apostila arquivamento

8/8/2019 apostila ARQUIVAMENTO

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SUMRIO

Apresentao 3

1-Noes Bsicas de Arquivos 4

1.1-O Que Arquivo 41.2-Tipos de Arquivos 5

1.3-Sistema de Arquivos 5

1.4-Natureza dos Documentos 6

1.5-Idade dos Arquivos 7

2-Roteiro Para Organizar Correntes e Intermadirios 8

2.1-Recursos Humanos 8

2.2-Instalaes 9

2.3-Recursos Materiais 93-Como Organizar um Arquivo 11

3.1-Plano de Classificao 11

3.2-Montagem do Plano de Classificao 12

3.3-Rotinas de Arquivamento 14

3.4-Plano de Destinao de Documentos 19

Anexos 1-Regras de Alfabetao 21

Anexos 2-Transparncias 27

Bibliografia 37

MATERIAL GRTIS PARA CONCURSOS: WWW.REIDOSCONCURSOS.BLOGSPOT.COM


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APRESENTAO

Esta apostila foi preparada para municiar o Curso Noes Bsicas paraOrganizao de Arquivos Ativos e Semi-ativos, oferecido para servidoresadministrativos que atuam na rea Hospitalar da Unicamp, a pedido da DiretoriaGeral de Recursos Humanos.

O programa geral proposto foi o de apresentar conceitos bsicos utilizados emarquivos, um roteiro para a organizao dos arquivos, incluindo noes depreparao de planos de classificao e destinao de documentos e rotinas dearquivamento.

As informaes contidas neste documento foram baseadas em experincias dainstrutura com a estruturao e organizao de arquivos da Universidade e com oauxlia da bibliografia citada.


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1-NOES BSICAS DE ARQUIVOS

Para que voc possa entender como organizar e como escolher o melhor

mtodo ou sistema de organizao que atenda a instituio que voc trabalha,

necessrio que se entenda o que so ARQUIVOS e DOCUMENTOS

1.1-O que Arquivo?

Voc j sabe mas, vamos tentar dar mais valor a essa palavra?

A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo oconjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, soreunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas,

pblicas ou privadas.

Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos de pesquisa e derelatrios de atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins denotas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo,e devem naturalmente refletir as suas atividades.

Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativoresponsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dosarquivos sob sua jurisdio.

Ex. Arquivo Central da Unicamp

Ex.DAME do Hospital de Clnicas

E tem mais: ARQUIVO tambm conhecido como mvel ou armrio que guardadocumentos (mas no vamos considerar essa definio nesse texto).


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1.2-Tipos de Arquivos

Baseados nas primeiras definies podemos dizer que existem vrios tipos de

Arquivos, tudo depende dos objetivos e competncias das entidades que osproduzem.

.Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem serclassificados em:

Pblicos (federal, estadual, municipal);

Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes);

Comerciais (empresas, corporaes, companhias) ;e

Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc)

Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujasinformaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitase so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo maiscompleto

Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muitoespecializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literriose que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiaisespecficos. So conhecidos como Arquivos Especializados

1.3-Sistema de Arquivos

Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou deuma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio.que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modointegrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comunsExemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp

E Documento?

a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seuSUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de umaATIVIDADE.

O documento pode ser Simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ouComposto (Processo)


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1.4-Natureza dos Documentos

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo comas suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazemparte do conjunto de seus produtos.Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bemcomo so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que seapresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los:

1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a suanatureza e o modo como foi confeccionado:

Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz,microficha, rolo, tira de microfilme, mapa

2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com adisposio e a natureza das informaes nesse contidas.

Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado,requerimento, organograma)

3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com osistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.

Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico(obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual(documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas,objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,)

4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento deacordo com a atividade que a gerou.

Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento deDepartamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia,Pronturio Mdico, Tabela Salarial.


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1.5-Idade dos Arquivos

Voc sabia que os Arquivos tambm tem ciclo de vida?.

