workshop facilitação (adaptado para 4h)

Workshop de FacilitAção

Baseado em pesquisa e experiência.Práticas do Livro FunRetrospective do Paulo Caroli.

Mayra R Souza

Analista de negócios na Thoughtworks, facilitadora de Inception, práticas ágeis e workshops.

É apaixonada por facilitação! ;)

Tem 15 anos de experiência em gestão e desenvolvimento de pessoas, com foco na qualidade e entrega de valor. Empreendedora na sua jornada profissional atuou com empresas de diversos mercados: varejo, telecomunicação, construção e tecnologia da informação.

Curte muito compartilhar conhecimento e está se formando em Engenharia de Produção na PUCRS.

https://br.linkedin.com/in/mayrarodriguesdesouza

SOMOS A THOUGHTWORKSUma comunidade de pessoas apaixonadas

com o propósito de revolucionar o design e a criação de software, enquanto defendemos

uma mudança social positiva.

NOSSA MISSÃO

Gerir um negócio

sustentável

Advogar apaixonadamente em favor de justiça social e econômica

Liderar e promover excelência de

software e revolucionar a indústria de TI

5000Colaboradores

13Países

35Escritórios

Agenda do Workshop

O que é facilitação?

Quais são as habilidades de uma pessoa

facilitadora.

Dicas para facilitação com práticas.

Como preparar uma facilitação.

Simulações de facilitações.

Práticas

Práticas para desenvolver skills para facilitação:1. Comunicar com empatia2. Comunicar3. Observar4. Visual

Simulações de Facilitação:1. Facilitação2. Retrospectiva3. Speed feedback

O que é FACILITAÇÃO?

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O que é facilitação?

Significado de Facilitação s.f. Ação ou efeito de facilitar

(descomplicar). Jurídico. Ajuda que, oferecida a uma outra pessoa,

descomplica o desenvolvimento ou a prática de um ato.(Etm. facilitar

+ ção).

O processo de facilitação é dirigir um fluxo de discussões

propiciando um diálogo respeitoso, eliminando obstáculos,

resumindo diferentes pontos de vista, fomentando o espírito

positivo e produtivo, focando nos objetivos. É importante que

a facilitação seja neutra ao longo dos debates.

Quais são as habilidades para uma pessoa facilitadora?Facilitadores são responsáveis pela criação de um ambiente para o grupo atingir o objetivo da dinâmica. Um ambiente de aceitação, empatia, respeito, confiança, liberdade, diálogo, sinergia e compartilhamento.

Facilitar é...

Perguntar mais

do que responder

Estar sempreà disposição

Comunicar (Ouvir mais

do que falar)Incentivar a

auto-organização

Coordenar

Integrar

Iniciar

Organizar

Treinar

Prover recursos

Explorar

Agente da realidade

Líderar

Regular

Instruir e

orientar para as

descobertas

Fomentar o espírito

positivo e produtivo

Observar Direcionar

Moderar

Apoiar

Colaborar

Neutralidade

O que ocorre durante a facilitação?Durante as dinâmicas de grupo, uma equipe pode passar por diversos momentos que aumentará o nível de conhecimento da mesma, colaboração, compartilhamento e participação. É importante saber o momento e como agir nele!

Processo de facilitação

Problema!Solução?Atingiu o objetivo?

Todos pensando

Alinhando ideias

Alinhando ações

Plano de ação: O que? Como? Quando? Onde? Quanto?

O que acontece durante?

Formação

Contestar & Conflito

Normalizar & Acordo

Desempenho

Dir

ecio

nar

CoachSuportar

Delegar

Dicas para Facilitar com práticasO(a) facilitador(a) tem de estar aberto(a) para feedbacks e perguntar para os participantes o que pode melhorar na facilitação. É muito importante a troca de dicas e dificuldades entre facilitadores.

A arte de se comunicar Comunicação verbal e não-verbal;

O que ocorre com uma comunicação mal estabelecida?

Bloqueios: é quando a mensagem não é captada e a

comunicação é interrompida;

Filtragens: é quando uma mensagem recebida apenas em

parte, sendo que a comunicação existe;

Ruídos: é quando a mensagem é distorcida ou

mal-interpretada.

Barreiras da comunicação.

MÃO NA MASSA!Prática 1Aprender é colocar em prática.Ser ágil é aprender continuamente!

Prática para Comunicar com Empatia

Objetivo: Praticar a audição e comunicação interpessoal com empatia.

