gesto de almoxarifado apostila

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GESTO DE ALMORAXIFADO 1. HISTRICO No se pode admitir que um sistema funcione sem local prprio para a guarda de materiais. Logo, fica claro que o Almoxarifado o local devidamente apropriado para armazenagem e proteo dos materiais da empresa. Convm, para entendimento, conhecermos algumas particularidades histricas. Atualmente, restou muito pouco da antiga idia de depsitos, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando-se mo-de-obra desqualificada e despreparada. Por meio do recurso e modernas tcnicas, essa situao primitiva originou sistemas de manuseio e armazenagem de materiais bem sofisticados, o que provocou reduo de custos, aumento significativo da produtividade e maior segurana nas operaes de controle, com a obteno de informaes precisas em tempo real. Do conceito primitivo evoluiu-se para o moderno Almoxarifado, vocabulrio derivado do termo rabe Al-Markhen, que significa depositar. 2. CONCEITUAO Pode-se, atualmente, definir Almoxarifado como local destinado fiel guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado a sua natureza, tendo a funo de destinar espaos onde permanecer cada item aguardando a necessidade de seu uso, ficando sua localizao, equipamentos e disposio interna condicionados poltica geral de estoques da empresa. Impedir divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza o objetivo primordial de qualquer Almoxarifado, o qual deve possuir condies para assegurar que o material adequado, na quantidade devida, estar no local certo, quando necessrio, por meio da armazenagem de materiais, de acordo com normas adequadas, objetivando resguardar, alm da preservao da qualidade, as exatas quantidades. Para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado dever possuir instalaes adequadas, bem como recursos de movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente. Rotinas rigorosas para a retirada dos produtos no Almoxarifado preservaro os materiais armazenados, protegendo-os contra furtos e desperdcios. A autoridade para retirada do estoque deve estar definida com clareza e somente pessoas autorizadas podero exercer essa atribuio. Da mesma forma que a retirada de numerrio de um banco se d mediante apresentao do correspondente cheque, a retirada de materiais do Almoxarifado deve estar condicionada apresentao da respectiva requisio. Depositar materiais no Almoxarifado o mesmo que depositar dinheiro em banco. Seu objetivo claro: proteger. Pode-se, por esse motivo, comparar o esquema de funcionamento do Almoxarifado ao de um banco comercial, conforme demonstra a figura abaixo: BANCO Ficha de depsito bancrio Cheque ALMOXARIFADO Nota Fiscal de compra Requisio de Material

Entrada para estoque Sada do estoque

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ENVOLVIMENTO E AS RESPONSABILIDADES DAS ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO

Descarga

Recebimentoe

Identificao

Testes

Verificao da quantidade e qualidade

Deciso de aceite ou devoluo ao fornecedor

Armazenagem

Inventrio

Separao das Requisies de material

Expedio

Distribuio

3. EFICINCIA DO ALMOXARIFADO A eficincia de um Almoxarifado depende fundamentalmente: a) da reduo das distncias internas percorridas pela carga e do conseqente aumento das viagens de ida e volta; b) do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas; c) da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica.

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ORGANOGRAMA PADRO FUNCIONAL DE UM ALMOXARIFADO

ALMOXARIFADO

Recebimento

Armazenagem

Distribuio

Descarga

Guarda

Programao

Conferncia quantitativa

Preservao

Entrega

Conferncia qualitativa

Separao

Regularizao

Liberao p/ entrega

Venda de inservveis

Mediante anlise da figura acima, pode-se resumir as principais atribuies do Almoxarifado: a) receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pela empresa; b) entregar os materiais mediante requisies autorizadas aos usurios da empresa; c) manter atualizados os registros necessrios.

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4. ANLISE DA ESTRUTURA FUNCIONAL DO ALMOXARIFADO 4.1 Controle Embora no haja meno na estrutura organizacional do Almoxarifado, o controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram disposio e onde esto localizadas, as compras em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilizao das atividades, o controle, em particular das funes referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuio. 4.2 Recebimento As atividades do recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega pelo Fornecedor at a entrada nos estoques e compreendem os materiais com poltica de ressuprimento e os de aplicao imediata, sofrendo critrios de conferncia quantitativa e qualitativa. A funo de recebimento de materiais mdulo de um sistema global integrado com as reas de contabilidade, compras e transporte, e caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques fsico e contbil. O recebimento compreende quatro fases: a) b) c) d) 1 fase: entrada de materiais; 2 fase: conferncia quantitativa; 3 fase: conferncia qualitativa; 4 fase: Regularizao.

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4.2.1 Entrada de Materiais A primeira fase corresponde entrada de materiais, representa o incio do processo de Recebimento, tendo como propsito efetuar a recepo dos veculos transportadores, proceder triagem da documentao suporte do recebimento, encaminh-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. Sendo o Recebimento uma interface, conforme caracterizado anteriormente, os materiais adquiridos no mercado fornecedor so possveis de dupla recepo, diferenciados em momentos ou locais distintos. 4.2.1.1 Na portaria da empresa A recepo efetuada na portaria da empresa sofre critrios de conferncia primria de documentao que objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada caso: a) se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, est autorizada pela empresa; b) se a compra devidamente autorizada tem programao prevista, estando no prazo de entrega contratual; c) se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal; Aps consulta ao rgo de compras, deve-se recusar o recebimento para os casos referentes s compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega, transcrevendo os motivos no verso da Nota Fiscal. Assim, aps essa anotao, a Nota Fiscal em pauta prpria para acompanhar a mercadoria, em retorno, at o estabelecimento fornecedor, no se prestando mais para nenhum outro fim, especialmente para lastrear o crdito fiscal caso o comprador, aps esse ato, resolva aceitar a mercadoria. Os materiais consignados nas Notas Fiscais que passaram por esse crivo devem ter sua entrada permitida e orientada para as dependncias do Almoxarifado da empresa. 4.2.1.2 No Almoxarifado A recepo do material, para efeito de descarga e acesso ao Almoxarifado est voltada para conferncia de volumes, confrontando-se Nota Fiscal do fornecedor com os respectivos registros e controles de compra, posicionamento do veculo no local exato da descarga, providncias de equipamento e material de descarga necessrios. Nesse contexto, a aceitao fica condicionada posterior conferncia de quantidade e qualidade, condies essa que, se implementada pela empresa compradora, deve estar explcita nas condies da Licitao e nos termos da Contratao, bem como tambm adotar-se carimbo padronizado para atestar o recebimento mediante tal critrio nos canhotos das Notas Fiscais conforme demonstrado abaixo.

Material cuja aceitao est sujeita posterior conferncia de quantidade e de qualidade.

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4.2.1.2.1 Exame de Avarias e Conferncia de Volume O exame de avarias necessrio para apontamento de responsabilidades. A existncia de avarias constatada por meio da anlise de disposio da carga, observando-se se as embalagens ou protees esto intactas e inviolveis ou contenham sinais evidentes de quebra, umidade, estar amassada, etc. A conferncia de volumes efetuada por meio da confrontao dos dados assinalados da Nota Fiscal, campo transportador/volume transportados, com a contagem fsica dos volumes em questo. 4.2.1.2.2 Recusa do Recebimento As divergncias constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e tambm no canhoto da Nota Fiscal, providncia esta cabvel para o processamento de ressarcimento de danos, se for o caso, e dependendo do exame preliminar resultar a constatao de irregularidades insanveis em relao s condies contratuais, deve-se recusar o recebimento, anotando-se, tambm nestes casos, no verso da 1 via da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. Assim, aps essa anotao, a Nota Fiscal em pauta prpria para acompanhar a mercadoria, em retorno, at o estabelecimento fornecedor, no se prestando mais para nenhum outro fim, especialmente para lastrear o crdito fiscal caso o comprador, aps esse ato, resolva aceitar a mercadoria. 4.2.1.2.3 Liberao do Transportador O Transportador ser liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento, como tambm para os materiais referentes s Notas Fiscais devidamente checadas, assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. Os materiais referentes s Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa tero sua descarga autorizada. 4.2.1.2.4 Descarga Normalmente, no layout do Almoxarifado h espao destinado ao Recebimento, o qual contempla rea para descarga, se possvel, com docas. Para a realizao da descarga do veculo transportador, dependendo da natureza do material envolvido, necessria a utilizao de equipamentos, dentre os quais se destacam paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes, alm do prprio