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Curso de Noções Curso de Noções Básicas de ArquivologiaBásicas de Arquivologia

Seja bem-vindo!Seja bem-vindo!

O ArPDFO ArPDFO Arquivo Público do Distrito Federal – ArPDF, órgão relativamente autônomo,

criado pelo Decreto Distrital nº 8.530 de 14 de março de 1985, tem como função

recolher, preservar e garantir proteção especial a documentação arquivística de

valor permanente do Distrito Federal.

OBJETIVOS DO CURSOOBJETIVOS DO CURSO

Divulgar a importância da arquivística Divulgar a importância da arquivística e da gestão documental.e da gestão documental.

ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO

Segundo Wight Bakker: “Uma organização é um sistema contínuo de atividades humanas diferenciadas e coordenadas, que utiliza, transforma e amalgama um conjunto específico de recursos humanos, materiais, de capital, ideológico e naturais, num todo único solucionador de problemas, empenhado em satisfazer necessidades humanas de sua ambientação”.

USUÁRIOUSUÁRIO

Aquele que procura um produto ou serviço

oferecido pelas diversas instituições,

estabelecendo um vínculo.

GOVERNOGOVERNO

O Governo é uma forma de representação do Estado, criado pela sociedade a partir das necessidades como regulamentação, garantia da ordem, distribuição de bens e satisfação das necessidades básicas do cidadão. A sua missão é garantir o bem comum, é servir ao cidadão.

INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO

Para McGee e Prusak, a informação são dados coletados, processados, organizados e ordenados aos quais são atribuídos significados e contexto. Sãos dados em uso, o que pressupõe a participação de usuários para manipulá-los no seu contexto geral, independente da forma em que se apresentem.

(Do livro Gerenciamento Estratégico da Informação)

NECESSIDADE DE NECESSIDADE DE INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO

O que leva uma pessoa a procurar O que leva uma pessoa a procurar informação?informação?

1. Resolução de problemas.

2. Objetivos específicos.

3. Necessidade de ampliar o

conhecimento.

ArquivoArquivo Conjunto de documentos naturalmente acumulados por pessoas ou instituição, fruto de sua atividade laboral, social, cultural, intelectual etc. São únicos em sua criação e recepção, descrevem e provam acontecimentos de uma determinada época. Se isolado, o documento perde o seu valor.

O que é arquivologiaO que é arquivologia??

É o ramo da ciência destinada ao estudo da

natureza dos arquivos, das teorias, dos métodos e

técnicas a serem observados na implantação,

organização, desenvolvimento e

utilização dos documentos e das informações.

DOCUMENTODOCUMENTO

Suporte onde a informação é registrada.

Suporte: material sobre o qual as informações são registradas.

FinalidadeFinalidade

Servir a sociedade; Promover a cidadania; Ser prova material à história; Perpetuar e preservar as fontes

históricas; Auxiliar e servir de fonte primária para

o desenvolvimento científico.

FunçãoFunção

Conservar, preservar, disponibilizar e divulgar a informação;

Possibilitar e investir em pesquisa que vise o resgate histórico e o desenvolvimento social;

Desenvolver políticas de acesso e perpetuação da informação e assegurar a proteção do seu suporte;

Auxiliar o processo decisório.

Características dos arquivosCaracterísticas dos arquivos

PúblicosPúblicos InstitucionaisInstitucionais PessoaisPessoais

Acervo:

CorrenteCorrente IntermediárioIntermediário PermanentePermanente


Uso:

SetorialSetorial Geral/centralGeral/central


Uso:


Natureza do documento:

Arquivo Especial

Arquivo Especializado

Diferenças entre as Fontes de Diferenças entre as Fontes de InformaçãoInformação

Natureza do documentoNatureza do documento

Ostensivo Sigiloso

ESPÉCIE DOCUMENTALESPÉCIE DOCUMENTALXX

TIPOLOGIA DOCUMENTALTIPOLOGIA DOCUMENTAL

Espécie DocumentalEspécie Documental FunçãoFunção Tipologia Tipologia DocumentalDocumental

Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação

FormulárioAdquirir material de consumo

Formulário de aquisição - PIM

Ata Registrar assembléia Ata de assembléia

Contrato Prestação de serviçoContrato de prestação de serviço

Carta Proposta de patrocínioCarta de apresentação de proposta de patrocínio

Gestão de ArquivosGestão de Arquivos

Gestão de arquivos ou Gestão Documental, é um conjunto de atividades desenvolvidas, desde a criação do documento até a sua destinação final – eliminação ou recolhimento, visando: a preservação da informação; a perpetuação do suporte; a racionalização e garantir a eficiência administrativa; a economia de tempo e de recursos humanos, logísticos, financeiros e material.

A gestão de arquivos inclui a administração de recursos humanos, material e equipamentos em um sistema integrado interligando todas as etapas/ciclos dos documentos.

POSIÇÃO DO ARQUIVOPOSIÇÃO DO ARQUIVO

PROTOCOLOPROTOCOLO

Órgão responsável pelo recebimento,

registro, movimentação,

controle, expedição, e classificação de documentos de caráter corrente.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOMÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Alfabética Geográfica Numérica Cronológica Dígito terminal Assunto

CLASSIFICAÇÃOCLASSIFICAÇÃO

Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente,

agrupando os documentos de acordo com características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa

da instituição.

