a belíndia novamente! a gestão do conhecimento em empresas públicas e ministérios resultados da...

A Belíndia Novamente! A Gestão do Conhecimento em Empresas Públicas e

Ministérios

Resultados da Pesquisa Ipea/CT-GCIE/PUCPR/TerraForum (2004)

Congresso sobre Gestão com foco em Conhecimento – Simpósio sobre Carreiras no Serviço Público

Brasília/DF - 12 – 15/06/05

Fábio Ferreira Batista

Técnico de Planejamento e Pesquisa do Ipea

Presidente do Pólo DF da SBGC

Em primeiro lugar, por que Belíndia novamente?

Nesta palestra, você receberá informações sobre ...

1. A missão do Ipea e a pesquisa2. Como surgiu a idéia3. Quem realizou o trabalho4. Definição de GC5. Relevância do tema6. Organizações analisadas7. Objetivos e método8. Resultados9. Recomendações 10. SBGC – Pólo DF

1. A missão do Ipea e a pesquisa

Ipea: 40 anos apontando caminhos

2. Como surgiu a idéia

Estudo da OCDE (2002) 20 países membros 132 organizações

Primeiro trabalho do Ipea: Governo que Aprende: Gestão do Conhecimento em Organizações do Executivo Federal (2003)Pesquisa = ação do planejamento do Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica (CT-GCIE) - 2003

3. Quem realizou o trabalho

Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica (CT-GCIE) do Comitê Executivo do Governo Eletrônico

PUCPR

• Fábio Ferreira Batista (Ipea) – co-autor e coordenador da pesquisa

• Carlos Quandt (PUCPR) – co-autor

• Fernando Pacheco (PUCPR) – co-autor

• José Cláudio C. Terra (Terra Forum Consultores) – co-autor

• Rafael Godoy e Ronan Coura Ivo (coleta de dados)

4. Definição de GC

“... um conjunto de processos sistematizados, articulados e intencionais, capazes de incrementar a habilidade dos gestores públicos em criar, coletar, organizar,

transferir e compartilhar informações e conhecimentos estratégicos ...”

Fonte: Comitê Executivo do Governo Eletrônico

“... que podem servir para a tomada de decisões, para a gestão de políticas públicas e para inclusão do cidadão como produtor

de conhecimento coletivo”.

Fonte: Comitê Executivo do Governo Eletrônico

5. Relevância do tema

1) Conhecimento = nova riqueza das organizações e países

2) Empresas:Prestam serviços e entregam produtos à sociedade– Dependem muito do conhecimento dos funcionários

(= trabalhadores do conhecimento)

– Trabalho dos funcionários é resultado muitas vezes do trabalho mental e coletivo

3) O Impacto da Inovação sobre a produtividade e competitividade (GC = ferramenta de inovação)

GC, Inovação, produtividade e crescimento econômico

GC, Inovação, produtividade e crescimento econômico

Inovação: responsável por 80% do crescimento da produtividade nos países avançados

Crescimento da produtividade: responsável por 80% do crescimento do PIB C. Freeman, 1994 “The economics of technical change”, Cambridge Journal

of Economics.

Inovação: chave do aumento da competitividade, crescimento e emprego

GC = ferramenta para a inovação

Inovação: responsável por 80% do crescimento da produtividade nos países avançados

Crescimento da produtividade: responsável por 80% do crescimento do PIB C. Freeman, 1994 “The economics of technical change”, Cambridge Journal

of Economics.

Inovação: chave do aumento da competitividade, crescimento e emprego

GC = ferramenta para a inovação

4) Países exportam cada vez mais bens e serviços intensivos em conhecimento (25% dos produtos exportados pelos EUA em 2000)5) Pressão da Sociedade para que as empresas:

Melhorem seu desempenho empresas precisam ser mais eficazes no trabalho mental coletivo. Precisam aprender maneiras mais eficazes de melhorar seu desempenho e se tornarem mais competitivas.

6) Tecnologia (computadores e internet):Oferece ferramentas práticas e úteis para o compartilhamento de conhecimentos e informaçõesFerramentas não existiam no passado:

Ensino à distância, portais corporativos, Comunidades de prática virtuais, banco de talentos

7) Envelhecimento da força de trabalho e evasão de talentos (“brain drain”)

Elevado número de funcionários se aposentarão nos próximos anosPerda de profissionais altamente qualificados = desafio para manter ou melhorar o nível de desempenho

8) Eficácia, eficiência e efetividade da ação do Estado dependerá cada vez mais da maneira como governos gerenciam o conhecimento

6. Organizações analisadas

• Ministérios (22)

• Controladoria Geral da União – CGU

• Comandos Militares (Aeronáutica, Exército e Marinha)

• Casa Civil da Presidência da República

• Empresas Estatais (Serpro, Banco do Brasil, CAIXA, Petrobras, Eletrosul, ECT)

7. Objetivos e método

• Levantar dados e informações para conhecer como tema Gestão do Conhecimento está sendo tratado na Administração Pública

• Comparar a situação do governo brasileiro com a dos governos dos países da OCDE

• Contribuir – por meio de recomendações – para a elaboração de política de gestão do conhecimento

• Envolver servidores e gestores dos ministérios e empresas estatais numa reflexão sobre o tema

• Formulário eletrônico

• Banco de dados

• Reuniões para orientar preenchimento

• Equipe multisetorial (RH, TI, Planejamento, Qualidade, Desburocratização, Gabinete, Secretaria Executiva)

• Palavra de cautela: auto-análise!

