gestão de ativos de software - riscos e oportunidades

Estruturação de Business Case –oportunidade de calcário marinho

Proposta técnica de colaboração

Gestão de Ativos de Software

Riscos e Oportunidades

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Por que gerenciar software?

Por que os fabricantes fazem auditoria?

O que pode iniciar um processo de auditoria?

Os riscos de uma auditoria

Notificação de auditoria recebida. E agora?

Melhores práticas para evitar problemas de conformidade

Como a Vecte pode ajudar

Contato

Por que gerenciar software?

Você sabe qual é o percentual do orçamento de TI que a sua empresa gasta com software todos os anos?

21 % Fonte: Gartner, 2012 Summary Report Gartner IT Key Metrics Data

Por que gerenciar software?

Você está gastanto muito dinheiro com software

Nos últimos 3 anos, os gastos com software já ultrapassaram os gastos com hardware.

20%Frequentemente as empresas estouram o orçamento de software em 20%:

• Comprando novas licenças quando poderiam reaproveitar licenças já existentes;• Comprando licenças fora dos contratos de volume; • Ao falhar na identificação e repressão de compras desonestas ou fraudulentas; • Renovando o suporte e manutenção sem realizar o ajuste para uso atual.

Por que gerenciar software?

Seu software coloca sua empresa em risco

Em 2013 o grau de probabilidade de sua empresa ser auditada por um fornecedor de software é de 55%

Um processo de auditoria dura em média de 3 à 6 meses consumindo recursos e atenção

100% das auditorias atualmente terminam em algum tipo de pagamento por sub- licenciamento

A utilização de software e a necessidade de licenciamento são elementos muito dinâmicos e precisam ser gerenciados

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Por que gerenciar software?

Por que os fabricantes fazem auditoria?

O que pode iniciar um processo de auditoria?

Os riscos de uma auditoria

Notificação de auditoria recebida. E agora?

Melhores práticas para evitar problemas de conformidade

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Por que os fabricantes fazem auditorias?

Revenue G

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Source: Gartner

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Por que gerenciar software?

Por que os fabricantes fazem auditoria?

O que pode iniciar um processo de auditoria?

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O que pode iniciar um processo de auditoria?

Source: Gartner

Inconsistency in purchasing

History of poor compliance

Customer size Mergers & Acquisitions

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30%

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50%

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Por que gerenciar software?

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Quatro áreas principais de risco

Financeiro – déficit de licenças custa dinheiro. Desconhecer a situação real expõe a empresa à despesas maiores, e a uma situação pior, onde ela não tem o controle da situação e pode ser levada à um cenário onde a pressão do fabricante conduz a negociaçãoProdutividade – auditorias podem consumir recursos importante por até 12 mesesLegal – risco de processo contra a empresa, requerendo representação legalReputação– difícil de quantificar mas igualmente perigoso

Estudo de Caso

Empresa de prestação de serviços no Brasil – recebeu uma notificação de auditoria; não possuia ferramentas, nem práticas de gestão de ativos de software em operação. Apenas um sistema padrão de inventário de hardware e software sem controles específicos de Gestão de Ativos de Software em operaçãoO processo de auditoria levou 13 meses, com custo interno aproximado de BRL 500.000Desembolso não orçado para regularização1: BRL 4.950.000

1. Este custo refere-se apenas ao número de licenças sem comprovação de titularidade, ao custo especial de regularização. Não inclui nenhuma multa e/ou múltiplos de licenças conforme legislação vigente.

Os riscos de uma auditoria

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Notificação de auditoria recebida. E agora?

Uma vez notificado por um fabricante de software sobre a realização de uma auditoria:

Estabelecer um único ponto de contato para a auditoria e exigir que a comunicação passe somente por esta pessoa. Se a organização tem um auditor interno na equipe, essa pessoa pode ser um bom ponto de contato.Estabelecer uma equipe para trabalhar na auditoria e confirmar seus resultados.Exigir que o fornecedor sempre forneça solicitações por escrito. Desta forma ficará claro entender quais informações são realmente relevantes e como as mesmas serão utilizadas no processo de auditoria. Exigir que os fabricantes e seus prepostos (ex.: empresas de auditoria externa) realizando a auditoria assinem um acordo de confidencialidade tornando-os responsáveis sobre a má utiilzação de qualquer informação confidencial recolhida. Além disso, solicitar garantias de que as ferramentas de auditoria de software não vão produzir efeitos negativos em seus sistemas.

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Use contratos de volume sempre que possívelAprimore os controles de registro e centralize a gestão dos contratosDefina e documente as políticas de software – quem usa o quêDefina e implemente uma lista de softwares autorizadosImplemente uma solução de inventário para monitorar precisamente o nível de instalação e softwares em usoControle as licenças de forma centralizada e reconcilie periodicamente licenças adquiridas x utilizadas

Prepare relatórios ELP mensalmente

Ao renovar contratos, tente negociar as cláusulas de auditoria – ex.: notificação prévia de 60 diasImplemente uma solução de Gestão de Ativos de Software!

Melhores práticas para evitar problemas de conformidade

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Como a Vecte pode ajudar

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Nós estabelecemos uma contagem confiável da base de software instalado em toda a organização – o onde, o quê e como seus ativos estão sendo usados. Usando técnicas de descoberta automatizadas, em seguida, fazemos um inventário do hardware e software utilizados em seu ambiente, incluindo todas as licenças adquiridas através de contratos de licenciamento por volume e software OEM, além de identificar equipamentos de terceiros no seu ambiente, cuja responsabilidade, primariamente não são da sua empresa.

A Vecte obterá as mesmas informações que servirão de base para a equipe de auditoria, construindo uma base de dados de “contra-prova”, para fins de questionamento dos dados levantados pela equipe da empresa de auditoria externa.

Depois de identificar as áreas em que sua empresa pode estar sub ou sobre licenciada, antecipamos o que o auditor deverá apresentar como resultado do trabalho.

Como parte de nosso trabalho de apoio e resposta pós-auditoria, revisamos cuidadosamente o relatório emitido em busca de discrepâncias e/ou erros de interpretação das normas de licenciamento.

Participamos também em todos os conference calls e reuniões com o time de auditores e do fabricante, como suporte técnico ao time da sua empresa.

Como a Vecte pode ajudar

Transformamos um enorme e complexo volume de dados …

… em informação útil!

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