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50 dicas PHC CSeBook

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Truques e sugestões úteis para utilizadores PHC

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Obrigado por ter adquirido o sistema PHC CS.

Queremos dar-lhe mais uma vez as boas-vindas a uma Comunidade onde a velocidade, a inovação e a criatividade são os pontos fortes.

Agora está na altura de descobrir o seu Software PHC CS.Como imagina, depois de anos de desenvolvimento e de registo de sugestões dos Clientes e Parceiros, criámos todo um mundo de truques, ajudas e atalhos – dezenas de dicas úteis para si e para a sua empresa.

Mas para que não demore a descobrir todas estas funcionalidades, compilámos aquelas que consideramos as 50 mais importantes para si. Existem muitas mais, mas com as que sugeri-mos neste livro vai descobrir como poupar tempo precioso no seu trabalho e como aumentar a sua produtividade.

Esperamos que tire partido de tudo o que implementámos. O nosso objectivo ao fazê-lo foi só um: dar velocidade no seu negócio.

Introdução

NotasPode haver funcionalidades que só estão disponíveis em gamas específicas ou para quem tem determinadas combinações de módulos.

O Software PHC CS é um universo em permanente evolução. Certas funcionalidades podem variar consoante a versão que estiver a utilizar.

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Índice

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Agenda e Marcações

Impressões

Personalização

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Não necessita de fazer tantas marcações quantos os utilizadores envolvidos. No ecrã de marcação, vá à pasta “Utilizadores” e inclua de uma só vez quem pretende que es-tejam presente. E se no mesmo ecrã utilizar o botão “Observar a ocupação dos utilizadores”, vai poder ver a disponibilidade das pessoas envolvidas, assim como dos recursos, tais como salas e equipamentos. Pode assim escolher o dia e a hora mais indicado para todos, sem ter de consultar a disponibi-lidade de cada um.

Tem apenas de seleccionar com o rato os dias pretendidos, fazer duplo clique com o botão direito do rato e seleccionar a opção “Introduzir uma marcação”. É-lhe apresentada uma janela com o ecrã de marcações no qual não é mostrado o campo “Data”, uma vez que esse registo diz respeito ao conjunto de datas anteriormente seleccio-nado. Ao gravar o registo dessas marcações, são assumidos os diversos dias escolhidos pelo utilizador. De notar que estas marcações são independentes, pelo que cada uma delas pode ser alterada ou apagada sem influência nas restantes.

Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.


1. Fazer marcações na agenda para vários utilizadores:

2. Marcar vários dias na agenda em simultâneo:

Como…?

http://www.phc.pt/portal/programs/ewpview.aspx?codigo=IDIR071031




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Se na sua agenda definir uma área dentro de uma marcação, o sistema vai verificar automati-camente os conflitos existentes entre as várias marcações dessa área. As áreas criam-se no ecrã “Áreas de Marcações”, onde deve inserir o nome e o tipo (por exem-plo: sala, viatura, material audiovisual). Pode ainda escolher a opção “Inactiva”, que torna a área indisponível para marcações e a op-ção “Não confere conflitos de marcações”, que ignora eventuais sobreposições de marcações.

É tão simples como criar uma nova marcação e classificá-la como “Marcação privada”. Quem aceder à agenda deste utilizador não vai poder ver o conteúdo da mesma. Apenas aparecerá o texto “ocupado por” seguido do nome do utilizador da marcação.



3. Definir as diversas áreas da sua empresa para utilização na Agenda de Marcações:

4. Efectuar marcações na agenda que não podem ser consultadas nem alteradas por outros utilizadores:





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Ao efectuar uma marcação, pode optar por avisar os utilizadores por e-mail ou por mensa-gem interna. Para isso, use os botões que estão do lado direito do ecrã de “Marcações”.Caso opte pela notificação através de uma mensagem interna, será apresentado um ecrã onde pode registar o texto que deseja incluir na mensagem. No caso das notificações por e-mail, é primeiro efectuada a verificação do preenchimento do campo e-mail na ficha dos utilizadores, e depois é aberto o ecrã de envio no respectivo programa, por exemplo Micro-soft Outlook.

