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MT-212-00143 - 2 Última Atualização 24/11/2014

Agendamento de Entregas

Após este módulo de capacitação você será capaz de:

I. Objetivos

• Solicitar um Agendamento de Entregas de Materiais;

• Acompanhar o andamento da solicitação de Agendamento;

• Editar, confirmar e cancelar um Agendamento.

II. Como Acessar

Como acessar a funcionalidade “Entregas”:

Após efetuar o login no Portal Petronect, será exibido um menu principal. Clicar no menu

“Entregas”.

IV. Solicitação de Agendamento

Acessando submenu “Agendamento de Entregas”, será possível realizar as solicitações de

agendamento de entregas e acompanhar o andamento das solicitações, bem como visualizá-

las, editá-las, confirmá-las ou cancelá-las.

Na seção “Solicitação do Agendamento”

haverá orientações para a realização do

agendamento. Clicar no botão “Solicitar

Agendamento”.

Solicitar Agendamento


A tela de solicitação do agendamento será exibida. Na parte superior da tela haverá uma

orientação para a realização da solicitação do agendamento.

Selecionar o local de entrega desejado nas

opções disponíveis.


Ao selecionar o local de entrega, surgirá ao lado a tabela “Instruções do Local de Entrega”.

Clique no nome do arquivo

para baixar e ler as

instruções.

Após ler e aceitar as instruções

indicadas na tabela ao lado,

marque esta caixa.

Observação: A leitura e ciência das instruções do local de entrega é de caráter obrigatório

para efetivar a solicitação.


A seção “Pessoa de Contato” indicada abaixo, estará preenchida com as informações do

usuário que está acessando o portal no momento e não será possível editá-las.


Na seção “Informações Básicas” serão adicionados os números dos pedidos do

agendamento, bem como, certificados e notas fiscais dos pedidos .

O “Nº de Agendamento” é gerado

automaticamente no momento em

que se inicia o processo de

solicitação de agendamento.

Selecionar o tipo de agendamento

para poder adicionar pedidos


O campo para informar os pedidos

é exibido. Preencha o número do

Pedido desejado e clique no botão

“Adicionar”.


Será aberta uma janela para a confirmação da

adição deste Pedido ao Agendamento. Verifique o

Número do Pedido, o CNPJ e a Razão Social do

Fornecedor. Clique no botão “Confirmar”.


O Pedido será incluído na tabela indicada.


Número do Pedido


CNPJ do Fornecedor

referente ao Pedido.


Razão Social do

Fornecedor referente

ao Pedido.


Para incluir certificados ao

pedido, clicar no ícone “IIII”.

Observação: Os tipos de certificados que deverão ser carregados estarão descritos no

Pedido.


Preencha o campo

“Descrição” com o nome do

certificado que irá carregar.

Será aberta a janela “Carregar Certificados” apresentada abaixo.

Observação: Todos os certificados exigidos no pedido devem ser informados. Caso algum

arquivo tenha mais que 5 mb marcar a opção „Sim‟ no campo “Entrega Física do Arquivo”.


Registrar se haverá entrega

física do certificado. Caso

assinale a opção “Não”, o

carregamento do arquivo será

obrigatório.

Ao manter o cursor em cima

do ícone indicado, surgirá

uma definição do campo e

uma observação.


Clique no ícone “Procurar...”

para buscar o arquivo no

computador


Busque um arquivo no

computador, selecione, e

clique em “Abrir”.


Clique no botão “Carregar

Certificado” .

Os certificados carregados ficarão registrados na tabela “Certificados”, com as informações

preenchidas anteriormente. Haverá possibilidade de baixar os certificados clicando no ícone

“a ” da coluna “Baixar” ou excluí-lo clicando no ícone “ ” da coluna “Excluir”.


Clicar no botão “OK” para

voltarmos na tela de

solicitação de agendamento .


Para incluir Notas Fiscais ao

pedido, clicar no ícone “IIII ”.


Informar o Número da Nota

Fiscal.

Será aberta a janela “Carregar Notas Fiscais” conforme indicado abaixo. Sendo possível

incluir os números da Notas Fiscais referentes ao Pedido.

