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ANEXO I – PROJETO BÁSICO/TERMO DE REFERÊNCIA
ANEXO I
PROJETO BÁSICO/TERMO DE REFERÊNCIA
A OBJETIVO
Contratação de serviço de consultoria para o diagnóstico, mapeamento, proposição de
melhorias, desenho e implantação de novos processos administrativos para a área de Gestão
de Recursos Humanos do Governo do Estado de Minas Gerais, com aplicação de modelo de
Inteligência de Dados para as informações que suportam a execução destes processos
administrativos, configurando um novo Modelo de Administração de Recursos Humanos.
B JUSTIFICATIVA
Trata-se de uma iniciativa alinhada com o plano de governo da atual gestão da Administração
Pública Estadual que busca a otimização dos processos administrativos e maior eficiência
operacional da máquina pública, bem como da valorização do servidor público uma vez que o
projeto busca gerar condições de que informações sobre a vida funcional do servidor sejam
tratadas, processadas e consultadas de maneiras mais rápida e assertiva, suportando
operações que impliquem em sua vida funcional no Estado de Minas Gerais.
C PERIODO DE EXECUÇÃO
21 meses.
D LOCAL DE EXECUÇÃO:
Instalações da SEPLAG/MG, situada na Cidade Administrativa Tancredo Neves – Rodovia
Prefeito Américo Gianetti, s/nº, Bairro Serra Verde, no Município de Belo Horizonte/MG - CEP:
31630-911.
E RESPONSÁVEL PELO PROJETO:
Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG)
Subsecretaria de Gestão de Pessoas (SUGESP)
Superintendência Central de Administração de Pessoal (SCAP)
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Conteúdo
1. OBJETO ............................................................................... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.
2. CONTEXTUALIZAÇÃO DO OBJETO ........................................................................................ 4
3. CONSIDERAÇÕES SOBRE O PROJETO .................................................................................. 5
3.1. SOBRE OS PROCESSOS DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS .............................. 7
3.2. SOBRE A ARQUITETURA DE SISTEMAS PARA A ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS7
3.3. SOBRE A NECESSIDADE DE FUTURA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE RECENSEAMENTO E
DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SERVIDOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS ............... 8
3.3.1. RECENSEAMENTO ......................................................................................................... 8
3.3.2. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................... 9
4. SOBRE A ATUAÇÃO DOS ENVOLVIDOS PARA A ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS 9
5. ESCOPO DOS SERVIÇOS E PRODUTOS ESPERADOS ........................................................... 10
5.1. SOBRE O DETALHAMENTO DE ATIVIDADES E PRODUTOS DA ETAPA DE “OTIMIZAÇÃO DE
PROCESSOS, PESSOAS E SISTEMAS”........................................................................................ 12
5.2. SOBRE O DETALHAMENTO DE ATIVIDADES E PRODUTOS DA ETAPA DE
“DESENVOLVIMENTO DE MODELO DE INTELIGÊNCIA DE DADOS” ........................................... 21
6. CRONOGRAMA PRÉVIO DE TRABALHO E MEDIÇÕES .......................................................... 26
7. ATIVIDADES CONTRATADAS ATRAVÉS DE PREÇO POR PRODUTOS ................................... 28
8. ATIVIDADES CONTRATADAS ATRAVÉS DE BANCO DE HORAS ............................................ 30
9. CONDIÇÕES GERAIS DE EXECUÇÃO ................................................................................... 30
9.1. SOBRE O DETALHAMENTO DOS PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS NA ETAPA DE “OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS, PESSOAS E SISTEMAS” .................................................................................. 30
9.2. SOBRE O DETALHAMENTO DOS PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS NA ETAPA DE
“DESENVOLVIMENTO DE MODELO DE INTELIGÊNCIA DE DADOS” ........................................... 31
9.3. SOBRE O LOCAL E HORÁRIO DE PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS ............................................ 31
9.4. SOBRE OS INSUMOS PARA EXECUÇÃO DO PROJETO ......................................................... 31
10. DEFINIÇÃO DE DOMÍNIOS ................................................................................................ 33
11. ANEXO IA– VISÃO GERAL DOS PROCESSOS ...................................................................... 36
12. ANEXO IB– INFORMAÇÕES SOBRE O SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL – SISAP
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13. MODELO DA PROPOSTA DE PREÇOS .................................................................................. 42
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1. Objeto
Contratação de serviço de consultoria para o diagnóstico, mapeamento, proposição de melhorias, desenho e implantação de novos processos administrativos para a área de Gestão de Recursos Humanos do Governo do Estado de Minas Gerais, com aplicação de
modelo de Inteligência de Dados para as informações que suportam a execução destes processos administrativos, configurando um novo Modelo de Administração de Recursos Humanos.
O novo modelo de gestão da vida funcional do servidor do Estado de Minas Gerais deverá observar as normas gerais aplicáveis à gestão da vida funcional do servidor público mineiro e, quando viável, realizar proposições de mudanças a essas normas a fim de
tornar os processos mais eficientes.
A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão fornecerá à empresa de consultoria
CONTRATADA toda a fundamentação legal para suporte às atividades previstas no projeto.
No redesenho dos processos, a Empresa CONTRATADA deverá levar em conta as especificidades e as necessidades dos órgãos e entidades do Estado de Minas Gerais para
que soluções e estratégias de gestão da vida funcional propostas sejam por eles aplicáveis, haja vista se tratar de processos que começam nas unidades setorias de RH e terminam na área central de Administração de Pessoal da SEPLAG, conforme ilustrado na
figura abaixo:
Figura 1 - Visão Geral do Modelo Descentralizado de Administração de
Pessoal
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A execução do objeto a ser detalhado adiante deve envolver, de forma não-exaustiva, as
seguintes atividades, relativas à folha de pagamentos e à concessão de direitos e benefícios aos servidores ativos, aposentados e pensionistas do Estado de Minas Gerais (atividades que compõem o Modelo de Administração de Recursos Humanos):
levantamento, diagnóstico, mapeamento, saneamento e enriquecimento de informações em base de dados; desenho de novos processos, redesenho de outros já existentes e suporte à sua implantação, de acordo com a estratégia de execução definida pela
Subsecretaria de Gestão de Pessoas, da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais (SEPLAG/MG).
2. Contextualização do Objeto
O Plano de Governo 2011/2014 prevê que para operação de “Redes de Gestão Eficiente” as pessoas que integram as estruturas de governo são atores centrais, e nesse sentido
devem utilizar modernas tecnologias digitais para conectar o Poder Público às necessidades da sociedade. Para tanto, nada mais lógico do que fomentar os processos inerentes à vida funcional dos servidores públicos.
Para sustentar as Políticas Públicas em geral, inclusive a de valorização dos servidores públicos, paralelamente esse Plano tem como um compromisso do Executivo Mineiro a modernização institucional, em busca de estruturas administrativas mais integradas,
dinâmicas, com processos operacionais racionalizados e otimizados para a realidade e necessidades que o servidor e o cidadão do Estado de Minas Gerais apresentam.
Posto isto, a modernização institucional atua em parceria com o aprimoramento da
alocação e do uso dos recursos financeiros públicos necessários para que o governo estadual possa implantar e manter sua estrutura de operação funcional, eficiente e adaptada às melhores práticas de mercado, proporcionando serviços atualizados e de
qualidade aos seus servidores e, conseqüentemente, aos seus cidadãos.
Ademais, no segundo semestre de 2010 foi realizado um projeto preparatório para diagnóstico da situação atual dos processos e sistemas coorporativos do Governo Mineiro,
denominado GRP Minas. O objetivo deste projeto foi estudar soluções de criação de um ambiente de maior integração entre tais sistemas coorporativos e fornecer um embasamento para ações futuras necessárias para viabilizar esse ambiente.
Quanto ao Sistema de Administração de Pessoal – SISAP – direcionado para Gestão de Pessoas foi diagnosticado que seria necessária a implantação de alguns projetos
acessórios que iriam atuar como pressupostos para viabilizar a integração futura dos sistemas coorporativos, incluindo então o SISAP. Dentre eles, destacam-se a necessidade de revisão aprofundada de processos da área de administração de pessoal e a definição
estruturada de um novo modelo de inteligência de dados para suportar tais processos.
Todas as atividades desse projeto serão executadas sob o prisma do GRP Minas, haja vista essa solução ser a escolhida pelo Governo Mineiro para tratamento e execução das
atividades coorporativas.
