119519261 nocoes de arquivologia

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NOES DEARQUI VOLOGI A

- APOSTI LA 0 1 -


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ARQUIVOLOGIA

CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS SUPORTE FSICO

ARQUIVOLOGIA

Estudo, cincia e arte dos arquivos.

o complexo de conhecimentos tericos e prticosrelativos organizao de Arquivos e s tarefas dosArquivistas.

ARQUIVISTICA

Princpios e tcnicas a serem observados naconstruo, organizao, desenvolvimento eutilizao dos arquivos.

DOCUMENTO

Registro de uma informao independente danatureza do suporte que a contm.

*Informao: a noo, idia ou mensagem contidanum documento. A informao sempre incorprea,por isso definida como matria prima abstrata.

ORGOS DE DOCUMENTAO

- Arquivos a acumulao ordenada dos documentos, em suamaioria textuais, criados por uma instituio oupessoas, no curso de sua atividade, e preservadospara a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro.

- Bibliotecas o conjunto de material, em sua maioria impresso,disposto ordenadamente para estudo, pesquisa econsulta.

- Museus uma instituio de interesse pblico, criada com afinalidade de conservar estudar e colocar

disposio do pblico conjuntos de peas e objetosde valor cultural.

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA EARQUIVO (Schellenberg)

GNERO DOS DOCUMENTOSBIBLIOTECA ARQUIVO

Documentos impressosAudiovisualCartogrfico

Documentos textuaisAudiovisualCartogrfico

ORIGEMBIBLIOTECA ARQUIVO

- Os documentos soproduzidos e conservadoscom objetivos culturais

- Os documentos soproduzidos econservados comobjetivos funcionais

AQUISIO ou CUSTDIABIBLIOTECA ARQUIVO

- Os documentos socolecionados de fontesdiversas, adquiridos porcompra ou doao

- Os documentos existemem numerosos

exemplares

- A significao doacervo documental nodepende da relao queos documentos tenhamentre si

- Os documentos noso objetos de coleo;provm das atividadespblicas ou privadas,servidas pelo arquivo.

- Os documentos soproduzidos num nico

exemplar, ou limitadoem nmero de cpias.

- H uma significaoorgnica entre osdocumentos

MTODO DE AVALIAO

BIBLIOTECA ARQUIVO- Aplica-se a unidadesisoladas

- O julgamento no temcarter irrevogvel

- O julgamento envolvequestes deconvenincia, e no depreservao ou perdatotal

- Preserva-se adocumentao referentea uma atividade, comoum conjunto e no comounidades isoladas

- Os julgamentos sofanais e irrevogveis

- A documentao noraro existe em via nica


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MTODO DE CLASSIFICAO

BIBLIOTECA ARQUIVO- Utiliza mtodospredeterminados

- Exige conhecimento dosistema, do contedo eda significao dosdocumentos a classificar

- Estabelececlassificao especficapara cada instituio,ditada pelas suasparticularidades

- Exige conhecimentoda relao entre asunidades, a organizaoe o funcionamento dosrgos

MTODO DESCRITIVOBIBLIOTECA ARQUIVO

- Aplica-se a unidadesdiscriminadas

- As sries (anurios,peridicos, ...) sounidades isoladas paracatalogao

- Aplica-se a conjuntosde documentos

- As sries (rgos esuas subdivises,atividades funcionais ougrupos documentais damesma espcie) soconsideradas unidadespara fins de descrio

ARQUIVO

Arquivo o conjunto de documentos oficialmenteproduzidos e recebidos por um governo,organizao ou firma no decorrer de suas atividades,arquivados e conservados por si e seus sucessorespara efeitos futuros (Solon Buck)

FINALIDADE

1 Servir administrao2 Servir histria

* Relao com valor primrio e valor secundriodos documentos

FUNO

Tornar disponvel as informaes contidas noacervo documental sob sua guarda.

- Guarda e conservao- Acessibilidade e pesquisa

CLASSIFICAO QUANTO A EXTENO /ATUAO

- SetoriaisSo aqueles estabelecidos junto aos rgosoperacionais, cumprindo funes de arquivocorrente.

- Gerais / CentraisSo os que se destinam aa receber os documentoscorrentes provenientes dos diversos rgos queintegram a estrutura de uma instituio,centralizando, portanto, as atividades de arquivocorrente.

CLASSIFICAO QUANTO A EVOLUO OUFREQUENCIA DE USO

1 Idade - CorrenteConstitudo de documentos em curso ouconsultados freqentemente, conservados nosescritrios ou nas reparties que os receberam e osproduziram ou em dependncias prximas de fcilacesso.

So conservados pela administrao e somente opessoal dessa administrao tem competncia parasobre o seu trato, classificao e utilizao.

2 Idade - IntermedirioConstitudo de documentos que deixaram de serfreqentemente consultados, mas cujos rgos queos receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar umproblema novamente focalizado. No hnecessidade de serem conservados prximos aosescritrios.

Saem do domnio exclusivo da administrao queos produziu e tornam-se passivos de ao comumdesta e da Administrao de Arquivos,permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.

3 Idade - PermanenteConstitudo de documentos que perderam todovalor de natureza administrativa, que se conservamem razo de seu valor histrico ou documental e

que constituem os meios de conhecer o passado esua evoluo.

So de competncia exclusiva da Administraodos Arquivos.


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CLASSIFICAO QUANTO AS AGNCIASCRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS

- PblicosFederalEstadualMunicipal

- PrivadosInstitucionaisComerciaisFamiliaisPessoais

CLASSIFICAO QUANTO AO ACESSO* Arquivos de 3 Idade

- Franqueado

Franqueado ao pblico, utilizando algumasformalidades de consulta.

- RestritoArquivos que preservam a segurana nacional,Arquivos Militares.

- ConfidencialQue podem ser consultados por pessoascredenciadas.

CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZADOS DOCUMENTOS

- EspeciaisTem sob sua guarda documentos de formas fsicasdiversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), eque por esta razo merecem tratamento especialno apenas no que se refere ao seu armazenamento,como tambm no registro, acondicionamento,controle, conservao ...

- EspecializadosDocumentos resultantes da experincia humananum campo especfico, independente da formafsica que apresentem, so tambm chamados dearquivos tcnicos.

DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Aquele produzido e/ou recebido por uma instituiopblica ou privada, no exerccio de suas atividades,constitua elemento de prova ou de informao.

Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsicano decurso de sua existncia.

