70793173 arquivistica metodos de arquivamento
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UNIFAI – CENTRO UNIVERSITÁRIO ASSUNÇÃO
BIBLIOTECONOMIA
Dafne do Prado S. Martins de Oliviera
Dalila Athayde Andrade Schaden
Emerson da Silva
Jaqueline
Sidiney Geraldo da Cunha
METODOS DE ARQUIVAMENTO
Trabalho apresentado à disciplina
de Arquivologia, no curso de
Biblioteconomia/ Noturno 4º semestre
Professora. Maria Cecilia
São Paulo
2011
SUMÁRIO
1 - INTRODUÇÃO...............................................................................1
2 - OBJETIVOS.....................................................................................2
3 - CONCEITOS E DEFINIÇÕES........................................................3
3.1 – ARQUIVAMENTO......................................................................
3.2 – ARQUIVO....................................................................................
3.2.1 - ARQUIVO CORRENTE............................................................
3.2.2 - ARQUIVO PERMANENTE......................................................
3.3 – FUNÇÃO......................................................................................
3.4 – VALORES....................................................................................
3.5 - SISTEMA DIRETO......................................................................
3.6 - SISTEMA INDIRETO..................................................................
3.7 - SISTEMA SEMI-INDIRETO.......................................................
4 – METODOS DE ARQUIVAMENTO.............................................
4.1 – MÉTODO ALFABÉTICO..........................................................
4.1.1 – VANTAGENS.........................................................................
4.1.2 – DESVANTAGENS.................................................................
4.1.3 – REGRAS DE ALFABETAÇÃO............................................
4.2 – METODO GEOGRÁFICO.......................................................
4.2.1 – VANTAGENS........................................................................
4.2.1 – DESVANTAGENS................................................................
4.2.3 – MODELOS.............................................................................
4.3 – METODOS NÚMERICOS.......................................................
4.3.1 – SIMPLES...............................................................................
4.3.2 – CRONOLOGICO..................................................................
4.3.3 – DIGITO TERMINAL..............................................................
4.3.4 – VANTAGENS...........................................................................................
4.3.4 – DESVANTAGENS.................................................................
4.3.5 – MODELOS.............................................................................
4.4 – METODOS IDEOGRÁFICOS – ASSUNTOS ..........................
4.4.1 – METODOS POR ASSUNTO..................................................
4.4.1.1 - MÉTODO ALFABÉTICO....................................................
4.4.1.2 - ORDEM DICIONÁRIA........................................................
4.4.1.3 - ORDEM ENCICLOPÉDICA................................................
4.4.2 - MÉTODO NUMÉRICO DE ASSUNTO.................................
4.4.2.1 - MÉTODO DUPLEX.............................................................
4.4.2.2 - MÉTODO DECIMAL..........................................................
4.4.2.2.1 - ÍNDICE ALFABÉTICO....................................................
4.4.2.3 – UNITERMO OU INDEXAÇÃO COORDENADA..........................
4.4.3 – VANTAGENS......................................................................................
4.4.4 – DESVANTAGENS..............................................................................
4.4.5 – MODELOS...........................................................................................
4.5 – METODO PADRONIZADOS..................................................................
4.5.1 - MÉTODO VARIADEX.........................................................................
4.5.2 – VANTAGENS.....................................................................................
4.5.3 – DESVANTAGENS.............................................................................
4.5.4 – MODELO............................................................................................
CONCLUSÃO................................................................................................
REFERÊNCIAS..............................................................................................
1 – INTRODUÇÃO
O presente trabalho foi elaborado com o objetivo mostrar os métodos de arquivamento, o
que é, para que serve e objetivo concentuando-os, exemplificando as vantagens e
desvantagens dos métodos envolvidos.
Basicos
Alfabetico
Geografico
Numerico – Simples, Cronologico e Digito Terminal
Ideograficos (Assuntos)
Alfabetico – Enciclopédico e Dicionário
Numericos – Duplex, Decimal e Unitermo ou Indexacao Coordenada
Padronizados
Variadex
2 – OBJETIVOS
O objetivo do trabalho é demonstrar os metodos de arquivamento, permitindo
exelentes resultados em padronização, localização rápida, eliminação de
riscos, maior agilidade operacional, conservação do acervo e melhor
aproveitamento de mão-de-obra.
3 – CONCEITO E DEFINIÇÕES
3.1 – ARQUIVAMENTO
A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos
para a tomada de decisão e comprovação de diretios e obrigações, o que so se efetivara se
os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.
