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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA CURSO DE BIBLIOTECONOMIA

SANDRA PONTUAL DA SILVA

GESTÃO DOCUMENTAL: ARQUIVO JURÍDICO COMO FONTE DE INFORMAÇÃO

ORIENTADORA: PROFª M.SC RENATA PASSOS FILGUEIRA DE

CARVALHO

NATAL/RN

2010



Monografia apresentada ao Curso de Biblioteconomia do Departamento de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Biblioteconomia. Orientadora: Profª M.Sc. Renata Passos Filgueira de Carvalho

NATAL/RN 2010

Catalogação da Publicação na Fonte S586g Silva, Sandra Pontual da. Gestão documental : arquivo jurídico como fonte de

informação / Sandra Pontual da Silva. – 2010. 58 f. Orientadora : Profª Renata Passos Filgueira de Carvalho. Monografia (Graduação em Biblioteconomia). –

Universidade Federal do Rio Grande do Norte, 2010.

1. Organização de Arquivo. 2. Gestão documental. 3. Fonte de informação jurídica. I. Carvalho, Renata Passos Filgueira de. II.Título.

CDU: 930.251:340.143(02)



Monografia apresentada ao Curso de Biblioteconomia do Departamento de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Biblioteconomia.

Aprovado em: 24 /11/ 2010

BANCA EXAMINADORA

______________________________________________________

Profª MSc. Renata Passos Figueira de Carvalho - UFRN (Orientadora)

______________________________________________________ Profª Drª. Eliane Ferreira da Silva - UFRN

(Membro)

_______________________________________________________ Profª MSc. Maria do Socorro de Azevedo Borba - UFRN

(Membro)

Aos meus familiares, à Lisa e às

pessoas que me apoiaram nessa

jornada.

AGRADECIMENTOS

A Deus - Criador de todas as coisas - pela vida, saúde e equilíbrio.

A Ronaldo que além de esposo é companheiro e amigo. Alguém a que

posso recorrer, compartilhar choros e sorrisos, alegrias e tristezas – meu

cúmplice.

A Goretti Pontual e a Severino Gomes (pais) pelo amor, incentivo e

paciência nos momentos difíceis.

Aos meus irmãos: Fábio Gileno e Flávio Gileno que diretamente e

indiretamente colaboraram e cooperaram nessa trajetória acadêmica.

Às “irmãs” universitárias Mailza Paulino e Sara Sunária pela amizade,

pelo companheirismo, bem como pelas atividades que juntas realizamos.

À Orientadora Profª. Renata Passos pela credibilidade, compreensão,

apoio, participação e acompanhamento nessa fase final de pesquisa.

À Profª. Eliane Ferreira e à Profª Socorro Borba pela aceitação do

convite em participar da banca examinadora, pelos ensinamentos, pelas

sugestões, correções e empréstimos de material para a realização dessa

pesquisa.

A Todos os Professores do Departamento de Biblioteconomia.

À equipe do estágio: Eudilene Moreira, Nélia Santos e Roberto Millons,

pela cooperação, pela troca de experiência, paciência e coleguismo.

Aos colegas de trabalho Tony Camillo e José dos Santos pela

colaboração em determinados momentos.

Aos colegas de sala (turma 2007) pela convivência e compartilhamento

de atividades durante esses quatro anos.

RESUMO

Apresenta a gestão documental na organização de arquivo um

procedimento primordial para promover sua documentação como fonte de

informação segura e confiável. Aponta as etapas de organização da estrutura

física e administrativa, a gestão documental e o gerenciamento eletrônico dos

documentos que devem ser seguidas de acordo com os métodos e as técnicas

arquivísticas, considerando a classificação do documento, o manual de arquivo

e a tabela de temporalidade. Destaca as competências e habilidades gerenciais

do profissional da informação para tratar a informação jurídica, visto ser uma

fonte de pesquisa útil. Aplica a metodologia de pesquisa exploratória,

quantitativa e observatória para avaliar a compreensão dos sujeitos e as

atividades exercidas. Aborda a importância da informação tratada, organizada

e disponibilizada para sociedade geradora e produtora dessa informação, bem

como o uso de tecnologias que favoreçam sua recuperação e disseminação de

modo confiável. Colabora com o resgate ao patrimônio público, a cidadania e a

preservação da memória por meio da ferramenta gestão documental no

Arquivo Jurídico como fonte de Informação para a sociedade.

Palavras chaves: Organização de Arquivo. Gestão documental. Fonte de

informação Jurídica.

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas.

CCDA – Código de Classificação de Documentos de Arquivo.

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.

GD – Gestão de Documentos.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

LAN - Local Área Network.

PSI - Política de Segurança da Informação.

TTD - Tabela de Temporalidade de Documentos.

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO.............................................................................................. 9

2 INFORMAÇÃO E SOCIEDADE.................................................................... 13

3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE ARQUIVOS..................................... 18

3.1 ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO......................................................................... 19

3.2 NATUREZA DE SEUS DOCUMENTOS..................................................... 21

3.3 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS................................................... 22

3.4 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS.............................................................. 25

3.5 TABELA DE TEMPORALIDADE................................................................ 26

3.6 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO................................................................. 27

3. 6.1 Manual de Arquivo ............................................................................... 29

4 GESTÃO DOCUMENTAL............................................................................. 30

5 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS ........................... 34

5.1 PROCESSAMENTO DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO................... 39

5.2 TECNOLOGIAS APLICADAS AO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO..... 40

6 ARQUIVO JURÍDICO COMO FONTE DE INFORMAÇÃO........................... 42

6.1 FONTES DE INFORMAÇÃO JURÍDICA.................................................... 45

6.2 COMPETENCIAS E HABILIDADES GERENCIAIS.................................... 46

7 GESTÃO DOCUMENTAL: ARQUIVO JURÍDICO ....................................... 49

7.1 ROTINA DE SERVIÇOS NO ARQUIVO..................................................... 51

7.2 PROPOSTA DE MELHORIAS DA GESTÃO DOCUMENTAL DO

ARQUIVO.........................................................................................................

52

8 CONSIDERAÇÕES FINAIS.......................................................................... 53

REFERÊNCIAS ............................................................................................... 55

Sandra Pontual da Silva Gestão Documental: Arquivo Jurídico como Fonte de Informação

9

1 INTRODUÇÃO

Com o aumento produtivo da massa documental e com o favorecimento

das tecnologias, há uma necessidade de selecionar e avaliar esses

documentos para que a informação dada ao usuário seja eficiente.

Principalmente, no mercado competitivo em que a informação de boa

qualidade, coerente e útil, apresenta importância para tomada de decisão e

gera valor para a organização.

Para caracterizar um arquivo (na sua missão e no seu objetivo), atuando

na missão e no objetivo da instituição, é preciso organizar a estrutura física e

administrativa, organizar a documentação convencional (Gestão Documental) e

a documentação eletrônica (Gestão Eletrônica de Documentos).

Esse tema requer atenção pela importância da gestão documental para

manter a organização dos documentos da instituição, pela confiabilidade do

documento como fonte de informação, pela preocupação e compreensão que

deve ser despertada em cooperar com o cidadão. A motivação pela escolha

desse tema ocorre pelo exercício das atividades no Arquivo Geral, bem como

para que também haja um aprimoramento no desempenho da profissão nessa

área. Por meio de procedimentos técnicos, o documento é avaliado e analisado

para receber o tratamento adequado para a sua organização, conservação,

preservação e para a transmissão da informação neles contidos.

Outro aspecto considerado é a importância comprobatória do

documento. Em função dos elementos informativos indispensáveis contidos

neste documento, frequentemente são solicitados para tomadas de decisões.

Isso o torna relevante para a missão da instituição, para questão jurídica,

cultural e pesquisa histórica.

E para complementar essa organização, o uso das tecnologias têm

auxiliado na Gestão Eletrônica de Documentos (GED), uma ferramenta

indispensável para o resgate de informações necessárias existentes em


10

documentos de maneira ágil e segura. Esse recurso faz-se necessário para a

preservação do patrimônio da instituição, pois através de seu processamento, a

informação disponibilizada é confiável, segura e recuperável pelo usuário.

Um arquivo quando organizado reflete a importância da instituição o qual

ele pertence e proporciona a sociedade o resgate a memória por meio da

informação custodiada.

Diante dessa situação e dos problemas políticos, econômicos, sociais,

muitas vezes o indivíduo não consegue ser inserido na sociedade para exercer

o mínimo de cidadania a que tem direito (educação, saúde, trabalho, moradia e

a informação). Sendo imprescindível a qualificação e o aperfeiçoamento do

profissional nesse mercado globalizado.

Para isso, o profissional da informação (Arquivista e Bibliotecário) deverá

ser capaz de lidar com os novos suportes da informação, atuar como gestor de

informação estratégica, colaborar para que os fluxos informacionais ocorram de

maneira plena e divulgar e disponibilizar os documentos.

Assim, essa pesquisa tem por objetivo analisar a Gestão Documental em

Arquivo para que as atividades desenvolvidas possam aprimorar os serviços

prestados a sociedade. Como proceder? Por avaliar a organização do arquivo,

verificar o gerenciamento, a preservação e a disseminação da informação

documental e Identificar o gerenciamento dos documentos de forma eletrônica.

Uma vez que o arquivo se encontra organizado e os documentos

gerenciados, é preciso valorizar o seu acervo por divulgar os seus serviços e

fazer saber da sua importância como fonte de informação. Visto que, no

momento em que se faz o levantamento dos dados é identificado cada

documento (em sua particularidade) produzido e o papel que esses

desenvolvem para a instituição e consequentemente para os interessados

naquela informação (autoridades, estudantes, professores e cidadãos).

