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APOSTILA DE CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS PARA CONCURSOS Conteúdo: 1. Redação de expedientes. 2. Noções de Relações Humanas. 3. Noções de arquivamento e procedimentos administrativos. 4. Relações Públicas. 5. Noções de administração financeira, de recursos humanos e de material. REI DAS APOSTILAS www.reidasapostilas.com.br

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Page 1: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

APOSTILA DE CONHECIMENTOS ESPECÍFICOSPARA CONCURSOS

Conteúdo:

1. Redação de expedientes.2. Noções de Relações Humanas.3. Noções de arquivamento e procedimentos administrativos.4. Relações Públicas.5. Noções de administração financeira, de recursos humanos e de material.

REI DAS APOSTILASwww.reidasapostilas.com.br

Page 2: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

REDAÇÃO DE EXPEDIENTES

APOSTILACONCEITO

Apostila é o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização."Apostila é o ato aditivo, confirmatório de alterações de honras, direitos, regalias ou vantagens,

exarado em documento oficial, com finalidade de atualizá-lo." (Regulamento de Correspondência doExército - art. 192)

GENERALIDADESA apostila tem por objeto a correção de dados constantes em atos administrativos anteriores ou o

registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em outro setor,majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, etc.

Normalmente, a apostila é feita no verso do documento a que se refere. Pode, no entanto, caso nãohaja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada (com timbre oficial),que se anexará ao documento principal. É lavrada como um termo e publicada em órgão oficial.

PARTESSão, usualmente, as seguintes:a) Título - denominação do documento (apostila).b) Texto - desenvolvimento do assunto.c) Data, às vezes precedida da sigla do órgão.d) Assinatura - nome e cargo ou função da autoridade.

APOSTILA

O funcionário a quem se refere o presente Ato passou a ocupar, a partir de V de janeiro de 1966, aclasse de Professor ............. ....... código EC do Quadro único de Pessoal - Parte Permanente, daUniversidade Federal do Rio Grande do Sul, de acordo com a relação nominal anexa ao Decreto nº60.906, de 28 de junho de 1967, publicado no Diário Oficial de 10 de julho de 1967.

DP, ................

(Dos arquivos da UFRGS)

APOSTILA

Diretor

O nome do membro suplente do Conselho Fiscal da Caixa Econômica Federal (CEF) constantena presente Portaria é José Rezende Ribeiro, e não como está expresso na mesma.

Rio de janeiro (G13), de de

(DOU de 31-3-1971, p. 2.517)

José Flávio Pécora, Secretário-Geral.

ATA

Page 3: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

Você certamente já participou de alguma reunião em seu trabalho ou mesmo de uma assembléiado condomínio onde reside. Deve ter notado que inicialmente é designado um secretário que deverálavrara atado encontro. Você sabe o que é e para que serve uma ata?

A ata é um documento em que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as re-soluções a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assembléia, sessão ou reunião.A expressão correta para a redação de uma ata é lavrar uma ata.

Uma das funções principais da ata é historiar, traçar um painel cronológico da vida de umaempresa, associação, instituição. Serve como documento para consulta posterior, tendo em algunscasos caráter obrigatório.

Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas específicas. Analisemos al-gumas delas.

- Deve ser escrito à mão, em livro especial, com as páginas numeradas e rubricadas. Esse livrodeve conter termo de abertura e encerramento.

- A pessoa que numerar e rubricar as páginas do livro deverá também redigir o termo de abertura.Termo de Abertura - é a indicação da finalidade do livro.Este livro contém 120 páginas por mim numeradas e rubricadas e se destina ao registro de atas da

Escola Camilo Gama.Termo de Encerramento - é redigido ao final do livro, datado e assinado por pessoa autorizada.Eu, Norberto Tompsom, diretor do Colégio Camilo Gama, declaro encerrado este livro de atas.

Parnaíba, 21 de junho de 1996

Norberto Tompsom

- Na ato não deve haver parágrafo, mesmo se tratando de assuntos diferentes, a fim de se evitarespaços em branco que possam ser adulterados.

- Não são admitidas rasuras. Havendo engano, usam-se expressões, tais como: aliás, digo, a seguirescreve-se o termo correto. Se a incorreção for notada ao final, usa-se a expressão em tempo,escrevendo-se em seguida "onde se lê ... leia-se ... ".

A ata obedece a uma estrutura fixa e padronizada. Observe:Introdução - Deve conter o número e a natureza da reunião, o horário e a data (completa) escritos

por extenso, o local, o nome do presidente da reunião e dos demais participantes.Desenvolvimento - Também chamado contexto. Nele deverão estar contidos ordenadamente os

fatos e decisões da reunião, de forma sintética, precisa e clara.Encerramento - É o fecho, a conclusão. Deverá constar a informação de que o responsável, após

a leitura da ata, deu por encerrada a reunião e que o redator a lavrou em tal horário e data. Deveráinformar também que se seguem as assinaturas.

Já está sendo aceita atualmente a ata datilografada depois de encerrada a reunião. Porém, asanotações são feitas à mão, durante a reunião.

Ao datilografar, todas as linhas da ata devem ser numeradas e o espaço que sobra à margemdireita, deve ser preenchido com pontilhado.

Modernamente, por se necessitar de maior praticidade e rapidez, as empresas vêm substituindo aata por um determinado tipo de ficha. É uma ficha prática, fácil de preencher e manusear, embora nãopossua o mesmo valor jurídico de uma ata.

MODELOSa) Modelos de introdução (partes iniciais)

CONSELHO PENITENCIÁRIO FEDERALAta da 791º Reunião Ordinária

Page 4: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

Aos dezesseis dias do mês de dezembro do ano de mil, novecentos e setenta, no quarto andar doBloco "0" da Avenida L-2, do Setor de Autarquias Sul, na Sala de Despachos do Procurador-Geral dajustiça, sob a presidência do Doutor José Júlio Guimarães Lima, reuniu-se o Conselho PenitenciárioFederal. Estiveram presentes os Conselheiros Hélio Pinheiro da Silva, Elísio Rodrigues de Araújo,Abelardo da Silva Comes, Nestor Estácio Azambuja Cavalcanti, Miguel Jorge Sobrinho, Otto Mohn e oMembro Informante Tenente Pedro Arruda da Silva. Aberta a sessão, foi lida e, em votação, aprovadaa ata da reunião anterior. Na fase de comunicações, o Tenente Pedro Arruda da Silva comunicou que,por força constitucional, voltará para a Polícia Militar do Distrito Federal, deixando, assim, a direção doNúcleo de Custódia de Brasília.

(DOU de 31-3-1971, p. 2.510)

ATESTADOCONCEITO

Atestado é o documento mediante o qual a autoridade comprova um fato ou situação de que tenhaconhecimento em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce.

"Atestados administrativos" são atos pelos quais a Administração comprova um fato ou umasituação de que tenha conhecimento por seus órgãos competentes. (Hely Lopes Meirelles - DireitoAdministrativo Brasileiro)

GENERALIDADESO atestado comprova fatos ou situações não necessariamente constantes em livros, papéis ou

documentos em poder da Administração. Destina-se, basicamente, à comprovação de fatos ousituações transeuntes, passíveis de modificações freqüentes. Tratando-se de fatos ou situaçõespermanentes e que constam nos arquivos da Administração, o documento apropriado para comprovarsua existência é a certidão. O atestado é mera declaração, ao passo que a certidão é uma transcrição.Ato administrativo enunciativo, o atestado é, em síntese, afirmação oficial de fatos.

PARTESa) Título - denominação do ato (atestado).b) Texto - exposição do objeto da atestação. Pode-se declarar, embora não seja obrigatório, a

pedido de quem e com que finalidade o documento é emitido.Como bem lembram Marques Leite e Ulhoa Cintra, no seu Novo Manual de Estilo e Redação, "se se

tratar de dotes, habilidades, ou qualidades de alguma pessoa, o atestante deverá cuidar de especificarcom grande clareza os dados pessoais do indivíduo em questão (nome completo, naturalidade, estadocivil, domicílio)". A recomendação é muito oportuna, pois tais atestados impõem responsabilidadeparticularmente grande a quem os fornece.

São perfeitamente dispensáveis, no texto do atestado, expressões como "nada sabendo emdesabono de sua conduta", "é pessoa de meu conhecimento", etc., já que só pode atestar quemconhece a pessoa e acredita na inexistência de algo que a desabone.

c) Local e data - cidade, dia, mês e ano da emissão do ato, podendo-se, também, citar,preferentemente sob forma de sigla, o nome do órgão onde a autoridade signatária do atestado exercesuas funções.

Assinatura - nome e cargo ou função da autoridade que atesta.

MODELOS

ATESTADO

Atesto que FULANO DE TAL é aluno deste Instituto, estando matriculado e freqüentando, nocorrente ano letivo, a primeira série do Curso de Diretor de Teatro.

Seção de Ensino do Instituto de Artes da UFRGS, em Porto Alegre, aos 2 de julho de 1971.

Page 5: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

ATESTADO

Chefe da Seção de Ensino

Atesto, para fins de direito, atendendo a pedido verbal da parte interessada, que FULANO DE TAL éex-servidor docente desta Universidade, aposentado, conforme Portaria nº 89, de 7-2-1964, publicadano DO de 21-1,-1965, de acordo com o artigo 176, inciso III, da Lei nº 1.711, de 28-10-1952,combinado com o artigo 178, inciso III, da mesma Lei, no cargo de Professor de Ensino Superior, doQuadro de Pessoal, matrícula nº 1-218.683, lotado na Faculdade de Medicina.

Porto Alegre, 10 de outubro de 1972.

Sérgio Ornar Fernandes, Diretor do Departamento de Pessoal.

CERTIDÃOCertidão é o ato pelo qual se procede a publicidade de algo relativo à atividade Cartorária, a fim de

que, sobre isso, não pairem mais dúvidas. Possui formato padrão próprio, termos essenciais que lhedão suas características. Exige linguagem formal, objetiva e concisa.

TERMOS ESSENCIAIS DA CERTIDÃO:- Afirmação: CERTIFICO E DOU FÉ QUE,- Identificação do motivo de sua expedição: A PEDIDO DA PARTE INTERESSADA,- Ato a que se refere: REVENDO OS ASSENTAMENTOS CONSTANTES DESTE CARTÓRIO, NÃO

LOGREI ENCONTRAR AÇÃO MOVIDA CONTRA EVANDRO MEIRELES, RG 4025386950, NOPERÍODO DE 01/01/1990 ATÉ A PRESENTE DATA

- Data de sua expedição: EM 20/06/1999.- Assinatura: O ESCRIVÃO:

Ex.

C E R T I D Ã O

CERTIFICO E DOU FÉ QUE, usando a faculdade que me confere a lei, e por assim me haver sidodeterminado, revendo os assentamentos constantes deste Cartório, em especial o processo00100225654, constatei, a folhas 250 dos autos, CUSTAS PROCESSUAIS PENDENTES DEPAGAMENTO, em valor total de R$1.535,98, conforme cálculo realizado em 14/05/1997, as quaisdeverão ser pagas por JOAQUIM JOSÉ DA SILVA XAVIER, devidamente intimado para tanto em22/07/1997, sem qualquer manifestação, de acordo com o despacho exarado a folhas 320, a fim delançamento como Dívida Ativa.

Em 20/06/1998.O Escrivão.

CIRCULAR

MODELOS

CIRCULAR Nº 55, DE 29 DE JUNHO DE 1973.

Prorroga o prazo para recolhimento, sem multa, da Taxa de Cooperação incidente sobre bovinos.

Page 6: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

O DIRETOR-GERAL DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuições, comunica aosSenhores Exatores que, de conformidade com o Decreto nº 22.500, de 28 de junho de 1973, publicadono Diário Oficial da mesma data, fica prorrogado, até 30 de setembro do corrente exercício, o prazofixado na Lei nº 4.948, de 28 de maio de 1965, para o recolhimento, sem a multa moratória prevista noartigo 71 da Lei nº 6.537, de 27 de fevereiro de 1973, da Taxa de Cooperação incidente sobre bovinos.

Lotário L. Skolaude,Diretor-Geral.(DO/RS de 11-5-1973, p. 16 - com adaptações)

CIRCULAR Nº 1, DE 10 DE OUTUBRO DE 1968.

O Excelentíssimo Senhor Presidente da República, em observância aos princípios de racionalizaçãoadministrativa inscritos no Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, recomenda a VossaExcelência a adoção, pelo órgão central de pessoal, de imediatas providências no sentido de que osatos relativos ao funcionalismo, notadamente exoneração, promoção e redistribuição de pessoal, aserem submetidos e assinados por Sua Excelência, tenham o caráter coletivo, devendo abranger numsó ato o maior número possível de casos individuais.

Rondon Pacheco,Ministro Extraordinário para os Assuntos do Gabinete Civil.(DOU de 11-10-1968, p. 8.920)

DECLARAÇÃOComo vimos em um dos exemplos de requerimento, Amanda L. Gomes anexou-lhe uma declaração

de conclusão do Curso de Administração de Empresas. Tal declaração, além de servir-lhe comodocumento provisório, também facilitará o andamento do processo para expedição de seu diploma.Você alguma vez precisou apresentar uma declaração? Conhece esse documento?

Inúmeras são as situações em que nos é solicitado ou recomendado que apresentemos umadeclaração. Por vezes, em lugar de declaração usa-se a palavra atestado, que tem o mesmo valor.São declarações de boa conduta, prestação de serviços, conclusão de curso, etc.

A declaração (atestado) deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idónea que nele assume aresponsabilidade sobre uma situação ou a ocorrência de um fato. Portanto, é uma comprovaçãoescrita com caráter de documento.

A declaração pode ser manuscrita em papel almaço simples (tamanho ofício) ou digitada/dati-lografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes:

Timbre - impresso como cabeçalho, contendo o nome do órgão ou empresa. Atualmente amaioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declarações particulares usa-se papelsem timbre.

Título - deve-se colocá-lo no centro da folha, em caixa alta.Texto - deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do título. Dele deve constar:- Identificação do emissor. Se houver vários emissores, é aconselhável escrever, para facilitar: os

abaixo assinados.- O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou

do plural.- Finalidade do documento - em geral costuma-se usar o termo "para os devidos fins", mas também

pode-se especificar: "para fins de trabalho", "para fins escolares", etc.- Nome e dados de identificação do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta, para facilitar a

visualização.- Citação do fato a ser atestado.Local e data - deve-se escrevê-los a cerca de três linhas do texto.Assinatura - assina-se a cerca de três linhas abaixo do local e data.Observe o trecho que encerra essa declaração:

Page 7: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

"... quando se efetivou a sua cessão para o Setor deAlmoxarifado. "

Você sentiria dificuldade para escrever a palavra cessão? Ficaria na dúvida entre: sessão, seção oucessão? Isso é comum. Trata-se, no caso, do que chamamos homônimos. São palavras de pronúnciaidêntica, mas com grafias e significados diferentes. Vejamos as diferenças:

cessão - doação; ato de ceder.sessão - reunião; espetáculo de teatro, cinema, etc. apresentado várias vezes.seção - corte; divisão; parte de um todo; segmento; numa publicação, local reservado a

determinado assunto: seção literária, seção de esportes.

INFORMAÇÃO

Informação nº DCCCE/394/73Processo nº R/25.726-73

Senhor Diretor do Departamento de Pessoal:

Encaminha a Direção do Instituto de Geociências o pedido de dispensa, a partir de 3 de outubro de1973, da função gratificada, símbolo 2-F, de Secretário do referido Instituto, formulado pelo funcionárioFulano de Tal.

2. O requerente é agregado ao símbolo 5-F, do Quadro Único de Pessoal - Parte Permanente,desta Universidade, sendo aproveitado pela Portaria nº 677, de 27 de agosto de 1968, para exercer afunção gratificada, símbolo 2-F, de Secretário do Instituto de Geociências, desenvolvendo suasatividades em regime de tempo integral e dedicação exclusiva, conforme aplicação determinada pelaPortaria nº 459, de 15 de julho de 1969.

3. Isso posto, de acordo com o preceituado no artigo 77 da Lei nº 1.711, de 28 de outubro de 1952,nada obsta a que seja atendida a solicitação, motivo por que remetemos, em anexo, os atosnecessários à efetivação da medida.

À consideração de Vossa Senhoria.DCCE, em 16 de outubro de 1973.

Noé Esquivel,Diretor.

(Dos arquivos da UFRGS)

OFÍCIO E OFÍCIO-CIRCULARCONCEITO

"Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos esuperiores, e entre a Administração e particulares, em caráter oficial." (Meirelles, Hely Lopes - apud"Redação Oficial", de Adalberto Kaspary).

A luz desse conceito, deduzimos que:

1) Somente autoridades (de órgãos oficiais) produzem ofícios, e isso para tratar de assuntosoficiais.

2) O ofício pode ser dirigido a:a - outras autoridades;

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b - particulares em geral (pessoas, firmas ou outro tipo de entidade).3) Entidades particulares (clubes, associações, partidos, congregações, etc.) não devem usar esse

tipo de correspondência.4) No universo administrativo, o ofício tem sentido horizontal e ver tical ascendente, isto é, vai de

um órgão publico a outro, de uma autoridade a outra, mas, dentro de um mesmo órgão, não deve serusado pelo escalão superior para se comunicar com o escalão inferior (sentido vertical descendente).

5) O papel utilizado é específico e da melhor qualidade.6) O ofício esta submetido a certas normas estruturais, que são de consenso geral.

1 - Margensa) Da esquerda - a 2,5 cm a partir da extremidade esquerda do papel.b) Da direita - a 1,5 cm da extremidade direita do papel.

Nada pode ultrapassá-la, nem a data, nem o nome do remetente.Para ser perfeitamente alinhada, não e permitido:* Usar grafismo (tapa-margem);* afastar sinal de pontuação da palavra;* deixar espaço de mais de dois toques entre a última e a penúltima palavra;* espaçar as letras de uma palavra.

2 - TimbreBrasão (da Republica, estado ou município), em geral centralizado, a 1 cm da extremidade superior

da folha, seguido da designação do órgão.

3 - NumeraçãoA dois espaços-padrão da designação do órgão.O espaço-padrão interlinear do oficio e de 1,5 ou 2, conforme a marca da maquina.Consiste em: Of. Nº ..., ou Of. Circ. Nº .... seguido do numero e, se for conveniente, sigla(s) do

órgão expedidor.No caso dos ofícios-circulares que não tenham uma numeração especifica, a palavra "circular" deve

ser posta entre parênteses depois do número.

4 - localidade e DataColoca-se na mesma linha do número, desde que haja espaço suficiente, procurando fazer coincidir

o seu fim com a margem da direita.Cuidados especiais com a data:Não se devem abreviar partes do nome da localidade que também não deve ser seguida da sigla do

estado.* O nome do mês não se grafa com letra maiúscula.* Entre o milhar e a centena do ano não vai ponto nem espaço.* Põe-se o ponto após o ano.

ERRADO - P.Alegre/RS, 18 de Junho de 1.985CERTO - Porto Alegre, 18 de junho de 1985.

5 - VocativoInicia a três espaços-padrão abaixo da data e a 2,5cm da margem esquerda.

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Consiste simplesmente da expressão "Senhor(es)" seguido de cargo ou função do destinatário:Senhor Governador, Senhores Deputados, Senhor Gerente, Senhor Diretor-Geral, Senhor Chefe, etc.

Não ha unanimidade quanto à pontuação do vocativo; pode-se usar virgula, ponto ou dois pontos.

6 - IntroduçãoPraticamente inexiste. Vai-se direto ao que interessa: "Comunicamos...", "Solicitamos...",

"Encaminhamos..." etc.

7 - TextoConsiste na exposição, de forma objetiva e polida, do assunto, fazendo-se os parágrafos

necessários. Estes podem ser numerados a partir do segundo.

8 - FechoModernamente, usam-se apenas "Atenciosamente" ou "Respeitosamente", seguidos de vírgula. O

alinhamento e o do parágrafo, ou coloca-se acima da assinatura. Não se numera.

9 - SignatárioNome e cargo do remetente, encimados pela assinatura, sem traço, a direita do papel.

10 - DestinatárioOcupando 2, 3 ou 4 linhas, seu final deve coincidir com a extremidade inferior do papel.

Ex.: A Sua Excelência o SenhorDr. Fulano de Tal,DD. Governador do Estado do Rio Grande do Sul PORTO ALEGRE (RS)Nos ofícios corriqueiros, dispensa-se o nome do destinatário.

Ex.: Ao Senhor Diretor do Colégio X PORTO ALEGRE (RS)

Importante: Caso o ofício ocupe mais de uma folha, o que acontece quando, em media, não cabeem 17 linhas, o destinatário permanece na primeira folha, indo para a ultima apenas o signatário.

Observação: Podem ainda constar no oficio o numero de anexos e as iniciais do redator edatilógrafo. (Veja-se o esquema.)

ORDEM DE SERVIÇOMODELOS

ORDEM DE SERVIÇO Nº 2-72

O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso de suas atribuições, em aditamento à Ordemde Serviço nº 1-72, de 10-1-72, desta Secretaria, determina que terão expediente externo também naparte da manhã, no horário das oito às onze horas, os seguintes órgãos do Tesouro do Estado,sediados na Capital:

a) Subordinados à Coordenadoria-Geral do ICM:Divisão de Fiscalização da Grande Porto Alegre (DCP);Divisão de Fiscalização do Trânsito de Mercadorias (DIM);Divisão do Recenseamento e Programação Fiscais (RP).

Page 10: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

b) Subordinado à Inspetoria-Geral da Fazenda:Exatoria Estadual de Porto Alegre.Porto Alegre, 13 de janeiro de 1972.José H. M. de Campos, Secretário da Fazenda.

ORDEM DE SERVIÇO Nº GG/2-73

O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições e emcontinuidade ao plano de centralização, na Capital, do pagamento de despesas do Interior, objetivandoo melhor aproveitamento dos interesses orçamentários do Estado, de modo a permitir a elaboração daprogramação financeira de desembolso ajustada à efetiva disponibilidade do Tesouro, determina:

I - que, a partir de 11 de janeiro de 1973, todas as despesas realizadas no Interior, pelos órgãos daAdministração Direta, sejam processadas na Capital, pelas respectivas repartições e encaminhadaspara o Tesouro do Estado, que efetuará o pagamento, através da rede bancária, nas correspondenteslocalidades;

II - o uso de distribuição de tabelas de crédito às Exatorias Estaduais, através da ContadoriaSetorial junto à Fazenda, fica reservado, tão-somente, para as despesas que, necessariamente, devamser atendidas no local de sua realização e referentes às seguintes rubricas:

a) SERVIÇOS DE TERCEIROSComunicações.b) ENCARGOS DIVERSOSAjudas de custo e diárias de viagem; Custas e emolumentos;Despesas pequenas de pronto pagamento.

Palácio Piratini, em Porto Alegre, ... de..... de.....Edmar Fetter,Vice-Governador do Estado, em exercício.

PORTARIAMODELOS

PORTARIA Nº 3.109, DE 13 DE ABRIL DE 1971.

O MINISTRO DO TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL, usando de suas atribuições econsiderando o número insuficiente de Agentes de Inspeção na Delegacia Regional do Trabalho no

Estado do Maranhão;considerando que a situação peculiar daquele Estado, em relação às condições de produção e

trabalho, exige, da parte deste Ministério, providências especiais e imediatas;considerando, ainda, o que consta no Processo nº..................... MTPS/319.974-70,

RESOLVE:

Fica elevado para cinqüenta por cento, na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do Maranhão,o percentual previsto na Portaria Ministerial d 3.144, de 2 de março de 1970.

Júlio Barata(DOU de 20-4-1971, p. 2.928)

Page 11: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

PORTARIA Nº 15, DE 28 DE FEVEREIRO DE 1972.

O MINISTÉRIO DE ESTADO DO PLANEJAMENTO E COORDENAÇÃO GERAL, usando de suasatribuições legais e de acordo com a alínea b do inciso 11 do artigo 1º do Decreto nº 66.622, de 22 demaio de 1970, resolve:

Art. 1º Alterar o Anexo A - Plano de Busca - do Plano Setorial de Informações do Ministério doPlanejamento e Coordenação Geral, aprovado pela Portaria nº 131, de 24 de novembro de 1970.

Art. 2º A presente Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

João Paulo dos Reis Velloso(DOU de 7-3-1972, p. 1.948)

RELATÓRIO

Senhor Diretor Geral

Encaminhamos a esta Diretoria Geral o presente relatório das averiguações efetuadas em nossodepartamento com a finalidade de verificar irregularidades ocorridas no período de 01 de janeiro à 31de dezembro de 2000.

Comunicamos a Vossa Senhoria que após as averiguações efetuadas constatamos o seguinte:

1) As compras efetuadas através de terceiros não apresentavam valores a maior;2) As notas recebidas de fornecedores não conferem com as faturas pagas;3) As mercadorias constantes nas notas foram entregues regularmente ;4) Os pagamentos foram efetuados de acordo com as faturas apresentadas;5) Após comparação entre as notas e as faturas verificou-se uma diferença de R$ 5.000,00;6) Questionamos junto ao fornecedor para repor mercadorias referente a diferença apresentada.

Junto a este relatório encaminhamos a Vossa Senhoria cópia de toda a documentação necessária asua apreciação.

Sem mais no momento.Aguardamos seu despacho.

Fulano de Tal,Chefe de Serviço.

REQUERIMENTOCONCEITO

É a correspondência através da qual um particular requer a uma autoridade pública algo a que temou julga ter direito.

Portanto, não utiliza papel oficial e não tolera bajulação.

Page 12: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

1 - MargensAs mesmas do ofício.

2 - VocativoColoca-se ao alto da folha, a partir da margem esquerda, não podendo ultrapassar os 2/3 da linha,

caso em que deve ser harmoniosamente dividido. A localidade só deve constar, se a autoridadedestinatária não estiver na da origem. Jamais se põe o nome da autoridade.

Exemplo:

Ilustríssimo Senhor Superintendente Regional do Departamento de Policia Federal PORTOALEGRE (RS)

3 - TextoInicia com o nome completo do requerente (sem o pronome "eu"), a 2,5cm da margem, em

destaque.Quanto aos demais dados de identificação, que se põem em continuação ao nome, tais como

nacionalidade, estado civil, filiação, lotação, endereço, números de documentos etc. , somente cabemaqueles que sejam estritamente necessários ao processamento do pedido.

Dependendo da circunstancia, e importante enumerar os motivos, dar a fundamentação legal e/ouprestar esclarecimentos oportunos.

Redige-se na terceira pessoa.

4 - FechoPõe-se abaixo do texto, no alinhamento do parágrafo.Consiste numa destas expressões:

Nestes termos,pede deferimento................Pede deferimento...............Espera deferimento.................Aguarda deferimento.................Termos em que pede deferimento.

Qualquer uma pode ser abreviada com as iniciais maiúsculas, seguidas de ponto: P. D., A. D. etc.

5 - Local e dataTambém no alinhamento do parágrafo. (Ver observações no ofício.)

6 - AssinaturaA direita da folha, sem traço e sem nome, se este for o mesmo do inicio.

MODELOS (Extraídos do livro "Redação Oficial", de Adalberto J. Kaspary)

Page 13: Redação-Relacoes- -Humanas-Públicas-Arquivamento

Senhor Diretor do Colégio Estadual Machado de Assis:

FULANO DE TAL, aluno deste colégio, cursando a primeira série do segundo grau, turma D, turnoda manhã, requer a Vossa Senhoria o cancelamento de sua matrícula, visto que fará um estágioprofissional de três meses no Estado de São Paulo, a partir do dia 22 do corrente.

Termos em que pede deferimento.Porto Alegre, 12 de maio de 1974.

Fulano de Tal

Senhor Diretor de Pessoalda Superintendência dos Transportes do Estado do RS:

FULANO DE TAL, funcionário público estadual, ocupante do cargo de Auxiliar de Administração,lotado e em exercício no Gabinete de .Orçamento e Finanças, da Secretaria da Fazenda, matricula nº110.287, no Tesouro do Estado, requer a Vossa Senhoria que lhe seja expedida certidão de seu tempode serviço nessa Superintendência, a fim de anexá-la ao seu processo de Iicença-prêmio, já emandamento na Secretaria da Administração.

