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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
USANDO A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE
GESTÃO EMPRESARIAL
UM ENFOQUE PRÁTICO
Renata Feitosa Saldanha
Orientador
Prof. Mary Sue Carvalho Pereira
Rio de Janeiro
2009
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
USANDO A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE
GESTÃO EMPRESARIAL
UM ENFOQUE PRÁTICO
Apresentação de monografia ao Instituto A Vez do
Mestre – Universidade Candido Mendes como
requisito parcial para obtenção do grau de
especialista em Gestão Empresarial
Renata Feitosa Saldanha
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço ao meu marido, Alex, o apoio e forte
incentivo para o estudo de um caso real que me
possibilitou a excelente oportunidade de aliar
teoria à prática
4
DEDICATÓRIA
Dedico essa monografia a meus
pais, meu marido e familiares.
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RESUMO
Usando a Contabilidade como Instrumento de Gestão Empresarial –
um enfoque prático, 2009, Monografia do curso de Pós-Graduação em
Gestão Empresarial do Instituto A Vez do Mestre – Universidade Candido
Mendes.
O presente trabalho foi desenvolvido para profissionais envolvidos em
gestão empresarial. Tem como objetivo apresentar a contabilidade como uma
importante ferramenta para a gestão eficaz. Ela deve ser usada pelo
empresário que deseja melhorias de qualidade, redução de custos e aumento
da rentabilidade na sua empresa.
O empresário deve estar sempre informado sobre a situação de sua
empresa no mercado. A necessidade de tomada de decisão é uma constante
em relação a várias situações. Por exemplo:
• A empresa está dando lucro ou prejuízo?
• O capital empregado está sendo remunerado satisfatoriamente?
• A empresa deve continuar nas condições atuais?
• A empresa deve ser ampliada?
• A empresa deve mudar o foco dos negócios?
Assim, os gestores das empresas estão constantemente diante de
situações- problemas e devem decidir sobre as melhores estratégias de
gerenciamento
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METODOLOGIA
Levantei, para esse trabalho, duas hipóteses de abordagem: uma
teórica e outra prática. Optei pela segunda, pois havia recebido, previamente,
dois convites para assessorar pequenas empresas prestadoras de serviços
com dificuldades financeiras. Optei por assessorar a que se encontrava numa
análise preliminar, aparentemente, em situação financeira mais delicada e com
problemas de gestão mais graves.
Na execução deste trabalho busquei me valer de algumas técnicas,
entre elas, cito as seguintes:
• Pesquisa bibliográfica
Livros de contabilidade como instrumento de análise, gerência e
decisão foram usados para edição de toda a parte teórica do
trabalho.
• Experiência profissional
Com experiência profissional na área administrativa e financeira,
adquiri experiência em elaboração e análise de relatórios contábeis e
gerenciais, bem como na gestão de empresas.
• Uso de planilhas
A fim de gerar, como resultado final deste trabalho, ferramentas de fácil
utilização, para análises em geral e de variáveis para tomada de decisão, fiz
uso de planilhas eletrônicas, através de software de amplo uso, disponível no
mercado.
Busquei com a adoção dessa metodologia, tendo como base uma empresa
real, gerar a sustentação necessária para apresentar o uso da Contabilidade
como instrumento de gestão empresarial.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - A HISTÓRIA DA CONTABILIDADE 11
CAPÍTULO II - A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE 20
GESTÃO
CAPÍTULO III – UM ESTUDO DE CASO: EMPRESA 29
PRESTADORA DE SERVIÇOS
CAPÍTULO IV - PROBELMAS E ALTERNATIVAS 33
CONCLUSÃO 35
BIBLIOGRAFIA 38
ÍNDICE 39
FOLHA DE AVALIAÇÃO 41
8
INTRODUÇÃO
A escolha do tema “A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE
GESTÃO EMPRESARIAL” deu-se por dois motivos. O primeiro foi ter
modificado minha visão da Contabilidade, durante os últimos de trabalho, a
partir do momento em que assumi novas responsabilidades quando passei a
ocupar posição gerencial.
Habituada a precisos controles diários de caixa e previsões a médio
prazo, me interessei em saber como conciliar as informações financeiras que
eu possuía com os balancetes de verificação, com os demonstrativos de
resultados e balanço anual, apresentados pelo contador da empresa.
O segundo motivo para a escolha do tema foi ter recebido, logo após
iniciar o curso de Pós-Graduação, duas solicitações para apoiar dirigentes de
pequenas empresas - prestadoras de serviços - na gestão de seus negócios.
Após contatos e avaliações preliminares, percebi a excelente oportunidade que
tinha diante de mim de aliar teoria à prática. Decidi prestar meus serviços à
empresa que apresentou, no primeiro momento, maiores problemas de caixa e
gestão.
A partir dessa decisão, iniciei o trabalho de assessoria à empresa
escolhida. O resultado dessa assessoria encontra-se na presente monografia
que foi estruturada de modo que o leitor possa de forma seqüencial, ir se
familiarizando com a problemática, técnicas, ferramentas e meios de aplicação
de soluções para a questão-problema apresentada, ou seja, gerir uma
empresa, tendo a Contabilidade como ferramenta.
Não poderia finalizar esse prefácio sem antes agradecer às
empreendedoras que me fizeram a solicitação de assessoria e que, ao abrir as
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portas da empresa ao meu trabalho, deram oportunidade a maior
desenvolvimento profissional, possibilitando adicionar sólida prática à teoria do
curso. A elas, meu especial agradecimento.
A competitividade atinge hoje todas as áreas: indústria, comércio e
serviços. O consumidor de um modo geral está mais inteligente e em
conseqüência mais exigente, busca e quer qualidade e preço. As empresas
devem estar atentas a essas demandas se quiserem manter-se, e bem, no
mercado.
A ferramenta “gestão empresarial” deve ser conhecida e utilizada pelo
empresário que deseja melhorias de qualidade, redução de custos e aumento
de rentabilidade em sua empresa. Muitas são as ferramentas que possibilitam
uma gestão eficaz. Nesse trabalho, abordarei a CONTABILIDADE como uma
dessas ferramentas: USÁ-LA COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO
EMPRESARIAL.
