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CURSO ONLINE

ADMINISTRAÇÃO

DO TEMPO

ESSE CURSO FOI CRIADO E É

PROMOVIDO PELA INSTITUIÇÃO

_Como Administrar o Tempo Dentro da Empresa

_Os Princípios da Administração do Tempo

Bem Vindo ao Curso!

Administração do Tempo nas Empresas

INTRODUÇÃO

A Administração do Tempo é uma ferramenta gerencial, que tanto

pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo

a organização de metas pessoais e profissionais com menor

dispêndio de energia física e mental.

A boa administração de tempo é, provavelmente, o fator mais

importante na administração de si mesmo e do trabalho executado.

INTRODUÇÃO

Fica claro nos dias de hoje que o tempo é um dos ativos mais

importantes e valiosos que uma pessoa possui, pois vivemos

numa era de excessos: de informação, de demandas,

de complexidade e de apetite: queremos atender a

tudo e aproveitar todas as oportunidades.

E a tendência não é melhorar!

INTRODUÇÃO

Não dá para dar conta de tudo.

Um jeito é aceitar o que a vida dá, porém, administrando-se

melhor o tempo que nos é proporcionado.

Por isso, se a pessoa não conseguir gerir o tempo da melhor forma

possível terá grandes problemas em sua vida, tanto pessoal

quanto profissional. Administração do tempo é tudo! Afinal, ele é

um bem que precisa ser gasto com planejamento e cautela.

COMO ADMINISTRAÇÃO O

TEMPO DENTRO DA EMPRESA

Para gerenciar o tempo dentro de uma empresa é

necessário saber exatamente o que tem que ser feito

(reuniões, conferências, manutenções, encontros de

negócios, entrega de novos projetos, etc.), e também os

prazos pré-estabelecidos para a realização de cada tarefa

(um dia, uma semana, um mês, etc.).

Para isto, as empresas precisam ter profissionais capacitados para

fazer a gestão do tempo de seus setores e funcionários,

controlando as atividades a serem desenvolvidas, os métodos

utilizados e as pessoas que irão desempenhá-las.

Perceba que, de certo modo, ganhamos tempo quando não

o desperdiçamos com coisas improdutivas.

Ou seja, quando o administramos.

Desta forma, é preciso que o responsável pelo gerenciamento das

atividades desenvolva um método de trabalho que maximize o

desempenho das atividades diminuindo o tempo gasto.

Quando você faz algo de forma demorada, as cobranças

aparecem, sua equipe se perde, o estresse é gerado e muito

tempo é perdido desnecessariamente.

O sucesso de suas atividades será muito maior se houver uma

administração do tempo eficaz. Mas sempre tendo em mente que

nada disto é mágica, tudo se faz com muito planejamento.

Desta forma, priorize o importante, planeje e obterá sucesso.

Para melhorar seu planejamento, entenda os

princípios da administração do tempo.

Entender a tríade das tarefas, ou seja, descobrir, refletir

e analisar seus relacionamentos, missão e

formas de equilibrar sua vida.

Este princípio pode ser implementado na

Sua empresa, ou onde você trabalha.

OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

1. IDENTIDADE

É necessário, para isso, compreender a forma como sua equipe

trabalha, descobrir a melhor maneira de realizar tal tarefa e

saber em quanto tempo ela pode ou deve ser realizada.

A compreensão do cenário é fundamental.

Para entender sobre a identidade do que se passa dentro

da empresa, se dá a importância de conhecer dois

principais conceitos referentes à qualidade do serviço:

Eficiência e Eficácia das Tarefas

OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / IDENTIDADE

EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

Uma pessoa eficaz é aquela que faz aquilo que deve ser feito,

que cumpre com suas metas, que realiza o que foi proposto.

A eficiência diz respeito a como fazer e está relacionada às

ações a serem realizadas. É uma questão de custo-benefício,

onde buscamos ter o mínimo de perdas e/ou desperdício. Uma

relação entre os resultados obtidos e os recursos empregados.

EXEMPLO 1:

Cláudio vendeu sua quota de produtos.

