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Universidade Federal de Pernambuco Centro de Informática - CIn

Especificação de requisitos do sistema de gestão de conhecimento do CITi

Equipe:

Alice Zloccowick Bárbara Lima

Carolina Carneiro Gabriela Mota

Professor: Jaelson Castro

Recife, Pernambuco Setembro de 2016

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Índice

1. Introdução 1.1. Sobre a organização 1.2. Motivação 1.3. Identificação do problema 1.4. Objetivos organizacionais 1.5. Stakeholders

2. Versão atual dos processos 3. Requisitos organizacionais

3.1. Requisitos funcionais 3.1.1. [RF001] Efetuar login no sistema 3.1.2. [RF002] Efetuar logoff do sistema 3.1.3. [RF003] Cadastrar membro da empresa 3.1.4. [RF004] Editar membro da empresa 3.1.5. [RF005] Visualizar membro da empresa 3.1.6. [RF006] Criar avisos 3.1.7. [RF007] Editar avisos 3.1.8. [RF008] Visualizar avisos 3.1.9. [RF009] Excluir avisos

3.1.10. [RF010] Enviar avisos por e-mail 3.1.11. [RF011] Criar pauta 3.1.12. [RF012] Criar ata 3.1.13. [RF013] Visualizar atas 3.1.14. [RF014] Criar postagem dos documentos de um dado treinamento 3.1.15. [RF015] Editar postagem dos documentos de um dado treinamento 3.1.16. [RF016] Visualizar as postagem de treinamentos ocorridos 3.1.17. [RF017] Registar credenciais dos sistemas utilizados pela empresa 3.1.18. [RF018] Criar página exclusiva para cada área 3.1.19. [RF019] Editar página - Inserção de conteúdo & de links específicos de cada

área. 3.2. Requisitos não funcionais

3.2.1. [RNF001] Integridade dos dados 3.2.2. [RNF002] Usabilidade (simplicidade no uso do sistema) 3.2.3. [RNF003] Disponibilidade 3.2.4. [RNF004] Confidencialidade 3.2.5. [RNF005] Alta capacidade de armazenamento de dados 3.2.6. [RNF006] Backup 3.2.7. [RNF007] Perfis de acesso

4. Modelagem Orientada a Objetivos 4.1. Modelagem AS-IS 4.2. Modelagem TO-BE

5. Modelagem Orientada a Fluxogramas 5.1. Modelagem AS-IS

5.1.1. Processo de armazenamento de informações de membro 5.1.2. Processo de envio de avisos 5.1.3. Processo de criação de ata e pauta 5.1.4. Processo de treinamento 5.1.5. Processo de registro de credenciais da empresa 5.1.6. Processo de criação de grupo em ferramenta

5.2. Modelagem TO-BE

6. Conclusão Glossário

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1. Introdução

1.1. Sobre a organização

A empresa estudada é uma empresa júnior que é uma associação civil sem fins lucrativos, formada e gerenciada por alunos de graduação, cujos principais objetivos são: fomentar o aprendizado prático do universitário em sua área de atuação; aproximar o mercado de trabalho da realidade da universidade e dos mesmos, além de uma gestão autônoma em relação à direção da faculdade ou diretório acadêmico. Com a elaboração de projetos na área de formação dos alunos. 1.2. Motivação

Fundado em 1995, o CITi - Centro Integrado de Tecnologia da Informação, surge como a terceira empresa júnior de Pernambuco e a primeira de tecnologia da informação do estado. Sediada no Centro de Informática (CIn) da UFPE, reconhecido pelo título de “Centro de Excelência e Referência” pelo CAPES e por premiação de cursos 5 estrelas pelo Guia do Estudante, a empresa júnior abrange graduandos dos cursos de Ciência da Computação, Engenharia da Computação e Sistemas de Informação, bem como de outros cursos relacionados como Administração, Contábeis, Design e Psicologia formando uma equipe de empreendedores que garantem inovação, comprometimento e qualidade nos trabalhos realizados.

Atualmente a organização possui 5 áreas (Produção, Comunicação, Gestão de Pessoas, Administrativo Financeiro e Negócios), conta com 28 membros e um sistema de emissão de atas de reunião que mantém os registros das discussões fomentadas entre os membros. Contudo, somente essa aplicação de atas mantém o registro de informações e responsabilidades de cada área, e por consequência de cada membro. Sendo assim, este projeto tem como objetivo melhorar a gestão do conhecimento dos membros perante suas responsabilidades e competências dentro da empresa, criando um canal de rastreabilidade dessas informações mesmo após o membro tendo se desligado da mesma. 1.3. Identificação do problema

Devido à grande rotatividade dos membros muito conhecimento é perdido durante as trocas de gestões. A cada 6 meses é realizado um processo seletivo e novos membros são agregados à empresa. Como a graduação normalmente consome bastante tempo do estudante cada pessoa fica responsável por várias atividades e não necessariamente mais de uma pessoa realiza uma mesma atividade. Por conta disso, se a empresa não tiver uma boa gestão de conhecimento os melhoramentos que são realizados e aprendizados adquiridos semestralmente ou até anualmente

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não são passadas para gestões futuras, fazendo com que a empresa não evolua no mínimo linearmente à cada gestão.