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A modernização institucional junto do aprimoramento da alocação dos recursos financeiros públicos são objetivos que devem ser perseguidos em todas as atividades da
Administração Pública. Neste contexto, encaixa-se a finalidade do presente processo licitatório, a saber, a contratação de serviço de consultoria que suporte a atual gestão de governo no diagnóstico, elaboração e implantação de um novo Modelo de Administração
de Recursos Humanos a ser utilizado para proporcionar atendimento mais rápido, claro e eficaz nas atividades envolvidas com o processamento da folha de pagamento e concessão de direitos e benefícios aos servidores ativos, aposentados e pensionistas do Estado de
Minas Gerais.
A presente iniciativa busca garantir nível de maturidade adequado para os processos relativos a gestão da vida funcional dos servidores do Estado, sendo que essa é a
premissa básica para que as informações acerca desse tema sejam tratadas futuramente no escopo do projeto GRP Minas.
Trata-se de uma iniciativa que tem, como um de seus objetivos, gerar um plano de
implantação de processos e oportunidades de melhorias nas atividades de administração de recursos humanos de modo faseado, conforme estratégia e definições alinhadas em tempo de projeto junto ao Governo de Estado. A expectativa é que mais de 500.000
(quinhentos mil) servidores públicos (dentro ativos, pensionistas e aposentados) sejam impactados com esta iniciativa, tendo-se como meta a otimização de processos e prazos de atendimento, bem como uma maior confiabilidade, assertividade e integridade dos
dados que suportarão a aplicação do Modelo de Administração de Recursos Humanos.
3. Considerações sobre o Projeto
Esta iniciativa soma-se a outras ações que a SEPLAG implantou recentemente ou que estão em processo de implantação, voltadas para a otimização e modernização institucional, como a melhoria de procedimentos para a gestão de alguns benefícios e
direitos que influenciam na vida funcional dos servidores não efetivos, automatização de alguns novos processos, redefinição de papéis das unidades da Superintendência de Administração de Pessoal (SCAP), entre outros.
Para fins desse objeto de contratação, três pilares representam a atuação fim da administração de recursos humanos, maximizadas por informações analíticas (Gestão da Informação) que permitam avaliações e ações assertivas, além de interfaces com o
monitoramento dos recursos financeiros envolvidos (Gestão de Recursos Financeiros). Tais ações adequam-se a uma visão holística1 de atuação da área de recursos humanos, sob o
ponto de vista administrativo, representado pelo esquema abaixo.
1 Essa visão acerca dos processos relacionados à Gestão de Pessoas foi definida junto à equipe
contratada para o diagnóstico realizado no Projeto GRP Minas. Na presente contratação não
estão incluídos processos relacionados ao desenvolvimento de pessoal, vinculados
principalmente a Superintendência Central de Políticas de Recursos Humanos (SCPRH) e os
processos que tratam dos assuntos de perícia médica e saúde ocupacional, cujo gestor é a
Superintendência correlata. Os pilares aqui não contemplados são quatro, a saber: a) Gestão
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Figura 2 - Visão Geral do Escopo do Projeto
A administração de recursos humanos é considerada fator crítico de sucesso para a modernização institucional do Estado. Sob este aspecto, exemplificando uma das dimensões do entendimento do modelo, o controle e a correta apuração dos dados
envolvidos nas atividades inerentes à gestão da folha de pagamentos (responsável por uma despesa estimada e aproximada, em 2011, equivalente a R$ 16,9 bilhões, ou 36% da
receita bruta total estimada para Estado, que pode ser conferido no ANEXO I(Metas Fiscais) da LDO de 2011) são vistos pelo Estado de Minas Gerais como uma atividade crítica no desenvolvimento e na implantação de um novo modelo de administração de
recursos humanos que busque os objetivos aqui indicados.
de Planejamento, Política e Estratégia, b) Gestão de Recrutamento e Seleção, c) Gestão de
Desenvolvimento e d) Gestão de Perícias Médicas e Saúde Ocupacional
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No entanto, atingir este propósito de controle e correta apuração dos dados envolvidos nas atividades de folha de pagamentos não é suficiente. É importante também diagnosticar e
revisar os processos, os sistemas e o modus operandi dos envolvidos com a administração de recursos humanos no Estado. Somente uma abordagem que considere esta visão integrada tornará possível o sucesso do novo modelo de administração de recursos
humanos que se espera obter com este projeto, estratégico para a SEPLAG e para o Governo do Estado.
3.1. Sobre os processos de administração de Recursos Humanos
Segundo levantamento da Subsecretaria de Gestão de Pessoas, atualmente, o Estado de Minas Gerais conta com processos que compõem os 3 principais pilares do atual modelo de
administração de Recursos Humanos:
Gestão da Recompensa e Retenção Gestão de Movimentos e Eventos Funcionais
Gestão da Informação de Pessoal
Existem também os processos que suportam a gestão da informação interna e externa da administração de pessoal e a gestão dos recursos financeiros necessários para
concretização do objetivo principal que basicamente se resume no pagamento dos servidores do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais. Um maior detalhamento acerca das subdivisões desses três pilares pode ser visualizado no ANEXO IA.
Ressalta-se, entretanto que as subdivisões propostas para os processos dos pilares objetos dessa contratação não exclui a possibilidade de em época de projeto que seja identificado novos processos, novas subdivisões ou fusões justamente por se tratar de
uma reestruturação do modelo de administração recursos humanos.
O ANEXO IA não tem como objetivo esgotar a cadeia de valor dos processos a serem otimizados. Essa cadeia de valor deverá ser organizada e/ou revista pela CONTRATADA a
fim de estabelecer melhor forma de operacionalização do objeto. É de suma importância desenhar, em parceria com a CONTRATANTE, melhor abordagem para tratamento dos processos relacionados à gestão da vida funcional, uma vez que trata-se de processos de
grande grau de complexidade e criticidade para o Governo do Estado de Minas Gerais.
Para auxiliar na construção do novo modelo será disponibilizado todo o material resultante do diagnóstico realizado para o projeto GRP Minas, o que será balizador da etapa de
revisão de processos de administração de recursos humanos.
3.2. Sobre a arquitetura de sistemas para a administração de Recursos Humanos
O desenvolvimento do Sistema de Administração de Pessoal do Estado de Minas Gerais – SISAP, cujo gestor é a SEPLAG – Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – foi estabelecido pelo Decreto nº. 37.190 de 25/08/1995. As construções das funcionalidades
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são organizadas em módulos integrados, em plataformas distintas, contendo os módulos RHMinas, de Concurso Público (SIGECOP) e Avaliação de Desempenho dos Servidores
Públicos (SISAD).O sistema foi desenvolvido na plataforma mainframe, em linguagem Natural e banco de dados DB2 e ADABAS. Possui módulos desenvolvidos nas plataformas cliente/servidor, PHP/JAVA, ASP, PL/SQL, Power Center, JEE (com Java 1.4), utilizando os
frameworks Struts e Hibernate, IDE Eclipse; Apache Ant e SGBD Oracle. Destacam-se entre seus objetivos: tratar de maneira unificada as informações necessárias à Administração de Pessoal do Estado, manter uma base de dados única e compartilhada
por todas as instituições da Administração Direta e Indireta, Autarquias e Fundações, aperfeiçoar a sistemática da execução do processamento da folha de pagamento do Estado e da respectiva programação orçamentária.2
O Sistema de Administração de Pessoal – SISAP – é utilizado por 65 órgãos usuários, e de acordo com dados de março de 2011 ele é composto por aproximadamente 340.000 servidores ativos, 160.000 aposentados e pensionistas e também um volume de
servidores que por motivo de desligamento ou falecimento estão inativos no sistema, que corresponde a um valor próximo de 460.000 cadastros.
O sistema tem uma média de 1.800 usuários conectados por dia e são emitidos mais de
470.000 contra-cheques mensalmente. Ele é composto por vários módulos e interage com outros sistemas.
O ANEXO IB mostra algumas informações acerca do Sistema de Administração de Pessoal,
assim como algumas conclusões quando do diagnóstico para implantação para o GRP Minas.
3.3. Sobre a necessidade de futura contratação de serviços de recenseamento e de digitalização de documentos do servidor do Estado de Minas Gerais
3.3.1. Recenseamento
Com a geração de um novo modelo de administração de recursos humanos, é fundamental que as informações que o alimentam estejam atualizadas. Desta
forma, um trabalho de recenseamento é um importante instrumento para viabilizar o Cálculo Atuarial e a Compensação Previdenciária previstos na Constituição Federal de 1988, na Lei Federal nº 9.717/98 e na Lei Federal nº 9.796/99. Surge, portanto,
a necessidade de um esforço conjunto entre as várias esferas governamentais, níveis de poder e servidores, com o intuito de garantir a qualidade dos serviços
previdenciários, o cumprimento da Constituição e o fortalecimento da democracia e da cidadania.
