UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

5S – A PORTA DE ENTRADA PARA UM PROGRAMA DE

QUALIDADE TOTAL

Por:

Verônica Martins Silva

Orientadora:

Profª. Maria Esther de Araujo

Rio de Janeiro

2003

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE 5S – A PORTA DE ENTRADA PARA UM PROGRAMA DE

QUALIDADE TOTAL

Apresentação de monografia à

Universidade Candido Mendes como

condição prévia para a conclusão do

Curso de Pós-Graduação “Lato Sensu” em

Docência do Ensino Superior.

Por: Verônica Martins Silva

.....a DEUS e à minha família que

sempre me apoiaram nos momentos que precisei.

.... dedico à minha filha e ao meu marido

pelos momentos ausentes.

SUMÁRIO INTRODUÇÃO 6 1. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICO 8

1.1. QUALIDADE TOTAL 8

1.2. 5S 9

2. PONTOS INDISPENSÁVEIS PARA A

IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S 16

2.1. COMPROMETIMENTO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO 16

2.2. CONSCIENTIZAÇÃO DAS PESSOAS CHAVES 17

2.3. ESCOLHA DOS FACILITADORES 18

2.4. REGISTRO DA SITUAÇÃO ATUAL 19

2.5. DIVULGAÇÃO DO PROGRAMA 19

2.6. ELABORAÇÃO DO MATERIAL DE APOIO 19

2.7. TREINAMENTO DE TODA EMPRESA 20

2.8. O DIA “D” 22

3. MANUTENÇÃO DO PROGRAMA IMPLANTADO 25

CONCLUSÃO 30 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 32 ANEXOS 34

RESUMO

Muitas empresas investem intensamente em treinamento, e os

resultados poderiam ser mais expressivos se houvesse, paralelamente

investimento na educação das pessoas. A iniciativa de implantação do

5S em uma organização é apenas uma questão de tempo. Todas as

organizações que estão procurando tornar seus processos mais

produtivos, e se deparam com deficiências comportamentais das

pessoas que para elas trabalham, devem implantar o 5S. Se ainda não

o fazem é porque desconhecem o problema (carência emocional) e /ou a

solução 5S. A pesquisa aborda os fundamentos básicos do 5S,

descrevendo de forma simples desde a sua origem no Japão, o

significado e os benefícios de cada “S”. O objetivo é oferecer uma visão

global do 5S. Uma visão mais detalhada e que visa agregar valor à

qualidade de vida das pessoas. A filosofia do 5S é, na sua essência,

uma espécie de ponte que liga a educação para a vida com o necessário

treinamento para o trabalho. Não é só educação, pois pode ser

direcionada e orientada para um fim específico, e tão pouco é apenas

treinamento, já que prepara o indivíduo para algo maior do que

simplesmente executar tarefas.

INTRODUÇÃO

“Quem teve a idéia de cortar o tempo em fatias, a que se deu o

nome de ano, foi o indivíduo genial.

Industrializou a esperança, fazendo-a funcionar no limite de

exaustão.

Doze meses dão para qualquer ser humano se cansar e entregar

os pontos. Aí entra o milagre de renovação e tudo começa outra vez,

com outro número e outra vontade de acreditar, que daqui para diante

vai ser diferente.”

(Carlos Drummond de Andrade).

O estudo visa estabelecer regras básicas para a aplicação do programa

de qualidade 5S. Isto se aplica não só na administração da empresa como na

qualidade de vida das pessoas no ambiente de trabalho, que permite mudar a

maneira de pensar das pessoas na direção de um melhor comportamento para

toda a vida. O programa 5S não é somente um evento de limpeza, mas uma

nova maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade.

O 5S é um programa para todas as pessoas da empresa, do presidente

aos operadores, para as áreas administrativas, de serviço, de manutenção e de

manufatura. O programa deve ser liberado pela alta administração da empresa

e é baseado em educação, treinamento e prática de grupo.

