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Divisão de Patrimônio – Coordenação de Logística/PROAD

Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira - UNILAB

(85)3332-1450 - Av. da Abolição, 3 - CEP: 62.790-000 - Redenção – CE – Brasil

UNIVERSIDADE DA INTEGRAÇÃO INTERNACIONAL DA LUSOFONIA

AFRO-BRASILEIRA

Tomaz Aroldo da Mota Santos

Reitor

Thiago de Albuquerque Gomes

Pró-Reitor de Administração

Elaboração:

Vanessa Ingrid da Costa Cardoso

Coordenadora de Logística

Lia Militão Marreiro

Gerente da Divisão de Patrimônio

Renato Fernandes Justino

Chefe da Seção de Almoxarifado

Arthur Eduardo Carvalho Rocha

Chefe da Seção de Registro Patrimonial

Itelvina Elias Silvestre

Assistente em Administração

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APRESENTAÇÃO

Este documento apresenta os procedimentos desenvolvidos quanto à gestão patrimonial

dos materiais de almoxarifado, bens móveis e bens imóveis desta Universidade da Integração

Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira (Unilab).

Este Manual de Patrimônio foi elaborado pela equipe da Divisão de patrimônio da

Unilab, lotada na Coordenação de Logística/PROAD/UNILAB e foi submetido, apreciado e

aprovado pela autoridade competente desta Universidade a fim de ser repassado à comunidade

para conhecimento e contribuição quanto aos procedimentos relativos à gestão patrimonial da

Unilab.

O presente manual está estruturado conforme a seguinte organização: a apresentação,

introdução, Almoxarifado, Bens Móveis, Glossário de terminologias relativas aos bens móveis

e de almoxarifado, e a anexação dos documentos complementares. Logo, o presente manual

destina-se à orientação e controle do patrimônio da Unilab.

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SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................... 6

2 ALMOXARIFADO .......................................................................................................... 7

2.1 Aquisição ................................................................................................................ 8

2.2 Recebimento ......................................................................................................... 9

2.2.1 Recebimento Provisório ...................................................................................... 11

2.2.2 Recebimento Definitivo ....................................................................................... 12

2.3 Registro ................................................................................................................. 13

2.3.1 Registro de Recebimento .................................................................................... 13

2.3.2 Registro de Movimentação do Almoxarifado - RMA ............................................ 14

2.4 Armazenagem ..................................................................................................... 16

2.4.1 Disposições gerais sobre a organização do estoque ........................................... 17

2.4.2 Localização do material ....................................................................................... 18

2.4.3 Manuseio do material .......................................................................................... 18

2.4.4 Segurança na armazenagem .............................................................................. 19

2.5 Inventário ............................................................................................................. 19

2.6 Saneamento ......................................................................................................... 20

2.7 Distribuição .......................................................................................................... 22

3 BENS MÓVEIS ............................................................................................................ 26

3.1 Entrada dos bens móveis ......................................................................... 28

3.2 Recebimento ....................................................................................................... 30

3.3 Registro ................................................................................................................. 35

3.4 Guarda de Bens Permanentes ........................................................................ 40

3.5 Responsabilidade e Indenização por Furto, Extravio e Depredação de

Bens Patrimoniais ..................................................................................................... 41

3.6 Desfazimento de Bens Inservíveis ................................................................ 43

3.7 Distribuição .......................................................................................................... 47

3.8 Termo de Responsabilidade ........................................................................... 48

3.9 Transferência de Bens ..................................................................................... 50

3.10 Recolhimento de Bens ................................................................................... 51

3.11 Empréstimo de Bens entre Unidades ........................................................ 52

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3.12 Empréstimo de Bens para Eventos ............................................................ 52

3.13 Nada Consta Patrimonial............................................................................... 55

3.14 Retirada de bens das dependências do Órgão – Termo de

Acautelamento........................................................................................................... 56

GLOSSÁRIO .................................................................................................................... 58

REFERÊNCIAS ................................................................................................................ 62

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1 INTRODUÇÃO

A necessidade de estabelecer procedimentos de controle patrimonial a partir de rotinas

operacionais emergiu como um dos principais interesses da administração. Nesse contexto, o

Governo Federal adotou políticas mais rigorosas de controle, tais como a implantação do

Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI) e o aumento da fiscalização dos órgãos

externos, como o Tribunal de Contas da União (TCU) e a Controladoria Geral da União (CGU).

Concomitante à necessidade, o surgimento de ferramentas que possibilitem um controle

eficaz na administração permite um melhor gerenciamento e planejamento do patrimônio

público, assim como, minimizará as recomendações apontadas pela Auditoria Interna em seus

relatórios.

A Unilab foi criada pela Lei nº. 12.289, de 20

de julho de 2010, e, apenas em 2011, passou a constar

como unidade orçamentária na Lei Orçamentária da

União, possuindo orçamento próprio a partir de 2011.

A sede da Unilab fica e Redenção, no Estado do Ceará, onde tem o Campus da

Liberdade, Unidade Acadêmica de Palmares e Unidade Acadêmica de Auroras. Além dos

campi no Ceará, a Unilab inaugurou em 2014, o Campus dos Malês, localizado na cidade de

São Francisco do Conde, no Estado da Bahia.

Em 2011, o sistema informatizado de controle patrimonial da Unilab ainda estava sendo

implantado e efetivamente não pode ser utilizado para que pudesse ensejar o registro

patrimonial na época. Atualmente a Unilab efetua a gestão patrimonial, de almoxarifado e bens

móveis, pelo Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC); e de bens

imóveis, pelo Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União (SPIUnet).

A gestão patrimonial de toda a Universidade é desenvolvida pela Divisão de

Patrimônio, lotada na Coordenação de Logística, na Pró-Reitoria de Administração. A Divisão

de Patrimônio está estruturada da seguinte forma: Divisão de Patrimônio, Seção de

Almoxarifado e Seção de Registro Patrimonial.

As atribuições da Divisão de Patrimônio essencialmente gerenciam as atividades e

tarefas inerentes ao Patrimônio da Unilab de Materiais de Almoxarifado, Bens Móveis e Bens

Imóveis. Dessa forma, este documento está sementado levando em consideração os três

âmbitos os quais a Divisão de Patrimônio contempla.

http://www.unilab.edu.br

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2 ALMOXARIFADO

O Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação dos materiais registrados

na Universidade. Os materiais necessitam desse local a fim de atender às demandas das

unidades organizacionais da Unilab em suas atividades operacionais.

A Armazenagem com toda sua estrutura deve propiciar condições para que os materiais

estejam bem conservados, organizados, localizados e de fácil movimentação, para que estes

cheguem às unidades com celeridade e em bom estado de uso.

A Seção de Almoxarifado é uma seção administrativa vinculada à Divisão de

Patrimônio, lotada na Coordenação de Logística, da Pró-Reitoria de Administração da Unilab.

A estrutura tem como objetivo atender às demandas das unidades organizacionais dos

4 (quatro) Campi: Liberdade, Auroras, Palmares e Malês.

O Almoxarifado Central está localizado no Campus dos Palmares, é o Almoxarifado

com a maior concentração de guarda dos materiais de: consumo, permanente (provisoriamente,

antes de ser distribuído) e inservíveis (provisoriamente, antes da avaliação e destinação final).

No Almoxarifado Central é feito o recebimento, organização e distribuição para as unidades

Atenção para a informação!

Sabe quais as atribuições do Almoxarifado?

Efetuar Termo de Referência dos itens do Almoxarifado;

Acompanhar o levantamento das necessidades, em relação às demandas das unidades para o processo

licitatório de compra, dos itens do Almoxarifado;

Acompanhar os saldos de materiais de consumo da Ata em vigência;

Fazer análise do Ponto de Pedido e fazer solicitação de empenho para ressuprimento de estoque;

Encaminhar Nota de Empenho para Fornecedores;

Diligenciar o processo de envio de mercadoria com os Fornecedores para cumprimento de prazos de

entrega;

Examinar, conferir e receber o material adquirido de acordo com as Notas de Empenho e Notas Fiscais,

podendo, quando for o caso, solicitar o exame dos setores técnicos requisitantes ou especializados;

Fazer o registro de entrada dos materiais adquiridos;

Encaminhar a SRP a documentação referente a entrada de bens;

Encaminhar NF para pagamento;

Controlar o armazenamento e imprimir as etiquetas para o Almoxarifado;

Acompanhar o processo de inconformidade de materiais recebidos com Fornecedores;

Solicitar abertura de processo para sanção de Fornecedores;

Organizar o almoxarifado de forma a garantir o armazenamento adequado, e a segurança dos materiais

em estoque;

Controlar o Estoque;

Receber, controlar as requisições e organizar o processo de distribuição para o atendimento às unidades

setoriais;

Fazer o adequado registro de saída dos materiais a serem distribuídos;

Emitir o RMA (Relatório de Movimentação do Almoxarifado) e encaminhar à Contabilidade;

Acompanhar a comissão nomeada por realizar o inventário anual e para tomada de contas, no final do

exercício.

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do Campus Palmares e o ressuprimento dos almoxarifados setoriais dos Campi Liberdade e

Auroras. Há apenas um RMA (Relatório de Movimentação do Almoxarifado) para o 3(três)

campi para análise contábil.

O Almoxarifado do campus dos Malês de São Francisco do Conde da Bahia é

descentralizado do Almoxarifado Central, em termo organizacional, devido a sua localização,

então, expede seu próprio RMA.

Todos os Almoxarifados da Unilab trabalham de forma interligada, com o mesmo

planejamento, organização, controle e normatização para que os objetivos organizacionais

sejam cumpridos de forma unificada.

2.1 Aquisição

O processo de aquisição dos materiais deve ser realizado conforme procedimentos

indicados no Manual de Compras da Unilab. Vale salientar que a instrução processual da

aquisição dos materiais de uso comum da Universidade é de responsabilidade da Divisão de

Patrimônio, para fins de reposição de estoque do Almoxarifado (IN 205/88). Não obstante, a

instrução processual de materiais de uso específico, como por exemplo,

material laboratorial, deve ser realizada pela unidade requisitante, uma

vez que esta possui conhecimento técnico para elaboração de Termo de

Referência, descrição das características dos itens, bem como a

coadunação da proposta de preço com as características requeridas para

utilização na Universidade.

Quanto à aquisição de materiais de uso específico, o processo deve ser instruído quando

houver a necessidade da Unidade Requisitante e obedecendo o que estabelece a Lei nº 8.666/93.

Quanto à aquisição de materiais de uso comum da Unilab, tradicionalmente o processo

é instruído pela Divisão de Patrimônio da Universidade anualmente, no segundo semestre, com

previsão de consumo para atender às necessidades de 12 (doze) meses, em observância ao

disposto da IN 205/88, no qual consta que “Deve ser evitada a compra volumosa de materiais

sujeitos, num curto espaço de tempo, à perda de suas características normais de uso, também

daqueles propensos ao obsoletismo”.

Manual de

Compras da

Unilab

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Vale ressaltar que a Divisão de Patrimônio está aberta a inclusões de materiais que

possam ser de interesse das Unidades da Universidade, contanto que estes materiais sejam de

uso comum. Oportunamente, a Divisão de Patrimônio solicitará, por meio de Memorando

Circular, as demandas das Unidades da Unilab de material de consumo de uso comum. Este

levantamento será compilado com as informações observadas pela Divisão de Patrimônio no

Relatório de Histórico de Consumo, para elaboração do processo de

aquisição. Logo, caso alguma Unidade da Unilab tenha a necessidade de

aquisição deste tipo de material (Ex.: material de expediente), basta enviar

memorando à Divisão de Patrimônio [ANEXO A01] com descrição do

material, quantidade estimada e link contendo imagem para

exemplificação do item solicitado e será incluído no planejamento anual de aquisição de

material.

A aquisição é efetuada conforme a necessidade da Universidade. Uma vez realizada a

aquisição dos materiais, a Seção de Almoxarifado, da Divisão de Patrimônio, dará curso aos

procedimentos de solicitação de emissão da Nota de Empenho para reposição de estoque de

consumo dos próximos 4 meses. Tal solicitação se dará conforme planejamento anual de

quantitativo de aquisições de material de consumo.

Posteriormente, em posse da Nota de Empenho, a referida seção entrará em contato com

o fornecedor a fim de encaminhar a solicitação de material, o qual deverá atender às exigências

editalícias.

A fim de contribuir para o adequado enquadramento

do item em material de consumo, apresenta-se o Código

Contábil do Subitem de Material de Consumo.

2.2 Recebimento

Compete ainda à Seção de Almoxarifado o recebimento de materiais adquiridos pela

Universidade. Em regra, a entrega de material deve ocorrer sempre nos almoxarifados das

unidades gestoras que os adquiriu, salvo situações em que não possa ou não deva ser ali

estocado, caso em que a entrega se fará nos locais previamente estabelecidos (IN 205/88).

De qualquer forma, conforme a IN 205/88, qualquer que seja o local de recebimento, o

registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado. Quando o recebimento de

materiais ocorrer diretamente pelas unidades administrativas, estas deverão atestar a Nota

ANEXO A01

Memo.

Solicitação de

aquisição de

material

Código Contábil

Material de consumo

ANEXO A01 - MEMORANDO AQUISICAO.docx

ANEXO A01 - MEMORANDO AQUISICAO.docx

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Fiscal e encaminhá-la ao Almoxarifado, acompanhada de memorando, a fim de efetuar o

registro de entrada do material no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

(SIPAC).

O detalhamento do fluxo a ser seguido quando no recebimento dos materiais é

apresentado na Figura 01.

Figura 01 - Fluxograma de Recebimento de Materiais no Almoxarifado

Fonte: Elaboração própria.

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2.2.1 Recebimento Provisório

É o ato pelo qual o material é entregue ao órgão público no local previamente designado,

não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação

do material, do fornecedor ao órgão recebedor.