Atenção: O prazo máximo para a realização do carregamento da Nota Fiscal será informado

via e-mail em cada agendamento. Caso a Nota Fiscal não seja enviada até a data limite, o

Agendamento será cancelado automaticamente.


Clicar no botão “Carregar Nota

Fiscal”.


Caso a Nota Fiscal ainda não tenha sido enviada para Petrobras, será exibido uma

mensagem de erro orientando a realização deste envio e posteriormente o carregamento do

número da Nota Fiscal na solicitação do Agendamento.


Clicar no botão “OK”.

Após carregar com sucesso, o Número e data do carregamento da Nota Fiscal ficarão

gravados na tabela indicada abaixo.

Clicar no botão indicado caso

deseje excluir a Nota Fiscal.


Na seção “Informações dos Volumes Transportados” deverá ser selecionado a “Área de

Descarga” do local de entrega de acordo com o tipo de volume transportado e preenchido a

quantidade de itens de cada tipo.

Selecione a área de descarga

apropriada para o tipo de

volume.


Descrição da “Área de Descarga” selecionada

acima.


A tabela “Volumes Recebíveis” tem o objetivo de informar a quantidade

dos volumes transportados de acordo com as suas características.


A Coluna “Volumes”: apresenta todas as características de volumes

que a “Área de Descarga” selecionada está apta a receber.


Coluna “Quantidade”: preencher com a quantidade de itens que será

entregue.


Na seção “Data Preferencial” informe a data de entrega de sua preferência.

Selecione a data de entrega. Clique no botão “ ” e selecione a data

desejada.

Observação: Este campo não é de preenchimento obrigatório neste momento, podendo ser

preenchido posteriormente ao editar o agendamento.


Selecione o turno que será realizado a

entrega.


Clique no botão “Salvar” para enviar a

solicitação de agendamento.


Após o sistema verificar todos os campos preenchidos, será exibida uma mensagem de

sucesso.


O sistema exibirá uma mensagem de alerta caso algum campo obrigatório não esteja

preenchido ou esteja incorreto.

V. Consultar Agendamentos

O acompanhamento dos Agendamentos serão realizados através da seção “Busca de

Agendamentos”.

Para facilitar a consulta de agendamentos, utilize os filtros de busca desejados.

Busca de Agendamentos


Os campos de filtragem são :

• Local de Entrega – Exibe os locais de entrega disponíveis.

• Data da Solicitação – Período que compreende a data de solicitação do agendamento.

• Data Agendada – Período que compreende a data de entrega.

• Nº do Pedido ou Nº da PTM – Número do pedido que foi associado ao agendamento.

• Nº da Nota Fiscal – Número da Nota Fiscal que foi adicionada ao agendamento.

• Nº do Agendamento – Número do agendamento solicitado.

• Reagendado – Exibirá “Sim” ou “Não” para filtrar as solicitações reagendadas.

• Status do Agendamento – Lista dos status possíveis de um agendamento.


Após preencher os critérios, clicar

no botão “Buscar”.

Observação: Ao clicar no botão “Buscar” sem ter preenchido nenhum campo de filtro, será

apresentado como resultado todos os agendamentos realizados por sua empresa.


Caso nenhum registro seja encontrado, será exibida a mensagem abaixo.


Caso um agendamento seja encontrado será exibido uma tabela de resultados, conforme os

critérios preenchidos anteriormente.


A tabela “Resultados da Pesquisa” exibirá as seguintes colunas:

• Editar (Ícone ) – link de acesso a tela de edição da solicitação do agendamento. Este

ícone não estará disponível quando o status do agendamento for igual a: “Agendado”,

“Cancelado”, “Entrega Rejeitada”, “Entrega Parcial” e “Entregue”;

• Cancelar (Ícone ) – link de acesso a tela de cancelamento da solicitação de

agendamento. Este ícone não estará disponível quando o status do agendamento for igual

a: “Cancelado”, “Entrega Rejeitada”, “Entrega Parcial” e “Entregue”;

• Agendar (Ícone ) – link de acesso a janela para escolha da data para entrega do

material. Este ícone deve ser exibido somente quando o status do agendamento for igual

a: “Confirmar Agendamento”, “Agendado com Pendência” ou “Agendado”;

• Agendamento – número identificador do agendamento – link de acesso a tela de

visualização do agendamento;

• Solicitado Em – Data em que o agendamento foi solicitado;

• Status - Indica o status em que o agendamento encontra-se atualmente;

Agendamento Solicitado: Quando o fornecedor / transportador solicita um

agendamento para ser analisado pelo planejador.

