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1
Código
Plano de classificação adaptado da MEF v.02
Título e descrição
Prazo de
Conser-
vação
Notas de aplicação
Destino
Final
Observações
100 ORDENAMENTO JURÍDICO E NORMATIVO
100.10 Elaboração de diplomas jurídico-administrativos e de normas
técnicas
100.10.04
Elaboração de regras e determinações institucionais. Compras -
responsabilidades e regras de compras de bens e serviços.
1
Comunicação instruções
Administrativas.
transversais compreende
atividades de elaboração,
aprovação e comunicação.
C
Revisão anual, enquanto
em vigor.
100.10.04
Elaboração de regras e determinações institucionais. Instrução para a
emissão de 2ª via de certificados de formação.
5
Regulamentação interna -
Funcionamento (Abrange
todas as atividades de
formalização
regulamentação Interna.
C
Revisão anual, enquanto
em vigor.
100.10.04
Elaboração de regras e determinações institucionais. Lista de
requisitos legais aplicáveis.
5
Requisitos legais
aplicáveis à empresa quer
no âmbito da formação
quer na qualidade.
C
Revisão anual, enquanto
em vigor.
100.10.04
Elaboração de regras e determinações institucionais. Manual de
competências do Cegoc.
a)
Missão, função. E
a) A eliminar depois de
substituído por um
descritivo funcional
individual.
100.10.04 Elaboração de regras e determinações institucionais. Manual de
funções.
3 Missão e função.
C Descritivos de funções a
rever 1 vez/ano.
100.10.04 Elaboração de regras e determinações institucionais. Normas a seguir
nos percursos certificantes.
1 Não se aplica em 2013. Formação inter a prever
em 2014.
100.10.04
Elaboração de regras e determinações institucionais. Regulamento de
funcionamento da formação.
1 Regulamentação interna. C
Ficheiro GQ.
2
150 PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA
150.10 Definição e avaliação de políticas
150.10.17
Relacionamento da CEGOC com outras entidades públicas ou privadas
nacionais (Integra a versão final dos protocolos, acordos, e parcerias
com outras instituições nacionais. E documentação produzida no
decurso das relações e atividades desenvolvidas com estas
3
Protocolos acordos
parcerias.
C
DAF.
150.10.17 Celebração de acordos e protocolos de cooperação institucionais.
Acordos. 3
Acordos. C
Enquanto estiverem em
vigor.
150.10.17
Celebração de acordos e protocolos de cooperação institucionais.
Contratos, parcerias e protocolos - testes psicológicos.
P
Acordos de cooperação
interinstitucional; testes
psicológicos
CP
Negócio: testes
psicológicos. Suporte papel
150.10.17 Celebração de acordos e protocolos de cooperação institucionais.
Parcerias. 3
Parcerias. C
Enquanto estiverem em
vigor.
150.10.17 Celebração de acordos e protocolos de cooperação institucionais.
Protocolos. 3
Protocolos. C
Enquanto estiverem em
vigor.
150.10.20 Reunião de orgãos executivos. Ata de reunião.
10 Atas de reuniões da GQ
Atas reuniões de
administração.
C Indicador de gestão DAF -
C.A. 1 vez p/ano.
150.20 Planeamento, avaliação e melhoria de serviços 150.20.01 Planeamento de atividades. Calendarização anual. 1 Oferta formativa anual.
E A eliminar no final do ano
150.20.01
Planeamento de atividades. Direção Geral.
5
Elaboração da conta de
gerência, elaboração do
balanço social,
planeamento estratégico
C
DG
150.20.01 Planeamento de atividades. Folha de sala semanal. semanal Planeamento de atividades
formativas. E Eliminar final semana.
150.20.01
Planeamento de atividades. Gestão da qualidade.
5
Análise e melhoria de
processos, avaliação do
cumprimento de objetivos
organizacionais,
elaboração de relatórios.
C
GQ
150.20.01 Planeamento de atividades. Software de gestão da formação-
Gtraining.
1 C Rever anualmente.
3
150.20.01 Planeamento de atividades. Mapa de projetos. 5 Planeamento de atividades C Negócio: R&S secretariado
150.20.01 Planeamento de atividades. Plano semanal de cursos. semanal Planeamento semanal C Ficheiro inter.
150.20.01 Planeamento de atividades. Procedimento de não conformidades,
ações corretivas e preventivas.
a) Relatório de avaliação de
cumprimento de cada área
orgânica
C a) Até desatualizado
suporte papel e
digitalizado.
150.20.01 Planeamento de atividades. Recrutamento e seleção. 5 Planeamento e avaliação C R&S - secretariado.
150.20.01 Planeamento de atividades. Registo de não conformidades ações
corretivas e preventivas.
a) Análise e melhoria de
processos
C a) Até desatualizado
suporte papel e
digitalização. GQ.
150.20.01 Planeamento de atividades. Relatórios de revisão do SGQ. 5 Análise e melhoria de
processos C Papel e informatizado.
150.20.01
Planeamento de atividades. Segurança e saúde no trabalho. 5
Processos de Avaliação de
riscos aos postos de
trabalho.
C
Não existe com esta
designação.
150.20.02
Avaliação das atividades. Avaliações resultantes das ações de
formação: inter.
3
Formação inter. Avaliação
do cumprimentos dos
objetivos para a
formação.
C
Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
150.20.02
Avaliação das atividades. Avaliações resultantes das ações de
formação: intra.
3
Formação intra. Avaliação
do cumprimentos dos
objetivos para a
formação.
C
Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
150.20.02
Avaliação das atividades. Ficha da avaliação da eficácia da formação. 3
Avaliação do
cumprimento dos objetivos para a formação.
C
Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
150.20.02 Avaliação de atividades. Ficha da avaliação de consultoria.
5 Projetos de consultoria
avaliação do cliente.
C Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
150.20.02 Avaliação de atividades. Ficha da avaliação de fornecedores.
5 Definição e avaliação de
fornecedores
C Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
150.20.02 Avaliação de atividades. Ficha da avaliação dos cursos GLC.
5 Cursos GLC Global
learning.
C Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
150.20.02 Avaliação de atividades. Ficha da avaliação dos cursos inter.
5 Ficha a preencher pelo
formando.
C Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
4
150.20.02 Avaliação de atividades. Ficha da avaliação dos cursos intra.
5 Ficha a preencher pelo
formando.
C Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
150.20.02 Avaliação de atividades. Ficha da avaliação das ações outdoor.
5 Ficha a preencher pelo
formando.
C Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
150.20.02 Avaliação de atividades. Indicadores de desempenho dos processos.
5 Processos das áreas.
C Mediante os processos:
mensal, anual, semestral.
150.20.02 Avaliação de atividades. Mercados internacionais. 5 Relatório de atividades. C MI
150.20.09 Planeamento de recursos materiais e equipamentos. Equipamentos
pedagógicos. Equipamentos de RH. 3
Materiais pedagógicos. C
Rever mensalmente DAF
150.20.07 Definição e avaliação de objetivos organizacionais. Objetivos da
qualidade.
a) Definição e avaliação de
objetivos da qualidade
C a) Até desatualizado
suporte papel e
digitalizado Geral. GQ. 150.20.07
Definição e avaliação de objetivos organizacionais. Política da
qualidade.
a)
Processos de certificação
na qualidade. Avaliação de
objetivos da qualidade.