Quando o proprietário de uma empresa está questionando a
viabilidade do empreendimento, há necessidade de antes de qualquer
tomada de decisão visando sua continuação, venda, fusão, encerramento, ou
qualquer outra opção possível, faça uma análise detalhada do seu negócio.
A Contabilidade, além de ser a linguagem do mundo dos negócios,
fornece dados para a tomada de decisão, numa economia que cada dia exige
mais competências em gestão.
Os objetivos neste trabalho foram:
• fazer um levantamento completo da situação econômico-
financeira da empresa em questão, com apresentação de
diagnóstico e alternativas;
10
• possibilitar aos empreendedores perceber a importância da
Contabilidade na Gestão, para conhecimento do negócio e decisão
quanto ao rumo a tomar.
“A contabilidade decisorial é um sistema integrado de informações de
natureza econômico-financeira orientado para apoiar a direção das empresas
em suas decisões.“1
______________________________________________________________ 1 Paranhos, José Luiz B. Contabilidade Decisorial. São Paulo: STS, 1992 – Pág. 4
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CAPÍTULO I
A HISTÓRIA DA CONTABILIDADE
A contabilidade dos nossos dias é uma herança dos antigos
profissionais e usuários de contabilidade. Conhecer como se utilizavam a
contabilidade no passado e as diversas escolas das correntes doutrinárias faz-
nos esclarecer o que nos fez chegar até aqui: o período da contabilidade
cientifica.
Na evolução da historia contábil juntamente com as doutrinas podemos
dividir em períodos, a saber: contabilidade antiga, contabilidade medieval,
contabilidade moderna e contabilidade científica.
Cada período é marcado por um feito ou por uma obra literária ou até
pela própria mudança na economia. Dentro de cada período contábil (antiga,
medieval, moderna e cientifica) existiram pensadores doutrinários, o qual
criaram ou defenderam as idéias de seus ancestrais. A chegada de cada
escola doutrinaria, seja ela criticando ou mesmo defendendo os assuntos já
comentados fazia com que gradativamente a contabilidade evoluísse. Para a
construção do conhecimento é necessário criticas. Já os períodos de
contabilidade foram divididos por algo o qual historicamente marcou. Vejamos
através do quadro 1 ao quatro períodos da contabilidade e seus respectivos
anos a qual pertenceram e o marco o qual o fizeram mudar.
PERIODOS
ANO
O QUE MAROU A MUDANÇA
DESTE PERIODO
I. Contabilidade
Antiga ou
Empírica
De 8000 a.C até
1202 da era Cristã
A edição do livro de Leonardo
Fibonacci, Liber Abaci, em 1202
com apenas 3 tiragens
manuscritas
12
II. Contabilidade
Medieval ou
Sistematização da
Contabilidade.
De 1202 até 1494
A edição do livro de Lucca
Pacioli, La summa de
arihmetica, geometria,
proportione et proportionalitá. A
economia européia em
expansão possui grande
relevância neste período.
III. Contabilidade
Moderna ou
Literatura da
Contabilidade
De 1494 até 1840
Segundo Melis a edição do livro
de Francesco Villa, La
contabilitá applicata alle
amministrazioni private e
publliche.
IV.Contabilidade
Cientifica ou
Contabilidade
Contemporânea
De 1840 até os dias
de hoje
Não há marco. A contabilidade
cientifica são os nossos dias
atuais.
1.1 – Os Períodos
A historia da contabilidade é dividida em períodos. Vejamos agora de
maneira mais aprofundada o período, a pratica contábil e os pensadores mais
importantes o qual viveram e criaram as diversas escolas doutrinarias em cada
período.
Segundo o historiador Frederico Melis, os primeiros vestígios de utilização
da contabilidade foi há 8000 a.C. Os primórdios da civilização utilizavam-se
dos poucos recursos que tinham para controlar os seus rebanhos e a produção
agrícola por eles cultivados. Alguns pesquisadores afirmam que quando o
homem se deparou com a vontade de controlar o cultivo da terra e o seu
rebanho, a fim de controlar o acumulo de riquezas surgiu a contabilidade. A
idéia de entesouramento de riquezas fez com que o homem criasse um
método racional de acumulo de informações de seus bens e obrigações, pois
13
seria inviável a memorização de tantas informações. Técnicas de registros
foram criadas para controlar os bens e obrigações.
Entre 8000 e 3000 a.C. foram utilizados como técnicas de registros fichas
de barro. Estas fichas foram utilizadas em Israel, Iraque, Turquia, Síria,
Mesopotânia e a Antiga Pércia, a fim de controlar os bens e obrigações. As
fichas de barro foram as primeiras evidencias de um sistema contábil. O
homem pré-histórico a fim de controlar a produção agrícola, o seu rebanho de
animais, as trocas de produtos agrícolas e de animais com outros homens que
por sua vez viessem a deixar resíduos de créditos ou débitos o faziam
mediante as filhas de barro. Estas fichas de barro eram usadas pois neste
período não utilizavam-se da escrita, tão pouco de números, e cada ficha de
barro representava um animal ou um produto agrícola. Havia paridade de um
por um, ou seja, para cada ficha de barro tinha-se um animal no rebanho ou
representava a colheita agrícola. Com o surgimento das casas decimais, a
paridade das fichas evoluíram. Algumas fichas poderiam valer não só um
animal, mas dez ou cem, por exemplo.
As fichas de barro representavam mercadorias ou até um direito para
seu possuidor. Cada animal era representado por uma ficha de barro e cada
ficha de barro continha uma forma palpável e visível diferentes umas das
outras para identificar o animal representado.