2 Informações disponibilizadas para a realização do diagnóstico do projeto GRP Minas.
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É esperado que a CONTRATADA, pelo presente instrumento licitatório, elabore, em parceria com a equipe da CONTRATANTE, termo de referência para futura
contratação de serviço de recenseamento.
3.3.2. Digitalização de Documentos
Parte das informações que suportam a gestão da vida funcional do servidor no
Estado encontra-se, atualmente, apenas em formato físico (papéis). Com o intuito de preservá-las em meios confiáveis de armazenamento, o Estado necessita do dimensionamento de documentos, da concepção da logística necessária para a
digitalização dos mesmos e da respectiva digitalização pelo método de reconhecimento de caracteres (ou, no inglês, OCR – Optical Character Recognition - uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem, ou
mapa de bits).
É esperado que a CONTRATADA pelo presente instrumento licitatório elabore, em parceria com a equipe da CONTRATANTE, termo de referência para futura
contratação de serviço de dimensionamento e digitalização de documentos.
4. Sobre a atuação dos envolvidos para a administração de Recursos Humanos
Segundo levantamento da Subsecretaria de Gestão de Pessoas, atualmente, o Estado de Minas Gerais conta com cerca de 6700 (seis mil e setecentos) pessoas envolvidas na área de administração de recursos humanos. Os principais papéis desempenhados por tais
profissionais estão relacionados às atividades de processamento, confirmação e auditoria de dados.
Os profissionais atuam em todos os processos, havendo aqueles que se dedicam às
atividades de início de tratamento das informações quando um servidor solicita um serviço (como, por exemplo, na solicitação de um pedido de aposentadoria) como aqueles que atuam no decorrer do atendimento, processando informações que completarão a entrega
do que é solicitado.
Basicamente, a localização destes profissionais está no interior do Estado de Minas Gerais, principalmente através das SRE’s (Superintendências Regionais de Ensino (em número de
55), para o caso de atendimento de professores, que respondem por grande parte da solicitação de serviços de administração de recursos humanos – cerca de 66% dos servidores do Estado são vinculados na Secretaria de Educação) e DRH’s (Departamentos
de Recursos Humanos, cerca de 59 unidades no Estado). Temos ainda outras unidades do Estado que por trabalhar de forma descentralizada (como é o caso do DER (Departamento
de Estradas de Rodagem), SEF (Secretaria de Estado da Fazenda), FHEMIG (Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais), entre outros, necessitam de manter servidores para dar tratamento aos processos de RH, mesmo que a formalização do processo se dê
na unidade central do órgão ou entidade, haja vista a dificuldade de deslocamento do interessado até a unidade de origem, que em sua maioria está localizada em Belo Horizonte, na Cidade Administrativa do Estado de Minas Gerais.
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Os demais profissionais (cerca de 180 pessoas) encontram-se na Cidade Administrativa Presidente Tancredo Neves, em Belo Horizonte, junto à Superintendência Central de
Administração de Pessoal (SCAP), subordinada à Subsecretaria de Gestão de Pessoas. A CONTRATADA deverá interagir com essa equipe e quando for o caso com outras correlatas para que as informações sejam mais abrangentes e detalhadas.
5. Escopo dos serviços e produtos esperados
A implantação de um novo Modelo de Administração de Recursos Humanos, com foco na
otimização e no aperfeiçoamento das atividades referentes aos processos administrativos de RH, pressupõe a execução de duas grandes etapas: “Otimização de processos, pessoas e sistemas” e “Desenvolvimento de modelo de Inteligência de Dados”.
Cada uma das etapas descritas a seguir possui atividades e produtos específicos que devem ser entregues a fim de se garantir que o novo modelo de administração de Recursos Humanos seja implantado. Ressalta-se, ainda, que o modelo de contratação para
este projeto envolve etapas a serem contratadas por produto e etapas em que a consultoria atuará em regime de banco de horas (representadas no esquema de etapas abaixo, respectivamente, pelas cores azul e verde).
O pagamento dos serviços prestados por produtos visa garantir o cumprimento de um conjunto de atividades consideradas imprescindíveis para que o Governo de Minas Gerais tenha a garantia de que o novo modelo de administração de Recursos Humanos foi
analisado exaustivamente, sendo aderente às melhores práticas de mercado e permitindo ao Estado ter o desenho de infraestrutura de processos, sistemas e pessoas orientadas para a implantação do modelo.
Da mesma forma, a contratação via banco de horas permitirá ao Estado ter flexibilidade para direcionar a maneira como solicitará a execução dos serviços de acompanhamento, aplicação de testes e implantação das etapas, analisando as melhores alternativas de
execução disponíveis.
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Figura 3 – Novo Modelo de Administração de Recursos Humanos
É importante observar que as etapas de desenho funcional e configuração e customização
de sistema (etapas em vermelho) para suportar os processos redefinidos serão de responsabilidade da CONTRATANTE.
A seguir, é apresentado o detalhamento das atividades, produtos e prazos (este último,
em caráter estimado):
Observação: todas as atividades indicadas abaixo requerem a validação de seus resultados por equipe de trabalho definida pela SEPLAG/MG, a fim de que a qualidade, a
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padronização e o alinhamento com a estratégia e diretrizes políticas do Estado de Minas Gerais sejam respeitados.
5.1. Sobre o detalhamento de atividades e produtos da etapa de “Otimização de processos, pessoas e sistemas”
Figura 4 – Frente de “Otimização de processos, pessoas e sistemas”
Etapas contratadas através de preço por produto
Alinhamento entre equipe de projeto e liderança da SEPLAG, bem como com outras ações pertinentes do Estado que tenham relação com o projeto, para validação de próximos passos e resultados obtidos até o marco.
Etapas a serem consumidas através de valor de hora homem de acordo com o tamanho do banco de horas ofertado
Etapas fora do escopo do projeto, de responsabilidade da SEPLAG.
Neste marco , a equipe da CONTRATADA e SEPLAG deverão tomar a decisão conjunta de como ocorrerão as etapas a serem consumidas via banco de horas
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Tabela 01 – Descrição das Atividades, Macro Atividades e Principais Produtos para a Frente de “Otimização de processos, pessoas e sistemas”
Atividade Macro-atividades Principais Produtos
Confirmação de objetivos e
planejamento do projeto
Confirmação dos objetivos e detalhamento do cronograma de projeto, por atividades / produtos / recursos;
Suporte na estruturação do Comitê Executivo do projeto junto ao Governo de Minas Gerais (definição de papéis e responsabilidades e modus operandi). Este comitê será responsável por dar as validações finais dos produtos entregues, bem como as orientações a serem seguidas pela equipe de projeto;
Definição da matriz de riscos e do plano de mitigação correspondente (a matriz deverá ser revisada, no mínimo, uma vez ao mês, junto ao Comitê Executivo do projeto);
Definição do plano preliminar de gestão da mudança, com indicação das ações de comunicação, treinamento e patrocínio para a otimização de processos de administração de RH.
Definição e apresentação dos padrões que serão utilizados na documentação que será gerada ao longo do projeto (modelos de apresentações, padrões de desenho de processos, de material de status).
Cronograma detalhado por atividades com prazos e pessoas indicadas;
Matriz de riscos e plano de mitigação para os itens destacados;
Plano preliminar de gestão da mudança.
Modelos de documentação padrão a serem usados no decorrer do projeto.
Relatório com avaliações e decisões sobre a constituição do Comitê Executivo do projeto.
Diagnóstico de processos,
sistemas e pessoas
Entendimento do direcionamento atual e futuro do Governo de Minas Gerais no tema de administração de RH, alinhando-o com a visão futura da SCAP e SEPLAG e do Plano Mineiro de Desenvolvimento Integrado (PMDI);
Levantamento de expectativas dos envolvidos e identificação de oportunidades de melhoria em processos, sistemas e pessoas;
Levantamento macro dos respectivos requerimentos (técnicos e de negócios, conforme pertinência) associados às
Relatório de diagnóstico do atual modelo de administração de RH, já abordando uma análise mais aprofundada do diagnóstico do GRP Minas, com entendimento de direcionamento atual e futuro, diretrizes e requerimentos em processos, pessoas e sistemas para o desenho do novo modelo.