Apresenta o arquivo jurídico como fonte de informação, pois a

legislação, a doutrina e a jurisprudência são peças processuais que traduzem o


11

dia a dia do direito. Essas informações registradas e publicadas são

consideradas como bússolas e regulamentos para toda a comunidade jurídica.

Para realizar essa pesquisa foi feito um levantamento bibliográfico

(livros, periódicos e artigos impressos), artigos eletrônicos e sites específicos,

cujos autores da área arquivistas expõem suas experiências, o consenso em

relação aos métodos e técnicas padronizados, bem como o uso de tecnologias

favoráveis a gestão documental. Nesse contexto, aos que lêem suas obras

percebem o grande incentivo para explorar essa área que necessita de

profissionais da informação para melhorar a visibilidade do arquivo.

A metodologia aplicada foi à pesquisa exploratória, visto que foi

analisada a real situação através de informações, idéias e dados sobre o tema

gestão (praticado ou não na instituição), para proporcionar uma padronização

mediante a situação ideal, segundo os parâmetros arquivísticos.

Utilizou-se também a metodologia quantitativa para avaliar as práticas

dos participantes, as perspectivas sobre as atividades e a relação entre o

conhecimento e a prática exercida.

Foi realizado observações e análises com o técnico em arquivo e

auxiliares para coletar dados sobre o que é realizado (como e por quê), o que

deveria ser realizado (métodos e técnicas arquivísticas) e as dificuldades de

compreensão das diretrizes da gestão arquivísticas por parte dos auxiliares e

demais servidores da instituição. Observou-se também o nível de capacitação

dos auxiliares em realizar as suas atividades.

Essa pesquisa está estruturada inicialmente com apresentação do tema

gestão documental no arquivo, bem como a importância da documentação

jurídica.

No segundo capítulo será abordada a sociedade como produtora da

informação e como usuária desse produto. Também, o documento como

patrimônio público, exercício de cidadania e preservação da memória.


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No terceiro capítulo será descrito a estrutura organizacional do arquivo.

Apontando cada aspecto para sua criação e instrumentos que servem de

auxílio para o andamento dessa estrutura física e administrativa.

No quarto capítulo o conceito de gestão documental ou organização dos

documentos, que envolve as atividades de classificar, avaliar e descrever o

documento.

No quinto capítulo apontará como opção de organização o

gerenciamento eletrônico (GED). Essa opção surgiu em função da tecnologia

que favorece a otimização e a recuperação da informação.

No sexto capítulo será apresentado o arquivo jurídico como fonte de

informação, consideração sua documentação especializada e rica em

informações que beneficiam a sociedade.

No sétimo capítulo será dado exemplo de gestão documental no arquivo

geral do poder judiciário.

Na conclusão dessa pesquisa, diante de todo o assunto abordado será

ressaltada a importância da gestão documental em arquivo, a observação

analisada no Arquivo Geral e como essa ferramenta contribui para a divulgação

da fonte informacional jurídica e para o atendimento a sociedade.

Assim, considera-se como o manual de serviço, a tabela de

temporalidade, avaliação e o instrumento de classificação como guias

importantes para a organização que ocorre desde a criação do arquivo, a

manutenção do acervo até adequação as tecnologias.


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2 INFORMAÇÃO E SOCIEDADE

O desenvolvimento da sociedade é caracterizado pelo período da

agricultura, da industrialização e da Era da informação. O surgimento da

ciência da informação (período pós-guerra) está associado aos esforços dos

Estados Unidos e da União Soviética em manter a liderança na produção

científica e tecnológica, visto ser uma proposta de recurso econômico e

político.

Com o advento da escrita, a comunicação verbal da informação passou

a ser registrada e armazenada. Posteriormente, através da imprensa, essa

crescente quantidade de informação tem conduzido a sociedade a produzir e

utilizar conhecimentos científicos e técnicos, tornando imprescindível dispor de

instrumentos organizacionais e políticas estruturais de unidades de informação.

A informação é compreensão e o sentido dado à mensagem. Quando

transmitido de maneira correta modifica o sujeito e agrega valor para produção

de bens e serviços. É um fator importante para a tomada de decisão, para

proporcionar qualidade de vida e para promover o desenvolvimento científico e

social.

A transmissão da informação ocorre através da decodificação dos sinais

entre o emissor e o receptor. O processo de comunicação é um aspecto social

e quando esse processo não é compreendido, reflete na formação da

sociedade.

No contexto das práticas sociais a informação é um elemento de

fundamental importância, segundo Araújo:

[...] a informação deve ser vista como um bem social e um direito coletivo como qualquer outro, sendo tão importante como o direito a educação, a saúde, à moradia, à justiça e tantos outros direitos do cidadão. [...] toda prática social pode ser considerada como uma prática informacional, pois toda interação humana pressupõe recepção, geração ou transferência de informação. (ARAÚJO, 1999).


14

Diante desta consideração, a sociedade produz a informação e faz uso

do produto intelectual gerado. Na sociedade da informação, esse objeto de

estudo é considerado um recurso econômico para melhorar a eficiência e a

eficácia da organização, a competitividade e a qualidade de produtos e

serviços.

A informação quando é de qualidade (relevante, precisa, clara,

consistente e oportuna) e possui valor, quanto mais utilizada, maior o valor a

ela será associado. O fenômeno da globalização1 vê a informação como

moeda para o desenvolvimento dos países. Um fator determinante para a

construção de sistemas sociais, econômicos políticos e culturais.

Um aspecto importante para a valorização da informação é a pesquisa, a

seleção e o uso. Isso envolve saber que ela existe, onde está armazenada,

acessá-la e utilizá-la, adaptando seu formato às necessidades do usuário por

atendê-lo no tempo certo e resolver as questões sociais e científicas. (BEAL,

2009, p. 24).

Para a organização da informação é recomendado avaliar

criteriosamente o uso de tecnologias moderna e ágil, porém de custo baixo.

Conforme apontado por Silva (2005, p. 20), há uma necessidade de

infraestrutura, planejamento, gestão, controle, recursos de divulgação e

distribuição, para disponibilizar e vender informações.

O processo de fornecimento de informações é comum aos profissionais

das ciências da informação e documentárias, são eles: analistas, arquivistas,

bibliotecários, cientistas da informação, documentalistas, editores, etc. Para

que o profissional da informação possa modificá-la e disseminá-la em todos os

lugares, é preciso conhecer a unidade de informação no qual trabalha e todos

os seus aspectos para poder desempenhar e oferecer, aos usuários, um bom

trabalho.

1 Processo de integração entre as economias e sociedades dos vários países, especialmente no que se refere à produção de mercadorias e serviços, aos mercados financeiros, e à difusão de informações. (FERREIRA, 1993).


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Jambeiro (apud PASSOS, 2005), diz que a sociedade da informação ou

sociedade global, proporciona o surgimento de novas funções tais como:

Monitoramento tecnológico, engenharia do conhecimento, documento técnico para certificação de qualidade, navegação dentro de recursos eletrônicos, participação e montagem de hipertextos e programas inteligentes, editoração eletrônica, gerenciamento e administração de múltiplas áreas de informação e comunicação.

Essas novas funções, mesmos para tais que não estão diretamente

ligados ao trato com a informação, passam a existir devido à tecnologia da

informação. Por isso a exortação é a busca contínua pelo aperfeiçoamento e

pela qualificação para continuarem inseridos no mercado.

Devido às questões intrigantes relativas a gerência da informação, a

organização, a disseminação e a necessidades de acessar o conhecimento

produzido, a ciência da informação procurou solucionar a manipulação da

massa documental junto às tecnologias para otimizar seu uso. Para apoiar a

explicação do fenômeno informacional de forma mais abrangente, buscou-se

um embasamento teórico.

A ciência da informação estuda as propriedades da informação e seu

processo de comunicação e uso. É um ramo de pesquisa que investiga,

estabelece relação e utilizam métodos e técnicas das diversas disciplinas para

chegar a conclusão de diversas propriedades, comportamento e fluxo da

informação. (LE COADIC, 2004, p. 9).

Assim, a ciência da informação preocupada em esclarecer um problema

social (a informação) para a sociedade, passou a ser um desafio em função de

uma crescente demanda social e dos grandes avanços econômicos. Por isso

surgiu a necessidade da interação das disciplinas em contribuir para os

estudos científicos. O campo da ciência da informação é apoiado pelos

seguintes colaboradores: Psicológicos, Lingüísticos, Sociológicos, Informáticos,

Matemáticos, Lógicos, Estatísticos, Econômicos, Direito, Política, Filosóficos,

Eletrônicos e Telecomunicações.


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Para Varela (2007, p. 37):

[...] a ciência da informação está ligada ao corpo de conhecimentos relativos à origem, coleta, organização, estocagem, recuperação, interpretação, transmissão, transformação e uso de informação. Portanto, [...] um componente de ciência pura e de ciência aplicada.

Como subárea da ciência da informação, a arquivologia preocupa-se

com a informação registrada, objetivando organizar, gerenciar, preservar e

disseminar a informação arquivística – o documento.

A documentação de direitos e deveres do Estado/cidadão e

Cidadão/Estado são provas e testemunhos armazenados em Arquivos. Para

tanto, Bellotto argumenta:

Tais registros armazenados serão “dados” até que a pesquisa os resgate, transformando-os em “informações”, que poderão demonstrar, afinal, como se efetuaram as relações Estado/Sociedade, e deles faça sua análise, síntese, crítica e explicação. (BELLOTO, 2007, p. 25).

Os documentos são patrimônios públicos (ponto de vista administrativo e

cultural). Perante a lei, o artigo 5º da Constituição Federal2, garante a

sociedade direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade,

no termo seguinte:

XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. (BRASIL, 1988).

A sociedade delega a justiça o dever de zelar por esse patrimônio e

proporcionar o acesso a ele, de modo a assegurar o direito à informação.

