Gesto de Almoxarifado Apostila

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<p>GESTO DE ALMORAXIFADO 1. HISTRICO No se pode admitir que um sistema funcione sem local prprio para a guarda de materiais. Logo, fica claro que o Almoxarifado o local devidamente apropriado para armazenagem e proteo dos materiais da empresa. Convm, para entendimento, conhecermos algumas particularidades histricas. Atualmente, restou muito pouco da antiga idia de depsitos, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando-se mo-de-obra desqualificada e despreparada. Por meio do recurso e modernas tcnicas, essa situao primitiva originou sistemas de manuseio e armazenagem de materiais bem sofisticados, o que provocou reduo de custos, aumento significativo da produtividade e maior segurana nas operaes de controle, com a obteno de informaes precisas em tempo real. Do conceito primitivo evoluiu-se para o moderno Almoxarifado, vocabulrio derivado do termo rabe Al-Markhen, que significa depositar. 2. CONCEITUAO Pode-se, atualmente, definir Almoxarifado como local destinado fiel guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado a sua natureza, tendo a funo de destinar espaos onde permanecer cada item aguardando a necessidade de seu uso, ficando sua localizao, equipamentos e disposio interna condicionados poltica geral de estoques da empresa. Impedir divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza o objetivo primordial de qualquer Almoxarifado, o qual deve possuir condies para assegurar que o material adequado, na quantidade devida, estar no local certo, quando necessrio, por meio da armazenagem de materiais, de acordo com normas adequadas, objetivando resguardar, alm da preservao da qualidade, as exatas quantidades. Para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado dever possuir instalaes adequadas, bem como recursos de movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente. Rotinas rigorosas para a retirada dos produtos no Almoxarifado preservaro os materiais armazenados, protegendo-os contra furtos e desperdcios. A autoridade para retirada do estoque deve estar definida com clareza e somente pessoas autorizadas podero exercer essa atribuio. Da mesma forma que a retirada de numerrio de um banco se d mediante apresentao do correspondente cheque, a retirada de materiais do Almoxarifado deve estar condicionada apresentao da respectiva requisio. Depositar materiais no Almoxarifado o mesmo que depositar dinheiro em banco. Seu objetivo claro: proteger. Pode-se, por esse motivo, comparar o esquema de funcionamento do Almoxarifado ao de um banco comercial, conforme demonstra a figura abaixo: BANCO Ficha de depsito bancrio Cheque ALMOXARIFADO Nota Fiscal de compra Requisio de Material</p> <p>Entrada para estoque Sada do estoque</p> <p>1</p> <p>ENVOLVIMENTO E AS RESPONSABILIDADES DAS ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO</p> <p>Descarga</p> <p>Recebimentoe</p> <p>Identificao</p> <p>Testes</p> <p>Verificao da quantidade e qualidade</p> <p>Deciso de aceite ou devoluo ao fornecedor</p> <p>Armazenagem</p> <p>Inventrio</p> <p>Separao das Requisies de material</p> <p>Expedio</p> <p>Distribuio</p> <p>3. EFICINCIA DO ALMOXARIFADO A eficincia de um Almoxarifado depende fundamentalmente: a) da reduo das distncias internas percorridas pela carga e do conseqente aumento das viagens de ida e volta; b) do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas; c) da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica.</p> <p>2</p> <p>ORGANOGRAMA PADRO FUNCIONAL DE UM ALMOXARIFADO</p> <p>ALMOXARIFADO</p> <p>Recebimento</p> <p>Armazenagem</p> <p>Distribuio</p> <p>Descarga</p> <p>Guarda</p> <p>Programao</p> <p>Conferncia quantitativa</p> <p>Preservao</p> <p>Entrega</p> <p>Conferncia qualitativa</p> <p>Separao</p> <p>Regularizao</p> <p>Liberao p/ entrega</p> <p>Venda de inservveis</p> <p>Mediante anlise da figura acima, pode-se resumir as principais atribuies do Almoxarifado: a) receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pela empresa; b) entregar os materiais mediante requisies autorizadas aos usurios da empresa; c) manter atualizados os registros necessrios.</p> <p>3</p> <p>4. ANLISE DA ESTRUTURA FUNCIONAL DO ALMOXARIFADO 4.1 Controle Embora no haja meno na estrutura organizacional do Almoxarifado, o controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram disposio e onde esto localizadas, as compras em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilizao das atividades, o controle, em particular das funes referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuio. 4.2 Recebimento As atividades do recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega pelo Fornecedor at a entrada nos estoques e compreendem os materiais com poltica de ressuprimento e os de aplicao imediata, sofrendo critrios de conferncia quantitativa e qualitativa. A funo de recebimento de materiais mdulo de um sistema global integrado com as reas de contabilidade, compras e transporte, e caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques fsico e contbil. O recebimento compreende quatro fases: a) b) c) d) 1 fase: entrada de materiais; 2 fase: conferncia quantitativa; 3 fase: conferncia qualitativa; 4 fase: Regularizao.