Espera deferimento.

Porto Alegre, 14 de março de 1975.

Fulano de Tal

Excelentíssimo Senhor Secretario da Administração do Governo do Estado do Rio Grande do Sul:

FULANO DE TAL, brasileiro, solteiro, com 26 anos, filho de.................... e de................ natural, deGramado, neste Estado, residente e domiciliado nesta Capital, na Avenida João Pessoa, 582 - ap. 209,requer a Vossa Excelência inscrição no Concurso Público para o Cargo de Oficial Administrativo a serrealizado por essa Secretaria, conforme edita] divulgado no Diário Oficial de 14 do corrente, para o queanexa os documentos exigidos na citada publicação.

Nestes termos,pede deferimento.

Porto Alegre, 24 de maio de 1974.

Fulano de Tal

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NOÇÕES DE RELAÇÕES HUMANAS

CONTEXTOS E DEMANDAS DE HABILIDADES SOCIAIS

Eu mesmo, Se transponho o umbral enigmático, Fico outro ser, De mim desconhecido.C. Drummond de Andrade

Os diferentes contextos dos quais participamos contribuem, de algum modo, para a aprendizagemde desempenhos sociais que, em seu conjunto, dependem de um repertório de habilidades sociais. Adecodificação dos sinais sociais, explícitos ou sutis, para determinados desempenhos, a capacidade deselecioná-los e aperfeiçoá-los e a decisão de emiti-los ou não são alguns dos exemplos de habilidadesaprendidas para lidar com as diferentes demandas das situações sociais' a que somos cotidianamenteexpostos.

O termo demanda pode ser compreendido como ocasião ou oportunidade diante da qual se esperaum determinado desempenho social em relação a uma ou mais pessoas.

As demandas são produtos da vida em sociedade regulada pela cultura de subgrupos. Quandoalgumas pessoas não conseguem adequar-se a elas (principalmente as mais importantes) sãoconsideradas desadaptadas provocando reações de vários tipos. O exemplo mais extremo é o dofôbico social que não consegue responder às demandas interpessoais de vários contextos, isolando-seno grupo familiar e, mesmo neste, mantendo um contato social bastante empobrecido.

Quando, por alguma razão, um contexto provê aprendizagem de determinadas habilidades sociais,mas não cria oportunidade para que sejam exercidas, as necessidades afetivas a elas associadaspodem não ser satisfeitas. Em nossos programas de desenvolvimento de relações interpessoais comuniversitários, os estudantes freqüentemente apresentam dificuldade de expressar carinho (apesar dodesejo de fazê-lo) porque, em suas famílias, seus pais não incentivam e nem mesmo permitem "essasliberdades".

Ao nos depararmos com as diferentes demandas sociais, precisamos inicialmente identificá-las(decodificá-las) para, em seguida, decidirmos reagir ou não, avaliando nossa competência para isso. Aidentificação ou decodificação das demandas para um desempenho interpessoal depende,criticamente, da leitura do ambiente social, o que envolve, entre outros aspectos:

a) atenção aos sinais sociais do ambiente (observação e escuta);b) controle da emoção nas situações de maior complexidade;c) controle da impulsividade para responder de imediato;d) análise da relação entre os desempenhos (próprios e de outros) e as conseqüências que eles

acarretam.Não é muito fácil identificar os sinais que, a cada momento, indicam demandas para desempenhos

excessivamente elaborados. Por exemplo, quando o ambiente social é extremamente ameaçador,pode provocar ansiedade, requerendo respostas de enfrentamento ou fuga que variam na adequaçãoàs demandas. Em outras palavras, é como se o indivíduo dissesse a si mesmo:

Aqui é esperado que eu... (leitura do ambiente social ou das demandas);Não posso concordar com isso, eu preciso dizer que... (análise da própria necessidade de reagir a

uma demanda);Acho melhor não dizer nada agora... (decisão quanto a apresentar ou não um desempenho em

determinado momento).Diferentes tipos de demandas interpessoais podem aparecer sob combinações variadas. Algumas

combinações, no entanto, parecem típicas de contextos específicos e requerem conjuntos dehabilidades sociais que podem ser cruciais para a qualidade dos relacionamentos aí desenvolvidos. Ocontexto mais significativo da vida da maioria das pessoas é o familiar. Além deste, podem-sedestacar, como inerente à vida social na maior parte das culturas, a escola, o trabalho, o lazer, areligião e o espaço geral de cotidianidade (ruas, praças, lojas etc.). Segue-se uma análise doscontextos familiar, escolar e de trabalho que, não obstante suas especificidades, contemplam tambémmuitas das habilidades sociais requeridas nos demais.

1. o contexto familiar

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A vida familiar se estrutura sobre vários tipos de relações (marido-mulher, pais-filhos, entre irmãos eparentes) com uma ampla diversidade de demandas interpessoais. O desempenho das habilidadessociais para lidar com elas pode ser uma fonte de satisfação ou de conflitos no ambiente familiar. Dadaa inevitabilidade de conflitos o caráter saudável de muitos deles depende da forma de abordá-los eresolvê-los o que remete, em última instância, à competência social dos envolvidos.

Relações conjugaisEmbora, na sociedade atual, as pessoas já possuam um razoável conhecimento de seu parceiro

antes de optarem por uma vida em comum, mesmo assim, com o passar do tempo, pode ocorrer adeterioração de alguns comportamentos mutuamente prazerosos (reforçadores) e o aparecimento oumaximização de outros de caráter aversivo. Em um relacionamento novo, cada pessoa procura exibirao outro o melhor de si mesma, mas, ao longo do tempo, o cotidiano doméstico pode alterardrasticamente esse repertório. Além disso, a maioria das pessoas, ao se casarem, possuem algumasidéias românticas sobre o amor que, além de não se concretizarem, dificultam a identificação e oenfrentamento das dificuldades conjugais.

Considerando o conceito de compromisso (referido no Capítulo 2), crucial. para o caso das relaçõesconjugais, a qualidade desse relacionamento depende, criticamente, de quanto os cônjuges investemna sua continuidade e otimização. O auto-aperfeiçoamento de ambos em habilidades sociais conjugaisgarante, em parte, esse compromisso. No entanto, quando apenas um dos parceiros alcança umdesenvolvimento sócio-afetivo rápido, diferenciando-se excessivamente do outro, ele pode reavaliar ospróprios ganhos na relação como insatisfatórios e dispor-se à busca de relacionamentos alternativos,provocando a sua ruptura. Uma fonte de ruptura ocorre, portanto, quando há uma ausência decompromisso com a própria relação e/ou com o desenvolvimento do outro.

Em uma revisão da literatura de pesquisas sobre Terapia Conjugal, Gottman e Ruschelidentificaram algumas habilidades essenciais para a qualidade do relacionamento conjugal, destacandoaquelas associadas à aprendizagem e ao controle dos estados afetivos que desencadeiam conflitos ereduzem a capacidade de processamento de informações. Tais habilidades incluem: acalmar-se eidentificar estados de descontrole emocional em si e no cônjuge, ouvir de forma não defensiva e comatenção, validar o sentimento do outro, reorganizar o esquema de interação do casal de modo aromper o ciclo queixa-crítica-defensividade-desdém. Acrescentam, também, a este conjunto, ahabilidade de persuadir o cônjuge a não tomar nenhuma decisão enquanto o estado de excitaçãopsicofísiológica estiver sem autocontrole adequado.

Freqüentemente, um dos cônjuges expressa pensamentos e sentimentos de forma explosiva,extrapolando nas queixas e críticas. Se a reação do outro seguir na mesma direção, gera descontrolede ambos e uma alta probabilidade de manutenção do ciclo descrito acima, o que tende a piorar aindamais a situação. Daí a importância da habilidade de acalmar o outro. Ouvir não defensivamente permiteque o cônjuge exponha por completo o seu pensamento e pode servir para validar seu sentimento(empatia). Adicionalmente, a fala calma facilita a organização do conteúdo da mensagem, aumenta aprobabilidade de clareza e, conseqüentemente, de compreensão, tendo o efeito provável de acalmar.As situações de conflito geralmente exigem outras habilidades como as de admitir o erro, desculpar-seou pedir mudanças de comportamento.

Existem casais que são bastante atenciosos com amigos, colegas de trabalho e pessoas que lhesprestam serviço e, no entanto, deixam de dar essa mesma quantidade de atenção ao cônjuge. Amaioria que age assim parece não ter a intenção de colocar o cônjuge em segundo plano, porémacaba por negligenciar um elemento importante do relacionamento, ignorando situações eoportunidades para exercer a habilidade de dar atenção.

Muitas vezes, a imagem idealizada, ou real no começo do relacionamento, de uma pessoabem-humorada, amável, carinhosa etc. vai se desvanecendo, gerando insatisfação e desinteresse.Bom humor, gentileza mútua, carinho e atenção precisam ser cultivados no cotidiano da relação. Paraisso, é muito importante a habilidade de prover conseqüências positivas quando o cônjuge apresentaesses comportamentos. A sinceridade, no entanto, é fundamental, caso contrário poderá parecer quehá pretensão de manipulação. Há um velho adágio popular que cai bem nesta situação: amor comamor se paga. Em muitas situações em que o comportamento do outro caminha na direção dedesempenhos favoráveis à qualidade do relacionamento, pode ser importante que os cônjugesexplicitem claramente esses aspectos, por meio da habilidade de dar feedback positivo. Da mesmamaneira, pedir feedback é uma habilidade que favorece uma avaliação conjunta.

São muitos os problemas resolvidos diariamente por apenas um dos membros da díade conjugalem assuntos que afetam a ambos. Esses problemas, ou são corriqueiros, ou possuem tal urgência quedemandam ações imediatas. O partilhar decisões pelo casal produz, no entanto, um equilíbrio nas

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relações de poder, na medida que ambos decidem e são, igualmente, responsáveis pelo êxito oufracasso de todo empreendimento.

Um subgrupo particularmente relevante de habilidades sociais conjugais é representado pelas derelacionamento íntimo. Nesta categoria, os desempenhos sociais possuem características singulares,com o padrão não verbal tendo um peso considerável na interação. O conteúdo (o que se diz), a forma(como se diz) e a ocasião (quando se diz) são componentes importantes e precisam ser bem dosadose ajustados às preferências das pessoas envolvidas. Isso significa que requisitos não fundamentais emoutros contextos ganham, aqui, um estatuto especial como, por exemplo, as discriminações sutis dasmensagens enviadas em códigos e elaboradas no processo de interação.

Relações pais-filhosAs relações pais-filhos possuem um caráter afetivo, educativo e de cuidado que cria muitas e

variadas demandas de habilidades sociais. O exercício dessas habilidades é, em geral, orientado parao equilíbrio entre os objetivos afetivos imediatos e os objetivos a médio e longo prazo de promover odesenvolvimento integral dos filhos e prepará-los para a vida. Argyle identifica três estratégias básicaspelas quais os pais educam seus filhos: a) por meio das conseqüências (recompensas e punições), b)pelo estabelecimento de normas, explicações, exortações e estímulos e c) por modelação. Cada umadessas estratégias baseia-se em ações educativas que supõem um repertório elaborado e diversificadode habilidades sociais dos pais.

À medida que crescem, os filhos desenvolvem interesses, idéias e hábitos que podem gerarconflitos familiares. Nem sempre é fácil para os pais a identificação dos sinais que apontam para aiminência de um conflito entre eles e os filhos ou para os estágios iniciais de um comportamentoreprovado no contexto dos valores familiares. Inversamente, é também difícil identificar os estágiosiniciais de um comportamento desejável que pode estar sendo mascarado pela predominância deoutros indesejáveis. Na maioria das vezes, presta-se mais atenção aos comportamentos queperturbam ou quebram normas estabelecidas. Com freqüência os pais buscam interromper ' essescomportamentos com medidas punitivas ou corretivas que produzem resultados pouco efetivos porqueos suprimem apenas momentaneamente e, ainda, podem gerar vários sentimentos negativos, como araiva, o abatimento, a revolta etc.

Essas situações constituem ocasião para o exercício de um conjunto de ações educativas quepodem alterar drasticamente a qualidade da relação e promover comportamentos mais adequados dosfilhos. A literatura enfatiza a importância de apresentar feedback positivo para os desempenhosconsiderados adequados tão logo eles ocorram. Elogiar e fornecer conseqüências positivas incentivame fortalecem desempenhos incipientes que, em etapas posteriores, serão mantidos por suasconseqüências naturais. A maioria dos pais faz isso quando está ensinando os filhos a andar, falar ouler, mas costuma negligenciar a apresentação de conseqüências positivas quando se trata decomportamentos que consideram "obrigação" como estudar, organizar-se, demonstrar gentileza,apresentar iniciativa na solução de pequenos problemas pessoais etc.

Muitos pais queixam-se de que, especialmente na adolescência, os filhos se tornam esquivos,buscando maior contato com os companheiros do que com eles. A adolescência é, sem dúvida, umperíodo de grandes conquistas e descobertas por parte dos jovens, podendo produzir inquietação aospais. É o momento de experimentar as novas possibilidades cognitivas e o despertar sexual, mastambém um período de grande habilidade emocional, dadas suas alterações hormonais. Em qualqueretapa, mas particularmente nesta, são importantes várias outras ações educativas como as decombinar normas e regras de convivência coerentes com os valores familiares e estabelecer consensosobre padrões de conduta a serem assumidos por todos. Em outras palavras, decidir com os filhoscomo traduzir valores em comportamentos, o que implica em diálogo e nas habilidades a ele inerentes.

Assim como muitas situações requerem o autocontrole dos sentimentos evitando-se agravarconflitos potenciais, outras podem requerer sua expressão. Em tais casos, embora a demanda apareçasem se anunciar, a expressão de raiva ou desagrado requer controle emocional se o objetivo foreducativo mais do que meramente de descarga emocional. A habilidade dos pais de expressaradequadamente raiva e desagrado fornece modelo de autocontrole. Quando esses sentimentos sãogerados por comportamentos dos filhos que violam os acordos e as normas combinados, a situaçãopode requerer a habilidade de defender os próprios direitos em uma visão de reciprocidade.

Em muitos momentos da relação pais-filhos, ocorrem críticas de ambos os lados. A maioria de nóstem facilidade em fazer críticas que apenas humilham as pessoas, mas dificuldade em apresentar asconstrutivas. Além disso, a habilidade de desculpar-se pode ser importante para diminuirressentimentos e induzir atitudes construtivas em relação à dificuldade vivida.

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2. O contexto escolarA Educação é uma prática eminentemente social que amplia a inserção do indivíduo no mundo dos

processos e dos produtos culturais da civilização. A escola é um espaço privilegiado, onde se dá umconjunto de interações sociais que se pretendem educativas. Logo, a qualidade das interações sociaispresentes na educação escolar constitui um componente importante na consecução de seus objetivose no aperfeiçoamento do processo educacional.

O discurso oficial sobre os objetivos e metas da instituição escolar, preconizado e continuamentereafirmado em termos de formação para a vida e para a cidadania, já inclui, naturalmente, a articulaçãoentre aprendizagem e desenvolvimento. O desenvolvimento sócio-emocional não pode ser excluídodesse conjunto, especialmente quando se observa, nos dias atuais, uma escalada de violênciaatingindo crianças e jovens e manifestando-se, inclusive, no contexto escolar. Há, portanto, umaconcordância quase unânime sobre a necessidade de aprimoramento das competências sociais dealunos, professores e demais segmentos da escola.

Mas é necessário destacar a importância de uma clara compreensão sobre que tipo de habilidadesefetivamente contribui para essa preparação para a vida. Em um de nossos estudos, uma amostrasignificativa de professores da rede pública valorizou as habilidades pró-sociais em níveissignificativamente superiores à valorização atribuída às habilidades assertivas e de enfrentamento.Como são complementares, é importante que todos esses conjuntos sejam, igualmente, desenvolvidosna escola. Habilidades como liderar, convencer, discordar, pedir, mudança de comportamento,expressar sentimentos negativos, lidar com críticas, questionar, negociar decisões, resolver problemasetc. precisam também ser promovidas pela escola. A emissão competente de tais habilidades podeconstituir um antídoto importante aos comportamentos violentos, especialmente se desenvolvidosparalelamente às habilidades de expressar sentimentos positivos, valorizar o outro, elogiar, expressarempatia e solidariedade e demonstrar boas maneiras.

Os estudantes excessivamente tímidos ou muito agressivos enfrentam maiores dificuldades naescola, pois em geral apresentam déficits nas chamadas habilidades de sobrevivência em classe:prestar atenção, seguir instruções, fazer e responder perguntas, oferecer e pedir ajuda, agradecer,expor opiniões, discordar, controlar a própria raiva ou tédio, defender-se de acusações injustas e pedirmudança de comportamento de colegas, no caso de chacotas e provocações. Além das conseqüênciassobre a aprendizagem, tais dificuldades podem se reverter em problemas de auto-estima nodesenvolvimento sócio-emocional.

Além disso, uma ampla literatura vem mostrando correlação entre déficits no repertório dehabilidades sociais dos alunos e suas dificuldades de aprendizagem e baixo rendimento escolar.Embora a funcionalidade dessa relação ainda esteja sob investigação, não é difícil imaginar aimportância de habilidades como as de perguntar, pedir ajuda, responder perguntas, dar opinião,expressar dificuldade etc. sobre a aprendizagem nesse contexto e, em particular, como forma de obteratenção e cuidado por parte da professora.

3. o contexto de trabalhoQualquer atuação profissional envolve interações com outras pessoas onde são requeridas muitas e

variadas habilidades sociais, componentes da competência técnica e interpessoal necessária para oenvolvimento em várias etapas de um processo produtivo.

A competência técnica usualmente faz parte dos objetivos educacionais dos cursosprofissionalizantes de segundo e terceiro graus e dos treinamentos que ocorrem no âmbito dasorganizações. No entanto, a competência interpessoal raramente é relacionada como objetivo deformação profissional ocorrendo, de forma assistemática, como um subproduto desejável do processoeducativo, por vezes referido como currículo oculto.

Embora existam ocupações em que grande parte das atividades é realizada quase queisoladamente, como, por exemplo, a do restaurador de obras-de-arte, do copista de obras antigas oudo arquivista em um escritório, ainda assim há um processo complementar que depende da interaçãosocial. Tal processo pode ser de recepção de itens de tarefa, negociação de contrato, reuniões,supervisão de atividades, aperfeiçoamento por meio de cursos etc. Pode-se dizer que praticamentenenhum trabalho ocorre no isolamento social total. Por outro lado, existem outras atividades em que arealização da tarefa se dá quase que totalmente na relação com o outro, ou seja, elas são mediadaspor interações sociais. São as ocupações de vendedor, recepcionista, telefonista, professor, médico,assistente social, terapeuta etc.

Os novos paradigmas organizacionais que orientam a reestruturação produtiva têm priorizadoprocessos de trabalho que remetem diretamente à natureza e qualidade das relações interpessoais.Entre tais aspectos, pode-se citar a ênfase na multiespecialização associada à valorização do trabalho

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em equipe, intuição, criatividade e autonomia na tomada de decisões, ao estabelecimento de canaisnão formais de comunicação como complemento aos formais, ao reconhecimento da importância daqualidade de vida e à preocupação com a auto-estima e com o ambiente e cultura organizacionais.

Essas mudanças imprimem demandas para habilidades como as de coordenação de grupo,liderança de equipes, manejo de estresse e de conflitos interpessoais e intergrupais, organização detarefas, resolução de problemas e tomada de decisões, promoção da criatividade do grupo etc. Asinovações constantes e o desenvolvimento organizacional no mundo do trabalho requerem, ainda,competência para falar em público, argumentar e convencer na exposição de idéias, planos eestratégias. O trabalho em pequenos grupos mostra a necessidade de habilidades de supervisão emonitoramento de tarefas e interações relacionadas ao processo produtivo que, para ocorreremadequadamente, exigem competência em requisitos como os de observar, ouvir, dar feedback,descrever, pedir mudança de comportamento, perguntar e responder perguntas entre outras.

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NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

TÉCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO

O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duassituações.

- DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSOGUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA.

- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA,POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DAMINHA SALA.

- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NoBRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!

- VAMOS ENTÃO Ao ARQUIVO NACIONAL? LÁ, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITOMATERIAL INTERESSANTE!

Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes,não é mesmo?

Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço oumadeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo paracitar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentaçãoproduzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal.

E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, poisa palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastanterelacionados entre si.

Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a origemda palavra, que ainda não está esclarecida.

Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa paláciodos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e depósitode documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa,também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.

Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:

ArquivoÉ O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM

GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS ECONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.

Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funçõesde um arquivo.

A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja asua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para ahistória e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir àhistória, como fonte de pesquisa.

No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas:guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ouoficiais.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSProvavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é?O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi

consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algumtempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.

E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados emquatro grupos, de acordo com:

- a natureza da entidade que os criou;

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- os estágios de sua evolução;- a extensão da sua atenção;- a natureza dos seus documentos.Vamos analisar cada um desses grupos em separado.

De acordo com a entidade criadoraConsiderando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou

estadual ou municipal.Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações

não-lucrativas, sociedades e associações.Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias.Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco.FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,

individualmente.Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e

casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e vendade imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.

De acordo com o estágio de evoluçãoQuando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes

três estágios:ARQUIVO DE PIUMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e

freqüentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. Oarquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento.

Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo asrequisições de material do ano em curso.

ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram doarquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda podem serconsultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquelaque os gerou. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades dasrepartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que estão apenasaguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.

Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que

perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é esporádico. Eles sãoconservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins depesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o quedenominamos arquivo propriamente dito.

Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século.

De acordo com a extensão da atençãoOs arquivos se dividem em:ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um

arquivo corrente.Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.

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ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientesdos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividadesde arquivo corrente são centralizadas.

Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade.

De acordo com a natureza de seus documentosDependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em:ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas,

disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecemtratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto aoregistro, acondicionamento, controle e conservação.

Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma deadvocacia.

ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, deum campo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. Sãochamados, inadequadamente, de arquivos técnicos.

Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de

um grupo? Veja!. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de

âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governodo estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, casoseus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivocentral, que serve a todos os setores daquela secretaria.

Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demosalguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, odocumento de um arquivo?

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOSPense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns

documentos que possam estar sob sua guarda.Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados. Só para

exemplificar, apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista:- cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores;- histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários;- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias;- relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos;- fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza;- certidões de um modo geral.A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que você conclui a respeito do que

seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão:

DocumentoÉ TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU

FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OUDE INFORMAÇÃO. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUSSUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SERAQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí elesserem classificados em dois grupos:

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Quanto ao gêneroConsiderando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos

de um arquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras.

É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicosou espécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores:contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos,regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários e correspondências.

Quanto à natureza do assuntoQuando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja;

escala de plantão de uma imobiliária.SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda

para sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatrocategorias, tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular.

ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas doconhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado(descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e políticas;planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).

SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoasfuncionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo oumanuseio.

Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matériaultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam demaior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operaçõeseconômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dadosde elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de paísesestrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos(escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.

CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser doconhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraçosadministrativos.

Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um indivíduo,cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importância especial ouaquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalaçõesimportantes para a segurança nacional.

RESERVADO - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução; cartas,

fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

ORGANIZAÇÃOA organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o

desenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:- levantamento de dados;- análise dos dados coletados;- planejamento;- implantação e acompanhamento.

Levantamento de dadosSe arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública

ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade - sua

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estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar overdadeiro significado de sua documentação.

O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e sercomplementado pela coleta de informações sobre a sua documentação.

Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais,cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes (cartas,faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado deconservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados);existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle deempréstimo de documentos; processes adotados para conservação e reprodução de documentos;existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc.

Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoalencarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); oequipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da Áreaocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contraincêndio).

Análise dos dados coletadosDe posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a

analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular epropor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a serimplantado.

Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituiçãocorrespondem A sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontosde atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedemo funcionamento eficiente do arquivo.

PlanejamentoPara que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente)

possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenhaem conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir.

Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição doarquivo na estrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos serviços dearquivo; escolha de métodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas defuncionamento; recursos humanos; escolha das instalações e do equipamento; constituição dearquivos intermediário e permanente; recursos financeiros.

Posição do arquivo na estrutura da instituiçãoEmbora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de

arquivo na estrutura de uma instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível, isto é,que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atendera setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sériosproblemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas.

Se a instituição já contar com um órgão de documentação, este será, em principio, o órgão maisadequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos quetenham como matéria-prima a informação.

Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação - numa biblioteca, numamemória de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Daí a importância da constituiçãode sistemas de informação, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos técnicos emateriais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos.

Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivoAo se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à

centralização ou descentralização dos serviços de arquivo.

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CentralizaçãoPor sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação

em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle - recebimento,registro, distribuição, movimentação e expedição - de documentos de uso corrente em um único órgãoda estrutura organizacional, freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicações eArquivo, ou outra denominado similar.

Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de normas eprocedimentos; nítida delimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos arquivísticos maiscompletes; redução dos custos operacionais; economia de espaço e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seriadesaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, emque algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ouespecíficas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, Asvezes em Áreas geográficas diferentes - agências, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivospróximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.

DescentralizaçãoRecomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a

descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. .O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as

grandes áreas de atividades de uma instituição.Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização e

Transportes, Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um dessesdepartamentos se desãobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade dadescentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada a nível deDepartamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estarãoreunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelasdivisões e seções que o compõem.. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivopara a documentação dos órgãos administrativos.

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:- centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos;- descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos

órgãos.- de comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação eexpedição dos documentos correntes.

a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivosNeste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e os

arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais oufunções específicas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamentedistantes dos órgãos a que estão subordinadas.

Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionáriospara responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações de arquivamentodecorrentes, tais Como abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo para transferência etc.

Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicaçõesdesigne um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal pararesponder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados.

A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivosEste sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas

centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de

controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além doarquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc.

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Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Como agentede recepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição dacorrespondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial dadocumentação administrativo da instituição.

A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichosindividuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura dainstituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, alocalização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos efinanceiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhorpolítica a ser adotada.

CoordenaçãoPara que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência é

imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exerceráfunções normativas, orientadoras e controladoras.

A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecere fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operação e eficiência doserviço dos arquivos setoriais; determinar normas específicas de operação, a fim de atender Aspeculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos arquivossetoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vistaa eficiência e a unidade de execução de serviço; promover reuniões periódicas com os encarregadosdos arquivos setoriais para exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema dearquivos.

Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivopermanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivoscorrentes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, também chamado arquivode terceira idade.

Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentostransferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que aCOORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os documentosao Ihe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dospadrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia.

Escolha de métodos de arquivamentoA importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento

em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo dadocumentação corrente.

Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem serordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número.

Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação decomo os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a seradotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:

PATRIMÔNIO

BrasíliaRio de JaneiroSão Paulo

PESSOAL

ADMISSÃO

Aguiar, CelsoBareta, HayddeBorges, FranciscoCardoso, JurandirCastro, Lúcia

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Paes, OswaldoPaiva, ErnestoSéllos, ZildaSilva, Ana Maria

DEMISSÃO

FOLHAS DE PAGAMENTO

jan. a jul. de 1980aço. a dez. de 1980jan. a jul. de 1981

PROMOÇÃO

Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraçõesassinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônioencontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se umarranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamentoencontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica.

Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodos geográfico,alfabético e numérico cronológico, como auxiliares.

Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, a documentação

pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e arquivadospelo número de controle que Ihe é atribuído ao dar entrada e que, daí por diante, irá Ihe servir dereferência - e o grupo constituído de todo o restante da documentação, ordenada por assuntos.

Estabelecimento de normas de funcionamentoPara que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é

imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seusdiversos estágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na maioriadas vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.

Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente commodelos e formulários, rotinas, códigos de assunto e índices, integrar o Manual de Arquivo dainstituição.

RECURSOS HUMANOSFormação e regulamentação profissional

O arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. Noentanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoasencarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida daorganização.

Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática, no entanto, essasimplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindodificuldades na classificação dos papéis.

Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento paraum perfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separaçãodos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentos inúteis.

Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva da instituição,fonte e base de informações; aproveita experiências anteriores, o que evita a repetição, simplifica eracionaliza o trabalho.

Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessária a preparação de pessoal especializadonas técnicas de arquivo.

"Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois 10 anos de prática podemsignificar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo.

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Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursosespeciais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundação Getúlio Vargas e outras instituições.

O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais, para a administração e para oconhecimento de nossa História, passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. Assimé que, a é de março de 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior dearquivos, e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitaçãoprofissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi instituído o Curso Superior deArquivologia, com duração de três anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546,regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de é de novembro do mesmo ano, que dispõe sobre aregulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo.

AtributosPara o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além de um

perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas dearquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o público, espíritometódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder desíntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.

Escolha das instalações e equipamentosDe igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local

adequado, quer pelas condições físicas que apresente - iluminação, limpeza, índices de umidade,temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras.

Michel Duchein, especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga,tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria, os quais devem ser consultados por tantosquantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda dedocumentos. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume.

Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles queestão envolvidos com a organização dos arquivos.

Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis Arealização do trabalho arquivístico.

Material de consumoMaterial de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias,

as pastas, as tiras de inserção e outros.Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma

informação. As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos

arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar abusca dos documentos e o seu rearquivamento.

No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidadee funções, conforme veremos em seguida.

Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele seraplicada, sendo então de celulóide ou de metal.

A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício passa

uma vareta que prende as guias à gaveta.Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica.A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção, e

fechada quando indica o princípio e o fim.Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à

metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira posição,segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição.

Quanto à sua função, a guia pode ser ainda:

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- primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;- secundária - indica uma subdivisão da primária;- subsidiária - indica uma subdivisão da secundária;- especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não a

projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundáriasem segunda posição e assim por diante.

Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta doarquivo.

Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem asnotações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.

Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar eproteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Elas se dividemem:

- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa emordem cronológica;

- miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoasem ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

Material permanenteO material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o

mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta osseguintes requisites:

- economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências);- conveniência do serviço (arrumação racional);- capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades);- invulnerabilidade (segurança);- distinção (condições estáticas);- resistência (conservação).Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas

especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. Asmais tradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes, armários de aço etc. Asmais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos, bem como asestantes deslizantes.

Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumesencadernados.

Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes dediversas dimensões, onde são guardados os documentos.

Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentoseram guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente.

Arquivos horizontais antigos- pombal (em forma de escaninhos);- sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha).Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes.Caixa de transferencia - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos permanentes.Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são colocadas as

caixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastassuspensas laterais.

Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ouconjugado com gavetas para fichas e documentos.

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Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas sobre asoutras - modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas.Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramentevisível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão dabarra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixasque aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas as notações.

Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás dasoutras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetasou bandejas comportam grande número de fichas.

Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto deapoio para as pastas suspensas.

Constituição de arquivos intermediários e permanentesToda organização, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte, acumula

através dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise,avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja porexigências legais, ou ainda por questões meramente históricas.

Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente,para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.

Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficar evidenciadaa sua real necessidade.

Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial ede sua descentralização física.

As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo nocaso de instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares, dispersesgeograficamente e detentores de grande volume de documentação.

Recursos financeirosOutro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas

para instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção.Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a

importância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a taisserviços. Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los.

Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar oprojeto de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da situaçãoreal encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano propriamentedito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se,inclusive, as prioridades para a implantação.

Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivoRecomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que

atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos.Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a serem

introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de neutralizar asresistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de umaorganização.

Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoaldiretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo, comodaqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo, ou de cuja atuação dependerá, em grande parte, oêxito desses serviços.

A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto umacompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ouomissões que venham a ocorrer.

Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos eformulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento

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que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções queirão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dostempos.

Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez que estesdevem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a experiência nospermite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. São eles:

- apresentação, objetivos e abrangência do manual;- informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua interação

e subordinação;- organogramas e fluxogramas;- concertos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia; -

detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação dedocumentos com seus respectivos códigos e índices; - tabelas de temporalidade de documentos, que,pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado.

Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado,a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição.

ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTESOs arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados

como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisõesdas administrações etc.

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelasatividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentoscorrentes. Por isso, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições adesignação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar.

Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setoresdistintos as atividades dos arquivos correntes:

1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação; registro e movimentação2. Expedição3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito4. Empréstimo e consulta4.1 ProtocoloNo que se refere às rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alterações indicadas para cada

caso:4.1.1 Recebimento e classificação4.1.2 Registro e movimentaçãoEste setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos.

ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLOVocê já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que

funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como encaminhamosdocumentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suasatividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentosem uma empresa.

FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBEE DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS:

- UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA DEPESSOAL;

- VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OSFUNCIONÁRIOS;

- DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UMMENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA.

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Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos?Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos.Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicando

tratar-se de uma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina,na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o seu arquivamento.

Quanto aos jornais, Fernanda também não precisa registrã-los, porque não são documentosoficiais. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, podem ser jogados fora.

Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Eles precisam serabertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, à Assessoria jurídica, de acordo com osprocedimentos adotados pela administração.

Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumprirem suasfinalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos.E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem seremprestados ou consultados no próprio local do arquivo.

Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possívelarquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cadadocumento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetirá mais tarde, quando for arquivado.

Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, registro, controle detramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência, não podem ser desvin-culados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos.

As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição decorrespondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimode documentos são os serviços de arquivo.

Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum, naestrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente denominados Arquivo eProtocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolocomo pelo arquivamento.

Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas eprocedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a um critérioadequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ouprocedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.

SERVIÇOS DE PROTOCOLOObserve este ofício:

Para:Banco do Estado S.A.Diretoria Financeira

Senhor Diretor,Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço Patrimonial de

nossa empresa...

Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotadosna empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.

Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles específicos doórgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício, despachou-o para um dosassessores, solicitando-lhe análise e parecer.

Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que, apósanalisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes TurismoS.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício, despachos, parecer -,solicitando-lhe o arquivamento.

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A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor deArquivo da empresa.

Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefasque constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuição emovimentação; expedição de correspondência.

PROTOCOLOÉ A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,

REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM ONOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRODE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.

E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que elescumpram suas finalidades com eficiência?

Rotinas de recebimento e classificaçãoCada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas

particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificação de documentossão:

- Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote,- Correios ou entregue em mãos.- Separação da correspondência oficial da particular.- Distribuição da correspondência particular.- Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.- Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários.- Abertura da correspondência ostensiva.- Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de

antecedentes.- Requisição dos antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lã, o setor encarregado de

registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada, isto é,agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.

- Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pelaempresa e definido pelo arquivista.

- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numeradordatador do protocolo). Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o documento seráencaminhado (destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado.

- Elaboração do resumo do assunto tratado no documento.- Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.

Rotinas de registro e movimentaçãoEsse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Ali os

documentos chegam e são encaminhados aos setores, são devolvidos e reencaminhados aos outrossetores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra,de modo geral, elas compreendem:

- Preparação da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre osquais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas.

Observe que nos três modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código ou número declassificação colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E também há uma partedenominada dístribuíção, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitação dodocumento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento).

Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seuandamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é possívelsabermos sob que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao documento.

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- Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamentoao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotações,devem ser anexados ao documento.

Quando o documento chegar ao seu destino, o responsável naquele setor precisa retirar a ficha deprotocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essapassagem do documento de um setor a outro, a redístribuição, deve ser feita através do setorresponsável pelo registro e movimentação.

- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto,rearquivando-as em seguida. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação quepassa pelos serviços de protocolo como também, para facilitar a pesquisa do documento, quandonecessário. Eis um exemplo de ficha de procedência

- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo.- Recebimento, dos vários setores da empresa, dos documentos a serem redistribuídos e anotação

do novo destino nas respectivas fichas.- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.

Rotinas de expediçãoEm geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa:- Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e

quantidades determinadas pela empresa.Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta

imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor deorigem, após a expedição.

- Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.- Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias.- Separação do original das cópias.- Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.- Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que

lhes deram origem.

SERVIÇOS DE ARQUIVOPreste atenção a esta situação, bem comum em uma empresa:- FLÁVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS

DADOSQUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO.- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVEESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DEARQUIVO?Como você vê, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do

arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de empréstimo.E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. Depois de

tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, é arquivada. No arquivo fica guardada,podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituição.

Vemos, assim, que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: oarquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta, sempre quenecessário.

E o que compreende cada uma dessas atividades?

Arquivamento da documentaçãoLembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, já deve haver a

preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso é que a classificação dada ao documento no

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serviço de protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. E como essesdocumentos são classificados?

Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar osdocumentos.

Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelostécnicos responsáveis, em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. E essesmétodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe osmétodos mais indicados e adequados às suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprirplenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de empréstimos econsultas aos funcionários e setores da empresa.

Empréstimo e consulta de documentos do arquivoQuantas vezes já não ouvimos alguém dizer:- ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO!JÁ FOI PARA O ARQUIVO.- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida, onde fica guardado tudo aquilo

que não vamos mais precisar.Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. Desde o

recebimento da documentação até o seu arquivamento, o trabalho arquivístico precisa ser feito demodo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação.

Logo, é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso, facilitando oempréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que delesprecisarem. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança, para quenenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.

Assim, as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:- Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores.- Preencher o formulário de recibo de documentação, em duas vias cujo modelo pode ser:Esse recibo é muito importante, já que registra a saída do documento, permitindo informar, com

segurança, onde ele se encontra.- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo,

juntamente com a guia-fora.- Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes, em ordem

cronológica, do mais atual para o mais antigo.- Preencher o formulário de cobrança da documentação, sempre que a pasta emprestada não for

devolvida no prazo estipulado.Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora

possamos recomendar um período em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante suareapresentação ao setor.

- Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante.- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no

lugar da pasta retirada).- Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi

assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOSistemas de arquivamento

Como é afirmamos anteriormente, a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenasarquivar, mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas.

A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiraspreocupações que deve ter a secretaria, unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. Paratanto, necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve, como:

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tipos físicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de sigilosidade, volume, assuntos deque tratam etc.

Tecnicamente, o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com afinalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:

• Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.• Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um

índice e posteriormente no local arquivado.• Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma

tabela.

Como escolher o sistema adequado?Para acertar, antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. Somente

através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá, pode-se escolher umsistema adequado e seguro para a localização de informações. Por exemplo, podemos concluir que ossistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são delivre acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como necessitam de índice para a localizaçãodos documentos, resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nosarquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa, mas de umatabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los.

Métodos de arquivamentoMétodo de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A

facilidade de guarda e pesquisa. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas, oque equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele seadaptam.

Tanto na organização de arquivos como na de fichários, os elementos a serem considerados nosdocumentos, para efeito de classificação, são:

• Nome (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem).• Local (de expedição ou recebimento dos documentos).• Data (de elaboração, validade ou referência dos documentos).• Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos).• Número (de ordem, código etc.).A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo,

respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados.No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são:• Alfabético.• Geográfico.• Numérico (simples, cronológico, decimal...• Por assuntos.

Método alfabéticoConsiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante

do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal declassificação) e depois colocado em seqüência alfabética.

As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas dealfabetação, separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. O número e o tipo de guias aserem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados.

A confecção do arquivo é simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma paracada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenadoscronologicamente.

Além das pastas individuais, utilizam-se também as pastas miscelâneas, para agruparcorrespondentes avulsos. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro

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de cada miscelânea. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. Aordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de no-mes e, dentro desta, pela ordem cronológica.

O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta éefetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeitofuncionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinaçõesque comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas, firmas e instituições no arquivo, solu-cionando os casos duvidosos. Essas regras têm por finalidade:

• Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critérios que facilitem o arquivamentoe a consulta.

• Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo, evitando entradas múltiplas e a conseqüenteperda de informações.

A - Regras1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o último

nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalecea ordem do prenome.

Exemplos:Barbosa, AnibalCorrêa, AntônioCorrêa, João CarlosCorrea, Paulo

2. As partículas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van,Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parteintegrante do nome.

Exemplos:Oliveira, Carlos Santos deVon Johnson, ErickVonder Blun, Eduardo

3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou não por hífen, não sãoseparados.

Exemplos:Castelo Branco, SérgioVilla-Lobos, Heitor

4. Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior. Exemplos:Santa Rita, VálterSanto lnácio, AnaSão Benito, Inácio

5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados naordenação alfabética. Exemplos:

Freitas Jr., AryRibeiro Neto, HenriqueVasconcelos Sobrinho, Alcides

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Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem deelemento de distinção. Exemplos:

Abreu Filho, JorgeAbreu Neto, JorgeAbreu Sobrinho, Jorge

6. Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depoisdo nome e não são considerados na alfabetação.

Exemplos:Araújo, Paulo (General)Estado de São Paulo (O)Pinto, Antônio Eduardo (Dr.)

7. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome, que corresponde ao da família do pai.Exemplos:

Cervantes y Saavedra, Miguel deHemandes Xavier, José

8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, Árabes etc. são registrados na ordem em que seapresentam. Exemplos:

Al Ben AbibLi YutangMao Tsé Tung

9. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. Exemplo:Sant'Ana, Armindo, lê-se e arquiva-se Santana

10. Os sinais gráficos, como crase, til, cedilha etc., não são considerados na alfabetação. Exemplos:Campanha, ClodoaldoCampanhã, Raul

11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam.Exemplos:Álvaro Costa & CiaBarbosa Souza LtdaComercial Santos Ltda

12. As expressões usadas no comércio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem serconsideradas na alfabetação. Exemplos:

Companhia Brasileira de AlimentosEditora Abril Ltda.Sociedade Espírita Alan Kardec

13. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras,devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos:

CEEE

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UFRGS

14. Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além de seu nome por extenso, também poruma sigla, o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades deseus consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo.Exemplo:

ADVB... ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil

• Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil

• Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB

15. A correspondência recebida de seção, divisão ou departamento de uma empresa ou instituiçãodeve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento, divisão, seção. Exemplos:

UFRGS - Departamento de PessoalUFRGS - Escola de Engenharia

16. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dosEstados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiveremlocalizadas em uma mesma cidade, são colocados os endereços. Exemplos:

União S.A. - RJ, Rio de JaneiroUnião S.A. - RS, Porto Alegre

17. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como seapresentam. Exemplos:

Banco Central do BrasilFundação Getúlio Vargas

18. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem serprecedidos do nome do país, em língua portuguesa. Exemplos:

Estados Unidos - The Library of CongressInglaterra - Red Cross

19. Nos títulos de congressos, conferências, simpósios etc., os números arábicos, romanos ouescritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada.)Exemplos:

Conferência Latino-americana de Pediatras (II).Seminário Francês de Patologia (13º).Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo).

20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem seralfabetados como se estivessem escritos por extenso.

Exemplos:Ferragem 2 (dois) irmãosInseticida mata 7 (sete)3 (três) M do Brasil

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O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente, normalmente, para organizar arquivoscomerciais. Contudo, dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados,pode haver dúvidas. Neste caso, podem ser adotadas regras mais extensas, ou pode-se ampliar emodificar as já existentes, para atender a casos específicos, desde que sejam redigidas em linguagemclara e simples e que fiquem registradas por escrito.

B - Ordenando alfabeticamenteQuando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios

para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos são corretos. Daísurgirem as confusões na busca e no arquivamento.

A definição de um único critério de alfabetação, com a conseqüente exclusão do outro, é defundamental importância para o trabalho de arquivo. São eles:

Letra por letra Palavra por palavra

Porta PortaPorta-algodão Porta-algodãoPortada Porta-discosPorta-discos Porta-espadaPortador PortadaPorta-espada Portador

Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seuarquivo se você misturar os dois critérios!

Método numéricoQuando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo:

processes, legislação, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organização para o arquivo éo método numérico.

Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é, indireta, pois há necessidade de se recorrer a umíndice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.

O método numérico pode ser:A - Simples

Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegadadestes ao arquivo, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, pois teremos um índicepara auxiliar na localização.

Este arquivo vai exigir como controles:

• Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura deduas ou mais pastas para o mesmo correspondente.

• Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome docorrespondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. O índice é, indispensável, pois, como crescimento do arquivo, toma-se impossível localizar os documentos.Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples, pode-se reaproveitar o número

de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente, o que jánão deve ocorrer no serviço público, rede bancária, arquivos hospitalares etc., onde o número atribuídoa um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas, pois nesses casos onúmero passa a identificar permanentemente um cliente.

O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos,sendo utilizado em larga escala na indústria, comércio, escolas, rede bancaria etc.

Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que estámatriculado, nos clubes que freqüenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico dearquivaniento!

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B - CronológicoNeste método numera-se o documento, e não a pasta. É o que ocorre nas repartições públicas - o

documento, depois de receber uma capa, onde são colocados o número de protocolo e outrasinformações, passa a formar um processo. Este processo será acompanhado durante a tramitação, poruma ficha numérica (ficha de protocolo), onde será indicada toda a movimentação do documentodentro da repartição. Paralelamente, são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dosenvolvidos, assunto e procedência dos documentos, a fim de agilizar as buscas.

Método geográficoNeste método, o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência

da informação. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de umaestrutura geográfica bem definida, como, por exemplo:

a) Vários países: nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houverdocumentos procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente noarquivo, após a capital. Exemplos:

• ARGENTINABuenos Aires

Maia Carraro, AlcidesNunes Caldera, Manoelito

CórdobaHotel Las PalmasValdez Miranda, Carlos

CorrientesDel Vale, LuisSanches de Vidal, Emílio

• BRASILBrasília

Ministério da EducaçãoMinistério do Interior

CampinasDelgado, CarlosMonteiro, José Olalvo

CuiabáChardon, Carlos ManuelSanti, Manuel

CuritibaRosado, José (Dr.)Transportes Valverde Ltda.

b) Um país: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosaordem alfabética.

c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, também emordem alfabética.

d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com omesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.

e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes doscorrespondentes em ordem alfabética.

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Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. Émuito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em váriosEstados, cidades e países, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte decargas e mercadorias etc.

Método por assuntosTambém conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois

é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. Sua aplicação, no entanto, requerplanejamento prévio, além de requisitos como:

• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as atividades-finsda mesma.

• Análise minuciosa e interpretação da documentação.Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. Cabe a

cada instituição, de acordo com suas características individuais, e após estudo detalhado, elaboraresse plano ou tabela de assuntos.

Para facilitar o trabalho, recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintesprocedimentos:

• Agrupar os assuntos principais ou grandes classes.• Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os

particulares).• Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e

os termos técnicos).• Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo.

A - Ordenação dos assuntos de forma alfabéticaUma vez elaborada a tabela de classificação, pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos

de duas maneiras:a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados,

considerando-se simplesmente a seqüência das letras. Exemplos:• Artigos para calçados• Calcados ortopédicos• Calçados para crianças• Calçados para homens• Calçados para senhoras• Calçados sob medida• Conserto de calçados• Fábricas de calçados• Lojas de calçados

b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos desuas subdivisões, também em rigorosa ordem alfabética. Exemplos:

CALÇADOS• Artigos• Consertos• Fábricas• Lojas• Ortopédicos• Para crianças• Para homens

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• Para senhoras• Sob medida

B - Ordenação dos assuntos de fornia numéricaNesta modalidade, além do plano de classificação, deverá ser elaborado um índice alfabético

remissivo, pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápidalocalização.

a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes, segundo o plano de classificação,recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classesseção ordenadas através de numerais decimais. Exemplo:

1 .BIBLIOTECA1.1 Correspondência expedida1.2 Correspondência recebida1.3 Livros

1.3.1 Sugestões para aquisição1.3.2 Orçamentos

1.4 Ponto dos funcionários1.5 Estatísticas

1.5.1 Consultas1.5.2 Empréstimos1.5.3 Serviços técnicos

1.6 Relatórios anuais

2. NÚCLEO DE EXTENSÃO

2.1 Cadastro de professores2.2 Certificados2.3 Cursos

2.3.1 Atendente de livraria2.3.2 Atualização para secretárias2.3.3 Correspondência informatizada2.3.4 Estenogratia2.3.5 Técnicas de arquivo

2.4 Material didático2.5 Propostas in company2.6 Relatórios anuais

A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada. O plano de classificaçãoinicial pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da empresa e a expansãodas classes de assuntos, a numeração crescera também.

b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado abibliotecas. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey). Estaclassificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes:

0 - Obras gerais1 - Filosofia

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2 - Religião3 - Ciências Sociais4 - Filologia5 - Ciências Puras6 - Ciências Aplicadas7 - Belas Artes8 - Literatura9 - História e Geografia.

Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre dogeral para o específico). Tomemos a classe é, de Ciências Aplicadas, como exemplo:

610 - Medicina620 - Engenharia630 - Agricultura640 - Ciências e Artes Doméstcas650 - Serviços gerenciais660 - Indústrias químicas670 - Manufaturas680 - Manufaturas, Miscelânea690 - Construção

611 - Anatomia612 - Fisiologia humana613 - Higiene pessoal614 - Saúde pública615 - Terapêutica616 - Clínica médica617 - Cirurgia618 - Ginecologia619 - Pediatria

616.1 Cardiologia616.2 Sistema respiratório616.3 Sistema digestivo616.4 Sistema endócrino616.5 Dermatologia616.6 Urologia616.7 Sistema muscular616.8 Neurologia616.9 Doenças diversas

e assim por diante.Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos

itens desejados.A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações. Requer o estudo detalhado

sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais deassuntos e suas subdivisões.

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RELAÇÕES PÚBLICAS

COMUNICAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICASNão há como negar a importância que a comunicação exerce no desempenho das relações

públicas. Aliás, as relações públicas vão se efetivar de acordo com a maior ou menor adequação eprecisão da comunicação. É sempre bom lembrar o que é necessário para que a comunicaçãoaconteça:

Emissor a pessoa que emite a mensagemReceptor aquele para quem se dirige a mensagemMensagem o que se deseja transmitirCanal o meio pelo qual se transmite a mensagemCódigo o sistema de sinais convencionaisFeedback a resposta dada ao receptorVamos ver como funciona a comunicação!João deseja contar à Lúcia que recebeu uma bolsa de estudos para continuar os estudos da

faculdade. Ele lhe telefona e diz: "Lúcia, acabei de ganhar uma bolsa de estudos!" Ao que elaresponde: Ioão, que bom! Então vamos comemorar!"

Emissor JoãoReceptor LúciaMensagem "Lúcia, acabei de ganhar uma bolsa de estudos!"Canal o telefoneCódigo a linguagem falada, isto é, a língua portuguesaFeedback "João, que bom! Então vamos comemorar!"

Barreiras à comunicaçãoNão é sempre que a intenção de se comunicar é bem-sucedida, pois emissor e receptor podem

acabar não se entendendo de forma satisfatória. São distúrbios e obstáculos que impedem ou restrin-gem a eficácia da comunicação, ligados ao emissor, ao receptor ou a ambos, a problemas relacionadosao canal ou ao código de comunicação.

A emoção é um fator que tanto pode facilitar quanto dificultar a comunicação. Se o assunto nosagrada, gostamos de falar e de ouvir sobre ele. No entanto, se houver bloqueio emocional... O emissorreage de forma que é difícil tocar no assunto. O receptor, por sua vez, "nem quer ouvir falar disso".Assim, a transmissão e/ou a recepção da mensagem fica bloqueada.

Lidar com pessoas com a emoção à flor da pele é situação comum para quem trabalha na recepçãode clínicas, hospitais, laboratórios, consultórios, enfim, ambientes em que as questões relacionadas àdoença estão muito presentes. É preciso manter um certo distanciamento para evitar maioresenvolvimentos, a fim de não compartilhar as vivências dos clientes como se fossem suas.

Também é comum nos locais que já têm fama de mau atendimento, onde as pessoas jáchegam predispostas, com má vontade, agressivas, porque sabem o que vão enfrentar. Orecepcionista deve considerar as más condições dadas pela burocracia da organização, mas não devetentar justificar uma conduta profissional má com argumentos tais como "ganho muito pouco para ficarouvindo reclamações". Todo e qualquer profissional deve desempenhar suas funções com eficiência,fazendo o melhor que pode, pois dessa forma não se desvaloriza, nem perde sua dignidade.

Você já deve ter vivido, ou mesmo presenciado situações, em que uma pessoa, ao relatar algumacontecimento, omite ou distorce propositalmente informações. E claro que não cabe a você,recepcionista, desmentir o que lhe foi dito. É seu dever, contudo, buscar as informações corretas,procurando, de forma delicada, fazer com que o cliente corrija o dado incorreto, através de umquestionamento objetivo e direto.

Veja um exemplo:Um cliente chega atrasado ao dentista e, depois de cinco minutos de espera, diz que tinha hora

marcada e que está esperando há mais de meia hora. Afirma também que outros já foram atendidos àsua frente.

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Você, ao perceber sua intenção, deve pedir-lhe para confirmar o horário marcado, alertando-o,educadamente sobre o atraso e mostrando-lhe que as marcações da agenda estão sendo seguidasrigidamente. Pode também sugerir-lhe a marcação de uma nova consulta. Apresente soluçõespossíveis, agindo com objetividade.

Uma pessoa de posição hierárquica superior pode achar que não precisa se comunicar ouresponder a subordinados. Tal atitude corta a possibilidade de diálogo. O emissor pode perder oudistorcer o conteúdo da mensagem quando reage defensivamente (ou com hostilidade ou com medode "falar bobagens") diante de alguém que ocupa cargo ou posto de chefia.

Aja sempre com naturalidade. Nenhuma hierarquia deve dar motivos que prejudiquem orelacionamento interpessoal.

Situações de tensão ou euforia, de cansaço físico ou mental, prejudicam a emissão ou a recepçãode uma mensagem. Não é difícil perceber que em determinados horários do dia há uma considerávelbaixa de produtividade depois de uma longa jornada de trabalho em contato direto com o público.

Quando se aproxima a hora de seu almoço, ou mesmo o final do expediente, é natural seimpacientar. É bom evitar muitas horas sem se alimentar ou ingerir líquidos. Você pode aproveitar osmomentos em que estiver desocupado e só, para comer, beber ou ir ao toalete. Caso isso sejaimpossível, faça breves intervalos a fim de atender às suas necessidades básicas.

É importante lembrar que os períodos de lazer e férias são fundamentais para a sua saúde física emental, acarretando melhor qualidade em seu trabalho. Quando o emissor e/ou o receptor vêm de umaexperiência de enfrentamento, pode haver distorção na comunicação. É sempre desaconselhável aopinião preconcebida. Evite ambientes hostis e não deixe que as generalizações o impeçam de ver aparticularidade de cada situação. Sabendo da intenção agressiva do outro, evite o confronto.Lembre-se do dito popular: "Quando um não quer, dois não brigam."

E quando você for emissor?Se você for procurado para fornecer alguma informação técnica, evite abusar de termos muito

específicos de sua área de atuação. Esse tipo de linguagem pode acabar afastando o cliente porquelhe dá a impressão de que está sendo "enganado", o que pode afetar a credibilidade da instituição paraa qual você trabalha.

Alguma vez você, ao pedir uma informação, sentiu que estava sendo "enrolado", que a pessoa nãosabia informar o que você queria saber? É uma sensação muito desagradável, não é mesmo?

Muitas vezes, por não usar as palavras adequadas, ou por não saber como transmitir sua idéia, oemissor não consegue transmitir a mensagem. Essa dificuldade pode ser resultado de diferençasculturais - é o caso de uma pessoa que se expressa muito bem em seu grupo, com pessoas com quemestá acostumada, mas que encontra problemas em fazê-lo em outro grupo.

Veja esta situação:A recepcionista de um posto de saúde que presta atendimento a pessoas de baixa renda precisa

comunicar a um cliente que, apesar da consulta marcada, o médico não poderá atendê-lo por conta deuma emergência.

- Meu senhor, infelizmente, por motivo que foge à nossa determinação, o doutor incumbido deatendê-lo não poderá comparecer, devido a uma urgência que restringe seu deslocamento a estecentro médico.