A prova do recebimento é constituída pela assinatura do responsável no documento

fiscal e serve apenas como ressalva ao fornecedor, para os efeitos da aquisição e de

comprovação da data da entrega.

Conferência Documental

No ato de recepção do fornecedor e recebimento do material, o Setor de

Almoxarifado/servidor designado para esse fim procederá a conferência documental e visual.

Neste momento deverá observar os seguintes elementos que deverão necessariamente ser

executados na entrega:

I. Verificar se existe Nota de Empenho relacionada à Nota Fiscal;

II. Verificar as condições do material, pela análise da disposição das cargas, condições

de embalagem, quanto a evidência de quebras, umidade, dentre outras possíveis avarias;

III. Conferência de volumes, confrontando com a Nota fiscal;

IV. Verificar se a marca do material confere com a Nota de Empenho;

V. Verificar se a especificação do material na Nota fiscal confere com a Nota de

Empenho.

Se não houver Notas de Empenho relacionadas à Nota Fiscal recebida, o recebimento

deve ser recusado. As divergências e irregularidades que motivaram a recusa devem ser

informadas transcrevendo os motivos no verso da Nota Fiscal, bem como nos documentos do

transportador.

Conferência Quantitativa

No ato de recebimento deve-se constatar se a quantidade declarada pelo fornecedor na

Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. Nesta etapa deve ser realizada uma

conferência visual sobre a qualidade do material, as quantidades e especificações contidas na

Nota de Empenho.

Essa verificação poderá, dependendo do caso, se dar sob duas formas:

a) Inspeção total: aquela em que todos os materiais, um à um, devem ser

minuciosamente analisados.

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b) Inspeção por amostragem: utilizada quando do recebimento de grande volume de um

determinado material, no qual se faz necessário formar um lote de inspeção, que se dará de

forma aleatória de certa quantidade de unidades (10% do total), para verificação de

conformidade com o exigido e constante na Nota de Empenho.

O material que depender apenas de conferência da Nota de Empenho e da Nota Fiscal

será recebido pelo Almoxarifado. Se o material depender, também, de conferência qualitativa,

o Almoxarifado indicará esta condição no documento de entrega do fornecedor (Nota Fiscal) e

solicitará prontamente ao setor responsável esse exame, para a respectiva aceitação do material,

em até 5 (cinco) dias úteis.

Conferência Qualitativa

A conferência qualitativa será realizada pelo setor responsável e/ou fiscal do contrato

com base no formulário Conferência Técnica [ANEXO A02], em até 5

(cinco) dias úteis. Findo este prazo, sem qualquer manifestção do setor

requisitante, o Almoxarifado entenderá pela conformidade do material

dando prosseguimento ao recebimento definitivo.

Constatado, tempestivamente pelo responsável, que o material não

corresponde com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresenta faltas ou defeitos, o

Almoxarifado deverá ser informado pelo fiscal das providências junto ao fornecedor acerca da

regularização da entrega, acompanhando esse procedimento e prestando esclarecimentos ao

fiscal, no que couber.

Conforme aduz a Lei nº 8.666/93, quanto à possibilidade de dispensa do recebimento

provisório:

Art. 74 - Poderá ser dispensado o recebimento provisório nos seguintes:

I - gêneros perecíveis e alimentação preparada;

II - serviços profissionais;

III - obras e serviços de valor até o previsto no art. 23, inciso II, alínea “a”,

desta Lei, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e

instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade. Limite

de que trata a lei: R$ 80.000,00

2.2.2 Recebimento Definitivo

É o ato pelo qual o servidor competente ou comissão designada, declara, na Nota Fiscal

ou em outro documento hábil, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas,

consoante o Art. 73 da Lei 8.666/93.

ANEXO A02

Conferência

Técnica

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Em caso de aquisições com valor acima de R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), valor

correspondente ao limite da modalidade “convite”, o recebimento deverá ser confiado a uma

Comissão de, no mínimo, 3 (três) membros, conforme Art. 15, § 8° da lei 8.666/93, constituída

por portaria.

Após a conferência do Almoxarifado, Comissão ou do setor solicitante, é certificado o

recebimento e o fornecedor liberado. Caso não haja inconsistência com o material, o gestor da

unidade responsável certifica a Nota Fiscal por meio do formulário

Conferência Técnica [ANEXO A02] e encaminha à Divisão de

Patrimônio. Nos casos previstos em Lei, a Comissão de Recebimento de

Bens e Materiais certificará por meio do Termo de Recebimento

Definitivo [ANEXO A03].

A Seção de Almoxarifado organizará os materiais fisicamente

conforme o status do recebimento (aceito, aguardando avaliação do

usuário, para devolução, entre outros) e registrará a Nota Fiscal no

Sistema (SIPAC). Além disso, encaminhará a Nota Fiscal, a Nota de

Empenho e seus respectivos anexos à Pró-Reitoria de Administração

(PROAD) para pagamento.

2.3 Registro

Todo material adquirido pela Unilab deverá dar entrada no Almoxarifado Central para

efeito registro. Os materiais de consumo recebidos, mediante qualquer processo de aquisição

pela Unilab, devem ser incorporados ao patrimônio da Universidade antes de serem distribuídos

às Unidades que irão utilizá-los. É importante salientar que todo material armazenado no

Almoxarifado deverá ter sua correspondência na Contabilidade da instituição. Dessa forma,

todo material adquirido deverá estar registrado contabilmente de forma apropriada. Por

exemplo: compra, doação, devolução e outros.

2.3.1 Registro de Recebimento

Todo material de consumo adquirido pela Unilab deverá dar entrada no Almoxarifado

Central, para efeito de registro, que é de responsabilidade exclusiva da Seção de Almoxarifado.

Finalizados os procedimentos de Recebimento, o Almoxarifado dará sequência com o

registro dos materiais adquiridos. A Nota Fiscal será cadastrada no SIPAC e alimentará um

ANEXO A03

Termo de

Recebimento

Definitivo

ANEXO A02

Conferência

Técnica

ANEXO%20A03%20-%20TERMO%20DE%20RECEBIMENTO%20DEFINITIVO%20COMISSAO.docx

ANEXO%20A02%20-%20CONFERENCIA%20TECNICA.docx







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Arquivo de Recebimento, constituído de pastas físicas próprias, catalogada de acordo com a

Nota de Empenho e ano de aquisição com os seguintes documentos referentes ao material

recebido:

a) Nota Fiscal (cópia);

b) Nota de Empenho (cópia);

c) Demais documentos considerados relevantes (cópia).

Além do arquivamento, a Seção de Almoxarifado enviará os documentos originais de

Nota Fiscal, Nota de Empenho, Nota Fiscal Eletrônica, os Termos de Recebimentos

acompanhados de Memorando Eletrônico expedido pela Seção solicitando pagamento, à

PROAD que os remeterão para Coordenação Financeira a fim de que se concretize o pagamento

do fornecedor.

O material recebido por quaisquer outras formas somente deve ser incluído e registrado

no Almoxarifado se estiver devidamente acompanhado pelo respectivo documento

comprobatório.

2.3.2 Registro de Movimentação do Almoxarifado - RMA

A Seção de Almoxarifado deve exercer um controle efetivo de seu estoque mantendo

os instrumentos de registros atualizados, de forma a propiciar informações oportunas e

confiáveis às unidades integrantes da estrutura organizacional da instituição, através da

remessa de relatórios periódicos contendo os seguintes dados:

● Quantidade de requisições atendidas;

● Consumo máximo;

● Material em estoque;

● Níveis de estoque;

● Ponto ideal de ressuprimento (estoque mínimo);

● Itens inativos (itens sem movimentação por longo tempo) material considerado

obsoleto ou imprestável para uso na instituição.

Deve ser elaborado mensalmente e remetido exclusivamente para os responsáveis pelas

Unidades Gestoras (UG), o Relatório de Movimentação do Almoxarifado (RMA) informando

o consumo de material que lhes foi efetivamente atribuído, para fins de acompanhamento,

correção de eventual apropriação indevida, bem como subsídio informacional para a

Contabilidade da UG.

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O RMA pode ser gerado no Sistema de forma Analítica e Sintética acessando-se SIPAC

→ Módulos → Almoxarifado → Relatórios → Movimentação → RMA Analítico/Sintético.

No RMA Sintético constarão as seguintes informações conforme Figura 02.

Figura 02 - Exemplo de Relatório de Movimentação do Almoxarifado

Sintético

Fonte: SIPAC (2013).

No RMA Analítico, o cadastro será feito primeiramente através do código contábil,

elencando a seguir a identificação específica do material. Por exemplo, em “3022 - Material de

Limpeza e Higienização”, será caracterizado abaixo: 3022000000033 - Coletor de Pilhas e

Baterias; 302200000321 - Estopa para Limpeza e assim sucessivamente. Em cada um conforme

Figura 03.

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Figura 03 - Exemplo de Relatório de Movimentação do Almoxarifado

Analítico

Fonte: SIPAC (2013).

Toda movimentação de material, deve ser registrada e lançada no RMA, para fins de

controle. O referido relatório, por ter desdobramentos no demonstrativo contábil, deve refletir

com propriedade a posição dos estoques existentes no Almoxarifado. É de suma importância

que o saldo do RMA reflita o quantitativo físico dos materiais da Universidade, no

Almoxarifado, para melhor controle. Para tanto, a Unilab possui instrumentos de controle no

Almoxarifado a fim de facilitar registro.

2.4 Armazenagem

O responsável pelo almoxarifado deverá zelar pela organização necessária que

possibilite a movimentação de material bem como a utilização do equipamento preciso, de

forma ordenada e segura.

A disposição do material deve ser projetada levando em consideração aspectos a seguir

elencados, assim como os dispositivos legais concernentes a matéria:

1 - Rotatividade dos Materiais

Considerando o fator de maior ou menor movimentação de saída, deve-se procurar

armazenar os materiais de maior índice de rotatividade ou giro de estoque, sempre em locais

situados nas proximidades de portas e áreas do almoxarifado (setor de expedição), a fim de

obtermos com esta medida:

● Redução do número de viagens entre a área de estocagem e expedição;

● Melhor aproveitamento da mão-de-obra, com menor desgaste físico do almoxarife;

● Diminuição do tempo de operação.

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2 - Peso/Volume dos Materiais

Os itens volumosos e pesados devem ser estocados, preferivelmente, nas áreas do

almoxarifado mais próximas da porta de saída, de modo que a distância a percorrer seja menor

que as dos itens leves e de fácil acesso.

3 - Fenômenos Naturais

Devendo-se atentar para a melhor definição do local em que cada material ficará

estocado, considerando a maior ou menor incidência dos fenômenos naturais sobre a área do

almoxarifado pois, dependendo da situação geográfica, o calor excessivo, o vento, a chuva e a

umidade poderão conspirar contra a conservação do material.

4 - Natureza dos Materiais

Considerando que um almoxarifado possui uma grande variedade de materiais e que,

comumente, estes possuem natureza distintas, é correto e prudente separá-los respeitando suas

características próprias, isto é, aqueles que são altamente inflamáveis, facilmente

carbonizáveis, explosivos, que emitem cheiro, perecíveis devem estar armazenados

reservadamente.

2.4.1 Disposições gerais sobre a organização do estoque

● Evitar estocar materiais nos corredores e áreas de circulação que devem permanecer

livres e bem iluminadas, de modo que o tráfego de pessoas e material possa fluir livremente;

● Deve ser evitado o contato direto do material com o piso, utilizando-se para isso

acessórios de proteção (Ex.: pallets);

● Arrumar os materiais e equipamentos nas prateleiras de tal forma que o peso fique

bem distribuído;

● Manter os materiais estocados em perfeitas condições de uso;

● Dispor os materiais de forma que o primeiro a entrar seja o primeiro a sair, com a

finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;

● Arrumar os materiais perecíveis em locais de fácil visualização;

● Guardar os materiais pequenos como porcas, presilhas, botões, entre outros, em

caixas, distribuídas ordenadamente nas prateleiras ou gavetas;

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● Não juntar materiais de diferentes características, organizá-los conforme sua

natureza;

● O material deve ser empilhado de forma a não comprometer a segurança das pessoas

ao redor, assim como a qualidade do próprio material que pode vir a ser afetada em decorrência

de excessiva pressão e da ausência de adequado arejamento;

● Os materiais devem ser identificados por meio de etiquetas contendo as informações

quanto às suas características e código;

● A arrumação do material deve ser feita de forma a possibilitar fácil visualização de

sua etiqueta de identificação;

● Material inflamável deve ser estocado separadamente dos demais;

● É importante o uso de uma organização vertical para que haja uma economia

horizontal na guarda dos materiais: através de estantes, porta-pallets, dentre outras formas de

organização;

● Quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura

das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento

(distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes).

● A organização dos materiais não deve prejudicar o acesso as saídas de emergência,

aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater a incêndio

(Corpo de Bombeiros).

2.4.2 Localização do material

Identificar a posição do material (localização) nas instalações de armazenagem facilita

e racionaliza a retirada e guarda do material, além do inventário; proporciona maior agilidade

nas operações; e garante maior produtividade.

2.4.3 Manuseio do material

As principais normas que constituem o método prático para manuseio de materiais são:

● A manipulação deve ser feita com meios adequados de transporte-empilhadeiras,

carrinhos, esteiras, entre outros, a fim de evitar esforços desnecessários, demoras ou danos;

Atenção!

Só serão armazenados no Almoxarifado aqueles bens devidamente

registrados no SIPAC. !

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● Os meios de transportes internos devem ser totalmente carregados até o limite (mas

nunca além deste) de peso e volume, evitando viagens desnecessárias que aumentaria o custo

operacional; em caso de excesso de peso e volume, haveria grande risco de acidentes;

● A embalagem deve ser definitiva, evitando mudanças ou reforços sobressalentes que

poderiam causar danos.

