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A RELEVÂNCIA DO ESTUDO DA ACURACIDADE DE ESTOQUES EM UM COMÉRCIO ATACADISTA

Rosângela Venâncio Nunes, Silvia Helena Xavier dos Santos, Charles Washington Costa

de Assis, Rita de Cássia Fonseca, Francisca Shirley Pereira Ciriaco (Centro Universitário Estácio do Ceará; Faculdade Ateneu, Unicentro)

Resumo: O objetivo geral deste artigo identificar como a mensuração do indicador de acurácia pode auxiliar a gestão de estoques em um comércio atacadista. A Metodologia escolhida para o desenvolvimento dessa pesquisa foi uma pesquisa bibliográfica, descritiva, aplicada, exploratória, qualitativa, quantitativa e estudo de caso. Por meio da análise de dados oriundos do inventário de trinta produtos escolhidos nos períodos de outubro a dezembro de 2013, foram calculados o número total de itens divergentes; a distribuição das divergências de cada produto do decorrer dos três meses estudados, o percentual de produtos com divergência aceita e não aceita por tipo de produto, motivos das divergências dos estoques, nível de acurácia de cada produto. O estudo realizado pode concluir que através da mensuração da acurácia a empresa pode obter inúmeros benefícios, pois além de evitar vários efeitos indesejáveis gerado pelo alto nível de divergências entre as quantidades físicas e as informadas do sistema. A empresa teria também informações confiáveis para aprimorar seus processos e tomar decisões.

Palavras-chaves: Acurácia, mensuração, Gestão de estoques

ISSN 1984-9354

X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014

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1 Introdução

Com as organizações buscando trabalhar com menores custos operacionais e,

concomitantemente, com menores investimentos em ativos circulantes, os estoques tem sido

administrados para ficarem cada vez mais enxutos, isto é, para uma mesma demanda, mantemos

estoques cada vez menores. Sendo assim, torna-se necessário o extremo cuidado com as

informações de estoque, para que os saldos em estoque demonstrados nos sistemas informatizados

mantenham perfeita sintonia com os saldos físicos existentes nos depósitos.

Quando esta acuracidade não existe, os riscos de faltas e sobras de materiais e produtos

tornam-se altamente relevante, podendo causar problemas, principalmente de compras

desnecessárias ou desperdício de produtos.

Segundo Waller et al (2006) “estoque é definido como a acumulação armazenada de

recursos materiais em um sistema de transformação”. Então estoque é o armazenamento de

materiais para serem utilizados futuramente um, sendo que em todas as operações mantém estoque

de algum tipo.

A pesquisa teve como enfoque responder à questão: como a mensuração do indicador de

acurácia pode auxiliar a gestão de estoques em um comércio atacadista?

Nessa perspectiva, o artigo tem por objetivo identificar como a mensuração do indicador

de acurácia pode auxiliar a gestão de estoques em um comércio atacadista. Do objetivo geral

exposto têm-se os seguintes objetivos específicos: conceituar acuracidade de estoque,

identificando os efeitos e as causas da falta de acuracidade para gestão empresarial de acordo com

abordagem da literatura sobre o assunto; realizar um estudo de caso de uma empresa comercial

atacadista evidenciando identificando os efeitos e as causas da falta de acuracidade para gestão

empresarial.

A escolha pelo tema surgiu a partir da percepção de que a gestão de estoque é uma

atividade de grande relevância para que as organizações possam atingir suas metas de

lucratividade. É requisito para o bom desenvolvimento das atividades exercidas. A acurácia dos

produtos dentro do estoque é de suma importância, uma vez que essa mede a confiabilidade das

informações e é uma ferramenta gerencial que pode ser usada para encontrar divergências, uma

vez que um estoque acurado é gerador de indicadores com precisão, caso contrário podem gerar

efeitos indesejáveis nos diversos ambientes organizacionais.


3

A metodologia utilizada para o desenvolvimento dessa pesquisa foi uma pesquisa

bibliográfica, descritiva, aplicada, exploratória, qualitativa, quantitativa e estudo de caso. Foi

utilizado o método dedutivo com base no referencial teórico. O método indutivo foi aplicado com

base na observação direta e intensiva.

2 Acuracidade de estoque

O estoque é a existência de mercadorias, produtos, ou outros elementos que possuam valor

econômico, são utilizados para suprir necessidades próprias ou de terceiros, tanto no ramo

empresarial como na vida cotidiana das pessoas. O controle ou gestão de estoques é a união de

todas as atividades exercidas com o objetivo de garantir a qualidade das técnicas e procedimentos

adotados para cada item que componha a cadeia produtiva, esteja fora ou dentro das organizações,

refletindo assim em eficiência do mesmo. (DEHORATIUS & RAMAN, 2004).

Para Shain (2004), “os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os

quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção e servir

clientes”.

A acuracidade provém do termo em inglês accuracy e traz em seu significado a ideia de

precisão. Aplicando o conceito da acuracidade no estoque, verifica-se que quanto mais precisas

forem as informações dos estoques, mais seguras serão as decisões de seu gerenciamento

(WALLER et al., 2006).

Acuracidade de estoque é um indicador da qualidade e confiabilidade da informação

existente nos sistemas de controle, contábeis ou não, em relação à existência física dos itens

controlados. Quando a informação de estoque no sistema de controle, informatizado ou manual,

não confere com o saldo real, dizemos que este inventário não é confiável ou não tem acuracidade.

A falta de confiabilidade nas informações afeta todos os setores da empresa, desde o nível

gerencial até o operacional. Uma informação errada dos saldos em estoque pode levar a uma

decisão equivocada na área de planejamento de estoques ou compras, atrasar a produção ou até

mesmo ocasionar a falta do produto para o cliente.

Para medir o nível de acurácia é utilizada a expressão abaixo (BERTAGLIA, 2006):

Acurácia = Quantidade física x 100

Quantidade teórica


4

Utilizando o método da acurácia, á analise dos resultados é feita a partir do calculo citado,

quanto mais próximo o resultado for de 100%, mais satisfatório é para a empresa, pois significa

que os estoques físicos estão conferindo com os estoques contidos na movimentação de entrada e

saídas contabilizadas no sistema.

Esse indicador fornece aos gestores informações seguras do nível que se encontra os

estoques, além de eliminar os erros e evitar qualquer ocorrência, como uma parada de produção ou

estoques desnecessários.

Dentre os autores pioneiros no estudo da acuracidade foram Iglehart e Morley (1972), que

analisaram o impacto da acuracidade de estoque no nível de estoque gerado.

A falta de um acompanhamento efetivo da acuracidade de estoque pode gerar efeitos

indesejáveis no funcionamento das atividades citadas acima. Com isso, a manutenção de registros

de estoque precisos - registros que refletem a realidade física - é crucial para o desempenho de

organizações de varejo, tendo em vista a integração de cadeia de suprimentos (DEHORATIUS e

RAMAN, 2004).

O controle efetivo dos estoques, por consequência um maior índice de acuracidade, é, para

muitas empresas, um objetivo a ser alcançado. A falta de acuracidade de estoque gera uma série de

efeitos indesejáveis para os processos internos e externos das organizações.

3 Divergências e tolerâncias de contagem

A importância do cálculo das divergências é para identificar se os erros de estoque têm

grande relevância em relação aos saldos controlados pelo sistema ou se as diferenças são

residuais, tipicamente resultantes de pequenos erros de contagem.

Um aspecto a ser considerado é o que se chama de divergência, medida conforme fórmula

abaixo: (BERTAGLIA, 2006):

Divergência = Quantidade medida – quantidade do sistema

Quantidade do sistema

As divergências podem em alguns casos, não serem consideradas como erros de

inventários quando o item inventariado está sujeito a apresentar erros pelo próprio processo de

contagem. Esta tolerância é muito comum ser definida para itens cujas unidades de medida são


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baseadas em peso ou quando, apesar da unidade de medida ser unidade inteira, o método de

conferência quantitativa ser feito através de pesagem, em virtude das peças serem de muito

pequeno tamanho (contagem por balança conta-peças). (BERTAGLIA, 2006):

A tolerância é o grau de aceitação do erro, isto é, da divergência conceituada no item

anterior, sem que este desvio seja ajustado. Itens típicos de serem tratados com tolerância de

medição são os itens higroscópicos, que sofrem influência do grau de umidade do ambiente,

aumentando ou diminuindo seu peso e, portanto, sofrendo diferenças quantitativas quando

pesados.

4 Efeitos da falta de acuracidade

Os erros de registro de estoque são normalmente denominados de inacuracidade de

estoque.

Ou seja, apresenta diferenças entre o saldo registrado no sistema de controle de estoque em

relação à quantidade física verificada. A falta de acuracidade de estoque é um problema grave para

as organizações, no entanto o impacto dependerá do contexto envolvido (WALLER et al., 2006).

Por exemplo, em uma organização onde se opera com níveis reduzidos de estoque, uma baixa

acuracidade pode causar a interrupção de fornecimento.

De acordo com Arnold (1999), a imprecisão dos registros de estoque pode gerar uma série

de efeitos indesejáveis para as organizações, dentre eles o autor destaca: Baixa produtividade;

Baixo nível de serviço; Expedição excessiva: envios emergenciais com frequência; Excesso de

estoque;Falta de material e programas com frequentes alterações; Perda de vendas.