O novo cenário mundial tem motivado empresas à avaliarem sua

postura em relação ao consumidor, isto é, aos seus clientes, sejam internos ou

externos, uma das maiores dificuldades que as empresas encontram para a

implantação da gestão de qualidade total é a mudança de cultura em todos os

seus níveis hierárquicos , ponto fundamental para a busca da excelência dos

seus processos. No Brasil, este fenômeno é agravado pelas deficiências

educacionais da população. Através de cinco atividades básicas e de simples

aplicação, aqui definidas com o nome de 5S, tornam-se possíveis mudanças de

comportamento e de atitude das pessoas, possibilitando o desenvolvimento de

um ambiente propício à obtenção da qualidade total.

“A crença de que somos responsáveis pelo crescimento e

melhoria da sociedade da qual fazemos parte, em todas as suas

dimensões e, conscientes que esse crescimento e melhoria começa

com o conhecimento é que me motiva a compartilhar a experiência

adquirida na introdução de mudanças de atitudes de pessoas, através

da assimilação de 5 conceitos simples, conhecidos como 5S”.

(LAPA REGINALDO,1997,pág.11 )

1. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

O objetivo dos conceitos abaixo é relacionar o 5S com a gestão de

qualidade total, uma vez que a prática do 5S apresenta ligação à educação

comportamental.

1.1. QUALIDADE

“Qualidade consiste na capacidade de satisfazer desejos...”

(Corwin D. Edwards, The Meaning of Quality).

(texto retirado do site www.qualidadetotaladm.hpg.com.br, 10/06/2003)

“Qualidade, aqui entendida como o atendimento a requisitos

especificados em Normas e Regulamentos Técnicos, especialmente no que

diz respeito aos aspectos de saúde, segurança e meio ambiente, é o

produto de todo o trabalho desenvolvido pelo Inmetro.”

(texto retirado do site www.inmetro.gov.br, 12/07/2003).

Qualidade é a palavra de ordem que vigora hoje, em todos os

segmentos de mercado, em virtude das profundas mudanças que estão

ocorrendo nas relações entre cliente e fornecedor. Pode ser descrita como

a adequação de um produto/serviço às necessidades de uso e satisfação às

do usuário/cliente. Para satisfazer as necessidades das pessoas é preciso

desenvolver dentro da organização a habilidade em utilizar métodos,

técnicas e ferramentas de forma a melhorar os seus resultados.

1.2. 5S

O sistema 5s surgiu formalmente no meio empresarial japonês no início

da década de 50 com o objetivo de melhorar as condições de trabalho das

pessoas. Podemos definir como um conjunto de princípios e atividades

universais que mantém o alto desempenho em empresas de qualquer ramo

de negócio. Um local de trabalho desobstruído, bem organizado e fácil de

entender é um apoio essencial para a produção econômica, com estoques

reduzidos, qualidade total, produtividade total, ou qualquer iniciativa

avançada de mudança ou melhoria. (LOURENÇO JR, ANTONIO,1999,

pág. 17)

Os conceitos 5S têm sido utilizados de maneira mais intensa no Brasil,

desde 1991. Sua aplicação não se restringe a empresas de manufaturas

mas tem sido utilizado com sucesso em empresas de serviços, em

escritórios, supermercados, hospitais, escolas, prefeituras e mesmo em

residências ou até em situações particulares e individuais.

Este termo (5S) corresponde a cinco palavras japonesas, já que não

temos uma tradução ao pé da letra, caracterizamos pelo significado prático

de cada etapa. São elas:

SEIRI – Senso de Utilização

SEITON – Sendo de Ordem

SEISO – Sendo de Limpeza

SEIKETSU – Senso de Asseio

SHITSUKE – Sendo de Disciplina

Os cinco sensos, comumente chamados de 5S, pode-se dizer que

representam a porta de entrada para um programa de Qualidade Total. Isto

porque seu grande efeito se dá sobre a motivação para a qualidade, visto

que seus resultados são rápidos e visíveis.

O leigo sobre este assunto, aquele que nunca vivenciou, pensa que o

programa 5S, se resume apenas a melhorar a aparência do local de

trabalho ou outro ambiente qualquer , na verdade sua essência é outra, que

é : mudar atitudes e comportamentos.

Sua prática contínua e insistente leva, a uma mudança interior que

resultará em um terreno fértil para a implantação da Qualidade Total.

