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USO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NA MELHORIA DOS PROCESSOS DE
CONTRATAÇÃO DE CAPACITAÇÃO: ESTUDO DE CASO DA AGÊNCIA
NACIONAL DE AVIAÇÃO CIVIL – ANAC
Rodrigo Mota Narcizo Eduardo Borba Chaffin Junior
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BC ORÇ/003 Banco do Conhecimento - Orçamento
USO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NA MELHORIA DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO DE CAPACITAÇÃO: ESTUDO DE
CASO DA AGÊNCIA NACIONAL DE AVIAÇÃO CIVIL – ANAC
Isidro-Filho
Rodrigo Mota Narcizo Eduardo Borba Chaffin Junior
RESUMO
A gestão do conhecimento é um assunto que tem cada vez mais destaque nos
debates contemporâneos sobre organizações, incluindo sua aplicabilidade na
Administração Pública. De acordo com Batista (2012), a utilização de um método
integrado de criar, compartilhar e aplicar o conhecimento pode contribuir para
aumentar a eficiência, melhorar a qualidade e a efetividade social e contribuir para o
atendimento dos princípios da Administração Pública e para o desenvolvimento
brasileiro.
Dessa forma, o presente trabalho tem como objetivo debater como o uso da gestão
do conhecimento pode realmente contribuir para a melhoria da gestão pública. Para
tanto, será analisado um caso real de um projeto de gestão do conhecimento que foi
implementado na Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC).
A ANAC começou a utilizar a gestão do conhecimento no âmbito de uma de suas
áreas técnicas finalísticas e os resultados alcançados motivaram a inclusão da gestão
do conhecimento no plano estratégico da Agência Reguladora como um todo. A
metodologia adotada foi desenvolvida por Fábio Batista, pesquisador do IPEA,
especialmente para o uso na Administração Pública.
A primeira ação realizada, no final de 2015, foi a elaboração e execução de um projeto-
piloto de gestão do conhecimento. Este projeto teve como objetivo a melhoria e
celeridade do processo de contratação de turmas fechadas (in company), que é uma
forma de contratação desejada pela Agência devido a economicidade da contratação
3
em face do grande número de servidores a serem capacitados, mas que possui
problemas em seus trâmites processuais.
Foi identificada uma lacuna em relação aos conhecimentos necessários para viabilizar
este tipo de contratação o que gerava demora e retrabalho e, em alguns casos, a
contratação chegava a ser inviabilizada. Por outro lado, foram identificados servidores
que tinham sucesso em suas contratações, sendo assim observada a existência de
considerável conhecimento tácito sobre o assunto na Agência e uma forte assimetria
de conhecimento.
Como forma de mitigar esta assimetria e melhorar o processo foram selecionadas e
utilizadas diversas práticas de gestão do conhecimento como mentoria, Identificação
e registro de melhores práticas, criação do banco de lições aprendidas e gravação de
narrativas (storytelling) que resultaram em uma metodologia padrão de instrução
processual para contratação de cursos in company na ANAC.
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1. INTRODUÇÃO
A gestão do conhecimento é um assunto que tem cada vez mais destaque nos
debates contemporâneos sobre organizações, incluindo sua aplicabilidade na
Administração Pública. De acordo com Batista (2012), a utilização de um método
integrado de criar, compartilhar e aplicar o conhecimento pode contribuir para
aumentar a eficiência, melhorar a qualidade e a efetividade social e contribuir para o
atendimento dos princípios da Administração Pública e para o desenvolvimento
brasileiro.
A ANAC começou a utilizar a gestão do conhecimento no âmbito da Superintendência
de Aeronavegabilidade - SAR e os resultados alcançados motivaram a inclusão da
gestão do conhecimento no plano estratégico da Agência Reguladora como um todo.
A primeira ação realizada, no final de 2015, foi a elaboração e execução de um projeto-
piloto de gestão do conhecimento. Este projeto teve como objetivo a melhoria e
celeridade do processo de contratação de turmas fechadas (in company), que é uma
forma de contratação desejada pela Agência devido a economicidade da contratação
em face do grande número de servidores a serem capacitados, mas que possui
problemas em seus trâmites processuais. A estruturação metodológica do projeto-
piloto foi baseada no modelo de gestão do conhecimento para a Administração
Pública brasileira, desenvolvido pelo pesquisador do IPEA Fábio Batista (2012).