Caracterstica- Criao e recepo por uma entidade- Prova de transaes passadas- Carter orgnico ou administrativo- Exemplar nico

CARACTERSTICAS

Conforme suas caractersticas, forma ou contedoos documentos podem ser classificados de acordocom suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo.

DEFINIOTCNICA

EXEMPLOS

SUPORTE

Material sobre o

qual asinformaes soregistradas

Acetato / Papel /

Filme de Nitrato/ Fita Magntica

FORMAEstgio depreparao e detransmisso dedocumentos

- Original- Cpia- Rascunho

FORMATOConfiguraofsica de umsuporte, de acordocom a natureza eo modo como foiconfeccionado

- Cartaz- Livro- Planta

GNEROConfiguraoque assume odocumento deacordo com osistema de signosutilizado nacomunicao deseu contedo

- DocumentaoAudiovisual- DocumentaoFonogrfica- DocumentaoIconogrfica- DocumentaoTextual

ESPCIE Configuraoque assume umdocumento deacordo com adisposio e anatureza dasinformaes nelecontidas

- Boletim- Certido- Declarao- Relatrio

TIPOConfiguraoque assume umaespcie

documental, deacordo com aatividade que agerou

- Boletim deOcorrncia

- Certido de

Nascimento- Declarao de

Imposto deRenda


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QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO

-Ostensivos / OrdinriosCuja divulgao no prejudica a Administrao.

- SigilososAqueles que por sua natureza devam ser deconhecimento restrito, requerem medias especiais

de salvaguardar sua custdia e divulgao.

Graus de Sigilo em ordem crescente:ReservadosConfidencialSecretoUltra-secreto

RESOLUO DE QUESTES

1) A classificao dos documentos de arquivo emtextual, audiovisual, cartogrfico ouiconogrfico implica em definio

(A) da espcie documental.(B) da forma do documento.(C) do formato do documento.(D) do gnero documental.(E) do tipo documental.

2) Quanto natureza do assunto, os documentospodem ser classificados em:

(A) pblicos e privados.(B) ostensivos e sigilosos.(C) correntes e permanentes.(D) tipolgicos e diplomticos.(E) administrativos e histricos.

3) Para negativos de vidro, correto afirmar que:(A) fotografia o suporte e vidro a forma.(B) fotografia o formato e vidro a tcnica.(C) fotografia o suporte e iconografia a espcie.(D) fotografia tanto o suporte como a espcie.(E) fotografia a tcnica e vidro o suporte

4) Carta, ata, relatrio, edital, e decreto sodefinidos segundo uma certa categorizao de

documentos arquivsticos. Assinale a definio quemelhor conceitua essa categorizao.

(A) Configurao que assume um documento deacordo com o sistema de signos utilizado nacomunicao de seu contedo.

(B) Denominao dos documentos conforme oestgio de preparao e de transmisso.

(C) Configurao que assume um documento de

acordo com a disposio das informaes nelecontidas.

(D) Configurao que assume uma espciedocumental de acordo com a atividade que a gerou.

(E) Configurao fsica de um suporte de acordocom a sua natureza e o modo como foiconfeccionado.

5) No domingo, o programa Fantstico, da TVGlobo, mostrou reportagem sobre a incineraode fichas, pronturios e relatrios que teriamsido produzidos pelos rgos de informaomilitares entre 1964, incio da ditadura, e 1994,nove anos aps o fim do regime. O comandanteBueno disse ter ficado estarrecido, com adescoberta. A Aeronutica tem procuradocontribuir ao mximo em relao pesquisa dedocumentos que podem se tornar histricos.(Correio Brasiliense, 14/12/2004)

O texto acima trata de documentos de custdiaMilitar. Quanto ao acesso a esses documentos,podemos afirmar que :

(A) Franqueado(B) Restrito(C) Ostensivo(D) Especializado(E) Pblico

GERENCIAMENTO DA INFORMAO GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO

INTERMEDIRIO / ARQUIVOPERMANENTE

GESTO DE DOCUMENTOS

Aspecto da administrao geral relacionado com a

busca de economia e eficcia na produo,manuteno, uso e destinao final dos documentos.


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Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao,classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.

Conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao earquivamento em fase corrente e intermediria,visando a sua eliminao ou recolhimento para

guarda permanente.

OS 3 (TRS) MOMENTOS DA GESTO DEDOCUMENTOS

Produo dos DocumentosInclui a elaborao de formulrios, implantao desistemas de organizao da informao, aplicaode novas tecnologias aos procedimentosadministrativos.

Manuteno e UsoImplantao de sistemas de arquivo, seleo dossistemas de reproduo, automatizao do acesso,mobilirio, materiais, local.

Destinao Final dos DocumentosPrograma de avaliao que garanta a proteo dosconjuntos documentais de valor permanente e aeliminao de documentos rotineiros e desprovidosde valor probatrio e informativo.

AVALIAO DE DOCUMENTOS

A avaliao de documentos de arquivo a etapadecisiva no processo de implantao de polticas degesto de documentos, tanto nas instituiespblicas quanto nas empresas privadas.

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificarvalores para os documentos (imediato e mediato) eanalisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecerprazos para sua guarda ou eliminao, contribuindopara a racionalizao dos arquivos e eficinciaadministrativa, bem como para a preservao dopatrimnio documental.

*Ciclo de Vida dos Documentos1 Idade Arquivo Corrente2 Idade Arquivo Intermedirio3 Idade Arquivo Permanente

OBJETIVO DA AVALIAO DEDOCUMENTOS

Reduo da massa documental Agilidade na recuperao dos documentos e

das informaes Eficincia administrativa Melhor conservao dos documentos de

guarda permanente Racionalizao da produo e do fluxo de

documentos (tramite) Liberao de espao fsico Incremento pesquisa

VALOR PRIMRIO / VALOR IMEDIATO

Qualidade inerente s razes da criao de tododocumento, em decorrncia das atividades-fim edas atividades-meio de uma instituio.

VALOR SECUNDRIO

Qualidade informativa que um documento podepossuir depois de esgotada sua utilizao primria(vigncia administrativa).

PASSOS PARA A IMPLANTAO DEPROCESSOS DE AVALIAO

Constituio formal da Comisso deAvaliao de Documentos, que garantalegitimidade e autoridade equiperesponsvel.

Elaborao de textos legais ou normativosque definam normas e procedimentos para otrabalho de avaliao.

Estudo da estrutura administrativa do rgoe anlise das competncias, funes eatividades de cada uma de suas unidades.

Levantamento da produo documental:entrevistas com funcionrios, responsveis eencarregados, at o nvel da seo, paraidentificar as sries documentais geradas noexerccio de suas competncias e atividades.

