passo fundo gp04-geraquisicoesprojetos-gruporios

Gerenciamento de Aquisições Gerenciamento de Aquisições em Projetosem Projetos

GP 04GP 04

Passo FundoPasso Fundo

A empresa Rios Gerenciamento de Projetos Hídricos, foi criada em maio de 2012, na cidade de Passo Fundo/RS. Apesar de seu pouco tempo no mercado já é destaque no setor pois busca atender seus clientes e parceiros de forma diferenciada e personalizada. Para isso conta com profissionais com larga experiência na execução deste tipo de projeto. A Rios é uma empresa projetizada que trabalha na elaboração de projetos hídricos para amenizar o problema da estiagem nas plantações, que cresce todos os anos no estado do Rio Grande do Sul.

EmpresaEmpresa

O projeto Norte H20, Projeto de irrigação Norte do Rio Grande do Sul, tem por objetivo realizar estudos de viabilidade, analizando os impactos ecomonicos, sociais e ambientais, elaborando projetos de acordo com necessidade e a realidade de cada cliente, dessa maneira a empresa Rios busca amenizar o problema da estiagem na região norte do estado do Rio Grande do Sul.

ProjetoProjeto

DiretoresDiretores

Diogo Bandeira Pinzon

Gabriel Olmiro Bettio

Jacir Vicente Werle

Jovana Mara Pitchnin

Lucas da Cruz Neves

DiretoresDiretores

Objetivo

O objetivo deste trabalho é desenvolver o plano de gerenciamento de aquisições em projeto utilizado as melhores práticas, através do projeto Norte H2O Projeto de Irrigação Norte do Rio Grande do Sul elaborados pelos alunos da Fundação Getulio Vargas da turma GP 04 da cidade de Passo Fundo.

PLANEJAR PLANEJAR AQUISIÇÕESAQUISIÇÕES

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

RioSRioS

Estudo Planejamento

Execução Avaliação Encerramento

GP

Tempo

Custo

Riscos

Aquisições

Qualidade

RH

Escopo

Levantamento

Hídrico

Econômico

Impactos

Topografo

Ambiente

Social

Projeto Piloto

Financiamento Divulgação Resultados

Pesquisa Regional Pagamentos

Lições Aprendidas

BM

B

B

B

B

M

M

1.1

1.1.1

1.1.1.1

1.1.1.2

1.1.1.3

1.1.1.4

1.1.1.5

1.1.1.6

1.1.1.7

1.2 1.3 1.4

1.1.2

1.2.1

1.2.2

1.3.1

1.3.2

1.4.1

1.4.2

1.1.2.1

1.1.2.2

1.1.2.3

1.1.2.4

1.1.2.4.1

1.1.2.4.2

WBS

Legenda:M – MakeB – Buy

Critérios Make or Buy adotados:

• Restrições de descolocamento;

• Restrições na plotagem menor A3 e preto e branco;

• Restrições de custo;

• Impactos ambientais;

• Restrições de prazo;

• Existência de fornecedores confiáveis;

• Impactos socio-econômicos;

• Problemas legais;

• Problemas de segurança da informação;

• Necessidade Tecnologica;

• Core Bussiness

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Mapa das Aquisições do Projeto:

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Nº Item a ser contratado Ref. EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado

1Levantamento de

Topografia 1.1.2.1Terra LtdaMede Ltda 1.525.000,00 6 meses

Core BusinessRestrição de Tempo

2 Levantamento Hídrico 1.1.2.2H2O Ltda

Lagoa Ltda 1.210.000,00 6 mesesCore Business

3Levantamento

Econômico 1.1.2.3FGV

UFRGS 120.000,00 3 mesesImpacto Sócio

Econômico

4 Impacto Ambiental 1.1.2.4.1Flora S/AFauna S/A 1.820.000,00 9 meses

Impactos Ambientais

Restrições Legais

5 Impacto Social 1.1.2.4.2AgroPeople ONGTerra Brasil ONG

Sementes da Terra950.000,00 10 meses

Impacto Sócio Econômico

6 Projeto Piloto 1.2.1HidroAgua LtdaPoços Art. Água 5.000.000,00 1 ano

FornecimentoEspecializado

7 Financiamento 1.2.2CrefisaBNDS

Banco do Brasil250.000.000,00 30 meses Restrição de Custo

Revisão da WBS

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

RioSRioS

Estudo Planejamento

Execução Avaliação Encerramento

GP

Tempo

Custo

Riscos

Aquisições

Qualidade

RH

Escopo

Contratações

Mapa de Aquisições

Levantamento

Hídrico

Econômico

Impactos

Topografo

Ambiente

Social

Projeto Piloto

Financiamento Divulgação Resultados

Pesquisa Regional Pagamentos

Lições Aprendidas

Finalização de Contrato

BM

B

B

B

B

M

M

M

1.1

1.1.1

1.1.1.1

1.1.1.2

1.1.1.3

1.1.1.4

1.1.1.5

1.1.1.6

1.1.1.7

1.1.1.7.1

1.1.1.7.2

1.2 1.3 1.4

1.1.2

1.2.1

1.2.2

1.3.1

1.3.2

1.4.1

1.4.2

1.4.2 1.1.2.1

1.1.2.2

1.1.2.3

1.1.2.4

1.1.2.4.1

1.1.2.4.2Legenda:M – MakeB – Buy

Registro de Riscos:

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Evento de Risco Resposta ao RiscoMomento da

Resposta ao Risco

Falta de Recurso FinanceiroBuscar auxilia de instituições privadas através de

investidores.

PLANESP

ADMENC

Fornecedores nacionais do projeto piloto não atendem as qualificações

necessárias para execução

Viabilizar qualificação de fornecedores nacionais.Busca de fornecedores internacionais.

Ofertar parceria para desenvolvimento do projeto piloto.

SELESPPQ

CONTPLAN

Pequenos produtores não receberem o incentivo do governo para viabilizar o

projeto

Apresentar novos projetos adaptando as exigências para aprovação junto aos órgãos governamentais

PQSEL

CONTADM

Clima não favorável para o cumprimento dos prazos

No momento que o clima estiver favorável realizar trabalhos com jornada de tempo prolongada

PQADMPLAN

Critérios eliminatórios adotados:

• Contrato Social

• Balanço Patrimonial e DRE

• Negativas de INSS e Fisco

• Certificações

• Cases de Projetos Anteriores (Mínimo 02 casos de sucesso)

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Nº Item a ser contratado Ref. EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado

1Levantamento de

Topografia 1.1.2.1Terra LtdaMede Ltda 1.525.000,00 6 meses

Core BusinessRestrição de Tempo

2 Levantamento Hídrico 1.1.2.2H2O Ltda

Lagoa Ltda 1.210.000,00 6 meses Core Business

3Levantamento

Econômico 1.1.2.3FGV

UFRGS 120.000,00 3 mesesImpacto Sócio

Econômico

4 Impacto Ambiental 1.1.2.4.1Flora S/AFauna S/A 1.820.000,00 9 meses

Impactos Ambientais

Restrições Legais

5 Impacto Social 1.1.2.4.2AgroPeople ONGTerra Brasil ONG

Sementes da Terra950.000,00 10 meses

Impacto Sócio Econômico

6 Projeto Piloto 1.2.1HidroAgua LtdaPoços Art. Água 5.000.000,00 1 ano

FornecimentoEspecializado

7 Financiamento 1.2.2CrefisaBNDS

Banco do Brasil250.000.000,00 30 meses Restrição de Custo

Critérios classificatórios adotados:

• Atender ou Reduzir os Prazos

• Atender ao Orçamento

• Condições de Pagamento

• Posicionamento no mercado

• Capacidade Técnica

• Atender aos requisitos obrigatórios das especificações

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Declaração de Trabalho• Especificações Técnicas:

• Medições pluviométricas.• Identificação de nascentes.• Inventario hídrico.• Análise da bacia hídrica.

• Qualidade requerida:• ISO 9001• ISO 1400

• Quantidades:• 1 estudo dos recurso hídricos da região norte do Rio Grande do Sul.

• Prazo• 6 meses

• Local Entrega• Via Eletrônica.• Via Impressa.