Foi identificada uma lacuna em relação aos conhecimentos necessários para viabilizar
este tipo de contratação o que gerava demora e retrabalho e, em alguns casos, a
contratação chegava a ser inviabilizada. Por outro lado, foram identificados servidores
que tinham sucesso em suas contratações, sendo assim observada a existência de
considerável conhecimento tácito sobre o assunto na Agência e uma forte assimetria
de conhecimento.
Como forma de mitigar esta assimetria e melhorar o processo foram selecionadas e
utilizadas diversas práticas de gestão do conhecimento como mentoria, Identificação
e registro de melhores práticas, criação do banco de lições aprendidas e gravação de
5
narrativas (storytelling) que resultaram em uma metodologia padrão de instrução
processual para contratação de cursos in company na ANAC.
2. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
O Plano Estratégico da ANAC para o período de 2015-2019, na perspectiva de
Aprendizado e Crescimento, apresenta a Estratégia: 3.1.1 “Desenvolver a gestão do
conhecimento”, que consiste na elaboração e implementação de um plano de gestão
do conhecimento, para que se possam desenvolver estratégias para um melhor
aproveitamento dos conhecimentos da Agência. Com isso, pretende-se fortalecer os
processos de identificação, criação, apropriação, armazenamento, compartilhamento
e aplicação do conhecimento em todas as áreas da ANAC.
Já as iniciativas estratégicas, 3.1.1.1 - “Criar e implementar o processo de
Gestão do Conhecimento”; 3.1.1.2 – “Criar plano de interação da ANAC com a
academia, com vistas a desenvolver e capturar conhecimentos externos úteis às
atividades da Agência”; e 3.1.1.3- “Criar plano de intercâmbio de informações com
outras organizações, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras” -, reforçam a
necessidade de cooperação para o alcance da estratégia.
A ANAC está elaborando um programa que deverá ser implementado nos
próximos anos. O programa prevê a definição de um modelo de GC, de políticas, de
estratégias, de uma visão de futuro e da estrutura de governança. Prevê, ainda, a
execução de um projeto piloto (Business Case) e, posteriormente, expansão para toda
a instituição. A metodologia de Implementação da Gestão do Conhecimento
desenvolvida pelo IPEA foi selecionada pela ANAC para servir de base para
estruturação do Programa.
3. TEMA DO PPGC-ANAC
O tema escolhido para o projeto-piloto foi a transferência de conhecimentos
relativos à instrução processual para a contratação de eventos de capacitação in
6
company na ANAC. Ele foi resultado de uma atividade realizada durante o “workshop
de Gestão do Conhecimento: a mentoria como um diferencial na formação dos
facilitadores de GC na ANAC” em agosto de 2015.
A justificativa para a escolha do tema foi a existência de insucessos e longo
tempo de tramitação na contratação de cursos in company pelas áreas fins da Agência
e em face deste fato identificou-se a necessidade de prover conhecimentos aos
servidores que elaboram a documentação sobre a instrução processual.
4. ESTRUTURA DO PPGC-ANAC
O PPGC-ANAC foi elaborado de maneira participativa e contou com a
colaboração de servidores de diversas Unidades Organizacionais da ANAC.O
documento que formaliza o PPGC foi elaborado pelo time de GC da ANAC em
setembro de 2015 e foi aprovado pelo Superintendente de Planejamento Institucional
– SPI.
Com base na metodologia de gestão do conhecimento na Administração
Pública do IPEA foi elaborado o descritivo do “business case” (que inclui a justificativa,
objetivos, descrição do plano de GC, intervenções de GC, fatores críticos de sucesso
e análise custo-benefício) e a identidade estratégica (lacuna de conhecimento, visão,
valores e estratégias) do projeto-piloto.
As práticas de GC selecionadas para o projeto piloto foram: identificação de
melhores práticas, programa de mentoria, banco de lições aprendidas e registro de
narrativas. Cada prática é decomposta em cinco itens: ação, situação atual, situação
desejada, metodologia, produto, meta e indicadores.
5. PROGRAMA DE MENTORIA
A mentoria é uma ferramenta de desenvolvimento profissional e também uma
prática de gestão do conhecimento e consiste em uma pessoa experiente ajudar outra
menos experiente. O mentor é um guia que tem vasta experiência profissional no
7
campo de trabalho da pessoa que está sendo ajudada. O mentoring inclui conversas
e debates acercas de assuntos que não estão necessariamente ligados ao trabalho.
