a pagar - sistemas.jaime.com.brsistemas.jaime.com.br/manual/gosoft/condominio/modulo...

Empresa: Jaime Administração de Bens e Condomínios S/C Ltda. CNPJ: 65.082.380/0001-04 DATA: 28/11/2016 15:34:52

Direitos autorais reservados à GoSoft Informática. Proibida a distribuição, reprodução ou uso indevido.

Lei 9.610, de 19 de fevereiro de 1998. Julho/2015

2

TERMO DE RESPONSABILIDADE DE USO DE MATERIAL TÉCNICO

O material Manual do SIGADM Condomínio Web faz parte do acervo técnico da GoSoft Informática, distribuído de forma exclusiva aos seus clientes e a ela pertencem todos os direitos de autoria, ficando expressa e irrestritamente proibida toda e qualquer forma de reprodução, distribuição ou uso que não aquele que originou sua criação, amparado na Lei 9.610, de 19 de fevereiro de 1998, que garante ao autor os direitos morais e patrimoniais sobre a obra que criou. O descumprimento destas sentenças constitui ato ilícito cível e penal e sujeita o infrator às medidas jurídicas cabíveis.




3

MANUAL

SIGADM CONDOMÍNIO WEB

MÓDULO III – A PAGAR

SIGADM Condomínio Web

Versão: 1.2016.1025.0034 Manual – última revisão: 28/10/2016




4

ÍNDICE

A PAGAR - FAVORECIDOS E FORNECEDORES ................................................................. 6

FAVORECIDOS ................................................................................................................. 7 FORNECEDORES ............................................................................................................... 8

RELATÓRIO DE FAVORECIDOS ........................................................................................ 18

RELATÓRIO DE FORNECEDORES ..................................................................................... 18 A PAGAR - TALÕES DE CHEQUES ................................................................................... 20

CADASTRO DE TALÕES ................................................................................................... 20 RELATÓRIO DE TALÕES .................................................................................................. 22

RELATÓRIO DE CHEQUES DISPONÍVEIS .......................................................................... 24 CANCELAMENTO DE CHEQUES DE TALÃO ........................................................................ 25

A PAGAR - CONTROLE DE PAGAMENTOS REGULARES ................................................. 27

CADASTRO DE PAGAMENTOS .......................................................................................... 27 FATURAS MENSAIS ......................................................................................................... 32

LEITURA DO ARQUIVO DE DÉBITO AUTOMÁTICO - BRADESCO ........................................ 36 MANUTENÇÃO DA LEITURA - BRADESCO ......................................................................... 44

PLANILHA DE ACOMPANHAMENTO .................................................................................. 47

A PAGAR - PROGRAMAÇÃO ............................................................................................ 49 LANÇAMENTOS CONTAS A PAGAR ................................................................................... 49

RELATÓRIO DE COMPROMISSOS A PAGAR ...................................................................... 60 RELATÓRIO DE LANÇAMENTO POR MOVIMENTO ............................................................. 67

EXCLUSÃO DE LANÇAMENTOS PROJETADOS ................................................................... 67

RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS ......................................................................................... 69 FLUXO DE CAIXA - PARÂMETROS .................................................................................... 71

A PAGAR - PAGAMENTOS ............................................................................................... 79 VERIFICAÇÃO DE SALDOS PARA PAGAMENTOS ................................................................ 79

RELATÓRIO DE LANÇAMENTOS BLOQUEADOS ................................................................. 82 LANÇAMENTOS BLOQUEADOS - AUTORIZAÇÃO ............................................................... 83

LISTAGEM PRÉVIA DE CHEQUES ..................................................................................... 84

PROCESSAMENTO DE PAGAMENTOS ............................................................................... 86 CHEQUES EMITIDOS - ALTERAÇÃO ................................................................................. 91

LANÇAMENTOS EMITIDOS - ALTERAÇÃO ......................................................................... 93 CONTABILIZAÇÃO DE CHEQUES PAGOS .......................................................................... 95

FICHAS DE PAGAMENTOS ............................................................................................... 97

IMPRESSÃO DE AUTORIZAÇÃO DE DÉBITO EM CONTA CORRENTE ................................. 100 RELATÓRIO DE PAGAMENTOS....................................................................................... 102

BAIXA DE FICHAS DE PAGAMENTOS .............................................................................. 106 BAIXAS SIMULTÂNEAS DE FICHAS DE PAGAMENTOS ..................................................... 106

CANCELAMENTO DA BAIXA DE FICHAS DE PAGAMENTOS ............................................... 108 CANCELAMENTO DE FICHAS DE PAGAMENTOS .............................................................. 108

RELATÓRIO DE PAGAMENTOS CANCELADOS ................................................................. 109

RELATÓRIO DE IMPOSTOS RETIDOS ............................................................................. 111 PAGAMENTOS E RETENÇÕES ........................................................................................ 114

COMPOSIÇÃO DA DARF ................................................................................................ 116 RESUMO DIÁRIO .......................................................................................................... 117

A PAGAR - PAGAMENTOS ELETRÔNICOS .................................................................... 119

COMPROMISSOS A PAGAR - ENVIAR E ENVIADOS .......................................................... 119 GERAÇÃO DO ARQUIVO DE REMESSA ........................................................................... 123

RELATÓRIO DO ARQUIVO DE REMESSA - PAGAMENTO ELETRÔNICO ............................. 125 CANCELAMENTO DA REMESSA ...................................................................................... 126

LEITURA DO ARQUIVO DE RETORNO ............................................................................ 128

A PAGAR - FICHAS DE LANÇAMENTOS ........................................................................ 132 CADASTRO ................................................................................................................... 132




5

IMPRESSÃO ................................................................................................................. 135

BAIXAS SIMULTÂNEAS .................................................................................................. 138

RELATÓRIO .................................................................................................................. 140 BAIXA .......................................................................................................................... 141

A PAGAR - DIRF ............................................................................................................ 143 LANÇAMENTOS PAGOS ................................................................................................. 143

RELATÓRIO .................................................................................................................. 145 IMPORTAÇÃO ................................................................................................................ 146




6

A PAGAR

CONCEITO: Os itens constantes no menu A Pagar abrangem atividades relacionadas ao contas a pagar, cadastro de

obrigações, agendamento, controle de recebimentos de contas, importação de pagamentos diretamente dos

fornecedores, pagamentos de contas, simulação de pagamentos feitos pelo próprio condomínio, retenção de impostos, emissão e controle de DIRF.

Neste módulo também é possível interagir com as baixas bancárias e manuais de pagamentos eletrônicos e o

direcionamento das contas pagas para a prestação de contas.

FAVORECIDOS E FORNECEDORES

CONCEITO:

Os itens constantes neste menu são utilizados para a indicação, em cada um dos lançamentos contábeis, os emissores das obrigações que devem ser pagas e a indicação de quem receberá este valor.

Nem sempre o emissor do comprovante da obrigação é o mesmo a que será direcionado o valor a ser pago, por exemplo, vários fornecedores podem emitir boletos para um condomínio e todos estes boletos podem ser

direcionados para o banco efetuar o pagamento com um cheque só, que, ocasionalmente, o nominal do cheque

será o banco.

Outra situação é o caso em que uma NF é entregue ao condomínio e o pagamento deve ser direcionado para o proprietário da empresa (Pessoa Física) e não para a empresa emissora da obrigação.

Antes de iniciar a apresentação das informações de cadastros de favorecidos e fornecedores, será necessário

apresentar o cadastro de Parâmetros do sistema para permitir que as retenções sejam automatizadas possibilitando a facilidade e rapidez no cadastro de uma nota fiscal que possui retenções de impostos.

Deverão ser parametrizados os Tributos Retidos – Gerais do sistema.

Caso queira, existe a possibilidade de parametrizar os Tributos Retidos – Por condomínio.




7

FAVORECIDOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Favorecidos e Fornecedores > Favorecidos

Definição: Esta página permite o cadastro do favorecido, isto é, quem será o favorecido ou em outras palavras, para quem será o nominal do cheque.

Onde poderá ser usado: Nas emissões de cheques, nos pagamentos eletrônicos e nos relatórios do contas a pagar.

Explicação: Indique o código inicial e final que deseja consultar nos cadastros existentes, ou o nome do favorecido já cadastrado ou o CPF/CNPJ também cadastrado.

Ao clicar no botão <FILTRAR> serão apresentados os cadastros existentes de acordo com as informações

inseridas como filtro.

Para inserir um novo cadastro, clique no botão <Inserir novo favorecido>.

Dica: Ao cadastrar um fornecedor com um CNPJ ou CPF, caso o favorecido ainda não esteja cadastrado com

estes números, automaticamente será cadastrado o favorecido, bastando acessar o cadastro para complementar as informações de banco, agência, conta e tipo de conta bancária.




8

Ao abrir a página de cadastro, indique um número de favorecido e um nome. Indique também se este

favorecido é uma pessoa Física ou Jurídica e sua respectiva inscrição de CPF ou CNPJ. Ainda existe a possibilidade de indicar o tipo de pessoa Não Informado. Indique também o código do banco, o número da

agência, a conta bancária e a indicação se é uma conta corrente ou é uma conta poupança.

No caso do tipo de conta, caso a opção conta poupança esteja marcada, os tipos Não informado, Conta

poupança individual e conta poupança conjunta ficarão disponíveis para seleção.

No caso de conta poupança estar desmarcada, o tipo de conta habilitado será o Não informado, Conta corrente

individual e Conta corrente conjunta.

FORNECEDORES:

Menu (versão Web): A Pagar > Favorecidos e Fornecedores > Fornecedores

Definição: Esta página permite a indicação dos fornecedores que emitem recibos e notas fiscais contra os

condomínios e administradora, permitindo um controle dos pagamentos efetuados, possibilitando histórico dos pagamentos feitos e fornecendo informações para o fluxo de caixa do condomínio.

Onde poderá ser usado: No lançamento de contas a pagar, nas retenções de impostos, no controle de

pagamentos regulares, na contabilização de cheques pagos, na DIRF, na importação de lançamentos para o contas a pagar e nos diversos relatórios do módulo.

Funções Relacionadas: A Pagar > Fornecedores e Favorecidos > Favorecidos.




9

Explicação: Indique o código numérico ou alfabético inicial e final, ou uma parte do nome do fornecedor, ou

ainda a inscrição para filtrar os fornecedores já cadastrados.

Para fazer um novo cadastro, clique no botão <Inserir novo fornecedor>.

Este cadastro deve ser feito com cautela, pois encontramos diversas situações onde o mesmo fornecedor está

cadastrado diversas vezes, por uma questão de falta de critério para cadastro por parte dos usuários.

Indique um número ou nome para este novo cadastro. Este campo é alfanumérico, permitindo que este código

seja inserido com apenas números ou com números e letras. Esta opção permitirá, com maior facilidade, que seja escolhido o nome do fornecedor de acordo com a conta em mãos para lançamento. Em alguns casos a

numeração atribuída são os primeiros números do CNPJ ou do CPF do fornecedor.

Desta forma, ao cadastrar um lançamento no contas a pagar que possui uma nota fiscal e que consta o número

do CNPJ, como regra, foi definido que indicar os primeiros números do CNPJ ajudariam a atribuir o fornecedor da NF.

Em outros casos, o nome do fornecedor foi indicado como facilitador da inclusão do fornecedor do lançamento do contas a pagar, por exemplo, SABESP, VILAVELHA ou, como no exemplo acima, a palavra LIMP, que seria o

apelido indicado para apresentar as informações da LIMP. SERVIÇOS DE TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO DE OBRA.

Indique a descrição completa da razão social do fornecedor, lembrando que esta informação poderá fazer parte do histórico automático de lançamentos.




10

A data do cadastro é inserida automaticamente ao iniciar o processo de inclusão do fornecedor.

Indique se o fornecedor ora cadastrado é pessoa Jurídica ou pessoa Física.

Aba Endereço

Nos campos seguintes serão solicitadas informações referentes ao endereçamento do fornecedor.

O código do município tem uma grande importância na questão de retenção de impostos de ISS, devendo ser

preenchido de forma correta, pois será com esta indicação que o ISS será calculado.

Aba Informações Fiscais – Física

Se no campo tipo de pessoa for escolhida a opção Física, a aba Jurídica ficará desabilitada para preenchimento.

Indique o CPF do fornecedor e, caso tenha, indique também o número do INSS e do PIS que atualmente são apenas informativos.

O código do CPF deve ser um número válido e será validado pelo sistema caso o preenchimento esteja incorreto. Também será avaliado se este CPF já está cadastrado e não será permitido o cadastramento em

duplicidade.

Existe também a possibilidade de no lugar do CPF escolher a opção Outros, que, neste caso, não terá nenhuma

validação ou bloqueio de cadastro duplicado.




11

Aba Informações Fiscais – Jurídica

Se no campo tipo de pessoa for escolhida a opção Jurídica, a aba Física ficará desabilitada para preenchimento. Indique o CNPJ do fornecedor e caso tenha, indique também o número do Cadastro de Contribuintes Mobiliário,

Inscrição Estadual e inscrição no INSS que atualmente são apenas informativos.

O código do CNPJ deve ser um número válido e será validado pelo sistema caso o preenchimento esteja

incorreto. Também será avaliado se este CNPJ já está cadastrado e não será permitido o cadastramento em duplicidade.

Existe também a possibilidade de no lugar do CNPJ escolher a opção Outros, que, neste caso, não terá nenhuma validação ou bloqueio de cadastro duplicado.

Indique também como está definida a empresa contabilmente. Marcando a Optante pelo Simples Nacional será necessário e obrigatório escolher o tipo de empresa.

Ao selecionar EPP, MEI ou ME, automaticamente a opção Optante pelo Simples Nacional será marcada ao gravar o cadastro.




12

Aba Contas a Pagar

Se os campos de CPF ou CNPJ estiverem cadastrados, ao salvar este cadastro de fornecedor, automaticamente, será feita uma validação se este código de CPF ou CNPJ existe no cadastro do município. Caso não exista, o

cadastro do favorecido será criado com as informações básicas como Código, Nome, tipo de pessoa e inscrição.

Se o cadastro já existir e quiser inseri-lo manualmente, selecione pelo botão o respectivo cadastro e o campo de conta bancária conterá as informações do cadastro do favorecido escolhido.

Indique qual o tipo de pagamento que normalmente será feito para este fornecedor. Pode ocorrer de este pagamento ser feito via ficha de compensação ou via DOC mensalmente. Esta opção escolhida facilitará o

preenchimento dos dados de lançamentos de contas a pagar.

Ao selecionar a opção para Obrigar o preenchimento do número da nota fiscal no lançamento do contas a

pagar, obrigará que, no momento de um lançamento do conas a pagar, os campos de data de emissão e número da nota fiscal sejam obrigatórios.

Um dos benefícios em utilizar este controle é a possibilidade de evitar pagamentos em duplicidade de notas

fiscais que possuem o mesmo número e valor.

Para casos que o fornecedor não exige a obrigatoriedade de inclusão do número de notas fiscais, como por

exemplo concessionárias e retenções de impostos, não marque este campo para evitar a obrigatoriedade. Indique uma mensagem que atualmente ficará gravada no cadastro do fornecedor para consulta.




13

Aba Retenções – Municipal

Caso este fornecedor cadastrado envie notas fiscais para pagamento pelo contas a pagar e venha destacada a

necessidade de fazer a retenção de ISS, marque a opção ISSQN – Reter imposto.

Indique o tipo de documento, conforme a imagem acima, o código do serviço que é prestado pelo fornecedor,

a alíquota de ISS atribuída a este fornecedor de acordo com o município de domicílio, o código do subitem que

em muitas vezes vem destacado na nota fiscal e o código de atividade desta empresa na prefeitura.

Aba Retenções – Federal


necessidade de fazer a retenção de INSS, marque a opção INSS – Reter imposto.




14

Indique o código da receita e a respectiva alíquota de retenção.

Códigos da receita aceitos pelo sistema para pagamento a fornecedores:

Se a nota fiscal contiver informações de cálculos diferenciados para o INSS, por exemplo, excluindo um pagamento de vale transporta a funcionários de notas fiscais de prestação de serviços de mão de obra, esta

manipulação de valores será vista no módulo de lançamentos do contas a pagar.


necessidade de fazer a retenção de IRRF marque a opção IRRF – Reter imposto. Indique o código da receita e a respectiva alíquota de retenção.

Códigos da receita aceitos pelo sistema para pagamento a fornecedores. O mais utilizado neste caso é o 1708 – Remuneração serviços prestados por Pessoa Jurídica.


necessidade de fazer a retenção de CSLL, ou PIS ou COFINS marque a opção CSLL/PIS/COFINS – Reter imposto.

Indique a respectiva alíquota de retenção de cada um dos impostos. No lançamento do contas a pagar, será possível escolher individualmente a retenção só do CSLL ou só do PIS ou só do COFINS isoladamente, porém, o

controle automático de retenções fará a retenção dos três tributos juntos.




15

Aba Contato

Indique informações complementares de cadastro como telefones, e-mails e pessoas de contato.

Os campos de número de telefone e contato são obrigatórios de preenchimento.

Aba Observações

Indique opcionalmente observações complementares de cadastro, como por exemplo, horário de atendimento

em casos de emergências, informações de históricos de pagamentos já efetuados e que ocasionaram algum tipo de problema, etc.

Dicas: Se tentar inserir um fornecedor com o mesmo nome ou código, ao final do preenchimento total da

página será apresentada a indicação de que o fornecedor já existe, mesmo que esteja cadastrado só com letras

maiúsculas e agora, neste novo cadastro, seja indicado com letras minúsculas (por exemplo “LIMP” e “limp” são a mesma coisa para o sistema).

Se tentar cadastrar outro fornecedor com o mesmo número de CPF ou CNPJ, também será validado pelo

sistema, e, ao final do processo de cadastramento será emitido um alerta de que o CNPJ já está cadastrado

noutro código/fornecedor.

No caso do tipo de pessoa Outros, não será feita validação alguma para o preenchimento dos campos, portanto, permitirá o cadastro de vários fornecedores com a mesma indicação do campo outros.

Ao inserir um fornecedor e usá-lo em qualquer outra página do sistema, não será possível sua exclusão.

Ao inserir um fornecedor, o cadastro automático do favorecido não exime a necessidade de acessá-lo para completar as informações, como por exemplo, os dados bancários.




16

FORNECEDORES – PARÂMETROS DE IMPORTAÇÃO DE CONTAS A PAGAR:

Menu (versão Web): A Pagar > Favorecidos e Fornecedores > Fornecedores

Definição: Esta página possibilita a parametrização de importação no contas a pagar de fornecedores que

permitem a inclusão de pagamentos no contas a pagar, possibilitando a eliminação de digitação e erros. Atualmente temos disponível a opção de importar lançamentos do fornecedor Vila Velha. Para que este

processo ocorra, é necessário tomar algumas precauções para a utilização:

- Entre em contato com a Vila Velha e sinalize que irá trabalhar com o módulo de importação de lançamentos deste fornecedor no sistema SIGADM Condomínio Web, para que o fornecedor Vila Velha possa identificar em

seus controles que esta opção será utilizada pela sua administradora;

- Cada condomínio captado ou excluído da administração deverá ser avisado à Vila Velha para incluir ou retirar

este condomínio dos controles.

O processo de disponibilização dos dados será feito da seguinte forma:

Através do número do CNPJ da administradora, nosso sistema SIGADM Condomínio Web acessa as informações

da Vila Velha, processo devidamente cadastrado, homologado e criptografado, verifica se para este CNPJ da administradora possuem condomínios com boletos a serem emitidos contra os condomínios administrados.

Feita a pesquisa, inserimos os lançamentos no contas a pagar de acordo com as informações de parametrização pré definidas neste cadastro.

Onde poderá ser usado: No lançamento de contas a pagar, na importação de lançamentos para o contas a pagar e nos diversos relatórios do módulo.

Para incluir os parâmetros do fornecedor, clique no botão na página de consulta dos fornecedores ou no

botão que está disponível na própria página de cadastro de fornecedores.




17

Explicação: Ao abrir a página de consulta dos parâmetros de importação do fornecedor, indique um

condomínio, um plano de contas ou um produto para filtrar os cadastros já prontos.

Caso queira inserir um novo cadastro, clique no botão <Inserir novo produto ou serviço>.

Note que este cadastro é feito única e exclusivamente para cada um dos fornecedores cadastrados. O nome do

fornecedor que está em processo de pesquisa ou cadastro para importação fica em evidência na página.

Dica: Indique outros fornecedores para importação repassando para a GoSoft um contato da área de TI do

fornecedor ou responsável para possibilitar abranger mais cadastros e facilidades de uso de importação no contas a pagar.

Caso queira indicar um parâmetro da Vila Velha para todos os condomínios, indique no código do condomínio o

número 0 (zero).

Indique o plano de contas que será usado para este lançamento no contas a pagar.

Caso tenha um condomínio com um plano de contas diferenciado, será necessário cadastrar um parâmetro

individual para este condomínio.

Indique o código do produto ou serviço que está sendo cadastrado. Para cada produto pode existir uma

parametrização diferente pelo fato da conta contábil ser diferente para o lançamento. No caso da Vila Velha, os produtos disponíveis são: VIDA, PCMSO, NR-7. Este cadastro deve conter exatamente a definição do produto

que for passado para a administradora, pois será por este código que o processo de lançamento será feito e definido em qual conta contábil será lançado.

Ao selecionar a opção de todos os condomínios, será necessário indicar a conta bancária que será utilizada para os condomínios que possuem o tipo de gestão financeira POOL, isto é, que utilizam a conta da administradora

para fazer lançamentos.

Para os condomínios que são conta vinculada, isto é, o tipo de gestão financeira é própria do condomínio, este parâmetro será desprezado e será utilizada a conta definida no cadastro de cada condomínio.




18

Indique a conta contábil e de análise financeira em que este produto será lançado no contas a pagar.

Indique também o favorecido escolhido, o tipo de pagamento que será utilizado e o histórico.

A incidência de taxa de administração virá marcada, caso o cadastro do condomínio tenha a indicação de que a taxa de administração é calculada sobre as despesas mensais do condomínio.

Ao finalizar o preenchimento deste produto para este fornecedor, clique no botão <Gravar> para confirmar as

informações.

RELATÓRIO DE FAVORECIDOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Favorecidos e Fornecedores > Relatório de favorecidos

Definição: Esta página permite a impressão de relatório dos favorecidos cadastrados.

Explicação: Indique o código do favorecido inicial e final e indique se a impressão será feita em ordem de

código do favorecido, ou nome do favorecido ou ainda ordenado pelo CNPJ/CPF do favorecido.

Na impressão também serão apresentados os dados das contas bancárias que estão definidos no cadastro.