Analise em Andamento: Quando o planejador edita alguma informação da

solicitação. Porém ainda não realizou a estimativa de tempo de descarga necessária

para o agendamento.


Revisar Solicitação: Quando o planejador rejeita a solicitação por alguma pendência

na solicitação (Exemplo: documentação não enviada ou informação não enviada);

Confirmar Agendamento: Quando o planejador terminou a estimativa de tempo de

descarga e informou essa estimativa ao fornecedor / transportador que vai escolher o

dia e turno disponíveis;

Cancelado: Quando a solicitação é cancelada;

Agendado com Pendência: Quando o fornecedor / transportador escolheu o dia e

turno para entrega e foi encontrada alguma pendência durante toda análise do

agendamento. Ex.: Um certificado necessário que vai ser entregue via malote, ou

seja, certificados não anexados ao agendamento ou algum pedido está sem nota

fiscal associada;

Agendado: Quando o fornecedor / transportador escolheu o dia e turno para entrega

e não foi encontrada nenhuma pendência durante toda a análise do agendamento;

Entrega Rejeitada: Quando o planejador rejeita o recebimento de todo o material.

Entrega Parcial: Quando o material é recebido parcialmente, ou seja, algumas notas

fiscais foram rejeitadas no recebimento, porém tiveram notas recebidas

corretamente;

Entregue: Quando o material é recebido completamente, ou seja, nenhuma nota

fiscal foi rejeitada no recebimento.


• Data Agendada: Data programada para entrega do material;

• Período: Turno para qual a entrega foi programada;

• Local: Nome do local de entrega;

• Data do Cancelamento: Data em que o agendamento foi cancelado.

Clique no botão “Exportar tabela para

PDF” para baixar o resultado de sua

pesquisa em formato PDF.

Clique no botão “Exportar” para baixar o

resultado de sua pesquisa em formato de

planilha do Excel.

VI. Visualizar Agendamentos

Para visualizar um agendamento,

clique no número indicado na

coluna “Agendamento”.

Visualizar Agendamentos


Serão exibidos os dados do agendamento selecionado com todos os campos bloqueados

para edição.

Clique no botão “Histórico de Ações”

para acompanhar o andamento da

solicitação do agendamento.

• “Responsável”: Nome do responsável pela execução da ação;

• “Data da Execução”: Data da execução da ação;

• “Ação Realizada”: Ação que foi realizada;

• “Laudo”: Laudo da ação realizada;

• “Justificativa”: Justificativa da ação realizada;


Clique no botão “Fechar” para voltar a tela de exibição do

agendamento.

Será exibida a janela “Histórico de Ações”, contendo uma tabela com a lista do registro de

todas ações realizadas, distribuídas nas seguintes colunas:

• “Responsável”: Nome do responsável pela execução da ação;

• “Data da Execução”: Data da execução da ação;

• “Ação Realizada”: Ação que foi realizada;

• “Laudo”: Laudo da ação realizada;

• “Justificativa”: Justificativa da ação realizada.


Clique no botão “Voltar” para retornar a

tela de resultado da pesquisa realizada.

VII. Editar Agendamentos

Para editar um agendamento, clique no ícone

“ ” na coluna “Editar” do agendamento

desejado.

Observação: Quando o status do agendamento for igual a: “Agendado”, “Cancelado”,

“Entrega Rejeitada”, “Entrega Parcial” ou “Entregue”, o ícone “ ” de acesso a tela de edição

não estará disponível.