Conforme elencado por Arnold (1999), os efeitos apresentados podem ser vitais para a boa

performance das operações das organizações. Pois, além de reduzir a receita, podem acarretar o

aumento dos custos. Um dos custos diretamente impactado é em relação ao desempenho

operacional, influenciado pela dificuldade de planejar materiais e de programar a produção sem a

certeza de um saldo correto dos estoques. Isso gera, muitas vezes, pedidos urgentes para os

fornecedores e frequentes alterações nos programas de produção, provocando, por exemplo, um

número maior de troca de ferramentas do que o programado.

Ainda em relação a efeitos relacionados a planejamento da produção, Castro (2005), em

um survey realizado com 44 empresas fornecedoras do segmento automotivo brasileiro e 2

montadoras, identificou que a acuracidade de estoque neste segmento está aproximadamente em


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95% para a maioria das empresas entrevistadas, a pesquisa também demonstra que os índices mais

baixos de acuracidade estão nos estoques de matéria-prima, apresentando como principais efeitos:

paradas na produção, atrasos na entrega e trocas de produção fora do planejado, impactando na

eficiência operacional do processo.

Também em uma pesquisa realizada no segmento automotivo, Sari (2005) identificou

como principais efeitos da inacuracidade de estoque: dificuldade na programação de materiais;

conflitos internos com as áreas de produção e marketing; reclamação dos clientes, possibilitando

dificuldades na participação de novos projetos dos clientes; imagem corporativa diante dos

clientes.

Por meio da aplicação de simulação, utilizando dois elos da cadeia de suprimentos – um

fornecedor e um varejista, Waller et al. (2006) identificam que o principal impacto da baixa

acuracidade de estoque é a queda no nível de serviço. O que evidencia como um ponto

dificultador na adoção de práticas de gerenciamento da cadeia de suprimentos. Ainda Waller et al.

(2006) relatam que o impacto da acuracidade de estoque no nível de serviço do varejista vai

depender do volume de vendas deste varejista. Ou seja, quanto maior for o volume de materiais

movimentados na organização, maior será o impacto da inacuracidade de estoque.

Uma das práticas de gerenciamento da cadeia de suprimentos é a gestão colaborativa na

rede. Esta prática utiliza-se normalmente de tecnologia da informação como ferramenta de apoio.

Raman (2001) apresenta que a incarucidade de estoque afeta diretamente a eficácia do sistema de

reposição contínua e por consequência a adoção da gestão colaborativa.

Nessa mesma linha, DeHoratius e Raman (2004) apontam que a falta de precisão dos

registros de estoque dificultam a integração da cadeia de suprimentos.

Neste mesmo sentido, Basinger (2006) apresenta em sua tese que a baixa acuracidade de

dados do estoque acarreta na redução do nível de serviço e aumenta os custos relacionados às

operações logísticas. Ainda em relação à perda de vendas, Shain et al. (2008) analisam os efeitos

econômicos dos erros de inventário em uma varejista e em um armazém, identificando que os

custos relacionados à perda de venda são maiores no varejista que no armazém.

Outros efeitos também podem ser verificados com a falta de acuracidade de estoque, como

uma interferência no tamanho do lote e na certeza do atendimento da demanda (UCKUN et al.,

2008). Ou seja, a informação de um saldo incorreto de estoque pode, por exemplo, gerar a

necessidade de interromper a produção antes do previsto, impossibilitando, assim, que a

quantidade programada na ordem de fabricação seja cumprida. Causando perda na eficiência da

produção, necessidade de reprogramação da produção e consequente aumento nos custos


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relacionados ao processo produtivo. Além disto, inacuracidade pode levar a empresa a problemas

fiscais, podendo levar a empresa a ser autuada pelo fisco, além de resultar em relatórios contábeis

irreais aos usuários da contabilidade.

Para pesquisar possíveis caminhos para a melhoria da acuracidade de estoque, faz-se

necessário identificar as causas fundamentais da sua inacuracidade.

5 Causas da falta de acuracidade

Tão importante quanto identificar os efeitos e impactos ocasionados pela imprecisão dos

registros de estoque, é identificar as possíveis causas das divergências.

Para Wilson (1995), os principais fatores que geram as divergências de estoque são os

erros nas contagens e nos ajustes durante os inventários, identificação incorreta do material e a

localização incorreta. Essa última impossibilita que o material seja encontrado no momento

desejado, podendo causar a perda de venda ou problemas de programação de produção em um

momento e, em outro, excesso de estoque.

