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Planejamento e Acompanhamento de

Projetos

PUC Minas - São Gabriel

Prof. Pedro A. Oliveira

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Planejamento de ProjetosMetodologia de planejamento de projetoEstrutura geral de um projeto:

Ambiente de projeto;Escopo e objetivos;Produtos a serem entregues;Todos os envolvidos;Análise de custo e benefício;Definição de prioridade;Mapa de riscos;Detalhamento do plano de projeto;

A equipe de projeto;Papel do gerente de projeto;Técnicas de GP;Gerência de projeto no MS Project.

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Metodologia de Planejamento de Projeto

Uma boa metodologia deve se basear na experiência; Principais PROCESSOS de GP, segundo o PMI:

1. Gerenciamento da integração;

2. Gerenciamento de escopo;

3. Gerenciamento de tempo;

4. Gerenciamento de custos;

5. Gerenciamento da qualidade;

6. Gerenciamento de RH;

7. Gerenciamento da comunicação;

8. Gerenciamento de riscos;

9. Gerenciamento de suprimentos e contratos.

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Metodologia de Planejamento de Projeto

Deve ser adequada ao porte do projeto - pequeno/ médio/ grande; Abordagens: orientada a processo, a resultado, a qualidade, etc; Metodologias visam:

• Criar padrões;• Definir como chegar aos objetivos;• Prover um “checklist” gerencial;• Definir o ponto de partida e os pontos de verificação.

Problemas inesperados podem furar uma metodologia:• Preocupação excessiva com procedimentos ao invés de

resultados;• Menosprezar dificuldades;• Definição de prazos inexeqüíveis (para mais ou para menos);• Definição de recursos financeiros sub ou super dimensionada;• Ignorar importância da equipe.

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O Ambiente de Projeto

Tempo

Planejamento

Recursos (pessoal, Hardware, software,

ferramentas)

OrçamentoPlano de Projeto

Pressões de grupos

de interesse

Restrições externas

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Estrutura Geral de um Projeto

1. O ambiente de projeto2. Escopo e objetivos; 3. Produtos a serem entregues; 4. Todos os envolvidos (stakeholders):

1. Fornecedores;2. Clientes;3. Equipe;4. Acionistas, etc;

5. Análise de custo e benefício;6. Definição de prioridade;7. Mapa de riscos;8. Detalhamento: fases, tarefas, dependências, pontos de

controle;

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Estrutura Geral de um Projeto Após definições preliminares deve ser nomeado um gerente

para o projeto, com conhecimento da área do projeto (engenharia de software, hardware, redes, etc).

Cabe ao gerente de projeto fazer / definir: Cronograma físico; Cronograma financeiro; Mapa de riscos; Necessidade de recursos; Perfis e papéis da equipe; Seleção e contratação da equipe; Treinamentos; Contratação de serviços de

infra-estrutura, etc;

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Estrutura Geral de um Projeto

Cronograma físico:• Define fases e tarefas;• Define duração das fases e tarefas;• Estabelece relações entre as tarefas;• Prevê metas intermediárias;• Aloca recursos;

Modificações possíveis:• Ajustes para acompanhar mudanças;• Tarefas interferindo em outras;

Informações de projeto devem ser prestadas a:• Clientes;• Equipe;• Outros níveis de gerência, etc;

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Escopo e Objetivos

1. A definição de escopo é fruto de planejamento acurado, pois normalmente é difícil saber onde um projeto termina e outro começa. Esse planejamento deve apontar também os objetivos do projeto.

2. Os objetivos de um projeto devem ser expressos de forma clara, com quantitativos:

• Implantar um software de groupware na empresa X, no prazo de 3 meses;

• Desenvolver um aplicativo composto dos módulos: X, Y, Z, ..., utilizando tais e tais recursos, no prazo de 1 ano;

• Instalar um ambiente de rede local composto de um servidor de BD Linux/Oracle, com tal configuração e X máquinas clientes rodando Windows 2000.

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Produtos a Serem Entregues

• Definir o que será entregue ao cliente, em termos de produtos/serviços:• Sistema X;

• Software Y implantado;

• Usuários treinados;

• Etc ...

• Os produtos entregues são detalhados nos objetivos do projeto.

• A entrega dos produtos e/ou a prestação dos serviços é, portanto, o objetivo final do projeto.

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Todos os Envolvidos (Stakeholders)

Projeto X

Clientes, fornecedores

Outros gerentes

OutrosProjetos

Requisitos Externos( Leis, Regulamentação, Normas)

Assessorias /Consultorias

Recursos Processos Tecnologia e padrões

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Análise de Custo e Benefício

• É uma das primeiras atividades de planejamento do projeto;

• É mais fácil calcular os custos que os benefícios;

• Existem técnicas que auxiliam no processo:

– Levantar fatores e pontuá-los;– Comparar com outros projetos;– Fazer um check-list;

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Definição de Prioridade• Essencial para o planejamento de projetos,

embora muitas vezes não seja explicitamente atribuída;

• Utiliza-se um número simples: 1, 2, 3, ...

• Fatores a considerar:– Orientação estratégica;– Importância;– Custo / benefício;– Outros fatores: urgência, legislação, etc;

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Riscos• Um risco representa algo que pode ameaçar o

sucesso do projeto, em termos de metas. • O risco pode medido através de um fator (de 0 a

10). Quanto maior o risco, menor é o fator.• Um projeto corre riscos enquanto está sendo

realizado, nunca depois de encerrado.• Existem dois tipos de riscos:

– Determinísticos, que são previsíveis e facilmente quantificáveis, e riscos;

– Probabilísticos, que são estatisticamente calculáveis.

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Mapa de Riscos• Compõe, juntamente com a análise de custo e

benefício e a definição de prioridade um dos tripés do planejamento preliminar de um projeto;

• As organizações estruturadas em termos de GP sempre os utilizam;

• Prevêem contramedidas para os riscos;• Podem ter vários formatos:

– Descritivo;– Sintético;– Gráfico;– Etc ...

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Detalhamento do Plano de Projeto

• Após o projeto ser planejado em todos os aspectos apresentados, ou seja, ser definida sua viabilidade técnica e comercial, ser priorizado e estudados os riscos, pode-se detalhá-lo;

• Quem detalha? O gerente de projeto;

• Como detalha? Utilizando as técnicas tradicionais de GP;

• Que ferramentas usa? Software de GP;

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A Equipe de Projeto

Gerente de Projeto

Equipe de Projeto

Controla

• Delegar tarefas• Entender equipe• Comunicar diretrizes• Monitorar resultados• Resolver dificuldades

Reporta

• Dificuldades pessoais• Habilidades• Problemas pontuais• Tarefas cumpridas • Status de cada fase

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Estrutura da Equipe de Projeto

Analista deNegócios

DesenvolvedorDA /DBA

Pessoal decontrato

Lider de Projeto

Especialistas,Consultores

Técnicos

Gerente de Informática

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Papel do Gerente de Projeto

1. Manter visão global do projeto;

2. Estabelecer comunicação / padrões (approach);

3. Focar nas metas do projeto;

4. Construir um estilo de abordagem pró-ativo;

5. Monitorar o projeto (tracking);

6. Gerenciar recursos;

7. Tomar decisões pertinentes, quando necessário;

8. Fazer o papel de técnico (coaching).

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Quadro Avaliação do Gerente

Papel / Responsabilidade Avaliação Ação Resultado

Mantém visão global do projeto? Sim - -

Estabelece padrões de comunicação?

Nem sempre

Criar regras

OK

Foca nas metas do projeto? Sim - -

Tem abordagem pró-ativa? Às vezes Reciclar em GQT

pendente

Monitora o projeto? Sim - -

Gerencia bem os recursos? Sim - -

Faz papel de técnico? Nem sempre

Reunir com equipe

Agendar

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Capacidades do Gerente de Projeto

Dominar as técnicas de gerenciamento de projeto; Aceitar críticas construtivas de pessoas da equipe de

trabalho (colegas, subordinados, chefes, etc); Disposição para participar de reuniões, seminários e

cursos na área de seu projeto; Procurar discutir e buscar ajuda em outros profissionais da área sobre questões de difícil solução; Refletir sempre e estabelecer suas metas pessoais, que não devem entrar em choque com as do projeto;

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Técnicas Tradicionais de GP

Gantt Chart (gráfico de Gantt) – Inicialmente chamado de Bar Chart por fazer uso de barras para representar tarefas;Critical Path Method (CPM) – Método do caminho crítico:

• Criado em 1957 para utilização em computador;• É um modelo matemático que calcula a duração total do

projeto baseado na duração das tarefas e suas depêndencias;• Identifica quais tarefas são críticas;

Program Evaluation Review Tchnique – ( PERT)• Criado em 1958 pela marinha americana- (Projeto Polaris);• Método estatístico que calcula as durações esperadas;• PERT Chart (Diagrama de rede) possui representação

gráfica e é de grande valor para a visualização da estrutura do projeto.

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Gerência de projeto no MS PROJECT

Criar cronograma– Definir as tarefas

– Definir a duração das tarefas

– Estabelecer relações entre as tarefas

Alocar pessoas e equipamentos

Refinar cronograma

Registrar informações iniciais do projeto (baseline)

Acompanhar o progresso nos diagramas