O programa de mentoria contou com a realização de 2 (duas) oficinas de
trabalho que foram realizadas nos dias 16 e 23 de novembro de 2015 e um workshop
de encerramento e apresentação dos resultados em 7 de dezembro do mesmo ano.
A mentora das oficinas foi a servidora Marineide Araújo, da Superintendência de
Infraestrutura Aeroportuária – SIA, devido a sua experiência exitosa em contratações
céleres de capacitação in company. O objetivo do programa de mentoria reduzir a
lacuna de conhecimento dos servidores que instruem processos de capacitação por
meio do compartilhamento de experiências e orientações da mentora.
As oficinas se mostraram externamente produtivas, pois o compartilhamento
das dificuldades encontradas, assim como outros casos de sucesso, foi determinante
para a discussão e elaboração de um modelo de projeto básico para a contração de
cursos in company. Ademais, os debates também resultaram em aprimoramentos em
outras atividades do próprio PPGC como o registro de narrativas e lições aprendidas.
6. REGISTRO DE NARRATIVAS
A narrativa (ou storytelling) é uma prática que consiste na exposição e registro
(por meio de registro escrito, em áudio ou em áudio-visual) de experiências do
narrador.
O registro de narrativas foi realizado por meio de gravação em vídeo de
depoimentos com experiências relativas à contratação de eventos de capacitação in
company. Em discussões preliminares foi cogitada a possibilidade de as narrativas
incluírem representantes da Procuradoria Federal junto à ANAC e da Gerência
Técnica de Licitações e Contratos – GTLC/SAF, mas por fim os relatos se
concentraram nas experiências de três servidores que lograram comprovado êxito em
contratações de turmas fechadas. As gravações foram realizadas pela Assessoria de
Comunivação e foram registradas as narrativas das servidoras Marineide Soares de
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Araujo (SIA), Hildevana Meira da Silva Almeida (SAS) e Ângela Parreira Borges
(AUD).
7. LIÇÕES APRENDIDAS
As lições aprendidas podem ser definidas como o conjunto de conhecimentos
adquiridos durante a realização de um projeto, processo ou atividade, e portanto, faz
parte de um processo de aprendizagem. Elas podem ser identificadas ao longo de
todo o processo e devem contemplar tanto as experiências bem-sucedidas, bem como
aquelas passíveis de aperfeiçoamento.
Para se realizar o inventário de lições aprendidas foi feito o levantamento e
validação de casos de contratação de cursos in company (bem-sucedidos e fracasso),
assim como o levantamento de pareceres da Procuradoria sobre o assunto. Outras
lições aprendidas foram registradas a partir do compartilhamento de experiências que
aconteceu durante as Oficinas de Mentoria realizadas nos dias 16 e 23 de novembro
de 2015. A metodologia utilizada permitiu observar não apenas os casos de sucessos,
mas também as dificuldades encontradas em alguns processos e que exigem o
aprendizado de novos conhecimentos para que tais percalços sejam superados em
contratações futuras.
Como resultado do trabalho, foram identificadas 11 possíveis lições aprendidas
(sendo que uma das lições possui 4 “sub-lições”) que impactam o sucesso a
contratação de eventos de capacitação in company. Conforme pode ser observado no
formulário abaixo, algumas lições se referem a questões do aspecto da construção do
Projeto Básico em si, enquanto outras estão ligadas ao aspecto atitudinal do
responsável pela elaboração pela instrução processual e seu acompanhamento do
trâmite do processo.
8. MELHORES PRÁTICAS
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As melhores práticas (também chamadas de boas práticas) podem ser
definidas como atividades, ações ou experiências que tenham sido concluídas com
resultados totais ou parciais observados entre os seus públicos de interesse. Estas
práticas demonstram melhorias em aspectos como processos de trabalho, prestação
dos serviços e satisfação do público alvo.
Para se realizar o inventário de lições aprendidas foi feito o levantamento de
casos de contratação de cursos in company bem-sucedidas. Alguns casos de
melhores práticas foram apresentados partir do compartilhamento de experiências
que aconteceu durante as Oficinas de Mentoria realizadas nos dias 16 e 23 de
novembro de 2015. A metodologia utilizada permitiu observar os fatores críticos de
sucesso e é possível agrupar as melhores práticas de acordo com a fase do processo
de contratação.
9. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O PPGC-ANAC logrou êxito na execução do seu planejamento tendo cumprido
o seu compromisso de concluir todas as suas atividades dento do prazo inicial
estabelecido que foi dezembro de 2015 (a reunião final aconteceu em 07/12). Das
metas estabelecidas no projeto-piloto todas elas alcançaram 100% de cumprimento e
em alguns casos este percentual foi superado: o Programa de Mentoria teve execução
de 100% em relação ao planejado, foram feitos 3 registros de narrativas (a meta era
de, no mínimo, 2 narrativas), foram identificadas 11 lições aprendidas (a meta
pactuada eram 10) e 11 melhores práticas (meta de 5).
Ademais, a avaliação dos participantes do projeto-piloto no final do workshop
de apresentação de resultados foi muito positiva como um conceito de 9,25 (máximo
de 10). O feedback dos participantes também foi muito importante ao identificarem
como desafios para a gestão do conhecimento na ANAC, o engajamento das pessoas
que responsabilizaram pelos comitês de GC e a inexperiência com a gestão do
conhecimento, que são pontos que devem ser alvo de melhorias para os próximos
projetos relacionados à GC no âmbito da Agência. Por outro lado, os participantes
10
identificaram como pontos positivos: as contribuições das pessoas, a identificação da
qualificação daqueles que compartilharam suas experiências.
O projeto-piloto teve como resultado material a elaboração de relatórios de
melhores práticas e de lições aprendidas, planilhas com a análise dos processos de
capacitação in company, registros das narrativas e também a modelagem de um
projeto básico para contratações in company. Fiel ao espírito da gestão do
conhecimento, todo este material será disponibilizado no sistema Pergamum utilizado
pela a ANAC.
Por fim, futuramente será mensurado se a Gestão do Conhecimento realmente
contribuiu para a melhoria dos processos de contratação in company. Para tanto, a
meta será reduzir o tempo de tramitação processual para este tipo de contratação,
que hoje é de 80 (oitenta) dias.
11
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BATISTA, Fábio Ferreira. Modelo de gestão do conhecimento para a
administração pública brasileira: como implementar a gestão do conhecimento para
produzir resultados em benefício do cidadão. IPEA. Brasília. 2012.
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ANEXO I - BUSINESS CASE DO PROJETO PILOTO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO DA ANAC
BUSINESS CASE DO PPGC/ANAC
Justificativa
Tendo em vista os insucessos na contratação de cursos in-company pelas áreas fins da Agência Nacional de Aviação Civil - ANAC, identificou-se a necessidade de prover conhecimentos aos servidores que elaboram a documentação sobre a instrução processual.
Objetivos
Padronizar a instrução processual com base em cases de sucesso de forma a difundir a metodologia utilizada, visando possibilitar a institucionalização do processo de contratação de eventos de capacitação in-company na Agência;
Otimizar a utilização dos recursos orçamentários destinados à capacitação dos servidores;
Atender às necessidades específicas da ANAC, de forma a tornar a oferta de capacitação in-company regular; e
Descrição do plano
O PPGC/ANAC visa implementar ações estruturadas de gestão com o foco no conhecimento alinhada à missão, visão, valores e planejamento estratégico da ANAC.
Intervenção da GC
Implementação das seguintes ações e práticas de GC:
Identificar na ANAC as melhores práticas relacionadas ao assunto visando à padronização dos procedimentos necessários para a contratação de eventos de capacitação in-company.
Mapear, validar e registrar as Lições Aprendidas referentes à instrução processual de contratação de eventos de capacitação in-company, de forma a analisar os principais aspectos de sucesso ou insucesso;
Registrar por meio de Narrativas as experiências dos servidores que detém os conhecimentos relacionados ao assunto.
Implementar programa de Mentoria destinado a formar e/ou aprimorar as competências dos servidores que atuam na instrução processual.
Fatores críticos de sucesso
Habilidade de reconhecer a necessidade de um método de Gestão do Conhecimento para resolver problemas de lacunas de conhecimento.
Plano de Comunicação eficaz para divulgação das ações.
Apoio, comprometimento e envolvimento das áreas envolvidas no processo, das lideranças, em todos os níveis, para autorizar a participação dos servidores/mentores, e da equipe que participará do programa de mentoria.
Cumprimento do plano e do cronograma.
Habi de lidar com crises inesperadas e com desvios do plano.
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Análise custo-
benefício
Os recursos para o PPGC/ANAC serão solicitados conforme necessidade. Espera-se executar este plano em até três (03) meses, ou seja, até dezembro/2015.
Visão, objetivo e estratégias do PPGC/ANAC:
Lacuna principal de Conhecimento identificada:
Os servidores da ANAC que instruem processos de contratação de eventos de
capacitação in-company não possuem os conhecimentos necessários para viabilizar
a contratação.