, e este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato,ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fasese diz na Arquivstica que tem relao com a VIGNCIA do documento (a razode ser do documento).Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funoda importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao oumesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado.

Ento o ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos:

Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira Idade ouAtivo.So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatospara os quais foram produzidos e que se conservam junto aos rgos produtoresem razo de sua vigncia e frequncia de uso.So muito usados pela administrao.

Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou Semi-Ativo. So Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio,sua destinao final.Apresenta pequena frequncia de uso pela administrao.

Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou Histrico.So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo doseu valor.O acesso pblico.

Ateno: Por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado morto ou inativo.

Lembre-se importante saber estes conceitos porque os mtodos deorganizao em cada fase do ciclo poder sofrer algumas diferenas, devido afrequncia de uso e mesmo pelo perfil do usurio.


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2-ROTEIRO PARA SE ORGANIZAR ARQUIVOS CORRENTES EINTERMEDIRIOS

Nessa apostila no trataremos da organizao de Arquivo Permanente,muito embora a organizao deste seja uma consequncia natural da gestodos Arquivos anteriores.

Estrutura Bsica NecessriaPara poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o Arquivo necessitade uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos:

Recursos Humanos Instalaes Recursos Materiais

2.1-RECURSOS HUMANOS

A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo dever ser confiada apessoal competente e responsvel para executar as operaes de:

a) Selecionar documentosb) Registrar documentosc) Estabelecer o mtodo de classificao adequadod) Codificar documentose) Ordenar documentosf) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotadog) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e

atualizadoh) Localizar documentos

i) Controlar a sada de documentos do arquivo j) Transferir e descartar documentosk) Orientar e treinar usurios

Para desenvolver estas atividades, o tcnico em arquivos deve possuir algunsrequisitos indispensveis, dentre os quais destacamos:


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a) Estar ao par de todas as atividades e interesses da Instituio e da suarea de atuao;

b) Conhecer as principais regras para classificar documentos;c) Conhecer abreviaturas importantes;

d) Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dosdocumentos;

e) Ser leal e discreto;f) Ser metdico;g) Possuir boa memria

2.2-INSTALAES

A instalao dos arquivos requer anlise do seguintes aspectos:

Localizao: acessvel (se for volumoso prefervel que seja no andar trreo

devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se;

Iluminao: ampla, mas, difusa, isto sem que tenha incidncia direta do sol;

Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel;

Higienizao: limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica;

Disposio: (lay out): espao livre para locomoo; fcil consulta e conservaodo acervo;

Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes etc.

2.3-RECURSOS MATERIAIS

Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos queeconomize espao, que permita arrumao racional dos documentos e queapresente capacidade de expanso, seguro e resistente;

Acessrios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastasA/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para cada tipo dearquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos. Observar tambm asetiquetas e projees para que sejam ideais.

Obs.: para os Arquivos Intermedirios que so instalados em depsitoscentralizados, o ideal o uso de Caixas para o armazenamento de documentos.


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3-Como Organizar um Arquivo?

interessante que a sua Unidade ou rea de trabalho tenha um plano declassificao para que voc possa guardar os documentos dentro dosdossis ou pastas certas.

Classificao , portanto, a sequncia de operaes que, de acordo com asdiferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir osdocumentos de um Arquivo.

3.1-Plano de Classificao

Todas as Unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada reaidentifica as suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, interessante entender como a sistemtica para se montar um Plano que faciliteo trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos.

Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nasestruturas e funes da instituio, pode ser utilizado por qualquer Unidade daUnicamp. Siga as etapas abaixo sugeridas:

a) Identifique as Atribuies e Atividades da Instituio e da rea em quevoc trabalha

Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais quevezes so Portarias, Deliberaes, Estatuto, outras vezes, voc encontraessas informaes nas primeiras Atas e Relatrios da sua rea. Em ltimocaso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

b) Relacione e organize o que voc levantou.Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantao desua rea/rgo e/ou o que voc conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir documprimento das atividades identificadasRelacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas


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Obs.: uma atividade pode gerar vrios documentos e um tipo de documentopode ser produzido em grande escala.