1.4. Objetivos organizacionais

O CITi tem como objetivo melhorar sua gestão de conhecimento da seguinte forma:

○ Gestão de documentos ■ Atas, Planilhas, Documentos, etc.

○ Gestão de conta em sites ■ Gmail, Dropbox, Github, Mega, etc

○ Gestão do conhecimento técnico ■ Indicação de pessoas

1.5. Stakeholders

Stakeholder Função/Envolvimento

Membro CITi Manter o sistema atualizado, inserindo dados no mesmo

Instrutor de treinamento Enviar anexos de treinamentos

Membro da equipe Manter o sistema ativo e funcional

Professor Jaelson Avaliar e instruir membros da equipe no projeto

2. Versão atual dos processos Será descrito pela introdução das modelagens e pelas próprias

modelagens marcadas como AS-IS. Que significa como os processo são atualmente.

3. Requisitos organizacionais

Os requisitos funcionais serão classificados em prioridade como: Essencial - Requisitos os quais possuem mais alta prioridade e que são

indispensáveis para o funcionamento do sistema. Este tipo de requisito deve ser implementado no sistema, caso contrário o sistema não atingirá seu objetivo final.

Importante - Requisitos os quais fazem parte do objetivo do sistema, mas sua falta não impossibilita o funcionamento do sistema.

Desejável - Requisitos os quais não influenciam nas funcionalidades básica do sistema. São requisitos que provavelmente serão implementados em outras versões do sistema.

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3.1. Requisitos funcionais 3.1.1. [RF001] Efetuar login no sistema

Descrição Permite que o usuário tenha acesso às funcionalidades do sistema. Para isso, o usuário deve informar login e senha. Não deve haver outra maneira de entrar no sistema.

Prioridade Essencial

3.1.2. [RF002] Efetuar logoff do sistema

Descrição Permite que o usuário realize o logoff do sistema.


3.1.3. [RF003] Cadastrar membros da empresa

Descrição O cadastro dos membros deverá ser feito com o email que recebe-se ao entrar na empresa. O próprio membro com este email deverá se cadastrar no sistema.


3.1.4. [RF004] Editar membros da empresa

Descrição A aplicação deve fornecer aos membros da empresa o mecanismo de edição dos seus dados. Qualquer membro poderá editar seus dados dentro da plataforma, sempre os mantendo atualizados.


3.1.5. [RF005] Visualizar membros da empresa

Descrição A plataforma mostrará quais membros estão ativos na empresa e seus respectivos dados. Esta funcionalidade estará disponível para todos os membros.


3.1.6. [RF006] Criar avisos

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Descrição Qualquer membro poderá criar um aviso no sistema. Este aviso poderá ser direcionado a uma área ou a toda a empresa. Este aviso poderá ser programado para uma data.

Prioridade Importante

3.1.7. [RF007] Editar avisos

Descrição O membro que cria o aviso poderá editá-lo caso necessário.


3.1.8. [RF008] Visualizar avisos

Descrição Avisos estarão disponíveis para todos os membros da empresa, em uma área de avisos no sistema.


3.1.9. [RF009] Excluir avisos

Descrição O aviso após 72h da data será excluído.

Prioridade Desejável

3.1.10. [RF010] Enviar avisos por e-mail

Descrição O membro na criação do aviso terá a opção de enviar o mesmo por e-mail para os membros da empresa.


3.1.11. [RF011] Criar pauta

Descrição Antes de uma reunião o membro poderá criar uma pauta no sistema para a mesma. Para cada reunião só poderá ser criada uma pauta.


3.1.12. [RF012] Criar ata

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Descrição O sistema possuirá suporte para a criação de atas para as reuniões. Um membro poderá gerar uma ata para uma posterior reunião.


3.1.13. [RF013] Visualizar atas

Descrição O sistema possuirá suporte para a visualização de atas e pautas de reuniões. Todos os membros poderão visualizá-las. Poderão também, ser visualizadas atas de reuniões passadas.