RELATÓRIO DE FORNECEDORES:

Menu (versão Web): A Pagar > Favorecidos e Fornecedores > Relatório de fornecedores

Definição: Esta página permite a impressão de relatório dos fornecedores cadastrados.




19

Explicação: Indique o código do fornecedor inicial e final e indique se a impressão será feita em ordem de

código do fornecedor, ou nome ou ainda ordenado pelo CNPJ/CPF do fornecedor.

Na impressão serão exibidas informações que contiverem no cadastro de fornecedores.

No exemplo acima, só foram impressas as informações contidas no cadastro, possibilitando que o relatório ficasse dinâmico, econômico e mais rápido.




20

A PAGAR TALÕES DE CHEQUES

CONCEITO:

Os itens constantes neste menu são obrigatórios para quem necessita trabalhar com talão de cheques e posteriormente emitir cheques para pagamentos de contas dos condomínios, independente se o condomínio

possui gestão financeira individual (própria) ou gestão financeira da administradora (pool).

Neste módulo, é possível cadastrar todas as folhas de cheque que estão em poder da administradora e em

poder do síndico para fazer um efetivo controle de folhas usadas e disponíveis. Por ter esta característica, todo cheque emitido na administradora deve ser cadastrado, impossibilitando que um cheque que não exista no

sistema seja utilizado, propiciando segurança e tranquilidade.

CADASTRO DE TALÕES: Menu (versão Web): A Pagar > Talões de Cheques > Cadastro de Talões

Definição: Esta página permite o cadastro dos talões de cheques que estão em uso na administradora e nos

condomínios.

Onde poderá ser usado: Na emissão de cheques, nos relatórios do contas a pagar, no SIGADM Controle de

Caixa.

Explicação: Indique a conta bancária que é um campo de preenchimento obrigatório e, para filtro e pesquisa,

indique um número de talão de cheques que foi atribuído pelo sistema.

Para inserir um novo cadastro, clique no botão Inserir novo talão.




21

Ao abrir a página de inserção, indique o número da conta bancária, a série do talão o número do primeiro e do

último cheque, a data do recebimento deste talão na administradora e/ou no condomínio e o responsável pelo

recebimento e cadastro deste talão de cheques.

Para continuar com a página aberta e cadastrar mais talões, clique no botão <Gravar +>. Para terminar o cadastro, clique no botão <Gravar>.

Caso tente inserir uma numeração que já exista, isto é, mesma série e números de cheques já existentes, será

apresentada a mensagem abaixo:

Ao filtrar os cadastros existentes, serão apresentados os talões de cheques incluídos nos cadastros.

Clique no botão para visualizar o conteúdo dos cheques cadastrados, suas respectivas emissões ou o

cancelamento.




22

Acima, apresentamos um exemplo do primeiro talão, onde existem indicações de quando este cheque foi

emitido, para qual favorecido, o valor e se foi baixado, isto é, compensado, a data da baixa e qual a cópia de

cheques que foi atribuído para este cheque.

Caso o cheque tenha sido emitido, mas não tenha sido baixado no sistema, não estará preenchida a data da baixa. Também serão apresentados os cheques que foram cancelados e esta identificação será feita pelo

campo de data de cancelamento preenchida.

O último cheque do talão não foi utilizado, portanto as informações estão em branco.

RELATÓRIO DE TALÕES:

Menu (versão Web): A Pagar > Talões de Cheques > Relatório de Talões

Definição: Esta página permite a emissão de relatórios de talões de cheques cadastrados.

Explicação: Indique se deseja emitir o Resumo do talão, que apresentará um relatório sintético dos talões de

cheques cadastrados ou se prefere emitir o Relatório de cheques, que apresentará analiticamente os cheques emitidos.

Selecione a conta bancária da qual deseja visualizar os talões cadastrados ou indique a conta bancária inicial com 1 e a final com 9999 possibilitando a visualização de todas as contas bancárias cadastradas no sistema e

seus respectivos talões e folhas de cheques.

Para selecionar um ou mais talões de cheques, será necessário que a conta bancária inicial e final sejam as

mesmas, permitindo desta forma a seleção de alguns talões desta conta específica.

Se o tipo de relatório escolhido for o Relatório de cheques, será possível escolher a folha de cheque que deseja

consultar, desde que o talão inicial e final sejam os mesmos e consequentemente a conta bancária também seja única.

A opção Separar página por conta bancária fará a impressão em páginas separadas de cada uma das contas bancárias cadastradas e permitirá visualizar os relatórios individualmente, inclusive para participar de

montagem de pastas de prestação de contas.

Dica: Para o resumo do talão a opção de seleção por folha não será habilitada.

Se receber vários talões de uma vez, para possibilitar um controle fiel ao material recebido, cadastre os talões

individualmente.




23

Ao processar o Resumo de Talões será possível a visualização sintética de números dos talões de cheques que

foram cadastrados no sistema.

Em cada talão cadastrado, a medida que os cheques são emitidos ou cancelados, a quantidade de cheques

disponíveis será diminuída, permitindo ter uma visão de quantas folhas de cheque os talões cadastrados têm disponível para utilização.

Note que o talão 3 não possui nenhuma folha de cheque utilizada ou cancelada e o talão número 1 possui

apenas uma folha disponível.

Ao processar o Relatório de Talões de Cheques será possível a visualização analítica das folhas dos talões de

cheques que foram cadastrados no sistema.

Também será possível avaliar sinteticamente os cheques utilizados e disponíveis no cabeçalho do relatório, mas, abaixo são apresentadas as folhas de cheque analiticamente, com indicações de quando este cheque foi

emitido, para qual favorecido, o valor e se foi baixado, isto é, compensado, a data da baixa e qual a cópia de cheques atribuída para este cheque, também se foi cancelado ou se ainda não foi utilizado.

O talão 3 não possui nenhuma folha de cheque utilizada e o status do relatório apresenta que o talão não está em uso (parte superior, à esquerda).




24

CHEQUES DISPONÍVEIS:

Menu (versão Web): A Pagar > Talões de Cheques > Relatório de Cheques Disponíveis

Definição: Esta página permite a emissão de um relatório com a quantidade de cheques disponíveis,

possibilitando controlar e solicitar talões de cheques de contas bancárias que estão com suas folhas acabando.

Explicação: Indique as contas bancárias de que deseja visualizar o relatório de cheques disponíveis.

Se necessário, indique no relatório uma quantidade de folhas mínima que queira visualizar, possibilitando eliminar deste relatório cheques que possuam folhas com valores maiores do que o informado no campo de

Quantidade de cheques menor ou igual a, da opção Imprimir somente contas com cheques disponíveis.

Também será possível incluir no relatório talões de cheques de condomínios que estão baixados e talões de

cheques que não possuem nenhuma folha de cheque cadastrada.

Neste caso, não fizemos seleção de quantidade mínima, e foram apresentadas todas as contas bancárias

cadastradas no sistema e suas respectivas quantidades de cheques disponíveis.

O indicador de * ao lado de cada conta bancária indica que esta conta bancária não possui talão de cheques

cadastrados.

No exemplo acima, ao selecionar o relatório, colocamos no campo Quantidade de cheques menor ou igual a 30 folhas.




25

Assim, a conta bancária 100 não participou do cadastro. Desmarcando a opção para imprimir talões sem folhas

de cheques cadastrados, só iria aparecer no relatório a conta bancária 2, facilitando a visualização e indicação

da conta que necessita de mais folhas.

Note que na página, indicamos a quantidade de cheque menor ou igual a 30 folhas e no relatório é apresentada a indicação, logo abaixo do título, porém inferiores a 31.

CANCELAMENTO DE CHEQUES DE TALÃO:

Menu (versão Web): A Pagar > Talões de Cheques > Cancelamento de Cheques de Talão

Definição: Esta página permite o cancelamento de cheques cadastrados no sistema e que ainda não foram usados. Isto normalmente ocorre quando captamos um condomínio novo e, incorretamente, cadastramos as

folhas de cheques que já foram utilizadas. Se não fizer este cancelamento, a folha de cheque que já foi utilizada aparecerá como disponível.

Explicação: Escolha se a seleção de cancelamento será por folha ou talão de cheque.

Indique a data do cancelamento e a conta bancária, além de indicar a série e o número do cheque.

Ao clicar no botão de seleção de folhas de cheque, só aparecerão as folhas disponíveis, não é possível, por esta função, cancelar cheques disponíveis.

Ao selecionar a opção de seleção por Talão de cheque, indique a data do cancelamento, a conta bancária e o número do talão.




26

Ao clicar no botão serão apresentadas as folhas de cheque disponíveis deste talão.

Ao clicar no botão , os campos de conta bancária e talão serão limpos para permitir novos filtros.

Emitindo o relatório de talão de cheques, note que três folhas foram canceladas e 17 estão disponíveis para

utilização.

Nesse item, o usuário tem a possibilidade do cancelamento de todas as folhas do talão uma única vez, clicando

ao lado do item série.




27

A PAGAR CONTROLE DE PAGAMENTOS REGULARES

CONCEITO:

Os itens constantes neste menu permitem um acompanhamento dos pagamentos mensais, possibilitando controles de recebimentos de documentos e controle de contas mensais obrigatórias que ainda estão

pendentes de recebimento para o respectivo pagamento.

Com este mecanismo será possível avisar ao sistema se a conta chegou e alimentar informações para o

lançamento no contas a pagar de forma bastante automatizada. Consequentemente, com várias possibilidades de pesquisa, será possível avaliar as contas que ainda não chegaram.

Também será possível o uso deste módulo para receber arquivos de débito em conta de concessionárias pelo

Bradesco através de troca de arquivos. Neste caso, as concessionárias enviam informações para o Banco

Bradesco que disponibiliza um arquivo para a administradora com todos os débitos automáticos agendados, e, após o débito na conta corrente da administradora, o banco entrega outro arquivo com a confirmação do

pagamento, possibilitando a baixa do compromisso no contas a pagar e envio da informação para a prestação de contas.

Importante ressaltar que os pagamentos controlados pela troca de arquivos do débito em conta do Bradesco conflitam com o uso do arquivo de extrato de conciliação bancária que já possibilita o débito do compromisso

do contas a pagar ser enviado para a prestação de contas do condomínio, após o respectivo débito.

Desta forma, ao usar o SIGADM Conciliação Bancária, não aconselhamos o uso do controle de pagamentos regulares, pois possuem características semelhantes de débito.

CADASTRO DE PAGAMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Controle de Pagamentos Regulares > Cadastro de Pagamentos

Definição: Esta página permite o cadastro das contas que são regulares e periódicas e que precisam ser

controladas para evitar a falta de pagamento e possibilitar o lançamento no contas a pagar daquelas que estão

na administradora.

Neste módulo também é possível o cadastro da conta para débito em conta para troca de arquivos com o banco Bradesco.

Onde poderá ser usado: Nas faturas mensais, na Leitura do débito automático Bradesco, na manutenção do débito automático, na planilha de acompanhamento dos pagamentos regulares, nos lançamentos e nos

relatórios diversos do módulo de contas a pagar.

Funções Relacionadas: Tabelas>Gerentes> | Cadastros>Controle de Contratos> Tipos de Contratos | A Pagar > Fornecedores e Favorecidos > Fornecedores.

Explicação: Ao abrir a página, automaticamente serão disponibilizados alguns campos para filtro antes de fazer qualquer cadastro.

Indique o número do condomínio inicial e final.

Também será possível a pesquisa pelo código do gerente que está apontado nos cadastros de condomínio, possibilitando, ao selecionar condomínios de 1 a 99999 somente filtrar os condomínios de uma determinada

carteira de gerente.

Opcionalmente, também indique um fornecedor, para filtrar apenas os pagamentos regulares cadastrados para

este fornecedor, um tipo de serviço ou, caso tenha a informação em mãos, um código de pagamento (número




28

do cadastro atribuído pelo sistema) o código do débito automático cuja respectiva conta está cadastrada ou

ainda o número de identificação do pagamento.

Como opção de listagem em vídeo, existe a possibilidade de filtrar somente os pagamentos que estão

cadastrados como débito automático ou somente os pagamentos que possuem uma indicação de contrato do módulo de controle de contratos.

Ao clicar no botão filtrar, serão exibidos os cadastros de acordo com as informações fornecidas para

visualização dos registros existentes. Visualmente serão apresentados os cadastros que estão definidos como débito automático, que possuem contratos cadastrados no módulo de controle de contratos e se o pagamento

está ativo ou inativo.

Para inserir um novo cadastro, clique no botão Inserir novo pagamento.

Para cada pagamento inserido, isto é, para cada pagamento cadastrado, será atribuído um código e pagamento

diferente.

No exemplo acima, para o fornecedor ELEKTRO foi atribuído o número 1, indicando que foi o primeiro cadastro

feito no sistema.

O cadastro da OTIS foi o segundo pagamento cadastrado, e assim por diante.




29

Cadastro de pagamento em débito automático – Aba Dados Gerais

Ao abrir a página para preenchimento de cadastro de um novo pagamento, indique o número do condomínio

que esta conta pertence e que será recorrente todos os meses, o fornecedor da conta e o tipo de serviço. Este tipo de serviço deve estar previamente cadastrado no módulo Cadastros > Controle de Contratos > Tipos de

Contratos.

Indique um número de identificação deste pagamento, podendo ser um número de cliente, um código interno,

um código RGI, etc.

No caso de Débito automático, marque a respectiva opção e indique o número do débito automático que normalmente é apontado na conta de uma concessionária. Neste cadastro, obrigatoriamente, este campo deve

ser preenchido com todos os 25 caracteres.

Se o número do débito automático não atingir a quantidade de 25 posições, o restante de casas deve ser

preenchido com zeros, totalizando as 25 posições não tendo nenhuma em branco.

Opcionalmente pode indicar também o número do contrato que está cadastrado no módulo Cadastros > Controle de Contratos > Contratos.

Indique o mês de referência e o vencimento desta primeira conta que está sendo cadastrada. Esta informação será importante para a criação dos próximos pagamentos regulares.

Indique o valor que está sendo pago nesta conta para servir de sugestão para os próximos pagamentos,

permitindo que, com esta informação, o responsável por este processo de cadastro de contas, possa identificar uma alteração que indique um erro numa leitura, um vazamento ou um erro por parte da concessionária.

Opcionalmente indique um número de telefone e uma observação. O campo de Inativo só estará disponível ao acessar cadastros já existentes e permitirá que este o controle

deste pagamento não apareça em consultas.




30

Cadastro de pagamento em débito automático – Aba Contas a Pagar

A aba Contas a Pagar possibilitará o lançamento automático pelo sistema com as parametrizações definidas

neste cadastro, alimentando o fluxo de caixa do condomínio.

Para inserir as informações deste cadastro, marque o campo Lançar no contas a pagar.

Indique o número da conta contábil que este lançamento será classificado e a conta bancária que será utilizada para fazer este pagamento.

O campo de taxa de administração virá marcado ou desmarcado de acordo com a definição do tipo de taxa de administração do cadastro de condomínios (Por despesas, receitas ou valor fixo).

Caso queira criar um lançamento projetado no contas a pagar para o próximo mês, marque a opção projetar.

Desta forma, além de existir este controle de pagamentos regulares para o próximo mês também haverá um

lançamento no contas a pagar para efeito de pesquisa e avaliação de saldo do fluxo de caixa.

Se não marcar a opção de Projetar no contas a pagar, assim que o documento chegar na administradora, será feito um lançamento Real para o respectivo vencimento e pagamento, sem nenhum lançamento para o próximo

mês como projetado.

Quando se trata de Débito automático, o tipo de pagamento do contas a pagar já virá definido como 4-Débito

em conta corrente, que caracteriza o débito na conta bancária do condomínio ou da administradora.

Indique o tipo de pagamento que está sendo cadastrado no controle de pagamentos regulares. Neste caso, temos três opções disponíveis:

94 – Pagamento de Arrecadação – Prefeitura, Água, Luz, etc.; 95 – Telecomunicações;

Branco – As indicações existentes não se aplicam ao cadastro do pagamento que está sendo criado. Esta opção

será usada para pagamentos cadastrados que não são relativos a concessionárias. Indique o favorecido e posteriormente as informações pertinentes à montagem do histórico.




31

Indique o histórico, se será necessário indicar o mês de competência automaticamente pelo sistema, se será

necessário incluir o consumo e algum complemento do histórico que será inserido no final do campo.

Cadastro de pagamento sem Débito automático – Aba Dados Gerais

Neste caso será uma característica de contas regulares, porém não serão tratadas através de leitura de arquivos de débito automático, isto é, a indicação que chegou e a atualização dos dados será feita de forma

manual.

O campo de número de débito automático ficará inativo para preenchimento

Cadastro de pagamento sem Débito automático – Aba Contas a Pagar




32

Neste caso, o campo de tipo de pagamento do lançamento do contas a pagar ficará disponível para a escolha

de como será feito o pagamento deste compromisso, por exemplo, cheque, dinheiro, ficha de compensação

crédito em conta corrente entre outras opções.

Ao término do cadastro e ao ter marcado a opção para inserir o lançamento projetado no contas a pagar, ao fazer uma pesquisa neste módulo e na respectiva página de lançamentos de contas a pagar, ou relatório de

lançamentos ou ainda no fluxo de caixa, estarão cadastrados os pagamentos como projetados.

Neste caso, temos dois pagamentos regulares cadastrados com a situação “P” de Projetado no contas a pagar.

FATURAS MENSAIS:

Menu (versão Web): A Pagar > Controle de Pagamentos Regulares > Faturas Mensais

Definição: Esta página permite a indicação de que a fatura chegou, possibilitando desmarcar a opção

pendente e já fazer o lançamento no contas a pagar.

Funções Relacionadas: Tabelas>Gerentes> | Cadastros>Controle de Contratos> Tipos de Contratos | A Pagar > Controle de Pagamentos Regulares>Cadastro de Pagamentos Regulares.

Explicação: Ao abrir a página de consulta, indique o número do condomínio inicial e final. Também será possível a pesquisa pelo código do gerente que está apontado nos cadastros de condomínio,

possibilitando, ao selecionar condomínios de 1 a 99999, somente filtrar os condomínios de uma determinada carteira de gerente.

Opcionalmente indique um tipo de serviço ou o mês de referência.

Também será possível pesquisar o lançamento pelo código de pagamento, possibilitando a consulta de todas as faturas que já foram lançadas para este pagamento.




33

No exemplo a seguir, marcamos para filtrar todas as faturas do código de pagamento 2, isto é, todas as faturas

da manutenção de elevadores.

Já a consulta pelo código da fatura, permitirá a consulta individual de um compromisso do pagamento, levando

em consideração que existirá apenas uma fatura com esta numeração. No exemplo a seguir, marcamos para

filtrar individualmente uma fatura número 5.

Também será possível indicar uma pesquisa pelo período do vencimento e a opção de listagem Pendente, isto

é, apresentar em vídeo faturas que não chegaram para pagamento, ou Recebidos, isto é, faturas já recebidas

ou Ambos, todas as faturas.




34

Como exemplo prático, será possível indicar ao sistema para filtrar todos os pagamentos pendentes, de todos

os condomínios, de amanhã até o final do mês para que seja feita uma pesquisa daqueles documentos que não

chegaram a fim de providenciar uma segunda via para o respectivo pagamento do compromisso.

Ao clicar no botão será aberta a página para indicar ao sistema que o documento chegou, isto é, não é

mais um documento pendente.

Ao abrir a página para alteração, os campos de mês e ano de referência, o vencimento, o valor da fatura e a data do próximo pagamento virão automaticamente preenchidos de acordo com as informações que foram

inseridas como parâmetros no cadastro do pagamento.

Muitas informações para o cadastro da fatura serão resgatadas do cadastro do pagamento.

Também virá marcada se a conta que está em mãos para definir a fatura é uma primeira via ou não. Marque a

opção quando houver a necessidade de pedir uma segunda via de conta quando o fornecedor não enviar o

documento.

Desmarque a opção Pendente para indicar que o documento não é mais pendente e, com isso, possibilitar o cadastro de mais uma fatura para o próximo vencimento e um novo lançamento no contas a pagar.

Os campos do mês e ano de referência, a data do vencimento, o valor, a data do recebimento, o consumo e o

próximo vencimento poderão ser alterados.

Para consulta e visualização, na página será mostrado o número do lançamento no contas a pagar que foi

criado por esta fatura cadastrada, quando a opção de lançamento no contas estiver habilitada no cadastro do pagamento.




35

Se o tipo de pagamento for 8 - ficha de compensação, será possível indicar sua numeração pelo código de barras, sendo necessária a utilização de uma leitura de código de barras ou a utilização da linha digitável, que

habilitará os campos do final da página para preenchimento manual da linha digitável constante no boleto.

Quando o tipo de pagamento for diferente de ficha de compensação ou concessionárias, por exemplo, a

utilização de uma emissão de cheques, os campos de indicação da linha digitável ou do código de barras não serão apresentados para preenchimento.

Ao terminar o preenchimento, clique no botão Gravar para que os dados desta fatura sejam atualizados e para

que a próxima fatura seja criada.

Nestes controles também serão alterados os lançamentos de contas a pagar.

Veja que o código de pagamento 2 com o código de fatura 2 que tinha como vencimento o dia 15/10/2014 não

está mais pendente e, ao gravar a fatura atual, já foi criada uma nova fatura número 5 do mesmo pagamento

com vencimento para 15/11/2014 e pendente.

No contas a pagar, existia apenas um pagamento Projetado que foi criado pela fatura do mês anterior ou, como no nosso caso, pela criação do pagamento.

Note que o lançamento número 134 de 10/10/2014 do fornecedor Otis está marcado com a situação de

Projetado.




36

Ao atualizar a fatura, indicando que chegou e atualizando os demais dados, o lançamento 134 deixa de existir

para ser criado automaticamente pelo sistema o lançamento 136 com os dados corretos da fatura em mãos e

foi criado outro lançamento no contas a pagar com o número 137 para o mês seguinte.

Este ciclo se repetirá sempre que uma fatura chegar.

O lançamento de contas a pagar definido como Projetado (documento ainda não está em mãos) é apagado, será criado um novo com os dados atuais da fatura mensal e do tipo Real (documente está em mãos) e mais

um da projeção do mês seguinte.

Dica: Código do pagamento é um código gerado pelo cadastro do pagamento, isto é, uma conta de Luz

cadastrada, terá este mesmo código de pagamento, independente de uma continuidade ou não dos próximos pagamentos regulares posteriores.

Já o código da fatura será um número sequencial de cadastro de faturas sempre que um pagamento for gerado para controle posterior. Por exemplo, a conta de Luz cadastrada, terá uma numeração de código de fatura ao

ser registrada. Assim que esta fatura for atualizada e for criado um novo controle para o mês subsequente, um novo número de código de fatura será atribuído a este novo número de lançamento.