A funcionalidade “Mapas desenhados” existe no software há algum tempo, mas pode passar despercebida a alguns utilizadores por estar num local menos visível. Esta ferramenta permite construir de forma simples relatórios sofisticados e visualmente agradáveis de ler.



5. Gerar automaticamente notificações para todos os utilizadores de uma marcação:

6. Definir os mapas que pretende com a imagem que mais lhe agrada:





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Quando imprime determinado documento, é possível definir que outros sejam impressos automaticamente sem ser necessário dar novas ordens de impressão. Esta funcionalidade chama-se “Ligações entre IDUs” e encontra-se no ecrã de configuração de impressão, do lado direito do botão “Desenhar a impressão”. De uma forma simples vai poder poupar tempo e evitar falhas de execução.


8. Fazer impressões encadeadas de forma automática:

É possível não só definir quantos duplicados determinada impressão tem, como também escolher o nome para esses duplicados e as impressoras para cada um deles.Estas definições fazem-se no ecrã de desenho da impressão. Para aceder deverá fazer clique direito no botão de impressão do documento, ou então através do menu “Opções”, “Mapas e Impressões”, “Desenho de Impressões Definidas”.


7. Definir e afinar a impressão dos seus documentos:





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Nas configurações de Impressões Definidas pelo Utilizador (IDU), no separador “Histórico”, está a opção “Guarda o histórico das impressões efectuadas com este IDU”. Esta opção activa o histórico de impressões, para o qual pode definir se “Guarda apenas a última impressão” ou “Guarda um histórico de todas as impressões”. Essa listagem encontra-se no “Menu de opções”, “Opções com o registo”, “Ver quem já impri-miu este registo”, em todos os ecrãs principais. É ainda possível configurar para cada IDU se “Controla reimpressão”. Para isso, ao activar esta opção, a reimpressão de documentos fica condicionada aos acessos atribuídos por utilizador ou à atribuição de uma palavra-passe também aqui definida.

Depois de aceder ao ecrã de desenho da impressão, é possível inserir novos objectos e alterar as suas características. Assim, se inserir um objecto do tipo gráfico, vai poder definir todas as propriedades do mes-mo. Esta funcionalidade é muito útil, pois permite-lhe mostrar no gráfico os dados que achar mais importantes para o cliente ou para o contexto do documento que está a imprimir.



9. Saber o que foi impresso e por quem:

10. Colocar gráficos numa impressão:





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Através da funcionalidade “Prever as alterações”. Assim, sem sair da própria configuração do IDU, vai observar como vai ficar na realidade o seu trabalho final de impressão.

O controlo de reimpressão em IDUs é possível não só para impressões, mas também para ex-portações, envios por e-mail, criações de PDF, previsões e todas as operações do ecrã de IDUs.Esta funcionalidade é activada no ecrã de “Desenho de IDU” e no separador “Histórico”, opção, “Controla Reimpressão”. Aqui deve definir a respectiva palavra-passe e os utilizadores que têm acesso.Assim, após a primeira impressão, e independentemente da sua forma (e-mail ou outra), o utilizador só pode reimprimir se usar a palavra-passe.



11. Prever o resultado final de uma Impressão Definida pelo Utilizador:

12. Controlar a reimpressão de documentos:





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Existe um parâmetro geral das Impressões Definidas pelo Utilizador com o nome “Os IDUs usam cache para imprimir (Excepto os IDUs em modo de texto)”. Quando este parâmetro se encontra activo, ao imprimir um IDU pela primeira vez são guarda-dos em cache todos os cálculos sobre o seu aspecto gráfico. Deste modo, estes cálculos não são necessários em todas as impressões seguintes, pelo que basta ao sistema inserir os dados específicos de cada documento. Vai notar a diferença na rapidez do processo de impressão.