Feita essas considerações ... Qual o significado dos sensos acima?

1.2.1. SENSO DE UTILIZAÇÃO (SEIRI)

Separa o útil do inútil. Só o que tem utilidade deve estar disponível.

Descartando o que não é útil, você pode se concentrar apenas naquilo que

é útil.

É manter no local de trabalho apenas o que você realmente precisa e

usa, na quantidade certa. Isso se aplica a todos os aspectos do ambiente

de trabalho: mesas, gavetas, armários etc.

Este senso se refere a identificação, classificação e remanejamento

dos recursos que são úteis ao fim desejado.

Vantagens:

-reduz a necessidade de espaço, estoque, gastos com sistemas de

armazenamento, transporte e seguros.

-facilita o transporte interno , o controle de produção , a realização do

trabalho em tempo previsto.

Como Praticar:

-dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho móveis,

papéis etc), oriente à todos através de instruções simples e claras, para que

todos possam separar o útil do inútil.

-o seu local de trabalho serve como ponto de partida para começar o

processo de descarte.

Resultado:

Sem bagunça, a produção melhora.

1.2.2. SENSO DE ORDEM (SEITON)

Cada coisa, objeto deve ser colocado em seu devido lugar, após ser

usado. Manter o que é necessário, no lugar certo, na quantidade certa, traz

vantagens para o ambiente de trabalho.

É importante o uso de etiquetas em tudo que há no local de trabalho:

nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que é utilizado no dia

a dia.

Vantagens:

- menor tempo de busca do objeto desejado

- aumenta a produtividade das pessoas e das máquinas

- evita a compra em demasia de materiais

- evita danos de matérias ou produtos armazenados.

Como praticar:

- defina um lugar para cada coisa

- analisar a definição dos critérios de armazenamento dos produtos /

materiais, usados anteriormente, utilizando questionamento para justificar.

Resultado:

Em um ambiente organizado vice-se e se trabalha melhor. Não perde-

se tempo e evitam-se erros.

1.2.3. SENSO DE LIMPEZA (SEISO)

Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo.

Cada pessoa na empresa deve, antes e depois de qualquer trabalho

realizado, retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente

acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança.

Seguem algumas dicas para manter o ambiente constantemente limpo:

realizar diariamente limpeza dos 3 minutos; comece a observar a entrada

da sua organização que é o elo de ligação com a comunidade e com os

clientes.

Vantagens:

- um ambiente limpo lembra qualidade e segurança

- maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o

retrabalho

- evita perdas e danos de materiais e produtos.

Como praticar:

- cada um passa a ser responsável pela limpeza de seu ambiente de

trabalho

- as mesas, armários e móveis devem estar limpos e em condições de uso.

- com a ajuda do time da Qualidade, conscientize seu pessoal sobre a

importância e os benefícios, da máxima limpeza no ambiente de trabalho.

Resultado:

Ambiente de trabalho saudável e agradável.

1.2.4. SENSO DE ASSEIO (SEIKETSU)

Significa padrões, ambientação, higiene, conservação, asseio. É a arte

de manter o estado de limpeza. Refere-se a preocupação com a própria

saúde a nível físico, mental e emocional.

É a perpetuação dos ganhos obtidos nas atividades do SEIRI, SEITON

e SEISO.

Nesta etapa, é necessário perceber a natureza das pessoas e

sensibiliza-las de que é em seu ambiente de trabalho, que elas

permanecem maior parte do seu dia, sendo assim, por que não torna-los

mais agradáveis e mais produtivos?

Vantagens:

- em um ambiente limpo, a segurança é maior

- evita danos à saúde do operário e do consumidor

- evita qualquer tipo de poluição

- eleva o nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho e

a empresa.

Como praticar:

Através da comunicação visual, como por exemplo:

- avisos de manutenção preventiva; instruções necessárias ao trabalho,

devem ser claros, objetivos e de rápido entendimento.

Resultado:

Cuidar da saúde tanto em casa como no trabalho.

1.2.5. SENSO DE DISCIPLINA (SHITSUKE)

É uma característica pessoal, por isso difícil de quantificar. A disciplina

requer uma postura proativa e comprometida: ordem, rotina e constante

aperfeiçoamento. É a busca constante da melhoria, a educação do ser

humano.