Anlise do fluxo documental: origem,pontos de tramitao e encerramento dotrmite.


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Identificao dos valores dos documentos deacordo com sua idade: administrativo, legal,fiscal, tcnico, histrico.

Definio dos prazos de guarda em cadalocal de arquivamento.

COMPETNCIA PARA AVALIARDOCUMENTOS

A complexidade e responsabilidade do trabalho deavaliar, exigem a constituio de equipes, quepodero ser denominadas grupos ou comisses deavaliao, para analisar os documentos nos seusmais diversos aspectos. Esse processo participativode profissionais ligados s mais diversas reas doconhecimento ser decisivo para se definiremcritrios de valor, sendo recomendvel que faa

parte da comisso um tcnico de nvel superior darea especfica de competncia do rgo, umprocurador ou assessor jurdico e um arquivista.

COMISSO CENTRAL DE AVALIAO

Coordenar e orientar as atividadesdesenvolvidas pelas Comisses Setoriais deAvaliao, respeitada a legislao especficade cada rgo.

Avaliar, adequar e aprovar as propostas deTabelas de Temporalidade elaboradas pelasComisses Setoriais de Avaliao.

Orientar a execuo das decises registradasna Tabela de Temporalidade (eliminao,transferncia, recolhimento, reproduo).

Supervisionar as eliminaes de documentos

ou recolhimentos ao Arquivo Permanente,de acordo com o estabelecido nas Tabelasde Temporalidade.

Aprovar as amostragens.

Propor critrios de organizao,racionalizao e controle da gesto dedocumentos e arquivos.

COMISSES SETORIAIS DE AVALIAODE DOCUMENTOS

Promover o levantamento e a identificaodas sries documentais produzidas,recebidas ou acumuladas por seu respectivorgo.

Elaborar a proposta da Tabela deTemporalidade, encaminhando-a,acompanhada das necessrias justificativas,

para a apreciao e aprovao da CCAD.

Solicitar a colaborao de auxiliarestemporrios para o desenvolvimento dostrabalhos, em razo de sua especificidade ouvolume.

Acompanhar os trabalhos de organizao,racionalizao e controle de arquivos edocumentos de seu rgo, visando oestabelecimento de rotinas de eliminao ouenvio para guarda permanente.

Propor as modificaes cabveis para aTabela de Temporalidade, atualizando-asempre que necessrio.

Elaborar a relao dos documentos a seremeliminados ou remetidos para guardapermanente.

Coordenar o trabalho de seleo epreparao material dos conjuntosdocumentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes.

Presenciar a eliminao dos documentos,lavrando a respectiva ata.

METODOLOGIA DE AVALIAO

A Tabela de Temporalidade instrumentofundamental da avaliao, pois ela registra o ciclode vida dos documentos. Nela devem constar osprazos de arquivamento dos documentos no arquivocorrente, de sua transferncia ao arquivo central ouintermedirio, e sua destinao final, quando sedetermina sua eliminao ou recolhimento aoarquivo permanente. Nesse instrumento importante registrar tambm os documentos quedevero ser reproduzidos em outros suportes(microfilmagem, digitalizao etc.).

Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidadedever ser aprovada por autoridade competente eamplamente divulgada entre os funcionrios dainstituio ou empresa.


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A Tabela de Temporalidade um instrumentodinmico de gesto de documentos, por isso precisaser periodicamente atualizada, a fim de incorporaros novos conjuntos documentais que possam vir aser produzidos e as mudanas que, eventualmente,ocorrem na legislao.

PRAZO DE VIGNCIA

Intervalo de tempo durante o qual o documentoproduz efeitos administrativos e legais plenos,cumprindo as finalidades que determinaram suaproduo.

PRAZO DE PRESCRIO

Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico,

a empresa, ou qualquer interessado pode invocar atutela do Poder Judicirio para fazer valer direitoseu que entenda violado.

PRAZO DE PRECAUO

Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico,a empresa ou qualquer interessado guarda odocumento por precauo, antes de elimin-lo ouencaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo

Permanente.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento aprovado pela autoridade competenteque regula a destinao final dos documentos(eliminao ou guarda permanente), define prazospara sua guarda temporria (vigncia, prescrio,precauo), em funo de seus valores legais,fiscais, administrativos etc. e determina prazos parasua transferncia, recolhimento e eliminao.

*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade

ELIMINAO

Destruio de documentos que, no processo deavaliao, foram considerados sem valor paraguarda permanente.

A eliminao depende de algum instrumento legalou normativo que a autorize.

A inutilizao dos documentos poder ser efetuadapor procedimentos diversos, dependendo de seusuporte. Como a massa documental produzida eacumulada ainda predominantemente papel, cadargo pblico ou empresa dever definir osmtodos e adquirir os equipamentos(fragmentadoras de pequeno e grande porte)necessrios ao processamento de eliminao. No recomendvel do ponto de vista ecolgico aincinerao de papis, que podero ser

mecanicamente transformados em aparas e doadosou vendidos para reciclagem.

importante prever os procedimentos adequados eliminao durante a elaborao de textos legais ounormativos que devero disciplinar a matria.

Quais os dispositivos legais ou normasinternas que legitimam o ato.

Quem registra o ato.

Onde e quando ser realizada.

De que maneira ser processada.

O que ser feito com o resduo daeliminao.

Na Ata ou Termo de Eliminao devem constar os

seguintes dados:

rgo Produtor Srie Documental Datas-limite Quantidade Eliminada (em metros lineares) Data da Eliminao Assinatura dos Responsveis

_________________________________________

RESOLUO DE QUESTES

6) Considerando a teoria das trs idades, a avaliaodos documentos de arquivo deve ser realizada noestgio:

rea Folha N

Responsvel Data / /

Tempo deArquivamento

ItemDocumental

Cod.Formulrio

Via

AA AI AGI Cpia Observaes


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(A) intermedirio;(B) corrente / intermedirio;(C) intermedirio / permanente.;(D) corrente;(E) permanente.

7) A administrao da produo, tramitao,organizao, uso e avaliao de documentos, mediantetcnicas e prticas arquivsticas, a fim daracionalizao e eficincia dos arquivos, denomina-se:

(A)Organizao e Mtodos (OM);(B)Gesto de documentos;(C)Ciclo vital dos documentos;(D)Destinao de documentos;(E)Princpio da unidade protocolizadora.

8) prtica corriqueira nas instituies brasileiras aformao de grandes depsitos de massadocumental acumulada, vulgarmente denominadosarquivo morto. Tais documentos

(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano,evitando o acmulo.

(B) deveriam ser avaliados, preservando-se ospapis permanentes.

(C) representam documentos sem nenhum valorjurdico ou histrico.

(D) deveriam ser encaminhados ao ArquivoNacional para realizar sua seleo.

(E) deveriam ser recolhidos ao arquivointermedirio.

9) Como instrumentos de destinao, as tabelas detemporalidade

(A) determinam quais documentos descartadosdevero ser restaurados.

(B) organizam a transferncia de documentos para oarquivo permanente.

(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos

determinando suas idades.

(D) indicam quais documentos devem serrecolhidos ao arquivo intermedirio.

(E) so um poderoso instrumento de pesquisa para ohistoriador.

10) De acordo com a j citada Lei 8.159, de 08 dejaneiro de 1991, a eliminao de documentospblicos de valor permanente

(A) ocorrer aps concludo o processo deavaliao conduzido pelas respectivas ComissesPermanentes de Avaliao.

(B) ocorrer aps a elaborao e o registro dastabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional.

(C) ocorrer mediante autorizao do chefe dopoder executivo da esfera de competncia dosdocumentos.

(D) no permitida por serem documentosimprescritveis e inalienveis devido ao valorhistrico, probatrio e informativo.

(E) somente ocorrer se, aps leilo oficial, nohouver compradores interessados na sua aquisio.

MICROFILMAGEM

GED GERENCIAMENTOELETRNICO DE DOCUMENTOS

MICROFILMAGEM

Art. 3 Entende-se por microfilme, para finsdeste Decreto, o resultado do processo dereproduo em filme, de documentos, dados eimagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos,em diferentes graus de reduo. (Decreto N

1.799 de 30/01/1996).

Lei Federal n.5.433/68 de 08 de maio de1968 - regula a microfilmagem dedocumentos oficiais e d outrasprovidncias

Decreto Federal n 1799 de 30 de janeirode 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68.

Portaria n158 de 20 de junho de 1996 -da Secretaria de Justia - dispe sobre oregistro e a fiscalizao do exerccio daatividade de microfilmagem de documentos


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Vantagens: Integridade das informaes.Segurana contra fraudes e arquivamento incorreto,facilidade de pesquisas atravs de Leitores deMicrofilme.

Segurana: Duas vias de microfilme, original ecpia, proporcionando Microfilmagem totalsegurana.

Rapidez de Acesso: Fcil pesquisa, com auxlio dendices em banco de dados, busca das informaesem poucos minutos e cpias em papel se necessrio.

Reduo de espao: em at 98% de reduo deespao fsico dos arquivos.

Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-setotal durabilidade de arquivo.

Legalidade: A Microfilmagem possui umalegislao prpria, Lei N 5433 de 08/05/1968.

Compatibilidade: A Microfilmagem compatvelcom as mdias magnticas e pticas.

MICROFORMAS

Principais Bitolas

16mm (at A4) 35mm (Grandes Formatos, Plantas) 105 mm (Micropublicaes, Microfichas)

PRINCIPAIS MICROFORMAS

Rolo de Microfilme

O rolo de microfilme a microforma bsica, aprimeira a ser utilizada e que serviu de origem

maioria das microformas conhecidas. Apresenta omenor custo por imagem filmada. Proporcionaperfeita integridade de arquivo.

O rolo de microfilme no se presta microfilmagem de informaes sujeitas aatualizaes constantes em seus diversos itens,servindo apenas nos casos de arquivos que possuamsomente crescimento seqencial numrico oucronolgico.

As larguras mais usadas so 16mm paradocumentao administrativa e os de 35mm paraarquivos tcnicos de plantas, mapas, livros, etc.

Jaqueta

A jaqueta formada por duas folhas de polisterespecial, transparentes e muito finas, unidas aintervalos regulares de 16mm ou 35mm, formandocanais, que permanecem abertos nas extremidades,por onde sero inseridas as tiras de microfilme.

As jaquetas podem ser de 16mm, 35mm, ou mistas.Sendo mais usada a de 105mm x 148mm.

Suas principais vantagens so a possibilidade deatualizao por itens independentes de arquivo, afacilidade de disseminao da informao e o baixocusto dos aparelhos de leitura.

Cada Jaqueta possui uma tarja que serve paraindexao, possvel por meio de vrios recursoscomo a datilografia, cores, ranhuras etc.

Microficha

A microficha nada mais que uma folha de filme ,normalmente da largura superior a 70mm. Amicroficha considerada padro e a mais usada ade 105mm x 148mm, sendo que sua capacidadepode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichaspodem ser geradas de muitas maneiras diferentes,entre elas as mais comuns so:

Duplicando uma jaqueta Montando tiras de filmes Utilizando uma cmara planetria tipo Step

& Repeat Utilizando uma cmara C.O.M.

MODOS DE MICROFILMAGEM -DISPOSIO DOS FOTOGRAMAS

SimplexUm documento aps o outro ao longo da pelcula demicrofilme. Pode ser obtido em cmaras rotativas eplanetrias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e35mm

- Fotograma em p - Comic Mode

- Fotogramas Deitado - Cine Mode


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DuplexFrente e verso de um documento so microfilmados

simultaneamente, com uma nica passagem dodocumento pela mquina. S obtm-se o Duplexcom microfilmadora rotativa.

DuoUtiliza primeiro a parte superior do microfilme e aochegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parteinferior do mesmo.

EQUIPAMENTOS

Microfilmadoras Planetrias

Composta de uma base fixa onde est o campofotogrfico, a unidade filmadora deste equipamentoest posicionada sobre o campo fotogrfico. Tanto odocumento quanto o filme esto parados nomomento da microfilmagem.

Microfilmadoras Rotativas

Utilizada para microfilmar documentospadronizados, possui um sistema de transporte pormeio de esteiras ou correias que conduzem odocumento para o interior da mquina. Na

microfilmadora rotativa tanto o documento quanto ofilme esto em movimento no momento damicrofilmagem.

A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem nosistema duo ou duplex.

Processadoras

Aps a microfilmagem as processadorastransformam a imagem latente em imagens visveis.

Duplicadores

Utilizado para fazer cpias das microformas

Leitores Simples

Utilizados para a consulta das microformas, osleitores simples se restringem apenas a consulta.

Leitores Copiadores

Diferente dos leitores simples possibilitam aimpresso e/ou escanear a imagem.


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GED GERENCIAMENTOELETRNICO DE DOCUMENTOS

Definio um conjunto de tecnologias que permite ogerenciamento de documentos de forma digital.Tais documentos podem ser das mais variadasorigens e mdias, como papel, microfilme, som,imagem e mesmo arquivos j criados na formadigital.

Document Imaging o processo que permite armazenar e gerenciarimagens de documentos estticos, ou seja,documentos que no tem verses. Os documentosoriginalmente em mdias analgicas (papel,

mirofilme, ...) devero ser convertidos atravs deprocessos de digitalizao.

A principal vantagem o armazenamento e adiminuio do volume fsico dos documentos.

13.000 pginas A4 digitalizadas em1 CD-ROM.

Outro aspecto importante com relao disponibilidade e acessibilidade. O mesmo

documento pode ser disponibilizado para consultade mais de uma pessoa ao mesmo tempo, eacessibilidade pode ser restringida atravs de senhas.

Workflow

Ferramenta para armazenamento, recuperao etramitao de Documentos, o termo Workflowrefere-se ao modo como os documentos so

processados.

Com os documentos convertidos para imagens, eranecessria uma tecnologia que substitusse oprocesso humano de trmite de documentos em

papel. Surgiu ento a tecnologia de Workflow paraimagens de documentos

O Work Flow uma poderosa ferramenta noprocesso de tomadas de decises onde necessrioum intenso trmite de documentos muitas vezes atem cidades e pases diferentes.

Vantagens: Incremento ao Tramite Informao just in time.

Sistema de GED

Um sistema de GED composto por:Entrada / Armazenamento / Consulta / Sada.

Entrada (Input)

No processo de GED os documentos originaispodem estar nos mais diversos suportes como, porexemplo, Imagem Esttica, Imagem Dinmica,udio, e sero convertidos para o formato digital.

Para a realizao destes procedimentos soutilizados Hardwares especficos:Scanners, Cmeras Digitais, Placas de Captura

(Vdeo e / ou udio).Scanner: Dispositivo que converte de maneiraeletro-ptica um documento analgico (impresso)em cdigo binrio (documento eletrnico,documento digital) pela deteco e medida da luzrefletida ou transmitida.

Indexao: a indexao o processo que garantira recuperao dos documentos, na indexao soatribudos termo (palavras-chave) relacionados ao

contedo do documento. Esse processo pode serrealizado com a identificao destes termos antes dadigitalizao do documento ou aps a digitalizao,o que vai definir o momento exato da digitalizao o grau de complexidade de identificao destestermos.

Duas tecnologias (via Software) permite que aodigitalizar uma imagem o software reconhea o

contedo textual da imagem convertendo-a paratexto em caracteres (ASCII).

OCR Opitical Character Recignicion


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Documentos Datilografados ouDigitados

ICR Intelligent Character RecognitionTexto Manuscrito

Armazenamento (Storage)

Discos MagnticosDisco com superfcie magntica na qual podem serarmazenados dados pela magnetizao de reas desua superfcie.

Disquetes Hard Disk

Discos pticosMdia que aceita e mantm informaes sob aforma de marcas numa camada de gravao quepode ser lida com um raio ptico.

CD-ROM CD-R DVD DVD-R WORM (Write Once, Read Many)

Discos Magneto-pticosUtiliza um campo magntico que s pode seralterado quando o disco aquecido atravs do laser.

Nos processos de gravao, alterao e/ou exclusodos dados o laser aquece o ponto a ser modificado,e um campo magntico faz a alterao necessria.

No processo de leitura apenas o laser utilizado no

processo.

CD-RW DVD-RW

Consulta (Visualizao)

Para a realizao de uma consulta adequada aosdocumentos de grande importncia a utlizao demonitores de alta definio onde se possa visualizar

um documento com a menor distoro de tamanhopossvel.

A nfase neste quesito vai para as placas de vdeo,que processam a imagem, e para os monitores.

Sada (Output)

A sada de um sistema de GED a possibilidade dese obter o documento impresso novamente, paraisso as impressoras utilizadas devem ser de altaresoluo e com uma boa velocidade de impressode pginas por minuto.

Outro aspecto relevante possibilidade de convertero suporte de documentos para outros formatos,exemplo:

COM Computer Output to MicrofilmUtilizado para gerar microfilme.

COLD Computer Output to Laser DiskUtilizado para gerar discos pticos.

QUESTES

11 - O procedimento da microfilmagem:

(A) substitui a etapa arquivstica da avaliao dedocumentos;

(B) no elimina o prvio tratamento tcnico dadocumentao;

(C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenao de suassries;

(D) feito concomitantemente com a avaliao e a

seleo documental;

(E) simplifica o uso dos mtodos padronizados dearquivamento.

12 - Voc contratado como consultor de uma

instituio pblica que vem enfrentando problemascom o crescimento desordenado de seu arquivopermanente. O diretor da instituio lhe pede queencaminhe solues para o problema. Voc, ento,


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(A) prope digitalizar parte do acervo para ocuparmenos espao.

(B) prope um novo fluxograma que otimize otrmite dos documentos permanentes.

(C) sugere a eliminao dos documentospermanentes sem valor histrico.

(D) elabora um projeto de gesto para osdocumentos das fases corrente e intermediria.

(E) elabora uma tabela de temporalidade para osdocumentos permanentes.

13 - A Gesto Eletrnica de Documentos (GED) um conjunto de procedimentos informatizados, coma finalidade de

(A) otimizar e racionalizar a gesto documental.

(B) automatizar a produo de guias e inventrios.

(C) elaborar tabelas de temporalidade para oarquivo permanente.

(D) substituir o acesso direto a documentos antigosou delicados, facilitando a conservao fsica.

(E) divulgar documentos histricos pela Internet.

14 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 dejaneiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre amicrofilmagem de documentos oficiais,microfilmagem

(A) um processo de reproduo em filme, dedocumentos, dados e imagens, por meiosfotogrficos ou eletrnicos.

(B) um processo de reproduo fotogrfica, dequaisquer documentos em graus de reduo nfimos.

(C) um processo de reproduo em filme ou emmicrofichas, de documentos arquivsticos com graude reduo de 96,5%.

(D) qualquer processo de reproduo tica dedocumentos e imagens com grau de reduo

superior a 95%.

(E) qualquer processo de transferncia de quaisquerinformaesdocumentais para suportes mais reduzidos.

CLASSIFICAO ORDENAO

CLASSIFICAO

O objetivo da classificao dar visibilidade s

funes e as atividades do organismo produtor doarquivo, deixando claras as ligaes entre osdocumentos.

Podemos entender que classificao antes de tudo,lgica: a partir da anlise do organismo produtor dedocumentos de um arquivo, so criadas categorias,classes genricas, que dizem respeito s funes /atividades detectadas, por exemplo:

Uma classe Administrao de Finanas, subdivididaem quatro outras, controle oramentrio geral,receita, despesa, movimentao bancria..

ADMINISTRAO DE FINANASDespesasMovimentao BancriaReceita

Nas subclasses sero inseridas as sries tipolgicascomo, notas de empenho, comprovantes depagamento, extratos bancrios, conciliao bancria.

ADMINISTRAO DE FINANAS

Despesasnotas de empenho

Movimentao Bancria

conciliao bancriaextratos bancrios

Receita

A classificao geralmente traduzida em esquemano qual a hierarquia entre as classes e subclasses

aparece representada espacialmente, esse esquema chamado de Plano de Classificao.


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O Plano de Classificao pode seguir o critrioFUNCIONAL, ou o critrio ESTRUTURAL.

Critrio Funcional: As classes correspondemestritamente a funes.

Critrio Estrutural: As classes correspondem aestrutura da empresa (setores, departamentos).

Um Plano de Classificao deve possuir trscaractersticas (Schellemberg):

Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade

Observao:* Plano de Classificao X Quadro de Arranjo

Classificao corresponde s operaes tcnicasdestinadas a organizar a documentao de cartercorrente, e Arranjo englobaria as operaestcnicas destinadas organizao da documentaode carter permanente.

ORDENAO

Tem como objetivo bsico facilitar e agilizar aconsulta aos documentos, pois, mesmo no que serefere a uma mesma atividade, e em relao a ummesmo tipo documental os documentos atingem umvolume significativo.

A ordenao feita com base nos elementosinformativos contidos nos documentos:

N do documento (atribudo peloemissor ou pelo receptor)

Data Local de procedncia Nome do emissor ou do destinatrio

Para a definio do critrio de ordenao devemosconsiderar os tipos de busca que recai sobre cadadocumento.

Por exemplo, cabe ordenao definir a melhormaneira de dispor fisicamente notas de empenho

(seqncia numrica), extratos bancrios (ordemcronolgica).

MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO

ALFABTICO

GEOGRFICO

NUMRICOSSimplesCronolgico

IDEOGRFICOS (Assunto)Alfabtico

enciclopdicodicionrio

Numricosduplexdecimal

Sistema Direto: a busca do documento realizadadiretamente no local onde o documento estguardado.

Sistema Indireto: para se localizar um documento necessrio utilizar um ndice ou um cdigo.

MTODO ALFABTICO

O elemento considerado para ordenao o NOME.

Regras de Alfabetao

1) Nas pessoas fsicas considera-se o ltimosobrenome e depois o prenome.

ALFABETADOPaulino MacedoPedro Paulo SilveiraJos Antunes Andrade

Andrade, Jos Antunes

Macedo, Paulino

Silveira, Pedro Paulo

2) Quando houver sobrenome igual prevalece aordem alfabtica do prenome

ALFABETADOJoo AntunesPaulo AntunesAnbal Antunes

Antunes, Anbal

Antunes, Joo


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Antunes, Paulo

3) Sobrenomes compostos por substantivoadjetivado, ou ligados por hfen, no se separam.

ALFABETADOMarcelo Costa Montes Claros

Heitor Villa-Lobos

Montes Claros, Marcelo

CostaVilla-Lobos, Heitor

4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So,no se separam.

ALFABETADOJorge Santa CruzWaldemar Santo AntonioLuis Carlos da Silva So Bento

Santa Cruz, Jorge

Santo Antonio, Waldemar

So Bento, Luis Carlos da Silva

5) As indicaes de grau de parentesco comoFilho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradaspartes integrantes do ltimo sobrenome e no soseparadas

ALFABETADOWilson de Almeida Filho

Oscar de Oliveira SobrinhoSebastio de Pdua JniorAntonio de Brito Neto

Almeida Filho, Wilson de

Brito Neto, Antonio de

Oliveira Sobrinho,Sebastio de

Pdua Jnior, Sebastio de

6) Os ttulos so colocados no final do nome entreparnteses.

ALFABETADOGovernador JarbasVasconcelosGeneral Oscar TeixeiraDra. Paula Brito

Brito, Paula (Dra.)

Teixeira, Oscar (General)

Vasconcelos, Jarbas(Governador)

7) Os nomes espanhis so registrados a partir dopenltimo sobrenome, que corresponde aosobrenome paterno.

ALFABETADOJose Oviedo y BaosRamon del Arco yMolinero

Arco y Molinero, Ramon del

Oviedo y Baos, Jose

8) Os nomes orientais (japons, chins e rabe) soregistrados como se apresentam, sem inverso

ALFABETADOLi YutangAl Ben-Hur

Al Ben-Hur

Li Yutang

9) Nomes de empresas e instituies devem sertranscritos como se apresentam, porm, os artigosiniciais no devem ser considerados paraalfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.

ALFABETADOEMBRATELFundao Joaquim NabucoPesca do Vale e Cia.

A Colegial Ltda.

Colegial Ltda (A)

EMBRATEL

Fundao Joaquim Nabuco

Pesca do Vale e Cia.

10) Nos ttulos de congressos, conferncias,reunies, os nmeros arbicos, romanos, ou escritopor extenso devero aparecer no final entreparnteses.

ALFABETADOII Conferncia da SadeQuarto Encontro deTurismo3 Congresso de DireitoPenal

Conferncia da Sade (II)

Congresso de Direito Penal (3)

Encontro de Turismo (Quarto)

MTODO GEOGRFICO

Utiliza informaes do aspecto geogrfico dodocumento.

Existem 3 (trs) formas de arquivamento

1 FORMA: Estado Cidade - *Nome

Os documentos so agrupados por Estados

Ex: PernambucoRio Grande do Norte


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Dentro das divises estaduais seguem asdivises por Cidades, FICANDO APRIMEIRA SUBDIVISO PARA ACAPITAL

Ex: PERNAMBUCOPernambuco RecifePernambuco Caruaru

Pernambuco LimoeiroPernambuco Olinda

RIO GRANDE DO NORTERio Grande do Norte NatalRio Grande do Norte CaicRio Grande do Norte Mossor

Dentro de cada diviso de cidade faz-se adiviso por documento (assunto, pessoa, n

de registro .....)

Ex: PERNAMBUCOPernambuco Recife Ferreira, PaulaPernambuco Recife Silva, Carlos daPernambuco Caruaru Contas a PagarPernambuco Caruaru Contas a ReceberPernambuco Limoeiro Projeto 12/02Pernambuco Limoeiro Projeto 14/02

2 FORMA: Cidade Estado - *Nome

Os documentos so agrupados por Cidade

Ex: CaicLimoeiroMossorNatalOlinda

Recife

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado aque pertence.

Ex: Caic Rio Grande do NorteLimoeiro - PernambucoMossor Rio Grande do NorteNatal Rio Grande do NorteOlinda - Pernambuco

Recife - Pernambuco

Dentro de cada diviso de Cidade faz-se adiviso por documento (assunto, pessoa, nde registro .....)

Ex: Caic Rio Grande do Norte Ferreira, Paula

Caruaru Pernambuco Contas a PagarNatal Rio Grande do Norte Contas a ReceberOlinda Pernambuco Projeto 14/02Recife Pernambuco Projeto 12/02Recife Pernambuco Silva, Carlos da

3 FORMA: Pas Cidade - *Nome

Os documentos so agrupados por Pas

Ex: FranaPortugal

Dentro das divises de Pas seguem asdivises por Cidades, FICANDO APRIMEIRA SUBDIVISO PARACAPITAL

Ex: FRANAFrana ParisFrana LorenaPORTUGALPortugal LisboaPortugal CoimbraPortugal - Porto

Dentro de cada diviso de Cidade faz-se adiviso por documento (assunto, pessoa, n

de registro .....)

Ex: PORTUGALPortugal Lisboa Maia, Manuel Mourinho (Dir.)Portugal Coimbra Clientes AtivosPortugal Coimbra Clientes InativosPortugal Porto Clientes AtivosPortugal Porto Clientes InativosMTODO NUMRICO SIMPLES

O Mtodo numrico simples considera um nmeroj existente no documento (ex: n de matrcula do

funcionrio no carto de ponto) ou o receptor dodocumento pode atribuir um nmero ao documento.

IMPORTANTE . Controle da numerao para noatribuir o mesmo nmero para dois itens diferentes.


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O mtodo numrico simples um mtodo indiretopois exige a utilizao de um ndice alfabtico paraa realizao de uma busca.

Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N deMatrcula.

PASTAS Dossis de Funcionrios

41737

40072

30095

30021

20241

NDICE ALFABTICOAguiar, Antonio - 40072Caldas, Luis Henrique - 30095Guerra Filho, George - 41737Magalhes, Joo - 20241Tenrio, Edilson 30021

MTODO NUMRICO CRONOLGICO

Utiliza a informao cronolgica do documento(DATA) para a ordenao.

No momento da ordenao, os documentos maisrecentes ficam sempre sobre os mais antigo, e seforem pastas as pastas mais recentes vem na frentedas mais antigas.

INFORMAOCRONOLGICA

DIA MS ANO1 Janeiro / jan. /01 ...2 Fevereiro / fev / 02 ... 1 ANO

3 Maro / mar. / 03 19404 Abril / abr. / 04 ... Seqncia5 Maio / maio / 05 ... da 2 MS... Junho / jun. / 06 1965 Ordenao... Julho / jul / 07 1966

... Agosto / ago. /08 ... 3 DIA

... Setembro / set. / 09 ...29 Outubro / out. /10 199930 Novembro / nov. / 11 200031 Dezembro / dez. / 12 2001

EX:2004

OutubroNovembroDezembro

2005JaneiroFevereiro

Documento mais recente Maro

ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO

Assuntos isolados so dispostos em ordemalfabtica.

EX:ATESTADO MDICOCONTA DE GUACONTA DE LUZCONTRATO DE TRABALHOFOLHA DE PAGAMENTONOTA FISCAL DE FORNECEDORNOTA FISCAL DE IMOBILIZADONOTA FISCAL DE SADAORDEM DE SERVIOTESTE DE ADMISSO

ASSUNTO ALFABTICO -ENCICLOPDICO

Assuntos CORRELATOS so agrupados sob um

TTULO GERAL.

EX:

CONTABILIDADE


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Conta de guaConta de LuzNotas Fiscais

nota fiscal de fornecedornota fiscal de imobilizadonota fiscal de sada

Ordem de Servio

PESSOALAtestado MdicoContrato de TrabalhoFolha de PagamentoTeste de Admisso

ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX

Os assuntos so divididos em classes esub-classes.

O mtodo permite a criao ilimitada de classes, oque exige cuidado para que no sejam criadaspastas com assuntos j includos em sub-pastas.

para cada assunto principal atribudo umnmero

Ex:

CONTABILIDADE 1PESSOAL 2

Dentro dos assuntos principais podemocorrer subdivises

Ex:

CONTABILIDADE 1

CONTAS DE CONSUMO 1-1NOTAS FISCAIS 1-2

Dentro das subdivises podem ocorrernovas subdivises.

Ex:

CONTABILIDADE 1CONTAS DE CONSUMO 1-1

Conta de gua 1-1-1Conta de Luz 1-1-2NOTAS FISCAIS 1-2

Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2

Nota Fiscal de Sada 1-2-3

PARA A UTILIZAO DO MTODO DUPLEX FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DECLASSIFICAO (que contm toda estrutura numricautilizada) + NDICE (para identificao do cdigo numricoque dever ser utilizado com base no assunto).

PLANO DE CLASSIFICAO

1 CONTABILIDADE1-1 CONTAS DE CONSUMO1-1-1 Conta de gua1-1-2 Conta de Luz1-2 NOTAS FISCAIS1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado1-2-3 Nota Fiscal de Sada

NDICEConta de guaConta de LuzCONTABILIDADECONTAS DE CONSUMONota Fiscal de FornecedorNota Fiscal de ImobilizadoNota Fiscal de SadaNOTAS FISCAIS

1-1-11-1-211-11-2-11-2-21-2-31-2

Pastas Organizadas Pelo Mtodo Duplex

1-2-3

1-2-2

1-2-1

1-2

1-1-2

1-1-1

1-1

1

ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL

O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseadona tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey

Classificao Decimal de Dewey (CDD).Esta Classificao divide o conhecimento humanoem 9 (nove) classes principais e 1 (uma) dcimareservada para assuntos gerais.


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0 Obras Gerais1 Filosofia2 Religio3 Cincias Sociais4 Filologia5 Cincias Puras6 Cincias Aplicadas

7 Belas Artes8 Literatura9 Histria e Geografia

O nmero de classificao composto por umaparte inteira formada por trs dgitos, podendo ouno ter uma parte decimal.

Ex:612616

616.1616.2

Aps o ponto podem existir quantos nmeros sejamnecessrios. Lembrando que cada novo nmero um nvel de especificidade e detalhamento maior doassunto.

Importante: No h uma classificao universalpara arquivos com uma listagem de assuntos quecubra toda espcie de documento produzida e

recebida por uma entidade. Da Classificao deDewey podemos aplicar aos arquivos apenas aTcnica e no o Sistema de Classificao.

Ex:100 CONTABILIDADE110 CONTAS DE CONSUMO111 Conta de gua112 Conta de Luz120 NOTAS FISCAIS121 Nota Fiscal de Fornecedor121.1 servios121.2 produtos122 Nota Fiscal de Imobilizado123 Nota Fiscal de Sada

A desvantagem que a cada nvel temos umnmero de subdivises limitado.

QUESTES

15 - As qualidades que so atribudas porSchellenberg a um sistema de arquivamento so:

(A) sistema de notao mista, ndices remissivos emnemnico;(B) sistema simples de assunto, flexvel e que admitaexpanses;(C) flexvel, mnemnico, de assunto-numrico;(D) expanses restritas, assunto-numrico, codificaesalfanumricas;(E) sistema mnemnico, de assunto-numrico e sujeito

a expanses.

16 - Um plano de classificao deve basear-se

(A) nos gneros documentais, formatos e suportes.(B) no contedo informacional dos documentos queintegram as diferentes sries.(C) no grau de sigilo e no perodo de vigncia dosdocumentos.(D) nas classes ou assuntos dos documentos de

interesse histrico.(E) na estrutura, funes e atividades dasinstituies de origem dos documentos

17 - Mtodo de arquivamento no qual as pastas soordenadas de acordo com o registro de entrada doscorrespondentes. Usa-se, tambm, um ndicealfabtico remissivo para a codificao daspastas. Trata-se do mtodo:

(A) decimal;(B) duplex;(C) enciclopdico;(D) alfanumrico;(E) numrico simples.

18 - A utilizao de mtodos numricos dearquivamento

(A) equivale a respeitar a ordem cronolgica derecebimentodos documentos.(B) pode ser aplicado em correspondncias sehouver umndice alfabtico.(C) deve guardar estreita relao com a ordemalfabticados documentos.(D) aplica-se somente a documentos que tenhamum nmero

de srie original.(E) pode ser feita apenas em documentos quetenham passadopelo protocolo.


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PRESERVAO E CONSERVAO DEDOCUMENTOS

PRESERVAR

Consiste em adotar medidas e procedimentos paragarantir a integridade dos documentos, nopermitindo que estes venham a se deteriorar.

CONSERVAR

Consiste em adotar medidas e procedimentos com afinalidade de parar um processo de deteriorao jiniciado.

RESTAURAR

Consiste em medidas e procedimentos adotadoscom a finalidade de recuperar documentos que jsofreram um processo de deteriorao e perderaminformaes de forma parcial ou total.

CARACTERSTICAS DO PAPEL

O papel um suporte HIGROSCPICO, isto ,tem a capacidade de absorver e expelir umidade deacordo com o meio em que esteja, com esta troca deumidade com o meio ele sofre dilatao e contraodas fibras, por isso, o controle do conjunto deelementos ambientais fundamental para apreservao dos acervos.

FATORES AMBIENTAIS

Temperatura e Umidade Relativa do AR

A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos20 C, e a umidade em 50%. Esse equilbrio deveser mantido pois, a umidade elevada associada coma temperatura alta atuam como agentes facilitadoresda proliferao de fungos e bactrias, bem comogarante caractersticas propcias para infestao poranimais. J a baixa umidade resseca o papeltornando-o quebradio.

importante fazer o monitoramento do ambienteatravs do Termo-Higrmetro, e garantir uma boacirculao do ar.

Radiao da Luz

O Controle da luminosidade um elemento quepode garantir a preservao dos documentos. A luznatural atua na desinfeco dos documentos, porm,a incidncia direta de raios solares sobre osdocumentos causa danos de forma irreversvel,modificando cores, escurecendo, e ressecando o

papel.

J a luz artificial branca possui uma incidnciamuito elevada de Raios UV (Ultra Violeta), quetambm prejudicam os documentos. Neste casodevemos utilizar lmpadas com filtros de UV (UltraVioleta).

De uma forma geral devemos manter osdocumentos protegidos da incidncia deluminosidade direta.

Qualidade do Ar

importante controlar a qualidade do ar pois neletemos dois elementos que podem comprometer asegurana dos documentos, os gases que provocamreaes qumicas formando cidos que danificam osdocumentos, e as partculas slidas que seencontram em suspenso.

AGENTES BIOLGICOS

Os agentes biolgicos de deteriorao de acervosso, entre outros, os insetos (baratas, brocas,cupins), os roedores e os fungos, cuja presenadepende quase que exclusivamente das condiesambientais reinantes nas dependncias onde seencontram os documentos.

Para que atuem sobre os documentos e proliferem,necessitam de conforto ambiental e alimentao. Oconforto ambiental para praticamente todos os seresvivos est basicamente na temperatura e umidaderelativa elevadas, pouca circulao de ar, falta dehigiene.INTERVENO HUMANA

O homem um dos maiores agentes de deterioraodos documentos.

Vandalismo

Ataques a arquivos, e extravio e roubo dedocumentos so atos intencionais que podem ser


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minimizados com uma poltica de acesso esegurana dos documentos.

Acondicionamento

O acondicionamento deve ser feito de formaadequada utilizando materiais prprios para cada

suporte documental. Essa prtica vai garantir aproteo fsica aos documentos. Deve-se utilizar omobilirio com padro arquivstico.

A utilizao de forma correta dos invlucros(envelopes, pastas, caixas) tambm so importantespara garantir a integridade documental, visto que aprtica mais comum a superlotao dos invlucros,danificando os documentos na sua manipulao deretirada e guarda.

FONTE

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobreGED gerenciamento eletrnico de documentos

BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliardocumentos de arquivo. So Paulo: Arquivo doEstado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1).Disponvel na integra em:http://www.saesp.sp.gov.br/cf1.html

CASSARES, Norma Cianflone. Como fazerconservao preventiva em arquivos ebibliotecas.

CASTRO, Astra de Moraes e. Arquivstica =Tcnica; Arquivologia = Cincia.

CENADEM http://www.cenadem.com.br

GONALVES, Janice. Como classificar eordenar documentos de arquivo. So Paulo:Arquivo do Estado, 1998.

IMAGEWARE - http://www.imageware.com.br

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica.

SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. So Paulo:CENADEM.

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