• Sigilo de Confidencialidade • Texto modelo elaborado pela empresa (anexo 01)

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Sistema de Pontuação:

Critérios:1) 0% / 100%2) 10% / 20% / 100%3) 20% / 20% / 20% / 40%

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Item Descrição Peso Qtd Medição CritérioAvanço Físico

1 Levantamento de campo 25% 1 0% 3 10%

2 Levantamento Inventário Hídrico 25% 1 0% 3 20%

3 Apresentação do Estudo 10% 1 0% 1 0%

4 Documentação 40% 1 0% 1 0%

Abrir Critérios Classificatórios?

Sim, em nosso projeto existe a necessidade de uma transparência, pois ele será publico/privado, sendo assim será estabelecido 15 dias para questionamentos dos critérios após a entrega da Declaração de Trabalho, e 7 dias para posicionamento de nossa equipe.

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Sistema de Pontuação:

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

Critérios Classificatórios PesoFornecedor 1 Fornecedor 2 Fornecedor 3

Nota Média Nota Média Nota Média

Menor Preço 5 7 35 8 40 6 30

Capacidade Técnica 4 8 24 5 20 8 24

Condições de Pagamento 4 9 36 8 32 7 28

Posicionamento no Mercado 2 6 12 7 17 9 18

Menor Prazo 5 8 40 3 15 5 25

Total 147 Total 124 Total 125

Documentos de Aquisição Adotados:

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

• RFP • Declaração de Trabalho• Carta Introdutória• Modelo de Contrato

Pois, não possui a Declaração do Escopo do pacote de trabalho a ser realizado.

Meio adotado para envio do conviteCarta Convite através do envio de E-mail. Esse método foi escolhido para agilizar o processo de contato com os possíveis fornecedores habilitados em nosso vendor list.

Contrato

Planejar AquisiçõesPlanejar Aquisições

O Contrato será Formal sendo realizado através de uma Carta Contrato, pois devida a suma importância dos serviços terceirizados durante o projeto a empresa Rios busca prevenir-se através das formalidades contidas no Código Civil.

Espécie:

Tipo:

Forma:

A espécie do contrato será de Prestação de Serviço, pois o escopo do contrato em questão é o Levantamento Hídrico.

O tipo de contrato será Típico – Custo de Administração – Tempo, pois tratando-se de um serviço terceirizado onde a empresa Rios precisa dos resultados em determinado prazo para dar andamento ao restante do projeto.

CONDUZIR CONDUZIR AQUISIÇÕESAQUISIÇÕES

Concorrência Privada

Conduzir AquisiçõesConduzir Aquisições

REVISAR D.E.

CONTRATAR FORNECEDOR

REVISAR PROPOSTAS VENDOR LIST

MAPA DE AQUISIÇÕES

DEFINIR PROCESSO DE AQUISIÇÃO

DECLARAÇÃO DE TRABALHO

RFP

APROVADO?

PROPOSTAS REVISADAS

D.E. REVISADA

PROPOSTAS

ASSINAR CONTRATOCONTRATO ASSINADO

NãoSim

ADMINISTRAR ADMINISTRAR AQUISIÇÕESAQUISIÇÕES

Administrar AquisiçõesAdministrar Aquisições

ATITUDES: Cobrança de respeito ao contrato por parte da Contratada Respeito ao contrato pela Contratante

FISCALIZAÇÃO: Autorização de trabalho Auditorias Monitoramento e Controle de Riscos Controle Integrado de Mudanças Avaliação do Fornecedor

Relatórios Gerenciais:

Administrar AquisiçõesAdministrar Aquisições

Fornecedor: Fundação Getúlio Vargas

Contrato nº: 12345

Descrição: Levantamento Hídrico

Informações preenchidas pelo Fornecedor

Acompanhamento (dias):

15 30 45 60 75 90 105 120 135 150 165 180 195 210 225 240

Principais Destaques:

Tendências:

Fatores Críticos:

Ações Executar:

Plano de Ação

Item Descrição Como (etapas) Responsável Prazo

Lista de Distribuição:

Relatórios Gerenciais:

Administrar AquisiçõesAdministrar Aquisições

Fornecedor: Fundação Getúlio Vargas

Contrato nº: 12345

Descrição: Levantamento Hídrico

Informações preenchidas pelo Fornecedor

Acompanhamento (dias):