2.4.4 Segurança na armazenagem

É imprescindível que a armazenagem dos materiais contemple ações que garantam a

segurança dos itens contidos no local. Vale destacar as práticas de segurança:

● Evitar acesso de pessoas estranhas do almoxarifado;

● Nos casos de limpeza periódica, esta deve ser supervisionada pelo almoxarife;

● Proibir terminantemente o fumo nas instalações internas do local;

● Providenciar a instalação de equipamentos contra incêndios, observando normas

técnicas;

● Utilizar cores, acessórios e símbolos de segurança em toda a área do almoxarifado,

por meio de placas, etiquetas, cones, pinturas, entre outros.

2.5 Inventário

Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques

nos almoxarifados, o qual permite:

● O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo

físico real nas instalações de armazenagem;

● A análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos

resultados obtidos no levantamento físico;

● Avaliar as condições de armazenamento dos materiais estocados;

● Avaliar a disposição física dos materiais a fim de verificar a praticidade na sua

movimentação;

● Realizar o levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento

dos estoques.

A periodicidade para atividade de inventário de bens materiais será feita

semestralmente, no meio e ao final do Exercício. Durante a atividade, promovida pela Seção

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de Almoxarifado, haverá paralização nas atividades de distribuição e movimentação dos

materiais para o levantamento e conferência dos itens, paralização esta que será informada às

unidades requisitantes com, pelo menos, 15 (quinze) dias de antecedência ao início do

Inventário.

Vale salientar que no inventário desenvolvido ao final do Exercício é elaborado um

Relatório pela Comissão de Inventário, o qual é destinado à Administração Superior da Unilab

para conhecimento.

Em atendimento aos Acórdãos nº 2366/2007 (TCU - 2ª Câmara)1 e 1836/2008 (TCU -

2ª Câmara)2, a Unilab constituiu a Comissão de Inventário.

2.6 Saneamento

A Instrução Normativa nº 205/88 menciona que a atividade de saneamento visa a

otimização física dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificação de

variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou

recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis.

Em se tratando de bens materiais em estoques devem ser objeto de constantes análises

e revisões.

A forma de organização dos itens considerando que o primeiro que entra seja o primeiro

que sai, evita que os itens fiquem em condições ultrapassadas de uso. Outra forma de se evitar

1 “9. Acórdão: Vistos, relatados e discutidos estes autos de Prestação de Contas Prestação de Contas da

Fundação Universidade Federal do Maranhão - UFMA, relativa ao exercício de 2004. ACORDAM os Ministros

do Tribunal de Contas da União, reunidos em Sessão da 2ª Câmara, ante as razões expostas pelo Relator, em:

(...)

9.3. determinar à Universidade Federal do Maranhão - UFMA que: (...)

9.3.4. obedeça o princípio da segregação de funções, evitando constituição de comissão de inventário físico de

bens móveis apenas por servidores responsáveis pela administração e controle de patrimônio;”

Disponível em:

http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=06/09/2007&jornal=1&pagina=227 (DOU de

06/09/2007, S1, p. 227) 2 “9. Acórdão: VISTOS, relatados e discutidos estes autos de tomada de contas ordinária simplificada do

Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas relativa ao exercício de 2004. ACORDAM os Ministros do Tribunal

de Contas da União, reunidos em Sessão da Segunda Câmara, ante as razões expostas pelo Relator, em: (...)

9.2. determinar ao Tribunal Regional Eleitoral no Estado do Amazonas que: (...)

9.2.5. observe o princípio de segregação de funções previsto na IN/SEDAP n.º 205/1988, de forma a não

permitir que a comissão de inventário seja composta por membros responsáveis pelos bens a serem

inventariados;”

Disponível em: http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=26/06/2008&jornal=1&pagina=114 (DOU de 26/06/2008, S.1, p. 114)

http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=06/09/2007&jornal=1&pagina=227

http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=26/06/2008&jornal=1&pagina=114

21




é fazer um bom planejamento para ressuprimento, determinando o estoque ideal para que não

haja sobras desnecessárias.

O setor de Almoxarifado, com base nos resultados obtidos em face da Revisão e Análise

efetuadas, promoverá o levantamento dos itens inativos. Quando o material se encontrar

obsoleto, sem condições de uso deverá ser emitida requisição de material com justificativa do

interesse público do desfazimento, baseado nos custos de posse e de responsabilização de algo

que não tem mais utilidade para o órgão, outras entidades sociais e nem para o mercado,

onerando assim os cofres públicos indevidamente. No caso de estar em condições de uso, o

procedimento operacional e as justificativas serão idênticos ao anterior, tendo somente a

destinação diferente: cessão, doação ou venda. (Decreto 99.658/90).

Na Unilab foi constituída a Comissão de Avaliação de Materiais e Bens Móveis foi

constituída, que é regida pelo que estabelece a Resolução nº 345 do CONFEA.

A Comissão de Inservíveis procederá com a análise e emissão de parecer sobre o estado

do material. Em posse do parecer da citada Comissão, a Divisão de Patrimônio deverá proceder

com a abertura de processo administrativo, no qual enviará Memorando à

PROAD com a justificativa do desfazimento [ANEXO A04] e relação dos

itens em situação de desfazimento.

O processo deverá ser encaminhado à Procuradoria Federal da

Unilab para emissão de parecer conclusivo quanto aos aspectos legais do

ato.

Após aprovação do processo administrativo pela Reitoria da Unilab, deverá ser

registrada a baixa dos itens no Sipac e a retirada física dos itens. Os itens sem condições de uso

serão eliminados.


Sabe a diferença entre itens ativos e inativos?

Consideram-se itens ativos - aqueles requisitados regularmente em um dado período estipulado pelo órgão

ou entidade.

Consideram-se itens inativos - aqueles não movimentados em um certo período estipulado pelo órgão ou

entidade e comprovadamente desnecessários para utilização nestes.

ANEXO A04

Memo.

Retirada de

materiais

inservíveis

ANEXO%20A04%20-%20MEMORANDO%20PARA%20MATERIAIS%20INSERVIVEIS.docx.docx




22




2.6.1 Casos de desaparecimento, furto ou extravio de materiais

Apesar das práticas de segurança relativas aos bens materiais constantes no

Almoxarifado, podem ocorrer casos de desaparecimento, furto ou extravio destes.

Constatando-se ocorrência de tais casos, o Chefe da Seção de Almoxarifado deve

imediatamente comunicar o fato ao responsável pela Unidade Gestora que adotará as medidas

administrativas necessárias.

Para prevenir tais ocorrências o Almoxarifado deve estabelecer controle de pessoas

autorizadas a entrar no local, inclusive, mantendo em arquivo a relação de funcionários

credenciados a assinar Requisições de Material.

2.7 Distribuição

A distribuição é o processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condições

ao usuário. As unidades integrantes da estrutura organizacional da Unilab serão supridas

exclusivamente pelo seu Almoxarifado.

O processo de distribuição às unidades se dará, exclusivamente,

por meio de Requisição, que é o instrumento pelo qual se solicita o

material de uso interno da Unilab. A requisição se dará via Memorando

Eletrônico, da Unidade Requisitante, devidamente autenticado pelo

Gestor, encaminhado à Divisão de Patrimônio da Unilab, conforme

modelo [ANEXO A05].

A fim de facilitar a descrição dos itens, bem como ciência dos materiais disponíveis no

Almoxarifado, a Unidade terá à disposição um Catálogo de Materiais, com informações

suficientes para proceder com a requisição. Vale salientar que as requisições deverão conter,

obrigatoriamente, os dados: Unidade requisitante, Campus, Código do Material; Descrição;

Unidade de medida; e Quantidade requisitada. As requisições

só serão atendidas se apresentarem as informações em sua

plenitude.

As solicitações, por Unidade Requisitante da Unilab,

serão limitadas a 2 (duas) por mês, sendo possíveis apenas até o dia 20 de cada mês. Casos com

excepcionalidade e urgência devidamente justificados, serão analisados pontualmente. Tal

ANEXO A05

Memo. De

Requisição de

Materiais

Catálogo de

materiais

ANEXO%20A05%20-%20MEMORANDO%20DE%20REQUISICAO%20DE%20MATERIAIS.docx

https://goo.gl/mx3RwM







23




prática visa estabelecer planejamento da Seção de Almoxarifado, melhor aproveitamento das

atividades desta seção e diminuição do tempo de operação destinado às entregas de material.

O atendimento da requisição se dará no prazo máximo de 3 dias úteis, contados da data

da solicitação e atendidos no horário de 08h30min às 16h30min.

Antes da entrega do material será feita a baixa do item requisitado no Sistema Sipac e

gerado o comprovante de saída que acompanhará o material requisitado o qual deverá ser

assinado pelo responsável pelo recebimento da requisição em duas vias.

Excepcionalmente as requisições de água poderão ser realizadas por meio de envio de

solicitação à Divisão de Patrimônio para o e-mail [email protected].

É de responsabilidade do solicitante:

● Solicitar quantidade considerável para o consumo mensal, respeitando as cotas de

consumo preestabelecidas;

● Arquivar de forma segura e organizada as requisições;

● Distribuir os materiais, dentro do setor, aos interessados que solicitaram;

● Fazer o levantamento do quantitativo necessário ao consumo do seu setor;

● Respeitar o cronograma de solicitação e prazo de atendimento;

● Preencher corretamente a requisição.

A seguir, está detalhado o fluxo da distribuição de materiais entre almoxarifados:

Figura 04 – Fluxograma de Distribuição de Materiais


24




2.7.1 Cotas de Consumo

A Instrução Normativa nº 205/88, na cláusula 7.10, menciona de forma bem clara que,

para que se tenha o controle na distribuição racional do material requisitado deve-se promover

cortes necessários nos pedidos de fornecimento das unidades usuárias, em função do consumo

médio apurado em série histórica anterior como suporte à projeção de estoque, evitando,

sempre que possível, a demanda reprimida e a consequente ruptura do estoque.

As unidades requisitantes receberão uma tabela de itens, via Memorando, com cotas

mensais de consumo. As cotas servirão para que não haja a ruptura de estoque e para que sejam

administrados e controlados o consumo de cada unidade. Logo, haverá um limite mensal a ser

respeitado por unidade.

Nos casos de urgência, emergência ou extraordinária de quantidades excedentes às

cotas mensais, estas deverão ser justificadas para que seja analisado o fornecimento.

2.7.2 Transferência entre Almoxarifados

A transferência de materiais entre Almoxarifados se dará através

de uma Guia de Trânsito de Materiais [ANEXO A06] que acompanhará

os materiais desde o Almoxarifado origem até a chegada ao

Almoxarifado destino, a guia servirá de documento comprobatório na

conferência dos materiais, assinada pelas pessoas envolvidas na

movimentação: Almoxarifado Origem, Almoxarifado Destino e

Transportador.

A seguir, está detalhado o fluxo da transferência de materiais entre almoxarifados:

ANEXO A06

Guia de

Trânsito de

Materiais

ANEXO%20A06%20-%20GUIA%20DE%20TRANSITO%20DE%20MATERIAIS%20ENTRE%20ALMOXARIFADOS.docx



25




Figura 05 – Fluxograma de Transferência de Materiais entre

Almoxarifados


2.7.3 Devolução de Materiais

A devolução de materiais deverá acontecer por meio de

Memorando Eletrônico [ANEXO A07], contendo código, descrição,

unidade de fornecimento e quantidade, com as assinaturas de quem

entregou e de quem recebeu os materiais devolvidos.

Há registro de entrada extra orçamentária dos itens devolvidos,

no sistema, para estes retornarem à situação contábil de estoque.

ANEXO A07

Memo.

Devolução de

Materiais de

Consumo

ANEXO%20A07%20-%20MEMORANDO%20DE%20DEVOLUCAO%20DE%20BENS%20DE%20CONSUMO.docx




26




3 BENS MÓVEIS

O Almoxarifado é o local destinado a guarda dos bens móveis da Universidade.

Conforme a IN 205/88, evita-se o elevado número de bens móveis no local, a fim de evitar

riscos inerentes à estocagem dos mesmos.

A Seção de Registro Patrimonial é uma seção administrativa vinculada à Divisão de

Patrimônio, lotada na Coordenação de Logística, da Pró-Reitoria de Administração da Unilab.

A estrutura tem como objetivo atender às demandas das unidades organizacionais dos

4 (quatro) Campi: Liberdade, Auroras, Palmares e Malês.

O Almoxarifado Central está localizado no Campus dos Palmares, é o Almoxarifado

com a maior concentração de guarda dos materiais de: consumo, permanente (provisoriamente,

antes de ser distribuído) e inservíveis (provisoriamente, antes da avaliação e destinação final).

Há apenas um RMB (Relatório de Movimentação dos Bens) para o 3(três) campi para análise

contábil.

O Almoxarifado do campus dos Malês de São Francisco do Conde da Bahia é

descentralizado do Almoxarifado Central, em termo organizacional, devido a sua localização,

então, expede seu próprio RMB.

Todos os Almoxarifados da Unilab trabalham de forma interligada, com o mesmo

planejamento, organização, controle e normatização para que os objetivos organizacionais

sejam cumpridos de forma unificada.


Sabe quais as atribuições da Seção de Registro Patrimonial?

IMÓVEIS

Cadastro no SPIUnet e no SIPAC

Fazer juntada em processo de imóveis

Fazer diligências junto a cartórios e outros órgãos afetos para regularização notarial (Receita

Federal, SEFAZ, etc.)