LEITURA DO ARQUIVO DE DÉBITO AUTOMÁTICO - BRADESCO:

Menu (versão Web): A Pagar > Controle de Pagamentos Regulares > Leitura do arquivo de débito automático – Bradesco

Definição: Esta página permite a importação dos agendamentos e confirmações de pagamentos dos débitos automáticos cadastrados na conta corrente do condomínio ou da administradora.

Neste momento, as concessionárias já enviaram para o banco as informações da obrigação do pagamento,

como valor e data do vencimento que ocorrerá a quitação e débito. O banco, por sua vez, disponibiliza um

arquivo que informará ao sistema de gestão sobre o agendamento ou sobre a confirmação do pagamento.

Onde poderá ser usado: Na manutenção das informações das faturas mensais cadastradas, nos lançamentos do contas a pagar e nos relatórios financeiros do condomínio.

Explicação: Indique o nome e o caminho do arquivo onde está gravado o arquivo de retorno recuperado do

banco e marque a opção para leitura, apenas dos lançamentos de Programação, isto é, de agendamento da

conta, de Baixa, isto é, quitação do compromisso ou a leitura e execução de ambos os processos.

Num mesmo arquivo poderão ser envidas informações disponibilizadas pelo banco tanto de agendamento de pagamentos quanto da confirmação.

Cada um destes registros é identificado no arquivo com as seguintes letras: W = Agendamento da conta

F = Confirmação do débito e quitação.




37

A imagem acima representa um arquivo enviado pelo banco. Note que a primeira coluna indica se o pagamento

é uma confirmação de agendamento (W) ou a confirmação da quitação (F).

Após confirmar a leitura do arquivo, será aberta uma página com a indicação de quais leituras foram feitas. Este procedimento ainda não fará nenhuma alteração financeira ou de agendamento no contas a pagar. O

processo só será finalizado ao clicar no botão Processar.

Pode ocorrer de alguns retornos não possuírem o respectivo pagamento regular cadastrado, o código do débito automático não estar devidamente cadastrado em pagamentos ou ainda não possuir a fatura mensal

cadastrada.

O Número da leitura será recuperado do arquivo por se tratar de uma numeração disponibilizada pelo banco.

Este número é sequencial e não se repetirá, possibilitando que a leitura não seja feita duas vezes.

A data do arquivo também será recuperada de acordo com as informações constantes no arquivo.

A caixa de seleção ”Mapeado“ virá marcada caso a leitura tenha ocorrido com sucesso ao fazer a leitura de

todos os registros, independente se são de agendamento ou de confirmação de pagamento.

A caixa de seleção “Processado” ficará marcada ao fazer o processamento do arquivo e a confirmação e

efetivação dos pagamentos ora enviados.

Posteriormente serão apresentados dados com as informações sobre qual foi o usuário, a respectiva data e hora de leitura de arquivo, de mapeamento e de processamento do arquivo (confirmação do conteúdo).




38

Ao clicar no botão , será apresentada uma lista da leitura feita no arquivo. Neste caso, tanto

a conta de Luz e de Água foram registrados com sucesso, pois não foi acusada nenhuma inconsistência na ocorrência da leitura ou na ocorrência do processamento.

Após cada etapa de leitura, indiferente se é de programação ou baixa, será possível avaliar individualmente

cada registro lido.

No espaço para Filtrar os Detalhes da Leitura, será possível escolher a opção de visualizar apenas os registros

de baixas, apenas os registros de programação ou os dois registros.

Conjuntamente com este filtro de tipo de registro, será possível selecionar a visualização apenas de registros não mapeados, dos mapeados com sucesso, dos que foram cancelados pelo usuário ou todos os registros.




39

Este é um exemplo de ocorrência com falha. Durante a leitura do arquivo, não foi encontrada a fatura

cadastrada para este débito automático. Poderia ter ocorrido também o fato deste débito automático não ser encontrado cadastrado nos pagamentos, o que apresentaria inconsistência na leitura. Para sanar esta

ocorrência, é possível “ajudar” o sistema a identificar qual é a fatura correspondente a este débito automático,

podendo ser selecionada através do botão a respectiva fatura deste débito. Após a identificação é

necessária a confirmação da alteração do registro através do botão .

Também será possível desprezar este registro ao marcar a caixa “Cancelado”, não possibilitando que esta baixa ou agendamento seja processado. Este fato ocorrerá quando um débito automático foi enviado no arquivo, mas

houve um cancelamento no banco deste agendamento.

Assim que todas as ocorrências estiverem “corrigidas”, pressione o botão para confirmar os registros. Se tudo estiver correto, a caixa de seleção ”Mapeado“ ficará marcada, possibilitando processar os

registros através do botão Processar.

Para uma melhor explanação do item de leitura de arquivo, apresentamos a leitura detalhada do agendamento e posteriormente a leitura detalhada da quitação.

Dica: Sempre deve ser processada primeiro a leitura de agendamento das faturas para posteriormente fazer a leitura da baixa e quitação da fatura.

No início do processo, caso não tenha conhecimento se a leitura foi ou não feita, sugerimos que faça o

procedimento em duas etapas. A primeira leitura do agendamento e somente após a outra leitura da confirmação do pagamento.




40

LEITURA DO ARQUIVO DE DÉBITO AUTOMÁTICO – BRADESCO (PROGRAMAÇÃO):


Definição: Mostraremos o processamento de arquivos de débito automático e o respectivo impacto da leitura de arquivos que possuem o registro de Programação (W), isto é, agendamento de conta.

Explicação: Indique o nome e o caminho do arquivo onde está gravado o arquivo de retorno recuperado do banco e marque a opção para leitura, apenas dos lançamentos de Programação, isto é, de agendamento da

conta.

Antes de apresentar os detalhes de leitura, ressaltamos que nos controles de faturas, possuímos faturas de luz

e força (código de pagamento 1, código da fatura 1) e de consumo de água (código de pagamento 3, código da fatura 3).

É importante ressaltar que o campo Pendente está marcado, significando que o agendamento anda não foi confirmado no sistema, ou em outras palavras, o arquivo não foi lido ou o banco ainda não enviou os registros

de agendamento.




41

Ao processar a leitura do arquivo e filtrar os registros lidos, temos:

Note que nos dois casos, o código do registro apontado é W – Programação, e está “ticado” o campo de

Mapeado, significando que o agendamento foi efetuado com sucesso. Além disso, não foi apresentada

nenhuma ocorrência de erro de leitura.

Nos controles de faturas, possuímos faturas de luz e força (código de pagamento 1, código da fatura 1) já com

a opção pendente desmarcada, pois o banco informou através deste registro lido que o documento existe,

portanto, nos nossos controles não está mais pendente.

A fatura de consumo de água (código de pagamento 3, código da fatura 3) também não está mais pendente.




42

LEITURA DO ARQUIVO DE DÉBITO AUTOMÁTICO – BRADESCO (BAIXA):


Definição: Mostraremos o processamento de arquivos de débito automático e o respectivo impacto da leitura de arquivos que possuem o registro de Baixa (F), isto é, quitação da conta.

Explicação: Indique o nome e o caminho do arquivo onde está gravado o arquivo de retorno recuperado do banco e marque a opção para leitura de Baixa, isto é, quitação do compromisso.

Ao processar a leitura do arquivo e filtrar os registros lidos, temos:

No quadro acima, note que nos dois casos, o código do registro apontado é F – Baixa, e está “ticado” o campo

de Mapeado, significando que o débito no banco foi efetuado com sucesso. Além disso, não foi apresentada nenhuma ocorrência de erro de leitura.




43

Para confirmar o processamento do arquivo e para que os controles das faturas e do contas a pagar sejam

alterados, será necessário clicar no botão para terminar o processo.

Após o processamento, ao consultar os registros através dos filtros, na ocorrência foram inseridas informações

sobre o número do lançamento que foi criado em conta corrente / prestação de contas do condomínio e a cópia de ficha de pagamento que foi gerada neste processamento, além do número do lançamento que existia no

contas a pagar.

Após este processamento, veja que foram criados outras faturas mensais, sendo: A fatura de luz e força que

antes possuía os códigos de pagamento 1 e de fatura 1, passou a ter códigos de pagamento 1 e de fatura 7. A

fatura de consumo de água que antes possuía os códigos de pagamento 3 e de fatura 3 passou a ter códigos de pagamento 3 e de fatura 8. O código de pagamento não mudará para este compromisso, apenas o

agendamento mensal.




44

MANUTENÇÃO DA LEITURA - BRADESCO:

Menu (versão Web): A Pagar > Controle de Pagamentos Regulares > Manutenção da Leitura Bradesco

Definição: Esta página permite a manutenção, mapeamento e processamento da confirmação do arquivo de

débito automático. Apresenta as mesmas possibilidades que são disponibilizadas assim que a leitura do arquivo é processada através do item Leitura do arquivo de débito automático – Bradesco. Caso queira que um usuário não tenha permissão de leitura do arquivo, mas possua acessibilidade à

manutenção, dê acesso a este usuário somente nesta página.

Explicação: Opcionalmente indique o número da leitura para fazer a manutenção. Caso não saiba o número deixe o campo em branco para visualizar todas as leituras já efetuadas no sistema.

É possível também desprezar as leituras que já foram processadas, isto é, mapeadas e finalizadas. Para isso, marque o campo para visualizar Somente as leituras não processadas.

Ao clicar no botão filtrar, aparecerão as leituras de arquivos que já foram lidas.




45

Ao clicar no botão consultar , serão apresentados os detalhes da leitura do arquivo e ao aplicar os filtros,

como por exemplo, apresentar os pagamentos não mapeados, serão apresentados os registros do arquivo,

individualmente e cada uma das “caixas”, conforme mostra o exemplo acima.

Nas ocorrências, poderão aparecer também ocorrências de pagamento eletrônico não encontrado ou fatura

mensal não encontrada:

No exemplo acima, o pagamento foi encontrado, mas a fatura não. Provavelmente a fatura não existia no momento da leitura do arquivo ou a leitura de “Baixa (F)” foi feita antes da leitura de agendamento (W). Veja

que o campo Cód. Fatura está em branco e o campo Mapeado está desmarcado, além de apresentar a ocorrência que a fatura mensal não foi encontrada.




46

Para acertar este mapeamento manualmente, clique no botão seleção do campo código da fatura, para

identificar qual é a respectiva fatura deste pagamento.

Na próxima página aberta, serão apresentados automaticamente o número do condomínio e o número do débito automático que está registrado no cadastro de Pagamentos Regulares.

Marque se deseja filtrar somente as faturas Pendentes, somente as Recebidas ou Ambos.

Na lista identifique qual é a fatura deste pagamento de débito automático e clique no botão de para selecionar esta fatura.

Note que o código da fatura foi preenchido assim que voltamos à página anterior. Clique no botão para

confirmar este mapeamento.

Assim que gravar o registro, nas ocorrências será apresentada a informação de que este mapeamento foi feito

manualmente. Após este mapeamento manual, será necessário clicar no botão para terminar o

processo.




47

PLANILHA DE ACOMPANHAMENTO:

Menu (versão Web): A Pagar > Controle de Pagamentos Regulares > Planilha de Acompanhamento

Definição: Esta página permite a emissão de relatório para acompanhamento dos Pagamentos Regulares

cadastrados, identificando e possibilitando a emissão de relatórios dos pagamentos pendentes para cobrança de documento ou retirada de segunda via com o fornecedor.

Este relatório é útil para evitar que o compromisso não seja pago por falta de documento ou por esquecimento

por parte do responsável.

Funções Relacionadas: Tabelas>Gerentes> | Cadastros>Controle de Contratos> Tipos de Contratos.

Explicação: Indique o número do condomínio inicial e final e a data final do período de vencimento que deseja

pesquisar.

Existe a possibilidade da seleção por gerente, isto é, somente os condomínios que no seu cadastro estiverem com o código de gerente definido na página é que sairão no relatório.

Também é possível filtrar o relatório para mostrar apenas um determinado tipo de serviço, por exemplo, emitir

um relatório apenas de um tipo de serviço que se refere a um determinado fornecedor.

Marque se deseja visualizar também os pagamentos que já foram programados.

No exemplo acima, não foram apresentados os pagamentos já programados.




48

No exemplo acima, foram apresentados os pagamentos já programados. Na coluna Status, este pagamento

aparecerá com a indicação OK. No cabeçalho, é apresentado o nome do fornecedor e o número do telefone para entrar em contato.




49

A PAGAR PROGRAMAÇÃO

CONCEITO: Os itens constantes neste menu permitem inclusões das obrigações de contas a pagar, o vínculo das imagens

do módulo Controle de Documentos e as respectivas consultas dos pagamentos em aberto e quitados.

Neste módulo será possível acompanhar financeiramente se o documento já está em posse para pagamento

(Real), significando que o documento já foi recebido e tornou-se uma obrigação conhecida, ou Projetado, isto é, sabe-se que o compromisso existirá, porém, ainda não estamos com o documento em posse para

pagamento, mas, independentemente, deve ser considerado financeiramente nos relatórios.

Um dos principais relatórios do sistema, o fluxo de caixa, encontra-se neste menu.

Também existe um recurso para controlar se o documento de contas a pagar (boleto e/ou nota fiscal) chegou

ou não, permitindo emissão de relatório para consulta.

LANÇAMENTOS CONTAS A PAGAR – TIPO DE PAGAMENTO

Menu (versão Web): A Pagar > Programação > Lançamento contas a pagar

Definição: Antes de iniciar a explicação sobre os itens constantes neste menu, iremos passar informações

sobre os tipos de pagamento disponíveis para uso no sistema, possibilitando a escolha de que Forma de

Pagamento será utilizado para cada tipo de pagamento a ser efetuado.

Onde poderá ser usado: Em todo o módulo de contas a pagar.

Explicação: Abaixo iremos detalhar cada um dos itens apresentados na lista de Tipos de Pagamentos

disponíveis no sistema.

Nem todos os pagamentos apresentados estarão disponíveis dependendo da instituição bancária escolhida para o pagamento. Pode ser que um banco não permita a utilização, por exemplo, de IPTU com código de barras, e

no lançamento de contas a pagar este aviso será repassado ao usuário.




50

Dica: Estes tipos de pagamento serão utilizados diretamente pela página de lançamentos do contas a pagar,

porém, poderão vir de outros módulos do sistema, como por exemplo, o controle de Pagamentos regulares,

que permite a inserção de lançamentos no contas a pagar e, portanto, deve ser indicado um tipo de pagamento para este lançamento.

O controle de Notas Fiscais e de Serviços ao Condomínio também terão interatividade com o contas a pagar e

estes tipos de pagamentos.

Antes de apresentar individualmente cada um dos itens, ressaltamos que os tipos de pagamento 1, 2, 3 e G

serão processados pela ferramenta de emissão de cheques (SIGADM Complementos) e serão quitados de forma manual (baias de lançamentos no contas a pagar), pelo SIGADM Controle de Caixa (autenticação) ou

pelo SIGADM Conciliação Bancária, através de leitura de extrato bancário que apresenta os cheques compensados.

Os tipos de pagamento A, B, C e L emitirão cartas com os compromissos agendados para possibilitar que o banco, através desta carta, debite da conta bancária os respectivos pagamentos, substituindo uma emissão de

cheques por uma carta de autorização débito em conta corrente.

E os tipos de pagamento 5, 6, 7, 8, D, E, F, H, I, J e K serão usados eletronicamente. Isto significa que será possível enviar ao banco através de troca de arquivos os compromissos lançados no contas a pagar com estes

tipos de pagamento e, no site bancário, todos os compromissos aparecerão como agendados, eliminando desta

forma a inclusão de pagamentos manualmente, afinal, o próprio sistema se encarregará de lançar na página do banco na internet os compromissos. Consequentemente, posteriormente à quitação do compromisso por parte

do banco, será possível fazer a leitura do arquivo eletrônico de pagamento e a respectiva baixa contábil no balancete.

0 – Dinheiro Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar em dinheiro, isto é, não

será utilizado nenhum cheque ou forma de pagamento eletrônico para pagamento emergencial. Ocorre em casos que o valor é baixo ou ainda para fazer um pagamento emergencial. Este tipo de pagamento irá definir

como conta bancária a de Caixa, que foi definida nos parâmetros durante a implantação do sistema. Não será possível a escolha de outra conta bancária para este tipo de pagamento.

1 – Cheque consolidado por favorecido (meio de pagamento – cheque) Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar em cheque, porém,

permitirá que na impressão de cheques, todos os lançamentos do intervalo de datas escolhido sejam pesquisados e agrupados por favorecido, emitindo desta forma, um cheque só. Ocorre em casos que existem

vários lançamentos para um mesmo favorecido e para não emitir um cheque individualmente dos lançamentos,

será permitido o agrupamento numa folha só, isto é, se temos vários lançamentos que estão apontando para o favorecido Banco Bradesco, todos os lançamentos serão somados e será emitido um cheque só para o Banco

Bradesco. Será criada uma cópia de cheque com todos os lançamentos do contas a pagar que apontam para esta folha de cheque. Na compensação e baixa do cheque no contas a pagar, os lançamentos serão

apresentados individualmente.

2 – Cheque individual (meio de pagamento – cheque)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar em Cheque. Apontando como cheque individual, independente dos lançamentos possuírem o mesmo favorecido, cada

lançamento participará de uma emissão de cheque. Cada lançamento possuirá sua cópia de cheque.

3 – Cheque consolidado por favorecido e conta contábil (meio de pagamento – cheque)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar em cheque, porém, permitirá que na impressão de cheques, todos os lançamentos do intervalo de datas escolhido sejam

pesquisados e agrupados por favorecido e por conta contábil, emitindo desta forma, cheques para atender a estas situações. Caso existam vários lançamentos para o favorecido Banco Itaú, porém, metade dos

lançamentos aponta para a conta contábil de Manutenção de Bombas e outra metade dos lançamentos




51

apontam para uma conta contábil chamada de Despesas com pessoal, serão impressos dois cheques para o

Banco Bradesco, sendo, um deles com a somatória de uma das contas contábeis e outro cheque com a

somatória da outra conta contábil. Será criada uma cópia de cheque com todos os lançamentos do contas a pagar que apontam para esta folha de cheque que consequentemente agrupou os lançamentos deste

favorecido e conta contábil. Na compensação e baixa do cheque no contas a pagar, os lançamentos serão apresentados individualmente.

4 – Débito em conta corrente (meio de pagamento – débito efetuado diretamente na conta

bancária)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar em Débito Automático. Será usado principalmente quando se tratar de um pagamento que participa do Controle de Pagamentos

Regulares (leitura de Arquivo do banco Bradesco) de débito automático e de lançamentos que estão agendados na conta bancária para o débito automático eliminando assim a necessidade de criar um pagamento eletrônico

ou um cheque. No SIGADM Conciliação Bancária, será possível apontar este lançamento do contas a pagar

definido como Débito em conta corrente e, durante a leitura do extrato bancário, caso o sistema identifique que ocorreu o débito na conta bancária deste compromisso apontado como débito em conta corrente,

internamente, faremos a baixa deste lançamento para o contábil do condomínio, possibilitando a visualização do lançamento na prestação de contas e alimentaremos o lançamento futuro, projetado do próximo mês, para

ser consultado e fazer parte do fluxo de caixa.

Este tipo de pagamento é costumeiramente utilizado por aquelas administradoras que ainda não conseguiram

colocar em pleno funcionamento o pagamento eletrônico. O documento é agendado e inserido manualmente no site do banco e, de alguma forma, precisa passar pelo contas a pagar para “simular” este pagamento que

foi feito fora do sistema. Neste caso, até que o pagamento eletrônico não esteja implantado, esta simulação poderá ser feita através deste tipo de pagamento, que possibilitará inclusive a impressão de copias de

pagamentos (igual a uma cópia de cheques) individual ou agrupando todos os lançamentos.

5 – Crédito em conta corrente (meio de pagamento – arquivo eletrônico)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar eletronicamente, transferindo valores do mesmo banco emitente para o banco do recebedor do valor do compromisso. Este tipo

de pagamento substitui o depósito no caixa do banco de destino. Utilizado nos casos em que o banco para pagamento é o mesmo do fornecedor e favorecido.

6 – Cheque em O.P. (meio de pagamento – arquivo eletrônico) Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar de pagamentos que

serão enviados como Cheque de Ordem de Pagamento que será enviado ao banco eletronicamente para agendamento e quitação. No lançamento do contas a pagar, ao utilizar este tipo de pagamento, serão

disponibilizados campos para a inclusão das informações de agência e CPF/CNPJ. Este tipo de pagamento é

parecido com o tipo 5, porém, direcionado para a agência providenciar o depósito para o destinatário de acordo com o CPF/CNPJ. Nem todas as instituições bancárias possuem suporte para este tipo de pagamento eletrônico.

Verifique com o banco a disponibilidade.

7 – D.O.C. (meio de pagamento – arquivo eletrônico)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar eletronicamente, transferindo valores do banco emitente para outro banco do recebedor do valor do compromisso.

Utilizado nos casos em que o banco para pagamento é diferente do banco do fornecedor e favorecido. Este tipo de pagamento substitui o depósito no caixa do banco de destino. Para que o compromisso seja efetivado, é

importante verificar se os dados de agência e conta corrente estão cadastrados corretamente, pois, cada banco possui uma característica e regra diferente para cadastramento, gerando um grande volume de devolução

deste tipo de pagamento por inconsistência de informações de cadastro.

8 – Ficha de compensação (meio de pagamento – arquivo eletrônico)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar de fichas de compensação que serão enviados ao banco eletronicamente para agendamento e quitação.

No lançamento do contas a pagar, ao utilizar este tipo de pagamento, serão disponibilizados campos para a




52

inclusão das informações do código de barras, sendo lido através de dispositivo de leitor, ou poderá ser

preenchido manualmente com a indicação da linha digitável.

A – Autorização de débito em conta corrente – Consolidado por favorecido (meio de pagamento –

carta) Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar através de emissão de

carta ao banco, porém, permitirá que na impressão da carta, todos os lançamentos do intervalo de datas escolhido sejam pesquisados e agrupados por favorecido, emitindo desta forma, uma carta só.

Ocorre em casos que existem vários lançamentos para um mesmo favorecido e para não emitir uma carta

individualmente dos lançamentos, será permitido o agrupamento numa carta só, isto é, se temos vários lançamentos que estão apontando para o favorecido Banco Bradesco, todos os lançamentos serão somados e

será emitida uma carta só para o Banco Bradesco. Será criada uma cópia de pagamento (semelhante a cópia de cheque) com todos os lançamentos do contas a pagar que apontam para esta carta.