Mais importante, pois, do que guardar (arquivar) é achar, rapidamente (recuperar as
informações) no momento desejado. Cada ramo de atividade exige um método diferente,
adequado as suas finalidades e é determinado pela natureza dos documentos a serem
arquivados e pela estrutura da entidade.
Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devido lugares em equipamentos
que lhes forem próprios e de acordo com método definido.
3.2 – ARQUIVO
É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
governo/instituição/entidade/pessoa. O termo arquivo pode também ser usado para designar
conjunto de documentos e o móvel para guarda de documentos, local onde o acervo
documental devera ser conservado.
3.2.1 - ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos em curso de uso freqüentes também denomindado arquivo de
movimento.
Arquivo em deposito- Conjunto de documentos colocados sob a guardda de um arquivo
permanente embora não pertençam ao ser acervos.
Arquivo Intermediario- Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que
aguardam destine disponibilizar as informações contidas MPs documentos para a ação
final.
3.2.2 - ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos que são preservados respeitada a destinação estabelecida.
Finalidade- A principal finalidade dos arquivos é servir a administração constituindo-se
com o decorrer do tempo em base do conhecimento da historia.
3.3 – FUNÇÃO
A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo
documental sob sua guarda, o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente
classificados e devidamente guardados.
3.4 – VALORES
Se ao tempo da produção, tramitação e vigência dos documento a (chamada primeira idade
arquivistica), eles serviram a dimensão jurídica e administrativa (usio primário, valor
primário, valor de prova), posteriormente esses documentos passam a ter um valor residual,
que valera.
É o seu valor secundário, sendo permitido o uso do termo secundário, realizado pelos
historiadores em geral, de cunho mais amplo que o restrito ditado jurídico e administrativo
contido no teor documental.
3.5 - SISTEMA DIRETO
É aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde esta guardado.
3.6 - SISTEMA INDIRETO
É aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um
código
3.7 - SISTEMA SEMI-INDIRETO
É a combinação entre letras e números mais conhecido como método alfanumérico, pois
não se inclui nem na classe de método básico nem padronizado e é considerado sistema
semi-indireto.
4 – METODOS DE ARQUIVAMENTO
4.1 – MÉTODO ALFABÉTICO
É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME.
É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente no documento, não sendo
necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.
Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética,
respeitadas as normas gerais para a alfabetação, através de guias divisórias, com as
respectivas letras. (PAES,2005)
4.1.1 – VANTAGENS
Os documentos ficam armazenados em ordem rigorosamente alfabética e sua localização
não necessita de pesquisa em algum índice tão somente ir seguindo a ordem alfabética.
4.1.2 – DESVANTAGENS
Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético, quando o
volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia
dos nomes e a falta de atenção e compreensão de quem executa o trabalho.
4.1.3 – REGRAS DE ALFABETAÇÃO
1) Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Pedro Paulo Macedo Macedo, Pedro Paulo Andrade, Paulino
Paulino Andrade Andrade, Paulino Macedo, Pedro Paulo
Jarbas Vasconcelos Vasconcelos, Jarbas Vasconcelo, Jarbas
2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.
João Antunes Antunes, Aníbal.
Aníbal Antunes Antunes, João.
Paulo Antunes Antunes, Paulo.
3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hífen, não se
separam.
Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor
Humberto Castelo-Branco Castelo-Branco, Humberto
Luciano Porto-Seguro Porto-Seguro, Luciano
4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras dos nomes compostos
por um adjetivo e um substantivo.
Paulo Santa Cruz Santa Cruz, Paulo
Maria Santa Rita Santa Rita, Maria
Luís São Paulo São Paulo, Luís
5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de nomes iguais.
J. Pereira Pereira, J.
João Pereira Pereira, João
José Pereira Pereira, Jonas
Jonas Pereira Pereira José.
6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.
Paula d’Alencar Alencar, Paula d’
Luíza da Câmara Câmara, Luíza da
José de Oliveira Oliveira, José de.
Mário do Couto Couto, Mário do
7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho
são considerados parte integrante do último sobrenome - mas não são considerados na
ordenação alfabética.
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Júnior Oliveira Júnior, Oscar de. Brito Neto, Antônio de.
Sebastião de Pádua
Sobrinho
Pádua Sobrinho, Sebastião de. Oliveira Júnior, Oscar de.