3.2-Montagem do Plano de Classificao

1. Relacione as atividades da sua reaExemplos:

Agendar pacientes para atendimento odontolgicoAgendar pacientes para atendimento mdicoAssessorar reunies da DiretoriaPreparar minutas de correspondncias para DiretoriaControlar o inventrio patrimonial do rgoRegistrar frequencia de funcionriosProceder ao cadastro de funcionriosControlar friasSolicitar materiais de consumo/almoxarifadoSolicitar aquisio de materiais permanentesAdministrar convnios e contratos

Voc pode usar o Modelo de Levantamento documental em anexo

2. Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores(classes) ordenando-as em sub-classes:

Voc pode dar uma numerao sequencial s classes e subclasses:Veja os Exemplos:

At. 1. Assessorar Diretoria1.1 Assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas)1.2 Elaborar/Minutas de Correspondncias

Notao/Pastas - 1. Asses.Diretoria1.1Reunies/Diretoria

1.2Correspond/Convocaes

At..2. Inventariar Bens Patrimoniais2.1 Inventariar Mveis (inventrios, correspondncias))2.2 Inventariar Equipamentos (inventrios, manuais))2.3 Inventariar Instalaes/Prdio (codificao e plantas)

At..3 Administrar Recursos Humanos3.1 Cadastrar Pessoal (lista de necessidades, concursos)3.2 Controlar Frias (escala, avisos de frias e recibos de frias


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3.3 Controlar Frequncia de Pessoal(papeletas, atestados)

At..4 Administrar Material/Suprimentos4.1 Comprar Material/Consumo (solicitao de compra...)

4.2 Comprar Material/Permanente (solicitao de compra...)4.3 Controlar Almoxarifado (lista de materiais...)

At.5 Atender Pacientes

5.1 Agendar Pacientes/Atendimento Odontolgico (agendas...).5.2 Agendar Pacientes/ Atendimento Mdico (agendas....)

At.6 Administrar Convnio6.1 Convnio/SUS (contratos, projeto, relatrios...)

At.7 Controlar Manuteno do Prdio (solicitao de pintura...

Ateno: O ideal que esse Plano seja elaborado em conjunto com todas aspessoas que vo utilizar e manter o Arquivo. importante que todos saibam como que o arquivo esta organizado, para que o acesso seja facilitado.

3. Codificao:

As Pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotoupodero ser identificadas com cdigos correspondentes da classificao:

Nmero (ou cdigo da Classificao), ou

Nmero e o Nome da Atividade, ouNome da Atividade (pode ser abreviada)

Ex.1 . MATERIAL/SUPRIMENTOSCompra/Consumo

Ex.2 Projeo 1 4.SUPRIMENTOS/MATERIAL

4.1 Compra/M.Consumo

Voc poder ainda, alm desses elementos, escolher CORES para

identificar as Classes: Ex. Amarelo para as Classes que representam asAtividades Administrativas; Azul para as Atividades Fim (como Agendamento)


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ATENO, ATENO: Sempre identifique a Pasta ou a Caixa com a Sigla daUnidade e da rea ou Sub-rea que os documentos pertencem, no canto superioresquerdo.

Ex. CSS/CECOM CSS/CECOMServ.Odontologia Serv.Atend./Mdico

Agora o critrio a ser adotado para a identificao das Pastas deve levar em contaos usurios do Arquivo. Quanto mais simples mais fcil de ser mantido e utilizado.

