MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

ARQUIVAMENTO Deve-se levar em conta as finalidades e a estrutura

institucional e as características ou natureza dos documentos.

Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e admitir expansões.

Na organização de um arquivo ou fichário os elementos constantes dos documentos: nome (remetente, destinatário ou pessoa referida no documento); local, número, data e assunto.

CLASSES DE ARQUIVAMENTO

1) Básicos Alfabético Geográfico Numéricos: a) Numérico simples b) Numérico cronológico c) Dígito-terminal Ideográfico (por assunto): a) Alfabético - de ordem enciclopédica - de ordem dicionáriab) Numérico: - Duplex - Decimal - Unitermo ou Indexação coordenada

CLASSES DE ARQUIVAMENTO

2) PADRONIZADOa) Variadexb) Automáticoc) Soundexd) Mnemônicoe) Rôneo

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

SISTEMA DIRETO: Busca o documento onde está guardado.SISTEMA INDIRETO: Para localizar o documento precisa-se de consulta a um fichário. SEMI-INDIRETO:Alfanumérico

TIPO DE ARQUIVAMENTO Horizontal: Documentos ou fichas arquivados uns sobre

os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos.

Vertical: Documentos ou fichas dispostos uns atrás

dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

MÉTODOS BÁSICOS1) Método Alfabético a) Simples. Principal elemento: NOME.b) Método diretoc) Dispostos rigorosamente em ordem alfabéticad) Notações nas guias podem ser: Simples ou Abertas: A, B, C; Aa, Ab, Ac. Compostas ou Fechadas: Aa-Al; Am-Az.e) Deve ter as pastas miscelâneas: correspondentes

eventuais.f) Vantagens: rápido, direto, fácil e barato.g) Desvantagens: gera erros quando o volume de

documento é grande.

Método Alfabético: Regras de Alfabetação1) Nomes de pessoas físicas: considera-se o

último sobrenome e depois o pré-nome.Ex.: João Alves Silva Marcos Ferreira da Silva André Luiz Ribeiro Machado Arquivam-se: Machado, André Luiz Ribeiro Silva, João Alves Silva, Marcos Ferreira

Método Alfabético: Regras de Alfabetação2) Sobrenomes iguais: prevalece a ordem alfabética do

prenomeExemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor TeixeiraArquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor

Método Alfabético: Regras de Alfabetação 3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um

adjetivo ou ligados por hífen não se separam.Exemplo: Camilo Castelo Branco Carlos Villa-Lobos Antônio Monte VerdeArquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Antônio Villa-Lobos, Carlos

Método Alfabético: Regras de Alfabetação4) Sobrenomes formados com a palavra Santa, Santo ou São não se separam.Exemplo: Sérgio Santa Rita Luciano São Paulo Tiago Santo CristoArquivam-se: Santa Rita, Sérgio Santo Cristo, Tiago São Paulo, Luciano

Método Alfabético: Regras de Alfabetação5) As iniciais abreviadas de prenomes tem

precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo:J. Silva José SilvaArquivam-se: Silva, J. Silva, José

Método Alfabético: Regras de Alfabetação6) Os artigos e preposições, tais como a, o, de,

d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.

Exemplo: Priscila da Costa Pedro de OliveiraArquivam-se: Costa, Priscila da Oliveira, Pedro de

Método Alfabético: Regras de Alfabetação7) Sobrenomes que exprimem grau de

parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho não se separam, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Exemplo: Jorge Oliveira Filho Paulo Borges Neto Renival dos Santos Costa FilhoArquivam-se: Borges Neto, Paulo Costa Filho, Renival dos Santos Oliveira Filho, Jorge

Método Alfabético: Regras de Alfabetação8) Os graus de parentesco só serão

considerados quando servirem de elemento de distinção.

Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu FilhoArquivam-se: Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de

Método Alfabético: Regras de Alfabetação9) Títulos não são considerados na

alfabetação.Apresentam-se ao final do nome, entre parênteses.

Exemplo: Ministro Gilberto Gil Professora Carla FariasArquivam-se: Farias, Carla (Professora) Gil, Gilberto (Ministro)

Método Alfabético: Regras de Alfabetação 10) Nomes estrangeiros são considerados pelo

último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.

Exemplo: Paul Muller Jorge SchmidtArquivam-se: Muller, Paul

Schmidt, Jorge

Método Alfabético: Regras de Alfabetação11) As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser

consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas em letras maiúsculas.

Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’BrienArquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John O’Brien, Gordon

Método Alfabético: Regras de Alfabetação12) Nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo

sobrenome.Exemplo: Angel del Arco y Molinero José de Oviedo y Baños Manuel Vásquez Murilo Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baños, José de Vásquez Murilo, Manuel

Método Alfabético: Regras de Alfabetação13) Nomes orientais – japoneses, chineses e

árabes – são registrados como apresentam.Exemplo: Al Ben-Hur Li YutangArquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang

Método Alfabético: Regras de Alfabetação14) Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais

devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.

Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getúlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getúlio Vargas The Library of Congress

Método Alfabético: Regras de Alfabetação15) Títulos de congressos, conferências, reuniões,

assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo:II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3° Congresso de GeologiaArquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3°)

Método Geográfico Sistema direto Principal elemento: LOCAL ou

PROCEDÊNCIA Melhores ordenações geográficas: a) Nome do estado, cidade e correspondente b) Nome da cidade, estado e correspondente c) Nome do país, capital ( demais cidades) -

Correspondente

Método Geográficoa) Nome do estado, cidade e correspondenteQuando se organiza um arquivo por estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

Exemplo: Amazonas – Manaus – Luisa SobralSão Paulo – São Paulo – Roberta PimentaSão Paulo – Campinas – Jorge FreitasArquivam-se:Amazonas – Manaus – Sobral, Luisa São Paulo – São Paulo (Capital) – Pimenta, RobertaSão Paulo – Campinas – Freitas, Jorge

Método Geográficob) Nome da cidade, estado e correspondenteNão há destaque para a cidade obedecendo rigorosamente a ordem alfabética. Exemplo:Anapólis - Goiás – Marco de MeloGoiânia – Goiás – Wagner AlmeidaCaxambu – Minas Gerais – Sérgio da CostaArquivam-se:Anapólis - Goiás – Melo, Marco de Caxambu – Minas Gerais – Costa, Sérgio daGoiânia – Goiás – Almeida, Wagner

Método Geográfico

c) Nome do país, capital (demais cidades), Correspondente

Exemplo:Brasil, Brasília, Priscila CostaBrasil, Belo Horizonte, Alexandre MachadoFrança, Paris, Lorena PascalArquivam-se:Brasil - Belo Horizonte – Machado, Alexandre Brasil – Brasília – Costa, Priscila França – Paris – Pascal, Lorena

MÉTODO NUMÉRICO

a) Numérico Simples b) Numérico Cronológicoc) Dígito-Terminal

MÉTODO NUMÉRICO

a) Numérico Simples Indireto Atribui-se um número a cada

correspondente de acordo com o registro de entrada.

Não obedece uma ordem alfabética.Exemplo: 001- Pedro Corrêa Machado 002 - Álvaro Maia 003 – José Alves

MÉTODO NUMÉRICOb) Numérico Cronológico Existe a combinação de ordem numérica e a data. Vantagens: Maior grau de sigilo, menor

possibilidades de erro por ser mais fácil lidar com números.

Desvantagens: Método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa: índices auxiliares (fichas), alfabético-onomástico, de procedência e de assunto.

Exemplo: 0001/2000 ou 0001/02-01-2000 0002/2000 0003/2001 0004/2002

MÉTODO NUMÉRICOc) Dígito-Terminal Documentos numerados sequencialmente. Números dispostos em três grupos de pares

numéricos e sua leitura é feita da direita para a esquerda.

No arquivamento considera-se em primeiro lugar o grupo primário, seguindo-se o secundários e o terciário.

Exemplo: 000001: 00-00-01; 01-00-00 000002: 00-00-02; 02-00-00 000003: 00-00-03; 03-00-00

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) Separa os documentos por assunto.Exemplo:FINANCEIRO - Contas a pagar - Contas a receberMATERIAL - Compra de material - Compra de estoquePESSOAL - Abono - Demissão de pessoal - Férias - Salários

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)a) Alfabético - de ordem enciclopédica - de ordem dicionáriab) Numérico: - Duplex - Decimal - Unitermo ou Indexação

coordenada

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)a) Alfabético de ordem enciclopédica: assuntos agrupados sob títulos gerais e

dispostos alfabeticamente.Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Pesquisas Administração Ciência Política Economia Custo devida Desenvolvimento econômico

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)a) Alfabético de ordem dicionária: assuntos isolados dispostos

alfabeticamenteExemplo: Cursos de Doutorado Cursos de Especialização Cursos de Formação Curso de Mestrado Curso de Pós-Graduação Pesquisas de Administração Pesquisas de Ciências Políticas Pesquisas de Custo de vida Pesquisas de Desenvolvimento Econômico Pesquisas de Economia

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) b) Numérico Duplex: A documentação é dividida em classes, conforme os

assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia.

Exemplo:1 - FINANCEIRO 1-1 Contas a pagar 1-2 Contas a receber2 – MATERIAL 2-1 Compra de material 2-2 Compra de estoque3 - PESSOAL 3-1 Abono 3-2 Demissão de pessoal 3-3 Férias 3-4 Salários

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) b) Numérico: Decimal: divide os grupos em nove classes e mais uma

reservada para assuntos gerais. A divisão geral dos assuntos parte sempre do geral para o particular.

Exemplo:000 – Administração Geral010 – Organização e funcionamento020 – Pessoal030 – Material040 – Patrimônio050 - Orçamento e finanças060 – Documentação e informação070 – Comunicações080 – Vaga090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)

b) Numérico: Unitermo ou Indexação coordenada: Localiza e

identifica documentos a partir de palavras-chave. Aconselhada para documentos especiais. Não indicada aos textuais.

Exemplo: Palavra-chave aliadas a númerosReunião – 0004Conselho Curador – 0004Vital, Hugo - 0004

MÉTODOS PADRONIZADOS

2) PADRONIZADOSa) Variadexb) Automáticoc) Soundexd) Mnemônicoe) Rôneo

MÉTODO PADRONIZADO

a) Variadex: combinação de letras e cores visando facilitar o arquivamento e a localização do documento.

Exemplo:A,B,C,D e abreviações - branco E,F,G,H e abreviações – rosaI,J,K,L,M,N e abreviações – verdeO,P,Q, R, S, T e abreviações – azulU,V,W,X,Y,Z e abreviações - amarelo

MÉTODO ALFANUMÉRICO

Não é considerado básico ou padronizado.Combina nomes e números.Exemplo:Aa-Af = 1Ag-Al = 2Am-As = 3 At-Az = 4Ba-Bi = 5