2 Regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituição Federal e dá outras providências.


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Para o poder judiciário o documento é analisado em três aspectos:

patrimônio público, elementos de constituição e exercício de cidadania, além de

base de preservação da memória.

A unidade de informação arquivística é retratada pelo Conselho Nacional

de Arquivo como estrutura física e como documento. A razão pelo qual ocorreu

o surgimento do arquivo como instituição, provavelmente originou na antiga

civilização Grega.

Mediante a necessidade humana em expressar-se na linguagem oral e

na linguagem visual, essas linguagens foram registradas. Através da escrita,

dentre os vários suportes utilizados, os registros foram realizados em papiros

(Planta Cyperus), em Pergaminho (Pele de Novilho) e em Papel (Madeira),

sendo este considerado até o momento o suporte mais utilizado.

Assim, considerando o progresso da escrita, aprimoramento do papel e

surgimento da imprensa, esses foram os motivos pelo qual o papel tem-se

destacado na publicação de documentos, sendo necessário organizá-los para

recuperá-los. Abordaremos como a área arquivista engloba a organização para

com a documentação como para a estrutura física do arquivo.


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3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE ARQUIVOS

Quando o homem passou a compreender a organização e a importância

dos registros escritos, todas as suas atividades políticas, religiosas, pessoais e

sociais tiveram um tratamento sistematizado e conservado. Esse interesse em

guardar e proteger documentos foi despertado pelo valor cultural e legal de

seus patrimônios. Assim, surgiu o arquivo objetivando acumular

ordenadamente os documentos produzidos e preservados, cuja finalidade é

funcional com perspectivas futuras.

Sendo o documento uma informação registrada, sua coleta, sua

classificação, sua conservação e sua divulgação, recebem um tratamento

peculiar às suas características físicas e ao seu conteúdo.

Visto que, por muitos anos o arquivo retratou um depósito de

documentos e papéis que serviam para reivindicar direitos, surgiu à

necessidade de designar as atribuições para o arquivo: Administrativo e

Histórico. A produção e o recebimento de documentos arquivados e

conservados pelas instituições são características pertinentes ao arquivo.

Segundo a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política

Nacional de Arquivos públicos e privados:

Os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos. (BRASIL, 1991).

Baseado nessa lei, o documento é a informação registrada, autêntica,

oriunda do acervo arquivístico (fundo) de uma mesma instituição ou pessoa.

Sendo elementar a sua organização, tratamento e disseminação.

Para que os arquivos documentais sejam organizados gerenciados,

preservados e disseminados, nesse contexto existem características bem


19

variadas quanto à classificação de arquivo, a classificação de documentos e a

classificação de correspondências.

A principal finalidade do arquivo é servir a administração. Sua função é

armazenar o que produz e disponibilizar a informação sob sua guarda, no

acervo documental. Os arquivos são classificados da seguinte forma: entidades

mantenedoras, estágios de evolução da sua atuação e natureza dos

documentos (PAES, 2004, p. 20).

As características da entidade mantenedora ou criadora refletem o

arquivo a ser produzido. Podem ser:

Públicos: arquivos governamentais (Federal (central/regional),

Estadual e Municipal);

Institucionais: arquivos educacionais, Igrejas, Corporação não

lucrativa, Sociedade e Associação;

Comerciais: arquivos de firmas, corporações e companhias;

Familiar ou Pessoal: arquivo pessoal organizado por grupo ou

individual. Ligados à vida, a obra e as atividades de uma pessoa.

Sendo assim, são vários os tipos de arquivo, os quais podem ser

categorizados em três fases ou arquivos (estágio de evolução), de acordo com

a vigência (razão de ser) do documento.

3.1 ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO

Salientando as funções desempenhadas no Arquivo em guardar os

documentos produzidos ou recebidos durante o exercício da Organização,

objetivando servir ao usuário com precisão e rapidez, devemos considera o seu

tempo (idade) de existência (ciclo vital) à medida que se cumprem às

finalidades para os quais foram criados para tratar, organizar adequadamente e

qualificá-lo nas seguintes fases:


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• Arquivo de primeira idade ou corrente: Caracterizado pelos

documentos em curso funcional, administrativo e jurídico ou

frequentemente consultados, mantido em local de fácil acesso a

consulta, classificados e conservados nos escritórios ou nas

repartições que o receberam ou produziram. Sua localização deve

situar-se junto a Organização geradora. Documentos vigentes.

• Arquivo de segunda idade ou intermediário: constituído de

documentos que deixaram de ser consultados com freqüência (uso

eventual). Mas ainda podem ser solicitados pelos órgãos geradores

para tratar de assuntos semelhantes ou retomar a um problema

apresentado. Sua permanência no arquivo é transitória, portanto não

há necessidade de serem conservados nas repartições. Sua

localização pode situar-se afastada da Organização geradora.

Documentos no final da vigência.

• Arquivo de terceira idade ou permanente: O documento é

caracterizado pela perda administrativa e cujo uso deixou de ser

freqüente, e sim esporádico. Sua conservação é analisada também

pelo valor histórico, informativo ou comprobatório para o estado ou

cidadão. Sua localização pode situar-se junto às universidades ou aos

centros culturais. Documentos que perderam a vigência

Administrativa.

A localização física do Arquivo corresponde a sua idade. Por isso é

importante pensar em um lugar de fácil acesso para seus usuários, bem como

adotar salas de consultas para que todos possam realizar suas pesquisas. Na

sua atuação, os Arquivos são divididos em:

• Setoriais: São estabelecidos junto aos órgãos operacionais,

cumprindo funções de Arquivo Corrente.

• Gerais/Centrais: Destina-se a receber os documentos correntes

provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de

uma Instituição, centralizando as atividades de Arquivo corrente.


21

Essa divisão ocorre segundo a necessidade do documento na

instituição. Além dessa categorização, o arquivo pode ser avaliado pela

natureza do documento: específico (suporte) ou especializado (temático).

3.2 NATUREZA DE SEUS DOCUMENTOS

De acordo com as características dos documentos que compõem o

Arquivo, foram estabelecidos conceitos para diferenciar a forma física do

documento com a sua finalidade. São eles: Arquivo especial e Arquivo

especializado.

• Arquivo especial: Têm sob sua guarda documentos em diversas

formas físicas e que merecem um tratamento adequado no

armazenamento, no registro, no acondicionamento, no controle e na

conservação. Como por exemplo: fotografias, discos, disquetes, fitas,

microformas, slides, cd-rom, filmes, outros.

• Arquivo especializado: Têm sob sua guarda os documentos

(chamados inadequadamente de Arquivos técnicos), resultantes de

experiência humana num campo específico, independente da forma

física apresentada, como, por exemplo, os Arquivos Médicos, área

Hospitalar, área da Engenharia, área da Imprensa, outros.

Os Arquivos têm por objetivo conhecer a natureza dos documentos, as

técnicas a serem desenvolvidas para sua organização, tratamento,

preservação e disseminação da informação registrada. Isso envolve considerar

a produção (elaboração documental), a utilização (o fluxo dos documentos) e a

destinação (análise, seleção e prazos para guarda documental).

Quanto ao destino e a procedência, sendo as correspondências uma

forma de comunicação que precisa ser registrada e protocolada, são

classificadas em:


22

Externa: Correspondências trocadas entre instituições e

entidades.

Interna: Correspondências trocadas entre órgãos de uma mesma

instituição.

Oficial: Trata de assuntos de serviço ou interesse específico das

atividades da instituição.

Particular: Trata de assuntos de interesse pessoal de servidores

da instituição.

Todos esses aspectos são relevantes para atribuir valor ao documento e

assim classificá-lo e guardá-lo conforme a sistemática que facilitará o

arquivamento, o acesso e a destinação dos documentos.

3.3 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

A classificação de documentos arquivísticos é considerada um processo

de organização indispensável, por meio dela é possível acessar o conteúdo

informacional e executar outras atividades como avaliação e transferência do

documento. Sousa apud Bartalo e Moreno (2008, p. 56) comenta sobre a

importância da classificação:

[...] é uma operação matricial de todo o trabalho arquivístico e é, também, um elemento importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das instituições contemporâneas e para o pleno exercício de cidadania.

Esse comentário ressalta a complexidade da atividade de classificação e

o fracasso nas operações quando os acervos são guardados sem a devida

classificação documental.

Conforme suas características, formas e conteúdos, os documentos que

estão sob a guarda dos Arquivos são bem variados: cadastros de funcionários,

histórico escolar, discos, notas fiscais, faturas, relatórios, fichas, certidões,


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ofícios, fotos, gravuras, jornais, livros, artigos, processos, dossiês, a carta, a

legislação, o filme, o objeto, outros. Tudo que for produzido por motivos

funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais, artísticos, pela atividade

humana, tornando assim, abrangente uma definição para o que seja

documento.

Para Lopes (2007, p.17), Documento é o registro de informação original,

única e autêntica, resultantes das atividades dos órgãos produtores, sendo

utilizado como elementos de prova, independente dos suportes onde estão

contidos.

A afirmação do autor Lopes se dá pela especificidade quanto ao estudo

dos documentos para a arquivologia, cuja responsabilidade ocorre desde sua

criação até a sua destinação final (descarte ou arquivamento permanente).

De acordo com Schellenber (2006, p. 41), a maneira mais adequada

para definir documentos é a seguinte:

Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.

Essa definição retrata a característica do arquivo (produção e

preservação), segundo as razões existenciais do documento: execução de um

objetivo e valor para sua instituição (primário) e posteriormente para outras

instituições (secundário).

Para classificar todo o documento produzido ou recebido pela entidade

mantenedora é utilizado um instrumento chamado Código de Classificação de

Documentos de Arquivo – CCDA. Esse instrumento tem por objetivo reunir os

documentos de uma mesma temática, facilitando o desenvolvimento de outras

tarefas, bem como recuperando a informação com presteza.