Antônio de Brito Neto Brito Neto, Antônio de Pádua Sobrinho, Sebastião de.
8) Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.
Ministro João Cabral Cabral, João (Ministro). Brito, Paula (Dra.).
Professor Paulo Ramalho Ramalho, Paulo (Professor). Cabral, João (Ministro).
General Oscar Teixeira Teixeira, Oscar (General). Ramalho, Paulo (Professor).
Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.). Teixeira, Oscar (General).
9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.
Winston Churchill Churchill, Winston
Charles de Gaulle Gaulle, Charles de
John Kennedy Kennedy, John
Paul Schmidt Schmidt, Paul
10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-las como
parte integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas.
John Mac Adam Giulio di Capri.
Paul MacCarthey Mac Adam, John.
Gordon O’Brien MacCarthey, Paul.
Giulio di Capri O’Brien, Gordon
11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome de família do pai.
José Oviedo y Bãnos Oviedo y Bãnos, José de Arco y Molinero, Angel del.
Francisco Pina de Mello Pina de Mello, Francisco Oviedo y Bãnos, José de
Angel del Arco y Molinero Arco y Molinero, Angel del. Pina de Mello, Francisco
Antônio de los Rios Rios,. Antônio de los Rios,. Antônio de los
12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registrados como se apresentam.
Al Ben-Hur Al Ben-Hur
Li Yutang Li Yutang
Anuar el Sadat Anuar el Sadat
13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser
transcritos como se apresentam. Não se considera para ordenação os artigos, preposições
que compõem os nomes.
Banco Real S.A. Banco do Brasil
A Insinuante Banco Real S.A.
Fundação Joaquim Nabuco Bank of Boston (The)
EMBRATEL Colegial (A)
Banco do Brasil EMBRATEL
The Library of Congress Fundação Joaquim Nabuco
A Colegial Insinuante (A)
The Bank of Boston Library of Congress (The)
Pesca do Vale e Cia. Pesca do Vale e Cia
14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser
precedidos pelo nome do país.
The Washington Post Estados Unidos. Financial Times (The)
The Financial Times Estados Unidos. Library of Congress (The)
The Library of Congress The Washington Post
15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembléias, etc, os números
arábicos, romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre parênteses.
II Conferência de Saúde Conferência de Saúde (II)
Quarto Encontro de Ecoturismo Congresso de Direito (3 o
)
3o Congresso de Direito Quarto Encontro de Ecoturismo (Quarto)
II Feira de Pequenos Empreendedores Feira de Pequenos Empreendedores (II)
4.2 – METODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é do sistema direto. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas
por áreas geográficas. Deve ser complementado por um índice com o nome das pessoas e
respectiva localização. O elemento considerado é o local.
As melhores ordenações geográficas são:
Nome do estado, cidade e correspondente
4.2.1 – VANTAGENS
É direto e de fácil manuseio.
4.2.1 – DESVANTAGENS
Exige duas classificações – local e nome do correspondente.
4.2.3 - MODELOS
a) Nome do Estado, Cidade e correspondente.
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
São Paulo São José dos Campos Silva, Paulo
São Paulo Lorena Vitório, João (Dr.)
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Tavares, José (General)
Rio de Janeiro Campos Acioly, Paulo (Dr.)
Pernambuco Recife Dantas, Maria
Pernambuco Caruaru Lima, Alfredo
* Observe a ordem por Estado, independente da ordenação alfabética das cidades. Devem
ser usadas guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos Estados. Observe ainda
que as capitais vêm na frente das cidades.
FIGURA 5
São Paulo
Rio de Janeiro
Pernambuco
b) Nome da Cidade, Estado e correspondente.
Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem alfabética
das cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, sem destaque.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
São Paulo São Paulo Correa, Carlos
Santos São Paulo Nava, Pedro
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Silva, José (Dr.)
Rio de Janeiro Campos Gondim, Pedro
Recife Pernambuco Correa, Isac
Lorena São Paulo Ivo, Pedro (Juiz)
Itambé Paraíba Rabelo, Paulo
Brasília Minas Gerais Bonfim, Tiago
Brasília Distrito Federal Souza, Renato
* Não é necessário o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos
Estados, e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades.
FIGURA 6
Lorena - São Paulo
Limeira - São Paulo
Itambé - Paraíba
Brasília - Minas Gerais
Brasília - Distrito Federal
c) Outros países
Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido da capital e
do correspondente.