14. Aumentar o desempenho da impressão de documentos:

Os filtros são uma opção existente na impressão dos documentos. Actuam sobre as tabelas de linhas, de modo a permitir-lhe imprimir apenas a informação que deseja.Podem ficar associados a determinado IDU na altura em que se desenha, o que implica que de cada vez que imprimir esse IDU, o filtro é usado. Mas o utilizador também pode definir um filtro para actuar só numa determinada impressão, sem eliminar a definição que o IDU traz por defeito.


13. Definir um filtro numa impressão:





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As configurações de Impressão Definida pelo Utilizador (IDU) permitem ajustar as várias áreas, aqui chamadas de separadores, e os seus respectivos objectos.É possível por exemplo aumentar o espaço disponível para as linhas de dados, reduzindo o espaço existente entre os cabeçalhos e entre os rodapés.Por outro lado, pode ser definido se o cabeçalho aparece em todas ou apenas na primeira página. Pode ainda, entre outras funcionalidades, esconder e repor os vários separadores, para ter uma percepção mais directa de como está a ficar o seu trabalho final de elaboração do IDU. Para isso use a conjunção das teclas Ctrl+H.


16. Personalizar um IDU:

No ecrã de impressão tem disponível a opção “Imprime a cores”, que ao estar inactiva permi-te que a impressão das listagens seja realizada sem desperdício de tinta, isto porque as partes com cores “a cheio” passam a ser impressas apenas com “rebordo”. Assim, poderá reduzir desperdícios e custos, contribuindo de igual forma para a melhoria do ambiente.


15. Poupar nos tinteiros e toners sem deixar de imprimir:





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Por vezes, nos ecrãs de perguntas, existe a opção que permite guardar uma resposta para que na próxima vez a questão não seja repetida.Caso esteja activo o parâmetro “Guarda os valores das perguntas automáticas no servidor” na pasta “Configuração geral”, os valores são sempre guardados na base de dados. Conseguirá mais rapidez e facilidade na introdução de dados, evitando repetição de cliques. Quando o utilizador quiser repor os valores de origem poderá efectuá-lo no menu “Sistema”, na opção “Manutenção Personalizada”, na página “Opções diversas”. De notar que o acesso a esta página depende dos privilégios do utilizador.


18. Personalizar o software para não repetir as mesmas perguntas e memorizar o valor das respostas:

No menu “Sistema” do Software PHC, na opção “Manutenção Personalizada”, existe uma pasta de nome “Visual”. Aqui, o utilizador pode escolher o visual geral da aplicação com que pretende trabalhar.


17. Colocar o visual do software à sua escolha:





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Através da funcionalidade “autocomplete”, que é activada no parâmetro “Usa «autocomplete» em todos os campos texto”. Esta guarda os valores introduzidos em determinado campo de texto de um ecrã, permitindo seleccionar um dos valores que já foram introduzidos anterior-mente. Cada utilizador apenas acederá aos seus conteúdos, facilitando a selecção dos mesmos.Sempre que desejar, é possível apagar todas as entradas de texto que foram guardadas automaticamente pela aplicação, através da opção “apagar as definições de autocomplete” no menu “Sistema”, opção “Manutenção Personalizada”. A partir daqui a aplicação elimina a informação anterior e começa a guardar os novos valores introduzidos pelo utilizador.


20. Utilizar valores previamente introduzidos em campos do tipo texto:

Se escreve as mesmas frases vezes e vezes sem conta, pode ter essas frases previamente criadas na sua aplicação PHC bastando dois cliques para as introduzir de forma rápida em campos do tipo memo.Esta funcionalidade encontra-se em “Tabelas”, “Supervisor”, “Textos Rápidos”. Basta indicar o título do texto, o grupo a que pertence e o texto propriamente dito. Para activar os textos basta clicar o botão direito do rato no campo “Memo” e seleccionar o texto que deseja inserir naquele campo.


19. Ter frases previamente criadas para campos do tipo memo:





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Para proceder à colocação de um ecrã no arranque da aplicação basta aceder às “Opções diversas” do respectivo ecrã, seleccionar “Opções do ecrã” e fazer clique esquerdo do rato em “Colocar este ecrã no arranque”. Desta forma o utilizador acede de imediato ao seu ecrã de trabalho assim que entra no softwa-re. Para retirar um ecrã do arranque procede-se da mesma forma, com um clique esquerdo em “Retirar este ecrã do arranque”.