24

Conforme Castro et. al. (2009, p. 43), o conhecimento da estrutura e

funcionamento do órgão ou empresa, a entrevista e coleta de dados com

pessoas de cada área, o levantamento da documentação existente, a análise

da documentação e a elaboração, aplicação e a adaptação do código de

classificação de documentos de Arquivo são procedimentos necessários para a

criação de um modelo de instrumento.

Assim, os documentos são classificados quanto o gênero e a natureza

do assunto:

Gênero: Configuração da apresentação da comunicação de seu

conteúdo. Podem ser escritos ou textuais, cartográficos, icnográficos,

filmográficos, sonoro, micrográficos, informáticos, outros.

Natureza dos assuntos: Configuração de apresentação da

informação registrada. podem ser:

Ostensivo: A divulgação do conteúdo do documento não

prejudica a administração.

Sigiloso: São documentos de conhecimento restrito. Requer

medida de salvaguarda para sua divulgação e custódia. Tal sigilo é

avaliado em quatro graus: ultra-secreto, secreto, confidencial e

reservado.

O código de classificação de documentos de arquivo é elaborado de

acordo com a necessidade de cada arquivo, pois para agrupá-los e acessá-los

é considerado o seu conteúdo a e sua tipologia. Dessa forma, além da

recuperação ágil da informação, outras atividades como avaliação, eliminação,

transferência e recolhimento do documento são facilitados ao se projetar a

tabela de temporalidade.


25

3.4 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

A qualidade dos serviços prestados em unidades de informação deve

ser avaliada constantemente, pois um serviço de informação precisa ser

desenvolvido com muito esforço para atingir seus objetivos.

A avaliação faz parte do processo de planejamento e da tomada de

decisões. Segundo Almeida (2005, p.12), avaliar é atribuir valor, julgar mérito e

relevância e medir o grau de eficiência e eficácia e o impacto causado pelas

ações de determinada organização ou pela implementação de políticas,

programas e projetos de informação.

Os objetivos da avaliação documental são: redução da massa

documental, agilidade na recuperação dos documentos e da informação,

eficiência administrativa, melhor conservação dos documentos, racionalização

da produção e do trâmite dos documentos, liberação do espaço físico e o

aumento da pesquisa. Para Bernardes (1988), a avaliação garante a proteção

dos documentos de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros

e desprovidos de valor probatório e informativo.

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo vital, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. (BERNARDES, 1988, p.14).

Por esse motivo a avaliação de documentos de arquivo é um processo

decisivo para a política de gestão de documentos, independente da entidade

criadora (pública ou privada). A comissão de avaliação deve analisar os

documentos nos seus diversos aspectos, principalmente no quesito valor

primário (razão de sua criação e o uso administrativo, legal e fiscal) e no valor

secundário (a potencialidade do documento como prova ou fonte de informação

para o pesquisador).


26

Outro aspecto importante é composição da comissão avaliadora, sendo

este recomendado pelos seguintes profissionais: um arquivista, um procurador

ou assessor jurídico e um técnico de nível superior da área de competência do

órgão, desde que todos tenham conhecimento da estrutura organizacional da

instituição. O processo de avaliação deve ser implantado através das tabelas

de temporalidade.

3.5 TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento que determina os prazos para transferência, recolhimento,

eliminação, e reprodução dos documentos na organização, devendo ser

aprovada por autoridade competente. Através de uma avaliação ou processo

de análise e seleção é que os prazos da guarda e eliminação dos documentos

são estabelecidos.

Essa avaliação ocorre devido a grande massa documental misturada,

sendo necessário a separação entre o papel de valor e o papel sem valor. A

política de avaliação arquivística atribui prazos de guarda de acordo com a

documentação: Administrativo, Legal, Contábil e Permanente (informativo e

probatório). Para Castro et. al. (2008, p. 49):

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico da avaliação que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deverá contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos no exercício de suas atividades, prazo de guarda, nas fases corrente e intermediária e a destinação final – eliminação ou guarda permanente.

Isso envolve fazer um levantamento dos dados das atividades, das

funções desenvolvidas nas áreas específicas e dos funcionários, entrevistas

com historiadores e pesquisadores para obter informações e formatar a tabela

com base no Código de Classificação. A Comissão de Avaliação Arquivística

deve elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) junto à

equipe técnica, os funcionários e os gestores da entidade mantenedora para

que possa determinar a guarda, a eliminação e a destinação dos documentos.


27

O principal instrumento de controle de documentos de sistema de

arquivo de valor legal é a tabela de temporalidade. Essa tabela determina o

tempo mínimo de guarda de cada espécie de documento. Por isso, não podem

ser eliminados antes do cumprimento do prazo de validade.

Antes de qualquer procedimento deve-se conhecer a instituição (missão,

objetivo) para compreender o significado de arquivo e documento e assim

organizar o arquivo segundo as diretrizes estabelecidas.

3.6 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO

A necessidade de se organizar o arquivo ocorre em quatro etapas, antes

de qualquer atitude, é preciso conhecer a estrutura da instituição, seus

objetivos e seu funcionamento, para avaliar e compreender o significado da

documentação.

Um arquivo para ser caracterizado organizado (não arrumado) deve

considerar a funcionalidade, a praticidade, a racionalidade e regras.

Quando todos os aspectos citados são analisados, o próximo estágio da

organização do arquivo é o desenvolvimento das seguintes etapas de trabalhos

apontados por Paes (2004, p.37):

1ª Etapa - Levantamento de dados: O levantamento de dados é feito através dos estatutos, dos regimentos, dos regulamentos, das normas e demais documentos que constitui a instituição mantenedora. Sendo assim, é necessário conhecer e analisar o gênero da documentação, a freqüência documental, a quantidade e a conservação do acervo, os métodos de arquivamento, o controle de empréstimo, reprodução de documentos, normas de arquivo, estrutura física, equipe de trabalho, equipamentos instalações, meios de comunicação, etc. 2ª Etapa - Análise dos dados coletados: Verificação da estrutura física, das atividades e da documentação. Quando a situação real é analisada se faz um diagnóstico apontando as falhas ou lacunas que impedem o bom funcionamento do Arquivo que está sendo organizado. 3ª Etapa - Planejamento: Com os dados coletados e analisados, é feito um plano arquivístico para cumprimento de


28

seus estágios corrente intermediário e permanente. Na elaboração dos projetos é preciso considerar as seguintes características: a posição do arquivo na estrutura (subordinação a um órgão hierarquicamente superior), centralização/descentralização dos serviços (fases), métodos de arquivamento (classificação dos documentos numa seqüência de letras e números), normas de funcionamento (manual de Arquivo da Instituição com rotinas, códigos de assunto e índices), qualificação dos recursos humanos, instalação de equipamentos (condições físicas e local adequado), tipologia do arquivo, recursos financeiros disponíveis e necessários. Esse planejamento deve contemplar as disposições e as necessidades da instituição como a situação real, o diagnóstico e projetos a serem implantados. 4ª Etapa - Implantação e acompanhamento: Como última fase, o projeto deve ser implantado e acompanhado e toda a instituição deve ser informada sobre as alterações introduzidas nas rotinas de serviço.

A importância do uso intenso da informação e do conhecimento na

sociedade fica evidente a necessidade de se criar uma infraestrutura para o

armazenamento seguro e adequado da informação, para a preservação e

conservação do suportes e para o conteúdo informacional, sendo esse valor o

diferencial competitivo para a instituição. A infraestrutura de armazenamento é

fundamental para que a informação esteja disponível e acessível, garantindo a

operacionalidade do Arquivo. (CASTRO et al., 2007, p.137).

Deve-se implementar soluções que garantam flexibilidade e

funcionalidade operacional. Um exemplo é a questão do mobiliário: as estantes

deslizantes economizam espaços de até 70%, quando comparada com a

estante convencional. Em função do custo da estante deslizante, nem toda

instituição pode investir nessa opção. A implantação da infraestrutura deve

levar em consideração a questão orçamentária e política de cada instituição.

Ao finalizar as etapas estruturais da organização de um arquivo a

recomendação é a criação de um manual de Arquivo.


29

3.6.1 Manual de Arquivo

Para a implantação de normas e rotinas de serviços do arquivo em uma

instituição, no quesito recebimento, classificação, organização, conferência,

arquivamento, guarda, consulta, empréstimo e devolução, transferência e

descarte dos documentos, deve haver uma divulgação através de palestras e

reuniões, objetivando informar a todos sobre os procedimentos do arquivo. Isso

permitirá uma cooperação de todos para minimizar as resistências ao propor

mudanças na instituição.

O responsável pela implantação de procedimentos no arquivo deverá

acompanhar o passo a passo de todas as atividades, inclusive o treinamento

da sua equipe, para melhor executar suas funções, bem como corrigir a

ocorrência de possíveis falhas. Então, será elaborado o manual de arquivo

cujos procedimentos e as instruções ficarão registradas para conduzir o

funcionamento eficiente, padronizado e contínuo do trabalho no arquivo.

No manual de arquivo deve constar a apresentação e os objetivos de

sua elaboração, informações institucionais e setoriais (conceito, missão,

responsabilidades, interação e subordinação), organogramas e fluxogramas,

rotinas (carimbos, formulários e classificação dos documentos) e a tabela de

temporalidade. (PAES, 2004, p.51).

O manual é elaborado para quem não conhece ou tem dúvidas sobre as

atividades desempenhadas na Instituição. O gestor deve ser operacional por

acompanhar a execução e o desenrolar dos trabalhos efetuados para garantir a

sua eficiência nos níveis de produtividade e qualidade crescente.