PAÍS CAPITAL CORRESPONDENTE
Rússia Moscou Gagarin, Yuri
Portugal Porto Guimarães, Pedro
Portugal Coimbra Rocha, João
Portugal Lisboa Dias, Fernando
Inglaterra Liverpool Star, Ringo
Inglaterra Londres Smith, Paul
França Rennes Bardin, Pierre
França Lorena Bardot, Brigite
França Paris Vadin, Roger
FIGURA 7
Inglaterra - Liverpool
Inglaterra - Londres
França - Rennes
França - Lorena
França - Paris
4.3 – METODOS NÚMERICOS
Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado.
Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou
pasta, existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético, em fichas, que fornecerá o
número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A numeração é seqüencial.
Os métodos numéricos são:
a) Simples
b) Cronológico
c) Digito-terminal.
4.3.1 - SIMPLES
O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente
- onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação com a ordem alfabética.
Além do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índice
alfabético-remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar os documentos.
Observe na Figura 9, o arranjo de “correspondentes eventuais”, recurso utilizado para
reunir documentos em número bastante reduzido, o que não justificaria a abertura de pastas
individuais.
O método numérico simples, feitas algumas adaptações, é aplicado aos arquivos especiais
(discos, fitas, vídeos, etc) e especializados (projetos de engenharia, prontuários médicos e
hospitalares, cadastro de pessoal em escritórios, etc).
4.3.2 - CRONOLOGICO
Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse método é adotado
em quase todas as repartições públicas. O documento recebe um número (protocolo) e a
data.
O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além do número e da data,
estão contidas informações úteis. em geral é chamado processo, a partir daí.
A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos, inclusive o
acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de arquivamento que
dispensa o uso de pastas miscelâneas, uma vez que cada documento recebe o seu próprio
número de registro, constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem
numérica. Tem como vantagem o maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros.
Sendo um método indireto exige duplicidade de pesquisa, a busca se dá pelo número e a
data do processo, automatizado ou não.
4.3.3 – DIGITO TERMINAL
Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros, no arquivamento de grande
volume de documentos; contando com o recurso da automação, além de equipamentos de
grande porte para armazenamento de alto número de documentos - esse método é ideal para
instituições que precisam arquivar um crescente número de documentos: Caixa
Econômica/BNH, INSS, hospitais, bancos, etc.
De acordo com Paes, os documentos são numerados seqüencialmente e sua leitura
apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três
grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda formando pares.
Decompondo-se o número 945.370 - têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a leitura é
feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primário; o grupo 53 = secundário; e o
grupo 94 = terciário.
O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados no espaço
destinados aos números terminados em 70 (primários); em seguida documentos terminados
em 53 (valor secundário); e finalmente documentos com valor terciário, armazenados com
finais de números 94.
Entre as vantagens desse método está a rapidez na localização dos documentos,
considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, além da expansão equilibrada
do arquivo. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e os documentos,
obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura.
4.3.4 – VANTAGENS
Não tem a necessidade de separar as documentações em ordem de assunto ou alfabética.
Mas idenfica-las é impressindivel.
4.3.4 – DESVANTAGENS
Ambos necessitam de um índice remissivo e caso não tenha um controle eletrônico
necessita de um rigidez no controle manual.
4.3.5 – MODELOS
FIGURA 8
GAVETAS DE ARQUIVO NUMÉRICO SIMPLES
Índice alfabético (fichas)
Registro em pasta
FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prática
E 10 Oswaldo Paes
E 3 Lúcia Villa-Verde
E 2 Carlos São Pedro
E 1 Pedro Nava Filho
Correspondentes
Eventuais
6 Fundação Getúlio Vargas
5 Oswaldo Peixoto
4 Banco do Brasil
3 Luis Carlos Ribeiro
2 Walter Rodrigues
1 Paulo de Castro
Correspondentes
Efetivos
Villa Verde - Lúcia - E 3
São Paulo, Carlos - E 2
Rodrigues, Walter - 2
Ribeiro, Luis Carlos - 3
Peixoto, Oswaldo - 5
Paes, Oswaldo - E 10
Fundação Getúlio Vargas - 6
Nava Filho, Pedro - E 1
Castro, Paulo de - 1
Banco do Brasil - 4
4.4 – METODOS IDEOGRÁFICOS – ASSUNTOS
Alfabetico
Enciclopédico
Dicionário
Numericos
Duplex
Decimal
Unitermo ou Indexacao Coordenada
4.4.1 – METODOS POR ASSUNTO
Para Castro, “toda instituição dispõe de um certo número de documentos que devem ser
arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento é
mais importante do que o nome ou o endereço do indivíduo ou da entidade.
