a modernização da gestão e o impacto nos sistemas públicos ... · evolução dos modelos de...

A MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO E O IMPACTO NOS SISTEMAS PÚBLICOS DE ARQUIVO

Lamberto Ricarte Serra Júnior

Evolução dos modelos de gestão pública

O Estado que planeja

Sistemas públicos de arquivo

Pensando fora da caixa:

Uma abordagem complementar para a gestão da informação pública

Ideias para debate

Agenda

quarta-feira, 7 de abril de 2010 2Lamberto Ricarte

Estimular a reflexão sobre como a informação pública, produzida pelo Estado, é gerenciada e sobre que ações devem ser adotadas para garantir a preservação da história administrativa recente.

Objetivo



Três grandes modelos de gestão:

Patrimonialista;

Burocrática; e

Gerencial.



Três grandes modelos de gestão:

Administração patrimonialista:

surgiu na era das monarquias absolutas;

o patrimônio público e o privado eram confundidos;

o Estado era entendido como propriedade do rei;

o nepotismo e o empreguismo, senão a corrupção, eram a norma.

Burocrática; e

Gerencial.



Três grandes modelos de gestão: Patrimonialista;

A administração burocrática clássica:

origem histórica na administração do exército prussiano;

baseada no princípio do mérito profissional;

foi implantada nos principais países europeus no final do século XIX; nos Estados Unidos, no começo do século XX; no Brasil, em 1936, com a reforma administrativa promovida por Maurício Nabuco e Luís Simões Lopes.

Gerencial.



Três grandes modelos de gestão: Patrimonialista; Burocrática; Administração pública gerencial: descentralização do ponto de vista político; descentralização administrativa; organizações com poucos níveis hierárquicos ao

invés de piramidal; pressuposto da confiança limitada e não da

desconfiança total; controle por resultados, a posteriori, ao invés do

controle rígido; e administração voltada para o atendimento do

cidadão, ao invés de auto-referida.



Administração pública gerencial (um modelo em evolução): começou a ser delineada ainda na primeira reforma

administrativa, nos anos 30;

em 1938, surge um primeiro sinal de administração pública gerencial, com a criação da primeira autarquia;

em 1956, o presidente Juscelino Kubitschek cria a Comissão de Simplificação Burocrática – COSB, que visava à elaboração de projetos direcionados para reformas globais e descentralização de serviços;



Administração pública gerencial (um modelo em evolução): A primeira tentativa de reforma gerencial da

administração pública brasileira, entretanto, irá acontecer no final dos anos 60, através do Decreto-Lei 200, de 1967.

Programa Nacional de Desburocratização, entre 1979 e 1983;

“retirar o usuário da condição colonial de súdito para investi-lo na de cidadão, destinatário de toda a atividade do Estado” (BELTRÃO, 1984)



Administração pública gerencial (um modelo em evolução): 1995 – início da Reforma do Estado e mais

especificamente a Reforma do Aparelho do Estado em busca de uma Nova Administração Pública.

Inauguração do planejamento de Estado com a institucionalização do Plano Plurianual – PPA.



Breve histórico do planejamento no Brasil:

em 1956, criação do Conselho de Desenvolvimento, com atribuições de coordenação e planejamento da política econômica;

em 1962, criação do Ministério do Planejamento;

em 1967, o Decreto-Lei 200 alterou o nome do Ministério para Ministério do Planejamento e Coordenação Geral;

de 1974 a 1995 as ações de planejamento foram executadas, principalmente, pela SEPLAN, que em alguns períodos esteve extinta ou incorporada a outro ministério;



Breve histórico do planejamento no Brasil: Em 1995, com a reforma administrativa realizada pelo

governo Fernando Henrique Cardoso, a SEPLAN foi transformada no Ministério do Planejamento e Orçamento - MPO.

Em 1º de janeiro de 1999, o MPO passa a se chamar Ministério do Orçamento e Gestão - MOG.A partir de 30 de julho de 1999, o MOG recebeu o nome atual de Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MPOG.



Ciclos de planejamento:

Brasil em Ação 1996-1999;

Avança Brasil 2000-2003;

Plano Brasil 2004-2007;

PPA 2008-2011;

X

PAC 2007-2010;

PAC 2 2011-2013...


quarta-feira, 7 de abril de 2010Lamberto Ricarte 14


O que é planejamento?

O planejamento é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando planos que permitam alcançar um conjunto de resultados concretos. Sendo, portanto, o lado racional da ação.

Tratando-se de um processo de deliberação abstrato e explícito que

escolhe e organiza ações, antecipando os resultados esperados. Esta deliberação busca alcançar, da melhor forma possível, alguns objetivos pré-definidos.



Planejamento de Estado

X

Planejamento Organizacional

O planejamento de Estado é um"método coerente e compreensivo de formação e implementação de diretrizes, através de um controle central de vastas redes de órgãos e instituições interdependentes, viabilizados por conhecimentos científicos e metodológicos”

LOPES, Carlos Thomaz G. Planejamento, Estado e Crescimento. São Paulo. Livraria Pioneira Editora: 1990.



