(vpeventos) cartilha de apresentação · participante/congressista escolher! onde! deseja ......
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ÍNDICE
vpEventos -‐ Gestão de Eventos ..................................................................................... 3 Quem Somos ................................................................................................................................ 3 A Plataforma ............................................................................................................................... 3 Cases de Sucesso ........................................................................................................................ 4 ESCOLA 10, FATESP .............................................................................................................................. 4 ÂMBITO EVENTOS ................................................................................................................................. 5 EPEJ 2013 e 2014 ................................................................................................................................... 6 Sociedade Brasileira de Cirurgia Oncológica .............................................................................. 7 ENCEJ 2013 ............................................................................................................................................... 8
Funcionalidades da Plataforma vpEventos .............................................................. 9 Site completo para participantes ......................................................................................... 9 Plugin Externo ............................................................................................................................ 9 Painel de administração para a organização ................................................................. 10 Domínio próprio ...................................................................................................................... 11 Divulgação automática no Google e Facebook .............................................................. 12 Inscrições automáticas .......................................................................................................... 13 Multieventos ............................................................................................................................. 14 Envio de trabalhos .................................................................................................................. 16 Gerenciamento financeiro .................................................................................................... 17 Gerenciamento de atividades ............................................................................................. 18 Envio de e-‐mails em massa .................................................................................................. 20 Fila de espera ............................................................................................................................ 21 Certificados digitais ................................................................................................................ 22 Feedbacks digitais ................................................................................................................... 24 Gerenciamento hoteleiro ...................................................................................................... 25 Gestão de Tarefas .................................................................................................................... 26 Assistente Pessoal ................................................................................................................... 28
Suporte Especializado Exclusivo .............................................................................. 29
Demais Informações ..................................................................................................... 30
vpEventos -‐ Gestão de Eventos
Quem Somos
A plataforma vpEventos surgiu da necessidade de controlar, de maneira centralizada, todas as informações de um evento, de modo que tudo estivesse disponível a todos da organização do evento, em qualquer momento e lugar.
Criada inicialmente para um evento acadêmico da empresa júnior ICMC Jr.
tendo como sede o Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação, USP São Carlos, São Carlos, São Paulo, a plataforma obteve grande aprovação e incentivos, sendo aperfeiçoada desde então.
A plataforma possui como nicho eventos acadêmicos, eventos corporativos,
congressos, seminários, palestras, workshops e conferências, maximizando os lucros e minimizando o tempo gasto com TI, afinal a tecnologia deve estar a favor do evento e não o evento preso à tecnologia.
A Plataforma
A plataforma é hospedada em nuvem, ou seja, não depende de computadores locais para funcionar, estando armazenada em servidores dedicados em um dos maiores datacenters do mundo, Softlayer (IBM), localizado em Dallas, Estados Unidos. Disponível e online 24 horas por dia, 7 dias por semana, 12 meses por ano, protegida por firewalls Cisco e criptografia SSL.
Sendo hospedada em nuvem, é possível seu acesso a partir de qualquer dispositivo conectado à internet: computadores, notebooks, tablets e celulares, facilitando o uso por parte dos participantes do evento, como também da equipe organizadora.
Através da plataforma é possível gerenciar todos os setores de um evento: financeiro, patrocínios, informações aos participantes, atividades do evento, inscrições automáticas, pagamentos online, divulgação automática no Google e Facebook, certificados digitais, feedbacks online, envio de trabalhos, gestão de tarefas, analytics (estatísticas dos visitantes) em tempo real, gerenciamento de hotéis e muito mais.
Nunca foi tão simples cuidar de seu evento à distância.
Cases de Sucesso
ESCOLA 10, FATESP
escoladez.vpeventos.com Iniciativa das Instituições FATESP, UNIPÓS, CRIATIVASOFT e UNINTER que objetiva criar uma cultura para reunir anualmente Gestores Educacionais e demais interessados em Educação em nível de excelência para discutir temas relevantes em palestras, seminários, workshops, bem como promover eventos relacionados à formação e desenvolvimento de Gestores Educacionais. Obteve mais de 300 participantes em sua totalidade, sendo o sistema de inscrições, pagamentos, atividades e geração de certificados digitais essenciais para o evento.
ÂMBITO EVENTOS
escoladez.vpeventos.com Agência de eventos especializada em eventos corporativos e casamentos. Plataforma utilizada para diversos eventos da agência, tendo como destaque palestras realizadas pela palestrante Fátima Ziegler, abordando temas importantes para a construção de uma boa imagem profissional e de sua marca. Dicas de vestuário, comportamento no ambiente corporativo e social. Obteve mais de 100 participantes em sua totalidade, sendo o sistema de inscrições, pagamentos, atividades e feedbacks online essenciais para o evento.
EPEJ 2013 e 2014
www.epej.com.br
Realizado em Mairiporã -‐ São Paulo, o Encontro Paulista de Empresas
Juniores ocorreu no primeiro semestre de 2013 obteve 333 congressistas participantes pagantes.
Corresponde a um evento estadual que reúne diversas Empresas Juniores paulistas, tendo por fim realizar palestras, benchmarkings, apresentação de cases, interações e discussões acerca de assuntos que pautam a realidade empresarial.
O uso da plataforma vpEventos foi essencial para os pagamentos online e alocação dos congressistas nos diversos quartos do hotel, reservado para o evento.
A geração de certificados e feedbacks digitais também foi de fundamental importância para a equipe de organização validar o desempenho do evento para seus congressistas. A aceitação foi tanta que para este ano de 2014 estamos realizando novamente o evento EPEJ, com um total de 500 congressistas participantes pagantes.
Sociedade Brasileira de Cirurgia Oncológica
oncoessencial-‐brasil.com.br
Eventos realizados em simultaneamente em duas cidades, Araraquara -‐ SP e Rio de Janeiro -‐ RJ, com o objetivo de divulgar e aprofundar os conhecimentos de Oncologia em suas respectivas regiões. Com grande participação de alunos e professores do ramo, o evento obteve mais de 450 congressistas em sua totalidade.
Utilizando amplamente o sistema de inscrições, pagamentos online e certificados digitais, o vpEventos foi de fundamental importância para o bom andamento do evento.
ENCEJ 2013
encej.com.br
ENCEJ, Encontro Capixaba de Empresas Juniores, é realizado todo ano para unir todas as empresas juniores de Espírito Santo com atividades realizadas a empreendedorismo e gestão de empresas. Em 2013 ocorreu em um hotel entre a reserva indígena Guarani Tekoã Porá, e as belas praias de Coqueiral, que conta com o encontro do Rio Piraque-‐Açú com o mar -‐ o Coqueiral Praia Hotel dispõe de uma excelente estrutura, além de uma incrível paisagem ao seu redor. Obteve mais de 220 participantes em sua totalidade, sendo o sistema de inscrições, pagamentos, atividades e alocação em quartos, essenciais para o bem andamento do evento.
Funcionalidades da Plataforma vpEventos
Site completo para participantes Sabemos como é complexo levantar um site do zero. Se ainda não houver conhecimento dentro da empresa, é ainda mais cansativo e custoso. Tempo e dinheiro são gastos na busca de profissionais com conhecimento em desenvolvimento de sites, não é mesmo? Isso acaba agora. A plataforma vpEventos oferecer um site totalmente estruturado e pronto para receber suas informações e seus participantes e congressistas. Além disto, oferecemos diversas opções visuais (temas) para seu site e a possibilidade de personalizar tudo, com poucos cliques: imagens, textos, cores, posições de colunas e muito mais. Com poucos cliques e sem a necessidade de ter conhecimento na área.
Plugin Externo Já possui um site? Também não há problemas, a plataforma vpEventos é capaz de entrar em seu site e disponibilizar a área do participante/congressista dentro dele. Inscrições, pagamentos, escolha de atividades, escolha de quartos de hotel, baixar certificados, preencher feedbacks, tudo dentro de seu site, com poucos cliques. Não é mágica, é a plataforma vpEventos.
Painel de administração para a organização Tudo que é preciso para controlar um evento encontra-‐se dentro de seu Painel de Administração. A plataforma vpEventos oferece um completo ambiente para todos os membros da equipe de organização do evento. Controle tudo através do painel, defina quais áreas cada membro de sua equipe terá acesso e muito mais.
Domínio próprio Dando os primeiros passos na Era digital? Não se preocupe, conosco você é capaz de definir seu próprio domínio, para seu evento. Escolha o nome que melhor lhe agrade, .com ou .com.br e venha conosco para a internet. Você escolhe, nós fazemos!
Divulgação automática no Google e Facebook A plataforma vpEventos utiliza as melhores técnicas de SEO, a fim de subir seu evento na lista do Google e uma divulgação assertiva no Facebook. Em poucos dias seu evento aparecerá entre os primeiros da lista do Google, sem precisar fazer nada ou pagar a mais por isso. Nós cuidamos de sua divulgação.
Inscrições automáticas Cansou de inscrições em papel? Por Excel? Por formulários do Google? Com a plataforma vpEventos você possui um completo sistema de inscrições totalmente personalizado. Configure os campos que desejar, as diferentes categorias de inscrições, quantidade de vagas por categoria, quando as inscrições vão abrir e fechar e controle tudo através de seu painel de administração. Os próprios participantes/congressistas preenchem o formulário, acessam sua conta na área exclusiva de participantes em seu site, fazem o pagamento, escolhem as atividades que desejam participar, escolhem os quartos de hotel e muito mais. Exporte relatórios em Excel se preferir.
Multieventos Sua empresa realiza mais um evento por ano ou possui a necessidade de realizar diversos eventos ao mesmo tempo? A plataforma vpEventos está pronta para você. Conosco, você poderá gerenciar qualquer quantidade de eventos ao mesmo tempo, com poucos cliques do mouse. Cada evento terá seu próprio site e funcionalidades separadas dos demais, possibilitando a gestão de múltiplos eventos simultaneamente.
Defina administradores para os diferentes eventos e tenha uma visão global sobre todos eles. Saiba o que cada administrador fez dentro da plataforma.
Pagamentos automáticos Pagamentos apenas por depósito em conta? Verificar pagamento por pagamento, manualmente? Isso deixa qualquer um louco e estressado! Com a plataforma vpEventos tudo é automático, você precisa apenas sentar e acompanhar os pagamentos serem feitos e confirmados. A equipe vpEventos irá gerenciar as inscrições e cuidar de toda burocracia necessária para realizar pagamentos online. Com poucos cliques você estará sacando o dinheiro pago por seus congressistas e requisitando notas fiscais, todas geradas automaticamente pelo sistema da plataforma vpEventos. Seu congressista realiza o pagamento, o sistema do vpEventos identifica e aprova ele no mesmo dia. Tudo automático.
Envio de trabalhos Seu evento terá exposição de cartazes, apresentação de cases, apresentação de projetos? Não seria muito legal o próprio participante/congressista anexar seu projeto no momento da inscrição? Pois com a plataforma vpEventos isto é possível. Configure a plataforma para aceitar trabalhos, diferencie categorias de inscrições de trabalhos e normais, estipule datas máximas para envio de trabalhos e controle todos os trabalhos enviados, sendo possível realizar comentários e dar notas para cada um deles, tudo dentro da própria plataforma.
Gerenciamento financeiro Planilhas e mais planilhas de gastos. Muitos papéis perdidos e contas que não fecham? Deixe disso, use a plataforma vpEventos. Controle completo de entradas, saídas e relatórios mensais, atualizados automaticamente.
Gerenciamento de atividades Seu evento terá diferentes atividades com a necessidade do próprio participante/congressista escolher onde deseja participar? Por que não deixar a própria plataforma vpEventos gerir as escolhas? Acabe com sobrecarga em suas palestras e cursos. Defina o número máximo de participantes por atividade, quais categorias de inscrições podem escolher as atividades, estipule uma data para a abertura das escolhas e deixe os próprios participantes escolherem. Exporte relatórios em Excel se preferir.
Envio de e-‐mails em massa Cansado de enviar e-‐mails na mão? Por que não apenas clicar uma vez e enviar para todos os participantes automaticamente? Simples assim. A plataforma vpEventos utiliza a tecnologia Amazon SES para envios rápidos e seguros de e-‐mail, evitando que eles caiam em caixas de SPAM.
Fila de espera Muitos participantes para poucas vagas? Nós cuidamos da fila de espera para você. De forma automática, você será capaz de criar uma fila de espera e permitir que todos tenham a chance de participar do evento. A cada ciclo de tempo (definido por você), os congressistas terão a chance de pagar e se inscrever no evento. Não pagou? Perde a chance e a vaga é oferecida a outro congressista, automaticamente. Gerenciar uma fila de espera nunca foi tão simples.
Certificados digitais Não gaste mais papel, seja um evento que apoia a sustentabilidade. Com a plataforma vpEventos os certificados são gerados automaticamente após o término do evento. O próprio participante/congressista entra em sua área do participante e baixa o certificado com seu nome, personalizado, em PDF.
Feedbacks digitais Mais uma ação a favor da sustentabilidade, vamos economizar papéis! Configure as perguntas e informe quando os participantes/congressistas poderão preencher, tudo digital. Gere relatórios e exporte para PDF ou Excel se desejar.
Gerenciamento hoteleiro Seu evento será em um hotel? Está perdendo tempo e dinheiro para alocar cada participante/congressista em cada quarto? Que tal se os próprios congressistas escolherem seus quartos? Com vpEventos você pode. Cadastre os hotéis, quartos, defina quais categorias de inscrições e quais congressistas poderão escolher cada quarto e eles mesmos escolhem, simples! Sistema de segurança Para evitar quartos com várias mulheres e um homem indesejado, por exemplo, contamos com um sistema infalível de segurança: a primeira pessoa a entrar no quarto torna-‐se dona do quarto e define uma senha. Apenas quem tiver esta senha poderá entrar no quarto. Desta forma é possível que todos os amigos possam ficar juntos e evitar estranhos. Pelo painel de administração a equipe de organização ainda é capaz de alocar e realocar quais participantes forem necessários, mesmo que houver uma senha no quarto.
Crachás automáticos a todos os participantes Gere automaticamente crachás para seus participantes. Você terá a possibilidade de:
-‐ Alterar a altura e largura dos crachás -‐ Determinar tudo que terá nele: logo do evento, nome do evento, nome do
participante, categoria do participante, código de barras único, textos diversos
-‐ Determinar a posição de cada item do crachá, arrastando os itens -‐ Alterar o fundo do crachá -‐ Habilitar/Desabilitar o download do crachá ao participante -‐ Exportar a PDF todos os crachás, de todos os participantes
Gestão de Tarefas
Defina tarefas diferenciadas para cada membro de seu evento e controle tudo que falta através do Gerenciador de Tarefas.
Com alertas por e-‐mail, todos os membros da equipe de seu evento ficam sabendo quando uma tarefa é criada ou executada, automaticamente.
Assistente Pessoal Está um pouco perdido em relação ao que falta ser feito para seu evento? Nós ajudamos você! Com uma experiência vasta na gestão de eventos, oferecemos um completo Assistente Pessoal para não deixar você perder um detalhe se quer.
Suporte Especializado Exclusivo Além de todas as funcionalidades que a plataforma oferece, ainda disponibilizamos um suporte técnico exclusivo de segunda à sexta, das 08h as 18h. Teve alguma dúvida sobre a plataforma ou sobre gestão de eventos? Fale conosco! Atendimento online e ao vivo. Assim como suporte via e-‐mail, através de [email protected]
Demais Informações Demais informações sobre a plataforma vpEventos podem ser encontrados através de nosso site:
www.vpeventos.com