Juntamente com as fichas de barro o homem utilizava tábuas de argilas
que serviam também para o controle dos bens. Estas tábuas, conhecidas
como tábuas de Uruk ou Jemdet-Nasc, escrituravam as entradas e saídas dos
bens. Segundo Schmidt (2000:22) os registros nas tabuas de argila
demonstram fortes evidencias do controle físico dos bens, visto que ainda não
existia o conceito do valor e moeda. A tabua de Uruk, por exemplo, foi utilizada
há 4000 a.C. Essas tabuas, recebiam o desenho que representava o animal,
assim como a conta Imóvel atualmente representa o valor ou numerário é
identificada por uma escrita que representa ou simboliza a sua identificação
através da leitura. As tabuas também eram identificadas por gravuras que
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representavam o animal ou o bem que queria controlar. Esse fenômeno,
conhecido com pictografia era utilizado pela falta da escrita.
A preocupação com o controle dos custos era notável há 3000 a.C.
quando os mesmos eram controlados separadamente, pelo menos o custo
com a mão de obra e os custos com materiais. Eram identificados somente os
custos direto, ficando os custos indiretos ainda sem apropriação.
Com o passar dos anos os controles foram aumentando e
aproximadamente em 3250 a.C. surgiram envelopes ou as caixas elaboradas
com barro para melhor controlar as entradas e saidas da produção agrícola e
os rebanhos de animais. Cada envelope ou caixa representava um bem e a
quantidade de fichas, direitos a receber e até mesmo obrigações.
Os envelopes e caixas representam atualmente os razonetes, onde um
valor do ativo, por exemplo, é debitado ao receber um valor. Porém, os
envelopes e caixas de barro, ao receber um valor ou numerário recebia uma
ficha de barro representando um valor de entrada.
Alguns historiadores acreditam que a contabilidade surgiu juntamente
com a escrita e que os primeiros sinais de escrita contábil, foram feitas na
tábua de Uruk. Acredito que as fichas tem a mesma função tabuas de Uruk,
controlar os bens e as obrigações assumidas, logo, este controle possuía um
intuito de apresentar ou controlar o patrimônio. Como as fichas foram utilizadas
antes das fichas de Uruk, aproximadamente 4000 anos de diferença, expresso
minha opinião concordando que o primeiro vestígio da utilização de
contabilidade foram as fichas, por ambas terem o mesmo intuito, controlar o
patrimônio.
Durante os primeiros 100 anos da era cristã as invasões ao norte da
China deram início a uma série de guerras que duraram até o século V. Ao
final do século X a Europa começou a se reestruturar após anos de invasões.
A agricultura foi um dos maiores responsáveis pela nova tomada econômica. O
15
comercio revendia o excesso das colheitas, estimulando assim os encontros de
feiras livres, abrindo espaço também aos pequenos artesãos.
Encerrada as invasões e com a retomada do crescimento econômico
através do excesso de produção das lavouras sendo comercializados, a
contabilidade tinha um novo desafio: auxiliar os comerciantes e artesãos uma
forma de gerenciar o dinheiro e controlar o dinheiro a receber e a pagar.
Leonardo Fibonacci, matemático, nascido na Grécia e criado na Itália,
encerra este período da contabilidade publicando o livro Liber Abaci, com
apenas 03 exemplares manuscritos. Segundo Mielis, a publicação de Fibonacci
encerra a era da contabilidade antiga.
Certamente, a contabilidade a contabilidade de hoje é um reflexo do
passado e sem essas diversas linhas de pensamento anteriormente
defendidas e pesquisadas a contabilidade não estaria tão evoluída como hoje
está. A contabilidade é uma ciência social e evolui em sociedade. No decorrer
dos anos vindouros acontecerão fatos que modificarão as atuais formas até
aqui descritas.
A evolução da contabilidade é notada juntamente com a evolução
humana. Dentre a evolução humana nota-se a preocupação do homem no
sentido de acumulo de informações para o gerenciamento de seus bens e para
o controle de acumulações de riquezas. A contabilidade não é um mero
registrador de fatos e sim auxilia aos seus usuários para a tomada de decisão
e pode ser utilizada como fontes de informações para controle.
Surgiram ao longo do tempo diversos pensamentos sobre a
contabilidade. Cada corrente doutrinária originou em uma escola de
pensamento contábil. Dentre muitas escolas defendidas, a mais aceita
mundialmente é a escola patrimonialista. Cada escola de pensamento contábil
defendia diferentes formas de contabilidade e definições. Vejamos algumas
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definições: a contabilidade é a ciência das contas, é a arte de ter ou contar ou
até mesmo é uma ciência da administração.
Na verdade a contabilidade sempre apresentou um único objeto de
estudo: o patrimônio. Em todas as definições de contabilidade até aqui
apresentada, por mais que elas se diferem umas das outras, elas se diferem
somente no aspecto do objeto de estudo, mas a função de registrar e expor os
efeitos e causas que apresentam alterações na situação liquida da empresa,
sempre foi notada. Existe definição que em qualquer circunstância, o objeto de
estudo da contabilidade é o patrimônio e que todas as outras definições sobre
a contabilidade acabam também deixando isto evidenciado, porém com
sentidos diferentes, mas o objeto de estudo não muda.
A escola Norte-americana de contabilidade evoluiu o campo de
pesquisas profissionais e normatizou as técnicas para o trabalho contábil
aceitas mundialmente. Além de criar diversas comissões de fiscalização e
estudo de contabilidade, esta escola criou a obrigatoriedade da avaliação feita
por um profissional emitindo então o parecer sobre as demonstrações
financeiras, criando a auditoria para tal tarefa.
A contabilidade no Brasil sofreu fortes influencias da contabilidade norte-
americana. A lei das sociedades por ações editadas em 1976 no Brasil, é
praticamente cópia da lei do mesmo assunto nos Estados Unidos da América.
A escola brasileira, porém, é conhecida internacionalmente como uma das
escolas mais avançadas em correções monetárias o qual afetam a composição
patrimonial das entidades.
Todos estudiosos, o qual defenderam seus pensamentos sobre a
contabilidade contribuíram para o avanço da mesma. Porém, posso destacar
que Vicenso Masi conseguiu captar e defender a essência da contabilidade
com mais argumentos do eu as outras escolas, e a escola americana a partir
do século XIX criou regras profissionais para a normatização do trabalho
contábil. Enquanto as escolas européias discutiam as doutrinas e a essência
17
da contabilidade a escola norte-americana elaborava estudos para a criação
de normas profissionais e para a padronização das demonstrações financeiras.