PERCEBA COMO A IDENTIFICAO DAS ATIVIDADES FUNDAMENTAL.QUALQUER UM QUE CONSULTAR O SEU ARQUIVO VAI VERIFICAR QUE EXISTEUMA COERENCIA ENTRE OS DOCUMENTOS E AS ATIVIDADES DESEMPENHADASPELO RGO

3.3-ROTINAS DE ARQUIVAMENTO:

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveiscorrespondentes, os funcionrios de arquivo devero obedecer a uma sequnciade etapas:

1. Inspeo: consiste na verificao de cada documento quanto ao seudestino, pois este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos:

a) para arquivamento

b) para solicitar informaoc) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.d) em obedincia a uma rotina

importante que o funcionrio ao fazer esta inspeo, verifique se osdocumentos possuem autorizao para serem arquivados (OK, arquive-se) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada. Verificar oltimo despacho..Nesta inspeo tambm ser examinado se os documentos possuemanexos e se esses esto no documento.Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de

origem, ou se for do seu conhecimento complet-lo.2. Leitura cada documento deve ser lido cuidadosamente afim deverificar o seu contedo e sob que classificao dever ser arquivado. (se

j existe pasta ou se h necessidade de abrir nova).


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3. Seleo selecionar o material que ser realmente arquivado,daquele que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para ainstituio (como cpias, comunicados passageiros).

A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao, portanto este trabalho de seleo requer conhecimento, critrio ecuidado, para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar oarquivo de papis desnecessrios.

Ateno: o responsvel pela seleo deve conhecer as exigncias quedeterminam a conservao de documentos, tanto por lei como pornecessidade de servio.Exemplos:

1. A sua rea assessora administrativamente a Diretoria do rgo erecebeu do: IMECC Cartazes, folders e convite ao Diretor para

participar de um evento. Destinao possvel dos documentos:Afixar os cartazes e distribuir os folders Eliminar quando tiver

ocorrido o evento.Convite ao Diretor Arquivar juntamente com a resposta do

Diretor na Pasta Participao/Eventos/Convites (em ordemcronolgica).

Caso o Diretor faa parte do Evento como organizador ouconferencista arquivar em Pasta: Diretoria/Participao/Eventos

juntamente com o folder e texto apresentado. Isso se tiver relaocom a Unidade.(Se for particular do Diretor, sem que haja ligao com o rgo, voc

poder ser gentil e arquivar numa Pasta individual devolvendo aomesmo)

4 Marcar a hora e a data de entrada do documento no arquivo, a fimde anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documentono arquivo;5 Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) osdocumentos que daro entrada no Arquivo ou no Expediente. Colocar adata, procedncia, breve descrio de contedo, nmero daRR/Procedncia e o cdigo de localizao (de encaminhamento ouarquivamento). Isso possibilitar estabelecer uma estatstica diria dearquivamentos efetuados, e facilitar a busca.

OBS: Se o seu setor tambm cuidar do Expediente da rea fazer esseRegistro quando o documento entrar na rea ou quando se expedido.Assim sendo, coloque todos as informaes necessrias e no campo delocalizao preencha para onde ele foi encaminhado.


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( prefervel que ele faa parte do conjunto de outros documentosgerados pela mesma funo).

Ex.5 Memorando ao ESTEC solicitando conserto de torneira. O que o

conserto de torneira seno uma das atividades de Manuteno doPrdio. Ento voc poder arquivar em uma Pasta: MANUTENO doPRDIO (ai dentro voc poder arquivar todos os documentos quenascerem em funo da Manuteno, independente do assunto:conserto de torneira, pintura, telhado).Outra pasta pode ter relao com a MANUTENO DEEQUIPAMENTOS e assim por diante.

Se houver necessidade, dado o volume de documentos acumulados,pode-se abrir sub-classe (nova Pasta) para a Atividade.

Ex.MANUTENO DE EQUIPAMENTOS/MICROCOMPUTADORES.

7. Ordenao: a disposio dos documentos dentro das Pastas e destasdentro do Arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da naturezados documentos. Vejam os mtodos bsicos:

Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas deacordo com a sequncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada emenciclopedico e dicionrio quando se trata de assuntos.

Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas deacordo com a sucesso temporal

Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidadesterritoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras)

Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos

Ordenao Numrica: disposio de acordo com a sequncianumrica atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliarpara busca de dados.