22. Definir qual o ecrã que deve ser apresentado assim que o utilizador entra na aplicação:

Nos “Parâmetros Gerais da Aplicação”, no separador “Configuração Geral”, pode indicar que o logótipo do navegador é gravado na base de dados, para que desta forma todos os utilizado-res tenham acesso ao mesmo, sem que seja necessária configuração local.Em seguida, basta indicar o local onde a aplicação deve ir buscar o logótipo, para o gravar na própria base de dados. É necessário realizar esta parametrização apenas uma vez, ficará a partir daí disponível para todos os utilizadores.


21. Colocar o seu logótipo no navegador da aplicação:





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A barra de ferramentas personalizada permite agregar as funcionalidades PHC com a ordem, designação e imagem que quiser. Para o fazer, em cada ecrã que quiser adicionar seleccione nas opções de menu “Colocar este ecrã na Barra de Ferramentas”. Depois de constituída a nova barra de ferramentas pode alterar as imagens, as descrições e as dicas (tooltips), através da grelha na opção existente para este efeito na “Manutenção Personalizada”.


24. Agrupar numa barra de ferramentas as opções que desejar dos diversos módulos:

Na barra de navegador são visualizados os ecrãs Favoritos. Para definir um ecrã como favorito, seleccione nas “Opções Diversas” desse ecrã, “Opções com o ecrã”, “Colocar este ecrã nos Favo-ritos”. Para retirar um ecrã dos Favoritos deverá, no mesmo local, seleccionar a opção “Retirar este ecrã dos Favoritos”. Nesta opção é possível também adicionar um tipo de documento específico, como facturas, vendas a dinheiro, etc. Assim, ao seleccionar um registo nos Favoritos, o software posiciona-se de imediato na opção escolhida.


23. Colocar os ecrãs que mais utiliza no separador Favoritos:





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Pode aceder ao ecrã de “Tracking de Acções de Utilizador” através do menu “Supervisor” em “Framework PHC”. Para registar o tempo de execução das acções de utilizador seleccione uma pasta, introduza o nome do ficheiro para guardar o registo das acções e clique em “Iniciar Tracking”. Para fazer uma pausa no registo das acções clique em “Parar Tracking”, mantendo o ecrã aberto. Se sair do ecrã o tracking é terminado. Neste ecrã também pode consultar os registos que foram reco-lhidos até então, através do botão ”Consultar Registos”.


26. Verificar todas as acções executadas por um utilizador:

O Painel Central permite não só personalizar dados no próprio ambiente de trabalho do Sof-tware PHC como também aceder a funcionalidades através de um único clique. Para utilizar o Painel Central, deverá activar previamente o parâmetro “Usa painel central”. A partir daí, no menu “Sistema” surge uma opção “Abrir/Fechar Painel Central”, para que se possa esconder e voltar a chamar o Painel Central sempre que se desejar.Para disponibilizar as opções no Painel Central pode aceder às “Opções de Navegação”, dispo-níveis em “Supervisor”, “Framework PHC”. Podem também fazê-lo a partir de “Análises Avan-çadas de Utilizador”, onde através da configuração de “Snapshots” se define a informação a utilizar. Pode ainda, a partir do ecrã em que se esteja posicionado, colocar opções de consulta ou criação de registos no Painel Central.Para que toda a informação esteja sempre actualizada no Painel Central, existe também um local na “Manutenção personalizada” que permite definir a velocidade de actualização (em minutos) dos snapshots no Painel Central.


25. Definir na sua aplicação um Painel Central personalizado:





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Em todos os ecrãs que tenham associado uma tabela, aparecerá no menu “Opções Diversas”, a opção “Log de registos (Apagados/Alterados)”. Ao escolher esta opção surgirá um ecrã de “Análises de Log de registos” que permite filtrar os dados em relação aos registos existentes no “log”, podendo seleccionar qual o utilizador, colo-car a data inicial e final dos registos que pretende consultar. Ao avançar será mostrado uma listagem com os campos Data, Hora, Descrição, Tipo, Origem, Registo, e Utilizador, sendo que o registo será constituído pelos campos da tabela e seus dados.