C
a) Até desatualizado em
papel e digitalizado. Geral.
GQ.
150.20.08 Planeamento de Recursos Humanos. Registo de funções dos
colaboradores.
5
C Acrescentar sempre que
há alterações de funções.
150.20.10 Elaboração de instrumentos de prestação de contas. Balanços. 5
Elaboração do balanço. C DAF.
150.20.15 Análise e melhoria de processos. Abordagem por processos.
3 Processos de certificação
na qualidade
C Da responsabilidade da
GQ.
150.20.15
Análise e melhoria de processos. Avaliação de fornecedores. 5
Plano de atividades,
relatórios de avaliação de
cada unidade orgânica
C
Papel GQ.
150.20.15 Análise e melhoria de processos. Boas práticas de utilização do papel.
a) Instruções.
C a) Até desatualizado papel
e digitalizado Geral. GQ.
150.20.15
Análise e melhoria de processos. Ficha de avaliação da satisfação do
cliente - Consultoria.
5
Avaliação de objetivos
organizacionais, melhoria
da prestação em projetos
de consultoria/cliente.
C
Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
Secretariado. GQ.
5
150.20.15
Análise e melhoria de processos. Inquérito de satisfação de clientes,
avaliação do potencial de competências.
5
Recolha de opinião sobre
a prestação de serviços de
formação para melhoria
contínua.
C
Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
Secretariado. GQ.
150.20.15 Análise e melhoria de processos. Manual de gestão da qualidade.
a)
C a) Até desatualizado
suporte papel e
digitalização. GQ.
150.20.15 Análise e melhoria de processos. Medição, análise e melhoria. 3 Plano de monitorização. C GQ.
150.20.15
Análise e melhoria de processos. Registo das avaliações de satisfação
dos clientes.
5
Avaliação de objetivos
organizacionais, melhoria
da prestação.
C
Suporte papel e
Informatizado.
Satisfação do cliente.
GQ.
150.30 Produção de informações estratégicas
150.30.01
Produção de informação estatística.
5
Refere-se a documentos
relativos a obtenção de
dados estatísticos de
suporte à elaboração dos
relatórios de atividades
comunicação de dados ao
Grupo documentação
relacionada com a
realização de inquéritos.
C
GQ.
150.30.02
Produção de informação de apoio à gestão. CEGOS (casa mãe). 5
Relatórios de atividades
comunicação de dados ao
Grupo.
C
DG. Ficheiro.
150.30.02
Produção de informação de apoio à gestão. Estudos e relatórios
específicos.
5
Recolha de dados por
inquérito, tratamento
análise e apresentação de dados recolhidos em tabelas, gráficos e relatórios.
C
DG. Ficheiro. GQ
150.30.02
Produção de informação de apoio à gestão. Resultados do inquérito à
satisfação do cliente dos processos de recrutamento e seleção por
anos.
5
Informação estatística
recolha de dados por
inquérito, tratamento
análise e apresentação de
dados recolhidos em
tabelas, gráficos e
relatórios.
C
Suporte papel e
informatizada Satisfação
do cliente. Secretariado.
GQ.
6
150.30.02 Produção de informação de apoio à gestão. Resultados do tratamento
das avaliações da formação. 5
Relatórios de atividades. C
Mensal.
200 EXECUÇÃO DA POLÍTICA EXTERNA
200.10 Definição de políticas conjuntas e dos instrumentos de
regulação
200.10.01
Relacionamento da CEGOC com organizações internacionais. ITIM
International, OTOC e os parceiros internacionais e filiais do grupo.
3 Troca de informação correspondência.
C
DG. Ficheiro.
250 ADMINISTRAÇÃO DE RELAÇÕES DE TRABALHO 250.10 Estabelecimento e cessação de relações de trabalho 250.10.03
Contratação de trabalhadores. Contratos de pessoal. P
Processo de recrutamento
e escolha de
colaboradores
CP a) Enquanto o trabalhador
estiver no ativo R.H. papel.
250.10.03
Contratação de trabalhadores. Processos dos subcontratados. a)
Processo de recrutamento
e escolha de
colaboradores
a)Vigência do contrato
R.H. suporte papel.
250.20 Gestão de relações individuais de trabalho
250.20.01
Processamento de registos dos trabalhadores.
a)
Consultores: CV’s
resumidos, listagem de
consultores fixos e
freelancers, estagiários,
ex-colaboradores, fotos,
assinaturas digitalizadas,
CV's desatualizados, CV's
vários
C
a) Enquanto o trabalhador
estiver no ativo - R.H. em
papel e informatizado por
ordem alfabética de nomes
dos colaboradores.
250.20.01
Processamento de registos dos trabalhadores. Registo de dados
cadastrais dos trabalhadores.
a)
Processo individual físico. C
a) Enquanto o trabalhador
estiver no ativo - R.H.
papel e informatizado.
250.20.02 Controlo de assiduidade e pontualidade. Registo de assiduidade.
Inclui o relógio de ponto. 2 C
Informaticamente
R.H.
250.20.04
Processamento de férias. Férias dos trabalhadores: marcação
de férias, mapas e regras de marcação e gozo de férias,
comunicações internas, pedidos de alteração ou de
acumulação.
a)
Processo individual
(250.20.01).
E
a) Se a informação for
recuperável no Processo
individual (250.10.01).
7
250.20.11
Avaliação de desempenho dos trabalhadores. Ficha de
indicador de desempenho.
a)
Relatórios de aplicação do
sistema de avaliação.
E
a) Se a informação for
recuperável no Processo
individual (250.10.01).
250.20.11
Avaliação de desempenho dos trabalhadores. Projetos de
avaliação do potencial de competências.
a)
Monitorização de
desempenho;
Autoavaliação; Avaliação.
C
a) Enquanto o trabalhador
estiver no ativo R.H. papel.
8
300 ADMINISTRAÇÃO DE DIREITOS, BENS E SERVIÇOS
300.10 Aquisição/venda, abate e permuta 300.10.01
Registo de fornecedores. Bancos. 1
Relacionamento com
entidades bancárias
E
Eliminar findo o prazo de
conservação,
informatizado.
secretariado
300.10.01
Registo de fornecedores. Fornecedores
1
Relações com
fornecedores. Inclui
informação sobre
estafetas, anúncios,
fornecedores outdoor e
auto, informática e
telecomunicações,
material de escritório,
consumíveis e brindes,
E
Eliminar findo o prazo de
conservação,
informatizado ordem
alfabética. Renovado,
anualmente GQ
300.10.01
Registo de fornecedores. Hotéis - acordos. 1
Relações com hotéis para
aluguer de salas.
E
Eliminar findo o prazo de
conservação,
informatizado.
Secretariado. 300.10.01
Registo de fornecedores. Listagens de fornecedores.
1
Fornecedores com quem a
CEGOC trabalha.