Colaborar para regularização e cadastro dos bens imóveis da UNILAB

REGISTRO Participar do processo de inventário, através da Comissão de Inventário de Bens Imóveis

Fazer tombamento

Ligar para os fornecedores e acompanhar a entrega dos bens permanentes

Encaminhar Nota Fiscal para Pagamento

Comunicar ao setor requisitante/fiscal chegada de material para conferência técnica

COMPRAS Auxiliar na elaboração de TR de bens permanentes de uso comum

Auxiliar na pesquisa de preços

27




Os bens permanentes são definidos pela legislação, especificamente pela Lei n.º 4.320,

art. 15, § 2º, de 17 de março de 1964, como aquele com duração superior a dois anos.

O Art. 3° da Portaria n° 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional do

Ministério da Fazenda, define a adoção de cinco condições excludentes para a identificação do

material permanente, sendo classificado como material de consumo aquele que se enquadrar

em um ou mais itens dos que se seguem:

I - Durabilidade - quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas

condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

II - Fragilidade – material cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço

ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;

III - Perecibilidade – material sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se

deteriora ou perde sua característica normal de uso;

IV - Incorporabilidade - quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser

retirado sem prejuízo das características do principal;

V - Transformabilidade - quando adquirido para fim de transformação.

Verificadas as condições citadas, devem ser analisados, por fim, mais dois parâmetros

que complementam a definição final da classificação:

a. A relação custo de aquisição/custo de controle do material, como previsto no item

3.1 da IN N° 142 DASP (Departamento Administrativo do Serviço Público), que determina,

nos casos dos materiais com custo de controle maior que o risco da perda do mesmo, que o

controle desses bens seja feito através do relacionamento do material (relação-carga) e

verificação periódica das quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo que, em

função de sua finalidade, exige uma quantidade maior de itens, redunda em custo alto de

controle, devendo ser, portanto, classificado como de consumo;

b. Se o bem está sendo adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da

Instituição. Nestas circunstâncias, este material deve ser classificado sempre como um bem

permanente.

Além disso, é importante frisar que a classificação do bem, para efeito de sua inclusão

no sistema de controle patrimonial, deve ser coerente com a adotada no respectivo processo de

aquisição.

28




3.1 Entrada dos bens móveis

Os bens móveis podem compor o patrimônio da Universidade a partir de diversas

formas de entrada, que são evidenciadas a seguir.

3.1.1 Aquisição

É realizada quando o bem é adquirido através de recursos orçamentários ou extra

orçamentários. Toda aquisição de material através de despesa orçamentária é realizada por

empenho. A nota fiscal terá sempre o nome e CNPJ da Unilab no campo cliente.

A aquisição dos bens móveis deve ser realizada conforme procedimentos apresentados

no Manual de Compras da Unilab. Vale salientar que a instrução

processual da aquisição de bens de uso comum da Universidade é de

responsabilidade da Divisão de Patrimônio. Não obstante, a instrução

processual de bens de uso específico, como por exemplo, equipamentos

para laboratório, deve ser realizada pela unidade requisitante, uma vez que

esta possui conhecimento técnico para elaboração de Termo de Referência, descrição das

características dos itens, bem como a coadunação da proposta de preço com as características

requeridas para utilização na Universidade.

Quanto à aquisição de bens móveis de uso específico, o processo deve ser instruído

quando houver a necessidade da Unidade Requisitante e obedecendo o que estabelece a Lei nº

8.666/93.

Quanto à aquisição de bens móveis de uso comum da Unilab, tradicionalmente o

processo é instruído pela Divisão de Patrimônio da Universidade anualmente, no segundo

semestre, com previsão para atendimento às necessidades de 12 (doze) meses.

Vale ressaltar que a Divisão de Patrimônio está aberta a inclusões de itens que possam

ser de interesse das Unidades da Universidade, contanto que estes bens móveis sejam de uso

comum. Oportunamente, a Divisão de Patrimônio solicitará, por meio de

Memorando Circular, as demandas das Unidades da Unilab de bens móveis

de uso comum. Nesse sentido, caso alguma Unidade da Unilab tenha a

necessidade de aquisição de bens móveis, basta enviar memorando à

Divisão de Patrimônio [ANEXO M01] com descrição do bem, quantidade

estimada e link contendo imagem para exemplificação do item solicitado e será incluído no

planejamento anual de aquisição de material.

Manual de

Compras da

Unilab

ANEXO M01

Memo.

Solicitação de

aquisição de

bens móveis

ANEXO%20M01%20-%20MEMORANDO%20AQUISICAO.docx




29




A aquisição é efetuada conforme a necessidade da Universidade. Uma vez realizada a

aquisição dos bens móveis, a Seção de Registro Patrimonial, da Divisão de Patrimônio, dará

curso aos procedimentos de solicitação de emissão da Nota de Empenho para aquisição dos

itens. Tal solicitação se dará conforme planejamento anual de quantitativo de aquisições de

bens.

Posteriormente, em posse da Nota de Empenho, a referida seção entrará em contato com

o fornecedor a fim de encaminhar a solicitação de bem móvel, que deverá atender às exigências

editalícias.

A fim de contribuir para o adequado enquadramento do

item em material de consumo, apresenta-se o Código Contábil

do Subitem de Bens Permanentes.

3.1.2 Comodato e Cessão

Comodato e Cessão são denominações dadas ao empréstimo gratuito de um bem

permanente que deve ser restituído após determinado prazo. O Comodato é o empréstimo

realizado entre a Unilab e outras entidades, enquanto a Cessão é o empréstimo entre a Unilab

e outros órgãos públicos. Ambos são realizados através de contrato ou convênio. Como a posse

do bem não pertence à Unilab, um bem tombado por comodato não tem seu valor adicionado

ao montante de entradas no acervo patrimonial da Unilab. Quando ocorrer o retorno do bem ao

seu proprietário, deverá ser realizada uma baixa por devolução. Caso o bem seja doado

definitivamente à Unilab o comodato deverá ser alterado para Doação.

3.1.3 Doação

A doação significa a transferência da propriedade de bens permanentes para a Unilab.

O termo de doação deve ser emitido pela entidade doadora e deve apresentar todos os elementos

identificadores do bem tais como descrição detalhada, valor de aquisição, estado do bem, data

de aquisição ou de entrega do bem à Unilab. É a incorporação de um bem doado por terceiros

à Unilab, em caráter definitivo. A doação deve ser necessariamente acompanhada de termo.

3.1.4 Incorporação

A entrada por incorporação é feita a partir de um ofício do dirigente da unidade

determinando a operação (este documento, por convenção, equivale ao documento de origem

do bem). Um tombamento por incorporação ocorre quando não é possível identificar a origem

dos recursos de um bem que se encontre pelo menos a dois exercícios (anos) no acervo da

Código Contábil

Bens permanentes

30




unidade ou órgão. Para proceder ao tombamento por incorporação deveremos igualmente

observar o disposto o item 6.4 da IN 205 que determina que na falta de possibilidade de

apropriar custos de bens, deverá ser realizada avaliação por comissão especial que, após

análise, arbitrará o valor de tombamento.

3.2 Recebimento

Compete à Seção de Almoxarifado, junto à Divisão de Patrimônio, o recebimento de

bens móveis adquiridos pela Universidade.

Conforme a IN 205/88, qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada

do material será sempre no Núcleo de Registro Patrimonial.

Não poderá haver encaminhamento de Nota Fiscal para

pagamento, relativa à entrada de Bens Móveis, sem que este passe pela

Divisão de Patrimônio, para registro.

Vale ressaltar que os procedimentos relativos ao recebimento de

bens móveis serão similares àqueles de materiais de almoxarifado, tendo

em vista que a operacionalização do recebimento é realizada pela Seção de Almoxarifado.

ANEXO M02

Memo. Ciência

de entrada de

bens móveis

Atenção!

Existem bens que são entregues diretamente às unidades

administrativas requisitantes. Nestes casos, as unidades

administrativas deverão atestar a Nota Fiscal e encaminhá-la à Divisão

de Patrimônio, acompanhada de memorando [ANEXO M02], a fim de

efetuar o registro de entrada do bem no SIPAC.

!

Atenção!

Em hipótese alguma o bem poderá dar entrada na Universidade sem a

Divisão de Patrimônio ter conhecimento do fato e da documentação.

Com exceção de material bibliográfico, cuja gestão é de

responsabilidade da Diretoria do Sistema de Bibliotecas da Unilab

(SIBIUNI).

!

ANEXO%20M02%20-%20Modelo%20de%20Memorando%20de%20ciência%20de%20entrada%20de%20bens%20móveis.docx





31





É o ato pelo qual o bem é entregue ao Unidade Gestora no local previamente designado,



Especialmente os bens bibliográficos passarão apenas pelo processo de recebimento

provisório, no qual será feita conferência quantitativa dos volumes a partir do conhecimento

da Nota de Empenho, a qual será enviada pela DISIBIUNI à Divisão de Patrimônio em

momento que anteceder a entrega.

Compete à Seção de Registro o recebimento de bens materiais adquiridos pela

Universidade. Em regra, a entrega de bens deve ocorrer sempre nos almoxarifados das unidades

gestoras que os adquiriu, salvo situações em que não possa ou não deva ser ali estocado, caso

em que a entrega se fará nos locais previamente estabelecidos (IN 205/88).

De qualquer forma, conforme a IN 205/88, qualquer que seja o local de recebimento, o

registro de entrada do bem será sempre no Almoxarifado. Quando o recebimento de bens

móveis ocorrer diretamente pelas unidades administrativas, estas deverão atestar a Nota Fiscal

e encaminhá-la ao Almoxarifado, acompanhada de memorando, a fim de efetuar o registro de

entrada do material no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC).

O detalhamento do fluxo a ser seguido quando no recebimento dos bens móveis é

apresentado na Figura 06.

32




Figura 06 - Fluxograma de Recebimento de Bens Móveis no

Almoxarifado



É o ato pelo qual o bem é entregue ao órgão público no local previamente designado,



A prova do recebimento é constituída pela assinatura do responsável no documento

fiscal e serve apenas como ressalva ao fornecedor, para os efeitos da aquisição e de

comprovação da data da entrega.

33




Conferência Documental

No ato de recepção do fornecedor e recebimento do bem, o Setor de Registro, ou

servidor designado para esse fim procederá a conferência documental e visual. Neste momento

deverá observar os seguintes elementos que deverão necessariamente ser executados na

entrega:

I. Verificar se existe Nota de Empenho relacionada à Nota Fiscal;

II. Verificar as condições do bem, pela análise da disposição das cargas, condições de

embalagem, quanto a evidência de quebras, umidade, dentre outras possíveis avarias;

III. Conferência de volumes, confrontando com a Nota fiscal;

IV. Verificar se a marca do material confere com a Nota de Empenho;

V. Verificar se a especificação do material na Nota fiscal confere com a Nota de

Empenho.

Se não houver Notas de Empenho relacionadas à Nota Fiscal recebida, o recebimento

deve ser recusado. As divergências e irregularidades que motivaram a recusa devem ser

informadas transcrevendo os motivos no verso da Nota Fiscal, bem como nos documentos do

transportador.

Conferência Quantitativa

No ato de recebimento deve-se constatar se a quantidade declarada pelo fornecedor na

Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. Nesta etapa deve ser realizada uma

conferência visual sobre a qualidade do bem, as quantidades e especificações contidas na Nota

de Empenho.

Essa verificação poderá, dependendo do caso, se dar sob duas formas:

a) Inspeção total: aquela em que todos os bens, um a um, devem ser minuciosamente

analisados.

b) Inspeção por amostragem: utilizada quando do recebimento de grande volume de um

determinado material, no qual se faz necessário formar um lote de inspeção, que se dará de

forma aleatória de certa quantidade de unidades (10% do total), para verificação de

conformidade com o exigido e constante na Nota de Empenho.

O material que depender apenas de conferência da Nota de Empenho e da Nota Fiscal

será recebido pelo Almoxarifado. Se o material depender, também, de conferência qualitativa,

o Almoxarifado indicará esta condição no documento de entrega do fornecedor (Nota Fiscal) e

solicitará prontamente ao setor responsável esse exame, para a respectiva aceitação do material,

em até 5 (cinco) dias úteis.

34




Conferência Qualitativa

A conferência qualitativa será realizada pelo setor responsável e/ou fiscal do contrato

com base no formulário Conferência Técnica [ANEXO M03], em até 5

(cinco) dias úteis. Findo este prazo, sem qualquer manifestção do setor

requisitante, a Divisão de Patrimônio entenderá pela conformidade do

material dando prosseguimento ao recebimento definitivo.

Constatado, tempestivamente pelo responsável, que o material não

corresponde com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresenta faltas ou defeitos, o

Almoxarifado deverá ser informado pelo fiscal das providências junto ao fornecedor acerca da

regularização da entrega, acompanhando esse procedimento e prestando esclarecimentos ao

fiscal, no que couber.

Conforme aduz a Lei nº 8.666/93, quanto à possibilidade de dispensa do recebimento

provisório:

Art. 74 - Poderá ser dispensado o recebimento provisório nos seguintes:

I - gêneros perecíveis e alimentação preparada;

II - serviços profissionais;

III - obras e serviços de valor até o previsto no art. 23, inciso II, alínea “a”,

desta Lei, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e

instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade. Limite

de que trata a lei: R$ 80.000,00

3.2.2 Recebimento Definitivo

É o ato pelo qual o servidor competente ou comissão designada, declara, na Nota Fiscal

ou em outro documento hábil, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas,

consoante o Art. 73 da Lei 8.666/93.

Em caso de aquisições com valor acima de R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), valor

correspondente ao limite da modalidade “convite”, o recebimento deverá ser confiado a uma

Comissão de, no mínimo, 3 (três) membros, conforme Art. 15, § 8° da lei 8.666/93, constituída

por meio de portaria.

