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Dissertação de Filipe Ferreira | Análise, desenvolvimento e implementação de suporte Documental de Controlo dos Processos da

Produção

Implementação do Módulo ODM – SSA ERP LN - Manual de Procedimentos

Título do documento

Manual de Procedimentos

Módulo ODM – ERP BaaN/LN

Data criação: 03-04-2010 FDMF

Edição/Revisão: 1.0 Página i


Produção


Controlo Documental

Identificação do Documento

Tipo de Documento OD – outros documentosCódigo do DocumentoEstado do Documento Em DesenvolvimentoÂmbito Dissertação Filipe Ferreira ClassificaçãoEdição/Revisão 1.2Substitui 1.1Autor Filipe David Maia FerreiraNome do Ficheiro ffdler.od.20100303.ManualProcedimentosODM.V1.2.

docx Documentos Relacionados

Controlo de Versões

Edição/Revisão

Data Motivo

1.0 03.03.2010

Criação do Documento

1.1 01.04.2010

Revisão

1.2 21.04.2010

Revisão exaustiva

Objectivos do Documento

Documentar os procedimentos do módulo de Gestão Documental (ODM) do Infor ERP/LN.


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Edição/Revisão: 1.0 Página iii


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Índice1 Introdução................................................................................................1

2 Conceitos (entidades do ODM).................................................................2

2.1 Bibliotecas.........................................................................................2

2.2 Tipos de Documentos........................................................................2

2.3 Revisores de tipo de documento.......................................................2

2.4 Templates de documentos................................................................3

2.5 Documentos......................................................................................3

2.6 Revisores de Documento...................................................................3

2.7 Revisão de Documento......................................................................3

2.8 Descrição dos estados de revisão de documento..............................4

2.8.1 Em desenvolvimento...................................................................4

2.8.2 Enviado para Aprovação..............................................................4

2.8.3 Aprovado.....................................................................................4

2.8.4 Publicado.....................................................................................5

2.8.5 Rejeitado.....................................................................................5

Redesign..................................................................................................5

2.8.6 Revisar........................................................................................5

Retirado...................................................................................................5

Vencido....................................................................................................5

2.9 Revisores de revisão de documento..................................................5

2.10 Links entre revisões de documentos.................................................6

2.11 Associar revisões de documentos a objectos do ERP.........................6


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2.12 Ficheiros............................................................................................6

2.13 Tipos de Ficheiro................................................................................6

2.14 Operações com ficheiros...................................................................6

2.15 Fluxo de informação ao longo dos processos de negócio..................6

3 Processo de Criação de documentos (sequência de Actividades)............7

3.1 Fluxo Global do Processo (BPMN) - hands-off....................................7

3.2 Detalhe das actividades....................................................................7

3.2.1 Criar novo registo de documento................................................7

3.2.2 Criar nova versão do documento................................................7

3.2.3 Anexar ficheiros..........................................................................8

3.2.4 Enviar documento para revisão...................................................8

3.2.5 Análise discussão de proposta....................................................8

3.2.6 Tomada de decisão.....................................................................8

3.2.7 Publicação...................................................................................8

4 Gerir utilizadores e seus cargos...............................................................9

4.1 Manter a lista de cargos....................................................................9

4.1.1 Adicionar Novo Cargo..................................................................9

4.2 Atribuir cargos a funcionários..........................................................10

4.2.1 Atribuir novo cargo a um utilizador (funcionário)......................10

4.3 Ligar funcionários a utilizadores......................................................10

5 Gerir Permissões....................................................................................11

5.1 Introdução.......................................................................................11

5.2 Manter Acções (operações sobre objectos).....................................12

5.2.1 Manter Acções (dmcom0530m000)...........................................12


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5.2.2 Criar nova acção para um tipo de objecto.................................13

5.3 Grupos de Acções (Relações)..........................................................14

5.3.1 Ver os filhos (membros) de uma acção pai...............................14

5.3.2 Adicionar uma acção a uma acção pai......................................15

5.4 Atribuir Acções a Cargos..................................................................16

5.4.1 Manter Atribuições de Função...................................................16

5.4.2 Atribuir Acções a um Cargo.......................................................17

5.4.3 Atribuir acções a um cargo utilizando Querys (Consultas)........18

6 Gestão de Sistema de Áreas..................................................................20

6.1 Gerir Servidores (Hosts)..................................................................20

6.1.1 Registar Novo Servidor..............................................................21

6.2 Gerir Sistema de Áreas....................................................................22

6.2.1 Visualizar lista de Áreas............................................................22

6.2.2 Registar Nova Área....................................................................23

6.3 Atribuição de Áreas de trabalho......................................................24

6.3.1 Visualizar lista atribuições de área de trabalho.........................24

6.3.2 Atribuir nova área de trabalho a utilizador................................25

6.4 Gerir Áreas Montadas......................................................................26

6.4.1 Visualizar lista de áreas montadas............................................26

6.4.2 Registar uma nova área montada.............................................27

7 Gerir Bibliotecas.....................................................................................28

7.1.1 Visualizar a lista de bibliotecas (dmsys0540m000)...................28

7.1.2 Criar uma nova Biblioteca.........................................................29

7.1.3 Gerir conteúdos de uma biblioteca de documentos..................29


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7.1.4 Abrir a sessão “ERP Objects linked to library”...........................29

7.1.5 Criar uma hierarquia de bibliotecas lógicas..............................30

7.1.6 Associar uma área segura a uma biblioteca..............................31

7.1.7 Visualizar áreas secundárias associadas a áreas primárias......33

7.1.8 Adicionar nova área secundária a uma área primária...............33

7.1.9 Visualizar lista de documentos contidos numa biblioteca.........34

7.1.10 Visualizar documentos de uma biblioteca em forma de árvore.35

8 Gerir Tipos de Ficheiros admissíveis......................................................36

8.1 Visualizar lista de tipos de ficheiro..................................................36

8.1.1 Adicionar novo tipo de ficheiro e definir extensões permitidas.37

8.1.2 Definir extensões por defeito para operações...........................37

9 Gerir Tipos de Documentos....................................................................39

9.1 Modos de Revisão de Documentos..................................................39

9.2 Visualizar lista de tipos de documentos...........................................40

9.3 Criar Novo Tipo de Documento........................................................40

9.4 Associar tipos de ficheiro a tipos de documentos............................41

10 Gerir Comités de Revisão...................................................................42

10.1 Criar um novo comité......................................................................42

10.2 Visualizar revisores do comité.........................................................43

10.3 Adicionar novo revisor ao comité....................................................44

10.4 Retirar revisores do comité.............................................................44

11 Utilização do SGDOC...........................................................................45

11.1 Visualizar lista de documentos........................................................45

11.2 Pesquisar documentos.....................................................................45


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11.3 Registar novo documento................................................................47

11.4 Versões de Documento....................................................................49

11.4.1 Visualizar lista de versões de um documento...........................49

11.4.2 Ciclo de vida do documento......................................................50

11.4.3 Gerir Conteúdos de uma versão (revisão).................................51

11.5 Associar documentos a objectos do ERP..........................................52

11.6 Visualizar/imprimir documentos associados a objectos do ERP.......52


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1 IntroduçãoO módulo de Gestão Documental do SSA ERP Baan/LN está integrado no módulo ODM (Object Data Management) e destina-se a fornecer uma gestão documental a toda a organização.

Muito do tempo gasto numa actividade administrativa é dispendido a procurar e manipular documentos. O sistema de Gestão Documental contribui para este aspecto fornecendo aplicações que permitem consultar rapidamente qualquer documento que exista na organização. Mas é possível ir muito mais longe. Os verdadeiros benefícios da introdução de soluções de Gestão Documental chegam quando se integram essas capacidades nos processos das organizações.

Utilizando o módulo ODM do SSA ERP LN, é possível obter ganhos significativos de produtividade pelos utilizadores, no acesso a partir das suas sessões de trabalho aos conteúdos documentais de negócio de que necessitam. Tudo isto sem terem de pesquisar, preencher ou arquivar documentos.

Por exemplo, um utilizador da área financeira pode aceder à imagem de uma factura, um contrato ou um cheque de forma imediata, a partir da respectiva sessão LN. De igual modo, um outro utilizador pode consultar um procedimento, um desenho ou uma especificação através da sessão de artigos do LN.

A criação de uma plataforma corporativa de gestão documental contribui fortemente para a eliminação dos “silos” de informação, transformando-os em arquitecturas abertas e que possam ser acessíveis por todos, de forma independente da aplicação que produz essa informação.

Ao utilizar-se plataformas de gestão documental como o Documentum, torna-se mais fácil garantir a integridade dos documentos críticos para o negócio, assegurando que são consultadas sempre as versões aprovadas


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dos documentos, permitindo auditar os circuitos de aprovação dos mesmos ou assegurar os níveis de acesso adequados.