A imprecisão dos registros de estoque resulta, na maioria das vezes, de um sistema de

registros ineficiente e da baixa qualificação da mão-de-obra (ARNOLD, 1999). O autor aponta

alguns fatores que causam os erros nos registros de estoque, sendo eles: Falta de segurança no

armazém; Falta de regularidade na realização dos inventários: não ter um programa de contagem

contínua dos itens de estoque (inventário cíclico, por exemplo; Falta de treinamento; Retirada de

material sem autorização; Sistema de registros de estoque com inconsistência: muitos erros nos

registros de estoque ocorrem no momento do lançamento no sistema informatizado, no qual o

operador, muitas vezes mal treinado, realiza a operação incorretamente.

Uma importante causa da inacuracidade de estoque pode ser apontada pelo erro de

escaneamento do produto no caixa, outra é a localização incorreta do material (RAMAN et al.,

2001).

Sheppard e Brown (1993) relatam que a inacuracidade dos registros de estoque está

relacionada ao custo do item, frequência de contagens e número de localizações de itens. Dessa

forma, verifica-se que o preço do produto apresenta uma interferência direta na acuracidade de

estoque. Itens mais caros apresentam melhor acuracidade de estoque em relação aos itens de

menor valor, pois normalmente demandam maior controle (RAMAN et al., 2001).

Já Brown et al., (2001), analisando o ambiente industrial, destacam como principais causas


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da inacuracidade: a falta de treinamento, a baixa remuneração dos envolvidos no estoque, a não

utilização do inventário cíclico e a falta de implantação de tecnologia como o código de barras.

Também em relação ao segmento industrial, Fernandes e Pires (2005) demonstram que as

principais causas das divergências estão relacionadas aos erros no recebimento, identificação

incorreta, baixo nível de controle no armazém, procedimento de estoque inadequado, erros no

processo e faturamento e de erros no processo de devolução de materiais.

DeHoratius e Raman (2004) concluem que, para amenizar essa problemática, os gerentes

precisam identificar a causa de raiz dos erros de registros de estoque e determinar o impacto disso

nas atividades da organização, partindo, assim, para a realização de um plano para melhorar o

índice de acuracidade de estoque.

As perdas por roubo é uma importante causa das diferenças encontradas no inventário.

Conforme pesquisa do ECR Europa, os produtos roubados representam cerca de 1,75% das vendas

dos varejistas europeus (KANG e GERSHWIN, 2004). Outro fator que também influencia a

acuracidade de estoque são os danos ocorridos nos materiais, pois produtos com longo tempo de

estocagem podem ser danificados em virtude de uma brusca variação negativa da demanda e a

dificuldade de encontrar os produtos, possibilitando que o mesmo fique guardado por longo tempo

até que se deteriore (SHAIN, 2004).

Em um estudo realizado no varejo, Waller et al. (2006) apresentam como possíveis causas

de divergência os erros no recebimento de materiais, atualizações incorretas no nível de estoque,

processo de expedição incorreto, roubos no processo de saída, frequência de movimentação dos

materiais. Já por meio de simulação de uma cadeia de suprimentos centralizada com a empresa

focal, um fornecedor e um cliente, Rekik (2006), em sua tese, aponta várias causas para a

inacuracidade de estoque. Algumas causas mais significativas, segundo o seu estudo, são:

a) Danos e Desperdícios: Os danos ocorridos nos materiais e não detectados pelo gestor do

estoque podem causar a inacuracidade de estoque;

b) Erros de transação: Os erros de transação estão relacionados às discrepâncias ocorridas por

meio de erros sem intenção em algum processo que envolva material. Os erros podem surgir por

diversas maneiras, por exemplo, pela contagem errada do estoque, ajustando o estoque com o

saldo incorreto. As discrepâncias ocasionadas nas transações de estoque ocorrem desde o

recebimento de material até o processo de devolução do cliente;

c) Roubo: O roubo, nesse aspecto pode ter várias causas, dentre elas o roubo por parte dos

funcionários, furtado por terceiros, fraudes com vendedores ou fraude de fornecedores. Dentre as

causas mais evidenciadas na literatura, o roubo e os erros na transação dos registros de estoque são


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as mais comuns. Shain e Dallery (2007) apontam que além dessas duas causas o setor varejista

também enfrenta dificuldades em relação à incerteza do saldo de estoque em virtude da

obsolescência de produtos – principalmente para itens perecíveis – já, segundo os mesmos autores,

grande parte dos erros de transação no varejo é motivada pela leitura incorreta do produto no

caixa. Parte desses erros acontecem por falha do leitor ou do código de barras no produto e a outra

grande parte em virtude do operador ler dois produtos similares como se fosse somente um item.