Visão de GC:
Servidores da ANAC utilizando conhecimentos de forma estruturada para a
correta instrução processual de contratação de eventos de capacitação in-company.
Objetivo de GC:
Transferir, reter, registrar, preservar, reutilizar e aplicar os conhecimentos tácito
e explícito dos servidores que detém as práticas utilizadas, testadas e aprovadas
sobre instrução processual de contratação de eventos de capacitação in-company.
Os projetos de GC a serem implementados na ANAC serão os seguintes:
Programa de Mentoria.
Identificação e Registro de Melhores Práticas;
Registro de Lições Aprendidas; e
Registro de Narrativas.
Como principal produto deste PPGC/ANAC pretende-se obter:
Obter uma metodologia padrão de instrução processual para
contratação de cursos in-company na ANAC.
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ANEXO II – AÇÕES, METAS E INDICADORES DO PPGC/ANAC
1 – Implantar Programa de Mentoria
AÇÃO: Implantar Programa de Mentoriana ANAC.
SITUAÇÃO ATUAL: Poucos servidores da ANAC que instruem processos de
contratação de cursos in-company possuem os conhecimentos suficientes para a
correta instrução processual de forma a obter sucesso em processos dessa natureza.
SITUAÇÃO DESEJADA: Que todos os servidores da ANAC que instruem os
processos de contratação de capacitação in-company possuam os conhecimentos
necessários para o sucesso na efetivação dos eventos.
METODOLOGIA: elaboração do programa de mentoria – oficinas de trabalho (3),
workshops (2), reuniões individuais ou em grupo, se necessário.
PRODUTO: programa de mentoria.
META: 100% do programa de mentoria realizado com a participação dos mentores e
mentorados e metodologia elaborada até dezembro de 2015.
INDICADORES: % dos mentorados / total de servidores que instruem o processo; %
de execução do programa de mentoria
2 – Implantar Banco de Lições Aprendidas (LA)
AÇÃO: Criar banco de conhecimento em ambiente compartilhado na forma de
Registro de Lições Aprendidas para a ANAC.
SITUAÇÃO ATUAL: Poucos servidores da ANAC que instruem processos de
contratação de cursos in-company possuem os conhecimentos suficientes para a
correta instrução processual de forma a obter sucesso em processos dessa natureza,
o que justifica o levantamento de cases de sucesso para que as lições aprendidas
possam ser registradas e compartilhadas.
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SITUAÇÃO DESEJADA: Que todos os servidores que detêm os conhecimentos
sobre a correta instrução processual para a contratação de eventos de capacitação
in-company compartilhem e registrem as lições aprendidas, de forma que os demais
servidores que forem instruir processos semelhantes possam analisar e aplicar nas
mais diversas situações de contratação de eventos in-company.
METODOLOGIA: levantamento e validação junto às UORGs de casos de sucesso de
contratação de cursos in company, levantamento de pareceres da Procuradoria e da
GTLC/SAF, relativos às contratações de cursos in company, incentivando a
retroalimentação do banco de lições aprendidas e divulgação do banco de lições
aprendidas.
PRODUTO: banco de Lições Aprendidas.
META: identificar, até novembro de 2015, no mínimo, 10 (dez) lições aprendidas nos
processos de contratação de eventos de capacitação in-company, validar e registrar
no banco de LA, até dezembro de 2015.
INDICADORES: nº de lições aprendidas / 10
3 – Registrar experiências por meio de Narrativas (Storytelling)
AÇÃO: Registrar as experiências com o objetivo de compartilhar conhecimentos não
registrados ou até mesmo não registráveis.
SITUAÇÃO ATUAL: Não há registro do conhecimento tácito dos servidores no que
tange à instrução processual de contratação de eventos de capacitação in-company.
Há perda de conhecimentos tácitos em virtude da saída de servidores pelos mais
diversos motivos.
SITUAÇÃO DESEJADA: Explicitação, registro e compartilhamento dos
conhecimentos tácitos por meio de narrativas. Valorização dos conhecimentos dos
servidores mais experientes.
METODOLOGIA: registrar em vídeo ou outras mídias experiências por meio de
narrativas.
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PRODUTO: Registro de Narrativas.
META: Registrar, no mínimo, 2 (duas) narrativas dos servidores que detenham os
conhecimentos relacionados à lacuna.