8. Resultados – Parte 1

Como está a utilização de práticas de GC na Administração Pública?

Formulário Eletrônico

Ação/Prática

Descrição a b

Comunidades de prática / Comunidade

s de conheciment

o

Grupos informais e interdisciplinares de pessoas unidas em torno de um interesse comum. As comunidades são auto-organizadas de modo a

permitir a colaboração de pessoas internas ou externas à organização;

propiciam o veículo e o contexto para facilitar a transferência de melhores práticas e o acesso a especialistas,

bem como a reutilização de modelos, do conhecimento e das lições

aprendidas. a) Estágio b) Alcance

Práticas de GC

Práticas relacionadas à gestão de pessoas que facilitam a transferência, disseminação e compartilhamento do conhecimento. Exemplos:

Fóruns/Lista de DiscussãoComunidades de PráticaEducação CorporativaNarrativas“Mentoring”“Coaching”Universidade Corporativa

Práticas de GC

2. Práticas ligadas primariamente à estruturação dos processos organizacionais que funcionam como facilitadores da geração, retenção, organização e disseminação do conhecimento institucional. Exemplos:

Melhores práticas/”Benchmarking”/Memória Organizacional/Inteligência Institucional/Mapeamento do Conhecimento/Gestão por Competências/Banco de Competências Institucionais/ Banco de Competências Individuais/Gestão do Capital Intelectual

Práticas de GC

3. Práticas cujo foco central é a base tecnológica e funcional que serve de suporte à GC institucional, incluindo a automação da gestão da informação, aplicativos e ferramentas de TI para captura, difusão e colaboração. Exemplos:

Portais/Internets/Extranets/Sistemas de “Workflow”/Gestão de Conteúdo/Gestão Eletrônica de Documentos/ (GED)/”Data Warehouse”/”Balanced Score Card (BSC)/”Data Mining”/”Customer Relationship Management”

Estágio de Implantação

[0] Não existem planos de implantação[1] Planejadas para o futuro[2] Estão em processo de implantação[3] Já estão implantadas[4] Já estão implantadas e apresentando resultados importantes e relevantes

Alcance dentro da instituição

[1] Apenas iniciativas isoladas[2] Restrito a alguns departamentos[3] No âmbito de uma área da pró-reitoria[4] Amplamente disseminada na pró-reitoria

Práticas de GC – Estatais

Posição/Empresas

Práticas implantadas e com resultados importantes e

relevantes/Total de Práticas

1) Banco do Brasil

16/27

2) Serpro 14/27

3) CAIXA 10/27

4) Petrobras 8/27

5) Eletrosul 8/27

6) ECT 8/27

Práticas de GC – Ministérios

Posição/Empresas

Práticas implantadas e com resultados importantes e

relevantes/Total de Práticas

1) Exército 10/27

2) Marinha 10/27

3) Previdência Social

9/27

4) Defesa 8/27

5) MP 7/27

Práticas de GC – Outros Ministérios

Nenhuma prática de GC implantada com resultados relevantes e importantes

10

01 prática 4

02 ou 03 ou 04 práticas 5

06 práticas 2

Práticas mais implantadas (6 Estatais + 4 Ministérios)

Prática N.º de organizaçõe

s

Benchmarking interno e externo

10

Fóruns (presenciais e virtuais) / Listas de discussão

10

Ferramentas de colaboração como portais, intranets e extranets

10

Educação corporativa 10

Melhores práticas 8

Universidade corporativa 8

Práticas menos implantadas - 6 Estatais + 4 Ministérios)

Prática N.º de organizaçõe

sMapeamento ou auditoria do conhecimento

3

Gestão do capital intelectual/Gestão dos ativos intangíveis

3

“Data mining” (ferramenta de TI para apoio à GC)

3

“Mentoring” 4

Banco de competências organizacionais

4

“Data Warehouse” 4

Organizações com mais práticas de GC implantadas

0

5

10

15

20

25

1/10/2004

Bbrasil (23)

Serpro (20)

Exército (18)

Eletrosul (16)

Petrobras (16)

Marinha15)

Mdefesa (15)

CAIXA (12)

Mprevidência (12)

ECT (9)

Total de práticas = 27

8. Resultados – Parte 2

Como está a explicitação e a formalização da Gestão do Conhecimento na Administração

Pública?