B – Autorização de débito em conta corrente – Consolidado por favorecido e conta contábil (meio de pagamento – carta)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar através de emissão de carta ao banco, porém, permitirá que na impressão da carta, todos os lançamentos do intervalo de datas

escolhido sejam pesquisados e agrupados por favorecido e por conta contábil, emitindo desta forma, cartas para atender a estas situações. Caso existam vários lançamentos para o favorecido Banco Itaú, porém, metade

dos lançamentos aponta para a conta contábil de Manutenção de Bombas e outra metade dos lançamentos

apontam para uma conta contábil chamada de Despesas com pessoal, serão impressas duas cartas para o Banco Bradesco, sendo, uma delas com a somatória de uma das contas contábeis e outra carta com a

somatória da outra conta contábil. Será criada uma cópia de pagamento (semelhante à cópia de cheque) com todos os lançamentos do contas a pagar que apontam para a carta que consequentemente agrupou os

lançamentos deste favorecido e conta contábil.

C – Autorização de Débito em conta corrente – Individual (meio de pagamento – carta)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas através de emissão de carta ao banco. Apontando como Autorização de débito individual, independente dos lançamentos possuírem o mesmo

favorecido, cada lançamento participará de uma emissão de carta. Se possuir 10 lançamentos como tipo C, serão impressas 10 cartas, cada uma com o respectivo compromisso e com o campo para assinatura. Cada

lançamento possuirá sua cópia de pagamento (semelhante a cópia de cheque).

D – GPS (meio de pagamento – arquivo eletrônico)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar de guias de recolhimento de INSS que serão enviados ao banco eletronicamente para agendamento e quitação. No

lançamento do contas a pagar, ao utilizar este tipo de pagamento, serão disponibilizados campos para a

inclusão das informações de código de pagamento, contribuinte, valor do tributo e competência.

E – Pagamento de Concessionárias (meio de pagamento – arquivo eletrônico) Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar de concessionárias

(contas de água, energia elétrica, telefones) que serão enviados ao banco eletronicamente para agendamento

e quitação. No lançamento do contas a pagar, ao utilizar este tipo de pagamento, serão disponibilizados campos para a inclusão das informações do código de barras, sendo lido através de dispositivo de leitor, ou

poderá ser preenchido manualmente com a indicação da linha digitável.

F – DARF (meio de pagamento – arquivo eletrônico) Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar de guias de

recolhimento de DARF que serão enviados ao banco eletronicamente para agendamento e quitação.

No lançamento do contas a pagar, ao utilizar este tipo de pagamento, serão disponibilizados campos para a inclusão das informações de código da receita, data de apuração, contribuinte e valor do tributo. Utilizado para

pagamento de compromissos de tributos federais como CSLL, PIS, COFINS e IR. Esta guia poderá ser emitida pelo sistema através da emissão de guias, quando se tratar de retenções oriundas de pagamentos a




53

fornecedores que possuem controle e retenção de impostos. Este lançamento pode ser inserido manualmente

ou através da integração de controle de impostos de fornecedores.

G – Emissão de Cheque salário (meio de pagamento – cheque)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar em Cheque. Seu funcionamento é semelhante à emissão de cheque individual. Apontando como cheque salário, independente

dos lançamentos possuírem o mesmo favorecido, cada lançamento participará de uma emissão de cheque individualmente. Cada lançamento possuirá sua cópia de cheque. Opção disponível apenas para o Banco HSBC.

H – DARF com código de barras (meio de pagamento – arquivo eletrônico) Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar de guias de

recolhimento de DARF impressos com código de barras, que serão enviados ao banco eletronicamente para agendamento e quitação. No lançamento do contas a pagar, ao utilizar este tipo de pagamento, serão

disponibilizados campos para inclusão das informações do código de barras, sendo lido através de dispositivo

de leitor, ou poderá ser preenchido manualmente com a indicação da linha digitável. Utilizado para pagamento de compromissos de tributos federais como CSLL, PIS, COFINS e IR. Este lançamento será inserido

manualmente uma vez que o controle de retenção de impostos não imprime a guia com código de barras, por determinação e proibição do governo.

I –FGTS (meio de pagamento – arquivo eletrônico)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar de guias de

recolhimento de FGTS que serão enviados ao banco eletronicamente para agendamento e quitação. No lançamento do contas a pagar, ao utilizar este tipo de pagamento, serão disponibilizados campos para

inclusão das informações do código de barras, sendo lido através de dispositivo de leitor, ou poderá ser preenchido manualmente com a indicação da linha digitável. Nem todas as instituições bancárias possuem

suporte para este tipo de pagamento eletrônico. Verifique com o banco a disponibilidade.

J – IPTU com código de barras (meio de pagamento – arquivo eletrônico)

Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar de guias de recolhimento de IPTU com código de barras que serão enviados ao banco eletronicamente para agendamento e

quitação. No lançamento do contas a pagar, ao utilizar este tipo de pagamento, serão disponibilizados campos para inclusão das informações do código de barras, sendo lido através de dispositivo de leitor, ou poderá ser

preenchido manualmente com a indicação da linha digitável. Nem todas as instituições bancárias possuem

suporte para este tipo de pagamento eletrônico. Verifique com o banco a disponibilidade.

K – ISS com código de barras (meio de pagamento – arquivo eletrônico) Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar de guias de

recolhimento de ISS com código de barras que será enviado ao banco eletronicamente para agendamento e

quitação. No lançamento do contas a pagar, ao utilizar este tipo de pagamento, serão disponibilizados campos a inclusão das informações do código de barras, sendo lido através de dispositivo de leitor, ou poderá ser

preenchido manualmente com a indicação da linha digitável. Este lançamento pode ser inserido manualmente ou através da integração de controle de impostos de fornecedores, porém, ressaltamos que a guia de

recolhimento deve ser impressa diretamente pelo site da prefeitura e que a guia impressa pelo controle de

retenção de impostos é apenas informativa e sem validade para pagamento.

L – Autorização de débito em conta corrente (meio de pagamento – carta) Este tipo de pagamento possibilita o processamento de lançamentos de contas a pagar através de emissão de

carta ao banco, porém, permitirá que na impressão da carta, todos os lançamentos do intervalo de datas escolhido sejam pesquisados, emitindo desta forma, uma carta só. Diferente dos outros tipos de meio de

pagamento – carta, neste caso, o processamento não fará nenhum tipo de agrupamento, isto é, filtrará todos

os pagamentos marcados com o tipo L, e fará a emissão da carta de todos os lançamentos, independente do favorecido ou conta contábil. Será criada uma cópia de pagamento (semelhante à cópia de cheque) com todos

os lançamentos do contas a pagar que apontam para esta carta.




54

9 – Pagamento suspenso

Esta indicação poderá ser informada pelo usuário e não participará de nenhum processamento de pagamento.

Ocorrerá quando um pagamento existente no contas a pagar, temporariamente, não pode ser processado, por exemplo, quando o síndico pede para suspender o pagamento até que o trabalho no condomínio seja

concluído.

Pagamento bloqueado Esta indicação será feita internamente pelo sistema, quando, num processamento de qualquer um dos

pagamentos, e optando pelo controle de saldos, o condomínio não possuir saldo para pagamento. Para mudar

este status de tipo de pagamento bloqueado será necessário utilizar as opções disponíveis no módulo de pagamentos e os menus destinados à autorização deste compromisso.

LANÇAMENTOS CONTAS A PAGAR:

Menu (versão Web): A Pagar > Programação > Lançamentos contas a pagar

Definição: Esta página permite a CONSULTA de lançamentos de contas a pagar e o vínculo de documentos já

digitalizados.

Onde poderá ser usado: Em todos os relatórios do contas a pagar, nos relatórios financeiros, na prestação de contas e na conciliação bancária.

Explicação: Se já possui o documento lançado e deseja visualizar ou alterar, indique o número do documento

para a pesquisa. Se o número inicial e final forem os mesmos, ao preencher este campo e pressionar <ENTER>, já será aberta a página para visualização do lançamento. Se for informado um intervalo de números

de lançamentos, será feito o filtro dos lançamentos para visualização e consulta.

Todos os campos são opcionais de preenchimento, mas possibilitam uma pesquisa mais refinada à medida que

são preenchidos.


Indique a data final do período de vencimento que deseja pesquisar os lançamentos no contas a pagar.




55

Caso necessário, indique uma Conta bancária ou uma conta contábil para pesquisa.

Também existe a possibilidade da seleção pelo código do Fornecedor, isto é, somente os lançamentos que

apontarem para este código de fornecedor.

Se souber uma parte do histórico, indique as informações neste campo para possibilitar a pesquisa com esta informação.

O tipo de pagamento permitirá a filtragem apenas dos lançamentos que atendam a esta forma de pagamento, conforme descrito e explicado no respectivo item de tipo de pagamento de contas a pagar.

Marque a opção Incluir lançamentos projetados (P), quando quiser visualizar inclusive os lançamentos que são

conhecidos de obrigação de pagamento, mas que ainda não estão em posse da administradora para o

pagamento (R):

Marque a opção Incluir lançamentos emitidos (em aberto), quando quiser visualizar inclusive os lançamentos

que já participaram de um processamento, porém, ainda não foram quitados ou compensados. Por exemplo, no caso de lançamentos que participam de meio de pagamento do tipo cheque ou eletrônico,

significa que estes lançamentos não estão disponíveis para pagamento (já participam de um processamento),

mas como ainda não estão baixados, possibilita-se a consulta em vídeo.

Após a indicação de quais documentos deseja visualizar, clique no botão <FILTRAR> para que sejam

apresentados os lançamentos de acordo com as opções preenchidas na página.

Note que na lista serão apresentados os lançamentos que atendem ao filtro indicado na página de pesquisa.

A coluna situação mostra qual o status do lançamento no contas a pagar, sendo (R) para Real, (P) para lançamentos ainda Projetados e (E) para lançamentos que já participam de algum processamento de

pagamento, portanto, Emitidos.

Clicando no botão consulta será aberta a página para consulta do lançamento do contas a pagar

apresentado na lista.

Dica: Clicando em qualquer um dos títulos das colunas, será ordenada a lista em ordem crescente ou

decrescente facilitando a identificação e procura de algum lançamento.




56

Nesta página ainda não é possível interagir com alterações dos campos, apenas com a vinculação de

documentos digitalizados para consulta.

Dicas: O botão Inserir novo lançamento no contas a pagar, ainda não está disponível para utilização. Portanto, o lançamento do contas a pagar deve ser feito através do respectivo módulo na versão Desktop.

Caso queira consultar os pagamentos efetuados a um determinado fornecedor, indique o código do fornecedor ou a conta contábil em que normalmente são lançados os pagamentos para ele, um período mais abrangente

de datas de vencimento, o condomínio inicial e final possibilitando a visualização de todos os condomínios (de 1 a 999999) e se quiser, ainda sugira a busca por um valor.

O resultado obtido lhe permitirá indicar ao fornecedor se este pagamento ainda está em aberto, está em processo de pagamento (cheque ou eletrônico) ou se já está quitado, isto é, se já recebeu o valor do

compromisso.

LANÇAMENTOS CONTAS A PAGAR – VINCULAÇÃO DE DOCUMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Programação > Lançamentos contas a pagar

Definição: Esta página também permite a vinculação de imagens digitalizadas e catalogadas no módulo de Controle de Documentos.

Ao consultar os lançamentos, será possível “armazenar no lançamento as imagens digitalizadas” possibilitando

num futuro próximo a montagem de uma pasta digital.




57

Onde poderá ser usado: Atualmente já é possível consultar as imagens armazenadas no lançamento através

dos relatórios de compromissos a pagar, fluxo de caixa, relação de lançamentos contábeis (documentos já

realizados) e relação de despesas na prestação de contas.

Dica: Sugerimos a leitura da explicação referente ao módulo de Controle de Documentos antes de iniciar o uso desta ferramenta.

Vinculando documentos que não estão catalogados (Cadastros > Controle de Documentos > Catálogo de Documentos)

Explicação: Após a indicação de quais documentos deseja visualizar e após clicar no botão <FILTRAR> para

que sejam apresentados os lançamentos de acordo com as opções preenchidas na página, será possível

identificar pelo ícone se o lançamento possui uma imagem armazenada ou caso não possua ainda uma

imagem armazenada.

Clicando no ícone será aberta página para vincular imagens digitalizadas que ainda não foram apontadas

para os lançamentos do contas a pagar.

Ao abrir a página serão apresentadas informações sobre o número de lançamento que acabou de ser escolhido e que faz parte do contas a pagar, a data de vencimento, o número do condomínio, o valor e o histórico.

Se não existir nenhum documento vinculado ao lançamento, a lista aparecerá sem nenhum registro

encontrado.




58

Para inserir imagens digitalizadas, clique no botão Inserir novo documento.

O número da identificação não precisa ser preenchido, pois esta etiqueta será definida automaticamente pelo sistema.

Selecione o tipo do arquivo definido no menu de Controle de Documentos > Tipo de arquivo.

Preencha um título e uma descrição. Estes campos não são obrigatórios, porém sugerimos que para facilitar

uma consulta posterior referente ao documento digitalizado, no campo título preencha com o número do condomínio e a data que o documento deu entrada na administradora.

A sequência é a indicação da ordem de apresentação das imagens digitalizadas.

Caso queira, indique um código informativo e que exista no documento para constar no cadastro.

Inicialmente o quadro de imagens do documento estará em branco. Para inserir novos arquivos, clique no botão Selecionar e escolha as imagens digitalizadas. Para inserir mais de um arquivo digitalizado ao mesmo

tempo, pressione a tecla <CTRL>e clique em vários arquivos ao mesmo tempo.




59

Após selecionar os arquivos, as imagens serão apresentadas no quadro. Será possível alterar a sequência da

apresentação dos arquivos, também pela lista, incluindo numeração crescente.

O botão de Cancelar a inserção dos documentos cancelará todas as imagens inseridas.

Ao voltar para a página anterior, será apresentada a etiqueta com as informações preenchidas e a sinalização de que esta etiqueta tem documento digitalizado e que existe um lançamento, no caso do contas a pagar,

apontando para esta etiqueta.

Clicando no ícone será aberta página para consultar as imagens digitalizadas ou ainda vincular imagens

digitalizadas que ainda não foram apontadas para os lançamentos do contas a pagar.

Vinculando documentos que já estão catalogados (Cadastros > Controle de Documentos > Catálogo de Documentos)

Os números das etiquetas já inseridas no lançamento não aparecerão no campo ID que apenas será um facilitador para incluir, inclusive pela leitura do código de barras. Para identificar se o lançamento possui

imagem, a pasta não terá a indicação de um X vermelho.

Para facilitar a inclusão das etiquetas que foram catalogadas, clicando no botão consulta será aberta a

página para consulta do lançamento do contas a pagar apresentado na lista. No final desta página de consulta, existe o quadro para vincular o documento, isto é, no campo “Id´s” será possível indicar ou ler as etiquetas que

foram catalogadas para as imagens digitalizadas. Assim, será feita a ligação entre o lançamento do contas a pagar com o documento digitalizado.

O botão , além de permitir inclusão de imagens ao lançamento indica que não existe nenhuma digitalização já armazenada ao lançamento.

Já o botão , além de permitir a consulta e ou inclusão de imagens ao lançamento indica

que existe uma digitalização já armazenada ao lançamento.

Dica: Sugerimos que no título da inserção do documento preencha, por exemplo, com a data que o documento deu entrada na administradora, esta informação será útil na pesquisa e nos filtros de seleção.




60

RELATÓRIO DE COMPROMISSOS A PAGAR:

Menu (versão Web): A Pagar > Programação > Relatório de compromissos a pagar

Definição: Esta página permite a emissão de relatórios dos compromissos a pagar.

Será fundamental para a pesquisa de pagamentos que ainda serão pagos, daqueles documentos que já

chegaram (R) e daqueles ainda pendentes de recebimento (P) mas que são certos de obrigação de pagamento.

Explicação: Indique o número do condomínio inicial e final e a data inicial e final do período de vencimento que deseja pesquisar.

Para visualizar o relatório sem nenhum filtro, clique no botão <Processar>.

No relatório é possível visualizar o vencimento, o status do lançamento, o número do lançamento atribuído

internamente pelo sistema, o condomínio e bloco que este lançamento foi direcionado, a conta contábil, a conta

bancária que será utilizada para efetuar o débito do pagamento, o nome ou código reduzido (apelido) do fornecedor, o tipo de pagamento atribuído como forma de pagamento (cheque, dinheiro, eletrônico, etc.), o

respectivo favorecido, o histórico e o valor do pagamento.

Sobre o status do lançamento, temos na legenda as seguintes informações:

R = Real, isto é, já recebido pela administradora e lançado no contas a pagar; P = Projetado, isto é, é um lançamento que foi feito anteriormente, pois se trata de uma obrigação conhecida,

porém, ainda não foi recebido o documento físico para pagamento; A = Lançamento já foi direcionado para pagamento, isto é, não está mais pendente no contas a pagar, porém,

ainda não foi considerado como quitado, ou pela não compensação do cheque ou pela não efetivação do pagamento eletrônico, por exemplo;

B = Lançamento já pago, isto é, não está mais pendente no contas a pagar nem nos cheques em aberto ou

nos pagamentos eletrônicos, pois foi compensado ou quitado e já se encontra no contas a pagar.

No final do relatório, serão apresentados na legenda os totais de cada um dos status acima descritos, de acordo com os filtros selecionados para impressão. No exemplo, não foi considerado nenhum filtro para

pesquisa.




61

Ao clicar no botão será possível emitir o relatório com mais detalhes, outros filtros disponíveis e

mais informações.

Abaixo, apresentaremos todos os quadros de forma mais individualizada e detalhada.

Se o condomínio inicial e final forem iguais será possível a indicação do bloco para pesquisa dos lançamentos

que foram atribuídos apenas para o referido bloco, permitindo uma impressão de prestação de contas

separadamente.

Caso queira imprimir o relatório selecionando uma conta contábil, clique no botão para selecionar uma conta contábil.

Neste exemplo, foi selecionada a conta contábil 1225 – Luz/Força.

Será possível escolher também um fornecedor para visualização dos compromissos a pagar ou pagos atribuídos

a este código.

Também existe a possibilidade da seleção por gerente, isto é, somente os lançamentos dos condomínios que

no seu cadastro estiverem com o código de gerente definido na página é que sairão no relatório.




62

Será possível escolher também um favorecido para visualização dos compromissos a pagar ou pagos deste

destinatário de pagamento. Indique neste caso o código do favorecido, escolhendo, caso necessário, este

cadastro através do botão , ou então, não preencha este campo e no campo ao lado direito do favorecido, escreva o conteúdo que deseja pesquisar e apresentar no relatório. Se escolher o favorecido pelo campo “código” o nome será automaticamente preenchido no campo “descrição”.

Para saber quais são os lançamentos que foram feitos por um determinado usuário, indique o respectivo nome

para visualizar todos os lançamentos que foram feitos por este usuário, permitindo inclusive, uma avaliação de

produtividade.

Também será possível escolher os pagamentos por um determinado tipo de pagamento, isto é, visualizar apenas os lançamentos que estão definidos para uma determinada forma de pagamento, por exemplo, cheque,

ou DOC, ou Autorização de débitos, etc.

Abaixo, apresentamos um exemplo de um relatório que foi filtrado para emitir apenas os lançamentos do tipo

de pagamento 2 – Cheque individual.

Será possível emitir relatórios apenas de uma conta bancária específica.




63

Escolha emitir o relatório selecionando os condomínios com o tipo de gestão financeira vinculada (conta própria

do condomínio) ou com gestão financeira pool (conta da administradora).

Indique se deseja emitir os lançamentos Reais (R), isto é, apresentação no relatório dos lançamentos cujos documentos que já chegaram ou daqueles ainda pendentes de recebimento (P), mas que são certos de

obrigação de pagamento, portanto, lançados.

A classificação no relatório irá apresentar as seguintes características na ordem de impressão:

Por data e condomínio:

Os lançamentos foram ordenados por grupo de data de vencimento, posteriormente por número do

condomínio, e depois por número interno de lançamento.

Por condomínio e data:

Os lançamentos foram ordenados por grupo de Condomínios, posteriormente por vencimento, depois por

número interno de lançamento.

Utilizando esta classificação será possível marcar a opção para imprimir totais por condomínio e separar página

por condomínio.




64

Por Conta bancária e data:

Os lançamentos foram ordenados por grupo de Conta Bancária, posteriormente por Condomínio, depois por vencimento, e por último pelo número interno de lançamento.

Utilizando esta classificação será possível marcar a opção para imprimir totais por conta bancária e separar

página por conta bancária.

Ao marcar a opção para incluir pagamentos processados, serão apresentados, além dos lançamentos Reais e

Projetados pendentes no contas a pagar (esperando processamento) também aqueles lançamentos que já

participaram de um processamento, seja uma emissão de cheques, um pagamento eletrônico, uma autorização de débitos e seu status será marcado com um (A) de em Aberto.

Marcando a opção Fichas de Lançamento (módulo que será apresentado posteriormente), serão recuperadas as

fichas de lançamentos que estão pendentes de baixa, e apresentadas num quadro separadamente no relatório.

Note que neste último quadro aparecerão fichas de lançamento a Débito e a Crédito.




65

Ao marcar a opção para Incluir pagamentos e fichas baixadas, serão apresentados inclusive os lançamentos

que já foram compensados e baixados e que estão no contábil e na prestação de contas do condomínio.

Nos lançamentos e nas fichas de lançamentos aparecerão lançamentos classificados com (B), indicando que

estes lançamentos estão baixados e já se encontram na prestação de contas e na conta corrente do

condomínio como realizados.

Para melhor explanação, na imagem acima, apresentamos lançamentos que estão com (A) em aberto, isto é,

processados, mas ainda pendentes de compensação e (B) baixados, isto é, compensados.

A opção de imprimir totais por dia, incluirá um subtotal para que se possa visualizar os totais de lançamentos

por dia e posteriormente os valores totais e todos os dias.

Os campos de Imprimir totais por condomínio e Separar página por condomínio só serão habilitados para

seleção quando a classificação por Condomínio e data estiver marcada.

Os campos de Imprimir totais por conta bancária e Separar página por conta bancária só serão habilitados para seleção quando a classificação por Conta bancária e data estiver marcada.

Existe ainda a possibilidade de Incluir links para a visualização dos documentos, que apresentará um “sublinhado” no histórico do documento que possui imagens digitalizadas e catalogadas no módulo de Controle

de documentos.

Esta opção só estará disponível para visualização apenas para clientes que contrataram este serviço junto à GoSoft.




66

Dica: Sugerimos a leitura da explicação referente ao módulo de Controle de Documentos antes de iniciar o uso

desta ferramenta.

Em todas as impressões deste relatório, quando um condomínio possuir lançamentos suspensos ou bloqueados, um quadro separado será apresentado com informações sobre estes lançamentos.

Um lançamento é considerado como suspenso quando um pagamento existente no contas a pagar, temporariamente, não pode ser processado, por exemplo, quando o síndico pede para suspender o pagamento

até que o trabalho no condomínio seja concluído.

