39 encontro catarinense de...

39°Encontro Catarinense de Hospitais

ACSC 1

Processo Faturamento 3

Projeto Transformação 2

Projeto Garantia da Receita

• Piloto Conta Viva 4

Centralização do Financeiro 5

PROJETO TRANSFORMAÇÃO

COMO COMEÇOU...

O projeto teve início em outubro de 2015, com a fase de diagnósticos e

mapeamento inicial dos processos e estrutura de TI de todas as Casas da

ACSC.

Durante esse diagnóstico inicial foi possível identificar gargalos, pontos de

melhorias e desenhar os planos de ação necessários à mudança, assim

nasceu o Transformação.

“... O Projeto Transformação, tem por objetivo revisar e aprimorar todos os

processos de apoio executados na ACSC, fazendo com que todas as Casas

trabalhem em sinergia, de forma simplificada, alinhada e padronizada”.

“... Projeto Transformação conta, inicialmente, com 16 frentes de trabalho

corporativas orientadas à melhoria de processos, principalmente na área

financeira”.

O QUE É O PROJETO TRANSFORMAÇÃO?

As 16 Frentes de trabalho realizaram mapeamento dos processos existentes

em cada área e com isso os planos de ação foram traçados, com foco nos

melhores processos e oportunidades de centralização.

EM CAMPO...

Cadastro Contabilidade Contas a Pagar Contas a Receber

Custos Engenharia Faturamento Fiscal

Folha de Pagamento

Glosas Logística OSS

Padronização de Materiais e

Medicamentos

PEC

(Planejamento Financeiro e

Controle Orçamentário)

Repasse Médico Tesouraria

PRINCIPAIS ENTREGAS DO TRANSFORMAÇÃO

• a operação em uma base única;

• a centralização das operação de apoio (Back Office);

• a padronização dos sistemas;

• o estabelecimento de um modelo padrão de processos;

• o desenvolvimento e implantação de um processo de gestão de

mudanças para atualizações de sistemas.

COMO ACONTECEU?

O Hospital Santa Catarina, em São Paulo,

foi escolhido para ser o piloto das ações

iniciais. A opção pelo HSC deve-se ao fato de

sua estrutura concentrar, de forma geral,

diferentes realidades existentes na maioria

das Casas da ACSC, à maturidade dos

processos da Casa, e pela proximidade

geográfica com a Administração

Corporativa.”

LINHA DO TEMPO

2015

• Diagnóstico e Mapeamento inicial dos processos

2016

• Mapeamento dos processos – Inicio dos Workshop

2017

• Primeira Rollout no Hospital Santa Catarina/ Out17

2018

• Rollout nos Hospitais:

• CSSJ

• HST

• HCNSC

• HSJ

• HAM

PROCESSO FATURAMENTO CONTAS MÉDICAS

Conta de Internado

Unidades de Internação

Pré-Auditoria Central de

Autorização Pós

Auditoria de Contas Médicas

Faturamento

Conta de Ambulatório

Unidades de Atendimento

Pré-Faturamento

Admissão

O ciclo de receita da instituição inicia-se desde o registro inicial do paciente (admissão)

até o fim do processo operacional de recebimento de contas*

Recebimento

Processos assistenciais e administrativos

Processos de Faturamento

Processos de Recebimento

*Legenda*

Analise da Conta (Parciais de 5 dias)

MACRO PROCESSO – CONTAS MÉDICAS

OPORTUNIDADES DE MELHORIA

• Não ter a produção reconhecida no dia seguinte;

• Manipulação 100% das contas;

• Retrabalho (ida e volta de prontuário e ajustes)

• Comunicação não efetiva.

• Ex. Alteração de pacotes, diária compacta, novas tabelas

• Não envolver equipe operacional

PROJETO GARANTIA DA RECEITA

VISÃO DO PROJETO – NORTEADOR

Hospital Sem Papel

Registro no Milissegundo

Zero Excel

Sentimento de dono

Erro não seu, é nosso!

VISÃO

Reconhecer e visualizar 100% da produção realizada no

dia, além de melhorar a eficiência operacional, desde o

contato inicial até o reconhecimento da receita, reduzindo

os custos oriundos de retrabalho.

OBJETIVO DO PROJETO

O SISTEMA HOSPITALAR

O SISTEMA DA CONTA HOSPITALAR

PRESCRIÇÃO

INSUMOS

CONTA MÉDICA

O PROCESSO DA CONTA HOSPITALAR

O PROCESSO DA CONTA HOSPITALAR

PRÉ AUDITORIA AUDITORIA

A SOLUÇÃO!

Equipe Conta Viva

Equipe multiprofissional criada e dedicada afim de entender e solucionar

os problemas provenientes da conta hospitalar.

Essa equipe foi alocada numa sala “full time” e seguiram algumas premissas,

como iniciais:

• Problema não pode ser encaminhado por e-mail;

• Reuniões de trabalho com todos os envolvidos no processo;

• O problema não é seu ou do setor, o problema é nosso;

• Corrigir o erro em sua causa raiz;

CONTA VIVA FIXA Cadastro Comercial

Faturamento Enfermagem

TI

CONTA VIVA PONTUAL Agendamento

Cotação Farmácia Nutrição

Fisioterapia Banco de Sangue

etc.

CONTA VIVA IN LOCO Faturista

Enfermeira

ETAPAS DO CONTA VIVA

PROBLEMAS CONTA VIVA

ASSISTÊNCIAIS OPERACIONAIS ADMINISTRATIVOS

São problemas que

podem ser resolvidos no

ato da auditoria, são

problemas relacionados a

equipe assistencial.

Exemplos:

• Falta de justificativa de

material

• Falta de relatório

médico

• Falta de anotação de

enfermagem

• Falta de assinatura

• Etc

São problemas que podem

ser resolvidos no ato da

auditoria, são problemas

relacionados ao processo

operacional do dia a dia

Exemplos:

• Falta de item devolvido

• Item devolvido a mais

• Item exclusivo do

paciente

• Dispensação e

devolução

• Medicamento

importado

• Etc

São problemas que

deverão ser resolvidos

pela Equipe Conta Viva

Fixa, estes problemas

não são solucionados

pela equipe assistencial.

Exemplos:

• Falta de precificação

de itens e

procedimentos

• Falta de autorizações

• Falta de orçamento

• Falta de código para

itens/ procedimentos

negociados

O SISTEMA – CONTA VIVA

Equipe Conta Viva In Loco

Equipe Conta Viva Fixa

TEMAS DISCUTIDOS

1. Isolamento

2. Colchão de ar na conta do paciente

3. Bomba de infusão

4. Falta de checagem da enfermagem no

procedimento de Endoscopia para

pacientes internados

5. Falta de carimbo e assinatura médica na

prescrição da Endoscopia

6. Prescrição Médica manual da equipe

CDI

7. CDI - lançamento de mat/med na conta

do paciente com prescrição manual

8. Lançamento manual da visita de

pediatria na conta do paciente

9. Divergência entre a dispensação e

devolução de mat/med pelo

dispensário (estoque - item físico)

10. Divergência na cobrança de mat/med

solicitados e devolvidos pelo

dispensário (na conta)

11. Lançamentos e movimentações após a

saída hospitalar do paciente (falta de

bloqueios)

12. Lançamento de Item Não Padrão na

conta que não foi dispensado para o

paciente.

13. Devolução de Mat/Med no balcão da

farmácia satélite das UTIs sem

solicitação de devolução para

atendimento (via sistema).

14. Multidose com lançamentos incorretos

na conta (frasco, gotas)

15. Lançamento de refeições de

acompanhante sem o protocolo de

recebimento assinado pela

acompanhante no prontuário

16. Endoscopia - ajuste de centro de custo

de cobrança de Mat/Med utilizados

para realização do exame

17. Endoscopia - pedidos de estoque para

estoques diversos (não centralizado na

farmácia satélite da endoscopia)

18. Taxa de equipamento em duplicidade

na conta do paciente

19. HM do pacote Livre Escolha Bradesco,

com particularidades conforme apólice

individual do paciente

20. Formas de cobrança de HM - habilitar

mais uma opção: quando cobrança P

possibilitar particular ou operadora

21. Falta de vínculo do item com o código

TUSS - para lançamentos automatizados

na conta do paciente

22. Relatório de lançamentos manuais

realizados na conta

23. Porcentagens de cobrança dos

procedimentos cirúrgicos na conta do

paciente (dentro ou fora de Pacotes)

24. Pacotes - sistema vincula pacotes

conforme codificação TUSS, porém nem

sempre o pacote correto. Após análise

pela Auditoria é necessária troca de

pacote.

25. Diária de pediatria caindo na conta do

paciente como diária de adulto

26. Prestadores com cobrança automática

para tipo C

27. Cobrança de HM Especial sem

diferenciação do paciente de urgência e

eletivo

28. Falta de carimbo e assinatura médica na

transcrição

29. Falta de registros assistências (ex:

checagem, anotação de materiais,

lançamento de glicemia na grade, etc)

30. Material utilizado para procedimento

sem lançamento na conta (ex: lanceta)

31. Porcentagens dos pacotes incorreta na

conta

32. Equipamentos sem valorização

TEMAS

05 ações finalizadas

47 ações iniciadas

03 ações não iniciadas

55 ações

09

grupos de trabalho

78

encontros

MÉTODO – CAUSA RAIZ

Parar;

Entender o que está acontecendo de errado;

Encontrar a causa raiz;

Tomar ações para eliminar a causa raiz.

CONTA VIVA – AUDITORIA

CONTA VIVA – DIA A DIA

CONTA VIVA – TEMAS

CONTA VIVA – REUNIÕES

ANÁLISE PILOTO CONTA VIVA

1649 Contas auditada

1411 Pacientes auditados

(internados)

NÚMEROS CONTA VIVA

15 Períodos analisados

NÚMEROS CONTA VIVA

1649

Pré auditoria

do Conta Viva

1295

contas com fluidez

354

contas sem fluidez

GRÁFICO DE TENDÊNCIA

CONTAS COM FLUIDEZ

10,00%

13,60%

5,80%

6,80% 5,50%

MAR ABR MAI JUN JUL

GLOSAS BRADESCO HSC - 2018

GANHOS

• Discussão e análise do problema encontrado com todos os envolvidos do

processo;

• Integração e comunicação entre as áreas sem e-mail (e-mail como ferramenta

de comunicação e não para solucionar os problemas);

• Educação “in loco” dos problemas encontrados;

• Aumento da produtividade e garantia de processos estáveis e padronizados;

• Responsabilidades bem definidas sobre cada entrega;

• Visão de cadeia de valor;

• Oportunidades sistêmicas - (Busca de automatização de tarefas manuais);

• Eliminação de tempo gasto com retrabalho;

• Redução de erros;

• Testar, testar e testar (a importância da avaliação da experiência do usuário).

LIÇÕES APRENDIDAS

1. Negociações com Operadoras (Reajuste, Pacotes, diárias, novos modelos);

2. Atenção para Atualizações sistêmicas;

3. Banco de Horas/ Folga e Férias (Linha de produção);

4. Instabilidade Sistêmicas (WIFI, Impressão, Acessos, Sistema);

5. Mapeamento do processo

1. Acompanhar e escutar a operação (linha de frente)

2. Entender a necessidade do negócio

3. Escrever procedimento, rotina, pop, etc

EVOLUÇÃO DA CENTRALIZAÇÃO DO FINANCEIRO

23 23 2322

2019 19 19 19 19 19 19

1615

14

1211

9 9

7

3 3 3 3

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Corporativo Casas

11%

6% • Redução de 46% de Glosa Inicial • Criação da área de “não conformidade” • Identificação do detalhamento da Glosa on line • Centralização de 80% da operação de Recurso de

Glosa

HSC

CSSJ

HST

HSJ

HCNSC

HMRP

HSL

HNSC

HSI

HSJMCG

Recurso Glosa Centralização Faturamento/Glosa Inicial

80%

10.684.43011,23%

8.315.7098,56%

6.321.382 6,62%

6.185.5025,91% 5.759.037

6,04%

Mar Abr Mai Jun Jul

Redução de Pessoal pós centralização

CENTRALIZAÇÃO ACSC – RECURSOS DE GLOSAS

Gestão de “Não

Conformidade”

Corrigir Glosa

in Loco

Agir na correção

Recursar Glosa

Automatização no processo de recurso de Glosa ( Zero Glosa)

Correção simultânea na identificação da Glosa

Diminuição de tempo no recebimento

Trabalhar em rede: Inclusão de novos Hospitais; Conciliação automática de Recursos

de Glosas; Correção em Glosas da rede ACSC; Deslocamento de colaboradores

para Unidades da ACSC. Pontos focais para treinamento das

equipes assistenciais.

RECURSOS DE GLOSAS – PROPOSTA DE VALOR

51.244

47.049

54.817

66.094 65.605

71.274

78.617

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul

51 MM

78MM

• Aumento de 52% de conciliações de Contas a Receber no Corporativo.

• Contas a Receber trabalha em Rede e com conciliação automática on line

HSC CSSJ

HST HSJ

HCNSC HMRP

HSL HNSC

HSI HSJMCG

Contas a Receber Centralização Faturamento/Faturamento Conciliado

77%

55 55 55 55 54

5048 47 46

43 43 43

9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Casas Corporativo

Redução de Pessoal pós centralização

CENTRALIZAÇÃO ACSC – CONTAS A RECEBER

OBRIGADO

39 encontro catarinense de...

Documents