4 – Identificação e Registro de Melhores Práticas
AÇÃO: Identificar as UORG´s que possuem casos de sucesso referente à instrução
processual de contratação de cursos in-company, mapear e validar as melhores
práticas.
SITUAÇÃO ATUAL: como não existe uma metodologia de apoio à instrução
processual no que tange à contratação de cursos in-company na Agência, algumas
UORG´s obtém êxito nas contratações e outras não.
SITUAÇÃO DESEJADA: que todas as UORG´s da Agência possam contar com uma
metodologia pradrão de instrução processual visando a obter sucessos na contratação
de cursos in-company.
METODOLOGIA: levantamento e validação junto às UORGs de casos de sucesso de
contratação de cursos in company, de forma a explorar o que poderá ser considerado
como práticas testadas e aprovas, e por fim, registrá-las em um banco de melhores
práticas.
PRODUTO: Banco de Melhores Práticas.
META: identificar, até novembro de 2015, no mínimo, 05 (cinco) práticas testadas e
aprovadas nos processos de contratação de eventos de capacitação in-company,
implantar o banco de Melhores Práticas, e registrar essas práticas até dezembro de
2015.
INDICADORES: nº de melhores práticas/ 05.
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ANEXO III - LIÇÕES APREENDIDAS
As lições aprendidas podem ser definidas como o conjunto de conhecimentos
adquiridos durante a realização de um projeto, processo ou atividade, e portanto, faz
parte de um processo de aprendizagem. Elas podem ser identificadas ao longo de
todo o processo e devem contemplar tanto as experiências bem sucedidas, bem como
aquelas passíveis de aperfeiçoamento.
No âmbito do PPGC/ANAC as lições aprendidas se referem à instrução
processual para a contratação de eventos de capacitação in company realizada pela
ANAC. Foi identificado que poucos servidores da ANAC que instruem processos de
contratação de cursos in company possuem os conhecimentos suficientes para a
correta instrução processual de forma a obter sucesso em processos dessa natureza,
o que justifica o levantamento de cases de sucesso para que as lições aprendidas
possam ser registradas e compartilhadas.
Para se realizar o inventário de lições aprendidas foi feito o levantamento e
validação de casos de contratação de cursos in company (bem sucedidos e fracasso),
assim como o levantamento de pareceres da Procuradoria sobre o assunto. Outras
lições aprendidas foram registradas a partir do compartilhamento de experiências que
aconteceu durante as Oficinas de Mentoria realizadas nos dias 16 e 23 de novembro
de 2015. A metodologia utilizada permitiu observar não apenas os casos de sucessos,
mas também as dificuldades encontradas em alguns processos e que exigem o
aprendizado de novos conhecimentos para que tais percalços sejam superados em
contratações futuras.
Como resultado do trabalho, foram identificadas 11 possíveis lições aprendidas
(sendo que uma das lições possui 4 “sub-lições”) que impactam o sucesso a
contratação de eventos de capacitação in company. Conforme pode ser observado no
formulário abaixo, algumas lições se referem a questões do aspecto da construção do
Projeto Básico em si, enquanto outras estão ligadas ao aspecto atitudinal do
responsável pela elaboração pela instrução processual e seu acompanhamento do
trâmite do processo.
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Adiante, segue o formulário que deverá ser preenchido para a validação das
lições aprendidas pelos responsáveis pela instrução processual das contratações in
company. A lista não é exaustiva e outras lições aprendidas poderão ser propostas
pelos validadores ou pela equipe de facilitadores de gestão do conhecimento da
ANAC.
FORMULÁRIO DE VALIDAÇÃO DE LIÇÕES APRENDIDAS
Nº Descrição
É uma
lição
aprendida?
Impacto para o sucesso da
contratação
(1) Muito Baixo – (5) Muito
Alto
Sim Não 1 2 3 4 5
1 A maior causa de atraso/fracasso nas contratações in company é o vai-e-vem processual para complementação/retificação de informações no Projeto Básico. O processo “padrão” deverá seguir o seguinte fluxo entre as UORGs: Área Demandante -> SGP (CGCAP) -> SAF -> Procuradoria -> SAF. A devolução dos autos do processo é em grande parte motivada por problemas na instrução inicial do processo, isto é, o projeto básico.
2 O ponto focal de capacitação – que normalmente é a pessoa quem irá redigir o projeto básico – deverá extrair da área técnica a maior quantidade possível de informações sobre o evento a ser contratado de forma que sejam claras as seguintes informações: necessidade da capacitação, quem deverá ser capacitado e se já existe alguma(s) empresa(s) em mente para a contratação.
