MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

2012

Sumário

APRESENTAÇÃO ........................................................................................................................................................................................................4

PARTE 1 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO BÁSICOS ..........................................................................................................................................5

1 ALFABÉTICO (Sistema Direto) ................................................................................................................................................................................................. 6

2 GEOGRÁFICO (Sistema Direto) ............................................................................................................................................................................................... 7

2.1 países – capitais (cidade) – correspondentes ............................................................................................................................................................. 7

2.2 estados – (capital) cidade – correspondenteiro na ordenação. ................................................................................................................................ 7

2.3 cidades – estado – correspondentes ............................................................................................................................................................................ 8

3 NUMÉRICO (Sistema Indireto) ............................................................................................................................................................................................. 9

3.1 numérico simples ............................................................................................................................................................................................................. 9

3.2 numérico cronológico .................................................................................................................................................................................................... 13

3.3 numérico digito-terminal ................................................................................................................................................................................................ 17

4 IDEOGRÁFICO (assunto) .................................................................................................................................................................................................... 19

4.1métodos ideográficos alfabéticos ................................................................................................................................................................................. 21

4.1.1 enciclopédico ........................................................................................................................................................................................... 21

4.1.2 dicionário .................................................................................................................................................................................................. 23

4.2 métodos ideográficos numéricos ................................................................................................................................................................................. 24

4.2.1 método ideográfico numérico duplex ................................................................................................................................................... 25

4.2.2 método ideográfico numérico decimal ................................................................................................................................................. 28

4.2.1 método ideográfico numérico unitermo ou indexação coordenada................................................................................................. 32

PARTE 2 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO PADRONIZADOS...................................................................................................................................... 35

5 MÉTODO VARIADEX ........................................................................................................................................................................................................... 36

APRESENTAÇÃO

A ESCOLHA DO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO: decorre do levantamento e análise, da NATUREZA DOS DOCUMENTOS

(especiais ou especializados) a serem arquivados, assim como devemos considerar a estrutura e a análise cuidadosa das atividades. Ao planejar a organização do arquivo, devemos considerar os seguintes elementos dos documentos:

QUAL O MÉTODO PRINCIPAL?

QUAL O MÉTODO AUXILIAR?

Nome (remetente, destinatário), ou da pessoa a que se refere o documento.

Local

Data

Assunto

QUAL O ELEMENTO MAIS IMPORTANTE E MAIS PROCURADO EM NOS DOCUMENTOS, NO MOMENTO DA

SOLICITAÇÃO?

PARTE 1 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO BÁSICOS

1 ALFABÉTICO (Sistema Direto)

Elemento NOME: utiliza-se o método

ALFABÉTICO. Os documentos são ordenados em

ordem alfabética, e podem possuir notações nas

guias que identifiquem seqüências ABERTAS ou

FECHADAS:

A, B, C, AB, AC ou

Ab - Ac / As – Al

Pode haver o caso de se criar pastas

miscelânea, que deverão ser arquivadas antes ou

depois da ordem das pastas normais em ordem

alfabética. As pastas miscelânea levam notações iguais às notações das demais guias. Sua ordenação interna deverá ser:

Alfabética e dentro desta, cronológica.

Vantagens: rápido, direto, fácil e barato. Desvantagens: com grandes volumes de documentos é constante o erro de

arquivamento, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia de nomes. Exemplo: Veirano Advogados.

2 GEOGRÁFICO (Sistema Direto)

A busca é feita diretamente ao documento.

Método perfeito quando o principal emento de

busca é o de PROCEDÊNCIA ou LOCAL.

2.1 PAÍSES – CAPITAIS (Cidade) –

Correspondentes

2.2 ESTADOS – (Capital) Cidade –

Correspondente: ORDEM ALFABÉTICA POR

ESTADOS Destaque para as CAPITAIS que

deverão, no caso da repetição de entrada de um

mesmo Estado, serem consideradas primeiro na

ordenação.

2.3 CIDADES – Estado – Correspondentes

ORDEM ALFABÉTICA POR CIDADES, NÃO HAVENDO DESTAQUE PARA AS CAPITAIS. UTILIZAR GUIAS

DIVISÓRIAS COM NOTAÇÕES RELATIVAS AOS NOMES DAS CIDADES, indicando também sem segundo plano, o nome do

Estado correspondente, pois á nomes de cidade iguais para diferentes estados.

NOTA: quando há a repetição das duas primeiras informações, a ordem seguirá a regra de alfabetação sobre a informação

relativa aos correspondentes.

Vantagens: é direto e de fácil manuseio. Desvantagem: exige duas classificações: local e nome do correspondente.

