verso final - relatrio de gesto secin 2009 · 2010. 9. 15. · 5 1. identificaÇÃo da unidade nome...

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ELABORAÇÃO

Arlindo Carvalho Rocha

Secretario Executivo de Controle Interno e Ouvidoria

Maria Terezinha Blatt

Gerente de Controle Interno e Ouvidoria

Elaine Gnecco

Assessora Jurídica de Controle Interno

Jeferson Dahmer

Oficial de Gabinete

Guilherme dos Santos Murara

Estagiário

Leonardo Silva Reis

Estagiário

Vanessa Vidal Riso

Estagiária

ORGANIZAÇÃO

Jeferson Dahmer

Oficial de Gabinete

Guilherme dos Santos Murara

Estagiário

Leonardo Silva Reis

Estagiário

Vanessa Vidal Riso

Estagiária

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ÍNDICE

APRESENTAÇÃO......................................................................................................... 4 1. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE........................................................................... 5 2. CARACTERIZAÇÃO DA UNIDADE ..................................................................... 6

2.1 Estratégia de Atuação ............................................................................................. 8 2.2 Quadro de Servidores ............................................................................................. 9

3. AÇÕES DESENVOLVIDAS POR ÁREA DE ATIVIDADE............................... 10 3.1 CONTROLE INTERNO ...................................................................................... 10

3.1.1 Relatórios Mensais de Controle Interno ........................................................ 10 3.1.2 Indicadores de Qualidade dos Serviços Públicos Municipais ....................... 22 3.1.3 Outras Atividades .......................................................................................... 24

3.2 OUVIDORIA ....................................................................................................... 25 3.3 ASSESSORIA JURÍDICA................................................................................... 31 3.4 ASSESSORIA TÉCNICA.................................................................................... 34

4. METAS PARA 2010................................................................................................. 36 5. RECOMENDAÇÕES............................................................................................... 38 ANEXOS ....................................................................................................................... 39

Anexo A: Instrução Normativa SECIN Nº 001/2009................................................. 39 Anexo B: Cronograma da Capacitação em Controle Interno. .................................... 52 Anexo C: Recomendação SECIN Nº 001/2009. ........................................................ 53

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APRESENTAÇÃO

Visando atender ao disposto na Lei Orgânica do Município de Florianópolis, em

seu Art. 82, inciso III, bem como subsidiar a elaboração da mensagem a ser enviada à

Câmara Municipal por ocasião da abertura da sessão legislativa, a Secretaria Executiva

de Controle Interno e Ouvidoria – SECIN apresenta o Relatório de Gestão referente ao

exercício de 2009.

Inicialmente, o Relatório de Gestão apresenta informações institucionais da

Secretaria. Na seqüência são apresentadas as principais ações e atividades

desenvolvidas durante o ano de 2009, distribuídas em quatro áreas: Controle Interno,

Ouvidoria, Relacionamento com o Controle Externo e Atividades Internas. Por fim, são

apresentadas algumas considerações e recomendações para o exercício de 2010, bem

como as metas pretendidas.

Com o presente relatório a SECIN, a par de atender às exigências legais, presta

contas da sua atuação em relação ao controle de resultados e permite aos órgãos

fiscalizadores a apreciação e a avaliação das suas ações, além de contribuir para o

fortalecimento da administração pública e para o pleno exercício da cidadania e da

accountability.

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1. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE

NOME COMPLETO Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria SIGLA

SECIN

NATUREZA JURIDICA

Órgão do Poder Executivo Municipal

VINCULAÇÃO

Gabinete do Prefeito

CRIAÇÃO

Lei Complementar nº 348/2009 – Art. 17.

NORMATIVAS

Decreto nº 7005, de 08/05/2009; e Decreto nº 7425, de 25/08/2009.

NÚMERO DO CNPJ

82.892.282/0020-6

ENDEREÇO

Rua Conselheiro Mafra nº 656, Sala 301 Centro – CEP 88.010-102 - Florianópolis/SC

PÁGINA NA INTERNET

www.pmf.sc.gov.br

SITUAÇÃO DA UNIDADE

Em funcionamento desde abril de 2009

FUNÇÃO DE GOVERNO

Administração

TIPO DE ATIVIDADE

Controle

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2. CARACTERIZAÇÃO DA UNIDADE

A Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria - SECIN, vinculada

diretamente ao Gabinete do Prefeito Municipal de Florianópolis, foi instituída pela Lei

Complementar nº. 348/2009, que trata da Estrutura Organizacional da Administração

Pública Municipal.

Sua estruturação começou em maio de 2009. Dada à sua característica de

Secretaria Executiva, não foi prevista na legislação que a criou uma estrutura adequada

às suas necessidades operacionais. Assim, para atender as demandas do Controle

Interno e da Ouvidoria, foram alocados na SECIN servidores, funções e estagiários de

outras secretarias e do Gabinete do Prefeito, conforme mostrado no item 2.2.

Nesse período, as atividades da SECIN focaram-se, inicialmente, na sua

estruturação organizacional. Em um segundo momento, com capacitações realizadas

tanto para o Controle Interno quanto para a Ouvidoria, a SECIN passou a funcionar

efetivamente como órgão de controle.

No âmbito da atuação da SECIN destacam-se duas atividades principais,

organizadas sob a forma de sistemas, e que dão nome a secretaria: o Sistema de

Controle Interno e o Sistema de Ouvidoria Municipal.

O Sistema de Controle Interno foi regulamentado pelo do Decreto Municipal nº.

7005, de 08/05/2009.

Como bem define a Constituição Federal de 1988 (art.74), o Controle Interno

tem sob sua responsabilidade as seguintes atribuições:

• Avaliar o cumprimento de metas previstas no plano plurianual, a execução dos

programas de governo e dos orçamentos da União;

• Comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da

gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da

administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por

entidades de direito privado;

• Exercer o controle das operações de créditos, avais e garantias, bem como dos

direitos e haveres da União;

• Apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.

7

Atribuições estas reforçadas no artigo 3º do Decreto Municipal nº 7005/2009,

quando preceitua que compete ao Controle Interno Municipal de Florianópolis:

- assegurar a eficácia do controle e da regularidade da realização da receita e da

despesa;

- acompanhar o orçamento municipal; os contratos administrativos da Prefeitura

Municipal de Florianópolis;

- avaliar o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual e a execução

dos programas do governo e do orçamento;

- comprovar a legalidade dos atos praticados pela Administração Pública

Municipal;

- controlar as operações de crédito municipal, bem como os direitos e haveres do

Município; e

- o controle externo no exercício de sua missão institucional,

cabendo-lhe, ainda, assistir direta e imediatamente ao Prefeito Municipal nos assuntos e

providências que, no âmbito do Poder Executivo, sejam atinentes à promoção do

interesse público na esfera do controle e da auditoria pública, da defesa do patrimônio

público, da prevenção e do combate à corrupção, das atividades de ouvidoria; da

transparência e da gestão responsável.

Já o Sistema de Ouvidoria foi regulamentado pelo do Decreto Municipal nº

7425, de 25/08/2009.

A Ouvidoria Municipal oferece um canal de comunicação entre o cidadão e a

Prefeitura Municipal de Florianópolis, no que concerne aos deveres, direitos e interesses

daqueles, com o intuito de incentivar a participação da sociedade e contribuir para a

melhoria e acompanhamento dos serviços prestados e para o atendimento de demandas

da coletividade, permitindo aos cidadãos a apresentação de críticas, sugestões,

solicitação de informações, reclamações ou denúncias.

O sistema operacional da ouvidoria é o mesmo utilizado pelo Estado e foi obtido

mediante convênio celebrado entre a PMF, o Governo do Estado de Santa Catarina e o

Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina – CIASC.

O Sistema de Ouvidoria adota o conceito de Sistema Informatizado Único

(SIU), que garante a abrangência de todos os órgãos e unidades da Prefeitura,

permitindo o controle centralizado de demandas e respostas, bem como a geração de um

número de atendimento e uma senha para que o cidadão possa acompanhar o andamento

de sua manifestação.

8

Desde a sua implantação o Sistema de Ouvidoria tem recebido inúmeras

demandas diárias que são analisadas e encaminhadas ao setorial competente para análise

e a tomada de providências. Tem sido feito um esforço bastante grande para capacitar os

setoriais e instruí-los sobre a importância do correto e célere funcionamento do sistema

e da própria atividade de Ouvidoria.

2.1 Estratégia de Atuação

Na grande maioria das vezes a atividade de controle é confundida com uma

atividade coercitiva que visa punir os responsáveis por erros e falhas administrativas e

de gestão. De certa forma, a legislação vigente permite determinadas formas de sanção

quando da constatação de irregularidades na gestão. Entretanto, esta não deve e não é a

função da Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria.

O objetivo da atuação da SECIN é principalmente estabelecer parceria com as

demais Secretarias Municipais com o objetivo de contribuir para a melhoria da gestão

na Prefeitura Municipal de Florianópolis, tanto pelo controle exercido mediante a

apresentação de relatórios mensais com informações sobre as mais diversas áreas da

PMF e seu devido acompanhamento, como pelo atendimento de demandas dos

cidadãos, mediante o Sistema de Ouvidoria, além de todas as ações desenvolvidas nos

setoriais condizentes com a legislação em vigor. De posse destas informações, é

possível analisá-las, compará-las e discuti-las, contribuindo, dessa forma, para o

amadurecimento das práticas adotadas na Prefeitura de Florianópolis.