Você deve ter percebido que, embora correta, a mensagem não foi transmitida, pois a linguagemusada pela recepcionista está inadequada. Em primeiro lugar, deve-se falar de forma mais simples, istoé, usando-se palavras que façam parte do vocabulário dos clientes. Por outro lado, deixou deapresentar ao cliente uma alternativa para futura consulta, dificultando a sua volta ao posto de saúde.

Seria bem mais simples, por exemplo, que dissesse assim:- Seu Augusto, houve uma emergência e o dr. João não poderá atendê-lo. O senhor quer marcar

nova consulta? Qual a sua preferencia de dia e horário?Bem mais direto, claro e eficaz, você concorda?Devemos evitar o uso de códigos impróprios, o que geralmente acontece quando usamos gírias ou

linguagem muito específica de uma determinada área. Alguns grupos criam um código muito particularde comunicação, até mesmo para impedir que outras pessoas possam entender suas conversas. Vocêjá tentou acompanhar uma conversa entre médicos, por exemplo? É quase impossível, não é mesmo?Isso acontece principalmente por causa do uso de nomes científicos familiares a eles, mas não a você.

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Em uma empresa que tenha uma área de atuação muito específica, é comum acontecer de seusfuncionários usarem expressões que as outras pessoas desconheçam. Isso é tão comum de acontecerque já se tornou até tema de brincadeiras.

Sempre que possível, você deverá checar o nível de linguagem de seu interlocutor e tentar adequara linguagem à sua capacidade de compreensão. É preciso que haja alguma identidade de repertórioentre vocês, ou seja, que ambos reconheçam o sentido das palavras usadas na comunicação.

Veja, por exemplo, o caso de um comprador de um imóvel que, ao ler o contrato, hesita diante dotermo "inadimplência". O vendedor, ao notara expressão de dúvida, imediatamente explica-lhe queessa palavra significa "descumprimento de qualquer das cláusulas contratuais". Agindo assim, eleprocura ultrapassar uma barreira de comunicação, oferecendo ao comprador a explicação do termo e,além disso, demonstrando sua disposição de não enganá-lo.

Quanto às gírias, que nem sempre são compreendidas por todos e há mesmo pessoas que asrejeitam, um recepcionista, porque lida com um público muito diversificado, deve evitá-las.

E quando a timidez atrapalha a comunicação? A vergonha, o receio de falar "bobagem", o medo defalar errado e de não ser aceito, impedem não só a comunicação, mas também o relacionamentointerpessoal. Pessoas que não dizem o que sentem e pensam não se relacionam de uma formaprodutiva com as outras pessoas.

Vamos imaginar a seguinte situação:Joana está em uma reunião com a diretora da biblioteca onde trabalha como recepcionista. Após ter

explicado as novas tarefas de Joana, a diretora pergunta-lhe se está tudo entendido e se está deacordo.

Joana responde que sim. Isso, porém, não é verdade, pois discorda de alguns pontos, mas atimidez a impede de expressar sua opinião. É fácil concluir que o silêncio provocado pela timidez atingetanto Joana quanto a diretora. Se a recepcionista tivesse exteriorizado sua opinião, provavelmentecontribuiria com novas idéias, demonstrando sua capacidade de análise e interesse pela qualidade deserviços prestados pela biblioteca.

A capacidade de trocar idéias com outras pessoas só ajuda a melhorar. No ambiente de trabalho,passe sua mensagem da forma mais simples que puder, tenha segurança sobre o que está falando,verifique se todos entenderam o que foi dito e se coloque à disposição para ajudar em qualquer dúvidaque tenham.

Quando o emissor se utiliza de palavras que podem ter diferentes interpretações, ou quando oreceptor atribui outro sentido ao que foi dito, o duplo sentido impede a compreensão exata damensagem.

Quando uma pessoa inicia a conversa a partir do que supõe que a outra pessoa pensa, conhece ousabe, omitindo quaisquer esclarecimentos, a comunicação corre risco. Nunca tente imaginar o que ooutro sabe ou pensa. Mesmo que a outra pessoa já domine o assunto, fale tudo o que precisa serinformado, pois reforçar um determinado tema trará mais segurança para voce e para o seu ouvinte.

E você no papel de receptor?É importante que você demonstre sempre disponibilidade para ouvir os outros. Alguém que ouve

mas que não demonstra qualquer reação pode dar ao outro a impressão de que nada do que diz estásendo considerado e, por isso, deve parar de falar

Ouvir as pessoas é uma questão de respeito. Às vezes ficamos tão envolvidos com nossa atividadede trabalho que não entendemos o que o outro está querendo dizer. Nesses momentos, é necessárioparar, criar um distanciamento e se "ligar" para ouvir a opinião de outras pessoas.

Tirar conclusões precoces por achar que já sabe de antemão o que o outro tem a dizer ("Ele batesempre na mesma tecla.") é um vício que impede o diálogo. É melhor buscar outras informações parater uma opinião sobre um determinado assunto.

O receptor pode perder parte da mensagem ou toda ela, se não conseguir se concentrar no que ooutro diz. Estar atento ao trabalho é fundamental, pois a falta de atenção pode trazer problemas. Noentanto, você, por estar distraído, pode não entender uma pergunta e, por isso, não responder comodeveria.

É comum que as pessoas, ao procurarem a recepção, estejam apressadas, ansiosas e nãocompreendam que você esteja atendendo várias pessoas ao mesmo tempo. Procure demonstrar tran-qüilidade, tratando-as com delicadeza, atenção e interesse em resolver todos os problemas.

Como as experiências anteriores de cada pessoa podem predispô-Ias a filtrar ou a distorcer amensagem, nunca deixe que o seu conhecimento ou sua opinião o impeçam de ouvir e aprender. Àsvezes uma pessoa, que aparentemente sabe menos que você, consegue entender melhor e mais

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rápido uma determinada situação. Isto não significa que saiba mais, mas que, naquele momento,entendeu melhor a situação. Só isso.

Na ansiedade de nos fazer ouvir, às vezes, atropelamos a fala das pessoas, adiantando nossasopiniões. Isso acaba por impedir que ouçamos o outro. Saber ouvir é fundamental para o seu trabalho.Através das informações recebidas, você poderá agir de forma mais clara e precisa.

"Por que será que ele fez isso? O que será que está querendo? Por que tinha de dizer aquilo?"Observações como essas, e mais as tentativas de 1er nas entrelinhas", podem dar sentido, ajudar noentendimento das palavras e do comportamento das outras pessoas. É preciso, contudo, cuidado denão se atribuir propósitos falsos ao que o outro diz. É perigoso tentar descobrir o que "está por trás",porque se estabelece um contato superficial e de pouca confiança. Não cabe a você desvendarintenções. Ter uma relação de confiança com o seu interlocutor é importante.

Portanto, quando você tiver alguma dúvida, em vez de ficar imaginando o que pode estaracontecendo, procure esclarecimentos com as pessoas certas.

Aberturas à comunicaçãoPara que haja uma perfeita e eficiente realização do processo de comunicação, pressupõe-se que

todos os seus elementos estejam em perfeita integração e harmonia. O objeto da mensagem, o meiopelo qual ela é transmitida e o próprio código utilizado devem ser comuns ao emissor e ao receptor,isto é, a você e à pessoa a quem você se dirige. Você deve tratar a mensagem do modo maiscuidadoso possível, para que não surjam obstáculos à comunicação. Para evitar essas dificuldades, épreciso que você leve em consideração alguns pontos básicos sobre o que deve ou não fazer.

Uma relação de mútua confiança permite a eliminação ou a neutralização de possíveisinterferências no processo de comunicação. Escute atenta e ativamente o outro, demonstrandointeresse na mensagem de seu interlocutor.

Para conseguir esse bom relacionamento, destacamos aqui pontos que você pode observar. Essesprocedimentos podem ajudá-lo a expressar melhor sua atenção.

Embora seja muito comum em situações de bate-papo, a repetição de expressões como "sabe","entendeu", "olha só", "tá", "né", não contribui para a eficiência da comunicação e pode acabar setornando vício de linguagem, que em nada auxilia na transmissão do que se quer dizer. Se essasexpressões têm a função de chamar a atenção do ouvinte, seu uso excessivo só prejudica atransmissão da mensagem:

"Olha só: o gerente dessa seção, sabe, está em reunião, entendeu?"Se excluirmos essas expressões, o conteúdo da mensagem não se altera, e a frase fica mais

concisa:"O gerente dessa seção está em reunião."Evite, também, palavras ou frases ambíguas, ou seja, que podem ser entendidas de maneiras

diferentes. Observe a frase:João viu a explosão do carro."Não é possível saber se João estava no carro e viu alguma explosão ou se João viu um carro

explodir. A ambigüidade, duplo sentido, prejudica a comunicação entre as pessoas. Ela é especial-mente perigosa em um texto escrito, já que não possui os recursos não-verbais da situação de fala.

Tome muito cuidado, também, para não pronunciar palavras de maneira errada. Há algumasexpressões que são habitualmente pronunciadas de forma incorreta, mas você deve evitar isso.

Para ficarmos restritos a um exemplo da área administrativa, basta lembrar o caso de "rubrica".Embora muitas pessoas pronunciem-na como i& rubrica", com acento tônico na primeira sílaba, apronúncia correta é "rubrica", com acento tônico na segunda sílaba. Se você ficarem dúvida sobre apronúncia de alguma palavra, procure um bom dicionário ou mesmo uma gramática da línguaportuguesa. Lá a pronúncia correta das palavras está indicada.

Por mais incrível que lhe possa parecer, até o jeito de sua postura corporal influencia na sua boacomunicação. Quem gosta de falar com uma pessoa sentada, largadona? Ninguém, não é verdade?Então, evite cruzar os braços, tamborilar com os dedos sobre a mesa, mastigar a ponta da caneta econsultar as horas durante a conversa.

Mantenha-se tranqüilo e atento enquanto estiver falando com seu interlocutor. As atitudesapontadas são, em geral, indicativas de impaciência e o interlocutor pode ter a impressão de que vocêdeseja se livrar dele. Mostre sempre uma atitude calma e receptiva.

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Sua expressão facial deve revelar também disposição para o diálogo e a sinceridade de suaspalavras, expondo as suas reações à fala da outra pessoa.

Quando se conversa pessoalmente com alguém, além da linguagem verbal, é possível observar osgestos, as expressões faciais e corporais, enfim, dispõe-se de muitos recursos para compreender e sercompreendido pelo outro. Esses recursos são tão fundamentais que podem ser determinantes para ainterpretação do que é dito. Muitas vezes sabemos que um olhar, um gesto de mão, ganham muitomais significado do que as palavras enunciadas. Nada de cara feia. Todos gostamos de falar compessoas que nos olham diretamente, sem fugir do olhar de seu interlocutor e sem demonstrardesconfiança.

Demonstre sempre que está acompanhando o que a outra pessoa diz, com palavras ou atitudes.Não abuse, porém, de sons de concordância, como os famosos "hã-hã". Evite também os excessivosacenos de cabeça na demonstração de sua aceitação da mensagem da outra pessoa. Formule bemsuas perguntas, de modo a proporcionar, sempre que possível, algum tipo de resposta ao emissor.Evite as perguntas fechadas, que geram respostas monossilábicas, do tipo "sim", "não" ou "talvez".

Amenize as perguntas diretas com expressões do tipo "quem sabe", "se possível", "talvez". Isso faráo interlocutor sentir-se mais à vontade para expressar suas opiniões e idéias. Não coloque questõesexcessivamente agressivas, desafiantes ou avaliativas, para não criar uma situação de tensão entrevocês, pois é muito comum que as pessoas reajam criando barreiras à comunicação, numa posturadefensiva. Se possível, prefira perguntas que comecem com o que, como, onde, quando. Issoesclarece o tipo de resposta esperada. Estruturando assim as suas questões, você receberá respostasmais precisas e objetivas.

Não exagere na quantidade de perguntas, para não parecer que o está submetendo a uminterrogatório. Pergunte-lhe apenas o essencial. Nada de criar tensões, avalie se está entendendoclaramente o que ele lhe diz, e só então faça novas perguntas.

Depois de fazer uma pergunta, é importante que você aguarde a resposta, pois muitas vezes énecessário um tempo para pensar antes de responder. Não demonstre impaciência: aquilo que é óbviopara você pode não ser tão evidente para todos. Procure expressar suas divergências de modorespeitoso e delicado, sem interromper a fala da outra pessoa. É melhor esperar que termine oenunciado para então você expressar com tranqüilidade suas divergências. Contradizerdesnecessariamente o que a outra pessoa está dizendo torna o diálogo improdutivo. Mesmo que hajadiferenças entre emissor e receptor, é essencial que um objetivo comum seja estabelecido, numademonstração de respeito e aceitação. Para tanto, abstenha-se de fazer julgamentos, admita que outrapessoa tenha crenças, idéias e valores diferentes dos seus. A pluralidade de opiniões é um fatorpositivo e não deve ser motivo de discussões inúteis. Discriminar é um comportamento negativo que sótraz prejuízo ao convívio social.

Tente estabelecer uma relação de empatia com o interlocutor, respeitando seu ponto de vista elevando em conta seus valores, colocando-se no lugar dele. Isso contribuirá muito para que a outrapessoa sinta-se à vontade para expressar suas opiniões.

Comunicação telefônicaA necessidade de comunicação rápida e eficiente fez com que o telefone se tornasse um dos meios

de comunicação mais utilizados hoje em dia. No cotidiano de um serviço de recepção, seja naempresa, no escritório ou em qualquer outra instituição, é comum atender a pedidos de informaçõestelefônicas, anotar recados e registrar chamadas.

Evite que o telefone toque mais que três vezes, pois o cliente que está do outro lado da linha podeficar impaciente com a demora. Caso precise fazer o cliente esperar, diga o nome da empresa,cumprimente-o e lhe explique que no momento a linha está ocupada ou que a pessoa não poderáatender. É desagradável ficar esperando na linha ouvindo "musiquinha" sem saber por quanto tempo.

Não é muito difícil perceber a importância de se segurar bem o fone. Em geral a distância de dois aquatro centímetros dos lábios é a indicada para uma boa transmissão. A proximidade excessiva podecausar vibrações. Por outro lado, afastar demais o fone pode tornar a voz fraca e distante. Aliás, vocêdeve estar atento à sua acuidade auditiva. Se você não estiver escutando bem, poderá transmitirrecados errados ou fazer confusão nas chamadas telefônicas.

Você sabe como é desagradável conversar com alguém que grita ao telefone. Com certeza, jápassou pela experiência de ter de afastar o fone do ouvido por não agüentar o volume da voz do outro.Se a ligação não estiver boa e apresentar ruídos, é preferível tentar uma outra ligação.

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É comum associar-se o fato de ser uma ligação de lugar distante com a necessidade de se falarmais alto. Você sabe que não há a menor lógica nisso, pois, com freqüência, uma ligação local é maisprecária que uma interurbana ou internacional.

Não caia, contudo, no outro extremo. Falar baixo demais pode ser tão ou mais prejudicial àcomunicação. Se você também notar que seu interlocutor está falando muito baixinho, peça-lhe de maneira delicada que aumente um pouco o volume de voz.

Mais, importante do que se ter uma voz bonita, é saber empregá-Ia bem. E usar o ritmo adequado,a modulação expressiva. Fala claramente, pronunciando bem as palavras, nem muito rápido, nemexcessivamente devagar, é sempre conveniente. Uma voz que segue o ritmo pedido pela comunicaçãoé muito bem-vinda.

Ao telefone, a voz torna-se nosso cartão de apresentação, por tanto, nada melhor do que uma vozclara, um tom agradável. Sabemos que cada pessoa tem seu estilo próprio de se expressar, portanto,não existem regras de uma forma ideal de comunicação telefônica. É necessário, contudo, reafirmarque a clareza da linguagem, sua objetividade e concisão são fundamentais para uma comunicaçãomais eficiente. Quase sempre a linguagem rebuscada afetada, o uso indiscriminado de termos eruditosou pouco comum acabam por prejudicar a comunicação.

No entanto é preciso que não se confunda objetividade, linguagem simples, com expressõesvulgares, gírias, palavras que demonstrem excessivo grau de intimidade.

Quanto às palavras estrangeiras, se você não souber a pronúncia correta, busque auxílio emdicionários ou com pessoas que dominem essa língua estrangeira. No caso de não entender algumapalavra, não tenha constrangimento em pedir para repetir, se senti que sua compreensão é importantepara a comunicação.

Listas telefônicasA organização das listas telefônicas brasileiras segue a um padrão nacional. Assim, onde quer que

você more ou esteja, saberá consultar as listas telefônicas locais. Existem várias listas, mas as maisusadas são as de Assinantes, Endereços e Páginas Amarelas. É necessário, contudo, que você saibatirar o máximo proveito delas, utilizando-as devidamente, pois elas contêm informações que certamenteagilizarão seu trabalho.

Das listas de assinantes, constam os nomes dos assinantes de uma ou várias cidadescircunvizinhas.

Há cidades com população muito grande, onde essas listas são apresentadas por regiões oubairros. Caso você necessite consultar uma lista diferente daquela que cobre sua área, disque para acompanhia de sua cidade e solicite o número desejado.

Nas listas os nomes dos assinantes aparecem por ordem alfabética. Você deve, portanto, procurarpelo último sobrenome simples ou composto.

Exemplo: Pedro Camargo SantosVocê deve procurar: Santos, Pedro C. Antônio Gonçalves JúniorProcure: Gonçalves Jr., AntônioHá casos, entretanto, em que o sobrenome que consta da lista não é o último e sim aquele pelo

qual a pessoa é comumente conhecida.Exemplo: Maria Vieira BotelhoVocê pode também procurar: Vieira Botelho, MariaEm muitas ocasiões, você terá necessidade de procurar nomes de firmas, empresas. Nesses casos,

comumente se procura pelo nome por extenso, entretanto, há casos em que da lista constamsimplesmente as siglas.

Exemplo: Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial - SENACProcure: SENAC - Serviço Nacional de Aprendizagem ComercialDa lista de endereços, fazem parte todos os logradouros (ruas, avenidas, praças, travessas etc.) da

cidade. Esses endereços também obedecem à ordem alfabética.Exemplo: Travessa Siqueira CamposProcure: Siqueira Campos, tv.Em casos de nomes de ruas que incluam títulos, exclua o t e procure pelo primeiro nome:

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Exemplo: Avenida Marechal Deodoro da FonsecaProcure: Deodoro da Fonseca, Mal., av.Você deve consultar as listas páginas amarelas por categorias de atividades. Se você precisa

consultar as lojas que vendem móveis, por exemplo, deve procurar, primeiramente, por móveis,embora tenha também a opção de buscar, por subtítulos, mais especificamente: móveis de escritório,dormitórios, estofados etc.

Códigos e serviços prestadosAlém de conhecer e bem utilizar as listas, é interessante que você saiba que as empresas

telefônicas prestam outros serviços.Devido à freqüência com que você deverá consultar a relação de códigos e serviços oferecidos

pelas companhias telefônicas, julgamos importante que você liste alguns de maior utilidade. Em anexo,fornecemos uma lista com esses telefones para que você a tenha sempre à mão.

Atendimento em locais específicosÉ sempre importante, antes de começar a trabalhar em uma instituição, conhecer sua área de

atuação. Isso porque há algumas especificidades no trabalho prestado por um recepcionista em certostipos de empresa.

O trabalho de recepção em um hospital envolve, sobretudo, um grande respeito pela situação detensão em que se encontram as pessoas que por lá transitam. Mesmo no caso das maternidades, ondegeralmente predomina a circulação de pessoas alegres, algumas costumam estar sob tensão. Épreciso, por isso, prestar serviço de forma que o cliente sinta-se à vontade para expor suasnecessidades e perceba que você, de fato, está empenhado em resolver seus problemas.

Esteja preparado, portanto, para reações mais emocionais, como expressões de tristeza, raiva,indignação. Quando presenciar alguma situação assim, procure agir com calma, delicadeza eprofissional ismo, de modo a transmitir tranqüilidade e solidariedade ao cliente.

Na maior parte das vezes, uma pessoa que se dirige à recepção de um hospital está nervosa,chateada, sob tensão. O tratamento dado ao cliente, além de atencioso, deve refletir interesse edelicadeza. A imagem que a instituição passa para quem está sen do atendido deve ser de confiança ecredibilidade. Mas também existem as manifestações de alegria que, por vezes, são exageradas e atémesmo barulhentas. Sem ser ranzinza, ou antipático, mostre ao cliente que hospital é lugar de silêncio.

A preocupação com a aparência do recepcionista é um aspecto que, como sabemos, não se limitaapenas aos hospitais. Os cuidados com os aspectos de higiene pessoal - unhas cortadas e limpas,cabelos penteados - sempre estão presentes. O uso de perfume, tão agradável em muitos ambientes,deve ser cauteloso. Como quase tudo, em excesso, pode causar transtornos, ainda mais em setratando de um hospital.

Caso seja necessário que um cliente aguarde na sala de espera, demonstre periodicamente quenão se esqueceu dele e que está providenciando seu atendimento. É preciso que você se lembre deque, em situações de tensão, é mais difícil controlar a ansiedade e o tempo parece não passar. Umade suas tarefas, portanto, será a de tranqüilizar os clientes na sala de espera. Você sabe como sãocomuns os comentários a respeito de longas horas passadas em salas de espera. Não ficamos semprecom uma sensação de tempo perdido e uma imagem muito ruim dos profissionais que nos fizeramesperar?

Note a diferença nessas situações de atendimento em hospitais:Hospital São ToméO Hospital São Tomé, preocupado com a melhoria da qualidade, reforçou o atendimento oferecido

aos seus clientes. A excelência de seu atendimento começa na recepção. Ao se dirigir à recepcionista,o cliente já pode observar que ela está uniformizada, o que facilita a identificação dos funcionáriose a padronização dos mesmos.

Nélson tinha uma consulta marcada nesse hospital. Ao se dirigir à recepcionista, informou-se sobresua consulta. A recepcionista foi confirmar no computador, dia e horário previamente marcados. Após averificação, pediu que aguardasse um pouco, pois o médico a quem consultaria encontrava-se nocentro cirúrgico, mas logo viria atendê-lo. A recepcionista ofereceu algumas revistas ao paciente,propondo-lhe que aguardasse seu chamado confortavelmente sentado.

Alguns minutos depois, a recepcionista telefonou para o centro cirúrgico, informando o médico deque Nélson ainda o aguardava. O médico pediu-lhe que em cinco minutos o encaminhasse ao seu

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consultório. Ela se dirigiu a Nélson, informando-o de que seria atendido em cinco minutos. Decorrido otempo previsto, ela o encaminhou ao consultório do médico.

Nélson ficou muito satisfeito e bem impressionado com o excelente atendimento recebido,superando em muito suas expectativas.

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NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA

Lidar com finanças e construir patrimônio são duas ações que acompanham o homem há muitosséculos. Não precisamos, no entanto, analisar profundamente a história. Basta nos atermos ao nossodia-a-dia e observar como estamos freqüentemente usando esses conceitos. A partir daí, torna-se fáciltranspô-los para a realidade das empresas, aplicando-os em nosso trabalho.

FINANÇASPara compreender o conceito de finanças, vamos imaginar a seguinte situação.Antônio recebeu hoje o salário do mês. Observe como ele o administra. Primeiro, Antônio separa

uma parte do dinheiro para o pagamento das contas de luz, gás, telefone, condomínio e também doaluguel. Outra parte é destinada aos gastos com transporte, alimentação e eventuais despesasmédicas. O que sobra, Antônio deposita no banco. Assim ele pretende juntar o dinheiro suficiente parapoder comprar o tão sonhado videocassete.

De acordo com a situação vivida por Antônio, podemos concluir que todos nós somosadministradores financeiros de nosso dinheiro, ou seja, todos nós lidamos com finanças.

E isso acontece quando fazemos nosso planejamento financeiro doméstico; quando levantamosnossos fundos de reserva, verificando onde e quanto do dinheiro de que dispomos será guardado;quando empregamos e distribuímos nosso dinheiro; quando confrontamos nossos planos originais como que efetivamente pode ser realizado.

Logo, pode-se entender por finanças a guarda, a aplicação e a distribuição de recursos financeiros.É dessa forma que podemos entender as finanças de uma empresa.As finanças de uma empresa representam a administração de seus recursos, desde a aquisição até

a distribuição eficiente.

PATRIMÔNIOSabemos que, no início da civilização, o homem habitava cavernas e buscava os frutos silvestres e

a água para saciar sua fome e sua sede.Com o tempo, passou a guardar frutos e a água dentro da caverna, para poder utilizá-la de acordo

com suas necessidades de consumo. Nascia aí o conceito primitivo de patrimônio.Eram patrimônio também todos os bens e mercadorias obtidos através do comércio.BEM = aqui é entendido como tudo aquilo que a pessoa possui, seja para uso, troca ou consumo.Nesse contexto histórico, o comércio se baseava apenas na simples troca de mercadorias. Logo,

todo o excedente da produção era diretamente trocado por outros produtos com a única finalidade demanter a substância do grupo.

Com a invenção da moeda como forma de aquisição de mercadorias, as sociedades passaram abuscar o acúmulo de bens visando à geração de riquezas. Ampliava-se assim o conceito de patrimônio,que já não existia mais, somente, com a finalidade de manter a subsistência do homem, mas, sim, comfinalidade econômica.

Com o acúmulo de riquezas, as sociedades passaram a criar reservas de recursos suficientes paranegociá-los com terceiros, através de empréstimos. Assim nasciam os conceitos de direitos eobrigações.

DIREITOS = são todos os valores que alguém tem a receber de terceiros.OBRIGAÇÕES = são todos os valores que alguém tem a pagar.Hoje o patrimônio constitui um conjunto de bens, direitos e obrigações de uma pessoa, que poder

ser física (o indivíduo) ou jurídica (a empresa).

EXERCÍCIONa relação de itens a seguir, coloque, dentro dos parênteses, B para os bens, D para os direitos e

O para as obrigações:

Apartamento ( )

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Dinheiro ( )Promissórias a pagar ( )Automóveis ( )Duplicatas a receber ( )Impostos a pagar ( )Lucros a distribuir ( )Dividendos a pagar ( )

Terras ( )Máquinas ( )Contas a receber ( )Salários a pagar ( )Jóias ( )Prestações a receber ( )Caminhões ( )

Respostas: B,D,O,B,D,O,O,O,B,B,D,O,B,D,B

Após a compreensão dos conceitos de finanças e patrimônio, pré-requisitos para o desenvolvimentode seu estudo sobre administração financeira, vamos dar um segundo passo, buscando agoraconhecer os objetivos e as funções da administração financeira dentro de uma empresa.

O OBJETIVOAo iniciar suas atividades, toda empresa tem a administração voltada para a realização de seus

objetivos.Nos dias de hoje, principalmente devido às mudanças no perfil do público consumidor e na própria

estrutura empresarial, as empresas destacam entre seus maiores objetivos a qualidade nos produtos eserviços oferecidos e a produtividade do trabalhador.

Para garantir a consecução dos objetivos mais gerais de uma empresa, todos os setores que aconstituem precisam responder eficientemente aos seus objetivos específicos. No caso daadministração financeira, seu papel é o de garantir à empresa a obtenção de lucros.

É importante não esquecermos que a realização dos objetivos da administração das empresas deveresponder a alguns princípios, como o cumprimento de suas obrigações sociais: pagamento deimpostos, atendimento às exigências da legislação do país e controle das agressões que sua produçãoe atividades possam fazer ao meio ambiente.

Aumentando o patrimônio da empresaPara aumentar o valor do patrimônio de uma empresa a administração financeira precisa ter em

mente alguns aspectos, como as perspectivas de investimento a longo prazo, a destinação do lucro emexercício, a consideração do risco assumido e o aumento ou a manutenção do valor de mercado daempresa.

O investimento a longo prazoChamamos de investimento todos os gastos que uma empresa faz para melhorar a qualidade de

seus serviços. Para garantir a manutenção das atividades e a consecução dos lucros, toda empresarealiza investimentos, que podem ser de curto ou de longo prazo.