Após a conferência do Almoxarifado, Comissão ou do setor solicitante, é certificado o

recebimento e o fornecedor liberado. Caso não haja inconsistência com o

material, o gestor da unidade responsável certifica a Nota Fiscal por meio

do formulário Conferência Técnica [ANEXO M03] e encaminha à

Divisão de Patrimônio. Nos casos previstos em Lei, a Comissão de

ANEXO M03

Conferência

Técnica

ANEXO M03

Conferência

Técnica

ANEXO%20M03%20-%20CONFERENCIA%20TECNICA.docx








35




Recebimento de Bens e Materiais certificará por meio do Termo de Recebimento Definitivo

[ANEXO M04].

A Seção de Registro Patrimonial organizará os materiais

fisicamente conforme o status do recebimento (aceito, aguardando

avaliação do usuário, para devolução, entre outros) e registrará a Nota

Fiscal no Sistema (SIPAC). Além disso, encaminhará a Nota Fiscal, a

Nota de Empenho e seus respectivos anexos à Pró-Reitoria de

Administração (PROAD) para pagamento.

3.3 Registro

O registro é atividade do controle patrimonial e é feito sobre todos os bens móveis,

adquiridos por recursos orçamentários e não orçamentários que se encontram à disposição da

Unilab para a consecução de suas atividades.

Para a melhor eficácia do registro é fundamental a atualização constante dos registros

de entrada, movimentação e saída de bens do acervo patrimonial.

A operação de entrada é realizada através do Tombamento; as alocações internas,

através da Transferência e da Movimentação; e a operação de saída, através da Baixa de bens.

O tombamento ocorre depois do recebimento definitivo do bem pela instituição. As

transferências e movimentações são sempre precedidas pelo devido registro. A Baixa de bens

é precedida de instrução processual adequada à cada situação.

Quadro 01 - Registro de Entrada, Movimentação e Saída de bens

OPERAÇÃO DESCRIÇÃO PRECEDIDO POR DOCUMENTO

Tombamento Registro do bem no momento de

sua entrada na Unilab

Recebimento definitivo. Termo de

Recebimento

Definitivo (ANEXO)

Transferência Alocação interna de bem, quando

ocorre transferência de posse entre

Unidades ou mudança de

responsável

Comunicação à Divisão de

Patrimônio por meio de

memorando devidamente

assinado.

Memorando

Movimentação Alocação interna de bem, na forma

de empréstimo ou quando há

mudança de localização, mas não

da posse (o bem permanece no

mesmo setor)

Comunicação à Divisão de

Patrimônio e

preenchimento da Guia de

Trânsito de Materiais.

Guia de Trânsito de

Materiais

Baixa Registro da saída de bem por É necessário o Laudo de Avaliação

ANEXO M04

Termo de

Recebimento

Definitivo

ANEXO%20M04%20-%20TERMO%20DE%20RECEBIMENTO%20DEFINITIVO%20COMISSAO.docx



36




inservibilidade. recolhimento do bem

seguido do laudo de

avaliação (exceto para

bens ociosos)

Registro da saída de bem por furto

roubo ou extravio.

Nos casos de furto, roubo

ou extravio, memorando

com esclarecimento dos

fatos e Boletim de

Ocorrência emitido pela

Polícia Federal.

Instauração do devido

processo.

TCA ou Boletim de

Ocorrência

Fonte: Elaboração própria (2015).

Para melhor qualidade e completude de informações, todo bem deverá ser identificado

individualmente através do número de tombamento e estar vinculado, através de Termo de

Responsabilidade, a um local específico e sob a responsabilidade de um servidor.

A verificação das informações relativas ao registro patrimonial é realizada

constantemente pela Divisão de Patrimônio.

3.3.1. Tombamento

Todo bem móvel componente do acervo patrimonial deve ser identificado

individualmente por meio do seu tombamento.

O tombamento é o processo de inclusão de um bem permanente no sistema de controle

patrimonial da Universidade e é realizado no momento de entrada do bem móvel. Cada bem

móvel tem um número único de registro patrimonial a fim de identificar cada item no

patrimônio da Universidade.

3.3.2. Emplaquetamento de bens

Logo após o processo de tombamento deverá ocorrer a afixação de plaqueta contendo

o número patrimonial que lhe identifica individualmente, sempre que possível em local de fácil

visualização e de fácil acesso para uma leitora de código de barras. Para que haja boa aderência

da cola, o local onde a plaqueta será afixada não deve ser áspero, necessitando estar limpo e

seco.

Em consonância com os princípios da racionalidade e economicidade previstos na

Constituição Federal e no item 3.1.1. da Instrução Normativa 142/83 do Dasp, o controle

patrimonial sobre bens permanentes deve ser contabilizado com o custo do bem, já que seria

37




inconcebível gastar mais para guardar ou controlar um bem do que para adquirir outro em seu

lugar.

O tombamento é um número composto por 10 (dez) dígitos, sendo os quatro primeiros

referentes ao ano em que o bem entrou no patrimônio do órgão e os demais seguem uma

sequência. Este número é posto nos bens por meio de afixação de uma plaqueta, etiqueta ou

qualquer outro método adequado às características físicas do bem.

Vale ressaltar que há bens cujas características físicas inviabilizam a afixação de

plaquetas. A IN 142/83 Dasp e a IN 205/88 Sedap preveem que neste caso, o controle pode ser

realizado através da simples relação do bem (relação-carga) e da assinatura do Termo de

Responsabilidade. Ou seja, o controle patrimonial sobre esses bens deve ser feito a partir da

sua quantidade e localização e não da aferição das plaquetas.

As operações de controle e movimentação em relação a estes bens continuam a ocorrer

normalmente. Apenas seu controle físico será feito através do seu quantitativo e localização.

A Divisão de Patrimônio deverá avaliar a necessidade de fixação de plaqueta no bem,

considerando o anteriormente exposto. A seguir, estão relacionados alguns condicionantes que

podem ser avaliados na classificação do bem por este critério:

Pela dimensão: bens de pequeno porte que não comportam a fixação de plaqueta.

Exemplo: alguns tipos de câmera fotográfica digital.

Pelo valor artístico ou histórico: bens que possam ser danificados pela pura afixação da

plaqueta. Exemplo: quadros ou objetos de arte.

Pela dificuldade de acesso: bens cuja localização (instalação) torne impraticável seu

controle através de plaqueta de patrimônio. Exemplos: antena parabólica, caixa d’água.

Os números de tombamento, por serem únicos para cada item componente do

patrimônio, devem ser preservados nos bens onde estão afixados, a fim de viabilizar constante

localização e controle patrimonial dos bens móveis.

Atenção!

Preserve o patrimônio! Não retire os tombamentos! Em caso de

presenciar a retirada de um tombamento, informar à Divisão de

Patrimônio, para que esta providencie a reposição da plaqueta. !

38




A identificação deve permitir aos agentes do controle patrimonial coletar rapidamente

informações relativas à localização, estado de conservação, situação desse bem relativamente

ao acervo, assim como o responsável por sua guarda e conservação.

3.3.3 Relatório Mensal de Bens - RMB

O Relatório Mensal de Bens (RMB) é a ferramenta do Sistema que permite ao gestor

patrimonial ter um efetivo controle por Unidade das entradas e saídas dos materiais

permanentes, bem como seu saldo atual e anterior.

Figura 07 - Exemplo de Relatório de Movimentação de Bens – RMB

Analítico

Fonte: SIPAC (2015)

39




Figura 08 - Exemplo de Relatório de Movimentação de Bens – RMB

Sintético

Fonte: SIPAC (2015)

O RMB é realizado automaticamente pelo Sistema no momento do tombamento do bem

e pode ser visualizado acessando no SIPAC: Módulos → Patrimônio Móvel → Relatórios →

Bens → RMB Analítico/Sintético. O RMB Analítico registra a movimentação de bens de uma

Unidade dentro de um único grupo de materiais, enquanto o RMB Sintético registra a

movimentação de todos os grupos de materiais dentro da Unidade selecionada.

3.3.4 Inventário

Inventário físico é o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais

com saldo físico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, o levantamento da situação

dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade

dos bens da unidade, bem como o saneamento do acervo.

Comissão de Inventário

A comissão inventariante é a comissão que deve executar o inventário físico dos bens

permanentes. Ela deve ser formada por, no mínimo, três servidores do quadro permanente e

não ter em sua formação servidores e/ou funcionários única e exclusivamente lotados na

Divisão de Patrimônio.

40




As atribuições da Comissão de Inventário são:

a. A verificação da localização física de todos os bens patrimoniais da instituição;

b. A classificação dos bens passíveis de disponibilidade (ociosos);

c. A identificação de bens permanentes eventualmente não tombados ou sem a

etiqueta de identificação;

d. A identificação de bens patrimoniados que eventualmente não possam ser

localizados; e

e. Emissão de relatório final acerca das observações anotadas ao longo do processo

do inventário, constando as informações quanto aos procedimentos realizados,

à situação geral do patrimônio da unidade e as recomendações para corrigir as

irregularidades apontadas, assim como eliminar ou reduzir o risco de sua

ocorrência futura, se for o caso.

3.3.4.1 Bens não inventariados

Bens não inventariados são aqueles não localizados durante a realização de inventário,

ou a qualquer momento.

Quando da observância da ocorrência de bens não inventariados, o Dirigente da

Unidade deverá designar Comissão de Sindicância, cujas principais atribuições são:

● Verificar se há bens que se enquadrem no item 10.6 da IN 205/88 recomendando sua

baixa imediata3;

● Apurar as responsabilidades pela irregularidade conforme item 10 da IN 205/88, para

os bens que não se enquadrem no item acima;

● Elaborar relatório para o dirigente da Unidade Gestora com suas conclusões e

recomendações.

3.4 Guarda de Bens Permanentes

A guarda de bens permanentes possui passagem transitória pelo Almoxarifado, pois de

acordo com Santos (2012, p. 44) os bens permanentes não devem ser estocados, a não ser em

casos excepcionais, embora transitem pela área de armazenagem para as atividades de

3 3.1.1 da mesma forma, não deverá ser objeto de inventário, sindicância e/ou inquérito, nos casos de extravios

etc., o material de pequeno valor econômico (excetuado aquele que, por sua natureza, como armas, explosivos

etc., exija a tomada dessas providências), cujo controle, se adotados tais procedimentos, se revelar de custo

superior ao do risco na perda do bem.

41




recebimento, aceitação e distribuição, que são atividades inerentes ao Almoxarifado, deverão

ser transferidos imediatamente. Há de se ter um planejamento prévio na aquisição de como

esses bens serão instalados, alocados sem ter que ser armazenados na condição de estoque.

Santos (2012, p. 419) ainda salienta que é importante que haja um espaço físico para

essa transitoriedade de bens patrimoniais recebidos e aceitos no Almoxarifado, os bens

recolhidos, passíveis de recuperação/redistribuição, aqueles destinados à alienação, entre

outros. O ‘Depósito’ seria a denominação apropriada para essa finalidade. A Divisão de

Patrimônio não dispõe, atualmente, de um local (depósito) próprio e desagregado fisicamente

do Almoxarifado, então esse local é, ainda, constituído nas dependências do Almoxarifado. E

por se tratar de uma condição temporária, é de vital importância que haja um bom

gerenciamento da devida destinação desses bens, para que não permaneçam no Almoxarifado

em uma situação duradoura.

Durante todo o processo de recebimento, análise, certificação, registro e tombamento

os bens móveis ficarão no Almoxarifado em guarda provisória para posteriormente, e logo,

serem transferidos para o usuário que será detentor dos bens, pelo qual, se responsabilizará pela

sua guarda e conservação.

Os bens patrimoniais serão emplaquetados anterior a sua distribuição e entregue ao

solicitante que será detentor mediante Termo de Responsabilidade.

3.5 Responsabilidade e Indenização por Furto, Extravio e

Depredação de Bens Patrimoniais

Segundo I.N. 205/88, todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo

desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano

que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.

É dever do servidor comunicar, imediatamente, à Divisão de Patrimônio qualquer

irregularidade ocorrida com o bem entregue aos seus cuidados e com as seguintes providências:

A chefia ou gerência detentora da carga patrimonial deverá encaminhar à Divisão de

Patrimônio juntamente com o Memorando, com menção dos fatos;

A solicitação do processo é feita pela Divisão de Patrimônio, munida de toda

documentação e encaminhada à Pró-Reitoria de Administração para posterior análise jurídica

e formação de sindicância para apuração dos fatos.

42




A I.N. no 4 de 2009 menciona a apuração dos fatos através de

Termo Circunstanciado Administrativo (TCA) [ANEXO M05] quando o

extravio ou furto implicar em prejuízo de pequeno valor, isto é, valor igual

ou inferior ao limite estabelecido como licitação dispensável, nos termos

do art. 24, inciso II da Lei 8.666 de 1993, o valor atualmente corresponde

a R$ 8.000,00 (oito mil reais).

O TCA deverá ser lavrado pelo chefe do setor responsável pela gerência de bens e

materiais na unidade administrativa ou, caso tenha sido ele o servidor envolvido nos fatos, pelo

seu superior hierárquico imediato. No TCA deverá conter a qualificação do servidor público

envolvido e a descrição sucinta dos fatores que acarretaram o extravio ou o dano do bem, assim

como o parecer conclusivo do responsável pela sua lavratura. Quando for o caso, as perícias e

os laudos técnicos cabíveis deverão ser juntados aos autos do Termo Circunstanciado

Administrativo pela autoridade responsável pela sua lavratura, assim como já indicar a sanção

cabível de ressarcimento. O processo, em seguida, será encaminhado para unidade superior

para análise conclusiva e determinação das devidas providências.