E
Eliminar findo o prazo de
conservação,
informatizado ordem
alfabética. Secretariado.
300.10.01
Registo de fornecedores. Potenciais fornecedores.
1
Fornecedores com quem a
CEGOC pode vir a
trabalhar.
E
Eliminar findo o prazo de
conservação,
informatizado ordem
alfabética. Secretariado.
300.10.01
Registo de fornecedores. Registo e qualificação de fornecedores.
1
Potencialidades, eventuais
parcerias tipo de empresa,
capital social, organização,
capacidade.
E
Eliminar findo o prazo de
conservação
informatizado. DAF.
300.10.01
Registo de fornecedores. Seleção e avaliação de fornecedores.
1
Risco potencial, prazos,
qualidade, valor controlo
e potenciação da
avaliação, indicadores
económicos.
C
informação recuperável em
ficheiro informatizado na
DAF.
9
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Certificados de habilitações de quem solicita compra de testes
P
Todos os pedidos das
diversas tipologias de
testes psicológicos
CP
área de negócio: testes
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Conceção e planeamento de projetos área de recrutamento e
seleção.
5
Solicitações de clientes
para soluções de
recrutamento.
C
Negócio: Papel
secretariado.
Recrutamento e seleção.
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Elaboração de projetos. Ficha de acompanhamento do projeto.
5 Projetos a desenvolver
"on job".
C Negócio: consultoria.
Secretariado em suporte
papel.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Consultoria geral.
5 Intervenções no âmbito
da consultoria geral.
C Negócio: consultoria.
Secretariado em suporte
papel.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Consultoria internacional - PALOP.
5 Intervenções no âmbito
da consultoria nos PALOP.
C Negócio: consultoria.
Secretariado em suporte
papel.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Consultoria nacional.
5 Intervenções no âmbito
da consultoria geral.
C Negócio: consultoria.
Secretariado em suporte
papel. 300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Contratos da luz, telecomunicações, leasing, impressoras,
informática, transportadores.
5
Processos de contratos
estabelecidos.
C DAF - originais suporte
papel.
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Contratos de conservação, manutenção, instalações.
5 Processos de contratos
estabelecidos.
C DAF - originais suporte
papel.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Contratos de prestação de serviços. 5
Processos de contratos
estabelecidos. C DAF - originais suporte
papel.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Contratos, royalties, correspondência. 5
Processos de contratos
estabelecidos. C DAF - originais suporte
papel.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Contratos de publicidade. 3
processos de contratos
estabelecidos. C DAF - originais suporte
papel.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Encomenda de material.
1 Requisições internas de
material.
C Obrigatoriedade de
assinatura direção - 4 anos
em papel.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Folha de escalões CTT. 1
Correspondência para o
exterior. C DAF.
10
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Folha de protocolo de teste Rorschach.
5
Inclui o nº processo da
empresa, consultor,
candidato, consultor,
respostas e classificação.
C
Recrutamento e seleção.
Secretariado.
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Guia de compra.
10
Compras de material,
descrever marca, valor, e
fornecedor.
C
Contabilidade suporte
papel e informático.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Limpeza.
3 Contactos - serviços de
limpeza, outsourcing.
C DAF.
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Lista de candidatos em processo de recrutamento e seleção.
5
Processos de
recrutamento
candidaturas.
C
Suporte papel e
informatizado.
Recrutamento e seleção.
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Material dos testes psicológicos. Edições portuguesas e editoras
estrangeiras.
P
Material dos testes
adquiridos a editoras
nacionais e internacionais.
CP
Área de negócio: testes.
Suporte papel.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Normas ISO. P CP
Até nova versão.
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Nota de encomenda.
10
Pedido de compra a
preencher pelo próprio e
atribuir valor.
E
A eliminar findo o prazo de
conservação. suporte
papel contabilidade.
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Licenciamento de Software (Certificados de Licenciamento do
Software; Documentação relativa aos processos de licenciamento do
software; Gestão da utilização das licenças; Relação do software
1
Licenças.
C
Conservação anual, a
menos que o contrato
preveja duração superior -
2/3anos.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Plataformas de clientes
P Autorização de acesso a
plataformas de clientes.
CP a) Vigência da licença.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Plataforma elearning. a)
Plataforma acesso aos
módulos formativos. C a) Fornecedor França
vigência do contrato.
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Plataforma SIGO.
a)
SIGO-sistema de
informação e gestão da
oferta educativa e
formativa.
C
a)Vigência da licença.
11
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Plataformas de compras públicas.
a)
Várias plataformas
públicas para
apresentação de
candidaturas.
C
a) Sem dados do formando
não é possivel criar login
na plataforma elearning
nem emitir certificado na
plataforma SIGO. 300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Projetos de consultoria.
5
Trabalho desenvolvido
pelos consultores e
organização da sessão de
intervenção seguinte.
C
Papel e ficheiro
informatizado com o
mesmo nome.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Projetos de recrutamento e seleção. 5
Processos de R&S C
Ficheiro de clientes do
R&S.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Propostas / Adendas. 5
Pedidos dos clientes de
soluções específicas. C Ficheiro de clientes intra.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Propostas desde 1999.
a) Propostas dos clientes,
pedidos de formação
C Ordenação por anos e por
clientes ficheiro
informatizado.
300.10.02 Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Questionários biográficos - versões customizadas.
5 Questionários a preencher
pelo candidato.
C Processos de recutamento
e seleção.
300.10.02
Aquisição, alienação e venda de bens móveis e serviços de suporte.
Relação de candidatos aos processos de recrutamento e seleção.
5 Processos de
recrutamento e seleção
/candidaturas.
C
Recrutamento e seleção.
Secretariado.
300.10.03 Processamento de receitas e despesas. Controlo de saídas de caixa. 10 C
Suporte papel.
300.10.03 Processamento de receitas e despesas. Mobiliário de escritório. 5
Aquisição de mobiliário de
escritório. C DAF.
300.10.03
Processamento de receitas e despesas. Controlo de execução de
orçamentos de funcionamento.
10
Inclui orçamento inicial,
bem como mapas de
controlo da execução
orçamental: balancetes de
receita, balancetes de
execução orçamental,
balancetes orçamentais
por rubrica, etc. Um
processo por ano).
C
DAF contabilidade.
300.10.06 Aquisição/venda, e distribuição de água. Contratos de água. 5
Contrato de fornecimento C
DAF contabilidade.
12
300.20 Concessão e parceria público-privada 300.30 Inventariação 300.30.01
Inventariação e cadastro de bens imóveis. Controlo de materiais
existentes em armazém de modo a facilitar a sua identificação,
acesso e utilização.
5
Inclui o registo de entrada
e saída de material.
Mapas de controlo etc.
E
Eliminar findo o prazo de
conservação. DAF.
300.30.03 Inventariação de bens consumíveis. Consumíveis de informática. 1
Registo de stock de
consumíveis. E Eliminar findo o prazo de
conservação. DAF.
300.30.05
Registo de documentos de arquivo. Consumo diário de correio. a)
Controlo geral de
correspondência
recebida/expedida -
digitalização
E
a) Eliminar se a
informação for recuperável
nos processos
300.30.05 Registo de documentos de arquivo. Controlo de documentos e
registo.