Como toda empresa é constituída com a perspectiva da evolução dos lucros e da manutenção desuas atividades por tempo indeterminado, a administração financeira precisa considerar, sempre, aimportância do investimento a longo prazo. Ao planejar esses investimentos, muitas vezes aadministração financeira pode até sacrificar um lucro imediato com o objetivo de conseguir maioresbenefícios futuros para a empresa.

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Todo investimento a longo prazo precisa de um acompanhamento e de uma avaliação sobre astendências e o desenvolvimento do mercado. Ao mesmo tempo, a empresa que realiza investimentosem tecnologia, novos produtos e treinamento de pessoal estará mais bem preparada para assimilar ese adaptar às mudanças, seja nos processos de trabalho, seja atendendo às novas exigências domercado.

Destinação do lucroO lucro apurado no final de um período contábil pode ter várias destinações, como criação de

reservas (que não são distribuídas aos acionistas); bonificações (distribuídas aos acionistas em formade novas ações) ou dividendos (distribuídos aos acionistas em forma de dinheiro).

Ao estabelecer uma política de dividendos, cabe à administração financeira questionar quanto dolucro deve ser distribuído aos acionistas e quanto deve ser retido para financiar a expansão dosnegócios.

O riscoA administração financeira precisa sempre considerar os riscos a serem assumidos. 0 investidor só

considera satisfatório deixar de receber os lucros de uma aplicação, no prazo combinado, caso hajapossibilidade de recebê-los com rendimentos maiores no futuro. 0 retorno deve ser compatível com orisco assumido.

* valor de mercado* capacidade de uma empresa gerar lucros, seu conceito junto aos credores, assim como sua

tecnologia e sua competência gerencial são fatores que podem manter ou aumentar o valor daempresa no mercado.

Logo, nenhum desses fatores pode deixar de ser considerado nas pesquisas e nos projetos deinvestimento da administração financeira.

AS FUNÇÕESVamos analisar a seguinte situação, vivida pela empresa Delta: ela apresenta saldo de caixa inativo,

excesso de estoque e três máquinas paralisadas à espera de reposição de peças.Na sua opinião, o administrador financeiro da empresa Delta está cumprindo suas funções de forma

eficiente?Mesmo sem sabermos quais são as funções de um administrador financeiro, percebemos que em

nenhuma empresa pode ocorrer uma situação semelhante à da empresa Delta.Para que a administração financeira atinja seus objetivos ela deve executar suas funções

essenciais, que são planejamento financeiro, aquisição, otimização e distribuição dos recursos, alémdo controle financeiro.

Planejamento financeiroÉ comum usarmos o verbo planejar para expressar aquilo que estamos pensando em realizar. Veja

só: Luiza está planejando viajar.Luiza também planejou a compra de seu apartamento, mas foi obrigada a mudar os planos.Frases como essas são usuais porque tudo na vida merece um planejamento, seja ele simples, seja

complexo.Mas por que sentimos essa necessidade? Porque precisamos definir antecipadamente o que

desejamos alcançar, como e quando será feito e por quanto e por quem será feito.Na administração financeira, o planejamento visa a estabelecer a quantidade de recursos que serão

investidos em novos mercados e quanto será destinado ao reaparelhamento de máquinas, veículos,móveis, equipamentos, etc.

Aquisição de recursosOs recursos de uma empresa podem ser obtidos internamente, por meio das próprias operações da

firma (venda de suas mercadorias ou serviços), ou externamente (empréstimos bancários, créditosconcedidos pelo governo, etc.), através de negociações de financiamento. Cabe à administração

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financeira decidir qual é a forma de captação mais adequada às operações normais, rotineiras e aosnovos projetos a serem implantados na empresa.

Os recursos podem ser utilizados para adquirir maiores estoques, financiar um volume maior devendas a crédito, comprar ativos imobilizados (automóveis, terrenos, jóias, etc.) e aumentar o saldo decaixa para transações ou mesmo por precaução.

Otimização dos recursosToda empresa, desde o momento em que inicia suas operações e começa a funcionar, realiza

gastos. Os gastos de uma empresa são as despesas, os custos ou mesmo os investimentos feitospara a produção de bens e serviços.

DESPESASsão os gastos que decorrem das atividades operacionais.

CUSTOSsão os gastos atribuídos à fabricação dos produtos ou à realização dos serviços.

INVESTIMENTOScomo você já viu, são os gastos efetuados para manter as atividades e permitir a obtenção dos

lucros.

Otimizar os recursos de uma empresa significa exatamente aplicá-los com eficácia, procurando umadequado equilíbrio orçamentário entre as despesas, os custos e os investimentos.

Por exemplo, no momento em que uma empresa é criada, surgem os gastos iniciais com alegalização. A partir daí, toma-se necessário contratar um contador ou um técnico em contabilidadepara orientar os procedimentos de abertura da empresa, registrar o contrato social e cadastrar aempresa em vários órgãos da Prefeitura, Estado, Receita Federal, etc.

Depois que a empresa está registrada, já podendo exercer sua atividade legal, o próprio objetivo donegócio gera outros gastos, como contratação de pessoal para o trabalho; pagamento de aluguel etaxas públicas (despesas); pagamento de impostos ligados à produção e à venda (custos); compra dematéria-prima ou mercadorias (custos); treinamento do pessoal para desempenho das funções(investimento) e compra de equipamentos (investimento).

Distribuição eficiente de recursosPara alcançar o lucro desejado e preservar a capacidade de pagar seus compromissos nos

vencimentos, torna-se necessário que a empresa distribua equilibradamente os recursos por todos osseus setores.

É importante destacar que para uma correta distribuição de recursos, com menor probabilidade deerro, a área financeira precisa estar integrada às demais áreas da empresa.

Controle financeiroO controle financeiro tem início no ponto em que o planejamento da empresa termina.

Esse controle tem por objetivo verificar se os recursos destinados à consecução das atividadesestão sendo aplicados conforme o planejado e avaliar a necessidade de correções e adaptações paraque os resultados previstos ao longo do planejamento sejam atingidos.

ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA PÚBLICA

Difere da administração financeira particular e está regulamentada pela Lei Complementar nº 101/2000a seguir:

LEI COMPLEMENTAR Nº 101, DE 4 DE MAIO DE 2000.

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Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dáoutras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono aseguinte Lei Complementar:

CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1o Esta Lei Complementar estabelece normas de finanças públicas voltadas para aresponsabilidade na gestão fiscal, com amparo no Capítulo II do Título VI da Constituição.

§ 1o A responsabilidade na gestão fiscal pressupõe a ação planejada e transparente, em que seprevinem riscos e corrigem desvios capazes de afetar o equilíbrio das contas públicas, mediante ocumprimento de metas de resultados entre receitas e despesas e a obediência a limites e condições noque tange a renúncia de receita, geração de despesas com pessoal, da seguridade social e outras,dívidas consolidada e mobiliária, operações de crédito, inclusive por antecipação de receita, concessãode garantia e inscrição em Restos a Pagar.

§ 2o As disposições desta Lei Complementar obrigam a União, os Estados, o Distrito Federal e osMunicípios.

§ 3o Nas referências:I - à União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, estão compreendidos:a) o Poder Executivo, o Poder Legislativo, neste abrangidos os Tribunais de Contas, o Poder

Judiciário e o Ministério Público;b) as respectivas administrações diretas, fundos, autarquias, fundações e empresas estatais

dependentes;II - a Estados entende-se considerado o Distrito Federal;III - a Tribunais de Contas estão incluídos: Tribunal de Contas da União, Tribunal de Contas do

Estado e, quando houver, Tribunal de Contas dos Municípios e Tribunal de Contas do Município.Art. 2o Para os efeitos desta Lei Complementar, entende-se como:I - ente da Federação: a União, cada Estado, o Distrito Federal e cada Município;II - empresa controlada: sociedade cuja maioria do capital social com direito a voto pertença, direta

ou indiretamente, a ente da Federação;III - empresa estatal dependente: empresa controlada que receba do ente controlador recursos

financeiros para pagamento de despesas com pessoal ou de custeio em geral ou de capital, excluídos,no último caso, aqueles provenientes de aumento de participação acionária;

IV - receita corrente líquida: somatório das receitas tributárias, de contribuições, patrimoniais,industriais, agropecuárias, de serviços, transferências correntes e outras receitas também correntes,deduzidos:

a) na União, os valores transferidos aos Estados e Municípios por determinação constitucional oulegal, e as contribuições mencionadas na alínea a do inciso I e no inciso II do art. 195, e no art. 239 daConstituição;

b) nos Estados, as parcelas entregues aos Municípios por determinação constitucional;c) na União, nos Estados e nos Municípios, a contribuição dos servidores para o custeio do seu

sistema de previdência e assistência social e as receitas provenientes da compensação financeiracitada no § 9o do art. 201 da Constituição.

§ 1o Serão computados no cálculo da receita corrente líquida os valores pagos e recebidos emdecorrência da Lei Complementar no 87, de 13 de setembro de 1996, e do fundo previsto pelo art. 60do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias.

§ 2o Não serão considerados na receita corrente líquida do Distrito Federal e dos Estados do Amapáe de Roraima os recursos recebidos da União para atendimento das despesas de que trata o inciso Vdo § 1o do art. 19.

§ 3o A receita corrente líquida será apurada somando-se as receitas arrecadadas no mês emreferência e nos onze anteriores, excluídas as duplicidades.

CAPÍTULO IIDO PLANEJAMENTO

Seção IDo Plano Plurianual

Art. 3o (VETADO)Seção II

Da Lei de Diretrizes OrçamentáriasArt. 4o A lei de diretrizes orçamentárias atenderá o disposto no § 2o do art. 165 da Constituição e:I - disporá também sobre:

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a) equilíbrio entre receitas e despesas;b) critérios e forma de limitação de empenho, a ser efetivada nas hipóteses previstas na alínea b do

inciso II deste artigo, no art. 9o e no inciso II do § 1o do art. 31;c) (VETADO)d) (VETADO)e) normas relativas ao controle de custos e à avaliação dos resultados dos programas financiados

com recursos dos orçamentos;f) demais condições e exigências para transferências de recursos a entidades públicas e privadas;II - (VETADO)III - (VETADO)§ 1o Integrará o projeto de lei de diretrizes orçamentárias Anexo de Metas Fiscais, em que serão

estabelecidas metas anuais, em valores correntes e constantes, relativas a receitas, despesas,resultados nominal e primário e montante da dívida pública, para o exercício a que se referirem e paraos dois seguintes.

§ 2o O Anexo conterá, ainda:I - avaliação do cumprimento das metas relativas ao ano anterior;II - demonstrativo das metas anuais, instruído com memória e metodologia de cálculo que

justifiquem os resultados pretendidos, comparando-as com as fixadas nos três exercícios anteriores, eevidenciando a consistência delas com as premissas e os objetivos da política econômica nacional;

III - evolução do patrimônio líquido, também nos últimos três exercícios, destacando a origem e aaplicação dos recursos obtidos com a alienação de ativos;

IV - avaliação da situação financeira e atuarial:a) dos regimes geral de previdência social e próprio dos servidores públicos e do Fundo de Amparo

ao Trabalhador;b) dos demais fundos públicos e programas estatais de natureza atuarial;V - demonstrativo da estimativa e compensação da renúncia de receita e da margem de expansão

das despesas obrigatórias de caráter continuado.§ 3o A lei de diretrizes orçamentárias conterá Anexo de Riscos Fiscais, onde serão avaliados os

passivos contingentes e outros riscos capazes de afetar as contas públicas, informando asprovidências a serem tomadas, caso se concretizem.

§ 4o A mensagem que encaminhar o projeto da União apresentará, em anexo específico, osobjetivos das políticas monetária, creditícia e cambial, bem como os parâmetros e as projeções paraseus principais agregados e variáveis, e ainda as metas de inflação, para o exercício subseqüente.

Seção IIIDa Lei Orçamentária Anual

Art. 5o O projeto de lei orçamentária anual, elaborado de forma compatível com o plano plurianual,com a lei de diretrizes orçamentárias e com as normas desta Lei Complementar:

I - conterá, em anexo, demonstrativo da compatibilidade da programação dos orçamentos com osobjetivos e metas constantes do documento de que trata o § 1o do art. 4o;

II - será acompanhado do documento a que se refere o § 6o do art. 165 da Constituição, bem comodas medidas de compensação a renúncias de receita e ao aumento de despesas obrigatórias decaráter continuado;

III - conterá reserva de contingência, cuja forma de utilização e montante, definido com base nareceita corrente líquida, serão estabelecidos na lei de diretrizes orçamentárias, destinada ao:

a) (VETADO)b) atendimento de passivos contingentes e outros riscos e eventos fiscais imprevistos.§ 1o Todas as despesas relativas à dívida pública, mobiliária ou contratual, e as receitas que as

atenderão, constarão da lei orçamentária anual.§ 2o O refinanciamento da dívida pública constará separadamente na lei orçamentária e nas de

crédito adicional.§ 3o A atualização monetária do principal da dívida mobiliária refinanciada não poderá superar a

variação do índice de preços previsto na lei de diretrizes orçamentárias, ou em legislação específica.§ 4o É vedado consignar na lei orçamentária crédito com finalidade imprecisa ou com dotação

ilimitada.§ 5o A lei orçamentária não consignará dotação para investimento com duração superior a um

exercício financeiro que não esteja previsto no plano plurianual ou em lei que autorize a sua inclusão,conforme disposto no § 1o do art. 167 da Constituição.

§ 6o Integrarão as despesas da União, e serão incluídas na lei orçamentária, as do Banco Centraldo Brasil relativas a pessoal e encargos sociais, custeio administrativo, inclusive os destinados abenefícios e assistência aos servidores, e a investimentos.

§ 7o (VETADO)Art. 6o (VETADO)

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Art. 7o O resultado do Banco Central do Brasil, apurado após a constituição ou reversão dereservas, constitui receita do Tesouro Nacional, e será transferido até o décimo dia útil subseqüente àaprovação dos balanços semestrais.

§ 1o O resultado negativo constituirá obrigação do Tesouro para com o Banco Central do Brasil eserá consignado em dotação específica no orçamento.

§ 2o O impacto e o custo fiscal das operações realizadas pelo Banco Central do Brasil serãodemonstrados trimestralmente, nos termos em que dispuser a lei de diretrizes orçamentárias da União.

§ 3o Os balanços trimestrais do Banco Central do Brasil conterão notas explicativas sobre os custosda remuneração das disponibilidades do Tesouro Nacional e da manutenção das reservas cambiais e arentabilidade de sua carteira de títulos, destacando os de emissão da União.

Seção IVDa Execução Orçamentária e do Cumprimento das Metas

Art. 8o Até trinta dias após a publicação dos orçamentos, nos termos em que dispuser a lei dediretrizes orçamentárias e observado o disposto na alínea c do inciso I do art. 4o, o Poder Executivoestabelecerá a programação financeira e o cronograma de execução mensal de desembolso.

Parágrafo único. Os recursos legalmente vinculados a finalidade específica serão utilizadosexclusivamente para atender ao objeto de sua vinculação, ainda que em exercício diverso daquele emque ocorrer o ingresso.

Art. 9o Se verificado, ao final de um bimestre, que a realização da receita poderá não comportar ocumprimento das metas de resultado primário ou nominal estabelecidas no Anexo de Metas Fiscais, osPoderes e o Ministério Público promoverão, por ato próprio e nos montantes necessários, nos trintadias subseqüentes, limitação de empenho e movimentação financeira, segundo os critérios fixados pelalei de diretrizes orçamentárias.

§ 1o No caso de restabelecimento da receita prevista, ainda que parcial, a recomposição dasdotações cujos empenhos foram limitados dar-se-á de forma proporcional às reduções efetivadas.

§ 2o Não serão objeto de limitação as despesas que constituam obrigações constitucionais e legaisdo ente, inclusive aquelas destinadas ao pagamento do serviço da dívida, e as ressalvadas pela lei dediretrizes orçamentárias.

§ 3o No caso de os Poderes Legislativo e Judiciário e o Ministério Público não promoverem alimitação no prazo estabelecido no caput, é o Poder Executivo autorizado a limitar os valoresfinanceiros segundo os critérios fixados pela lei de diretrizes orçamentárias.

§ 4o Até o final dos meses de maio, setembro e fevereiro, o Poder Executivo demonstrará e avaliaráo cumprimento das metas fiscais de cada quadrimestre, em audiência pública na comissão referida no§ 1o do art. 166 da Constituição ou equivalente nas Casas Legislativas estaduais e municipais.

§ 5o No prazo de noventa dias após o encerramento de cada semestre, o Banco Central do Brasilapresentará, em reunião conjunta das comissões temáticas pertinentes do Congresso Nacional,avaliação do cumprimento dos objetivos e metas das políticas monetária, creditícia e cambial,evidenciando o impacto e o custo fiscal de suas operações e os resultados demonstrados nosbalanços.

Art. 10. A execução orçamentária e financeira identificará os beneficiários de pagamento desentenças judiciais, por meio de sistema de contabilidade e administração financeira, para fins deobservância da ordem cronológica determinada no art. 100 da Constituição.

CAPÍTULO IIIDA RECEITA PÚBLICA

Seção IDa Previsão e da Arrecadação

Art. 11. Constituem requisitos essenciais da responsabilidade na gestão fiscal a instituição, previsãoe efetiva arrecadação de todos os tributos da competência constitucional do ente da Federação.

Parágrafo único. É vedada a realização de transferências voluntárias para o ente que não observe odisposto no caput, no que se refere aos impostos.

Art. 12. As previsões de receita observarão as normas técnicas e legais, considerarão os efeitosdas alterações na legislação, da variação do índice de preços, do crescimento econômico ou dequalquer outro fator relevante e serão acompanhadas de demonstrativo de sua evolução nos últimostrês anos, da projeção para os dois seguintes àquele a que se referirem, e da metodologia de cálculo epremissas utilizadas.

§ 1o Reestimativa de receita por parte do Poder Legislativo só será admitida se comprovado erro ouomissão de ordem técnica ou legal.

§ 2o O montante previsto para as receitas de operações de crédito não poderá ser superior ao dasdespesas de capital constantes do projeto de lei orçamentária.

§ 3o O Poder Executivo de cada ente colocará à disposição dos demais Poderes e do MinistérioPúblico, no mínimo trinta dias antes do prazo final para encaminhamento de suas propostas

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orçamentárias, os estudos e as estimativas das receitas para o exercício subseqüente, inclusive dacorrente líquida, e as respectivas memórias de cálculo.

Art. 13. No prazo previsto no art. 8o, as receitas previstas serão desdobradas, pelo Poder Executivo,em metas bimestrais de arrecadação, com a especificação, em separado, quando cabível, das medidasde combate à evasão e à sonegação, da quantidade e valores de ações ajuizadas para cobrança dadívida ativa, bem como da evolução do montante dos créditos tributários passíveis de cobrançaadministrativa.

Seção IIDa Renúncia de Receita

Art. 14. A concessão ou ampliação de incentivo ou benefício de natureza tributária da qual decorrarenúncia de receita deverá estar acompanhada de estimativa do impacto orçamentário-financeiro noexercício em que deva iniciar sua vigência e nos dois seguintes, atender ao disposto na lei de diretrizesorçamentárias e a pelo menos uma das seguintes condições:

I - demonstração pelo proponente de que a renúncia foi considerada na estimativa de receita da leiorçamentária, na forma do art. 12, e de que não afetará as metas de resultados fiscais previstas noanexo próprio da lei de diretrizes orçamentárias;

II - estar acompanhada de medidas de compensação, no período mencionado no caput, por meiodo aumento de receita, proveniente da elevação de alíquotas, ampliação da base de cálculo,majoração ou criação de tributo ou contribuição.

§ 1o A renúncia compreende anistia, remissão, subsídio, crédito presumido, concessão de isençãoem caráter não geral, alteração de alíquota ou modificação de base de cálculo que implique reduçãodiscriminada de tributos ou contribuições, e outros benefícios que correspondam a tratamentodiferenciado.

§ 2o Se o ato de concessão ou ampliação do incentivo ou benefício de que trata o caput deste artigodecorrer da condição contida no inciso II, o benefício só entrará em vigor quando implementadas asmedidas referidas no mencionado inciso.

§ 3o O disposto neste artigo não se aplica:I - às alterações das alíquotas dos impostos previstos nos incisos I, II, IV e V do art. 153 da

Constituição, na forma do seu § 1o;II - ao cancelamento de débito cujo montante seja inferior ao dos respectivos custos de cobrança.

CAPÍTULO IVDA DESPESA PÚBLICA

Seção IDa Geração da Despesa

Art. 15. Serão consideradas não autorizadas, irregulares e lesivas ao patrimônio público a geraçãode despesa ou assunção de obrigação que não atendam o disposto nos arts. 16 e 17.

Art. 16. A criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que acarrete aumento dadespesa será acompanhado de:

I - estimativa do impacto orçamentário-financeiro no exercício em que deva entrar em vigor e nosdois subseqüentes;

II - declaração do ordenador da despesa de que o aumento tem adequação orçamentária efinanceira com a lei orçamentária anual e compatibilidade com o plano plurianual e com a lei dediretrizes orçamentárias.

§ 1o Para os fins desta Lei Complementar, considera-se:I - adequada com a lei orçamentária anual, a despesa objeto de dotação específica e suficiente, ou

que esteja abrangida por crédito genérico, de forma que somadas todas as despesas da mesmaespécie, realizadas e a realizar, previstas no programa de trabalho, não sejam ultrapassados os limitesestabelecidos para o exercício;

II - compatível com o plano plurianual e a lei de diretrizes orçamentárias, a despesa que seconforme com as diretrizes, objetivos, prioridades e metas previstos nesses instrumentos e não infrinjaqualquer de suas disposições.

§ 2o A estimativa de que trata o inciso I do caput será acompanhada das premissas e metodologiade cálculo utilizadas.

§ 3o Ressalva-se do disposto neste artigo a despesa considerada irrelevante, nos termos em quedispuser a lei de diretrizes orçamentárias.

§ 4o As normas do caput constituem condição prévia para:I - empenho e licitação de serviços, fornecimento de bens ou execução de obras;II - desapropriação de imóveis urbanos a que se refere o § 3o do art. 182 da Constituição.

Subseção IDa Despesa Obrigatória de Caráter Continuado

Art. 17. Considera-se obrigatória de caráter continuado a despesa corrente derivada de lei, medidaprovisória ou ato administrativo normativo que fixem para o ente a obrigação legal de sua execução porum período superior a dois exercícios.

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§ 1o Os atos que criarem ou aumentarem despesa de que trata o caput deverão ser instruídos coma estimativa prevista no inciso I do art. 16 e demonstrar a origem dos recursos para seu custeio.

§ 2o Para efeito do atendimento do § 1o, o ato será acompanhado de comprovação de que adespesa criada ou aumentada não afetará as metas de resultados fiscais previstas no anexo referidono § 1o do art. 4o, devendo seus efeitos financeiros, nos períodos seguintes, ser compensados peloaumento permanente de receita ou pela redução permanente de despesa.

§ 3o Para efeito do § 2o, considera-se aumento permanente de receita o proveniente da elevação dealíquotas, ampliação da base de cálculo, majoração ou criação de tributo ou contribuição.

§ 4o A comprovação referida no § 2o, apresentada pelo proponente, conterá as premissas emetodologia de cálculo utilizadas, sem prejuízo do exame de compatibilidade da despesa com asdemais normas do plano plurianual e da lei de diretrizes orçamentárias.

§ 5o A despesa de que trata este artigo não será executada antes da implementação das medidasreferidas no § 2o, as quais integrarão o instrumento que a criar ou aumentar.

§ 6o O disposto no § 1o não se aplica às despesas destinadas ao serviço da dívida nem aoreajustamento de remuneração de pessoal de que trata o inciso X do art. 37 da Constituição.

§ 7o Considera-se aumento de despesa a prorrogação daquela criada por prazo determinado.Seção II

Das Despesas com PessoalSubseção I

Definições e LimitesArt. 18. Para os efeitos desta Lei Complementar, entende-se como despesa total com pessoal: o

somatório dos gastos do ente da Federação com os ativos, os inativos e os pensionistas, relativos amandatos eletivos, cargos, funções ou empregos, civis, militares e de membros de Poder, comquaisquer espécies remuneratórias, tais como vencimentos e vantagens, fixas e variáveis, subsídios,proventos da aposentadoria, reformas e pensões, inclusive adicionais, gratificações, horas extras evantagens pessoais de qualquer natureza, bem como encargos sociais e contribuições recolhidas peloente às entidades de previdência.

§ 1o Os valores dos contratos de terceirização de mão-de-obra que se referem à substituição deservidores e empregados públicos serão contabilizados como "Outras Despesas de Pessoal".

§ 2o A despesa total com pessoal será apurada somando-se a realizada no mês em referência comas dos onze imediatamente anteriores, adotando-se o regime de competência.

Art. 19. Para os fins do disposto no caput do art. 169 da Constituição, a despesa total com pessoal,em cada período de apuração e em cada ente da Federação, não poderá exceder os percentuais dareceita corrente líquida, a seguir discriminados:

I - União: 50% (cinqüenta por cento);II - Estados: 60% (sessenta por cento);III - Municípios: 60% (sessenta por cento).§ 1o Na verificação do atendimento dos limites definidos neste artigo, não serão computadas as

despesas:I - de indenização por demissão de servidores ou empregados;II - relativas a incentivos à demissão voluntária;III - derivadas da aplicação do disposto no inciso II do § 6o do art. 57 da Constituição;IV - decorrentes de decisão judicial e da competência de período anterior ao da apuração a que se

refere o § 2o do art. 18;V - com pessoal, do Distrito Federal e dos Estados do Amapá e Roraima, custeadas com recursos

transferidos pela União na forma dos incisos XIII e XIV do art. 21 da Constituição e do art. 31 daEmenda Constitucional no 19;

VI - com inativos, ainda que por intermédio de fundo específico, custeadas por recursosprovenientes:

a) da arrecadação de contribuições dos segurados;b) da compensação financeira de que trata o § 9o do art. 201 da Constituição;c) das demais receitas diretamente arrecadadas por fundo vinculado a tal finalidade, inclusive o

produto da alienação de bens, direitos e ativos, bem como seu superávit financeiro.§ 2o Observado o disposto no inciso IV do § 1o, as despesas com pessoal decorrentes de sentenças

judiciais serão incluídas no limite do respectivo Poder ou órgão referido no art. 20.Art. 20. A repartição dos limites globais do art. 19 não poderá exceder os seguintes percentuais:I - na esfera federal:a) 2,5% (dois inteiros e cinco décimos por cento) para o Legislativo, incluído o Tribunal de Contas

da União;b) 6% (seis por cento) para o Judiciário;c) 40,9% (quarenta inteiros e nove décimos por cento) para o Executivo, destacando-se 3% (três

por cento) para as despesas com pessoal decorrentes do que dispõem os incisos XIII e XIV do art. 21da Constituição e o art. 31 da Emenda Constitucional no 19, repartidos de forma proporcional à médiadas despesas relativas a cada um destes dispositivos, em percentual da receita corrente líquida,

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verificadas nos três exercícios financeiros imediatamente anteriores ao da publicação desta LeiComplementar;

d) 0,6% (seis décimos por cento) para o Ministério Público da União;II - na esfera estadual:a) 3% (três por cento) para o Legislativo, incluído o Tribunal de Contas do Estado;b) 6% (seis por cento) para o Judiciário;c) 49% (quarenta e nove por cento) para o Executivo;d) 2% (dois por cento) para o Ministério Público dos Estados;III - na esfera municipal:a) 6% (seis por cento) para o Legislativo, incluído o Tribunal de Contas do Município, quando

houver;b) 54% (cinqüenta e quatro por cento) para o Executivo.§ 1o Nos Poderes Legislativo e Judiciário de cada esfera, os limites serão repartidos entre seus

órgãos de forma proporcional à média das despesas com pessoal, em percentual da receita correntelíquida, verificadas nos três exercícios financeiros imediatamente anteriores ao da publicação desta LeiComplementar.