Um lançamento é considerado como bloqueado quando, num processamento de qualquer um dos pagamentos,

e optando pelo controle de saldos, o condomínio não possuir saldo para pagamento. Para mudar este status de tipo de pagamento bloqueado será necessário utilizar as opções disponíveis no módulo de pagamentos e os

menus destinados à autorização deste compromisso.

Dica: No quadro de Compromissos suspensos e bloqueados, a letra B não significa que o lançamento está com o status Baixado, mas sim Bloqueado.

Solicitamos cuidado com a leitura deste status, pois gera confusão se não estiver atento em que quadro a letra B está apresentada.

Para visualizar o relatório com os filtros acima descritos, clique no botão <Processar>.

Clique no botão para minimizar, salvar ou restaurar as preferências deste relatório.




67

RELATÓRIO DE LANÇAMENTO POR MOVIMENTO:

Menu (versão Web): A Pagar > Programação > Relatório de lançamento por movimento

Definição: Esta página permite a emissão de relatório com todos os lançamentos feitos num dia, possibilitando uma avaliação da produtividade de contas a pagar no que se refere à inclusão das obrigações para pagamento.

Explicação: Indique a data de que deseja consultar os lançamentos e o número do condomínio inicial e final para a pesquisa.

Será apresentada lista de todos os lançamentos inseridos nesta data e no final do relatório será apresentada a quantidade de lançamentos e o total geral dos compromissos.


mais informações.




68

Caso indique um gerente, somente os lançamentos dos condomínios que no seu cadastro estiverem com o

código de gerente definido na página é que sairão no relatório.

Indique opcionalmente também um determinado usuário, caso queira avaliar a produtividade individual.

Marque a opção para Imprimir todos os dados do lançamento, possibilitando avaliar o lançamento

analiticamente.

Indique se deseja emitir os lançamentos Reais (R), isto é, apresentação no relatório dos lançamentos cujos

documentos já chegaram, ou Projetados (P), aqueles ainda pendentes de recebimento, mas que são certos de obrigação de pagamento, portanto lançados, ou Todos, independente se são reais ou projetados.


No exemplo acima, foi selecionada a opção para Imprimir todos os dados do lançamento. Aqui estão apresentados apenas dois lançamentos para efeito de exemplo e, no primeiro, ainda existe a indicação de

valores de retenção de impostos.




69

EXCLUSÃO DE LANÇAMENTOS PROJETADOS:

Menu: A Pagar > Programação > Exclusão de Lançamentos Projetados

Definição: esta página permite a exclusão permanente dos lançamentos projetados do sistema, dentro do

período escolhido.

É possível selecionar um condomínio específico ou fornecedor:

Após o preenchimento das informações, clique no botão processar:

RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Programação > Recepção de documentos

Definição: Esta página permite a emissão de relatório para o controle do documento que já está ou não em mãos.

No lançamento de contas a pagar, existem dois campos que opcionalmente podem ser preenchidos para este

controle.

Os campos de Cobrar ficha de compensação do fornecedor e Cobrar nota fiscal do fornecedor, por padrão, já

vêm marcados, indicando que o documento sempre deverá ser cobrado. Ao marcar um dos campos, uma data poderá ser indicada para possibilitar que o controle seja preenchido com a data de recebimento, ou da nota

fiscal ou a ficha de compensação.




70

Explicação: Para esta emissão do relatório, indique o número do condomínio inicial e final e a data inicial e

final do período de vencimento que deseja pesquisar.

Também existe a possibilidade da seleção por gerente, isto é, somente os lançamentos dos condomínios que

no seu cadastro estiverem com o código de gerente definido na página é que sairão no relatório.

Como filtro também será possível escolher somente lançamentos de uma conta contábil específica.

Nas opções será possível imprimir somente os lançamentos dos quais os bloquetos não foram recebidos ou os

lançamentos dos quais as notas fiscais não foram recebidas.

Escolha se deseja classificar a ordem da impressão por condomínio ou por vencimento.

Acima, a classificação do relatório foi ordenado pelo código do condomínio e estão visualizados todos os lançamentos e bloquetos e notas fiscais não recebidas.

Acima, a classificação do relatório foi ordenado pelo vencimento do compromisso.




71

Acima, a seleção foi feita para serem apresentados lançamentos de bloquetos não recebidos. Como o lançamento 148 tem a informação de que o bloqueto foi recebido no dia 22/10/2014, não foi apresentado no

relatório.

Acima, a seleção foi feita para serem apresentados lançamentos de notas fiscais não recebidas. Como o

lançamento 143 tem a informação de que a nota fiscal foi recebida no dia 17/10/2014, não foi apresentado no relatório.

FLUXO DE CAIXA - PARÂMETROS:

Menu (versão Web): A Pagar > Programação > Fluxo de Caixa

Definição: Esta página permite a parametrização das preferências que poderão ser configuradas e salvas para a impressão do Fluxo de Caixa.

Onde poderá ser usado: Na impressão do relatório de fluxo de caixa.

Explicação: Ao clicar no botão da página anterior de fluxo de caixa, indique se deseja parametrizar a Finalidade Uso interno ou Gomínio que é a apresentação dos dados na internet para os

condôminos e membros do corpo diretivo. No campo código do condomínio, indique um número de condomínio válido ou indique o código 0 (zero), para

criar um padrão de parametrização.

Quando indicar o número de um Condomínio e clicar no botão OK, o código e nome do condomínio serão

apresentados no topo da página:




72

Ao gravar este parâmetro, o botão de Parâmetros não definidos não será mais apresentado.

Tanto para uso interno quanto para Gomínio, as parametrizações são as mesmas, porém, esta separação permite que no portal do condomínio exista uma apresentação diferente da apresentação interna do relatório.

Abaixo, apresentamos todos os itens de parametrização.

Separar por Conta bancária

Esta separação criará quadros de impressão com as informações separadas por conta bancária.




73

Separar por conta contábil

Esta separação criará quadros de impressão com as informações separadas por conta contábil entre Ordinária e Extraordinárias.

Contas a pagar – Imprimir total por dia

Com esta opção marcada, serão criadas subtotais no quadro dos lançamentos do contas a pagar, somando

individualmente os dias que estão sendo apresentados no relatório.

Contas a pagar – Incluir lançamentos projetados

Esta opção imprimirá também os lançamentos que estão agendados e inseridos no contas a pagar, porém, Projetado, mas sem ter o documento em mãos, apenas com a afirmação de que esta obrigação existe e deverá

ser paga.




74

Contas a pagar – Incluir lançamentos bloqueados

Esta opção imprimirá um quadro com os lançamentos que estão bloqueados, isto é, lançamentos que não

foram processados por falta de saldo.

Opção de Incluir projeção de receitas

No quadro Projeção de Receita, será apresentado o valor total d os recibos que estão em aberto no período do

relatório, possibilitando uma avaliação dos valores que “poderão” ser creditados, caso os recibos sejam pagos

pelos devedores.

Opção de Imprimir Ordem Cronológica

Esta opção imprimirá as despesas em ordem cronológica.




75

Opção de Imprimir resumo financeiro

Esta opção imprimirá no final do relatório um quadro com os valores totais de saldo anterior, débitos, créditos e saldos atuais de cada uma das contas contábeis.

Imprimir recibos analiticamente

Esta opção irá imprimir detalhes de cada um dos recibos pagos, como por exemplo, o número do recibo, o

número da unidade, o vencimento e o valor pago.

Sem esta opção marcada, é apresentada apenas uma linha com a indicação de TOTAL DE RECIBOS PAGOS e o valor somado de todos os recibos pagos naquele dia.

Separar por conta contábil de rateio

Neste caso, optando em conjunto pela impressão de recibos analiticamente, cada um dos recibos será

apresentado separadamente pela conta contábil de rateio feita. No exemplo acima, o recibo 436 da unidade 11 aparece uma vez com o valor recebido pela conta de rateio 7 (Ordinária), depois aparece novamente com a

conta de rateio 49 (Fundo de Reserva) e na conta 66 (Obras).




76

Quando optar por não imprimir os recibos analiticamente, os valores serão impressos apenas pelos totais de cada uma das contas contábeis.

A opção Gravar parâmetros também para outros condomínios permitirá que esta parametrização seja copiada para outros condomínios.

FLUXO DE CAIXA:

Menu (versão Web): A Pagar > Programação > Fluxo de Caixa

Definição: Esta página permite o acompanhamento financeiro do fluxo de caixa dos condomínios, possibilitando analisar diariamente a evolução do saldo do condomínio.

Explicação: Indique o número do condomínio inicial e final.

Se o período escolhido for selecionado por Data, indique a data inicial e final do período do realizado que deseja pesquisar. Se o período escolhido for selecionado por Controle de fechamento, indique o mês e o ano do

período do realizado que deseja pesquisar.

O resultado deste fluxo de caixa pode ser apresentado em relatório ou direcionado para o Gomínio. Neste

último caso será feita a programação do envio para o portal, devendo, para maiores detalhes, verificar o processo de acompanhamento de envio.

Para processar o relatório, clique no botão Processar.

Ao clicar no botão será possível emitir o relatório com mais detalhes, outros filtros disponíveis e mais informações.




77

Como filtros para apresentação das informações no relatório, existe a possibilidade da seleção por bloco, isto é, a impressão de despesas realizadas e a realizar lançadas para um determinado bloco. Esta opção só será

habilitada se o condomínio inicial e final forem os mesmos.

Também existe a possibilidade da seleção por gerente, isto é, somente os condomínios que no seu cadastro

estiverem com o código do gerente definido na página é que sairão no relatório ou por dia de fechamento definido no cadastro do condomínio, possibilitando filtrar somente os condomínios que contenham o dia de

fechamento ora especificado.

Caso o condomínio possua lançamentos em contas bancárias diferentes, por exemplo, lançamentos em conta

corrente e lançamentos em conta poupança, é possível escolher uma conta bancária para visualização separadamente dos lançamentos atribuídos.

Caso queira imprimir o relatório selecionando uma conta contábil, clique no botão para selecionar uma conta contábil.

Como filtro é possível escolher os condomínios que possuem o tipo de gestão financeira vinculada (conta

própria do condomínio) ou com gestão financeira pool (conta da administradora não vinculadas).

A escolha da opção de Somente condomínios com saldo devedor, possibilita que apenas os condomínios que

estão nesta situação de saldo devedor no quadro de despesas já realizadas e na data final do relatório. Existe ainda a possibilidade de Incluir links para a visualização dos documentos, que apresentará um

“sublinhado” no histórico do documento que possui imagens digitalizadas e catalogadas no módulo de Controle de documentos. Esta opção de visualização só estará disponível para clientes que contrataram este serviço

junto à GoSoft.





78

No exemplo acima, o relatório foi emitido do dia 15/10 a 31/10/2014. O saldo anterior apresentado é o saldo do final do dia 14/10/2014 e neste primeiro quadro são apresentados os lançamentos que estão efetivados nas

despesas do condomínio, isto é, pagamentos já confirmados e compensados e recibos pagos. A última coluna, ao lado direito do relatório, apresentará a evolução do saldo diariamente a cada ocorrência,

possibilitando obter uma avaliação do andamento do saldo durante o período. No exemplo, o saldo do condomínio levando em conta as despesas já realizadas é de R$ 64.311,03. Os cheques já emitidos são

considerados como obrigações já assumidas, então, no quadro Cheques em Aberto serão apresentados os

cheques que foram emitidos e que ainda não foram compensados. Considerando estes cheques em aberto, o saldo diminui para R$ 59.702,58. Da mesma forma, os pagamentos eletrônicos que já foram enviados ao banco

para pagamento e que ainda não foram confirmados são considerados como obrigações já assumidas, então, no quadro Pagamento Eletrônico serão apresentados os pagamentos que ainda não foram compensados.

Considerando estes pagamentos em aberto, o saldo diminui para R$ 56.402,58. Este é o saldo que deve ser

considerado como disponível para utilização.

O quadro de Compromissos a pagar apresentará todos os lançamentos que estão no contas a pagar e que ainda não foram processados. Os lançamentos apresentados serão todos os pendentes, independente do

vencimento. Também são apresentados os lançamentos bloqueados por falta de saldo. Se todos os

lançamentos forem processados e pagos, inclusive os suspensos, o saldo projetado do condomínio será de R$ 30.525,33. O lançamento de Pintura do muro lateral tem as letras sublinhadas, permitindo a indicação de que

existem documentos com imagens digitalizadas.




79

A PAGAR PAGAMENTOS

CONCEITO:

Os itens constantes neste menu permitem bloquear pagamentos dos condomínios que não possuem saldo, processar os pagamentos para que o lançamento seja incluído no contábil do condomínio e emitir relatórios

diversos do que foi confirmado.

O módulo, resumidamente, fará o envio dos lançamentos do contas a pagar para o balancete de forma manual,

substituindo os controles de transferência de lançamentos feitos automaticamente pelo SIGADM Controle de Caixa, ou pelo SIGADM Conciliação Bancária, ou ainda pelo módulo de controle de pagamentos regulares. Não

optando pelos processos automáticos, neste menu você encontrará formas de baixar um cheque, confirmar um lançamento de débito em conta ou reproduzir gastos que foram feitos em dinheiro.

VERIFICAÇÃO DE SALDOS PARA PAGAMENTOS - CONCEITO:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Verificação de Saldos para Pagamentos

Definição: Estes tópicos de verificação de saldos para pagamentos, emissão de relatórios e desbloqueios manuais possibilitam um controle de pagamentos dos condomínios que não possuem valores disponíveis para

pagar as contas do período solicitado.

No processo de verificação de saldo, o lançamento é marcado como “B-Bloqueado” e a ação de desbloqueio

deve ocorrer pelo item de Autorização de pagamento.

O valor de saldo disponível para pagamento leva em conta os seguintes itens para apurar o valor disponível:

- Cadastro de Parâmetros (Contas a pagar) – A opção de verificar saldos no contas a pagar deve estar

habilitada, indicando para o sistema que todos os condomínios administrados na carteira farão parte da verificação.

Indique se quer que os pagamentos definidos no contas a pagar como eletrônicos também façam parte da

verificação de saldos, possibilitando então que pagamentos eletrônicos e cheques tenham esta validação.

A opção de “Verificar saldos para pagamentos acima de” permite que valores muito baixos sejam pagos,

independente de saldo na conta, por exemplo, se deseja que pagamentos com valores inferiores a R$100,00 sejam pagos, indique neste campo R$ 100,00 para que todos os pagamentos até este valor sejam processados

normalmente, independente de quantas vezes houver esta incidência de pagamento.

- Cadastro de Conta Bancária – Na aba pagamentos, do cadastro de contas bancárias existe a opção de

limite de crédito, possibilitando indicar que mesmo que um condomínio não possua saldo, pagamentos até o limite do valor especificado serão considerados como saldo disponível. Esta ferramenta funciona como um

crédito a ser usado, mesmo com saldo devedor. Em conjunto com esta opção, existe a possibilidade de cobrar encargos sobre saldos devedores, ferramenta esta que será apresentada no módulo financeiro do sistema.

Também nesta aba deverá ser marcada se esta conta bancária participará da apuração de saldos do condomínio, devendo ficar desmarcado o campo caso esta conta bancária seja de uma aplicação, por exemplo,

e apesar de ser saldo do condomínio, não está disponível para uso imediato.

- Cadastro de Condomínios – Caso queira abrir exceções para alguns condomínios a fim de excluí-los deste

controle de verificação de saldos, no cadastro do condomínio, aba Diversos, a opção de Lançar tributos na conta contábil do lançamentos no contas a pagar deve estar marcada.




80

- Apuração de saldo disponível – Os seguintes itens serão avaliados para que seja apurado o saldo do

condomínio:

Os parâmetros estão com a opção de verificação de saldos habilitados; O valor considerado como disponível no realizado leva em conta os valores lançados, mesmo que em

datas futuras; Existem pagamentos em cheques no contas a pagar como já emitidos e ainda não compensados e

baixados; Existem pagamentos eletrônicos no contas a pagar como já emitidos e ainda não baixados;

Existem fichas de lançamentos (criação de despesas no contas que não são cheques) pendentes no

contas a pagar;

Exemplo: Nos parâmetros do sistema os controles de verificação de saldos estão marcados, não tem limite mínimo para

verificação;

No cadastro do condomínio não existe a marca da exceção de avaliação (isto é, deve participar da verificação de saldos); No cadastro da conta bancária as contas marcadas para verificação não possuem limite de crédito;

O saldo realizado do condomínio já foi apurado levando em conta lançamentos inclusive futuros no contábil do condomínio;

Já foram considerados para diminuição do saldo disponível os cheques emitidos e ainda não compensados; Já foram considerados para diminuição do saldo disponível os pagamentos eletrônicos enviados ao banco e

ainda sem o retorno;

Já foram consideradas para diminuição do saldo disponível as fichas de pagamentos pendentes no contas a pagar.

Neste momento é que serão avaliados os lançamentos do contas a pagar que estão pendentes para identificar

se existe saldo disponível para pagamentos.

Dica: Não entram na verificação de saldos para pagamentos os lançamentos pendentes e os suspensos no

contas a pagar.

VERIFICAÇÃO DE SALDOS PARA PAGAMENTOS:


Definição: Esta página permite a verificação de saldos para pagamentos, possibilitando bloquear os pagamentos dos condomínios que não possuem numerários para as obrigações.

A verificação de saldos bloqueia o pagamento e possibilita que uma ação de desbloqueio seja feita para voltar

esta obrigação à emissão do pagamento, seja através de cheque ou pagamento eletrônico.

Além deste processo de bloqueio, uma verificação de saldos e o respectivo bloqueio de lançamentos, também

podem ocorrer durante a emissão de cheque ou de pagamento eletrônico de forma automática.

Abaixo, iremos apresentar as duas situações:

Bloqueio de pagamentos através de uma emissão de cheques:




81

Antes da emissão de cheques, podemos analisar o fluxo de caixa e identificar que temos um saldo no

condomínio de R$ 4.484,75. Neste caso já foram consideradas todas as regras de cadastros, não existem

lançamentos futuros no realizado do condomínio e não existem cheques ou pagamentos eletrônicos ou ainda fichas de lançamentos pendentes.

No contas a pagar existem duas obrigações pendentes, sendo uma no valor de R$ 395,00 que, se for paga,

diminuirá o saldo do condomínio para R$ 4.089,75 e outra obrigação no valor de R$ 9.900,00 que, se for paga, deixará o condomínio com saldo devedor no valor de R$ 5.810,25.

Ao efetuar o processo de emissão de cheques, o primeiro pagamento será emitido e o segundo pagamento automaticamente entrará nos controles de lançamentos bloqueados, não sendo possível desta forma a emissão

do pagamento.

Bloqueio de pagamentos através da opção de Verificação de Saldos para Pagamentos:

Definição: Esta página permite o bloqueio dos lançamentos que não poderão ser pagos por falta de saldo dos

condomínios, possibilitando um gerenciamento das contas.


Indique a data inicial e final do período de lançamentos do contas a pagar que deseja pesquisar.

Também existe a possibilidade da seleção por gerente, isto é, somente os condomínios que no seu cadastro estiverem com o código de gerente definido na página é que sairão no relatório.

Marque a opção de Separar página por condomínio para emitir separadamente os condomínios que participarem do relatório.




82

Antes do processamento da verificação de saldos, podemos analisar o fluxo de caixa e identificar que temos um

saldo no condomínio de R$ 4.484,75 e que temos alguns pagamentos pendentes para a emissão de cheques,

que, se forem pagos, irão diminuindo o saldo do condomínio.

A sequência de avaliação dos lançamentos seguirá a ordem de datas de vencimento dos lançamentos e, se forem do mesmo dia, o número interno do lançamento no contas a pagar.

Considerando a evolução do saldo apresentada no fluxo de caixa e a mensagem apresentada após o processamento, podemos identificar que um lançamento foi autorizado no valor de R$ 4.000,00, uma vez que

existia saldo para este pagamento e que os dois próximos pagamentos foram marcados como bloqueados.

Ao avaliar o fluxo de caixa novamente, podemos identificar que os dois pagamentos do dia 25

automaticamente entraram nos controles de lançamentos bloqueados, não sendo possível desta forma a emissão dos pagamentos.

RELATÓRIO DE LANÇAMENTOS BLOQUEADOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Relatório de Lançamentos Bloqueados

Definição: Esta página permite a emissão de relatório dos lançamentos que estão na situação de bloqueados.




83


Indique a data inicial e final do período de lançamentos do contas a pagar que deseja pesquisar no relatório.


estiverem com o código de gerente definido na página é que sairão no relatório.

Marque a opção de Separar página por condomínio para emitir separadamente os condomínios que

participarem do relatório.

Acima apresentamos a relação dos lançamentos do contas a pagar que estão bloqueados.

LANÇAMENTOS BLOQUEADOS - AUTORIZAÇÃO:


Definição: Esta página permite a autorização dos lançamentos que foram bloqueados.

Onde poderá ser usado: Nos lançamentos do contas a pagar e na emissão de pagamentos através de

cheques e de pagamentos eletrônicos.

Funções Relacionadas: Cadastro>Consulta>Consulta Gerencial do Condomínio| Financeiro>Contábil>Posição Financeira.


Indique a data inicial e final do período de lançamentos do contas a pagar que deseja pesquisar.




84


estiverem com o código de gerente definido na página é que sairão na pesquisa.

Marque a opção de Visualizar lançamentos autorizados para consultar também os lançamentos que já estão

autorizados.

Na lista apresentada, aparecem informações referentes aos lançamentos, o saldo atual, o status com a

indicação de “B” para os lançamentos Bloqueados e a marca na referida caixa de que estão bloqueados.

Para desbloquear o lançamento, desmarque a opção Bloqueado e clique no botão <Gravar> para possibilitar a

confirmação e liberação deste pagamento para o processamento.

Acima, estão apresentados os dois lançamentos que foram marcados para liberação. No quadro apresentado após a lista dos lançamentos, aparecem 2 lançamentos como (A) indicando que os dois lançamentos desta

pesquisa foram Autorizados, isto é, desbloqueados e o total dos valores que compõem os Autorizados (A) ou Bloqueados (B). Para bloqueá-los novamente, basta marcar a opção de Bloqueado e clicar no botão <Gravar>.

Acima, estão apresentados os dois lançamentos, sendo um Bloqueado (B) e outro Autorizado (A). No quadro apresentado após a lista dos lançamentos, aparece 1 lançamento como (A), indicando que este lançamento foi

Autorizado, isto é, desbloqueado e outro lançamento como Bloqueado (B).

LISTAGEM PRÉVIA DE CHEQUES:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Listagem Prévia de Cheques




85

Definição: Esta página permite a emissão de um relatório contendo informações sobre os lançamentos que

estão definidos no contas a pagar como forma de pagamento em cheque no período de vencimento

selecionado.