Editar Agendamentos


Quando o status do agendamento for igual a: “Solicitado” ou “Revisar Solicitação”, a tela de

edição do agendamento se comportará conforme apresentado abaixo.

A seção “Seleção do Local de Entrega” estará

bloqueada para edição.


A seção “Pessoa de Contato” estará

bloqueada para edição.


A seção “Informações Básicas” estará

disponível para edição, podendo incluir novos

pedidos, certificados e notas fiscais.


A seção “Informações dos Volumes Transportados” e “Data Preferencial

para Entrega” estarão disponíveis para edição. Clicar no botão “Salvar”

após realizar as edições.


Após salvar a edição será exibida a mensagem indicada abaixo.


Quando o status do agendamento for igual a: “Análise em Andamento”, “Confirmar

Agendamento” ou “Agendamento com Pendência”, a edição do agendamento se comportará

conforme apresentado abaixo.

A seção “Seleção do Local de Entrega” e

“Pessoa de Contato” estarão bloqueadas para

edição.


Na seção “Informações Básicas”, somente as

funções de carregar certificados e notas

fiscais estarão habilitadas para edição.


As seções “Informações dos Volumes Transportados” e

“Data Preferencial para Entrega” estarão bloqueadas para

edição. Clicar no botão “Salvar” após realizar as edições.


Após salvar a edição será exibida a mensagem indicada abaixo.


Clique no botão “Voltar”.

VIII. Cancelar Agendamento

Para cancelar um agendamento, clique no

ícone “ ” na coluna “Cancelar” do

agendamento desejado.

Observação: Quando o status do agendamento for igual a: “Cancelado”, “Entrega Rejeitada”,

“Entrega Parcial” e “Entregue”; o ícone “ ” de cancelamento não estará disponível.

Cancelar Agendamentos


Na parte superior haverá uma seção de

orientação para a realizar o cancelamento.

Ao clicar no botão “Cancelar”, será apresentada a tela de cancelamento do agendamento

conforme indicado abaixo.


As seções “Pessoa de Contato” e

“Informações Básicas” estarão disponíveis

para visualização.


Na seção “Confirmação do Cancelamento”, deverá

ser informado uma justificativa para o

cancelamento do Agendamento. Após preencher,

clicar no botão “Confirmar”.


Após confirmar o cancelamento será exibida a mensagem indicada abaixo.

Clique no botão “Voltar”.

IX. Agendar

Caso o ícone “ ” da coluna “Agendar” estiver sendo exibido e o status do agendamento for

“Confirmar Agendamento”, será necessário indicar a data preferencial da entrega.

Clicar no botão “ ” da coluna “Agendar” para

indicar a data preferencial da entrega.

Agendar

IX. Agendar

Conferir o número do Agendamento.

Será exibida a janela “Seleção de turno de entrega” conforme indicado abaixo.

Preencha a data de entrega desejada e

clique no botão “Verificar Turnos” para o

sistema verificar os turnos disponíveis

para a data escolhida. Em seguida ,

selecione o turno da entrega desejado.

Clique no botão “Confirmar”.

Observação: O campo “Data do Agendamento” estará preenchido com a primeira data e

turno disponível do local de entrega.

X. Reagendar

Caso o ícone “ ” da coluna “Agendar” estiver sendo exibido e o status do agendamento for

igual a: “Agendado com Pendência” ou “Agendado”, haverá possibilidade de realizar um

reagendamento, ou seja, mudar a data da entrega.

Clicar no botão “ ” da coluna “Agendar” para

reagendar a entrega para outra data.

Reagendar

X. Reagendar

Conferir o número do Agendamento.

Será exibido a janela “Seleção de turno de entrega” conforme indicado abaixo.

Preencha a data de entrega desejada

e clique no botão “Verificar Turnos”

para o sistema verificar os turnos

disponíveis para a data escolhida. Em

seguida escolha o turno da entrega.

Clique no botão “Confirmar”.

Observação: O campo “Data do Agendamento” estará preenchido com a data e turno do

Agendamento salvo no sistema.

Parabéns!

Você completou seu curso com sucesso.

Para sair, feche esta tela.

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