28. Gerir os registos alterados ou apagados por um determinado utilizador:

Chama-se Instruções Internas e estão condicionadas pelo parâmetro “Usa instruções internas”, nos “Parâmetros Gerais”, que por defeito está inactivo. Para criar uma instrução deverá ter presente qual o nome do ecrã onde pretende criar a mesma, nome esse que poderá consultar através da listagem rápida existente para o campo “Ecrã”. Poderá definir se a mensagem aparece ao utilizador ao introduzir, alterar, apagar ou se aparece apenas na primeira vez que o utilizador abre esse ecrã. Pode então definir um perfil de acesso e quais os destinatários desta instrução.Finalmente, deverá colocar no separador “Texto” a mensagem pretendida. É ainda possível configurar uma “Condição”, onde pode definir se a mensagem aparece apenas em determina-das circunstâncias.


27. Configurar um texto para aparecer numa janela própria quando se abre um determinado ecrã:





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Esta opção encontra-se disponível no menu “Sistema”, “Informações da PHC na Internet”, “En-viar sugestões para o software”. Após a selecção, o utilizador é encaminhado para um formulário na Internet, local onde envia à PHC a sua sugestão para o software.


29. Colocar sugestões para o Software PHC:

Esse painel tem o objectivo de aumentar a produtividade, a rapidez e a assertividade. Está dividido em quatro grandes grupos. Nas “Opções deste ecrã” pode visualizar os botões de opções do respectivo ecrã. Em “Recentes” tem disponível uma listagem dos últimos 20 registos a que o utilizador acedeu no ecrã. Na opção “Listagem” visualiza os registos que o utilizador pesquisou e obteve numa procura. Finalmente, “Snapshots/Opções” mostra os snapshots e as opções de navegação con-figuradas para aparecer no ecrã respectivo.


30. Utilizar o painel situado do lado direito de cada ecrã:





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Um utilizador do software PHC pode, a qualquer momento, efectuar um backup da base de dados onde está posicionado. Esta opção encontra-se no menu “Supervisor”, “Tratamento de Base de Dados” e intitula-se “Backup de Base de Dados”. No ecrã acima deverá indicar um nome para o seu backup, colocar a directoria local e atribuir um nome ao seu ficheiro.

Para utilizar esta funcionalidade deve aceder ao menu “Supervisor”, “Tratamento de base de dados”, “Análise Dimensional do Sistema”, onde pode escolher as datas entre as quais quer fazer incidir a análise. Esta mostrar-lhe-á informação referente tanto ao número de registos nas principais tabelas dos módulos base como ao tamanho da base de dados. Vai assim ficar mais bem informado sobre o estado geral do seu sistema de bases de dados.



31. Fazer backups das suas bases de dados:

32. Saber o volume e a distribuição dos dados no seu sistema de informação:





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No meio de tantas funcionalidades e opções como as que tem o Software PHC, é possível que não se lembre onde se encontra a que necessita. No Navegador, posicione-se na página “Menu” e escreva algo no campo “Procurar”. São-lhe apresentadas todas as opções de menu que contêm o texto que digitou.Pode também em qualquer local do software pressionar a combinação de teclas Ctrl+M, que faz com que as janelas que estão abertas sejam minimizadas e o cursor seja posicionado no campo de procura rápida. O mesmo efeito é obtido se escolher “Minimizar todas as janelas” na barra de ferramentas “Janelas em aberto”.

O Dicionário de Dados possibilita a consulta da estrutura de qualquer tabela do software e as relações de associação que existem entre elas. Assim, pode consultar facilmente que campos, e respectivas características, existem em determinada tabela. O Dicionário de Dados pode ser chamado praticamente de qualquer ecrã, através do menu de opções, que o posiciona ime-diatamente na tabela associada ao ecrã onde o utilizador se encontra. Em alternativa, pode aceder através do menu “Supervisor”, “Tratamento da base de dados”, “Dicionário de dados”. A consulta é feita clicando na lupa de procura e inserindo o nome de uma tabela. Se fizer du-plo clique sobre uma ligação também irá passar para a respectiva tabela.