§ 2o Para efeito deste artigo entende-se como órgão:I - o Ministério Público;II- no Poder Legislativo:a) Federal, as respectivas Casas e o Tribunal de Contas da União;b) Estadual, a Assembléia Legislativa e os Tribunais de Contas;c) do Distrito Federal, a Câmara Legislativa e o Tribunal de Contas do Distrito Federal;d) Municipal, a Câmara de Vereadores e o Tribunal de Contas do Município, quando houver;III - no Poder Judiciário:a) Federal, os tribunais referidos no art. 92 da Constituição;b) Estadual, o Tribunal de Justiça e outros, quando houver.§ 3o Os limites para as despesas com pessoal do Poder Judiciário, a cargo da União por força do

inciso XIII do art. 21 da Constituição, serão estabelecidos mediante aplicação da regra do § 1o.§ 4o Nos Estados em que houver Tribunal de Contas dos Municípios, os percentuais definidos nas

alíneas a e c do inciso II do caput serão, respectivamente, acrescidos e reduzidos em 0,4% (quatrodécimos por cento).

§ 5o Para os fins previstos no art. 168 da Constituição, a entrega dos recursos financeiroscorrespondentes à despesa total com pessoal por Poder e órgão será a resultante da aplicação dospercentuais definidos neste artigo, ou aqueles fixados na lei de diretrizes orçamentárias.

§ 6o (VETADO)Subseção II

Do Controle da Despesa Total com PessoalArt. 21. É nulo de pleno direito o ato que provoque aumento da despesa com pessoal e não atenda:I - as exigências dos arts. 16 e 17 desta Lei Complementar, e o disposto no inciso XIII do art. 37 e

no § 1o do art. 169 da Constituição;II - o limite legal de comprometimento aplicado às despesas com pessoal inativo.Parágrafo único. Também é nulo de pleno direito o ato de que resulte aumento da despesa com

pessoal expedido nos cento e oitenta dias anteriores ao final do mandato do titular do respectivo Poderou órgão referido no art. 20.

Art. 22. A verificação do cumprimento dos limites estabelecidos nos arts. 19 e 20 será realizada aofinal de cada quadrimestre.

Parágrafo único. Se a despesa total com pessoal exceder a 95% (noventa e cinco por cento) dolimite, são vedados ao Poder ou órgão referido no art. 20 que houver incorrido no excesso:

I - concessão de vantagem, aumento, reajuste ou adequação de remuneração a qualquer título,salvo os derivados de sentença judicial ou de determinação legal ou contratual, ressalvada a revisãoprevista no inciso X do art. 37 da Constituição;

II - criação de cargo, emprego ou função;III - alteração de estrutura de carreira que implique aumento de despesa;IV - provimento de cargo público, admissão ou contratação de pessoal a qualquer título, ressalvada

a reposição decorrente de aposentadoria ou falecimento de servidores das áreas de educação, saúdee segurança;

V - contratação de hora extra, salvo no caso do disposto no inciso II do § 6o do art. 57 daConstituição e as situações previstas na lei de diretrizes orçamentárias.

Art. 23. Se a despesa total com pessoal, do Poder ou órgão referido no art. 20, ultrapassar oslimites definidos no mesmo artigo, sem prejuízo das medidas previstas no art. 22, o percentualexcedente terá de ser eliminado nos dois quadrimestres seguintes, sendo pelo menos um terço noprimeiro, adotando-se, entre outras, as providências previstas nos §§ 3o e 4o do art. 169 daConstituição.

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§ 1o No caso do inciso I do § 3o do art. 169 da Constituição, o objetivo poderá ser alcançado tantopela extinção de cargos e funções quanto pela redução dos valores a eles atribuídos.

§ 2o É facultada a redução temporária da jornada de trabalho com adequação dos vencimentos ànova carga horária.

§ 3o Não alcançada a redução no prazo estabelecido, e enquanto perdurar o excesso, o ente nãopoderá:

I - receber transferências voluntárias;II - obter garantia, direta ou indireta, de outro ente;III - contratar operações de crédito, ressalvadas as destinadas ao refinanciamento da dívida

mobiliária e as que visem à redução das despesas com pessoal.§ 4o As restrições do § 3o aplicam-se imediatamente se a despesa total com pessoal exceder o

limite no primeiro quadrimestre do último ano do mandato dos titulares de Poder ou órgão referidos noart. 20.

Seção IIIDas Despesas com a Seguridade Social

Art. 24. Nenhum benefício ou serviço relativo à seguridade social poderá ser criado, majorado ouestendido sem a indicação da fonte de custeio total, nos termos do § 5o do art. 195 da Constituição,atendidas ainda as exigências do art. 17.

§ 1o É dispensada da compensação referida no art. 17 o aumento de despesa decorrente de:I - concessão de benefício a quem satisfaça as condições de habilitação prevista na legislação

pertinente;II - expansão quantitativa do atendimento e dos serviços prestados;III - reajustamento de valor do benefício ou serviço, a fim de preservar o seu valor real.§ 2o O disposto neste artigo aplica-se a benefício ou serviço de saúde, previdência e assistência

social, inclusive os destinados aos servidores públicos e militares, ativos e inativos, e aos pensionistas.CAPÍTULO V

DAS TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIASArt. 25. Para efeito desta Lei Complementar, entende-se por transferência voluntária a entrega de

recursos correntes ou de capital a outro ente da Federação, a título de cooperação, auxílio ouassistência financeira, que não decorra de determinação constitucional, legal ou os destinados aoSistema Único de Saúde.

§ 1o São exigências para a realização de transferência voluntária, além das estabelecidas na lei dediretrizes orçamentárias:

I - existência de dotação específica;II - (VETADO)III - observância do disposto no inciso X do art. 167 da Constituição;IV - comprovação, por parte do beneficiário, de:a) que se acha em dia quanto ao pagamento de tributos, empréstimos e financiamentos devidos ao

ente transferidor, bem como quanto à prestação de contas de recursos anteriormente dele recebidos;b) cumprimento dos limites constitucionais relativos à educação e à saúde;c) observância dos limites das dívidas consolidada e mobiliária, de operações de crédito, inclusive

por antecipação de receita, de inscrição em Restos a Pagar e de despesa total com pessoal;d) previsão orçamentária de contrapartida.§ 2o É vedada a utilização de recursos transferidos em finalidade diversa da pactuada.§ 3o Para fins da aplicação das sanções de suspensão de transferências voluntárias constantes

desta Lei Complementar, excetuam-se aquelas relativas a ações de educação, saúde e assistênciasocial.

CAPÍTULO VIDA DESTINAÇÃO DE RECURSOS PÚBLICOS PARA O SETOR PRIVADO

Art. 26. A destinação de recursos para, direta ou indiretamente, cobrir necessidades de pessoasfísicas ou déficits de pessoas jurídicas deverá ser autorizada por lei específica, atender às condiçõesestabelecidas na lei de diretrizes orçamentárias e estar prevista no orçamento ou em seus créditosadicionais.

§ 1o O disposto no caput aplica-se a toda a administração indireta, inclusive fundações públicas eempresas estatais, exceto, no exercício de suas atribuições precípuas, as instituições financeiras e oBanco Central do Brasil.

§ 2o Compreende-se incluída a concessão de empréstimos, financiamentos e refinanciamentos,inclusive as respectivas prorrogações e a composição de dívidas, a concessão de subvenções e aparticipação em constituição ou aumento de capital.

Art. 27. Na concessão de crédito por ente da Federação a pessoa física, ou jurídica que não estejasob seu controle direto ou indireto, os encargos financeiros, comissões e despesas congêneres nãoserão inferiores aos definidos em lei ou ao custo de captação.

Parágrafo único. Dependem de autorização em lei específica as prorrogações e composições dedívidas decorrentes de operações de crédito, bem como a concessão de empréstimos ou

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financiamentos em desacordo com o caput, sendo o subsídio correspondente consignado na leiorçamentária.

Art. 28. Salvo mediante lei específica, não poderão ser utilizados recursos públicos, inclusive deoperações de crédito, para socorrer instituições do Sistema Financeiro Nacional, ainda que mediante aconcessão de empréstimos de recuperação ou financiamentos para mudança de controle acionário.

§ 1o A prevenção de insolvência e outros riscos ficará a cargo de fundos, e outros mecanismos,constituídos pelas instituições do Sistema Financeiro Nacional, na forma da lei.

§ 2o O disposto no caput não proíbe o Banco Central do Brasil de conceder às instituiçõesfinanceiras operações de redesconto e de empréstimos de prazo inferior a trezentos e sessenta dias.

CAPÍTULO VIIDA DÍVIDA E DO ENDIVIDAMENTO

Seção IDefinições Básicas

Art. 29. Para os efeitos desta Lei Complementar, são adotadas as seguintes definições:I - dívida pública consolidada ou fundada: montante total, apurado sem duplicidade, das obrigações

financeiras do ente da Federação, assumidas em virtude de leis, contratos, convênios ou tratados e darealização de operações de crédito, para amortização em prazo superior a doze meses;

II - dívida pública mobiliária: dívida pública representada por títulos emitidos pela União, inclusive osdo Banco Central do Brasil, Estados e Municípios;

III - operação de crédito: compromisso financeiro assumido em razão de mútuo, abertura de crédito,emissão e aceite de título, aquisição financiada de bens, recebimento antecipado de valoresprovenientes da venda a termo de bens e serviços, arrendamento mercantil e outras operaçõesassemelhadas, inclusive com o uso de derivativos financeiros;

IV - concessão de garantia: compromisso de adimplência de obrigação financeira ou contratualassumida por ente da Federação ou entidade a ele vinculada;

V - refinanciamento da dívida mobiliária: emissão de títulos para pagamento do principal acrescidoda atualização monetária.

§ 1o Equipara-se a operação de crédito a assunção, o reconhecimento ou a confissão de dívidaspelo ente da Federação, sem prejuízo do cumprimento das exigências dos arts. 15 e 16.

§ 2o Será incluída na dívida pública consolidada da União a relativa à emissão de títulos deresponsabilidade do Banco Central do Brasil.

§ 3o Também integram a dívida pública consolidada as operações de crédito de prazo inferior adoze meses cujas receitas tenham constado do orçamento.

§ 4o O refinanciamento do principal da dívida mobiliária não excederá, ao término de cada exercíciofinanceiro, o montante do final do exercício anterior, somado ao das operações de crédito autorizadasno orçamento para este efeito e efetivamente realizadas, acrescido de atualização monetária.

Seção IIDos Limites da Dívida Pública e das Operações de Crédito

Art. 30. No prazo de noventa dias após a publicação desta Lei Complementar, o Presidente daRepública submeterá ao:

I - Senado Federal: proposta de limites globais para o montante da dívida consolidada da União,Estados e Municípios, cumprindo o que estabelece o inciso VI do art. 52 da Constituição, bem como delimites e condições relativos aos incisos VII, VIII e IX do mesmo artigo;

II - Congresso Nacional: projeto de lei que estabeleça limites para o montante da dívida mobiliáriafederal a que se refere o inciso XIV do art. 48 da Constituição, acompanhado da demonstração de suaadequação aos limites fixados para a dívida consolidada da União, atendido o disposto no inciso I do §1o deste artigo.

§ 1o As propostas referidas nos incisos I e II do caput e suas alterações conterão:I - demonstração de que os limites e condições guardam coerência com as normas estabelecidas

nesta Lei Complementar e com os objetivos da política fiscal;II - estimativas do impacto da aplicação dos limites a cada uma das três esferas de governo;III - razões de eventual proposição de limites diferenciados por esfera de governo;IV - metodologia de apuração dos resultados primário e nominal.§ 2o As propostas mencionadas nos incisos I e II do caput também poderão ser apresentadas em

termos de dívida líquida, evidenciando a forma e a metodologia de sua apuração.§ 3o Os limites de que tratam os incisos I e II do caput serão fixados em percentual da receita

corrente líquida para cada esfera de governo e aplicados igualmente a todos os entes da Federaçãoque a integrem, constituindo, para cada um deles, limites máximos.

§ 4o Para fins de verificação do atendimento do limite, a apuração do montante da dívidaconsolidada será efetuada ao final de cada quadrimestre.

§ 5o No prazo previsto no art. 5o, o Presidente da República enviará ao Senado Federal ou aoCongresso Nacional, conforme o caso, proposta de manutenção ou alteração dos limites e condiçõesprevistos nos incisos I e II do caput.

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§ 6o Sempre que alterados os fundamentos das propostas de que trata este artigo, em razão deinstabilidade econômica ou alterações nas políticas monetária ou cambial, o Presidente da Repúblicapoderá encaminhar ao Senado Federal ou ao Congresso Nacional solicitação de revisão dos limites.

§ 7o Os precatórios judiciais não pagos durante a execução do orçamento em que houverem sidoincluídos integram a dívida consolidada, para fins de aplicação dos limites.

Seção IIIDa Recondução da Dívida aos Limites

Art. 31. Se a dívida consolidada de um ente da Federação ultrapassar o respectivo limite ao final deum quadrimestre, deverá ser a ele reconduzida até o término dos três subseqüentes, reduzindo oexcedente em pelo menos 25% (vinte e cinco por cento) no primeiro.

§ 1o Enquanto perdurar o excesso, o ente que nele houver incorrido:I - estará proibido de realizar operação de crédito interna ou externa, inclusive por antecipação de

receita, ressalvado o refinanciamento do principal atualizado da dívida mobiliária;II - obterá resultado primário necessário à recondução da dívida ao limite, promovendo, entre outras

medidas, limitação de empenho, na forma do art. 9o.§ 2o Vencido o prazo para retorno da dívida ao limite, e enquanto perdurar o excesso, o ente ficará

também impedido de receber transferências voluntárias da União ou do Estado.§ 3o As restrições do § 1o aplicam-se imediatamente se o montante da dívida exceder o limite no

primeiro quadrimestre do último ano do mandato do Chefe do Poder Executivo.§ 4o O Ministério da Fazenda divulgará, mensalmente, a relação dos entes que tenham

ultrapassado os limites das dívidas consolidada e mobiliária.§ 5o As normas deste artigo serão observadas nos casos de descumprimento dos limites da dívida

mobiliária e das operações de crédito internas e externas.Seção IV

Das Operações de CréditoSubseção I

Da ContrataçãoArt. 32. O Ministério da Fazenda verificará o cumprimento dos limites e condições relativos à

realização de operações de crédito de cada ente da Federação, inclusive das empresas por elescontroladas, direta ou indiretamente.

§ 1o O ente interessado formalizará seu pleito fundamentando-o em parecer de seus órgãostécnicos e jurídicos, demonstrando a relação custo-benefício, o interesse econômico e social daoperação e o atendimento das seguintes condições:

I - existência de prévia e expressa autorização para a contratação, no texto da lei orçamentária, emcréditos adicionais ou lei específica;

II - inclusão no orçamento ou em créditos adicionais dos recursos provenientes da operação, excetono caso de operações por antecipação de receita;

III - observância dos limites e condições fixados pelo Senado Federal;IV - autorização específica do Senado Federal, quando se tratar de operação de crédito externo;V - atendimento do disposto no inciso III do art. 167 da Constituição;VI - observância das demais restrições estabelecidas nesta Lei Complementar.§ 2o As operações relativas à dívida mobiliária federal autorizadas, no texto da lei orçamentária ou

de créditos adicionais, serão objeto de processo simplificado que atenda às suas especificidades.§ 3o Para fins do disposto no inciso V do § 1o, considerar-se-á, em cada exercício financeiro, o total

dos recursos de operações de crédito nele ingressados e o das despesas de capital executadas,observado o seguinte:

I - não serão computadas nas despesas de capital as realizadas sob a forma de empréstimo oufinanciamento a contribuinte, com o intuito de promover incentivo fiscal, tendo por base tributo decompetência do ente da Federação, se resultar a diminuição, direta ou indireta, do ônus deste;

II - se o empréstimo ou financiamento a que se refere o inciso I for concedido por instituiçãofinanceira controlada pelo ente da Federação, o valor da operação será deduzido das despesas decapital;

III - (VETADO)§ 4o Sem prejuízo das atribuições próprias do Senado Federal e do Banco Central do Brasil, o

Ministério da Fazenda efetuará o registro eletrônico centralizado e atualizado das dívidas públicasinterna e externa, garantido o acesso público às informações, que incluirão:

I - encargos e condições de contratação;II - saldos atualizados e limites relativos às dívidas consolidada e mobiliária, operações de crédito e

concessão de garantias.§ 5o Os contratos de operação de crédito externo não conterão cláusula que importe na

compensação automática de débitos e créditos.

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Art. 33. A instituição financeira que contratar operação de crédito com ente da Federação, excetoquando relativa à dívida mobiliária ou à externa, deverá exigir comprovação de que a operação atendeàs condições e limites estabelecidos.

§ 1o A operação realizada com infração do disposto nesta Lei Complementar será considerada nula,procedendo-se ao seu cancelamento, mediante a devolução do principal, vedados o pagamento dejuros e demais encargos financeiros.

§ 2o Se a devolução não for efetuada no exercício de ingresso dos recursos, será consignadareserva específica na lei orçamentária para o exercício seguinte.

§ 3o Enquanto não efetuado o cancelamento, a amortização, ou constituída a reserva, aplicam-se assanções previstas nos incisos do § 3o do art. 23.

§ 4o Também se constituirá reserva, no montante equivalente ao excesso, se não atendido odisposto no inciso III do art. 167 da Constituição, consideradas as disposições do § 3o do art. 32.

Subseção IIDas Vedações

Art. 34. O Banco Central do Brasil não emitirá títulos da dívida pública a partir de dois anos após apublicação desta Lei Complementar.

Art. 35. É vedada a realização de operação de crédito entre um ente da Federação, diretamente oupor intermédio de fundo, autarquia, fundação ou empresa estatal dependente, e outro, inclusive suasentidades da administração indireta, ainda que sob a forma de novação, refinanciamento oupostergação de dívida contraída anteriormente.

§ 1o Excetuam-se da vedação a que se refere o caput as operações entre instituição financeiraestatal e outro ente da Federação, inclusive suas entidades da administração indireta, que não sedestinem a:

I - financiar, direta ou indiretamente, despesas correntes;II - refinanciar dívidas não contraídas junto à própria instituição concedente.§ 2o O disposto no caput não impede Estados e Municípios de comprar títulos da dívida da União

como aplicação de suas disponibilidades.Art. 36. É proibida a operação de crédito entre uma instituição financeira estatal e o ente da

Federação que a controle, na qualidade de beneficiário do empréstimo.Parágrafo único. O disposto no caput não proíbe instituição financeira controlada de adquirir, no

mercado, títulos da dívida pública para atender investimento de seus clientes, ou títulos da dívida deemissão da União para aplicação de recursos próprios.

Art. 37. Equiparam-se a operações de crédito e estão vedados:I - captação de recursos a título de antecipação de receita de tributo ou contribuição cujo fato

gerador ainda não tenha ocorrido, sem prejuízo do disposto no § 7o do art. 150 da Constituição;II - recebimento antecipado de valores de empresa em que o Poder Público detenha, direta ou

indiretamente, a maioria do capital social com direito a voto, salvo lucros e dividendos, na forma dalegislação;

III - assunção direta de compromisso, confissão de dívida ou operação assemelhada, comfornecedor de bens, mercadorias ou serviços, mediante emissão, aceite ou aval de título de crédito,não se aplicando esta vedação a empresas estatais dependentes;

IV - assunção de obrigação, sem autorização orçamentária, com fornecedores para pagamento aposteriori de bens e serviços.

Subseção IIIDas Operações de Crédito por Antecipação de Receita Orçamentária

Art. 38. A operação de crédito por antecipação de receita destina-se a atender insuficiência decaixa durante o exercício financeiro e cumprirá as exigências mencionadas no art. 32 e mais asseguintes:

I - realizar-se-á somente a partir do décimo dia do início do exercício;II - deverá ser liquidada, com juros e outros encargos incidentes, até o dia dez de dezembro de

cada ano;III - não será autorizada se forem cobrados outros encargos que não a taxa de juros da operação,

obrigatoriamente prefixada ou indexada à taxa básica financeira, ou à que vier a esta substituir;IV - estará proibida:a) enquanto existir operação anterior da mesma natureza não integralmente resgatada;b) no último ano de mandato do Presidente, Governador ou Prefeito Municipal.§ 1o As operações de que trata este artigo não serão computadas para efeito do que dispõe o inciso

III do art. 167 da Constituição, desde que liquidadas no prazo definido no inciso II do caput.§ 2o As operações de crédito por antecipação de receita realizadas por Estados ou Municípios serão

efetuadas mediante abertura de crédito junto à instituição financeira vencedora em processocompetitivo eletrônico promovido pelo Banco Central do Brasil.

§ 3o O Banco Central do Brasil manterá sistema de acompanhamento e controle do saldo do créditoaberto e, no caso de inobservância dos limites, aplicará as sanções cabíveis à instituição credora.

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Subseção IVDas Operações com o Banco Central do Brasil

Art. 39. Nas suas relações com ente da Federação, o Banco Central do Brasil está sujeito àsvedações constantes do art. 35 e mais às seguintes:

I - compra de título da dívida, na data de sua colocação no mercado, ressalvado o disposto no § 2o

deste artigo;II - permuta, ainda que temporária, por intermédio de instituição financeira ou não, de título da dívida

de ente da Federação por título da dívida pública federal, bem como a operação de compra e venda, atermo, daquele título, cujo efeito final seja semelhante à permuta;

III - concessão de garantia.§ 1o O disposto no inciso II, in fine, não se aplica ao estoque de Letras do Banco Central do Brasil,

Série Especial, existente na carteira das instituições financeiras, que pode ser refinanciado mediantenovas operações de venda a termo.

§ 2o O Banco Central do Brasil só poderá comprar diretamente títulos emitidos pela União pararefinanciar a dívida mobiliária federal que estiver vencendo na sua carteira.

§ 3o A operação mencionada no § 2o deverá ser realizada à taxa média e condições alcançadas nodia, em leilão público.

§ 4o É vedado ao Tesouro Nacional adquirir títulos da dívida pública federal existentes na carteira doBanco Central do Brasil, ainda que com cláusula de reversão, salvo para reduzir a dívida mobiliária.

Seção VDa Garantia e da Contragarantia

Art. 40. Os entes poderão conceder garantia em operações de crédito internas ou externas,observados o disposto neste artigo, as normas do art. 32 e, no caso da União, também os limites e ascondições estabelecidos pelo Senado Federal.

§ 1o A garantia estará condicionada ao oferecimento de contragarantia, em valor igual ou superiorao da garantia a ser concedida, e à adimplência da entidade que a pleitear relativamente a suasobrigações junto ao garantidor e às entidades por este controladas, observado o seguinte:

I - não será exigida contragarantia de órgãos e entidades do próprio ente;II - a contragarantia exigida pela União a Estado ou Município, ou pelos Estados aos Municípios,

poderá consistir na vinculação de receitas tributárias diretamente arrecadadas e provenientes detransferências constitucionais, com outorga de poderes ao garantidor para retê-las e empregar orespectivo valor na liquidação da dívida vencida.

§ 2o No caso de operação de crédito junto a organismo financeiro internacional, ou a instituiçãofederal de crédito e fomento para o repasse de recursos externos, a União só prestará garantia a enteque atenda, além do disposto no § 1o, as exigências legais para o recebimento de transferênciasvoluntárias.

§ 3o (VETADO)§ 4o (VETADO)§ 5o É nula a garantia concedida acima dos limites fixados pelo Senado Federal.§ 6o É vedado às entidades da administração indireta, inclusive suas empresas controladas e

subsidiárias, conceder garantia, ainda que com recursos de fundos.§ 7o O disposto no § 6o não se aplica à concessão de garantia por:I - empresa controlada a subsidiária ou controlada sua, nem à prestação de contragarantia nas

mesmas condições;II - instituição financeira a empresa nacional, nos termos da lei.§ 8o Excetua-se do disposto neste artigo a garantia prestada:I - por instituições financeiras estatais, que se submeterão às normas aplicáveis às instituições

financeiras privadas, de acordo com a legislação pertinente;II - pela União, na forma de lei federal, a empresas de natureza financeira por ela controladas, direta

e indiretamente, quanto às operações de seguro de crédito à exportação.§ 9o Quando honrarem dívida de outro ente, em razão de garantia prestada, a União e os Estados

poderão condicionar as transferências constitucionais ao ressarcimento daquele pagamento.§ 10. O ente da Federação cuja dívida tiver sido honrada pela União ou por Estado, em decorrência

de garantia prestada em operação de crédito, terá suspenso o acesso a novos créditos oufinanciamentos até a total liquidação da mencionada dívida.

Seção VIDos Restos a Pagar

Art. 41. (VETADO)Art. 42. É vedado ao titular de Poder ou órgão referido no art. 20, nos últimos dois quadrimestres do

seu mandato, contrair obrigação de despesa que não possa ser cumprida integralmente dentro dele, ouque tenha parcelas a serem pagas no exercício seguinte sem que haja suficiente disponibilidade decaixa para este efeito.

Parágrafo único. Na determinação da disponibilidade de caixa serão considerados os encargos edespesas compromissadas a pagar até o final do exercício.

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CAPÍTULO VIIIDA GESTÃO PATRIMONIAL

Seção IDas Disponibilidades de Caixa

Art. 43. As disponibilidades de caixa dos entes da Federação serão depositadas conformeestabelece o § 3o do art. 164 da Constituição.

§ 1o As disponibilidades de caixa dos regimes de previdência social, geral e próprio dos servidorespúblicos, ainda que vinculadas a fundos específicos a que se referem os arts. 249 e 250 daConstituição, ficarão depositadas em conta separada das demais disponibilidades de cada ente eaplicadas nas condições de mercado, com observância dos limites e condições de proteção eprudência financeira.

§ 2o É vedada a aplicação das disponibilidades de que trata o § 1o em:I - títulos da dívida pública estadual e municipal, bem como em ações e outros papéis relativos às

empresas controladas pelo respectivo ente da Federação;II - empréstimos, de qualquer natureza, aos segurados e ao Poder Público, inclusive a suas

empresas controladas.Seção II

Da Preservação do Patrimônio PúblicoArt. 44. É vedada a aplicação da receita de capital derivada da alienação de bens e direitos que

integram o patrimônio público para o financiamento de despesa corrente, salvo se destinada por lei aosregimes de previdência social, geral e próprio dos servidores públicos.

Art. 45. Observado o disposto no § 5o do art. 5o, a lei orçamentária e as de créditos adicionais sóincluirão novos projetos após adequadamente atendidos os em andamento e contempladas asdespesas de conservação do patrimônio público, nos termos em que dispuser a lei de diretrizesorçamentárias.

Parágrafo único. O Poder Executivo de cada ente encaminhará ao Legislativo, até a data do enviodo projeto de lei de diretrizes orçamentárias, relatório com as informações necessárias ao cumprimentodo disposto neste artigo, ao qual será dada ampla divulgação.

Art. 46. É nulo de pleno direito ato de desapropriação de imóvel urbano expedido sem oatendimento do disposto no § 3o do art. 182 da Constituição, ou prévio depósito judicial do valor daindenização.

Seção IIIDas Empresas Controladas pelo Setor Público

Art. 47. A empresa controlada que firmar contrato de gestão em que se estabeleçam objetivos emetas de desempenho, na forma da lei, disporá de autonomia gerencial, orçamentária e financeira,sem prejuízo do disposto no inciso II do § 5o do art. 165 da Constituição.

Parágrafo único. A empresa controlada incluirá em seus balanços trimestrais nota explicativa emque informará:

I - fornecimento de bens e serviços ao controlador, com respectivos preços e condições,comparando-os com os praticados no mercado;

II - recursos recebidos do controlador, a qualquer título, especificando valor, fonte e destinação;III - venda de bens, prestação de serviços ou concessão de empréstimos e financiamentos com

preços, taxas, prazos ou condições diferentes dos vigentes no mercado.CAPÍTULO IX

DA TRANSPARÊNCIA, CONTROLE E FISCALIZAÇÃOSeção I

Da Transparência da Gestão FiscalArt. 48. São instrumentos de transparência da gestão fiscal, aos quais será dada ampla divulgação,

inclusive em meios eletrônicos de acesso público: os planos, orçamentos e leis de diretrizesorçamentárias; as prestações de contas e o respectivo parecer prévio; o Relatório Resumido daExecução Orçamentária e o Relatório de Gestão Fiscal; e as versões simplificadas dessesdocumentos.