Shain et al. (2008) analisaram o impacto da falta da qualidade da informação na

acuracidade de estoque, por meio de uma simulação em um sistema de produção tipo

NewsVendor, utilizando uma cadeia de suprimentos com três elos, sendo o fabricante, o atacadista

e o varejista, focando os resultados no armazém do atacadista. Os mesmos autores identificaram as

causas da inacuracidade de estoque como sendo: produtos recebidos do fornecedor em quantidade

maior ou menor, produtos roubados no transporte, produtos roubados no armazém, produtos

vencidos, produtos colocados em local incorreto e produtos extraviados.

Com base na literatura especializada, pode-se verificar que as causas reais da

inacuracidade de estoque são diversas. Envolvem questões relacionadas desde processos e mão-

de-obra até a falta de investimento em tecnologia. Conclui-se pelo exposto que é importante

identificar as causas que ocorrem com maior frequência, indicando a prioridade para a empresa.

6 Metodologia da pesquisa

O estudo emprega referências bibliográficas para de chegar às conclusões adequadas aos

questionamentos já estabelecidos, partindo de propriedades do ambiente estudado no caso até aos

conceitos já definidos, respectivamente.

Quanto ao objetivo, o estudo utiliza-se da pesquisa descritiva, pois foram descritos fatos e

dados da do inventário da empresa analisada, com o propósito de mensurar e analisar o nível de

acurácia da empresa responder ao problema do presente artigo.

Para Beuren (2006), a pesquisa descritiva é o meio termo entre a exploratória e a

explicativa, ou seja, respectivamente, não é tão preliminar e nem tão aprofundada. A autora ainda

afirma que os resultados obtidos podem contribuir na identificação das relações existentes entre

variáveis estudadas. Desta forma, o presente trabalho descreve como a mensuração de acurácia de

estoques pode contribuir para gestão da empresa analisada. Em relação à natureza da pesquisa,


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este trabalho segue a pesquisa aplicada, pois se busca conhecimento para aplicação no caso

especifico da contribuição do nível de acuracidade de gestão de estoques na empresa analisada.

Se tratando da abordagem, pode-se associar o presente trabalho com a abordagem

qualitativa, pois se utiliza de um estudo de caso, não possuindo caráter estatístico.

A pesquisa do tipo estudo de caso caracteriza-se principalmente pelo estudo concentrado

de um único caso. Umas das definições bastante clara é a de Yin (2005), quando afirmou que o

estudo de caso permite uma investigação de qualquer evento, tais como: ciclo de vida individual,

processos organizacionais, administrativos e relações internacionais.

De acordo com Gi l(1999, p.73) apud Beuren(2006), o estudo de caso é caracterizado pelo

estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimentos

amplos e detalhados do mesmo.

Para coleta de dados foram utilizados os seguintes critérios:

a) Visitas in loco mensais com entrevista semiestruturada com o responsável pelo setor de

controle de estoque;

b) Avaliação dos relatórios de inventário e cálculo dos indicadores de número total de itens

divergentes; distribuição das divergências de cada produto do decorrer dos três meses estudados;

% de produtos com divergência aceita e não aceita por tipo de produto; motivos das divergências

dos estoques; nível de acurácia de cada produto do decorrer dos três meses estudados; nível global

de divergência do decorrer dos três meses estudados

Portanto, quanto aos procedimentos, que se referem à maneira pela qual se conduz o

estudo. Este trabalho concilia a pesquisa bibliográfica com o estudo de caso. Sobretudo sendo

capaz de logo após uma pesquisa bibliográfica, aplicar os conhecimentos num estudo de caso

específico em uma empresa do ramo comercial atacadista.

A pesquisa bibliográfica, de caráter exploratório, incluiu método qualitativos, sendo

conduzida por um estudo de caso. Para a pesquisa bibliográfica, foram utilizados livros

especializados que versam sobre gestão de estoque, acurácia e inventário.

A técnica utilizada foi o estudo de caso, que reuniu dados qualitativos por meio de estudos

direcionados sobre a atividade da empresa, com o intuito de conhecer e exibir ideias sobre o

problema apresentado. Para tal, foram utilizados os dados cedidos pelo gerente de estoque e

demais funcionários da empresa, bem como observações no intuito de conhecer, aprender, e exibir

ideias na busca pela resolução do problema apresentado. Para realização do estudo escolheram-se

trinta produtos e verificadas informações dos meses de outubro a dezembro de 2013.


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7 O Ambiente em Estudo

A empresa estudada é parte do Grupo Holandês fundado em 1896. A empresa foi fundada

em 1968 na Holanda, suas atividades iniciaram-se no Brasil em 1972 com a primeira loja na

cidade de São Paulo. Atualmente, trata-se é uma das maiores empresas que operaram no sistema

cash-and-carry com vendas exclusivamente a clientes cadastrados.