3.1.14. [RF014] Criar postagem dos documentos de um dado

treinamento

Descrição O sistema possuirá suporte para criar postagem com anexos de treinamentos dados para a empresa. Poderão ser feitas postagens específicas para cada área da empresa.


3.1.15. [RF015] Editar postagem dos documentos de um dado

treinamento

Descrição O sistema possuirá suporte a edição de uma postagem de treinamentos dados para a empresa.


3.1.16. [RF016] Visualizar as postagem de treinamentos ocorridos

Descrição No sistema haverá uma opção de visualização de treinamentos ocorridos. Onde haverá os anexos usados para o treinamento. Todos da empresa terão acesso a estes documentos.


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3.1.17. [RF017] Registar credenciais dos sistemas utilizados pela

empresa

Descrição Haverá o registro de credenciais dos sistemas utilizadas pela empresa, facilitando o acesso para todos da empresa. Qualquer membro da empresa que necessite destas credenciais poderá registrar estes links.


3.1.18. [RF018] Criar página exclusiva para cada área

Descrição Cada área da empresa terá o direito da criação de uma página na qual terão documentos que são utilizados exclusivamente pela área. Pela empresa júnior estar sempre em mudança, esse poder de criação dará bastante autonomia à empresa.


3.1.19. [RF019] Editar página - Inserção de conteúdo & de links

específicos de cada área.

Descrição Um membro poderá editar a página de sua área.


3.2. Requisitos não funcionais

3.2.1. [RNF001] Integridade dos dados

Descrição Os dados do sistema devem estar corretos.


3.2.2. [RNF002] Usabilidade

Descrição O sistema deve ser simples de usar. Com uma interface amigável.


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3.2.3. [RNF003] Disponibilidade

Descrição O sistema deve estar disponível sempre que o usuário necessitar.


3.2.4. [RNF004] Confidencialidade

Descrição Os dados do sistema devem ser confidenciais, portanto podendo ser acessados apenas por pessoas que possuam as permissões necessárias.


3.2.5. [RNF005] Alta capacidade de armazenamento de dados

Descrição O sistema deve ser capaz de armazenar uma grande quantidade de dados.


3.2.6. [RNF006] Backup

Descrição O sistema deve realizar o backup dos dados semestralmente.


3.2.7. [RNF007] Perfis de acesso

Descrição O sistema possuirá vários perfis de acesso, de acordo com a área do membro na empresa. Cada perfil terá suas permissões de acesso a dados.


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4. Modelagem Orientada a Objetivos A modelagem do processo foi feita baseada na notação iStar. 4.1. Modelagem de Dependência Estratégica AS-IS

A seguir apresentamos a modelagem I*SD de como é atualmente dentro da empresa. Temos como atores o Yatta, membros de uma área de específica, membros do CITi, redes sociais utilizadas, o servidor de emails do CITi, CITIBOX e o gestor de produção. Esses atores atualmente fazem parte da gestão de conhecimento do CITi.

Figura 1 - Modelo de dependência estratégica AS-IS

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4.2. Modelagem de Razão Estratégica AS-IS

A seguir apresentamos a modelagem I*SR de como é atualmente dentro da empresa a gestão de conhecimento.

Figura 2 - Modelo de razão estratégica AS-IS

4.3. Modelagem de Dependência Estratégica TO-BE

Um sistema como o descrito abaixo unificaria uma base de documentos de suma importância para a gestão de conhecimento de uma empresa júnior.

Como atualmente os avisos vão apenas para a caixa de emails de um membro corrente, membros que ainda irão entrar, não sabem o que aconteceu no passado. Quais investimentos eram feitos nos membros da empresa, com que frequência, quem dava os treinamentos , onde estão esses materiais , quais materiais são recomendados para quais áreas , qual o link para acessar esse dado histórico, etc.

Um outro problema que a empresa lida é como e onde gerenciar a quantidade de contas já foram criadas na empresa, suas respectivas

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credenciais e quem pode visualizar esses dados. Atualmente muitas contas e senhas estão na cabeça dos membros, dificultando a cogestão entre os membros recém chegados.

Figura 3 - Modelo de dependência estratégica TO-BE

4.4. Modelagem de Razão Estratégica TO-BE No sistema proposto abaixo temos um histórico de avisos que podem

ser utilizados para análises de momentos passados que tangem a empresa júnior em seus diversos focos ao passar do tempo.

O problema das contas e credenciais também seria resolvido através das opções de login que pré determina as permissões de acesso a informações, com o cadastro das contas e credenciais.