3 NUMÉRICO (Sistema Indireto)

Quando o principal elemento a ser considerado

num documento é o número, para a recuperação

de sua informação, a escolha deverá recair sobre

um dos seguintes métodos:

3.1 Numérico Simples

constitui-se na atribuição de um número para

CADA correspondente, obedecendo a ordem de

entrada ou de registro, sem qualquer preocupação

com a ordenação alfabética, já que o método

exige um método alfabético remissivo. ESTE MÉTODO TEM AMPLA APLICAÇÃO NOS ARQUIVOS ESPECIAIS. As miscelâneas constituirão uma série à parte, podendo a

sua numeração obedecer a dois critérios:

I - Numeram-se apenas as pastas, arquivando-se nelas os documentos dos correspondentes eventuais, em ordem alfabética.

II – Atribui-se a cada correspondente eventual, um número próprio, precedido da letra M

Numeração apenas das pastas, com

a notação na Guia para os primeiros

20 correspondentes.

Dentro das pastas, deve-se

ordenar em ordem alfabética, os

correspondentes:

M1- Corrêa Filho, Pedro

M2 – Dinarte Sobrinho, Carlos

...........

M3

(de miscelânea), arquivando-os nas pastas, sem considerar ordenação alfabética.

Para os dois casos de utilização de Método Numérico Simples, faz-se necessário a utilização de um ÍNDICE ALFABÉTICO

REMISSIVO:

Figura 1 Caso 1

Aponta o total de correspondentes da pasta: 20. Os

documentos miscelânea são numerados cada um com

uma notação distinta:

M1

M2

M3

M 4

...

Até M 20

Figura 2 Caso 2

NOTA: no caso de grandes volumes de documentos, como o exemplo de Instituições de grande porte como o INPS, INSS,

INAMPS, a numeração poderá ser extensa, onde também se poderá adotar o método dígito-terminal (ver item 3.3)

958.526

3.2 Numérico Cronológico

Adotado em quase todas as repartições públicas.

Além da ordem numérica, tem-se de observar a data.

Numera-se o documento e não a pasta. O documento

depois de autuado, colocado numa capa de cartolina,

onde além do número de protocolo, são transcritas

outras informações. Em geral, passa a ser

denominado processo.Na adoção deste método, há

de se planejar um modelo de ficha numérica, também

chamada de ficha de protocolo, que é o registro

propriamente dito, onde será indicada toda a

movimentação do documento ou processo

Conforme a imagem abaixo:

Devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onosmático, de procedência e de assunto para facilitar a

recuperação da documentação.

Vantagens do método cronológico: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fácil de lidar com números

do que com letras. Desvantagens: é um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.

3.3 Numérico Digito-terminal

Este método nasceu da necessidade de se reduzir

os erros de arquivamento de grande volume de

documentos. O elemento principal de identificação

é o número. Exemplo de instituições que adotam

este método:

INSS, INAMPS, hospitais, companhias de seguro,

bancos, entre outros.

Os números devem ser lidos da DIREITA para a

ESQUERDA, decompostos em grupos de dois

dígitos:

829.319 82-93-19

LEITURA

Numérico Dígito Terminal Numérico Simples, dossiê de número:

A numeração é dividida, de trás para frente em três grupos:

82 93 19

Grupo primário ou

inicial, exemplo: o número da

gaveta.

Grupo secundário,

exemplo: número da Guia.

Grupo terciário,

exemplo: número do

DOCUMENTO.

Vantagens do método Dígito Terminal: redução de erros de arquivamento, rapidez na localização e arquivamento, uma vez

que se trabalha com grupos de dois dígitos; expansão equilibrada do arquivo, distribuído em três grandes grupos, possibilidade

de divisão equitativa do trabalho. Desvantagens: leitura não convencional dos números, disposição física dos documentos de

acordo com o sistema utilizado na leitura.

4 IDEOGRÁFICO (assunto)

Quase toda a organização dispõe de documentos

que devem ser arquivados por assunto.

Dependendo do volume de documentos, pode-se

escolher métodos mais ou menos complexos,

capazes de atender às necessidades.

O método não é de fácil aplicação, pois depende

de interpretação dos documentos sob análise,

além de amplo conhecimento das atividades da instituição.

No entanto, é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos. É comum ver

confusão entre assunto dos documentos, e tipos e espécies documentais. Lembre-se que as espécies podem ser adotadas no

plano de classificação, porém, devem vir compreendidas apenas como subdivisões auxiliares.

Exemplo:

Assistência Jurídica assunto

Correspondência Espécie

Pareceres

Edifícios e Sala assunto

Contratos de locação tipo documental

Atas de reunião de condomínio

A classificação deverá partir sempre do GERAL para o PARTICULAR

4.1MÉTODOS IDEOGRÁFICOS ALFABÉTICOS

Quando o volume e a diversidade de assuntos da

documentação a ser arquivada são pequenos,

deve-se adotar o método alfabético, que poderá

obedecer à ordem enciclopédica ou à ordem

dicionária.

