SAP Customer Success Story Bens de Consumo Ebydos Invoice Cockpit e Web Cycle

“Na apresentação do Ebydos Invoice

Cockpit constatámos que esta solução

correspondia aos requisitos definidos:

a aplicação funcionava em ambiente

SAP, que é a principal ferramenta de

sistemas de informação da Unicer,

e era compatível com o sistema

que já tínhamos para captação

de dados e contabilização”

João Peres de Sousa, da área de integração e consolidação da Direcção de Contabilidade da Unicer.

e dois consultores da Readsoft• Formação de apenas um dia para os

colaboradores que utilizam o sistema

Porquê a SAP• A solução Ebydos Invoice Cockpit e Web

Cycle garantem integração total com sistema SAP

• O sistema potencia a utilização de infra-estrutura de digitalização de documentos já instalada na Unicer

Benefícios• Melhoria dos níveis de serviço e na

monitorização do processo• Flexibilidade no acesso dos mais de 400

colaboradores envolvidos no processo de aprovação

• Conhecimento rigoroso do status do documento

• Potenciou implementação de novas regras contabilísticas

• Melhoria da relação com fornecedores

Ambiente• Software:Readsoft 5.3Ebydos Invoice Cockpit - Versão 1.3.1Web Cycle - Versão: 1.06.03bMicrosoft SQL Server 2000Microsoft Windows 2003 Server• Hardware:1 Scanner (frente e verso)1 Servidor HP DL380 G4 - 2 CPU’s Intel Xeon 1 JukeBox NSM4000Maquina Virtual VMWARE (abrange todo o projecto e não apenas o Ebydos

Invoice Cockpit e Web Cycle)

Empresa• Nome: Unicer• Localização: Leça do Balio• Sector de Actividade: Produção, distri-

buição e comercialização de bebidas• Produtos e serviços: Cervejas, Águas,

Sumos e Refrigerantes, Vinho e Café, entre os quais se destacam marcas como a Super Bock, Carlsberg, Pedras Salgadas e Vitalis

• Resultados: 457 milhões de euros de facturação (dados de 2007)

• Colaboradores: 1.800 (no final de 2007)

Parceiro de implementação • IDW

Desafios e Oportunidades• Integrar o processo de gestão de aprova-

ção de facturas com o sistema SAP• Reduzir o número de aplicações com as

quais os utilizadores tinham de interagir no processo de aprovação

• Monitorizar o ciclo de aprovação que en-volve mais de 400 colaboradores disper-sos por 17 locais no país e estrangeiro

Objectivos• Aumentar a qualidade de informação

para gerir a actividade e melhorar os níveis de serviço

• Monitorizar a actividade• Rentabilizar recursos e o tempo

necessário à aprovação dos documentos

Soluções e Serviços SAP• SAP R/3 versão 4.7

Pontos-chave da implementação• Implementação em apenas dois meses • Envolvimento de 2 colaboradores da Unicer

RESUMO

UNICEREFICIêNCIA GARANtIDA COM OPtIMIzAçãO DE GEStãO E PROCESSAMENtO DE FACtURAS

Super Bock, Carlsberg, Pedras Salga-das e Vitalis são algumas das marcas emblemáticas da Unicer, marcando o percurso da empresa que acumula mais de um século de história mas que tem sabido renovar-se e manter-se na liderança de um mercado cada vez mais concorrencial. A Unicer é a maior empresa do sector das bebidas em Portugal e alicerça a sua activida-de nos negócios das cervejas e das águas engarrafadas. Está igualmente presente nos segmentos dos sumos e refrigerantes, dos vinhos, dos cafés, na produção e comercialização de malte e no negócio do turismo, atra-vés da gestão do Vidago Palace Hotel e do Parque de Pedras Salgadas. O negócio estende-se já a nível interna-cional, criando a expansão para Ango-la novos desafios que os sistemas de informação têm de sustentar.A dispersão geográfica e o elevado volume de documentos geridos pela empresa, que rondam uma média de 75 mil facturas por ano, foram dois factores que motivaram a implementa-ção de um projecto para eliminar a cir-culação do papel e facilitar o sistema de aprovações e contabilização em SAP. O projecto, designado DIDOC, teve início ainda em 2002 e tinha como objectivo rentabilizar os recur-sos envolvidos neste processo e cen-tralizar o tratamento desta informação.