</p> <p>4</p> <p>4.2.1 Entrada de Materiais A primeira fase corresponde entrada de materiais, representa o incio do processo de Recebimento, tendo como propsito efetuar a recepo dos veculos transportadores, proceder triagem da documentao suporte do recebimento, encaminh-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. Sendo o Recebimento uma interface, conforme caracterizado anteriormente, os materiais adquiridos no mercado fornecedor so possveis de dupla recepo, diferenciados em momentos ou locais distintos. 4.2.1.1 Na portaria da empresa A recepo efetuada na portaria da empresa sofre critrios de conferncia primria de documentao que objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada caso: a) se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, est autorizada pela empresa; b) se a compra devidamente autorizada tem programao prevista, estando no prazo de entrega contratual; c) se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal; Aps consulta ao rgo de compras, deve-se recusar o recebimento para os casos referentes s compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega, transcrevendo os motivos no verso da Nota Fiscal. Assim, aps essa anotao, a Nota Fiscal em pauta prpria para acompanhar a mercadoria, em retorno, at o estabelecimento fornecedor, no se prestando mais para nenhum outro fim, especialmente para lastrear o crdito fiscal caso o comprador, aps esse ato, resolva aceitar a mercadoria. Os materiais consignados nas Notas Fiscais que passaram por esse crivo devem ter sua entrada permitida e orientada para as dependncias do Almoxarifado da empresa. 4.2.1.2 No Almoxarifado A recepo do material, para efeito de descarga e acesso ao Almoxarifado est voltada para conferncia de volumes, confrontando-se Nota Fiscal do fornecedor com os respectivos registros e controles de compra, posicionamento do veculo no local exato da descarga, providncias de equipamento e material de descarga necessrios. Nesse contexto, a aceitao fica condicionada posterior conferncia de quantidade e qualidade, condies essa que, se implementada pela empresa compradora, deve estar explcita nas condies da Licitao e nos termos da Contratao, bem como tambm adotar-se carimbo padronizado para atestar o recebimento mediante tal critrio nos canhotos das Notas Fiscais conforme demonstrado abaixo.</p> <p>Material cuja aceitao est sujeita posterior conferncia de quantidade e de qualidade.</p> <p>5</p> <p>4.2.1.2.1 Exame de Avarias e Conferncia de Volume O exame de avarias necessrio para apontamento de responsabilidades. A existncia de avarias constatada por meio da anlise de disposio da carga, observando-se se as embalagens ou protees esto intactas e inviolveis ou contenham sinais evidentes de quebra, umidade, estar amassada, etc. A conferncia de volumes efetuada por meio da confrontao dos dados assinalados da Nota Fiscal, campo transportador/volume transportados, com a contagem fsica dos volumes em questo. 4.2.1.2.2 Recusa do Recebimento As divergncias constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e tambm no canhoto da Nota Fiscal, providncia esta cabvel para o processamento de ressarcimento de danos, se for o caso, e dependendo do exame preliminar resultar a constatao de irregularidades insanveis em relao s condies contratuais, deve-se recusar o recebimento, anotando-se, tambm nestes casos, no verso da 1 via da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. Assim, aps essa anotao, a Nota Fiscal em pauta prpria para acompanhar a mercadoria, em retorno, at o estabelecimento fornecedor, no se prestando mais para nenhum outro fim, especialmente para lastrear o crdito fiscal caso o comprador, aps esse ato, resolva aceitar a mercadoria. 4.2.1.2.3 Liberao do Transportador O Transportador ser liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento, como tambm para os materiais referentes s Notas Fiscais devidamente checadas, assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. Os materiais referentes s Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa tero sua descarga autorizada. 4.2.1.2.4 Descarga Normalmente, no layout do Almoxarifado h espao destinado ao Recebimento, o qual contempla rea para descarga, se possvel, com docas. Para a realizao da descarga do veculo transportador, dependendo da natureza do material envolvido, necessria a utilizao de equipamentos, dentre os quais se destacam paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes, alm do prprio esforo fsico humano, sendo necessrio envolver o fator segurana, no s com relao ao material em si como tambm, e principalmente, ao pessoal. 4.2.2 Conferncia Quantitativa A conferncia quantitativa a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebida, portanto, tpica de contagem, devendo-se optar por um modelo de conferncia por acusao, no qual o Conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo Fornecedor, conhecido como princpio da contagem cega. A confrontao do recebido versus faturado efetuada a posteriori,6</p> <p>por meio do Regularizador que analisa as distores detectadas e providencia recontagem, a fim de se dirimir as dvidas constatadas. Para os procedimentos de Recebimento, importante a metodologia do desconhecimento da quantidade faturada pelo funcionrio que vai efetuar a contagem. Nesse procedimento, o Conferente aponta a quantidade contada no formulrio Conferncia de Quantidade, documento este preparado pelo regularizador, conforme figura a seguir: CONFERNCIA DE QUANTIDADE Nota Fiscal</p> <p>Fornecedor</p> <p>Data</p> <p>Cdigo</p> <p>Material</p> <p>Quantidade contada</p> <p>Observaes</p> <p>Nome do Conferente</p> <p>Assinatura</p> <p>Data</p> <p>Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizandose um dos seguintes mtodos: a) manual: para casos de pequenas quantidades; b) por meio de clculos: para os casos que envolvam embalagens padronizadas com grandes quantidades; c) por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolvam grande quantidade de pequenas peas, como parafusos, porcas ou arruelas; d) pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita com o veculo transportador sobre balanas rodovirias ou ferrovirias, casos em que o peso lquido ser obtido por meio da diferena entre o peso bruto e a tara do veculo. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanas; e) medio: em geral, as medies so efetuadas por meio de trenas. 4.2.3 Conferncia Qualitativa No obstante a qualidade sempre tem sido considerada como fator de importncia, nem sempre se achou importante ter qualidade. Atualmente, qualidade questo de sobrevivncia, pois em face do nvel de exigncia do mercado consumidor, as empresas passaram a melhorar os nveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar nova realidade conjuntural, visto que o desempenho dos produtos depender fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados.</p> <p>7</p> <p>A conferncia qualitativa, atividade tambm conhecida como Inspeo tcnica, da mais alta importncia no contexto de recebimento de materiais, uma vez que visa garantir a adequao do material ao fim a que se destina. A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica, por meio da confrontao das condies contratadas na autorizao de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: a) caractersticas dimensionais; b) caractersticas especficas; c) restries de especificao. 4.2.4 Regularizao A atividade de regularizar caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia qualitativa e quantitativa, por meio do laudo da Inspeo Tcnica e da confrontao das quantidades conferidas versus faturadas, respectivamente, para deciso de aceitar ou recusar, e, finalmente, pelo encerramento do processo. Os limites permissveis de aceitao de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa, conforme sua convenincia. 4.2.4.1 Documentos envolvidos na Regularizao Os procedimentos de Regularizao, visando confrontao de dados e objetivando decises, como, por exemplo, recontagem e aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor, envolvem os seguintes documentos: a) b) c) d) e) f) g) nota fiscal; conhecimento de transporte rodovirio de carga; documento da contagem efetuada; parecer da Inspeo, contido no relatrio tcnico de Inspeo; especificao da compra; catlogos tcnicos; desenhos.</p> <p>4.2.4.2 Processamento O material liberado dever ser processado mediante o documento Comunicao de Recebimento. Esse processamento dar origem a uma das seguintes situaes: a) liberao de pagamento ao fornecedor, em se tratando de material recebido sem ressalvas; b) liberao parcial de pagamento ao fornecedor; c) devoluo de material ao fornecedor; d) reclamao de falta ao fornecedor; e) entrada do material no estoque. A regularizao processar-se- por meio da documentao nos vrios segmentos do Sistema de Recebimento. Se, aps essa fase, quando da conferncia, nenhuma irregularidade se constatar, encaminham-se os materiais ao Almoxarifado, os quais so includos no estoque8</p> <p>contbil e fsico, identificados mediante seu cdigo na localizao conveniente e determinada, sendo armazenados com os cuidados adequados. 4.2.4.3 Devoluo ao fornecedor Quando constatada irregularidade insanvel, providencia-se a devoluo de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor, acompanhados de Nota Fiscal de Devoluo, emitida pela empresa compradora. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devolues que de 10 dias, a contar do recebimento. Expirado esse prazo e no d...</p>