OrganizaçãoOrganização

Codificação: etapa que sucede a classificação, é a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificação.

Ordenação/arquivamento: é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos...

Princípios ArquivísticosPrincípios Arquivísticos

Proveniência ou respeito ao fundo;

Territorialidade; Teoria das três

idades.

CICLO VITAL DOS CICLO VITAL DOS DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Arquivo permanente

Arquivo corrente

Arquivo intermediário

SIARDFSIARDFO Sistema de Arquivo do Distrito Federal –

SIARDF, foi reestruturado pelo Decreto Distrital nº 24.205 de 10 de novembro de 2003,

e é o órgão competente para assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Poder Executivo do Distrito Federal, harmonizar as atividades de gestão

documental e facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público.

Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação

O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui

código numérico dividido em dez classes

e estas em dez subclasses, seguindo o

mesmo critério para grupos e subgrupos.

Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação000 – Administração Geral000 – Administração Geral100100200200300300400400 destinam-se aos assuntos relativos às destinam-se aos assuntos relativos às 500 500 atividades-fim do órgão.atividades-fim do órgão.500500600600700700800800900 – Assuntos Diversos900 – Assuntos Diversos

Plano de ClassificaçãoPlano de ClassificaçãoA classe 000 – Administração Geral, tem

como subclasses: 010 – Organização e funcionamento 020 – Pessoal 030 – Material 040 – Patrimônio 050 – Orçamento e finanças 060 – Documentação e informação 070 – Comunicações 080 – Vaga 090 – Outros assuntos referentes à

Administração Geral

Plano de ClassificaçãoPlano de ClassificaçãoA classe 900 – Assuntos diversos

910 – Solenidades, comemorações, homenagens 920 – Congressos, conferencias, seminários,

simpósios, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas.

930 – Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos

940 – Visitas e visitantes 990 – Assuntos transitórios 991 – Cartas de apresentação e recomendação 992 – Comunicação e informes 993 – Convites diversos 994 – Felicitações, agradecimentos, pêsames,

despedidas 995 – Protestos, reivindicações, sugestões 996 – Associações: culturais, de amigos e de

servidores 997 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas

Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação

GRUPO 022 – Aperfeiçoamento e treinamentoSUBGRUPO 022.1 – CursosSÉRIE 022.11 – Promovidos pela instituiçãoSÉRIE 022.12 – Promovidos por outras

instituiçõesSUBSÉRIE 022.121 – No BrasilSUBSÉRIE 022.122 – No Exterior

CLASSE000

Administração Geral

Subclasse010

Organização e funcionamento

Grupo021

Recrutamento e seleção

Subgrupo022.1Cursos

Série022.12

Promovidos por outra instituição

Série022.11

Promovidos pela instituição

Subclasse020

Pessoal

Subclasse030

Material

Grupo022

Aperfeiçoamento e treinamento

Grupo023

Quadros, tabelas e políticas de pessoal

Subgrupo022.2

Estágios

Subsérie022.122

No Exterior

Subsérie022.121No Brasil

TABELA DE TEMPORALIDADE TABELA DE TEMPORALIDADE

A Tabela de Temporalidade é um instrumento que visa identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes prazo de guarda e destinação final nas fases do arquivo. A Tabela de Temporalidade das atividades-meio do GDF também foi aprovada pela Portaria nº 03, de 22 de janeiro de 1998.

Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade

CÓDIGOCÓDIGO ASSUNTOASSUNTO

PRAZOS DE GUARDAPRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO DESTINAÇÃO FINALFINAL

OBSERVAÇÕES OBSERVAÇÕES QUANTO AO QUANTO AO

PRAZO DE PRAZO DE GUARDAGUARDA

FASE FASE CORRENTECORRENTE

FASE FASE INTERMEDIÁRIAINTERMEDIÁRIA

005005 JurisprudênciaJurisprudência 10 anos10 anos 10 anos10 anos Guarda PermanenteGuarda Permanente

É opcional a alteração do É opcional a alteração do suporte (microfilme ou suporte (microfilme ou disco ótico) previamente disco ótico) previamente ao recolhimento, para que ao recolhimento, para que o órgão permaneça com o órgão permaneça com cópias para consultacópias para consulta

010010Organização e funcionamento Organização e funcionamento Normas, regulamentações, Normas, regulamentações, diretrizesdiretrizes

5 anos5 anos 5 anos5 anos Guarda PermanenteGuarda Permanente

010.1010.1 Registro nos órgãos competentesRegistro nos órgãos competentes Enquanto vigorarEnquanto vigorar EliminaçãoEliminação

Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade

ÍndiceÍndiceO índice é um instrumento auxiliar à

classificação, portanto a sua utilização deve ser seguida do

Código de Classificação.

Exemplo:Abastecimento de veículos 042.4Cadastro

- De fornecedores 030.1

Curso de Noções Básicas Curso de Noções Básicas de Arquivologiade Arquivologia

Realização:Realização:

Arquivo Público do Distrito Federal Arquivo Público do Distrito Federal SEPLAG e Escola de GovernoSEPLAG e Escola de Governo

WAGNER A. CRISPIMWAGNER A. CRISPIM

Diretor de Gestão DocumentalDiretor de Gestão [email protected]

Contatos: (61) 3361.1454Contatos: (61) 3361.1454

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