A partir deste momento a contabilidade tornou-se mais madura no aspecto
profissional.
Dentro o aspecto lógico do futuro da contabilidade baseado em fatores
passados, a contabilidade continuará oferecendo informação para a tomada de
decisão. Mediante a um mercado altamente tecnológico e maduro, a
contabilidade oferecerá informações gerenciais, e não mais a informação para
a tomada de decisão. Ela será mais participativa nas ações empresariais
desde que as informações geradas por ela sejam fidedignas.
1.2 – Resumo das Demonstrações Contábeis (ferramenta de um contador)
Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício,
Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido, Demonstração de Lucros
e Prejuízos Acumulados, Demonstração das Origens e Aplicação de Recursos,
Demonstração dos Fluxos de Caixa, Demonstração do Valor Adicionado, Notas
Explicativas, Balanço Social e Consolidação das Demonstrações Contábeis.
A seguir definições sobre as Demonstrações Contábeis (enfoque prático e
didático).
Balanço Patrimonial
O Balanço Patrimonial é constituído de Ativo, Passivo e Patrimônio
Liquido. O Ativo, por sua vez compõe-se de Bens e Direitos aplicados na
Entidade Contábil. O Passivo e o Patrimônio Líquido registram todas as
entradas (origens) de recursos na empresa.
Demonstração do Resultado do Exercício
Ao fim de cada exercício social, a Contabilidade da empresa elabora a
Demonstração do Resultado do Exercício, onde se observa o grande indicador
18
global de eficiência: o retorno resultante do investimento dos proprietários da
empresa determinando o lucro ou o prejuízo.
Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido
É de muita utilidade, pois fornece a movimentação ocorrida durante o
exercício nas diversas contas do Patrimônio Líquido, indicando a
movimentação do capital próprio referente ao Capital, Reservas e Lucros ou
Prejuízos Acumulados.
Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados
Essa demonstração possibilita a evidenciação clara do lucro do período,
sua distribuição e a movimentação ocorrida no saldo da conta de Lucros
Acumulados.
Demonstração das Origens e Aplicação de Recursos
A Demonstração das Origens e Aplicação de Recursos (mais conhecida
como DOAR), como seu próprio nome indica tem por objetivo apresentar de
forma ordenada e sumariada principalmente as informações relativas às
operações de financiamento e investimento da empresa durante o exercício, e
evidenciar as alterações na posição financeira da empresa.
Demonstração dos Fluxos de Caixa
É prover informações relevantes sobre o pagamento e recebimentos,
em dinheiro, de uma empresa, ocorrido durante um determinado período.
Demonstração do Valor Adicionado
Corresponde a uma das formas que ampliam a capacidade de se
analisar o desempenho econômico social das organizações.
Notas Explicativas
A publicação das notas explicativas às Demonstrações esta prevista no
art. 176 da Lei das Sociedades por Ações, o qual estabelece que: “As
demonstrações serão complementadas por Notas Explicativas e outros
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quadros analíticos ou demonstrações contábeis necessários para
esclarecimento da situação patrimonial e dos resultados do exercício”.
Balanço Social
O Balanço Social tem por objetivo descrever uma certa realidade
econômica e social de uma entidade, mediante o qual é suscetível de
avaliação. Em decorrência dele, as relações entre o fator capital e o fator
trabalho pode ser mais bem regulado e harmonizado à medida que as forças
sociais avancem e tomem posição, especialmente nos países do Terceiro
Mundo, onde se observa o capitalismo selvagem e desumano. O Balanço
Social possui quatro vertentes: O Balanço Ambiental, Demonstração do Valor
Adicionado e Benefícios e Contribuições à sociedade em geral.
Consolidação das Demonstrações Contábeis
Processo pelo qual se evidencia, por demonstrações contábeis
consolidadas, aos diretores da “holding” os ativos e os passivos (exigibilidades)
sobre o seu controle, assim como as receitas e despesas pelas quais serão
responsáveis
20
CAPÍTULO II
A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO
2.1 - A Visão da Contabilidade Pelo Empresário
A contabilidade é uma ferramenta indispensável para a gestão de
negócios. De longa data, contadores, administradores e responsáveis pela
gestão de empresas se convenceram que amplitude das informações
contábeis vai além do simples cálculo de impostos e atendimento de
legislações comerciais, previdenciárias e legais.
Contabilidade Gerencial, em síntese, é a utilização dos registros e
controles contábeis com o objetivo de gerir uma entidade.
A gestão de entidades é um processo complexo e amplo, que necessita
de uma adequada estrutura de informações - e a contabilidade é a principal
delas. Além do mais, o custo de manter uma contabilidade completa (livros
diário, razão, inventário, conciliações, etc.) não é justificável para atender
somente o fisco. Informações relevantes podem estar sendo desperdiçadas,
quando a contabilidade é encarada como mera burocracia para atendimento
governamental.
Objetivamente, o custo médio de uma contabilidade de empresa de
pequeno porte (faturamento até R$ 120.000/mês) é acima de R$ 600,00.
Numa empresa de médio porte (faturamento até R$ 1.000.000/mês) este custo
vai a R$ 3.000,00 ou mais. Tais empresas precisam aproveitar as informações
geradas, pois obviamente este será um fator de competitividade com seus
concorrentes: a tomada de decisões com base em fatos reais e dentro de uma
técnica comprovadamente eficaz – o uso da contabilidade.
21
A contabilidade gerencial não “inventa” dados, mas lastreia-se na
escrituração regular dos documentos, contas e outros fatos que influenciam o
patrimônio empresarial.
Dentre as utilizações da contabilidade, para fins gerenciais, destacam-
se, entre outros:
1. Projeção do Fluxo de Caixa
2. Análise de Indicadores
3. Cálculo do Ponto de Equilíbrio
4. Determinação de Custos Padrões
5. Planejamento Tributário
6. Elaboração do Orçamento e Controle Orçamentário
Condições
O primeiro passo para uma contabilidade, verdadeiramente, gerencial, é
que esta seja atualizada, conciliada e mantida com respeito às boas técnicas
contábeis.