Por isso, é o “S” mais difícil de medir e cumprir.

Quando se quer fazer algo bem feito e com habilidade o que se faz é...

praticar e repetir. É uma forma de criar bons hábitos. Disciplina é um processo

de repetição e prática.

Vantagens:

- obtenção de padrões simples

- melhoria da comunicação em geral

O uso da disciplina :

- reduz a necessidade de controle

- torna o resultado final de qualquer operação previsível

- facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.

O uso dos 5S proporciona a Empresa as seguintes vantagens:

• bem estar do homem

• melhoria da Qualidade

• prevenção de acidentes

• redução de custos etc

Resultados:

Interesse pelo melhoramento contínuo.

observação importante:

Não existe uma fórmula exata para a implantação das ferramentas de

qualidade, pois isto vai depender diretamente das características e

necessidades de cada empresa.

2. PONTOS INDISPENSÁVEIS PARA A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

O objetivo é demonstrar que o 5S deve ser implantado de forma

sistematizada e alinhado com uma diretriz empresarial. Para tanto, necessitará

ser conduzido com profissionalismo e o comprometimento dos líderes da

organização.

2.1. COMPROMETIMENTO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO

Após a decisão de implantar o programa 5S, é muito importante que a

alta administração externe este sentimento a todos os seus funcionários. Isto

pode ser feito, através de uma cerimônia que pode conter:

♦ apresentação de uma peça de teatro

♦ apresentação de uma palestra – esta palestra não tem como objetivo ensinar

como implantar o 5S e sim dar depoimentos sobre os benefícios que se obtém .

Para isto, esta palestra deve ser ministrada por pessoas externas à Cia

(consultores).

♦ confraternização entre funcionários

♦ carta compromisso com a mensagem para todos os funcionários

♦ depoimento filmado, contendo uma mensagem dirigida a todos os

funcionários.

Com o andamento das etapas do programa, a Alta Administração

deverá revalidar seu comprometimento por meio de exemplo pessoal:

♦ participando de eventos internos, sempre que possível

♦ circulando pelas áreas , elogiando o bom trabalho

♦ demonstrando que entende e pratica os conceitos do 5S

2.2. CONSCIENTIZAÇÃO DAS PESSOAS CHAVES

São os membros da média gerência e demais pessoas formadoras de

opinião da organização. Estas são de suma importância para a implantação e

fixação dos conceitos do programa por toda a empresa.

Algumas dessas pessoas a quem consideramos como chave, poderão ser

convidadas a auxiliar na disseminação do programa no papel de facilitadores

ou multiplicadores.

A conscientização acontece através de um treinamento, que consiste

em apresentar:

♦ compromisso da Alta Administração

♦ situação atual da empresa

♦ conceitos do programa 5S

♦ benefícios do mesmo

♦ implantação do programa

♦ exemplos de organizações que desenvolveram com sucesso o programa 5S

Observação importante:

Este treinamento necessita de um profissional externo à organização,

pois faz-se necessário que o mesmo tenha larga experiência e/ou vivência

sobre o assunto, para que o mesmo possa conduzir e administrar conflitos e

dúvidas que possam surgir.

O trabalho da consultoria não se detém a somente dar treinamentos,

palestras, além disso eles podem :

♦ apresentar diagnóstico da organização

♦ participar da formação e escolha dos facilitadores

♦ participar do lançamento do 5S

♦ avaliar o lançamento do programa 5S e definir as próximas etapas

2.3. ESCOLHA DOS FACILITADORES

É nesta etapa que os consultores, podem ajudar e muito. Primeiro, o

que são facilitadores ou multiplicadores? São aqueles indivíduos responsáveis

por auxiliar a coordenação do programa em atividades que vão desde a

promoção até a disseminação dos conceitos 5S por toda a empresa. Estas

pessoas devem ser escolhidas/ indicadas pelas chefias e/ou coordenação. O

critério de escolha e permanência na equipe de facilitadores não devem ser

rígidas, pois com o passar do tempo, outras pessoas podem mostrar interesse

e identificação com o programa e possam se apresentar por iniciativa própria.