Vale exortar a importância do manual de serviços em uma instituição,

pois direciona as rotinas das atividades e a funcionalidade das pessoas. Por

isso deve ser revisto periodicamente para manter-se atualizado e acompanhar

o progresso do setor. O próximo passo é a organização dos documentos - a

gestão documental.


30

4 GESTÃO DOCUMENTAL

O ato de gestão envolve pessoas (recursos humanos), processos

(atividades ou funções) e recursos diversos dentro de uma unidade

institucional. Segundo o dicionário Aurélio (1993) a definição para esse verbete

é o ato ou efeito de gerir, gerenciar ou administrar.

Administrar uma instituição tem como princípio planejar (definir metas e

alcançar objetivos), organizar (estrutura que facilite a realização de objetivos),

liderar (assumir responsabilidades diante de seus pares) e controlar

(acompanhamento das atividades).

A organização realizada de forma correta exerce funções básicas de

satisfação do cliente, sustentação no mercado, desenvolvimento continuado,

identificação de fontes de informações úteis a sua clientela e eficiência e

eficácia no desenvolvimento do trabalho. O planejamento (estratégico e

operacional) é um requisito primordial para a atividade de organização. A

definição de Métodos de Trabalho tem por objetivo a busca de produtividade, o

desenvolvimento de ferramentas, análise e sistematização do fluxo produtivo e

gerencial. A gestão da informação é considerada importante para organizar e

apoiar as Unidades de informação.

A gestão documental surge como uma ferramenta, objetivando tornar

seguro a informação arquivística por administrá-la com eficiência, eficácia,

agilidade, precisão, qualidade, confiabilidade e segurança, otimizando seu uso

em vários suportes.

A teoria das três idades do arquivo impulsionou a gestão documental,

em função de que os documentos arquivísticos, produzidos e acumulados pela

instituição passariam por fases de acordo com a sua vigência e freqüência de

uso.

Para abordar a gestão documental de forma mais integrada, ao

gerenciar o documento, deve-se considerar o seu valor primário e secundário

de acordo com fases do arquivo.


31

Os arquivos correntes constituídos de documentos em curso,

comumente respondem pelas atividades de recebimento, registro, distribuição,

movimentação e expedição dos documentos. Para funcionar de forma

integrada, as atividades de protocolo (classificação, registro e movimentação),

expedição (conferência do material documental), arquivamento (métodos de

arquivamento: alfabético, numérico, alfanumérico, outros), empréstimo e

consulta (prestação de serviço na sua essência) e destinação (análise,

avaliação, seleção e eliminação - prazos), são estabelecidos por meio de

rotinas detalhadas caracterizando cada procedimento.

O arquivo intermediário é constituído de documentos que não estão mais

em uso corrente. Devem ser tratados, armazenados e recuperados com a

mesma metodologia do arquivo corrente. Enquanto aguardam o cumprimento

de prazo devem ser preservados.

O arquivo permanente é constituído por documentos que diminuíram seu

valor administrativo e aumentaram seu valor histórico. Sua função é reunir,

arranjar (ordenação dos documentos em fundos), descrever (detalhes do

documento e a sua localização no acervo) e facilitar o acesso dos documentos

(políticas de acesso e uso dos documentos) sob sua custódia. Vale ressaltar os

cuidados prestados aos documentos como atividade de conservação (mantê-lo

em bom estado através das operações: desinfestação, limpeza, alisamento,

restauração e reparo) e preservação (livrá-lo de algum dano).

Segundo Rousseau e Couture (apud BARTOLO E MORENO, 2008, p.

84), para que a gestão de documentos seja efetiva, devem-se integrar as

atividades de classificar, avaliar e descrever, pois são procedimentos

complementares e inseparáveis no tratamento dispensado ao documento.

Considerando a abordagem dos autores citados, esse procedimento de

gestão de documentos dentro de uma programação e com a intervenção

arquivística, englobam os processos de Análise e Seleção da informação: A

informação deve ser bem estruturada e bem compreendida para que não haja

duplicidade e não seja supérflua; de Classificação e Recuperação: O sistema

de classificação da informação é analisado e esquematizado para facilitar sua


32

recuperação e o acesso e de Proteção e Conservação da Informação:

Regularização periódica por meio da tabela de temporalidade.

Em decorrência do progresso científico e tecnológico, a produção de

documentos cresceu de modo descontrolado, acumulando massas

documentais nos Arquivos. Em busca de soluções e com o surgimento das três

idades dos Arquivos, cria-se um novo conceito de gestão de documentos.

Segundo a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política

Nacional de Arquivos públicos e privados, no Art. 3º do capítulo I das

Disposições Gerais, explica:

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (BRASIL, 1991).

Segundo Infolf et al. (Apud LOPES E MONTE, 2004, p.17), baseado

nesse conceito é possível destacar três fases básicas da gestão de

documentos:

• Produção de documentos: É a elaboração de documentos em

razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Buscando

evitar a criação de documentos não essenciais, diminuindo assim

o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado,

garantindo o uso adequado da reprografia e da automação.

• Utilização de documentos: Refere-se ao fluxo percorrido pelos

documentos. Inclui as atividades de protocolo (recebimento,

classificação, registro, distribuição, tramitação), atividades de

expedição, normas de acesso à documentação (empréstimo e a

consulta) e a recuperação de informações indispensáveis ao

desenvolvimento de funções administrativas.

• Avaliação e destinação de documentos: Envolve as atividades

de análise, seleção e fixação de prazos de guarda do documento


33

implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais

serão preservados permanentemente.

No momento em que a gestão estabelece medidas e rotinas, modifica-se

a tradição dos Arquivos.

Essa ação da gestão documental assegura uma documentação

adequada, pois garante a preservação e o acesso aos documentos,

proporciona o armazenamento adequado a baixo custo, melhor aproveitamento

dos recursos (humanos, físicos e materiais), reduz ao essencial à massa

documental produzida, racionaliza a manutenção, o uso e avaliação de

documentos arquivísticos.

É preciso estabelecer critérios de seleção, pois a redução do volume do

acervo arquivístivo visa agregar valor a informação e facilitar seu uso.

Uma vez que a documentação já está toda trabalhada pelas etapas que

antecederam, há uma transferência dessa documentação para o formato

eletrônico, e que denominamos de Gerenciamento Eletrônico dos Documentos.


34

5 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED é a disponibilização

de documentos de forma eletrônica, possibilitando a rapidez e eficácia no

resgate da sua informação.

O sistema de Gestão de documentos digitais e arquivos são analisados

pela equipe multidisciplinar. Com base nas técnicas arquivísticas tradicionais,

na gestão documental e no ambiente eletrônico que essa ferramenta é

desenvolvida.

Segundo Castro et. al. (2008, p. 70): a definição para documentos

arquivísticos, documentos arquivísticos eletrônico ou digital é:

Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Documento arquivístico criado, transmitido e armazenado em formato digital. O documento eletrônico pode ter nascido digital ou ter sido convertido em documento digital (digitalização de documentos). [...].

De acordo com essas definições, são estabelecidas as diferenças entre

o procedimento tradicional e o eletrônico. Embora o tratamento do documento

seja diferenciado pelo suporte, seu objetivo permanece o mesmo: gerenciar,

disseminar e preservar o documento.

O progresso das técnicas de impressão e publicação dos documentos

proporcionou a necessidade de tratar e reduzir a massa documental. Na

década de 1950, o método de reprografia passou a ser utilizada pelos

holandeses e na década de 1960 passou a ter uma aceitação internacional.

(LOPES, p. 2004).


35

A reprografia3 é o processo de reprodução que faz uso das técnicas de

fotocópias, eletrocópias, termocópias, microfilmagem, heliografia, xerografia,

digitalização, entre outros. A reprografia apresentou na avaliação dos

documentos através da microfilmagem e digitalização:

Vantagens: redução de espaço, rapidez de acesso, disseminação

da informação, legalização dos documentos e fotocópias.

Desvantagens: alto custo de equipamentos e processos e

reprodução monocromática. Na microfilmagem há uma legislação

específica, normatizando o processo micrográfico.

A microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um

documento em formato ou escala reduzida, sendo necessário o auxilio de um

aparelho leitor. Essa técnica de produção foi uma das primeiras a ser

considerado o instrumento de arquivo de recuperação da informação.

Segundo Lopes (2004, p. 43), as microformas podem ser apresentadas

em:

Rolo: primeira microforma a ser utilizada servindo de modelo para

outras;

Cartucho e magazines rolos de microfilmes em caixas especiais

possibilitando automatizar a busca de informações;

Cassete evolução do cartucho;

Cartão Janela possui uma ou mais janelas de acetato onde são

montados o fotograma;

Jaqueta envelope de acetato com vários canais para inserir

fotogramas;

Microficha suporte de acetato contendo uma série de

fotogramas;

Ultraficha microficha com o poder de redução superior a noventa

vezes;

3 O termo reprografia (repro - significa reprodução e grafia - significa escrita).


36

Microficha atualizada alto poder de resolução e a possibilidade

de acréscimo de novos documentos.

Além do papel, o uso do microfilme é o meio de armazenamento mais

utilizado a mais de cinco décadas.

A digitalização é um processo tecnológico (imprescindível do emprego

de sistema de processamento informatizado no tratamento do documento

digital: produção, mediação e uso) e abstrato (processo de digitalização). É a

conversão, transcrição ou passagem do documento existente em suporte

analógico para o formato digital.

Segundo Tammaro e Salarelli (2009, p. 11):

A principal vantagem da representação digital reside na universidade da própria representação. A partir do momento em que todo o meio, texto, imagem ou som é codificado num formato único convertível para uma seqüência de bits, todos os diferentes tipos de informação podem ser tratados da mesma maneira e pelo mesmo tipo de equipamento. Além disso, as transformações da forma digital detectam erros enquanto as transformações analógicas introduzem distorções e ruído.