★ Dividir em duplas;

★ Um irá explicar uma situação ou algo viveu e o outro tem de ouvir com

atenção;

★ Após o(a) receptor(a) repetirá o que a pessoa lhe falou e junto pedirá a

confirmação do que ouviu;

★ Depois trocar emissor(a) e receptor(a) fazendo a mesma prática;

★ Ao final, todos compartilham a experência e dar feedback construtivo.

Perguntas com contexto

Perguntas são necessárias para intervir e auxiliar nas

discussões e reuniões, mas pergunte com contexto para ter

respostas adequadas e objetivas (traz valor a pergunta e as

respostas), e não perguntas genéricas.

Perguntas reativasTer "jogo de cintura" e cuidado nas abordagens, crie um ambiente que

favoreça as diferenças de opiniões e que minimize o ego dos participantes.

★ Investigação direta: quando achar que algo dito não condiz ou está

incorreto: “Por que você acha que isso é importante?”

★ Investigação indireta: não entendeu algo ou percebeu que o grupo não

entendeu: “Você acha isso importante porque…?”

★ Esclarecimento: pensa que entendeu e acredita que o grupo não

entendeu: “Parece que o que você está dizendo é __________, certo?”

★ Direcionamento: acredita que uma possível solução foi ignorada:

“Vocês já pensaram em algo ligado a _________?”

★ Desvio: um assunto que não tem tanta relevância: “Interessante isso. Vamos

anotar isso e colocar no parking lot para discutir mais a frente?”

★ Próximo passo: o grupo travou e não consegue seguir adiante: "Já falamos

de A, B e C. Alguma nova sugestão para lidar com isso?”

Prática para ComunicarObjetivo: Praticar a linguagem verbal de maneira positiva, percebendo a

importância da comunicação para o bom relacionamento interpessoal.

★ Dividir em duplas;

★ Cada dupla com papel e caneta para listar frases que ouvem

frequentemente em seus círculos de amizade e que consideram agressivas,

ofensivas ou que causam desconforto;

★ De todas escolham a mais forte;

★ Após encontrem uma forma clara e gentil de dizer a mesma coisa;

★ Cada dupla lê para o grupo a frase original e a frase transformada;

★ Ao final, todos comentam o que descobriram ao fazer as comparações entre

as maneiras diferentes de dizer a mesma coisa, refletindo sobre as

diferenças entre as frases originais e as transformadas e os sentimentos

após elas.

Comportamento disfuncionalObservar o comportamento dos participantes, pois o

comportamento disfuncional é uma forma consciente ou

inconsciente de demonstrar/ expressar o descontentamento

sobre algo (discussão, atividade, trabalho e/ou fatores

externos). Para que o comportamento não contamine o

grupo, investigue a causa sem expor a pessoa.

★ Facilite a criação de Acordos de Time: o próprio time reforça o

comportamento funcional;

★ Identifique quem não está participando e envolva nas discussões com

perguntas como: O que você acha disso? Na sua opinião, qual é a melhor

forma de _________?

Prática para Observar

Objetivo: Praticar a observação comportamento disfuncional e a expressão

corporal, desenvolver a atenção e a capacidade de interpretação.

★ Dupla ou todo grupo;

★ Pegue um papel com a frase de como irá se comportar com sua expressão

corporal (o(a) emissor(a) não utilize linguagem verbal);

★ O(A) observador(a) irá escrever o que o(a) emissor(a) quer dizer com a

expressão corporal (coloque o nome do(a) emissor(a));

★ Ao final, todos serem emissores, cada um irá expor sua observação da

expresssão corporal de cada um.

Consenso★ Fazer com que todos concordem e cheguem em um consenso é difícil,

principalmente em um grupo participativo em que todos tem de acreditar

que a decisão tomada é a melhor escolha.

O debate é muito importante, e os argumentos que levam a melhor

decisão devem ser apresentados.

Não concordar 100% e chegar a um consenso é dizer pra si mesmo: “Ok, eu

posso viver com essa decisão e a apoio daqui em diante.”

★ Técnicas para chegar em um consenso:

○ Votação (vence pela maioria - menos discussão)

○ Compra (ganha N pontos e distribui nas opções

que apoia)

○ Planning Poker / Five Fingers (Uso dos dedos

para indicar o nível de apoio - mais discussão)

Ser o máximo visual

http://www.viamosaico.com.br/site/facilitacao-grafica/

Prática visualObjetivo: Praticar a facilitação gráfica, como colocar uma explicação/ ideia em

um formato visual.

★ Facilitador(a) irá expor uma situação/ ideia;

★ Em grupo ou individual com papel e caneta coloridas;

★ Cada grupo ou pessoa irá expor o que ouviu em um formato visual;

★ Todos compartilham a sua exposição visual;

★ Ao final, todos podem dar feedback construtivo.

Cenário: Uma equipe está com problemas de comunicação e junto não estão entregando nas iterações. As pessoas se atrasam para as stand up e há um desconforto no ar, pois ninguém se dá feedbacks.

Obs: Imprimir o slide 36 para entregar a pessoa ou ao grupo. Após desenharem o cenário, peça o desenho de uma solução para este cenário.

Visual

Cenário:

Uma equipe está com problemas de comunicação e junto não estão entregando nas iterações. As pessoas se atrasam para as stand up e há um desconforto no ar, pois ninguém se dá feedbacks.

Pontos de atençãoEsteja sempre atento a conversas paralelas;

Preste sempre atenção no relógio. Seja flexível, balance a necessidade de

participação com a necessidade de manter a agenda;

Aprenda o que fazer quando uma discussão não está chegando a uma

conclusão.;

Esteja sempre atento as pessoas que não estejam participando adequadamente;

Esteja atento ao comportamento verbal e não-verbal do grupo;

Interromper e mediar imediatamente caso tenham conflitos pessoais entre os

participantes;

Não seja um representante do time e não crie uma dependência com o time;

Utilizar canetas sharpie (maior visibilidade de todos) em vez de BIC;

Check-in e check-out nas dinâmicas (em uma palavra qual seu sentimento para

entrada e saída da dinâmica?);

Celebração! O quanto é importante comemorar as conquistas do grupo.

Dicas de busca e leituras★ Livro e blog Fun Retrospectives do Paulo Caroli;

★ Livro Tool BOX 360º do Jorge Horácio "Kotick" Audy;

★ Sites com dinâmicas e jogos:

○ KOMBO gestão e estratégia de pessoas;

○ Tasty Cupcakes (Indicação Guilherme Motta);

○ TOOLBOX.

★ Site slideshare artigos com 110 dinâmicas de grupo;

★ Facilitação remoto: Blankcanvas, real time board (Indicação Heleno Alves) e

white board.

Como preparar uma facilitaçãoPlanejar e se preparar lhe dará segurança e confiança para a facilitação, mas lembre que tudo pode mudar então tenha planos alternativos.

Antes da facilitação

Saber o número de participantes;

Saber sobre o objetivo e qual é o resultado esperado;

Se preparar (estudar a prática) e incluir icebreaker/ energizer;

Preparar o time previamente (e-mails, dicas, informações);

Tempo, reserva da sala e agendamento.

Durante a facilitaçãoFazer um acordo entre todos (uso de celular, comunicar um por vez….);

Deixar claro o objetivo do encontro e caso tenha os resultados esperados

(deixar visível), se houver dúvidas, peça aos participantes explicarem qual o

entendimento deles em relação aos objetivos;

Expor informações/ explicações sobre a dinâmica (deixar visível);

Deixar visível a agenda, modifique se necessário;

Qual envolvimento esperado dos participantes;

Qual o background (conhecimento) e quanto os participantes conhecem sobre

o assunto;

Usar post-its/ quadro para capturar ideias, quebre em grupos para reduzir o

caos;

Usar parking lot, mapa de afinidade (agrupamento) e votação;

Fazer uma gestão do tempo;

Fazer retrospectiva rápida da dinâmica.

Após facilitação

Enviar rapidamente o seu feedback da reunião para os participantes;

Enviar quais foram as decisões tomadas e quais são os próximos passos;

Solicitar feedback dos participantes sobre a facilitação;

Após um tempo saber com o time se o objetivo esperado realmente ocorreu (se ocorreu uma entrega, melhorou o convívio do time…).

MÃO NA MASSA!Simulação 1Aprender é colocar em prática.Ser ágil é aprender continuamente!

Simulação de FacilitaçãoObjetivo: Praticar o questionamento com perguntas abertas e com contexto para

instruir e direcionar os participantes atendendo o objetivo da reunião. Utilize todas

as dicas de ser visual, observar o comportamento dos participantes e inclua todos

na atividade para chegarem em um consenso.

★ Dividir em grupos com 5 pessoas;

★ Cada grupo deve eleger um(a) facilitador(a);

★ Cada um receberá o papel que deve desempenhar durante a reunião, junto com

a explicação de como agir;

★ O facilitador receberá o objetivo da reunião e o tempo de duração;

★ Ao final, cada grupo deve ter alcançado o objetivo entregue ao facilitador.

Obs: Imprimir os slides: 36, 37 e 38 entregue para os participantes que atuarão nos

papéis, sem mostrar para os outros participantes.

Simulação de Facilitação - OBJETIVO

Papel da pessoa facilitadora:

O Time deve decidir em 10 minutos quais treinamentos serão contratados no primeiro semestre de 2016. O orçamento disponível é de R$35.000,00 e as opções são:

- Técnicas de Facilitação: R$15.000,00

- Management 3.0: R$25.000,00

- Certified Scrum Developer: R$20.000,00

- Agile Testing: R$20.000,00

- O time deve reservar um valor para participar de eventos? Quanto?

Simulação de Facilitação - PAPÉIS

Papel da pessoa conectada:

Seu objetivo é tornar a vida do facilitador mais difícil. Você deve ficar sempre acessando o celular e não prestar atenção no que está sendo discutido.

Se o facilitador pedir sua opinião não dê atenção, saia da sala por alguns instantes, volte e continue mexendo no celular.

Papel da pessoa do contra:

Seu objetivo é tornar a vida do facilitador mais difícil. Você deve discordar de todas as propostas e não ser razoável nas discussões.

Se o facilitador pedir sua opinião, discorde sem apresentar argumentos válidos.

Simulação de Facilitação - PAPÉIS

Papel da pessoa participativa:

Você deve participar sempre, fale e tente atrapalhar os outros de falarem. Crie conversas paralelas com os colegas do lado.

Dê sua opinião como se ela fosse sempre a melhor opção e interrompa os outros e o facilitador.

Papel da pessoa tímida:

Você deve ser uma pessoa tímida que tem dificuldade de expressar sua opinião.

Não participe, não responder as perguntas, se o facilitador te perguntar algo, fale baixo e expresse sua dificuldade de falar em público.

ANÁLISE - DESAFIOS, COMO FAZER?

A pessoa conectada:

- Procurar envolver o participante, chamando-o para as discussões e pedindo sua opinião;

- Quando há muitas conversas paralelas, o ideal é utilizar recursos como o quadro branco. Levante-se e escreva um resumo dos pontos já discutidos, o objetivo é capturar a atenção do grupo.

- Definir algumas regras no início da sessão, como limitação de uso de laptops e celulares.


A pessoa do contra e a participativa:

- Valorize a participação, sempre agradecer a contribuição do participante. Mostrar para ele/ela que as outras pessoas podem não ter o mesmo entendimento;

- Pedir a opinião de mais pessoas quanto à sugestões ou questionamentos apresentados;

- Quando a pessoa fizer uma pausa, interromper fazendo um resumo do que foi apresentado e relançar o debate para todo o grupo.


A pessoa tímida:

- Também tentar envolver essa pessoa, neste caso, pode ser que diretamente, você intimide ainda mais o participante. Procure uma abordagem indireta, converse com ele antes da reunião para saber sua opinião e peça para que ele compartilhe com o grupo durante a sessão.

Esta ação pode gerar mais confiança por ser um tema já conhecido e discutido anteriormente.

MÃO NA MASSA!Simulação 2RetrospectivaAprender é colocar em prática.Ser ágil é aprender continuamente!

“Independentemente do que descobrimos, nós entendemos e realmente acreditamos que todos

fizeram o melhor trabalho que poderiam, dado o que era conhecido na época, suas habilidades e

competências, os recursos disponíveis, bem como a situação em questão.”

(diretiva primária da Retrospectiva, do livro Fun Retrospectives)

A Directiva Primária é uma declaração que ajuda a conduzir as pessoas para uma mentalidade colaborativa.

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MÃO NA MASSA!Simulação 3Speed FeedbackAprender é colocar em prática.Ser ágil é aprender continuamente!

o facilitador conduz o grupo como um maestro que conduz uma orquestra - com

cientificidade, tecnicidade, espontaneidade, sensibilidade, poder de

entrega e capacidade para criar. A condução do grupo envolve teoria e técnica, intuição e criação coletiva.

Macedo (1998, p. 48)http://www.scielo.br/pdf/estpsi/v15n2/03.pdf

Agradecemos a presença de todos!

Dúvidas e feedback: [email protected]

workshop facilitação (adaptado para 4h)

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