A quantidade de facilitadores do programa deve variar conforme o

tamanho da organização (normalmente a relação é 1/X = um facilitador para

um número “X” de funcionários.

Os facilitadores devem ter um conhecimento mais aprofundado do 5S,

é importante que os mesmos consultem literatura específica , não se limitando

aos conhecimentos assimilados no curso.

2.4. REGISTRO DA SITUAÇÃO ATUAL

O maior objetivo de registrar a situação da organização é permitir que

se possa no futuro, fazer uma avaliação do antes e depois da implantação do

programa.

Um exemplo de registro que é motivador, é tirar fotos ou filmar o

ambiente no qual será iniciado o programa 5S, pois motiva a equipe a persistir

em busca de uma melhoria contínua e de incentivar outras a buscarem

também.

2.5. DIVULGAÇÃO DO PROGRAMA

Nesta fase, o objetivo é manter a atenção e o clima da organização ao

redor do programa 5S. Para isto, é necessário com chamadas visuais, tipos:

mensagens em contra-cheque, jornais internos, fixação de cartazes, faixas;

campanhas de contagem regressiva, concursos que premiem os melhores

slogans, frases, figura para ser o mascote do programa.

Tudo isso, sem cair na banalidade, sem perder o foco que é a

implantação do programa.

2.6. ELABORAÇÃO DO MATERIAL DE APOIO

O material de apoio a ser criado é todo aquele necessário para

repassar e fixar os conceitos do programa, de forma única e padronizada, aos

funcionários da organização.

Algumas vezes os funcionários não absorvem totalmente a essência

destes materiais distribuídos, quer seja pela forma como está apresentado ou

pelo seu próprio conteúdo, com base nesta informação, o responsável pela

confecção do material sobre o programa 5S, deverá reforçá-lo durante

reuniões rápidas no início da jornada de trabalho , para supervisores e líderes

com o intuito de reflexão.

Exemplos de material de apoio mais usado: gibis e panfleto, o

conteúdo destes é específico para cada organização e sua elaboração é

preferencialmente de acordo com a sua realidade.

Além dos materiais didáticos, os responsáveis pelo treinamento

também deverão ser preparados para que todos transmitam os conceitos de

forma padronizada.

2.7. TREINAMENTO DE TODA EMPRESA

Nesta fase, a empresa já preparou o material de apoio, fez

treinamento, procurou fixar a essência do que é o programa 5S, mesmo assim

as atividades de descarte não devem ser iniciadas por quem ainda não foi

treinado em 5S. O objetivo desse treinamento é padronizar os conceitos por

toda as equipes, tornando-as conhecedora dos seus benefícios na prática.

As equipes devem participar de duas etapas de treinamento :

APrimeira Etapa:

Sensibilização

Com o objetivo de despertar o interesse pelo tema, pode ser

apresentado um filme externo ou uma informação sobre os malefícios da falta

de educação (desperdício, falta de respeito, falta de espírito de cidadania etc).

Apresentação de um filme interno, de fotografias do atual ambiente de

trabalho e informações sobre alguns fatores negativos da organização também

provocam um forte impacto.

Fundamentos do 5S

Uma apresentação objetiva dos conceitos e benefícios do 5S,

acompanhada, quando possível, de depoimentos de pessoas que trabalham ou

conhecem outras organizações ou processos mais avançados em 5S,

demonstra a solução prática para os problemas atuais.

Apresentação do programa

Deve ser apresentada a programação de atividades e de eventos para

o lançamento do 5S. Ênfase maior deve ser dada à sistemática de descarte

de materiais, a ser feita logo após o treinamento e até o dia do lançamento. A

divulgação de concursos pode ser feita ou lembrada nessa fase do

treinamento.

Apresentação das metas estabelecidas para toda a

organização

É feita uma apresentação com debate sobre as metas do 5S,

justificando os valores e os prazos previstos.

ASegunda Etapa:

Acompanhamento do descarte

As atividades de descarte e limpeza são acompanhadas pelo chefe

imediato. Fazendo correções necessárias

Preleção

É um discussão sobre tudo o que vai ser feito no dia de lançamento do

5S. Normalmente este evento é realizado no final do dia anterior ou no início

do próprio dia de lançamento.

2.8. O DIA ‘D’

O dia “D”, como é mais conhecido, constitui um marco inicial do

programa e tem como objetivo integrar, de maneira alegre e participativa, todas

as pessoas na prática do 5S.

O lançamento do 5S pode ocorrer em um só dia por toda a

organização, ou pode ocorrer em dias diferentes. As vantagens e

desvantagens do primeiro caso são as seguintes:

> VANTAGENS:

Ýreduzir custos de promoção (faixas, cartazes, brindes, camisetas, concursos,

despesas com palestrantes, filmagens,etc).

Ýmobilizar toda a organização, criando uma sinergia muito grande.

? DESVANTAGENS:

Ýdificuldade maior para processos , ter equipes de informática, serviços gerais

à disposição.

Ýatendimento deficiente aos clientes externos.

Deve se escolhido um dia que não provoque transtornos para a

organização, empregados, fornecedores e clientes, bem como se assegure que

as atividades programadas sejam realizadas.

PROGRAMAÇÃO DE ATIVIDADES:

Entre a data de definição do lançamento do 5S até o próprio dia,

devem ser programadas algumas atividades para a realização do 5S, bem

como eventos que serão realizados no dia do lançamento. Eis exemplos de

algumas:

ùelaboração e envio de carta explicativa aos clientes e fornecedores.

ùcompra de materiais de apoio (vassoura, flanelas, álcool etc).

ùelaboração de regulamento de concursos promocionais.

PROGRAMAÇÃO DE EVENTOS:

Eis algumas sugestões :

ùcafé da manhã

ùexibição de filmes

ùgincana

ùcomes e bebes , churrasco etc.

Esse dia deve ser divulgado por toda a organização, através dos meios de

comunicação, como: quadro de avisos, e-mail, circulares. O importante é criar

um clima contagiante em torno do lançamento do 5S.

DEFINIÇÃO E INSTALAÇÃO DE AREAS DE DESCARTE:

Devem ser definidas as áreas de descarte de material. Estas áreas podem

ter vários objetivos, eis alguns:

ù apresentar , demonstrar o nível de descarte

ù estimular as pessoas ou setores que ainda não iniciaram o descarte

ù possibilitar a utilização de materiais por outros processos ou pessoas.

Algumas observações importantes:

⇒ não deve ser enviado para essa área o material que já normalmente

descartado dos ambientes de trabalho. Ex: lixo, resto de materiais usados,

sucata.

⇒ área de descarte deve possuir uma classificação para cada tipo de material

enviado, como:

R materiais para lixo, o que será realmente dispensado

R materiais para outros órgãos

R materiais para a reciclagem interna ou externa

R materiais para serem aproveitados em outros setores

htodo material colocado na área de descarte deve estar etiquetado.

hapós o dia de lançamento, existe um tempo para que os materiais sigam

para o seu devido destino (nova área, lixo etc).

3. MANUTENÇÃO DO PROGRAMA IMPLANTADO

Por ser uma atividade ligada ao homem, o 5S necessita ser

constantemente promovido. Sendo assim, é importante torna-lo em um

programa de melhoria constante, para isto é necessário ser adotado:

(RIBEIRO, HAROLDO 2001, pág. 83)

PLANO DE ATIVIDADES:

π estabelecimentos de metas

π planejamento da avaliação, com elaboração de formulários e respectivos

π critérios de pontuação.

π divulgação de resultados

π campanhas e concursos

Seguem maiores detalhes dessas atividades:

π ESTABELECIMENTO DE METAS:

Se as metas estabelecidas forem desafiantes e atingíveis, é um fator de

motivação das pessoas em busca de resultados.

π PLANEJAMENTO DA AVALIAÇÃO:

A avaliação dos ambientes é uma eficiente tática par a promoção do 5S.

Para isto, é necessário que o comitê ou coordenadores elaborem formulários

de avaliação, critérios de pontuação, processo de aplicação e estabeleçam

metas.

Formulários de Avaliação:

Para realizar a avaliação dos ambientes, devem-se criar formulários.

Nestes formulários deve constar a identificação do ambiente avaliado; o seu

respectivo responsável; a data da avaliação; os itens que são avaliados; um

espaço para pontuação do item ( e o peso do item quando necessário); um

total de pontos possíveis, o obtido e o desejado; e a identificação do(s)

avaliados (s) e do(s) acompanhantes(s).

π CRITÉRIOS DE PONTUAÇÃO:

Devem ser estabelecidos os critérios de pontuação e, caso o comitê

julgue importante, atribuídos pesos para cada item constante no formulário, de

acordo com o grau de dificuldade de obtenção da máxima pontuação. Itens

mais fáceis de ser trabalhados devem ter peso menor que os de maior

complexidade.

π DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS:

Esta etapa deve-se ter atenção em se divulgar os resultados colhidos, ou

seja, somente deve ser mostrado os pontos positivos. Nesta fase, faz-se

muito uso de fotos (antes e depois do programa 5S), que mostrem a evolução

do ambiente, para que provoquem uma sensação de conquista para a equipe

da área que está sofrendo avaliação.

π CAMPANHAS E CONCURSOS:

Podem ser criados concursos de 5S das mais variadas formas: slogans;

melhor ambiente em cada S; melhor ambiente do 5S; “a melhor área-modelo

do 5S”; “ o 5S mais criativo”.

Os ambientes vencedores podem ser premiados simbolicamente (com

troféus, broches, livros), ou com viagens de visitas a outras empresas que

estejam com o processo 5S mais avançado. Estas campanhas devem ser

feitas com freqüência, pois trata-se de uma estratégia para o aprimoramento

das etapas vencidas.

EXECUÇÃO DO PLANO:

O plano deve seguir o cronograma criado, deve ser executado como

previsto. A participação e o comprometimento dos chefes imediatos de cada

equipe é um fator fundamental para o sucesso dele.

MONITORAMENTO DO PLANO:

Um monitoramento deve ser feito para garantir a operacionalização do

plano, realizando-se a avaliação dos ambientes e analisando os resultados.

O gestor do programa pode utilizar o formulário para avaliar e evolução do

5S na empresa. Para o comitê, o formulário é uma ferramenta fundamental

para a definição dos rumos da atividade do 5S que no momento se desenvolve.

A pontuação poderá ser dada comparando-se o área com um modelo, com

uma norma que defina o padrão do 5S desejado, ou por pessoas que tenham

um conceito de organização e de limpeza reconhecido pelos colegas de

trabalho.

A independência entre avaliadores e a área é importante, mas não é uma

condição obrigatória. Apenas para efeito de concurso entre as áreas, é

imprescindível que isto ocorra.

Deve ser definido um período de avaliação que permita um tempo de

transformação do ambiente. No início, o período pode ser menor, tendendo a

ser aumentado com o decorrer do tempo. Isto porque, à medida em que o 5S

se desenvolve, mais difíceis são as mudanças dos ambientes.

O registro fotográfico também é muito importante para auxiliar

posteriormente na melhoria do ambiente.

O acompanhamento do responsável pelo ambiente ou pelas pessoas

que nele trabalham no momento da avaliação, permite uma melhor

transparência dos problemas encontrados, e evita surpresa quando do

conhecimento da avaliação.

REVISÃO DO PLANO:

Depois de cada avaliação do 5S, deve ser feita uma reunião para

discutir a eficácia dos planos de atividades. As conclusões tiradas serão

utilizadas para a definição de novas metas.

Áreas que apresentarem retrocessos na pontuação devem ser

analisados minuciosamente. Alguns dos casos abaixo podem ter ocorrido:

a) A avaliação não foi bem feita. Isto pode ser alegado pelo responsável da

área avaliado. Neste caso recomenda-se refaze-la com os mesmos

avaliadores e mais um outro que não tenha participado.

b) Os critérios foram modificados. Neste caso, deve ser mantida a nova

avaliação.

c) Aumentou o rigor dos avaliadores. Este é um fato comum, à medida que os

avaliadores conheçam o 5S, visitando outras instalações. Neste caso deve ser

mantida a nova avaliação.

d) A avaliação foi feita num dia incomum. Desde que a situação da área, no

momento da avaliação, realmente esteja fora do comum, a avaliação não

deverá ocorrer neste dia.

e) Realmente o padrão do 5S caiu. Neste caso deve ser analisado se a causa

está relacionada à promoção do 5S ou a problemas alheios. Providências

gerenciais devem ser tomadas, sob o risco de deixar ir por água abaixo tudo o

que foi construído.

É importante coletar os resultados de todas as áreas , e compará-las

com as metas globais. Neste momento o comitê central, tem como objetivo

avaliar sua eficácia. Uma reunião entre gestores, comitê central e a Alta

administração possibilitará levar estes problemas em discussão sob a visão de

todos, este será o momento para propor sugestões, reafirmar propostas etc,

para a manutenção constante.

CONCLUSÃO

A principal característica do programa 5S é sua simplicidade . Porém,

para que este não seja esquecido ao longo do tempo, ele tem que ser praticado

com muito rigor e constantemente.

O roteiro de implantação do 5S, define etapas básicas, deixando

abertas, para cada organização, algumas estratégias que devem ser adotadas

de acordo com a cultura de cada uma.

O 5S é um processo educacional necessário, a ser praticado por todos

os níveis da organização e também fora dela. Qualquer processo de qualidade

total está sujeito ao fracasso, se não houver uma estrutura fixada sobre a

educação e comprometimento de todos.

Atualmente, as empresas no Brasil se vêem obrigadas a desenvolver

um papel educador em busca da qualidade total, e o 5S, adaptado à cultura de

cada uma , é um método que se mostra bastante apropriado para este fim.

Suas principais características são: a prática na própria atividade, simplicidade,

e respeito ao grupo.

O ponto de partida é a liderança da direção, através da constância de

propósitos para o desenvolvimento do 5S, entendendo que o investimento na

educação do homem, é o princípio básico para a busca da excelência .

Os efeitos do 5S, porém, só podem ser entendidos por quem o excuta, e

quem o executa deve saber a força e o significado dele para o desenvolvimento

da Qualidade Total.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BROCKA, Bruce; BROCKA, M. Suzanne. Gerenciamento da qualidade. São

Paulo: McGraw-Hill, 1994.

CAMPOS, Vicente Falconi. Controle da qualidade total:

um estilo japonês. Belo Horizonte: QFCO , 1992.

ISHIKAWA, Kaoru. Controle da qualidade total à maneira

japonesa. 6.ed. Rio de Janeiro: Campus, 1993.

JUAN, J. M. A . A qualidade desde o projeto: novos passos para o

planejamento da qualidade em produtos e serviços. São Paulo: Pioneira, 1992.

LOURENÇO JR, Antônio. Promovendo resultados com

5S: Belo Horizonte: DG, 1999.

OLIVEIRA, Marco Antônio (Org.). Mitos e realidades da qualidade no Brasil.

São Paulo: Nobel, 1994.

TAGUSHI, Gen’ichi. Engenharia da qualidade em sistemas de produção.

São Paulo: McGraw-Hill, 1990.

WILLIAMS, Richard L. Como implementar a qualidade total na sua

empresa. Rio de Janeiro: Campus, 1995.

RIBEIRO, Haroldo . 5s a Base para a Qualidade total. Salvador: Casa da

Qualidade, 1994.

LAPA, Reginaldo. 5S praticando os cinco sensos. Rio de

Janeiro:Qualitymark,1997.

SITES INTERNET:

π www.inmetro.gov.br

π www.qualidadetotaladm.com.br

ANEXOS

Material criado/ utilizado na implantação do programa 5S na empresa

Grupo Essilor, em abril 2001.

FOLHA DE AVALIAÇÃO

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

Curso: Gestão Estratégica e Qualidade

5S – A PORTA DE ENTRADA PARA UM PROGRAMA DE

QUALIDADE TOTAL

Por: Verônica Martins Silva

Data da entrega: 26 de Julho, 2003.

Avaliado por: Conceito:

Avaliado por: Conceito:

Avaliado por: Conceito:

Conceito Final:

ATIVIDADES CULTURAIS