Esse processo da produção do documento digital aponta como

característica importante a flexibilidade inerente ao documento digital. Um dos

pontos fortes do documento digital é a possibilidade de manipulação formal, de

combinações diferentes mantendo sempre o original.

Com o crescimento exorbitante de documentos em meio físico pelas

organizações, houve a necessidade de capturar, armazenar, gerenciar e

recuperar as informações em documentos.

Com o advento da tecnologia de rede (posteriormente Local Área

Network – LAN) a disseminação da informação foi propagada rapidamente via

internet4. Isso ocorreu pelo custo baixo de softwares e consequentemente o

uso de microcomputadores.

4 Segundo Idankas (2009, p. 267) Internet é a união de diversas redes e computadores individuais.


37

Através do sistema eletrônico é possível resgatar o documento de forma

rápida, segura e eficaz. O gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é

uma ferramenta que faz uso da tecnologia da informática cujo objetivo é

converter informações encontradas em suportes convencionais para a forma

digital. As informações podem ser geradas de modo textual (cartas, manuais,

planilhas, ofícios, assunto, autor), gravação de voz (oral: música) e de imagens

(mapas, fotografias e assinaturas).

No caso dos documentos em papel, esses são digitalizados (tecnologia

que torna uma fotografia eletrônica de documento em papel e o armazena

digitalmente num sistema computacional) em scanners especiais, depois são

conferidos, indexados e gravados em dispositivos magnéticos ou ópticos.

Assim como na gestão documental, a gestão eletrônica estabelece

rotinas, colabora na classificação, na avaliação documental e na localização

precisa.

Para Lopes (2004, p. 46):

O GED tem como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas em papel. Podem ainda ser criadas em mídias eletrônicas, processadas a partir dessas mídias e arquivadas eletronicamente.

Os documentos eletrônicos devem ser gerenciados, organizados e

disseminados com a mesma razão e responsabilidade arquivísticas dos

documentos convencionais.

O crescimento da quantidade de informações eletrônica em função dos

recursos tecnológicos, dos usuários e dos computadores ligados a rede têm

gerado e acumulado documentos de fontes internas e externas.

Assegurar a informação é garantir proteção a sistemas computacionais,

equipamentos e programas e as pessoas que fazem uso do meio informático.

Para facilitar a recuperação da informação, é recomendado classificá-la


38

tematicamente, bem como adotar requisitos de segurança para protegê-la,

como:

Confidencialidade (A informação deve manter seu estado sigiloso,

privado e confidencial);

Integridade (A informação deve estar sempre protegida de

qualquer ameaça física (infraestrutura), humana (organizacionais) lógica

(técnicas). Não alterá-la indevidamente, nem intencional ou acidental);

Disponibilidade Acessibilidade (A informação deve estar sempre

disponível e acessível ao usuário quando requisitado),

Autenticidade (identificação e reconhecimento formal dos

elementos);

Legalidade (Garantir sempre o cumprimento das obrigações

comprobatórias - valor legal).

Outro quesito importante é a formalização das diretrizes em relação ao

fluxo informacional e à proteção dos ativos para a obtenção, o tratamento, a

disseminação, o armazenamento, o uso e o descarte da informação, através da

política de segurança da informação – PSI (regras para acesso a informação, o

uso de tecnologia e o tratamento, o manuseio e a proteção de dados e

sistemas informacionais). (BEAL, 2009, p.54).

A estrutura da gestão de Arquivos digitais deve estar integrada5 a

estratégia da Gestão de Arquivos. Essa estrutura compreende: legislação

(assegurar o cumprimento da legislação e normas existentes), políticas,

procedimentos e guias (gerenciamento de arquivos eletrônicos e normas),

atribuições e responsabilidade (serviços e responsáveis), criação e

implementação de sistemas de arquivamento (gerenciamento de conteúdo,

estrutura e contexto dos documentos eletrônicos) e treinamento (capacitação

dos funcionários). (CASTRO et. al. 2007, p. 74).

Diante dessa estrutura comentada por Castro, os documentos possuem

características diferentes: Os documentos eletrônicos são registrados e

5 Castro (2007) denota essa gestão integrada de documentos (papéis e eletrônicos) de documentos híbridos.


39

autênticos preservando seu conteúdo e os arquivos eletrônicos são capturados

dentro de um sistema de classificação de arquivamento.

Os benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos são:

aprimoramento das atividades, captura dos documentos num sistema de

arquivamento, preservação dos documentos históricos, acesso a informação,

redução de custos, controle da informação, racionalização da massa

documental, atualização e segurança.

5.1 PROCESSAMENTO DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO

O processamento do gerenciamento eletrônico envolve implementar a

categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição

e controle de níveis de segurança. O gerenciamento, enquanto tecnologia

permite evitar a duplicação de documentos, classificar segundo os critérios

cruzados, autorizar o acesso a informação e acabar com o problema de tempo

e lugar. (SILVA, 2005, p. 174).

Quando o documento é convertido em imagem eletrônica, cada um é

nomeado e indexado por meio de informações como: título, data, assunto, e

outras identificações e, então arquivado eletronicamente.

A Sugestão dos consultores apresentados por Silva (2005) para um

gerenciamento efetivo é a adoção de cinco passos objetivos:

Aculturamento: introdução dos conceitos do gerenciamento na

organização. Aplicar tecnologias, treinamento e palestras.

Levantamento: identificação dos processos com potencial para a

automação.

Análise: avaliação do custo/benefício calculado sobre os dados

obtidos para a aplicação e viabilidade das tecnologias.

Projeto: detalhamento do projeto com caracterização de recursos

de hardware (scanner, mídia, redes de comunicação), software

(produto, estrutura, indexação, digitalização, melhoria de


40

imagens, customização, desenvolvimentos de interface,

treinamento de usuários).

Construção: fornecedores para a implementação do projeto.

Nesta fase, entra a instalação de hardware, software, conversão

do acervo e treinamento dos usuários.

O melhor modo de implementar a tecnologia do gerenciamento

eletrônico de documentos é estabelecer uma parceria com outras áreas. O

interessante é acompanhar todas as etapas desse projeto.

5.2 TECNOLOGIAS APLICADAS AO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO

As informações podem estar registradas em mídias analógicas e digitais.

O gerenciamento eletrônico é caracterizado pelos documentos e imagens de

documentos. Silva (2005, p.178), explica:

• Document Management: Soluções voltadas ao gerenciamento do ciclo de criação e revisão dos documentos, versão, data da criação, autor (dados mais relevantes). O tipo de informação é dinâmica e gerenciam arquivos de editores de texto, planilhas e outros documentos. • Document Imaging: As imagens são captadas via scanner e armazenadas em estruturas pré-definidas do tipo pasta/documento. É necessário monitores de alta resolução para exibir o formato A-4 e impressoras com resolução e memória suficientes para reproduzir a imagem.

Esses grupos podem ser agregados a outras soluções tecnológicas

como:

• Workflow ou fluxo do Trabalho: Softwares que automatizam e controlam os processos de negócio de uma organização. Isso permite analisar, modelar, implementar e revisar os processos de modo interativo, reduzindo tempo e custos. • COLD/ERM: Computer Output to Laser Disc ou saída de dados de computador para disco óptico. Ferramenta que gerenciam relatórios e armazenam dados oriundos de sistema de informação. Através de software apropriado eles recuperados pelo usuário por meio de consultas. São gravados em CDROM.


41

Outras soluções agregadas para o tratamento de documentos e

imagens:

• Engineering Document Management - EDM: Gerenciamento

eletrônico de documentos de engenharia. São ferramentas que

proporcionam a disponibilização digital dos desenhos.

• Optical Character Recognition – OCR: Arquivo de texto, o qual

pode ser usado para indexar o documento.

• Intelligent Character Recognition – ICR:

• Full Text Retrieval – FTR: Uma ferramenta poderosa que

permite alguém encontrar qualquer página através de palavras ou

frases.

Através da execução de projetos e programas de digitalização, os

acervos arquivísticos são beneficiados, pois a digitalização é uma das

ferramentas essenciais que valoriza, auxilia e divulga a informação. A

digitalização o torna capaz de promover o acesso local ou remoto dos

documentos.

O gerenciamento eletrônico de documentos é a junção de tecnologias e

produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica. Seu uso torna

possível indexar, armazenar, pesquisar e recuperar qualquer documento

devidamente digitalizado.

Dessa forma, através da organização na esfera física, documental e

eletrônica, é possível dar visibilidade ao arquivo como fonte de informação,

principalmente na questão jurídica cujo objetivo é beneficiar legalmente o

cidadão.


42

6 ARQUIVO JURÍDICO COMO FONTE DE INFORMAÇÃO

A lei mais importante do país é a constituição. A garantia de direito

consiste no pleno exercício de cidadania. Assim, o estado é divido em três

poderes: Executivo, Legislativo e Judiciário.

Para Passos e Barros (2009, p. 75):

A função do Poder Judiciário é interpretar e aplicar as normas que compõem o ordenamento jurídico nacional e distribuir a justiça entre as pessoas (físicas e jurídicas). Funciona como um árbitro da sociedade, julgando conflitos de interesse com base nas constituições Federal e Estaduais, na Lei Orgânica dos Municípios, nas demais leis do país, nos costumes e em outros princípios do direito.

O Poder Judiciário exerce a Jurisdição6 por meio de seus órgãos

colegiados (3 magistrados). No estado atuam os Juízes e Desembargadores na

análise e no julgamento dos processos jurídicos. O processo pode ser iniciado

numa vara (especialização de acordo com a matéria que julgam) ou auditoria e

terminar no Supremo Tribunal Federal. O tipo de conflito (familiar, criminal,

militar, trabalhista e eleitoral) e as pessoas nele envolvidas, são fatores que

norteiam quem irá julgá-los. (PASSOS E BARROS, 2009, P. 78).

