que o

documento (Prontuário)

está:

- Cadastrado,

- Encerrado e

- Arquivado

De acordo a sua

temporalidade.

II. Arquivando os Prontuários

incluindo mais de um Protocolo

2. Em seguida selecione a opção

“+”.

Esta mesma opção é utilizada

também para incluir mais de um

protocolo 1. Preencha com o

número do Protocolo

Gerado Anteriormente



Em seguida selecione a opção “+”.

Esta mesma opção é utilizada também

para incluir mais de um protocolo

Selecione a

opção

“Adicionar”


Para cadastrar o Documento selecionado para Arquivamento , selecione os campos, conforme abaixo:

Selecione as opções de

acordo com as informações

cadastradas anteriormente

referente ao local de

arquivamento:

*Endereço e

*Local de Arquivamento

Não é obrigatório preencher

o campo da Palavra-Chave

IMPORTANTE!


Selecione a

opção do “Local

de

Arquivamento”


Clique na

opção

“Arquivar”


Clique na

opção “OK”


DÚVIDAS - SPDOC

1. Nos casos dos alunos que estão realizando um segundo curso na Unidade, será efetuada a abertura de um

prontuário novo ou será possível reabrir o prontuário antigo?

R: Será necessário abrir um novo prontuário, porque cada prontuário de aluno de um curso novo terá uma Temporalidade

diferente, ou seja a Etec terá que criar um novo protocolo no SPdoc e seguir os passos deste Tutorial.

2. Todos os prontuários da Unidade deverão ser cadastrados no SPdoc?

R: Sim, todos os prontuários deverão ser cadastrados no SPdoc (inclusive os antigos) pois esta Plataforma não é utilizada

somente para Tramitação, e sim como um Sistema informatizado que promove a gestão arquivística de documentos durante todo

o seu Ciclo de Vida, desde a sua produção até a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

3. Nos casos de alunos que já estão fazendo o segundo curso na unidade, devemos utilizar o mesmo RM?

R: Esta Área de Vida Escolar sugere que sim, entretanto nada impede da escola criar um novo número do RM para aluno.

4. Deverão ser cadastrados no SPdoc os documentos que compõe o Prontuário?

R: Não, a Plataforma do SPdoc será utilizada para registrar as informações principais do Prontuário como ( Nome Completo, RM,

Curso do aluno) e para dar início da contagem da Temporalidade do Prontuário, de acordo como seu Plano de Classificação.

5. No Prontuário cadastrado no SPdoc deverá ocorrer a “Juntada” de documentos, como por exemplo: o Requerimento

de Matrícula?

R: Não, Prontuário é a unidade documental que não tramita, em que não permite receber juntada de documentos.


6. Para cadastrar Prontuários antigos será necessário selecionar a opção “Legados”?

R: Não, Prontuários sejam antigos e/ou novos não utilizam a opção Legado ao realizar o cadastro.

7. É necessário utilizar todas as opções na hora de realizar o cadastro do prontuário do aluno?

R: Não, as Abas: Solicitantes, Documento Inicial e Sistema Legado não precisam ser preenchidas, somente as Abas descritas

neste Tutorial.

8. Nos casos de alunos que desistiram ou abandonaram o curso, e regressou para o mesmo curso, a Etec deverá abrir

um novo prontuário ou poderá reativar o prontuário encerrado e arquivado?

R: No caso de ser o mesmo Curso a Etec deverá desarquivar e reativar o prontuário desse aluno como ( desistente / abandono),

entretanto no caso desse aluno retornar para um outro curso a Etec deverá abrir um Novo Prontuário e realizar um novo Cadastro

de Protocolo no SPdoc.

9. Nos casos de alunos que trancaram o curso na unidade, e voltaram a realizar o curso no período de 6 (seis) meses no

caso da Educação Profissional (Modular) e 1 (um) ano no caso (Educação Básica) faremos a abertura de um prontuário

novo ou reabrimos o prontuário antigo?

R: A Etec não deverá abrir um novo prontuário, já que situação do aluno é “Suspenso” e não “Encerrada”, dessa forma ele

permanecerá com prontuário antigo e com o mesmo número de protocolo gerado anteriormente.

Observação: o Prontuário dos alunos trancados, só deverá ser encerrado no SPdoc quando este não retornar para a Etec na

época da rematrícula, quando for considerado desistente.

Neste caso o Encerramento do Prontuário do aluno no SPdoc deve ser efetuado com a data em que o aluno deveria ter retornado.


apresentação do powerpoint...para cadastrar o prontuário, preencha os campos, conforme abaixo:...

Documents