3 Também é responsabilidade do ponto focal de capacitação manter contato constante com a empresa a ser contratada de forma que a proposta de treinamento e os documentos necessários (currículos, certidões, notas fiscais, etc) sejam compatíveis e válidos conforme a legislação de licitaçõese também para padronizar a proposta comercial com termos utilizados na Administração Pública.
4 A construção do Projeto Básico deve atentar aos elementos críticos do processo de licitação por inexigibilidade:
4.1 Objeto da Contratação: a descrição deve ser clara e precisa indicando o produto (no caso o evento de capacitação) que se quer contratar.
4.2 Singularidade: deve ser demonstrado que o evento de capacitação é único e que apenas a sua contratação atende às necessidades da área demandante. Informações como conteúdo programático e metodologia de aprendizado são elementos que auxiliam a comprovar a singularidade.
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Nº Descrição
É uma
lição
aprendida?
Impacto para o sucesso da
contratação
(1) Muito Baixo – (5) Muito
Alto
Sim Não 1 2 3 4 5
4.3 Notória Especialização: deve ser demonstrado que a empresa contratada possui comprovada experiência relacionada ao assunto do evento de capacitação, o que pode ser comprovado com documentação de eventos similares para outras entidades. A mesma comprovação deve ser exigida do(s) instrutor(es) que pode ser comprovada com a apresentação do currículo. Os instrutores também deverão comprovar seu vínculo com a empresa a ser contratada.
4.4 Justificativa de preço: deve ser demonstrado que o preço cobrado para ANAC é compatível com o valor cobrado de outras empresas/entidades para eventos de capacitação similares. Essa comprovação deve incluir, preferencialmente, três informações: descrição do objeto, pessoas capacitadas (ou número de treinamentos) e valor global. Para empresas nacionais, a documentação será notas fiscais e extratos do DOU (preferência pelas NF). Para empresas estrangeiras, invoices
5 Sempre que possível, fazer referência (número do processo, parecer da Procuradoria), incluindo citações quando apropriadas, a casos similares de contratações similares bem sucedidas.
6 O ponto focal de capacitação deverá acompanhar o andamento do processo diariamente pelo SIGAD. O Sistema fornece informações importantes como a tramitação completa do processo, quem recebeu o processo em cada UORG e também permite acompanhar o tempo em que o processo fica em cada unidade.
7 Deverá ser criado um cronograma interno (ele não será anexado processo) de acompanhamento da contratação, como forma de monitorar os trâmites processuais e intervir em caso de necessidade.
8 O ponto focal de capacitação deverá, sempre que possível, tratar diretamente com as partes envolvidas, especialmente se surgirem dúvidas ou necessidades de esclarecimentos que precisem constar no processo. Uso de e-mail, telefonemas e conversas presenciais são alguns dos instrumentos que devem ser utilizados para se evitar, a todo custo, o retorno dos autos à área demandante.
9 O planejamento também desempenha um papel importante. Quanto maior a antecedência do processo de contração mais tempo hábil haverá para se contornar dificuldades que venham a surgir. O ideal é que o evento in company já esteja previsto no Plano Anual de Capacitação, pois ajudará a SGP no planejamento da distribuição orçamentária.
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Nº Descrição
É uma
lição
aprendida?
Impacto para o sucesso da
contratação
(1) Muito Baixo – (5) Muito
Alto
Sim Não 1 2 3 4 5
10 Os pontos focais de capacitação deverão trabalhar em
conjunto tanto na proposição de cursos transversais
quanto na instrução processual e acompanhamento do
processo.
11 Retroceder nunca, render-se jamais! É importante que o
ponto focal seja persistente e acreditar que a
contratação dará certo!
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ANEXO IV – MELHORES PRÁTICAS
As melhores práticas (também chamadas de boas práticas) podem ser
definidas como atividades, ações ou experiências que tenham sido concluídas com
resultados totais ou parciais observados entre os seus públicos de interesse. Estas
práticas demonstram melhorias em aspectos como processos de trabalho, prestação
dos serviços e satisfação do público alvo. As melhores práticas servem de referência
para a reflexão e aplicação.
No âmbito do PPGC/ANAC as melhores práticas se referem à instrução
processual para a contratação de eventos de capacitação in company realizada pela
ANAC. Foi identificado que não existe uma metodologia de apoio à instrução
processual no que tange à contratação de cursos in company na Agência e algumas
UORG´s obtém êxito nas contratações e outras não.
