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UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE-UERN Campus Avançado Professora Maria Elisa de Albuquerque Maia - CAMEAM
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – CAD
Anderson da Silva Nascimento
RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO
AS CONTRIBUIÇÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA EFICÁCIA DOS
RESULTADOS FINANCEIROS NA ADMINISTRAÇÃO: Um estudo na empresa JTR Sarmento
PAU DOS FERROS - RN 2012
1
Anderson da Silva Nascimento
AS CONTRIBUIÇÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA EFICÁCIA DOS
RESULTADOS FINANCEIROS NA ADMINISTRAÇÃO: Um estudo na empresa JTR Sarmento
Relatório Final de Curso apresentado ao Curso de Administração/CAMEAM/UERN, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração.
Professor Orientador: Sandra de Sousa Paiva Holanda
Área: Administração Financeira
PAU DOS FERROS - RN 2012
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COMISSÃO DE ESTÁGIO
Membros:
_____________________________________________________________________ Anderson da Silva Nascimento
Orientando
______________________________________________________________________ Sandra de Sousa Paiva Holanda
Professor Orientador
_____________________________________________________________________ Edimar Jácome de Lima Supervisor de Estágio
_____________________________________________________________________ Edivaldo Rabelo de Menezes
Coordenador de Estágio Supervisionado
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Anderson da Silva Nascimento
AS CONTRIBUIÇÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA EFICÁCIA DOS RESULTADOS FINANCEIROS NA ADMINISTRAÇÃO: Um estudo na empresa JTR Sarmento.
Este Relatório Final de Curso foi julgado adequado para obtenção do título de
BACHAREL EM ADMINISTRAÇÃO
e aprovado em sua forma final pela Banca Examinadora designada pelo Curso de Administração/CAMEAM/UERN, Área:Administração Financeira.
Pau dos Ferros/RN, em _____ de __________________ de __________.
BANCA EXAMINADORA
Julgamento: _______Assinatura: _______________________________________ Sandra de Sousa Paiva Holanda
Orientadora – UERN
Julgamento: _______Assinatura: _______________________________________ Lindsay Wagner Lopes de Oliveira
Examinadora – UERN
Julgamento: _______Assinatura: _______________________________________ Edcarlos Costa de Oliveira
Examinador – FACEP
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Dedico esta obra a Deus, por me confortar e me
dar forças para continuar buscando novos
conhecimentos e a minha família que me incentivou
e apoiou desde o início.
5
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus, por estar sempre presente em todos os momentos da minha vida, agradeço
a minha família que está presente desde o início de minha graduação, me dando suporte e incentivo.
Agradeço ao meu amigo Ms. Ciro Leandro que tem uma contribuição significante para realização deste
trabalho, estando sempre à disposição para ajudar. Agradeço a Paulo Régio meu grande amigo que foi
umas das pessoas responsáveis pelo meu ingresso na Universidade e que todos os dias me fortalece
com palavras de confiança e força para que eu concluísse minha graduação, e a todos que fizeram
parte desta obra.
Agradeço a minha orientadora Esp. Sandra Sousa de Paiva Holanda, que me orientou e deu
total suporte com sua tranquilidade e simpatia, contribuindo muito para realização deste trabalho.
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RESUMO Este trabalho tem como objetivo Analisar o sistema de informações gerenciais (SIG), a fim de
identificar as suascontribuiçõespara os resultados financeiros tendo como universo empírico da nossa pesquisa a empresa JTR Sarmento localizada no município de Tenente Ananias R/N. Nesse contexto a nossa pesquisa se faz pertinente pelo fato das empresas da região em sua maioria ainda não utilizarem os sistemas de informações gerenciais em suas atividades administrativas e as empresas que utilizam apresentam significativas melhorias em seu funcionamento. A nossa pesquisa caracteriza-se como uma pesquisa descritiva e um estudo de caso, e uma investigação em campo por meio da utilização de questionários aplicados a 05 funcionários da empresa que atuam diretamente com o SIG para a formação do corpus para que obtenhamos conhecimento da realidade da empresa.Observamos na nossa pesquisa que as respostas dos sujeitos que responderam aos questionários é uma amostra de que o uso dos sistemas de informações gerenciais facilitam a administração da empresa em vários aspectos, proporcionando informações claras e objetivas que facilitam as tomadas de decisões, maior controle e objetividade para com os processos executados, favorece o conhecimento dos diversos setores, reduz desperdício de tempo e contribui para os resultados financeiros através do bom gerenciamento administrativo.Assim, concluímos que os sistemas de informações gerenciais numa empresa, no contexto atual de modernização e informatização das técnicas de gerenciamento são de fundamental relevância, pois ele atua desde o chão de fábrica até os tomadores de decisões, facilitando nos processos de gerenciamento, reduzindo custos, possibilitando conhecimento das áreas de investimentos e áreas de risco e mensuração dos resultados financeiros para que assim o Executivo administrador possa atuar frente ao mercado com objetividade e precisão. Tornando a relação do SIG com a empresa muito familiar, o inserindo diretamente em seu meio administrativo.
Palavras chave: decisões; empresa; SIG; gerenciamento.
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ABSTRACT
This study aims to analyze the management information system (GIS) in order to identify their
contribution to the financial results of the empirical universe and how our research the company JTR Sarmento located in the municipality of Lieutenant Ananias R / N. In this context, our research is relevant because of the region's companies mostly do not even use the management information systems in their administrative activities and businesses that use show significant improvements in its functioning.Our research is characterized as a descriptive and a case study, and a research field through the use of questionnaires to 05 company employees who work directly with the GIS for the formation of the corpus to obtain knowledge of reality company.We observed in our study that the responses of the subjects who responded to the questionnaires is a sample of the use of management information systems facilitate the management of the company in many ways, providing clear and objective information to facilitate decision-making, greater control and objectivity toward running processes, fosters knowledge of various industries, reduces wasted time and contributes to financial results through proper administrative management.Thus, we conclude that the management information systems in a company, in the current context of modernization and computerization of management techniques are of fundamental importance because it acts from the factory floor to decision makers, facilitating the management processes, reducing costs enabling knowledge in the areas of investment and risk areas and measurement of financial results so that the executive administrator can perform against the market with objectivity and accuracy. Making the relationship of GIS with the company very familiar, entering directly into your administrative means.
Keywords: decisions; company; GIS management.
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LISTA DE ABREVIATURA E SIGLAS
SIG – Sistema de Informações Gerenciais
CE – Ceará
AL – Alagoas
SE – Sergipe
PE – Pernambuco
RN – Rio Grande do Norte
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LISTA DE ILUSTRAÇÕES:
FIGURAS
FIGURA 01 – Logomarca da Empresa .................................................................................................. 12
FIGURA 02– Organograma Hierárquico ................................................................................................ 13
FIGURA 03 – Componentes de um Sistema ......................................................................................... 17
FIGURA 04– Tela inicial ........................................................................................................................ 22
FIGURA 05–Controle e avaliação do SIG.............................................................................................. 29
FIGURA 06–O SIG e o processo decisório............................................................................................ 31
FIGURA 07–Relatórios .......................................................................................................................... 33
GRÁFICOS
GRÁFICO 01 – Gênero dos entrevistados ............................................................................................ 38
GRÁFICO 02 – Faixa etária ................................................................................................................... 38
GRÁFICO 03 – Grau de escolaridade ................................................................................................... 39
GRÁFICO 04 – Responsáveis pelo fornecimento dos dados ................................................................ 40
GRÁFICO 05 – Base de Dados ............................................................................................................. 40
GRÁFICO 06 – Direcionamento das informações ................................................................................. 41
GRÁFICO 07 – Disseminação das informações internas ...................................................................... 42
GRÁFICO 08 – Objetivos atingidos através do SIG .............................................................................. 43
GRÁFICO 09–Sistema utilizado ............................................................................................................ 43
GRÁFICO 10 – Contribuições para o financeiro .................................................................................... 44
GRÁFICO 11 – Benefícios para o financeiro e gerencial da empresa ................................................... 45
GRÁFICO 12 – Notas do SIG ................................................................................................................ 46
10
SUMÁRIO
DEDICATÓRIA
AGRADECIMENTOS
RESUMO
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
1. INTRODUÇÃO ................................................................................................................................... 11
1.1 Caracterização da organização .................................................................................................... 12
1.2 Situação problemática ................................................................................................................... 13
1.3 Objetivos ........................................................................................................................................ 14
1.3.1 Geral ............................................................................................................................................. 14
1.3.2 Específicos.................................................................................................................................... 14
1.4 Justificativa .................................................................................................................................... 15
2. REFERENCIAL TEÓRICO ................................................................................................................ 16
2.1 Conceito de sistema ...................................................................................................................... 16
2.1.1 Classificação dos sistemas aberto e fechado ............................................................................... 18
2.1.2 Sistema fechado ........................................................................................................................... 19
2.1.3 Sistema aberto .............................................................................................................................. 19
2.2 Constituição do SIG ....................................................................................................................... 19
2.2.1 Dados ........................................................................................................................................... 20
2.2.2Informação ..................................................................................................................................... 20
2.2.3Conhecimento ................................................................................................................................ 20
2.2.4Gerencial........................................................................................................................................ 21
2.2.5Sistema de informações gerenciais ............................................................................................... 21
2.3 Estruturação do SIG ...................................................................................................................... 23
2.4 Implementação do SIG .................................................................................................................. 25
2.5 Tecnologia da Informação ............................................................................................................. 26
2.6 Avaliação do SIG ............................................................................................................................ 27
2.7 O SIG e a realidade financeira ...................................................................................................... 29
2.7.1O SIG e a tomada de decisões ...................................................................................................... 30
2.7.2O SIG e as decisões financeiras .................................................................................................... 32
11
3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS .......................................................................................... 36
3.1 Tipo de pesquisa .............................................................................................................................. 36
3.2 Universo e amostra .......................................................................................................................... 36
3.3 Coleta de dados ............................................................................................................................... 36
3.4 Tratamento dos dados ..................................................................................................................... 37
4. ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS ............................................................................... 38
5. CONCLUSÕES, SUGESTÕES E RECOMENDAÇÕES .................................................................... 48
5.1 Conclusões ...................................................................................................................................... 48
5.2 Sugestões ........................................................................................................................................ 48
5.3Recomendações ............................................................................................................................... 49
REFERÊNCIAS ..................................................................................................................................... 50
APÊNDICES .......................................................................................................................................... 51
ANEXOS ................................................................................................................................................ 56
11
1.INTRODUÇÃO
A era tecnológica que vivemos trouxe um conjunto de fatores que proporcionaram grandes
mudanças na administração, sendo que as empresas por consequência desses avanços tiveram que
se adequar ao novo modelo de administração, que de forma significativa veio para expandir mercado e
cada vez mais acirrar a concorrência. Através da velocidade em que as informações são repassadas, e
pensando nesse novo contexto em que as informações atingem todos os destinos em um curto espaço
de tempo, e que os processos de administração apenas manuais não atenderão a rapidez necessária,
os sistemas de informações gerenciais – (SIG) vieram para dar o apoio necessário para que
internamente as informações acompanhem o ritmo externo e que sirvam para o total controle dos
processos administrativos fornecendo informações claras e objetivas para as tomadas de decisões.
