03/06/2012

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Tipos de GED

Document ManagementDocument Imaging

Mundo analógico

Mundo digital

Criação Revisão Processamento Arquivo

Document Management

Document Imaging

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EDMS (Engineering Document Management System)

� Objetivo:◦ Gerenciar documentos técnicos (CAD) da empresa durante todo o Ciclo de Vida, seja na fase de implantação, seja durante a vida útil do empreendimento;

Image Enable

� Objetivo:◦ Permitir que ambientes que não são GED possam “enxergar” os documentos necessários nos processos que os sistemas controlam

� Isso pode ser feito de duas maneiras:◦ Criando programas que criem ligações (links) dos dados do sistema diretamente com a imagem;

◦ Fazendo integração com um ambiente de Document Imaging ou Document Management

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ERM/COLD

� Objetivo:◦ Gerenciar relatórios de muitas páginas gerados pelos diversos sistemas da empresa;

Processamento de Formulários

• Objetivo:▫ minimizar o esforço e o custo na indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por digitadores;

• Captura de dados de formulários• A partir dos formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de reconhecimento de padrões com OCR, ICR, código de barras, marcas, etc;

• Os dados colhidos podem ser apenas para indexação da imagem do documento ou para a coleta de um grande volume de informações contidas nos formulários, como no caso do censo demográfico.

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Workflow

ROUTES(Rotas)

seqüências pré-definidas

ROLES(papéis)

definição de usuários

RULES(regras)

roteamento condicional3 Rs

Workflow

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Ambiente GED

Preparação de Documentos

� Quais documentos digitalizar?

� Limpeza dos documentos

� Cores

� Organização das mídias (CDs, DVDs)

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Digitalização

� Ordem de digitação� Qualidade da imagem

Inspeção

� Imagens inclinadas, com dobras ou ilegíveis

� Inspeção total ou por amostra

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Indexação

� Para permitir a recuperação de um determinado documento, este precisa ter sido indexado de maneira precisa;

� Dependendo da natureza dos documentos e seus objetivos, os elementos de informação (metadados) pode ser:◦ título do documento◦ tipo do documento (carta, memorando, ofício)◦ instituição de origem (autora)◦ instituição de destino (alvo)◦ número do documento◦ data de geração do documento◦ data de recebimento do documento◦ palavras-chave

Sistemas GED: componentes

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Metadados eLinguagens de Marcação

Documentos de arquivo

� O Gênero documental indica a configuração da estrutura física do meio em que se configurará o registro da informação pela união do tipo de formato e do suporte documental.

� Tipologia documental (Arquivo Nacional) ◦ Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas

características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos[...]

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Documentos de arquivo

� Valor Primário◦ Corrente - momento em que ocorre a produção documental atrelada aos procedimentos de tomada de decisão por parte do administrador; e

◦ Intermediária - momento em que a documentação aguarda a prescrição do valor primário.

� Valor Secundário

◦ Os documentos são utilizados em desígnios diferentes daqueles para os quais foram produzidos, o que diz respeito à comprovação de direitos adquiridos, desenvolvimento de pesquisas científicas, ou ainda aquisição de conhecimento cultural. O valor secundário relaciona-se, portanto, à fase de guarda permanente.

Os princípios arquivísticos

� Proveniência� Unicidade� Indivisibilidade

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Metadados

� Dados codificados e estruturados que descrevem características de elementos informacionais para auxiliar na identificação, localização, avaliação e gestão das entidades descritas.

� São elementos que descrevem os atributos de um determinado recurso, bem como o contexto que permita a compreensão do documento de arquivo no decorrer do tempo, dotando o usuário de capacitação para a obtenção do conhecimento preciso acerca da existência e das características dos objetos representados.