Para se realizar o inventário de lições aprendidas foi feito o levantamento de
casos de contratação de cursos in company bem-sucedidas. Alguns casos de
melhores práticas foram apresentados partir do compartilhamento de experiências
que aconteceu durante as Oficinas de Mentoria realizadas nos dias 16 e 23 de
novembro de 2015. A metodologia utilizada permitiu observar os fatores críticos de
sucesso e é possível agrupar as melhores práticas de acordo com a fase do processo
de contratação.
Adiante, segue o formulário que deverá ser preenchido para a validação das
melhores práticas pelos responsáveis pela instrução processual das contratações in
company. A lista não é exaustiva e outras práticas poderão ser propostas pelos
validadores ou pela equipe de facilitadores de gestão do conhecimento da ANAC.
FORMULÁRIO DE VALIDAÇÃO DE MELHORES PRÁTICAS
Fase Prática
É uma melhor
prática?
Sim Não
22
Preparação Incluir, se possível, a contratação in company nas demandas
de capacitação a serem consolidadas no Plano Anual de
Capacitação ANAC.
Extrair da área técnicas todas as informações fundamentais
para a contratação como objetivo da capacitação, público-
alvo, justificativa para o treinamento.
Verificar se a proposta de treinamento é de interesse de
outras UORGs e trabalhar em conjunto se for necessário.
Avaliar a proposta comercial da empresa e propor os ajustes
necessários. Solicitar toda a documentação necessária ao
processo.
Instrução
processual
Elaborar Projeto Básico de acordo com o artefato: Modelo de
Projeto Básico Excelência
Anexar todas as documentações exigidas pela legislação:
certidões, declarações, currículos/certificados, notas
fiscais/extratos do DOU/ invoices, proposta comercial.
Observar a forma do documento: coletar a assinatura do
titular da UORG demandante, numerar corretamente as
páginas.
Encaminhar o processo ao Comitê Gestor de Capacitação
(CGCAP) ou Unidade que vier a substituí-lo.
Acompanhamento Elaborar cronograma interno (ele não será anexado
processo) de acompanhamento da contratação, como forma
de monitorar os trâmites processuais e intervir em caso de
necessidade.
Acompanhar o andamento do processo diariamente pelo
SIGAD.
Tratar diretamente com as partes envolvidas, especialmente
se surgirem dúvidas ou necessidades de esclarecimentos
que precisem constar no processo. Uso de e-mail,
telefonemas e conversas presenciais são encorajados.
O Modelo de Projeto Básico de Excelênciaé um artefato que foi criado pela
equipe da Superintendência de Infraestrutura Aeroportuária – SIA especificamente
para a contratação de eventos de capacitação in company e que se provou um modelo
bem sucedido. A adoção deste modelo ajudará não apenas a orientar as UORGs
demandante, mas também aumentará a padronização e a conformidade processual.
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Além do sumário das melhores práticas e do artefato (modelo de projeto
básico), é importante observar alguns casos reais de contratações bem sucedidas e
que ocorreram abaixo do tempo médio de 80 dias (entre a abertura do processo e
a emissão da nota de empenho). Neste sentido, com base na pesquisa dos processos
de contratação in company entre 2010 e 2015, seguem alguns processos cujas
práticas devem ser observadas e seguidas, devido a celeridade da contratação
(menos de 60 dias):
Processo Evento de Capacitação
00065.XXXXXX/2012-33 Aviation English Rater Training
00058.XXXXXX/2014-91 Mediação Transformativa Restaurativa
60800.XXXXXX/2010-21 Seminário sobre Estudos Aeronáuticos em Aeroportos
00058.XXXXXX/2014-22 Air Transport Economics
00066.XXXXXX/2012-50 Retenções na Fonte para Órgãos Públicos
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AUTORIA
Rodrigo Mota Narcizo – Especialista em Regulação de Aviação Civil da Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC). Mestre em Educação, licenciado e bacharel em Pedagogia e graduando em Gestão de Políticas Públicas (UnB).
Endereço eletrônico: [email protected]
Telefone: (21) 99846-8449
Eduardo Borba Chaffin Junior – Gerente de Fomento à Aviação Civil da Agência Nacional de Aviação. Especialista em Gestão de Projetos e bacharel em Ciências Aeronáuticas Civil (ANAC).
Endereço eletrônico: [email protected]
Telefone: (61) 9155-4943