Desta forma, pressupõe-se, entre outros, que uma contabilidade para
uso gerencial deva ter:
1. Contas bancárias devidamente “fechadas” com os respectivos
extratos, sendo as diferenças demonstradas e que tais diferenças
não afetem o resultado pelo regime de competência. Admite-se, tão
somente, as típicas “pendências” bancárias, como cheques não
compensados e pequenos valores de débitos e créditos a ajustar.
Valores expressivos, como débitos de juros e encargos sobre
financiamentos, devem estar contabilizados.
2. Provisões de Férias e 13º Salário feitas mensalmente, com base em
relatórios detalhados do departamento de recursos humanos. A falta
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de provisão mensal distorce as demonstrações contábeis, pois o
regime de competência não é atendido.
3. Depreciações, amortizações e exaustões, contabilizadas com base
em controles do patrimônio.
4. Registro dos tributos gerados concomitantemente ao fato gerador,
efetuando-se também a Provisão do IRPJ e CSLL, conforme regime
a que está sujeito a empresa (lucro real, presumido ou arbitrado).
5. Nas empresas que se dedicam às atividades imobiliárias, optar por
contabilizar custos orçados das obras. Outras atividades também
exigirão técnicas contábeis específicas, como as cooperativas e as
instituições financeiras.
6. Receitas, custos e despesas, reconhecidas pelo regime de
competência, como detalhado adiante.
2.2 - O Regime de Competência Contábil
O reconhecimento das receitas e gastos é um dos aspectos básicos da
contabilidade que devem ser conhecidos para poder avaliar adequadamente
as informações financeiras.
Sob o método de competência, os efeitos financeiros das transações e
eventos são reconhecidos nos períodos nos quais ocorrem,
independentemente de terem sido recebidos ou pagos.
Para todos os efeitos, as Normas Brasileiras de Contabilidade elegem o
regime de competência como único parâmetro válido, portanto, de utilização
compulsória no meio empresarial.
Para muitos empresários totalmente despreocupados com a área
econômico-financeira, a Contabilidade é somente necessária para atender às
23
exigências fiscais. Especialmente os proprietários de empresas de pequeno
porte, que o Imposto de Renda dispensa de fazer Contabilidade, estão pouco
interessados em fazer, conhecer e analisar relatórios contábeis.
No entanto, enfrentando pressões e vendo-se diante de sérias
dificuldades no gerenciamento de sua empresa, o empresário se pergunta o
que deveria fazer para não só manter sua empresa em equilíbrio, como
também fazer com que dê lucro e cresça saudável.
Hoje, numa economia cuja estabilidade monetária se faz presente, em
que a margem de lucro foi sensivelmente reduzida, as empresas necessitam
mais do que nunca de uma boa administração. Aos poucos, muito lentamente,
os empresários estão percebendo que, sem controle, não há saúde financeira
e que os relatórios necessários ao processo decisório, são fornecidos pela
Contabilidade. Sem ela, não há dados, sem dados não se pode elaborar
relatórios e sem eles a interpretação da situação da empresa não é possível, o
que impede uma tomada de decisão coerente e sustentada.
2.3 - A Contabilidade Como Aliada
A Contabilidade, sabemos, é a linguagem universal
dos negócios e seu objetivo principal “é o de permitir a cada
grupo principal de usuários a avaliação da situação
econômica e financeira da entidade, em sentido estático,
analisar os fatos ocorridos, bem como fazer inferências sobre
suas tendências futuras "(grifos do autor) 1.
Podemos , conforme Marion2, subdividi-la em três
peças:
-> Contabilidade Financeira : É a contabilidade geral, necessária a
todas as empresas. Fornece informações básicas aos seus usuários
e é obrigatória para fins fiscais...
24
-> Contabilidade de Custos : Está voltada para o cálculo e a
interpretação dos custos dos bens fabricados ou comercializados,
ou dos serviços prestados a empresa.
-> Contabilidade Gerencial : Voltada para fins internos, procura
suprir os gerentes de um elenco maior de informações,
exclusivamente para tomada de decisões...” 2
A falta de visão da Contabilidade Gerencial como Ferramenta de Gestão
tem levado muitas empresas a enfrentar grandes e sérias dificuldades, sejam
econômicas, de gestão e controle, que poderiam ser consideravelmente
minoradas. Percebendo a Contabilidade Gerencial como aliada e empregando-
a corretamente torna-se possível planejar, implementar ações, manter ou
alterar a posição da empresa no mercado, alterar seus rumos, fazer ajustes,
enfim, geri-la da melhor forma para que o sucesso seja o seu resultado.
“Observei certa freqüência que várias empresas, principalmente as
pequenas, têm falido ou enfrentam sérios problemas de sobrevivência.
Ouvimos empresários que criticam a carga tributária, os encargos sociais, a
falta de recursos, os juros altos etc., fatores esses que, sem dúvida,
contribuem para debilitar a empresa. Entretanto, descendo a fundo nas
investigações, constatei que, muitas vezes, a “célula cancerosa” não repousa
naquelas críticas, mas na má gerência (grifo do autor) nas decisões tomadas
sem respaldo, sem dados confiáveis. Por fim observei, nesses casos, uma
contabilidade irreal, distorcida, em conseqüência de ter sido elaborada única e
exclusivamente para atender as exigências fiscais.” 3
___________________________________________________________________________________________
1 Marion, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8a ed. São Paulo: Atlas - 1998 - Pág. 128 2 Marion, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8a ed. São Paulo: Atlas - 1998 - Pág. 29 3 Marion, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8ª ed. São Paulo : Atlas – 1998 – Pág. 27
25
2.4 - A Contabilidade Para Controle Gerencial
Já ao iniciar a compreensão dos princípios básicos da Contabilidade, o
Empresário terá condições de começar a sanar um grave problema que está
presente de um modo gera nas micro, pequenas e médias empresas. Trata-se
do fato da empresa ser confundida com a pessoa no sócio, ou seja, empresa e
sócio não são tratadas como entidades separadas como deveriam: “pessoa
física” distinta da “pessoa jurídica”.