Caracterizada a existência de responsável (eis) pela avaria ou desaparecimento do

material o ressarcimento poderá ocorrer:

I. Por meio de pagamento (Guia de Reconhimento da União - GRU);

II. Pela entrega de um bem de características iguais ou superiores ao danificado ou

extraviado;

III. Pela prestação de serviço que restitua o bem danificado às condições anteriores.

Após o encerramento do processo, os bens extraviados ou danificados (sem condições

de uso) serão baixados do patrimônio.

Aqueles que forem repostos serão registrados no patrimônio gerando um novo número

de tombamento.

Já aqueles que forem recuperados voltando às condições anteriores, como não foram

baixados, permanecerão no patrimônio, tendo se necessário for, seus dados alterados no

cadastro.

ANEXO M05

Termo

Circunstanciado

Administrativo

ANEXO%20M05%20-%20TERMO%20CIRCUNSTANCIADO%20ADMINISTRATIVO.doc



43




3.6 Desfazimento de Bens Inservíveis

O desfazimento de bens consiste no processo, realizado pela administração, de exclusão

de um bem do acervo da instituição, de acordo com a legislação vigente e expressamente

autorizado.

Atendendo as exigências do Decreto nº 99.658/90, o Decreto nº 6.087/2007 bem como

a Instrução Normativa nº 205 da SEDAP, o processo de desfazimento deverá ser composto por:

· Declaração de inservibilidade/desinteresse; [ANEXO M06]

· Relação dos bens para desfazimento;

· Fichas de patrimônio dos bens relacionados;

· Portaria de designação da Comissão Avaliação de Bens;

· Laudo de avaliação dos bens;

· Cópia do ofício e das planilhas enviados à Secretaria de Logística e

Tecnologia da Informação, se for o caso;

· Justificativa do desfazimento;

· Termo de doação, termo de inutilização ou justificativa de abandono, se for o caso;

· Parecer da Pro-Reitoria de Administração – PROAD;

· Parecer da Reitoria da Unilab;

· Parecer da Procuradoria Jurídica;

· Ratificação da Reitoria da Unilab.

Procedimentos:

Os bens ociosos que tiverem condições de serem reaproveitados por

outras unidades da Unilab devem ter sua disponibilidade divulgada

contendo informações relevantes e também fotos.

A unidade que pretende se desfazer dos bens patrimoniais deverá

enviar Memorando de Recolhimento [ANEXO M07], acompanhada da

Relação de Bens a serem desfeitos e das respectivas fichas patrimoniais.

A Comissão Permanente de Avaliação e Alienação de bens deverá

elaborar a Avaliação prévia [ANEXO M08] e Laudo verificando as

condições do material considerado genericamente inservível para a

Universidade, classificando-o conforme os seguintes critérios previstos

no art. 3º, parágrafo único do Decreto nº 99.658/90:

ANEXO M06

Declaração de

inservibilidade

ANEXO M07

Memorando de

Recolhimento

ANEXO M08

Termo de

Avaliação do

Bem

Patrimonial

ANEXO%20M06%20-%20DECLARACAO%20DE%20INSERVIBILIDADE.docx

ANEXO%20M07%20-%20MEMORANDO%20DE%20RECOLHIMENTO%20DE%20BENS.docx

ANEXO%20M08%20-%20TERMO%20DE%20AVALIAÇÃO%20DO%20BEM%20PATRIMONIAL.docx













44




● Ocioso: Quando embora em perfeitas condições de uso que não estiver sendo

aproveitado;

● Recuperável: Quando sua recuperação seja possível e orçada a cinquenta por cento de

seu valor de mercado;

● Antieconômico: Quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em

virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;

● Irrecuperável: quando não mais puder ser utilizado para o fim a qual se destina devido

à perda de suas características ou a inviabilidade econômica de sua recuperação.

A Comissão Permanente de Avaliação e Alienação de bens deverá separar os bens

conforme a sua classificação e características patrimoniais e elaborar uma Justificativa de

Desfazimento a qual constará a modalidade de desfazimento cabível, sendo possível a

Alienação, Inutilização ou Abandono.

Alienação

Para fins de alienação, deverá ser feita a avaliação em conformidade com os preços

atualizados e praticados no mercado. Se decorridos 60 (sessenta) dias da avaliação, o material

deverá ter o seu valor automaticamente atualizado, tomando-se por base o fator de correção

aplicável às demonstrações contábeis e considerando-se o período decorrido através de

avaliação e a conclusão do processo de alienação, de acordo com o art. 7º e parágrafo único da

Lei nº 99.658/90.

A alienação consiste na operação de transferência do direito de propriedade material e

pode ocorrer mediante venda, permuta ou doação, de acordo com o art. 3º, inciso IV do Decreto

nº 99.658/90 e Lei no 8.666, de 21/06/93, Art. 17, II.

● Venda: Os bens inservíveis classificados como irrecuperáveis ou antieconômicos

poderão ser vendidos mediante concorrência, leilão ou convite, conforme art. 8º do

Decreto nº 99.658/90. A Administração poderá optar pelo leilão, nos casos em que

couber o convite, e, em qualquer caso, pela concorrência.

● A permuta com particulares poderá ser realizada sem limitação de valor, desde que as

avaliações dos lotes sejam coincidentes e haja interesse público, conforme art. 14 do

Decreto nº 99.658/90.

● Doação: A doação, presentes razões de interesse social, poderá ser efetuada pelos

órgãos integrantes da Administração Pública Federal direta, pelas autarquias e

fundações, após a avaliação de sua oportunidade e conveniência, relativamente à

45




escolha de outra forma de alienação, podendo ocorrer, em favor dos órgãos e entidades

a seguir indicados, quando se tratar de material classificado como:

- Ocioso ou recuperável: será doado para outro órgão ou entidade da Administração Pública

Federal direta, autárquica ou fundacional ou para outro órgão integrante de quaisquer dos

demais Poderes da União (art. 15, inciso I, do Decreto nº 99.658/90).

- Antieconômico: para Estados e Municípios mais carentes, Distrito Federal, empresas

públicas, sociedade de economia mista, instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade

pública pelo Governo Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (art. 15,

inciso III do Decreto nº 99.658/90).

- Irrecuperável: para instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo

Federal e as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (art. 15, inciso III do Decreto

nº 99.658/90).

A Comissão Permanente de Avaliação e Alienação de bens deverá documentar a doação

mediante Termo de Doação.

- Inutilização ou abandono: Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de

material classificado como irrecuperável, a autoridade competente determinará sua descarga

patrimonial e sua inutilização ou abandono, após a retirada das partes economicamente

aproveitáveis, porventura existentes, que serão incorporados ao patrimônio (art. 16 do Decreto

nº 99.658/90).

Configuradas as situações previstas nos Arts. 16 e 17 do Decreto

nº 99.568/90, a Comissão Permanente de Avaliação e Alienação de bens

deverá documentar a inutilização ou abandono do material mediante Termo

de Inutilização ou Justificativa de Abandono [ANEXO M09], de acordo

com o art. 18 do Decreto nº 99.658/90.

Pareceres

Após a elaboração de Justificativa de Desfazimento, acompanhada do respectivo Termo

de Doação, Termo de Inutilização ou Justificativa de Abandono, conforme o caso, o processo

deverá ser enviado à Pró-Reitoria de Administração – PROAD, à Reitoria da Unilab e,

posteriormente, à Procuradoria Jurídica para ser ratificado pela reitoria.

Diante do parecer da PROAD, Autorização da Reitoria e Parecer da Procuradoria

Jurídica, quando não houver correções a serem feitas, o processo deverá ser enviado à Reitoria

da Universidade para ratificação e homologação do Reitor, autoridade competente.

ANEXO M09

Justificativa de

Abandono

ANEXO%20M09%20-%20JUSTIFICATIVA%20DE%20ABANDONO.docx



46




Baixa

Diante do parecer favorável de desfazimento assinado pelo Reitor, o processo deverá

ser enviado à Divisão de Patrimônio da UNILAB que procederá a baixa do bem no Sistema,

bem como outras providências cabíveis ao efetivo desfazimento.

Casos específicos: equipamentos de informática, respectivos mobiliários e peças-parte

Nos casos de desfazimento de microcomputadores de mesa,

monitores de vídeo, impressoras e demais equipamentos de informática,

respectivos mobiliários, peças-partes ou componentes, a Comissão

Permanente de Avaliação e Alienação de bens deverá enviar um ofício

com respectivas planilhas contendo informações dos bens [ANEXO M10]

à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do

Planejamento, Orçamento e Gestão informando a existência dos bens a serem desfeitos e sua

classificação conforme prevê o Decreto nº 6.087/2007.

As planilhas, neste caso, deverão ser preenchidas pelos analistas e técnicos de TI da

UNILAB, de acordo com as “Instruções para preenchimento da planilha de desfazimento,

disponibilizada pela SLTI/MPOG no website Comprasnet.

A Relação de Bens (planilhas), juntamente com a Declaração de Desinteresse e as

Fichas Patrimoniais deverão ser encaminhadas impressas e também por e-mail à SLTI/MPOG.

A Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação indicará a instituição receptora

dos bens, em consonância com o Programa de Inclusão Digital do Governo Federal.

Não ocorrendo manifestação por parte da Secretaria de Logística e Tecnologia da

Informação no prazo de 30 (trinta) dias, o órgão ou entidade que houver prestado informação

poderá proceder ao desfazimento dos materiais.

Símbolos Nacionais

As bandeiras nacionais velhas, em mau estado de conservação devem ser entregues a

qualquer Unidade Militar, para que sejam incineradas no Dia da Bandeira, segundo o

cerimonial peculiar, conforme a Lei no 5.700, de 1o de setembro de 1971.

Atenção!

Vale lembrar que a etiqueta de patrimônio NÃO deve ser retirada do

bem em hipótese alguma. Esta atividade será realizada pela Divisão de

Patrimônio. !

ANEXO M10

Planilha de

Desfazimento

ANEXO%20M10%20-%20PLANILHA%20DE%20DESFAZIMENTO.xls




47




Considerações importantes

Para os bens em regime de comodato é necessário verificar no contrato o prazo e

finalidade para o qual ele estava sendo utilizado e contatar formalmente o comodante para

regularizar a situação. O comodato é um contrato unilateral, gratuito, pelo qual alguém

(comodante) entrega a outrem (comodatário) coisa infungível, para ser usada temporariamente

e depois restituída.

Os Bens Inservíveis ficarão no Almoxarifado Central, provisoriamente, aguardando a

resultante destinação do processo de desfazimento e alienação.

3.7 Distribuição

A Divisão de Patrimônio distribui os bens permanentes de forma a atender ao pedido

gerador de sua compra.

Nos casos de bens adq uiridos para a Universidade, sem ser por demanda específica, a

exemplo de mesas e cadeiras, a unidade interessada na utilização de bens permanentes deve

formalizar pedido à Coordenação de Logística, com cópia à Divisão de

Patrimônio, mediante Memorando via SIPAC [ANEXO M11], após

verificar previamente junto à Divisão de Patrimônio a disponibilidade.

Nenhum material permanente pode ser distribuído a qualquer

servidor sem a respectiva Carga Patrimonial, que se efetiva com a

assinatura aposta em Termo de Responsabilidade.

Carga Patrimonial é a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de bens permanentes

pelo seu consignatário. Somete servidor investido em função de confiança pode se

responsabilizar pela Carga Patrimonial.

Descarga Patrimonial se efetiva com a transferência de

responsabilidade pela guarda do bem. É necessária comunicação via

Memorando Eletrônico à Divisão de Patrimônio com a informação do

número de tombamento, o motivo e o estado do bem. O modelo de

solicitação de transferência de bens encontra-se no [ANEXO M12].

ANEXO M11

Memorando de

Requisição de

Bens

ANEXO M12

Memorando de

Transferência

de Bens

ANEXO%20M11%20-%20MEMORANDO%20DE%20REQUISICAO%20DE%20BENS.docx

ANEXO%20M12%20-%20MEMORANDO%20DE%20TRANSFERÊNCIA%20DE%20BENS.docx







48




3.8 Termo de Responsabilidade

A IN 205/88, em seu item 7.11 determina que: “Nenhum equipamento ou material

permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva

com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário […]”. Os termos

de Responsabilidade devem ser emitidos pela Divisão de Patrimônio, em duas vias, e assinado

pelo responsável pela guarda e conservação do bem. Uma via será arquivada na Divisão de

Patrimônio e outra será entregue ao signatário.

Os Termos de Responsabilidade serão emitidos sempre que houver:

● Tombamento de bens;

● Mudança de responsável pela guarda de bens;

● Mudança de localização/setor de bens; e

● Renovação anual.

Compete ao responsável pela Carga Patrimonial:

A assinatura dos Termos de Responsabilidade que relacionam os bens sob sua

guarda;

Solicitar à Divisão de Patrimônio, no início de suas atividades na unidade para qual

foi designado, que seja lavrado os Termos de Responsabilidade dos Bens que serão mantidos

sob sua guarda.

Atenção!

O Termo de Responsabilidade é ferramenta de controle patrimonial.

Independentemente de sua assinatura todos que utilizem o patrimônio

público são responsáveis por ele. Conforme determina no parágrafo

único do artigo 70, da Constituição Federal: “Prestará conta qualquer

pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, guarde, gerencie

ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União

responda, ou que em nome desta, assuma obrigações de natureza

pecuniária. ”. Bem como o item 10 da IN 205/88: “Todo servidor público

poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do

material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano

que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não

sob sua guarda”.

!

49




Conferir e certificar o Material Permanente existente sob sua responsabilidade

solicitar à Divisão de Patrimônio a Descarga Patrimonial do Termo de Responsabilidade

assumido, quando dispensado das atribuições na unidade para qual foi designado.

Adotar medidas e estabelecer procedimentos complementares às normas constantes

deste Manual, que visem a garantir o efetivo controle do Material Permanente existente na sua

unidade.

Realizar conferência periódica, parcial ou total, sempre que julgar conveniente e

oportuno, independentemente do inventário anual.