Grande disparidade

• 3 grupos:1) nível razoável de comprometimento estratégico com a

Gestão do Conhecimento e apresentam iniciativas de curto prazo sendo implementadas (8 ministérios)

2) não considera, a curto prazo, a Gestão do Conhecimento como um tema estratégico para a organização ou ainda contam com iniciativas muito incipientes nesta área (17 ministérios)

3) já deu passos muito concretos no sentido de tornar a abordagem proporcionada pela Gestão do conhecimento uma ação coordenada, institucionalizada e com objetivos, resultados e indicadores concretos (6 estatais)

Boa percepção da importância da GC

• Tema estratégico p/ 40% dos Ministérios• Já faz parte das prioridades estratégicas para

28%• Relevância do tema:

• Alta administração (48%)• Média gerência (28%)• Servidores (4%)

Iniciativa da alta administração

• Em 36% dos Ministérios a iniciativa de introduzir a Gestão do Conhecimento coube à alta administração

Grau de formalização bastante baixo

• Apenas 28% apontaram alguma forma de estruturação, tal como uma pessoa ou área responsável ou um grupo formal de trabalho

GC é ainda conceito abstrato

• 64% dos Ministérios afirmaram que a GC é ainda um conceito abstrato discutido por pequenos grupos informais

Baixa priorização das ações de GC

• Apenas 4% dos ministérios indicaram ter objetivos formalizados que permitam uma clara identificação e priorização das ações

Não há ferramentas de avaliação

• 61% dos ministérios admitem não terem ferramentas de acompanhamento para avaliar o progresso das práticas de GC na organização  

Maiores obstáculos na implementação

• A maioria das organizações apontam como principais obstáculos: Inexistência de indicadores (57%), dificuldade de capturar o conhecimento não documentado (55%) e deficiências de capacitação do pessoal (53%)

Principais facilitadores

• Os principais facilitadores apontados foram: identificação da base de conhecimento organizacional relevante a empresa (26%); implementação em momento adequado, dadas as condições internas e externas à organização (22%); acesso a consultores especializados (22%) e infra-estrutura computacional, redes, servidores, etc. (22%).

Fatores Críticos de Sucesso (Estatais e Ministérios)

1. Alinhamento organizacional e estratégico de conhecimento:• Alta prioridade dada às iniciativas no

nível mais alto da organização• Clara identificação da base de

conhecimento organizacional relevante para a organização

2. Acesso a conhecimento externo• Acesso a consultores especializados• Busca externa de melhores práticas e

“benchmarking”• Acesso a recursos bibliográficos impressos e

eletrônicos sobre o tema3. Infra-estrutura computacional, sistemas de

informática que apóiem os processos de GC

Fatores Críticos de Sucesso (Estatais e Ministérios)

Principais obstáculos (Ministérios iniciantes)

1. Compreender melhor o que significa GC e o impacto que esta pode ter: • Baixa compreensão sobre GC na organização• Deficiência na capacitação do pessoal• Pouca propensão para investimentos em tecnologias

voltadas essencialmente ara facilitação de aprendizado e colaboração

• Receio que outro órgãos / público em geral poderiam ter acesso a informações sigilosas /confidenciais.

• Resistência de certos grupos de funcionários /cultura organizacional de resistência a mudanças.

Principais obstáculos (Ministérios iniciantes)

2. Estabelecimento de processos básicos e centrais da GC • Falta de incentivos para compartilhar conhecimento• Deficiências na infra-estrutura computacional, redes,

servidores, etc.• Dificuldade para capturar o conhecimento não

documentado• Falhas de comunicação• Falta de tempo ou recursos para compartilhar

conhecimento concretamente na rotina diária• Inexistência de indicadores

Há uma clara e positiva relação entre o apoio e a formalização da GC no nível

gerencial mais estratégico e os resultados obtidos

É preciso mostrar o caminho das pedras!

“Ministérios menos avançados na GC podem avançar rapidamente na

institucionalização da GC a partir do intercâmbio com outros Ministérios e

empresas estatais e por meio do uso de fontes externas de aprendizado”

8. Resultados – Parte 3

Como nós estamos em comparação com os países da OCDE?

Esta pergunta será respondida no Seminário Gestão do Conhecimento na Administração Pública que será realizado no próximo dia 17 de junho

(sexta-feira desta semana), no Plenário 2, Anexo I da Câmara dos Deputados. Não percam! Para se inscrever, basta

enviar e-mail para: fabio.batista@ipea.gov.br

9. Recomendações

Política de Gestão do Conhecimento

1) Instituir unidades de coordenação de GC. Funções: i) propor e implementar estratégia; ii) coordenar ações; iii) disseminar práticas

3) Criar função Gestor do Conhecimento (“Knowledge Officer”) e Diretor do Conhecimento (“Chief Knowledge Officer”)

2) Definir estratégia de governo de GC (Comitê Interministerial)

Política de GC para Administração Direta - Diretrizes

4) Implementar programa de sensibilização e capacitação

5) Instituir observatório para avaliar ações do governo na área de GC

6) Assegurar recursos financeiros por meio da implementação de programa de PPA

7) Assegurar alinhamento da política/práticas de GC com definições estratégicas das organizações

Política de GC para Administração Direta - Diretrizes

8) Promover a cooperação entre empresas estatais e órgãos e entidades da administração direta

9) Estimular o surgimento de comunidades de prática, sítios, fóruns, etc. por área temática para dinamizar a articulação entre os ministérios

10) Implementar sistema de avaliação do impacto das práticas de GC sobre processos, produtos e serviços