Ex. Na Pasta MANUTENO/PRDIO voc poder arquivar osdocumentos em ordem cronolgica, assim sendo teramos: primeiro oMemorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTECsolicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informao deque j foi adquirida a torneira, e por ltimo a Informao do ESTECque o servio foi concludo.


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importante no Arquivo que os documentos de uma mesma funosejam guardados juntos, para que se perceba como comeou a aoe como terminou, formando assim os dossis de fcil compreensopara quem pesquisa.

EVITE MANTER SEPARADOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS ERECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR AQUELESQUE CORRESPONDAM MESMA AO.

8. Arquivamento

Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas j contidas noarquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificao.Nesse ltimo caso faa as etiquetas indicando o cdigo da atividadecorrespondente.No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o cdigo do

rgo/rea respectivos.

Dica: Se o seu arquivo for constituido por Pastas Suspensas voc podemontar a pasta suspensa com o cdigo da atividade na Projeo eguardar os documentos em pastas lisa (ou intercaladora) ou mesmo em

papel almao sem pauta. Repete-se o cdigo nessa ltima, juntamentecom o perodo que se refere a documentao..Isso facilita as transferncias dos documentos semi-ativos para outrosarquivos ou para a eliminao, porque voc poder mandar apenas o.miolo, deixando a pasta suspensa pronta para o perodo seguinte.

Guarde finalmente no mvel respectivo que tambm dever estar

identificado.

9. Emprstimo de Documentos

Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e paragarantir a integridade do mesmo, interessante que se adote um sistemade controle de emprstimo de documentos.Voc pode criar um formulrio de Requisio de documentos com osseguintes dados:

.Identificao do Documento;.Classificao ou Pasta a qual ele pertence

.O nome do requisitante e o Setor

.Assinatura e datas de emprstimo e devoluo


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Ou ainda

Se o Emprstimo for da Pasta inteira sugerimos que se crie umaGuia Fora, que poder ser uma Pasta (suspensa por exemplo) e queocupar o lugar da que saiu, colocando a requisio dentro dela. AProjeo da Pasta pode ser de cor diferente: vermelha que chama aateno, por exemplo

..O ARQUIVAMENTO CORRETO E A LOCALIZAO IMEDIATA DOSDOCUMENTOS, DEPENDE, EM GRANDE PARTE, DA PRECISO E CUIDADOCOM QUE SO EXECUTADAS CADA UMA DESSAS OPERAES:

3.4-Plano de Destinao de Documentos

o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrncia daavaliao, se encaminhe os documentos guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo.

O mais importante desses instrumentos a Tabela de Temporalidade queapresenta a identificao dos documentos, os seus prazos de guarda e a suadestinao para eliminao ou guarda permanente.

Na Unicamp essa Tabela deve ser elaborada por Comisso constituda nasUnidades e consolidada e aprovada pela Comisso Central de Avaliao deDocumentos que avalia aspectos legais, jurdicos e histrico dos documentos.Essas Normas so publicadas em DOE.

O Arquivo Central da Unicamp o rgo que tem a atribuio deassessorar a elaborao dessas tabelas e se utiliza dos formulrios em Anexo.

1. Eliminao de Documentos

Ao eliminar conjuntos de documentos a Unidade deve entrar emcontato com o Arquivo Central para, conjuntamente, avaliar os aspectos

jurdicos, legais e administrativos que envolvem a documentao e definirse deve proceder a eliminao. Havendo aprovao para a eliminao obrigatrio a elaborao do Termo de Descarte (formulrio em Anexo)com todas as assinaturas exigidas.Os documentos devem ser destrudos por incinerao ou fragmentao.2 Transferncia de Documentos

a) guarda permanente


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O Arquivo Central tem a responsabilidade de custodiar adocumentao de carter histrico da Universidade, portanto, osdocumentos decorrentes da avaliao promovida nas Unidades, devem sertransferidos ao Arquivo Central atravs do Formulrio Relao de

Destinao de Documentos (Anexo).Este deve ser preenchido em duas vias: sendo que uma permanecer noArquivo Central e a outra ser arquivada na rgo/rea produtor.

b) guarda temporria

As Unidades geralmente possuem depsitos que centralizam oarmazenamento de documentos das suas vrias reas. Para o ArquivoCorrente encaminhar os documentos que j esto destitudos de valoradministrativo ou cujas aes j se encerraram, poder utilizar oFormulrio Relao de Destinao de Documentos.Este deve ser preenchido em duas vias: sendo uma entregue para o

responsvel pelo depsito e a outra dever ficar arquivada no reaprodutora dos documentos e que servir como instrumento de busca.


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ANEXO 1REGRAS DE ALFABETAO


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REGRAS DE ALFABETAO

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras dealfabetao, que so as seguintes:1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o

pronome.Exemplo: Joo BarbosaPedro lvares CabralPaulo SantosMaria Lusa Vasconcelos

Arquivam-se: Barbosa, JooCabral, Pedro lvaresSantos, PauloVasconcelos, Maria Lusa

Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do

pronome.Exemplo: Anbal TeixeiraMarilda TeixeiraPaulo TeixeiraVtor Teixeira

Arquivam-se: Teixeira, AnbalTeixeira, MarildaTeixeira, PauloTeixeira, Vtor

2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen

no se separam.Exemplo: Camilo Castelo BrancoPaulo Monte VerdeHeitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Castelo Branco, CamiloMonte Verde, Paulo


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Obs. Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quandoservirem de elemento de distino.

Exemplo: Jorge de Abreu SobrinhoJorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, JorgeAbreu Neto, JorgeAbreu Sobrinho, Jorge

7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nomecompleto, entre parnteses.

Exemplo: Ministro Milton CamposProfessor Andr FerreiraGeneral Paulo PereiraDr. Paulo Teixeira

Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)Ferreira, Andr (Professor)Pereira, Paulo (General)Teixeira, Pedro (Dr.)

8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo noscasos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).

Exemplo: Georges AubertWinston ChurchillPaul MllerJorge Schmidt

Arquivam-se: Aubert, GeorgesChurchill, WinstonMller, PaulSchmidt, Jorge

9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O maiscomum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letramaiscula.

Exemplo: Giulio di CapriEsteban De PenedoCharles Du Pont

John Mac AdamGordon OBrien

Arquivam-se: Capri, Giulio diDe Penedo, EstebanDu Pont, CharlesMac Adam, John


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OBrien, Gordon

10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, quecorresponde ao sobrenome da famlia do pai.

Exemplo: Jos de Oviedo y BaosFrancisco de Pina de MelloAngel del Arco y MolineroAntonio de los Ros

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel delOviedo y Baos, Jos dePina de Mello, Francisco deRos, Antonio de los

11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados comose apresentam.

Exemplo: Al Ben-HurLi Yutang

Arquivam-se: Al Ben-HurLi Yutang

12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devemser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins deordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar aordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.

Exemplo: Embratellvaro Ramos & Cia.

Fundao Getlio VargasA ColegialThe Library of CongressCompanhia Progresso GuanabaraBarbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.Barbosa Santos Ltda.Colegial (A)Companhia Progresso GuanabaraEmbratelFundao Getulio Vargas

Library of Congress (The)

13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias eassemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso deveroaparecer no fim, entre parnteses.

Exemplo: II Conferncia de Pintura ModernaQuinto Congresso de Geografia


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3. Congresso de Geologia

Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II)Congresso de Geografia (Quinto)

Congresso de Geologia (3.)