O mecanismo de autorizações é utilizado para determinar as acções que cada utilizador individual poderá executar sobre as várias entidades do módulo de gestão documental. O conjunto de acções que um utilizador pode executar num documento, ficheiro, ou qualquer outro objecto dependerá do seu cargo.

Os cargos são associados a permissões para executar diferentes operações em diferentes objectos.

Podem ainda ser associadas condições a permissões de forma a especificar que um determinado cargo/papel poderá apenas executar uma acção específica sobre um objecto se uma condição particular for verificada.

O módulo de gestão documental possui os seguintes objectos (Entidades):

Bibliotecas Tipos de Documentos Documentos Revisões de Documento Ficheiros Revisor Comité Cargo Área Acções

2 Conceitos (entidades do ODM)

2.1 BibliotecasAs bibliotecas são utilizadas para organizar os documentos numa estrutura hierárquica. Uma biblioteca pode conter objectos do tipo sub-biblioteca, documento ou áreas de segurança.




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Todos os documentos são associados obrigatoriamente a uma biblioteca. Essa biblioteca é utilizada para definir a área de armazenamento (pasta) segura para os documentos dessa biblioteca. de um dado tipo e, portanto, todas as bibliotecas devem ter uma área de segurança associada, pois, só assim os documentos serão armazenados correctamente.

Estas áreas de segurança são as áreas primárias, outras áreas relacionadas podem ser associadas a cada uma das áreas primárias. Os ficheiros que são anexos aos documentos de uma dada biblioteca serão movidos para a área primária quando a revisão do documento for submetida para aprovação ou Publicada, no caso de processo de aprovação rápida. Uma cópia destes ficheiros será também mantida nas áreas de segurança relacionadas.

2.2 Tipos de DocumentosOs documentos são associados a um dado tipo de documento. O tipo de documento é usado para definir o modo de revisão do documento e pode também ser usado para definir a máscara identificadora do documento, assim como os tipos de ficheiros (extensões) que podem ser anexos às revisões desse documento.

Os tipos de documentos são associados a modos de revisão. O correspondente modo de revisão é aplicado a todos os documentos desse tipo de documento. O modo de revisão é uma combinação do tipo de documento com o facto de este possuir revisões de cópias impressas ou não.

2.3 Revisores de tipo de documentoPara tornar o processo de revisão de documentos mais eficiente, um comité que consiste num presidente e seus revisores irá rever os documentos. O presidente pode adicionar revisores ao comité. Um documento poderá ter um comité associado, o que faz com apenas os membros do comité possam rever o documento.




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Todos os revisores que fazem parte do comité, incluindo o presidente passam a fazer parte do tipo de documento. O presidente pode associar diferentes conjuntos de revisores a diferentes tipos de documentos.

2.4 Templates de documentosA gestão documental fornece outra funcionalidade através da qual o utilizador pode criar templates para os documentos. O ficheiro template, assim como qualquer outro ficheiro são anexos a uma revisão de documento. O utilizador poderá anexar templates para cada tipo de documento. Alem disso, poderá ainda anexar mais do que um ficheiro template para um dado tipo de documento, desde que o tipo de ficheiro (extensão) seja único. Depois de criar a template para um tipo de documento, o template é copiado para um novo ficheiro sempre que o utilizador anexa um ficheiro a uma revisão de documento e escolhe a opção template.

2.5 DocumentosA informação de um documento pode ser armazenada em ficheiros electrónicos ou num meio não electrónico tal como papel. O acesso à informação é sempre feito a partir do documento, que é a unidade de controlo para o utilizador no SSA ERP ODM. O documento funciona como a página de rosto para os ficheiros e copias impressas. Se não existirem ficheiros nem copias impressas, o documento é uma entidade puramente lógica, geralmente utilizada para agrupar outros documentos.

Ao criar um documento, o ODM cria automaticamente a primeira revisão desse documento. As revisões de documento monitorizam as alterações aos documentos e seus ficheiros anexos ou cópias impressas. A maior parte do trabalho com documentos é feito nas revisões de documento. As revisões têm um estado associado que indica a posição do ciclo de vida em que a revisão se encontra: Em desenvolvimento, Enviado para Aprovação, Aprovado, Liberado/Publicado ou Expirado. As operações com ficheiros que podem ser realizadas numa revisão dependem do estado da revisão. Por




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exemplo, não pode ser alterado o conteúdo de uma revisão que se encontre no estado publicado.

2.6 Revisores de DocumentoOs revisores são importados para o documento tendo por base o tipo de documento e comité associado. O comité por defeito pode ser alterado na altura da criação do documento assim como os revisores podem ser associados individualmente ao documento.

2.7 Revisão de DocumentoA funcionalidade chave de um ciclo de vida de um documento é a seguinte:

Estado de revisão de documento por parte do ciclo de vida. Histórico de revises Check-in e check-out de ficheiros. Engenharia Concorrente

A revisão de documento é o objecto principal para gerir o ciclo de vida do documento. Ficheiros e cópias impressas podem ser anexos as revisões de documentos, sendo que diferentes revisões de um mesmo documento podem ter ficheiros anexos completamente diferentes. O módulo de gestão documental permite dois métodos de trabalho com documentos.

O método standard inclui todas as fases do ciclo de vida de um documento, os documentos terão que ser submetidos e aprovados antes de serem publicados. Contudo, este ciclo de vida pode não ser relevante para determinados tipos de documentos. O utilizador pode especificar que estes documentos podem ser publicados directamente sem passar pelo processo de aprovação. Estes documentos são chamados de documentos “light”.

2.8 Descrição dos estados de revisão de documento

2.8.1 Em desenvolvimentoNeste caso estamos perante a primeira revisão de um novo documento ou uma nova revisão de um documento já existente. Quando o documento está




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neste estado, qualquer utilizador com as permissões necessárias pode modifica-lo, anexando ficheiros ou copias impressas e pode proceder comas operações do ciclo de vida da revisão (mediante autorização).

2.8.2 Enviado para AprovaçãoA revisão de documento foi submetida para revisão. Quando o documento está neste estado qualquer utilizador com autorização necessária pode visualizar os ficheiros e pode sublinhar os ficheiros anexados. Os ficheiros são movidos da área de trabalho para a área de segurança que foi definida para a biblioteca associada ao documento.

2.8.3 AprovadoO processo de revisão foi completado com sucesso. Não é possível efectuar mais alterações à revisão, os ficheiros que foram cortados podem ainda ser visualizados. Os ficheiros anexados podem ser não podem ser movidos.

2.8.4 PublicadoA revisão de documento foi publicada. O desenvolvimento do documento foi completado com sucesso. No caso dos documentos “light”, os ficheiros são copiados da área de trabalho para a área de segurança definida para a biblioteca associada.

2.8.5 RejeitadoA revisão de documento foi rejeitada pelo revisor. Não é possível adicionar mais links a este documento durante este estado. Os ficheiros anexos continuam na área de segurança.

RedesignA revisão de documento rejeitada foi redesenhada e foi criada uma nova revisão no estado em desenvolvimento. Os ficheiros originais podem permanecer na área segura dependendo dos requisitos, caso contrário os ficheiros são movidos para a área de trabalho do utilizador.




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2.8.6 RevisarO documento publicado vai ser revisto e é criada uma nova revisão no estado em desenvolvimento. Todos os documentos podem ser copiados para a área de trabalho do utilizador, dependendo da necessidade.

RetiradoA revisão de documento foi retirada. O conteúdo é obsoleto. Nenhuma associação pode ser feita a esta revisão. Uma revisão de documento pode ser retirada mesmo se esta possuir ligações a qualquer entidade do ERP, ficheiros ou cópias impressas.

VencidoUma revisão de um dado documento passará ao estado vencido sempre que uma nova revisão do mesmo documento for publicada. Apenas uma revisão pode estar no estado publicado, para um mesmo documento.

O administrador de sistema odm pode definir estados secundários para as revisões. Estes estados secundários não afectam o funcionamento do módulo de gestão documental do odm.

2.9 Revisores de revisão de documentoO processo de revisão pode ser de dois tipos – normal ou sequência de revisores fixos.

Na sequência de Revisores fixos, a revisão é feira em número sequencial e os revisores devem fornecer as recomendações para a revisão final que é realizada pelo presidente.

2.10 Links entre revisões de documentosÉ possível ligar documentos entre si através de ligações do tipo pai/filho, relação mutua ou relação simples.

2.11 Associar revisões de documentos a objectos do ERPTodas as sessões do SSA ERP Baan/LN possuem um ícone com um “clip” que permite anexar documentos e revisões de documentos aos objectos. Também é possível aceder a esta função através do menu “edit”.




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2.12 FicheirosQuando se associa um ficheiro pela primeira vez a uma revisão de documento, este é colocado numa área de trabalho e é assinalado como estando no estado “check out”. Para documento standard, os ficheiros anexados são marcados como “checked in” quando um utilizador submete a versão do documento para revisão. No caso de documento light (processo de aprovação rápida), isso acontece quando o documento é publicado. Quando um ficheiro é marcado como “checked in”, este é movido automaticamente da área de trabalho para a área segura. Para editar um ficheiro é necessário efectuar “check out” do mesmo.

2.13 Tipos de FicheiroQuando um ficheiro é registado, este deve ter associado a si um tipo de ficheiro. O administrador do sistema de gestão documental é responsável por definir os tipos de ficheiro e suas extensões para cada tipo de documento.

2.14 Operações com ficheiros As operações seguintes podem ser aplicadas: Visualizar, imprimir, editar, check in, check out, enviar por email, mover, obter copia local, arquivar.

2.15 Fluxo de informação ao longo dos processos de negócio

Os links entre objectos do ERP e documentos podem ser mantidos através o fluxo processo de negócio desde a entidade fonte até à entidade alvo. Por exemplo: Existindo uma ficha de processo associada a um item-roteiro, no módulo de engenharia, quando for criada uma ordem de produção utilizando o item-roteiro em questão, os links para os ficheiros serão transmitidos À ordem de produção em causa e o responsável pela secção produtiva terá acesso directo aos documentos que necessita de forma directa, através da sessão das ordens de produção, sem necessidade de pesquisa em outros locais.




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As entidades envolvidas no processo de integração são as seguintes: Serviços, Gestão de Ordens, Fabricação, Projectos, Pessoas, Armazém, Financeiro e Gestão da Qualidade.

3 Processo de Criação de documentos (sequência de Actividades)

3.1 Fluxo Global do Processo (BPMN) - hands-off

3.2 Detalhe das actividades

3.2.1 Criar novo registo de documentoO utilizador responsável pela criação do novo documento cria um novo registo indicando que tipo de documento se trata (WRS,FP,FT..etc), qual é o grupo de revisores que deverão ter acesso à revisão do mesmo, quem é o principal responsável pelo documento e o id do utilizador que criou o documento. Além disso deve preencher os campos que identificam o documento, seguindo as regras definidas para cada tipo de documento. O documento deve ainda possuir um código único que permita identificar o documento, contudo isto não é suficiente para pesquisar documentos.




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3.2.2 Criar nova versão do documentoAo registar um novo documento, o sistema deverá criar a primeira versão documento atribuindo-lhe o código Ver-001, por exemplo.

3.2.3 Anexar ficheirosSeguidamente o utilizador que cria o documento poderá anexar os ficheiros que pretender, desde que estes tenham uma extensão aceitável, de acordo com o que foi definido pelo gestor do sistema de informação.

3.2.4 Enviar documento para revisãoQuando a versão está completa, o criador do documento envia a versão para apreciação e aprovação por parte do grupo de revisores definido para este documento específico.

3.2.5 Análise discussão de propostaA actividade de análise e discussão da proposta de revisão pode ser feita de três formas:

Sequência fixa de revisores: Existe um conjunto de revisores pré determinados pelo responsável (director de engenharia) que deverão rever o documento de forma sequencial, enviando cada um o seu comentário ao criador do documento, sendo que este efectua as alterações necessárias. Os comentários devem ficar visíveis também para os restantes revisores.

Revisão simplesÉ nomeado um dos revisores que deverá aprovar ou recusar a versão do documento, enviando a lista de razões ao criador do documento.

3.2.6 Tomada de decisãoNo final, o responsável principal aprova/reprova o documento e é enviada uma mensagem a todos os intervenientes. O documento passa ao estado Aprovado ou Reprovado. No caso de reprovação, o resultado da discussão deve ser enviado a quem originou o documento e este deve ter acesso ao tópico de forma a perceber as razoes da reprovação e este deve criar uma nova versão corrigindo os erros. No caso de ser aprovado este passará ao




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estado “aprovado” podendo ser publicado de seguida por um revisor com essa permissão.

3.2.7 PublicaçãoO documento poderá ser publicado pelo director de engenharia ou por outro colaborador com as permissões necessárias, sendo enviada uma mensagem a todos os interessados a notificar a publicação.

O processo descrito poderá ser necessário em alguns casos, contudo na maior parte dos casos, os documentos são aprovados/publicados de uma forma rápida, sem passar por todas as actividades do workflow. Visto que a empresa não possui uma dimensão que justifique um sistema totalmente estruturado de workflow em todas as situações pensou-se numa solução mais leve e mais ágil para colocar os documentos disponíveis no Sistema de Gestão Documental – o Processo de Aprovação Rápida.

4 Gerir utilizadores e seus cargosO administrador do Sistema de Gestão Documental é responsável por criar os cargos (papéis) dentro do módulo ODM e também por associar esses papéis a utilizadores (funcionários).

4.1 Manter a lista de cargosPara manter a lista de cargos do ODM, no menu Gestão de Dados de Objectos faça duplo clique em Configuração ODM>>Autorizações>>Regras

A sessão Regras (tcppl0160m000) surge com a lista de todos os cargos já definidos:




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Figura 3-1 - Sessão de Cargos (regras) (tcppl0160m000)

Os cargos com alta autorização têm acesso sem restrições a todos os objectos do módulo ODM. Apenas os Superusuários têm autorização de criar um cargo de alta autorização.

4.1.1 Adicionar Novo Cargo Para adicionar um novo cargo na sessão Regras, siga o seguinte procedimento:

1. Clique em novo no menu Arquivo. Surge um novo registo. 2. Insira o nome para o novo cargo/papel e opcionalmente uma

descrição.

4.2 Atribuir cargos a funcionáriosPara atribuir cargos a utilizadores, no menu Gestão de Dados de Objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Autorizações >> Funções por funcionário.

A sessão Funções por funcionário surge com a lista de todos os cargos que estão atribuídos ao utilizador, cujo código de funcionário surge no topo da sessão:

(tcppl0170m000)

4.2.1 Atribuir novo cargo a um utilizador (funcionário)Para adicionar um cargo adicional ao funcionário, siga os seguintes passos:




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1. Na sessão Funções por funcionário (tcppl0170m000), no menu file, clique em novo. Surgirá um novo registo na tabela.

2. Use a seta de pesquisa para abrir a sessão de cargos e aí seleccione um dos cargos já existentes ou crie um novo cargo. Apenas os Super usuários têm autorização para adicionar ou remover cargos de alta autorização.

3. Para listar e atribuir cargos a um outro funcionário, na sessão funções por funcionário (tcppl0170m000), clique em grupo seguinte e grupo anterior para percorrer a lista de funcionários, ou clique em Localizar para pesquisar o funcionário que pretende.

4. Para atribuir um cargo a um funcionário que ainda não tem nenhum cargo atribuído clique Novo grupo na sessão Funções por Funcionário (tcppl0170m000), e seguidamente clique na seta de pesquisa para seleccionar o funcionário que pretende.

4.3 Ligar funcionários a utilizadoresPara que um utilizador tenha permissões no ODM, é necessário que este seja ligado ao funcionário, isso é feito indicando o código de logon do funcionário na tabela funcionários, que o torna num utilizador do ERP infor LN.

1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Autorizações >> Funcionários – Geral. A sessão “Funcionários – Geral” (tccom0101m000) inicia listando todos os funcionários da organização.

2. Localize a linha correspondente ao funcionário em questão e na coluna “código de logon”, utilize a seta de pesquisa ( ) para abrir a sessão “Dados do usuário” e escolher o utilizador que pretende associar ao funcionário.

3-2 - Sessão “Funcionários – Geral” (tccom0101m000)




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5 Gerir Permissões

5.1 IntroduçãoO ODM possui um mecanismo de permissões baseado nos cargos dos utilizadores, isto é, as autorizações de um utilizador dependem do cargo que lhe foi atribuído e das permissões que estão associadas ao cargo.

São atribuídas autorizações a um cargo para que este possa realizar operações específicas em determinados objectos. Por exemplo, é possível autorizar o cargo Engenheiro da Manutenção para criar documentos, mas não para eliminar documentos, enquanto que o cargo Supervisor está autorizado a realizar todas as operações relacionadas com documentos. As operações que um utilizador pode realizar, por exemplo, criar documento ou eliminar documento são denominadas de acções dentro do ODM.

As acções podem ser agrupadas. Por exemplo, é possível agrupar todas as acções relacionadas com documentos para formar um grupo de acções que poderá posteriormente ser atribuído a um cargo.

Para configuras as permissões e realizar operações sobre um objecto, é necessário atribuir acções ou grupos de acções aos cargos. Os utilizadores são autorizados a realizar todas as acções que estão atribuídas a um dos seus cargos.

O administrador do ODM é responsável por atribuir acções aos cargos e por atribuir esses cargos aos utilizadores. O administrador deve ter uma conta de super usuário.

Devem ser definidos grupos de acções baseados no modelo de gestão da organização para simplificar a configuração da estrutura de permissões da organização.




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5.2 Manter Acções (operações sobre objectos)As acções identificam as operações que podem ser realizadas sobre um objecto. O ODM possui uma série de operações predefinidas. Essas operações são críticas para o funcionamento do sistema e estão assinaladas como funções de sistema, não podendo ser alteradas.

É possível agrupar acções sendo necessário criar uma acção pai e associar outras acções de sistema como acções filhas. O ODM possui uma série de grupos de acções pré-defenidas, tais como grupos de acções globais que agrupam todas as acções para um dado tipo de objecto. Isto simplifica a atribuição de permissões, uma vez que podemos associar um conjunto de acções de uma só vez.

O administrador do sistema deve criar grupos de acções de forma a simplificar a tarefa de atribuição de permissões aos cargos.

Para criar um novo grupo de acções, deve ser criada uma acção na sessão Acções (dmcom0530m000), e seguidamente devem ser atribuídas acções filho a essa acção pai.

5.2.1 Manter Acções (dmcom0530m000) Para abrir a sessão de acções (dmcom0530m000), no menu Gestão de Dados de Objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Autorizações>>Acções.

A sessão acções (dmcom0530m000) surge com a lista de todas as acções que estão associadas ao tipo de objecto que é mostrado no campo “Objecto” no topo da sessão:




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Figura 4-3 - Sessão Acções (operações) (dmdoc0530m000)

Para listar ou criar acções de um objecto diferente do que está a ser mostrado, utilize as setas de navegação ( ) ou o comando localizar

( ).

Para criar acções sobre um objecto que ainda não possui acções associadas, clique em novo grupo ( ) e pesquise o objecto que pretende.

5.2.2 Criar nova acção para um tipo de objectoPara criar uma nova acção para um tipo de objecto, é necessário ter permissões de administrador de sistema e seguir o seguinte procedimento:

1. Na sessão Acções (dmcom0530m000), certifique-se que o objecto que pretende está seleccionado no campo objecto no topo da sessão.

2. Clique Arquivo>>Novo. A acção detalhes de acção (dmcom0130s000) surge:




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Figura 4-4 - sessao de detalhes de Acção (dmdoc0130s000)

3. Insira o nome da acção e a descrição. Se se tratar de uma acção de sistema, deverá activar a checkbox respectiva.

Nota: Para utilizadores normais, o Botão “Nova Acção” não é mostrado.

5.3 Grupos de Acções (Relações) Um grupo de acções consiste numa acção pai e uma ou mais acções filhas.

O grupo de acções é identificado pelo nome da acção pai.

Para criar um grupo de acções, siga o seguinte procedimento:

1. Na sessão acções crie uma nova acção que funcionará como acção pai.

2. No menu Gestão de Dados de Objecto faça duplo clique em Configuração ODM>>Autorizações>>Relações. A sessão “relações” (dmcom0131m000) será iniciada.

3. Na sessão relações (dmcom0131m000) seleccione a acção pai que acabou de criar e adicione acções filhas. Apenas um superusuário pode efectuar estas operações. A acção pai está agora criada na sessão de acções, no entanto essa acção também pode ser acedida directamente a partir da sessão relações (dmcom0131m000). Nota: As acções que compõem um grupo de acções não têm que pertencer ao mesmo tipo de objecto.




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5.3.1 Ver os filhos (membros) de uma acção paiNo menu Gestão de Dados de Objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Autorizações >> Relações (dmcom0131m000).

A sessão relações (dmcom0131m000) inicia-se, o que inclui uma lista de acções que já são membros do grupo de acções que é mostrado no campo Acção, no topo da sessão.

Figura 4-5 - Sessão Relações (dmcom0131m000)

Para informação sobre como adicionar uma acção ao grupo de acções mostrado, refira-se ao tópico “como criar um novo grupo de acções”, na secção seguinte.

Para manter um outro grupo de acções, utilize as setas de navegação (

) ou o comando Localizar ( ), para procurar o grupo de acções pretendido.

Para criar um novo grupo de acções siga os passos seguintes:

1. Clique Novo Grupo e use a seta de pesquisa para iniciar a sessão Acções (dmcom0530m000).




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Figura 4-6 - sessão de escolha de acções (dmcom0530m000)

2. Clique na acção existente que deseja associar à acção pai ou crie uma nova acção.

3. Adicione uma ou mais acções membro. Para mais informações sobre como adicionar acções, veja a próxima secção.

5.3.2 Adicionar uma acção a uma acção pai

Para adicionar uma acção a uma acção pai. Siga os passos seguintes:

1. Certifique-se que a acção pai pretendida está selecionada e aparece no campo Grupo de Acções na sessão relações (dmcom0131m000), como mostrado na figura seguinte.

Figura 4-7 - Sessão relações (dmcom0131m000)

2. Clique em Novo no menu Arquivo. Um novo registo surgirá. O botão Novo está disponível apenas para superusuários.




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3. Utilize a seta de pesquisa para abrir a sessão acções (dmcom0530m000), que inicialmente mostra todas as acções que estão definidas para um tipo de objecto específico.

4. Seleccione a acção e clique OK para adicionar uma acção do tipo de objecto seleccionado. Inversamente, para adicionar uma acção que pertence a um tipo de objecto diferente.

5. Clique no botão localizar para pesquisar o tipo de objecto que pretende, seleccione a acção e clique em ok.

5.4 Atribuir Acções a CargosAs acções são atribuídas aos cargos na sessão Atribuições de Função (dmcom0135m000). Para cada Cargo, o administrador do ODM deverá especificar que acções ou grupo de acções esse cargo está autorizado a realizar e em que tipo de objectos.

5.4.1 Manter Atribuições de FunçãoPara manter atribuições de Função, no menu Gestão de Dados de Objecto, faça duplo clique em Configuração ODM>>Autorizações>>Atribuições de Função. A sessão atribuições de função (dmcom0135m000) inicia, como se mostra na figura seguinte, mostrando a lista de todas as acções que já se encontram atribuídas ao cargo mostrado no campo Função:




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Figura 4-8 - Sessão atribuições de função (dmcom0135m000)

Para adicionar uma nova acção ao cargo mostrado, consulte “Adicionar uma acção a um papel”, mais à frente neste capitulo

Para listar e adicionar acções a outros cargos, utilize as setas de navegação ou o comando localizar para pesquisar o cargo pretendido.

Para associar acções a cargos para os quais ainda não existem acções associadas, siga os passos seguintes:

1. Clique Novo grupo na sessão atribuições de função (dmcom0135m000) e use a seta de pesquisa para visualizar a sessão de cargos(tcppl0160m000).

2. Seleccione um cargo existente ou crie um novo cargo.3. Atribuía um ou mais acções ao cargo seleccionado. Isto só poderá ser feito

por um superusuário. (Administrador de Sistema).

5.4.2 Atribuir Acções a um CargoPara atribuir acções a um cargo, siga os passos:




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1. No menu Gestão de Dados de Objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Autorizações >> Atribuições de Função. A sessão atribuições de função (dmcom0135m000) inicia.

2. Certifique-se que o Cargo pretendido está seleccionado no campo Função, no topo da sessão Atribuições de Função (dmcom0135m000), como descrito na secção anterior, caso contrário procure o cargo pretendido, utilizando as setas de navegação ou o comando localizar.

3. Na sessão atribuições de função (dmcom0135m000), clique Arquivo>>Novo. O comando “Novo” está disponível apenas para superusuários. A sessão detalhes de Atribuições de Função (dmcom0135m000) surgirá:

Figura 4-9 - sessão detalhes de Atribuições de Função (dmcom0135m000)

4. Utilize as setas de pesquisa ( ) para seleccionar o tipo de objecto do qual pretende atribuir uma acção a um cargo.

5. Utilize a seta de pesquisa para seleccionar a acção que pretende atribuir ao cargo.

5.4.3 Atribuir acções a um cargo utilizando Querys (Consultas)Se o campo “consulta” for preenchido na sessão de detalhe de Atribuição de Função (dmcom0135m000) - detalhe, isso ajuda a apurar melhor as autorizações.

Se o campo for especificado, o utilizador terá autorização para trabalhar apenas nos registos que forem devolvidos pela condição imposta pela query.




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Exemplo 1

Se pretendermos dar autorização a um utilizador para trabalhar apenas com documentos do tipo WRS, devemos seguir o seguinte procedimento:

1 No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Consultas e relatórios >> Consulta. A sessão consultas (dmqry0501m000) inicia.

2 Na sessão consultas, crie uma consulta (Query) no objecto Documento que devolva apenas os documentos do tipo WRS.

3 Na sessão Atribuições de Função, adicione a acção para o objecto do tipo Documento. Se o utilizador for autorizado a realizar todas as acções sobre documentos, poderá especificar o grupo de acções pré-definido para os documentos.

4 No campo consulta, insira o nome da query que foi criada no passo 1 deste procedimento. Isso faz com que o utilizador trabalhe apenas com documentos do tipo WRS.

Exemplo 2

Usar querys compostas para determinar autorizações

Imagine que um utilizador só está autorizado a trabalhar com documentos no estado “Em desenvolvimento” e que estejam ligados a ordens de produção no estado “criado”, por exemplo.

Para conseguir isso deverá seguir o seguinte procedimento:

1. Crie duas querys, uma que devolva documentos no estado em desenvolvimento e outra que devolva ordens de produção no estado criado.

2. Assinale a query relativa aos documentos com “linked query” e ligue-a à query relativa a ordens de produção na sessão Condições de Consulta:




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Figura 4-10 - sessão Condições de Consulta (dmqry0502m000)

3. Execute a query relativa a documentos para obter o resultado que pretende.4. Na sessão de atribuições de Função insira a query que criou relativa aos

documentos no campo consulta da acção relativa a documentos:

Figura 4-11 - sessão de atribuições de Função (dmcom0135m000)

5. Um utilizador que tenha o cargo a si associado apenas conseguirá trabalhar com documentos no estado em desenvolvimento que estejam ligados a ordens de produção no estado “criado”.




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6 Gestão de Sistema de Áreas

Todos os computadores, a partir dos quais se pretenda criar ou editar ficheiros, ou seja, computadores pertencentes a revisores, deverão ser registados na sessão Hosts (dmdoc5500m000).

6.1 Gerir Servidores (Hosts)Para visualizar a lista de servidores já registados no sistema e adicionar novos servidores, no menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Gestão de Sistema de Áreas >> Hosts. A sessão Hosts (dmdoc5500m000) surge com a lista de todos os servidores já registados:

Figura 5-12 - Sessão Hosts (dmdoc5500m000)

6.1.1 Registar Novo ServidorPara registar um novo servidor, siga o procedimento seguinte:

1. Na sessão hosts (dmdoc5500m000), clique Arquivo>>Novo ou no ícone

. A sessão de detalhes Hosts inicia:




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Figura 5-13 - Sessão de detalhes Hosts

2. No campo Host, insira o nome pelo qual pretende identificar a máquina em

causa.3. Nos detalhes do Host, insira o Nome do Computador, e opcionalmente, o

endereço IP e a porta. Este dois últimos apenas são necessários no caso de se tratar de um computador com IP fixo.Nota: No caso do SO Windows XP, o nome do computador pode ser visualizado seguindo os comandos: Start >> Control Panel >> System, surgindo a janela da figura seguinte, onde poderá consultar o nome do computador no separador “Nome do Computador”. Não deve inserir o nome do domino mas apenas o nome próprio do computador.




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Figura 5-14 - Janela de propriedades de sistema (MS Windows XP)

4. Clique num dos ícones ou , conforme pretenda gravar apenas ou gravar e fechar a sessão.

5. O computador fica registado.

6.2 Gerir Sistema de Áreas No ODM existem dois tipos de áreas (pastas). As áreas de segurança são áreas às quais apenas o sistema tem acesso, isto é, não é possível aceder de forma através do explorador do Windows a este tipo de pasta. Os ficheiros são colocados neste tipo de pasta a partir do momento em que são aprovados.

As áreas de trabalho são áreas onde os documentos são colocados na fase de desenvolvimento ou revisão. Quando um documento está nesta pasta, significa que pode ser editado por revisores com permissão para tal.

Todas as pastas criadas no servidor do Sistema de Gestão Documental têm que ser registadas na sessão Áreas (dmdoc5120m000), quer se tratem de áreas seguras ou áreas de trabalho.




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6.2.1 Visualizar lista de ÁreasPara visualizar a lista de áreas já registadas e manter as Áreas, no menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Gestão de Sistema de Áreas >> Áreas. A sessão Áreas (dmdoc5120m000) inicia:

Figura 5-15 - Sessão Áreas (dmdoc5120m000)

6.2.2 Registar Nova ÁreaPara registar uma nova área execute os seguintes passos:

1. Na sessão Áreas, clique Arquivo>> Novo ou no ícone . A sessão de detalhe Áreas (dmdoc5120m000) surgirá:




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Figura 5-16 - Sessão de detalhe Áreas (dmdoc5120m000)

2. No campo área insira o nome pelo qual pretende identificar a área no odm.3. Nos detalhes de área preencha os campos: Host dinâmico: seleccione esta checkbox se a pasta em questão foi criada

num servidor com ip dinâmico Usuário: id do utilizador que criou a pasta. Este campo é preenchido

automaticamente. Host: Utilize a seta de pesquisa para seleccionar o servidor no qual a pasta

foi criada. O servidor deverá estar registado na sessão Hosts (dmdoc5500m000), como descrito anteriormente.

Tipo de Área: Indique se se trata de uma área de trabalho ou de uma área de segurança. Para mais informações sobre os tipos de área consulte a nota inicial desta secção.

Caminho: Especifique o caminho desde a raiz do servidor em que a pasta foi criada. Exemplo: c:\inforln\odm\areaSegura1

4. Clique ou conforme pretenda apenas guardar ou guardar e fechar a sessão.

6.3 Atribuição de Áreas de trabalho.Nota:




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Todos os utilizadores do ODM necessitam de pelo menos uma área de trabalho atribuída por defeito, para que possam trabalhar documentos em fase de desenvolvimento registados no odm.

6.3.1 Visualizar lista atribuições de área de trabalho.Para visualizar a lista de áreas de trabalho atribuídas a um utilizador, no menu Gestão de Dados de objecto faça duplo clique em Configuração ODM>>Gestão de Sistema de Áreas>>Atribuições de Área de Trabalho. A sessão de Atribuições de Área de Trabalho (dmdoc5130m000) inicia, listando as áreas de trabalho atribuídas ao utilizador que se encontra seleccionado no campo usuário no topo da sessão:

Figura 5-17 - Sessão de Atribuições de Área de Trabalho (dmdoc5130m000)

Para visualizar as áreas de trabalho atribuídas a outros utilizadores utilize as

setas de navegação ou o ícone localizar para pesquisar o utilizador que pretende.

No caso de existir mais do que uma área atribuída a um utilizador, é possível indicar qual a área padrão que este deve utilizar.




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6.3.2 Atribuir nova área de trabalho a utilizadorPara atribuir uma nova área de trabalho a um utilizador os seguintes passos:

1. No menu Gestão de Dados de objecto faça duplo clique em Configuração ODM >> Gestão de Sistema de Áreas >> Atribuições de Área de Trabalho. A sessão de Atribuições de Área de Trabalho (dmdoc5130m000) inicia

2. Na sessão Atribuição de áreas de trabalho (dmdoc5130m000), certifique-se que o utilizador que pretende está seleccionado no campo Usuário, no topo

da sessão. Clique Arquivo>> Novo ou no ícone . Um novo registo será adicionado à listagem, como mostra a figura:

Figura 5-18 - Sessão Atribuição de áreas de trabalho (dmdoc5130m000)

3. Utilize a seta de pesquisa ( ) para abrir a sessão Áreas e seleccionar a área que pretende atribuir ao Utilizador e clique OK. Se pretender, poderá assinalar a nova área como área padrão para o utilizador.Nota: Apenas uma área pode estar assinalada como padrão.




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6.4 Gerir Áreas MontadasSe um utilizador pretende aceder a ficheiros que estão localizados num outro computador da mesma LAN, essa área deve ser montada no computador do utilizador.

Áreas de trabalho com ficheiros que estão localizadas em computadores sem o Vault Server instalado também devem ser montadas.

6.4.1 Visualizar lista de áreas montadasPara visualizar a lista de áreas montadas no sistema, no menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Gestão de sistema de áreas>>Áreas Montadas. A sessão áreas Montadas (dmdoc5150m000) inicia:

Figura 5-19 - Sessão áreas Montadas (dmdoc5150m000)

6.4.2 Registar uma nova área montadaPara registar uma área montada, siga os passos:

1. Na sessão Áreas Montadas (dmdoc5150m000), no menu Arquivo clique Novo… A sessão de detalhes de Área Montada inicia:




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Figura 5-20 - Sessão de detalhes de Área Montada

2. Seleccione a área que pretende montar de entre o conjunto de áreas de trabalho já registadas na sessão áreas ou insira directamente o identificador.

3. Seleccione o servidor que pretende aceder á área em questão, ou seja, o servidor em que área será montada. Pode inserir o id directamente ou clicar na seta para pesquisar na tabela de servidores.

4. Insira o caminho para a área, partindo da máquina onde a área está a ser montada. Por outras palavras, o caminho partindo do computador local para o qual a área está a ser montada. Exemplo: Montar uma área (pasta “work”) que está localizada num PC na Maia com endereço IP 192.168.1.13, num pc da Póvoa: \\192.168.1.13\odm\work.

7 Gerir BibliotecasO ODM utiliza bibliotecas lógicas para armazenar os docuemtnos numa estrutura hierárquica. As bibliotecas de documentos simplificam a pesquisa de documentos e permitem gerir as áreas seguras para documentos.

Quando um utilizador cria um novo documento, ele deverá especificar qual a biblioteca a que o documento pertence, isso faz com que o documento seja armazenado numa área (pasta do servidor) referente à biblioteca escolhida.

As bibliotecas são crias numa sessão dedicada e a cada biblioteca é associada uma área segura. Quando uma revisão de documento é




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submetida ou publicada, os ficheiros pertencentes a essa revisão são movidos para a área segura associada à biblioteca.

Os utilizadores não têm acesso directo à pasta correspondente à área segura. Apenas podem aceder aos ficheiros a partir das sessões do ERP LN.

As bibliotecas são ligadas a um tipo de documento, logo quando o utilizador escolhe o tipo de documento a criar, o sistema define a biblioteca de forma automática.

Dois documentos apenas poderão estar em bibliotecas diferentes se forem de tipos diferentes.

7.1.1 Visualizar a lista de bibliotecas (dmsys0540m000) Para visualizar a lista de bibliotecas, no menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Gestão de Documento>>Documentos>>Bibliotecas.

A sessão Bibliotecas (dmsys0540m000) inicia, listando as bibliotecas já definidas:

Figura 6-21 - Sessão Bibliotecas (dmsys0540m000)




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7.1.2 Criar uma nova BibliotecaProcedimento:

1. Na sessão Bibliotecas (dmsys0540m000), no menu Arquivo clique Novo.2. Insira o identificador para a biblioteca, no caso de não ser gerado um

automaticamente pelo sistema de máscaras.3. Insira uma descrição para a biblioteca.

7.1.3 Gerir conteúdos de uma biblioteca de documentosUma biblioteca pode conter sub-bibliotecas, documentos e áreas de segurança. A partir da sessão bibliotecas (dmsys0540m000) poderá:

Configurar as hierarquias de bibliotecas: Associar bibliotecas que serão sub-bibliotecas de outra biblioteca.

Visualizar a lista dos documentos contidos numa biblioteca. Associar uma Área de segurança a uma biblioteca, onde os documentos

pertencentes a essa biblioteca serão seguramente armazenados.

Para realizar estas operações consulte os próximos tópicos.

7.1.4 Abrir a sessão “ERP Objects linked to library”Para abrir a sessão ERP Objects linked to library (dmsys9113m000), a partir da sessão bibliotecas (dmsys0540m000) , no menu Especifico, clique “Objectos Anexados”, conforme se ilustra na figura seguinte ou pressione Ctrl+Shift+A.




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Figura 6-22 - Sessão Bibliotecas (dmsys0540m000)

A sessão ERP Objects Linked to Library (dmsys9113m000) inicia , listando os tipos de objectos que podem ser incluídos na biblioteca, bem como o numero de objectos de cada tipo que estão actualmente incluídos:

Figura 6-23 - sessão ERP Objects Linked to Library (dmsys9113m000)




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7.1.5 Criar uma hierarquia de bibliotecas lógicasPara criar uma hierarquia de bibliotecas siga o procedimento seguinte:

1. Na sessão ERP Objects Linked to Librarys (dmsys9113m000) , faça duplo clique no registo de bibliotecas (LIBR - Libraries). A sessão “Library Contens” (dmdoc9110m000) inicia, listando as sub-bibliotecas contidas na biblioteca indicada no campo Biblioteca, no topo da sessão, como ilustra a figura seguinte.

Figura 6-24- Sessão Library Contents (dmdoc9110m000) para entidades do tipo biblioteca

2. No menu Arquivo clique Novo. Um novo registo é adicionado à tabela.3. Clique na seta de pesquisa para abrir a sessão bibliotecas e seleccionar uma

biblioteca como biblioteca filha da anterior ou crie uma nova biblioteca,a como descrito anteriormente.

7.1.6 Associar uma área segura a uma bibliotecaProcedimento:




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1. Na sessão bibliotecas (dmsys0540m000) seleccione linha da biblioteca à qual pretende associar uma área segura.

2. No menu especifico, clique “Objectos Anexados”, ou em alternativa pressione Ctrl+Shift+A. A sessão “ERP Objects Linked to Library” (dmsys9113m000) inicia, mostrando o tipo de objectos associados à biblioteca.

3. Faça duplo clique na linha correspondente ao objecto VAULT SERVER ou em alternativa aceda ao menu Especifico e clique “Anexos de Objecto”.

4. A sessão “Library Contens” (dmdoc9110m000) para entidades do tipo “Area” inicia.

5. Clique Arquivo>>Novo e um novo registo será adicionado à tabela como ilustra a figura seguinte:

Figura 6-25 - Sessão Library Contents (dmdoc9110m000) para entidades do tipo Area

6. Clique na seta de pesquisa ( ) para abrir a sessão “Áreas” e escolher uma área a associar ou criar uma nova área.




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Figura 6-26 - sessão de escolha de áreas (dmdoc5120m000)

Nota: Podem ser associadas várias áreas de segurança a uma biblioteca. Essas áreas são chamadas de áreas primárias. A essas áreas primárias, podem ser ligadas áreas secundárias. Quando uma versão de um documento é submetida para aprovação ou publicada, surge uma janela com a lista de áreas primárias. Quando o utilizador escolhe uma das áreas primárias, os ficheiros são movidos para essa área primária e são adicionadas cópias às áreas secundárias que estão associadas à área primária que foi escolhida.

7.1.7 Visualizar áreas secundárias associadas a áreas primárias1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Configuração

ODM >> Gestão de Sistema de Áreas >> Áreas.2. A sessão áreas (dmdoc5120m000) surge com a lista de todas as áreas

existentes.3. Seleccione a área de segurança à qual pretende atribuir uma área

secundária e no menu específico clique “Áreas de Segurança Relacionadas”. A sessão “Related Vault Areas” (dmcom9110m000) surge, listando as áreas secundárias associadas à área primária mostrada no campo ID de área no topo da sessão.




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7.1.8 Adicionar nova área secundária a uma área primária

1. Na sessão Related Vault Areas, clique Arquivo>>Novo, um novo registo será adicionado à tabela.

Figura 6-27 - Sessão Related Vault Áreas

2. Utilize a seta de pesquisa( ) para abrir a sessão áreas e escolher qual a área de segurança que pretende associar como secundaria ou crie uma nova área.




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7.1.9 Visualizar lista de documentos contidos numa bibliotecaPara visualizar a lista dos documentos de uma biblioteca siga os passos seguintes:

1. Na sessão bibliotecas (dmsys0540m000) seleccione linha da biblioteca à qual pretende visualizar alista de documentos.

2. No menu específico, clique “Objectos Anexados”, ou em alternativa pressione Ctrl+Shift+A. A sessão “ERP Objects Linked to Library” (dmsys9113m000) inicia, mostrando o tipo de objectos associados à biblioteca.

3. Faça duplo clique na linha correspondente ao objecto DOCS – Documents. A sessão Library Contents (dmcom9110m000) para entidades do tipo documento, inicia, listando todos os documentos contidos na biblioteca:

Figura 6-28 – Sessão Library Contents (dmcom9110m000) para entidades do tipo documento

7.1.10 Visualizar documentos de uma biblioteca em forma de árvore




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1. Na sessão bibliotecas (dmsys0540m000) seleccione linha da biblioteca à qual pretende visualizar a lista de documentos.

2. No menu especifico clique “procurar”, ou em alternativa clique no ícone . A sessão de Procura de Objecto (dmcomobjbrows) inicia mostrando a estrutura em árvore dos objectos contidos na biblioteca.

Figura 6-29 - Sessão de Procura de Objecto (dmcomobjbrows)

8 Gerir Tipos de Ficheiros admissíveisQuando se pretende associar um ficheiro a uma versão de documento, o sistema só permite associar ficheiros com extensão que conste da lista de tipos de ficheiro admissíveis para aquele tipo de documento. É necessário, portanto manter uma lista de tipos e extensão de ficheiro admissíveis no ODM.

8.1 Visualizar lista de tipos de ficheiro1. No menu Gestão de Dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de

documentos >> Arquivos >> Tipo de Arquivo.2. A sessão tipo de arquivo (dmdoc4110m000) surge, listando os tipos de

ficheiro já registados e as extensões admissíveis para cada tipo de ficheiro.




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Figura 7-30 - Sessão tipo de arquivo (dmdoc4110m000)

8.1.1 Adicionar novo tipo de ficheiro e definir extensões permitidas1. Na sessão tipo de arquivo (dmdoc4110m000), no menu arquivo clique novo.

Um novo registo é adicionado à tabela.2. Insira o nome que pretende para o tipo de ficheiro3. Insira as extensões que poderão ser admitidas para o tipo de ficheiro em

questão. Poderá inserir mais do que uma extensão, separando-as com ponto e vírgula e sem espaços (exemplo: *.bmp;*.jpg;*.png). Se colocar *.* permite que qualquer extensão seja associada ao tipo de ficheiro em questão.

8.1.2 Definir extensões por defeito para operaçõesMuitas das operações com ficheiros, tais como visualizar, editar, imprimir, etc.. Podem ser realizadas a partir da sessão Arquivos Anexados (dmdoc4540m000) ou a partir da sessão Revisões de Documento – VISÃO GERAL (dmdoc1520m000).

A partir da sessao Arquivos Anexados (dmdoc4540m000) é possível realizar muitas operações adicionais, tais como Mover Ficehiros, copiar ficheiros, obter copias locais, enviar ficheiro por mail, efectuar check out, efectuar check in ou arquivar ficheiros.Se as operações com ficheiros forem invocadas a partir da sessao Arquivos Anexados




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(dmdoc4540m000), O utilizador selecciona os ficheiros aos quais as operações devem ser aplicadas. No entanto, se as operações forem invocadas a partir da sessao de revisões de docuementos, e existirem vários ficheiros anexados à revisão, o sistema deve determinar automaticamente a que ficheiros deve aplicar a operação.

O administrador do sistema de gestao documental deve configurar os padrões que serão utilizados para identificar os ficheiros principais para cada tipo de operação. (Exemplo: para visualizar usa o *pdf, para editar usa ficheiros com extensão *.xlsx ou *.xls). O utilizador final poderá, depois, modificar este padrão para um documento em específico.

8.1.2.1Definir os padrões para um tipo de ficheiro1. No menu Gestão de Dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de

documentos>> Arquivos >> Tipo de Arquivo. A sessão tipo de arquivo (dmdoc4110m000) surge, listando os tipos de ficheiro já registados e as extensões admissíveis para cada tipo de ficheiro.

2. Seleccione a linha correspondente ao tipo de arquivo, para o qual pretende definir os padrões para as operações.

3. No menu Especifico, clique Atribuir Padrões, ou em alternativa clique no

ícone . A sessão “Extensões de Arquivo Padrão de Operações de Arquivo” (dmdoc4550m000) inicia, listando as extensões que foram definidadas para o tipo de ficheiro em questão.




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7-31 - sessão “Extensões de Arquivo Padrão de Operações de Arquivo” (dmdoc4550m000)

4. Para cada tipo de operação, active a checkbox para a extensão que pretende definir como padrão para o tipo de ficheiro em questão. Só poderá seleccionar uma check-box por coluna.

Nota: Se o utilizador pedir para realizar uma operação e não existir um ficheiro principal definido para aquele documento em específico, a operação será aplicada ao ficheiro que tiver a extensão que foi definida na sessão “Extensões de Arquivo Padrão de Operações de Arquivo” (dmdoc4550m000) como padrão para aquele tipo de ficheiro e operação.

9 Gerir Tipos de DocumentosQuando um utilizador regista um novo documento, terá, obrigatoriamente de indicar qual o tipo de documento que pretende registar (Exemplos: Wire Rope Specification, Ficha de Processo, Gama de Controlo, etc…).

O administrador do sistema de gestão documental deve definir os tipos de documentos utilizados na organização. Isso é feito na sessão Tipos de (dmdoc2510m000).




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O tipo de documento define o modo de revisão do documento e pode, opcionalmente ser usado para definir a máscara do código de documento (exemplo: FP-######, originará códigos sequenciais FP-000001, FP-000002, …, FP-N;) e os tipos de ficheiros que podem ser anexos ao documento.

O tipo de documento pode ser utilizado em conjunto com o mecanismo de autorizações para limitar o acesso aos vários tipos de documentos, por exemplo, um elemento do Grupo de Engenharia do Offshore não terá acesso a editar os documentos do tipo Wire Rope Specification, mas poderá visualizá-los.

9.1 Modos de Revisão de DocumentosQuando se define um tipo de documento, especifica-se o seguinte:

Tipo de Revisão: alfanumérica ou data de publicação. Isto é feito configurando as máscaras para a versão do tipo de documento (consultar secção relativa a máscaras para mais informações).

Se se usa revisão de ficheiros ou não. Caso afirmativo, sempre que se altera um ficheiro anexo, a versão do documento incrementa automaticamente.

A combinação destes dois parâmetros resulta em 4 modos de revisão possíveis:

Revisões Alfanuméricas sem revisão de ficheiros anexos

O valor da revisão incrementa quando é criada uma nova revisão:

REV-1,VER-2, VER-3,etc…

Revisões com data de publicação sem revisão de ficheiros anexos

Os valores das revisões passam a ser 15-02-2010, por exemplo.

Revisão de ficheiros anexos activa

O valor da revisão é o valor da revisão mais recente dos ficheiros anexos.




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9.2 Visualizar lista de tipos de documentos1. No menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Gestão de

Documento >> Documentos >> Tipos de Documento. A sessão Tipos de Documento (dmdoc2510m000) inicia listando os tipos de documento já registados, a sua descrição e o comité atribuído por defeito.

Figura 8-32 - Sessão Tipos de Documento (dmdoc2510m000)

9.3 Criar Novo Tipo de Documento

1. No menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Gestão de Documento >> Documentos >> Tipos de Documento. A sessão Tipos de Documento (dmdoc2510m000) inicia listando os tipos de documento já registados, a sua descrição e o comité atribuído por defeito.




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Clique Arquivo>>Novo. A sessão de detalhe de tipo de documento (dmdoc2110s000) inicia.

Figura 8-33 - Sessão de detalhe de tipo de documento (dmdoc2110s000)

2. No campo Tipo Insira o nome que pretende para o tipo do documento (exemplo: WRS ou FP)

3. Escolha o tipo de revisão que pretende (alfanumérico ou por data)4. O campo opcional “comité” permite associar um comité de revisão que será

associado por defeito a novos documento deste tipo. O comité poderá ser alterado no momento da criação de documentos. Cada comité incluirá os seus revisores, para mais informações sobre comités e revisores por comité consulte a área de comités.

5. Clique na seta de pesquisa de bibliotecas para abrir a sessão Bibliotecas (dmsys0540m000) e escolher qual a biblioteca correspondente ao tipo de documento que está a ser criado. Se o campo biblioteca não for preenchido no momento da criação do tipo de documento, a biblioteca poderá ser alterada ao criar um novo documento, caso contrário, não será possível alterar a biblioteca.

9.4 Associar tipos de ficheiro a tipos de documentosÉ possível limitar o tipo de ficheiros e suas extensões que podem ser associados a um dado tipo de documento. Se não existirem tipos de ficheiros associados ao tipo de documento, poderá associar qualquer ficheiro a os documentos desse tipo.

1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de Documento>> Arquivos >> Tipo de documento – Atribuição de tipo de arquivo. A sessão Tipo de documento – Atribuição de tipo de arquivo




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(dmdoc2550m000) surge, listando os tipos de artigo associados ao tipo de documento seleccionado no campo Tipo de documento no topo da sessão.

2. Verifique que o tipo de documento ao qual pretende associar tipos de ficheiro está seleccionado no campo tipo de documento, no topo da sessão.

Caso contrário utilize as setas de navegação ( ) ou o comando

localizar ( ) para pesquisar o tipo de documento que pretende. Caso não exista ainda nenhum tipo de ficheiro associado ao tipo de documento que

pretende, terá que clicar “novo grupo” ( ). O campo “Tipo de

Documento” torna-se editável e poderá clicar na seta de pesquisa ( ) para abrir a sessão tipos de documento e escolher o pretendido.

3. Na sessão Tipo de documento – Atribuição de tipo de arquivo (dmdoc2550m000), clique Arquivo>> Novo, um novo registo surgirá na tabela, como ilustrado na figura seguinte.

4. Clique na seta de pesquisa ( ) para escolher o tipo de ficheiro que pretende associar.

5. No final de completada a lista clique “gravar” ou “gravar e fechar”.

8-34 - Sessão “Tipo de documento – Atribuição de tipo de arquivo” (dmdoc2550m000)




Produção


10 Gerir Comités de RevisãoUm comité consite num grupo de utilizadores, aos quais se chama revisores e seu representante (presidente do comité). Quando um comité é associado a um documento, este é responsável pelo processo de revisão desse mesmo documento.

O presidente do comité tem a permissão de seleccionar os revisores que fazem parte do comité. Apenas o presidente pode adicionar e retirar revisores do comité.

10.1 Criar um novo comité

1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de documento >> Documentos >> Comitê de gestão de documentos. A sessão Comitê de gestão de documentos (dmcom0127m000) inicia, listando os comités já registados.

9-35 - Sessão Comité de gestão de documentos (dmcom0127m000)

2. Clique Arquivo >> Novo. É adicionado um novo registo à tabela.3. Preencha os seguintes campos:

o Comité: sigla que pretende dar ao comité em questãoo Descrição do comité




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o Revisões: se pretende que o comité tenha permissão para rever apenas documentos, apenas alterações* ou ambos

o Presidente: utilize a seta de pesquisa para seleccionar o utilizador que será o presidente do comité.

4. Clique “gravar e fechar”

10.2 Visualizar revisores do comité1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de

documento>> Documentos>> Revisores por comité de gestão do documento. A sessão Revisores por comité de gestão do documento (dmcom0126m000) inicia, listando os revisores pertencentes ao comité indicado no topo da sessão. Se pretender gerir revisores de outro comité, utilize as setas de pesquisa ou o comando localizar para seleccionar outro comité.

9-36 - Sessão Revisores por comité de gestão do documento (dmcom0126m000)




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10.3 Adicionar novo revisor ao comité1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de


2. Clique Arquivo >> Novo. Um novo registo é adicionado à tabela. Utilize a

seta de pesquisa ( ) para abrir a sessão funcionários e escolher o revisor que pretende adicionar ao comité.

10.4 Retirar revisores do comité.1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de


2. Seleccione a(s) linhas correspondentes ao(s) revisores que pretende retirar e

em seguida clique ( ) .

11Utilização do SGDOC

11.1 Visualizar lista de documentos1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de

Documentos>> Documentos >> Documentos. A sessão documentos – VISÃO GERAL (dmdoc1510m000) inicia, listando todos os documentos registados no sistema.




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10-37 - Sessão Documentos - VISÃO GERAL (dmdoc1510m000)

11.2 Pesquisar documentos

Para pesquisar documentos utilize o comando localizar ( ), uma janela de pesquisa surgirá com uma lista campos para refinar a pesquisa:

10-38 - Janela de pesquisa de documentos

Poderá ainda ordenar a lista de documentos por campo, conforme ilustrado na figura seguinte




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10-39 - Sessão Documentos - VISÃO GERAL (dmdoc1510m000)

Poderá ainda criar filtros personalizados para efectuar pesquisas: Para isso siga o seguinte procedimento:

1. Na sessão documentos, clique Exibir >> Filtro >> Novo. A sessão Filters (ttadv9593m000) surge.

2. No campo Nome do filtro, insira o nome pelo qual pretende identificar o filtro de pesquisa. Quando aplicar um filtro numa pesquisa, o titulo dado surgirá no título da sessão de Documentos.

3. Seleccione a check box “publish” caso pretenda que o filtro seja publicado e se torne visível a todos os utilizadores do odm. Nota: Esta funcionalidade só está disponível para os super utilizadores.

4. Clique Arquivo>> Novo, ou em alternativa ( ). Um novo registo é adicionado à tabela.

5. Preencha os campos da linha: Field Name: O campo que é usado para filtrar os registos de documentos. Para que um registo surge quando á aplicado o filtro, os dados do registo devem satisfazer o valor e a condição introduzidos nos respectivos campos.




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Se forem definidas mais do que uma condição (várias linhas na tabela), as condições são combinadas formando uma relação do tipo AND. Quando o filtro for aplicado, apenas surgem os documentos que satisfazem todas as condições.Condição:A condição que o campo seleccionado anteriormente deverá satisfazer, tendo em conta o valor introduzido no campo Value. Value:O valor que o registo deve satisfazer (segundo a condição) para ser mostrado quando aplicado o filtro. Nota: O valor é case sensitive. É possível utilizar .* nas condições “contains” ou “doesn’t contain”.

10-40 - Sessão Filters (ttadv9593m000)

Exemplo:

Configurar um filtro para mostrar apenas fichas de processo dos cabos de aço EUROWIRE

11.3 Registar novo documento1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de

Documentos>> Documentos >> Documentos. A sessão de documentos (dmdoc1510m000) inicia, listando todos os documentos registados no sistema.




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2. Clique Arquivo>>Novo ou ( ). A sessão Documentos – DETALHES (dmdoc1510m000) inicia.

10-41 - Sessão Documentos – DETALHES (dmdoc1510m000)

3. No campo documento, utilize a seta de pesquisa para escolher o tipo de documento que pretende criar (os tipos de documentos são definidos pelo administrador de sistema. Essa tarefa é descrita no capitulo 8 deste manual). Após escolher o tipo de documento, o código do novo do documento é gerado automaticamente, com base na máscara que foi definida para o tipo de documento escolhido. Para mais informações sobre como configurar máscaras, consulte o capítulo referente a máscaras de objectos. No caso de ter sido definida uma biblioteca por defeito para o tipo de documento, esta surgirá também de forma automática, podendo ser alterada caso pretenda.




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4. No campo “titulo” insira o título que pretende dar ao documento, tendo em conta as regras de nomenclatura definidas para o sistema de gestão documental da sua organização.

5. Caso pretenda que o documento sofra um processo de aprovação rápida, seleccione a checkbox respectiva. O processo de aprovação rápida é uma funcionalidade que pode ser usada para obter uma aprovação rápida, em vez de submeter o documento a processo mais demorado (ciclo de vida normal). Se a checkbox for activa, todas as fases intermédias do ciclo de vida do documento em questão serão ignoradas. Depois de criar o documento, só é possível mudar este campo se todas as versões do documento estiverem no estado “Em desenvolvimento”.

6. No campo >Função Responsável, indique, caso pretenda qual o cargo responsável pelo documento. Utilize a seta de pesquisa para abrir a lista de cargos que foi definida pelo administrador do sistema informático para seleccionar o cargo em questão.

7. No campo originador, insira o nome da pessoa que criou o documento.8. No caso do tipo de documento ter um comité de região atribuído por

defeito, este surgirá automaticamente, aquando da criação do novo documento. No entanto, este poderá ser alterado nessa altura. Poderá utilizar a seta de pesquisa para abrir a sessão comités e seleccionar o comité responsável pela revisão do documento Nota: Apenas o presidente do comité tem acesso à gestão dos revisores. No caso de Processo de Aprovação rápida não é necessário um comité.

9. Assinale se pretende utilizar uma sequência de revisores fixa para a revisão do documento. No caso de activar esta opção, apenas o presidente do comité poderá definir os revisores a utilizar e sua sequência, bem como quais os revisores a notificar.

10. Assinale se pretende activar o modo revisão exclusiva. Neste modo de revisão, apenas o utilizador que criou o documento poderá enviar o mesmo para revisão.

11. Preencha as chaves de busca, pelas quais pretende pesquisar o documento. Nota: A chave de busca I é preenchida automaticamente com uma cópia do titulo do documento.




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12. Clique salvar . Repare que o sistema cria automaticamente a primeira versão (revisão) do documento. Note que o ícone revisões de documentos (

), que se encontrava desactivo, está agora activo.

11.4 Versões de Documento

11.4.1 Visualizar lista de versões de um documentoA partir da sessão Documentos – VISÃO GERAL (dmdoc1510m000) ou a partir da sessão DOCUMENTOS – DETALHE (dmdoc1510m000), é possível aceder à sessão Revisões de documento – VISÃO GERAL (dmdoc1520m000)

através do ícone ou no menu Especifico >> revisão de Documento. A sessão “revisões de documento – Visão Geral” (dmdoc1520m000) inicia listando todas as versões (revisões) do documento seleccionado no campo “documento” no topo da sessão.

10-42 - Sessão Revisões de documento – VISÃO GERAL (dmdoc1520m000)

11.4.2 Ciclo de vida do documentoA partir da sessão revisões de documento (dmdoc1520m000) é possível realizar as operações do ciclo de vida do documento através do menu específico ou através dos atalhos. A figura seguinte ilustra o processo do




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ciclo de vida. Támbém é possível realizar estas operações a partir da sessão Revisões de Documento – Entrada Fácil (dmdoc1520m100).

11.4.3 Gerir Conteúdos de uma versão (revisão).1. Na sessão Revisões de documentos (dmdoc1520m000), seleccione a linha

correspondente è versão que pretende. Nota: A versão (revisão) deverá estar no estado “em desenvolvimento” para que o seu conteúdo possa ser alterado”.

2. Clique no ícone ( ) ou em alternativa no menu Especifico>> Revisões de Documento - entrada fácil. A sessão “Revisões de Documento entrada fácil” (dmdoc 1520m100) inicia, mostrando, na parte superior informações relativas à biblioteca, comité, detalhes do documento, estado e estatísticas. Na área inferior surgem os separadores que se seguem:

11.4.3.1 Attached files:Abrir este separador equivale a abrir a sessão Arquivos Anexados, através do Menu Específico >> Arquivos Anexados ou clicando no ícone ( )

Neste separador é possível gerir os ficheiros que fazem parte da versão do documento. A partir do menu específico é possível realizar todas as



10-43 -


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operações sobre o ficheiro, desde que o utilizador tenha permissão para as realizar: Exibir, editar, imprimir, mover, copiar, obter cópia local, check in file, check out file,…). Estas operações estão acessíveis também através de ícones na barra de atalhos do separador Attached Files (

).

11.5 Associar documentos a objectos do ERP

11.6 Visualizar/imprimir documentos associados a objectos do ERP