1 Tipologias documentais.
C Suporte papel até
desatualizado e suporte
digital. GQ
300.30.05 Registo de documentos de arquivo. Documentos do SGQ.
5 Tipologias documentais.
C Revisão anual enquanto
em vigor. Suporte digital
GQ.
300.30.05 Registo de documentos de arquivo. Lista de distribuição de cópias
controladas.
3 Várias Tipologias
documentais.
C Revisão anual enquanto
em vigor. Suporte digital
GQ.
300.30.05 Registo de documentos de arquivo. Lista de documentos e registos do
SGQ.
3 Tipologias documentais.
C Revisão anual enquanto
em vigor. Suporte digital.
300.30.05 Registo de documentos de arquivo. Portfolio de trabalhos.
3
C Revisão anual enquanto
em vigor. Suporte digital.
300.30.05 Registo de documentos de arquivo. Procedimento de controlo de
documentos e registos.
3
C Revisão anual enquanto
em vigor. Suporte papel e
digital 300.40 Proteção, conservação e valorização
300.40.03 Manutenção de instalações e equipamentos. Eficiência dos Edifícios. P CP
Suporte papel.
300.40.03 Manutenção de instalações e equipamentos. Gestão de materiais e
equipamentos. 5
Reparação de
equipamentos C DAF
300.50 Utilização, exploração e rendibilidade 300.50.04 Processamento de pedidos de consulta de documentos. 2 Autorizações de consulta.
E Eliminar findo o prazo de
conservação. DAF.
13
300.50.05 Processamento de pedidos de reprodução de documentos. Guia de
execução de trabalhos de reprografia.
a)
E a) No final do mês
eliminar. Suporte papel.
DAF.
300.50.06 Processamento de requisição e empréstimo de bens, equipamentos e
serviços. Requisição interna de testes R&S
5 Processos de
recrutamento e seleção
C Suporte papel.
300.50.06 Processamento de requisição e empréstimo de bens, equipamentos e
serviços. Requisição de material ao armazém. 1 Relativo ao material
existente no armazém.
C DAF.
350 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 350.10 Execução orçamental
350.10.01 Processamento de remunerações. Credenciais para deslocações.
5 Deslocações dos
consultores alocados a
projetos.
C Suporte papel e digital
DAF. contabilidade
350.10.01 Processamento de remunerações. Pagamento de honorários a
freelancers. 10
Recibos de Pagamento de
honorários. C Suporte papel e digital.
DAF. Contabilidade. 350.10.01
Processamento de remunerações. Processamento de
salários. Documentação relativa ao processamento de vencimentos.
10
Recibos de Pagamento de
salários. Cálculo e
lançamento da
remuneração. Abonos e
descontos.
C
Suporte papel e digital.
DAF. Contabilidade.
350.10.03 Processamento de receitas e despesas. Contabilidade - registos e
processamentos contabilísticos. 10
Contabilização de
despesa. C DAF - contabilidade.
350.10.03 Processamento de receitas e despesas. Diários da contabilidade. 10
Contabilização de
despesa. C DAF - contabilidade.
350.10.03 Processamento de receitas e despesas. Programa de faturação. 10 C
DAF - contabilidade.
350.10.03 Processamento de receitas e despesas. Nota de despesas. 10 Contabilização de
despesa. C DAF - contabilidade.
350.10.03 Processamento de receitas e despesas. Operações diversas. 10 Contabilização de
despesa. C DAF - contabilidade.
350.10.03 Processamento de receitas e despesas. Ordens de compra. 10 contabilização de despesa. C DAF - contabilidade.
350.10.03 Processamento de receitas e despesas. Procedimento de compras.
a) regras para compras
pedidas pelas áreas
orgânicas
C a) Até desatualização.
DAF. Contabilidade.
350.10.03 Processamento de receitas e despesas. Rubricas da contabilidade. 10 C
DAF contabilidade.
14
350.10.05
Processamento de impostos. Declarações de finanças.
10
Gestão declarativa e a
liquidação de impostos e
contribuições. Declaração
de IRC;
Declaração de IRS;
Declaração do IVA.
C
DAF.
350.30 Gestão de tesouraria 350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Avisos a clientes. 10
Avisos de regularização de
pagamento.
E
Informação recuperável
nos processos na DF
tesouraria.
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Clientes intra -
cobranças.
10
Avisos de regularização de
pagamento.
E
Informação recuperável
nos processos na DF
tesouraria.
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Cobranças. 10
Avisos de regularização de
pagamento.
E
Informação recuperável
nos processos na DF
tesouraria.
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Faturação dos
testes psicológicos.
P
Faturação efetuada pelo
secretariado.
CP
Informação recuperável
nos processos na DF
tesouraria.
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Faturação - 10
Cartas, emails trocados
com clientes
E
Informação recuperável
nos processos na DF
tesouraria.
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Faturas - originais. 10
E
Informação recuperável
nos processos na DF
tesouraria.
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Folha de caixa. 10
E
Informação recuperável
nos processos na DAF
tesouraria.
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Fundo de
maneio.
10
Gestão do fundo de
maneio.
Constituição/liquidação
autorizações e assinaturas
para movimentação das
contas.
E
Informação recuperável
nos processos em ficheiro
na DF tesouraria.
15
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Processos de
cobranças difíceis.
10
Documentação relativa a
processos de cobranças,
regularização de dívidas,
atrasos de pagamentos.
E
Informação recuperável
nos processos em ficheiro
na DF tesouraria.
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas. Recibos
diversificados.
10
levantaentos, depósitos,
transferências
E
Informação recuperável
nos processos em ficheiro
na DF tesouraria.
350.30.01
Pagamento de despesas e cobranças de receitas.
Documentação diversificada de tesouraria.
10
Documentação avulsa:
pagamentos, cobranças,
depósitos
E
Informação recuperável
nos processos em ficheiro
na DF tesouraria.
350.30.02 Reconciliação bancária.
10 Registo de todas as
transações bancárias.
E Informação recuperável no
dossiê e ficheiro da DAF. 350.40 Gestão da dívida e dos créditos públicos
400 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE IDENTIFICAÇÃO E REGISTO
400.10 Registo de dados de identificação e caracterização de
entidades ou atos
400.10.08
Processamento de informação para o registo individual na segurança
social. Processo da Segurança social.
10
Pedidos de
inscrição/cancelamento de
beneficiário e alteração de
dados de beneficiários da
Segurança Social,
documentação produzida
no âmbito das inscrições
de novos beneficiários ou
cancelamentos.
C
DAF
400.30 Formalização notarial de atos jurídicos
400.30.01 Celebração de escrituras. Escrituras. Alterações ao contrato de
sociedade. a) C a) Enquanto a vigência do
contrato DAF.
450 RECONHECIMENTOS E PERMISSÕES
450.10 Licenciamentos, certificações e outras autorizações
450.10.25
Certificação de entidades e produtos. Acreditação /renovação. 3
Documentação relativa
aos processos de
acreditação, renovação.