Neste caso, conforme o que está sendo tratado no texto do documento, determina-se o
assunto pelo qual se há de arquivar”.3
A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução, depende da
correta interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das
atividades institucionais. É o método mais aconselhado nos casos de grandes volumes de
documentos e variedade de assuntos.
No arquivamento por assunto, podem ser adotados:
- Método alfabético
- Método numérico
4.4.1.1 - MÉTODO ALFABÉTICO
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada é pequena,
deve-se adotar um método alfabético que pode obedecer duas ordens: ordem dicionária ou
ordem enciclopédica.
4.4.1.2 - ORDEM DICIONÁRIA
Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética, obedecendo-se à seqüência das letras.
Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionária, do Departamento de
Pessoal de uma instituição pública.
4.4.1.3 - ORDEM ENCICLOPÉDICA
Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordem alfabética.
Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educação da Universidade YZ.
4.4.2 - MÉTODO NUMÉRICO DE ASSUNTO
O sistema numérico, aplicado à classificação por assunto facilita as operações, pois basta
marcar com um número (símbolo) cada papel, para indicar o local exato onde o documento
deverá ser arquivado.
Usando-se métodos numéricos é indispensável:
1) Um índice alfabético.
2) Um código de classificação.
A aplicação de um dos métodos implica em um estudo completo da(s):
* Organização
* Documentação
* Necessidade do usuário.
Utiliza-se neste sistema os métodos:
- método duplex
- método decimal
4.4.2.1 - MÉTODO DUPLEX
Aqui a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gênero para
a espécie e desta para a minúcia (detalhes do gênero). Este método não possui a dificuldade
apresentada pelo método decimal, onde se tem que prever antecipadamente todas as classes.
Se, por um lado, o método permite a abertura ilimitada de classes, por outro lado exige que
o arquivista tenha cuidado para não abrir pastas para temas (pastas primárias) ou assuntos,
já incluídos em subclasses.
No método a relação entre as partes é indicada por um traço de união.
Exemplo: um escritório de contabilidade foi criado para assessorar contabilmente empresas
e indústrias, em dado momento passou a trabalhar para postos de gasolina. Seu arquivo
inicialmente tinha as seguintes classes principais:
01 CONTABILIDADE 07 METAIS
02 EMPREGADOS 08 FERRAGENS
03 MÓVEIS 09 TINTAS
04 IMÓVEIS 10 ÓLEOS, LUBRIFICANTES
05 SEGUROS 11 FERRAMENTAS
06 TRANSPORTES 12.MATERIAL DE CONSTRUÇÃO
Mais tarde a empresa resolveu negociar também com material elétrico. O arquivista terá
que abrir outra classe em seu código que refletirá mais esta novidade:
13 MATERIAL ELÉTRICO
14 EQUIPAMENTO ELÉTRICO.
Conforme abaixo, a estrutura do Método duplex, estabelece a relação entre as partes através
de um traço-de-união.
1. CONTABILIDADE
1-1 CONTAS A RECEBER
1-1-1 CONTAS DO GOVERNO
1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA
1-2 CONTAS A PAGAR
1-2-1 BANCOS
1-2-1-1 ULTRAMARINO
1-2-1-2 FRANCÊS
1-2-1-3 ALEMÃO
1-2-1-4 DO BRASIL
..........
..........
10 ÓLEOS E LUBRIFICANTES
10-1 ÓLEOS
10-1-1 ISOLANTES
10-1-2 LUBRIFICANTES
..........
..........
13. MATERIAL ELÉTRICO
13-1 FIOS
13-1-1 FITAS ISOLANTES
13-1-2 OUTROS CONDUTORES
4.4.2.2 - MÉTODO DECIMAL
Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey (bibliotecário
norte-americano).
Castro adianta que “...a classificação decimal consta de uma tabela de assuntos,
denominada código de assuntos e de um índice que permite sua rápida localização. Tal
classificação distirbui os assuntos em nove classes. A décima classe é reservada para os
assuntos de caráter muito genérico, que não devem ser incluídos em nenhuma das outras
nove classes, já estabelecidas.