33. Encontrar as funcionalidades que são necessárias num dado momento:

34. Consultar os campos que existem nas diversas tabelas das bases de dados:





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Através da funcionalidade Histórico de Utilizadores. Para a poder usar, antes de mais tem de confirmar que o parâmetro “Não utiliza histórico de utilizadores” está inactivo. Deste modo, na ficha do utilizador fica disponível o botão “Histórico”. Das várias opções dispo-níveis, o “Histórico do utilizador” apresenta as datas e horas em que o utilizador acedeu e fe-chou a aplicação. O “Histórico dos dias com presença”, para além das funcionalidades referen-ciadas no ponto anterior, permite ainda excluir dias de feriados e fins-de-semana. O “Histórico dos dias sem presença” apresenta as datas e dias da semana em que não acedeu à aplicação no intervalo de datas definido. Finalmente, a “Análise do log de actividade” apresenta todas as operações que o utilizador efectuou.

No ecrã de “Mensagens Inter-utilizadores” basta seleccionar a opção “Múltiplos Destinatários” e introduzir as iniciais dos utilizadores desejados separadas por vírgula ou, em alternativa, clicar no botão “Escolher múltiplos destinatários”. Nessa listagem deve seleccionar os nomes dos utilizadores para os quais deseja enviar a mensagem. Pode ainda procurar um utilizador específico escrevendo o nome do mesmo no campo para esse efeito.Caso deseje, pode depois verificar no “Monitor de mensagens” quais as mensagens enviadas que foram visualizadas pelo respectivo destinatário.



35. Saber quando e a que horas os utilizadores entraram e saíram da aplicação:

36. Enviar uma mensagem interna simultânea para vários utilizadores:





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Essa opção chama-se Acessos em Lista e apenas se encontra disponível aos utilizadores con-figurados como Administradores de Sistema. Pode encontrá-la, para além do ecrã de utiliza-dores e de grupos de utilizadores, também nos restantes ecrãs principais da aplicação, nas “Opções diversas” em “Opções com a tabela”.Aqui as opções são preenchidas através de caixas de escolha múltipla, onde deve seleccionar o package, a tabela e, por fim, os utilizadores/grupos de utilizadores que pretende configurar.Ao posicionar o cursor em cima de uma determinada linha, através do botão do lado direito do rato, acede a várias opções onde pode, por exemplo, conceder ou retirar todos os acessos da linha de uma única vez.

Através da criação de um login único. Nos parâmetros de configuração geral, a que só os utilizadores com privilégio de administra-dores têm acesso, escolha “Permitir configurar computadores com login único”. Depois, no menu supervisor, no separador “Tratamento de Bases de dados”, na opção “Tipo de login deste computador”, seleccione “Login único para todos os utilizadores” e defina a palavra-passe. Já está. Esta palavra-passe apenas está acessível a si, e os outros utilizadores não podem agora entrar nas bases de dados.



37. Conceder ou retirar os acessos a um utilizador, grupo de utilizadores ou módulo:

38. Limitar o acesso dos utilizadores às suas bases de dados:





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Esta é uma forma de obter novos benefícios na introdução dos dossiers internos. Para poder configurar a classificação de tipos nas linhas de um dossier interno, deve abrir o ecrã “Configuração de Dossiers Internos”, na página “Campos das Linhas”. Do lado esquerdo tem os campos denominados “Tabelas de Tipos nas Linhas”, que pode preencher com os valo-res adequados. Esta funcionalidade revela-se extremamente vantajosa quando, por exemplo, chega uma encomenda de um cliente cujas linhas é necessário classificar.


40. Classificar as linhas de um Dossier Interno:

É tão simples como posicionar o cursor do rato em cima dos campos e rodar a roda central do rato para aumentar ou diminuir os respectivos valores. Não precisa de usar o teclado, nem sequer de clicar com o rato. Por cada posição da roda, varia uma unidade.