Um sessão exclusiva de material de treinamentos facilita a busca e filtra os bons resultados de postagem, de momentos de descontração, como acontece no grupo no facebook do CITi, além de não ser algo exclusivo de uma determinada gestão, caso o material seja enviado por email. O CITi também possui ferramentas de armazenamento na nuvem, porém o mantenimento e a organização entre as gestões podem deixar a desejar.

A atas e pautas apenas integrarão o sistema, já que o Yatta existe.

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Figura 4 - Modelo de razão estratégica TO-BE

5. Modelagem Orientada a Fluxograma A modelagem foi feita utilizando a notação BPMN.

5.1. Modelagem AS-IS

Atualmente a gestão do conhecimento dos membros do CITi é feita através de planilhas e dados compartilhados em grupos como Grupos do Google, Facebook, Trello entre outras ferramentas. Apesar de existir uma ferramenta exclusiva para o CITi (CITiBox) que armazena dados dos membros da empresa, não é utilizada para a gestão do conhecimento da mesma, pois somente armazena dados pessoais dos membros e atas de reuniões. As demais informações que dizem respeito aos membros e as gestões são perdidas ou estão espalhadas em planilhas.

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5.1.1. Processo de armazenamento de informações de membro

Figura 5 - Modelagem AS-IS do processo de armazenamento de informações de membro

5.1.2. Processo de envio de avisos

Figura 6 - Modelagem AS - IS do processo de envio de avisos

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Figura 7 - Modelagem do subprocesso de laçar aviso

5.1.3. Processo de criação de ata e pauta

Figura 8 - Modelagem AS-IS do processo de criação de ata e pauta

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5.1.4. Processo de treinamento

Figura 9 - Modelagem AS-IS do processo de armazenamento de materiais para treinamentos

5.1.5. Processo de registro de credenciais da empresa

Figura 10 - Modelagem AS-IS do processo de registro de credenciais da empresa

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5.1.6. Processo de criação de grupo em ferramenta

Figura 11 - Modelagem AS-IS do processo de criação de grupo em ferramenta

5.2. Modelagem TO-BE

Por meio das análises do modelo atual, nota-se a necessidade de melhoria através da implementação de uma sistemática estratégica de gerir com mais eficiência a gestão de conhecimento com a garantia de armazenagem das informações importantes tanto dos membros quanto da empresa para essa e próximas gestões. A integração dessas informações é um fator determinante quando se trata de uma administração coesa dos dados. Com a proposta apresentada, a estrutura de registro ganha uma rastreabilidade segura e disponível para todos os membros da organização.

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5.2.1. Processo de armazenamento de informações do membro

Figura 12 - Modelagem TO-BE do processo de armazenamento de informações de membro

5.2.2. Processo de cadastramento de atas

Figura 13 - Modelagem TO-BE do processo de cadastramento de atas

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5.2.3. Processo de postagem de documentos dos treinamentos

Figura 13 - Modelagem TO-BE do processo de documentos dos treinamentos

5.2.4. Processo de registro de credenciais da empresa

Figura 14 - Modelagem TO-BE do processo de registro de documentos dos tr

5.2.5. Processo de criação de página

Figura 15 - Modelagem TO-BE do processo de criação de página

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5.2.6. Processo de criação de avisos

Figura 12 - Modelagem TO-BE do processo de criação de aviso

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6. Conclusão

Baseado nas entrevistas com stakeholders e consultas a registros do atual modelo de gestão, fizemos a modelagem dos processos orientados a notação BPMN e orientados a objetivos a notação i*Star. Com as análises realizadas, elaboramos novos cenários focados em perspectivas estratégicas de forma a integrar o maior número de dados em um único sistema que garante rastreabilidade. A solução apresentada reflete outra forma de armazenamento das informações concretizando com eficiência a gestão do conhecimento.

Tendo em vista a necessidade de uma implementação concisa, criamos modelagens de um sistema que unifica os documentos mais importantes da empresa júnior CITi e oferece respaldos significativos para as práticas diárias, bem como o registro de dados das gestões passadas e futuras.

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Glossário

CITiBox - ferramenta da empresa CITi criada para armazenar os dados de todos os membros da empresa.

Yatta - ferramenta criada pelo CITi para a criação e visualização de atas dentro da empresa.

MuralCITi - grupo criado no Facebook onde reúne todos os membros atuais e antigos da CITi.

Login - inserir credenciais dentro do sistema. Logoff - sair do sistema. Backup - cópia de segurança dos dados do sistema. Trello - ferramenta de gerenciamento de projetos.

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Relatório da Equipe: Nesta última seção segue a porcentagem de esforço de cada membro da

equipe:

Nome Esforço Assinatura

Alice Zloccowick 25%

Bárbara Lima 25%

Carolina Carneiro 25%

Gabriela Mota 25%

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