Cada classe, por sua vez, está subdividida em subclasses e uma décima para generalidades e
assim sucessivamente, recebendo as denominações: divisões, grupos , subgrupos, etc.
A codificação é formada por números cujos três primeiros algarismos, que estão separados
dos demais por um ponto, representam cada uma das dez classes. Portanto, a parte inteira
do número é sempre composta de três algarismos. A parte decimal pode não existir, como
pode ter um, dois, três ou mais algarismos.”3
O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral para o particular. A tábua, tabela
ou esquema, com a classificação adotada tem o nome de classificador ou código, e não
dispensa um índice alfabético. Não existe uma classificação universal para arquivos - cada
instituição tem a sua classificação particular.
Para utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente rigoroso estudo do mecanismo
da classificação decimal.
Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a técnica da classificação de Dewey -
nunca a classificação propriamente dita. É difícil para um arquivista iniciante determinar
quais as classes principais, que compreendem em si todos os assuntos contidos nos
documentos produzidos ou recebidos pelo órgão - se as classes não forem bem definidas,
encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em locais diferentes.
TRECHO DA CLASSIFICAÇÃO DE DEWEY:
CLASSES
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religião
3 - Ciências Sociais
4 - Filologia
5 - Ciências Puras
6 - Ciências Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
.....
SUBDIVISÃO DA CLASSE 6
600 - Ciências Aplicadas
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Ciências e Artes Domésticas
650 - Serviços Gerenciais
660 - Indústrias Químicas
670 - Manufaturas - miscelânea
690 - Construção
.....
SUBDIVISÃO DA CLASSE 610
610 - Medicina
611 - Anatomia
612 - Fisiologia Humana
616 - Clínica Médica
616-1 - Cardiologia
616-2 - Sistema respiratório
À medida que se apresenta um assunto, deve-se procurar onde colocá-lo, partindo-se
sempre do geral para o particular.
EXEMPLO DA TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO
000 - Administração geral
100 - Pesquisas
110 - Psicologia
111 - Aplicada ao trabalho
112 - Aplicada à educação
.....
200 - Cursos
210 - Formação
220 - Especialização
230 - Pós-Graduação
231 - Mestrado
232 - Doutorado
.....
500 - Documentação e Informação
510 - Sistema de bibliotecas
520 - Sistema de arquivos
530 - Automação e processamento de dados
531 - Sistemas
532 - Redes
4.4.2.2.1 - ÍNDICE ALFABÉTICO
Tanto no método duplex, como no decimal, uma vez concluído o plano de classificação,
deve-se elaborar o índice alfabético - que funcionará como instrumento auxiliar na
recuperação da informação.
4.4.2.3 – UNITERMO OU INDEXAÇÃO COORDENADA
O Método Unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube em
princípios de 1950.
Não é recomendada sua aplicação nos arquivos convencionais, a indexação coordenada
vem sendo utilizada, com êxito, nos arquivos especiais e especializados. (PAES, 2004)
O método consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número
em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse número, denominado
número de registro, controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no documento,
em lugar visível e previamente determinado.
A finalidade deste número é identificar e localizar o documento quando solicitado.
Uma vez numerado, procede-se à análise do documento, de onde devem ser destacados
todos os elementos identificadores que servirão à pesquisa posterior: nomes, assuntos, fatos
ou acontecimentos, datas, lugares, fenômenos, objetos etc. Tais elementos devem ser
transcritos em uma ficha índice, sob a forma de palavra-chave, para facilitar a localização
dos documentos.
4.4.3 - VANTAGENS
Todos os assuntos relacionados a um determinado tópico ficam reunidos em grupos, sejam
eles numericos ou alfabeticos.
4.4.4 – DESVANTAGENS
Nestes metodos a desvantagem pode ocorrer na fase do diagnostico da documentação, onde
tem que levar em conta a instituição e o meio onde ela está inserido.
4.4.5 – MODELOS
FIGURA 9
ORDEM DICIONÁRIA
Verbas
Transferências
Promoções
Máquinas
Fichas Pessoais
Férias
Dotações
Diárias
Demisões
Créditos
Ajuda de custo
Admissão
Departamento
de Pessoal
FIGURA 10
ORDEM ENCICLOPÉDICA
Impressão
Exposição
Distribuição
Publicações
Aplicada ao trabalho
Aplicada à educação
Psicologia
Economia
Ciência Política
Administração
Pesquisas
Mestrado
Formação
Especialização
Doutorado
Cursos
Departamento de educação
FIGURA 11
ÍNDICE ALFABÉTICO
ASSUNTO
MÉTODO
DUPLEX DECIMAL
Administração Geral 0 000
Arquivos (Sistemas) 5-2 520
Assistência Técnica 4 400
Biblioteca (Sistemas) 5-1 510
......