Além disso, todas as atividades desenvolvidas pela Secretaria Executiva de

Controle Interno e Ouvidoria atendem as normas e diretrizes dos Tribunais de Contas da

União (TCU) e do Estado de Santa Catarina (TCE/SC), apresentando mensalmente, para

este último, relatórios sobre as atividades dos setoriais de controle interno e de

ouvidoria bem como do próprio órgão central.

Dessa forma, a equipe do Controle Interno e Ouvidoria da Prefeitura Municipal

de Florianópolis procura, apesar das dificuldades estruturais encontradas, manter um

relacionamento constante com os setoriais municipais, priorizando a parceria na solução

das demandas apresentadas.

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2.2 Quadro de Servidores

Com exceção do Secretário, a estrutura da Secretaria Executiva de Controle

Interno e Ouvidoria para atender as suas necessidades operacionais é constituída por

funções cedidas pelas demais secretarias municipais e pelo gabinete do Prefeito. As

contratações não puderam ser efetuadas de maneira direta uma vez que, como já frisado,

a SECIN não possui estrutura própria nem teve o seu regimento interno aprovado.

Função Nome Lotação

Secretario Executivo de Controle Interno e Ouvidoria

Arlindo Carvalho Rocha SECIN

Gerente de Controle Interno e Ouvidoria

Maria Terezinha Blatt SMTDES

Gerente de Tecnologia e Modernização

Jean Fabiano Fraga SMTDES

Assessora Jurídica Elaine Gnecco Gabinete do Prefeito

Oficial de Gabinete Jeferson Dahmer Gabinete do Prefeito

Técnico em Contabilidade

Jobel Silva Furtado Filho SECIN

Auxiliar Administrativo

Sandro Max de Souza SECIN

Secretária do Secretário

Zenira Ramos Clímaco Gabinete do Prefeito

Estagiário Guilherme dos Santos Murara SMG

Estagiário Leonardo Silva Reis SMG

Estagiária Vanessa Vidal Riso SMG

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3. AÇÕES DESENVOLVIDAS POR ÁREA DE ATIVIDADE

As principais atividades e ações desenvolvidas pela Secretaria Executiva de

Controle Interno e Ouvidoria foram categorizadas em quatro grupos: Controle Interno,

Ouvidoria, Assessoria Jurídica e Assessoria Técnica.

As ações do Controle Interno compreendem atividades de relacionamento da

Secretaria Executiva com os setoriais de controle interno das demais secretarias

municipais, além do relacionamento da Secretaria Executiva com o Tribunal de Contas

do Estado de Santa Catarina.

Mensalmente a SECIN faz a análise dos procedimentos e atos administrativos

praticados pelas secretarias municipais mediante a apresentação, pelo Gerente de

Controle Interno setorial, do relatório específico, propondo sugestões de melhoria e

recomendações para o devido atendimento das disposições legais existentes.

No âmbito da Ouvidoria, a SECIN recebe, analisa e encaminha demandas

oriundas da sociedade para os mais diversos setores da Prefeitura Municipal através do

já mencionado Sistema Único de Ouvidoria.

As atividades da Assessoria Jurídica têm como foco principal o relacionamento

com o Controle Externo, estando entre as suas atribuições as de elaborar justificativas e

recursos; examinar e estudar questões jurídicas relativas aos processos oriundos do

Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina nos casos em que a Prefeitura

Municipal de Florianópolis figura como parte ou interessada.

As atividades da Assessoria Técnica correspondem a todas as demais atividades

administrativas e operacionais desenvolvidas durante o ano de 2009, além das

atividades de manutenção e atualização do portal corporativo e da coordenação, envio e

acompanhamento das informações que compõem os Sistemas e-Sfinge e SIACI.

3.1 CONTROLE INTERNO

3.1.1 Relatórios Mensais de Controle Interno

O Controle Interno compreende as atividades relacionadas ao atendimento das

normas legais, às determinações do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina e à

11

coordenação das atividades dos setoriais de controle interno e ouvidoria das secretarias

municipais.

Nesse contexto, durante o exercício de 2009 foram encaminhados mensalmente

ao Tribunal de Contas, mais especificamente para a Diretoria de Municípios, relatórios

contendo as principais ações e atividades desenvolvidas pelo Controle Interno,

atendendo as normas vigentes.

Uma das atividades prioritárias da SECIN, nessa área, constituiu-se na

padronização dos dados e informações dos relatórios setoriais das secretarias e órgãos

da Prefeitura Municipal de Florianópolis. Nesse sentido, foi realizado em outubro um

seminário de capacitação em Controle Interno para os gerentes administrativos e

financeiros e gerentes de controle interno e ouvidoria das secretarias e órgãos

municipais, além da elaboração da Instrução Normativa SECIN Nº 001/2009 (Vide

Anexo A), normatizando o envio de relatórios mensais.

Para a elaboração da referida IN, foi feito um levantamento na legislação da

Prefeitura e nas determinações e instruções do Tribunal de Contas do Estado a fim de

analisar quais informações seriam relevantes e viáveis, naquele momento, de serem

prestadas pelos setoriais em seus relatórios.

A partir daí, foram estruturados oito mecanismos de controle sobre os quais os

gerentes setoriais devem apresentar informações mensais em relatório consolidado,

conforme estipulado na citada IN/SECIN Nº 001/2009. Os controles são:

• Controle de Recursos Antecipados;

• Controle de Recursos Transferidos;

• Controle de Viagens e Diárias;

• Controle de Veículos;

• Controle dos Processos de Aquisição;

• Controle da Gratificação por Produtividade;

• Atividades de Ouvidoria;

• Qualidade e Desempenho dos Serviços Públicos Municipais.

Para cada controle mencionado foi desenvolvido um formulário padrão com o

objetivo de coletar as informações a respeito da conformidade/legalidade dos atos

praticados em cada setorial, cabendo ao respectivo gerente de controle interno

12

supervisionar, acompanhar e auxiliar, quando necessário, o cumprimento das rotinas

administrativas, observando aos princípios legais vigentes.

Nesse relatório, o gerente de controle interno atesta apenas a

conformidade/legalidade dos procedimentos administrativos adotados na respectiva

setorial, não sendo necessária a comprovação documental do ato administrativo.

A capacitação dos gerentes setoriais foi realizada entre os dias 14 e 15 de

outubro de 2009, na Escola Superior de Administração e Gerência – ESAG/UDESC. Na

ocasião foi realizada uma palestra com o Prefeito em exercício a época, Sr. João Batista

Nunes, sobre a importância do trabalho colaborativo de todos os setoriais e os impactos

positivos para a Prefeitura Municipal.

Nessa ocasião, também, foram proferidas palestras pelo Diretor Geral de

Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina, Sr. Carlos

Tramontim, sobre a atuação do Controle Externo em Santa Catarina e, também, pelo

Diretor de Municípios do Tribunal, Sr. Geraldo José Gomes, abordando o tema do

relacionamento do Tribunal com os municípios, mais especificamente, a questão da

sistemática de apresentação de relatórios mensais de Controle Interno. (Vide

Cronograma no Anexo B).

No segundo dia houve apresentação da proposta de Instrução Normativa a ser

editada pela SECIN. Na ocasião o Secretário Executivo de Controle Interno e Ouvidoria

fez a abertura dos trabalhos e, posteriormente, houve a discussão da Instrução

Normativa e dos respectivos formulários com os integrantes da equipe de Controle

Interno desta Secretaria Executiva que atuaram no desenvolvimento da sistemática de

controle que estava sendo apresentada.

No inicio de novembro, com a chegada dos primeiros relatórios elaborados com

base na IN-001/2009, a equipe de Controle Interno passou a analisar as informações

disponibilizadas pelos setoriais, sistematizando-as para torná-las instrumentos de

gestão.

Segundo a sistemática adotada, para cada relatório encaminhado é produzido um

Relatório de Divergência, salientando para as informações em desacordo com as normas

ou que suscitaram dúvidas, o qual é encaminhado ao respectivo gerente de Controle

Interno para a apresentação das justificativas necessárias. No fluxograma abaixo, o

fluxo dos procedimentos do controle interno pode ser observada:

13

Fonte: Reis, Leonardo (2009).

Com os estudos realizados, embora ainda inconclusos, já foi possível mapear os

principais componentes dos gastos com manutenção de veículos e combustíveis – o que

servirá para, mais adiante, formular políticas de racionalização da gestão. Na análise em

questão utilizou-se o diagrama de Paretto. Trata-se de recurso gráfico utilizado para

estabelecer uma ordenação nas causas de perdas que devem ser sanadas. Dessa forma, o

diagrama de Paretto torna visivelmente clara a relação ação/benefício, isto é, prioriza a

ação que trará o melhor resultado.