Presente em 24 estados no Brasil e no Distrito Federal (DF), com um total de 76 lojas e

com áreas de venda entre 3100 e 9900 metros quadrados. A empresa opera em um sistema de

distribuição auto serviço, com lojas amplas e estrategicamente localizadas, onde os clientes

profissionais podem suprir todas as necessidades dos seus negócios em uma única parada.

A empresa em estudo atende 2 milhões de clientes em todos os estados, oferecendo mais

de 12,7 mil itens e firmando-se como um dos principais intermediadores na venda de produtos

com preços e condições competitivas para empreendedores de todo o País.

Com uma sólida rede de parceiros, composta por cerca de 2 mil fornecedores, a empresa

atua como um dos mais eficientes distribuidores do Brasil, oferecendo baixo custo e alta

capilaridade, o que garante recordes de volume de distribuição em bebidas, combustível e

inúmeros outros itens alimentares e não alimentares.

A gestão de estoques é feita através de inventários realizados diariamente Inventários

Cíclicos, Inventário anual, a empresa possui cadastrados 13.000 itens em seus estoques, realiza a

atividade de comercio atacadista de alimentos contendo também restaurantes e postos de gasolina

em suas unidades, a mesma detém um sistema integrado utilizado para alimentar o sistema de

estoque.

O maior problema na gestão de estoques é aumentar o nível de serviço (mix da loja) e o seu

maior desafio é suprir todas as necessidades do cliente profissional, o investimento em estoques

gira em torno de 17 milhões, possui um planejamento de estoque através de provisão realizada

pelo escritório central, os seus inventários são Geral e Rotativo. Com o intuito de demonstrar a

importância de se utilizar o indicador de acurácia para uma boa gestão de estoques, realizou-se a

valoração um levantamento de informações períodos de outubro à dezembro de 2013.

8 Análise de Resultados


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Para realização do estudo foram selecionados do universo de 13 mil itens que empresa mantinha até a data da pesquisa, uma amostra 30 produtos para análise da acurácia, o critério de seleção deu-se pelo alto nível de faturamento e por três níveis de classificações de acurácia: ruim, mediada e boa, sendo 10 produtos de cada tipo, para facilitar a geração de tabelas de gráficos nos períodos de outubro à dezembro de 2013, cada produto recebeu um código que variava de 1 a 30

Após a seleção dos produtos, procedeu-se a coleta de informações de inventário da

empresa. As informações coletadas foram: produto, quantidade física, quantidade do sistema,

divergências em unidades entre físico e real, nível de tolerância, classificação de acurácia e motivo

da divergência

Para proceder a análise foram escolhidos as seguintes variáveis que foram calculados

número total de itens divergentes; distribuição das divergências de cada produto do decorrer dos

três meses estudados; % de produtos com divergência aceita e não aceita por tipo de produto

motivos das divergências dos estoques; nível de acurácia de cada produto do decorrer dos três

meses estudados; nível global de divergência do decorrer dos três meses estudados

Gráfico 1 – • Número total de itens divergentes

Fonte: Elaborado pelos autores com base nos dados cedidos pela empresa (2013)

Através do gráfico 1 percebe-se que número total de itens divergentes apresentou uma

redução de 787 itens que constavam no sistema e não constavam no físico para 501, contudo em

dezembro houve um aumento para 2.238 itens. Este fato é preocupante, pois no sistema consta a

informação de que a empresa possui estoques que não existiam fisicamente, esta diferença pode

afetar os processos operacionais, fiscais e logísticos da empresa no sentido de perder vendas por

não ter sido feita a compra, já que se tem a informação de que consta estoques irreais.


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Objetivando analisar de forma mais detalhada as divergências de estoques, elaborou-se de

forma detalhada as divergências de cada produto do decorrer dos três meses estudados, conforme

mostra o gráfico 2.

Gráfico 3 – Distribuição das Divergências de cada produto do decorrer dos três meses

estudados


O gráfico 2 evidencia que os meses em que ocorreram maior divergência entre o estoque

físico e do sistema foi no mês de dezembro. No mês de outubro os produtos que mais

apresentaram divergências foram o 1, 3, 4 e 5. No mês de novembro foram os produtos 1, 4 e 9.

Em dezembro foram: 11, 12, 15 e 18. A empresa mantém um nível de aceitação de divergência

entre estoques físico e do sistema. Para calcular este nível de aceitação para mais ou para menos a

empresa considera o volume de recebimento e a saída através de vendas no atacado.