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que oarquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias paraevitar dvidas futuras

Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes JniorJos FlixAlves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrino Jnior, JosFlix Pacheco, Jos

Colocam-se remissivas em:

Fagundes Jnior, Jos Peregrino da RochaPacheco, Jos Flix Alves


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ANEXO 2TRANSPARNCIAS


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ROTEIRO BSICO PARA ORGANIZAR ARQUIVOSATIVOS E SEMI-ATIVOS

Diagnstico

Recursos Humanos

Instalaes

Recursos Materiais

Plano de Arquivamento

Plano de Destinao de Documentos


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RECURSOS HUMANOS

Requisitos:

a) Estar ao par das atividades e interesses da Unidade/reas

b) Conhecer regras de classificao

c) Conhecer abreviaturas

d) Possuir habilidade para ler e compreender o contedo

dos documentos

e) Ser leal e discreto

f) Ser metdico

g) Possuir boa Memria

INSTALAES


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LOCALIZAO: acessvel (se for volumoso prefervel que sejano andar trreo devido ao peso) e que tenha capacidade deexpandir-se;

ILUMINAO: ampla, mas, difusa, isto sem que tenha incidnciadireta do sol;

AREJAMENTO: ventilao natural, constante e regulvel;

HIGIENIZAO: limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica;

DISPOSIO (lay-out): espao livre para locomoo; fcilconsulta e conservao do acervo;

SEGURANA: contra incndio, roubo, infiltraes etc


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RECURSOS MATERIAIS

MOBILIRIO: armrios de gavetas, armrios com prateleitas,estantes, mapotecas etc.

que economize espao;

que permita arrumao racional dos documentos,. que apresente capacidade de expanso;

seguro e resistente

ACESSRIOS: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastasintercaladoras, pastas A/Z ou outras e caixas;

o material deve ser especfico para o tipo de , mobiliriodependendo do formato/gnero dos documentos.


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PLANO DE CLASSIFICAO

Classificao a sequncia de operaes que, de acordo comas diferentes estruturas e atividades da entidade produtora,visam a distribuir os documentos de um Arquivo

O plano o esquema de como se processa a classificao dosdocumentos


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COMO PREPARAR UM PLANO

Identifique as atribuies e atividades da sua Unidade ourea de trabalho (Deliberaes, Portarias, Atas e Relatrios,entrevistas)

Relacione e organize os dados (monte um dossi com alegislao encontrada e o que foi descrito)

Identifique os documentos que nascem a partir documprimento das atribuies e atividades identificadas

Classifique as atividades de acordo com as atribuiesmaiores (classes) ordenando-as emsub-classes

Codifique com numerao decimal ou outro mtodo demodo a poder identificar as atividades

Monte o Plano e utilize-o para classificar e armazenar osdocumentos


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ROTINAS DE ARQUIVAMENTO

1. INSPEO

2. LEITURA

3. SELEO

4. HORA/DATA

5. REGISTRO

6. CLASSIFICAO

7. ORDENAO

8. ARQUIVAMENTO

9. EMPRSTIMO


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PLANO DE DESTINAO

o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrnciada avaliao, se encaminhe os documentos guarda temporriaou permanente, eliminao e/ou reproduo

Eliminao consultar o Arquivo Central do Sistemaou seguir as Tabelas de Temporalidade de sua Unidade

Guarda Temporria os documentos encerradospodero ser transferidos para outros depsitos da Unidade.

Guarda Permanente O Arquivo Central recolhe os

documentos que tem carter permanente depois de avaliados.


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CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS

1. Formato formulrios, fichas, caderno, planta

2. Espcie atas, relatrios, carta, diploma

3. Gnero audiovisual, fonogrfico, eletrnicos

4. Tipo do documento Ata de Posse, Boletim de Atendimentode Urgncia, Tabela Salarial, Boletim de Notas e Frequncia


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Bibliografia.

Paes, Marilena Leite Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 1986.

Associao dos Arquivistas Brasileira Ncleo de So Paulo. Dicionrio deTerminologia Arquivstica. AAB/SP, 1997.

Universidade Estadual de Campinas.Arquivo Central do Sistema de Arquivos

Neire do Rossio Martinse-mail: [email protected]

Campinas, 03 de setembro de 1998.


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apostila arquivamento

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