Metadados

� Bantin (2008, p. 47)

◦ Identificação ou Registro - identifica o documento arquivístico e registra a data de entrada do documento no sistema de gestão;

◦ Conteúdo - traz informação sobre o gênero documental predominante no documento dotando-o de caráter textual, iconográfico, cartográfico ou audiovisual;

◦ Auditoria - identifica as atividades que permearam peças documentais, séries ou arquivos no decorrer do tempo;

◦ Acesso e uso - define condições para o acesso e uso, inclusive as restrições quanto ao grau de sigilo e dos direitos autorais;

◦ Destinação - informa por quanto tempo o documento será retido e como a distinção será gerenciada ao longo do tempo;

◦ Preservação - define como o documento será preservado ao longo do tempo e o impacto das atividades de preservação ao longo do tempo;

◦ Estrutural - registra as características físicas do documento e sua estrutura interna; e

◦ Histórico de uso - registra acesso e uso do documento ao longo tempo.

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Metadados Arquivísticos

IDENTIFICAÇÃOOU REGISTROMETADADO DEFINIÇÃO

Identificador do Documento Identificador único do documento.

Data e Hora do registro Data e hora em que o documento entrou no sistema de arquivos.

Localização Localização (física ou lógica) do documento.

CONTEXTOMETADADO DEFINIÇÃO

Agente OriginadorEntidade corporativa, unidade organizacional ou indivíduo responsável por desenvolver as ações registradas no documento.

Agente Receptor Quando o documento for transmitido registra-se o agente receptor.

Data e Hora da Produção Data e hora em que o documento foi criado no curso de sua atividade.

Data e Hora da TransmissãoQuando o documento for transmitido, registra-se a data de envio pelo agente originador.

Data e Hora do RecebimentoQuando ocorrer transmissão, registra-se a data e a hora do recebimento do documento.

Funções e Atividades RelacionadasRegistros de funções e atividades relacionadas com a produção do documento.

Documentos Relacionados Outros documentos criados pelos mesmos processos orgânicos.

Linguagens de Marcação na Gestão Documental

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Linguagens de Marcação

João da SilvaAv. Hélio Ribeiro, 123Marília

João da SilvaAv. Hélio Ribeiro, 123

Marília

<nome>João da Silva</nome><endereco>Av. Hélio Ribeiro, 123</endereco><cidade>Marília</cidade>

Linguagens de MarcaçãoIDENTIFICAÇÃOOU REGISTRO

METADADO DEFINIÇÃOIdentificador do Documento Identificador único do documento.

Data e Hora do registro Data e hora em que o documento entrou no sistema de arquivos.

Localização Localização (física ou lógica) do documento.

<documento>

<identificacao>

<id>1324</id>

<data_registro>

2012-05-12 10:45

<data_registro>

<localizacao>

<sala>14</sala>

<prateleira>3</prateleira>

<caixa>134</caixa>

</localizacao>

</identificacao>

</documento>

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Linguagens de MarcaçãoCONTEXTO

METADADO DEFINIÇÃO

Agente Originador Entidade corporativa, unidade organizacional ou indivíduo responsável por desenvolver as ações registradas no documento.

Agente Receptor Quando o documento for transmitido registra-se o agente receptor. Data e Hora da Produção Data e hora em que o documento foi criado no curso de sua atividade.

Data e Hora da Transmissão Quando o documento for transmitido, registra-se a data de envio pelo agente originador.

Data e Hora do Recebimento Quando ocorrer transmissão, registra-se a data e a hora do recebimento do documento.

Funções e Atividades Relacionadas Registros de funções e atividades relacionadas com a produção do documento.

Documentos Relacionados Outros documentos criados pelos mesmos processos orgânicos.

<documento>

<identificacao>

<id>1324</id>

<data_registro>

2012-05-12 10:45

<data_registro>

<localizacao>

<sala>14</sala>

<prateleira>3</prateleira>

<caixa>134</caixa>

</localizacao>

</identificacao>

<contexto>

<originador>setor_arquivo</originador>

<recptor>HP do Brasil</receptor>

<data_producao>2012-05-12 10:30</data_producao>

<data_transmissao>2012-05-12 11:40</data_transmissao>

...

</contexto>

</documento>

Linguagens de Marcação

� Recuperação de Informação

� Controle de Vocabulário

� Interoperabilidade

� Preservação Digital