Os percentuais (%) de produtos aceitos e não aceitos em termos de nível de divergência

são apresentados no gráfico3. Em outubro de 2013, observa-se que os produtos com maior

percentual de divergência não aceita foram os classificados pela empresa como acuracidade ruim,

este percentual melhorou em novembro e em dezembro. Devido ao fechamento de meses


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anteriores em virtude do aumento de preço em produtos no mercado e consequentemente a avaria

ocasionada pela validade dos referidos produtos houve um aumento significativo.

Os produtos classificados como medianos, apresentaram resultados ótimos em outubro e

novembro (0% de divergência não aceitável), mas o indicador regrediu bastante em dezembro.

Devido vencimento de vários produtos e aumento da avaria provocado pela movimentação.

34 –

0%

50%

100%

Ruim Mediana Boa

30%100%

90%70% 0%

10%

% de Produtos com acuracidade aceita e não aceita out/2013

% de produtos com acurácia não aceita

% de produtos com acurácia aceita

0%

50%

100%

Ruim Mediana Boa

50%100% 90%

50%0% 10%

% de Produtos com acuracidade aceita e não aceita Nov/2013



0%

50%

100%

Ruim Mediana Boa

70%20%

80%

30%80%

20%

% de Produtos com acuracidade aceita e não aceita dez/2013



Gráfico 3 - Percentual de produtos com divergência aceita e não aceita por tipo de produto


Já os estoques classificados como bons, apresentaram um percentual bom em outubro e

novembro. Em dezembro sofreu uma piora de 10%, devido ao aumento no índice de avaria em

virtude de vencimento e aguardando troca do fornecedor.


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Em seguida, no gráfico 4, encontram-se detalhados os motivos das divergências de

estoques no período analisado.

Gráfico 4 – Motivos das divergências dos estoques de out/2013 a dez/2013


No mês de outubro/2013 foram detectados 21 produtos com divergência de estoques. Neste

período 8 foram motivadas pela avaria – quebra, 3 estavam vencimento – aguardando. vencimento

– quebra, recebimento errado, troca de mercadoria com fornecedor e vencimento tiveram cada

uma 2 ocorrências liberação - vencimento – quebra e roubo cada um tiver eram uma ocorrência.

No mês de novembro/2013 foram detectados 11 produtos com divergência de estoques.


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Neste período, 8 divergências foram motivadas pela avaria – quebra, 2 estavam vencidos Em

dezembro de 2013 os motivos de divergências aumentaram, apesar da quantidade de produtos

divergentes ser a mesma de outubro (21 produtos). Foram detectados vencimento – quebra 3

ocorrências. a avaria – quebra permaneceu com 8 ocorrências. a liberação atacado errada latas

danificadas – quebra, troca de mercadoria com fornecedor e liberação - vencimento – quebra

tiveram 1 ocorrência. A embalagem danificada – quebra tiveram 3 ocorrências e roubo com um

aumento de 4 ocorrências.

Nível Global de Acuracidade (quantidade) out/13 nov/13 dez/13TOTAL DE ITENS CONTADOS 30 30 30TOTAL DE ITENS CORRETOS 8 8 0TOTAL DE ITENS COM DIVERGÊNCIA 22 22 30

Nível Global de Acuracidade % out/13 nov/13 dez/13TOTAL DE ITENS CONTADOS 100% 100% 100,0%TOTAL DE ITENS CORRETOS 27% 27% 0,0%TOTAL DE ITENS COM DIVERGÊNCIA 73% 73% 100,0%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

out/13 nov/13 dez/13

27% 27%

0,0%

73% 73%

100,0%

Nível Global de acuracidade out a dez/2013

TOTAL DE ITENS CORRETOS

TOTAL DE ITENS COM DIVERGÊNCIA

Figura 1 – Nível global de acuracidade dos estoques de out a dez/2013



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Para cálculo do nível global de acuracidade não foram consideradas qualquer nível de

aceitação para maior ou menor. Dos 30 produtos analisados verificou-se que em outubro e

novembro 73% dos itens apresentavam-se corretos e 23% divergentes. Esta situação piorou de

forma expressiva em dezembro, pois dos 30 itens analisados todos apresentaram divergências.

Devido ao grande volume de recebimento de diversas mercadorias o nível de avaria aumenta

consideravelmente visto que há maioria oriunda de outras regiões o que acaba no manuseio

danificando as mesmas chegando até sem condições de uso e ou recebimento.

No sentido de analisar de forma mais detalhada as divergências de estoques, elaborou-se de

forma detalhada nível de acurácia de cada produto do decorrer dos três meses estudados, conforme

mostra a Figura 1.