Essa falta de distinção acarreta uma série de problemas entre eles a
união dos ‘caixas’ de ambos, a falta de controle detalhado e específico de
entradas e saídas, falta de dados consistentes, relatórios precários etc.
Para que a Contabilidade seja usada como instrumento gerencial, é
também imprescindível que o gestor tenha inicialmente uma base de dados
confiável. Uma vez que a empresa passe a ser considerada uma entidade
independente da figura do sócio, todos os seus movimentos (da empresa) de
entrada e saída de serviços, produtos, materiais, operações que envolvam
vendas, recebimentos, pagamentos etc. devem ter seus registros efetuados
sistematicamente.
O equilíbrio financeiro é sempre buscado pelo gestor da empresa e para
isso técnicas contábeis se encontram a disposição para o fornecimento das
informações necessárias. Os demonstrativos mais utilizados são a
Demonstração de Resultado e o Balanço Patrimonial. Enquanto a
demonstração de resultados é um demonstrativo sistemático que tem receitas,
custos e despesas como base, o balanço usa as contas do ativo e do passivo,
conciliadas e ajustadas.
2.5 - Plano de Contas
26
O Plano de Contas, segundo Marion “é o agrupamento ordenado de
todas as contas que serão utilizadas pela Contabilidade dentro de determinada
empresa. Portanto, o elenco de contas considerado é indispensável para os
registros contábeis. Cada empresa, de acordo com sua atividade e seu
tamanho (micro, pequena, média ou grande), terá o seu próprio Plano de
Contas”. 4
O Balanço Patrimonial é formado por dois tipos de contas: Ativo e
Passivo. Já a Demonstração de Resultado utiliza as seguintes contas:
Receitas, Custos e Despesas. Assim, o passo seguinte será a elaboração de
um Plano de Contas básico, racional, específico e adequado para a empresa,
seja ela indústria, comércio ou prestadora de serviços.
Preparando-se um Balancete de Verificação e iniciando os lançamentos
nas contas para verificação dos Resultados da empresa, logo após o primeiro
mês de lançamento, será possível iniciar as primeiras análises. *
Os lançamentos deverão ser feitos mês a mês e análises sistemáticas
poderão ser efetuadas a cada final de mês, com os valores dentro do mês
lançado, comparando-os já com o mês anterior e assim sucessivamente.
Um conjunto de seis meses de lançamentos, bem mais amplo que o
universo restrito de um ou dois meses, poderá dar ao gestor uma visão mais
específica do seu negócio, pois possibilitará através de análises, perceber
quais são, eventualmente, os pontos impactantes no seu negócio.
______________________________________________________________________________________________
4 Marion, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8ª ed. São Paulo : Atlas – 1998 – Pág. 139
27
2.6 - Ponto de Equilíbrio
A correta alocação de custos e despesas no Plano de Contas,
possibilitará também que seja conhecido o Ponto de Equilíbrio, mais uma
informação importante na eficácia do gerenciamento dos recursos econômicos
e financeiros de empresa.
* Torna-se indispensável também que o empresário tenha conhecimento
do instrumento “Fluxo de Caixa”, que relaciona o conjunto de entradas e
saídas em determinado período da empresa. É uma importante
ferramenta do administrador financeiro.
Bernardi define assim o Ponto de Equilíbrio: “E o volume calculado em
que as receitas totais de uma empresa igualam-se aos custos e despesas
totais; portanto, o lucro é igual a zero.” 1
RECEITA TOTAL = CUSTOS E DESPESAS TOTAIS
RT = CT + DT
Vejamos a seguir a análise gráfica também apresentada por Bernardi 2:
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“Graficamente, verifica-se que custos fixos e despesas fixas
permanecem constantes, independentemente do volume, e que os custos
totais e as despesas totais iniciam-se a partir do componente fixo a volume
zero. Portanto, os custos variáveis e as despesas variáveis representam a
diferença entre ambas, demonstrada no gráfico pelo ângulo tomado.
O ponto no qual a linha da receita total encontra-se com a linha dos
custos e despesas totais, é o ponto de equilíbrio...”
Conhecendo o ponto de equilíbrio e os resultados das análises dos
demonstrativos contábeis, o gestor terá acesso a informações úteis para
administração e poderá avaliar a situação de sua empresa e determinar ações
de curto e médio prazo, objetivando eficácia e lucro.
_______________________________________________________________________________________________
1 Bernardi, Luiz Antônio. Política de Formação de Preços. 2a Ed. São Paulo - Atlas - 1998 - Pág 160 2 Bernardi, Luiz Antônio. Política de Formação de Preços. 2a Ed. São Paulo - Atlas - 1998 - Pág. 161
29
CAPÍTULO III
UM ESTUDO DE CASO: EMPRESA PRESTADORA DE
SERVIÇOS
3.1 - Características de Empresa
Para examinar com mais detalhes a Contabilidade como Instrumento
de Gestão, uma ferramenta de apoio ao empresário, trouxe na forma de
estudo de caso, o que está ocorrendo com uma empresa do setor de
prestação de serviços.
A empresa é uma franqueada, no ramo de ensino de idiomas,
estabelecida e atuante no mercado há 6 anos, com muitos concorrentes no
mercado. Com sérios problemas de caixa, enfrentando dificuldades de gestão,
a empresa está questionando a viabilidade do seu negócio. Necessita
conhecer sua real situação para tomada de decisão.
São várias as questões:
• A empresa está dando lucro ou prejuízo?
• O capital empregado está sendo remunerado satisfatoriamente?
• A empresa deve continuar nas condições atuais?
• A empresa deve ser ampliada?
• A empresa deve mudar o foco dos negócios?
3.2 - A Forma de Desenvolvimento
O trabalho desenvolveu-se da seguinte forma :
• � Coleta geral de dados,
30
• � elaboração de relatórios gerenciais,
• � apresentação de diagnóstico preliminar,
• � ampliação da base de dados,
• � apresentação de diagnóstico final e
• �apresentação de alternativas para solução dos problemas
detectados.
Para tanto, fiz uso da Contabilidade através de vários instrumentos
integrados, para fornecer um quadro da situação e de alguns elementos em
particular, para possibilitar um diagnóstico para apoio a tomada de decisão.
3.3 - O Modo de Desenvolvimento
Optei pelo regime de lucro presumido e obrigada a escriturar em Livro
Caixa os recebimentos e pagamentos ocorridos em cada mês, a empresa não
possuía nenhum tipo de relatório gerencial.
O primeiro passo foi criar um Plano de Contas. Em seguida iniciou-se a
coleta geral de dados através de levantamento de alguns registros básicos já
existentes: saldos de caixa / bancos, contas a pagar e receber, impostos
recolhidos e a recolher, despesas fixas e variáveis etc. Adequando os dados
ao Plano de Contas, foi possível montar o Demonstrativo de Resultados do
mês de agosto. Em seguida, preparou-se um Balancete de Verificação com a
data de 31/08/2009.
3.4 - Análises dos Relatórios Contábeis
A análise do Balancete de Verificação apontou, de imediato, o montante
negativo do Capital de Giro Próprio. A Demonstração de Resultado do mês de
agosto mostrou que, aparentemente, a empresa estava operando no seu
Ponto de Equilíbrio.
31
Para que as análises pudessem ser mais detalhadas, a base de dados
foi ampliada, foram incluídos também os meses de maio, junho, julho. Os
meses de setembro e outubro foram incluídos posteriormente.
Dos seis meses de dados foram tiradas três médias, para o cálculo do
Ponto de Equilíbrio:
- Opção 1 - Incluindo todos os meses exceto julho,
- Opção 2 - Somente os meses setembro e outubro e
- Opção 3 - Todos os meses sem exceção.
Na opção 1, o mês de julho não foi incluído por ser um mês atípico.
É mês de férias, quando o faturamento é drasticamente reduzido. Verificou-se
a média sem a queda brutal de faturamento por férias.
Na opção 2, foram considerados somente os meses de setembro e
outubro porque, nesses meses, o total dos custos dos serviços prestados foi
bastante reduzido, resultado já da implantação de algumas medidas de gestão,
visando essa redução. Mantendo-se essas medidas, a média passará a
apresentar um lucro líquido maior.
Na opção 3, foram considerados todos os meses do levantamento, sem
exceção. Observa-se o baixo valor do lucro líquido.
Na análise horizontal, percebe-se que em relação ao faturamento, os
custos dos serviços prestados têm peso elevadíssimo. Vale notar que, com a
implementação de medidas de redução de custos, nos meses de setembro e
outubro, houve aumento da margem bruta de contribuição e do lucro líquido.
Aplicando-se nos próximos meses (novembro e dezembro) as médias
obtidas na opção dois, haverá lucro líquido. Tal lucro deverá cair drasticamente
em janeiro, devido a férias escolares. Os valores positivos dos meses de
32
novembro e dezembro deverão ser suficientes para cobrir os valores negativos
do próximo mês de férias.
Ao término do semestre, os cálculos relativos ao Ponto de Equilíbrio
deverão ser refeitos. Uma vez que os valores de faturamento, dos custos dos
serviços prestados sejam mantidos em novembro e dezembro, semelhantes a
setembro e outubro, poderá ser feito um novo cálculo levando-se em
consideração outro mês atípico que é janeiro, chegando-se a um novo ponto
de equilíbrio que poderá ser considerado para projeções para o próximo ano.
33
CAPÍTULO IV
PROBELMAS E ALTERNATIVAS
4.1 - Problemas Encontrados
O primeiro problema encontrado logo no início do trabalho, foi um caixa
extremamente deficitário, com saldos bancários negativos e com débitos de
empréstimos contratados vencidos e não pagos e a vencer.
O segundo, foi o montante de impostos vencidos e não pagos. O
correspondente ao INSS, parte do empregado, por exemplo, foi retido e não
repassado ao estado. Essa situação poderá ser considerada apropriação
indébita, na eventual possibilidade da empresa vir a ser fiscalizada.
Outro problema: o fato de não haver distinção entre pessoa jurídica e
pessoa física, os caixas se mesclam não havendo separação entre eles.
A inexistência de relatórios gerenciais, seguramente devido ao total
desconhecimento de sua importância, foi também observado. Haviam vários
registros, obtidos através de constantes lançamentos em livro específico, mas
que não eram transformados em informações. Por exemplo, há vários grupos
abertos e com curso em andamento, dando prejuízo.
A falta de conhecimento da utilidade da contabilidade não possibilitou
que se fizesse ao longo do tempo uma provisão para atender riscos:
conhecidos ou calculáveis, encargos ou outros desembolsos que poderiam vir
no futuro, como por exemplo, provisão para férias, 13º salários, verbas
rescisórias.
Voltando-se ao Demonstrativo de Resultados, percebe-se como foram
elevados os valores do item salários de maio a agosto. Aparentemente não
34
houve provisão para essas saídas. Naqueles meses houve rescisões de
contratos de trabalho.
O prédio onde a empresa está localizada, pertence à sócia majoritária.
Foi feita uma reforma nesse prédio, mas não foi considerada a distinção de
caixa entre pessoa jurídica e física. Mesmo sendo o prédio de propriedade de
uma das sócias, foi a sociedade empresarial que pagou a reforma. A partir
desse momento, o déficit já existente ampliou-se enormemente, inclusive por
inexistência de relatórios contábeis que pudessem mostrar as falhas
existentes.
4.2 - Alternativas Propostas
Durante o desenvolvimento do trabalho de assessoria, a sócia
majoritária demonstrou forte inclinação para o encerramento das atividades da
empresa. Devido a tão alto déficit, o puro e simples encerramento traria
enormes prejuízos. Após análise dos Relatórios Contábeis Gerenciais, foram
oferecidas algumas alternativas:
• Manter a empresa aberta, fazendo uso de uma estratégia agressiva
para gerar aumento de receita,
• manter custos e despesas em seu nível mínimo,
• só manter abertos grupos que dêem lucro,
• fragmentar, dissecar as dívidas e montar estratégias de negociação
com as entidades que forneceram crédito,
• fazer um planejamento para pagamento dos tributos em atraso
(denúncia espontânea / parcelamento dos pagamentos),
• a médio prazo, implementar ações visando a venda do negócio,
fusão ou sucessão, não descartando nenhuma dessas hipóteses.
35
CONCLUSÃO
O assunto tratado nessa monografia deve fazer parte do dia a dia das
empresas, sobretudo no atual momento de intensa competição entre os vários
ramos de negócio.
Outras formas de uso para essa monografia poderão ser encontradas,
por de ser uma ferramenta de auxílio ao gestor na elaboração de relatórios
gerenciais: úteis, objetivos, eficientes e motivadores para tomada de decisão.
Sei que o teor deste estudo não esgota as possibilidades do uso da
Contabilidade. Abre somente uma porta para que este tema possa ser aplicado
de forma rápida e fácil na gestão de pequenas e médias empresas, auxiliando-
as a gerir seus empreendimentos, objetivo este que nos propusemos a
atender.
Não pode haver ciência sem um modelo adequado de percepção e
representação da realidade. Neste inicio do século XXI, já se tornou obvio que
no ambiente moderno dos negócios uma contabilidade gerencial, que tenha
por base um modelo exclusivamente financeiro, não mais consegue propiciar
as informações necessárias para dar apoio à gestão das empresas nas suas
mais importantes decisões. Para manter sua relevância decisorial, o modelo
contábil-financeiro precisa ser estendido e flexibilizado, incorporando e
integrando novas dimensões e novos instrumentos de pesquisa e avaliação.
Esta profunda transformação da gerencial, que levaria à moderna
Controladoria, se faz integrando ao seu modelo explicativo básico, que é de
natureza contábil, a identificação e a avaliação de variáveis, que têm elevado
impacto sobre os resultados das empresas, tais como o valor dos produtos, os
fatores ambientais setoriais e sistêmicos, os processos de trabalho e os
recursos tangíveis e intangíveis mobilizados.
36
O presente estudo veio enriquecer não só o contexto sócio-cultural,
como elucidar os conceitos básicos e da profissão contábil, oferecendo um
novo conhecimento ao leitor.
As preocupações desse trabalho também recaíram sobre a conjugação
do ciclo de vida das entidades a partir das informações contidas nas
Demonstrações Contábeis, procurando alertar de uma forma rápida e prática
para que a Contabilidade serve ao empresarial no sentido de ferramenta de
gestão.
No que tange a importância da informação da demonstração contábil,
foi explanado o que representa e como utilizar e as diversas atividades de um
contabilista.
Uma função por demais depreciada por falta de conhecimento do leigo,
que somente se preocupa com a matéria quando por ocasião de sua prestação
de contas com o fisco Federal, Estadual ou Municipal.
O enfoque educacional, é mostrar quanto é necessário que o
estudante moderno, se engaje na maneira mais fácil de apresentar ao
empresário o seu conhecimento contábil e como integrante de ponta para a
produção de relatórios gerenciais e particularmente evitando prejuízos danosos
ao empreendimento.
A educação contábil deverá obedecer a um constante aprimoramento
em laboratório, apresentando estudos de casos que facilitem sua vida
profissional, evitando-se uma surpresa desagradável pelo desconhecimento
prático da questão.
O profissional de contabilidade presta indiretamente serviços ao
governo, sem nenhuma contrapartida. Cotidianamente, elabora e recolhe
impostos, taxas e contribuições das empresas. Se há arrecadações no país,
ela deve e muito aos contabilistas.
37
Hoje, o mundo por estar vivendo uma economia globalizada e mais
competitiva requer do futuro profissional a busca de novos conhecimentos,
procurando sempre estar bem informado e investir em seu potencial.
38
BIBLIOGRAFIA
BERNARDI, Luiz Antonio. Política de Formação de Preços. 2 ª ed. São Paulo:
Atlas - 1998
GITMAN, Lawrence J. Princípios de Administração Financeira. 3ª ed. São
Paulo: Harper & Row do Brasil, 1984
IUDÍCIBUS, Sérgio de. Contabilidade Gerencial. São Paulo : Atlas 1995
MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8ª ed. São Paulo: Atlas –
1998
PARANHOS, José Luiz B. Contabilidade Decisorial: Análise Gerencial de
Custos e Resultados. São Paulo: STS, 1992
SCHMIDT, Paulo. História do Pensamento Contábil. Porto Alegre: Bookman -
2000
Site: www.dsscontadores.com.br
39
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I - A HISTÓRIA DA CONTABILIDADE 11
1.1 – Os Períodos 12
1.2 – Resumo das Demonstrações Contábeis 17
CAPÍTULO II - A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE 20
GESTÃO
2.1 - A Visão da Contabilidade Pelo Empresário 20
2.2 - O Regime de Competência Contábil 22
2.3 - A Contabilidade Como Aliada 23
2.4 - A Contabilidade Para Controle Gerencial 25
2.5 - Plano de Contas 25
2.6 - Ponto de Equilíbrio 27
CAPÍTULO III – UM ESTUDO DE CASO: EMPRESA 29
PRESTADORA DE SERVIÇOS
3.1 - Características de Empresa 29
3.2 - A Forma de Desenvolvimento 29
3.3 - O Modo de Desenvolvimento 30
3.4 - Análises dos Relatórios Contábeis 30
CAPÍTULO IV - PROBELMAS E ALTERNATIVAS 33
4.1 - Problemas Encontrados 33
4.2 - Alternativas Propostas 34
40
CONCLUSÃO 35
BIBLIOGRAFIA 38
ÍNDICE 39
FOLHA DE AVALIAÇÃO 41
41
FOLHA DE AVALAÇÃO
NOME DA INSTITUIÇÃO:
TÍTULO DA MONOGRAFIA:
AUTOR:
DATA DA ENTREGA:
AVALIADO POR: CONCEITO: