administração do tempo jtekt

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO13/06 – ANTÓNIO ALBANO B MOREIRA

QUEM SOU EU?

• Eng. e Administração;

• Pós em Gestão Estratégica;

• Executivo Sênior Multinacionais;

• Professor presencial e EAD;

• Consultor Gestão, Mídias sociais;

• www.formarnaweb.com;

• www.antonioabmoreira.com.br;

• Cinema e fotografia;

• Facebook: antonioabmoreira.

Importância;

Primeiro o mais importante;

Classificação das tarefas, quadrante de urgência e importância;

Uso de ferramentas para organização das tarefas;

Organização geral e de e-mail;

Integração de ferramentas.

ALGUNS PONTOS

HOJE O RECURSO MAIS ESCASSO E

LIMITADO É O TEMPO!

INDÚSTRIA DO TEMPO

GANHAR TEMPO;

USAR TEMPO LIVRE;

VENDER TEMPO.

E O MEU

TEMPO

COMO FAÇO

OBJETIVOS;

PRIORIDADES;

DECISÃO.

DISCIPLINA.

É administrar a VIDA!

ESCOLHAS

O que fazer?

Qual o critério?

Começo por

onde?

Qual elimino?

Nossa vida é...

Tomar decisões !!

Programadas e

Não programadas

1 . PROBLEMA

2. DIAGNÓSTICO

3. ALTERNATIVAS4. DECISÃO

5. AVALIAÇÃO

CICLO DA TOMADA DE DECISÃO

QUAL A

ALTERNATIVA

CERTA

CÍRCULO DOURADO

•VALORES

•CRENÇAS

•PRINCÍPIOS

•SONHOS

•VISÃO

•RAZÃO

•MISSÃO

COMO ESTABELECER?

ROTEIRO

PROPÓSITOOBJETIVO

CLAROESCOLHA

CERTA

E

AGORA

BRINCAR

DE LEGO

E

COMER

SALAME

UMA PROPOSTA

Organizar

Planejar

Agir

Acompanhar

UM EXEMPLO

DE COMO A

ORGANIZAÇÃO

MUDA O

TEMPO!

1 - ORGANIZAÇÃO

• Diminuir pendências;

• 5S;

• Analisar a carga de trabalho;

• Analisar os hábitos ruins;

• Delegar;

• Reuniões planejadas;

• Adaptar ao seu jeito;

• Criar rotinas.

2 - PLANEJAR

Estabelecer atividades;Catalogar atividades;Separar atividades;Paretto, 20 – 80;Visão semanal;Montar cronogramas.

ATIVIDADES

Liste todas as atividades e metas;

Separe as que podem ser delgadas;

Estabeleça os tempos de duração;

Estabeleça metas SMART, eSpecíficas, Mensuráveis, Alcançáveis, Realizadores e com Tempo.

SEPARAR / ANALISAR

• Rotineiras diárias, semanais e mensais. Marque na agenda;

• Pessoais (desenvolvimento, educação, saúde, lazer, emocional, espiritual), familiares, profissionais, sociais;

• Prioritárias e emergenciais.

PARETTO

20 % das atividades representam 80% dos resultados esperados!!

Modelo Stephen Covey

Importância

Urgência

Urgente

Menos Urgente

Importante

I

Crises

Projetos com prazos determinados

Atividades sob pressão externa

Conflito com clientes significativos

Situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos

Cobrança de resultados decisivos

II

Prevenção de problemas, proação

Planejamento

Prospecção de oportunidades

Fortalecimento de relacionamentos e amizades

Busca de novas formas de atuação

Reflexão e avaliação de sua forma de proceder

Menos

Importante

III

Interromper seu trabalho com freqüência para atender os outros

Atividades de efeito a curto prazo

Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte

Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros

IV

Manter-se ativo para parecer que trabalha duro

Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo

Hiperatividade social no trabalho

Arquivo morto

Fofocas com vizinhos

Visitas sociais por obrigação

MATRIZ/IMPORTÂNCIA URGÊNCIA

IMPORTANTES

CIRCUNSTANCIAISURGENTES

TRÍADE DO TEMPO

Ação

• Calendário/Agenda:

– Já marcar todas as tarefas cíclicas, relatórios mensais, reuniões, etc – NOME, DATA, DURAÇÃO RESPONSÁVEL, ENVOLVIDOS. Também marcar nas tarefas;

– Marcar todos os compromissos avulsos que surjam.

PLANO DE TRABALHO SEMANA DOMINGO SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO

PAPÉIS METAS PRIORIDADES DA SEMANA P R I O R I D A D E S D O D I A

R E U N I Õ E S - C O M P R O M I S S O S

8 8 8 8 8 8 8

9 9 9 9 9 9 9

10 10 10 10 10 10 10

11 11 11 11 11 11 11

12 12 12 12 12 12 12

13 13 13 13 13 13 13

14 14 14 14 14 14 14

15 15 15 15 15 15 15

16 16 16 16 16 16 16

17 17 17 17 17 17 17

18 18 18 18 18 18 18

19 19 19 19 19 19 19

20 20 20 20 20 20 20

AFINAR O INSTRUMENTO

FÍSICO

MENTAL

ESPIRITUAL

SOCIAL/EMOCIONAL

NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE :

MODELO SEMANAL

MODELO PROJETO

Ação• Planos de ação – São para projetos e assuntos

relevantes que envolvam cronograma (Excel, MSProject, etc).

– Tarefas, data conclusão prevista duração responsável, precedências;

– Gerar tarefas e calendário dentro da sua ferramenta;

– Mandar e-mail quando for revisado o cronograma para as pessoas responsáveis, ou para avisar das datas;

– Ligar agenda e cronogramas.

Ação

• Pastas do Outlook – sempre deixar a pasta de entrada livre, os e-mails recebidos dar seguimento. Criar as pastas de acordo com as categorias, pessoas, Planos de ação, etc.

• Crie filtros de separação automática das pastas.

Ação

• E-mails recebidos:

– Responder nas horas certas – deletar ou dar categoria e mover para pasta, ou estabelecer horários;

– Deletar se não precisa de guardar;

– Através do Outlook gerar tarefa e calendário se for o caso de existir algo para ser feito no futuro e não for do cronograma, se for do cronograma gerar uma tarefa dentro do cronograma.

Ação

• E-mails enviados:

– Apagar se não precisar guardar através de regra por categoria;

– Gerar o e-mail pelo calendário ou tarefa se for gerar uma necessidade de cobrança de resposta copiar para calendário e tarefas e gravar.

• Reuniões agendadas, controladas e registradas pelo Outlook.

ACOMPANHAMENTO

• Ferramentas gestão;

• Aplicativos;

• Outlook, Gmail;

• Registro, arquivo.

Mídias Sociais

Disciplina e cuidado no uso;

E-mail particular;

Celular a seu favor;

Desligar notificações;

Etiqueta.

APLICATIVOS

• Android/iOS sincroniza com Gmail, gera e-mail avisando;

• Windows sincroniza com Outlook;

• Sincronização do Outlook.

FERRAMENTAS

• MS PROJECT;

• EXCELL, OUTLOOK;

• GMAIL, GOOGLE AGENDA;

• APPs TODOIST, Planner, etc;

• Evernote;

• Zero paper, Intuit, Trello

• WWW.TRIADPS.COM;

• WWW.CHRISTIANBARBOSA.COM.BR.

NO FINAL

Se der tempo, você se questiona.

Faz o balanço da vida.

Que qualidade?

Qual o resultado?

Como usei meu

tempo?

Não é o tempo que voa.

Sou eu que vou devagar.

Helena Kolody

PARA REFLETIR ...

OBRIGADO

SUCESSO!!

http://www.antonioabmoreira.com.br

antonio albano moreira

@antonioabmoreira

antonio@antonioabmoreira.com.br