Parágrafo único. A transparência será assegurada também mediante incentivo à participaçãopopular e realização de audiências públicas, durante os processos de elaboração e de discussão dosplanos, lei de diretrizes orçamentárias e orçamentos.

Art. 49. As contas apresentadas pelo Chefe do Poder Executivo ficarão disponíveis, durante todo oexercício, no respectivo Poder Legislativo e no órgão técnico responsável pela sua elaboração, paraconsulta e apreciação pelos cidadãos e instituições da sociedade.

Parágrafo único. A prestação de contas da União conterá demonstrativos do Tesouro Nacional edas agências financeiras oficiais de fomento, incluído o Banco Nacional de DesenvolvimentoEconômico e Social, especificando os empréstimos e financiamentos concedidos com recursosoriundos dos orçamentos fiscal e da seguridade social e, no caso das agências financeiras, avaliaçãocircunstanciada do impacto fiscal de suas atividades no exercício.

Seção II

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Da Escrituração e Consolidação das ContasArt. 50. Além de obedecer às demais normas de contabilidade pública, a escrituração das contas

públicas observará as seguintes:I - a disponibilidade de caixa constará de registro próprio, de modo que os recursos vinculados a

órgão, fundo ou despesa obrigatória fiquem identificados e escriturados de forma individualizada;II - a despesa e a assunção de compromisso serão registradas segundo o regime de competência,

apurando-se, em caráter complementar, o resultado dos fluxos financeiros pelo regime de caixa;III - as demonstrações contábeis compreenderão, isolada e conjuntamente, as transações e

operações de cada órgão, fundo ou entidade da administração direta, autárquica e fundacional,inclusive empresa estatal dependente;

IV - as receitas e despesas previdenciárias serão apresentadas em demonstrativos financeiros eorçamentários específicos;

V - as operações de crédito, as inscrições em Restos a Pagar e as demais formas de financiamentoou assunção de compromissos junto a terceiros, deverão ser escrituradas de modo a evidenciar omontante e a variação da dívida pública no período, detalhando, pelo menos, a natureza e o tipo decredor;

VI - a demonstração das variações patrimoniais dará destaque à origem e ao destino dos recursosprovenientes da alienação de ativos.

§ 1o No caso das demonstrações conjuntas, excluir-se-ão as operações intragovernamentais.§ 2o A edição de normas gerais para consolidação das contas públicas caberá ao órgão central de

contabilidade da União, enquanto não implantado o conselho de que trata o art. 67.§ 3o A Administração Pública manterá sistema de custos que permita a avaliação e o

acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.Art. 51. O Poder Executivo da União promoverá, até o dia trinta de junho, a consolidação, nacional

e por esfera de governo, das contas dos entes da Federação relativas ao exercício anterior, e a suadivulgação, inclusive por meio eletrônico de acesso público.

§ 1o Os Estados e os Municípios encaminharão suas contas ao Poder Executivo da União nosseguintes prazos:

I - Municípios, com cópia para o Poder Executivo do respectivo Estado, até trinta de abril;II - Estados, até trinta e um de maio.§ 2o O descumprimento dos prazos previstos neste artigo impedirá, até que a situação seja

regularizada, que o ente da Federação receba transferências voluntárias e contrate operações decrédito, exceto as destinadas ao refinanciamento do principal atualizado da dívida mobiliária.

Seção IIIDo Relatório Resumido da Execução Orçamentária

Art. 52. O relatório a que se refere o § 3o do art. 165 da Constituição abrangerá todos os Poderes eo Ministério Público, será publicado até trinta dias após o encerramento de cada bimestre e compostode:

I - balanço orçamentário, que especificará, por categoria econômica, as:a) receitas por fonte, informando as realizadas e a realizar, bem como a previsão atualizada;b) despesas por grupo de natureza, discriminando a dotação para o exercício, a despesa liquidada

e o saldo;II - demonstrativos da execução das:a) receitas, por categoria econômica e fonte, especificando a previsão inicial, a previsão atualizada

para o exercício, a receita realizada no bimestre, a realizada no exercício e a previsão a realizar;b) despesas, por categoria econômica e grupo de natureza da despesa, discriminando dotação

inicial, dotação para o exercício, despesas empenhada e liquidada, no bimestre e no exercício;c) despesas, por função e subfunção.§ 1o Os valores referentes ao refinanciamento da dívida mobiliária constarão destacadamente nas

receitas de operações de crédito e nas despesas com amortização da dívida.§ 2o O descumprimento do prazo previsto neste artigo sujeita o ente às sanções previstas no § 2o do

art. 51.Art. 53. Acompanharão o Relatório Resumido demonstrativos relativos a:I - apuração da receita corrente líquida, na forma definida no inciso IV do art. 2o, sua evolução,

assim como a previsão de seu desempenho até o final do exercício;II - receitas e despesas previdenciárias a que se refere o inciso IV do art. 50;III - resultados nominal e primário;IV - despesas com juros, na forma do inciso II do art. 4o;V - Restos a Pagar, detalhando, por Poder e órgão referido no art. 20, os valores inscritos, os

pagamentos realizados e o montante a pagar.§ 1o O relatório referente ao último bimestre do exercício será acompanhado também de

demonstrativos:I - do atendimento do disposto no inciso III do art. 167 da Constituição, conforme o § 3o do art. 32;

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II - das projeções atuariais dos regimes de previdência social, geral e próprio dos servidorespúblicos;

III - da variação patrimonial, evidenciando a alienação de ativos e a aplicação dos recursos deladecorrentes.

§ 2o Quando for o caso, serão apresentadas justificativas:I - da limitação de empenho;II - da frustração de receitas, especificando as medidas de combate à sonegação e à evasão fiscal,

adotadas e a adotar, e as ações de fiscalização e cobrança.Seção IV

Do Relatório de Gestão FiscalArt. 54. Ao final de cada quadrimestre será emitido pelos titulares dos Poderes e órgãos referidos

no art. 20 Relatório de Gestão Fiscal, assinado pelo:I - Chefe do Poder Executivo;II - Presidente e demais membros da Mesa Diretora ou órgão decisório equivalente, conforme

regimentos internos dos órgãos do Poder Legislativo;III - Presidente de Tribunal e demais membros de Conselho de Administração ou órgão decisório

equivalente, conforme regimentos internos dos órgãos do Poder Judiciário;IV - Chefe do Ministério Público, da União e dos Estados.Parágrafo único. O relatório também será assinado pelas autoridades responsáveis pela

administração financeira e pelo controle interno, bem como por outras definidas por ato próprio de cadaPoder ou órgão referido no art. 20.

Art. 55. O relatório conterá:I - comparativo com os limites de que trata esta Lei Complementar, dos seguintes montantes:a) despesa total com pessoal, distinguindo a com inativos e pensionistas;b) dívidas consolidada e mobiliária;c) concessão de garantias;d) operações de crédito, inclusive por antecipação de receita;e) despesas de que trata o inciso II do art. 4o;II - indicação das medidas corretivas adotadas ou a adotar, se ultrapassado qualquer dos limites;III - demonstrativos, no último quadrimestre:a) do montante das disponibilidades de caixa em trinta e um de dezembro;b) da inscrição em Restos a Pagar, das despesas:1) liquidadas;2) empenhadas e não liquidadas, inscritas por atenderem a uma das condições do inciso II do art.

41;3) empenhadas e não liquidadas, inscritas até o limite do saldo da disponibilidade de caixa;4) não inscritas por falta de disponibilidade de caixa e cujos empenhos foram cancelados;c) do cumprimento do disposto no inciso II e na alínea b do inciso IV do art. 38.§ 1o O relatório dos titulares dos órgãos mencionados nos incisos II, III e IV do art. 54 conterá

apenas as informações relativas à alínea a do inciso I, e os documentos referidos nos incisos II e III.§ 2o O relatório será publicado até trinta dias após o encerramento do período a que corresponder,

com amplo acesso ao público, inclusive por meio eletrônico.§ 3o O descumprimento do prazo a que se refere o § 2o sujeita o ente à sanção prevista no § 2o do

art. 51.§ 4o Os relatórios referidos nos arts. 52 e 54 deverão ser elaborados de forma padronizada,

segundo modelos que poderão ser atualizados pelo conselho de que trata o art. 67.Seção V

Das Prestações de ContasArt. 56. As contas prestadas pelos Chefes do Poder Executivo incluirão, além das suas próprias, as

dos Presidentes dos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário e do Chefe do Ministério Público,referidos no art. 20, as quais receberão parecer prévio, separadamente, do respectivo Tribunal deContas.

§ 1o As contas do Poder Judiciário serão apresentadas no âmbito:I - da União, pelos Presidentes do Supremo Tribunal Federal e dos Tribunais Superiores,

consolidando as dos respectivos tribunais;II - dos Estados, pelos Presidentes dos Tribunais de Justiça, consolidando as dos demais tribunais.§ 2o O parecer sobre as contas dos Tribunais de Contas será proferido no prazo previsto no art. 57

pela comissão mista permanente referida no § 1o do art. 166 da Constituição ou equivalente das CasasLegislativas estaduais e municipais.

§ 3o Será dada ampla divulgação dos resultados da apreciação das contas, julgadas ou tomadas.Art. 57. Os Tribunais de Contas emitirão parecer prévio conclusivo sobre as contas no prazo de

sessenta dias do recebimento, se outro não estiver estabelecido nas constituições estaduais ou nasleis orgânicas municipais.

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§ 1o No caso de Municípios que não sejam capitais e que tenham menos de duzentos mil habitanteso prazo será de cento e oitenta dias.

§ 2o Os Tribunais de Contas não entrarão em recesso enquanto existirem contas de Poder, ouórgão referido no art. 20, pendentes de parecer prévio.

Art. 58. A prestação de contas evidenciará o desempenho da arrecadação em relação à previsão,destacando as providências adotadas no âmbito da fiscalização das receitas e combate à sonegação,as ações de recuperação de créditos nas instâncias administrativa e judicial, bem como as demaismedidas para incremento das receitas tributárias e de contribuições.

Seção VIDa Fiscalização da Gestão Fiscal

Art. 59. O Poder Legislativo, diretamente ou com o auxílio dos Tribunais de Contas, e o sistema decontrole interno de cada Poder e do Ministério Público, fiscalizarão o cumprimento das normas destaLei Complementar, com ênfase no que se refere a:

I - atingimento das metas estabelecidas na lei de diretrizes orçamentárias;II - limites e condições para realização de operações de crédito e inscrição em Restos a Pagar;III - medidas adotadas para o retorno da despesa total com pessoal ao respectivo limite, nos termos

dos arts. 22 e 23;IV - providências tomadas, conforme o disposto no art. 31, para recondução dos montantes das

dívidas consolidada e mobiliária aos respectivos limites;V - destinação de recursos obtidos com a alienação de ativos, tendo em vista as restrições

constitucionais e as desta Lei Complementar;VI - cumprimento do limite de gastos totais dos legislativos municipais, quando houver.§ 1o Os Tribunais de Contas alertarão os Poderes ou órgãos referidos no art. 20 quando

constatarem:I - a possibilidade de ocorrência das situações previstas no inciso II do art. 4o e no art. 9o;II - que o montante da despesa total com pessoal ultrapassou 90% (noventa por cento) do limite;III - que os montantes das dívidas consolidada e mobiliária, das operações de crédito e da

concessão de garantia se encontram acima de 90% (noventa por cento) dos respectivos limites;IV - que os gastos com inativos e pensionistas se encontram acima do limite definido em lei;V - fatos que comprometam os custos ou os resultados dos programas ou indícios de

irregularidades na gestão orçamentária.§ 2o Compete ainda aos Tribunais de Contas verificar os cálculos dos limites da despesa total com

pessoal de cada Poder e órgão referido no art. 20.§ 3o O Tribunal de Contas da União acompanhará o cumprimento do disposto nos §§ 2o, 3o e 4o do

art. 39.CAPÍTULO X

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIASArt. 60. Lei estadual ou municipal poderá fixar limites inferiores àqueles previstos nesta Lei

Complementar para as dívidas consolidada e mobiliária, operações de crédito e concessão degarantias.

Art. 61. Os títulos da dívida pública, desde que devidamente escriturados em sistema centralizadode liquidação e custódia, poderão ser oferecidos em caução para garantia de empréstimos, ou emoutras transações previstas em lei, pelo seu valor econômico, conforme definido pelo Ministério daFazenda.

Art. 62. Os Municípios só contribuirão para o custeio de despesas de competência de outros entesda Federação se houver:

I - autorização na lei de diretrizes orçamentárias e na lei orçamentária anual;II - convênio, acordo, ajuste ou congênere, conforme sua legislação.Art. 63. É facultado aos Municípios com população inferior a cinqüenta mil habitantes optar por:I - aplicar o disposto no art. 22 e no § 4o do art. 30 ao final do semestre;II - divulgar semestralmente:a) (VETADO)b) o Relatório de Gestão Fiscal;c) os demonstrativos de que trata o art. 53;III - elaborar o Anexo de Política Fiscal do plano plurianual, o Anexo de Metas Fiscais e o Anexo de

Riscos Fiscais da lei de diretrizes orçamentárias e o anexo de que trata o inciso I do art. 5o a partir doquinto exercício seguinte ao da publicação desta Lei Complementar.

§ 1o A divulgação dos relatórios e demonstrativos deverá ser realizada em até trinta dias após oencerramento do semestre.

§ 2o Se ultrapassados os limites relativos à despesa total com pessoal ou à dívida consolidada,enquanto perdurar esta situação, o Município ficará sujeito aos mesmos prazos de verificação e deretorno ao limite definidos para os demais entes.

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Art. 64. A União prestará assistência técnica e cooperação financeira aos Municípios para amodernização das respectivas administrações tributária, financeira, patrimonial e previdenciária, comvistas ao cumprimento das normas desta Lei Complementar.

§ 1o A assistência técnica consistirá no treinamento e desenvolvimento de recursos humanos e natransferência de tecnologia, bem como no apoio à divulgação dos instrumentos de que trata o art. 48em meio eletrônico de amplo acesso público.

§ 2o A cooperação financeira compreenderá a doação de bens e valores, o financiamento porintermédio das instituições financeiras federais e o repasse de recursos oriundos de operaçõesexternas.

Art. 65. Na ocorrência de calamidade pública reconhecida pelo Congresso Nacional, no caso daUnião, ou pelas Assembléias Legislativas, na hipótese dos Estados e Municípios, enquanto perdurar asituação:

I - serão suspensas a contagem dos prazos e as disposições estabelecidas nos arts. 23 , 31 e 70;II - serão dispensados o atingimento dos resultados fiscais e a limitação de empenho prevista no art.

9o.Parágrafo único. Aplica-se o disposto no caput no caso de estado de defesa ou de sítio, decretado

na forma da Constituição.Art. 66. Os prazos estabelecidos nos arts. 23, 31 e 70 serão duplicados no caso de crescimento

real baixo ou negativo do Produto Interno Bruto (PIB) nacional, regional ou estadual por período igualou superior a quatro trimestres.

§ 1o Entende-se por baixo crescimento a taxa de variação real acumulada do Produto Interno Brutoinferior a 1% (um por cento), no período correspondente aos quatro últimos trimestres.

§ 2o A taxa de variação será aquela apurada pela Fundação Instituto Brasileiro de Geografia eEstatística ou outro órgão que vier a substituí-la, adotada a mesma metodologia para apuração dos PIBnacional, estadual e regional.

§ 3o Na hipótese do caput, continuarão a ser adotadas as medidas previstas no art. 22.§ 4o Na hipótese de se verificarem mudanças drásticas na condução das políticas monetária e

cambial, reconhecidas pelo Senado Federal, o prazo referido no caput do art. 31 poderá ser ampliadoem até quatro quadrimestres.

Art. 67. O acompanhamento e a avaliação, de forma permanente, da política e da operacionalidadeda gestão fiscal serão realizados por conselho de gestão fiscal, constituído por representantes de todosos Poderes e esferas de Governo, do Ministério Público e de entidades técnicas representativas dasociedade, visando a:

I - harmonização e coordenação entre os entes da Federação;II - disseminação de práticas que resultem em maior eficiência na alocação e execução do gasto

público, na arrecadação de receitas, no controle do endividamento e na transparência da gestão fiscal;III - adoção de normas de consolidação das contas públicas, padronização das prestações de

contas e dos relatórios e demonstrativos de gestão fiscal de que trata esta Lei Complementar, normase padrões mais simples para os pequenos Municípios, bem como outros, necessários ao controlesocial;

IV - divulgação de análises, estudos e diagnósticos.§ 1o O conselho a que se refere o caput instituirá formas de premiação e reconhecimento público

aos titulares de Poder que alcançarem resultados meritórios em suas políticas de desenvolvimentosocial, conjugados com a prática de uma gestão fiscal pautada pelas normas desta Lei Complementar.

§ 2o Lei disporá sobre a composição e a forma de funcionamento do conselho.Art. 68. Na forma do art. 250 da Constituição, é criado o Fundo do Regime Geral de Previdência

Social, vinculado ao Ministério da Previdência e Assistência Social, com a finalidade de prover recursospara o pagamento dos benefícios do regime geral da previdência social.

§ 1o O Fundo será constituído de:I - bens móveis e imóveis, valores e rendas do Instituto Nacional do Seguro Social não utilizados na

operacionalização deste;II - bens e direitos que, a qualquer título, lhe sejam adjudicados ou que lhe vierem a ser vinculados

por força de lei;III - receita das contribuições sociais para a seguridade social, previstas na alínea a do inciso I e no

inciso II do art. 195 da Constituição;IV - produto da liquidação de bens e ativos de pessoa física ou jurídica em débito com a Previdência

Social;V - resultado da aplicação financeira de seus ativos;VI - recursos provenientes do orçamento da União.§ 2o O Fundo será gerido pelo Instituto Nacional do Seguro Social, na forma da lei.Art. 69. O ente da Federação que mantiver ou vier a instituir regime próprio de previdência social

para seus servidores conferir-lhe-á caráter contributivo e o organizará com base em normas decontabilidade e atuária que preservem seu equilíbrio financeiro e atuarial.

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Art. 70. O Poder ou órgão referido no art. 20 cuja despesa total com pessoal no exercício anteriorao da publicação desta Lei Complementar estiver acima dos limites estabelecidos nos arts. 19 e 20deverá enquadrar-se no respectivo limite em até dois exercícios, eliminando o excesso, gradualmente,à razão de, pelo menos, 50% a.a. (cinqüenta por cento ao ano), mediante a adoção, entre outras, dasmedidas previstas nos arts. 22 e 23.

Parágrafo único. A inobservância do disposto no caput, no prazo fixado, sujeita o ente às sançõesprevistas no § 3o do art. 23.

Art. 71. Ressalvada a hipótese do inciso X do art. 37 da Constituição, até o término do terceiroexercício financeiro seguinte à entrada em vigor desta Lei Complementar, a despesa total com pessoaldos Poderes e órgãos referidos no art. 20 não ultrapassará, em percentual da receita corrente líquida, adespesa verificada no exercício imediatamente anterior, acrescida de até 10% (dez por cento), se estafor inferior ao limite definido na forma do art. 20.

Art. 72. A despesa com serviços de terceiros dos Poderes e órgãos referidos no art. 20 não poderáexceder, em percentual da receita corrente líquida, a do exercício anterior à entrada em vigor desta LeiComplementar, até o término do terceiro exercício seguinte.

Art. 73. As infrações dos dispositivos desta Lei Complementar serão punidas segundo o Decreto-Lei no 2.848, de 7 de dezembro de 1940 (Código Penal); a Lei no 1.079, de 10 de abril de 1950; oDecreto-Lei no 201, de 27 de fevereiro de 1967; a Lei no 8.429, de 2 de junho de 1992; e demaisnormas da legislação pertinente.

Art. 74. Esta Lei Complementar entra em vigor na data da sua publicação.Art. 75. Revoga-se a Lei Complementar no 96, de 31 de maio de 1999.Brasília, 4 de maio de 2000; 179o da Independência e 112o da República.FERNANDO HENRIQUE CARDOSOPedro MalanMartus Tavares

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NOÇÕES DE RECURSOS HUMANOS

ORGANIZAÇÃO PESSOAL E NO TRABALHO

AS PESSOAS E AS ORGANIZAÇÕESAs pessoas possuem objetivos individuais e comuns. Os objetivos comuns, em virtude das

limitações individuais, são perseguidos e obtidos, muitas vezes, através de agrupamentos das pessoasem organizações.

Com o crescimento das organizações, que também possuem objetivos, há um distanciamentogradativo entre seus objetivos e aqueles almejados pelos indivíduos que integram a organização.

Deste divergência de objetivos podem surgir sérios conflitos no relacionamento indivíduo xorganização. Porém, assim como a organização precisa dos indivíduos para alcançar seus objetivos,os chamados objetivos organizacionais (produzir, reduzir custos, ampliar o mercado, aumentar asatisfação dos clientes), também os indivíduos utilizam-se da organização para alcançarem osobjetivos pessoais.

Assim, considerando que nem sempre é possível obter um relacionamento cooperativo esatisfatório, pelo contrario, estes se apresentam tensos e conflitivos, a alta administração da empresadeve preocupar-se em delinear rumos para uma integração, indivíduo x organização realmente efetiva.

Uma maior integração entre os objetivos da organização e os dos indivíduos possibilita que estesúltimos não sejam subjugados aos objetivos da organização, porém, mesmo sem deixar de cumprirsuas obrigações para com a empresa, possam também alcançar satisfação própria através demelhores salários, lazer, conforto, horário de ,trabalho mais favorável, oportunidades de carreira,segurança no cargo, etc.

A interação entre pessoal e organizações é complexa e dinâmica. O indivíduo precisa ser eficaz(atingir os objetivos organizacionais por meio de sua participação) e ser eficiente (satisfazer suasnecessidades individuais mediante sua participação).

A reciprocidade entre indivíduo e organização é alcançada através das "normas de reciprocidade",também chamadas de "contrato psicológico". A expectativa recíproca transmitida pelo contratopsicológico vai além de qualquer contrato formal de emprego. Enquanto este último apenas pactua otrabalho a ser realizado e a recompensa financeira correspondente, o contrato psicológico reflete asexpectativas sobre o que a organização e o indivíduo esperam ganhar com o novo relacionamento.

Uma constante busca de equilíbrio entre os recursos despendidos pela organização no sentido dealcançar um maior grau de satisfarão de seus empregados e a contribuição que o indivíduo motivadoproporcional organização chamamos de relações de intercâmbio.

De um lado, as organizações oferecem incentives ou alicientes, enquanto as pessoas oferecemcontribuições.

O equilíbrio organizacional reflete o êxito da organização em "remunerar" seus integrantes comincentives adequados e motiva-los a continuar fazendo contribuições e organização, garantindo comisso, sua sobrevivência e eficácia.

O SISTEMA E A ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOSAdministrar significa gerir os recursos disponíveis para que os objetivos sejam atingidos da melhor

forma possível.Os recursos de uma organização podem ser classificados em cinco grupos:a) recursos físicos ou materiais;b) recursos financeiros;c) recursos humanos;d) recursos mercadológicos;e) recursos administrativos.A administração de recursos humanos (ARH) é orientada por diversas teorias que norteiam o

enquadramento das pessoas dentro das organizações.A Teoria "X", de McGregor, que, predominava no século passado, hoje esta ultrapassada, pois

fundamenta-se em certas premissas e concepções erradas acerca da natureza do homem.

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Entre outras distorções dizia que:a) o homem é primariamente motivado por incentivos econômicos;b) se os objetivos individuais se opõem aos objetivos da organização deve ser imposto um controle

mais rígido;c) as organizações podem e devem ser planejadas de tal forma que o sentimento e as

características imprevisíveis possam ser neutralizados e controlados.Posteriormente McGregor expressa uma nova concepção da administração, que passou a ser

conhecida como a Teoria "Y".Entre as premissas constam:a) a aplicação de esforço físico ou mental em um trabalho é tão natural quanto jogar ou descansar,

dependendo de certas condições controláveis;b) o controle externo e a ameaça de punição não são os únicos meios de obter o esforço de

alcançar os objetivos organizacionais, mas o homem deve exercitar a autodireção e o autocontrole aserviço dos objetivos que lhe são confiados;

c) confiar objetivos é uma função de premiar, associada com seu alcance efetivo; o homem médioaprende, sob certas condições, não só a aceitar, mas também a procurar responsabilidade;

d) a capacidade de aplicar um alto grau de imaginação, de engenhosidade, na solução deproblemas organizacionais é amplamente, e não escassamente, distribuída na população;

e) sob as condições da moderna vida industrial, as potencialidades intelectuais do homem médiosão apenas parcialmente utilizadas.

Como pode-se observar, a Teoria "X" apregoava um estilo administrativo voltado para a submissãoe o controle rigoroso sobre o indivíduo.

De forma bem mais liberal, a Teoria "Y" propõe o engajamento do indivíduo na empresa, tornando-omais participativa, através de um estilo de administração mais democrática e aberta.

Uma outra teoria, a Teoria "Z", aplicada mais A concepção japonesa de administração, escrita porOuch!, realça o senso de responsabilidade comunitária como base para a cultura organizacional.

Quanto aos sistemas de administração das organizações humanas, Rensis Likert, em seu livro"Novos Padrões de Administração", cita quatro sistemas administrativos:

Sistema 1: Sistema autoritário e forte;Sistema 2: Sistema autoritário benévolo;Sistema 3: Sistema participativo, consultivo;Sistema 4: Sistema participativo de grupo.Considerando este conjunto de teorias, a ARH assume um caráter multivariado, pois objetiva criar,

manter e desenvolver um contingente de recursos humanos com habilidades e motivação para realizaros objetivos da organização. Também é necessário criar, manter e desenvolver condiçõesorganizacionais de aplicação, desenvolvimento e satisfação plena dos recursos humanos, para que severifique o alcance dos objetivos individuais. Por fim, também é objetivo da ARH, alcançar a eficiênciae eficácia através dos recursos humanos disponíveis.

DESENVOLVIMENTO E MUDANÇA ORGANIZACIONALDesenvolvimento de Recursos Humanos: Treinamento e Desenvolvimento de Pessoal

Dentro do sistema de Administração de Recursos Humanos há um subsistema chamado deDesenvolvimento de Recursos Humanos, o qual tem sob sua responsabilidade o treinamento edesenvolvimento de pessoal.

O treinamento e desenvolvimento de pessoal esta mais voltado para a psicologia industrial,enquanto o desenvolvimento organizacional se fundamenta na psicologia organizacional.

Embora os dois fatores estejam intimamente ligados, o treinamento e desenvolvimento de pessoaltenta descobrir ou aperfeiçoar métodos e procedimentos que podem ser usados visando amaximização do trabalho e a satisfação com o trabalho.

Por outro lado, o desenvolvimento organizacional se preocupa em descobrir que fatores que influemno desempenho do indivíduo no trabalho e que fatores influem sobre a satisfação do indivíduo com otrabalho. Cabe destacar que o setor de treinamento e desenvolvimento de pessoal também se

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preocupa em identificar estes fatores, porém, concentra sua maior atenção nas soluções, conformereferido o parágrafo precedente.

O desenvolvimento de recursos humanos é dividido em:a)educaçãob) treinamentoA educação esta mais voltada para o preparo da pessoa para o ambiente, dentro ou fora da

empresa.O treinamento, por outro lado, prepara a pessoa para o desempenho no cargo, especificamente.A educação e o treinamento fazem parte da educação profissional, que por sua vez é dividida em

três grupos:a) formação profissional;b) desenvolvimento profissional ou aperfeiçoamento;c) treinamento.A formação profissional tem objetivos de longo prazo e muito amplos. Não prepara o homem para a

profissão, mas sim para uma profissão futura. É normalmente dada nas escolas de primeiro, segundo eterceiro grau, embora também possa ser dada nas empresas.

O desenvolvimento profissional, também chamado de aperfeiçoamento, já é bem mais especifica doque a formação profissional. É a educação profissional que aperfeiçoa o homem para uma carreiradentro de uma profissão. Seus objetivos também não são imediatos, mas de médio prazo.Normalmente é utilizado para preparar o indivíduo para um cargo superior dentro da própriaorganização, quando deverá assumir mais responsabilidade e conhecimentos que transcendem aocargo atualmente ocupado. O desenvolvimento profissional normalmente é dado na própria empresa,embora também seja comum executa-lo em empresas especializadas em desenvolvimento de pessoal.