De acordo com seu grau de amplitude, o planejamento pode ser categorizado em três níveis distintos: o planejamento estratégico, o tático e o operacional. O planejamento estratégico é o planejamento mais

amplo e abrangente da organização. Projetado a longo prazo, tem seus efeitos e conseqüências estendidos a vários anos pela frente, além de envolver a organização como um todo, abrangendo todos os seus recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos a nível mais abrangente. É definido pela cúpula da organização e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados.



O planejamento tático, por seu turno, é projetado a médio prazo, geralmente para o exercício anual. Envolve segmentos da organização, abrangendo seus recursos específicos, e é definido por cada segmento da organização.

O planejamento operacional é o planejamento feito para cada tarefa ou atividade. Geralmente é projetado para o curto prazo, e envolve cada tarefa ou atividade isoladamente, preocupando-se com o alcance de metas específicas.



Programa é um conjunto de projetos que devem ser conduzidos de forma coordenada, porque mantém um relacionamento entre si. Podem compartilhar recursos ou os resultados de um podem ser complementares ao do outro. A coordenação reduz o risco, gera economia de escala e benefícios que não poderiam ser obtidos se os projetos fossem gerenciados isoladamente.



Projeto é um empreendimento não repetitivo caracterizado por uma sequência lógica de eventos, com início, meio e fim que se destina a atingir um objetivo claro e definido sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade.



Processo é o conjunto de atividades ordenadas e interativas, realizadas sistematicamente, que fazem uso dos recursos da organização definindo responsabilidades dos agentes. Os processos são constituídos de entradas, agregam valor na execução de suas atividades e geram, na saída, um resultado concreto (produto ou serviço) para um cliente interno ou externo.



Projeto X Processos


TemporárioOriginal

MultifuncionalMandato Específico

Grau de incertezaFoco na Integração

PermanenteRepetitivoFuncionalRotineiroPadrão é conhecidoFoco na disciplina


O Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, cuja competência, organização e funcionamento estão regulamentados pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo.


http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?from_info_index=21&infoid=137&sid=54


Compete aos integrantes do SINAR: promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central; disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; [...]



Sistema público de arquivos no Paraná:

A Resolução nº3.107, de 25 de setembro de 1995, define o Departamento Estadual de Arquivo Público como órgão central da organização de arquivos do Paraná;

Decreto nº4.391/94, de 14 de dezembro de 1994, que instituiu o Sistema Integrado de Documentos.



Considera cada órgão como um ente do sistema, sem considerar a hipótese de um ente maior chamado Governo.


Órgão Central

Órgão A

Órgão B

Órgão C


Cada órgão é responsável pela gestão dos seus próprios documentos e não há um espaço comum para os programas e projetos de Governo;

A lógica dos sistemas públicos de arquivo é focada na gestão dos documentos oriundos dos processos de trabalho.

Programas e projetos geram, normalmente, documentos de valor permanente, processos não!



Instrumentos básicos de gestão:

Código de Classificação; e

Tabela de Temporalidade de Documentos.

São instrumentos fundamentais que visam sistematizar a acumulação de documentos resultantes das funções e atividades dos órgãos e estão relacionados aos processos de trabalho.


Uma abordagem complementar para a gestão da informação pública


Pensando fora da caixa:

Pensando fora da caixa

No período de 2003 a 2005, o Arquivo Nacional da Austrália realizou um projeto para identificar quais órgãos executam quais funções para fornecer uma indicação de onde as informações de alto valor são mais susceptíveis de serem encontradas. Este projeto foi chamado de Whole-of-Government Functional Analysis.



A Records Management Society, do Reino Unido, desenvolveu o Local Government Classification Scheme para apoiar as autoridades locais no desenvolvimento de sistemas de classificação para os negócios do governo local. Seu objetivo é promover a melhoria das práticas de gerenciamento de registros dentro do governo local, especialmente (mas não exclusivamente) com o desenvolvimento do documento eletrônico e soluções de gerenciamento de registros.



Plano de Classificação das Funções de Estado

(Proposta)

Criação de uma estrutura de classificação, baseada na norma AS ISO 15.489 e no modelo DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), do Arquivo Nacional da Austrália, com o objetivo de facilitar e aumentar a capacidade do Estado para compartilhar informações e conhecimento.



Plano de Classificação das Funções de Estado

(Proposta)

Esse Plano de Classificação representaria as Macro-Funções do Estado e permitiria que as inter-relações e conexões existentes entres os órgãos da administração pública que participam com recursos para a realização de programas e projetos fossem percebidos, já que compartilhariam o mesmo item de classificação.


Ideias para debate

O princípio da proveniência, postulado nos primórdios da arquivística moderna, ainda é válido para nortear a organização de documentos relacionados com as atividades finalísticas das organizações públicas, quando são orientadas por programas e projetos multidisciplinares e interinstitucionais?


Lamberto Ricarte Serra Júnior

Câmara dos Deputados

(61) 3216-2051

[email protected]


Obrigado

a modernização da gestão e o impacto nos sistemas públicos ... · evolução dos modelos de...

Documents