Eliza também. Porém Eliza gastou 30%

de gasolina a menos. Neste caso, se a

meta era vender a quota, ambos foram

eficazes, mas Eliza foi mais

eficiente do que Cláudio.

EXEMPLO 2:

Se toda a sua equipe entregou o relatório na

data prevista, logo, foram eficazes. Mas

César, que era um dos membros da equipe,

conseguiu fazê-lo e ainda sobrou tempo para

realizar a próxima tarefa do dia, ou mesmo

para aproveitar o resto do dia e ir ao cinema.

Logo César foi mais eficiente que os demais.

Executar tarefas de forma eficiente e eficaz é fator

de sucesso, tanto para a pessoa, tanto para a empresa.

Em âmbito pessoal, significa dar abertura para novas

oportunidades de promoções, para tarefas mais desafiadoras e

mais estimulantes, e para âmbito profissional, significa melhor

uso do tempo do diário de serviço, oferecendo assim, maior

produção, e consequentemente, maior lucro.

Para se ter eficiência, assegure-se que você entendeu

claramente a tarefa que lhe foi designada.

Certifique-se ter compreendido até onde vai a sua

responsabilidade e sua autoridade. Negocie com seu chefe quais

as tarefas que você pode executar sem precisar consultá-lo, pois

isso economiza tempo. Pergunte ao seu chefe quem pode tomar

as decisões na ausência dele. Cada segundo é importante.

No âmbito profissional, lembre-se que você e sua equipe

também precisam de metas claras. É preciso estabelecer um

tempo limite para a realização destas atividades, de

preferência um dia ou dois antes do prazo final de entrega.

2. METAS

Desta forma, você ganha uma

margem de manobra para lidar com

os imprevistos que sempre aparecem.

Seja comprometido!

Quando assumir uma tarefa, faça sua parte e ajude seus colegas

a realizar as deles. Se você não estiver satisfeito com as atitudes

de seu chefe ou de seus colegas, fale com eles, não sobre eles.

Resoluções de conflitos é mais uma das diversas variáveis que

demandam tempo, além de comprometer totalmente o

ambiente de trabalho no que se refere ao clima organizacional.

2. METAS

Entenda quais os resultados que devem ser atingidos e não se

esqueça que há impactos se a tarefa não for concluída no prazo.

Verifique as datas de entrega e os recursos que você tem a sua

disposição. Não aceite prazos irreais. Cumpra os prazos que

você negociou. Cumprindo com todas as metas propostas, com

certeza você estará um passo mais perto dos seus objetivos.

2. METAS

Para alcançar nossas metas é necessário planejar. Como sempre,

a importância do planejamento não pode ser descartada.

3. PLANEJAMENTO

Planejar o tempo significa saber o que

se quer fazer e ordenar as ações para a

realização da maior quantidade de

atividades no menor prazo para se

atingir seus objetivos.

A etapa do planejamento é decisiva

para o sucesso de sua tarefa.

Uma vez que se sabe o que fazer e pra quando fazer, é possível

planejar como isto será feito. O responsável pela equipe pode

determinar, por exemplo, as pessoas que irão desempenhar

determinada função, o método que será utilizado e as

ferramentas mais adequadas para finalizar o projeto.

3. PLANEJAMENTO

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter

uma agenda diária. Sugestivamente, faça da seguinte maneira:

OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / PLANEJAMENTO

AGENDA DIÁRIA

No começo do dia, escreva uma lista de

tudo o que quer realizar. Faça desta sua

primeira atividade do dia. No final do dia,

veja tudo o que conseguiu fazer e transfira

para o dia seguinte o que não foi feito.

É importante saber dar prioridade às ações que serão inseridas na

agenda diária. Há alguns fatores que influenciam as prioridades:

• PRAZO:

A primeira coisa a se levar em conta é a data de entrega de uma

tarefa. Como já abordamos, uma boa sugestão é programar a

conclusão da tarefa para pelo menos dois dias antes da data final,

evitando assim, futuros contratempos.