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Atividade Macro-atividades Principais Produtos oportunidades de melhoria elencadas em processos, sistemas e pessoas, usando como balizador o relatório entregue pelo projeto GRP Minas;
Levantamento da legislação de gestão de recursos humanos que impacte o desenho dos processos de administração de RH (atividade a ser executada por área jurídica do Governo de Minas Gerais e Área Central de Administração de Pessoal);
Levantamento de melhores práticas de mercado para processos, sistemas e gestão de pessoas relacionadas com o modelo de administração de RH, alinhando-as à visão de futuro do Projeto GRP Minas;
Avaliação do atual modelo de administração de RH (processos, sistemas de suporte, papéis e responsabilidade de pessoas, legislação – com o suporte de área jurídica do Governo de Minas Gerais);
Comparação entre o atual modelo de administração de RH e as práticas de mercado, considerando metodologias e resultados alcançados nos casos de mercado comparados;
Diagnóstico das Oportunidades de Recenseamento e Digitalização de
Documentos
Em alinhamento com a etapa de “Diagnóstico de processos, sistemas e pessoas”, nesta atividade deverão ser realizadas análises para a aquisição e implantação de duas soluções consideradas essenciais para a implantação do novo modelo de administração de Recursos Humanos:
Aquisição de serviço de recenseamento do servidor público; Aquisição de serviço de digitalização de documentos da vida funcional do servidor que estejam em meio físico (papel)
Relatório de requerimentos para a contratação, implantação e impactos das soluções: 1) de recenseamento do servidor, 2) de digitalização de documentos no Governo de Estado
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Atividade Macro-atividades Principais Produtos
As duas oportunidades deverão ser analisadas sob o ponto de vista de dimensionamento e impactos de sua aplicação no Governo de Estado, considerando a organização do mercado para atendimento dos requerimentos levantados e tendo como balizador para as ações relacionadas a TI o Projeto GRP Minas.
Validação e direcionamento
dos resultados do diagnóstico
Listagem de oportunidades de otimização em processos, sistemas e pessoas, relacionadas ao modelo de administração de RH, subsidiada por:
Estudo em alto nível de viabilidade técnica, jurídica e econômica para a implantação de cada oportunidade listada (com estimativas de prazos, custos, esforços envolvidos, consultorias, ferramentas);
Elaboração de plano de implantação de oportunidades de curto (horizonte de 6 meses), médio (de 1 a 2 anos) e longo prazo (de 2 a 4 anos), configurando uma visão futura de solução integrada e priorizando as ações que deverão ser endereçadas, justificando o porquê.
Na apresentação das oportunidades, conforme plano de implantação, a CONTRATADA deverá indicar os riscos, impactos da não aplicação das oportunidades e possíveis mitigações que deverão ser aplicadas para que o Novo Modelo de Administração de Recursos Humanos possa ser cumprido.
Definição dos requerimentos de negócio, premissas e criticidades que serão utilizadas para o desenho, testes e implantação dos processos que comporão o novo modelo de administração de RH.
Listagem preliminar de oportunidades de otimização em processos, sistemas e pessoas, relacionadas com o novo modelo de administração de recursos humanos, com estimativas de prazos, custos, esforços envolvidos, consultorias, ferramentas;
Definição da visão futura de solução integrada entre sistemas, pessoas e processos;
Plano de implantação de oportunidades, com definição da estratégia de implantação da solução integrada;
Regras, premissas, cronograma, avaliação de esforços, análise de riscos e criticidades para a implantação e testes dos processos no novo modelo de administração de RH.
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Atividade Macro-atividades Principais Produtos
Estruturação de Processos de
Aquisição para Recenseamento e Digitalização de
Documentos (vide cronograma de
trabalho sugerido para entendimento dos momentos em
que ocorrerá a atuação sobre as oportunidades)
Análise das soluções a serem implantadas, contemplando processos, sistemas, dados, interfaces, integrações;
Elaboração de lista de requerimentos funcionais para os sistemas envolvidos;
Definição da estratégia de implantação das soluções;
Definição das necessidades de aquisições tecnológicas e preparação de ambientes (desenvolvimento, homologação e operação);
Elaboração de estimativa de esforço (custo, pessoas e prazos envolvidos) para construção das soluções;
Estruturação de termo de referência para o serviço de recenseamento (um termo) e de digitalização de documentos físicos do servidor (um termo), segundo padrões legais vigentes e de acordo com orientação do Governo de Minas Gerais;
Realização de pesquisas de mercado para refinamento do objeto e modelagem de contratação;
Elaboração e condução de processos de tomada de preços de referências para ambas as soluções a serem adquiridas. Obs.: todas as atividades relacionadas à confecção dos documentos jurídicos que farão parte do processo licitatório serão realizadas pela área jurídica do Governo de Minas Gerais
Termos de referência para os dois processos de aquisição;
Relatório com preços de referência coletados para os dois processos licitatórios;
Documentos licitatórios validados para a contratação dos serviços de recenseamento e digitalização de documentos do servidor do Estado de Minas Gerais (esse produto é de responsabilidade do Governo de Minas Gerais).
Desenho de processos
Desenho detalhado dos novos processos de administração de RH (Processo, subprocesso, atividades e tarefas)
Os desenhos deverão contemplar também a maneira como as iniciativas de Recenseamento e Digitalização de Documentos se integrarão aos demais processos de administração de
Diagramas detalhados (processo, subprocesso, atividade e tarefa) para o novo modelo de administração de RH, bem como mapa de relação entre todos;
Relação de indicadores e níveis de serviços para os processos desenhados;
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Atividade Macro-atividades Principais Produtos
recursos humanos.
Os desenhos de processos deverão ser entregues em formato que permita publicação em site (página de internet) que será desenvolvido pelo Governo de Minas Gerais para sua divulgação e também de informações relacionadas para público interessado em consultá-las;
Os desenhos de processo deverão ser entregues em notação BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation) a fim de garantir a aderência dos produtos gerados com futuros desenvolvimentos/ implantação de sistemas que venham a fazer uso de tais desenhos;
Para as atividades de desenho de processos, a CONTRATADA deverá utilizar-se de uma ferramenta de mercado que realize o desenho e simulação de processos utilizando a notação BPMN;
É de responsabilidade da CONTRATADA o fornecimento, sem ônus ao Estado, de 3 (três) computadores próprios, dispostos a acessar à internet, com editores de textos, planilhas e apresentações eletrônicas. Tais computadores deverão conter ferramenta de desenho e simulação de processos, em notação BPMN. Os mesmos deverão ficar dispostos à CONTRATANTE pelo prazo de até 3 (três) meses após a fase de Desenho de Processos. A manutenção dos computadores deverá ser garantida por todo o prazo em que os computadores
Listagem de requerimentos técnicos e funcionais associados aos sistemas que suportam os processos de administração de Recursos Humanos;
Papéis e responsabilidades das pessoas envolvidas no novo modelo;
Plano de treinamento para os processos desenhados;
Locais para realização de testes de processos revistos, com definição de abrangência e localidade dos pilotos.
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Atividade Macro-atividades Principais Produtos forem utilizados, sem ônus à CONTRATANTE.
Definição de indicadores de desempenho operacionais, relacionados aos processos, bem como os níveis de serviço associados;
Definição dos requerimentos técnicos e funcionais associados aos sistemas que suportam os processos de administração de RH;
Definição de papéis e responsabilidades para as pessoas envolvidas nos novos processos do modelo de administração de RH;
Definição do plano de treinamento para os processos desenhados;
Definição de grupos e cronograma de testes (unidades operacionais, por exemplo) para os novos processos do modelo de administração de RH.
Teste de processos
Validação do cronograma de teste para o(s) grupo(s) definido(s);
Aplicação de comunicações e treinamentos para o(s) grupo(s) definido(s) para o teste de processos;
Aplicação dos novos processos, indicadores e níveis de serviço, em caráter de teste;
Acompanhamento das atividades de desenho, customização e configuração em sistemas;
Levantamento de ajustes a serem realizados em processos, indicadores, níveis de serviço, sistemas, interfaces com banco de dados (alinhamento com a frente de trabalho “Desenvolvimento do modelo de Inteligência de Dados”), treinamento e plano de capacitação de pessoas.
Cronograma de testes definido; Comunicações e treinamentos
aplicados para grupo de teste;
Relatório de acompanhamento da aplicação dos processos do novo modelo de administração de RH, com riscos e mitigações observados/aplicadas;
Lista de ajustes em processos, indicadores, níveis de serviço, sistemas, interfaces, treinamento e plano de capacitação de pessoas.