Quando o homem passou a viver em sociedade, suas atitudes passaram

a interferir na vida uns dos outros, causando reação na conduta humana. As

regras deveriam ser construtivas. Assim surgiu a área de direito, com a

necessidade de se estabelecer regras obrigatórias para disciplinar a

convivência na sociedade.

Existem algumas vantagens em organizar tais regras e informatiza o

Arquivo Jurídico, por meio da criação de sistema organizado, de um sistema de

Informação Jurídica, da ordenação dos documentos e da centralização

documental.

6 Esse termo significa interpretar as leis para solucionar os casos concretos que lhes são trazidos, como os conflitos cíveis e os de natureza penal.


43

Os documentos do Poder judiciário têm o papel fundamental no direito à

memória. Isso requer conservação e organização para possibilitar a pesquisa

histórica e para a sociedade constituir e reforçar sua identidade cultural.

Para Atienza apud Passos (2004, p. 154) a documentação jurídica é

entendida:

A reunião, análise e indexação da doutrina, da legislação (leis, decretos, decretos-leis, atos, resoluções, portarias, projetos de leis ou decretos legislativos ou de resoluções legislativas, ordens internas, circulares, reposição de motivos, etc.), da Jurisprudência (acórdãos, pareceres, recursos, decisões, etc.) e todos os documentos oficiais relativos a atos normativos ou administrativos.

A documentação jurídica pode ser gerada, registrada e recuperada de

três formas distintas: Normativa ou pela Legislação (conjunto normativo que

regula a convivência social), Analítica ou doutrinas (conjunto de princípios

expostos nas obras de direito em que se firmam teorias ou interpretação da

ciência jurídica) e Interpretativa ou jurisprudência (interpretação e aplicação

das leis a todos os casos concretos que se submetem aos julgamentos da

justiça).

Martinho apud Passos e Barros (2009, p. 95), apresenta características

da informação Jurídica:

Grandes volumes de informação e rapidez da sua desatualização (face a criação de novas fontes); Grandes diversidades de fontes de informação; Proliferação de suportes de informação (base de dados, cd-roms, www); Interação com outras áreas do conhecimento (filosofia, sociologia, economia, história, informática, política, etc.); Público alvo exigente e diversificado; Rigor e precisão da sua conservação no documento jurídico; Rapidez e rigor na sua transmissão, de modo a assegurar a sua correta utilização e aplicação; Longevidade (a informação jurídica envelhece, mas não perde a sua capacidade de ser usada); Publicação anual de documentos (livros, periódicos, atos normativos, outros).


44

Indexar termos representativos dos atos legais e recuperá-los com

eficiência não é fácil, pois as alterações são freqüentes, há uma variedade de

assuntos, a atualização é constante e as normas sobre a mesma matéria são

diversificadas. Por isso requer atenção do profissional ao recuperar a

informação, principalmente no quesito legislação e a jurisprudência, pois uma

recuperação inadequada pode causar danos e insatisfação aos usuários.

A informação Jurídica trata de conteúdo especializado, pois é criada na

área do Direito. Com fins específicos, serve para auxiliar os magistrados, os

serventuários e os que se interessam na matéria jurídica para desenvolverem

suas atividades.

Os usuários da unidade Arquivistas que buscam os diversificados tipos

de orientação jurídica são: Desembargadores, Magistrados (juízes), Juristas,

Legisladores, servidores, professores e alunos (área do Direito) e o cidadão da

comunidade.

O arquivo jurídico é composto por leis, decretos, sentenças, decisões,

portarias, medidas provisórias, acórdãos, resoluções, processos judiciais

(Habeas Corpus, Mandado de Segurança, Agravo de Instrumento e Recursos

de Pequeno Valor) e administrativos (voltados para o servidor e magistrado:

Férias, Licença Prêmio, Licença Maternidade, Licença Saúde, Licença

Particular, Atos de nomeação, Computação de Tempo de Serviço, Termos,

Criação de comarcas, Título de Juízes, Promoção, Progressão,

Enquadramento, Designação, Cargo Comissionado, Gratificação, Folha de

Pagamento), entre outros.

As fontes de informação devem assegurar confiabilidade. Podem ser

classificadas em formais (publicações, pareceres, documentos oficiais, etc.) e

não formais (boatos e quaisquer outras informações não associadas a uma

fonte formal ou confiável). Para isso, a informação deve ser útil relevante,

oportuna e livre de ambigüidade e erro.

As instituições públicas são entidades ligadas ao governo (Estado,

Município, Federal e Distrito Federal). É preciso conhecer a função de cada um


45

deles, pois esses órgãos são produtores de informações jurídicas e necessitam

de um assessoramento para apoiar a suas atividades.

No caso do Poder Judiciário foi comentado o seu papel e o tipo de

informação gerada. Ressaltando a importância do Arquivo Jurídico para com a

organização, gerenciamento, preservação e disseminação das informações

jurídicas, além do Direito a memória.

6.1 FONTES DE INFORMAÇÃO JURÍDICA

Compreende-se por fonte de Informação Jurídica o local onde se adquire

uma informação útil e a formalização das normas Jurídicas. Podem ser

representadas por pessoas, instituições (Arquivos, Bibliotecas, Memoriais e

Museus), empresas, cartórios, obras de referência, serviços e sistemas de

informação, base de dados, etc., de acordo com a sua finalidade jurídica.

As Fontes Jurídicas são divididas em classes: materiais (fundamentação

teórica na origem/história do direito, na sociologia, na ética, na política e

costumes) e formais (apresentação do direito: leis, regulamentos, decretos,

jurisprudência, doutrina, tratados e outros). (SILVA, 2010, P. 69).

As Fontes de Informação são classificadas em primárias (informação

apresentada na forma original, inteira e transmitida em primeira mão – literatura

propriamente dita), secundárias (informações retiradas das fontes primárias de

modo filtrado e organizado – serviços bibliográficos) e terciárias (orientação as

fontes primárias e secundárias). Alguns autores chamam de informações

ocasionais (são representadas pelas seções de divulgação).

Como Fonte primária, é possível citar o Diário Oficial da União e o Diário

Oficial do Estado (publicação das leis, dos atos aprovados, decretos de

promulgações, medidas provisórias, pareceres, outros).

Como Fonte Secundária, é possível citar livros jurídicos, periódicos

jurídicos e eletrônicos, teses jurídicas, enciclopédias, coleções de leis e


46

jurisprudências, base de dados (Legislação Federal, Estrangeiras e Sítios

Institucionais).

No caso da área Jurídica, algumas fontes não possuem reconhecimento

da autenticidade e integridade do conteúdo. Para auxiliar o profissional na

busca e recuperação da informação jurídica, os sistemas de informação e

bases de dados funcionam como facilitador nesse empenho.

Outra importância dada ao arquivo jurídico é ser considerada uma fonte

de pesquisa histórica. Um exemplo a citar são os processos de testamentos

(heranças), processos de testemunhos (autos) e de recursos.

Nesse aspecto, é possível notar a importância da interdisciplinaridade

(historiadores) e da preservação (avaliação da comissão). Através desses

documentos históricos e desses processos guardados que as garantias civis e

da cidadania são cumpridas e conclusas. (ANDRADE, 2005).

Segundo Andrade, ainda em sua pesquisa (por exemplo) foi achado

documentos que retratam um pouco do que foi a Revolta da Vacina (Rio de

Janeiro). Na condição em que eram armazenados nos depósitos estavam se

deteriorando, correndo o risco de serem comidos por traças. É evidente a

importância de se salvar esses documentos.

O arquivo jurídico como fonte de pesquisa contribui para a construção de

identidade, cultura e o resgate de memória face à vida social.

6.2 COMPETENCIAS E HABILIDADES GERENCIAIS

O profissional da informação deve explorar suas habilidades necessárias

para uma atuação qualificada ao tratar da informação jurídica.

Na arquivologia, os profissionais da área na medida em que participam

do processo de gestão da informação (produção até a disponibilização), têm o

seu papel cada vez mais valorizado na nossa sociedade.


47

No contexto de avaliação de documentos, fontes de informação e uso de

tecnologias, para os profissionais da informação alcançarem seus objetivos no

ciclo informacional, deve haver uma interação dos bibliotecários, arquivistas,

analistas de sistemas, programadores, consultores e outros profissionais.

Os profissionais da informação jurídica devem estar atentos: as fontes

de informação, avaliar as vantagens e desvantagens dessas fontes,

capacidade de organizá-las em qualquer suporte e proficiência no uso de

fontes de informação. Devem possuir um bom conceito para conhecer as

variáveis da documentação e saber manuseá-las. Considerar o

desenvolvimento das atividades requer poupar tempo, não incorrer em erros e

pesquisar de modo amplo (outras fontes).

Segundo Jambeiro apud Passos (2005), os profissionais da informação

deverão ser capazes de acatar algumas exigências:

Exercitar a visão crítica sobre produção distribuição e consumo da

informação;

Analisar o conteúdo e dialogar com a fonte ou produtor sobre a

qualidade da informação;

Dominar a terminologia da fonte, o produtor e a linguagem para

comunicação com o público;

Combinar competência de gerenciamento e tratamento de

informação com o uso das tecnologias de comunicação

eletrônica;

Valorizar o conhecimento sobre o ambiente em que vivem

buscando identificar possíveis facilidades e dificuldades ao

exercício da missão;

Enfatizar o uso da informação como uma vantagem competitiva

para o indivíduo e as organizações na sociedade;

Sinalizar necessidades de mudanças para a sociedade,

particularmente para a comunidade social;

Reconhecer o valor econômico e político da informação;

Eficiente na busca de informação em qualquer suporte;


48

Capacidade de liderança e criatividade.