IDENTIFICANDO PRIORIDADES

• RESULTADOS.

É interessante para o profissional dar prioridade àquelas

atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto”

diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados,

enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de

resultados. Analise os 20% que lhe trarão mais resultados.

• RESULTADOS.

Pense nisto: às vezes é mais interessante contratar alguém para

resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente

precisa ser feito. Exemplo: Ir ao banco, ao correio, etc.

Quanto, em dinheiro, vale cada hora de seu dia?

• FACILIDADE:

O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade que

determinada o tipo de dificuldade apresentada.

É comum irmos cumprindo determinadas tarefas pouco a pouco,

dia-a-dia. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo,

assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados.

• FACILIDADE:

Entretanto, o perigo é ir deixando coisas mais complexas para

depois e acontecer imprevistos, como o esquecimento, o

aparecimento de novas tarefas importantes e etc.

Categorize as tarefas como: fácil, médio, difícil, muito difícil.

Fazendo isso, você atribui mais características às suas tarefas,

facilitando a identificação e escolha das mesmas.

Para ganhar tempo é preciso organizar seus papéis,

informações, arquivos e e-mails. É um processo

simples, mas que traz grandes benefícios.

Para que o planejamento seja

posto em prática com sucesso é

necessário que você se organize.

4. ORGANIZAÇÃO

Todos sabem a correria que é trabalhar em uma empresa, com

isto, acabamos por deixar algumas atividades de lado como

organizar pastas, arquivos, agendas e até a própria mesa.

Este “deixar de lado” pode comprometer o andamento de

suas atividades no futuro, por isto organize-se.

4. ORGANIZAÇÃO

Uma lista-mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você

organiza sua agenda diária com os dados de seu planejamento,

no qual aprendemos anteriormente.

É a base da sua administração do seu tempo.

Para criar uma lista-mestra, você pode utilizar uma folha de papel

ou criar uma planilha virtual e fazer como o seguinte modelo:

OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / ORGANIZAÇÃO

LISTA-MESTRA

Atividade Prazo Facilidade Prioridade Finalização

“Atividade 1” 05/08/20xx Médio Urgente Finalizado

“Atividade 2” 09/09/20xx Fácil Médio X

“Atividade 3” 01/10/20xx Difícil Baixa Finalizado

“Atividade 4” 21/11/20xx Muito Difícil Alta X

“Atividade 5” 15/12/20xx Fácil Baixa Finalizado

O significado de cada coluna:

• ATIVIDADE - O que deve ser feito;

• PRAZO - A data de entrega. Se não há data fixa, defina uma;

• FACILIDADE - Dê um nível de facilidade para sua tarefa. Pode

ser fácil, médio, difícil, muito difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você

adapta sua lista-mestra de acordo com sua necessidade;

LISTA-MESTRA

• PRIORIDADE - Com base nas outras colunas você pode definir a

prioridade de cada ação. Pode ser baixa, média, alta, urgente, etc;

LISTA-MESTRA

• FINALIZAÇÃO - Nesta coluna você pode

informar que a tarefa está finalizada/não

finalizada, colocar um “OK”/”X” ou até

mesmo “tickar” em cada atividade

concluída caso a lista esteja no papel.

Faça de acordo com sua preferência.

Lembre-se: no começo do dia você examina sua agenda e

atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação,

organizando sua lista e planejando o dia seguinte.

É importante que você construa sua lista-mestra manejando

também sua agenda diária. A lista-mestre serve como visão

geral das tarefas e a agenda como uma visão

específica daquele dia, semana ou mês.

LISTA-MESTRA

Em poucos dias, você irá acabar sendo conquistado por esta

forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil

trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso c

om os resultados que vai alcançar.

Você vai estar se colocando a desafios e ultrapassando cada um

deles, organizando e controlando seu tempo e sua vida.