C
GQ.
16
450.10.25 Certificação de entidades e produtos. APCER.
3 Documentação relativa
aos processos de
certificação, formação.
C GQ.
450.10.25
Certificação de entidades e produtos. Processo do curso de formação
pedagógica inicial de formadores.
3
Documentação relativa ao
processo homologação,
credenciação do curso FPF
informação e
correspondência trocada
IEFP.
C
GQ.
450.10.25
Certificação de entidades e produtos. ERS Qualidade Ambiente e
Segurança.
3
Documentação relativa ao
processo de certificação,
homologação do curso
informação e
correspondência trocada.
C
GQ.
450.10.25
Certificação de entidades e produtos. Homologações.
3
Documentação relativa a
processos de
homologações de cursos
(um processo/curso).
C
GQ.
450.10.25 Certificação de entidades e produtos. INOFOR. 3 Processo de acreditação
INOFOR. C GQ.
450.10.25
Certificação de entidades e produtos. Instituto de Seguros Portugal -
informações, correspondência, pedidos, equiparação, portal net,
relatório anual, legislação.
3
Processo de acreditação
arquivo dos seguros.
C Ficheiro de Seguros.
450.10.25
Certificação de entidades e produtos. IQF. 3
Documentação relativa a
processos de certificação
de cursos pelo IQF.
C
GQ.
450.10.25
Certificação de entidades e produtos. ITIM (Institute for training in
intercultural management).
3
Documentação relativa a
processos de certificação
de cursos pelo IQF.
C
GQ.
450.10.25
Certificação de entidades e produtos. Marcas registadas. 10
Documentação relativa a
processos marcas
registadas pela CEGOC.
C
GQ.
17
450.30 Emissão de comprovativos de factos ou atos
450.30.01
Emissão de certidão de documentos. Certidões com a delegação de
poderes.
10
Processos de emissão de
comprovativos de
frequência de cursos.
Pedidos de certificados
por ações de formação
frequentadas.
C
DAF.
450.30.02 Autenticação de cópias.
3 Pedidos de declarações
autenticadas.
E Eliminar findo o prazo de
conservação. DAF.
450.30.03
Emissão de declaração e/ou certificado. Emissão de Certificados de
frequência de ação intraempresas.
5
Emissão de certificados
por ações intra
frequentadas .
E
Eliminar findo o prazo
conservação. informação
recuperável no ficheiro
clientes. Organização
p/cliente.
450.30.03 Emissão de declaração e/ou certificado de frequência de ação
elearning.
a) Emissão de certificados
cursos elearning.
C a) até o curso estar
desativado.
450.30.03 Emissão de declaração e/ou certificado de frequência de ação
presencial.
a) Emissão de certificados
ações inter frequentadas
.
C a)Até o curso estar
desativado.
450.30.03
Emissão de declaração e/ou certificado. Certificados Franklin Covey. a)
Emissão de certificados
gama FranklinCovey
frequentadas.
C
a) Até o curso estar
desativado.
450.30.03 Emissão de declaração e/ou certificado. Registo de Certificados de
formação emitidos.
a) Emissão de certificados
ações inter frequentadas
.
C a) Até o curso estar
desativado.
450.30.03 Emissão de declaração e/ou certificado. Certificados da formação em
seguros.
a) Emissão de certificados
cursos de seguros.
C a) Até o curso estar
desativado.
18
500 SUPERVISÃO, CONTROLO E RESPONSABILIZAÇÃO
500.10
Inspeção, auditoria, fiscalização e monitorização de
conformidade à norma
500.10.05 Processamento de auditorias e inspeções aos serviços. Atas do SGQ.
a) Registo dos assuntos das
reuniões realizadas do
SGQ.
C a) Até desativado suporte
papel - GQ.
500.10.05 Processamento de auditorias e inspeções aos serviços. Auditorias
internas. a)
Integra os processos de
auditoria. C a) Até desativado suporte
papel - GQ.
500.10.05 Processamento de auditorias e inspeções aos serviços. Auditorias da
qualidade. a)
Integra os processos de
auditoria. C a) Até desativado - GQ.
500.10.05 Processamento de auditorias e inspeções aos serviços. Lista de
comprovação de auditoria interna. a)
Integra os processos de
auditoria. C a) Até desativado - GQ.
500.10.05 Processamento de auditorias e inspeções aos serviços. Plano de
monitorizações e medições.
a) Ações de vigilância ou
monitorização e medições.
C a) Até desativado - GQ.
500.10.05 Processamento de auditorias e inspeções aos serviços. Procedimento
de auditorias internas. a) C
a) Até desativado - GQ.
500.10.05 Processamento de auditorias e inspeções aos serviços. Programa
anual de auditorias. 5
Integra os processos de
auditoria. C a) Até desativado - GQ.
500.10.05
Processamento de auditorias e inspeções aos serviços. Relatório de
auditorias internas.
5
Relatórios de avaliação
dos processos de auditoria
interna
E
Eliminar findo o prazo
conservação, informação
recuperável no ficheiro
GQ
500.40 Impugnação administrativa 500.40.01 Processamento de reclamações e recursos administrativos. 3 C DAF 700 PRESTAÇÃO DE CUIDADOS DE SAÚDE 700.20 Serviços clínicos 700.20.02
Processamento de atos clínicos de trabalhadores. Seguros de saúde
da CEGOC.
3
Ações de rastreio.
Consultas de medicina no
trabalho.
E
Eliminar findo o prazo
conservação, informação
recuperável no ficheiro -
GQ.
19
710 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE HIGIENE E SALUBRIDADE
PÚBLICAS
710.10 Serviços de higiene e limpeza. Higienização e controlo
ambiental de instalações e equipamentos
710.10.02 Recolha de resíduos. Reciclagem. 1 Reciclagem de papel. E
Eliminar anual, registo
informatizado. 750 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE ENSINO E FORMAÇÃO 750.10 Gestão do aluno/formando 750.10.
Processamento de registos dos formandos. Dados dos formandos
para formação pedagógica de formadores.
1
Inscrições de formandos
no curso de FPF.
E
Sem correspondência de
3º nível na mef. V.02
Eliminar findo o prazo.
Registo informático. DF.
750.10.
Processamento de registos dos formandos. Dados dos formandos
para emissão de certificados de formação profissional (formação
intra - elearning).
1
Intra elearning.
E
Sem correspondência de
3º nível na mef. V.02
Eliminar findo o prazo.
Registo informático. DF.
750.10.
Processamento de registos dos formandos. Dados dos formandos
para emissão de certificados de formação profissional (formação
presencial e inter - elearning ).
1
Inter e elearning.
E
Sem correspondência de
3º nível na mef. V.02
Eliminar findo o prazo.
Registo informático. DF.
750.10.
Processamento de registos dos formandos. Dados dos formandos
para registo na plataforma SIGO - Caderneta Individual de
competências.
1
Preenchimento pelo
próprio on-line.
E
Sem correspondência de
3º nível na mef. V.02
Eliminar findo o prazo.
Registo informático. DF.
750.10.02
Processamento de inscrição nas ações de formação.