Gráfico 5 – Nível de acurácia de cada produto do decorrer dos três meses estudados


Ao analisar o gráfico 5 e sabendo que o ideal é que a acuracidade fosse 100% observa-se

que em outubro, os produtos que mais tiveram maior desvio de acuracidade foi o produto 26 para


18

mais 150% (desvio de 50%) e o produto 29 com 88% (desvio de 12% para menos). No decorrer

dos meses Outubro e Novembro os produtos em questão tiveram uma acurácia boa, devido a um

erro de recebimento no produto 26 (Físico x Teórico) ficando o estoque com uma quantidade

teórica superior a quantidade física sendo sua regularização somente em Dezembro, no item 29

houve uma liberação errada ou seja a menor. Em novembro o mesmo comportamento de outubro

é observado, mas em dezembro verifica-se um maior nível de dispersão.

Gráfico 6 – Nível global de divergência do decorrer dos três meses estudados


O gráfico 6 apreeneta os níveis de diveregencia por produto. Nele se observa que o mês de

maior criticidade é dezembro, onde observa-se mairo dispersão e vairação de divergencias.

Observa-se pelo estudo realizado que a acurácia é um indicador gerencial, e deve ser

buscada pela empresa, não só como uma forma de diminuir divergências, mas também para que se

obtenham outros sucessos como índices elevados de serviços, ou ganhos em vendas. Ressalta-se

também a importância de treinamento dos envolvidos nas áreas para que não apenas encontrem os

motivos que estão ocasionando divergências é uma forma de aprimorar ainda mais as auditorias,

que devem ser realizadas por profissionais qualificados para que em uma contagem não se gere

ainda mais problemas, por erros uma vez que além do objetivo de conhecer a real situação do

estoque é preciso sanar as divergências, e não aumentar este número. Assim a empresa poderá

evitar os efeitos da falta de acuracidade citados no decorrer do estudo e melhorar seus resultados

operacionais, econômicos e financeiros.


19

Considerações Finais

O estoque pode ser um gerador de lucros ou um “incômodo” para o proprietário, uma vez

que é parte do ativo das empresas. É preciso disciplinar e criar um elo entre os recursos e objetivos

das organizações, e para tal a adequada administração de estoque por meio da mensuração do

indicador de acurácia pode possibilitar a empresa identificar e avaliar pontos que precisam ser

melhorados bem como as causas e os efeitos que levam a inacuracidade.

O estudo pode observar que a busca por métodos efetivos de controle de estoque que

reflitam dados confiáveis para o planejamento e execução das operações passa a ser um requisito

para que as organizações sobrevivam no mercado. Assim a qualidade das informações dos saldos

de estoque faz com a eficiência dos processos aumente. Para isso, é necessário utilizar métodos

que auxiliem no controle do estoque, aumentando o percentual de acuracidade de estoque.

Com a realização desta revisão da literatura, pode-se concluir que a falta de acuracidade

de estoque gera, como principais efeitos, o aumento nos custos logísticos, impacta negativamente

no nível de serviço, dificulta a programação de materiais e da produção e gera perda de eficiência

operacional. Ou seja, impacta diretamente no desempenho da organização. Em relação às causas

geradas pela falta de acuracidade, destacam-se os erros nos registros de materiais - grande parte

pela coleta incorreta dos dados -, o roubo e a localização incorreta de materiais. Estes aspectos

também foram verificados de forma prática no estudo de caso. Então, a partir disso, pode-se dizer

que este estudo atingiu o seu objetivo principal, pois identificou, com base na literatura

especializada, os principais efeitos e as principais causas da falta de estoque nas organizações.

Assim, contribui na classificação dos principais efeitos acuracidade e causas da falta de

acuracidade, o que torna possível o direcionamento para estudos futuros sobre o controle de

estoque. E verificou os aspectos teóricos em termos práticos no estudo de caso.

Ao aplicar esse estudo, percebeu-se que a empresa analisada demonstra um risco associado

à acuracidade; tal risco pode interferir no nível de serviço, gerando a insatisfação de clientes pela

indisponibilidade dos produtos.

Como fator restritivo a este estudo pode-se citar que por ser uma pesquisa qualitativa, as

conclusões aqui obtidas só possuem valia para o caso, produtos e períodos analisados, contudo.

Mesmo sem a expressividade matemática e estatística, de uma pesquisa quantitativa ressalta um

assunto tratado no presente artigo é relevante em vários tipos de entidades.


20

Com a análise apresentada, espera-se problematizar e desenvolver uma classificação das

principais causas da falta de acuracidade de estoque, de forma a provocar pesquisas futuras que

tragam para o cenário das discussões e das ações práticas significativas voltadas diretamente sobre

as causas mais relevantes das divergências de estoque. Sugere-se que sejam pesquisadas ações

para melhorar os índices de acuracidade, principalmente a influência da utilização do código de

barras na melhoria da coleta de dados relacionados aos apontamentos de estoque.

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