LISTA-MESTRA

_Benefícios Obtidos com o Tempo Ganho

_Principais Reflexões

_Os Principais Desperdiçadores de Tempo

_Texto Reflexivo

O que Fazer com o Tempo Ganho???2-

INTRODUÇÃO

Seja trabalhando em casa ou no escritório, todos nós devemos

prezar por breves momentos de pausa, aproveitando o tempo

ganho para recarregar nossa concentração e foco.

Tais momentos podem ser desde o download de um arquivo

grande, na qual você deve aguardar alguns minutos, o intervalo

entre duas reuniões intensas, etc.

INTRODUÇÃO

A verdade é que esses curtos intervalos de poucos minutos

podem ser preenchidos com atividades agradáveis e produtivas

ao mesmo tempo, como, por exemplo, olhar os feeds de notícias

de sites e blogs no que diz respeito a sua área de atuação, até

mesmo ver se encontra alguma informação interessante nas

redes sociais, algo engraçado que melhore seu ânimo mesmo que

por poucos minutos. Mesmo com a correria do dia-a-dia, manter-

se informado e sorridente é algo de extrema importância.

INTRODUÇÃO

Checar a previsão do tempo diariamente pode até parecer

estranho pra alguns, ou simples demais, mas se você mora ou

trabalha em grandes centros urbanos ou lugares onde o clima

pode mudar em questão de horas, então uma visita a sites de

previsões meteorológicas pode lhe ajudar a planejar uma

atividade adequada e agradável, faça chuva ou faça sol.

Outro bom exemplo é pensar no que

fazer no fim de semana.

O QUE FAZER COM O

TEMPO GANHO

Exemplos como o anteriormente citado são recomendações

simples, mas úteis. Acima de tudo, são sugestões para

transformar a espera em produtividade e eliminar

os desperdícios de tempo.

Ninguém melhor que você mesmo para determinar o que fazer

com seu próprio tempo, uma vez que isso é algo subjetivo e

pessoal. Entretanto, veremos adiante algumas sugestões para o

bom uso do tempo que podem ser de grande utilidade para você.

O QUE FAZER COM O

TEMPO GANHO

• Leia aqueles artigos importantes que estão se

acumulando em sua mesa;

• Pare e repense o seu departamento de entrada

de dados, a utilização de pacotes, as novas

admissões;

• Redescubra-se como profissional e como pessoa;

O QUE FAZER COM O

TEMPO GANHO

• Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;

• Pense na qualidade dos serviços prestados e

como melhorá-las;

• Reveja os planos de desenvolvimento dos

técnicos e administrativos da área frente às novas

tecnologias;

O QUE FAZER COM O

TEMPO GANHO

O melhor presente é o tempo, e, por isso, é preciso aproveitá-lo

bem. Há uma ciência para utilizar o tempo. Não se trata de fazer

as coisas correndo, mas de não desperdiçá-lo com coisas sem

sentido. Para viver bem é preciso saber usar o tempo. É nele

que construímos a nossa vida. O tempo pode ainda nos oferecer

diversos benefícios, nos quais falaremos a seguir.

BENEFÍCIOS OBTIDOS

COM O TEMPO GANHO

• Permite aproveitar mais a vida;

• Desenvolve uma perspectiva real do que a vida

oferece e como pode ser vivida;

•Possibilita maior domínio e controle do

trabalho;

BENEFÍCIOS OBTIDOS

COM O TEMPO GANHO

• Evita pressão interna e pressões externas;

• Segurança, objetividade e aumento na

produção no trabalho;

• Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal,

familiar e profissional.

BENEFÍCIOS OBTIDOS

COM O TEMPO GANHO

Mas e se a pessoa não administra bem o seu tempo?

Dentre os motivos mais comuns, estão:

• Passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º

lugar, sem um planejamento anterior;

•Recomeça o trabalho interrompido por diversos motivos;

• Reclama o dia inteiro que não teve tempo para nada.

PRINCIPAIS REFLEXÕES

Existem fatores a serem observados que contribuem para

modificarmos algumas atitudes através de nossa própria

conscientização, fazendo com que administremos melhor o

nosso tempo disponível - ou que ganhemos tempo

melhorando ou desenvolvendo algum processo ou

tarefa no dia-a-dia que nos permita isso.

