vantagens e desvantagens do armazenamento digital...

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TÍTULO: VANTAGENS E DESVANTAGENS DO ARMAZENAMENTO DIGITAL NOS ESCRITÓRIOS DECONTABILIDADE

CATEGORIA: CONCLUÍDO

ÁREA: CIÊNCIAS SOCIAIS E APLICADAS

SUBÁREA: Ciências Contábeis

INSTITUIÇÃO: FACULDADE DE EDUCAÇÃO CIÊNCIAS E ARTES DOM BOSCO DE MONTE APRAZÍVEL -FAECA DOM BOSCO

AUTOR(ES): ANDREA CARLA PRIULI LONGO SILVA, JULIANA APARECIDA TOBIAS LOPES

ORIENTADOR(ES): JOÃO ANGELO SEGANTIN, LEONARDO RAMOS PEREZ

1. RESUMO

A contabilidade tem sofrido alterações em seus métodos de escrituração, bem como os profissionais da área, vêm se desenvolvendo e evoluindo com as mudanças tecnológicas, as quais tem conquistado maior espaço a cada dia. Uma trajetória marcada pelo desenvolvimento da economia assim como, de diversos outros aspectos dentro da sociedade, que por seu processo acelerado de transformações, diante da crescente necessidade de automatização os escritórios estão tendo que evoluir no arquivamento de documentos,deixando no passado inúmeros armários, caixas, pastas, fichários, arquivo físico esse que gera lentidão e espaço para o seu arquivamento. Este trabalho tem por objetivo colaborar com a reflexão a respeito dos benefícios e necessidades tecnológicos para no arquivamento digital, verificando a eficazes em relação a agilidade na organização e na busca da utilização das informações necessárias. Para realizar este estudo utilizou –se como metodologia, pesquisa aplicada, com objetivo exploratório, na abordagem qualitativa em busca dos resultados fez uma análise interpretativa, cujos resultados mostraram que os arquivos contábeis já vem sendo utilizado nos escritórios, tendo que o maior questionamento foi a perda de documento físico, foi constatado que o problema pode vim ocorrer com a falta de treinamento e consequentemente na falta de auditar seus backups diários.

2. INTRODUÇÃO

Conforme afirma Lopes (2008), as primeiras evidências de registrosContábeis

empíricos encontrados por historiadores referissem ao período por volta de 8.000

a.C., eram fichas de barro que representavam as unidades componentes da riqueza

de homens pré-históricos. Com o desenvolvimento do papiro (papel) e docálamo

(pena de escrever) no Egito antigo facilitou extraordinariamente o registro de

informações sobre negócios. Mas se tornaram defasados com a invenção

damecanografia, esta, por sua vez, posteriormente substituído à informática.

A história da contabilidade no Brasil se destacou com muita importância, na

década de 70. NIYAMA (2009) relembra sobre os principais passos da contabilidade

nesta época, que se destacaram com a obrigatoriedade das companhias abertas

terem suas demonstrações contábeis padronizadas, quanto à sua estrutura e

auditadas por auditores independentes. Contábil estabelecido por Pacioli assumisse

uma forma mais adequada às necessidades das grandes sociedades anônimas

industriais que caracterizam nosso mundo. Desde então, a contabilidade vem

aperfeiçoando seus métodos deEscrituração contábil.A busca incessante por um

melhor desempenho profissional no mercadode trabalho exige que os profissionais

contábeis mantenham-se atualizados, procurando inteirar-se das modificações na

legislação, acompanhando amodernização dos processos e métodos na área

contábil. Cabe ressaltar que acontabilidade digital traz uma nova visão da forma de

escrituração, e é importante os contadores permanecerem atentos. Assim a

problemática deste trabalho se baseia no desafio da contabilidade digital no

armazenamento dos documentos fiscais aos profissionais contábeis, verificando

quais os conhecimentosexigidos pelo mercado de trabalho.

3. OBJETIVOS

O objetivo geral consiste em identificar as mudanças ocorridas nos escritório

contábeis na forma de registrar os atos e fatos na mudança do arquivamento físico

para era digital.

Já como objetivos específicos foram delineados: a) Demonstrar quais os tipos

de documentos que são guardados nos escritórios;b) Demonstrar as vantagens e

desvantagens do armazenamento digital; c) Evidenciar as dificuldades na migração

do armazenamento físico para o digital.

4. METODOLOGIA

O foco dessa pesquisa tem uma finalidade aplicada, segundoAppolinário

(2011, p. 146),

[...]é realizada com o intuito de “resolver problemas ou necessidades concretas e imediatas.” Muitas vezes, nessa modalidade de pesquisa os problemas emergem do contexto profissional e podem ser sugeridos pela instituição para que o pesquisador solucione uma situação-problema.

Com o objetivo exploratória por se tratar de um tema novo, com pouca

matéria publicada nessa área, pois ainda está sofrendo muitas mudanças e

alterações, como cita Gil (2002) o objetivo desta tipologia é explorar um novo

conhecimento para aprimorar as ideias já existentes.

Quanto a abordagem do problema utilizou-se pesquisa qualitativa. Paulino

(1999) afirma que

[...] trabalham com valores, crenças, hábitos, atitudes, representações, opiniões e adéqua-se a aprofundar a complexidade de fatos e processos particulares e específicos a indivíduos e grupos. A abordagem qualitativa é empregada, portanto, para a compreensão de fenômenos caracterizados por um alto grau de complexidade interna.

Os procedimentos utilizados levam em conta uma revisão bibliográfica, survey

através de um estudo de caso.

5. DESENVOLVIMENTO

5.1. Surgimento da Contabilidade

É importante conhecer como surgiu a contabilidade e entender sua essência,

pois como cita Eddington (1946 apud SÁ, 2002, p. 21) “para que a exposição de um

sistema de pensamento seja clara, é preciso que se comecem pelas origens”. Para

Klein (1954 apud SILVA; MARTINS, 2009), a contabilidade é a ciência que estuda os

registros, por meio de métodos e doutrinas contábeis, seja econômicas ou

administrativas, a partir da evolução da sociedade juntamente com seu patrimônio.

Franco (1997, p. 21) afirma que a contabilidade: É a ciência que estuda os

fenômenos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro, a

classificação, a denominação, a demonstração expositiva, a análise e a

interpretação desses fatos, com o fim de oferecer informações e orientações –

necessárias à tomada de decisões sobre a composição do patrimônio, suas

variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial. Sá

(2008) cita que a contabilidade é a ciência que estuda as mutações patrimoniais, e

que se preocupa em retratar a realidade, suas evidências e seu comportamento, em

relação à sua eficácia funcional. Segundo Iudícibus e Marion (2007, p. 32), “a

contabilidade existe desde os povos mais primitivos, em função da necessidade de

controlar, medir e preservar o patrimônio familiar e, até mesmo, em função de trocar

bens para maior satisfação das pessoas”.

De acordo com OLIVEIRA (2003, pg.12),

A escrituração contábil, feita manualmente, começou a perder espaço a partir do surgimento das máquinas mecânicas produzidas nos Estados Unidos (máquinas de datilografia e processadores automáticos, utilizadas para o preenchimento de fichas) principalmente em função das dificuldades que esses profissionais encontravam em registrar e manter atualizados, o grande volume de informações necessárias. Tais máquinas, por sua vez, foram sendo substituídas pelos microcomputadores e sistemas informatizados, em face do baixo custo dos novos equipamentos.

Segundo MARION (2009), os sistemas já utilizados na Contabilidade ao longo

dos séculos são compostos de quatro sistemas principais: o manual, o maquinizado,

o mecanizado e o eletrônico.

Quadro 1 – Principais Sistemas de Contabilidade

Sistema manual

Foi caracterizado pela utilização de instrumentos simples, como canetas, livros ou ficha de escrituração, onde o livro Diário e o Razão poderiam ser adquiridos em lojas especializadas ou em papelarias. Foi por muitos anos o principal método contábil.

Sistema Foi considerado como um processo moderno em que se utilizava a

maquinizado máquina de datilografar comum, a máquina de calcular e um formulário denominado Ficha Tríplice, constituída por três vias, cada uma com uma finalidade distinta.

Sistema Mecanizado

Era caracterizado por uma máquina específica voltada para a contabilidade, onde era realizada a inserção frontal, que possibilitava a elaboração simultânea do Diário com a Ficha Razão. O equipamento podia ser dotado também de somas e saldos que forneciam as somas das colunas do Diário, tanto de débito como de crédito, e também o saldo da Ficha Razão. De acordo com a necessidade do serviço, existiam equipamentos com três, cinco ou mais somadores que podiam fornecer acúmulos e saldos para fichas sintéticas e analíticas, saldo do ano, movimento do mês etc. As máquinas contábeis mais utilizadas foram a Ruf, a National, a Olivetti, a Burroughs, a Zornita, a Front Feed. Neste processo, colocava-se a folha de Diário na máquina, sobre ela era ajustada uma folha de carbono que se sobrepunha às fichas de Razão e proporcionava o decalque nestas, escriturando-se assim, simultaneamente, o Diário e o Razão. Eram utilizadas as fichas voucher, semelhantes à Ficha Tríplice, pois facilitavam a seleção dos vários lançamentos na mesma ficha, poupavam trabalho e ao mesmo tempo melhoravam a A contabilidade na era digital produtividade da operação da máquina, uma vez que era reduzida a inserção de fichas de Razão no equipamento. Com o advento da era eletrônica o sistema mecanizado está em desuso.

Sistema eletrônico

É o mais usual, constituído pelo uso crescente do computador, cujo custo é relativamente barato e seu benefício e visivelmente elevado e como consequência, vem sendo disponibilizados no mercado, grande quantidade de aplicativos como o software contábil, que adicionado ao computador, tornou-se indispensável para manipulação, classificação, ordenação, cálculo e emissão de documentos, como guias para recolhimento de impostos e contribuições, entre outros, direcionados às várias áreas das empresas, incluindo a área fiscal. Como consequência, vem sendo disponibilizados no mercado, grande quantidade de aplicativos como o software contábil, que adicionado ao computador, tornou-se indispensável para manipulação, classificação, ordenação, cálculo e emissão de documentos, como guias para recolhimento de impostos e contribuições, entre outros, direcionados às várias áreas das empresas, incluindo a área fiscal.

Fonte: Adaptado de Marion (2009).

5.2. Contabilidade Digital

Os Escritórios de Contabilidade nos últimos anos vem passando por

mudanças significativas na legislação tributária brasileira e nos procedimentos

contábeis, Com esse processo automatização os escritórios vão deixado de arquivar

seus documentos em inúmeros armários, caixas, pastas, fichários, e optando para

fazer o arquivamento digital, a melhoria da qualidade dos serviços, estímulo aos

profissionais da área, maior facilidade e agilidade na leitura e interpretação de

relatórios. E também o cumprimento dos prazos estabelecidos pelos órgãos

competentes, o acesso às informações de forma rápida, por meio do sistema de

informações, o aumento da segurança das informações, além da utilização de menor

espaço no ambiente de trabalho.

A era digital promoveu uma verdadeira revolução no Trabalho dos

profissionais contábeis, permitindo a troca de imensas pilhas de arquivos, por

acessos rápidos e diretos aos documentos arquivados em programas específicos no

computador.

Um exemplo prático é Escrituração Contábil Digital (ECD), instituída pela

Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), por meio da Instrução Normativa nº

787, de 19.11.2007, constituindo assim uma nova forma de escrituração alternativa à

escrituração em papel.

Esse processo é realizado por meio da Certificação Digital, que é uma

credencial que atesta a identidade de uma pessoa física, jurídica, máquina,

aplicação ou site na web, com o objetivo de A contabilidade na era digital garantir a

autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma

eletrônicas habilitadas, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Neste contexto, a informática é usada como ferramenta para o processamento da

coleta de dados e informações que serão armazenadas e processadas no sistema

de informações da empresa e respectivos órgãos, aos qual o profissional contábil

presta informações. Facilita também, a integração das informações obtidas nos

vários departamentos da empresa.

5.3. Documento Contábil

Documento é qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e

disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova etc.

Portanto, documento contábil é toda a informação emanada pelo

conhecimento contábil, bem como os documentos utilizados para realizar a

escrituração.

Muitos foram os documentos contábeis gerados e utilizados pelo homem no

trabalho de informar e controlar as coisas e os objetos que possuía. Pode-se

observar o uso de documentos contábeis por volta de 8000 a.C. Segundo

Mattessich, as descobertas da professora Denise Schmandt-Besserat, entre 1969 e

1993, de símbolos de argila de diferentes formas, eram na realidade documentos

contábeis, pois eram utilizados como representações de um agregado de

mercadorias devido por uma pessoa a outra.

Com a finalidade de identificar com mais clareza os documentos contábeis, é

importante destacar as definições das Normas Brasileiras de Contabilidade:

"NBC T 2.2 - Da Documentação Contábil

2.2.1 - A Documentação Contábil compreende todos os documentos, livros, papéis,

registros e outras peças, que apoiam a escrituração contábil.

2.2.1.1 - O Documento contábil, estrito-senso, é aquele que comprova os atos e

fatos que originam lançamento(s) na escrituração contábil da Entidade.

2.2.2 - A Documentação Contábil é hábil, quando revestida das características

intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica contábil ou

aceitas pelos "usos e costumes".

2.2.3 - A Documentação Contábil pode ter origem interna quando gerada na própria

Entidade, ou externa quando proveniente de terceiros.

2.2.4 - A Entidade é obrigada a manter em boa ordem a documentação contábil.".

5.4. Documento Eletrônico

Conforme observado anteriormente, o papel não é o único suporte material

possível do documento e, em consequência, a forma e os símbolos utilizados para

reproduzir o pensamento humano. Assim, a fixação da informação poderá ser, por

exemplo, em discos ópticos, ou seja, no meio digital. Em decorrência, o símbolo

pode ser constituído de elementos básicos da informação eletrônica, como por

exemplo bits.

Pode-se conceituar o documento eletrônico como o documento que tem como

suporte material o meio eletrônico.

Esta alteração do suporte material do papel para o meio eletrônico oferece

rapidez e agilidade no trânsito de informações, pois as informações em forma de bits

poderão trafegar praticamente na velocidade da luz, reduzindo os espaços e os

custos na sua conservação.

Para ilustrar melhor a redução do espaço, um CD-ROM possui a capacidade

de armazenar 13.600 páginas de documentos.

No entanto, esta alteração de suporte deve satisfazer no mínimo o exato grau

de segurança que os documentos em papel oferecem, o que deve ser alcançado

através de uma série de recursos técnicos.

Um dos requisitos básicos é a exigência de que a informação contida no

documento eletrônico esteja acessível para consulta posterior. O termo "acessível"

focaliza a necessidade indispensável de que a informação possa ser reproduzida e

lida, do mesmo modo como ocorre com um documento em papel, ou seja, em uma

forma universal possibilitando a democratização da informação.

Outro requisito de segurança é a identificação da procedência, ou seja,

identificar a pessoa e indicar que a mesma aprovou a informação contida no

documento.Também, outro ponto fundamental é que se deve garantir a consistência

do conteúdo original. Cabe ressaltar que a figura do documento original deixa de

existir, pois todo documento eletrônico é original, ou seja, é único. Desta forma, o

que se busca garantir é a integridade da informação quando do envio da mesma

para o destinatário.

Estes requisitos estão relacionados com o valor probatório dos documentos

eletrônicos. Como foi visto anteriormente, o valor probatório dos documentos está

em garantir a consistência do conteúdo original e a identificação da procedência do

mesmo.

A tecnologia de documentação eletrônica tem um recurso que se propõe a

assegurar a consistência do conteúdo original e a identificação da procedência ao

mesmo tempo. Este recurso é conhecido como firma digital ou assinatura digital.

Com a aplicação da assinatura digital no documento eletrônico é possível

assegurar que o conteúdo original não seja adulterado, bem como identificar a

procedência do documento, atingindo a plena eficácia probatória dos documentos.

Assim, o documento eletrônico com a devida firma digital aposta é seguro,

confiável, melhor administrável no sentido do seu armazenamento e recuperação, e

a sua comunicação é muito mais eficiente e rápida, além de segura.

6. RESULTADOS

Este capitulo visa demonstrar os resultados levantados após aplicação de um

questionário tipo survey em escritórios contábeis e para profissionais da área com

intuito delevantar a proporção dos profissionais que já se adaptaram aos novos

procedimentos de arquivamento digital, o gráfico a seguir demonstrará a aplicação

do questionário junto ao profissionais contábeis que trabalham em escritórios ou são

autônomos no interior do estado de São Paulo:

Gráfico 1 - Arquivamento digital

Fonte: Vantagens e Desvantagens do Armazenamento Digital nos Escritórios de Contabilidade

O questionário foi aplicado junto à

foco de se fazer o levantamento para

tecnologias, como enxergam as mudanças da chamada “Era digital”, e averiguar

junto a literatura as vantagens e desvantagens. No quadro a seguir será

apresentado as respostas

6 -

FAZ BACKUPS DO

SERVIDOR?

7 - A EMPRESA

AUDITA COM

FREQUENCIA OS

BACKUPS?

8 - OS

COLABORADORES

RECEBERAM

ALGUM

TREINAMENTO

PARA

ARQUIVAMENTO?

9 - SUA EMPRESA

JÁ SOFREU

PERDAS DE

DOCUMENTOS

POR FALTA DE

ARQUIVAMENTO?

QUESTIONÁRIO

rquivamento digital nos escritórios contábeis de Monte Aprazível.

Vantagens e Desvantagens do Armazenamento Digital nos Escritórios de Contabilidade

O questionário foi aplicado junto à 12 profissionais da ár

de se fazer o levantamento para descobrir quais já estão adequados as novas


ra as vantagens e desvantagens. No quadro a seguir será

as respostas em números:

1 - A EMPRESA

TEM

PROCEDIMENTO

DE

ARQUIVAMENTO

DIGITAL?

3 - A EMPRESA

TEM UM

SERVIDOR?

4 - O SERVIDOR É

INTERNO?5 - OS

RESPONSAVEIS

TEM ACESSO

REMOTO AO

SERVIDOR?

- A EMPRESA

FAZ BACKUPS DO

SERVIDOR?

A EMPRESA

AUDITA COM

FREQUENCIA OS

10 - VOCÊ ACHA

QUE SEU

ESCRITÓRIO ESTÁ

PREPARADO PARA

O

ARQUIVAMENTO

DIGITAL?

QUESTIONÁRIO - ARQUIVAMENTO DIGITAL

scritórios contábeis de Monte Aprazível.

Vantagens e Desvantagens do Armazenamento Digital nos Escritórios de Contabilidade, 2019.

12 profissionais da área contábil com o

quais já estão adequados as novas


ra as vantagens e desvantagens. No quadro a seguir será

2 - A EMPRESA

TEM MECANISMO

TERCERIZADOS

PARA GUARDA DE

DOCUMENTOS?

A EMPRESA

TEM UM

SERVIDOR?

O SERVIDOR É

INTERNO?

ARQUIVAMENTO DIGITAL

Gráfico 2 - Analise final referente ao questionário do arquivamento digital.

Fonte: Vantagens e Desvantagens do Armazenamento Digital nos Escritórios de Contabilidade

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Diante dos resultados apresentados após aplicação da

detectar que mais da metade dos entrevistados, já aderiram aos procedimentos de

arquivamento digital, possuem um servidor e matem acesso remoto junto ao servidor

e fazem os devidos backups, poré

entrevistados são questionados com relação ao gerenciamento dessas informações

uma vez que mais da metade não possuem uma empresa terceirizada para

monitoramento e devida guarda dos backups, não avaliam os backups

validando se realmente tem informações das rotinas do escritório e leva ao

entendimento de que foi implantado esses procedimentos de arquivamento digital

interno, possivelmente sem um devido planejamento e treinamento dos

colaboradores.

A principal questão levantada foi a 9 onde mais da metade dos entrevistados

relatou ter sofrido com perdas de documentos em sua maioria importantes e

necessários, esse número levanta hipóteses para questões de procedimentos

internos, auditorias de sistemas e

tecnológico que trás ferramentas que apoiam essas rotinas de arquivamento digital,

0 1

QUESTÃO 1

QUESTÃO 2

QUESTÃO 3

QUESTÃO 4

QUESTÃO 5

QUESTÃO 6

QUESTÃO 7

QUESTÃO 8

QUESTÃO 9

QUESTÃO 10

QUESTÃ

O 1

QUESTÃ

O 2

NÃO 3 9

SIM 9 3

RESPOSTAS AO QUESTIONÁRIO APLICADO

Analise final referente ao questionário do arquivamento digital.

Vantagens e Desvantagens do Armazenamento Digital nos Escritórios de Contabilidade

CONSIDERAÇÕES FINAIS

dos resultados apresentados após aplicação da



e fazem os devidos backups, porém esse proporção vai diminuindo quando os



monitoramento e devida guarda dos backups, não avaliam os backups




questão levantada foi a 9 onde mais da metade dos entrevistados



internos, auditorias de sistemas e infra estrutura, pois vivemos hoje um avanço


2 3 4 5 6 7

QUESTÃ

O 3

QUESTÃ

O 4

QUESTÃ

O 5

QUESTÃ

O 6

QUESTÃ

O 7

QUESTÃ

O 8

4 3 3 5 5 6

8 9 9 7 7 6


Analise final referente ao questionário do arquivamento digital.

Vantagens e Desvantagens do Armazenamento Digital nos Escritórios de Contabilidade, 2019.

dos resultados apresentados após aplicação da survey podemos



m esse proporção vai diminuindo quando os



monitoramento e devida guarda dos backups, não avaliam os backups feitos




questão levantada foi a 9 onde mais da metade dos entrevistados



, pois vivemos hoje um avanço


8 9 10

QUESTÃ

O 8

QUESTÃ

O 9

QUESTÃ

O 10

3 3

9 9


uma delas são plataformas WEB. Neste sentido fazendo um balanço geral dos

resultados levantados, foram identificados também os fatores que geram vantagens

e desvantagens conforme quadro 2 a seguir.

Quadro 2 - Principais vantagens e desvantagens do arquivo digital.

Segurança

Vantagens:

Qualificação de Funcionários Acesso a informação com agilidade Redução de perda de documentos devido aos fatores tempo e natureza Redução das despesas e custos com matérias de escritórios Redução de espaço e procura pelo documento. Redução de custos com postagem de documentos

Desvantagens:

Investimentos – Estrutura de Software; Investimentos – Capacitação de clientes e colaboradores; Perda de documentos em razão do arquivamento inadequado; Custos com manutenção de estrutura.

Fonte: Vantagens e Desvantagens do Armazenamento Digital nos Escritórios de Contabilidade, 2019.

Existes inúmeros benefícios para aquelas organizações contábeis que

buscam uma melhor eficiência e eficácia em suas rotinas relacionadas ao

arquivamento digital pois não só as deixam blindadas contra perdas de documentos

importantes dos clientes, mas passa essa visão de segurança e confiabilidade bem

como fica preparada para qualquer solicitação de documentos junto ao fisco, cabe

aos stakeholders vislumbrarem os investimentos, treinamentos e custos de

manutenção para poderem implantar um bom mecanismo de arquivamento digital

pois a falta de um planejamento neste sentido poderá gerar enormes transtornos ao

invés de benefícios.

8. REFERÊNCIAS

FRANCO, Hilário. Contabilidade Geral. 23. ed. São Paulo: Atlas,1997.

GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo: Atlas, 2002.

MARION, José Carlos. Contabilidade básica. São Paulo: Atlas, 2009.

SÁ, Antônio Lopes. Teoria da Contabilidade. 4. Ed. São Paulo: Atlas, 2008.

STRINGHER, Ademar, Aspectos legais da documentação em meios micro gráficos,

magnéticos e ópticos. 2. ed., São Paulo: Universidade Ibirapuera, 1996.

vantagens e desvantagens do armazenamento digital...

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