A primeira fase passou pela imple-mentação de um sistema de digitali-zação dos documentos com a intro-dução automática de alguma informação no sistema de contabili-dade. As facturas que chegavam à empresa passaram a ser digitaliza-das e enviadas para aprovação por email, numa mensagem que conti-nha um link para a imagem do docu-mento digitalizado, sendo ainda cria-da automaticamente uma transacção no SAP para gerir as facturas. Os emails com as imagens dos docu-mentos eram enviados para os as-sistentes a fornecedores e control-lers, responsáveis pela aprovação das facturas, que anexavam comen-tários às imagens. No seguimento da implementação do centro de digitalização a equipa do projecto DIDOC avançou com a opti-mização do processo de compra, que visou a centralização da recepção das facturas com uma nova definição de processos dentro da Unicer e com os fornecedores. O sistema passou a exigir uma ordem de compra prévia no SAP, cuja referência é incluída na fac-tura do fornecedor, e implicou um pro-cesso de gestão da mudança, já que os colaboradores estavam muito habi-

tuados a receber directamente as fac-turas e a trabalhar com papel.

Melhorar a gestão da informação

Embora esta seja considerada uma fase importante do projecto, sobretu-do pela criação de novos hábitos de trabalho que se estenderam a toda a empresa e aos fornecedores, João Peres de Sousa, responsável pela in-tegração e consolidação da Direcção de Contabilidade da Unicer, admite que existiam vários problemas ligados ao processo, que causavam entropia na organização. “Um dos principais problemas do pro-cesso era não termos controlo sobre o status de aprovação e registo das facturas que estavam aprovadas e gerir essas aprovações. Como seguia por email, não havia possibilidade de rastrear a informação do que tinha seguido e já tinha sido respondido. Havia uma quantidade enorme de emails a circular o que era ingerível”, explica João Peres de Sousa. Foram estas as questões que leva-ram a Unicer a procurar a IDW, um parceiro da SAP, para que fosse de-senhada uma solução que permitisse reduzir o número de aplicações com que os utilizadores tinham de intera-gir na aprovação das facturas e tam-bém melhorar a gestão da informa-ção. “Já conhecíamos a IDW pela solução que tínhamos implementado de digitalização e pedimos ajuda para optimizar este processo”, adianta Miguel Ângelo Rodrigues, consultor SAP na Direcção de Siste-

A Unicer iniciou ainda em 2002 um projecto cujo objectivo era reduzir a circulação de facturas e as respectivas autorizações dentro da empresa, através da centralização da informação. Ao longo dos anos a integração com SAP foi sendo optimizada de forma a potenciar a sua utilização e o controlo do processo.

UNICEREFICIêNCIA GARANtIDA COM OPtIMIzAçãO DE GEStãO E PROCESSAMENtO DE FACtURAS

mas de Informação da Unicer. Após uma apresentação realizada pela IDW a decisão foi quase imediata. “Na apresentação do Ebydos Invoice Cockpit constatámos que esta solu-ção correspondia aos requisitos defi-nidos: a aplicação funcionava em am-biente SAP, que é a principal ferramenta de sistemas de informação da Unicer, e era compatível com o sis-tema que já tínhamos para captação de dados e contabilização”, acrescen-ta ainda João Peres de Sousa. A estas vantagens identificadas do ponto de vista funcional, Miguel Ânge-lo Rodrigues junta também o facto da aplicação exigir um investimento pe-queno à Unicer. “Com esta aplicação tínhamos a possibilidade de potenciar todo o investimento que tinha sido fei-to em infra-estruturas para digitaliza-ção de processos, com o servidor

IXOS e o OCR feito pelo software da Readsoft. Por isso o investimento fei-to limitou-se ao licenciamento do Web Cycle e do Cockpit”, acrescenta. Associada ao investimento reduzido, a rápida implementação da solução con-tribuiu para que este fosse considera-do um projecto de sucesso. Após a decisão de implementar o software decorreram apenas dois meses até este entrar em produtivo. “O Cockpit e o Web Cycle são muito simples de implementar quando uma empresa

está no nível de integração que a Uni-cer estava em termos de centraliza-ção do processo e digitalização dos documentos”, sublinha João Peres de Sousa. No projecto de implementação estiveram envolvidos dois colaborado-res da Unicer e dois consultores ex-ternos da IDW. O facto dos proces-sos já estarem desenhados, sem necessidade de adaptação funcional, contribuiu também para a rapidez do projecto porque a Unicer já tinha de forma muito definida todo o ciclo de circulação dos documentos, só que estava sustentado no sistema de cor-reio electrónico. Foi também esta uma das característi-cas que facilitou a adaptação dos mais de 400 utilizadores que actual-mente usam o Web Cycle para apro-var facturas, dispersos por 17 pontos de produção da Unicer. Uma semana

antes do sistema entrar em produtivo foi feita a formação, que exigiu apenas um dia para cada um de três pontos do país: em Leça, Pedras Salgadas e Santarém. “A recepção foi muito boa. A adaptação dos utilizadores foi muito rápida porque a ferramenta é muito in-tuitiva”, explica João Peres de Sousa.O sistema entrou em produtivo a 8 de Abril de 2005 e quase três anos de