A seguir, algumas das reflexões que nos levam a esses fatos.

• Estou dando o tempo certo às coisas

realmente importantes?

• Estou mantendo o equilíbrio adequado entre

minhas atividades de rotina e as de inovação à

longo prazo?

• Minhas atividades de combate ao fogo

(atividades de emergência) estão reduzidas?

• As interrupções desnecessárias estão sendo

permitidas?

• Estou realizando tarefas desnecessárias?

• Estou pulando de tarefa em tarefa sem

concluí-las?

Refletindo sobre isso, temos um perfil de nosso

comportamento diante do tempo. O que e como devemos

mudar, está em cada um de nós.

OS PRINCIPAIS

DESPERDIÇADORES DO TEMPO

• Não definição / Classificação das metas;

• Não fazer plano diário;

• Prioridades não claras/ falta priorização;

• Alteração constantes de ordens e de

prioridades;

OS PRINCIPAIS

• Não antecipar prováveis acontecimentos

futuros e não se preparar para eles;

• Não se prevenir contra problemas

rotineiros;

• Sobrecarga de trabalho;

• Atrasos;

OS PRINCIPAIS

• Barulho;

• Desorganização pessoal;

• Arquivos desorganizados;

• Responsabilidade e autoridades

confusas;

OS PRINCIPAIS

• Não se ajustar a mudanças;

• Treinamento deficiente;

• Excesso de controle e Reuniões

improdutivas;

• Fazer eu próprio / não delegar;

OS PRINCIPAIS

• Excesso de material para ler;

• Excesso de comunicação;

• Falta de comunicação e;

• Inexistência de padrões / critérios/

diretrizes.

TEXTO REFLEXIVO:

O VALOR DO TEMPO

(AUTOR DESCONHECIDO)

Imagine que há um banco no planeta terra e toda manhã

uma pessoa especial e bondosa autoriza um depósito na

conta corrente de todos os seus habitantes, no valor de

86.400. As condições são as seguintes: os correntistas não

podem transferir este valor para outra pessoa e à

meia-noite o saldo da conta é zerado.

TEXTO REFLEXIVO:

O VALOR DO TEMPO

Quem gastou, gastou e o saldo por ventura existente não pode

ser acumulado para o dia seguinte. E assim acontecem todos os

dias. Você sabe como se chama este banco? – Isso mesmo,

tempo! Após a meia-noite, você recebe 86.400 segundos. Com

este investimento você precisa viver no presente, cujos

rendimentos mais conhecidos são felicidade, saúde, sucesso,

capacidade de fazer o bem às pessoas e muito mais.

TEXTO REFLEXIVO:

O VALOR DO TEMPO

- Para entender o valor de um ano,

pergunte ao estudante que foi reprovado;

- Para entender o valor de um mês,

pergunte à mãe que teve um bebê prematuro;

- Para entender o valor de uma semana,

pergunte ao editor de um jornal semanal;

TEXTO REFLEXIVO:

O VALOR DO TEMPO

- Para entender o valor de uma hora,

pergunte aos amantes que estão esperando para se encontrar;

- Para entender o valor de um minuto,

pergunte a alguém que perdeu o trem;

- Para entender o valor de um segundo,

pergunte ao sobrevivente de um acidente;

TEXTO REFLEXIVO:

O VALOR DO TEMPO

- Para entender o valor de um milésimo de segundo, pergunte a

alguém que ganhou a medalha de prata nos Jogos Olímpicos;

O ontem é história. O amanhã é mistério. O hoje é uma dádiva.

Por isso é chamado presente. Valorize cada momento que você

tem! Valorize mais ainda porque você o compartilhou com

alguém especial, especial o suficiente para dividir o seu tempo.

“LEMBRE-SE DE QUE O TEMPO NÃO VOLTA”.

O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado,

ou expandido, portanto saiba usá-lo, pois ele proporciona

oportunidades iguais para todos.

Aprenda a fazer de seu tempo seu maior parceiro.

Parabéns!

Você concluiu o curso de

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