15 30 45 60 75 90 105 120 135 150 165 180 195 210 225 240

Principais Destaques:

Tendências:

Fatores Críticos:

Ações Executar:

Plano de Ação

Item Descrição Como (etapas) Responsável Prazo

Lista de Distribuição:

Número de dias decorridos após a

reunião de Kick Off

Informações adicionais do fornecedorDescrição do Item na EAP

Nome do Fornecedor e número do contrato a qual

pertence esse relatório

Principais assuntos em destaque ocorrido no

período

Qual o caminho mais provável do

trabalho nos próximos 15 diasPrincipais fatores que

afetarão o trabalho e deverão ter uma ação

corretiva Plano de ação para os fatores críticos.

Detalhamento dos recursos disponíveis para o

plano de ação

Administrar AquisiçõesAdministrar Aquisições

DIVERGÊNCIA?

TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO

CONTRATO ASSINADO

BOLETIM DE MEDIÇÃO

APROVADO?

SOLICITAÇÃO DE CORREÇÃO

FATURAMENTO

DIVERGÊNCIA?

DEFINITIVO?

LIÇÕES APRENDIDAS

TERMO DE RECEBIMENTO

DEFINITIVO

Não

Não

Não

Sim

Sim

Sim

Sim

Não

ENCERAR ENCERAR AQUISIÇÕESAQUISIÇÕES

Encerrar AquisiçõesEncerrar Aquisições

PENDENCIA?

PRAZO?

LIÇÕES APRENDIDAS

QUALIFICAÇÃO DO FORNECEDOR

DEC. CAPACIDADE TÉCNICA

Atrasado Adiantado

Cumpriu

APROVADO?Não

Sim

Sim

Não

Encerrar AquisiçõesEncerrar Aquisições

1. Objetivo 2. EAP 3. Critérios Make or Buy 4. Mapa de Aquisições 5. EAP Revisada 6. Registro de Riscos 7. Critérios eliminatórios adotados 8. Critérios classificatórios 9. Declaração de Trabalho10. Avaliações 10.1. Sistema de Pontuação

10.2. Documentos de Aquisição Adotados10.3. Meio de Envio dos convites

11. Contrato11.1. Forma11.2. Espécie11.3. Tipo

12. Conduzir Aquisições13. Administrar Aquisições

13.1. Atitudes13.2. Fiscalizações13.3. Relatórios Gerenciais

14. Encerrar Aquisições

ANEXOSANEXOS

Modelo Texto de Confidencialidade

Anexo 01Anexo 01

A destinatária desta proposta fica ciente de que não deve divulgar, copiar, transmitir, reproduzir, resumir, comentar ou transferir, diretamente ou indiretamente, a quem quer que seja, o conteúdo desta proposta ou qualquer informação dela decorrente, sob nenhuma circunstância ou qualquer razão, sem o consentimento por escrito da emitente, comprometendo-se a não usá-las para outro propósito que nãoseja o desta transação comercial. Ao final desta transação comercial, as informações geradas e recebidas mutuamente, bem como quaisquer cópias, resumos ou compilações poderãoser requisitadas para devolução a quem de direto, resguardando-se à parte prejudicada o direto de solicitar indenização ou outras formas de reparação definidas em lei por danos sofridos pela quebra deste acordo. Este acordo substitui qualquer entendimento prévio com relação à troca de informações confidenciais entre as partes e todas os obrigações nele contidas não podem ser cedidas ou repassadas para terceiros, por nenhuma das partes. Igualmente, as obrigações dele decorrentes são válidas por 36 meses após o encerramento da transação comercial entre as partes.

ACRÔNIMOSACRÔNIMOS

AcrônimosAcrônimos

WBS - Work Breakdown StructureB - BuyM - MakeVendor List - Lista de Fornecedores QualificadosEAP - Estrutura Analítica do ProjetoPLAN - PlanejamentoESP - EspecificaçõesADM - AdministraçãoENC - EncerramentoSEL - SeleçãoPQ - Pré - QualificaçãoCONT - Cláusulas ContratuaisDRE - Demonstração do Resultado do Exercício RFP - Request For ProposalDE - Declaração de Escopo