4.1.1 Enciclopédico

Na ordem enciclopédica, os assuntos correlatos

são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com a ordenação enciclopédica surgem os primeiros esboços de

esquema de classificação:

EXEMPLO:

Cursos

Especialização

Formação

Pós-graduação

Doutorado

Mestrado

Pesquisas

Administração

Ciência Política

Economia

Custo de vida

Desenvolvimento econômico

4.1.2 Dicionário

Na ordem dicionária, os assuntos isolados são

dispostos alfabeticamente, obedecendo-se

somente à sequencia das letras.

EXEMPLO:

Curso de doutorado

Cursos de especialização

Cursos de formação

Cursos de mestrado

Cursos de pós-graduação

Exposições de publicações

4.2 MÉTODOS IDEOGRÁFICOS NUMÉRICOS

Os métodos ideográficos numéricos ou de

assuntos mais conhecidos são o Duplex, o

Decimal e o Unitermo, também conhecido como o

de indexação coordenada. Sendo métodos

numéricos, é indispensável que além do esquema

do plano de classificação, seja elaborado um

índice alfabético remissivo.

Métodos numéricos aplicados à classificação por

assunto facilitam as operações, pois basta marcar,

com um número (símbolo), cada papel para indicar

o local exato onde ele deve ser arquivado. Além disso, é muito mais fácil fixar um número do qualquer formado por letras.

4.2.1 Método ideográfico numérico duplex

Nesse método a documentação é dividida em

classes, conforme os assuntos, partindo-se do

gênero para a espécie e desta para a minúcia.

Este método remove a dificuldade apresentada

pelo método decimal relativamente à previsão

antecipada de todas as atividades., pois o plano

inicial não precisa ir além das necessidades

imediatas, sendo abertas novas classes à medida

que outras necessidades forem surgindo. Embora

a quantidade de classes seja limitada, exige-se,

porém, muito cuidado para não serem abertas

pastas para assuntos, como primárias, de

assuntos já incluídos em subclasses.

Por exemplo: uma empresa foi criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos, e editar publicações técnicas.

Consequentemente, seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais:

1 Pesquisas

2 Cursos

3 Publicações

Mais tarde, esta instituição resolve prestar assistência técnica a outras instituuições e desenvolver atividades de documentação

e informação. Assim, surge a necessidade da criação de mais duas classes:

4 Assistência Técnica

5 Documentação e Informação

O método ideográfico numérico duplex oferece as mesmas possibilidades do método decimal no que se refere a

agrupamento de assuntos, partindo, porém, a abertura ilimitada de classes, Razão porque é o mais preferido método. OO

método apresenta, em contrapartida, algumas desvantagens: se não forem bem definidas as classes, encontraremos

documentos que tratam do mesmo assunto, arquivados em mais de um lugar.

4.2.2 Método ideográfico numérico decimal

Método baseado na técnica do sistema de Melvil

Dewey, ex-presidente da Associação dos

Bibliotecários Americanos. Esta classificação

divide o saber em 9 classes principais e uma

décima reservada para os assuntos por demais

gerais. E que não podem ser incluídos em uma

das nove classes preestabelecidas.

Cada classe é subdividida, em novas subclasses, e uma décima para generalidades e assim, sucessivamente.A divisão dos

assuntos parte do geral para o individual. Ainda não há uma classificação universal para os arquivos. Assim, cada arquivo

poderá fazer a sua própria classificação.

O método decimal apresenta as seguintes vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam reunidos

em grupos. Os números classificadores formam verdadeira nomenclatura,fáceis de reter na memória.

Expansão ilimitada para a subdivisão de assuntos. Como desvantagens podemos mencionar: limitação de 10 números para a

classificação, necessidade de prever o desenvolvimento das atividades da instituição, bem como preparo e muita atenção do

arquivista.

NOTA: tanto o método duplex quanto o decimal, uma vez concluído o planejamento da classificação, deve-se elaborar,

imediatamente, o índice alfabético que funcionará como instrumento auxiliar na recuperação das informações:

Figura 3 índice alfabético

4.2.1 Método ideográfico numérico unitermo ou

indexação coordenada

Este método foi desenvolvido por Mortimer Taube,

nos EUA. Não é recomendado para a aplicação

nos arquivos convencionais, mas vem sendo

utilizada com êxito nos arquivos especiais e

especializada.

O método consiste em se atribuir a cada

documento, ou grupo de documentos, um número

em ordem crescente, de acordo com a sua entrada

no arquivo. Esse número, denominado número de registro, controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no

documento, em lugar visível e previamente determinado.

PARTE 2 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO PADRONIZADOS

5 Método variadex

Este método é uma variante do alfabético, Com o objetivo

de minimizar as dificuldades enfrentadas pelo método

nominal, a Remington Rand recebeu o método variadex,

introduzindo as cores como elementos auxiliares para

facilitar não somente o arquivamento, assim como a

localização dos documentos.A ideia é basicamente a de

dividir os arquivos em seções menores, restringindo

assim, o campo de pesquisa e a manipulação de pastas

ou fixas.