Suporte à implantação de
processos e oportunidades
Realização de ajustes em processos, indicadores, níveis de serviço e treinamentos de pessoas;
Confirmação do cronograma de implantação de processos, conforme etapa de “Validação e direcionamento dos resultados do
Relatório de ajustes operacionais executados no novo modelo de administração de RH;
Cronograma de implantação de processos e oportunidades;
Relatório de acompanhamento
19
Atividade Macro-atividades Principais Produtos diagnóstico”;
Confirmação do plano e detalhamento do cronograma de implantação de oportunidades, conforme etapa de “Validação e direcionamento dos resultados do diagnóstico”;
Suporte na construção de políticas que registrem as etapas, procedimentos e regras inerentes aos processos do novo modelo de administração de RH; Obs.: as políticas deverão se confeccionadas em conjunto com profissionais do Governo de Minas Gerais e caberá à CONTRATADA prover crítica, orientação e garantia de alinhamento dos processos e atividades definidas com o que estiver escrito.
Acompanhamento das atividades de desenho, customização e configuração em sistemas;
Realização de comunicações para as pessoas envolvidas com o novo modelo de administração de RH (divulgação dos novos processos, regras, indicadores, níveis de serviço);
Implantação assistida de processos e de oportunidades definidas para o novo modelo de administração de RH.
da construção de políticas do novo modelo de administração de RH e das atividades de desenho, customização e configuração em sistemas;
Relatório de implantação assistida do novo modelo de administração de RH;
Matriz de responsabilidades para a implantação.
Acompanhamento da
Contratação de Recenseamento e Digitalização de
Documentos
(vide cronograma de trabalho sugerido
para entendimento dos momentos em
que ocorrerá a atuação sobre as oportunidades)
Suporte ao processo de respostas aos questionamentos técnicos feitos por fornecedores de mercado sobre os processos de aquisições (recenseamento do servidor e digitalização de documentos).
Acompanhamento da execução dos processos de aquisições que forem utilizados para a contratação, com suporte ao esclarecimento de dúvidas técnicas;
Suporte ao processo de respostas para solicitações de recursos que façam parte do processo, do ponto de vista técnico. solicitações de recursos que façam parte do
Relatório de acompanhamento aos processos de aquisições para contratação das soluções de recenseamento e digitalização de documentos do servidor.
20
Atividade Macro-atividades Principais Produtos processo, do ponto de vista técnico. solicitações de recursos que façam parte do processo, do ponto de vista técnico.
Suporte à implantação das
soluções de Recenseamento e Digitalização de
Documentos (vide cronograma de
trabalho sugerido para entendimento dos momentos em
que ocorrerá a atuação sobre as
oportunidades
Acompanhamento da implantação das soluções de Recenseamento e Digitalização de Documentos, com o monitoramento de prazos, atividades realizadas, controle de riscos e mitigações a serem endereçadas pelos fornecedores selecionados para tais implantações.
Relatório de acompanhamento dos fornecedores responsáveis pela implantação das soluções de recenseamento e digitalização de documentos do servidor.
Treinamento e Transferência de Conhecimentos
Aplicação de treinamentos e realização de reuniões com grupos de usuários definidos pelo Governo de Minas Gerais para assimilação de informações que foram desenvolvidas ao longo do projeto, principalmente aquelas relacionadas ao conteúdo dos processos e oportunidades de melhorias (criação de multiplicadores de conhecimento). Obs.: não estão inclusos treinamentos ou atividades de transferência de conhecimento referentes à implantação das oportunidades levantadas, nem à implantação das soluções Recenseamento e Digitalização de Documentos. Os responsáveis pela implantação direta de tais soluções e oportunidades deverão prover os treinamento e transferência de conhecimentos pertinentes.
Aplicação de treinamentos para preparação de usuários
multiplicadores de conhecimentos do projeto.
21
5.2. Sobre o detalhamento de atividades e produtos da etapa de “Desenvolvimento de modelo de Inteligência de Dados”
Figura 5 – Frente de “Desenvolvimento de modelo de Inteligência de Dados”
Etapas contratadas através de preço por produto
Alinhamento entre equipe de projeto e liderança da SEPLAG, bem como com outras ações pertinentes do Estado que tenham relação com o projeto, para validação de próximos passos e resultados obtidos até o marco.
Etapas a serem consumidas através de valor de hora homem de acordo com o tamanho do banco de horas ofertado
Etapas fora do escopo do projeto, de responsabilidade da SEPLAG.
Neste marco , a equipe da CONTRATADA e SEPLAG deverão tomar a decisão conjunta de como ocorrerão as etapas a serem consumidas via banco de horas
22
Tabela 02 – Descrição das Atividades, Macro Atividades e Principais Produtos para a Frente de “Desenvolvimento de modelo de Inteligência de Dados”
Atividade Macro-atividades Principais Produtos
Diagnóstico de base de dados
Levantamento das informações críticas que impactam nos processos de RH analisados e suas respectivas bases de dados;
Investigação e dimensionamento da base de dados destino para validação da compatibilidade de campos, relacionando estrutura, dimensão de dados, segurança e ganhos de desempenho na consulta;
Avaliação de práticas de mercado para identificação do modelo ideal de Inteligência de Dados, alinhando esse modelo com o adotado pelo Projeto GRP Minas.
Levantamento de dados, fontes, bases de dados,
mecanismos de atualização (com periodicidades e agentes
envolvidos), níveis de segurança de acessos;
Validação de campos e dados/ informações tanto nas fontes
identificadas como no destino.
Validação e direcionamento
dos resultados do diagnóstico
Identificação das premissas/ regras de investigação, correção, saneamento e enriquecimento de dados a seguir na aplicação do modelo de Inteligência de Dados;
Priorização das tabelas e informações que deverão ser endereçadas no tratamento para a implantação do modelo de Inteligência de Dados;
Identificação das estratégias e oportunidades da implantação (com subsídio de estudos de viabilidade econômica) e definição do caminho a ser seguido para aplicação do modelo de Inteligência de Dados (por exemplo: saneamento será aplicado com ferramentas do Estado de Minas Gerais, em ambiente externo à localização dos bancos de dados de pessoas, etc.).
Identificação inicial de indicadores de desempenho a aplicar nas regras de saneamento (a confirmar com as áreas envolvidas na alimentação, utilização e descarte de dados);
Definição das fases (“ondas”) da implantação do modelo de Inteligência de Dados a serem executadas, com os agentes e volumes de transação impactados em cada fase;
Definição da abordagem de testes de integridade e qualidade de dados que serão executados durante o processo de saneamento;
Definição dos perfis de acesso para o modelo de Inteligência de Dados, com identificação dos tipos de
Regras de investigação, correção, saneamento e
enriquecimento de dados definidas, determinando o modelo de Inteligência de
Dados;
Estratégias e definição de caminho para implantação do
modelo de Inteligência de Dados;
Indicadores de desempenho iniciais a serem aplicados no
trabalho de saneamento;
Cronograma inicial com a indicação das fases da
implantação do modelo de Inteligência de Dados por
grupo de agentes impactados;
Abordagem de testes a serem executados na implantação do
modelo de Inteligência de Dados;
Listagem de perfis de acesso definidos por grupos de
usuários
Relatório com informações para subsidiar a definição e formalização do Comitê de
23
Atividade Macro-atividades Principais Produtos acesso permitidos por grupo de pessoas, destacando-se os tipos de informações disponibilizadas e passíveis de edição e descarte;
Suporte na definição do grupo de pessoas que trabalharão para a implantação e manutenção do modelo de Inteligência de Dados (Comitê de Governança de Dados).
Governança de Dados.
Desenho da arquitetura de
dados
Desenho do processo de investigação, correção, saneamento (“cleansing e profiling”) e enriquecimento de dados (modelo de Inteligência de Dados), tendo por base os processos de RH definidos:
Desenho das premissas e rotinas de investigação, correção, saneamento e enriquecimento de dados;
Desenvolvimento de códigos, scripts, e configuração de ferramentas que processarão as rotinas estabelecidas.
Desenho representativo do mapeamento de campos da solução (interface com bases e sistemas impactados), a partir de amostras de dados fornecidos pela SEPLAG/ MG.
Processo de investigação, correção e saneamento de
dados;
Desenho da metodologia de enriquecimento de dados para
os processos de RH pertinentes, com cruzamento de dados de distintos bancos
de dados externos;
Desenvolvimento de códigos, scripts e configuração de ferramentas para rodar
rotinas;
Mapa de interfaces de dados para os processos impactados.