Antes da emissão de cheques é importante emitir este relatório para visualizar quais são as contas bancárias e quantas folhas de cheques serão utilizadas para a emissão dos pagamentos.

Explicação: Indique a data inicial e final do período de vencimento que deseja pesquisar.


Como filtro, indique um condomínio para visualizar os lançamentos que estão pendentes no contas a pagar. Esta opção é importante para possibilitar que apenas os cheques de um condomínio com gestão financeira

própria, isto é, possuidor de sua própria conta bancária, seja processado na pesquisa.

Caso queira, também é possível a indicação de um determinado bloco deste condomínio, possibilitando que apenas os lançamentos que estão indicados com este bloco saiam no relatório.

Se não selecionar um condomínio, a opção por gerente permitirá que apenas os condomínios que no seu cadastro estiverem com o código de gerente definido na página saiam no relatório.

Ao selecionar uma conta contábil, no relatório serão apresentados apenas os lançamentos que apontarem para

a conta definida no filtro.

A opção por conta bancária possibilitará que seja escolhida, por exemplo, a conta da administradora que é

usada como gestão financeira de todos os condomínios (conta POOL) que não possuem conta própria. Será possível escolher também um favorecido para visualização do relatório de cheques definidos para este

destinatário de pagamento. Indique neste caso o código do favorecido, escolhendo, caso necessário, este

cadastro através do botão , ou então, não preencha este campo e no campo ao lado direito do favorecido,




86

escreva o conteúdo que deseja pesquisar e apresentar no relatório. Se escolher o favorecido pelo campo

“código” o nome será automaticamente preenchido no campo “descrição”.

A opção por tipo de pagamento permitirá emitir listagem dos lançamentos que estiverem definidos com os tipos

disponíveis para a forma de pagamento cheque.


Para processar o relatório, clique no botão Processar.

Aqui temos a indicação de que serão emitidos cheques de duas contas bancárias, e para cada uma delas serão utilizadas duas folhas de cheques.

PROCESSAMENTO DE PAGAMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Processamento de Pagamentos

Definição: Esta página permite o processamento de determinados tipos de pagamentos que estão pendentes no contas a pagar para serem direcionados à prestação de contas, possibilitando ainda o envio direto ou um

processamento para uma baixa posterior com intervenção do usuário.

Onde poderá ser usado: Na prestação de contas, nas baixas de pagamentos e na impressão da carta de

débitos em c/c.




87

Explicação: Indique a data inicial e final do período de vencimentos que deseja pesquisar no contas a pagar, lembrado que somente os lançamentos que estiverem definidos como (R) Real é que participarão deste

processamento.

Indique uma data para pagamento, isto é, em qual data será feito o lançamento a débito na prestação de contas do condomínio. Não informando data nenhuma, as datas dos respectivos lançamentos no contas a

pagar é que serão usadas para este débito.

O processamento tem como característica verificar todos os lançamentos encontrados e criar uma única cópia

de ficha de pagamentos com todos eles. Para gerar a ficha para cada lançamento, clique em parâmetros e selecione as opções. Todos os próximos processamentos seguirão o parâmetro cadastrado.

Estes lançamentos que participam da ficha de pagamentos, assim que processados, ficam com o status de não baixados, isto é não compensados. Neste caso, o usuário deve fazer outro processamento para confirmar este

pagamento e baixar o lançamento na prestação de contas. A opção de Gerar ficha baixada, envia o lançamento diretamente para a prestação de contas, sem a necessidade de executar uma baixa manual.

Os pagamentos disponíveis para este processamento são os lançamentos apontados com o tipo 0 (zero) Dinheiro, o tipo 4 Débito em conta e os tipos A, B, C e L de Autorizações de débito. Nos casos de Autorizações

de débito, além do processamento da ficha de pagamento, sairá também a carta de autorização.





88

Como filtro, indique um condomínio para visualizar os lançamentos que serão processados. Esta opção é importante para possibilitar que apenas os pagamentos de um condomínio com gestão financeira própria, isto

é, possuidor de sua própria conta bancária, seja processado na pesquisa.

Caso queira, também é possível a indicação de um determinado bloco deste condomínio, possibilitando que

apenas os lançamentos que estão indicados com este bloco sejam processados.

Se não selecionar um condomínio, a opção por gerente permitirá que os condomínios que no seu cadastro estiverem com o código de gerente definido na página é que serão processados.

Ao selecionar uma conta contábil, no relatório serão apresentados apenas os lançamentos que apontarem para a conta definida no filtro.

Será possível escolher também um favorecido para processamento apenas dos lançamentos que estiverem

definidos para este destinatário de pagamento. Indique neste caso o código do favorecido, escolhendo, caso

necessário, este cadastro através do botão , ou então, não preencha este campo e no campo ao lado direito do favorecido, escreva o conteúdo que deseja pesquisar e apresentar no relatório. Se escolher o favorecido pelo campo “código” o nome será automaticamente preenchido no campo “descrição”.

A opção por conta bancária possibilitará que seja escolhida, por exemplo, a conta da administradora que é usada como gestão financeira de todos os condomínios (conta POOL) que não possuem conta própria.

Existe também a opção de seleção por tipo de gestão financeira, possibilitando o processamento apenas dos

condomínios que possuem conta bancária individual, isto é, conta do próprio condomínio ou o tipo de gestão “Não vinculadas”, que fará o processamento dos condomínios que utilizam a conta da administradora.


Acima, apresentamos o relatório do fluxo de caixa que contém um pagamento do tipo dinheiro no valor de R$

9,00.




89

Ao terminar o processamento, será criada uma Ficha de pagamento com a denominação Dinheiro.

Como a ficha de pagamento não foi processada e baixada automaticamente, a ficha fica com o status de

Pendente no quadro de Cheques em aberto, isto é, esta ficha de pagamento foi processada, porém ainda não foi baixada.




90

Neste outro caso, dois lançamentos que estavam pendentes no contas a pagar como dinheiro foram

processados numa mesma ficha de pagamento, pois não foi marcada a opção de Gerar ficha de pagamento

individual para cada lançamento.

Assim que processados, os lançamentos também são direcionados para os pagamentos pendentes, no caso, sendo apresentados no quadro de cheques em aberto.

Quando a opção Gerar ficha baixada estiver marcada no processamento, o lançamento não será criado no

quadro de Cheques em aberto, e os lançamentos são direcionados diretamente para a prestação de contas do condomínio.




91

No processamento de Autorização de débito em conta corrente, esta informação será impressa no título da

ficha de pagamento.

No caso de Débito em conta, a informação também será impressa no título da ficha.

Para os casos de Autorização de débitos, além da ficha de pagamento, será impressa a carta de autorização de débito dos lançamentos que foram processados.

Em todos os casos, se não estiver marcada a opção para gerar lançamento como baixado, os lançamentos

farão parte do quadro de Cheques em aberto, mesmo sendo um pagamento eletrônico, uma autorização de débito ou dinheiro.

CHEQUES EMITIDOS - ALTERAÇÃO:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Cheques Emitidos - Alteração

Definição: Esta página permite a troca de uma cópia de pagamentos contendo um ou vários lançamentos das contas a pagar por outra folha de cheque. Isto só poderá ser feito se a impressão estiver com numeração

diferente do que apresentado no sistema.




92

Explicação: Indique o número da ficha de pagamento, ou, neste caso, a cópia de cheques.

Serão apresentadas nas páginas as informações referentes à serie e número do cheque que foram indicados no

sistema, o valor, data de emissão, favorecido do cheque e a conta bancária utilizada para emitir este cheque.

Nos campos da nova folha de cheques, indique a nova folha do mesmo talão de cheques para fazer a troca, possibilitando que a folha anterior fique disponível e a nova folha contenha estes dados.




93

Como exemplo, podemos apresentar a seguinte situação:

No momento da emissão do cheque, o usuário indicou a folha de cheques número 24. Ao fazer a impressão deste cheque, por um descuido, na impressora foi colocada a folha 24, porém, ao selecionar a folha no sistema,

foi indicada a folha 3, que ainda não foi utilizada. Durante a impressão, a folha 24 foi impressa com o valor de R$ 300,00 e no sistema foi atribuída a folha 3.

Esta troca de cheques permite que a folha 3 seja trocada pela folha 24.

Dica: Na seleção da folha de cheque que será utilizada, só aparecerão as folhas disponíveis da conta bancária que está em uso.

LANÇAMENTOS EMITIDOS - ALTERAÇÃO:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos >Lançamentos Emitidos - Alteração

Definição: Esta página permite a alteração dos lançamentos no contas a pagar que já foram emitidos e que ainda não foram baixados. Somente poderão ser alterados os campos de conta contábil, conta de análise

financeira ou o histórico. Esta alteração não fará nenhuma alteração financeira.

Onde poderá ser usado: Lançamentos contábeis e Prestação de Contas.




94

Explicação: Indique o número do lançamento de contas a pagar que foi processado e ainda não foi baixado

ou compensado.

Esta alteração ocorre normalmente quando se identifica que uma conta contábil foi atribuída incorretamente ou deve ser feita uma alteração no histórico. Todo este processo será feito antes de baixar o pagamento no

contábil do condomínio.

Somente os campos acima descritos são passíveis de alteração.

Clicando no botão ao lado do número do lançamento, será permitida a busca de um lançamento no contas a pagar. Para procurar um lançamento já baixado, clique na opção Incluir lançamentos baixados. O mesmo

ocorre com os lançamentos cancelados.




95

Note que os lançamentos Baixados estão marcados com a legenda “B”. Neste caso, no menu financeiro, existe item específico que tem a mesma finalidade de fazer esta alteração parcial, porém, para o lançamento já

baixado.

Nesta página os lançamentos baixados e cancelados serão apresentados apenas para consulta.

CONTABILIZAÇÃO DE CHEQUES PAGOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Contabilização de Cheques Pagos

Definição: Esta página permite a simulação dos cheques que são emitidos pelo síndico, possibilitando sua contabilização e controle do talão de cheques que está em posse do condomínio.

Utilizando esta opção, não será necessário disponibilizar a página de inclusão e alteração de lançamentos

contábeis, possibilitando uma maior segurança no uso do sistema e maior controle financeiro do condomínio.

Onde poderá ser usado: Controle de talão de cheques, Lançamentos contábeis e Prestação de Contas.

Explicação: Indique o número do condomínio do qual deseja contabilizar os lançamentos, a conta bancária do

cheque que foi utilizado pelo síndico e a data final do período de lançamentos do contas a pagar que deseja

pesquisar.

Para abrir a página onde serão apresentados os lançamentos do contas a pagar, clique no botão <Filtrar>.

Dica: As despesas pagas pelo síndico e enviadas à Administradora devem estar previamente cadastradas no

contas a pagar para permitir a escolha dos lançamentos. A folha de cheque utilizada pelo síndico também deve estar previamente cadastrada no controle de talão de cheques.




96

Ao abrir a página, a primeira folha de cheque disponível para utilização nesta conta bancária será indicada no

campo cheque, bem como a série da folha. Para selecionar outra folha, clique no botão e escolha a folha que deverá coincidir com o canhoto do cheque em mãos. No quadro do meio, são apresentados os

lançamentos de contas a pagar que poderão ser escolhidos.

Ao clicar no lançamento, a data da emissão e a data da baixa serão preenchidas automaticamente. Lembrando

que a data da emissão, neste caso, foi incluída para ser preenchida com a mesma data da baixa.

Também serão preenchidos os dados do favorecido deste lançamento.

A cada lançamento selecionado, será apresentada uma soma totalizadora no campo Valor total selecionado, logo abaixo do quadro de lançamentos.

Existe a possibilidade de escolher outros lançamentos que contenham a indicação de outros favorecidos.




97

Ao escolher mais de um lançamento com favorecidos diferentes, será mantido o nome do primeiro favorecido escolhido, porém, o campo está disponível para indicar um favorecido diferente dos lançamentos escolhidos.

Dica: Antes de marcar os lançamentos, inclua o valor que o síndico repassou como sendo o valor total do

cheque no campo valor que se encontra ao lado do campo favorecido. Esta informação permitirá uma

conferência entre o que foi emitido e o que foi selecionado para contabilização. Se o valor do cheque não coincidir com o total de lançamentos selecionados, o processamento não poderá ser finalizado.

Para processar a contabilização e enviar os lançamentos de contas a pagar para a prestação de contas, clique

no botão Processar.

Acima apresentamos o fluxo de caixa do condomínio com os lançamentos deste cheque 3, contabilizados no realizado.

FICHAS DE PAGAMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Fichas de Pagamentos

Definição: A ficha de pagamento representa uma cópia do pagamento processado, equivalente, por exemplo,

a uma copia de cheque, no caso deste tipo de pagamento.

Onde poderá ser usado: Na baixa de fichas de pagamentos, no SIGADM Controle de Caixa.

Explicação: Indique a data da emissão para imprimir todas as fichas que foram produzidas nesta data.




98

Se preferir, indique números de fichas iniciais e finais para a impressão.


Selecione se deseja imprimir somente as fichas que foram criadas para os condomínios que possuem gestão

financeira individual (conta bancária vinculada ao condomínio) ou não vinculadas, isto é, fichas de pagamentos que pertencem aos condomínios que usam a conta bancária da administradora (POOL).

A opção de imprimir o vencimento irá incluir no cabeçalho da ficha o vencimento definido no momento do

processamento da ficha de pagamento. Indique a quantidade de vias que deseja imprimir das fichas de

pagamentos.

No campo de Quantidade de lançamentos, o usuário deve informar a quantidade máxima de lançamentos por ficha que definirá a impressão de duas fichas por folha. Dessa forma, as fichas que possuírem a quantidade de

lançamentos definida pelo usuário serão agrupadas e impressas em metade da folha, e as que tiverem mais

lançamentos serão impressas sozinhas, em uma folha inteira. Deixando em branco este campo, as fichas serão

impressas numa folha inteira, independente da quantidade de lançamentos. O botão apresenta esta explicação em vídeo.

Ao marcar o campo Selecionar contas bancárias, será aberto um quadro para a escolha das contas bancárias

que foram utilizadas para imprimir.

Para esta escolha da conta bancária, a data de emissão deve obrigatoriamente ser preenchida.

Marque uma ou mais contas para a impressão das fichas de pagamento que necessita fazer a impressão.

Para imprimir as fichas de pagamentos, clique no botão <Processar>.





99




100

Nestes exemplos, apresentamos os modelos de fichas de pagamentos impressos em metade da folha e numa

folha inteira. Note que para cada uma das fichas de pagamentos, existe uma indicação sobre o tipo de pagamento que foi utilizado para gerar a ficha, por exemplo, Dinheiro (tipo 0-zero), Autorização de débito em

c/c (tipos A, B, C ou L), Débito em conta corrente (tipo 4) e Cheque (tipos 1, 2 ou 3).

IMPRESSÃO DE AUTORIZAÇÃO DE DÉBITO EM CONTA CORRENTE:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Impressão de Autorização de Débito em Conta Corrente

Definição: Esta página permite a impressão da carta de autorização de débito em conta corrente oriundo dos lançamentos do contas a pagar que foram processados com os tipos A, B, C ou L.

Esta carta tem a finalidade de substituir o cheque e deve ser direcionada ao banco junto com os documentos

para que o valor seja debitado da conta corrente do condomínio ou da administradora.




101

Explicação: Indique a data que deseja que os débitos sejam efetuados ao emitir a carta e indique a data

inicial e final do período que deseja pesquisar as fichas de pagamentos processadas. Caso queira, indique o

número inicial e final das fichas de pagamentos geradas.

Dica: Esta autorização também poderá ser impressa pela página de Processamento de pagamentos, ao serem selecionados os tipos de pagamentos definidos como Autorização.


mais informações.

Ao selecionar um período de data de emissão da ficha de pagamento ou uma numeração inicial e final, é possível a indicação de uma conta bancária para filtrar e imprimir os pagamentos apenas direcionados para

esta conta.

Se for processar para várias contas bancárias, será possível separar as páginas para cada uma das contas

bancárias que serão listadas.

Escolha o tipo de gestão financeira se desejar selecionar apenas os condomínios que possuem conta Vinculada,

isto é, conta do próprio condomínio ou conta Não vinculada, permitindo a geração das cartas dos condomínios que usam a conta bancária da administradora, isto é, conta POOL.


estiverem com o código de gerente definido na página é que serão processados.

E, por último, indique um texto padrão que sairá na impressão da carta de autorização de débitos. Ao finalizar

a indicação do texto, clique no botão para salvar as informações indicadas no quadro.





102

Neste exemplo, foram pesquisadas todas as fichas de pagamento processadas e foram impressos os

lançamentos desta ficha de pagamento para o referido débito em conta corrente mediante a apresentação desta autorização.

RELATÓRIO DE PAGAMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Relatório de Pagamentos

Definição: Esta página permite emissão de relatório com todos os pagamentos que foram processados, somente os que foram processados mas ainda não foram baixados, ou os pagamentos que foram processados

e baixados.

Explicação: Indique se deseja imprimir o relatório de forma analítica, isto é, com todas as informações do pagamento, ou de forma sintética, onde será apresentada uma relação dos pagamentos com informações mais

resumidas.

No caso de Pagamentos Emitidos ou Pagamentos Baixados, indique a data inicial e final do período que deseja pesquisar os pagamentos processados.

Ao selecionar o relatório dos pagamentos em Aberto, será possível identificar até que data deseja que a consulta seja feita, possibilitando avaliar na referida data se o documento estava em aberto.




103


mais informações.

Ao selecionar um período de datas de pagamentos emitidos ou baixados, é possível a indicação de uma conta bancária para filtrar e imprimir os pagamentos apenas direcionados para esta conta.




isto é, conta do próprio condomínio ou conta Não vinculada, permitindo a geração das cartas dos condomínios que usam a conta bancária da administradora, isto é, conta POOL.

Também existe a possibilidade da seleção por gerente, isto é, somente os condomínios que no seu cadastro estiverem com o código de gerente definido na página é que sairão no relatório.

Se quiser visualizar no relatório inclusive os pagamentos que foram cancelados, marque a respectiva opção na

página.

Existe a possibilidade de ordenar a impressão pelo número da ficha (numeração criada individualmente e

automaticamente) para cada ficha gerada, ou ordenar a impressão do relatório pelo número do cheque. Neste caso, como os pagamentos eletrônicos, autorizações de débito e débito em conta corrente não possuem

números de cheques, serão impressos no início do relatório, possibilitando que somente os cheques fiquem impressos posteriormente e classificados pela sua numeração.

Para processar o relatório, clique no botão <Processar>.

O tipo de pagamento possibilitará a escolha de quais os tipos de pagamento deseja visualizar no relatório. Esta

opção será muito útil para o usuário que deseja visualizar todos os pagamentos do tipo Cheque sem a necessidade de processar o relatório diversas vezes com o tipo de pagamento 1, 2 ou 3, pois esta opção

engloba todas as formas de pagamento do tipo cheque.





104

Acima, selecionamos os pagamentos Emitidos e o tipo de relatório Sintético, para apresentar apenas a relação

resumida dos pagamentos que foram processados.

Acima, selecionamos os pagamentos Emitidos e o tipo de relatório Analítico, contendo inclusive o histórico de cada pagamento.

Nos dois casos, tanto na opção Analítica ou Sintética, no canto esquerdo da linha de pagamento, existe a indicação da letra B, que neste caso representa a informação que este pagamento já se encontra baixado.

Acima, selecionamos os pagamentos em aberto no dia 06/11/2014 e o tipo de relatório Sintético, para

apresentar apenas a relação resumida dos pagamentos que estão sem baixa, isto é, ainda não foram compensados.




105

Acima, selecionamos os pagamentos em aberto no dia 06/11/2014 e o tipo de relatório Analítico, para

apresentar detalhadamente os pagamentos que estão sem baixa, isto é, ainda não foram compensados.

Acima, selecionamos os pagamentos Baixados no período selecionado na página e o tipo de relatório Sintético,

para apresentar apenas a relação resumida dos pagamentos que foram baixados.

Acima, selecionamos os pagamentos Baixados e o tipo de relatório Analítico, contendo inclusive o histórico de

cada pagamento.




106

BAIXA DE FICHAS DE PAGAMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Baixa de Ficha de Pagamentos

Definição: Esta página permite a baixa das fichas de pagamentos criadas e que ainda estão pendentes de compensação. Este processo enviará os lançamentos que fazem parte desta ficha e que estão processados no

contas a pagar para o contábil do condomínio, alimentando assim o fluxo de caixa realizado. Esta função é a confirmação da compensação de um cheque ou de um pagamento de Autorização de débito em conta corrente.

Explicação: Indique o número da ficha de pagamento e clique no botão processar para confirmar a baixa.

Dica: Não serão permitidos processamentos de fichas de pagamentos já baixadas ou canceladas.

BAIXAS SIMULTÂNEAS DE FICHAS DE PAGAMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Baixa Simultânea de Fichas de Pagamentos

Definição: Esta página permite a baixa de várias fichas de pagamento simultaneamente, já criadas e ainda

pendentes de compensação. Este processo enviará os lançamentos que fazem parte destas fichas e que estão processados no contas a pagar para o contábil do condomínio, alimentando assim o fluxo de caixa realizado.

Esta função é a confirmação da compensação de cheques ou de pagamentos de Autorização de débitos em

conta corrente.




107

Explicação: Indique a data inicial e final do período que deseja pesquisar as fichas de pagamento geradas.

Se necessário, indique uma conta bancária para filtrar apenas os pagamentos que foram geradas para esta conta bancária.

Clique no botão Filtrar para visualizar os pagamentos.

Ao abrir a página, a data da baixa será preenchida com a data atual, porém, caso queira marque a opção

Utilizar a data da emissão da ficha de pagamento para baixar, permitindo que as fichas sejam baixadas pela data de emissão.

A cada ficha de pagamento selecionada para baixar, o valor total somado das fichas de pagamentos aparecerá

logo após o a lista de seleção.

Ao clicar no botão Processar, os lançamentos das fichas de pagamento serão baixados e seus respectivos lançamentos serão enviados para o realizado do condomínio.




108

CANCELAMENTO DA BAIXA DE FICHAS DE PAGAMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Cancelamento da Baixa de Fichas de Pagamentos

Definição: Esta página permite o cancelamento de uma baixa de ficha de pagamento processada e baixada.

Esta opção devolve o pagamento para a situação de Não compensado e apaga os lançamentos do realizado do condomínio.

Onde poderá ser usado: Prestação de Contas, lançamentos contábeis, fluxo de caixa.

Explicação: Indique o número da ficha de pagamento de que deseja cancelar a baixa para visualizar as

informações.

Clique no botão <Processar> para confirmar o cancelamento da baixa.