O diagrama consiste num gráfico que ordena as freqüências das ocorrências da

maior para a menor e permite a localização de problemas vitais e a eliminação de

perdas. A tese central do conceito é a de que “poucas causas levam à maioria das

perdas, ou seja, poucas são vitais, a maioria é trivial”. O diagrama é bastante utilizado

nos estudos da ciência da administração com vistas à racionalização e a otimização dos

recursos. Assim, as principais conclusões com relação à frota veicular, sob a ótica de

Paretto, podem ser acompanhadas nos gráficos e análises a seguir.

Primeiramente apresenta-se o gráfico com o consumo de combustível e,

posteriormente, os gastos com manutenção. O período analisado é o de julho a setembro

de 2009.

14

SECRETARIA MUNICIPAL DA EDUCAÇÃO

Consumo de Combustível

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MBY 4222

MJC 4230

MBO 0815

MJC 4250

MAV 1893

MEU 4222

MEG 1270

MEU 4912

MAP 8595

LXP 9253

LZP 5673

MDP 4931

Gastos com Manutenção

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MBO 0815

MBY 4222

LXP 9253

MDP 4931

MEG 1270

MJC 4230

LZP 5673

MEU 4222

MEU 4912

MAP 8595

MAV 1893

MJC 4250

Análise:

Um único veículo da Secretaria Municipal da Educação é responsável por 19,16% do consumo trimestral de combustível na Secretaria. Quanto aos gastos com manutenção, apenas um dos veículos responde por 31,05% dos gastos.

15

SECRETARIA MUNCIPAL DE TRANSPORTES, MOBILIDADE E TERMINAIS.


0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MBN1352

MBS8786

LZX9825

MAZ6895

MAZ5105

MBS8806

MAS8895


0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MBS8786

MBN1352

MAZ6895

MBS8806

LZX9825

MAZ5105

MAS8895

Análise:

Um único veículo da Secretaria Municipal de Transportes, Mobilidade e Terminais é responsável por 20,70% do consumo trimestral de combustível na Secretaria. Quanto aos gastos com manutenção, apenas um dos veículos responde por 57,72% dos gastos.

16

SECRETARIA MUNICIPAL DA ASSISTÊNCIA SOCIAL E JUVENTUDE

Consumo de combustível

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MDR 7748

MBT 8558

MDU 9592

MBO 3662

MBT 3996

MER 1108

MGG 4118

MAL 9561

MGE 4788

MBZ 0274

MGE 4698

MRE 1078

MEQ 2457


0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MCV 3757

MBZ 0274

MCD 6655

MEJ 9466

MAJ 1841

MDU 9582

MAL 9561

MGE 4698

MDU 9592

MER 1098

MEQ 2457

MRE 1078

MBO 3662

Análise:

Um único veículo da Secretaria Municipal da Assistência Social e Juventude é responsável por 11,15% do consumo trimestral de combustível na Secretaria. Quanto aos gastos com manutenção, apenas um dos veículos responde por 21,67% dos gastos.

17

FUNDAÇÃO MUNICIPAL DO MEIO AMBIENTE


0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MAI0381

MBC3337

MGG3334

MAZ0058

MAU4759

MAZ0078


0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MAU4759

MBC3337

LXG2431

LXO3222

MEX2940

MBZ5919

Análise:

Um único veículo da Fundação Municipal do Meio Ambiente – FLORAM é responsável por 22,37% do consumo trimestral de combustível na Secretaria. Quanto aos gastos com manutenção, apenas um dos veículos responde por 24,64% dos gastos.

18

SECRETARIA MUNICIPAL DE FINANÇAS E PLANEJAMENTO


0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MFJ 8490 MFI 5640 MBQ 6718


0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MBQ 6718 MFJ 8490 MFI 5640

Análise: Um único veículo da Secretaria Municipal de Finanças e Planejamento é responsável

por 51,27% do consumo trimestral de combustível na Secretaria. Quanto aos gastos

com manutenção, apenas um dos veículos responde por 71,75% dos gastos.

19

SECRETARIA MUNICIPAL DA ADMINISTRAÇÃO

Consumo de combustível

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MAQ 6266 MBL 3222

Gastos com manutenção

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MAQ 6266 MBL 3222

Análise: Um único veículo da Fundação Municipal do Meio Ambiente – FLORAM é

responsável por 56,86% do consumo trimestral de combustível na Secretaria. Quanto

aos gastos com manutenção, apenas um dos veículos responde por 52,52% dos gastos.

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Por fim, procedeu-se a consolidação dos gastos trimestrais com consumo de

combustível e manutenção dessas Secretarias, conforme metodologia de Paretto:

CONSOLIDAÇÃO TRIMESTRE JULHO/SETEMBRO - 2009


0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MDR 7748

MBT 8558

MJC 4230

MDU 9582

MEJ 9466

MBT 3996

MER 1108

MGG 4118

MEU 4222

MER 1098

MGE 4788

MFJ 8490

MFR 5184

MGE 4698

MAS 0008

MBQ 6718

LXB 9482

MAS 8895

MEQ 2457


0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MBO 0815

LXP 9253

MEG 1270

MBQ 6718

MEU 4222

MBS 8786

MBQ 6718

MAP 8595

MAV 1893

MJC 4250

MBS 8806

LZX 9825

21

Análise:

Quanto ao consumo de combustível observou-se certa regularidade no trimestre

analisado, como é perceptível no gráfico acima.

Com relação aos gastos com manutenção, a análise gráfica demonstra que, na

composição dos gastos com manutenção, referente ao trimestre julho-setembro, um

único veículo responde por 26,20% dos gastos do Município – totalizando R$ 13.696,00

no período, R$ 9.748,00 em um único mês.

Especificamente em relação ao controle de veículos, identificou-se um gasto

com manutenção considerado alto em uma amostra pequena como a analisada, realidade

esta que deve ser encontrada nas demais Secretarias Municipais.

Conclusão:

Embora muitas secretarias ainda não tenham disponibilizado as informações,

mesmo após a aprovação da Instrução Normativa nº 001/2009, obtiveram-se conclusões

importantes, cabendo observar, mais uma vez, que a adoção do procedimento de

acompanhamento, no qual o Gerente de Controle Interno e Ouvidoria apenas atesta a

conformidade/legalidade dos procedimentos e comunica a SECIN qualquer divergência

verificada, deu mais celeridade ao processo e reduziu a resistência ao controle.

Abaixo a relação das secretarias em função da apresentação mensal do Relatório

de Controle Interno e Ouvidoria, de acordo com a Instrução Normativa nº 001/2009:

Secretaria Municipal Submeteu Mensalmente

Relatório em

desacordo.

Não Submeteu

Administração e Previdência X

Assistência Social e Juventude X

Continente X

Receita X

Transportes X

Turismo X

Obras X

Saúde X

Finanças e Planejamento X

Governo X

Ciência, Tecnologia e Des. Econ. Sustentável. X

Segurança e Defesa do Cidadão X

Meio Ambiente e Desenvolvimento Urbano X

Educação X

Habitação e Saneamento Ambiental X

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É importante ressaltar que a forma pela qual está estruturado atualmente o

Controle Interno, a atuação objetiva, rápida e permanente dos gerentes setoriais é

fundamental para o bom funcionamento do sistema. Na realidade, os grandes

responsáveis pelas atividades operacionais do sistema são gerentes setoriais. No

entanto, nem todos os gerentes setoriais foram nomeados ao longo deste exercício.

Ademais, muitos dos nomeados não têm formação ou experiência que lhes permita um

desempenho condizente com a função.

A seguir apresenta-se a relação completa e atualizada dos Gerentes Setoriais de

Controle Interno e Ouvidoria:

SECRETARIAS MUNICIPAIS GERENTES DE C. I.

Administração e Previdência ALINE CAMPANA (*)

Assistência Social e Juventude ROSANGELA FACCHINETTI

Continente JOÃO GAMA

Receita RODRIGO BOTELHO

Transportes GUILHERME COELHO HAVIARAS

Turismo EVANDO DE OLIVEIRA

Obras CÁSSIA MIOTTI VON JELITA

Saúde CLEUSA ROSÁLIA PACHECO DE SOUZA

Finanças e Planejamento DILETA PENSIN

Governo NÃO HÁ (**)

Ciência, Tecnologia e Des. Econ. Sustentável MARIA TEREZINHA BLATT (**)

Segurança e Defesa do Cidadão MARCELO RICARDO SILVA

Meio Ambiente e Desenvolvimento Urbano EVANILSON RICARDO KLINGER

Educação MARLI LORENSETTI

Habitação e Saneamento Ambiental NÃO HÁ

(*) Atualmente a servidora está prestando serviços à SM da Receita em atividade diversa.

(**) Função de Confiança colocada à disposição da SECIN

3.1.2 Indicadores de Qualidade dos Serviços Públicos Municipais

Outra atividade desempenhada pela SECIN foi o estudo sobre os indicadores de

qualidade dos serviços públicos municipais.

23

A partir das determinações contidas na Lei Municipal nº 7.802, de 30/12/2008,

cujo objetivo é avaliar, por meio de indicadores de qualidade, os serviços prestados pela

Prefeitura Municipal de Florianópolis, a SECIN promoveu a sua implementação.

A referida lei estabelece indicadores de qualidade e desempenho relativos à

qualidade dos serviços públicos municipais em seis categorias, a saber:

• Serviços de Saúde Pública;

• Serviços de Educação Básica;

• Serviços de Segurança no Trânsito;

• Serviços de Proteção ao Meio Ambiente;

• Serviços de Limpeza Pública;

• Serviços de Transportes;

A equipe de Controle Interno, com base nos indicadores discriminados na lei,

elaborou o “Relatório Consolidado dos Indicadores de Qualidade de Desempenho

dos Serviços Públicos no Município de Florianópolis, para a apresentação aos órgãos

da PMF, apresentando uma metodologia prévia das fórmulas matemáticas que

expressariam os respectivos indicadores.

Após isso, procedeu-se a realização de reuniões com as secretarias municipais

que apresentavam relação direta com os indicadores aprovados na lei, para a sua devida

apresentação e discussão. Durante as reuniões realizadas respectivamente na Secretaria

Municipal de Transportes, Secretaria Municipal da Educação, Secretaria Municipal da

Saúde e Companhia de Melhoramentos da Capital, observou-se um desconhecimento

em relação à Lei de Indicadores Municipais. Ademais, por problemas de

incompatibilidade de agenda, não foi realizada reunião na Secretaria Municipal de Meio

Ambiente e Desenvolvimento Urbano.

O resultado obtido durante as reuniões foi o compromisso destas secretarias

municipais para com a SECIN no sentido de desenvolver metodologia especifica para

os indicadores de responsabilidade de sua secretaria. Até o presente momento, apenas a

Secretaria Municipal de Transportes apresentou a metodologia solicitada.

É importante observar que este posicionamento foi adotado por esta SECIN uma

vez que a lei menciona que as fórmulas matemáticas que expressarão os indicadores de

desempenho serão regulamentadas por decreto do Poder Executivo. Assim, a

metodologia servirá não somente de base para a elaboração do respectivo decreto

regulamentador, mas também de embasamento para questionamentos sobre a lei

24

municipal, bem como para sugerir novos indicadores de desempenho e, até mesmo

suprimir indicadores que, na visão de algumas secretarias, não condizem com a

realidade do município.

3.1.3 Outras Atividades

Foi elaborado o estudo e a assinatura, pelo Secretario Executivo, da

Recomendação SECIN 001/2009 (Anexo D) que trata da concessão de gratificação por

produtividade aos servidores da Prefeitura Municipal de Florianópolis.

Por solicitação do Secretario Executivo, a equipe de Controle Interno ficou

responsável pelo Processo Nº 51535/2009, referente ao Convênio Nº

1900/FUNASA/1999, após o recebimento da Notificação nº 053/2009 do Ministério da

Saúde, Coordenação Regional de Santa Catarina, solicitando informações da Prefeitura

Municipal de Florianópolis quanto a irregularidades apontadas na documentação final

da Prestação de Contas do Convênio efetuado com a Fundação Nacional da Saúde

(FUNASA).

A Equipe de Controle Interno tomou as medidas necessárias, comunicando os

responsáveis à época para responder pela notificação e colocando a disposição dos

mesmos toda a documentação referente ao Convênio que se encontrava devidamente

arquivada na Prefeitura Municipal. O representante da Sra. Ângela Regina Heinzen

Amin Helou, prefeita naquele exercício, esteve na Secretaria para fazer a análise da

documentação e providenciar os encaminhamentos necessários junto a Secretaria

Municipal da Saúde para solucionar as impropriedades destacadas na notificação da

FUNASA.

No momento, os representantes da Sra. Ângela Regina Heizen Amin Helou

continuam analisando o material para a apresentação das justificativas à Fundação

Nacional da Saúde e à Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria.

Encontra-se em fase de desenvolvimento o Relatório Gerencial para o Grupo

Gestor de Governo contendo informações sistematizadas pela equipe de Controle

Interno a partir dos dados que vem sendo coletados desde outubro de 2009 junto aos

setoriais. Nesse relatório serão apontadas constatações e recomendações da equipe

quanto há procedimentos adotados na Prefeitura Municipal de Florianópolis. Estas

25

informações dizem respeito à frota de veículos, viagens e diárias e indicadores de

qualidade dos serviços públicos municipais.

Por determinação do Secretario Executivo e atendendo a solicitação do Grupo

Gestor de Governo foi instituído Grupo de Trabalho para análise da folha de pagamento

da Prefeitura, em virtude do fato de ter sido atingido, no mês de novembro último, o

limite prudencial da Lei de Responsabilidade Fiscal.

Mediante Portaria SECIN Nº 001/2009, publicada na Edição nº 130 do Diário

Oficial do Município foram designados para fazer parte do grupo de trabalho os

servidores: Ana Paula Pereira, Dileta Pensin, Braulino Garcia Junior, da Secretaria

Municipal de Finanças e Planejamento, e os servidores Elaine Gnecco e Jeferson

Dahmer da Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria.

O grupo deverá apresentar, até o final de janeiro de 2010, Relatório Geral

contendo análise jurídica, técnica, financeira e procedimental da folha de pagamento das

entidades da administração pública direta e indireta do Município de Florianópolis,

além de fornecer proposições para a regular e eficaz execução e fiscalização da folha de

pagamento a partir do ano de 2010.

3.2 OUVIDORIA

Logo após a estruturação da Secretaria Executiva de Controle Interno e

Ouvidoria foi dado início à implantação do Sistema Informatizado Único de Ouvidoria

para a Prefeitura Municipal de Florianópolis. Assim, os setoriais municipais puderam

atender as demandas de cidadãos, residentes, visitantes e servidores públicos do

Município de Florianópolis quanto a suas demandas com maior agilidade.

O Sistema de Ouvidoria foi cedido pelo Governo do Estado de Santa Catarina e

pelo Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina – CIASC, e vem

sendo utilizado desde o mês de julho, permitindo a célere atuação dos ouvidores e

proporcionando segurança aos registros.

O Sistema de Ouvidoria foi regulamentado mediante o Decreto Municipal nº

7425, de 25 de agosto de 2009, tendo por objetivos permanentes:

I - a racionalização e a melhora dos serviços públicos em geral, no resguardo dos

interesses e direitos dos cidadãos;

II - a correção de erros, omissões ou abusos cometidos por agentes públicos do

26

Município de Florianópolis;

III - a divulgação, o incentivo e o aprimoramento das formas de participação

popular e comunitária no acompanhamento e fiscalização da prestação dos serviços

públicos em geral;

IV - desenvolver, na Administração Pública Municipal, uma nova cultura de

cidadania e de serviço às pessoas, capaz de assegurar o princípio da responsabilidade do

Estado e da sua administração perante os cidadãos.

Durante o mês de junho e o início de julho, foram realizadas diversas reuniões

para a apresentação e discussão do projeto e do Sistema de Ouvidoria, nas quais

participaram, principalmente, o Secretário Executivo de Controle Interno e Ouvidoria,

Sr. Arlindo Carvalho Rocha; a Gerente de Controle Interno e Ouvidoria, Sra. Maria

Terezinha Blatt; o Coordenador da Ouvidoria Geral do Estado, Sr. Marlei Luiz Rinaldi;

o Secretário de Governo, Sr. Carlos Roberto De Rolt; o Diretor de Governo Eletrônico,

Sr. José Carlos Pereira; e o Diretor de Relacionamento do Pró-Cidadão, Sr. Aguinaldo

Souza Neto.

Com os itens em acordo, para cada Secretaria Municipal foi designado ao menos

um servidor na função de ouvidor, ficando responsável pelos atendimentos e

encaminhamentos necessários à efetividade do sistema.

Por outro lado, objetivando conscientizar esses servidores quanto ao real papel

de uma ouvidoria e os impactos positivos da mesma sobre a gestão municipal, além de

capacitá-los quanto ao sistema informatizado, foi realizado um treinamento em 11 de

agosto de 2009, nas dependências da Escola Superior de Administração e Gerência, para

os 23 ouvidores setoriais designados.

Desde então, a Gerente de Ouvidoria, Maria Terezinha Blatt e a estagiária

Vanessa Vidal Riso, por meio de treinamentos individuais e de suporte ao sistema,

atuam diariamente no desenvolvimento da rede de ouvidores e no adequado

funcionamento do Sistema, contribuindo em muitas vezes na promoção de melhorias no

sistema cedido pelo Governo do Estado por meio de sugestões e recomendações feitas

junto aos responsáveis no Governo do Estado.

A fim de ilustrar as atividades desenvolvidas no período de julho a dezembro,

segue abaixo relação gráfica do quantitativo mensal de atendimentos mês:

27

71

322

710797

910821

0

200

400

600

800

1000

Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro

Acompanhamento Mensal dos Atendimentos

Gráfico 1: Acompanhamento Mensal dos Atendimentos

É perceptível o crescimento dos atendimentos no sistema de ouvidoria desde a

sua implantação no mês de julho. É importante ressaltar que mesmo não havendo uma

grande divulgação do sistema para a sociedade em geral, o sistema trouxe um número

considerável de atendimentos no período. O aumento significativo nos meses de

novembro e dezembro, também indica que com a aproximação da temporada de verão,

época de matrícula nas escolas e extensão do conhecimento dos cidadãos quanto ao

canal Ouvidoria, pode justificar o aumento nesta série histórica.

Quanto à natureza dos atendimentos do Sistema de Ouvidoria chega-se a

seguinte constatação:

Gráfico 2: Atendimentos por Natureza

Tal gráfico apresenta o caráter do atendimento, que é classificado no sistema em

cinco categorias: denúncia; sugestão; elogio; solicitação; e, reclamação.

Atendimentos por natureza Julho a Dezembro de 2009

24%

5%

2% 44%

25% Denúncia – 24% Sugestão – 5% Elogio – 2% Solicitação – 44% Reclamação – 25%

28

As denúncias e as reclamações representam aproximadamente 50% das

demandas, sendo que a grande maioria na condição de anônimo e, primordialmente,

relativas à necessidade de fiscalização em situações irregulares como, por exemplo,

limpeza de terrenos, construções irregulares, construções em áreas de preservação

ambiental, sistema viário e reclamações sobre transporte coletivo.

As solicitações, que representam 44% dos atendimentos, são de conteúdos

variados e também de outros locais do Estado e do Brasil, cuja natureza do assunto nem

sempre diz respeito à Ouvidoria e sim a um setor de atendimento (SAC, Call Center,

Informações do portal, etc).

Há que se destacar que os elogios recebidos estão relacionados tanto ao

atendimento ao cidadão nos serviços prestados, quanto ao trabalho da ouvidoria que

auxiliou o cidadão no encaminhamento de seu problema, à agilidade nos processos, e

para alguns para funcionários que prestam atendimento de qualidade ao cidadão.

Os atendimentos realizados por secretaria municipal no período julho a

dezembro encontram-se consolidados no gráfico que segue:

Gráfico 3: Atendimento por Órgão

As cinco maiores demandas estão concentradas nas seguintes Secretarias

Municipais: Meio Ambiente e Desenvolvimento Urbano (SMMADU); Transporte,

Mobilidade e Terminais (SMTMT); Obras (SMO); Educação (SME); Saúde (SMS).

Dentre a classificação “Outros”, estão inseridos as seguintes secretarias e órgãos

Municipais: COMCAP; Gabinete do Prefeito; Pró-Cidadão; Administração e

Previdência; Continente; Habitação e Saneamento Ambiental; Finanças e Planejamento;

Atendimento por Órgão Julho a Dezembro de 2009

26%

5%

7%

11%14%

37%Outros – 26% SMS – 5% SMO – 7% SME – 11% SMTMT - 14% SMMADU – 37%

29

Governo; Assistência Social e Juventude; Receita; Segurança e Defesa do Cidadão e

Turismo, Esporte e Cultura.

A conclusão do atendimento no Sistema de Ouvidoria configura-se como a

última etapa do fluxo de informações da Ouvidoria. Concluir um processo, no Sistema

de Ouvidoria, significa que todo o trâmite foi encerrado, ou seja, o cidadão recebeu a

informação solicitada ou foram tomadas às providências para a situação apresentada. De

julho a dezembro, 76% dos atendimentos inseridos no sistema foram resolvidos.

Atendimentos Concluídos2009

76%77%75%

72%

60%

40%

50%

60%

70%

80%

JUL - AGO JUL - SET JUL- OUT JUL- NOV JUL- DEZ

Gráfico 4: Atendimentos concluídos

Esses índices são resultados do trabalho em conjunto da equipe da Secretaria

Executiva de Controle Interno e Ouvidoria com todos os demais ouvidores setoriais, que

apesar das dificuldades estruturais, as quais vão desde os equipamentos de informática

necessários até a conscientização nos setores sobre a importância do sistema,

conseguem atingir um nível de qualidade no atendimento e processamento das

demandas oriundas da sociedade florianopolitana.

Pode-se dizer que a ouvidoria tem sido um canal de exercício de cidadania cuja

manifestação do cidadão é livre, embora nem sempre compreendida pelos munícipes, o

que pode ser constatado pela baixa qualidade de algumas comunicações recebidas.

A seguir apresenta-se a relação completa e atualizada dos ouvidores setoriais:

30

Setoriais Municipais Ouvidores

Controle Interno e Ouvidoria Maria Terezinha Blatt

Controle Interno e Ouvidoria Vanessa Vidal Riso

Administração e Previdência Aline Campana

Assistência Social e Juventude Rosangela Facchinetti

Continente João Gama

Educação Sidneya Gaspar de Oliveira

Finanças e Planejamento Dileta Pensin

Governo e

Tecnologia e Desenvolvimento Econômico Sustentável

Marise Siqueira Carneiro da Fontoura

Meio Ambiente e Desenvolvimento Urbano Evanilson Ricardo Klinger

Obras Cássia Miotti Ritter Von Jelita

Receita Rodrigo Botelho

Saúde Cleusa Rosália Pacheco de Souza

Segurança e Defesa do Cidadão Marcelo Ricardo Silva

Transporte, Mobilidade e Terminais Guilherme Coelho Haviaras

Turismo, Esporte e Cultura Evandro de Oliveira

COMCAP Adriana Lúcia Baldissarelli

Fundação de Esportes Fernando dos Santos Hackradt

Gabinete do Prefeito Fernanda Martinelli

Instituto de Geração de Oportunidades Sérgio Spoltti

Pró-Cidadão Salete Laurici Marques Dias

Ressaltamos que o trabalho da Ouvidoria ainda carece de apoio de alguns

gestores no sentido de incentivar as áreas internas para as demandas advindas do

sistema. As estruturas de equipamentos e de pessoal tanto nas ouvidorias setoriais como

na Ouvidoria Geral carecem de melhoria, pois que tal estrutura é fundamental para a

diminuição do tempo de resposta ao cidadão, que ainda não é o ideal.

Por fim, é importante ressaltar que a Ouvidoria deve se consolidar como um

canal que contribui para a melhoria das atividades, dos processos, impactando

diretamente na gestão da Prefeitura Municipal de Florianópolis. Neste sentido, ela é um

lugar privilegiado de aferição da imagem que a Prefeitura goza junto aos seus diversos

públicos. Ela deve ser vista e considerada, pelos gestores, como um parceiro estratégico

e deve contribuir, pedagogicamente para o processo de mudança.

31

3.3 ASSESSORIA JURÍDICA

A atividade da Assessoria Jurídica vinculou-se, principalmente, ao

relacionamento com o Controle Externo e atendeu a diversas solicitações encaminhadas

à Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria envolvendo a Prefeitura

Municipal de Florianópolis. Nesse contexto, durante o ano de 2009, foram

desenvolvidas as seguintes atividades:

• Acompanhamento, instrução e conclusão de processos oriundos do Tribunal de

Contas do Estado de Santa Catarina;

• Emissão de parecer jurídico sobre processos administrativos de interesse da

prefeitura Municipal de Florianópolis;

• Estudos e pesquisas sobre assuntos jurídicos, orientando e propondo medidas

sobre sua aplicabilidade no âmbito da Prefeitura Municipal de Florianópolis;

• Assessoria jurídica nos processos que lhe foram encaminhados;

• Participação no Grupo de Trabalho para análise da folha de pagamento da

Prefeitura Municipal de Florianópolis.

Abaixo é possível acompanhar a posição atualizada das atividades da Assessoria

Jurídica, no âmbito do atendimento às demandas do Tribunal de Contas do Estado de

Santa Catarina, durante o exercício de 2009.

PROCESSOSPROCESSOSPROCESSOSPROCESSOS OBJETOOBJETOOBJETOOBJETO PARTESPARTESPARTESPARTES ANDAMENTOANDAMENTOANDAMENTOANDAMENTO

PCP 09/00157119

CONTAS ANUAIS DO EXERCÍCIO DE 2008

Prefeitura Municipal de Florianópolis

Apresentadas Justificativas ao TCE/SC em 16/11/2009

AOR – 07/00502440

Auditoria ordinária “in loco” de registros Contábeis e Execução Orçamentária e atos de pessoal (Fiscais)

Sr. Dário Elias Berger – Prefeito Municipal de Florianópolis/SC

Apresentado recurso de Reexame, com efeito suspensivo, ao TCE/SC, em 22/07/2009.

Processo SLC 07/00538208

Concorrência Pública nº 070/2007, COMPLEXO ESPORTIVO E REFORMA E AMPLAÇÃO DA PASSARELA “NEGO QUIRIDO”.

Sr. Dário Elias Berger – Prefeito Municipal de Florianópolis.

Enviado Ofício à SUSP e Procuradoria do Município visando obter o Alvará, Licença e termo Cessão Uso.

32

Processo 48188/2009

Cessão de espaço do mercado Público Municipal

Sr. Dário Elias Berger – Prefeito Municipal de Florianópolis.


RPL 04/04892647

Edital Concorrência 084/SMTO/2004 – ILUMINAÇÃO PÚBLICA

Responsável Sra. Angela Heinzen Amin Helou – ex-Prefeita PMF. Interessado Sr. Dário Elias Berger.

Apresentado Recurso de Reexame, com efeito suspensivo, ao TCE/SC, em 28/10/2009.

RPL 04/0478292 Irregularidades Concorrência 084/SMTO/04- ILUMINAÇÃO PÚBLICA

Responsável Sra. Angela Heinzen Amin Helou – ex-Prefeita PMF. Interessado Sr. Dário Elias Berger.

Apresentado Recurso de Reexame, com efeito suspensivo, ao TCE/SC, em 28/10/2009.

RPL 14.804/2009

Pavimentação asfaltica Beira Mar Norte

Sr. Dário Elias Berger – Prefeito Municipal de Florianópolis

Entregue ao TCE/SC diversos documentos solicitados no Ofício 15.984/2009 e 14.804/2009.

Processo nº REP. 06/00032515

Supostas irregularidades na contratação de empresa para a montagem das estruturas dos camarotes para o carnaval 2006


Apresentado Justificativa ao TCE/SC em 07/11/2009

Processo 13671/09 e 7346/09

Auditoria Ordinária na obras objeto da concorrência nº 226/SADM/2005, Operação tapete preto.


Encaminhado Ofício à procuradoria Geral do Município para instauração de Tomada de Contas Especial.

Processo PDI 06/00572382 –

Sistema Integrado de Transportes – terminais Urbano de passageiros de capoeiras, Jardim atlântico e saco dos limões


Apresentado resposta ao TCE/SC em 08/06/2009

Proc. PDI-07/00016007

Contas anuais de 2005. Sr. Dário Elias Berger – Prefeito Municipal de Florianópolis


Processo AOR 07/00127925

Construção elevado inserção da Avenida Ivo Silveira


Apresentado recurso de Reexame, com efeito suspensivo, ao TCE/SC, em 06/07/2009

Processo RPJ – 03/02721142

Reclamatória em face de Ângela Amim – gestão 2001-2004.

Unidade gestora Prefeitura Municipal de Florianópolis

ARQUIVADO

RPA 05/04290436

Atos de Pessoal Sr. Dário Elias Berger – Prefeito Municipal de Florianópolis

ARQUIVADO

33

REP – 08/00220226

Pregão Presencial nº 174 Sr. Dário Elias Berger – Prefeito Municipal de Florianópolis

Apresentadas Justificativas ao TCE/SC em 07/11/2009.

REP 08/00376900 e REP 08/00433050.

Pregão Presencial nº 180 e 181/SAD/DLCC/2008.


Ofício à Secretaria Municipal de da Receita para providências.

OF. TC/GAP nº 14096/2009

Cidade Azul engenharia e const. Ltda.


Ofício à Secretaria Municipal de Finanças e Planejamento para providências.

REP 09/00188855

Representação promovida por ROCHE diagnóstico Brasil Ltda.


Apresentadas Justificativas ao TCE/SC em 08/11/2009

Processo REP - 08/00578538

Pregão 569/SADM/DLCC/2008 -


Oficio ao TCE/SC enviando termo de anulação da concorrência/SADM/DLCC/2008.

08/00453670 – 03/0638395 – 09/00345896.

Irregularidades recursos Exercício 2002, Elevado Av. Paulo Fontes, Elevado Rita Maria.


Oficiado à SEDUC, SEFINPLAN, SMAP

RLA 08/00164806

Obras realizadas exercício 2007.


Ofício à SUSP em 03/11/2009. Solicitando alvará para construção.

RLI 09/00545399

Possíveis irregularidades em permuta de bem público Incidência ITBI – Parque da Luz.

Sr. Dário Elias Berger – prefeito Municipal de Florianópolis

Encaminhado em 11/11/2009 ao TCE/SC documentos solicitados no Ofício 17.160/09.

DEN – 08/00353021

Denúncia acerca de irregularidades na ocupação de espaços públicos.

Sr. Dário Elias Berger – Prefeito Municipal de Florianópolis e Rubens Carlos Pereira Filho

Comunicado em 03/11/2009 o desfazimento de instalação na área Pública Parque da Luz. (Decisão 3361/2009).

TCE 05/04121596

Recuperação mercado Público Sr. Dário Elias Berger – prefeito Municipal de Florianópolis

Ofício nº 1039/2009 e 1014/2009 encaminhando documentação solicitada pelo TCE/SC.

Ofício Circular TC/DMU 16.309/2009

Solicitação de informações e documentos para análise das contas exercício 2008, prestadas pelo regime próprio de previdência Municipal.


Encaminhado ao TCE/SC cópia das conciliações bancárias e extratos das contas movimentadas pelo regime Próprio previdência dezembro 2008.

Mem. 086/2009 Auditoria relativa à área pública da antiga Rodoviária da capital na Av. Hercílio Luz

Prefeitura Municipal de Florianópolis

Em 02/12/2009 encaminhado Ofício ao TCE/SC, espelhos

34

de cadastro tributário do imóvel (antiga Rodoviária) bem como dados constantes no cadastro mobiliário das empresas instaladas na referida área.

3.4 ASSESSORIA TÉCNICA

As principais atividades desenvolvidas pela Secretaria da SECIN, com o intuito

de atender as demandas administrativas, foram:

• Acompanhamento das rotinas administrativas;

• Controle de toda a documentação oficial tramitada na SECIN;

• Agendamento dos compromissos oficiais do Secretário;

• Organização, sistematização e registro de ações desenvolvidas na Secretaria;

• Elaboração de ofícios, circulares, CI’s e comunicações em geral, envolvendo

matérias específicas do Controle Interno, da Ouvidoria e das Assessorias

Jurídica e Técnica;

A Assessoria Técnica, por intermédio do Gerente de Tecnologia da Informação e

Modernização (função cedida à SECIN pela Secretaria Municipal de Tecnologia e

Desenvolvimento Econômico Sustentável), ficou responsável pelo acompanhamento

Sistema e-Sfinge, cuidando de toda tramitação envolvendo a correta inserção dos dados

no sistema, bem como, de igual forma, pelo acompanhamento Sistema SIACI.

O Sistema e-Sfinge é um aplicativo que tem como objetivo a integração de todos

os aplicativos de controle do Tribunal de Contas do estado com vistas à coleta e

consolidação das informações referentes à gestão da Prefeitura. Os dados para

alimentação do sistema devem ser encaminhados bimestralmente, via internet, para o

TCE.

Já o SIACI é um instrumento gerencial que recebe, via internet, as mesmas

informações remetidas pelos diversos órgãos e setores da Prefeitura para o Sistema e-

Sfinge, porém são encaminhados diariamente e diretamente ao CIASC. O seu objetivo é

formar um grande banco de dados a partir do qual podem ser disponibilizados diversos

35

relatórios para controle interno da unidade, visando facilitar a tomada de decisão e a

transparência, bem como permitir ao administrador corrigir eventuais falhas.

Além disso, a gerência também participou, na Secretaria Municipal de Governo,

de capacitação para estruturação do novo portal da Prefeitura na internet. Nesse sentido,

desenvolveu o layout e a programação necessária para a página especifica da SECIN

contendo informações sobre a secretaria, sua gestão, estatísticos de ouvidoria e controle

interno, acesso à legislação e normas de relevância tanto para o controle interno como

para a Prefeitura.

36

4. METAS PARA 2010

Durante o exercício de 2009 muitas dificuldades e entraves prejudicaram o bom

desempenho das atividades da Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria.

Nesse sentido, com base na experiência desse início de atividades, as dificuldades e

entraves que não puderam ser vencidos foram traduzidos em metas para o ano de 2010.

Controle Interno:

� Consolidação do Sistema de Controle Interno no âmbito da Prefeitura

Municipal de Florianópolis;

� Proposição, mediante projeto de lei, da criação da “Controladoria Geral e

Ouvidoria do Município de Florianópolis”, que dá nova estrutura organizacional

para a Secretaria;

� Proposição, mediante projeto de lei, da criação da carreira de Auditoria de

Controle Interno;

� Avaliação e feedback dos Instrumentos de Controle da IN nº 001/SECIN/2009;

� Desenvolvimento do Sistema Informatizado de Acompanhamento do Controle

Interno;

� Ampliação e consolidação dos Relatórios Técnicos encaminhados ao Tribunal

de Contas do Estado de Santa Catarina;

� Promoção de parceria com a Diretoria de Controle de Gestão da Secretaria

Municipal de Governo para a estruturação do “Núcleo de Controle Interno e

Avaliação”; e

� Formalização, mediante proposta de decreto de regulamentação da Lei

Municipal nº 7.802, de 30/12/2008, da metodologia dos Indicadores de

Qualidade dos Serviços Públicos de Florianópolis;

Ouvidoria:

� Consolidação da operação do Sistema de Ouvidoria;

� Ampliação e adequação do espaço físico destinado à Ouvidoria;

37

� Alocação de mais funcionários e/ou estagiários para atender a demanda

crescente do sistema;

� Ampliar a divulgação do Sistema de Ouvidoria no âmbito do Município (interna

e externamente);

Administração Interna e Assessorias:

� Designação de competências e atribuições;

� Padronização de tarefas e rotinas;

� Implementação de sistema informatizado de protocolo e fluxo processual

interno;

� Aquisição de equipamentos de informática e mobiliário;

� Aprovação do Regimento Interno;

38

5. RECOMENDAÇÕES

Também com base na experiência desse início de atividades, a SECIN entende como

recomendações relevantes para serem cumpridas em 2010:

• Readequação da Lei Complementar 348/2009 – Uma vez que a lei criou

apenas a figura do Secretário Executivo de Controle Interno e Ouvidoria, não há

a possibilidade estruturar a Secretaria de forma adequada ao atendimento de suas

atribuições legais. Nesse sentido, é importante a criação da Controladoria-Geral

e Ouvidoria do Município de Florianópolis (CGOMF), com base em Projeto de

Lei Complementar proposto pela SECIN;

• Nomeação, em todos os setoriais, dos Gerentes de Controle Interno e

Ouvidoria – O principal condutor do Sistema de Controle Interno e Ouvidoria

no âmbito de cada secretaria municipal é o seu respectivo gerente de Controle

Interno e Ouvidoria. Sendo assim, a nomeação dos ocupantes desses cargos é

fundamental para que o controle interno e a Ouvidoria possam consolidar-se,

possibilitando respostas ágeis e corretas às demandas que se apresentarem.

Deve-se observar, no entanto, que tais nomeações devem seguir uma rigorosa

seleção baseada em critérios de capacidade técnica e adequação para o

desempenho da função, pois do contrário ter-se-á, como se observa em alguns

casos, a inoperância do sistema.

• Equipamentos de Informática e mobiliário – Uma das grandes dificuldades

enfrentadas pela Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria é falta de

mobiliário e equipamentos de informática para a realização de suas atividades. É

comum no dia-a-dia da Secretaria a prática do revezamento nos computadores, o

que acaba impedindo o bom andamento dos trabalhos. De igual forma, a falta de

mobiliário adequado obriga à improvisação e ao conseqüente desconforto, além

de acarretar o acúmulo de documentos oficiais em caixas ou até mesmo em

mesas, pois não há armários para o arquivamento correto e seguro dos mesmos.

39

ANEXOS

Anexo A: Instrução Normativa SECIN Nº 001/2009.

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2009

Estabelece os procedimentos para elaboração do Relatório Mensal do Sistema de Controle Interno e Ouvidoria no âmbito da Prefeitura Municipal de Florianópolis.

O SECRETÁRIO EXECUTIVO DE CONTROLE INTERNO E OUVIDORIA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 82, II, da Lei Orgânica Municipal, c/c art. 14 e seus parágrafos e art. 15 da Lei Complementar nº 348/2009, e com fundamento no art. 2º, I, e no art. 10, ambos do Decreto nº 7005, de 08 de maio de 2009, e

Considerando que cabe à Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria - SECIN, como órgão central dos sistemas de Controle Interno e de Ouvidoria, normatizar, coordenar, supervisionar e controlar a operacionalização das competências e a execução das atividades dos órgãos setoriais (art. 10 do Decreto nº 7005, de 08/05/2009);

Considerando que compete à Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria - SECIN, promover a articulação entre os órgãos e unidades de controle que compõem o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo, bem como deste com o Legislativo Municipal, com o Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina – TCE-SC e com os órgãos de controle da União, bem como promover a divulgação das informações gerenciais resultantes das suas fiscalizações e auditorias;

Considerando que compete aos órgãos setoriais de Controle Interno e Ouvidoria das Secretarias Municipais e das Secretarias Regionais, bem assim às unidades de auditoria interna das entidades da administração indireta, no âmbito das suas áreas de atuação, analisar os atos de gestão, verificando a exatidão e a fidedignidade dos dados e a conformidade do suporte documental dos registros efetuados;

Considerando, finalmente, a necessidade de fornecer informações mediante relatórios ao TCE, nos termos do art. 5º e seus parágrafos da Resolução nº TC-19/94, de 15 de dezembro de 1994, com a nova redação dada pela Resolução nº TC-11/2004, de 06 de dezembro de 2004:

40

RESOLVE:

TÍTULO I

Das Disposições Iniciais

Art. 1º - A presente Instrução Normativa regula e orienta a elaboração do Relatório Mensal das Unidades Setoriais de Controle Interno e Ouvidoria da Secretaria Executiva de Controle Interno e Ouvidoria.

Art. 2º - O Relatório Mensal é um instrumento de controle social que se realiza mediante a fiscalização da atuação da administração municipal, e atende às exigências do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina.

TÍTULO II

Do Relatório Mensal de Controle Interno e Ouvidoria

Art. 3º - O Relatório Mensal seguirá as orientações do Manual de Elaboração de Relatório de Controle Interno e Ouvidoria, parte integrante desta Instrução Normativa, e conterá as informações ali determinadas.

Art. 4º - O Relatório Mensal deve ser finalizado e encaminhado à SECIN impreterivelmente até o dia cinco de cada mês, com informações referentes ao mês anterior.

Parágrafo único. A não entrega do relatório no referido prazo poderá implicar na aplicação de sanções administrativas, conforme legislação vigente.

Art. 5º - É de competência de cada Gerência Setorial de Controle Interno e Ouvidoria das Secretarias Municipais e das Secretarias Regionais, bem assim das unidades de auditoria interna das entidades da administração indireta, no âmbito das suas áreas de atuação, a coleta e o tratamento dos dados para a elaboração e encaminhamento do Relatório Mensal à SECIN.

Parágrafo único - A elaboração e apresentação do Relatório Mensal das Unidades Setoriais de Controle Interno e Ouvidoria é obrigatória, e a sua não apresentação sujeita o Gerente Setorial de Controle Interno e Ouvidoria e, na ausência deste o responsável pela unidade, às sanções previstas na Resolução nº TC-19/94, de 15 de dezembro de 1994 e demais normas do TCE.

TÍTULO III

Das Demais Informações

Art. 6º – A Gerência Setorial de Controle Interno e Ouvidoria deverá, ainda, fazer constar do Relatório Mensal, obrigatoriamente:

41

I - o resumo das atividades desenvolvidas pela Gerência no período;

II - o resumo das principais recomendações efetuadas pela Gerência, decorrentes das atividades de controle realizadas;

III - as informações sobre eventuais irregularidades constatadas no âmbito da unidade, com vistas à adoção das providências administrativas adequadas, sob pena de responsabilidade solidária, nos termos do artigo 6º e seu parágrafo único, da Instrução Normativa nº TCE-03/2007, com a nova redação dada pela Instrução Normativa nº TCE-06/2008.

TÍTULO IV

Das Disposições Finais

Art. 7º – Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Florianópolis, 15 de outubro de 2009.


Secretário Executivo de Controle Interno e Ouvidoria

42

MANUAL DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO MENSAL DE CONTROLE INTERNO E OUVIDORIA

Apresentação

O objetivo do presente manual é, de forma simples e didática, explicar ao Gerente Setorial o processo de elaboração e quais as informações que deverão constar do Relatório Mensal das Unidades Setoriais de Controle Interno e Ouvidoria.

Dessa forma, esperam-se relatórios mais ricos e consistentes, que permitam aperfeiçoar os sistemas de administração e buscar níveis de excelência no controle interno.

As informações que deverão constar do Relatório Mensal das Unidades Setoriais de Controle Interno e Ouvidoria são as relativas aos vários controles a serem efetuados pelas unidades setoriais de administração das secretarias e entidades municipais, e se constituem de:

- Controle de Recursos Antecipados - trata da verificação da conformidade do procedimento de antecipação de recursos com a legislação em vigor. O relatório deve conter as informações solicitadas no anexo I;

- Controle de Recursos Transferidos - trata da verificação da conformidade do procedimento de antecipação de recursos com a legislação em vigor. O relatório deve conter as informações solicitadas no anexo II;

- Controle de Viagens e Diárias - trata da verificação da conformidade do procedimento de pagamento de despesas com viagens e diárias de servidores com a legislação em vigor. O relatório deve conter as informações solicitadas no anexo III;

- Controle de Veículos - trata da identificação e verificação da situação atual da frota oficial do Município e do seu uso em conformidade com a legislação em vigor. O relatório deve conter as informações solicitadas no anexo IV;

- Controle dos Processos de Aquisições - trata da verificação dos processos de Aquisições de bens pela administração municipal com a legislação em vigor. O relatório deve conter as informações solicitadas no anexo V;

- Controle da Gratificação por Produtividade - trata da conformidade do pagamento da gratificação de produtividade pela administração municipal aos servidores com a legislação em vigor. O relatório deve conter as informações solicitadas no anexo VI;

- Atividades de Ouvidoria - trata do levantamento de dados referentes ao recebimento e processamento de demandas da sociedade, pela Prefeitura Municipal de Florianópolis. O Relatório-Síntese deve conter as informações do anexo VII.

43

- Qualidade e Desempenho dos Serviços Públicos Municipais – trata do levantamento dos índices de desempenho dos serviços públicos municipais, conforme Lei Municipal nº 7802/08. O Relatório-Síntese deve conter as informações dos anexos VIII a XIII (de acordo com a Secretaria Municipal responsável).

44

Controle de Recursos Antecipados

Norma de Referência: Resolução nº TC-06/89

Em relação à antecipação:

1. Identificar a solicitação de

antecipação de recursos através

do seu número;

2. Identificar o servidor solicitante

pelo nome e nº de matrícula;

3. Verificar se consta, nos autos,

informação sobre a aptidão do

servidor para o recebimento,

conforme Resolução TCE;

4. Verificar se consta, nos autos,

justificativa satisfatória para a

antecipação;

5. Verificar se consta do processo a

respectiva nota de empenho e

ordem de pagamento;

Em relação à prestação de contas:

6. Verificar se as despesas foram

realizadas no período autorizado;

7. Verificar se a despesa realizada está de acordo com o objeto autorizado da

antecipação;

8. Verificar se foi realizado processo licitatório adequado ou se a

dispensa/inexigibilidade está devidamente justificada, conforme Lei nº 8666/93;

9. Verificar o recolhimento ao erário do saldo não utilizado da antecipação,

através de guia específica;

10. Verificar se o extrato bancário da conta especial confere com as guias de

recolhimento;

11. Verificar se constam documentos fiscais que comprovem a compra do material

ou a prestação do serviço;

12. Verificar se consta declaração do ordenador da despesa, atestando a boa

aplicação dos recursos.

45

Controle de Recursos Transferidos

Norma de Referência: Lei Municipal nº 5454/98 e Decreto nº 1307/98

Em relação à transferência de

recursos:

1. Identificar a transferência de

recursos através do seu número;

2. Identificar o tipo de transferência,

de acordo com as modalidades

praticadas pelo município;

3. Identificar a entidade recebedora

através de sua razão social;

4. Identificar a entidade recebedora

através do seu CNPJ;

5. Verificar a aptidão da entidade

para o recebimento, conforme

legislação em vigor;

6. Verificar se consta do processo

as respectiva nota de empenho e

ordem de pagamento;

Em relação à prestação de contas:

7. Verificar se as despesas foram realizadas no período autorizado;

8. Verificar se a despesa realizada está de acordo com o objeto autorizado da

transferência;

9. Verificar se fora realizado processo licitatório adequado ou se a

dispensa/inexigibilidade está devidamente justificada, conforme Lei nº 8666/93;

10. Verificar o recolhimento ao erário do saldo não utilizado da transferência;

11. Verificar se o extrato bancário da conta especial confere com as guias de

recolhimento;

12. Verificar se constam documentos fiscais que comprovem a compra do material

ou a prestação do serviço;

13. Verificar se consta declaração do ordenador da despesa, atestando a boa

aplicação dos recursos.

46

Controle de Viagens e Diárias

Norma de Referência: Decreto nº 424/98

1. Identificar o servidor que

recebeu a passagem e

respectivas diárias pelo nome;

2. Identificar o servidor pela

matrícula;

3. Identificar a função do

servidor;

4. Verificar se consta a data da

saída do servidor;

5. Verificar se consta a hora da

saída;

6. Verificar se consta a data da

chegada;

7. Verificar se consta a hora da

chegada;

8. Identificar o meio de transporte

utilizado;

9. Verificar se consta a descrição, de forma breve, do objetivo da viagem;

10. Verificar se a quantidade de diárias pagas é condizente com o

afastamento;

11. Anotar o valor total das diárias;

12. Verificar se o pagamento já foi realizado ou efetuado a posteriori;

13. Identificar o ordenador da despesa pelo seu nome;

14. Identificar o ordenador pela matrícula;

15. Identificar o ordenador pela função;

16. Identificar os documentos que, de acordo com a legislação em vigor

comprovam a realização da viagem e constam nos autos do processo.

47

Controle de Veículos

Norma de Referência: Instrução Normativa nº 001/SADM/04

1. Identificar placa do veículo;

2. Identificar a marca/tipo do

veículo;

3. Identificar o ano/modelo do

veículo;

4. Identificar o(s) tipo(s) de

combustível(is) utilizado (s);

5. Anotar o total de quilômetros

rodados no mês de referência;

6. Anotar o total gasto em

combustível;

7. Anotar o valor do item 6 por

extenso;

8. Anotar o total gasto em

manutenção;


extenso;

10. Anotar as eventuais multas recebidas: informando o número da

autuação, identificando o motorista responsável e registrando o valor da

multa;

11. Anotar os defeitos e irregularidades do veículo: identificando a

providência tomada e seu número de registro documental.

48

Controle dos Processos de Aquisições

Norma de Referência: Lei nº 8666/93

1. Identificar o processo de

Aquisições através de se

número;

2. Identificar o tipo de

Aquisições;

3. Verificar se, em caso de

dispensa/inexigibilidade

de licitação, houve a

devida comprovação

(vide observação);

4. Verificar se os gestores e

o responsável técnico do

contrato e execução

foram indicados;

5. Verificar se houve

apresentação de

justificativa do interesse

público da Aquisições;

6. Verificar se houve observância à Lei nº 8666/93;

7. Verificar se há especificação técnica do serviço contratado;

8. Verificar se há declaração de que os serviços contratados não estão

compreendidos entre aqueles dos funcionários efetivos;

9. Verificar se há estimativas de custo unitário e global;

10. Verificar se há três orçamentos de diferentes prestadores de serviços;

11. Verificar se há especificação técnica do bem adquirido;

12. Verificar se há estimativas de custo unitário e global;

13. Verificar se há três orçamentos de diferentes fornecedores.

Obsevação: os processos contemplados com a dispensa/inexigibilidade de

licitação devem estar acompanhados dos respectivos pareceres técnicos e

jurídicos, conforme determinado nos arts. 24 e 25 da Lei nº 8666/93.

49

Controle de Gratificação por Produtividade Norma de Referência: Lei Municipal nº 6353/03 e Recomendação nº SECIN 01/09

1. Identificar o servidor que

recebeu gratificação por

produtividade pelo nome;

2. Identificar o servidor pela

matrícula;

3. Identificar o cargo do servidor;

4. Anotar o valor da gratificação;


extenso;

6. Verificar se a documentação

foi entregue dentro do prazo

hábil;

7. Verificar se há parecer do

superior imediato, aprovando o

pagamento da gratificação;

8. Anotar, se necessário, suas

considerações;

9. Verificar se há parecer do secretário setorial, aprovando o pagamento da

gratificação;

10. Anotar, se necessário, suas considerações.

50

Ouvidoria

Norma de Referência: Decreto nº 7425/09

1. Anotar o total de denúncias recebidas na semana;

2. Anotar o total de denúncias solucionadas na semana;

3. Anotar o total de reclamações recebidas na semana;

4. Anotar o total de reclamações solucionadas na semana;

5. Anotar o total de solicitações recebidas na semana;

6. Anotar o total de solicitações atendidas na semana;

7. Anotar o total de sugestões recebidas na semana;

8. Anotar o total de sugestões atendidas na semana;

9. Totalizar as informações da respectiva coluna na semana;

10. Anotar, se necessário, suas considerações.

51

Qualidade e Desempenho dos Serviços Públicos Municipais

Norma de Referência: Lei Municipal nº 7802/08

1. Anotar o desempenho

apurado pelo município no

respectivo indicador, no

perídio analisado;

2. Anotar, se necessário, suas

observações;

3. Anotar, se necessário, seus

comentários.

52

Anexo B: Cronograma da Capacitação em Controle Interno.

53

Anexo C: Recomendação SECIN Nº 001/2009.

RECOMENDAÇÃO 01/2009

A Secretaria Executiva de Controle Interno no uso de suas atribuições

legais, com fundamento no artigo 3º, do Decreto 7005/2009, e

CONSIDERANDO que a percepção da gratificação de produtividade encontra-

se condicionada ao alcance de metas de desempenho pelo servidor;

CONSIDERANDO que a comprovação do alcance das metas de desempenho,

pelo servidor, na forma da legislação, é condição indispensável para a

percepção da gratificação de produtividade;

CONSIDERANDO que não há como suprimir o ato comprobatório que incumbe

ao servidor, sem ferir a legislação e descumprir o ordenamento jurídico;

CONSIDERANDO, ademais, que a referida comprovação pelo servidor se

presta, por um lado, a resguardar direito do próprio servidor à percepção da

gratificação, e, por outro, a municiar a Administração Pública quanto ao

cumprimento dos preceitos legais necessários ao seu pagamento,

RESOLVE:

RECOMENDAR aos órgãos e entidades da administração municipal que

promovam a estrita observância e cumprimento do ordenamento jurídico,

efetuando orientação aos seus servidores quanto à obrigatoriedade da

apresentação mensal da devida documentação individualizada

comprobatória do cumprimento dos requisitos legais, salvaguardando

seu direito à percepção da respectiva gratificação de produtividade.

RECOMENDAR, ainda, que os documentos sejam analisados e ratificados

pela chefia imediata do servidor e visadas pelo secretário da Pasta ou

dirigente da Entidade.

54

RECOMENDAR, finalmente, que a referida documentação fique arquivada

na Secretaria ou Entidade à disposição do Controle Interno e do Controle

Externo.

Florianópolis, 10 de junho de 2009.


Secretário Executivo de Controle Interno e Ouvidoria

verso final - relatrio de gesto secin 2009 · 2010. 9. 15. · 5 1. identificaÇÃo da unidade nome...

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