Desenho de indicadores
Definição dos indicadores de qualidade e desempenho que deverão ser garantidos para a integridade, confiabilidade, rastreabilidade e assertividade do banco de dados, com a indicação do esforço necessário e maneira para se implantar cada um (exemplo: de qual base devem ser extraídas as informações, como será a fórmula de cálculo, periodicidade, estratégia de implantação, prazo estimado, etc.);
Validação dos indicadores com as distintas áreas dos processos de RH envolvidas. Obs.: caberá ao Governo de Minas Gerais a implantação dos indicadores definidos, a partir da consideração de esforço e maneira de se implantar cada um, conforme orientação da CONTRATADA.
Indicadores de qualidade e desempenho definidos e
validados, com indicação de esforço e maneira de implantação para um.
24
Atividade Macro-atividades Principais Produtos
Suporte ao teste da arquitetura de
dados
Definir, acompanhar e disponibilizar base de dados de testes (construção do ambiente de homologação);
• Acompanhar a realização de testes do processo de investigação, correção, saneamento e enriquecimento de dados:
Desenvolvimento em conjunto com profissionais do Governo de Minas de códigos, scripts e configurações necessárias em sistemas e banco de dados (o que for pertinente) para executar o processo de investigação, correção, saneamento e enriquecimento de dados;
Acompanhar a execução de códigos, scripts e configurações sobre base de dados de teste.
Gerar relatórios de monitoramento, com base nos indicadores de qualidade e desempenho definidos:
Identificar desvios e necessidades de correção em processos, códigos, scripts e configurações;
Acompanhar a realização de ajustes que forem pertinentes e validados pela equipe de projeto.
• Testes de processos, códigos, scripts e configurações;
Processos, códigos e scripts reajustados conforme
pertinência.
Suporte no tratamento de
dados
Definir conjunto de dados de produção em que serão aplicados os processos, códigos, scripts e configurações testadas;
Acompanhar a aplicação de rotina de investigação, correção, saneamento e enriquecimento de dados.
Dados tratados prontos a serem carregados nos
sistemas de informação pertinentes.
25
Atividade Macro-atividades Principais Produtos
Suporte na construção da
camada de integração
Revisão e suporte no ajuste das interfaces dos sistemas usuários da base de dados para aplicação do processo de investigação, correção, saneamento e enriquecimento de dados, bem como os códigos, scripts e configurações;
Suporte e acompanhamento da construção de interfaces necessárias para a integração dos dados tratados, bem como acompanhamento das mudanças realizadas nos ambientes de produção (atividade de construção de camada de integração será realizada pelo Governo de Minas Gerais).
• Suporte e acompanhamento na construção de interfaces com sistemas usuários da base de dados revisadas e
ajustadas para carregamento de dados tratados.
Suporte na carga de dados tratados
Suporte no processo de carga de dados (a ser realizado pelo Governo de Minas Gerais) tratados para a base integrada com os sistemas que fazem uso da mesma.
Documentação da base de dados tratada;
Acompanhamento do processo de carga, com o monitoramento de riscos, plano de mitigações e desempenho do processo.
Treinamento, comunicação e
registro das políticas de dados
Treinar usuários de sistemas e do banco de dados nas atividades de cadastro, utilização e descarte com a manutenção da padronização de ações, conforme processos definidos;
Definir plano e realizar comunicações-chave com definição das informações pertinentes para se propagar entre os usuários do modelo de Inteligência de Dados;
Atualizar mapa de interface de dados; Registrar em políticas os processos definidos para de
investigação, correção, saneamento e enriquecimento de dados, tendo como base os processos de RH definidos.
Treinamento de usuários no modelo de Inteligência de
Dados (regras para consulta e avaliação de dados, extração
e auditoria de qualidade);
Plano e realização de comunicações-chave para propagação do modelo de
Inteligência de Dados;
Mapa de interface da base de dados atualizada;
Políticas para os processos de investigação, correção,
saneamento e enriquecimento de dados.
26
6. Cronograma prévio de trabalho e medições
O cronograma previsto para a realização das atividades indicadas para este projeto é
detalhada abaixo:
1) 2)
27
Etapas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84
Objetivos e planejamento do projeto
Diagnóstico de processos, sistemas e pessoas
Validação e direcionamento dos resultados do diagnóstico
Desenho de processos
Teste de processos
Suporte à implantação de processos e oportunidades
Diagnóstico das oportunidades de Recenseamento e Digitalização
de Documentos
Estruturação de Processos de Aquisição para Recenseamento e
Digitalização de Documentos
Acompanhamento da contratação das soluções de Recenseamento e
Digitalização de Documentos
Suporte à implantação das soluções de Recenseamento e
Digitalização de Documentos
Treinamento e transferência de conhecimentos
Diagnóstico de base de dados
Validação e direcionamento dos resultados do diagnóstico
Desenho da arquitetura de dados
Desenho de indicadores
Suporte ao teste de arquitetura de dados
Suporte ao tratamento de dados
Suporte na construção de camada de integração
Suporte na carga de dados
Treinamento, comunicação e registro das políticas de dados
9 10 2116 17 18 19 20
4 5 21
1 2 3 4 5 11 12 13 14 156 7 8
480
1 2 3 6 7 8 14 15 19 20189 16 1710 11 12 13
DigitalizaçãoRecenseamento
Recenseamento Digitalização
28
Considerando as duas etapas de trabalho, o volume máximo de horas a serem consumidas no modelo de banco de horas é de 11.120 (onze mil cento e vinte) horas,
cujo consumo não está atrelado especificamente às atividades indicadas no cronograma acima. O consumo de horas deste banco deverá ser previamente autorizado pelo Governo de Minas Gerais. A SEPLAG vincula-se à contratação de 40% (quarenta por cento) das
horas do banco. Sendo que, horas que por ventura não sejam utilizadas em alguma fase do projeto poderão ser realocadas em outras fases.
A partir da figura com as etapas do projeto, destaca-se que os serviços executados pela
consultoria serão remunerados de duas formas:
7. Atividades CONTRATADAS através de preço por produtos
Os produtos a serem entregues serão medidos de duas formas:
Mensalmente, pela atividade de gerenciamento do projeto pela consultoria: através da entrega de relatório de status dos serviços realizados pela consultoria e aprovado pelo gerente do projeto por parte do Governo de Minas Gerais, até 7
(sete) dias antes do término do mês. Os relatórios deverão levar em consideração a descrição do que foi feito, levantamento de riscos, pontos de atenção e ações de mitigações;
No término de cada etapa do projeto: através da entrega dos produtos previstos até 7 (sete) dias antes do fim do mês em que se der tal marco.
A validação da medição será feita pelo Governo de Minas Gerais até 3 (três) dias antes do término do mês e uma vez validada, será realizado o pagamento à CONTRATADA cujo
valor será dado pelas porcentagens abaixo indicadas, conforme cronograma do projeto:
Mês Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8
Total a ser pago para a contratada
8,5% 4,5% 8,5% 4,5% 8,5% 4,5% 4,5% 4,5%
Mês Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 Mês 13 Mês 14 Mês 15 Mês 16
Total a ser pago para a contratada
4,5% 4,5% 8,5% 4,5% 8,5% 4,5% 8,5% 8,5%
Os produtos a serem entregues, de acordo com o cronograma de projeto, deverão ser:
29
Mês Semana Produto a ser entregue para a etapa de "Otimização de processos, pessoas e sistemas" Produto a ser entregue para a etapa de "Desenvolvimento de modelo de Inteligência de Dados"
Mês 1 4
Confirmação de objetivos e planejamento do projeto:
• Cronograma detalhado por atividades com prazos e pessoas indicadas;
• Matriz de riscos e plano de mitigação para os itens destacados;
• Plano preliminar de gestão da mudança.
• Modelos de documentação padrão a serem usados no decorrer do projeto.
• Relatório com avaliações e decisões sobre a constituição do Comitê Executivo do projeto.
Mês 3 12
Diagnóstico de processos, sistemas e pessoas:
• Relatório de diagnóstico do atual modelo de administração de RH, já abordando uma análise mais
aprofundada do diagnóstico do GRP Minas, com entendimento de direcionamento atual e futuro,
diretrizes e requerimentos em processos, pessoas e sistemas para o desenho do novo modelo.
Diagnóstico das Oportunidades de Recenseamento e Digitalização de Documentos:
• Relatório de requerimentos para a contratação, implantação e impactos das soluções de
recenseamento do servidor e digitalização de documentos no Governo de Estado.