O nosso trabalho tem por objetivo analisar os sistemas de informações gerenciais existentes na
empresa JTR Sarmento a fim de estabelecer a sua relação com os resultados financeiros, além de
objetivar qual sua colaboração para os processos gerenciais da empresa, verificar se o sistema
existente corresponde ao esperado e caso contrário apresentarmos novos sistemas de informações de
acordo com a realidade da empresa.
Sendo assim, daremos enfoque aos sistemas de informações gerenciais, estudando sua
parcela de contribuição para os resultados financeiros da empresa.
No primeiro capitulo deste trabalho estudamos a definição do tema e problema deste,
composto das partes que tratam caracterização da organização, a situação problema, os objetivos e a
justificativa, são a parte introdutória do nosso estudo.
No capitulo dois tratamos da parte do referencial teórico, contextualizando o material teórico
em relação ao tema trabalhado, é a base de fundamentação para desenvolvimento do trabalho.
No terceiro capitulo abordamos a metodologia, com o tipo de pesquisa, o universo e amostra,
como coletamos os dados e por ultimo a forma de tratamento dos dados.
No quarto capitulo tratamos da análise dos resultados onde respondemos as perguntas de
nossos objetivos: geral e específicos e a essência do nosso trabalho, como objetivo geral:
Analisar o sistema de informações gerenciais (SIG), a fim de identificar
assuascontribuiçõespara os resultados financeiros na empresa JTR Sarmento e específicos tais como:
conhecer o perfil dos entrevistados, Identificar as etapas do processo de entrada de informações na
empresa, estudar como é desenvolvido o processo de saída de informações na empresa, conhecer o
nível de conhecimento dos colaboradores em relação ao sistema de informações gerenciais da JTR
Sarmento, identificar as relações do SIG com a função financeira da empresa.
12
No quinto capítulo fica evidenciado as nossas referencias bibliográficas, seguidas dos
apêndices e anexos.
1.1 Caracterização da organização
A empresa JTR Sarmento, de natureza privada, está localizada na cidade de Tenente Ananias,
Rio Grande do Norte, a Rua José Moreira do Nascimento nº 344, possuindo o CNPJ 02475339/0001-
34.
A JTR Sarmento teve sua constituição no ano de 1995, criada pelo empreendedor João Tadeu
Rodrigues que teve a ideia de trabalhar com o mercado crediarista, experiência que o mesmo adquiriu
quando era funcionário de outra empresa. No início da criação, os colaboradores da empresa atuavam
nas vendas de porta em porta, levando aos clientes da JTR uma grande variedade de produtos e com
um grande prazo de pagamento, com isso conquistou uma grande fatia de clientes. Após dois anos de
sua fundação em 1997 a empresa passou a trabalhar também no ramo atacadista o que proporcionou
um grande crescimento da empresa.
No ano de 2001 foi inaugurada a primeira filial da JTR Sarmento. A mesma situa-se na cidade
de Forquilha – CE, fato que começou o que chamamos de expansão de mercado ultrapassando as
fronteiras estaduais. Nos anos seguintes foram abertas filiais em vários estados e cidades do nordeste
como exemplo Nazaré da Mata – PE, Junqueiro – AL, Itabaiana – SE, Mossoró – RN, totalizando hoje
12 filiais da JTR Sarmento. A matriz situada na cidade de Tenente Ananias – RN, empresa em estudo
conta com 10 colaboradores que atuam nos diversos setores da empresa. A empresa JTR ainda não
possui um organograma bem definido, como também missão e visão elaboradas, a mesma possui
atividade varejista agregada ao ramo atacadista atividade principal da empresa.
A empresa é pioneira na cidade e no comércio de crediários em conjunto com a visão de
extremo empreendedorismo de seu proprietário proporcionou crescimento da economia local e o
surgimento de vários empregos diretos e indiretos. Apesar das divergências com políticas e leis
estaduais diferentes e a concorrência, a JTR Sarmento se diferencia através de seus produtos, preços
e prazos e busca sempre acompanhar as mudanças e tendências de mercado conquistando assim
uma grande fatia de mercado.
Figura 1: Logomarca da empresa. Fonte: JTR, 1995
13
A empresa JTR Sarmento traz em sua logomarca, uma lua crescente que mostra que a cada
dia a empresa busca novos horizontes e que está em um crescimento contínuo, o que reflete com as
realidades das empresas e dos empreendedores que nunca estão satisfeitos, sempre querendo mais,
traz também em sua logomarca JTR Sarmento que são as iniciais do proprietário e fundador que se
chama João Tadeu Rodrigues Sarmento. A seguir é apresentado o organograma da empresa.
Figura 2: Organograma da Empresa
Fonte: Pesquisa de Campo
O organograma da JTR Sarmento é composto em sua função hierárquica pelo: presidente que
é o dono da empresa, gerente geral que é a primeira pessoa responsável depois do presidente e
gerentes de setores, onde cada um é responsável por suas funções em seus respectivos setores, o
gerente de vendas é o responsável por administrar as pessoas que trabalham no setor operacional,
que não foi citado devido a complexidade de mensuração e a mudança contínua do quadro de
funcionários, que são os vendedores de crediários da região do alto-oeste potiguar.
1.2 Situação problemática
Com o surgimento do novo modelo de administração integrado aos avanços tecnológicos, e a
revolução da comunicação onde são repassadas informações rápidas através dos meios tecnológicos
comunicativos, as empresas se sentiram na obrigação de adaptação e evolução para esses novos
conceitos de administração, tendo em vista a concorrência acirrada, e que estar na frente em caráter
informativo é estar na frente em relação ao mercado. Partindo do pressuposto que as empresas
utilizarão os novos conceitos acompanhados das tecnologias que guiam a administração. Dentre essas
Presidente
Gerente de vendas
Gerente de Estoque
Gerente de Produção
Gerente administrativo
Gerente
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teorias destaca-se: A teoria dos sistemas que vem para mostrar a questão da totalidade, integração e
interdependência das partes existentes para formação do sistema. Essa teoria serve de base para o
sistema de informações gerenciais (SIG). Esse sistema deve receber os dados pré- estabelecidos e
transformá-los para devolvê-los em forma de informações fazendo com que atue diretamente na
tomada de decisões, executadas pela empresa.
O SIG- sistemas de informações gerenciais é um sistema que tem por finalidade auxiliar os
tomadores de decisões fornecendo informações claras e de extrema precisão, para atuarem de forma
segura frente à organização.
Os resultados financeiros passam a ser consequência da boa atuação e interpretação do SIG
que fornece um conhecimento da realidade empresarial, mensura quantidades interessantes para
administração econtrola os investimentos.
Sabendo que o principal objetivo das empresas é a obtenção do lucro e tendo em vista que a
atuação dos sistemas de informações gerenciais é uma ferramenta de fundamental importância para
esse processo, podemos fazer o seguinte questionamento: Como os sistemas de informações
gerenciais pode contribuir para os resultados financeiros na empresa JTR Sarmento?
1.3 Objetivos
1.3.1 Geral
• Analisar o sistema de informações gerenciais (SIG), a fim de identificar as
suascontribuiçõespara os resultados financeiros na empresa JTR Sarmento.
1.3.2 Específicos
• Conhecer o perfil dos entrevistados;
• Identificar as etapas do processo de entrada de informações na empresa;
• Estudar como é desenvolvido o processo de saída de informações na empresa;
• Conhecer o nível de conhecimento dos colaboradores em relação ao sistema de informações
gerenciais da JTR Sarmento;
• Identificar as relações do SIG com a função financeira da empresa.
15
1.4Justificativa
O trabalho contribui para compreender a importância dos Sistemas de Informações Gerencias
(SIG) para as empresas. Também para saber se o SIG está sendo bem alimentado em relação aos
dados recebidos e as informações extraídas, cuja função do mesmo é analisar os dados que estão no
banco de dados da organização para transformar os mesmos em informações, atuando em todos os
níveis empresariais.
Como há poucos estudos na área procuramos enfocar essa temática em nosso trabalho com o
intuito de que outras empresas possam obter informações através do nosso estudo, sabendo que a
realidade das empresas com relação aos sistemas de informações gerenciais é muito deficitária, devido
aos rápidos avanços da tecnologia principalmente da tecnologia da informação (TI) que trouxe um
conjunto de novos conceitos de como administrar que consequentemente requer também uma
adequação das empresas para esse novo modelo.
O trabalho se torna viável pelo fato da administração associada ao uso das tecnologias
existentes requerem um sistema de informação que facilite no processo administrativo, sendo que
proporcionará grande colaboração para a academia, na discussão de um tema pouco explorado e que
é de extrema importância.
O conteúdo abordado contribui no aspecto de transição das empresas para o novo modelo de
administração, que é tecnológico e informatizado, sendo assim, vamos aprofundar nossos estudos a
fim de colaborar para esse processo organizacional.
Assim, as oportunidades de aproveitamento da utilização deste estudo são várias, sendo que
as empresas poderão explorá-lo e conseguir utilizá-lo na prática após seguir todas as etapas
evidenciadas no trabalho.
Particularmente contribui para meu processo de formação me fazendo ser um diferencial,
partindo do conhecimento para uma vantagem competitiva pessoal.
16
2. REFERENCIAL TEÓRICO
2.1. Conceito de sistema
Para tratar de sistema é preciso antes citar sua origem teórica. A teoria dos sistemas surgiu na
intenção de integrar, juntar as partes para a formação do todo, fazendo com que essa junção quando
bem administrada, produza resultados melhores do que a soma individual de cada uma das partes.
Oliveira (2007) assim se expressa: “Sistema é o conjunto de partes interagentes e interdependentes
que, conjuntamente, forma um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função”.
O sistema a partir desta teoria são as partes de cada processo interligadas e interagentes, nas
quais cada uma dessas partes é responsável por uma função e todas as funções integradas e bem
executadas atingem o objetivo almejado. O sistema é composto por componentes os quais fazem com
que o mesmo funcione corretamente. Segundo Oliveira (2007, p.07),
- os objetivos, que se referem tanto aos objetivos dos usuários do sistema quanto aos do próprio sistema. O objetivo é a própria razão de existência do sistema, ou seja, é a finalidade para qual o sistema foi criado; - as entradas do sistema, cuja função caracteriza as forças que fornecem ao sistema o material, a energia e a informação – que é o item básico abordado neste livro – para a operação ou o processo, o qual gera determinadas saídas do sistema que devem estar em sintonia com os objetivos anteriormente estabelecidos; - o processo de transformação do sistema, que é definido como a função que possibilita a transformação de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída). Esse processador é a maneira pela qual os elementos componentes do sistema interagem no sentido de produzir as saídas desejadas; - as saídas do sistema, que correspondem aos resultados do processo de transformação. As saídas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e relações do sistema. As saídas devem ser, portanto, coerentes com os objetivos do sistema; e, tendo em vista o processo de controle e avaliação, devem ser quantificáveis, de acordo com critérios e parâmetros previamente fixados; - os controles e as avaliações do sistema, principalmente para verificar se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos. Para realizar o controle e a avaliação de maneira adequada, é necessária uma medida de desempenho do sistema, chamada padrão; e - a retroalimentação, ou realimentação, ou feedback do sistema, que pode ser considerada como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. A realimentação é um processo de comunicação que reage a cada entrada de informação incorporando o resultado da ação-resposta desencadeada por meio de nova informação, a qual afetará seu comportamento subsequente, e assim sucessivamente.
O sistema em sua composição é muito bem desenvolvido, na elaboração dos objetivos é o
momento que a empresa despertasua busca através do sistema, as entradas que corresponde as
formas de alimentação do sistema, ou seja, o que ele precisa para funcionar de maneira
correspondente aos recursos que a empresa tem disponíveis, bem como seu processo de
transformação no qual vai realizar a produção de saídas desejadas (outputs) a partir das entradas
17
(inputs) que foram fornecidas ao sistema essas saídas são o resultado de todo o planejamento feito
para o sistema, é o produto da transformação dos insumos, a partir dessas saídas é feita a avaliação
para saber se os resultados obtidos foram os planejados e ao final ocorre uma realimentação que
corresponde a inserir ao sistema os resultados obtidos para manipular seu comportamento
subsequente.
Figura 03: Componentes de um sistema.
Fonte: OLIVEIRA, (1999)
De acordo com Ralph; George (2009) os sistemas podem ser classificados segundo diversas
dimensões. Eles podem ser simples ou complexos, abertos ou fechados, estáveis ou dinâmicos,
adaptativos ou não adaptativos, permanentes ou temporários.
Os tipos de sistemas são relacionados com as empresas a partir do seu ramo de atividade, das
características que a organização apresenta e dependendo da forma de atuação, as empresas podem
apresentar vários tipos de sistemas ao mesmo tempo, não é o ideal, mas em alguns casos pode existir,
assim deve-se priorizar o mais importante para empresa para que não tire o foco principal de atuação
do sistema.
O sistema implantado e executado busca atender a objetivos pré-estabelecidos, aos quais
buscam o êxito organizacional, partindo desse pressuposto deve-se medir o quanto o sistema está
atendendo as expectativas da empresa, Ralph; George (2009, p. 09) definemo desempenho dos
sistemas em: “Eficiência é uma medida do que é produzido pelo que é consumido, eficácia é uma
medida do quanto um sistema atinge seus objetivos e padrão de desempenho de sistema é um objetivo
específico do sistema”.
18
Nesse sentido a eficiência do sistema é a quantidade de informações obtidas divididas pelas
informações realmente utilizadas. A eficácia é a quantidade de objetivos realmente atingidos divididos
pelos objetivos que foram estabelecidos. Padrão de desempenho é um objetivo padrão ou específico
para o qual o sistema foi realmente criado.
Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 32), em geral os sistemas procuram atuar como:
• Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangência e complexidade; • Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e quando necessária sintética das empresas; • Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações; • Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional; • Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais; • Produtores de informações oportunas e geradoras de conhecimento; • Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial.
Os sistemas, a partir de suas formas de atuação, possibilitam as organizações uma grande
flexibilidade e um conjunto de opções de agir sistematicamente para obter os resultados esperados,
compreendendo desde a parte operacional, conhecida por “chão de fábrica“, local onde o esforço físico
prevalece. Os sistemas têm dado apoio, reduzindo o desperdício de tempo e tornando válido os
princípios da eficiência e eficácia organizacional, como também os tomadores de decisão que tem um
abrangente conhecimento de seu mercado interno e externo, para agir de acordo e se manter à frente
do mercado competitivo.
2.1.1. Classificação dos sistemas abertos e fechados
Os sistemas em toda sua abrangência científica podem ser conceituados quanto a sua
classificação em sistemas abertos e sistemas fechados, Padoveze (2007, p. 09), afirma que “... Os
sistemas fechados não interagem com o ambiente externo, enquanto os sistemas abertos
caracterizam-se pela interação com o ambiente externo, suas entidades e variáveis”.
O sistema aberto é o existente quando se trata de empresa, nosso objeto de estudo e que o
Sistema de Informações Gerenciais atua diretamente com o ambiente externo no momento que fornece
uma informação para tomada de decisão.
19
2.1.2. Sistema fechado
O sistema fechado atua internamente, não sofrendo quaisquer alterações do ambiente externo,
sendo independente de todas as variações externas tais como: tempo, demanda oferta, variações
monetárias, escassez de recursos, possibilitando afirmar que o que ele tem o permite funcionar
enquanto sistema. Cornachione(1998, p. 25), afirma que “... Os sistemas fechados são entendidos
como os que não mantêm relação de interdependência com o ambiente externo”.
Padoveze(2007) cita como exemplo de sistema fechado uma máquina, como um relógio. São
diversas partes-componentes de um conjunto mecânico que tem uma função-objetivo, que é cumprido
sem interagir com o meio ambiente.
É de se contar sistemas que utilizam esse conceito, observada a realidade organizacional,
onde depende da colaboração de todas as variáveis que estão presentes em seu contexto.
2.1.3. Sistema aberto
Bio (1985, p. 19) propõe que “... os sistemas abertos envolvem a ideia que determinados inputs
são trazidos no sistema e, processados, geram certos outputs”. Um processo que o sistema efetua e
que as empresas fornecem os inputs, a partir de uma pesquisa de mercado, análise externa, períodos
sazonais, são variáveis externas que juntamente com as variáveis internas (pessoas, tecnologias,
máquinas), possibilitarão a excelência de atuação da organização enquanto sistema aberto. Padoveze
(2007, p. 09) cita como exemplo de sistema aberto o corpo humano, pois sua interação é total com o
meio ambiente.
2.2. Constituição do SIG
O SIG é constituído basicamente de pessoas, dados e tecnologias, o conjunto é capaz de
processar os dados através da aplicação correta da tecnologia e efetivado com a presença das
pessoas que irão interpretar e direcionar o resultado dessa transformação que é a informação. Ralph;
George (2009, p. 21) diz que sistema de informação gerencial é um conjunto organizado de pessoas,
procedimentos, software, bases de dados e dispositivos, usados para fornecer informações rotineiras a
gerentes e tomadores de decisões.
20
Cada componente tem sua importância dentro do funcionamento do SIG, pois a falta de algum
implica no funcionamento do mesmo acarretando a ineficiência e causando atrasos nos processos.
2.2.1 Dados
Dados são fatos ou elementos que demonstram uma situação em sua forma bruta,
desordenada e sem objetividade, é o ponto de partida para os sistemas de informações, sendo o input
(entrada), ou alimentação do sistema. Oliveira (2007, p. 22) diz que “dado é qualquer elemento
identificado em sua forma bruta, que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou
situação”. Nesse sentido é preciso obter esses dados para iniciar o processo de transformação,
inserindo-os no SIG, para ao fim obter-se as informações, produto final do processo.
Os dados tem um local específico onde são organizados a fim de facilitar sua utilização, é o
denominado banco de dados. Oliveira (2007, p. 46) fala que “Banco de dados é uma coleção
organizada de dados e informações que pode atender às necessidades de muitos sistemas, com um
mínimo de duplicação, e que estabelece relações naturais entre dados e informações”.
2.2.2 Informação
É o fato, ou dado adquirido, que através de um processo de organização e classificação, passa
a ter objetividade, valores para as organizações, compreendendo todas suas áreas funcionais.
Segundo Ralph; George (2009) “informação é um conjunto de fatos organizados de modo a terem valor
adicional, além do valor dos fatos propriamente ditos”. É o final do processo de transformação, onde o
sistema libera a informação tendo em vista sua utilidade na tomada de decisão, no gerenciamento e em
outras atividades administrativas, de acordo com a finalidade do SIG.
A informação traz consigo um conjunto de benefícios, que agregam valores para as empresas,
sendo que cada uma com sua especificidade. Ralph; George (2009) afirmam que “O valor da
informação está diretamente ligado a como ela auxilia os tomadores de decisões a atingir seus
objetivos organizacionais”.
2.2.3 Conhecimento
21
O conhecimento é um fator determinante para o processo de constituição do SIG, pois é ele
que vai possibilitar o processo de constituição, implantação e execução sejam bem sucedidos, dando
todo o aporte técnico para que as informações sirvam eficientemente e atuem de acordo com os
objetivos criados. Para LAUDON; LAUDON (1999, p. 10), “conhecimento é o conjunto de ferramentas
conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar
a informação”.
É necessário que exista o fator conhecimento dentro dos sistemas de informações gerenciais,
pois é a ferramenta fundamental para o funcionamento do mesmo, sem ele os softwares e hardwares
perdem sua importância, podendo não ter funcionalidade alguma.
2.2.4 Gerencial
É o procedimento que a empresa utiliza para, coordenar seus subordinados, as operações e
todos os processos administrativos, de maneira eficaz e com o objetivo de ser eficaz e eficiente para
atingir o objetivo principal das empresas que é a obtenção do lucro. De acordo com Oliveira (2007, p.
24).
Gerencial é o desenvolvimento e a consolidação do processo administrativo, representado pelas funções de planejamento, organização, direção e controle, voltado para a otimização dos resultados da empresa.
Como citado, gerencial é basicamente o P.O.D.C. (planejamento, organização, direção e
controle), as principais funções administrativas que o SIG, fornecerá informações para atuarem sem
precipitações e com base concreta de forma a atingir os resultados planejados.
2.2.5 Sistema de informações gerenciais
De acordo com Oliveira (2007), sistemas de informações gerenciais é um sistema ou método
pelo qual interagem pessoas, máquinas, documentos que através dos dados extraídos dentro da
organização juntamente com todas as variações organizacionais, irão produzir informações capazes de
auxiliar, orientar e reduzir os riscos das tomadas de decisões, que há algum tempo atrás era feita de
forma precipitada, ou seja, com nenhuma informação concreta de como a empresa se encontrava em
relação a seus estoques, caixa, produção e etc...
22
Diferentemente, hoje estamos vivenciando o período tecnológico, no qual tudo se modifica em
questão de segundos, assim as empresas devem acompanhar essas tendências para obter vantagem
competitiva em cima desse fator, partindo do seu sistema de informação gerencial, atualizando e
promovendo a evolução do mesmo no que se trata essencial na empresa. De acordo com Oliveira
(2007, p. 27):
O SIG não deve ser encarado como modismo em administração. Isso porque modismo-ideias prontas, acabadas e efêmeras-geralmente enquadram-se nos chamados pacotes os quais, se seguidos à risca, levam as empresas ao caos administrativo.
Como foi citado acima, entende-se que o SIG não pode ser aplicado da mesma maneira, com
os mesmos objetivos em todas as organizações, ele deve ser especifico e criado de acordo com a
necessidade e exigências de cada empresa, para que assim ele dê o resultado esperado e a
contrapartida para o investimento feito. A JTR Sarmento utiliza o SYSAC, um sistema de informações
gerenciais que apresenta várias funções como exposto abaixo:
Figura 04: Tela Inicial
Fonte: JTR Sarmento, 2012
23
O sistema utilizado na JTR Sarmento foi criado para atender as necessidades principais da
empresa, correspondendo aos objetivos que foram traçados para sua criação e utilização e trazendo a
contrapartida esperada.
Oliveira (2007), diz que as empresas passam por muitos momentos de crise em sua existência,
sendo por causas externas ou não controláveis e internas ou controláveis.
Essa ideia nos faz refletir as interferências sofridas pelas empresas que afetam todo o seu
funcionamento, e que os fatores externos que interferem nos processos organizacionais só serão
resolvidos se primeiro forem resolvidos os problemas internos, sendo que o SIG é a principal
ferramenta de informação interna, para que os executivos administradores articulem seus
procedimentos e planejem como agir competitivamente.
Para Batista (2004, p. 22), sistema de informação gerencial:
É o conjunto de tecnologias que disponibilizam os meios necessários à operação do processamento dos dados disponíveis. É um sistema voltado para a coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informações usadas ou desejadas por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades. É o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados.
O SIG está completamente voltado aos interesses das organizações, sua utilização e finalidade
estão ligadas ao objetivo para o qual foi criado, tem por função proporcionar uma base administrativa a
fim de influenciar em todo o processo administrativo, com o fornecimento de informações claras e
desejáveis para as empresas.
2.3. Estruturação do SIG
Na fase de estruturação do SIG é o momento de analisar a empresa onde deseja implementá-
lo para que sejam definidas as condições necessárias para estruturação do SIG, bem como definir as
condições do executivo, de ser ou não o catalisador do SIG. Deve-se também considerar o risco
empresarial, ou seja, a partir da análise do campo ou área de atuação da empresa. Nesse contexto, as
empresas podem ser classificadas em Richers (1990, p. 2):
- empresas que jogam com o risco, e seus executivos encaram essa situação como um convite para demonstrar habilidades pessoais em manipular destinos humanos; - empresas que têm aversão ao risco e o máximo que fazem é ir no vácuo do sucesso de outras empresas ( as pioneiras ); - empresas que procuram e exploram oportunidades atuando de forma interativa com o ambiente; e
24
- empresas que procuram riscos para atender a seus objetivos de crescimento, mas só os aceitam quando se julgarem capazes de enfrentar reveses.
Frente a esses riscos empresariais, nota-se que pode ocorrer uma diversidade de riscos dentro
da filosofia de atuação da empresa o que provocará mudanças enquanto a fase de estruturação do
SIG, sendo que as empresas tendo riscos diferentes requerem estruturas diferentes do sistema de
informações gerenciais. Segundo Oliveira (2007, p. 107).
- existe também, o condicionamento ou restrições do SIG, que podem ser provocados por leis existentes; - políticas administrativas, principalmente as inerentes à aplicação de recursos, às diretrizes operacionais e às normas de conduta; - estrutura organizacional essencialmente na autoridade de decisão e na explicitação de responsabilidades específicas; e - capacidades existentes (humanas, físicas e financeiras).
A estruturação do SIG dentro das organizações está diretamente ligada ao contexto geral da
mesma, o SIG enquanto sistema de informações que auxilia na tomada de decisões e atua diretamente
na parte gerencial da empresa se depara com diversos obstáculos em sua estruturação, principalmente
os internos ou administrativos, as empresas criam barreiras devido a falta de conhecimento dos
colaboradores ou pela hierarquia e até mesmo por causa de suas políticas. A adequação da estrutura
do SIG para com a empresa requer várias medidas para facilitação desse processo.
Para uma boa articulação do SIG dentro das organizações faz-se necessário um ambiente
favorável, tecnologia adequada e um bom conhecimento humano da utilização e manutenção do
sistema. Para Rezende e Abreu (2000, p. 121) alguns aspectos podem ser citados:
• O envolvimento da alta e média gestão; • A competência por parte das pessoas envolvidas com o SIG; • O uso de um plano mestre ou planejamento global; • A atenção específica ao fator humano da empresa; • A habilidade dos executivos para tomar decisões com base em informações; • O apoio global dos vários planejamentos da empresa; • O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e procedimentos inerentes ao sistema; • O conhecimento e confiança no SIG; • Existência de e/ou informações relevantes e atualizadas; • A adequação custo-benefício.
Para um bom funcionamento do SIG, sua estruturação ou seu ponto inicial é de extrema
importância e requer um ambiente propicio para que seja aproveitado o máximo possível de sua
eficiência, deve ser adaptável a realidade da organização, ou seja, não deve ser padronizado sem
modificações e sim flexível e adequar-se a realidade encontrada, medidas como foram citadas
25
proporcionam o elo ligando o SIG à empresa fazendo com quê não exista barreiras em seu processo
de estruturação.
2.4. Implementação do SIG
O processo de implementação do SIG requer alguns procedimentos, tais como produzir
informações com qualidade, transformar informação em dados coletados necessários para a empresa,
para que não atrapalhe os processos administrativos, e sim contribuir para o êxito organizacional.
Segundo Oliveira (2007, p. 73)
A atual realidade das empresas pode ser resumida em crescentes níveis de turbulência ambiental de elevada posição competitiva geral, de pressão sobre a rentabilidade, a lucratividade e a produtividade bem como de necessidade de informações mais depuradas.
O pouco tempo que as organizações têm para tomar suas decisões, provoca as exigências de
rápidas informações, sendo que as mesmas sejam de fácil interpretação e bastantes eficazes, para
acompanhar esse ritmo alucinante em que as empresas encontram-se hoje, para isso a implementação
do SIG deve ser feita de acordo com a organização, seu momento e sua atuação frente ao mercado de
trabalho.
De acordo com Oliveira (2007, p. 74) os SIG podem ser classificados, conforme apresentado a
seguir, tendo em vista as necessidades básicas da empresa:
- SIG defensivo, que é orientado para a obtenção de informações destinadas a evitar surpresas desagradáveis para a empresa. Portanto esse SIG não está procurando puxar a empresa para frente; - SIG inativo, que é orientado para a obtenção de parâmetros de avaliação do desempenho da empresa. Esse SIG pode ser considerado mais de nível tático-operacional do que de nível estratégico; - SIG ofensivo que é orientado para a identificação de oportunidades de negócios para a empresa; e - SIG interativo, que é orientado para a geração de oportunidades denegócios para a empresa.
A empresa deve estabelecer quais são suas necessidades e utilizar os modelos corretos, para
corresponder aos requisitos que se fazem necessários para atingir especificamente os objetivos que a
organização selecionou para ser executado. Para Ralph; George (2009, p. 537):
A localização do novo sistema deve ser preparada por meio de um processo chamado preparação do local. Para um sistema pequeno, a preparação de local pode ser algo tão simples quanto um rearranjo de móveis em um escritório para acomodar um computador.
26
Com um sistema maior, esse processo não é tão simples, pois podem ser necessárias instalações elétricas e refrigeração especiais. É possível que uma ou duas salas tenham de ser completamente renovadas e móveis adicionais precisem ser adquiridos. Um piso especial, no qual os cabos que conectam os vários componentes do computador serão colocados, talvez tenha de ser construído, e um novo sistema de segurança pode ser necessário para proteger o equipamento. Para sistemas maiores, pode-se precisar, ainda, de mais circuitos de força.
.
O tamanho do sistema é que vai exigir as condições físicas necessárias para sua instalação,
podendo compreender desde um ambiente simples até um ambiente complexo que requer instalações
especializadas, e uma estrutura tecnologicamente excelente para que não atrapalhe sua
funcionalidade. A empresa deve analisar qual o melhor local para instalação do sistema, que seja um
ponto onde não circulem muitas pessoas, para que não tire a concentração do seu administrador.
A dimensão do sistema está de acordo com a dimensão que a empresa deseja que ele ocupe,
pois é criado básica e unicamente para atender a seus objetivos, e cabe a organização dar o enfoque,
a estrutura, a tecnologia e os recursos humanos necessários para que defina o tamanho e o significado
dele.
2.5. A tecnologia da informação
A realidade empresarial, frente a sua concorrência requer tecnologias, para assim terem um
diferencial competitivo. A ferramenta de suporte para esse novo modelo de administrar, assim como as
variações de mercado, é a tecnologia da informação que possibilita o repasse de informações em
questão de segundos, bem como na grande facilidade na execução de processos complexos.
Segundo Padoveze (2007, p. 29)
Tecnologia da informação é todo o conjunto à disposição das empresas para efetivar seu subsistema de informação e suas operações. Esse arsenal tecnológico está normalmente ligado à informática e a telecomunicação, bem como a todo o desenvolvimento científico do processo de transmissão espacial de dados.
O subsistema tecnologia da informação está inserido no sistema, no qual é de extrema
importância para o seu bom funcionamento, pois dará velocidade e eficácia, além de facilitar o
gerenciamento do sistema como é citado em Padoveze(2007, p. 29)
O conceito de Tecnologia da informação (TI) é mais abrangente do que os de processamento de dados, sistemas de informação, engenharia de software, informática ou o conjunto de hardware e software, pois também envolve aspectos humanos, administrativos e organizacionais.
27
Nesse sentido, vemos que a amplitude de utilidades da TI, pode ser uma ferramenta
competitiva de grande utilidade e dentro do sistema tem papel de extrema importância, pois os
sistemas atuais principalmente os Sistemas de Informações Gerenciais, “objeto da pesquisa”, pois a
rapidez em que se propagam as informações e a necessidade de disseminá-las e tomar decisões são
pontos primordiais onde a TI é quem vai servir de base para o sistema funcionar eficientemente para
obter e alcançar os objetivos almejados. Segundo Graeml (2003, p.61):
O administrador de TI deve ser capaz de tomar decisões sobre se é mais interessante comprar ou desenvolver sistemas, se o desenvolvimento deve ser interno a empresa ou realizado por terceiros, se a administração de desenvolvimento deve ser feita pela própria empresa ou por empresa contratada para tal.
A pessoa responsável pela TI, efetua o levantamento interno das tecnologias existentes e
analisa qual será a melhor maneira de utilização na empresa, analisando custos, eficiência e eficácia,
verificando se é viável o desenvolvimento da TI internamente ou se é necessário terceirizá-la, para que
corresponda aos objetivos pra os quais foram utilizadas.
A tecnologia da informação trouxe consigo um conjunto de resistências a sua implantação, por
exemplo: o alto custo, a falta de conhecimento dos funcionários e proprietários, mas com o passar dos
tempos foram tomando consciência que o custo-benefício é muito bom e que empresas que não
utilizam essa tecnologia estão ficando para trás, hoje é notável que a TI causou um grande impacto na
administração e nas pessoas, provocando a contratação de profissionais em TI que até então não
existiam no mercado. O’Brien (2004, p. 29) fala que:
A tecnologia da informação e seus usos em sistemas de informação têm criado oportunidades de carreira interessantes, altamente remuneradas e desafiadoras para milhões de homens e mulheres. Dessa forma, aprender mais sobre tecnologia da informação pode ajudá-lo a decidir-se se você deseja seguir uma carreira relacionada a ela. As oportunidades de emprego no campo de sistemas de informação são excelentes, pois as organizações continuam a ampliar sua utilização da tecnologia da informação.
A TI hoje é muito buscada, as pessoas cada vez mais procuram aprender a utilizar, pois o
mercado de trabalho está precisando desse profissional, o medo de antes é a procura de hoje, muitas
empresas ainda utilizam métodos antigos de informação e de administração, por isso cada vez mais o
profissional de TI vai sendo requisitado, pois o número de adeptos é crescente.
2.6. Avaliação do SIG
28
O procedimento de avaliação do SIG é o momento que a empresa verifica se o SIG utilizado
correspondeu ou não aos objetivos para os quais foi criado, possibilitando o feedback ou
retroalimentação do sistema a fim de corrigir erros ou reforçar pontos frágeis ou sem eficiência.
De acordo com Oliveira (2007, p. 195) existem alguns passos que podem ser seguidos, sendo
apresentados os principais:
- analisar o planejamento estratégico e verificar os pontos de contribuição e/ou envolvimento de cada unidade organizacional; - estabelecer, em conjunto com seus subordinados, as metas para o período de avaliação. (...); - estabelecer, em conjunto com seus subordinados, os procedimentos a serem operacionalizados, visando o alcance das metas individuais. (...); - transferir aos subordinados os modelos básicos de procedimentos, os quais ficarão responsáveis até a data da avaliação; - recolher os formulários básicos e efetuar a avaliação; - adotar as medidas necessárias; e -arquivar as avaliações nos prontuários dos subordinados.
A integração entre os colaboradores é um fator determinante no momento de avaliar o SIG,
pois são eles que irão elaborar os métodos e técnicas de avaliação, de acordo com a realidade
empresarial, qualidade da equipe, qualidade do sistema e o envolvimento dos departamentos da
organização. Assim cada colaborador ficará responsável por uma tarefa, tornando a avaliação eficiente
e eficaz. O SIG em sua complexidade requer procedimentos técnicos para sua análise, pois não é
simples avaliá-lo.
Segundo Oliveira (2007, p. 200)
A avaliação do SIG nas empresas não é um processo fácil, muito menos de rápido entendimento e assimilação. Isso porque envolve aspectos comportamentais, bem como situações intangíveis, ocorrendo, portanto, séria dificuldade no estabelecimento de critérios e parâmetros de avaliação.
A mensuração da qualidade de um sistema de informação é feita através de observações
funcionais e dos subordinados, sendo que cada um tem sua colaboração para o levantamento da
eficiência e eficácia do sistema.
Segundo O’Brien (2004, p. 16)
Uma importante atividade dos sistemas de informação é o controle de seu desempenho. Um sistema de informação deve produzir feedback sobre suas atividades de entrada, processamento, saída e armazenamento. Esse feedback deve ser monitorado e avaliado para determinar se o sistema está atendendo aos padrões de desempenho estabelecidos. Em seguida, as atividades do sistema devem ser ajustadas de forma que os produtos de informação sejam devidamente produzidos para usuários finais.
29
É preciso controlar o sistema a fim de acompanhá-lo e saber se o mesmo está correspondendo
as metas para as quais ele foi criado, caso não esteja é feito o feedback de sua atuação para corrigir os
possíveis erros para que o produto seja de qualidade.
FIGURA 05: controle e avaliação do SIG
Fonte: www.google.com
A empresa no momento de avaliar o SIG baseia-se nos resultados obtidos, para que seja
mensurada sua eficiência e eficácia e verificar se está ou não de acordo com os objetivos para os quais
ele foi criado, esse procedimento é feito após a obtenção das informações e os procedimentos de
correção de eventuais erros é feito através do feedback que o sistema emite, para ser inserido
novamente, mostrando os pontos falho e os pontos fortes do sistema.
2.7. O SIG e a realidade financeira
A realidade financeira das organizações está atrelada aos processos administrativos e de
informações, estes dão suporte para eficiência e eficácia dos resultados, o SIG por sua vez tem a
função de facilitar o processo decisório, proporcionar um grande controle financeiro e otimizar os
resultados.
Segundo Catelli (2010, p. 179)
A sobrevivência em ambiente competitivo está, também, vinculada diretamente à capacidade que dado elemento tem de antecipar-se aos acontecimentos desse ambiente. A administração de organizações bem-sucedidas tem se amparado fortemente em processos de planejamento de suas atividades.
30
O ambiente atual traz consigo as incertezas, a rapidez das informações e agilidade na tomada
de decisões. Para estar frente à concorrência é preciso estar com total domínio dessas situações, para
atuar de forma antecipada aos fatos que acontecerão e não de forma preventiva, pois não funciona
quando se quer rapidez nos processos. Nesse contexto o SIG está inserido proporcionando
informações objetivas e de extrema importância quando se trata de competitividade e tomada de
decisão rápida. Para Catelli (2010, p. 178)
Uma das principais armas existentes, nesse contexto, para auxiliar os gestores em seu processo de tomada de decisões é, sem dúvida, um mais adequado e atualizado sistema de informações. E aqui devemos referir-nos ao sistema de informações com uma visão bem ampla e irrestrita, de estarmos capacitados, para identificar desde as porções físicas (hardware) e lógicas (software), até mesmo as faces dos recursos humanos envolvidos como viabilizadores desse sistema de informações.
Pode-se perceber que o sistema de informações não funciona por si só, cabendo à empresa
capacitar seus funcionários, pois a questão dos recursos humanos está diretamente ligada ao sistema,
e o conjunto proporciona a facilidade na obtenção das informações que contribuirão para maximização
dos resultados financeiros, com antecipação dos fatos e interpretação correta das informações para
assim direcioná-las para sua melhor utilização.
2.7.1 O SIG e a tomada de decisões
Uma das principais funções do SIG é fornecer as informações necessárias para que o
executivo esteja preparado para tomar as decisões, as informações claras e objetivas extraídas do SIG
proporcionam uma preocupação a menos, pelo fato de se estar trabalhando com informações
concretas e direcionadas. Lacombe; Heilborn (2003, p. 441), diferem as decisões em dois tipos:
decisões programadas e decisões não programadas.
Decisões programadas são aquelas que acontecem frequentemente e que as empresas estão
de certa forma preparadas para tomá-las, já as decisões não programadas fogem do padrão, são
decisões que devem ser tomadas rápidas e que podem decidir o futuro da organização, esse tipo de
decisão não traz nenhum histórico e para que não se torne uma decisão precipitada, o SIG deve estar
em pleno funcionamento para suprir esse tipo de eventualidade.
De acordo com Oliveira (2001, p. 146):
31
O processo de tomada de decisão, também, implica o conhecimento prévio das condições básicas na empresa e de seu ambiente, bem como uma avaliação das consequências futuras advindas das decisões tomadas, e esse conhecimento é propiciado pelas informações de que o tomador dispõe sobre as operações da empresa, seus concorrentes, fornecedores, mercado financeiro, mercado de mão de obra, decisões governamentais etc.
A tomada de decisão empresarial requer informações de todos os setores da empresa, e estes
necessitam de uma boa administração para facilitar o processo de conhecimento e coleta dos dados,
fazendo com que o SIG seja alimentado com os dados necessários correspondendo à área em que a
organização necessite das informações, para utilizar em seu processo de tomada de decisão,
procedimento que exige pleno conhecimento das funções administrativas. Podemos ver a relação do
SIG com a tomada de decisão na figura a seguir.
FIGURA 06: o SIG e o processo decisório
Fonte: www.google.com
A figura retrata o quanto o SIG está envolvido dentro do processo decisório organizacional,
sendo que o mesmo é a base para os processos de obtenção das informações para formação de
decisões, compreendendo a aquisição dos dados, manipulação dos dados, as análises, o
gerenciamento, para assim atuar frente ao mundo real.
Para obtenção do melhor desempenho do SIG com relação ao processo de tomada de
decisão, sendo necessário que o responsável pelo sistema entenda todas suas funções e saiba como
obter o máximo de aproveitamento do sistema de informações utilizado, essa pessoa é o que se chama
de executivo catalisador. Segundo Oliveira (2007, p. 237) de forma geral, pode-se considerar que ele é
uma pessoa que:
- sabe ouvir as solicitações inerentes a um processo decisório; - sabe ordenar os vários aspectos inerentes ao processo decisório; - sabe dialogar, interagir e dizer “sim” e “não” com a mesma postura; - sabe planejar, organizar, orientar e controlar os itens inerentes ao processo decisório; - sabe treinar os profissionais envolvidos;
32
- sabe assumir responsabilidades; e - sabe comprometer-se com os resultados.