Cursos 2 200
Especialização 2-2 220
Mestrado 2-3-1 231
Doutorado 2-3-2 232
Processamento de dados 5-3 530
Psicologia (Pesquisas) 1-1 110
Aplicada à Educação 1-1-2 112
4.5 – METODO PADRONIZADOS
4.5.1 - MÉTODO VARIADEX
Com o crescimento das instituições e consequentemente sua massa documental outros
medotos de arquivamento foram criados para atender a demanda e um destes é o Metodo
Variadex onde se combina as cores juntamente com os números.
Há outros como o automático e o soundex que não tem aplicação na prática no Brasil e o
Rôneo e o mnemônio são obsoletos.
Este método é variante do alfabético. E foi concebido pela Remington Rand, introduzindo
as cores para facilitar não apenas o arquivamento mas a recuperação.
Como seria impossível determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez que
seriam necessárias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da chave devem
ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda letra do nome de entrada e não
da inicial, a qual indicará a seção alfabética correspondente para sua ordenação.
4.5.2 – VANTAGENS
Facil identificação atraves das cores combinadas com a ordem alfabetica.
4.5.3 – DESVANTAGENS
Ter o custo de adquerir fichas e os pastas com cores diferentes para facilitar a identificação.
4.5.4 – MODELO
Letras Cores
A, B, C, D, e abreviações Ouro
E, F, G, H, e abreviações Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações Verde
O, P, Q e abreviações Azul
R, S, T, U, V, X, W, Y, Z e abreviações palha
CONCLUSÃO
Para a execução do trabalho foram elaborados pesquisas para fazer o levantamento do
assunto tratado, as dificuldade encontradas foram mesclar os conceitos de autores diferentes
e o entendimento do mesmo pelo grupo.
Com este trabalho pudemos constatar que O METODOS DE ARQUIVAMETO escolhido
por cada instituição é de grande importância para o controle da Informação existente, onde
todas as técnicas desenvolvidas auxiliam na busca coerente de dados, ou seja na
recuperação da Informação independente do metódo adotado.
O assunto metodos de arquivamento é um tema que merece um dispendimento de tempo
para pesquisa sobre os métodos mais utilizados de arquivamento não apenas no Brasil mas
também no mundo.
Nosso grupo apos algumas discussões sobre qual metodo nos os identificamos, decidimos
pelo MÉTODO ALFABÉTICO, pois tomamos por base um arquivo de dossiês de alunos
de um instituição de ensino.
Por ser o metodo mais simples, considerando que o resgate da informação seja o NOME.
Trata-se de um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente no documento, não
sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Onde
as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas
gerais para a alfabetação, através de guias divisórias, com as respectivas letras.
Como já descrito anteriormente as vantagens e desvantagens deste método são:
Vantagens - Os documentos ficam armazenados em ordem rigorosamente alfabética e sua
localização não necessita de pesquisa em algum índice tão somente ir seguindo a ordem
alfabética.
Desvantagens - Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento
alfabético, quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à
variedade de grafia dos nomes e a falta de atenção e compreensão de quem executa o
trabalho.
É de extrema importante termos em mente sempre a adequação do que a empresa necessita,
sempre levando em conta processo de recuperar a importação independente do suporte que
estiver inserido.
O trabalho nos deu a visão de que é importante alem da escolha do método tambem o seu
entendimento e análise para que possamos perceber como este processo irá afetar a rotina e
mudar alguns conceitos dentro da instituição e como podemos utilizá-lo de forma coerente
para transmitirmos a mensagem que queremos. Se existir um sistema qualificado que
permita a recuperação em tempo hábil, facilitará o atendimento ao cliente, disseminação e
organização do conhecimento humano.
REFERÊNCIAS
PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. - Rio de Janeiro : FVG, 1997. 225p.
CASTRO, A. de Moraes e, GASPARIAN, D.M.C. Arquivística = técnica; Arquivologia =
ciência. Brasília : ABDF, 1985. 2v. v.1, p.39-45.