Mês 11 44
Desenho de Processos:
• Diagramas detalhados (processo, subprocesso, atividade e tarefa) para o novo modelo de
administração de RH, bem como mapa de relação entre todos;
• Relação de indicadores e níveis de serviços para os processos desenhados;
• Listagem de requerimentos técnicos e funcionais associados aos sistemas que suportam os
processos de administração de Recursos Humanos;
• Papéis e responsabilidades das pessoas envolvidas no novo modelo;
• Plano de treinamento para os processos desenhados;
• Locais para realização de testes de processos revistos, com definição de abrangência e localidade
dos pilotos.
Diagnóstico de base de dados:
• Levantamento de dados, fontes, bases de dados, mecanismos de atualização (com periodicidades
e agentes envolvidos), níveis de segurança de acessos;
• Validação de campos e dados/ informações tanto nas fontes identificadas como no destino.
Mês 15 60
Desenho da arquitetura de dados:
• Processo de investigação, correção e saneamento de dados;
• Desenho da metodologia de enriquecimento de dados para os processos de RH pertinentes, com
cruzamento de dados de distintos bancos de dados externos;
• Desenvolvimento de códigos, scripts e configuração de ferramentas para rodar rotinas;
• Mapa de interfaces de dados para os processos impactados.
Mês 16 64
Desenho de indicadores:
• Indicadores de qualidade e desempenho definidos e validados, com indicação de esforço e
maneira de implantação para um.
Validação e direcionamento dos resultados do diagnóstico:
• Listagem preliminar de oportunidades de otimização em processos, sistemas e pessoas,
relacionadas com o novo modelo de administração de recursos humanos, com estimativas de
prazos, custos, esforços envolvidos, consultorias, ferramentas;
• Definição da visão futura de solução integrada entre sistemas, pessoas e processos;
• Plano de implantação de oportunidades, com definição da estratégia de implantação da solução
integrada;
• Regras, premissas, cronograma, avaliação de esforços, análise de riscos e criticidades para a
implantação e testes dos processos no novo modelo de administração de RH.
Estruturação de Processos de Aquisição para Recenseamento e Digitalização de Documentos:
• Termos de referência para os dois processos de aquisição;
• Relatório com preços de referência coletados para os dois processos licitatórios;
• Documentos licitatórios validados para a contratação dos serviços de recenseamento e
digitalização de documentos do servidor do Estado de Minas Gerais (esse produto é de
responsabilidade do Governo de Minas Gerais).
20Mês 5
Validação e direcionamento dos resultados do diagnóstico:
• Regras de investigação, correção, saneamento e enriquecimento de dados definidas,
determinando o modelo de Inteligência de Dados;
• Estratégias e definição de caminho para implantação do modelo de Inteligência de Dados;
• Indicadores de desempenho iniciais a serem aplicados no trabalho de saneamento;
• Cronograma inicial com a indicação das fases da implantação do modelo de Inteligência de Dados
por grupo de agentes impactados;
• Abordagem de testes a serem executados na implantação do modelo de Inteligência de Dados;
• Listagem de perfis de acesso definidos por grupos de usuários
• Relatório com informações para subsidiar a definição e formalização do Comitê de Governança de
Dados.
52Mês 13
30
8. Atividades CONTRATADAS através de banco de horas
A CONTRATADA será paga através do volume de horas despendidas com a realização das atividades e entrega de produtos, conforme valor de homem hora (HH) indicado em sua Proposta Comercial.
As atividades serão demandadas pelo Governo de Minas Gerais e a CONTRATADA deverá apresentar em até 5 (cinco) dias úteis previamente ao início dos trabalhos um cronograma com as ações, produtos (de acordo com o escopo do projeto), volume de horas que
despenderá para atendimento da demanda e os momentos em que será medida e paga.
O Governo de Minas Gerais validará o cronograma apresentado e, mediante autorização por escrito, a CONTRATADA iniciará seus trabalhos.
9. Condições gerais de execução
9.1. Sobre o detalhamento dos profissionais envolvidos na etapa de “Otimização de processos, pessoas e sistemas”
Para a execução dessa etapa, são previstos, no mínimo, 5 profissionais (a critério da
CONTRATADA, sendo sugerido o mínimo abaixo e desde que as responsabilidades sejam integralmente cumpridas) que deverão apresentar a seguinte freqüência de participação, bem como assumir as responsabilidade abaixo indicadas:
Principais responsabilidades Participação parcial. Revisão dos produtos e direcionamentos do projeto, com apresentação de experiências de distintas práticas de mercado para viabilizar a proposição das soluções mais aderentes às atividades executadas e produtos apresentados. Profissional comum à etapa de “Desenvolvimento de modelo de Inteligência de Dados”.
Participação integral. Gestão e acompanhamento da condução do projeto. Controle de qualidade, crítica e teste das soluções apresentadas. Reporte ao Comitê Executivo do projeto constituído por membros do Governo do Estado.
Participação integral. Execução das atividades previstas na metodologia e plano de trabalho, de acordo com sua área de atuação.
Coordenador Sênior de projeto
Gerente de projeto para a
frente de Otimização
Consultor especialista em
desenho de processos e gestão da mudança
Consultor especialista em
desenho de processos
Consultor especialista em processos de RH
Consultor funcional
Consultor de compras
estratégicas
31
9.2. Sobre o detalhamento dos profissionais envolvidos na etapa de “Desenvolvimento de modelo de Inteligência de Dados”
Para a execução dessa etapa, são previstos, no mínimo, 5 profissionais (a critério da CONTRATADA, sendo sugerido o mínimo abaixo e desde que as responsabilidades
sejam integralmente cumpridas) que deverão apresentar a seguinte freqüência de participação, bem como assumir as responsabilidade abaixo indicadas:
Principais responsabilidades Participação parcial. Revisão dos produtos e direcionamentos do projeto, com apresentação de experiências de distintas práticas de mercado para viabilizar a proposição das soluções mais aderentes às atividades executadas e produtos apresentados. Profissional comum à etapa de “Otimização de processos, pessoas e sistemas”.
Participação integral. Gestão e acompanhamento da condução do projeto. Controle de qualidade, crítica e teste das soluções apresentadas. Reporte ao Comitê Executivo do projeto constituído por membros do Governo do Estado. Participação integral. Execução das atividades previstas na metodologia e plano de trabalho, de acordo com sua área de atuação.
9.3. Sobre o local e horário de prestação dos serviços
Os serviços serão todos prestados no município de Belo Horizonte, Minas Gerais, na
Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG/MG), na Cidade Administrativa Presidente Tancredo Neves, Rodovia Prefeito Américo Renê Gianetti, bairro Serra Verde.
A execução do projeto será realizada de segunda à sexta-feira, das 9:00h às 18:00h.
9.4. Sobre os insumos para execução do projeto
A CONTRATANTE se responsabilizará por:
32
Fornecer informações e documentos necessários à análise (em meio físico ou eletrônico);
Indicação e avaliação da legislação pertinente para o desenvolvimento do Projeto, bem como todo e qualquer suporte jurídico, sendo responsável pelas estruturações dos processos licitatórios/de aquisição que forem necessários a partir dos termos
de referência que forem entregues pela CONTRATADA; Execução das atividades referentes a desenhos funcionais, configuração e
customização de sistemas, bem como a aquisição e implantação de ferramentas
que se fizerem necessárias ao longo do projeto; Indicar um Gestor para acompanhar e validar o desenvolvimento do projeto; Indicar membros do Governo de Minas Gerais que deverão atuar junto à equipe de
projeto, atuando no estabelecimento de contatos, crítica de produtos, colaboração nas fases de levantamento de oportunidades, desenho de processos e acompanhamento de testes e implantações, visando obter conhecimento da
CONTRATADA para que os resultados do projeto possam ser mantidos após seu término.
Disponibilizar instalações físicas para acomodação de até 12(doze) posições de
trabalho, destinadas ao uso pela equipe técnica de projeto, incluindo ramais telefônicos restritos a ligações locais para telefones fixos, para uso exclusivo a serviço do objeto da presente Licitação. Além disso, a CONTRATANTE fornecerá à
CONTRATADA, dentro de suas instalações, a infraestrutura para execução dos trabalhos, entendida como: sala, mobiliário, rede de telecomunicações, incluído acesso à Internet. O restante da infraestrutura que a CONTRATADA julgar
necessário não será de responsabilidade da CONTRATANTE.