O executivo catalisador do SIG é de fato um líder, onde deve ter esse comportamento para que
os demais colaboradores o tenham como espelho, e seja a pessoa a quem irão recorrer em momentos
de decisões e de conflitos, essa pessoa tem um conhecimento abrangente do SIG e da empresa, e um
alto nível de responsabilidade, focado na obtenção de resultados que é o objetivo principal das
organizações.
Um conjunto de capacidades e de conhecimentos é necessário para a pessoa que vai ser o
catalisador do SIG tenha, mas é valido também que as empresas tenham a base para que ele possa
desenvolver todo o seu preparo, são fatores que influenciam na vida e no sucesso da organização,
fazem parte desse contexto a integração departamental, a qualificação das pessoas, o nível e a
capacidade tecnológica existente, são variáveis que em conjunto com o SIG e com o executivo
catalisador fazem total diferença no meio administrativo.
2.7.2 O SIG e as decisões financeiras
As decisões financeiras tomadas pelos gestores necessitam das informações contidas nos
relatórios que o SIG emite através de seu processo de transformação dos dados em informações,
dependendo de qual setor o SIG esteja inserido ele vai contribuir para o financeiro das organizações,
existem vários tipos de relatórios, e estão diretamente relacionados aos objetivos que a organização
busca. STAIR (1998) descreve que os relatórios advindos do sistema deinformação gerencial incluem
relatórios programados, relatório indicador de pontos críticos, relatórios sob solicitação e relatórios de
exceção. Os relatórios programados são produzidos periodicamente e podem ser diários, semanais ou
mensais. Os relatórios indicadores de pontos críticos retratam as atividades críticas do dia anterior e é
disponível diariamente. Os relatórios sob solicitação são obtidos através do pedido do administrador
para obter informações sobre um item específico. Os relatórios de exceção é o relatório que foge dos
objetivos pré-estabelecidos, ou seja, uma situação incomum a que a empresa costuma lidar. A JTR
Sarmento apresenta em seu sistema de informações gerenciais um item contendo relatórios como é
mostrado a seguir:
33
Figura 07: Relatórios
Fonte: JTR Sarmento, 2012
Os relatórios contidos no SYSAC sistema utilizado pela JTR Sarmento, apresenta vários tipos
de relatórios que facilitam o trabalho gerencial e de tomada de decisão.
A partir desses relatórios o executivo pode tomar suas decisões, baseando-se nos níveis
hierárquicos em que o SIG está inserido. De acordo com (ANTHONY, 1995) as decisões dentro da
organização podem ser classificadas quanto à atividade administrativa, segundo três níveis:
- Nível operacional – significando o uso eficaz e eficiente das instalaçõesexistentes e todos os recursos para executar as operações. A decisão denível operacional é um processo pelo qual se assegura que as atividadesoperacionais sejam bem desenvolvidas. - Nível tático – Englobando a aquisição genérica de recursos e as táticas para aquisição, localização de projetos e novos produtos As decisões nonível tático são normalmente relacionadas com o controleadministrativo e são utilizadas para decidir sobre as operações de: • Formular novas regras de decisão; • Variação a partir de um funcionamento planejado; • Análise das possibilidades de decisão no curso das ações. - Nível estratégico – Englobando a definição de objetivos, metas, políticas ecritérios gerais para planejar o curso da organização. A propósito das decisões de níveis estratégicos, é desenvolver estratégia.
O executivo ou responsável pela tomada de decisão, tem por obrigação conhecer todos os
níveis hierárquicos, para assim compreender os pontos fortes e fracos da organização, a fim de atuar
34
diretamente onde for necessário. As decisões no nível operacional abordam decisões de caráter
processual, onde deve prevalecer a eficiência das operações efetuadas nesse nível. As decisões no
nível tático fazem a ligação entre o operacional e o estratégico, as decisões devem estar voltadas ao
controle e monitoramento do nível operacional, propiciando a diminuição de erros e atrasos nos
procedimentos ali efetuados. O nível estratégico é o cérebro da organização, as decisões tomadas
nesse nível influenciam todo o comportamento dos outros níveis, ele está diretamente em contato com
o mercado e a partir dessa interação define as estratégias competitivas internas e externas da
organização.
O SIG financeiramente falando é de extrema importância, pois ele coordena as funções
administrativas, reduz gastos desnecessários e fortalece o processo estratégico organizacional. De
acordo com Ralph; George (2009, p. 21)
Os benefícios de um sistema de processamento de transações eficaz são tangíveis e podem ser usados para justificar seus custos em equipamento computacional, programas e pessoal e materiais especializados. Eles aceleram as atividades de negócios e reduzem os custos com pessoal. Embora os primeiros sistemas de processamento de transações e finanças já fossem valiosos, as companhias logo perceberam que os dados armazenados nesses sistemas podem ser usados para auxiliar os gerentes a tomar melhores decisões em suas respectivas áreas de negócios, que podem ser recursos humanos, marketing ou administração. A satisfação das necessidades dos gerentes e tomadores de decisões continua a ser um fator central no desenvolvimento de sistemas de informação gerencial e de tomada de decisões.
A contrapartida financeira que as empresas têm com relação aos investimentos feitos em
sistemas de informações gerenciais é ótima, apesar de muitas vezes ela estar implícita aos olhos de
quem não tem entendimento sobre o assunto, o SIG reduz os custos, aceleram as atividades e os
negócios da empresa, fato que financeiramente é eficaz já que estamos falando em rapidez, e na
administração ou na vida empresarial é válido o ditado que diz “tempo é dinheiro”, o que nos faz
entender que quanto mais eficiente for à atuação da organização mais lucro ela terá. Os executivos das
empresas são as pessoas que devem estar sempre atualizados e atentos frente ao mercado e a
concorrência, e extrair o máximo de informações do SIG para colaborar em suas estratégias. Oliveira
(2007, p. 29) cita alguns pontos, para os quais os executivos das empresas devem estar atentos:
- capacidade para investir gradualmente; - capacidade para produzir volumes crescentes; - produtividade em termos de qualidade, custos, tecnologia e recursos humanos; - capacidade logística de distribuição; - desenvolvimento de inovações quanto a novos processos, produtos e serviços; - capacidade de agregar serviços valorizados aos produtos; - comunicação segmentada eficiente; - eficácia mercadológica sustentada por marketing orientado; e - flexibilidade empresarial.
35
O nível estratégico das empresas é o setor responsável pelo gerenciamento da organização, o
potencial humano inserido nesse nível é que vai ser o combustível para impulsionar a empresa, o SIG
traz as informações que quando bem interpretadas mostra toda a situação empresarial, mas é
necessário que o executivo responsável por essa ligação entre o SIG e a empresa compreenda alguns
dos pontos acima citados, para que as informações sejam úteis.
36
3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
3.1. Tipo da Pesquisa
Nosso trabalho está situado quanto aos objetivos, no campo da pesquisa descritiva, pois
descrevemos sobre o assunto abordado e suas variáveis. Segundo Gil (2010, p.27) “As pesquisas
descritivas tem como objetivo a descrição das características de determinada população. Podem ser
elaboradas também com a finalidade de identificar possíveis relações entre variáveis. Trabalhamos em
fazer a relação do SIG com os resultados financeiros.” Oliveira (2004, p. 114) diz que “Os estudos
descritivos dão margem também à explicação das relações de causa e efeito dos fenômenos, ou seja,
analisar o papel das variáveis que, de certa maneira, influenciam ou causam o aparecimento dos
fenômenos”. E, estudo de caso, de acordo com Gil (2010, p. 37) “estudo de caso (...) consiste no
estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado
conhecimento”. Para Yin (2001, p.72) “cada caso em particular consiste em um estudo completo, no
qual se procuram provas convergentes com respeito aos fatos e às conclusões para o caso”.
3.2 Universo e amostra
. O universo da pesquisa são os 05 colaboradores internos da empresa JTR Sarmento, nossa
amostra é feita com os 05 funcionários, pois atuam diretamente na utilização do Sistema de
Informações Gerenciais. O tipo de amostragem é caracterizado como censo, pois a pesquisa foi
aplicada a todos os funcionários que compõem o universo da pesquisa.
3.3 Coleta de dados
A técnica da pesquisa para a coleta de dados é o questionário semiestruturado, composto de
questões abertas e fechadas, formado por perguntas claras e objetivas em que o informante dará as
explicações e respostas pré-determinadas pela pesquisa. As perguntas fechadas com três ou quatro
opções de resposta ou resposta afirmativa ou negativa e perguntas abertas ou subjetivas, que são mais
complexas na análise dos dados. E a observação sistemática, segundo Gil (2010, p. 121)
37
Ao se decidir pela adoção dessa modalidade, o pesquisador sabe quais os aspectos da comunidade, da organização ou do grupo são significativos para alcançar os objetivos pretendidos. Assim , ele se torna capaz de elaborar um plano de observação para orientar a coleta, análise e interpretação dos dados.
A observação facilita o processo de coleta de dados, direcionando as perguntas as pessoas
certas e facilitando nas análises e interpretações dos dados.
3.4. Tratamento dos dados
Quanto ao método abordado é o quanti-qualitativo, quantitativo, pois o trabalho é composto por
dados estatísticos, através dos gráficos resultantes da coleta dos dados que são traduzidos em forma
de percentagem e, qualitativo por dar enfoque à subjetividade, compreender os fatos ou fenômenos
através de suas ocorrências. Oliveira (2004, p. 115)
O quantitativo, conforme o próprio termo indica, significa quantificar opiniões, dados, nas
formas de coleta de informações, assim como também com o emprego de recursos e
técnicas estatísticas desde as mais simples, como percentagem, média, moda, mediana e
desvio padrão, (...).
O método qualitativo propicia a descrição de situações complexas ou particulares, que
necessitam de um estudo sobre livros de vários autores, fazermos a correlação e tirarmos nossas
conclusões. Para Neves (1996, p. 1) a pesquisa qualitativa é: “[...] um conjunto de diferentes técnicas
interpretativas que visam a descrever e a decodificar os componentes de um sistema complexo de
significados”.
38
4. ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
1 - Gênero
Gráfico 01. Gênero
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
Foi constatado que 60% dos entrevistados são do sexo masculino e que 40% são do sexo
feminino, pode-se considerar que na empresa pesquisada, não prevalece o machismo, e sim a
capacidade de cada pessoa em executar o seu trabalho independente de sexo, que de fato é um ponto
que agrega muito valor para empresa.
2 - Faixa Etária
Gráfico 02. Faixa Etária
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
60%
40%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
masculino feminino
masculino
feminino
40% 40%
20%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
18 a 25 anos 25 a 35 anos 35 anos acima
18 a 25 anos
25 a 35 anos
35 anos acima
39
A questão da faixa etária mostra que a JTR Sarmento em seu quadro de funcionários que
atuam diretamente com o sistema de informações gerenciais estão 40% dos entrevistados com idade
entre 18 e 25 anos, 40% com idade entre 25 e 35 anos e 20% com idade acima de 35 anos,
comprovando que a empresa aposta na experiência, mas prevalece a juventude.
3 - Escolaridade
Gráfico 03. Escolaridade
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
A questão três mostra que 60% dos entrevistados já concluíram o ensino médio, e 40% estão
cursando ensino superior, revela que os funcionários que executam as tarefas do SIG têm um bom
nível de instrução escolar e que estão buscando cada vez mais se capacitarem, para assim contribuir
mais para o funcionamento da organização.
4 - Quem são os responsáveis pelo fornecimento dos dados para o Sistema de Informações Gerenciais?
60%
40%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
ensino médio
completo
ensino superior
incompleto
ensino médiocompleto
ensino superiorincompleto
40
Gráfico 04. Responsáveis pelo fornecimento
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
O gráfico 04 mostra quem são os responsáveis pelo fornecimento dos dados para o sistema
20% dos entrevistados responderam que são os clientes e 80% responderam que são os funcionários
internos. Pode-se constatar que a maior parte dos dados fornecidos para o sistema vem dos próprios
funcionários a partir de seus trabalhos diários, e de seus conhecimentos de controle e percepção dos
dados requeridos pelo sistema.
5 - O Sistema de Informações Gerencial utilizado se baseia em que dados para utilizar em seus
processos de transformação?
Gráfico 05: Base de dados
Fonte: Pesquisa de Campo,2012.
20%
80%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
clientes funcionários internos
clientes
funcionáriosinternos
20%
80%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
mercado externo estoque
mercado externo
estoque
41
De acordo com as respostas dos entrevistados, o Sistema de Informação gerencial utilizado é
baseado 80% nos dados que vem do estoque que são trazidos através de seus funcionários internos,
sendo o mesmo o principal integrante do processo de inputs da empresa e 20% responderam que os
dados vêm do mercado externo através dos clientes, com suas percepções, desejos, necessidades.
Percebe-se que a empresa tem como principal setor o estoque, sendo que o sistema é criado para
atender suas necessidades, por isso ele é o principal fornecedor de dados, pois após todo o processo,
as informações irão dar o feedback para o mesmo.
6 - As informações extraídas do sistema de informações são utilizadas por quem?
Gráfico 06. Direcionamento das informações
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
As informações obtidas através do Sistema de Informações Gerenciais são utilizadas 40% por
apenas uma pessoa e 60% para mais de uma pessoa. O que se constata a descentralização, que é um
fator determinante para o bom funcionamento organizacional, possibilitando que uma ou mais pessoas,
recebam as informações extraídas do sistema facilitando e agilizando o processo de interpretação e
repasse das informações.
7 - A pessoa ou as pessoas a quem as informações são direcionadas são realmente os tomadores de decisão?
Verificou-se que 100% das pessoas a quem são direcionadas as informações são realmente os
tomadores de decisão. Compreende-se que esse direcionamento é feito ao executivo Catalisador do
SIG, a pessoa que tem o entendimento de todas as informações e o poder da tomada de decisão.
40%
60%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
uma pessoa mais de uma pessoa
42
8 - Como é feito o processo de informações internas, com relação à disseminação entre os atuantes dentro da organização?
Gráfico 07. Disseminação de informações
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
A questão 08 mostra que 60% dos entrevistados responderam que a disseminação das
informações internas são feitas formalmente, e 40% responderam que a disseminação é feita
verbalmente, existindo a comunicação das informações entre os colaboradores, o que facilita a
aplicabilidade, aumentando a expectativa de êxito para o SIG.
9 - Qual a importância do Sistema de Informações Gerenciais para a JTR Sarmento?
Constata-se que 100% dos entrevistados, consideram o SIG como uma ferramenta de grande
importância para a empresa JTR Sarmento. Mostra que os colaboradores estão cientes da contribuição
que o SIG traz, e apta a acompanhar as evoluções tecnológicas através dos sistemas, interagindo e
executando as operações necessárias.
10 - O SIG, como facilitador do gerenciamento, decisivo na tomada de decisões e focado em resultados financeiros, tem objetivos a atingir quando executado. Quais são eles na JTR Sarmento?
60%
40%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
verbalmente formalmente não existe
43
Gráfico 08. Objetivos
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
O gráfico 08 relata que 80% dos entrevistados responderam que o SIG facilita no
gerenciamento e controle, 60% diz que facilita na tomada de decisão e 40% responderam que o SIG
melhora a eficácia dos resultados financeiros. A questão 10 é de múltipla escolha, por isso, a soma das
porcentagens dará mais que 100%. As colaborações do SIG para a empresa é notável, sendo que está
presente com efetividade no gerenciamento e controle, sendo que a empresa trabalha com grandes
estoques, a tomada de decisão é facilitada a partir do controle do fluxo de mercadorias (entradas e
saídas), a percepção dos funcionários com relação ao SIG para os resultados financeiros ainda é
baixa, pois não participam diretamente das movimentações financeiras e tiram suas conclusões através
do fluxo de mercadorias.
11 - O sistema de informações gerenciais, utilizado pela JTR Sarmento, é:
Gráfico 09. Sistema utilizado
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
60%
80%
40%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
facilita na tomadade decisão
facilita nogerenciamento econtrole
melhora a eficáciados resultadosfinanceiros
40%
60%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
fácil de se operar complexo para operá-lo
44
Quanto à utilização do SIG, 40% dos entrevistados responderam que é fácil de operar e prático
em seu manuseio, 60% responderam que o SIG utilizado na JTR Sarmento é complexo para operá-lo e
manuseá-lo. As pessoas que atuam diretamente com o SIG ainda estão com dificuldades, pois não há
um consenso entre facilidade e dificuldade em executar o SIG, fazendo com que ocorra perca de tempo
e eficácia por parte de alguns colaboradores acarretando diminuição na excelência do SIG.
12 - Você conhece todas as funções do Sistema de Informações Gerenciais utilizado pela empresa?
A questão 12 identificou que 100% dos entrevistados conhecem todas as funções do SIG,
facilitando o processo de entrada e saída de informações e dando total eficiência ao sistema, já que a
empresa necessita do conhecimento das pessoas frente ao sistema para que o conjunto dessa
interação dê os resultados esperados.
13 - Você compreende todas as informações extraídas pelo sistema?
A questão 13 fala sobre a compreensão das informações extraídas pelo sistema, e constata
que 100% dos entrevistados compreendem essas informações, assim o trabalho com o SIG torna-se
prático e foge da ideia de que apenas uma pessoa detém o conhecimento e que qualquer um
colaborador pode ser o catalisador do SIG dentro da empresa.
14 - O Sistema de Informações Gerenciais, existente na JTR, traz contribuições para o financeiro da empresa?
Gráfico 10. Contribuições para o financeiro
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
80%
20%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
sim não
45
O gráfico 10 mostra que 80% dos entrevistados responderam que o SIG traz contribuições para
o financeiro da empresa e 20% responderam que não, isto se dá devido a essas contribuições estarem
implícitas para algumas pessoas, que por falta de conhecimento das diversas áreas não compreendem
a integração e por serem contribuições que necessitam de uma boa capacidade e conhecimentos
administrativos para torna-las mensuráveis.
15 - Quais benefícios o Sistema de Informações Gerenciais traz para realidade financeira e gerencial da empresa:
Gráfico 11. Benefícios financeiros Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
O gráfico 11 corresponde aos benefícios financeiros que o SIG traz pra JTR Sarmento, mostra
que 40% dos entrevistados responderam que facilita o controle, 40% responderam que colabora para
atividades gerenciais e 20% responderam que reduz os custos operacionais, é fato que o SIG traz
contribuições e quando bem executado possibilita a empresa um diferencial competitivo, que é
encontrado através da rapidez de informações que agiliza os processos administrativos e a tomada de
decisões.
16 - O Sistema de Informações Gerenciais da JTR é utilizado em rede, em que operam ao mesmo tempo, ou individual em que apenas um o utiliza e os outros esperam para usar?
A questão 16 trata da utilização do SIG, e 100% dos entrevistados responderam que o SIG na
JTR Sarmento é utilizado em rede. O que aumenta a eficiência do sistema e dá agilidade nos
processos organizacionais, e fortalece a empresa no aspecto de que todos os dados são inseridos e
20%
40% 40%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
Reduz custosoperacionais
Facilita o controle Colabora paraatividadesgerenciais
46
computados no momento de sua entrada, eliminando o risco de dados necessários chegarem
atrasados e atrapalhe o funcionamento do sistema.
17 - Sabemos que para um bom gerenciamento é preciso um conjunto de ferramentas. Entre
elas está presente o SIG, dê uma nota quanto à colaboração do SIG para eficácia dos resultados
organizacionais.
Gráfico 12. Notas do SIG
Fonte: Pesquisa de Campo, 2012.
O gráfico 12, demonstra a avaliação do SIG em relação a eficácia dos resultados
organizacionais, 60% dos entrevistados responderam que é excelente e 40 % responderam que é bom,
como pode-se observar que o SIG está diretamente presente na organização, dando êxito aos
processos e proporcionando melhorias em sua administração, sua colaboração é significante quando
está relacionado com ambiente empresa.
18 - Qual a mudança mais significativa entre o antes e o depois do Sistema de Informações
Gerenciais para JTR Sarmento?
� Facilidade em obter informações;
� Economia de tempo;
� Agilidade nos processos;
� Aumento do controle;
� Redução da carga de trabalho.
40%
60%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
bom excelente
47
O SIG provocou uma série de mudanças em relação à administração da JTR Sarmento,
trazendo consigo ferramentas de suporte, utilizadas nas diversas áreas organizacionais e atuando
principalmente em conjunto com o executivo em suas tomadas de decisões e no gerenciamento da
empresa, assim dando colaboração significativa para eficiência e eficácia dos resultados financeiros.
19 - Quais as principais contribuições do Sistema de Informações Gerenciais para JTR
Sarmento?
� Controle do fluxo (entrada e saída) de mercadorias;
� Facilita na tomada de decisões;
� Possibilita a mensuração do resultado financeiro;
� Eliminação dos erros processuais;
� Favorece o conhecimento dos setores da empresa.
O SIG contribui em vários momentos para a empresa JTR Sarmento, tais como: controle do
fluxo de mercadorias, informando o que entra e o que sai em relação ao estoque; facilita as decisões
com informações precisas e baseadas em dados concretos; possibilita a mensuração dos resultados
financeiros fazendo com que a empresa saiba onde precisa investir e onde é necessária uma redução
nas aplicações; elimina os erros processuais dando total precisão nos procedimentos administrativos e
favorece o conhecimento dos setores possibilitando o executivo corrigir eventuais erros e gerenciar
com facilidade.
48
5. CONCLUSÕES, SUGESTÕES E RECOMENDAÇÕES
5.1 Conclusões
O perfil dos entrevistados da JTR Sarmento para essa pesquisa é formado por homens e
mulheres, com faixa etária entre 18 e 35 anos de idade e com ensino médio completo.
Identificou-se que os dados de entrada do processo de informações, são gerados80% no
estoque da empresa, e que esses dados são buscados pelos funcionários internos que analisam o
estoque e os identificam e 20% são gerados pelos clientes, que retratam suas percepções, desejos,
anseios e opiniões.
Fica evidenciado que as informações extraídas do sistema são direcionadas a mais de uma
pessoa, fato que mostra que a JTR Sarmento é descentralizada, facilitando o processo de tomada de
decisão, e que existe uma comunicação interna que é feita de forma verbal e formal facilitando a
compreensão de todos os colaboradores em relação às informações liberadas pelo sistema.
Verificou-se que as pessoas que trabalham com o SIG ainda sentem dificuldades na operação
do sistema, necessitando de treinamentos e aprimoramentos, para que possam ser os catalisadores do
SIG (pessoas que tem total conhecimento sobre o sistema), para que assim usufruam as mais diversas
funcionalidades do sistema.
Constatou-se que O SIG utilizado na JTR Sarmento, traz resultados significantes, reduzindo os
custos operacionais, facilitando o controle dos processos de informações, colabora para as atividades
gerenciais agilizando os processos e economizando o tempo, além de proporcionar informações claras
e objetivas para auxiliarem na tomada de decisão, e atuando como base forte para os resultados
financeiros que são maximizados a partir do bom gerenciamento e da boa interação da empresa com o
mercado.
E comprovou-se que o SIG é uma das principais ferramentas administrativas nos dias atuais, e
que agregado à tecnologia da informação fazem com que as organizações tenham facilidades em seus
processos administrativos e que o SIG atua diretamente nos riscos empresariais com enfoque nas
tomadas de decisões programadas (rotineiras) e não programadas (extraordinárias).
5.2 Sugestões
A partir desse estudo a JTR Sarmento deve pensar em aprimorar o sistema de informação
gerencial existente, capacitar seus funcionários para estarem aptos a utilização do SIG, ampliar a visão
49
da JTR Sarmento sobre o SIG e informatizar as diversas áreas funcionais. O sistema aliado à
tecnologia proporciona um ótimo resultado para as empresas, quando os mesmos são bem
executados, estabeleça as prioridades e utilize seu sistema baseado nelas assim dará ótimos
resultados.
Criar um setor específico destinado a tecnologia da informação e ao sistema de informações
gerenciais, onde se tenha total controle e que seja um local onde não tenha um grande fluxo de
pessoas.
Destinar funcionários para atuarem somente com o SIG, dando total importância para o mesmo
e favorecendo o total usufruto de sua utilização.
5.3 Recomendações
Realização de novas pesquisas na área, a fim de proporcionar melhor entendimento sobre o
SIG aprofundando sobre o tema, que ainda é pouco explorado e por ser também atual e necessário
para as organizações.
Utilizar por base essa pesquisa para obter-se conhecimento do SIG, e sua imensa colaboração
para as atividades administrativas e financeiras.
Promover uma política interna dando ênfase aos sistemas de informações gerenciais e a
tecnologia da informação, a fim de incentivar a busca efetiva de aprendizado e atualização do
conhecimento.
50
REFERÊNCIAS
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graduação. São Paulo: Atlas, 1993.
BATISTA, E. O. Sistema de informação: o uso consciente da tecnologia para ogerenciamento. São
Paulo: Saraiva, 2004.
BIO, S. R. Sistemas de informação. São Paulo: Atlas, 1996.
CATELLI, A. Controladoria: uma abordagem da gestão econômica – GECON – 2. ed. São Paulo:
Atlas, 2010.
CORNACHIONE Jr., E. B. Informática aplicada às áreas de contabilidade, administração e
economia. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1998.
GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
GRAEML, A. R. Sistemas de Informação: o alinhamento da estratégia de TI com a estratégia
corporativa. 2.ed. - São Paulo: Atlas, 2003.
LACOMBE, F. J. M. e HEILBORN, G. L. J. Administração princípios e tendências. 1. ed. – São Paulo :
Saraiva, 2003.
LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação. 4. ed. LTC: Rio de Janeiro,1999.
MELO, I. S. Administração de sistemas de informação. São Paulo: Pioneira, 1999.
NEVES, J. L. Pesquisa qualitativa: características, usos e possibilidades. Caderno de pesquisa em
administração. FEA-USP. São Paulo, v. 1. n. 3. 2º sem, 1996.
O´BRIEN, J. A. Sistemas de informação. São Paulo: Saraiva, 2001.
OLIVEIRA, D. P.R.Sistemas de informações gerenciais. 7. ed. – São Paulo: Atlas, 2001.
OLIVEIRA, D. P. R.Sistemas de informações gerenciais: estratégicas táticas, operacionais- 11.ed.-
São Paulo : Atlas, 2007.
OLIVEIRA, S. L. Tratado de metodologia científica: projetos de pesquisas. São Paulo: Pioneira
Thomson Learning, 2004.
PADOVEZE, C. L. Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise – 5. ed. – São Paulo :
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RALPH, M. S.; GEORGE, W. R. Princípios de Sistemas de Informação: uma abordagem gerencial.
Tradução técnica Flávio Soares da Silva (coord.). São Paulo : cengage learning, 2009.
YIN, R. K. Estudo de Caso: Planejamento e Métodos. Porto Alegre: Bookman, 2001.
51
APÊNDICES
52
AAPÊNDICE A
UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE – UERN
CAMPUS AVANÇADO PROFª MARIA ELISA DE ALBUQUERQUE MAIA – CAMEAM
Questionário aplicado referente à obtenção de dados a serem utilizados como fonte de
pesquisa a serem utilizados no trabalho monográfico do curso de Administração pelo aluno Anderson
da Silva Nascimento e orientadora Sandra de Sousa Paiva Holanda. Os referidos dados serão
utilizados somente para este fim.
1 - Gênero?
( ) Masculino
( ) Feminino
2 - Qual sua faixa etária?
( ) Entre 18 e 25 anos
( ) Entre 25 e 35 anos
( ) Mais de 35 anos
3 - Qual seu grau de escolaridade?
( ) ensino médio completo
( ) ensino superior incompleto
4 - Quem são os responsáveis pelo fornecimento dos dados para o Sistema de Informações
Gerenciais?
( ) Fornecedores
( ) Clientes
( ) Funcionários internos
5 - O Sistema de Informações Gerencial utilizado se baseia em que dados para utilizar em seus
processos de transformação?
( ) Estoque
( ) Mercado Externo
( ) Produção
6 - As informações extraídas do sistema de informações são utilizadas por quem?
( ) Uma pessoa
( ) Mais de uma pessoa
7 - A pessoa ou as pessoas a quem as informações são direcionadas são realmente os tomadores de
decisão?
( ) Sim
53
( ) Não
8 - Como é feito o processo de informações internas, com relação à disseminação entre os atuantes
dentro da organização?
( ) Verbalmente
( ) Formalmente
( ) Não existe
9 - Qual a importância do Sistema de Informações Gerenciais para a JTR Sarmento?
( ) Pequena
( ) Grande
10 - O SIG, como facilitador do gerenciamento, decisivo na tomada de decisões e focado em resultados
financeiros, tem objetivos a atingir quando executado. Quais são eles na JTR Sarmento?
( ) Facilita na tomada de decisão
( ) Facilita no gerenciamento e controle
( ) Melhora a eficácia dos resultados financeiros
11 - O sistema de informações gerenciais, utilizado pela JTR Sarmento, é:
( ) fácil de operar
( ) complexo para operá-lo
12 - Você conhece todas as funções do Sistema de Informações Gerenciais utilizado pela empresa?
( ) Sim
( ) Não
13 - Você compreende todas as informações extraídas pelo sistema?
( ) Sim
( ) Não
14 - O Sistema de Informações Gerenciais, existente na JTR, traz contribuições para o financeiro da
empresa?
( ) Sim
( ) Não
15 - Quais benefícios o Sistema de Informações Gerenciais traz para realidade financeira e gerencial
da empresa:
( ) Reduz custos operacionais
( ) Facilita o controle
( ) Colabora para atividades gerenciais
16 - O Sistema de Informações Gerenciais da JTR é utilizado em rede, em que operam ao mesmo
tempo, ou individual em que apenas um o utiliza e os outros esperam para usar?
54
( ) Em rede
( ) Individual
17 - Sabemos que para um bom gerenciamento é preciso um conjunto de ferramentas. Entre elas está
presente o SIG, dê uma nota quanto a colaboração do SIG para eficácia dos resultados
organizacionais.
( ) Ruim
( ) Regular
( ) Bom
( ) Excelente
18 - Qual a mudança mais significativa entre o antes e o depois do Sistema de Informações Gerenciais
para JTR Sarmento?
19 - Quais as principais contribuições do Sistema de Informações Gerenciais para JTR Sarmento?
55
Apêndice B
TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO
Eu ______________________________________, concordo espontaneamente livremente em participar da pesquisa referente às contribuições do sistema de informações gerenciais para eficácia dos resultados financeiros na administração: um estudo na empresa JTR Sarmento, que tem por objetivo analisar o SIG a fim de identificar suas contribuições para os resultados financeiros. Coordenado pelo pesquisador Anderson da Silva Nascimento, e a orientadora Sandra de Sousa Paiva Holanda, nos termos abaixo:
a) Que seja preservado o meu anonimato no decorrer e depois da pesquisa; b) Que a minha desistência pode se dá a qualquer momento da pesquisa; c) Que terei acesso aos dados e divulgação da mesma; d) Qualquer dúvidas e informações procurar o pesquisador através dos cel. (84) 9666-7685
Pau dos Ferros/RN, / / 2012. ________________________ _________________________ Pesquisador Entrevistado
56
ANEXOS