Supervisionar as atividades relacionadas com o bom uso e guarda dos bens

localizados em suas Unidades.

A solicitação de tombamento de bens que foram recebidos por doação, cessão,

permuta ou comodato, diretamente no seu Local, a ser encaminhada ao responsável a que tiver

vinculado;

A informação ao responsável pelo controle patrimonial imediato da existência de

bens ociosos ou inservíveis em seu Local, para as providências devidas;

A imediata comunicação de eventos relacionados ao extravio do bem (furto, roubo,

movimentações não autorizadas, etc.), ao responsável imediato pelo controle patrimonial.

Atenção!

Qualquer mudança que ocorra de bens móveis deve ser informada à

Divisão de Patrimônio! Exemplo: Se uma cadeira for movimentada de

uma sala para outra, deve ser primeiramente informado à Divisão de

Patrimônio por meio de memorando de transferência de bens [ANEXO

M13].

!

Atenção!

O bem solicitado só será entregue à unidade requisitante se o responsável

por este se fizer presente para assinar o Termo de Responsabilidade. Não

é permitida a distribuição sem prévia ou concomitante assinatura do

Termo de Responsabilidade.

!

50




3.9 Transferência de Bens

A transferência constitui na mudança da responsabilidade pela guarda e conservação

de um bem e ocorre nas seguintes situações:

· Quando o bem é transferido de uma Unidade para outra.

Neste caso o processo de Transferência de Bens se inicia com a identificação da

oportunidade em comum pelas áreas envolvidas. A Transferência deve ser aprovada pelos

Gestores envolvidos. Em seguida, é assinada a documentação referente à movimentação do

bem. A movimentação física é de responsabilidade da unidade interessada em receber o

material.

Para que haja a transferência, o gestor, responsável pelo bem, deve

solicitar por memorando via SIPAC à COLOG, com cópia para a DP

[ANEXO M12]. No memorando é identificada a origem do bem, seu

destino e o código patrimonial, assim como as devidas assinaturas.

· Quando há alteração no responsável pela Unidade onde o bem está

situado.

Neste caso o servidor que está deixando o cargo deve encaminhar

memorando via SIPAC à COLOG, com cópia para a DP [ANEXO M13].

No caso de já haver servidor para assumir, a carga patrimonial será

transferida a este. Nos casos de não conhecimento do servidor que ficará

responsável pelos bens, haverá a transferência destes ao imediato superior

hierárquico.

Quando ocorrer a transferência é de caráter obrigatório que a Divisão de Patrimônio

realize a conferência física dos bens, a fim de analisar se todos aqueles bens contidos no

memorando estão fisicamente no local.

Atenção!

Toda movimentação de material deve ser precedida de registro no

instrumento de controle patrimonial, portanto, a movimentação de

bens permanentes só poderá ocorrer com a ciência da Divisão de

Patrimônio.

!

ANEXO M12

Memorando de

Transferência

de Bens

ANEXO M13

Memorando de

Transferência de

Responsabilidade


ANEXO%20M13%20-%20MEMORANDO%20DE%20TRANSFERÊNCIA%20DE%20RESPONSABILIDADE%20(1).docx









51




3.10 Recolhimento de Bens

O Recolhimento de Bens se inicia com a identificação de bens

inservíveis (ociosos, recuperáveis, antieconômicos, irrecuperáveis) nas

Unidades da Unilab. A unidade registra solicitação para recolhimento do

bem por meio de Memorando Eletrônico via Sipac [ANEXO M07].

A Divisão de Patrimônio agendará o recolhimento do material

inservível junto a unidade. Após o responsável pela solicitação assinar o Termo de Devolução,

a Divisão de Patrimônio transfere os bens sistematicamente.

Vale salientar que cada bem recolhido por motivo de inservibilidade será cadastrado em

um formulário de acompanhamento de inservíveis da Divisão de Patrimônio para que

periodicamente (a cada 3 meses) esta possa abrir processo de alienação para os referidos bens.

Para prosseguimento de fluxo processual, será nomeada trimestralmente uma Comissão de

Avaliação dos referidos bens, a qual, juntamente com a Comissão Permanente de Avaliação e

Alienação de Bens, analisar as possíveis destinações dos bens e encaminhar para decisão da

autoridade competente da Unilab.

A Comissão de Avaliação será composta por servidores que solicitaram o recolhimento

de bens à Divisão de Patrimônio. A composição desta comissão será realizada trimestralmente

a fim de evitar sobrecarga no Almoxarifado.

Atenção!

Apenas poderá solicitar o recolhimento o servidor que estiver

responsável pela guarda do bem, ou seja, aquele que assinou o Termo

de Responsabilidade do bem. !

ANEXO M07

Memorando de

Recolhimento de

Bens





52




3.11 Empréstimo de Bens entre Unidades

Em caso de empréstimo de bens entre unidades, a Unidade responsável pelo bem deve

informar por memorando eletrônico para Divisão de Patrimônio. Anexo a esse memorando

deve ser encaminhado devidamente preenchido e assinado pelas Unidades Envolvidas o Termo

de Empréstimo [ANEXO M14]. No termo é identificada a origem do bem,

seu destino e o código patrimonial. Todos os bens emprestados da

UNILAB devem possuir uma data de retorno estabelecida associada.

Caso haja alguma avaria, a Unidade responsável procederá à

abertura de processo ou TCA -Termo Circunstanciado Administrativo

[ANEXO M05], conforme o caso, para apurar responsabilidade. Se não

apresentar avarias e a Unidade Responsável desejar prorrogar o

empréstimo, deverá ser feita nova solicitação. Se não houver interesse na

renovação do empréstimo, o bem deverá ser devolvido à unidade de

origem impreterivelmente na data estabelecida.

3.12 Empréstimo de Bens para Eventos

As solicitações de equipamentos para eventos são feitas por meio do Formulário de

Solicitação [ANEXO M15] e serão avaliadas, para efetivação do

agendamento, quanto à disponibilidade das datas nas agendas do(s)

equipamento(s) solicitado(s). A solicitação de qualquer equipamento é

EXCLUSIVA para servidor (professor ou técnico administrativo) da

UNILAB, uma vez que é de caráter obrigatório apresentar o número de

SIAPE.

Após avaliação da solicitação, a Divisão de Patrimônio – COLOG comunicará ao

solicitante sobre o deferimento ou indeferimento da solicitação.

Em caso de cancelamento, adiantamento ou mudança de horário do evento, comunicar

com antecedência mínima de 24 horas à Divisão de Patrimônio – COLOG, por meio de

documento ou por e-mail através do endereço [email protected]. A nova data e/ou horário

deverá ser devidamente agendada, estando sujeita à disponibilidade.

ANEXO M05

Termo

Circunstanciado

Administrativo

ANEXO M14

Termo de

Responsabilidade

de Empréstimo

ANEXO M15

Termo de

Equipamento

para Evento


ANEXO%20M14%20-%20TERMO%20DE%20RESPONSABILIDADE%20DE%20EMPRESTIMO%20DE%20MATERIAIS%20EOU%20EQUIPAMENTOS.docx

ANEXO%20M15%20-%20TERMO%20DE%20EQUIPAMENTO%20PARA%20EVENTO.docx













53




Após a realização do evento haverá uma vistoria pela Divisão de Patrimônio a fim de

verificar a presença de danos ao patrimônio da Unilab. A vistoria deverá ser feita juntamente

com o responsável pela solicitação, que se responsabilizará pela solução de todas as

irregularidades encontradas.

A entrega do equipamento deverá ocorrer na data e hora indicados e deferidos na

solicitação. A devolução do mesmo dar-se-á ao final do evento para o qual foi solicitado.

Excepcionalmente, nos casos de eventos ocorridos no período noturno (com término

previsto até 22h), ou ocorridos no final de semana, a entrega do equipamento deverá ocorrer

na data e hora indicados e deferidos na solicitação. A devolução do mesmo dar-se-á até as 8h

da manhã do dia útil posterior à ocorrência do evento.

Vale salientar que a Divisão de Patrimônio se exime de qualquer responsabilidade

relativa à decoração e artigos artísticos a serem utilizados nos eventos.

Os itens pertencentes ao patrimônio desta Universidade não poderão ser

disponibilizados para eventos ocorridos fora dos Campi da UNILAB.

Serviços de transmissão de áudio e/ou vídeo, deverão ser solicitados junto à Diretoria

de Tecnologia da Informação – DTI, seguindo orientações desta Diretoria.

O agendamento de espaços deverá ser feito de forma eletrônica, por meio do SISGEF

(Sistema de Gestão de Espaços Físicos), conforme orientações da Pró-Reitoria de

Planejamento.

Atenção!

Não é permitido ceder ou transferir total ou parcialmente a terceiros o

equipamento, utilizá-lo para outros fins que não o predeterminado sem

prévio e expresso consentimento da Divisão de Patrimônio –

COLOG/PROAD/UNILAB.

A RESPONSABILIDADE dos bens solicitados é, durante o evento, de

quem solicitou e assinou o formulário [ANEXO M16]

!

Atenção!

A entrega deve realizada em tempo hábil, tendo em vista que a não

entrega dos bens poderá comprometer a realização de outros eventos.

!

54




Das responsabilidades do solicitante

- Apresentar à Divisão de Patrimônio o Formulário de

Equipamentos para Eventos [ANEXO M15] devidamente

assinado com o número do SIAPE, com antecedência mínima de 3

(três) dias úteis do evento. Em caso de não cumprimento do prazo

mínimo, a solicitação deverá ser acompanhada de justificativa em

escrito do atraso.

- Repor à UNILAB os danos decorrentes de má utilização,

manutenção e conservação dos bens móveis. Neste caso deverá ser

formalizado um Termo Circunstanciado Administrativo - TCA

[ANEXO M05], conforme Instrução Normativa CGU nº 04/2009.

- Comunicar cancelamento, adiantamento ou mudança de horário do

evento com antecedência mínima de 24 horas à Divisão de

Patrimônio, por meio de documento ou por e-mail através do endereço

[email protected].

No dia da reserva, o responsável pela solicitação deve estar presente na Divisão de

Patrimônio, para recebimento dos equipamentos, e assinatura do Termo de Empréstimo.

Atenção!

A Divisão de Patrimônio não se responsabiliza pelos serviços de

transmissão em eventos.

A Divisão de Patrimônio não se responsabiliza pela reserva de espaço

físico!

!

ANEXO M15

Termo de

Equipamento

para Evento

ANEXO M05

Termo

Circunstanciado

Administrativo

Atenção!

Reiteramos que o atendimento ficará sujeito à disponibilidade dos

equipamentos. Ressaltamos, que a prioridade de empréstimo é por

ordem de agendamento.

!













55




Das responsabilidades da Divisão de Patrimônio

- Deferir ou indeferir a solicitação de reserva de equipamento e material para eventos;

- Agendar e reservar os equipamentos para local, data e horário do evento;

- Providenciar a instalação dos equipamentos solicitados no formulário.

Responsabilidade por Uso, Guarda e Conservação

A utilização de bens patrimoniais da Unilab, ou de terceiros à sua disposição, implica

responsabilidade do usuário pelo seu manuseio, guarda e zelo, devendo comunicar qualquer

irregularidade ocorrida com o bem.

De ofício, haverá um responsável pelos bens. Para tanto, o servidor firmará um Termo

de Responsabilidade, que representa o documento indicando os bens sob sua guarda.

3.13 Nada Consta Patrimonial

O Nada Consta Patrimonial é um documento que comprova que não há pendência com

o patrimônio da Unilab. O responsável dos bens se desobriga da responsabilidade pela

utilização destes bens, mediante a emissão do Nada Consta Patrimonial

pela DP/COLOG, em decorrência de transferência de responsabilidade do

bem para outro usuário. Dessa forma, o responsável deverá preencher o

Termo de Transferência de Responsabilidade de Bens Patrimoniais

[ANEXO M13].

A desobrigação de responsabilidade por bens patrimoniais deve ser feita por meio da

verificação física. A verificação física dos bens deve ser feita pela DP/COLOG na presença do

responsável do bem. Não constatando qualquer irregularidade ou pendência, será fornecido ao

usuário o Nada Consta Patrimonial, expedido pela DP/COLOG. Constatada qualquer

irregularidade com qualquer bem, a DP/COLOG informará as providências necessárias à sua

regularização.

Atenção!

Zelar pela conservação dos equipamentos é responsabilidade do

usuário, sob pena de ressarcimento ao erário!

!

ANEXO M13

Termo de

Transferência de

Responsabilidade





56




No caso de o servidor ser afastado da sua Unidade por motivo de demissão,

transferência para outra Unidade, cessão para outro órgão, suspensão, remanejamento,

exoneração, dentre outros motivos, a sua liberação somente deve ocorrer após a apresentação

à COGEP do comprovante de Nada Consta Patrimonial, expedido pela DP/COLOG. A não

observância desta obrigação implicará na responsabilidade solidária do responsável pela

omissão.

No caso de substituição de titular de Unidade, o novo titular tem o prazo de 10 (dez)

dias corridos, a contar da data da sua posse, para verificação do Inventário e assinar os Termos

de Responsabilidade de Bens Patrimoniais.

3.14 Retirada de bens das dependências do Órgão – Termo de

Acautelamento

O Termo de Acautelamento possibilita transferir a responsabilidade de um bem a um

determinado servidor. Esse termo faz-se necessário em caso de retirada de bens para

desempenho de atividades externas às dependências do Órgão.

O Termo de Acautelamento só poderá ser aberto no nome de um servidor da Unilab,

sob a autorização do chefe da unidade em que o servidor está lotado, ou seja, do responsável

pelo bem.

A rotina para registro de Termos de Acautelamento de bens é

realizada pela Divisão de Patrimônio. Portanto, caso o responsável da

unidade necessite repassar a responsabilidade de um bem a um servidor

específico, deve-se, inicialmente, solicitar via memorando eletrônico à

Divisão de Patrimônio [ANEXO M16].

Da mesma forma que é feito o registro da saída do bem, a

devolução do bem também deverá ser registra na Divisão de Patrimônio.

É muito importante manter o registro de toda saída de bens que ocorrer na unidade,

tendo em vista a realização de inventários.

A seguir, está detalhado o fluxo da movimentação temporária de bens:

ANEXO M16

Memo.

Solicitação de

Termo de

Acautelamento

ANEXO%20M16%20-%20MEMORANDO%20TERMO%20DE%20ACAUTELAMENTO.docx



57




Figura 09 – Fluxo de providências para Termo de acautelamento

Fonte: Elaboração Própria (2016).

58




GLOSSÁRIO

Bem antieconômico: Quando o valor do reparo/ manutenção for superior a 50% do valor de

mercado.

Bem de consumo: São auxiliares no processo produtivo sem incorporarem ao produto/ serviço:

Ex: combustíveis, lubrificantes, materiais de limpeza e conservação.

Bem Intangível ou Imaterial: Ao contrário do bem material, não possuem substância

material, embora possam ser negociados. São bens sujeitos a amortização, como patentes,

direitos autorais, benfeitorias em bens arrendados (direito de duração limitada), registro de

jazidas, softwares etc.

Bem imóvel: São bens que não podem ser deslocados, como: terrenos, prédios, jazidas,

minerais etc.

Bem inservível: Um bem é considerado inservível quando não encontra mais aplicação na

unidade que o detém. Um bem inservível é classificado como: antieconômico, irrecuperável,

ocioso e recuperável.

Bem irrecuperável: Quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à

perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.

Bem material: Todo bem material possui correspondência material identificável, sendo

representados por coisas palpáveis como: móveis, veículos, materiais, mercadorias etc.

Bem móvel: Bem que pode ser deslocado sem alteração de sua forma, como: cadeira, mesa

etc. Deve ser controlado fisicamente e incorporado ao Patrimônio da Instituição.

Bem ocioso: Quando embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado no

seu lugar de origem.

Bem público: São todas as coisas, corpóreas ou incorpóreas, imóveis, móveis, semoventes,

crédito, direito e ações, que pertençam a qualquer título, às entidades estatais autarquias e

paraestatais.

Bem recuperável: Quando a sua recuperação for possível e se estiver orçada em até 50% do

seu valor de mercado.

Bem semovente: Bem constituído por animais domésticos. Contabilmente farão parte do ativo

imobilizado, sendo bastante representativo de acordo com o tipo de estabelecimento (fazendas

de criação de gado e avícolas).

59




Carga patrimonial: É a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um bem patrimonial,

ou seja, é a pessoa diretamente responsável pelo bem. Tal carga é registrada através da

assinatura do Termo de Responsabilidade.

Cessão: É a transferência gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou

entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder

Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos demais poderes da União.

Comodato: É o empréstimo de um bem permanente entre diferentes entidades, o qual deve ser

restituído no tempo convencionado. Um bem em comodato não será incorporado ao acervo da

UNILAB, mas deverá receber um registro e controle permanente. Sua legalidade é estabelecida

através de um contrato entre os interessados.

Concorrência: Modalidade de licitação de alcance nacional e internacional na qual participam

qualquer pessoa física ou jurídica que preencham as condições do edital.

Concurso: Modalidade de licitação na qual participam quaisquer interessados para escolha de

trabalho técnico, científico ou artístico, pelos quais são instituídos prêmios ou remuneração.

Convite: Modalidade de licitação na qual participam no mínimo 03 convidados com propostas

válidas para compras, obras e serviços.

Desfazimento: Existem 4 formas de se desfazer um bem permanente, a saber: alienação,

alijamento, cessão e doação.

Doação: É a entrega ou transferência de bens a terceiros que os aceita podendo ser realizada

por interesse social. Deve ser regularizada no âmbito da UNILAB através de uma carta de

doação do doador com valor ou Nota Fiscal dos bens. O Termo de Doação deve ser utilizado

quando não se tem a carta de doação de quem doou, mas se sabe que o bem foi doado e necessita

ser incorporado ao patrimônio.

Empréstimo: É quando um bem é emprestado a outro setor com a condição de retornar após

um prazo estipulado.

Inventário: É um instrumento de controle para verificação dos saldos de estoque dos

almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes em uso no órgão ou

entidade, confirmando a localização e atribuição de carga de cada material permanente que irá

permitir a atualização dos registros dos bens permanentes, bem como o levantamento da

situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso, apurando a ocorrência de dano,

extravio ou qualquer irregularidade. Através do inventário pode-se verificar as necessidades de

manutenção e reparo e constatação de possíveis ociosidades de bens móveis, possibilitando

maior racionalização e minimização de custos. O inventário pode ser: anual, inicial, por

extinção ou transformação, eventual ou por transferência de responsabilidade.

60




Inventário Anual: Com a finalidade de comprovar a quantidade e o valor dos materiais

permanentes existentes por ocasião.

Inventário Inicial: Quando da criação de uma unidade, para identificação e registro dos bens

sobre sua responsabilidade.

Inventário por Extinção ou Transformação: Quando da extinção ou transformação de uma

Unidade para transferência de responsabilidade.

Inventário Eventual: Realizado em qualquer época, por órgão de fiscalização ou pela

Coordenação de Controle Patrimonial.

Inventário por Transferência de Responsabilidade: Realizado quando da mudança de

direção, substituição de chefias, desativação, junção ou desdobramento de órgão.

Licitação: É o procedimento administrativo preliminar, mediante o qual a administração,

baseada em critérios prévios, seleciona, entre várias propostas referentes a compras, obras e

serviços, a que melhor atende ao interesse público, a fim de celebrar contrato com o responsável

pela proposta mais vantajosa. A licitação é regida pela Lei 8.666/93.

Leilão: Modalidade de licitação na qual participam quaisquer interessados para venda de bens

móveis inservíveis, apreendidos ou penhorados ou alienação de imóveis.

Material de Consumo: É todo aquele que em razão de seu uso corrente perde normalmente a

sua identidade física e/ ou tem sua utilização limitada a dois anos, tais como: lápis, borracha,

grampeador etc.

Material Permanente: É todo aquele que em razão de seu uso corrente não perde a sua

identidade física, mesmo quando incorporado a outro bem e/ ou tem uma durabilidade superior

a dois anos, tais como: ar condicionado, mesa, cadeira etc.

Ordenador de Despesa: É toda e qualquer autoridade de cujos atos resultem em emissão de

empenho, autorização de pagamento, suprimento ou gasto, prejuízo e dano de recursos de

União ou pela qual responda.

Pregão: Modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços comuns, promovida

exclusivamente no âmbito da União, qualquer que seja o valor estimado da contratação, em

que a disputa pelo fornecimento é feita por meio de propostas e lances, em sessão pública

presencial ou eletrônica (on-line). Foi estabelecida pela Medida Provisória nº 2.6026 em 2000.

Em 2002, essa MP foi convertida na Lei Federal nº 10.520, de 17 de julho.

Responsável Patrimonial: É todo e qualquer servidor investido de função de Direção/ chefia

cuja atribuição peculiar será a responsabilidade pela gestão patrimonial dos bens colocados à

disposição de sua unidade. O responsável patrimonial poderá, sempre que necessário ao bom

andamento das providências inerentes à gestão patrimonial, delegar competências a outros

61




servidores lotados em sua Unidade para, como corresponsáveis, atuarem sobre a carga

patrimonial.

Termo de Responsabilidade (TR): Segundo a I. N. SEDAP nº 205 de 08/04/88 item 7.11, é

o documento que efetiva a carga patrimonial, identificando e responsabilizando quem detém a

posse e guarda de um bem patrimonial da UNILAB.

Tomada de Preços: Modalidade de licitação e alcance nacional e internacional na qual

interessados qualificados, cadastrados ou que atendam as condições exigidas recebem

propostas para obras, compras e serviços.

Tombamento: Segundo a portaria 1.162 de 10/12/85, tombamento é a identificação

patrimonial do bem, individualmente, caracterizado pela atribuição de um código (número) e

por registro documental.

Transferência: É a mudança física de um bem permanente entre setores ou unidades da

UNILAB, podendo ser provisória ou definitiva, interna ou externa, mudando ou não a

responsabilidade pela detenção da carga patrimonial.

Transferência Provisória: Ocorre quando o material é retirado para manutenção ou é cedido

como empréstimo.

Transferência de Bem por Mudança Física do Setor: Ocorre pela movimentação de bens

entre andares, salas ou prédios sem que haja a mudança de responsabilidade.

Transferência de Responsabilidade por Mudança de Direção ou Chefia: Ocorre quando da

mudança de direção ou chefia em qualquer setor patrimonial, determinando a retificação da

carga de responsabilidade com emissão de um novo Termo de Responsabilidade. Todo servidor

detentor de carga patrimonial, ou seja, responsável por um bem patrimonial, ao ser

desvinculado do cargo, função ou emprego deverá transferir a responsabilidade do material sob

sua guarda para a nova chefia num prazo de 10 (dez) dias úteis. A nova direção terá 10 (dez)

dias úteis para dar recebimento e encaminhar o Termo de Responsabilidade devidamente

assinado à CAP.

62




REFERÊNCIAS

BARBOSA, Diogo Duarte. Manual de Controle Patrimonial nas Entidades Públicas. 1.

Ed. Brasília: Gestão Pública Ed., 2013.

BRASIL. Controladoria Geral da União. Instrução normativa n. 04 de 17 de fevereiro de

2009. [Diário Oficial da União] Brasília, DF, 18 fev. 2009.

______.Decreto n. 6.087, de 20 de abril de 2007 - Altera os arts. 5o, 15 e 21 do Decreto. No

99.658, de 30 de outubro de 1990, que regulamenta, no âmbito da Administração

Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de

desfazimento de material, e dá outras providências. [Diário Oficial da União], Brasília. DF,

23 abril 2007.

______. Decreto n. 99.658, de 30 de outubro de 1990 – Dispõe sobre a regulamentação, no

âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e

outras formas de desfazimento de material. [Diário Oficial da União], Brasília. DF, 31 out.

1990.

_______. Departamento Administrativo do Serviço Público – DASP. Instrução normativa nº

142/88 de 05 de agosto de 1983. Disponível em:

http://inmetro.gov.br/legislacao/laf/pdf/LAF000168.pdf

______. Lei n. 4.320, de 17 de março de 1964 – Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro

para elaboração e contrôle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios

e do Distrito Federal. [Diário Oficial da União] Brasília, DF, 03 jun. 1964.

______. Lei n. 5.700, de 1° de setembro de 1971 – Dispõe sobre a forma e a apresentação dos

Símbolos Nacionais, e dá outras providências. [Diário Oficial da União] Brasília, DF, 02 set.

1971.

______. Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993 – Regulamenta o artigo 37, do inciso XXI, da

Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração

Pública e dá outras providências. [Diário Oficial da União] Brasília, DF, 21 jun. 1993.

______. Lei n. 10.520, de 17 de julho de 2002 – Institui, no âmbito da União, Estados,

Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal,

modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá

outras providências. [Diário Oficial da União] Brasília, DF, 31 dez. 2002.

______. Lei n. 12.289, de 20 de julho de 2010 – Dispõe sobre a criação da Universidade da

Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira - UNILAB e dá outras providências

[Diário Oficial da União] Brasília, DF, 30 jul. 2010.

______. Medida Provisória 2.026/2000 de 04 de maio de 2000. Institui, no âmbito da União,

nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação

denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns. [Diário Oficial da União]

Brasília, DF, 05 maio 2000.

63




______. Secretaria de Administração Pública. Instrução Normativa n. 205/88 de 08 de abril

de 1988. Objetivo de racionalizar com minimização de custos o uso de material no âmbito do

SISG através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com as

desejáveis condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades.

[Diário Oficial da União] Brasília, DF, 11 abr. 88.

_______. Secretaria do Tesouro Nacional. Portaria n. 448, de 13 de setembro de 2002.

Divulga o detalhamento das naturezas de despesas 339030, 339036, 339039, 449052. [Diário

Oficial da União] Brasília, DF, 17 set. 2002.

_______. Tribunal de Contas da União. O TCU determinou ao TRE/AM que observasse o

princípio da segregação de funções previsto na IN/SEDAP-PR n. 205 de 08.04.1988, de

forma a não permitir que a comissão de inventário físico fosse composta por membros

responsáveis pelos bens a serem inventariados. Acórdão n. 1.836/2008 - TCU 2ª Câmara

(item 9.2.5). Relator: Auditor André Luís de Carvalho. [Diário Oficial da União] Brasília,

DF, 06 set. 2007. Seção 1, p. 227.

_______. Tribunal de Contas da União. O TCU determinou à UFMA que obedecesse ao

princípio da segregação de funções, evitando constituição de inventário físico de bens móveis

apenas por servidores responsáveis pela administração e controle do patrimônio. Acórdão n.

2.310/2007 - TCU 2ª Câmara (item 9.3.4). Relator: Ministro Guilherme Palmeira. [Diário

Oficial da União] Brasília, DF, 06 set. 2007. Seção 1, p. 227.

CONSELHO FEDERAL DE ENGENHARIA E AGRONOMIA. Dispõe quanto ao exercício

por profissional de Nível Superior das atividades de Engenharia de Avaliações e Perícias de

Engenharia. Resolução 345 de 27 de julho de 1990. Disponível em:

http://normativos.confea.org.br/downloads/0345-90.pdf

SANTOS, Gerson dos. Gestão Patrimonial: Ampliada e atualizada. Florianópolis: Secco,

2012.

universidade da integraÇÃo internacional da...

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