1
Correspondência trocada
com os
clientes/formandos,
confirmações e
cancelamentos
E
Eliminar findo o prazo.
Registo informático
p/curso.
750.10.02 Processamento de inscrição em ações de formação.
a) Ficha de inscrição nos
cursos.
CP a) 3 anos papel. Registo
informático p/curso
permanente.
750.10.02 Processamento de inscrição em ações de formação.
a) Ficha de inscrição nos
cursos incluída no guia de
formação.
C a) 3 anos papel. Registo
informático p/curso.
750.10.02 Processamento de inscrição em ações de formação.
1 Ficha de inscrição
provisória /pedido de
informação.
E Eliminar findo o prazo.
20
750.10.02 Processamento de inscrição em ações de formação.
1 Ficha de inscrição nos
Seguros.
E Eliminar findo o prazo.
Registo informático
p/curso.
750.10.02 Processamento de inscrição em ações de formação. a) Inscrições por email. CP a) Registo informático
p/curso permanente.
750.10.02 Processamento de inscrição em ações de formação. a) Inscrições via site e via
backoffice CP a) Registo informático
p/curso permanente. 750.20 Gestão formativa e curricular 750.20.
Criação, renovação e extinção de ações de formação. Conceção,
desenvolvimento e renovação de cursos.
a)
Criação de conteúdos
programáticos,
metodologia, duração,
desenvolvimento de novos
produtos, renovação de
produtos por gamas.
C
a) Até o curso estar
desativado. Sem
correspondência de 3º
nível na mef. V.02.
750.20. Produção de conteúdos formativos. Materiais originais de provas dos
testes psicológicos. P CP
Suporte papel. Testes
psicológicos.
750.20.
Produção de conteúdos formativos. Documentação técnica francesa.
a)
Manuais, textos de apoio,
exercícios, guiões.
C
a) Até estarem
desativados. Mantêm-se
em suporte papel os mais
antigos. Documentos
digitalizados por curso. E
Sem correspondência de
3º nível na mef V.02.
750.20.
Produção de materiais pedagógicos. Filmes pedagógicos.
a)
C
a) até estarem
desatualizados. Sem
correspondencia de 3º
nível na mef V.02.
750.20.01 Realização de ações de formação. Confirmações dos clientes nos
cursos interempresas
1
E Eliminar findo o prazo.
Registo informático
p/curso.
750.20.01 Realização de ações de formação. Elearning -(CID e cursos). a) Processos p/ curso
elearning. C a) Até estarem
desatualizados. CID.
750.20.01 Realização de ações de formação. Tutoria dos cursos elearning. 5
Processos p/ curso
elearning. C a) Até estarem
desatualizados. CID.
750.20.01 Realização de ações de formação. Cursos elearning. a) Processos p/ curso
elearning. C a) Até estarem
desatualizados. CID.
21
750.20.01
Realização de ações de formação. Cursos inter por capítulo. a)
Itinerários pedagógicos,
metodologias, duração
C
a) Até estarem
desatualizados. Formação
inter. Fica ficheiro.
750.20.01 Realização de ações de formação . Documentos de realização de
projetos. 5
Processos por curso /
modalidade /ano. C a) Até estarem
desatualizados.
750.20.01 Realização de ações de formação. Ficha de projeto de percurso
certificante.
3 Módulos (elearning) do
percurso certificante.
C Papel. Informação
recuperável ficheiro
formação inter.
750.20.01 Realização de ações de formação. Ficha de sessão de
acompanhamento / coaching.
3 Processos por intervenção
coaching / ano.
CP Papel. Informação
recuperável em ficheiro
ações coaching.
750.20.01 Realização de ações de formação. Ficha de curso elearning. 1 Processos por curso /ano. C a) Até estar desatualizada.
750.20.01 Realização de ações de formação. Ficha do módulo (notice). 1 Processos por curso
elearning /ano. C a) Até estar desatualizada.
750.20.01 Realização de ações de formação. Folha de controlo de documentos
de uma ação de formação inter. 1
Documentos de apoio
ação inter. C a) Até estar desatualizada.
750.20.01
Realização de ações de formação. Folha de sala de ação de formação
inter.
1
Documentos de apoio,
materiais e equipamentos
pedagógicos.
C
a) Até estar desatualizada.
750.20.01
Realização de ações de formação. Formação elearning (inter e intra). 1
Processos por curso
/modalidade /ano.
C
a) Até os cursos estarem
desativados. Fica ficheiro
/modalidade /ano.
750.20.01 Realização de ações de formação. Formação interna. 1 Processos por curso. C Ficheiro formação interna.
750.20.01 Realização de ações de formação. Formação inter. 5 Processos por curso inter. C a) Até estar desativado.
750.20.01 Realização de ações de formação. Formação intra. 1 Processos por curso intra. C Ficheiro intra /cursos.
750.20.01 Realização de ações de formação. Formação para aplicação dos testes
(inter e intraempresas).
P Processos por curso inter
ou intra por cliente.
CP Ficheiro testes
psicológicos.
22
750.20.01
Realização de ações de formação. Formação pedagógica inicial de
formadores.
3
Documentação relativa ao
processo de controlo
curso FPF inclui
caracterização da ação,
documentação do curso,
equipamentos, materiais
pedagógicos. Verificação
da adequabilidade dos
docs., materiais
pedagógicos.
C
Eliminar findo o prazo
conservação.Informação
recuperável no ficheiro -
GQ.
750.20.01 Realização de ações de formação. GLC (Global learning by CEGOS).
3 KIT dos cursos, planos,
programas dossier
pedagógico.
C Informação recuperável no
ficheiro GLC.
750.20.01 Realização de ações de formação. Lista de participantes
5
C Informação recuperável no
ficheiro / modalidade /
gamas
750.20.01 Realização de ações de formação. Lista de receção de participantes
inter
1 Preenchimento pelo
próprio no 1º dia curso
E Papel a eliminar logo após
a realização do curso
750.20.01
Realização de ações de formação. Mapa de curso.
1
Registo do nº
participantes do curso,
formador.
E
Eliminar findo o prazo
Conservação, informação
recuperável no ficheiro do
curso - GQ.
750.20.01
Realização de ações de formação. Modelo de DTP (dossiê técnico
pedagógico).
3
Documentação do DTP CV
do formador, sumários,
folha de presenças,
avaliações dos formandos
e do formador, plano do
curso.
E
Eliminar quando
desatualizado.
750.20.01
Gestão formativa e curricular. Plano de formação interna.
5
Criação de conteúdos
programáticos,
metodologia, duração,
desenvolvimento de novos
produtos, renovação de
produtos por gamas.
C
Papel. Informação
recuperável no ficheiro do
curso GQ.
23
750.20.01
Realização de ações de formação. Formação outdoor .
5
Plano da intervenção,
materiais, equipamentos,
um processo /curso
/cliente.
C
Informação recuperável no
ficheiro do cliente.
750.20.01
Realização de ações de formação. Pauta do curso.
a)
Cursos elearning, com
módulos elearning e
presencial, inclui
participantes, organização
módulos: on-line e
presencial, avaliação final
quantitativa e qualitativa,
aprovação final
CP
CID. Registo informático
permanente.
