gestão de documentos controle de documentos e registros · objetivos 1) capacitar os participantes...

Consultor: Breno Roberto

Gestão de Documentos

Controle de Documentos e Registros

Objetivos

1) Capacitar os participantes no Controle de Documentos

e no Controle de Registros

2) Favorecer a retenção de conhecimentos desenvolvidos

na organização;

3) Contribuir para planejamento organizacional durante a

execução dos processos.

Atendimento a Norma de Certificação

ISO 9001:2008

Requisitos

4.2.3 Controle de Documentos

4.2.4 Controle de Registros

Atendimento a Norma de Acreditação

RN 277 – Em várias dimensões

1. A OPS possui procedimento documentado (08

citações)

2. Requisito 6.2.6 – Os colaboradores da área de

atendimento possui manuais...

Conceitos

Documento

Informação (dados significativos) e o meio no qual ela

está contida.

(NBR ISO 9000:2005)

Importância

Definem os padrões com que os processos são

executados.

Padrões baseados nas melhores práticas respaldados

também por requisitos regulamentares (legislação).

Retenção de Conhecimento e História da Organização.

Importância

O que acontece se uma organização não

documenta seus processos?

Pode perder seu conhecimento

acumulado durante anos se os

colaboradores forem embora.

Porque Controlar Documentos?

• Documentos atualizados disponíveis

• Documentos obsoletos recolhidos

•Organização de documentos eletrônicos e

impressos

•Agilizar emissão e revisão de documentos

Etapas do Controle de Documentos

1. Elaboração

2. Aprovação

3. Análise Crítica, atualização e reaprovação

4. Controle de Revisões

5. Disponibilização para Consulta

6. Controle de documentos de origem externa

7. Controle de documentos Obsoletos

1. Elaboração de Documentos

•Elaborado por pessoa que tenha

conhecimento adequado

•Linguagem simples

•Sejam baseados nas melhores práticas

2. Aprovação

•Deve ser realizada antes do documento

ser colocado em uso.

• Realizada por pessoa com

responsabilidade e autoridade para tal.

3. Análise Crítica, atualização e reaprovação

•Para garantir atualização dos documentos

•Devem ser identificados os responsáveis

por cada etapa do processo (Controle

Histórico).

4. Controle de Revisões

•Alterações devem ser identificadas no

documento.

•Identificar o número da versão após

revisão.

•Realizar para melhoria de resultados

5. Disponibilização para Consulta

•Devem estar disponíveis nos locais de uso.

•Cópias em meio físico devem ser controladas

com critérios específicos em sua identificação.

5. Disponibilização para Consulta

•Disponível em meio eletrônico - intranet ou

GED (Gerenciamento Eletrônico de

Documentos)

•Podem ser separados por processos e setores

• Uso de Indexação (Sigla documento +sigla de

processo/Setor + numeração sequencial).

Ex: POP CAD 001 – Cadastro de

Beneficiários

5. Disponibilização para Consulta

•Lista de Documentos deve ser mantida para

informar situação atual da revisão do

documento.

Lista Mestra de Documentos:

1. Fornecida pelo Software Informatizado;

2. Planilha de Excel.

6. Controle de Documentos de Origem Externa

•Monitorar atualizações

6. Controle de Documentos de Origem Externa

•Documentos inerentes ao serviço prestado

pelo setor

•Normas técnicas

•Normas regulamentares

•Manual de equipamentos ou softwares

•Documentos de terceiros

6. Controle de Documentos de Origem Externa

•Lista de Legislação

Exemplo/Formulário Modelo

Documentos do Sistema de Gestão da

Qualidade

• Mapas de Processo;

• Cadeia Cliente Fornecedor;

• Procedimentos Operacionais Padrão;

• Procedimentos Sistêmicos;

• Manuais;

• Estatutos.

7. Controle de documentos Obsoletos

• Cópias de documentos cancelados ou

revisados devem ser destruídos ou

identificados como obsoletos.

Conceito

Registro

Documentos que apresentam resultados obtidos ou

fornece evidências de atividades realizadas.

(NBR ISO 9000:2005)

Importância Registros

• Registros são um tipo especial de documento

e devem ser controlados

• Registros devem ser estabelecidos e mantidos

para prover evidências da conformidade com

requisitos e da operação eficaz do sistema de

gestão da qualidade

Controle de Registros

• Registros devem ser mantidos legíveis,

prontamente identificáveis e recuperáveis.

• Registros também são realizados nos diversos

softwares disponíveis na instituição.

Controle de Registros

1. Identificação do Registro: nome do registro

conforme formulário utilizado

2. Controle Elaboração: Quem faz e revisa o

documento

Podem ser listados e através dos seguintes

dados serem controlados:

Controle de Registros

3. Meio do Registro: Cópia eletrônica ou física?

4. Local de Armazenamento: Endereço eletrônico

ou arquivo físico (local) – formulário em branco

Controle de Registros

5. Proteção: Qual controle de acesso? Restrito?

Irrestrito?

6. Local de Arquivamento: Endereço eletrônico

ou arquivo físico (local) – formulário preenchido

Controle de Registros

7. Tempo de Retenção: Quanto tempo deve ser

guardado?

Legislações, Normas Técnicas

8. Recuperação: Em caso de consulta, onde

achar?

Rastreabilidade

Controle de Registros

9. Disposição dos Registros:O que acontece

depois do tempo de retenção?

Descarte? Armazenamento em outro setor?’

Controle de Registros - Cuidados

• Os registros da qualidade devem ser

preenchidos de forma legível;

• Armazenados em condições adequadas a fim de

prevenir danos, deterioração e perda;

• Ser recuperados a qualquer tempo (de acordo

com o tempo de retenção).

Atividade

Classificar os documentos

da lista me Documentos

(D) e Registros (R)

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