palestra "gestão do tempo e produtividade pessoal

Associação Comercial de MG23/09/2010

Tempo é Dinheiro!

Como ganhar tempo?

• Planejamento e organização

• Cronotipos: matutino, vespertino e noturno

• Definir objetivos e utilizar recursos disponíveis para atingi-los no menor prazo possível

24h

8h

10h2h

4h

Mudança de cultura

• Deixar para última hora

• Valorização do “homem-que-resolve”

• Eu sou um gênio e me organizo no meu caos

Diário

• Anote o que fez durante o dia, em divisões de 30min ou 1h

• Separe os eventos por categorias:• Importante• Circunstancial• Urgente

• Avalie diariamente, semanalmente e mensalmente

Vantagens: Você se conscientiza da forma como usa o tempo Define com mais clareza o que pode ser eliminado,

delegado e priorizado Mede sua evolução Reduz eventos urgentes e circunstanciais

Complicada?

Como delegar?

• Reconhecimento e Recompensa

• Dividir a tarefa em ações menores

• Identificar as competências da equipe

• Ensinar os procedimentos, mas com foco no objetivo

• Dar autonomia e responsabilidade

• Monitore!

Reuniões

Como coordenador:

• Convidar apenas quem for necessário

• Deixar claro o objetivo da reunião (deliberativa, informativa, debate,…)

• Enviar uma pauta com os assuntos a serem tratados e um resumo de cada item (4-5 linhas)

• Ter data e local bem definidos

• Cumprir os horários

• Tempo máximo sugerido• Para o assunto: 20min• Para a reunião: 1h30

• Encerre retomando os assuntos e decisões

• Envie uma memória para os participantes

Reuniões

Como participante:

•Ler a pauta com atenção e levantar informações

• Mantenha o foco nos assuntos

• Ajude o coordenador a organizar a reunião

• Fale apenas o necessário

Interrupções

•Abordagem de elevador (Elevator Pitch)

• O que está fazendo?

• Porque está fazendo?

• Quando vai terminar?

• Desconecte-se!

• Email, telefone, mensageiros, …

• Feche a porta, vá para casa

Email

• Separe um ou mais períodos do dia para ler os emails

• Primeiro catalogue, depois leia, responda e arquive

• Primeiro catalogue, depois leia (por ordem de importância)

• Caixa de entrada é só uma caixa de entrada: arquive!

Mesa de Trabalho

• Sobre a mesa, apenas o que estiver usando no momento

• Separe o que usa diariamente, semanalmente, mensalmente

• O que não é usado há mais de três meses = arquivo-morto

• Arrume o espaço antes de sair (reunião, intervalo, almoço,…)

• Agende um horário na semana para organização

Organização

• Tenha um bloco de anotações e não papeizinhos

• Crie um roteiro para as atividades rotineiras

• Crie uma ordem para organizar os documentos, seja cronológica, por assunto, por registro, etc…

Gestão do Tempo no Estudo

• Monte um plano de estudos

• Priorize as disciplinas mais importantes e estratégicas

• Programe uma revisão semanal/quinzenal

• Desconecte-se!

• Estude mesmo quando não há provas/trabalhos

• Antecipe/aprofunde o conteúdo

Planejamento

Melhor forma de gerir o tempo é planejando

PDCA

SWOT

TEVEP

TRIAD

BSC

Como você planeja?

Qual a melhor forma de planejar?

• Atingível

• Que dependa de você

• Mensurável (onde, o que)

• Preciso

• Motivador (porque)

• Limite de tempo (quando)

Como traçar objetivos?

Sorteio!

Preencha a avaliação e entregue para participar do sorteio de uma bolsa integral para o curso de “Gestão do Tempo e Produtividade Pessoal a ser realizada pela Alertse Qualificação Profissional nos dias 18 e 19 de outubro, das 19h às 22h.

Bruno Blankenburgbruno@alertsequalificacao.com.brTwitter: @brunoblg

Obrigado!