750.20.01
Realização de ações de formação. Projetos de formação de aplicação
de testes psicológicos
P
Plano de formação, kit
pedagógico por cliente
CP
Processo por cliente:
informação recuperável no
ficheiro, área de negócio:
testes
750.20.01 Realização de ações de formação. Registo de ações de formação de
seguros.
a) Intervenções formativas
no âmbito dos seguros.
CP a) Até os cursos estarem
desativados. Fica ficheiro
seguros.
750.20.01 Realização de ações de formação. Registo de ações de formação
interempresas - folhas de sumários.
3 Cursos inter.
CP Papel. Informação
recuperável no ficheiro da
área de seguros .
750.20.01 Realização de ações de formação. Registo de ações de formação
intraempresas.
3 Cursos intra.
CP Em papel. Informação
recuperável no ficheiro da
área de seguros . 750.20.01
Realização de ações de formação. Registo de presenças. 5
Dossier do curso inter /
ano / edição.
C
Em papel. Informação
recuperável no ficheiro da
formação inter / curso.
750.20.01
Realização de ações de formação. Registo de lançamento de cursos. 1
Edição /ano /curso. C
Papel. Informação
recuperável no ficheiro da
formação inter / curso.
750.20.01
Realização de ações de formação. Relatório da formação
interempresas.
5
Recolha de opinião do
formador após a ação de
formação para melhoria
contínua e
acompanhamento do
cliente.
CP
Em papel. Informação
recuperável no ficheiro
inter.
24
750.20.01
Realização de ações de formação. Formação inter e intra em seguros.
a)
Documentação das
intervenções formativas
no âmbito dos seguros
modalidades inter e intra,
inclui atas, inscrições,
grelhas de respostas.
CP
a) Até os cursos estarem
desativados. Fica ficheiro
seguros.
750.20.01 Realização de ações de formação. Formação modular em seguros.
a) Intervenções modulares
no âmbito dos seguros.
CP a) Até os cursos estarem
desativados. Fica ficheiro
seguros. 750.20.01
Realização de ações de formação. Cursos de seguros ramo vida e não
vida.
a)
Documentação que inclui
formadores, curso de
mediadores, ramo não
vida, ramo vida, grelhas
de exames, imagens,
módulos elearning,
materiais, estrutura curso
excel, atas, inscrições,
grelhas de respostas.
CP
a) Até os cursos estarem
desativados. Fica ficheiro
seguros.
750.20.01 Realização de ações de formação. Documentação associada aos
serviços interempresas.
1 processos organizados por
gamas e cursos inter.
C a) até estarem
desativados. Informação
no ficheiro. 750.20.01
Projetos de desenvolvimento de produtos. Ficha de conceção e
desenvolvimento de novos produtos e serviços.
a)
Criação de conteúdos
programáticos, docs de
conceção: apoio/trabalho,
experiências anteriores e
pesquisas, produtos da
concorrência. Output da
conceção: programa da
ação de formação,
objetivos, conteúdos,
destinatários, duração,
metodologia, duração,
desenvolvimento de novos
produtos, renovação de
produtos por gamas.
Identificação do kit curso.
CP
a) Até os cursos estarem
desativados. Fica ficheiro
seguros.
25
750.20.01 Projetos de desenvolvimento de produtos. Ficha de renovação de
produtos e serviços
a) Alterações à conceção,
renovação de produtos e
serviços
CP a) Até os cursos estarem
desativados. Fica ficheiro
seguros 750.30 Avaliação de aprendizagens
750.30.01 Avaliação de aquisição de conhecimentos. Avaliação do curso
blended.
5 Cursos blended (elearning
+ presencial).
C Papel. Informação
recuperável no Ficheiro
CID.
750.30.01 Avaliação de aquisição de conhecimentos. Avaliação do curso
elearning.
5 Cursos modulares
elearning.
C Papel. Informação
recuperável no Ficheiro
CID.
750.30.01 Avaliação de aquisição de conhecimentos. Avaliações globais dos
clientes. (formandos)
5 Avaliação final do curso e
NPS (net promotor
score.)
C Papel. Informação
recuperável no Ficheiro
GQ.
750.30.01 Avaliação de aquisição de conhecimentos. Entrevistas psicológicas e
de avaliação curricular.
5 Processos de
recrutamento
candidaturas.
C Papel. Informação
recuperável no ficheiro do
R&S.
750.30.01 Avaliação de aquisição de conhecimentos. Avaliação do potencial de
competências.
5 Processos de
recrutamento
candidaturas.
C Papel. Informação
recuperável no ficheiro do
R&S.
750.30.01 Avaliação de aquisição de conhecimentos. Grelha de respostas de
exame final presencial de seguros.
5 Exames de seguros vida e
não vida.
C Informação recuperável
ficheiro de seguros.
750.30.01 Avaliação de aquisição de conhecimentos. Grelha de respostas de
exames intermédios de seguros.
5 Exames de seguros vida e
não vida.
C Informação recuperável
ficheiro de seguros.
750.30.02
Reconhecimento e validação de competências. Controlo de percurso
certificante.
5
Módulos (elearning)
obrigatórios e facultativos.
Recolha de informação
sobre o participante e
razão da escolha dos
módulos.
C
CID - Centro de Inovação
de desenvolvimento.
750.30.02
Reconhecimento e validação de competências. Ata do teste de
avaliação final - seguros.
5
Teste de avaliação final do
curso de seguros ramo
vida e não vida.
C
Papel. Informação
recuperável no ficheiro
seguros - atas.
750.30.02
Reconhecimento e validação de competências. Ficha psicotécnica
individual.
3
Processo de recrutamente
e seleção: candidatura.
Inclui resultados das
provas e escalas finais.
C
3 anos papel. Informação
recuperável no processo
de recrutamento e seleção,
anúncio /empresa.
26
750.30.02
Reconhecimento e validação de competências. Qualificação da CEGOC
como fornecedora.
1
Reconhecimento e
validação da CEGOC como
entidade formadora.
C
GQ.
800
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS TÉCNICO-CIENTÍFICOS E
INVESTIGAÇÃO CIENTÍFICA
800.10 Execução de atividades técnico-científicas 800.10.01
Realização de análises laboratoriais. Qualidade do ar.
1
Auditorias técnicas da
qualidade do ar, avaliação
da qualidade do ar. Inclui
documentação das
empresas de serviços
externos de SHST: EAPS,
ISQ, ITSEMAP, VINSA.
C
GQ. Informação
recuperável no ficheiro
Qualidade e ambiente.
800.20 Execução de atividades de investigação e desenvolvimento
800.20.01 Projetos de investigação e desenvolvimento, em curso por teste.
P trabalhos de apoio e
consultoria técnica
CP Informação recuperável no
ficheiro testes / cliente
800.20.01 Projetos de investigação e desenvolvimento concluídos.
P trabalhos de apoio e
consultoria técnica
CP Informação recuperável no
ficheiro testes / cliente
800.20.01 Projetos de investigação. Testes psicológicos.
P trabalhos de apoio e
consultoria técnica
CP Informação recuperável no
ficheiro testes
800.20.01 Projetos de investigação. Psicograma do teste de Rorschach.
P processos de
recrutamento e seleção.
CP Informação recuperável no
ficheiro R&S.
850 EXECUÇÃO DE PROGRAMAS E AÇÕES DE INCENTIVO
850.10 Atribuição e controlo de apoios diretos
850.10.01 Atribuição e acompanhamento de apoio financeiro no âmbito de
programas. Financiamento da formação - POPH.
5 Apoio a processos de
candidatura dos clientes.
C Informação recuperável no
ficheiro.
900 DINAMIZAÇÃO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL 900.10 Execução de atividades de dinamização da sociedade
27
900.10.01
Organização de ações de sensibilização e divulgação. Atividades
sociais.
p
Documentação
relacionada com a
preparação de eventos,
encontros, convites etc.
Inclui também a
documentação relacionada
com a preparação e
organização de
Seminários, Conferências,
Congressos, workshops
etc. Um processo por
evento.
CP
Recuperável no ficheiro
atividades sociais
900.10.01
Organização de ações de sensibilização e divulgação. Firework
inscrição last minute.
5
Divulgação de inscrições
próxima da realização da
ação de formação
C
Informação recuperável no
ficheiro formação inter.
900.10.01. Organização de ações de sensibilização e divulgação. Comunicação
interna.
5 Informações, notas
internas, atividades da
empresa
C Informação recuperável no
ficheiro DAF.
900.10.01. Organização de ações de sensibilização e divulgação. Folha de
controlo de execução do mailing. 1 Ações de mailing direto.
C Recuperável no ficheiro
formação inter. 900.20 Execução de atividades de Comunicação institucional
900.20.01 Registo de entidades. Processamento de informação para registo de
entidades. Alterações de morada. 1 C
Secretariado. Ficheiro de
clientes
900.20.01 Registo de entidades. Bases de dados de clientes, colégios, testes. P
Ações de mailing e
divulgação. CP GQ
900.20.01
Registo de entidades. CRM
P
Funções de contacto com
os clientes.
CP
Customer Relationship
Management plataforma
informatizados para criar e
manter um bom
relacionamento com os
clientes armazenando e
inter-relacionando de
informações sobre as suas
atividades e interacções
com a CEGOC.
900.20.01 Registo de entidades. Listas de consultores, formadores fixos e
freelancers. P C
Recuperável no ficheiro
consultores.
28
900.20.01
Registo de entidades. Mediadores de seguros - clientes individuais /
empresas.
a)
C
a) Manter os dados
enquanto entidade
autorizada. Informação
recuperável no ficheiro
seguros ramo vida e não
vida.
900.20.02
Processamento de informação para registo de entidades.
5
Estruturação de conteúdos
para intranet e para
internet (Relativo à
produção de conteúdos
para o sítio Web e a sua
disponibilização na
Internet e na Intranet.
Inclui estudos de
estruturação e
apresentação da
informação, bem como
inclui documentação para
inserção de conteúdos na
intranet e/ou na internet).
C
MKT & Comunicação.
900.20.03
Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Anuncios de
emprego.
1
Divulgação nos jornais da
abertura de candidaturas
de emprego.
E
Processo por cliente:
informação recuperável no
ficheiro, área R&S
900.20.03 Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Catálogos da
formação inter P
Guias de oferta formativa
anual CP 1 exemplar/ano.
900.20.03 Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Cegoc
institucional. P
Assuntos internos. CP
Informação recuperável no
ficheiro.
900.20.03 Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Circulares
internas. P
Assuntos internos. CP
Informação recuperável no
ficheiro.
900.20.03 Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Comunicação
externa. P
Assuntos internos. CP
Informação recuperável no
ficheiro.
29
900.20.03
Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Documentação
técnica.
p
Toda a documentação
produzida internamente
pelas áreas e equipas::
apresentações, consultoria
RH, projetos desde 2000,
documentos soltos, Gama
FranklinCovey, GLC -
global learning, kits
CEGOS, manuais, modelos
layout, programas de
higiene e saúde no
trabalho, qualidade,
ambiente e segurança.
CP
Informação recuperável
no ficheiro documentação
técnica.
900.20.03 Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Mailings da
formação inter
1 Divulgação de edições
formativas a clientes
fidelizados.
C Informação recuperável no
ficheiro formação inter.
900.20.03 Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Newsletters
(institucional)
1 Informações sobre
atividades estratégicas da
empresa
C Recuperável no ficheiro
GQ.
900.20.03 Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Promoção de
produtos e serviços. 1
Ações diretas a clientes. C GQ.
900.20.03
Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Registo de
respostas a anúncios de emprego.
1
Processos de candidaturas
/ cliente.
E
Eliminar as respostas que
não são incluídas no
processo de candidatura.
900.20.03 Produção e publicitação de conteúdos institucionais. Catálogo da
formação inter em seguros.
P Guias de oferta formativa
anual seguros.
CP 1 exemplar/ano.
900.20.04
Criação e implementação de identidade gráfica. Material gráfico.
P
Gestão de conteúdos para
intranet e site e redes
sociais. Produção do
catálogo, materiais para
os kits, toda
documentação relativa à
renovação da Imagem
2013.
CP
MKT & Comunicação.
900.20.05 Relações com a imprensa
5 Comunicados e notas de
imprensa, entrevistas aos
media
C
30
900.20.06
Recolha e tratamento de dados de imprensa.
1
Documentação relativa a
eventos, ações: open day,
view point, organizados
pela empresa e divulgados
nos media.
C
Informação recuperável no
ficheiro.
900.20.07
Processamento de pedidos de informação. Caderneta de
competências (resumo).
3
Documento eletrónico
pessoal, intransmissível e
facultativo no qual
constam as competências
adquiridas
e formações realizadas
pelo cidadão, ao longo da
vida sobre o seu percurso
de qualificação
de modo a comprovar de
forma expedita as
competências que foi
adquirindo, bem como as
ações de
formação profissional que
foi realizando.
C
GQ. Informação
recuperável no ficheiro
inter e intra.
900.20.07
Processamento de pedidos de informação. 1
Cartas, emails trocados
com clientes /formandos -
pedidos de informação.
C
Se não existir processo de
cliente com histórico,
elimina-se.
950 ADMINISTRAÇÃO DA PARTICIPAÇÃO CÍVICA
950.20 Processamento de ações peticionárias, reclamações e
manifestações de congratulação
950.20.01
Processamento de reclamações e sugestões. 1
Registo de opiniões C
Ficheiro de GQ depois de
validada a pertinência para
melhoria contínua
950.20.02
Processamento de elogios e agradecimentos. 1
Registo de
agradecimentos.
C Ficheiro de GQ depois de
validada a pertinência para
melhoria contínua. 950.30 Atribuição de distinções honoríficas
950.30.01 Reconhecimento por mérito e serviços prestados. Prémios e
distinções.
P Registo de prémios e
distinções atribuídos à
empresa.
CP Informação recuperável no
ficheiro GQ.
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