O treinamento, por sua vez objetiva adaptar o homem para um cargo ou função. Seus objetivos sãoimediatos. Normalmente é exigido quando da seleção de novos empregados. O treinamento quasesempre é orientado pelo chefe imediato ou mesmo por um colega de trabalho. Pode ser realizado naprópria empresa ou em empresas especializadas em desenvolvimento de recursos humanos.

Tragadas as diferenças entre formação profissional, desenvolvimento profissional e treinamento, econsiderando as exigências do programa, vamos desenvolver o item treinamento.

O treinamento geralmente, é voltado para os seguintes conteúdos:a) transmissão de informações, tais como informações gerais sobre a empresa; sobre seus

produtos, clientes, mercados; sobre diretrizes e políticas da organização; sobre normas eprocedimentos internos; etc.

b) desenvolvimento de habilidades, geralmente voltado diretamente para a execução das tarefas eoperações a serem executa as, tais como operar o equipamento, conhecer as rotinas, etc.

c) desenvolvimento ou modificação de atitudes, com objetivos de melhorar a motivação e orelacionamento com colegas de trabalho, clientes, etc., centra-se no desenvolvimento da sensibilidadedas pessoas.

d) desenvolvimento de conceitos, é normalmente voltado a empregados a nível de gerência eprocura a uniformização da linguagem organizacional ou a elevação do nível de conceitos, ou mesmo amodificação de concertos viciados ou ultrapassados.

Os objetivos do treinamento podem ser resumidos nos seguintes itens:a) habilitar o pessoal, de forma imediata, capacitando-o para a imediata execução de tarefas

simples, presentes na rotina operacional da empresa, tanto na área industrial como na administrativa;b) criar um sistema de oportunidades, para que os indivíduos possam se desenvolver e progredir

funcionalmente, galgando cargos mais elevados;c) modificar as atitudes do pessoal no sentido de torná-los mais conscientes das tarefas que

executam com vistas a uma melhora na qualidade e ainda, torna-los mais receptivos às técnicas desupervisão e gerência.

A programação de treinamentos em qualquer área da empresa, envolve quatro etapas distintas:a) levantamento das necessidades de treinamento;b) programa de treinamentos que atendam as necessidades diagnosticadas;c) implementação e execução dos treinamentos programadas;

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d) avaliação dos resultados.A programação de treinamento visa planejar como as necessidades diagnosticadas deverão ser

atendidas: o que treinar, quem treinar, quando treinar, onde treinar e como treinar, a fim de utilizar atecnologia instrucional mais adequada.

A execução do treinamento envolve o binômio instrutor x treinando e uma relação instrução xaprendizagem.

A avaliação dos resultados objetiva a medirão dos resultados obtidos com o treinamento, mediantecomparação dos padrões anteriores com os conseguidos após o treinamento. A avaliação pode serrealizada pela ARH ou a nível de tarefas e operações.

DESENVOLVIMENTO E MUDANÇA ORGANIZACIONALNo capítulo precedente falou-se em desenvolvimento de recursos humanos. O presente capítulo

trata do desenvolvimento organizacional. Estabelece-se uma profunda diferenciação entre os dois"desenvolvimentos". Enquanto o desenvolvimento de recursos humanos projeta uma noção micro,voltada ao indivíduo, normalmente de curto e médio prazos, o desenvolvimento organizacional abrangeuma visão macroscópica e sistêmica. Envolve toda a organização no contexto econômico e social, comobjetivos, não de curto e médio prazos, mas sim de longo prazo.

O desenvolvimento organizacional baseia-se nos concertos e métodos das ciências docomportamento, visualize a organização como um sistema total e compromete-se a melhorar a eficáciada organização a longo prazo, mediante intervenções construtivas em processes e estruturaorganizacionais.

São pressupostos básicos do desenvolvimento organizacional:a) conceito de organização;b) conceito de cultura organizacional;c) conceito de mudança organizacional;d) necessidade de contínua adaptação e mudança;e) a interação organização x ambiente;f) a interação indivíduo x organização;g) os objetivos individuais e os objetivos organizacionais.Os elementos essenciais de qualquer esforço de desenvolvimento organizacional (DO) são:a) projetado para obter resultados de longo prazo;b) concentrado na obtenção de uma maior eficácia da organização como um todo, e não uma parte

dela;c) o diagnóstico deve ser desenvolvido em conjunto, consultoria e gerentes de linha;d) a intervenção do esforço de desenvolvimento organizacional deve ser implementado em

conjunto, consultoria e gerentes de linha.O processo de desenvolvimento organizacional envolve as seguintes etapas:a) colheita de dados;b) analise dos dados colhidos;c) diagnóstico organizacional;d) ação de intervenção.As principais técnicas de intervenção são:a) método de realimentação de dados;b) desenvolvimento de equipes;c) enriquecimento e ampliação do cargo;d) treinamento da sensitividade;e) consultoria de procedimentos.

CONTROLE DE RECURSOS HUMANOS: BANCO DE DADOS E SISTEMAS DE INFORMAÇÕES EAUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

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A administração de recursos humanos, através do subsistema de controle de recursos humanos,preocupa-se com banco de dados e sistemas de informações e com a auditoria de recursos humanos.

Koontz e O"Donnell conceituam: "controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigiro desempenho de subordinados, a fim de assegurar que os objetivos da empresa e os planosdelineados para alcançá-los sejam realizados. É, pois, a função segundo a qual cada administrador, dopresidente ao mestre, se certifica de que aquilo que é feito esta de acordo com o que se tencionavafazer."

São etapas fundamentais do processo de controle:a) o estabelecimento de padrões desejados;b) a verificação do desempenho;c) o estudo comparativo do desempenho praticado com os padrões desejados;d) a implementação de processes de correção dos desvios detectados.

Banco de dados e sistemas de informaçõesIdalberto Chiavenato conceitua dados e informações. "Dados são os elementos que servem de base

para a resolução de problemas ou para a formação de juízo. Um dado é apenas um índice, umamanifestação objetiva, passível de análise subjetiva, isto é, exige interpretação do indivíduo para suamanipulação. Em si mesmo, cada dado tem pouco valor.

Todavia, quando classificados, armazenados e relacionados entre si, os dados permitem aobtenção da informação. Assim como os dados não constituem informação, a informação,isoladamente, não é significativa. Se os dados exigem processamento (classificação, armazenamentoe relacionamento), para que possam realmente informar, a informação também exige processamento,para que possa adquirir significado. A informação apresenta intencionalidade, aspecto fundamental quea diferencia do dado simples".

Banco de dadosO banco de dados, relativamente aos recursos humanos, pode armazenar dados das mais variadas

origens e para as mais diversas finalidades, entre os quais podemos relacionar:a) dados que compõem o cadastro individual de cada empregado;b) dados sobre os ocupantes de cada cargo, formando um cadastro de cargos;c) dados sobre os empregados lotados nas diversas seções, departamentos ou divisões, formando

um cadastro por setor;d) dados sobre a remuneração individual de cada empregado, formando um cadastro de

remuneração, importante para a elaboração da folha de salários;e) dados sobre candidates que podem potencialmente virem a ser contratados;f) dados sobre candidates a treinamentos específicos, programados;Muitas vezes a empresa encontra dificuldades para manter atualizados os dados cadastrais dos

empregados, especialmente aqueles de origem externa como número de filhos, endereço, formação,etc.

Para suprir o banco de dados com dados atualizados, há o sistema de informações de recursoshumanos que, através de fichas cadastrais, entrevistas, pesquisas, etc. procura suprir O banco dedados com dados novos, ou substituir os desatualizados.

Sistema de informaçõesSistema de informação é um conjunto de elementos interdependentes (subsistemas) logicamente

associados, para que de sua interação sejam geradas informações necessárias à tomada de decisões.O sistema de informações tem como ponto de partida o banco de dados. Seu objetivo à possibilitar

a tomada de decisões, suprindo as chefias com informações sobre seus subordinados, ou mesmo,sobre empregados de outras seções.

Auditoria de recursos humanos

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A auditoria de recursos humanos é definida com sendo a análise das políticas e praticas de pessoalde uma organização, e avaliação do seu funcionamento atual, seguida de sugestões para melhoria.

O objetivo da auditoria de recursos humanos é, a partir do programa de desenvolvimento, identificardistorções de funcionamento que prejudicam a organização ou que não compensam o custo, ou, ainda,identificar falhas e deficiências que devem ser supridas.

Em resumo podemos dizer que a auditoria de recursos humanos é um sistema permanente derevisão e controle, informando a administração sobre a eficiência e a eficácia do programa dedesenvolvimento.

Objetivamente o controle é exercido, comparando-se os procedimentos adotados na organizaçãocom os padrões pré-estabelecidos.

"Os padrões podem ser estabelecidos em diversos parâmetros. Os mais comuns são:a) parâmetros fixados em função de qualidade;b) parâmetros fixados em função de quantidade;c) parâmetros fixados em f unção do tempo gasto;d) parâmetros fixados em função de custos.As fontes de informação para a auditoria de RH tem o seu limite estabelecido pelas próprias

funções da ARH, portanto, extremamente amplas.Tem sua aplicação normalmente voltada para os seguintes níveis de abordagens:- resultados- programa- políticas- filosofias- teoriasA auditoria de recursos humanos, ou seja, o agente de auditoria pode ser um especialista nesta

área, ou mesmo uma comissão formada na própria empresa.

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NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL

Nenhuma empresa funciona sem matéria-prima, produtos, equipamentos, instrumentos, peças demanutenção e tantos outros materiais.

E todos eles precisam ser guardados, conservados, movimentados de um setor para outro. Elesprecisam ser administrados.

A Administração de Material trata de todas as etapas de movimentação e de guarda dessesmateriais, visando garantir que o investimento em estoques seja de rentabilidade segura, em termos delucro e de atendimento às metas da organização.

Rentabilidade é o grau de êxito econômico obtido por uma empresa em relação ao que nela éinvestido.

Para atingir esse objetivo, os profissionais da administração de materiais devem tornar eficientes osmeios de planejamento e controle, de modo a diminuir as necessidades de capital para o estoque.

Capital, aqui, tem o sentido de riqueza, valores disponíveis.E quem faz a articulação constante entre necessidade de estoque, controle de estoque e capital é o

Sistema de Materiais da empresa.Sistema de Materiais é o conjunto dos setores da empresa que são responsáveis por todo o

material nela existente. Ele cuida do fluxo de circulação dos materiais, desde o momento em queentram na empresa.

Conheça um pouco sobre cada setor que compõe o Sistema de Materiais.

Setor O que faz Em que empresasPlanejamento e Controle daProdução

Programa e controla o processoprodutivo

Empresas de indústria, comércio eserviços

Importação Responsabiliza-se pelo processo deimportação de mercadorias

Empresas de indústria, comércio eserviços

Transporte e Distribuição Entrega os produtos aos clientes eos materiais à empresa

Empresas de indústria e comércio

Compras Planeja e coordena o processo deaquisição de materiais

Qualquer tipo de empresa

Controle de Estoque Acompanha e controla o nível deestoque e o investimento financeiroenvolvido

Qualquer tipo de empresa

Almoxarifado Guarda os materiais entregues porfornecedores para uso exclusivo daempresa

Qualquer tipo de empresa

Os aspectos da administração de material de que iremos tratar neste livro dizem respeito aocontrole de estoque e ao almoxarifado. A diferença entre esses setores está no fato de os materiaiscom que trabalham serem ou não geradores de riquezas.

O estoque é gerador de riquezas, uma vez que ele representa as mercadorias que serão colocadasà disposição do consumidor, isto é, serão vendidas.

O material sob a responsabilidade do almoxarifado, por sua vez, não é gerador de riquezas, já queele é para uso da própria empresa. Chamado de material de consumo, está presente em todas asempresas - independentemente do tipo ou porte - e se constitui em papéis, canetas, clips, pastassuspensas de arquivos, produtos higiênicos e de limpeza, dentre tantos outros.

Na prática, no entanto, não existem diferenças significativas entre as características gerais de umsetor e outro.

MANUTENÇÃO DE ESTOQUESSeja na Indústria, no Comércio ou em Serviços, a manutenção de estoques de materiais mostra-se

necessária como forma de garantir o ritmo da produção, aqui entendida no sentido genérico detrabalho.

Pense, por exemplo, numa fábrica que mantém estoques para entregar ao comércio. Esse, por suavez, conserva estoques para entregar ao cliente.

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A manutenção de estoques torna o processo produtivo mais ágil, possibilitando o aumento daprodução sem necessidade de esperar pelo processamento de novos pedidos ou pelas entregas.

No comércio, por exemplo, os estoques de produtos prontos permitem o aumento do nível devendas, independentemente da produção ou dos estoques de fábrica.

Cada atividade produtiva tem necessidades específicas. Portanto, varia o tipo de material queprecisa ser mantido em estoque.

Na Indústria, os tipos de estoque mais comuns são os de matéria-prima, os de produtos e os depeças de manutenção.

Matéria-prima é o material básico e fundamental para a elaboração de produtos.Produto, por sua vez, é o resultado do processo pelo qual passou a matéria-prima. Os produtos

podem ser acabados ou estar em processo. No primeiro caso, estão aqueles que já adquiriram formafinal, mas ainda não foram vendidos. No segundo, estão os que ainda não ficaram prontos.

Peças de manutenção são todos os elementos que concorrem para o funcionamento regular epermanente dos produtos, máquinas e motores. A falta dessas peças pode causar interrupção daprodução, ocasionando graves prejuízos para a empresa.

Numa indústria de móveis de escritório, por exemplo, podemos encontrar vários tipos de materiaisem estoque:

• Troncos de madeira e barras de ferro não-trabalhados (matérias-primas).

• Madeira e ferro já trabalhados na medida dos móveis que serão fabricados (produtos emprocesso).

• Mesas e cadeiras prontas para revenda (produtos acabados).

• Pregos, parafusos, cola (peças de manutenção).No Comércio, os tipos de estoques mais comuns são os de produtos e os de embalagens.Aqui, produtos são os materiais, expostos ou não, a serem comercializados.E embalagens são os invólucros ou recipientes usados no comércio varejista ou atacadista para

acondicionar os produtos.Artefatos para embalagens são também comumente mantidos em estoque.Artefato vem do latim arte factu e quer dizer feito com arte. Um artefato é qualquer objeto

trabalhado manualmente.A embalagem é fator muito importante no comércio, na medida em que tem como principal função

manter a integridade do produto no seu transporte até o destino. Mas ela também funciona como apeloà publicidade. Afinal, uma loja que acondiciona suas mercadorias em belas embalagens tem umchamariz a mais...

E o que acontece com os Serviços?Imagine um salão de cabeleireiro. Trata-se de uma prestação de serviço que usa produtos próprios

no atendimento ao cliente. Esmaltes de unha, tinturas, xampus, cremes. Esse material, muitas vezespreparado a partir de outros produtos, fica estocado no salão.

Agora pense numa assistência técnica para um aparelho de som que apresentou defeito. Se fornecessária a reposição de alguma peça, muito provavelmente a loja a terá em estoque.

Mas quando você leva seu carro a uma oficina mecânica para ser consertado e o reparo exige atroca de alguma peça, muito provavelmente a oficina irá comprá-la em uma revendedora de autopeças,porque não é comum ela ter guardado esse tipo de material para reposição.

Nos Serviços, o estoque, quando existe, pode ser de dois tipos: peças para reposição e produtospróprios.

PLANEJAMENTO DE ESTOQUESO planejamento é muito importante para a manutenção dos níveis de estoque. Um estoque mal

planejado pode gerar conflitos internos no Sistema de Materiais e até mesmo na administração geralda empresa, pois enquanto o setor de vendas deseja um estoque elevado para atender aos clientes,por exemplo, o setor financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido.

É imprescindível haver uma conciliação entre os objetivos das diferentes áreas, para que as açõesda empresa não sofram nenhum prejuízo. E cabe à administração de material a responsabilidade pelasdecisões relacionadas ao dimensionamento dos estoques.

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Mas como proceder para o dimensionamento dos estoques?

• Os produtos devem ficar estocados o menor tempo possível, pois isso significa que o capitalinvestido na sua aquisição retornou rapidamente aos cofres da empresa.

• estoque precisa garantir o alcance do objetivo operacional da empresa, seja ele a produção, avenda ou a prestação de serviços.

• custo de manutenção dos estoques aumenta na propo rção de sua dimensão. Isso significa quequanto maior o estoque, maior deverá ser o espaço físico para guardá-lo, maior deverá ser onúmero de pessoas para cuidar dele, mais gastos serão necessários para o controle. É precisoestabelecer qual o estoque ideal para a manutenção da atividade da empresa.

Dimensionar o estoque é exatamente desenvolver um planejamento, confrontando aspectosrelativos ao capital, ao estoque e à demanda.

Para que a administração de estoques funcione adequadamente, é necessário o estabelecimentode alguns critérios básicos, como, por exemplo:

• Determinação de metas quanto a prazos de entrega de produtos aos clientes (no caso deempresa fornecedora).

• Conhecimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores (no caso de empresacompradora).

• Definição dos materiais a serem estocados.

• Determinação da quantidade e do porte dos locais próprios à estocagem - almoxarifado oudepósitos.

• Fixação do nível de flutuação dos estoques.Flutuação é a mudança de dimensionamento do estoque de acordo com a demanda, seja para

atender a uma alta ou baixa de vendas, seja para atender à alteração de consumo nos setores daempresa.

• Indicação das possibilidades de especular com o estoque.Especular significa valer-se de determinadas circunstâncias para obter Vantagens. Uma das

formas de especular com o estoque é fazer compras antecipadas com preços mais baixos ou compraruma quantidade maior para conseguir descontos.

• Definição do fluxo de rotatividade dos estoques.Rotatividade é a alternância de fatos, de situações. A rotatividade de estoque tem a ver com o

número de vezes em que o estoque foi renovado em determinado período.

• Definição sobre alterações no capital de giro e no ativo da empresa.Capital de giro é terminologia própria da Administração Financeira.Trata-se do valor monetário relativo à aquisição de bens destinados à revenda ou à produção de

outros bens que constituam o objeto do negócio da empresa.Por exemplo: o valor investido na compra de mercadorias representa capital de giro, pois espera-se

que os produtos sejam vendidos o mais rápido possível para que o dinheiro aplicado retorne aos cofresda empresa e reverta na compra de mais mercadorias.

Ativo de uma empresa é o conjunto dos recursos iniciais nela investidos e os bens e direitosadquiridos no decorrer de sua atividade.

É assim que se define a política de estoques da empresa.Um outro aspecto importante, que faz parte dessa política, é a definição da posição da empresa no

que se refere ao estoque de segurança.Estoque de segurança é a manutenção de uma quantidade mínima de materiais nos estoques da

empresa para evitar desabastecer a produção e a venda de produtos acabados.À medida que os materiais vão sendo requisitados e encaminhados, o nível de estoque vai

baixando até chegar ao limite mínimo considerado como de segurança. A esse nível-limite chamamosponto de reposição. O ponto de reposição indica a necessidade de emissão de uma nova ordem decompras.

A definição dos níveis de estoque de segurança leva em conta, entre outros aspectos, o tempo queo fornecedor tem para atender aos pedidos e a programação de demanda pelos materiais.

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Calcular o estoque de segurança de um produto - o seu ponto de reposição - não é difícil. Observesó.

Nos seis primeiros meses do ano, uma empresa vendeu um determinado produto nas seguintesquantidades:

janeiro 45 unidadesfevereiro 42 unidadesmarço 50 unidadesabril 70 unidadesmaio 37 unidadesjunho 56 unidadesO tempo de reposição desse produto - ou seja, o período necessário entre o acionamento da

compra e a disponibilidade de material - é de 15 dias.Qual o estoque de segurança desse produto?O primeiro passo é calcular o consumo médio mensal da empresa. E isso é feito dividindo-se o total

de unidades vendidas nos meses pelo número de meses dessa venda.Assim, o consumo médio mensal, nesse caso, é:(45 + 42 + 50 + 70 + 37 + 56) /6 = 50Para calcular o estoque de segurança é preciso multiplicar o consumo médio mensal da empresa

pelo tempo de reposição do produto.Tomando como base o mês (30 dias), o tempo de reposição de 15 dias representa a metade do

mês.Assim, o estoque de segurança será:50 x fi = 25Isso significa que o ponto de reposição é de 25 unidades da mercadoria. Por ,sofrerem ação do

ambiente externo (dificuldades de ordem política, econômica e social ou no processo de importação) etambém do ambiente interno (demanda não-planejada de incremento da produção ou dos serviços), osestoques de segurança devem ser acionados sempre que surgir o risco de esgotamento dos materiaispara produção.

Analise estas situações, que não são difíceis de acontecer..Em uma fábrica de sapatos, o couro não chega na data prevista. Sem matéria-prima, a produção

tem de parar. Pense no prejuízo...Em uma loja atacadista, falta mercadoria para vender. A loja corre o risco de perder um importante

cliente!Em um hospital, todas as cirurgias marcadas para o dia são suspensas, por falta de material

anestésico. O que será dos pacientes?Nessas situações, você deve ter identificado a paralisação da produção; o atraso na entrega de

produtos acabados; a omissão na prestação de um serviço. Tudo isso por falta de estoque!A ausência de estoques de segurança representa um custo muito alto, trazendo prejuízos à

empresa.Para as empresas que trabalham com produtos ou serviços de demando sazonal, pode ser

interessante manter estoques de antecipação. Esses estoques são formados, em geral, durante operíodo imediatamente anterior ao da oportunidade de negócios.

Demanda sazonal significa a procura em determinadas épocas do ano. Exemplos de demandasazonal são as fantasias e adereços na época do Carnaval; material escolar no início do ano letivo;hospedagem em época de férias.

Tão importante quanto o planejamento é o controle de estoques. Veja a seguir, do que trata essafunção.

CONTROLE DE ESTOQUESSabemos que os estoques são mantidos com a finalidade de alimentar a produção e a

comercialização de bens e, em alguns casos, a prestação de serviços.

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O controle de estoques, portanto, é necessário para que haja sempre um nível de material suficientepara o alcance do objetivo operacional da empresa, o que lhe possibilita agir com mais segurança etranqüilidade. É ele que vai permitir verificar se o planejamento vem sendo seguido e que tipo de ajusteprecisa ser feito.

Cada empresa, de acordo com a atividade que desenvolve e com os recursos de que dispõe,estabelece uma rotina própria para o controle de seus estoques, geralmente definindo:

• objetivo do controle, isto é, que padrões serão considerados.

• que, como e quando controlar.

• Como divulgar os resultados.

• Como corrigir os desvios.Qualquer que seja a técnica de controle adotada, estarão sempre presentes um sistema de registro,

coleta e processamento de informações e um conjunto de rotinas que se integram nos vários níveis daempresa.

Hoje em dia, um controle de estoques que envolve grandes massas de dados faz uso deferramentas informatizadas. Isso traz inúmeras vantagens, dentre as quais maior velocidade na coletae no processamento das informações.

Seja qual for o modo escolhido pela empresa para desenvolver o controle de estoques, na práticaas atribuições do setor responsável por essa função não diferem muito.

São essas as atribuições mais comuns:

• Verificação dos itens ou produtos que devem permanecer em estoque.

• Recebimento e armazenagem dos materiais.

• Atendimento aos pedidos de materiais estocados, de acordo com as solicitações de outrossetores.

• Controle das quantidades e do valor dos estoques.

• Realização de inventários periódicos para avaliação das quantidades e do estado dos materiaisestocados.

• Identificação e retirada dos itens obsoletos e danificados.

• Controle do tempo de reposição de material.

• Encaminhamento de pedidos de compra de materiais, sempre que necessário.Sem dúvida o controle de estoques repercute na produtividade da empresa, podendo qualquer

descuido causar grandes prejuízos. Quando, por exemplo, um pedido de compra é feito, torna-senecessário não só verificar a quantidade de material a ser solicitada e o momento adequado para oencaminhamento, mas, também, transmitir ao setor encarregado pela compra as especificaçõesprecisas e completas sobre o produto.

MOVIMENTAÇÃO DE ESTOQUESSabemos que os materiais em estoque circulam, seja qual for o tipo de empresa: é a matéria-prima

indo para a linha de produção; são as peças sendo entregues ao setor de manutenção; são osprodutos saindo do estoque para os postos de venda. Isso só para citar alguns exemplos...

A movimentação dos materiais em estoque é fator importante para a agilização dos serviços queprecisam ser executados, merecendo também planejamento criterioso por parte dos responsáveis pelaadministração dos materiais.

O planejamento da movimentação de materiais visa garantir que o volume de estoques sejamanipulado com rapidez e de forma econômica - em termos de aplicação de recursos financeiros,materiais e humanos -, evitando perdas e desperdícios.

Para atingir esse objetivo, o planejamento tem que tratar dos múltiplos aspectos que, de algumaforma, interferem no "caminho" percorrido pelos materiais. São eles:

• Sua entrada na empresa.

• Seu encaminhamento ao local de armazenamento.

• As próprias condições físicas do local de armazenamento.

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• Sua distribuição interna, no caso de terem sido solicitados pelos setores, ou seu encaminhamentoao consumidor.

Na maioria das empresas, o controle do fluxo dos materiais é realizado a partir de um estudomensal ou quinzenal dos pedidos de estoque. Uma forma de programação, com pedidos antecipadospor parte dos setores, incluindo as necessidades médias de materiais, possibilita um melhor rendi-mento do trabalho no setor e na empresa como um todo.

A organização dos espaços destinados ao armazenamento dos materiais é um dos aspectos maisimportantes do planejamento.

Como utilizar da melhor maneira possível a área disponível?Como facilitar o fluxo de pessoas e materiais para economizar tempo nas operações de rotina? São

necessárias condições especiais para garantir a qualidade dos materiais?Essas e outras perguntas são feitas, normalmente, quando se pretende eficiência e eficácia no setor

que cuida da movimentação dos materiais. E de modo a permitir respostas mais adequadas, um estudográfico - usando diagramas e maquetes - pode ser bastante útil.

A análise desses gráficos é importante, na medida em que pode propiciar informações quebeneficiam o planejamento e o desenvolvimento do trabalho.

CUSTOS DE ESTOQUESVários são os itens que concorrem para a determinação dos custos relativos ao armazenamento de

materiais em uma empresa. E é importante conhecêlos, uma vez que eles são considerados nadefinição do preço de venda de qualquer produto.

Assim, o estabelecimento do preço de venda de um produto deve levar em conta o custo de suaaquisição, o custo de armazenagem e a margem de lucro desejada.

Em tempos idos não era dada a atenção devida ao custo de manutenção de estoques. Hoje,considerando a preocupação crescente com a produtividade e, principalmente, com a intensificação daconcorrência em todas as áreas, as empresas vêm demonstrando especial cuidado com o controledesse tipo de custo.

Os custos de armazenagem podem ser calculados a partir de:

• Custos com pessoal são os salários e encargos sociais dos que trabalham na área, ou seja,toda despesa com a mão-de-obra envolvida.

• Custos com edificação são os recursos financeiros usados na conservação do prédio, empagamento de aluguel, de energia elétrica, enfim, todas as despesas com a parte física do localde armazenamento.

• Custos com manutenção são os valores gastos na conservação dos equipamentos. Aí secomputam também as perdas com a eventual deteriorização e obsolescência dessesequipamentos.

• Custos de capital são os valores investidos na compra de mercadorias armazenadas noestoque. Esses valores, portanto, perdem temporariamente o poder de circulação, pois sãorepostos apenas na venda.

Todos esses custos são calculados em índice percentual sobre o valor total do estoque. Forma-se,assim, o fator de armazenagem, um índice que serve para acompanhar o crescimento ou a reduçãodos custos de armazenagem ao longo de um determinado período.

É importante saber que os custos de estoques afetam em muito a rentabilidade da empresa,podendo gerar inúmeros problemas quando superam os benefícios.