CANCELAMENTO DE FICHAS DE PAGAMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Cancelamento de Fichas de Pagamentos

Definição: Esta página permite o cancelamento de uma ficha de pagamento processada. Esta opção devolve o

pagamento para o contas a pagar a fim de permitir que este pagamento seja reprocessado de alguma outra

forma ou apenas cancelado.

Onde poderá ser usado: Fluxo de Caixa e relatórios do contas a pagar.

Explicação: Indique o número da ficha de pagamento para visualizar as informações da ficha de pagamento

que deseja cancelar a baixa.

Clique no botão <Processar> para confirmar o cancelamento da baixa.




109

Para refazer o lançamento pendente no contas a pagar, deixe marcada a opção Recuperar lançamentos das fichas.

RELATÓRIO DE PAGAMENTOS CANCELADOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Relatório de Pagamentos Cancelados

Definição: Esta página permite a impressão de relatório dos pagamentos que foram cancelados.

Explicação: Indique a data inicial e final do período das fichas de lançamento canceladas que deseja pesquisar.





110

Após selecionar o período de datas de pagamentos cancelados, é possível a indicação de uma conta bancária

para filtrar e imprimir apenas os pagamentos direcionados para esta conta.



Escolha o tipo de gestão financeira se desejar selecionar apenas os condomínios que possuem conta Vinculada, isto é, conta do próprio condomínio ou conta Não vinculada, permitindo a visualização dos cancelamentos das

fichas dos condomínios que usam a conta bancária da administradora, isto é, conta POOL.



Marcando a opção de Imprimir lançamentos das fichas de pagamentos, permitirá a emissão do relatório com

informações mais analíticas.

Existe a possibilidade de ordenar a impressão pelo número da ficha (numeração criada individualmente e automaticamente) para cada ficha gerada, ou ordenar a impressão do relatório pela data do cancelamento.


O tipo de pagamento possibilitará a escolha de quais os tipos de pagamento deseja visualizar no relatório. Esta

opção será muito útil para o usuário que deseja visualizar todos os pagamentos do tipo Cheque sem a necessidade de processar o relatório diversas vezes com o tipo de pagamento 1, 2 ou 3, pois esta opção

engloba todas as formas de pagamento do tipo cheque.


Acima apresentamos o relatório com a opção de Imprimir os lançamentos da ficha de pagamento.

Acima apresentamos o relatório com a opção de não Imprimir os lançamentos da ficha de pagamento,

apresentando assim, informações mais sintéticas.




111

RELATÓRIO DE IMPOSTOS RETIDOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Relatório de Impostos Retidos

Definição: Esta página permite a emissão de relatório com as retenções de impostos que foram feitos de

acordo com os controles de retenção de impostos do módulo contas a pagar.

Explicação: Indique qual o imposto deseja emitir o relatório. Para cada um dos impostos selecionados, os

campos são habilitados ou desabilitados, conforme explicação que será dada individualmente.


Indique a data inicial e final do período de competência e do período de vencimento que deseja pesquisar.


Existe a possibilidade da seleção por gerente, isto é, somente os condomínios que no seu cadastro estiverem

com o código de gerente definido na página é que sairão no relatório.


isto é, conta do próprio condomínio ou conta Não vinculada, permitindo a visualização dos cancelamentos das fichas dos condomínios que usam a conta bancária da administradora, isto é, conta POOL.

O campo de Código do município só será habilitado quando a opção de DARM estiver selecionada.

Marcando a opção de Imprimir condomínios baixados, serão incluídos neste relatório os condomínios que não são mais administrados.




112

Ao emitir vários condomínios, é possível separar suas informações por página, permitindo a separação das

informações impressas.

A opção de Imprimir resumo dos impostos retidos apresentará um resumo da quantidade de retenções que

foram feitas no período.



Dica: Ao selecionar o condomínio inicial e final e este condomínio estiver baixado, a impressão do relatório ocorrerá, pois se entende que, mesmo baixado, ao indicar o condomínio específico, é sinal que deve ser

impresso.

No relatório apresentado acima, todos os impostos foram apresentados no mesmo relatório.

Iremos apresentar as informações detalhadas por imposto retido no contas a pagar.




113

Ao selecionar o imposto GPS, as datas de vencimento ficam desabilitadas, pois a impressão do relatório levará

em conta as datas de período de competência.

No relatório são apresentados as informações dos lançamentos que originaram os impostos, o vencimento, o valor, a data e valor bases, o percentual de retenção e o valor do imposto a pagar.

A indicação do C, ao lado esquerdo do relatório representa a informação de que este lançamento de imposto também se encontra no contas a pagar lançado.

Ao selecionar o imposto DARM, as datas de vencimento ficam desabilitadas, pois a impressão do relatório

levará em conta as datas de período de competência.

O campo de Código do município fica habilitado quando a opção de DARM estiver selecionada, porém não é

obrigatório seu preenchimento. Indique um código de município apenas se for necessário filtrar uma cidade para pesquisa.

No relatório são apresentados as informações do município, dos lançamentos que originaram os impostos, o

vencimento, o valor, a data e valor bases, o percentual de retenção e o valor do imposto a pagar.

A indicação do C, ao lado esquerdo do relatório representa a informação de que este lançamento de imposto

também se encontra no contas a pagar lançado.




114

Ao selecionar o imposto DARF, as datas de competência ficam desabilitadas, pois a impressão do relatório

levará em conta as datas de período de vencimento.

No relatório são apresentadas as informações separadamente do IRRF, do CSLL/COFINS/PIS, o ainda este último três em quadros separados, pois existe a possibilidade de retenção destes impostos individualmente.

Também serão impressas em todos os quadros as informações dos lançamentos que originaram os impostos, o

vencimento, o valor, a data e valor bases, o percentual de retenção e o valor do imposto a pagar.

Na opção de Imprimir resumo dos impostos retidos, são apresentadas as quantidades de retenções que foram

feitas no período. Esta opção é útil quando a administradora cobra por serviços adicionais e deseja visualizar a

quantidade de retenções feitas por imposto a fim de cobrar tal reembolso.

PAGAMENTOS E RETENÇÕES:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Pagamentos e Retenções

Definição: Esta página permite a emissão de relatório com as informações de impostos de CSLL/PIS/COFINS, juntos ou isoladamente.

Este relatório levará em conta as despesas de notas fiscais de serviços no valor acima de 5.000,00 e que consequentemente foram feitas as devidas retenções.

A contribuição é recolhida através de uma guia DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal) com o

código 5952.




115


Indique o mês e ano inicial e final do período de competência que deseja pesquisar.


Existe a possibilidade da seleção por gerente, isto é, somente os condomínios que no seu cadastro estiverem com o código de gerente definido na página é que sairão no relatório.

Se desejar, indique um fornecedor para emitir o relatório de um determinado fornecedor.

Selecione se deseja imprimir o imposto CSLL/COFINS/PIS juntos ou isoladamente. Esta opção é possível, pois na manutenção de retenção de impostos pode-se selecionar os impostos juntos (4,65%) ou somente o

CSLL(1%), PIS(0,65%), COFINS(3%).

Caso queira incluir na relação de Pagamentos e Retenções os condomínios baixados, marque a referida opção

na página.





116

No relatório são apresentados todos os lançamentos do contas a pagar. São apresentados os lançamentos que

tiveram o controle de retenção.

COMPOSIÇÃO DA DARF:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Composição da DARF

Definição: Esta página permite a emissão de relatório com as informações de impostos de IR.


Indique a data inicial e final do período de vencimento que deseja pesquisar e emitir o relatório com as informações de IR.


mais informações.






117

Marque a opção de Separar página por condomínio para que exista esta separação e caso necessário, marque a

opção para incluir no relatório os condomínios baixados.


No relatório apresentado, não foi marcada a opção para imprimir os condomínios em páginas separadas.

São apresentadas as informações do IRRF retido, o vencimento do imposto, as informações da NF que originou

esta retenção, o valor da NF, o valor base, o percentual de retenção e o valor do imposto a pagar.

RESUMO DIÁRIO:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos > Resumo Diário

Definição: Esta página permite a visualização de uma posição sobre as ocorrências e processos feitos no dia

selecionado na página.




118

Explicação: Indique a data que deseja visualizar e acompanhar os processos.

Indique uma conta bancária para visualizar apenas uma conta bancária específica.

Escolha o tipo de gestão financeira se desejar selecionar apenas os condomínios que possuem conta Vinculada, isto é, conta do próprio condomínio ou conta Não vinculada, permitindo a visualização dos cancelamentos das

fichas dos condomínios que usam a conta bancária da administradora, isto é, conta POOL.

No caso de imprimir todas as contas, é possível marcar também a opção para imprimir contas mesmo sem

movimentação.

A coluna Em aberto anterior a data representa todos os pagamentos que foram emitidos anteriores a data selecionada em vídeo e ainda não estão compensados ou baixados.

A coluna Pagamentos emitidos representa todos os pagamentos que foram emitidos na data selecionada.

A coluna Pagamentos baixados representa todos os pagamentos que foram baixados na data selecionada.

A coluna Baixas antecipadas representa todos os pagamentos que possuíam data de vencimento posterior a

data selecionada, porém, foram baixados antecipadamente.

A coluna Pagamentos cancelados representa todos os pagamentos que foram cancelados na data selecionada.

A coluna Pagamentos em aberto representa o resultado de outras colunas, isto é, as fichas de pagamento

em aberto anteriores a data, somando aos pagamentos emitidos, diminuindo os pagamentos baixados, não

considerando as baixas antecipadas e diminuindo o pagamento cancelado. Desta forma, temos: R$ 5.125,95 + R$ 45,00 - R$ 300,00 (isto é 1.513,00-1.213,00) - R$ 217,50.

Sobre as baixas antecipadas: a baixa antecipada refere-se a um pagamento que estava agendado para o dia

20/11, porém, foi quitado em 05/11/2014. Isto significa que, em 05/11/2014, estas baixas antecipadas não

podem ser consideradas em aberto e não fazem parte da conta.

No resumo diário do dia 20/11, será considerado este pagamento como emitido, o valor será computado como

pagamentos em aberto, porém, a baixa não será apresentada neste dia, uma vez que foi feita antecipadamente.

No dia posterior, isto é, 21/11/2014, os valores de pagamentos em aberto são apresentados de forma a

mostrar o que realmente tem em aberto de fichas de pagamentos que não foram baixadas.




119

A PAGAR PAGAMENTOS ELETRÔNICOS

CONCEITO: O pagamento eletrônico é uma forma de efetuar transferências, DOCs e Créditos em conta, pagamentos de

fichas de compensação, pagamentos de tributos (DARFs, GPS) e contas de concessionárias (Água, Luz, Telefone) eletronicamente através de trocas de arquivos com o banco.

Desta forma, ao fazer um lançamento no sistema da Gosoft, será possível montar um “pacote” com um ou vários pagamentos, de uma ou de diversas contas bancárias de um mesmo banco e enviar eletronicamente

para que o agendamento e o débito da obrigação seja feito na sua respectiva data. Este processo elimina a necessidade de efetuar um lançamento no sistema e efetuar outro lançamento manualmente no site do banco

através de acesso via internet Banking.

Para trabalhar com esta modalidade, será necessário contratar junto ao banco esta opção e, em alguns casos,

indicar o código do convênio que o banco atribuirá para cada uma ou para um grupo de contas bancárias. Existem casos em que o banco atribui um código de convênio para pagamento de fornecedores (fichas de

compensação, DOS, Crédito em c/c) e outro código de convênio para arquivos de tributos e concessionárias (DARF, GPS, contas de água e luz).

Poderão ser enviados os lançamentos tanto de contas bancárias de condomínios que possuem a gestão financeira vinculada, isto é, conta própria do condomínio e condomínios que possuem gestão financeira de

conta bancária não vinculada, isto é de conta POOL, conta da administradora.

Esta troca de arquivos poderá ser feita diretamente entre o sistema e o banco ou através do serviço GoSoft

Connect que permitirá esta troca de informações sem a necessidade de acesso as contas bancárias para enviar ou receber os arquivos de retorno.

COMPROMISSOS A PAGAR – ENVIAR E ENVIADOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos Eletrônicos > Compromissos a pagar – Enviar e Enviados

Definição: Esta página permite a impressão de relatório dos compromissos lançados no contas a pagar com o

tipo de Pagamentos Eletrônicos e também dos lançamentos que já foram direcionados ao banco.

Este relatório servirá como um facilitador de conferência dos documentos que estão disponíveis para envio de

acordo com o período selecionado.

Explicação: Indique se deseja emitir o relatório dos compromissos para enviar ao banco ou os compromissos

enviados. Marque também a opção Incluir lançamentos baixados para apresentar no relatório os pagamentos que já foram enviados ao banco e á foram retornados com a confirmação do pagamento, logo, já disponíveis

na prestação de contas.

Indique a data inicial e final do período que deseja pesquisar os lançamentos do contas a pagar.




120


Este relatório possui a característica de agrupar também os pagamentos do SIGADM Imóveis e do SIGADM Contabilidade.

No caso do SIGADM Imóveis, ainda existe a possibilidade de restringir a emissão do relatório apenas de um

determinado Locador ou de uma conta contábil específica.

No caso do SIGADM Contabilidade, existe a possibilidade de restringir a emissão do relatório de apenas uma

única Empresa.

No caso do SIGADM Condomínios, existe a possibilidade de restringir a impressão do relatório de apenas um

condomínio eu de uma determinada conta contábil para emitir o relatório, por exemplo, todos os pagamentos do contas a pagar do tipo Crédito em conta do condomínio 1.



Caso queira emitir o relatório somente para um determinado banco, indique o código do banco no campo

específico.

Com a conta líder, é possível gerar em um único arquivo com todas as contas bancárias da carteira da administradora, eliminando a necessidade de enviar um arquivo para cada condomínio. Desta forma, na maioria

das vezes, a administradora possui uma conta bancária dela para efetivar seus pagamentos e os condomínios

administrados possuem suas respectivas contas bancárias. A Administradora define, por exemplo que a conta bancária dela é a principal e que todas as outras contas farão parte de um mesmo arquivo (pacote) e será

enviado apenas um “lote” com todas as contas bancárias da carteira. Ao importar este arquivo no banco, cada despesa será lançada automaticamente em sua respectiva conta bancária.




121

Ao marcar a conta bancária dos lançamentos, serão apurados todos os lançamentos que apontam para esta

conta escolhida na página e aparecerão no relatório apenas estes lançamentos.

O tipo de pagamento permitirá a escolha de apenas um dos tipos de pagamentos definidos como eletrônicos para emissão do relatório, por exemplo, uma emissão de relatório para conferência dos pagamentos do tipo I-

FGTS.

A opção de separar página por condomínio, locador e empresa possibilitará a emissão em páginas separadas por condomínios, isto é, um condomínio em cada página, ou um locador em cada página ou uma empresa em

cada página.





122

Compromissos para enviar ao banco

No relatório apresentado acima temos duas contas bancárias com pagamentos do tipo Concessionárias, Docs, Créditos em conta, DARfs. Para este agrupamento, as contas bancárias são separadas e dentro de cada uma

das contas os tipos de pagamentos são agrupados por cada um dos tipos.

No final do relatório são apresentadas totalizações por conta bancária, por tipo de pagamento e totais de lançamentos em quantidade e valores para facilitar a conferência.

Neste exemplo acima, foi selecionada para impressão apenas os lançamentos do contas a pagar do período que aponta para o tipo de pagamento F-DARF.

Compromissos enviados ao banco No relatório acima apresentamos os lançamentos que já participam dos arquivos. Ao lado da data do

vencimento, pode-se visualizar o número da remessa que foi atribuída para cada um dos lançamentos.




123

No final do relatório temos um resumo das remessas geradas, a quantidade de lançamentos de cada uma das remessas e seus respectivos lançamentos.

GERAÇÃO DO ARQUIVO DE REMESSA:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos Eletrônicos > Geração do Arquivo de Remessa

Definição: Esta página permite a geração do arquivo com os compromissos lançados no contas a pagar com o tipo de Pagamento Eletrônico.

Explicação: Indique a data da remessa e a data inicial e final do período que deseja pesquisar os lançamentos

do contas a pagar.


Selecione a aplicação que deseja gerar arquivos de remessas ao banco. Se marcar a aplicação SIGADM Imóveis, ainda existe a possibilidade de restringir a emissão do arquivo apenas de um determinado Locador ou

de uma conta contábil específica.




124

No caso da aplicação SIGADM Contabilidade, existe a possibilidade de restringir a emissão do relatório de

apenas uma Empresa.

No caso da aplicação SIGADM Condomínios, existe a possibilidade de restringir a geração do arquivo de apenas um condomínio ou de uma determinada conta contábil para gerar arquivo, por exemplo, todos os pagamentos

do contas a pagar do tipo Crédito em conta do condomínio 1.



Caso queira gerar o arquivo somente para um determinado banco, indique o código do banco no campo específico.

Com a conta líder, indique apenas uma conta líder de um banco para enviar os arquivos apenas deste grupo de contas.


isto é, conta do próprio condomínio ou conta Não vinculada, permitindo a visualização dos cancelamentos das fichas dos condomínios que usam a conta bancária da administradora, isto é, conta POOL.

O tipo de pagamento permitirá a escolha de apenas um dos tipos de pagamentos definidos como eletrônicos para a geração do arquivo, por exemplo, uma emissão de relatório para conferência dos pagamentos do tipo I-

FGTS.


Ao processar a geração dos arquivos com os pagamentos, será feita uma pesquisa no contas a pagar dos lançamentos que atendem aos filtros da página e todos os pagamentos que participarem desta remessa serão

marcados como enviados ao banco. Ao consultar os lançamentos do contas a pagar poderá ser visualizado o número da remessa que este lançamento participa.




125

No final do processamento, será possível acessar os arquivos agrupados e compactados. Neste resultado, é

possível visualizar o arquivo gerado de cada um dos bancos e que devem ser enviados para a instituição

bancária e os respectivos relatórios dos lançamentos que fazem parte destas remessas.

A opção de reprocessar a última remessa fará a pesquisa novamente nestes lançamentos.

Neste processamento, foram gerados dois arquivos e dois relatórios. Neste primeiro relatório são apresentados

os dois lançamentos da conta bancária líder do banco Bradesco, um deles do tipo E - Concessionárias e outro do tipo F - Darf.

Neste segundo relatório são apresentados os quatro lançamentos da conta bancária líder do banco Itaú, um

deles do tipo 7 – DOC, outro do tipo 8 – Ficha de compensação e dois do tipo F - Darf.

No lançamento do tipo de ficha de compensação, existe a indicação da letra (A) que representa um aviso ao

usuário de que o vencimento da obrigação no contas a pagar não coincide com o vencimento apontado na digitação da linha digitável.

O mesmo ocorre com os pagamentos definidos como concessionárias.

RELATÓRIO DO ARQUIVO DE REMESSA – PAGAMENTO ELETRÔNICO:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos Eletrônicos > Relatório do Arquivo de Remessa – Pagamento Eletrônico

Definição: Esta página permite a impressão do relatório com os compromissos enviados ao banco e que porventura não foram impressos assim que o arquivo foi gerado.

Explicação: Clique no botão Selecionar e escolha o arquivo salvo para a reimpressão do relatório.




126


mais informações.

Opcionalmente marque a opção para Separar página por conta bancária ou marque a opção para imprimir a linha digitável.

Escolha a opção para a classificação da ordem dos lançamentos por vencimento ou por código do condomínio ou locador ou empresa.


Acima foi emitido o relatório com a opção para imprimir a linha digitável.

CANCELAMENTO DA REMESSA – TODOS OS LANÇAMENTOS DA REMESSA:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos Eletrônicos > Cancelamento da remessa

Definição: Esta página permite o cancelamento no sistema de todos os lançamentos da remessa gerada ou a

seleção de lançamentos de forma individual das remessas.

Nesta apresentação explicaremos a opção TODOS os lançamentos.




127

Explicação: Selecione a conta bancária líder e em conjunto o número da remessa que deseja cancelar todos

os lançamentos.

No caso do Bradesco ou Safra, as remessas possuem números distintos e os arquivos são gerados

separadamente, sendo um arquivo de Fornecedores e outro de Arrecadações.

Os campos de conta bancária dos lançamentos e número do lançamento serão habilitados apenas na opção de seleção individual de lançamentos.

Selecione também se os pagamentos a serem cancelados são de fornecedores ou de arrecadações.

Ao clicar no botão Processar, será apresentada a informação de que foram canelados os lançamentos da remessa, que, neste caso, possuía 4 lançamentos.

Estes lançamentos estão liberados para alterações ou exclusões de lançamentos do contas a pagar.

Estes cancelamentos não têm efeito nenhum no banco, onde os lançamentos precisam ser cancelados também.

CANCELAMENTO DA REMESSA – SELEÇÃO DOS LANÇAMENTOS DA REMESSA:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos Eletrônicos > Cancelamento da remessa

Definição: Esta página permite o cancelamento dos lançamentos da remessa gerada ou a seleção de

lançamentos de forma individual das remessas.

Nesta apresentação explicaremos a opção Selecionar os lançamentos.

Explicação: Selecione a conta bancária líder e em conjunto o número da remessa que deseja cancelar os

lançamentos.

No caso do Bradesco ou Safra, as remessas possuem números distintos e os arquivos são gerados

separadamente, sendo um arquivo de Fornecedores e outro de Arrecadações.




128

Opcionalmente, indique uma conta bancária do lançamento, um número de lançamento, caso já tenha, e ainda

se os pagamentos a serem cancelados são de fornecedores ou de arrecadações.

Ao clicar no botão Filtrar, será apresentada uma lista com todos os lançamentos que participam da remessa

possibilitando a escolha de quais lançamentos deseja cancelar da remessa. O lançamento fica disponível novamente para alteração, caso necessário.

LEITURA DO ARQUIVO DE RETORNO – PAGAMENTO ELETRÔNICO:

Menu (versão Web): A Pagar > Pagamentos Eletrônicos > Leitura do arquivo de retorno – pagamento eletrônico

Definição: Esta página permite a leitura e consequente confirmação e baixa no sistema dos pagamentos que foram efetivados e compensados no banco através do arquivo de remessa enviado ao banco.

Onde poderá ser usado: No contas a pagar, no fluxo de caixa, no realizado da prestação de contas do condomínio.

Explicação: Clique no botão Selecionar e escolha o caminho em que está o arquivo de retorno recuperado do banco. Ao indicar o arquivo, automaticamente o nome do arquivo aparecerá indicado como Arquivo

selecionado.

A informação do Banco será preenchida automaticamente assim que o sistema identificar que o arquivo de retorno de pagamento eletrônico é válido.

A data da baixa será recuperada do arquivo e utilizada na baixa, porém, caso necessário desmarque a opção Utilizar a data da baixa que consta no arquivo e indique uma nova data.




129


mais informações.