39. Alterar um campo de data ou um campo numérico sem necessidade de teclar ou clicar:





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Existe uma opção em “Supervisor”, “Tratamento de bases de Dados”, designada por “Desfrag-mentar Tabelas Principais”. Esta opção permite desfragmentar as tabelas principais da base de dados, ou seja, reagrupar e reorganizar os registos de forma a optimizar o acesso aos mesmos.A desfragmentação é um processo que deve ser feito periodicamente. Esta opção deve ser idealmente utilizada numa altura em que nenhum utilizador esteja a aceder à base de dados.


42. Optimizar o desempenho no acesso à informação:

Para garantir a rápida actualização dos executáveis em todos os postos de uma rede, bem como dos manuais, a PHC disponibiliza um utilitário (denominado cexec.exe, aexec.exe ou eexec.exe, consoante a gama). No servidor deverá haver uma pasta partilhada onde será sem-pre colocada a ultima versão deste utilitário, bem como do executável, do manual da aplicação e do ficheiro de licenciamento. Finalmente, nos postos de trabalho que têm o PHC instalado, deve ser criado um atalho que passará a servir para entrar na aplicação, definido com um for-mato específico que não deve ser alterado.


41. Manter o Software PHC sempre actualizado:





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No Software PHC é possível realizar a grande maioria das operações sem ter de recorrer ao rato. Aqui deixamos um resumo de alguns atalhos que poderão ser úteis quando estiver a trabalhar com documentos. Alt+N, para introduzir um novo registo. Alt+G, para gravar.Setas Cima e Baixo, para navegar pelos vários registos. Enter, para entrar num registo.PgDn, para executar uma procura. Esc, para cancelar uma procura ou a alteração de um registo (em alternativa, Alt+C). Ctrl+PgUp, para redefinir as condições da procura. Tab, para navegar pelos vários campos (Shift+Tab para andar para trás). Espaço, para seleccionar/desseleccionar um artigo. Ctrl+Ins, para criar uma linha de documento (Ctrl+Del para apagar).


44. Usar atalhos para simplificar o lançamento de documentos:

Para utilizar esta funcionalidade deve aceder ao Menu de “Opções Diversas” de um ecrã da aplicação, “Personalizações deste Ecrã”, “Modificar”. Depois deve seleccionar os campos pre-tendidos e na opção “Campos Obrigatórios” colocar o seu valor a Sim. Desta forma, os campos seleccionados passam a ter uma cor diferente de todos os outros. Essa cor pode ser alterada em “Parâmetros Gerais”, “Sistema”, “Parâmetros”, “Configuração Geral”, “Cor de fundo para campos de preenchimento obrigatório”. Para que esta alteração tenha efeito deve reiniciar a aplicação.


43. Parametrizar facilmente quais os campos obrigatórios de um ecrã:





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Esta funcionalidade existe na opção “Opções com a Tabela”, acessível a partir do botão “Op-ções Diversas” disponível em alguns ecrãs. Para alterar registos de seguida, o utilizador tem duas opções. Se escolher “Alterar um a um”, pode seleccionar os campos e inserir as alterações pretendidas na grelha que é então apresen-tada – e que pode ser importada para Excel.Se optar por “Alteração geral para todos”, depois de seleccionar os campos a alterar são apre-sentadas duas grelhas, a superior para introduzir os valores nos campos a alterar, a inferior para indicar quais os registos que vão reflectir as alterações. Todos os registos indicados nesta listagem são alterados em todos os campos indicados para alterar.


46. Alterar vários registos de seguida:

Os campos de morada têm associado um botão para que as localize geograficamente.Para isso deve definir, nos “Parâmetros gerais”, no parâmetro “Endereço de mapa” o browser a utilizar pela aplicação, seguido da expressão #MORADA#. Poderá utilizar diferentes motores de mapas, como o Bing® Maps, o Yahoo® Maps ou o Google® Maps. Deve ainda definir, no parâmetro “Expressão de espaço no url de mapa”, o separador utilizado pelo browser definido no parâmetro anterior. Assim, tendo uma ligação à internet, sempre que estiver posicionado num registo com morada pode clicar no botão e visualizar a sua localiza-ção num mapa.


