gestão de projetos (03/09/2014)

Gestão de Projetos Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com

03/09/2014

2° Semestre de 2014

SIN-NA7

Porque o seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa...

Seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa

Os projetos concorrem com as atividades do dia a dia (rotina ou operação)

Como sua empresa se organiza para conciliar os projetos com a operação?

Hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido

Os funcionários são agrupados por especialidade Produção

Engenharia

Marketing Em um projeto, cada departamento fará o

seu trabalho de modo independente dos outros departamentos

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Cada projeto é tratado como uma “microempresa”

Um Gerente de Projeto em tempo integral tem autoridade total sobre a equipe

Equipe dedicada ao projeto

Executivos (RH, Marketing, etc.)

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Combinação de características das organizações funcionais e por projetos

Há três tipos de organizações matriciais:

Matricial fraca

Matricial balanceada

Matricial forte

Mantêm muitas das características de uma organização funcional

O papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Reconhece a necessidade de um Gerente de Projetos, embora ele não possua autoridade total sobre o projeto e seu orçamento

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente do Projeto

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Equipe do Projeto

Pode ter Gerentes de Projetos em período integral, com autoridade considerável e equipe alocada em período integral

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Equipe do Projeto

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

Depende da situação, pois o conflito é constante...

Há momentos em que um grande projeto pode requerer uma equipe exclusiva

Mas também haverá situações onde um problema na operação pode requerer dedicação total de todas as equipes funcionais

A empresa precisa ser dinâmica, pois pode ser necessário navegar em cada estrutura, de acordo com a situação

A estrutura organizacional impacta diretamente no resultado do projeto!

Aprenda a conhecê-la!

Por que projetos de ERP ainda atrasam?

Em grupos de até 5 pessoas, façam a análise do artigo e respondam aos questionamentos propostos

alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida