05 - iniciação de projeto

INE5427 Planejamento e Gesto de Projetos Prof. Dr. rer. nat. Christiane Gresse von Wangenheim, PMP

Licena 2.5 Brasil Creative Commons Atribuio-Uso No-Comercial-Compartilhamento 1

INICIAO DE PROJETO

Dr. rer. nat. Christiane Gresse von Wangenheim, PMP

Objetivo de aprendizagem desta aula

Ao final desta aula, voc dever ser capaz de:

Explicar o grupo de processos de iniciao de projeto.

Identificar partes interessadas.

Descrever um termo de abertura de projeto.



Processo

Grupos de processos de gerenciamento de projetos

Iniciao: processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente por meio da obteno de autorizao para iniciar o projeto ou a fase.

[PMI. PMBOK, 2009]

Processos e reas de conhecimento

Orientar e gerenciar a execuo do projeto

Monitorar e controlar o trabalho do projetoRealizar o controle integrado de mudana

Coletar os requisitosDefinir o EscopoCriar a EAP

Verificar o escopoControlar o escopo

Controlar o cronogramaDefinir as atividadesSequenciar as atividadesEstimar os recursos das atividadesEstimar a durao das atividadesDesenvolver o cronograma

Estimar os custosDeterminar o oramento

Planejar a qualidade Realizar a garantia da qualidade

Realizar o controle da qualidade

Desenvolver o plano de RH

Planejar as comunicaes Distribuir informaesGerenciar as expectativas das partes interessadas

Reportar o desempenho

Planejar gerenciamento dos riscos Identificar os riscos Realizar a anlise qualitativa dos riscos Realizar a anlise quantitativa dos riscos Planejar as respostas aos riscos

Monitorar e controlar os riscos

Planejar as aquisies Realizar as aquisies Encerrar as aquisies

Iniciao Planejamento Execuo Monitoramento e Controle Encerramento

Controlar os custos

Desenvolver o plano de gerenciamento do projetoIntegrao

Escopo

Custos

Aquisies

Riscos

Qualidade

RH

Comunicaes

Tempo

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Encerrar o projeto ou a fase

Mobilizar a equipe do projetoDesenvolver a equipe do projetoGerenciar a equipe do projeto

Gerenciar a equipe do projeto

Administrar as aquisies

Identificar as partes interessadas

[PMI. PMBOK, 2009]



Iniciao

Selecionar um novo projeto.

Definir um novo projeto (ou uma nova fase de um projeto existente).

Definir escopo inicial.

Comprometer recursos financeiros iniciais.

Identificar partes interessadas.

Designar gerente de projeto.

Resultado: Termo de abertura do projeto

Obter autorizao do projeto (aprovao do termo de abertura).

Selecionar um novo projeto

Demandainterna ou externa

Anlise do contexto

Plano estratgico

CASO DE NEGCIO

Priorizao e seleo

Oportunidadede negcio

Anlise de custos e

benefcios

Anlise de viabilidade



Caso de Negcio (Business case)

O propsito do projeto ou justificativa da questo

Responder a pergunta Por que?

Usado para justificar a necessidade do projeto.

Deve claramente amarrar o projeto estratgia da organizao.

Deve convencer responsveis pelas decises a suportar o projeto e inspirar membros da equipe.

Exemplo simplificado: caso de negcioEmpresa: Jogos Educativos Ltda. Nossa misso desenvolver brinquedos que permitam aprender com mais responsabilidade e diverso.

A maioria dos jogos nunca vende 10 mil unidades. Mas, para tornar a produo tradicional de jogos lucrativos voc precisa vender 5.000 - 20.000 unidades. Desta forma oferecendo um servio por meio de um web site de montar jogos e vender possibilita a criao de jogos educacionais de forma rentvel.Atualmente no existe nenhum tipo deste servio no Brasil, mas, estima se de um mercado de no mnimo 1 milho de pessoas. 0

50

100

150

200

250

Custos

Benefcios

Oportunidade de negcio: Desenvolvimento de um web site para composio e venda de jogos de tabuleiro.Desenvolver um web site onde autores de jogos possam montar o jogo de formaprofissional e vender online. O lucro de cada venda ser dividido em 50% para o autor dojogo e 50% para a nossa empresa.



Identificar as partes interessadas

fundamental para o sucesso do projeto identificar as partes interessadas desde o incio e analisar seusnveis de interesse, expectativas, importncia e influncia.

Identificar todas as pessoas ou organizaes que podem ser afetadas (positivamente ou negativamente) pelo projeto.

Documentar as informaes relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

Partes interessadas

Partes interessadas (stakeholders) so pessoas ou organizaes ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execuo ou trmino do projeto [PMBOK, 2009].



Anlise de partes interessadas

Identificar todos os stakeholder utilizando um diagrama de contexto de anlise de stakeholders.

[L. W. Smith. Project Clarity Through Stakeholder Analysis. CrossTalk, Dez 2000]

Exemplo: anlise de partes interessadas

Diretor tcnico

Venda

Garantia de qualidade

Gerente de projeto

Diretor administrativo

Equipe

Clientes

Interno

Externo

Inmetro

Projeto WJT



Anlise do interesse e influencia dos stakeholders

Coloque todas as partes interessadas no diagrama de acordo com o nvel de interesse e influncia que eles tm no projeto e decida sobre um curso de ao.

Com essas pessoas voc deve se empenhar plenamente e fazer o maior esforo para satisfazer.

Manter informado

Manter satisfeitoMonitorar(esforo minimal)

Venda

Diretoradmin

Garantia de qualidade

Diretortcnico

Gerenciar

Alto

Alto

Baixo

Baixo

Inmetro

Equipe

Com essas pessoas voc deve se esfora suficientemente para manter essas pessoas satisfeitas.

Mantenha estas pessoas adequadamente informadas, e fale com elas para garantir que no surjam questes principais.

Acompanhe estas pessoas, mas no aborrec-las com comunicao excessiva.

Documentar os resultados da anlise

StakeholderNome da

pessoa de contato

Nvel de influencia

Nvel de interesse Motivao

Nvel de suporte

Ao requerida

Diretor tcnico Lucas Alto Alto

Quer ver a sua ideia virar um sucesso. Positivo Gerenciar

Diretor admin Bob Alto BaixoAumentar a faixa no mercado por 25%

em um ano.Negativo Manter satisfeito

Venda Saul Baixo Alto

Diversificar o portflio da empresa

e aumentar o seu poder na empresa.

Neutro Manter informado

Inmetro Tony Alto BaixoAnalisar a

conformidade com parte do seu servio.

Positivo Manter satisfeito



Designao do gerente de projeto

Um gerente de projeto identificado, selecionado e designado.

Autorizao do projeto feita por algum externo ao projeto: Patrocinador

PMO

comit diretivo de portflio ...

Processo de desenvolvimento de um documento queformalmente autoriza um projeto (ou uma fase) edocumenta os requisitos iniciais que satisfaam asnecessidades e expectativas das partes interessadas.

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Entrada:

Declarao do trabalho do projeto: descrio narrativa dos produtos/servios a serem fornecidos pelo projeto Projetos internos: com base nos requisitos das

necessidades do negcio. Projetos externos: documento de licitao/solicitao

de proposta, contrato, etc.



Termo de abertura do projeto

Termo de abertura do projeto (Project charter):Documento publicado pelo iniciador ou patrocinadordo projeto que autoriza formalmente a existncia deum projeto e concede ao gerente de projetos aautoridade para aplicar os recursos organizacionaisnas atividades do projeto.

Estrutura tpica do termo de abertura do projeto

Ttulo do Projeto Propsito/Justificativa do Projeto: razo do negcio para iniciar o

projeto, identificando a necessidade do negcio e o alinhamento estratgico.

Objetivo(s) do projeto Resultado(s) esperado(s) Premissas e restries Resumo do oramento (estimativa do custo total) Resumo do cronograma (data inicio/ fim; durao total) e marcos Partes interessadas: incluindo a designao do gerente de projeto Assinaturas de aprovao



Propsito/Justificativa do Projeto

Definido com base no caso de negocio. Exemplos tpicos:

Aumentar a faixa de mercado na regio por X% Y Z em meses. Alcanar um volume de vendas de unidades de X ou Y no valor total de R$ Z

em x meses. Atingir X% de lucro ou retorno sobre o investimento em Y meses Y. Alcanar uma medida de satisfao do cliente de pelo menos Y em X meses

depois do lanamento. Desenvolver competncias tecnolgicas mensurveis do ncleo da

organizao.

Objetivo(s) do projeto

Identificar claramente os objetivos a serem atingidos pelo projeto: Especfico (specific)

Mensurvel (measurable)

Orientado a ao (action-oriented)

Realista (realistic):

Limitado pelo tempo (time-limited)



Exemplos de objetivos de projetos

Desenvolver um sistema de software para Megalith Records. Incompleto

Desenvolver um sistema de software para gerenciar os contatos, lbuns produzidos e shows organizados pela Megalith Records.

Aceitvel

Desenvolver e instalar um sistema de software para gerenciar os contatos, lbuns produzidos (incluindo lista de faixas) e shows organizados (com venda de ingresso) pela Megalith Records .

Bom

Resultados esperados

Entregvel (deliverable): qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um servio nico e verificvel e que deve ser produzido para concluir um processo, uma fase ou um projeto.

Muitas vezes utilizado mais especificamente com referncia a uma entrega externa, que a uma entrega sujeita a aprovao do patrocinador ou do cliente do projeto.

Exemplos: Documento de definio de requisitos

Web site da empresa ABC

Instalao e configurao do software de internet e hardware



Premissas

Premissas so aspectos que so assumidos como verdadeiros e que caso no ocorram, o projeto ir sofrer.

Exemplos:

O fornecedor de requisitos no cliente dever estar disponvel por 40 horas no primeiro ms do projeto.

A nova verso do banco de dados a ser utilizado neste projeto ser lanado no dia 1 de Junho.

Restries

Restries so fatos concretos que limitam as opes.

Determinam os critrios de sucesso: definies mensurveis do que deve ser feito para o projeto seja aceitvel para os stakeholders.

Exemplos: O projeto dever estar concludo at o inicio da feira de informtica

em junho.

O limite de custos de R$ 100.000,00.

O processo de software deve seguir o processo padro em conformidade ao nvel 2 de maturidade do CMMI.

Somente software de cdigo aberto e livre poder ser utilizado neste projeto.



Resumo do oramento

Estimativas de custo total do projeto

Exatido de uma estimativa aumenta conforme o projeto se desenvolve.

Fase de iniciao: Estimativa grosseira na faixa de -50 a +100%

Etapa posterior: reduo a uma faixa de -10 a +15%

Resumo do cronograma

Identificao de marcos e prazos para entregas.

Marco (Milestone): evento significativo do projeto Completada uma fase do projeto Entrega de um dos entregveis ao cliente Representar premissas ou restries

Normalmente representados como eventos no tendo durao, recursos ou custo.

Identificao da data inicio e data trmino e/ou durao total.



Exemplo simplificado: termo de abertura - 1Ttulo do Projeto: WJT - Web site para composio e venda de jogos de tabuleiroJustificativa do Projeto: Lucas, diretor da empresa Jogos Educativos Ltda. solicitou este projeto para

ajudar a empresa no cumprimento dos seus objetivos estratgicos. O novo servios de jogos por demanda ir aumentar e fortalecer a atuao da empresa no mercado de jogos educativos ganhando uma nova faixa de clientes. Atualmente ainda no existe um tipo deste servio no Brasil. previsto que o sistema se pagar por dentro de 9 meses aps o lanamento gerando um lucro de aprox. R$ 200 mil por ano.

Objetivo do projeto: Desenvolver um web site onde autores de jogos possam montar o jogo de forma profissional e vender online.O sistema suportar a composio de um jogo, permitindo o upload do design grfico do tabuleiro de cartas e a seleo de peas (dados, etc.) . O sistema automaticamente calcular os custos de produo do jogo e o autor poder definir um preo (destinando 50% do lucro para o autor e 50% para a empresa Jogos Educativos Ltda.) uma vez composto, o jogo ser disponibilizado na loja online que far parte do site, permitindo a compra dos jogos (incluindo um catalogo de jogos e a realizao de um pedido). O sistema tambm suportar gerencia do reembolso do lucro aos autores. O acesso a composio de jogos e a efetuao da compra ser restrito a usurio cadastrado, o catalogo dos jogos ser aberto a todos.

Resultados esperados: Mdulo do sistema web para a composio de jogosMdulo de sistema web para venda dos jogos Mdulo para gerncia dos usuriosInstalao do sistema web no servidor da empresaCampanha de propaganda do servio

Exemplo simplificado: termo de abertura - 2 Premissas

O sistema pode ser desenvolvido com base em frameworks existentes para lojas online. Podem ser disponibilizados recursos humanos suficientes internamente para a equipe do

projeto. Restries

O sistema precisa ser integrado no site existente da empresa e seguir os padres organizacionais e design.

Resumo do oramento: O custo total do projeto est estimado em R$ 150.000. A maioria dos custos referem-se ao esforo do trabalho interno.

Resumo do cronograma : data inicio 01/10/2010 data fim 01/04 /2011 Marcos:

Release da verso 1.0 do sistema 01/02/2011 Sistema instalado 01/03/2011 Campanha de propaganda lanada 15/03/2011

Partes interessadas e responsabilidades:Patrocinador Lucas (diretor da Jogos Educativos Ltda.)Gerente de Projeto Bert

Assinaturas de aprovaoPatrocinador Lucas LucasGerente de Projeto Bert Bert



Exemplo de modelo de termo de abertura - 1

[R. K. Wysocki. Effective project management. Wiley, 2006]

Exemplo de modelo de termo de abertura - 2

[K. Heldman. Project Management JumpStart. Jossey-Bass, 2005]



Aprovao

Projetos so tipicamente autorizados como resultado de: Demanda do mercado

Necessidade de negocio

Requisio de cliente

Avano tecnolgico

Requisito legal

Quem aprova? Tipicamente: Patrocinador, PMO, etc.

Outras partes chaves interessadas no projeto

Exerccio - 1 Exerccio em pequenos grupos Instrues:

O seu tio, que dono de um pizzaria, ligou para voc com uma proposta de projeto. Atualmente ele j oferece a entrega em domicilio via ligaes telefonicas. Para ampliar o seu negocio, ele quer possibilitar que os seus clientes, via Internet, possam encomendar pizzas no site da sua pizzaria. Estas informaes ento sero processadas por seus dois atendentes, que precisaro ser treinados, visto que atualmente tem pouco conhecimento de TI. Alm disso, ele tambm quer um mdulo para dispositivos mveis deste sistema a ser acessado pelos iphones dos entregadores, por qual eles possam verificar detalhes da entrega (endereo, valor total, etc.). O seu tio pretende lanar o sistema j na festa de pizza, no dia 1 de Dezembro. Ele conseguiu reservar $ 30.000,00 para o projeto. Voc falou com os seus dois melhores amigos no curso de computao e eles esto interessados em participar.



Exerccio - 2

Dentro deste contexto, defina o termo de abertura de projeto, identificando: Ttulo do Projeto Justificativa Objetivo do projeto Resultados esperados Premissas e restries Resumo do oramento Resumo do cronograma e marcos Partes interessadas e responsabilidades Assinaturas de aprovao

Estejam preparados para apresentar.

TEMPO: 10 min

Por que precisamos de um termo de abertura?

Obter autorizao para prosseguir com o projeto e obter a aprovao de recursos suficientes para avanar para a prxima fase do projeto.

Designar e autorizar o Gerente de Projetos. Comunicar s partes interessadas os objetivos do projeto

para que estes possam ter um entendimento comum. Rapidamente eliminar projetos ruins ou sem condies de

realizao.



Resumo

Seleo de projetos de acordo com o portflio e necessidade internas e externas.

Identificao e anlise de partes interessadas para atender as suas necessidades e expectativas.

Definio do termo de abertura de projeto para autorizar formalmente o projeto.

Leia mais sobre este tema ...

PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 2000-2009. [UFSC BU Acervo 204532]

K. Heldmann. Project Management Jumpstart. Jossey-Bass, 2 ed., 2005.

K. Schwalbe. Introduction to Project Management. Course Technology, 2 ed. , 2008.

Exemplos de templates para gerenciamento de projetos: http://www.dir.state.tx.us/pubs/framework/



Trabalho em grupo (max. 3 alunos) Instrues:

Escolha um projeto de TCC.

Desenvolva passo a passo um plano de projeto de software:Termo de abertura do projetoPlanejamento do escopo Planejamento de tempo Planejamento de custo Planejamento de qualidade Planejamento de RH e comunicaes Planejamento de aquisies Planejamento de riscos

Avaliao 0.7 trabalho escrito + 0.3 apresentao

Instrues do trabalho no moodle

A1. Plano de Projeto

Atribuio-Uso No-Comercial-Compartilhamento pela Licena 2.5 Brasil

Voc pode:- copiar, distribuir, exibir e executar a obra- criar obras derivadas

Sob as seguintes condies:Atribuio Voc deve dar crdito ao autor original, da forma especificada pelo autor oulicenciante.Uso No-Comercial Voc no pode utilizar esta obra com finalidades comerciais.Compartilhamento pela mesma Licena Se voc alterar, transformar, ou criar outra obra combase nesta, voc somente poder distribuir a obra resultante sob uma licena idntica a esta.

Para ver uma cpia desta licena, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/br/ oumande uma carta para Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California,94105, USA.

05 - iniciação de projeto

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