É possível imprimir a listagem do arquivo, permitindo identificar as ocorrências provenientes do arquivo. Se

preferir, selecione Somente Rejeições ou marque a opção para Separar página por conta bancária. Também existe a possibilidade de imprimir comprovantes dos pagamentos efetivados.

Os modelos disponíveis para utilização são os que possuem 3 comprovantes por página e 1 comprovante por página.

É possível criar outro modelo de comprovante, porém sugerimos que a montagem do relatório seja feita por alguém com conhecimentos mais técnicos e aprofundados em informática. Serão apresentadas informações

desta montagem no módulo de configurações diversas.


Ao processar a leitura do arquivo, será apresentada a listagem do arquivo. No exemplo abaixo, foi feita

simulação com algumas ocorrências que podem ser devolvidas pelo banco. Note que o lançamento 188 possui

3 ocorrências diferentes:




130

Nesta outra listagem do arquivo, os pagamentos foram compensados, confirmados e a ocorrência aparece

como pagamento efetuado:

Neste comprovante impresso, o tipo de pagamento é de DOC e é apresentada a informação dos dados do

favorecido:

Neste comprovante impresso, o tipo de pagamento é de DARF e é apresentada a informação dos dados do tributo:




131

Neste comprovante impresso, o tipo de pagamento é de Ficha de Compensação e é apresentada a informação

dos dados do boleto:

Neste caso, o comprovante foi impresso utilizando a opção de impressão do modelo de uma folha:

Dica: No caso de boletos, a informação impressa como código de barras não é a informação da linha digitável.

O retorno do banco não possui esta informação de linha digitável.

Mesmo que o lançamento contenha a informação da linha digitável, obrigatoriamente, devemos enviar ao banco e respectivamente receber do banco a informação do código de barras.

Este comprovante não é oficial e não substitui o comprovante disponibilizado pelo banco.




132

A PAGAR FICHAS DE LANÇAMENTOS

CONCEITO:

As fichas de lançamentos são utilizadas para contabilizar débitos e créditos no realizado do condomínio e que não possuem uma movimentação bancária, isto é, que não sejam pagamentos através de cheques ou

pagamentos eletrônicos.

As fichas poderão servir de comprovante para uma despesa que não possua nenhuma documentação, por

exemplo, a contabilização e impressão de comprovante de tarifas bancárias que são repassadas aos condomínios de gestão financeira conta POOL, isto é, de condomínios que utilizam a conta bancária da

administradora para realizar suas movimentações.

As fichas de lançamentos também são utilizadas para contabilizar despesas de vales do SIGADM Controle de

Caixa, onde deverão ser contabilizadas e autenticadas no caixa movimentações de recursos utilizados em dinheiro. Por exemplo: um colaborador retira do caixa um valor para comprar um material. Na devolução do

valor de troco e da nota fiscal da compra deste material, este recurso deve ser contabilizado na empresa, procedimento executado através da ficha de lançamento.

Dica: As fichas de lançamentos criadas e pendentes farão parte da avaliação de saldos disponíveis do condomínio para pagamento de suas obrigações. Desta forma ressaltamos que mantenha neste controle de

fichas de lançamentos somente as fichas de lançamentos que realmente estiverem ainda em aberto. Para inserir saldos de transporte de valores de outra administradora, na ocasião da captação de condomínios,

caso não queira utilizar a própria página de Inclusão de saldos, este aporte poderá ser feito através das fichas

de lançamento.

FICHAS DE LANÇAMENTOS – CADASTRO:

Menu (versão Web): A Pagar > Fichas de Lançamentos > Cadastros

Definição: Esta página permite a criação de fichas de débitos e créditos que serão utilizadas para

contabilização no realizado do condomínio e para a substituição de documentos que não possuírem impressões.

Onde poderá ser usado: Nas impressões das fichas de pagamentos, na baixa individual ou simultânea, nas

impressões de relatórios de fichas de pagamentos, no controle de saldos dos condomínios, nos relatórios do contas a pagar como o fluxo de caixa, nos lançamentos contábeis do condomínio (realizado) e na prestação de

contas.

Funções Relacionadas: A Pagar>Fichas de Lançamento >Impressão das fichas de lançamentos.




133

Explicação: Para filtrar as fichas de lançamentos existentes, indique o número das fichas iniciais e finais, ou o

número do condomínio inicial e final ou indique a data inicial e final do período de vencimento que deseja

pesquisar.

Também existe a possibilidade de filtrar as fichas que foram criadas para uma determinada conta contábil, ou filtrar as fichas que foram criadas com um valor ou histórico específico, ou ainda todas as fichas criadas por um

determinado usuário. Marque a opção de incluir fichas baixadas, isto é, já quitadas e contabilizadas, para visualização.

Dica: Os campos em vermelho são de preenchimento obrigatório.

Ao clicar no botão Filtrar, serão apresentadas todas as fichas de lançamento que atenderem ao filtro

selecionado.

Caso queira criar um novo cadastro, clique no botão Inserir nova ficha de lançamento.

O número da ficha não precisa ser preenchido, pois esta numeração será criada automaticamente pelo SIGADM

Condomínios.

Indique o condomínio, o bloco, caso queira atribuir este débito ou crédito para um bloco específico, permitindo

a geração de prestação de contas por bloco, a conta contábil em que será contabilizada esta ficha de lançamento, a conta da análise financeira que é atribuída automaticamente pelo sistema e o tipo de ficha,

possibilitando a indicação de Débito e Crédito.




134

Indique o valor da ficha de lançamento, lembrando que se foi um lançamento a débito, não é necessária a

colocação de sinal negativo.

A Incidência da taxa administrativa virá preenchida automaticamente, caso o condomínio possua como regra de

cobrança da taxa um percentual sobre as despesas.

Indique um Histórico Padrão previamente cadastrado facilitando o preenchimento do lançamento com uma sugestão de histórico. Se não quiser usar o histórico padrão, pressione um <TAB> no campo e digite o

histórico manualmente.

Os campos que se referem à contabilidade só serão habilitados quando a administradora possuir os sistemas

SIGADM Contabilidade ou SIGADM Gerencial que fazem uma gestão financeira da administradora e de condomínios que são Associações de moradores e que, portanto, são obrigados e emitir relatórios contábeis.

Quando uma ficha de lançamento estiver sendo criada como débito, o campo de conta a crédito será disponibilizado para preenchimento da conta de contrapartida e quando uma ficha de lançamento estiver sendo

criada como crédito, o campo de conta a débito será disponibilizado para preenchimento da conta de contrapartida.

O campo CPMF não é mais utilizado, portanto, não será abordada a explicação sobre o item.

Para gravar a ficha de lançamento, clique no botão Gravar.

Ao gravar a ficha de lançamento, no topo da página será possível a visualização da última ficha de lançamento

que foi criada e gravada.

Clicando no número apresentado que está em negrito e sublinhado, será possível visualizar a ficha de lançamento.




135

Na visualização da ficha, clicando no botão Alterar, os campos ficarão disponíveis para modificação dos dados.

Clique no botão Inserir, para criar uma nova ficha de lançamento ou clique no botão Excluir para apagar a ficha de lançamento criada.

Clique no botão Cancelar para voltar à página inicial de filtro de fichas de lançamentos.

O botão Duplicar ficha permite que uma ficha de lançamento exatamente igual à última ficha gravada seja

criada, porém com numeração diferente.

FICHAS DE LANÇAMENTOS – IMPRESSÃO:

Menu (versão Web): A Pagar > Fichas de Lançamentos > Impressão

Definição: Esta página permite a impressão das fichas de lançamentos criadas para possibilitar a substituição

de um documento na pasta de prestação de contas ou para a autenticação no SIGADM Controle de Caixa.

Onde poderá ser usado: No SIGADM Controle de Caixa.




136

Explicação: Indique a data do movimento para possibilitar a impressão de todas as fichas de lançamento

criadas num determinado dia.

Indique, caso necessário, uma ou um intervalo de fichas nos campos de número Inicial e Final.

Indique o número do condomínio inicial e final para impressão das fichas de lançamentos. Estes campos são obrigatórios e são utilizados em conjunto com os números de fichas de lançamentos ou a data da

movimentação.


Como filtro é possível escolher o tipo de gestão financeira dos condomínios que possuem a gestão vinculada

(conta própria do condomínio) ou a gestão POOL (conta da administradora não vinculada).

Marque a opção para classificar a impressão por número de ficha de lançamento criada ou por número de condomínio.

Indique um usuário para imprimir as fichas de lançamentos criadas. Esta opção por usuário poderá ser usada

em conjunto com a seleção de data de movimento, permitindo que todas as fichas criadas por um determinado usuário no dia específico sejam impressas.

Marque opcionalmente se deseja imprimir as contas contábeis que serão usadas como contrapartida para o sistema Gerencial Web, a impressão com espaço para visto, se deseja incluir na impressão das fichas as que já

foram baixadas, isto é, já participam dos lançamentos contábeis do condomínio e, consequentemente, já estão no realizado, se deseja a impressão de duas fichas por página ou ainda, quantas vias quer imprimir as fichas de

lançamento.





137

Nos exemplos acima, apresentamos uma ficha de lançamento ou duas fichas de lançamento por folha.

A ficha de lançamento apresentada é de Débito e possui opcionalmente a impressão de visto.




138

A ficha de lançamento apresentada é de Crédito e não foi selecionada a opção para impressão de visto.

No relatório de compromissos a pagar, opcionalmente será possível a impressão das fichas de lançamentos em aberto e quitadas, para um melhor acompanhamento dos compromissos do condomínio.

BAIXAS SIMULTÂNEAS DE FICHAS DE LANÇAMENTO:

Menu (versão Web): A Pagar > Fichas de Lançamentos > Baixas Simultâneas

Definição: Esta página permite a baixa de várias fichas de lançamentos simultaneamente. Este processo enviará os lançamentos que fazem parte destas fichas para o contábil do condomínio, alimentando assim o

fluxo de caixa realizado.




139

Explicação: Indique a data inicial e final do período que deseja pesquisar as fichas de lançamentos geradas.

Como filtro também é possível escolher o tipo de gestão financeira dos condomínios que possuem a gestão

vinculada (conta própria do condomínio) ou a gestão POOL (conta da administradora não vinculada).

Indique um usuário para visualizar as fichas de lançamentos criadas.

Clique no botão Filtrar para visualizar os lançamentos.

Ao abrir a página, a data da baixa será preenchida com a data atual, porém, caso queira, marque a opção

Utilizar a data da ficha de lançamento para baixar, permitindo que as fichas sejam baixadas pela respectiva

data da ficha.

Indique também a contrapartida que será usada para baixar as fichas de pagamentos que pertencem a condomínios com o tipo de gestão financeira conta POOL, isto é, condomínios que usam a conta da

administradora para movimentação financeira. Mesmo indicando uma conta bancária, se os condomínios




140

possuírem gestão financeira individualizada, isto é, conta bancária do próprio condomínio, esta informação não

será utilizada para este processamento.

A cada ficha de lançamento selecionada para baixar, o valor total somado dos débitos e créditos das fichas de

lançamentos aparecerá logo após a lista de seleção.

Ao clicar no botão Processar, os lançamentos das fichas de lançamentos serão baixados e seus respectivos lançamentos serão enviados para o realizado do condomínio.

RELATÓRIO DE FICHAS DE LANÇAMENTOS:

Menu (versão Web): A Pagar > Fichas de Lançamentos > Relatório

Definição: Esta página permite a impressão de um relatório com as fichas de lançamentos criadas.

Explicação: Indique o número do condomínio inicial e final e a data inicial e final do período que deseja pesquisar as fichas de lançamentos para a impressão do relatório.


mais informações.

Como filtro é possível escolher o tipo de gestão financeira dos condomínios que possuem a gestão vinculada (conta própria do condomínio) ou a gestão POOL (conta da administradora não vinculada).

Marque a opção para classificar a impressão por número de ficha de lançamento criada ou por número de

condomínio.

Indique um usuário para imprimir as fichas de lançamentos criadas.

Marque, opcionalmente, se deseja incluir na impressão do relatório as fichas que já foram baixadas, isto é, já

participam dos lançamentos contábeis do condomínio e, consequentemente, já estão no realizado.

Para imprimir o relatório, clique no botão Processar.




141


No final do relatório será apresentado um resumo com a quantidade e valores das fichas de lançamento a

débito e crédito de acordo com o filtro selecionado.

BAIXA DE FICHA DE LANÇAMENTO:

Menu (versão Web): A Pagar > Fichas de Lançamentos > Baixa

Definição: Esta página permite a baixa das fichas de lançamentos criadas. Este processo enviará o lançamento

desta ficha para o contábil do condomínio, alimentando assim o fluxo de caixa realizado.

Dica: Este mesmo processo de baixa manual poderá ser feito pelo SIGADM Controle de Caixa.

Explicação: Indique o número da ficha de lançamento e clique no botão Processar para confirmar a baixa.




142

No caso de condomínios com o tipo de gestão financeira POOL (conta da administradora não vinculada), será

possível escolher a conta bancária que será utilizada como contrapartida para a baixa do lançamento.

Neste caso o campo ficará habilitado para preenchimento ou escolha através do

botão .

Dica: Não serão permitidos processamentos de fichas de lançamentos já baixadas ou canceladas.




143

A PAGAR DIRF

CONCEITO:

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte - DIRF é feita pela FONTE PAGADORA, no caso o Condomínio, com o objetivo de informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil o valor do imposto sobre a

renda e contribuições retidas na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários, no caso

os Fornecedores.

Como regra, se um pagamento, independente da data, tenha uma contribuição retida na fonte, todos os pagamentos para este fornecedor feitos durante o período, devem ser enviados à Receita Federal.

Por exemplo: Se todos os meses são feitos pagamentos para um determinado fornecedor e, no mês de Novembro houver um pagamento com retenção de imposto de renda, obrigatoriamente, todos os pagamentos

efetivados para este fornecedor, mesmo que não tenha a retenção, devem ser enviados a Receita Federal.

LANÇAMENTOS PAGOS:

Menu (versão Web): A Pagar > DIRF > Lançamentos Pagos

Definição: Esta página permite a alteração de um fornecedor que aponta para um lançamento indevidamente.

Em muitos casos ocorre a indicação indevida do fornecedor da NF como sendo o fornecedor do imposto, o que

está incorreto.

Ao efetuar uma retenção de impostos, os valores a serem pagos não podem ter como fornecedor do lançamento do contas a pagar o próprio fornecedor da nota fiscal. Deve ser apontado um fornecedor diferente,

por exemplo, INSS, RECEITA FEDERAL, PMSP.

Como o lançamento, na maioria dos casos, não está mais disponível no contas a pagar, esta página permitirá a

troca do fornecedor.

Onde poderá ser usado: Nas correções dos lançamentos do contas a pagar daqueles lançamentos que deverão ser enviados para a DIRF.

Explicação: Indique o código do condomínio e se for o caso o bloco para filtrar apenas os lançamentos de um determinado bloco.

Indique a data inicial e final do período de vencimento que deseja pesquisar os lançamentos do contas a pagar que já foram pagos.

Também existe a possibilidade da seleção por fornecedor, possibilitando a apresentação apenas dos

lançamentos que apontam para um fornecedor específico no contas a pagar.




144

Para visualizar os lançamentos, clique no botão Filtrar.

Como apenas indicamos a data inicial e final de um condomínio, foram apresentados todos os lançamentos do

ano de 2014, cujo período foi inserido para filtragem.

Como exemplo, temos um lançamento (43) com o pagamento do valor líquido da NF apontando para o

fornecedor LIMP, procedimento correto. Porém, o lançamento de IRRF (73) aponta incorretamente para o fornecedor LIMP, quando, neste caso, deveria apontar para um fornecedor Receita Federal ou no nosso caso

GOVERNO.

Ao clicar no botão será aberta a página permitindo a alteração apenas do campo fornecedor, podendo ser substituído por outro.

Ao alterar o fornecedor, clique no botão Gravar, para salvar as informações. Este lançamento não sairá mais no relatório do fornecedor LIMP e não será direcionado para a receita federal.




145

RELATÓRIO:

Menu (versão Web): A Pagar > DIRF > Relatório

Definição: Esta página permite emissão de relatório prévio com as informações que serão direcionadas para a

DIRF, possibilitando uma conferência dos dados.

Explicação: Indique o tipo de relatório, lembrando que a Fonte Pagadora é o condomínio e o Beneficiário é o

Fornecedor.

Indique o número do condomínio inicial e final que deseja emitir o relatório, o ano base e opcionalmente um

beneficiário, para restringir o relatório a apenas um fornecedor.

Para emitir o relatório, clique no botão Processar.

Escolhendo o tipo de relatório como Fonte Pagadora, será apresentado o relatório do condomínio e os

fornecedores que em algum momento do ano base tiveram um pagamento recebido, mesmo sem ter tido retenção de impostos.

No exemplo acima, o condomínio pagou uma nota fiscal em Agosto e neste pagamento houve uma incidência de IR. Note que mesmo que os outros pagamentos do período não tenham impostos retidos, ou nem existam




146

pagamentos para este fornecedor (meses de Set, Out e Nov.), as informações devem ser enviadas para o

Governo.

Escolhendo o tipo de relatório como Beneficiário, é possível enviar ao fornecedor relatório com os valores pagos

e retidos ao fornecedor em questão.

IMPORTAÇÃO:

Menu (versão Web): A Pagar > Importação > Importação Contas a Pagar > Vila Velha

Definição: Esta página permite a importação e inclusão no contas a pagar a inclusão de pagamentos emitidos

pela Vila Velha, diretamente dos controles deste fornecedor, possibilitando a eliminação de digitação e erros,

uma vez que não existirá uma interação de lançamento individual e manual das informações.

Onde poderá ser usado: No contas a pagar e respectivos relatórios do contas a pagar.




147

Explicação: Para uma importação direta, não indique nenhuma informação de arquivo e clique diretamente no

botão Importar.

Neste caso, o SIGADM Condomínios, através do CNPJ da Administradora informado nos parâmetros do sistema,

irá se conectar ao servidor da Vila Velha com as devidas seguranças e criptografias e irá avaliar quais são os condomínios administrados pela Administradora, isto é, quais são os condomínios que nos controles da Vila

Velha apontam para este CNPJ. Ao identificar que existem boletos que serão emitidos contra os condomínios desta administradora, automaticamente, a Vila Velha enviará informações que, somadas aos parâmetros do

cadastro de fornecedores, farão inserções no contas a pagar.

Caso não queira fazer a importação direta e possua o arquivo da Vila Velha para importação, selecione o

arquivo e sua localização e clique no botão Importar.

Desta forma a regra que prevalece é a importação através do arquivo se o campo estiver preenchido ou a importação direta se o campo estiver em branco.

Os campos que estão disponíveis no quadro Filtrar só deverão ser usados para consultas. Estas informações não deverão ser preenchidas no momento da importação.

Para filtrar e consultar as informações já importadas, selecione o período de competência inicial e final que

deseja visualizar, o nome do arquivo ou o nome do usuário que fez a importação. Também será possível

visualizar apenas os arquivos não importados.

Ao clicar no botão Importar, será apresentado um relatório com as ocorrências que foram identificadas durante a leitura do arquivo ou da importação diretamente pelo servidor da Vila Velha.

Dentre as ocorrências, podemos citar as apresentadas abaixo:

É importante lembrar que quando aparece a ocorrência Produto XYZ não encontrado, significa que para o

fornecedor que consta no arquivo não foi feita a parametrização do produto.

Para a leitura ocorrer corretamente, o CNPJ do fornecedor que está no arquivo entre as posições 176 até 190 tem que estar cadastrado no sistema e a parametrização do serviço também deve conter o produto

especificado.




148

Dica: Antes de processar qualquer arquivo, faça uma leitura no tópico de FORNECEDORES – PARÂMETROS DE

IMPORTAÇÃO DE CONTAS A PAGAR: É importante que sempre que um condomínio for captado ou baixado, a

Vila Velha seja avisada para vincular ou desvincular este condomínio do CNPJ da administradora.

Assim que as informações forem lidas, ao clicar no botão filtrar, serão apresentados os arquivos já processados.

O botão permitirá a visualização dos lançamentos;

O botão permitirá imprimir a listagem do arquivo;

O botão permitirá processar os lançamentos para o contas a pagar;

O botão permitirá validar o arquivo novamente, sem a necessidade de escolhê-lo no caminho especificado;

O botão eliminará este arquivo dos controles;

O botão é a indicação de que o arquivo possui ocorrências e que a visualização do relatório deve ser feita.

O relatório apresentará as informações do fornecedor que será utilizado para a importação, do condomínio,

valor, vencimento, referência, CNPJ do condomínio o número do boleto que será impresso pela Vila Velha e o

código da linha digitável que foi atribuído ao boleto.

A informação do número do lançamento no contas a pagar só será preenchida quando o botão processar for acionado.




149

Ao clicar no botão , a seguinte página será aberta:

Veja que os cadastros que foram avaliados e que estão de acordo com as parametrizações e com as

informações dos condomínios estão marcados para importar e aquelas linhas onde foram encontradas

inconsistências, aparecerão sem a opção de importar marcada e com a indicação de que houve uma ocorrência.

Caso queira alterar o código do condomínio de uma importação, clique no botão .

Ao terminar a alteração, clique no botão para confirmar o cadastro ou clique no botão para cancelar a

alteração.

Ao clicar no botão , os lançamentos que estavam com o status prontos para confirmação da importação

serão enviados ao contas a pagar e a legenda indicará que a criação do lançamento foi efetuada com

sucesso, enquanto a legenda indicará que estes lançamentos não foram inseridos no contas a pagar.




150

Ao clicar no botão processar e, pelo menos, um dos lançamentos forem incluídos no contas a pagar com

sucesso, o arquivo não poderá ser mais excluído e o ícone será apresentado nos filtros e consultas dos

arquivos já importados.

Ao emitir novamente o relatório, o campo referente ao número do lançamento estará preenchido nos casos em

que a importação ocorreu com sucesso.

Ao emitir relatórios do contas a pagar, como por exemplo, o fluxo de caixa, os lançamentos constantes na

importação estarão disponíveis para pagamento, sem que tenha ocorrido uma intervenção de um usuário para inserção manual e individual das obrigações dos condomínios, junto a Vila Velha.

Dica: Posicionamento de algumas informações constantes no arquivo da Vila Velha para conhecimento: O Valor do boleto que será importado está entre as posições 57 até a 68 do arquivo;

A Linha digitável do boleto que será importado está entre as posições 106 até a 159 do arquivo; O produto que será importado está entre as posições 91 até a 105 do arquivo;

O CNPJ do condomínio que será importado está entre as posições 162 até a 175 do arquivo;

O CNPJ da Vila Velha está entre as posições 176 até a 190 do arquivo;

a pagar - sistemas.jaime.com.brsistemas.jaime.com.br/manual/gosoft/condominio/modulo...

Documents