45. Localizar uma morada através de um browser:





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Estando posicionado num campo de data, tem à sua disposição várias teclas que permitem preencher rapidamente a data.( H ) – Data de Hoje( A ) – Data de Amanhã( O ) – Data de Ontem( + ) – Acrescenta um dia à data do campo( – ) – Retira um dia à data do campo( C ) – Chama o Calendário


48. Preencher de forma rápida os campos do tipo data:

Para parametrizar a funcionalidade de envio de e-mails directos deverá aceder à “Manutenção personalizada”, separador “Opções de Mail”. Coloque o visto na opção “Envia emails directos”, indique o “Servidor de E-Mail (SMTP)”, o nú-mero da “Porta” (para o GMail, por exemplo, é a 587), o “Tipo de Ligação Segura” (escolha TSL) e por último o “Utilizador” e respectiva “Password”. O endereço de e-mail da ficha do respecti-vo utilizador deverá estar preenchido.Configurações idênticas estão disponíveis no menu “Sistema”, em “Parâmetros”, “E-Mail”. Caso pretenda que estas últimas sejam ignoradas active a opção que diz “Sobrepõe Dados dos Parâmetros”.


47. Enviar e-mails directamente a partir da aplicação:





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A PHC criou um canal de webcasts de formação intitulado aprenderPHC. São sessões de esclarecimento e formação realizadas via internet, que pretendem formar os utilizadores PHC e o público em geral sobre várias temáticas relacionadas com o mercado, com questões legais e com as soluções da PHC em particular. Criámos estas sessões com o objectivo de divulgar o conhecimento em Software PHC e por isso o seu preço tem um valor simbólico. No site da PHC são sempre divulgados os novos webcasts, com os respectivos links para inscrição nas diferentes sessões.


50. Aprender com a PHC através de webcasts:

No Software PHC toda a informação sobre números de telefone, números de telemóvel, endereços de e-mail ou números de fax está centralizada numa única aplicação, denominada Agenda Telefónica. Encontra-se no menu “Sistema”, “Chamadas Telefónicas”, “Procurar um nome/telefone”.Neste ecrã pode efectuar procuras nas mais diversas áreas e executar as acções pretendidas no imediato, como por exemplo chamadas telefónicas.


49. Consultar a Agenda Telefónica:





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Os nossos contactos

Lagoas Park, Edifício 3 Piso 2 2740-266 Porto Salvo (Oeiras)T. 21 472 43 40 F. 707 10 00 14E. [email protected] Coordenadas GPS: 38º 42’47.17’’ N -9º 18’33.18’’ W

Edifício Scala, Rua de Vilar, nº 235 Piso 84050-626 PortoT. 22 606 14 50F. 22 606 44 37 Coordenadas GPS: 41º 9’ 3.4992’’ N -8º 37’ 44.0616’’ W

Parque Empresarial San Fernando, Avda. de Castilla, 2 Edificio Francia, Escalera B, Planta 1ª 28830 San Fernando de Henares, MadridT. (+34) 912 311 319E. [email protected] W. www.phcsoftware.es Coordenadas GPS: 40º 27’ 1.821’’ N -3º 30’ 38.361’’ W

Lisboa

Portugal Espanha

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Prédio 33 Andares, Rua da Imprensa, nº 256 - 5º 503/4 MaputoT. (+258) 21 312 744F. (+258) 21 312 743E. [email protected] W. www.phc.co.mz Coordenadas GPS: -25º 58’ 24.8376’’ N 32º 34’ 25.95’’ W

Rua à direita no Gamek, 5º Quarteirão C/2 (A)Morro Bento – LuandaT. (+244) 222 006 249F. (+244) 222 006 247E. [email protected] W. www.phcangola.co.ao Coordenadas GPS: -8º 53’ 7.82’’ N 13º 12’ 13.28’’ W

MaputoLuanda

808 200 631Nº AZUL PORTUGAL

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