A CONTRATADA se responsabilizará por:
Executar o projeto de acordo com o escopo apresentado no presente documento licitatório, realizando as atividades indicadas e provendo os produtos previstos;
Todas as despesas incorridas por sua equipe para o desenvolvimento do Projeto.
33
10. Definição de domínios
a) A execução do objeto contratual previsto nesse documento requer da CONTRATADA experiência nos seguintes domínios técnicos:
Domínio Justificativas da demanda
1. EGP – Escritório de Gerenciamento de
Projetos
O projeto apresenta a necessidade de aplicação de conhecimentos de gerenciamento de projeto para o levantamento das oportunidades, desenho de processos, estruturação de termos de
referência e para as atividades de saneamento e enriquecimento de dados, acompanhamento de contratação e implantações. Diante disto, a CONTRATADA deve apresentar competência em gestão de
projetos (considerando gestão de recursos humanos, escopo, riscos, comunicação, documentação, qualidade, custos e prazo).
2. Estudo de Viabilidade Técnica e
Econômica (EVTE)
É esperado que o levantamento das oportunidades a serem aplicadas para o novo modelo de administração de recursos humanos seja suportado por estudos de viabilidade técnica de alto
nível (EVTE) (envolvendo avaliação de custos, prazos e recursos envolvidos em cada oportunidade).
3. Desenho de Processos
Considerando que um dos principais escopos do projeto envolve a etapa de diagnóstico, desenho, teste e implantação de processos, a CONTRATADA deverá apresentar conhecimento na metodologia de
mapeamento e redesenho de processos para o cumprimento dos objetivos propostos.
4. Ferramenta de BPMN (Business Process
Modeling Notation)
Considerando que os processos foco do trabalho de otimização devem ser desenhados em notação BPMN com o suporte de ferramenta reconhecida de mercado que realize o desenho e
simulação de processos, é esperado que a CONTRATADA apresente conhecimento suficiente na utilização dessa notação.
5. Definição de requerimentos
técnicos e funcionais
Junto dos esforços em desenho de processos, será fundamental a definição de requerimentos técnicos e funcionais, estabelecendo-se conexão entre os desenhos de processos e a maneira de
operacionalizá-los em sistema(s) em ambientes de baixa e alta plataforma que suportarão o novo modelo de administração de recursos humanos.
34
Domínio Justificativas da demanda
6. Gestão da Mudança
Com a implantação das fases de testes e implantações das oportunidades, processos e das soluções de Recenseamento,
Digitalização de Documentos e de Inteligência de Dados, haverá demanda por disseminação de informações, comunicações e treinamentos dos envolvidos. A assimilação de informações deve ser
feita de maneira rápida e com o mínimo de impactos negativos nas atividades e ações decorrentes da execução dos processos no novo modelo. Desta forma, a CONTRATADA deverá mostrar competência
em gerir processos de mudança para todas as alterações processuais, tecnológicas e em postura de pessoas que se fizerem necessárias.
7. Compras estratégicas
Para o atendimento das etapas de “diagnóstico das oportunidades de Recenseamento e Digitalização de Documentos” e “Estruturação
de processos de aquisição para Recenseamento e Digitalização de Documentos”, haverá a necessidade de aquisições de serviços de empresas que executem as duas oportunidades. Para tanto, caberá
à CONTRATADA proceder com o desenvolvimento dos termos de referência que farão parte dos processos de aquisição. A CONTRATADA deverá definir o modelo de contratação das
categorias de serviço indicadas, considerando avaliações do mercado fornecedor, desenvolvimento de especificações técnicas, formação de preço de referência, além da própria estruturação dos
termos de referência, como mencionado.
8. Implantação e suporte ao processo
de gestão da
qualidade de dados
Considerando que uma das principais iniciativas da frente de
“Desenvolvimento de modelo de Inteligência de Dados” envolve a avaliação da integridade, assertividade, da qualidade dos dados que suportarão o funcionamento do novo modelo de administração de
recursos humanos, a CONTRATADA deverá atestar seu conhecimento em tal domínio.
9. Especificação,
desenvolvimento e testes de regras e
mecanismos de
extração, tratamento, transformação e carga
de dados
As atividades de avaliação de dados para a composição do novo modelo de administração de recursos humanos envolve tarefas de testes, extrações, tratamentos de acordo com regras definidas, bem
como carga de dados para bases saneadas. Desta forma, a CONTRATADA deverá demonstrar competência para este domínio.
35
Domínio Justificativas da demanda
10. Avaliação de modelo de qualidade e arquitetura de dados
suportando sistemas de gestão de processos de recursos
humanos
Particularmente, pelo fato do projeto envolver diagnóstico de oportunidades e revisão de processos para a área de recursos
humanos do Estado de Minas Gerais, é esperado que a CONTRATADA também ateste competência em avaliação de qualidade e arquitetura de dados para sistemas focados em gestão
de recursos humanos.
36
11. ANEXO IA– VISÃO GERAL DOS PROCESSOS
Figura 6 – Visão Geral dos Processos
37
38
39
12. ANEXO IB– INFORMAÇÕES SOBRE O SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL – SISAP
Figura 7 – Módulos do SISAP
Figura 8 – Abrangência do SISAP
Fonte: PRODEMGE – Julho/2010
Fonte: PRODEMGE – Julho/2010
40
Figura 9 – Armazém de Informações I
Figura 10 – Armazém de Informações II
Fonte: PRODEMGE – Julho/2010
Fonte: PRODEMGE – Julho/2010
Fonte: PRODEMGE – Julho/2010
41
Fonte: Diagnóstico GRP Minas – IBM e SEPLAG - 2º semestre 2010
42
13. MODELO DA PROPOSTA DE PREÇOS
Razão social da empresa:
CNPJ:
1. CONTRATAÇÃO DE PREÇO POR PRODUTOS:
ATIVIDADES
(A) Ʃ(A)
VALOR UNITÁRIO / FASE DE ETAPA
VALOR GLOBAL DO ITEM PARA TODO O PERÍODO DA
CONTRATAÇÃO (em R$) (incluir as despesas com alimentação, estadia, impostos,
encargos, tributos e outras)
1.1 ETAPA DE “OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS, PESSOAS E SISTEMAS”
Objetivos e planejamento do projeto
Diagnóstico de processos, sistemas e pessoas
Validação e direcionamento dos resultados do diagnóstico
Desenho de Processos
Diagnóstico das oportunidades de Recenseamento e Digitalização de Documentos
Estruturação de Processos de Aquisição para Recenseamento e Digitalização de Documentos
1.2 ETAPA DE “DESENVOLVIMENTO DE MODELO DE INTELIGÊNCIA DE DADOS”
Diagnóstico de base de dados
Validação e direcionamento dos resultados do diagnóstico
Desenho da arquitetura de dados Documentos
Desenho de indicadores
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ATIVIDADES
UNIDADE DE MEDIDA
(A) (B) Ʃ [(A) x (B)]
VALOR UNITÁRIO DA HORA HOMEM (R$/HH)
DURAÇÃO
VALOR GLOBAL DO ITEM PARA TODO O
PERÍODO DA CONTRATAÇÃO
(em R$) (incluir as despesas com
alimentação, estadia, impostos, encargos,
tributos e outras)
2. CONTRATAÇÃO DE ATIVIDADES ATRAVÉS DE BANCO DE HORAS:
2.1 ETAPA DE “OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS, PESSOAS E SISTEMAS”
Horas
11.120
Teste de processos Suporte à Implantação de processos e oportunidades
Acompanhamento da contratação e implantação das soluções de Recenseamento e Digitalização de Documentos
Suporte à Implantação das soluções de Recenseamento e Digitalização de Documentos
Treinamento e transferência de conhecimentos
2.2 ETAPA DE “DESENVOLVIMENTO DE MODELO DE INTELIGÊNCIA DE DADOS”
Suporte ao teste de arquitetura de dados Suporte ao tratamento de dados Suporte na construção de camada de integração
Suporte na carga de dados
Treinamento, comunicação e registro das políticas de dados 7. PREÇO Global do Contrato (PG) (Σ DOS VALORES GLOBAIS DE 1.1+1.2+2.1+2.2)(em R$)
8. Total global da Proposta (por extenso):
9. Prazo de validade da proposta:
Declaro que nos preços propostos encontram-se inclusos todos os tributos, encargos sociais e quaisquer outros ônus que porventura possam recair sobre o fornecimento do objeto da presente licitação.
10. Local e data: 11. Nome do representante da empresa: