Otimização do Processo de Agendamento Cirúrgico

Hospital Unimed - Unidade Betim

Hospital Unimed – Unidade Betim

Contexto que motivou a mudança

O % de cancelamento de cirurgia gira em torno de 20% e, desses, 31% são canceladas com prazo inferior ou igual a 24 horas o que prejudica uma gestão adequada do Bloco Cirúrgico. Na análise do indicador foi observado que grande parte delas por erro de agendamento por parte do cirurgião e falta de autorização. O projeto busca reduzir este indicador.

Indicador do Projeto: Nº de cirurgias canceladas / Nº total de cirurgia

Meta:Redução em 50% do número de cirurgias canceladas

Etapas do processo vigente

Levantamento de causas

Diagrama de Ishikawa

Confirmação das causas

Volume de cirurgias canceladas por

especialidade, cirurgião e motivo;

Erros de agendamento por tipo;

Falta de informação relacionada ao OPME;

Volume de agendamento por dia;

Tempo para protocolar e encaminhar

exames de anatomo-patológico.

Informações Coletadas

Confirmação das causas

Local barulhento e executando outras funções;

Linha telefônica não era exclusiva para

agendamento e ficava ocupada;

Falta de informações completas no

agendamento;

Falta processo de conferência da agenda;

Agendamento com informações

“Improvisadas”;

OPME nem sempre é avisado ao setor;

Falta campo exclusivo para OPME;

Dados inconsistentes do paciente;

Campo observação aberto;

Equipamentos/materiais não são vinculados no

agendamento

Principais causas raiz

Análise das causas

INDICADOR DE PROCESSO

Indicador Atual: 20% de cancelamento

Indicador Meta: 10% de cancelamento

Mapa do Processo;Espinha de Peixe;Matriz de Causa e feito;Histograma;

Pareto;Box Plot;Mapa de Análise; Estatística.

FERRAMENTAS UTILIZADAS NA ANÁLISE DOS DADOS

A média de cancelamento é de 20% ao mês Dois motivos representam 81% do total de cancelamentos

Análise das causas

Principais Análises

A maior quantidade de erros era relacionada à falta de informação

O atraso médico em iniciar o procedimento era o maior (1 hora em

média)

Ações de melhoria

Resumo das causas raiz (X Vitais) encontradas e principais ações de melhoria

Causa Raiz Ação de melhoria Responsável

Prazo

Local com muito barulho e executando outras funções

Novo local de trabalho para colaborador responsável pela confirmação dos dados do procedimento.

Janaína/Drielle09/09/201

3

Linha telefônica não era exclusiva para agendamento

Ramal exclusivo para marcação de cirurgias. Janaína09/09/201

3

Falta de informações completas no agendamento

Após o agendamento do cirurgião, o colaborador responsável adotou rotina de ligar para o

paciente em até 48 horas antes do procedimento para confirmação de todos os dados.

Flávia15/09/201

3

Falta processo de conferencia da agenda

Acompanhamento diário da autorização da guia e de possíveis materiais solicitados pelo médico no sistema eletrônico.

Janaína16/09/201

3

Agendamento com informações "Improvisadas" e dados inconsistentes do

paciente

Estabelecer rotina de ligação com até 48h após o agendamento e dois dias antecedência da

cirurgiapara orientar o paciente quanto a jejum

e horário de chegada no hospital.

Janaína09/09/201

3

Exemplos de melhorias implantadas

Confirmação dos AgendamentosDiretriz do Centro Cirúrgico

Mudança do local onde se realiza o agendamento

Redução de 50% no % de cancelamento de cirurgias mesmo com um aumento

de 36% no volume total de cirurgias.

Principais Resultados Alcançados

Ganho financeiro de R$ 627.600,00 por

ano.

Mudança do local físico do setor de agendamento

com um alto impacto no processo inclusive na

motivação da colaboradora.

Principais Resultados Alcançados

PLANO DE CONTROLEProcesso: Agendamento Cirúrgico Data (criação): 5/11/2013

Dono do processo: Janaína Maia Data (revisão): 11/11/2013

Ramal: 1830/1906 Responsável pelo plano: Janaína Maia

Etapa do processo

Especificações

do processo

Indicador pós

melhorias

Definição operacional

Fonte de

dados

Tamanho da

amostra

Frequência

Responsável

Plano de reação

Cancelamento

de cirurgia

Percentual de

cancelamento <= 10

0,1

Número total de cirurgias canceladas dividido pelo número

total de cirurgias agendadas no período

Tazy 100% Mensal Janaína

1) Analisar os motivos dos cancelamentos

2) Analisar os cirurgiões quemais

cancelaram e comunicar a Diretoria

Agendamento

Percental de erros >=10

NA

Todos os erros relacionados ao

agendamento do procedimento (hora, data, procedimento, tempo, material e

equipamento)

Coleta Manual

100% Mensal Ana

1) Analisar os motivos dos erros;

2) analisar os cirurgiões que mais possuem falha no

agendamento e atuar para melhoria

Obrigada!

Janaína Maia

Coordenação de EnfermagemCentro Cirúrgico e Central de Material Esterilizado

Hospital Unimed – Unidade Betim

janaina.maia@unimedbh.com.br