Conforme Passos (2009, p. 108) alistando as atribuições de um

profissional da informação jurídico com base em um documento criado pela

Associação de Bibliotecas Jurídicas, adaptou e ilustrou as atividades ao

profissional arquivista:

Pesquisa: prover assuntos especializados – jurídicos;

Produtor de Informações: agregar conteúdo e sintetizar a

informação;

Avaliador: qualidade, custo/benefício das fontes jurídicas;

Socioculturais: promover e divulgar a produção institucional;

Educativos: ensinar, treinar, selecionar e providenciar fontes

informacionais;

Tecnológicos: auxiliar no desenvolvimento de base de dados e

atualização dos links;

Éticas: favorecer o exercício da cidadania facilitando o acesso à

informação jurídica e provendo serviços.

A formação do profissional da informação jurídico há uma necessidade

de atualização constante, participação em palestras, eventos científicos,

conhecimento de idiomas, cursos, programas de pós-graduação, estágios,

participação e acesso em órgãos de classe, outros recursos.

Alguns aspectos da gestão documental e da habilidade gerencial serão

destacados na realidade organizacional do Arquivo Jurídico.


49

7 GESTÃO DOCUMENTAL: ARQUIVO JURÍDICO

O Arquivo Geral está vinculado a Secretaria Administrativa do Poder

Judiciário. Seu objetivo é receber, avaliar, destinar, guardar e promover

acesso aos documentos físicos e digitais.

O Arquivo Geral (anteriormente setorial e em meados de 2010,

especializado e permanente) foi criado em 1996. Seu quadro funcional é

composto por 02 Técnicos em Arquivo e 02 funcionários terceirizados (Auxiliar

Administrativo e digitador). Está subordinada a Secretaria Administrativa do

Tribunal. Seu acervo é composto por processos Administrativos, Financeiros e

Jurídicos, atendendo as necessidades diretas da Secretaria Geral, Secretaria

Judiciária, Secretaria Administrativa, Gabinetes, Recursos Humanos, Folha de

Pagamento e Departamento de Material. O horário de funcionamento do

Arquivo Geral é das 07:30 às 18h.

É de sua competência e responsabilidade orientar e realizar o processo

de análise e seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos

órgãos, para fins de guarda permanente ou eliminação. Também, garantir o

acesso e facultar ao solicitante a consulta e autenticação de cópias dos

documentos sob sua guarda. Para tanto, a Gestão Documental do Arquivo

ocorre conforme descrito abaixo:

O Departamento interessado comunica ao gestor do Arquivo sobre o

envio de documentos (contados e listados). Quando chega ao Arquivo Geral,

os documentos (caixas, pastas e livros) são contabilizados em um protocolo

interno (com os dados do departamento, o assunto, o ano, a quantidade, a

assinatura do emissor e receptor e a data). Em outro momento esses

documentos são conferidos junto à lista contida e consequentemente

protocoladas a segunda via para o departamento gerador.

Numa ordem de espera, esses documentos serão registrados no

sistema (PROJUD) para que eles recebam todas as atribuições precisas para


50

ser arquivado de modo organizado. O cadastramento ocorre da seguinte

forma:

1. Identificação do departamento;

2. Atribuição de nº de caixa numa seqüência lógica progressiva;

3. Identificação do setor;

4. Assunto;

5. Nº de caixa;

6. Local;

7. Datas: cadastro e incineração;

8. Nº do processo;

9. Ano;

10. Interessado;

11. Função;

12. Campo de observação.

Esses dados são aspectos básicos para qualquer departamento

originador. Sua variação ocorre quando se trata de livros, pastas e alguns

campos pertinentes ao tipo de documento do departamento como a Secretaria

Judiciária.

Feito isso, ainda no sistema, é possível solicitar uma relação de todos os

processos cadastrados naquela caixa e imprimir uma etiqueta de caixa com

todos os dados resgatados (necessários) para a sua identificação. Então, a

caixa é colocada na estante em uma seqüência numérica.

Quando ocorre a solicitação de algum documento, através do sistema é

feito a busca com os dados: Nome do interessado, nº do processo, assunto e

função. Quando encontrado, ainda no sistema, protocolado e emitido uma guia

em duas vias com os dados do processo solicitado, do solicitante, do setor,

data de saída, recomendações e nº de caixa. Na contra capa é afixado uma

ficha de saída com data para melhor identificá-lo na devolução. Por medida de

segurança, um outro protocolo (livro) é registrado sua saída com a assinatura

do mediador.


51

Quando devolvido, é dado baixa no sistema e no livro protocolo, e então

recolocado na sua caixa.

Para os documentos da Secretaria Judiciária o objetivo é apenas

guardá-lo e recuperá-lo, pois eles chegam com nº de caixa, ano, assunto e

departamento na etiqueta de identificação. Quando ocorre o pedido, já

solicitam com todos os dados. Só é feito o mesmo procedimento de saída no

livro protocolo.

Algumas recomendações são extremamente necessárias para a

proteção do documento. Por exemplo:

Os processos só são entregues aos funcionários designados;

Para os processos Judiciários, qualquer pessoa (estudantes da

área, parte interessada, advogados, entre outros) pode fazer

consulta local. Caso tenha interesse em alguma parte ou todo o

documento deve-se preencher um requerimento (expondo o

motivo) direcionando ao desembargador presidente e aguardar a

sua autorização.

Não é permitido fotocopiar o documento sem a autorização dos

diretores do departamento de origem (mesmo que seja o próprio

processo do servidor);

7.1 ROTINA DE SERVIÇOS NO ARQUIVO

As secretarias do Poder Judiciário enviam seus respectivos processos

listados, contados, identificados pelo ano e assunto, em duas vias para o

Arquivo Geral. Inicia-se a rotina:

Recebimento dos processos;

Conferência dos processos;

Protocolo remetido à secretaria cujos processos foram

analisados;

Seleção/organização para implementar no sistema;


52

Atribuição de nº de caixa;

Registro dos processos no sistema PROJUD;

Identificação das caixas através das etiquetas;

Arquivadas nas estantes em ordem numérica seqüencial.

7.2 PROPOSTA DE MELHORIAS DA GESTÃO DOCUMENTAL DO ARQUIVO

Para que ocorra uma melhoria na gestão documental e no sistema

eletrônico são sugeridos os seguintes pontos para o Arquivo Geral:

Manual de Arquivo;

Aumento do quadro de pessoal;

Alteração e Manutenção sistema;

Tabela de Temporalidade;

Equipamentos (fax, copiadora);

Padronização do vocabulário;

Cursos de aperfeiçoamento e capacitação;

Implantação de digitalização de documentos;

Manutenção das estantes deslizantes;

Climatização adequada;

Outros.

Vale salientar que essa realidade contextualizada atende as

necessidades do Arquivo. A sugestão é para melhorar, aperfeiçoar o

desenvolvimento do trabalho exercido pelos funcionários, proporcionar

segurança aos documentos e aos usuários (conforme os critérios de segurança

da Norma Brasileira7 da ABNT), padronizar o método e a técnica de

arquivamento no poder judiciário e viabilizar o atendimento com eficiência e

eficácia a todos que solicitam o serviço prestado pela equipe do Arquivo Geral.

7 Castro (2007) a NBR 11515 refere-se aos Critérios de Segurança Física e a NBR 15247 refere-se a Unidade de Armazenamento Segura.


53

8 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Após analisar o tema abordado pode-se concluir a importância do

Arquivo em sua essência, ou seja, guardar, organizar e conservar os

documentos, objetivando recuperar e viabilizar a informação documental quer

seja no âmbito jurídico, administrativo, funcional, cultural e pesquisa histórica.

Através de procedimentos técnicos, o documento é avaliado e analisado para

receber o tratamento adequado para a sua preservação e para a transmissão

da informação neles contidos.

E, para que essas atividades possam ser desempenhadas de forma

produtiva, padronizada e facilitada, destaca-se a importância de uma tabela de

temporalidade e do Manual de Serviço como um instrumento viabilizador para

todos que trabalham no Arquivo por seguir tais instruções administrativas com

eficiência.

Constata-se também, a implementação da Gestão Eletrônica de

Documentos (GED), como uma ferramenta indispensável para o resgate de

informações necessárias existentes em documentos de maneira ágil e segura,

preservando assim o patrimônio da instituição a qual ela pertence. Por meio de

seus processos e alguns tipos de tecnologias aplicadas, a Gestão Documental

é assegurada para um bom desempenho do GED, assegurado pelo princípio

de segurança, a informação disponibilizada será de total confiança para seu

usuário, incrementando pelas etapas que fazem parte dessa gestão.

Ao diagnosticar a necessidade de se organizar um Arquivo Jurídico (do

método tradicional ao gerenciamento eletrônico), nota-se quão importante é a

sua documentação (informação jurídica reunida e organizada), e a sua

disponibilização ao alcance do usuário: informação certa, no momento certo,

tendo em vistas recursos disponíveis para isso.

Diante das observações, constatou-se que a situação real do arquivo

deve ser aprimorada para se tornar ideal. Por avaliar a organização do arquivo,

verificar o gerenciamento, a preservação e a disseminação da informação


54

documental e Identificar o gerenciamento dos documentos de forma eletrônica,

conclui-se que deve investir na capacitação dos sujeitos para que haja uma

relação entre o conhecimento e a prática exercida. A análise dos dados

coletados propõe com essa pesquisa uma reavaliação dos parâmetros

arquivísticos para considerações e planejamentos futuros.

Também, a importância do profissional Arquivista capaz de reunir

conhecimentos informáticos e arquivisticos, por atuar como gestor de

informação estratégica, colaborando para que os fluxos informacionais ocorram

de maneira plena, resgatando o patrimônio público, a cidadania, a preservação

da memória, bem como a importância da gestão documental no Arquivo

Jurídico como fonte de Informação para a sociedade.


55

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