“Com esta aplicação tínhamos a possibilidade de potenciar todo

o investimento que tinha sido feito em infra-estruturas para

digitalização de processos, com o servidor IXOS e o OCR feito

pelo software da Readsoft. Por isso o investimento feito limitou-se

ao licenciamento do Web Cycle e do Cockpit”

Miguel Ângelo Rodrigues, consultor SAP na Direcção de Sistemas de Informação da Unicer

utilização já permitem à Unicer ter uma ideia muito clara de todas as van-tagens obtidas com a sua implementa-ção, tendo sido feitas várias melhorias do processo através da exploração das potencialidades da ferramenta.João Peres de Sousa indica especial-mente a redução do tempo gasto com o processo de aprovações. “Entre 2005 e 2006, apesar do aumento do número de facturas, o tempo de apro-vação foi reduzido em 5 dias, uma poupança a que se soma a rentabiliza-çõa de recursos. Estes ganhos têm vindo a ser consolidados e permitem calcular um Retorno do Investimento na solução de apenas alguns meses.

Controlo total

Um dos grandes ganhos conseguidos com a implementação do Web Cycle e do Cockpit centrou-se no controlo do processo de gestão das facturas e do status dos documentos à medi-da que estes circulavam pelos vários intervenientes no processo de apro-vação, o que eram impossível no sis-tema de envio de facturas por correio electrónico. todo o processo passou a estar centrado numa única aplica-ção, em vez das três usadas antes, através da qual vêem a imagem do documento, toda a informação de contabilização em SAP e todo o ciclo de aprovação. “Para além dos assis-tentes a fornecedores, o Cockpit trouxe-nos a grande vantagem de to-dos os controllers da área terem acesso à informação, o que lhes per-mite controlar a actividade de custos

“O Cockpit e o Web Cycle são muito simples de implementar quando uma

empresa está no nível de integração que a Unicer estava em termos

de centralização do processo e digitalização dos documentos”

João Peres de Sousa, da área de integração e consolidação da Direcção de Contabilidade da Unicer

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www.sap.com/contactsap

das suas unidades”, sublinha ainda Miguel Ângelo Rodrigues.A solução garantiu também à Unicer a possibilidade de responder com mais eficácia às novas regras de contabili-dade e à maior exigência de rigor, que define que os custos têm de ser impu-tados no mês em que foram realiza-dos. “Antes ainda conseguíamos che-gar a valores aproximados, com algum trabalho, mas com o Cockpit tornou-se muito mais fácil”, justifica João Pe-res de Sousa. Esse rigor traduz-se também na moni-torização de todo o processo, permiti-do pela aplicação, que garante a pos-sibilidade de fazer relatórios regulares, neste caso mensais, sobre a factura-ção de cada área e desvios de tempo em termos de aprovação, medindo a performance de cada área de negó-cio. Este acompanhamento facilitou ainda a identificação de algumas situa-ções a corrigir, como o facto de al-guns fornecedores emitirem facturas por cada entrega de produtos, um sis-tema que foi alterado, reduzindo o nú-mero de documentos processados e a necessidade da sua digitalização, ar-quivo e aprovação.

Evoluir de forma consistente

três anos depois da implementação da solução a Unicer continua a apos-tar na sua melhoria e está já a contar com as vantagens que os upgrades previstos para o Ebydos Invoice Cock-pit e o Web Cycle podem trazer à or-ganização. Os próximos passos defi-

nidos passam por consolidar a solução e tentar implementar o Web Cycle e o Cockpit em processos rela-cionados com os mapas de custos e deslocações, que, por enquanto, es-tão fora deste processo. A empresa pretende também olhar para a factura electrónica de fornece-dores. “O Cockpit também tem um módulo específico para isso, e tencio-namos iniciar ainda este ano um pro-cesso com os fornecedores para que eles possam enviar-nos as facturas em XML, sendo integradas em SAP”, adianta Miguel Ângelo Rodrigues, uma solução que ainda está a ser analisada mas que trará benefícios de reduzir a digitalização de documentos e aumen-tar a informação recolhida directamen-te para o sistema.

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“Já conhecíamos a IDW pela solução

que tínhamos implementado de

digitalização e pedimos ajuda para

optimizar este processo”

Miguel Ângelo Rodrigues, consultor SAP na Direcção de Sistemas de Informação da Unicer